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Tema 2. Teoría del proyecto - 1 -

Objetivos de la gestión de proyectos

Cumplimiento de plazos, presupuestos y calidad

Tareas de la gestión de proyectos

– Definir objetivos, suposiciones, limitaciones, alcance y entregables del proyecto

– Planificar fases y tareas

– Programar fases y tareas

– Asignación de recursos y estimación de costes

– Aseguramiento y control de la calidad

– Gestión de riesgos

– Seguimiento y control (corrección de desviaciones)

Gestión de proyectos

Software de gestión


Elementos básicos en la gestión de un proyecto– Tarea: todos y cada uno de los pasos que se requieren para completar

un proyecto, definen el alcance y los objetivos del mismo

– Hito: punto de referencia que marca un evento importante en el proyecto y se usa para controlar el progreso del proyecto

– Recurso: gente, equipamiento y material necesario para completar cada una de las tareas

Gestión de proyectos


El programa de gestión de proyectos Microsoft Project permite organizar la información de:

– Introducción y secuenciación de tareas

– Asignación de tiempos a las tareas

– Introducción de recursos, tanto de trabajo como materiales

– Asignación de costos a los recursos

– Asignación de recursos a las tareas

Objetivo: cumplimiento de plazos y presupuesto

Gestión de proyectos con MS Project


Ventana de la aplicación

MS Project 2003


Vistas de tareas

Vistas de recursos

Vistas combinadas

Se seleccionan en el menú Ver

Vistas


Calendario: vista del proyecto por meses, mostrando para cada día las tareas que se desarrollan

Vistas de tareas


Diagrama de Gantt: vista enfocada a mostrar la secuencia de actividades en el tiempo, también puede mostrar relaciones de dependencia

Vistas de tareas


Diagrama de red: vista enfocada a mostrar las relaciones entre tareas

Vistas de tareas


Hoja de recursos (tabla): permite ver los recursos definidos en el proyecto

Vistas de recursos


Uso de recursos (tabla): agrupa las tareas a las cuales cada recurso es asignado

Vistas de recursos


Uso de tareas (tabla): muestra los recursos asignados a cada tarea

Vistas de recursos


Gráfico de recursos: muestra

Vistas de recursos


Escala temporal (en vistas Gantt)

– Selección de escalas y zoom mediante menú contextual

Vistas de recursos


Crear y abrir proyectos


Crear proyecto nuevo

– Archivo | nuevo

– Proyecto | información del proyecto

– Establecer fecha de comienzo

– También se puede programar el proyecto para una fecha de fin

Crear y abrir proyectos


Define los días laborables y no laborables

Define las horas laborables de cada día

Es el calendario base del proyecto

– Se puede modificar mediante la asignación de calendarios individualizados para recursos y tareas

Se establece en: Herramientas | Cambiar calendario laboral …

Calendario del proyecto


Introducción y organización de tareas


Introducción de tareas

Esquema de descomposición del trabajo (EDT)

Estimación de duraciones

Introducción de duraciones

Descomposición de tareas largas

Introducción de dependencias entre tareas

Chequear la duración del proyecto

Tiempo de adelanto y posposición entre tareas

Organización de tareas en fases

Introducción de hitos para señalar eventos importantes

Obtención del camino crítico



Una vez determinados los objetivos, el alcance y los entregables del proyecto, éste se organiza en fases, hitos y tareas, integrados en un plan de proyecto

Recomendación: introducir las tareas en el orden que se espera que comiencen

– Es posible agrupar tareas similares o con recursos similares

La lista de tareas determina el nivel de detalle del plan del proyecto

– Debe ser completa

Las tareas pueden organizarse en fases (grupos de tareas o tareas resumen)

A menudo se introducen hitos (tareas de duración 0) que marcan puntos importantes en el proyecto, como la finalización de una fase, producción de un entregable, etc.



Vista diagrama de Gantt



Esquema de descomposición del trabajo (EDT), Work breakdown structure(WBS)

– Tras introducir las tareas se puede mostrar y personalizar la EDT

– Seleccionar Vista diagrama de Gantt

– En la hoja de tareas a la izquierda, seleccionar columna a la derecha de donde queremos insertar la EDT

– Menú Insertar | columna

– Seleccionar EDT en el menú desplegable Nombre del campo

Mostrar la organización del proyecto




Se puede definir una nueva EDT en el menú Proyecto | EDT | Definir código



Dependiendo del horizonte temporal del proyecto se seleccionan las unidades de duración de tareas adecuadas

– Proyectos cortos: duraciones de horas, días o semanas– Proyectos largos: duraciones de semanas, meses, años

Estimación precisa de las duraciones– Información histórica de proyectos previos similares– Estimaciones de los equipos encargados de realizar la tarea– Asesoramiento de expertos– Otras organizaciones que manejan proyectos similares– Responder preguntas del tipo

¿Cuánto tiempo duró la tarea?¿Con qué retos se encontró?¿Que haría de forma diferente?

– Hay que tener en cuenta la experiencia de los recursosEn proyectos de investigación: técnicas PERT

Estimación de duraciones


Seleccionar Vista diagrama de GanttEn la Hoja de actividades, introducir las duraciones mediante la columna Duración

– Se puede especificar la duración utilizando minutos, horas, días, semanas o meses

– Comodines: minuto (m), hora (h), día (d), semana (s), mes (ms), año (a)– Para indicar o marcar la nueva duración como estimada, escriba un “?” a

continuación de la misma– Duración transcurrida: también se extiende sobre el período no laborable

(“dejar que se seque el cemento” se puede extender el fin de semana)Se escribe una “e” antes de la unidad de tiempo (3ed)

– Duraciones calendario de trabajo estándar8 horas por día40 horas por semana5 días por semana20 días por mes

Introducción de duraciones de las tareas


La asignación estándar de horarios de trabajo se puede cambiar en Herramientas | Opciones | Calendario



En la vista diagrama de Gantt



En la Vista diagrama de Gantt

– Sustituir tarea larga por la primera tarea corta en que se descompone.

– Introducir nuevas tareas con Insertar | nueva tarea

Descomposición de una tarea larga


Si se desea adaptar la EDT a la nueva situación (numeración correlativa de tareas)

– Seleccionar la columna EDT

– Proyecto | EDT | Cambiar numeración

Descomposición de una tarea larga


Las tareas se deben realizar en un determinado orden (secuenciación)Unas tareas no pueden comenzar antes de que finalicen otras (dependencia)Las tareas deben vincularse en función de su secuenciación y dependenciasCuatro tipos de dependencias

Introducir dependencias entre tareas

Comienzo a fin

La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la tarea A

Fin a fin

La tarea B no puede finalizar hasta que finalice A

Comienzo a comienzo

La tarea B no puede comenzar hasta que comience A

Fin a Comienzo

La tarea B no puede comenzar antes de que finalice A


Seleccionar Vista diagrama de GanttSeleccionar 2 o más tareas que se quieran vincular

– Para tareas no adyacentes pulsar Ctrl+click

Pulsar el botón Vincular tareasPara cambiar el tipo de dependencia, doble click sobre la flecha del vínculo


doble click


Otro modo– Seleccionar Vista diagrama de Gantt– Pulsar en la tarea que se desea vincular y accionar el botón

Información de la tarea



Otro modo– Seleccionar Vista diagrama de Gantt– Desplazarse en la Hoja hasta ver la columna Predecesoras


Nótese que el enlace se extiende sobre el fin de semana, por ser un período no laborable


Menú Proyecto | Información del proyectoPulsar Estadísticas

Chequear duración del proyecto


Tiempo de adelanto: especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia

Tiempo de posposición: retraso entre tareas que tienen una dependencia



Seleccionar Vista diagrama de GanttPulsar en la tarea que se desea vincular y accionar el botón Información de la tareaEstablecer el adelanto o posposición en el campo Pos

– Adelanto: valor de Pos positivo– Posposición: valor de Pos negativo



Se puede incluir información adicional en las tareas – Seleccionar Vista diagrama de Gantt– Pulsar en la tarea que se desea vincular y accionar el botón

Información de la tarea

Documentación de tareas


Se pueden insertar hipervínculos a otros documentos, seleccionando la tarea y pulsando el botón Insertar hipervínculo

Documentación de tareas


Cuando el número de tareas es elevado conviene organizarlas en fases Para ello se definen Tareas resumenLas tareas resumen se especifican aplicando sangrías sobre la tarea

– : aplicar sangría– : deshacer sangría

Organizar tareas en fases (tareas resumen)


Características de las fases o tareas resumen– No se puede editar la duración

– No se puede editar la fecha de inicio y fin

– Toda la información se obtiene de las subfases que engloba

Tipos de planificación por fases– Introducción de las fases de alto nivel y posterior relleno de subfases y

subtareas de bajo nivel

– Introducción minuciosa de todas las tareas de bajo nivel y posterior agrupación en fases

– Combinación de las dos anteriores

Organizar tareas en fases (tareas resumen)


Un hito marca un instante importante en el proyecto, como la finalización de una fase o la entrega de un entregableSe define como una tarea con duración 0

Introducción de hitos


Formato | Asistente para diagramas de GanttActivar botón Ruta crítica

Camino crítico (CPM)


Formato | Asistente para diagramas de GanttActivar botón Ruta crítica

Camino crítico (CPM)


Introducción de recursos


Tipos de recursosIntroducción de personalIntroducción de equiposIntroducción de recursos materiales (consumibles)Introducción de costes de los recursosAjuste individualizado del calendario de los recursos

Introducción de recursos


Recursos de trabajo– Personal– Equipamiento

Recursos materiales– Consumibles que se utilizan a medida que avanza el proyecto

Método de trabajo con recursos– Disponibilidad: cuándo están disponibles los recursos para trabajar en

las tareas y qué capacidad de trabajo tienen– Coste: cuánto dinero hay que pagar por esos recursos

Tipos de recursos


Seleccionar la vista Hoja de recursosEspecificar el recurso cubriendo los campos

– Nombre del recurso (general o particular)ElectricistasManuel López

– Tipo: trabajo– Iniciales (ej: ML)– Grupo (ej: electricistas)– Capacidad máxima: indica la capacidad máxima de trabajo de un

recurso100%: dedicación al proyecto a tiempo completo50%: dedicación a tiempo parcial200%: recurso múltiple (ej: 2 electricistas especificados como un único recurso genérico de nombre “Electricista”)

Introducción de personal


Introducción de personal


Los equipos se introducen igual que el personal, y también son de tipo trabajoDiferencia fundamental a la hora de su gestión: a diferencia de los recursos humanos, cuya capacidad máxima de trabajo no suele ser superior a 12h/día (incluyendo horas extra), los recursos materiales pueden trabajar todo el día

Introducción de equipamiento


¿Cuándo introducir recursos de equipamiento?– Cuando varias personas necesitan un mismo equipo para trabajar en

diferentes tareas. Esto podría dar lugar a sobreasignaciones que de este modo pueden ser detectadas y corregidas

– Cuando se desea hacer un seguimiento y control de los gastos asociados al uso de un equipo (por ejemplo, equipo alquilado)

Introducción de equipamiento


ConsumiblesSeguimiento de las tasas de consumo y los costes asociadosSe introducen del mismo modo, con las siguientes diferencias

– Campo Tipo: material– Campo Etiqueta de material: unidad de consumo asociada (litros,

metros, etc.)– No se cubre el campo Capacidad máxima

Introducción de recursos materiales


La gestión de costes permite obtener información importante:

– ¿Cuál es el coste total del proyecto tendiendo en cuenta las estimaciones de duración y recursos?

– ¿Cuánto dinero cuesta un determinado recurso a lo largo del ciclo de vida del proyecto?

– ¿Estamos gastando dinero a un ritmo viable en el ciclo de vida del proyecto?

Introducción de costes de los recursos


Para la gestión de costes es preciso especificar

– Establecer escalas salariales y tarifas de los recursos

– Establecer los costes fijos de las tareas

– Establecer los costes de los materiales (tarifas base por unidad de consumible)

Procedimiento en Microsoft Project

– Especificación de tasas estándar

– Tasas de horas extra: para horas fuera del horario laboral (>8h)

– Coste por uso: tarifa fija por utilizar un recurso que se aplica en lugar de o a la vez que un coste variable

– En recursos materiales se establece el coste por unidad de consumo asociada, establecida en el campo Etiqueta de material



Campo Tasa estándar: tarifa en €/h, €/semana, etc.– En el caso de recursos materiales se especifica el coste por unidad de

consumo asociadaCampo Tasa horas extra: tarifa en €/hCampo Costo/uso: coste fijo cada vez que se usa un recurso (ej. alquiler, tasas de utilización, etc.)Campo Acumular: no todos los costes se acumulan igual. Algunos se cobran al principio de la tarea (alquileres, tasas,…), otros al final, y otros se prorratean



Se puede especificar la disponibilidad de los recursos de trabajo de forma independiente al calendario base del proyecto

– Por defecto el calendario de cada recurso coincide con el calendario base– Esta asignación se puede cambiar para tener en cuenta horarios flexibles,

vacaciones de cada recurso, etc.Los recursos materiales no necesitan calendario (siempre disponibles)Procedimiento: seleccionar la vista hoja de recursos, seleccionar el recurso, pulsar Herramientas | Cambiar calendario laboral …

Ajuste individualizado del calendario de los recursos


Asignación de recursos


Asignar un recurso a una tareaEstablecer la cantidad de trabajo de una tareaProgramación condicionada por el esfuerzoAsignación de múltiples recursos a una tareaAsignar recursos materiales

Asignación de recursos a las tareas


Asociación entre tareas y los recursos necesarios para desarrollar el trabajoLa asignación de recursos

– Determina responsabilidades– Ayuda a establecer el tiempo de finalización de una tarea– Ayuda a establecer los costes asociados

Antes de asignar recursos, las tareas tienen duración pero no trabajoEl trabajo representa la cantidad de tiempo de recursos necesario para completar una tareaLas unidades de asignación miden la dedicación de un recurso a una tareaSi se asigna una persona a tiempo completo (unidades 100%) a unatarea, duración y trabajo serán igualesSi se asignan dos personas a tiempo completo a la tarea (unidades 200%), el trabajo de la tarea será el doble de la duración de la misma

Duración x Unidades = Trabajo



Seleccionar vista Diagrama de GanttSeleccionar la tarea a la que se quieren asignar recursosPulsar el botón Asignar recursos Seleccionar el recurso y pulsar Asignar

– Por defecto se asigna con dedicación a tiempo completo (unidades 100%)

– Este campo se puede editar



La cantidad de trabajo de una tarea se establece la primera vez que se asignan recursos, aplicando la fórmula

Duración x Unidades = Trabajo

Si una tarea tiene 24h de duración– Asignación de 1 recurso a tiempo completo (100%)

trabajo = 24h x 100% = 24h– Asignación de 2 recursos a media jornada (50% cada uno, 100% la

suma de los dos)trabajo = 24h x 100% = 24h

– Asignación de 2 recursos a tiempo completo (100% cada uno, 200% la suma de los dos)

trabajo = 24h x 200% = 48h

Establecer la cantidad de trabajo de una tarea


Si posteriormente a la primera asignación de trabajo a una tarea se añaden nuevos recursos a la misma

– El trabajo de la tarea se mantiene constante (programacióncondicionada por el esfuerzo)

– La duración de la tarea se reduce en la proporción adecuada, según la fórmula

Duración = Trabajo / Unidades

Consideremos una tarea de duración 24h a la que se han asignado la primera vez 1 recurso al 100%

Trabajo = 24h x 100% = 24h

Si posteriormente se le asigna un nuevo recurso al 100% (unidades 100% + 100% = 200%)

Duración = Trabajo / Unidades

Duración = 24h / 200% = 12h

Programación condicionada por el esfuerzo






Menú Ver | Más vistas | Entrada de tarea

Se puede ver simultáneamente la duración, las unidades y el trabajo de una tarea

Selección de tipo de tarea duración fija

– Al añadir recursos con programación condicionada al esfuerzo tanto el trabajo como la duración de la tarea se mantienen constantes, por lo que se reduce la asignación de recursos

Asignar múltiples recursos a una tarea


Desactivación de la programación condicionada por el esfuerzo

– Al añadir recursos a una tarea la duración se mantiene constante y se modifica el trabajo de la tarea

Lo mismo es aplicable cuando se eliminan recursos de una tarea







Los recursos materiales son consumibles que se utilizan a medida que el proyecto avanzaSeleccionar vista Diagrama de GanttSeleccionar la tarea a la que se quieren asignar recursosPulsar el botón Asignar recursos Seleccionar el recurso material y pulsar AsignarIntroducir la cantidad de unidades que se estima consumir de este recurso

– Las unidades fueron establecidasen el campo Etiqueta delmaterial, durante la asignaciónde recursos

Asignar recursos materiales


Hasta el momento se ha trabajado con tareas, recursos y asignaciones de forma separada.

Es necesario realizar un ajuste fino para evitar problemas de asignación

– Sobreasignación

– Recursos ociosos

El objetivo teórico es que todos los recursos estén siempre ocupados al 100%

– En la práctica se permiten hasta cierto punto recursos ociosos y sobreasignaciones no severas

Examinando la asignación de recursos


En la barra guía, pulsar Informe | Ver cómo está asignado el tiempo de los recursos …



Seleccionando la columna Nombre del recurso y Pulsando el botón Ocultar asignaciones de la barra de formato se pueden ocultar las tareas de cada recurso



Moviéndose en los cuadros de la derecha podemos ver las horas sobreasignadas y las tareas en las que se producen



Una vez localizada la sobreasignación se puede corregir manualmente

– Seleccionamos el recurso sobreasignado y la tarea en la que queremos modificar la asignación

Resolución de conflictos


Primera solución: reasignar un recurso diferente a esta tarea para sustituir el sobreasignado



Segunda solución: reducir las unidades de asignación del recurso en una o más tareas según sea necesario hasta evitar la sobreasignación



Tercera solución: idem que la anterior, pero evitando que se modifique la duración de la tarea.

– En la pestaña Avanzado de la ventana Información de la tarea seleccionar Duracion fija para el tipo de tarea, y proceder como en el caso anterior



Hasta ahora se han resuelto los conflictos de forma manual, modificando las asignaciones de recursos a las tareas

Otro procedimiento para la solución de conflictos es la nivelación

Nivelación

Proceso consistente en retrasar o fragmentar tareas para resolver sobreasignaciones

La nivelación no afecta a qué recursos son asignados a las tareas ni al trabajo total de las mismas

Nivelación de recursos


Ejemplo de nivelación de recursos



Procedimiento de nivelación: Herramientas | Redistribuir recursos …



Ver | Más vistas | Gantt de redistribución

Visualización de la nivelación


Estimación de costes del proyecto


Una vez introducidas las tareas con sus relaciones y duraciones y asignación de recursos se pueden examinar los costes asociados al proyecto

Costes totales del proyecto: Proyecto | Información del proyecto … | Estadísticas …



Información de costes detallados por tareas– Seleccionar vista Uso de tareas– Pulsar Tabla: | Costo



Información de costes detallados por recursos– Seleccionar vista Uso de recursos– Pulsar Tabla: | Costo



Se pueden obtener informes de presupuesto y flujo por caja (cash-flow)pulsando Ver | Informes … | Costos …


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