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Gestión de pedidos y stockCOML0309
María José Sorlózano González
ic editorial
Gestión de pedidos y stock. COML0309©María José Sorlózano González
1ª Edición© IC Editorial, 2018Editado por: IC Editorialc/ Cueva de Viera, 2, Local 3Centro Negocios CADI29200 Antequera (Málaga)Teléfono: 952 70 60 04Fax: 952 84 55 03Correo electrónico: [email protected]: www.iceditorial.com
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ISBN: 978-84-9198-234-0
Nota de la editorial: IC Editorial pertenece a Innovación y Cualificación S. L.
Presentación del manual
El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, delas cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través deprocesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.
El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades decompetencia conforma la acreditación de la competencia general.
Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza elprofesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman laCompetencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de unaactividad profesional determinada.
Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesariapara adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.
El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0929: Gestión de pedidos y stock,
perteneciente al Módulo Formativo MF1015_2: Gestión de las operaciones de almacenaje,
asociado a la unidad de competencia UC1015_2: Gestionar y coordinar las operaciones del almacén,
del Certificado de Profesionalidad Organización y gestión de almacenes.
Índice
Portada
Título
Copyright
Presentación del manual
Capítulo 1 Gestión de stocks y almacén
1. Introducción2. Operativa del almacén3. Entrada de mercancías según la tipología del almacén4. Flujos internos5. Salida de mercancías según tipología del almacén6. Indicadores de gestión de stock7. Interpretación y cálculo de indicadores de gestión de índice de rotación y su repercusión en el tamaño del
almacén y el costo logístico de almacenaje8. Otros índices relacionados con la gestión de stocks: índice de cobertura, índice e rotura stocks, índice de
obsolescencia, entre otros9. Resumen
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 2 Gestión y preparación de pedidos
1. Introducción2. La manipulación de la mercancía y la preparación de pedidos como elementos clave3. Recepción y tratamiento de los pedidos4. El picking list. Confección. Tipos. Contenido5. Procedimientos de picking, sistemas de extracción6. Procedimientos de picking, elementos organizativos7. Elementos materiales en el picking8. Acondicionamiento y preparación última del pedido9. Detección y tratamiento de incidencias
10. La documentación de acompañamiento de la mercancía: etiqueta de producto y etiqueta de transportista11. Resumen
Ejercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 3 Gestión y preparación de inventarios
1. Introducción2. Concepto y fundamento de los inventarios físicos3. Inventario informático e inventario real4. Inventarios incorrectos5. Medidas preventivas y correctoras: tipos y efectos positivos6. Métodos de realización de inventarios7. Sistemas de valoración de inventarios: FIFO, LIFO, PMP, NIFO, HIFO8. Clasificaciones ABC según puntos de vista: ocupación física, valor, criticidad9. Análisis de desviaciones en los inventarios acciones correctoras
10. ResumenEjercicios de repaso y autoevaluación
Capítulo 4 Aplicaciones de sistemas informáticos de gestión del almacén
1. Introducción2. La tecnología y sistemas de gestión informatizada del almacén (SGA)3. Elementos organizativos y materiales para incrementar la productividad del almacén4. El código de barras: etiquetas informáticas o tags5. RFID. PDA6. Tecnología láser y elementos de manipulación7. Actualización del stock8. Control de operaciones9. Utilización de Sistema manual e informático
10. ResumenEjercicios de repaso y autoevaluación
Glosario
Bibliografía
Capítulo 1Gestión de stocks y almacén
1. Introducción
Para que los productos que se consumen lleguen a su lugar de distribución han pasado por un proceso querequiere distintas localizaciones; sería imposible que las mercancías se suministraran directamente desde su lugar deorigen. Una de las actividades de este proceso es el almacenaje, que permite localizar y proteger los productos hastaque estos pasen a otra fase del proceso.
La actividad de almacenaje es compleja, de ahí la necesidad de desarrollarla a lo largo de todo un capítulo. Elalmacenaje está compuesto por diversas tareas que deben coordinarse convenientemente para que los productoslleguen a su destino, todo ello bajo criterios de eficiencia. Dichas tareas son desarrolladas en este capítulo, en el queademás se exponen herramientas que optimizan la gestión de los almacenes.
2. Operativa del almacén
El almacenaje se define como la acción de reunir, guardar o registrar una cantidad de un producto. El almacén esel lugar físico donde se produce el almacenaje que se caracteriza por poseer una estructura lógica que permite larecepción, la preparación y la emisión de pedidos.
El almacenaje es una de las operaciones de la cadena de aprovisionamiento y, a su vez, de la cadena logística. Elalmacenaje permite guardar y proteger los productos hasta que estos pasen de una fase de la cadena a otra.
En el almacén interactúan, bajo determinadas condiciones físicas, flujos de materiales e información que danlugar a las operaciones y a las relaciones de trabajo propias de almacenaje.
2.1. Flujos, operaciones y elementos del almacén
En el almacén se producen dos tipos de flujos: de materiales y de información.
Los flujos de materiales están constituidos por las mercancías que entran, permanecen y salen del almacén. Estasmercancías pueden ser materias primas, productos semielaborados o productos terminados según la fase en la que seesté trabajando. Es decir, la función de almacenaje actúa en las siguientes etapas:
Aprovisionamiento: en esta fase la empresa se provee de las materias necesarias para desarrollar suproceso productivo, ya sean materias primas o mercaderías a las que no se les somete a ningún procesode transformación.Distribución: en esta fase los productos terminados se disponen para su distribución a clientes, dandolugar a almacenes en tránsito y almacenes reguladores.
El siguiente esquema muestra las posiciones de los almacenes de aprovisionamiento y distribución:
Definición
Almacén en tránsitoEs un paso intermedio entre el almacén central y el regional. Se utilizan cuando la zona correspondiente alalmacén regional es muy amplia y los trayectos desde el almacén central hasta el regional implican más deuna jornada.
Almacén reguladorAlmacén ubicado cerca de centros de fabricación desde donde se distribuyen las mercancías necesarias porzonas y otros centros de distribución o puntos de venta.
Nota
En las empresas comerciales el proceso de almacenaje se produce una sola vez.
El flujo de entrada y salida de materiales implica un flujo paralelo de información necesario para controlar elestado de las mercancías. Sin este flujo informativo, la gestión del almacén sería caótica. Cualquier movimiento demateriales debe estar documentado, ya que esa información es muy valiosa para el propio personal del almacén yotros departamentos como el de contabilidad, el de compras y el de ventas.
Nota
Algunos de los documentos más usados en almacenes son:
Nota de pedidoRegistro de pedidos emitidosNotas de pickingAlbaranesInventariosHoja de solicitud de mercancíaHoja de recepción de mercancía
Los flujos de materiales y de información dan lugar a las operaciones típicas de almacén que se resumen en:
Control de entrada en almacén: un sistema de almacenaje adecuado prevé una zona de recepción demercancías.Ubicación de materiales: los mariales deben ubicarse según el criterio elegido por la empresa.Salida de materiales: el almacenaje posibilita la salida de forma ordenada, según el criterio deinventario que disponga la empresa.
Actividades
1. ¿Cómo se produce el proceso de almacenaje en empresas de servicios?
2.2. Flujos en el almacén concepto y tipología según producto: MP (materias primas),
semielaborado, PT (producto terminado)
Los flujos de materiales son de tres tipos según la tipología del producto que se pretende almacenar: flujos dematerias primas, flujos de productos semielaborados y flujos de productos terminados.
Flujo de materias primas
Las materias primas (MP) son elementos que se incorporan al proceso productivo. Se caracterizan porque no hansufrido ningún proceso de transformación previo.
De esta forma, en una empresa conservera, las materias primas serían el pescado y el marisco que provienen delsector primario o extractivo, y que no han sufrido transformación alguna.
El flujo de materias primas nace en el proveedor para continuar su camino hasta el almacén de la empresaproductora. Las materias primas se suelen almacenar separadamente de los productos terminados.
Nota
El sector primario o extractivo está formado por:
El sector ganaderoEl sector pesqueroEl sector mineroEl sector de la agriculturaEl sector forestal
Flujo de productos semielaborados
Los productos semielaborados se caracterizan por sufrir una transformación previa antes de ser incorporados a unproceso productivo que dará lugar a un producto final. A su vez, algunos productos semielaborados también puedenser productos terminados.
Por ejemplo, para una empresa que se dedica a producir platos precocinados, la harina es un productosemielaborados que ya ha sufrido un proceso previo de transformación.
El flujo de productos terminados se produce desde el proveedor hasta la empresa que debe almacenar estosmateriales hasta que se incorporen al proceso fabril. Estos productos suelen almacenarse con las materias primas,pero separadamente de los productos terminados. Esta organización obedece al orden y la forma en que losproductos salen de su lugar de almacenaje para dirigirse a las áreas productivas, diferentes de las áreas dedistribución, donde están destinados los productos terminados.
Actividades
2. Ponga un ejemplo de un producto semielaborado que sea, además, un producto listo para su consumodirecto.
Flujo de productos terminados
Los productos semielaborados se caracterizan por sufrir una transformación previa antes de ser incorporados a un
proceso productivo que dará lugar a un producto final. Los productos terminados se caracterizan por su valorañadido, que es lo que los hace deseables a los clientes.
Los flujos de productos terminados van desde las áreas productivas hasta los almacenes de productos terminados,desde donde se distribuyen a los consumidores finales.
Nota
Después del flujo de productos terminados se inicia la fase de distribución, donde también se producenprocesos de almacenaje en almacenes en tránsito.
Actividades
3. Ponga un ejemplo de producto terminado que a su vez sea materia prima.
2.3. Las condiciones físicas y el ambiente humano del trabajo en equipo en el almacén
El almacén, además de ser un lugar destinado al almacenamiento de mercancías, es un lugar de trabajo que secaracteriza por estar cerrado y, en muchas ocasiones, situado en plantas subterráneas. Por ello, deben seguirse ciertaspautas que garanticen la seguridad de las instalaciones.
El diseño del almacén debe incluir vías de ventilación. La ventilación tiene por objetivo refrescar el aire de laestancia necesario para restablecer el oxígeno y eliminar el aire viciado por el aumento de dióxido de carbono ymalos olores. Los sistemas de ventilación pueden ser naturales o artificiales. Los naturales se consiguen conaperturas físicas al exterior como ventanas o puertas. Los artificiales utilizan ventiladores, aparatos de aireacondicionado y humidificadores. Otro método que ayuda a purificar el aire es la extracción controlada mediantecampanas extractoras en lugares de generación de vapores o humos.
La iluminación también es fundamental en cualquier almacén, como lo es cualquier espacio de trabajo. Unailuminación deficiente puede provocar errores y accidentes. Siempre que sea posible, es preferible la luz natural a laartificial. Lo ideal es que el caudal de luz varíe en función de la tarea a realizar en el área y la altura del focolumínico.
Iluminación artificial en almacén con focos de luz equidistantes
Los lugares de carga, almacenaje y descarga deben estar señalizados, y su acceso debe ser fácil e intuitivo, sobretodo en espacios grandes.
Bahías de descarga con señalización
Las salidas de emergencia deben estar señalizadas, además de indicarse su ubicación exacta en los cursos deprevención de riesgos a los empleados.
Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para permitir el paso de personas, maquinaria y mercancías. Enlos almacenes altamente mecanizados, es habitual incluir pasillos destinados únicamente al personal en caso deaverías o manipulación de cargas manual.
En la medida de lo posible, se deben evitar los pasillos cruzados para impedir accidentes.
Pasos habilitados para peatones en almacén
Sabía que...
La normativa que regula la prevención de riesgos laborales comprende:
La Constitución Española que dice, en su artículo 40.2, que se velará por la seguridad e higiene en eltrabajo.El Estatuto de los Trabajadores que cita en su artículo 4.2 el derecho de los trabajadores a suintegridad física y a una adecuada política de seguridad e higiene.Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales que tiene por objeto
promover la seguridad y la salud de los trabajadores mediante la aplicación de medidas y eldesarrollo de las actividades necesarias para la prevención de riesgos derivados del trabajo.
El trabajo del almacén comprende procesos administrativos y manipulación física de cargas.
El trabajo administrativo incluye anotar todos los movimientos de materiales, desde que entran al almacén hastaque salen, pasando por su ubicación mientras continúen almacenados. También incluyen procesos de inventariofísico y administrativo. La tarea de estos trabajadores es fundamental, ya que ellos aportan la información que laempresa necesita para realizar más pedidos, establecer políticas de distribución, niveles de stock y controlar losgastos del almacén. Normalmente, en los almacenes se habilita un espacio de oficina destinado a laboresadministrativas. En caso de no disponerse de tal espacio, la oficina se sitúa fuera, pero próxima al almacén.
La manipulación de cargas se produce en cualquier punto del almacén. Este proceso se realiza de forma verticalcuando las cargas se apilan en estanterías, u horizontalmente, cuando las cargas se desplazan desde puntos distintosdel almacén.
El levantamiento de pesos manual puede ocasionar daños en la espalda y accidentes, por lo que se pide a lostrabajadores que hagan estos movimientos adoptando la postura adecuada.
Cuando el manejo de cargas se realiza por medios mecánicos debe conocerse el procedimiento exacto que laempresa ha impuesto para el manejo de cada objeto. Es habitual que la empresa forme a sus empleadosespecíficamente para estos trabajos de almacén. Algunas de las pautas generales seguidas son las siguientes:
No debe excederse nunca del máximo de carga permitida. En su caso, se harán más transportes si lamercancía es voluminosa.Asegurarse de que las eslingas o cintas para amarre están en buenas condiciones. Las que están en malestado pueden ocasionar accidentes por caídas de cargas.Antes de hacer una elevación de mercancías es necesario asegurarse de la visibilidad en el trayecto quehace la carga y que no haya ninguna persona en ese espacio.
2.4. El trabajo en equipo en el almacén: división de tareas, polivalencia, coordinación,comunicación, mejora continua
Para que el trabajo en almacén se desarrolle con normalidad, el personal administrativo y el que realizaoperaciones manuales debe trabajar en equipo. De esta forma, las acciones que realice el equipo físico seránanotadas y gestionadas por el equipo administrativo. Además, las órdenes que vengan de otros puntos de la empresase canalizarán a través del personal administrativo que enviará tales disposiciones a los trabajadores de almacén.
Este proceso obedece a la filosofía de la división de tareas. Ello implica que cada trabajador tenga asignada unafunción, de forma que se realice el trabajo completo en menor tiempo que si un único trabajador realizara la laborcompleta.
Para evitar la fatiga del trabajador y el hastío en el trabajo, los miembros del equipo deben rotar, realizando cadacierto tiempo o cada día tareas diferentes. La rotación de puestos implica que los trabajadores sean polivalentes, esdecir, tengan capacidad para adaptarse a diferentes puestos y funciones.
Cuando el trabajo está dividido en tareas, los trabajadores deben coordinarse para realizarlo de la forma máseficiente posible. Esto requiere que se cumpla el proceso, en este caso que se realicen las recepciones y salidas dealmacén en el menor tiempo posible. Cuando uno de los miembros del equipo está descoordinado, su trabajo afecta ala labor de los demás y al proceso en general, de ahí la importancia de coordinar bien al equipo y tener personalpolivalente.
La comunicación es fundamental para la coordinación. Si se comunica eficientemente se pueden detectar ysolucionar fallos en el proceso. Para que la comunicación sea efectiva, la empresa debe establecer unos canalesespecíficos que normalmente suelen ser a través de pedidos, órdenes de picking, correos electrónicos y órdenesdirectas.
La comunicación también posibilita que los procesos estén en continua mejora. Cuando se detecta una anomalía,esta se comunica a los responsables que ponen medidas. Incluso los responsables pueden hacer varias proposicionesde cambios y son los trabajadores los que deciden, en base a su experiencia, qué medida es la más fácil de implantar.
Aplicación práctica
Un operario de almacén estaba trasladando mercancías con una carretilla elevadora, cuando seproduce el atropello de otro de los operarios.
¿Qué medidas habría utilizado para evitar el accidente?
SOLUCIÓN
En primer lugar, el operario debería asegurarse de tener visibilidad en el trayecto de la mercancía paradivisar cualquier obstáculo y parar a tiempo.
Por otro lado, el trabajador atropellado debería asegurarse de que está utilizando las zonas o pasoshabilitados para peatones en el almacén. De esta forma, se cerciora que ninguna maquinaria utiliza el mismoespacio o, en caso de que necesariamente tenga que invadirlo, que la persona responsable esté más pendientede los obstáculos en el área.
3. Entrada de mercancías según la tipología del almacén
En el almacén se delimitan cuatro zonas básicas: la zona de recepción, la de almacenamiento, la de preparación depedidos y la de salidas. La entrada de mercancías se produce en la zona de recepción, cuya ubicación varía según la
tipología de almacén.
Existen tres tipos de almacén: almacenes en U, almacenes en línea recta y almacenes en forma de T.
Los almacenes en forma de U se caracterizan por las zonas de recepción y salidas que se sitúan en los extremos,pero en la misma fachada del edificio. Esta ubicación requiere que se controle el número de vehículos pesados paraevitar atascos en las zonas de salida y entrada. Como ventaja de este sistema destaca la facilidad deacondicionamiento de las naves interiores.
En los almacenes en línea recta la mercancía entra y sale por ubicaciones diferentes, en distintas fachadas deledificio. La ventaja que presenta este sistema es que pueden controlarse mejor los flujos de camiones que cargan ydescargan. La desventaja radica en el desplazamiento de una zona a otra, donde es necesario pasar por todo elalmacén.
En los almacenes en forma de T las mercancías se distribuyen de la misma forma que en la distribución en U,por lo se conservan las ventajas en acondicionamiento de interiores, pero la recepción y las salidas utilizan fachadasdiferentes.
3.1. Control cuantitativo y cualitativo
Cuando los materiales hacen su entrada en el almacén se les somete a un control para comprobar que el pedidoestá completo. Este control se realiza cuantitativa y cualitativamente.
El control cuantitativo de la mercancía se efectúa contando los bultos que vienen empacados. Lo normal es que seconozca el número de productos por unidad de embalaje.
El control cualitativo es más exhaustivo que el cuantitativo, ya que se comprueba la calidad de los productosenviados. Lo habitual es tomar una muestra del producto para comprobar su calidad y aplicar el mismo criterio al
resto de la mercancía. Sería muy costoso realizar un control cualitativo de cada unidad de producto. Cuando apareceuna unidad defectuosa, se comprueban algunas más y se decide si se devuelve la totalidad del pedido o solo losproductos defectuosos. La aplicación de una medida u otra depende de la necesidad de la mercancía, del nivel destock, del nivel de demanda y de la experiencia previa con el proveedor.
Tras la inspección física, se consulta la nota de pedido y el albarán. Si hubiera alguna tara, esta debedocumentarse en el albarán de entrega para después hacer las reclamaciones oportunas. En caso de que algunasmercancías estén bien y otras defectuosas, y se decide aceptar las últimas, hay que indicarlo en el albarán.
A nivel administrativo, debe llevarse un registro de las mercancías recibidas a través de una hoja de recepción.Dicho documento tiene carácter interno e incluye, como mínimo, la siguiente información:
N.º pedidoN.º albaránDatos del vendedorDescripción de la mercancíaFecha de la recepción
Nota
La entrega de mercancías suele realizarse por palés. El recuento de productos se hace sabiendo el número decajas habituales en un palé para ese producto.
Actividades
4. ¿Qué ventajas presentan los almacenes en forma de T con respecto a los dispuestos en línea recta?
3.2. Descarga de vehículos: camiones
La descarga de mercancías se realiza mediante muelles, que son equipamientos industriales concebidos paratrasladar objetos desde el interior de los camiones hasta las naves.
Muelle de carga con puerta enrollable
El muelle de carga está formado por los siguientes elementos:
Abrigos: son las piezas de plástico flexible situadas alrededor del hueco de carga que rodean al camión,aislándolo de agentes atmosféricos.Rampas: son puntos de conexión fijos o móviles que se utilizan para unir la zona de carga del camióncon la zona de carga del muelle. Se pueden nivelar para adaptarse a la altura del camión.Topes: son amortiguadores que impiden que el camión choque con el muelle de descarga.Puertas: son los dispositivos de cierre del muelle que permanecen abiertos cuando se está descargando.Pueden ser seccionales o enrollables.Guías: son elementos de hormigón o metálicos que se sitúan a los lados del carril que da acceso almuelle y que sirven de guía al conductor, evitando que se invadan los carriles contiguos.Sistemas de bloqueo de vehículos: son sistemas que impiden que el vehículo se mueva o emprenda lamarcha antes de que la mercancía se haya descargado en su totalidad. Funcionan con sensores y permitenque el camión se retire cuando la rampa se sitúa en posición de espera.Sistemas electrónicos de detección y señalización: al igual que los sistemas de bloqueo, los sistemas deseñalización detectan que los vehículos están en posición de carga y señalizan la maniobra, para queningún otro camión entre en el mismo muelle.
Además de las prestaciones que incluyen los muelles, el diseño de espacios debe seguir unos parámetros para queresulte más cómodo a sus usuarios, a la vez que se optimizan el tiempo y el espacio. Algunas de las directrices dadaspor el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el trabajo son:
Calcular el número de muelles en función de la afluencia media de camiones.Aunque los muelles se pueden adaptar a diferentes camiones, se debe considerar el tamaño medio de loscamiones de carga y descarga.Con respecto a la orientación de los muelles, las maniobras marcha atrás se facilitan si se hacen en elsentido de las agujas del reloj.En caso de que el nivel del suelo del almacén esté por debajo de la superficie de carga del camión, sepueden usar tolvas o rampas abatibles. El uso de un dispositivo u otro depende del espacio del almacén.
Actividades
5. ¿Qué es un muelle con puntos de carga en diente de sierra? Amplíe información al respecto e indique lasventajas de este sistema.
3.3. Organización del trabajo
Cuando la mercancía llega al almacén se produce su recepción y el control cuantitativo y cualitativo de los bultosque después son almacenados. Este es el proceso global que se divide en varias tareas y en las que actúan algunos delos miembros del equipo de trabajo del almacén. La acción se produce secuencialmente:
1. El camión hace su entrada en las instalaciones de la empresa. Para ello, debe identificarse en el puesto decontrol de entrada. La persona responsable realiza el registro del vehículo (se anota el número dematrícula, el nombre del conductor, del proveedor de los productos, la hora de entrada y la fecha).
2. Una vez que el vehículo está en las instalaciones, se le indica al conductor dónde debe esperar hasta queesté listo su muelle de descarga. Esta operación la realiza un operario que trabaja en las zonas dedescarga o a través de pantallas, si el proceso está informatizado.
3. El transportista recibe la orden de acceso al muelle y se sitúa para colocarse. A veces es necesario queoperarios de la zona de descarga ayuden en la maniobra.
4. Una vez situado el camión, el transportista entrega la documentación de la mercancía para su cotejo porel personal del almacén, y este comprueba que la carga se corresponde con el pedido registrado en susarchivos.
5. Se procede a acoplar la rampa para adaptarla a la altura del camión.6. El personal de almacén descarga la mercancía utilizando medios mecánicos o de forma manual, en
función de las características de la mercancía y su embalaje.7. Una vez dentro, y antes de que toda la carga esté fuera del camión, se procede a inspeccionar las
mercancías realizando el control cualitativo, tomando una muestra del producto. El control cualitativo serealiza cuando la mercancía está totalmente descargada.
8. Si la carga no coincide con el pedido o hay productos defectuosos, estos son rechazados, siempre que seindique en el albarán de entrega.
9. Tras la descarga completa del camión se entrega y firma el albarán.10. A nivel administrativo, se anota la descarga en la hoja de recepción y se almacena el albarán como
prueba documental.11. Se da la orden de salida al transportista que inicia la maniobra para salir del recinto.
Nota
El procedimiento de descarga puede variar de una empresa a otra. En algunas el proceso es más directo,mientras que en otras se siguen protocolos muy estrictos.
Descarga de mercancía paletizada a través de muelle
Aplicación práctica
El almacén recepciona y almacena una mercancía procedente de un nuevo proveedor. Cuando seextraen los productos para distribuirlos se dan cuenta de que el producto viene mal embalado, se hanusado cajas que no corresponden al producto que se pidió.
¿Qué medidas hubieran evitado tal incidencia?
¿Qué consecuencias tiene para el almacén?
SOLUCIÓN
El error se produce por no realizar el control cualitativo de la mercancía al llegar al almacén. El controlcualitativo requiere de la toma de una muestra del producto. Si este proceso se hubiera realizado, la empresase hubiera dado cuenta antes del error y se le hubiera reclamado al proveedor a tiempo. En este caso, el errorpuede implicar demoras en la entrega de los productos a los clientes y más reclamaciones.
4. Flujos internos
Los flujos internos de materiales, una vez que se ha hecho la recepción de la mercancía, se producen dentro delalmacén e incluyen la ubicación física de los productos bajo criterios de salida, orden y trazabilidad.
4.1. Ubicación del producto, sistema FIFO, trazabilidad
Una vez que la mercancía ha sido recepcionada y revisada, el personal de almacén la sitúa para sualmacenamiento a largo plazo. La ubicación de los productos se hará en función del tipo de mercancías y del criteriode orden que se haya establecido en el almacén.
La clasificación de las mercancías se realiza en función de su volumen, de su peso, según la forma de apilarlas,según su fragilidad y según su forma de embalaje:
Las mercancías según su volumen se clasifican en:
Mercancías pequeñas: pequeños objetos que permiten su manipulación manual.Mercancías medianas: permiten su manipulación manual pero son más grandes que lasanteriores, pudiendo llegar a los 12 kg.Mercancías voluminosas: se necesita de mecanización para manipularlas.Mercancías muy voluminosas: necesitan de transportes especiales y grúas para elevarlas.Mercancías de volúmenes especiales: su volumen es estándar y se adapta a las formas dealmacenaje normalizadas. El más usado es el palé.
Las mercancías según su peso se clasifican en:
Mercancías ligeras: hasta 5 kg.Mercancías medianas: de 5 a 20 kg.Mercancías pesadas: de 20 kg a una tonelada.Mercancías muy pesadas: más de una tonelada.
Mercancías según su apilamiento:
Mercancías no apilables: no permiten almacenar unidades encima de otras.Mercancías apilables: permiten acumular unidades encima de otras, aunque en número limitado.
Mercancías según su fragilidad:
Mercancías frágiles: pueden romperse fácilmente, por lo que su manipulación debe ser muycuidadosa.Mercancías resistentes: soportan peso y su manipulación puede ser moderada.Mercancías muy resistentes: no se rompen aunque sufran algún golpe y resisten bastante pesoencima.
Mercancías según su forma de embalaje:
Mercancías con productos únicos: no van por lotes.Mercancías por lotes de hasta 100 uds.: las unidades son del mismo tamaño y categoría, y loslotes indivisibles.Mercancías por lotes de más 100 uds.: normalmente destinados a productos industriales.
Mercancías especiales:
Mercancías líquidas.Mercancías en gas.Mercancías sólidas a granel.
Ejemplo
Los cuadernos de papel con anillas son mercancías pequeñas, ligeras, apilables, resistentes y se agrupan enlotes de menos de 100 uds.
Una lavadora es una mercancía voluminosa, pesada, no apilable, frágil y va embalada individualmente.
Actividades
6. Ponga ejemplos de mercancías especiales de cada uno de sus tipos.
CRITERIO DE CLASIFICACIÓN TIPOS
Volumen
PequeñasMedianas
VoluminosasMuy voluminosasMedidas estándar
Peso
LigerasMedianasPesadas
Muy pesadas
Apilamiento No apilablesApilables
FragilidadFrágiles
ResistentesMuy resistentes
EmbalajeProductos únicos
Lotes de hasta 100 uds.Lotes con más de 100 uds.
Líquidos
Especiales GasesSólidos a granel
Las empresas pueden utilizar distintos criterios de almacenamiento según sus necesidades. Dos de los criteriosmás generales y utilizados son el almacenamiento circunstancial y el almacenamiento organizado.
El almacenamiento circunstancial determina que los productos son almacenados en espacios libres del almacén,de forma que se ocupa todo el espacio disponible. La codificación de las mercancías es fundamental paraencontrarlas después, ya que la ubicación es totalmente aleatoria.
El almacenamiento organizado establece espacios para cada tipo de producto, de forma que los trabajadores sepueden orientar por pasillos y sectores del almacén. El inconveniente de este sistema es que se generan huecos sinproducto y sin aprovechar.
Nota
Independientemente de que el almacenamiento siga un sistema ordenado, las mercancías deben codificarseadecuadamente.
Ejemplo
Los centros logísticos que agrupan materiales muy diversos utilizan el almacenamiento circunstancial consistemas de codificación muy sofisticados. Su prioridad es la optimización del espacio.
Actividades
7. ¿Qué ventajas presenta el almacenamiento organizado frente al circunstancial?
Cuando la empresa dispone de un sistema organizado debe encontrar la forma de almacenar las mercancías, deforma que su búsqueda y salida del almacén sea fácil. Lo más habitual es que las mercancías que llegan en primerlugar sean las primeras en salir; su siglas en inglés son First in, first out (FIFO).
Este método implica:
Que los productos que quedan almacenados sean los más nuevos y se dé salida a los más antiguos.Que se aprovechen mejor las fechas de caducidad de productos perecederos.Que la empresa esté mejor preparada para los cambios en los gustos de clientes y tendencias.Que los productos antiguos sean almacenados más próximos a las vías de salida.
Para facilitar la aplicación de este sistema se utilizan estanterías metálicas, con diferentes alturas, que incorporanraíles con rodillos inclinados u automatizados. Las cargas se van deslizando conforme se extraen las cargasdelanteras.
Definición
TrazabilidadPosibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso de producción y distribución de
bienes de consumo. La trazabilidad está compuesta por los pasos que recorre un producto, desde sunacimiento hasta su ubicación en la cadena de suministro.
La organización del almacén también obedece a criterios de trazabilidad. La localización y la codificación hacenposible encontrar partidas específicas de productos. Esto puede ser útil en caso de aparición de productosdefectuosos, de los cuales ha habido quejas, productos en mal estado, contaminados o con componentes no legales.
Ejemplo
Se han producido varias intoxicaciones por la ingestión de un producto precocinado. La empresa debecomprobar todos los ingredientes del producto. La codificación del almacén hace posible encontrar cadaingrediente por fecha de fabricación; información que puede ser útil para localizar más partidas afectadas.
La trazabilidad implica la necesidad de codificar convenientemente las mercancías; uno de los métodos decodificación más utilizados es el código EAN-128 (Europeran Article Number) o código de barras que necesita eluso tecnología EDI (Electronic Data Interchage).
El código de barras EAN128 se utiliza para las mercancías agrupadas y recepcionadas en almacén. Funcionacomo un código inteligente leído mediante lectores de códigos de barras que agilizan el proceso. Los códigosincluyen identificadores de aplicación (IA) como:
Número de lote.Unidades.Número de serie.Fechas de fabricación, envasado y caducidad.Localizadores.Puntos de envío.
La estructura del código EAN-128 es la siguiente:
N.º artículo Agrupación Código de empresa Código del producto Dígito control
(01) 1 84 12345 67890 2
4.2. Medios humanos y materiales necesarios
El equipo humano que participa en las labores de almacenaje está compuesto por personal administrativo, jefes desecciones, controladores de stocks y operarios. Sus funciones se muestran en la siguiente tabla:
Administrativos Jefes de secciones Operarios
- Gestión documental de recepciones,almacenamiento y salidas de almacén
- Pedidos- Atención de quejas y devoluciones- Introducción de datos de inventario- Generación e impresión de albaranes.
- Revisión el nivel de stocks- Supervisión del trabajo de los operarios- Autorización de devoluciones de mercancías- Coordinación con el personal de compras y ventas
de la empresa- Detección de necesidades de material- Emisión de pedidos- Planificación y control del almacén- Elaboración de informes referentes a su sección
- Manejo de carretillas- Manipulación manual de cargas- Preparación de pedidos- Mantenimiento del orden en el almacén
En cuanto a los medios mecánicos necesarios para manipular las cargas existen varios tipos englobados en dosgrandes grupos: medios de manipulación sin traslados y medios de manipulación con capacidad para trasladarse.
Los equipos de manipulación sin traslados van anclados al suelo y permiten que los productos se muevan de unsitio a otro. Existen dos tipos:
Cintas: son plataformas deslizantes donde se sitúan los productos. Pueden ser de banda o de rodillos.Grúas aéreas: son grúas cuya base se sitúa en el techo.
Cinta transportadora de rodillos, de banda y grúa aérea
Los equipos de manipulación con capacidad para trasladarse al mover las mercancías son:
Las transpaletas: son equipos fáciles de manejar capaces de manipular cargas no demasiadovoluminosas. Existen transpaletas manuales y motorizadas. Permiten la manipulación de cargas al mismonivel.
Transpaleta manual y motorizada
Las apiladoras: son aparatos que incorporan una barra a modo de mástil desde donde se eleva lamercancía transportada en la paleta. Las hay manuales y autopropulsadas. Se utilizan con estanterías adiferentes alturas.
Apiladora manual y autopropulsada
Las carretillas elevadoras: son vehículos autopropulsados que incorporan un mástil y dos horquillas decarga con las que recoger la mercancía. La ventaja que tienen sobre las apiladoras y las transpaletas esque suelen tener más autonomía y cubren mayores distancias. Existen tres tipos: las carretillas elevadorascontrapesadas que llevan un contrapeso de hierro en la parte posterior con el que equilibran la carga; lascarretillas elevadoras retráctiles que únicamente se usan en interiores y son adecuadas para espaciosestrechos; y carretillas elevadoras trilaterales que permiten depositar la carga en tres posiciones (al frente,lateral izquierdo y lateral derecho). Su uso está indicado para pasillos todavía más estrechos.
Carretilla elevadora contrapesada y retráctil
Los transelevadores: son mecanismos de almacenamiento mecánico que pueden elevar grandes cargasen pasillos muy estrechos y automatizados. Pueden colocar y recoger mercancía en el mismomovimiento. Existen dos modalidades, las que llevan conductor y los transelevadores conmicroprocesador, cuyo control se hace de forma remota desde una consola o desde un ordenador central.
Transelevador
Los vehículos de guiado automático (VGA): son vehículos inteligentes sin conductor; se pueden usarlos mismos espacios que las personas o las máquinas. Son muy versátiles, ya que se mueven por toda lainstalación.
Vehículo de guiado automático (© Fotografía: Carmenter Vía Web - CC BY-SA 3.0)
Actividades
8. ¿Qué forma pueden adoptar los vehículos de guiado automático? Considere todos los tipos de máquinasvistas hasta el momento.
4.3. Organización del trabajo
Tras la recepción de las mercancías, estas se sitúan en el área de entrada desde donde deben ser distribuidas alalmacén. El proceso se realiza en varios pasos:
1. Las mercancías son clasificadas según el criterio que la empresa utilice para su almacenamiento. Algunosde estos criterios son el tamaño, el peso o la naturaleza del producto. También es habitual que las cargasse guarden directamente paletizadas.
2. Seguidamente se dispone la ubicación de las mercancías y se codifican con el lugar exacto dealmacenamiento.
3. En caso de que los productos deban suministrarse lo antes posible, pueden no almacenarse y pasardirectamente a la zona de preparación de pedidos.
4. El siguiente paso es transportar las mercancías, eligiendo el método más adecuado o el que disponga laempresa. Lo habitual es que las cargas de los camiones se recojan con transpaletas, apiladores ycarretillas elevadoras que pueden depositar directamente los productos en las estanterías, o bien pasarlasa otras formas de transporte como cintas, grúas aéreas o transelevadores. Si la empresa dispone de unVGA, el aparato recogerá la mercancía y la llevará a su destino sin que intervengan los operarios.
5. Finalmente, los productos quedarán recogidos en sus lugares.
Aplicación práctica
Su empresa posee un almacén altamente automatizado donde se utiliza un sistema VGA que
transporta las cargas desde los muelles hasta los transelevadores de la zona de estanterías. Pormotivos técnicos, los vehículos de guiado automático han dejado de funcionar y necesitan transportarlas mercancías desde el muelle. Han descargado varios camiones y otros están aún esperando, por loque la zona de recepción está colapsada. Todos los bultos vienen paletizados con tamaño estándar.
¿Qué vehículo utilizaría para transportar la carga?
SOLUCIÓN
Para transportar palés de tamaño estándar se pueden utilizar tres tipos de elementos de manipulación: lastranspaletas, las apiladoras y las carretillas elevadoras. Debido a la necesidad de transportar las cargas conceleridad al almacén, se elegirían las versiones automatizadas y, teniendo en cuenta que el almacén seencuentra bastante lejos, la mejor opción sería la carretilla elevadora.
5. Salida de mercancías según tipología del almacén
La salida de las mercancías se efectúa después del pedido al almacén. Las mercancías siguen un proceso dentrodel almacén hasta que son sacadas fuera, debido a que habitualmente el número de unidades servido a los clientesvaría del suministrado por proveedores. Los productos deben ser embalados y preparados para su expedición.
Nota
La expedición de productos recoge los procedimientos necesarios para que los productos salgan del almacény lleguen a los clientes en las mejores condiciones.
5.1. Extracción de la mercancía
La extracción de la mercancía se incluye en el picking, que es el proceso que recoge las mercancías desde lasestanterías, donde están almacenadas para embalarlas y prepararlas para el cliente. Es decir, el picking requiere quelos productos sean separados y empaquetados según los requerimientos de los clientes.
Ejemplo
El almacenamiento de una empresa se realiza por palés completos de cada producto, por lo que cada cargaestá paletizada en las estanterías. Cuando se prepara el pedido, este solo incluye varias cajas de cadaproducto. El proceso de picking incluye la extracción de los productos y la preparación, según lasnecesidades del cliente.
El picking debe realizarse de forma secuencial, realizando cada una de sus fases y recogiendo los productos de lasestanterías de forma ordenada. Este proceso debe estar optimizado, ya que implica tiempos largos y es costoso.Algunas de las formas de evitar costes exagerados es reducir los desplazamientos y utilizar técnicas de transmisiónde órdenes sin papel.
Una vez que se ha extraído la mercancía de las estanterías y se ha colocado en el área de preparación de pedidosse produce la consolidación, que consiste en la agrupación de productos por cliente, por pedido o por áreageográfica. El proceso de consolidación determina qué tipo de embalaje usar y la planificación del transporte.
Nota
La orden de picking es la forma en la que se transmite el pedido al operario de almacén para que extraiga yprepare los paquetes, según las especificaciones del cliente. Esta orden de picking suele ir acompañada delrecorrido óptimo y el orden que debe seguir el operario en la recogida de los productos. Esta informacióntambién se puede suministrar posteriormente por otros medios.
5.2. Medios humanos y materiales necesarios
Los medios humanos utilizados en la fase de salida de mercancías incluyen los mismos miembros del equipo detrabajo que los vistos para la fase de ubicación de productos, que son el personal administrativo, los jefes de seccióny los operarios. El transporte de las mercancías la realizarían los transportistas.
En esta fase, el personal administrativo recibirá la orden de pedido que suministrará directamente a los operarios oa los jefes de sección, si es necesario. También establecerán las órdenes de picking que los operarios recogerán en lazona administrativa para empezar la preparación de los pedidos. Por último, imprimirán la documentación que debeanexionarse a la carga y que debe llevar el transportista, como los albaranes, la hoja de ruta y la carta de porte.
Definición
AlbaránDocumento que acompaña a la carga y que especifica el contenido de esta, sirve como justificante de laentrega.
Hoja de rutaDocumento que incluye la ruta de reparto de la mercancía que debe seguir el transportista.
Carta de porteDocumento que prueba que la empresa tiene contratado seguro de transporte para la mercancía.
Los jefes de sección suelen recibir las órdenes de picking o pedidos para organizar a su equipo y guiarlo durantela extracción. Cuando los pedidos incluyen elementos de varias secciones, se coordinan con el resto de jefes desección.
Los operarios de almacén se limitan a recibir las órdenes de picking. En función del volumen de operaciones, losoperarios pueden estar destinados exclusivamente a procesos de picking y empaquetado, aunque lo habitual es quehaya rotación con las tareas de ubicación en el almacén y recogida de productos en los muelles.
Los transportistas intervienen en la fase de salida de los productos hacia los clientes. Su labor consiste en recogerlas mercancías en los muelles de carga. Para ello, deben colocar el vehículo en la posición adecuada y esperar a queesté lleno. Del mismo modo, se ocupan de que les sea suministrada toda la documentación de la mercancía.
Los medios materiales utilizados para la extracción de mercancías son grúas aéreas, transpaletas, apiladoras,carretillas elevadoras, transelevadores y vehículos de guidado automático. Existe otro elemento específico de laoperación de salida, son las carretillas recogepedidos compuestas por un compartimento elevable, donde se sitúa elconductor que le permite recoger manualmente bultos situados a varias alturas.
Carretilla recogepedidos
La siguiente tabla ilustra los tipos de elementos materiales utilizados en almacén:
Criterios de clasificación Tipos
Equipos de manipulación sin traslado - Cintas- Grúas aéreas
- Transpaletas
Equipos de manipulación con traslados- Apiladoras- Carretillas elevadoras- Transelevadores- VGA
Actividades
9. ¿Qué ventajas presentan las apiladoras con respecto a las transpaletas?
5.3. Organización del trabajo
El proceso de salida de las mercancías del almacén se inicia con el pedido del cliente. La secuencia de tareas es lasiguiente:
1. El cliente efectúa un pedido que llega a la zona de administración del almacén a través del departamentode ventas.
2. El personal administrativo comprueba, si no lo ha hecho ya el departamento de ventas, que existedisponibilidad de los productos solicitados.
3. Se emite la correspondiente orden de picking, que incluye los productos y su orden de recogida.4. La orden de picking es recogida por los operarios del almacén o su jefe de sección. En caso de que medie
el jefe de sección, este distribuye el trabajo entre sus operarios.5. Los operarios se desplazan a la zona de almacén con el mecanismo que les haya sido asignado, y recogen
las mercancías.6. Si la empresa dispone de un transelevador o un VGA controlados remotamente, se emitirá la orden de
picking telemáticamente.7. Una vez recogidos los productos, se depositan en la zona de preparación de pedidos.8. Se realiza la consolidación o agrupación de bultos según tipología, cliente y tipo de transporte.9. Los elementos se embalan individualmente o por lotes y se etiquetan hasta dejarlos listos para su envío
hasta la zona de muelles de carga.10. Las mercancías son transportadas a la zona de carga, donde el camión debe estar ya listo para recibirlas.11. Las cargas son almacenadas dentro del camión.12. El transportista recibe toda la documentación que acompaña a la mercancía: albaranes, hoja de ruta y
carta de porte antes de iniciar la maniobra de salida.
Actividades
10. ¿Qué métodos de transporte de los estudiados en el capítulo utilizaría para transportar los paquetesembalados hasta el muelle de carga?
6. Indicadores de gestión de stock
El stock está formado por la mercancía acumulada en el almacén necesaria para asegurar el proceso deproducción, cuando lo almacenado son materias primas, y el proceso de distribución, cuando los productos estánlistos para el consumo.
La existencia de los stocks obedece a tres razones fundamentales:
La necesidad de proveer un producto en el menor tiempo posible. Gracias al stock ser puede controlar eltiempo de suministro; no sería así, si se tuviera que iniciar el proceso productivo cada vez que hubiera unpedido.La cantidad mínima de materias primas o mercaderías que el proveedor suministra es mucho mayor quela cantidad, por pedido, que realizan los clientes. Dicho de otra forma, los lotes industriales son muchomás cuantiosos que los lotes destinados al consumo final.El aprovisionamiento en grandes cantidades de producto genera ahorro en costes de transporte,preparación y embalaje que la empresa puede ahorrarse si almacena el sobrante en forma de stock.
Pero el almacenamiento de materiales también produce gastos en espacios físicos, en mantenimiento y enpersonal. La gestión de stock busca encontrar el nivel adecuado de almacenaje que evite roturas en el procesoproductivo y, a la vez, reduzca el nivel de costes.
Definición
Rotura de stockSe produce cuando la empresa no tiene suficientes mercancías para atender los pedidos de los clientes. Estoprovoca una parada en la distribución que ocasiona menores ingresos y pérdidas de clientes.
Existen varios tipos de stock según su operatividad:
Stock de seguridad. Es el que se usa para cubrir la demanda extraordinaria.Stock cero. Es propio de empresas que utilizan el método just in time, donde el almacén tiene la cantidadjusta de producto. Su lema es solicitar pedidos conforme los clientes hagan los suyos, reduciendo loscostes de almacenamiento.Stock ordinario. Es el nivel de stock habitual que posee la empresa para atender sus necesidades.Stock máximo. Es el nivel de almacenaje máximo del almacén.
Si se atiende a un criterio de clasificación funcional, existen ocho tipos de stock:
Stock de ciclo: es el utilizado para hacer frente a la demanda habitual de la empresa.Stock de seguridad: se prevé para atender pedidos fuera de la demanda esperada.Stock de presentación: son los productos disponibles para el consumidor en centros de compras.Stock estacional: es el que se aprovisiona para atender la demanda aumentada propia de algunosperiodos.Stock en tránsito: es el que está en transporte hacia el almacén.Stock de productos usados: son materiales usados que se almacenan para darle un uso diferente.Stock muerto: compuesto por productos destinados al desecho por obsolescencia, roturas, etc.
Para encontrar el equilibrio entre costes de stock y el nivel de almacenamiento se utilizan una serie de indicadoresque son efectivos en la evaluación de la gestión del almacén. Estos son el índice de rotación, de cobertura, deobsolescencia y de rotura.
6.1. Tipos de indicadores y utilidades
Antes de empezar con el estudio de indicadores, es necesario conocer qué factores intervienen en la gestión destock. Estos son los pedidos, el tiempo de aprovisionamiento del proveedor, el índice de demanda y lasdevoluciones.
El flujo de materiales que entra en el almacén a través de pedidos determina el nivel de stock. Este indicador escontrolable por la empresa, pues es ella la que inicia el pedido al proveedor.
Nota
Hay que tener en cuenta que las empresas pueden establecer un flujo continuo y regular de suministro conalgunos de sus proveedores (pedidos mensuales, semanales, etc.) que deben considerarse al calcular el nivelde stock total.
Una vez hecho el pedido, la empresa debe considerar el tiempo de aprovisionamiento por parte del proveedor, queviene determinado por su nivel de stock y el tiempo de producción. El tiempo de aprovisionamiento incide en elnivel de stock de forma temporal.
El índice de demanda es el nivel de demanda esperado para un periodo de tiempo que puede calcularse haciendoestudios de mercado u observando la tendencia de otros periodos. El nivel de demanda incide en el nivel de stock, yaque implica salidas del almacén.
Las devoluciones de clientes aumentan en el nivel de stock. En todos los periodos y en todas las áreas se producendevoluciones, aun así los niveles medios de devoluciones no son importantes, debido a su incidencia en las ventastotales. No obstante, es interesante tener en cuenta los índices de periodos históricos de devoluciones.
Ejemplo
Después de Navidad se produce un periodo típico de devoluciones.
Las devoluciones también se pueden producir inversamente, es decir, que sea la empresa la que devuelvamateriales a su proveedor. Esta pérdida, ocasionada por deterioros y mermas de materiales, disminuye el nivel destock.
Teniendo en cuenta los anteriores elementos, el nivel de stock total está formado por tres indicadores de stock:
El stock físico está compuesto por las unidades de producto reales existentes en el almacén.El stock neto es la diferencia entre el stock físico y los pedidos que todavía no se han suministrado.El stock disponible es el stock físico más los pedidos al proveedor que se han realizado y que todavía nohan sido suministrados.
Ejemplo
La empresa cuenta con un stock físico de 200 uds. Un cliente realiza un pedido de 150 uds. y la empresadecide hacer un pedido a su proveedor de 100 uds.
Stock físico: 200Stock neto: 200 − 150 = 50Stock disponible: 200 + 100 = 300
6.2. Efectividad de la gestión del almacén: índices de rotación, cobertura, obsolescencia, rotura
Una de las labores fundamentales en la gestión del stock es determinar cuándo hay que realizar un nuevo pedidoal almacén. El criterio que la empresa aplica para determinar va en función del tipo de pedido:
Pedido por punto de stock. El pedido se realiza al llegar a un determinado nivel de productos enalmacén.
Pedidos programados. La empresa conoce las ventas o planes de producción por periodos, así queplanifica las compras por adelantado.Pedidos esporádicos. Se efectúan sin seguir un patrón determinado. Son comunes cuando se estátrabajando con un nuevo proveedor.Pedidos especulativos. Son los que se realizan para aprovechar ofertas o promociones.
Para aplicar un criterio u otro, se recomienda conocer cómo funciona el nivel de stock. Para entender el proceso separte de una cantidad de stock habitual o de ciclo más el stock de seguridad; estas cantidades van bajando conformese producen las salidas del almacén. Al hacer un pedido, los niveles del almacén vuelven a subir y se llega de nuevoal nivel estándar de stock, donde se inicia un nuevo ciclo.
El siguiente gráfico indica los cambios en el nivel de stock, donde se aprecia el punto de pedido y el lote óptimode pedido.
Definición
Punto de pedidoEs el nivel de stock que indica la necesidad de hacer un nuevo pedido
Lote óptimo de pedidoEs la cantidad de pedido que se requiere para volver al nivel de stock de ciclo.
Nota
¿Cómo se calcula el stock de seguridad?
Si se parte de la idea de que la demanda puede aumentar por encima de lo estimado, el lote óptimo de pedidono sería suficiente y el pedido debía haberse realizado con antelación. Esto provoca una ruptura de stock queimplica una disminución del nivel de servicio al cliente (pedidos sin atender).
El nivel de servicio (NS) se puede relacionar con el stock de seguridad de la siguiente forma:
SS = K(nsc) × α(D) × Ts
Donde:
SS = stock de seguridadK(nsc) = nivel de servicio al clienteα(D) = desviación típica de la demandaTs = tiempo de suministro del proveedor
Actividades
11. ¿Cree que es conveniente realizar siempre pedidos programados? ¿Cómo pueden afectar al nivel destock?
Los indicadores evalúan si la empresa está realizando una buena gestión logística de los stocks. Algunos de losíndices más utilizados son el índice de rotación, el de cobertura, el de obsolescencia y el de rotura.
El índice de rotación mide la frecuencia de salidas de materiales con respecto a la media de existencias delalmacén.
Si la gestión de la empresa es buena, los índices de rotación deben ser altos. Esto muestra que la empresa estávendiendo y que no mantiene demasiadas existencias en almacén.
Cuando el índice es bajo indica que las existencias permanecen demasiado tiempo en el almacén o que se estásolicitando demasiado material a los proveedores.
Ejemplo
Las salidas, expresadas en unidades, para este mes han sido de 200 y el nivel medio de stock del almacén esde 150.
El índice de rotación es de 1,33 (200/150).
Otros índices que suelen acompañar al índice de rotación son el índice de cobertura, el de obsolescencia y el derotura.
El índice de cobertura es el periodo de tiempo del que dispone la empresa para atender su nivel de demandaestándar.
El índice de obsolescencia conecta el nivel de stock muerto con el nivel de existencias totales.
Por último, el índice de rotura ofrece el porcentaje de pedidos no entregados sobre el total de pedidos.
El siguiente cuadro muestra los valores puntuales de estos índices y su interpretación:
Rotación Cobertura Obsolescencia Rotura
0,75 45 15 % 17 %
INTERPRETACIÓN
El índice de rotación de la empresa es cercano a 100, la empresa está vendiendo y las mercancías no permanecen demasiado tiempo en almacén. Laempresa dispone de 45 días para solicitar nuevos pedidos a proveedores, de lo contrario no será capaz de atender la demanda. Esto es así porque el índicede rotación es alto. Por el contrario, los índices de obsolescencia y rotura son bastante elevados, si se tiene el cuenta que el índice de rotación es alto. La
empresa está manteniendo demasiados productos defectuosos y obsoletos en sus almacenes.
6.3. ROI
La rentabilidad económica o ROI (Return of Invesment) compara el resultado de la explotación con la cifra totalde activos de la empresa, es decir, el ROI mide la eficiencia de esos activos o inversiones.
El beneficio que se considera para el cálculo del ROI es el Beneficio antes de intereses e impuestos (BAIT).
Donde:
BAIT = Beneficio antes de intereses e impuestosAT = Activo total
La interpretación de este indicador es sencilla, si el ROI es menor que 0 el inversor está perdiendo dinero con susinversiones; si es mayor que 0 representa el porcentaje de beneficio sobre el total de la inversión.
Nota
Los datos necesarios para hacer los cálculos parten del Balance y de la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
Haciendo algunos cambios en la fórmula inicial de la rentabilidad económica pueden obtenerse otros datosinteresantes.
Si se multiplica y divide por el índice de ventas se obtiene la siguiente fórmula:
Donde:
= representa el margen de beneficio sobre las ventas.
= representa las ventas o productividad con respecto a los activos invertidos o rotación del activo.
Al analizar las dos partes de la fórmula inicial puede conocerse la estrategia seguida por la empresa:
Cuando el margen es reducido y la rotación alta, la empresa lleva a cabo una estrategia de competitividaden costes, ya que busca vender muchos productos a bajo precio.Cuando el margen es alto y la rotación alta, la empresa sigue una estrategia de diferenciación conproductos caros y de calidad.
Si el factor sufre otra modificación, añadiendo el valor añadido, se obtiene:
Donde:
= proporción de beneficio sobre el valor añadido total.
= muestra la capacidad de generar valor añadido por parte de la empresa.
Si se analizan los dos factores, las situaciones son las siguientes:
Si la empresa posee un beneficio sobre valor añadido alto y un valor añadido sobre ventas bajo, lastransformaciones en los productos que está realizando están siendo muy eficientes.Si la empresa presenta un beneficio sobre el valor añadido bajo y un valor añadido sobre ventas alto, lasactividades que añaden valor a los productos resultan costosas y poco eficientes.
Ejemplo
El BAIT es de 95.250, los activos totales ascienden a 1.200.000 y las ventas del periodo han sido de560.000.
La empresa presenta un margen reducido con respecto a la rotación; su estrategia se basa en lacompetitividad en costes.
Actividades
12. ¿Qué es la Rentabilidad Financiera (RF) y cómo se relaciona con la Rentabilidad Económica?
6.4. Lote económico de fabricación y/o pedido. Cálculo y significado
El lote económico de fabricación o pedido representa el número óptimo de unidades que debe contener un pedidopara tener un cierto nivel de stock sin que ocurran roturas.
La dificultad de este concepto radica en su cálculo:
La empresa puede conocer el lote económico de fabricación observando los periodos anteriores.Se puede aplicar un modelo económico que determine el lote óptimo.
El modelo básico para el cálculo del lote económico de pedido establece los siguientes supuestos de partida:
1. El horizonte temporal es ilimitado.2. El nivel de demanda se supone continuo y constante.3. El periodo de abastecimiento ofrecido por los proveedores es constante.4. El coste de adquisición de las mercancías se aplica unitariamente y es igual para todas las unidades.5. Se consideran los costes de posesión de stock y de pedido.
El lote básico de pedido se determina con la siguiente fórmula:
Donde:
Cp Coste unitario de pedidoCs= Coste unitario de stockD= Demanda
Actividades
13. Calcule el LBP, sabiendo que el coste unitario de stock es 0,30, el de pedido de 20 y la demanda estimadaes de 200 uds.
7. Interpretación y cálculo de indicadores de gestión de índice de rotación y surepercusión en el tamaño del almacén y el costo logístico de almacenaje
Como ya se ha comentado, el índice de rotación mide la frecuencia de salidas de materiales con respecto a lamedia de existencias del almacén. La interpretación suele dar dos resultados:
Si el índice es alto, la empresa está vendiendo y los productos tienen movimiento dentro del almacén.Por el contrario, si el índice es bajo indica que las mercancías permanecen mucho tiempo en almacén, yasea porque las ventas no son satisfactorias o porque el índice de stocks no es el adecuado.
Recuerde
El índice de rotación se calcula con la siguiente fórmula:
Es el último caso el que sea analiza en este apartado. La empresa ofrece un índice de rotación bajo debido aniveles de stock elevados que están causando altos costes de almacenaje. Esta situación podría revertirse si seaplican una serie de criterios:
Realizar un recuento físico exhaustivo de las existencias. A veces se producen discrepancias entre lasexistencias reales y las anotadas en inventario. En este supuesto, la empresa no tendría niveles de stockreales y podría darse un caso de rotura de stock real. El recuento físico de stock debe realizarseperiódicamente. Para aquellos productos que tengan una alta rotación, se recomienda hacer el recuentocon más asiduidad.Efectuar comparaciones entre el nivel de demanda real con la planificada.Analizar las desviaciones y extraer errores para poder hacer mejores planificaciones en el futuro.Realizar una buena cuantificación del stock a nivel económico, aplicando un criterio de valoración deexistencias adecuado (precio medio ponderado, FIFO o LIFO).
Actividades
14. ¿Qué problemas crea una rotura de stocks?
8. Otros índices relacionados con la gestión de stocks: índice de cobertura, índice erotura stocks, índice de obsolescencia, entre otros
Otros índices e indicadores útiles en la gestión de stocks son el índice de cobertura, el de obsolescencia, el derotura de stocks, el nivel de servicio, el stock medio y el índice de regularización.
8.1. Índice de cobertura
El índice de cobertura muestra el periodo de tiempo que la empresa dispone de mercancías en cantidadessuficientes para atender su demanda. El valor dado debe ser expresado en unidades de tiempo.
Ejemplo
El nivel medio de salidas de almacén anual para los cuadernos con espiral es de 2.000, y el nivel deexistencias medio para ese producto es de 500.
El índice de cobertura es de 0,25, lo que implica que la empresa tiene existencias para tres meses.
8.2. Índice de obsolescencia
El índice de obsolescencia relaciona el nivel de stock muerto con el nivel de existencias totales. Este índice seutiliza para conocer el porcentaje de materiales defectuosos u obsoletos que la empresa mantiene en susinstalaciones. Índices demasiado elevados indican que la empresa debe elegir mejor a sus proveedores y hacernuevos estudios de la demanda en función de criterios como la moda o el nivel tecnológico.
Actividades
15. Calcule el stock muerto sabiendo que el índice de obsolescencia de la empresa suele ser del 0,15 y lasexistencias medias totales de 500.
8.3. Índice de rotura stocks
El índice de rotura calcula el porcentaje de pedidos no entregados sobre el total de pedidos. Los valores altos deeste indicador implican roturas de stock habituales. El índice de rotura puede expresarse en unidades o porcantidades totales de venta.
Ejemplo
El índice de rotura expresado en unidades es del 1 %, sin embargo, si el cálculo se realiza por importe deventa asciende al 12 %. Es importante hacer los cálculos con las dos medidas, para tener una visión globalde la gestión de la empresa.
Nota
La rotura de stock implica otros costes no cuantificables como el deterioro de imagen corporativa y lapérdida de confianza por parte de los clientes.
Actividades
16. Interprete un índice de rotación del 0,75, ¿cree que es adecuado?
8.4. Nivel de servicio
Las roturas de stock provocan que algunos pedidos no se suministren. Los clientes se muestran insatisfechos yacuden a la competencia para satisfacer la necesidad que la empresa no ha podido cubrir. El nivel de serviciomuestra el nivel de satisfacción del cliente con respecto a la cobertura de sus necesidades. Es un índice relacionadocon el índice de rotura y se calcula a través de la siguiente fórmula:
Los valores cercanos al 100 % indican que la empresa es capaz de suministrar al cliente los productos quenecesita sin acudir a la competencia.
Por el contrario, cuando los valores son bajos, la empresa no es capaz de satisfacer la necesidad. Esta situacióncomplementa la ocurrencia de roturas de stock habituales que provocan que los clientes busquen otrossuministradores.
Actividades
17. ¿Cómo calcularía la demanda estimada?18. ¿Qué medidas debería tomar la empresa si muestra un nivel de servicio del 60 %?
8.5. Stock medio
En muchas operaciones de control del almacén y sus costes es necesario estar al corriente del nivel de stock decada producto. Pero este dato puede variar en intervalos de horas o días, especialmente en almacenes con afluenciade salidas y entradas.
Para facilitar los cálculos, se usa el nivel de stock medio, que es la media aritmética de los productos durante unperiodo de tiempo. Esta media puede calcularse producto a producto, por lotes o por grupos de productos.
Ejemplo
La empresa dispone en su almacén de dos tipos de leche (la A y la B) y puede realizar la media de stock dela siguiente manera:
Media de productos A y media de productos B (producto a producto).Media de packs de leche de cuatro unidades del producto A y del B (media por lotes).Media de unidades de leche (media por grupos de productos).
Actividades
19. Se realizan recuentos físicos de existencias cada quincena. Partiendo de los datos siguientes, calcule elstock medio.
1/02, 233 uds.15/02, 267 uds.2/03, 219 uds.15/03, 350 uds.1/04, 220 uds.15/04, 212 uds.
8.6. Índice de exactitud de inventario e índice de regularización
En el apartado anterior se estudiaba que una causa común de niveles bajos de rotación y altos niveles de stock sedaban porque el recuento de existencias reales no coincidía con el nivel de existencias teórico. Esta situaciónarrojaba datos erróneos necesarios para hacer una buena gestión del almacén.
Con independencia de que la empresa realice recuentos físicos y actualice su base de datos, los siguientes índicesayudan a conocer la magnitud de las discrepancias entre el volumen real y el teórico.
El índice de exactitud de inventario muestra las diferencias entre stock real y el teórico con respecto al stocktotal real:
Actividades
20. ¿Qué significado tiene para la empresa un índice de exactitud de inventario negativo?
El índice de regularización muestra las diferencias de inventario por datos erróneos con respecto a los pedidos:
Aplicación práctica
El departamento de ventas acaba de cerrar una operación de 200 uds. que deben ser servidas en dosdías. Cuando el pedido llega al almacén e intentan prepararlo se dan cuenta de que solo existen 150uds. físicas aunque, según registros, la empresa cuenta con 200 uds., teniendo en cuenta el stock deseguridad.
¿Qué supuestos de los estudiados ocurren en el caso y qué consecuencias traen para la compañía?
SOLUCIÓN
Los problemas que aparecen en el supuesto son dos. El primero es una rotura de stock, donde la empresa noes capaz de suministrar el pedido que ha realizado su cliente.
El segundo problema es que el nivel de inventario real no se corresponde con el registrado. La empresa deberegularizar los inventarios en sus bases de datos, haciendo un nuevo recuento. Posteriormente deberá indagarla causa de tal diferencia.
La imposibilidad de suministrar el pedido al cliente implica la pérdida de la venta (menos beneficio), lapérdida de confianza en la empresa y el deterioro de su imagen. Esto podría solucionarse si la empresa aúntiene tiempo de que su proveedor le suministre la mercancía que falta.
9. Resumen
El almacenaje permite depositar y proteger los productos hasta que estos pasen de una fase de la cadena a otra.
Las materias primas son elementos con los que se inicia el proceso productivo; los productos semielaborados secaracterizan por sufrir una transformación previa, antes de ser incorporados a un proceso productivo; y los productosterminados son los productos finales que llegan al consumidor.
En el almacén se delimitan cuatro zonas básicas: la zona de recepción, la de almacenamiento, la de preparación depedidos y la de salidas. La entrada de mercancías se produce en la zona de recepción, cuya ubicación varía según latipología de almacén.
Cuando los materiales hacen su entrada en el almacén se les somete a un control para comprobar que el pedidoestá completo. Este control se realiza cuantitativa y cualitativamente.
La clasificación de las mercancías, tras su recepción en almacén, se realiza en función de su volumen, de su peso,según la forma de apilarlas, según su fragilidad y por su forma de embalaje.
La extracción de la mercancía se incluye en el picking, que es el proceso que recoge las mercancías desde lasestanterías donde están almacenadas para embalarlas y prepararlas para el cliente.
El stock está formado por la mercancía acumulada en el almacén necesaria para asegurar el proceso de produccióny distribución.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a. En el almacén interactúan dos flujos, uno de materiales y otro de información.
VerdaderoFalso
b. En empresas comerciales el proceso de almacenaje no se produce, pues no disponen dematerias primas.
VerdaderoFalso
c. Los productos terminados se caracterizan por su valor añadido, que los hace másdeseables al consumidor.
VerdaderoFalso
2. Los almacenes son lugares de trabajo cuyo diseño debe incluir:
a. Sistemas de ventilación natural y artificial.b. Sistemas de ventilación e iluminación natural.c. Sistemas de ventilación, iluminación adecuada, señalización de zonas de trabajo y salidas
de emergencia.d. Pasillos estrechos para la utilización de transelevadores.
3. Cuando se manejan cargas se recomienda:
a. No exceder el máximo de carga permitido.b. Asegurarse de que las eslingas están en buen estado.c. Cerciorarse de que hay visibilidad en el trayecto.d. Todas las opciones son correctas.
4. Los almacenes en forma de U...
a. ... se definen por las zonas de recepción y salidas que se emplazan en los extremos, peroen la misma cara del inmueble.
b. ... presentan la desventaja de que para trasladarse del área de recepción a la de salida hayque atravesar todo el edificio.
c. ... disponen de una recepción y una salida ubicadas fachadas diferentes.d. Las opciones b y c son correctas.
5. Indique la opción incorrecta.
a. El almacenamiento circunstancial se basa en almacenar los productos en espacios libresdel almacén de forma aleatoria.
b. En los sistemas organizados la codificación no tiene importancia, pues los productospueden ser localizados, atendiendo a un orden lógico de almacenamiento.
c. En el almacenamiento organizado los trabajadores se pueden guiar por pasillos y sectoreshasta llegar al producto.
d. En el almacenamiento organizado se generan huecos sin aprovechamiento.
6. Indique la opción correcta.
a. El proceso de consolidación es la agrupación de pedidos para su empaquetado.b. El picking determina qué tipo de embalaje usar y la planificación del transporte.c. La consolidación debe realizarse siempre de forma secuencial.d. Todas las opciones son correctas.
7. Relacione cada definición con su concepto:
a. Cada trabajador tiene asignada una tarea del proceso productivo, de forma que larealización del proceso completo requiere de menos tiempo.
b. Los trabajadores cambian de puesto por periodos de tiempo determinados.c. Capacidad de adaptación a diferentes puestos y tareas.d. Las tareas de los operarios son anotadas y gestionadas por el equipo administrativo, que
además reorganiza las órdenes desde otros puntos de gestión de la compañía.
CoordinaciónDivisión de tareasPolivalenciaRotación
8. Indique de qué tipo son los siguientes elementos de manipulación de cargas:
a. Grúa aérea: ___________________________.b. Transelevador: ________________________________.c. VGA: ______________________________________.d. Cinta de rodillos: _______________________.
9. Complete la siguiente oración:
El control ________________ es más exhaustivo que el ___________________, ya que se comprueba la__________________ de los productos enviados. Lo habitual es tomar una __________________ delproducto, para comprobar su calidad y aplicar el mismo criterio al resto de la _______________________.
10. ¿Por qué es importante que la empresa tenga un stock mínimo?
Capítulo 2Gestión y preparación de pedidos
1. Introducción
Cuando se observa la labor de los trabajadores de un almacén puede parecer que es algo simple, ya que estosoperarios reciben la orden de pedido y van desplazándose por los distintos pasillos hasta completar la extracción. Sinembargo, el proceso no es fácil, el hecho de que resulte sencillo radica en que lleva muchas horas de trabajo detrás.
En el almacén todos los elementos materiales, técnicos y humanos confluyen para optimizar tiempos, espacios ygastos. El primer paso es colocar las mercancías de forma que sean localizadas rápidamente, y la última etapa es elenvío de los productos al cliente, proceso que debe desarrollarse sin incidencias.
En este capítulo se estudia cómo se optimizan recorridos dentro del almacén y los medios que tienen lostrabajadores para hacer el proceso de picking más rápido, eficaz y seguro. Esto incluye sistemas de extracción,procedimientos de picking, medios materiales y técnicas de acondicionamiento.
2. La manipulación de la mercancía y la preparación de pedidos como elementos clave
La manipulación de mercancías con el objeto de preparar pedidos es una de las actividades más importantes quese realiza en cualquier almacén, ya que, junto con la orden de pedido, da inicio al proceso de expedición. Surealización debe planificarse para que todas sus fases se desarrollen con normalidad, de lo contrario podrían ocurrirerrores que afectarían a la entrega. El establecimiento de fases y tiempos específicos a través de medidas deactividad hacen posible que los pedidos lleguen a tiempo y con índices de productividad adecuados.
2.1. Fases y tiempos. La unidad de medida de la actividad
La actividad de preparación de pedidos es una de las más costosas, ya que, en su ejecución, se emplean recursoshumanos y medios mecánicos. La coordinación de ambos elementos es fundamental para que el sistema funcionecorrectamente.
Definición
Preparación de pedidosEs el proceso a través del cual las mercancías son recogidas, preparadas y dispuestas para su envío al cliente.
Actividades
1. ¿Qué es el proceso de picking?
El proceso de preparación de pedidos se realiza en las siguientes fases:
1. Programación de pedidos. Es la planificación de las órdenes de picking o extracción por operario yrutas dentro del almacén. Su ejecución se realiza utilizando aplicaciones propias de almacenes. En la
determinación de las rutas se tienen en cuenta las distancias a los productos, la ubicación de estos y elsentido de movimiento dentro de los pasillos.
2. Extracción de la mercancía. Esta acción está incluida dentro de la actividad de picking, que incluye larecogida sistemática de productos por orden de pedido y los dispone para su consolidación.
3. Transporte de los productos. Es el movimiento que hacen las mercancías desde el punto en el que sonalmacenadas hasta el lugar de consolidación.
4. Consolidación. Es la agrupación de productos por cliente y por ruta. Este proceso se realiza en un lugarhabilitado para ello dentro al almacén, hacia el cual se dirigen todas las órdenes de picking.
5. Envasado y/o embalaje de la mercancía. Esta fase es fundamental, pues ofrece una presentaciónadecuada del producto a los clientes y protege a la mercancía de daños que pueda sufrir durante eltransporte.
6. Verificación de la mercancía. Es el último paso, e incluye el proceso de revisión de que todos losproductos han sido incluidos en el paquete. También se comprueba que el bulto lleva incluida ladocumentación para el cliente (factura si es necesario, resumen de pedido y albarán para el transportista).
La documentación incluida en los paquetes dirigida al cliente se sitúa dentro del embalaje, mientras que el albarán debe irfuera.
Nota
El proceso de picking incluye la extracción de las mercancías, siguiendo la orden dada por la sección deplanificación. Es decir, es uno de los elementos incluidos dentro del proceso de preparación de pedidos. Estadefinición puede variar según el autor; para algunos el proceso de picking incluye la consolidación y lapreparación de los pedidos.
Para que las tareas de preparación de pedidos sean efectivas, a los empleados y a los elementos técnicos se lesexige un nivel determinado de productividad. Este planteamiento incluye tiempos y cantidad de productos recogidosy empaquetados. Lo habitual es establecer un número medio o mínimo de productos empaquetados por unidad detiempo, que puede venir expresada en minutos u horas.
A su vez, en aras de aumentar la productividad individual de los empleados, se suelen establecer incentivoscuando se han sobrepasado los límites propuestos por la empresa.
La siguiente tabla muestra las medias de pedidos recogidos por empleado y el estándar del almacén; lasdesviaciones presentan las diferencias entre la media del empleado y el estándar.
Actividades
2. Describa el proceso que realiza una unidad de producto almacenada hasta que sale empaquetada en eltransporte hacia el cliente. Tenga en cuenta las fases del proceso estudiadas.
2.2. El pedido y la línea de pedido
El pedido es el acto que inicia el proceso de preparación citado en el apartado anterior. Documentalmente, es elinstrumento que emite el comprador solicitando los productos.
La línea de pedido está formada por el conjunto de artículos incluidos en un mismo pedido. Normalmente, sonvarias líneas de pedido las que originan el proceso de planificación de recogida de los productos y su empaquetado.Esta forma de trabajar ahorra tiempo y genera sinergias, aprovechando los desplazamientos para recoger másmercancías.
Este pedido muestra cuatro líneas de pedido que se corresponden a referencias distintas.
Con el objetivo de agilizar el proceso, las líneas de pedido son organizadas según distintos criterios declasificación. Los más usuales son el cliente y la zona de extracción del almacén. De esta forma, se elaboran lasórdenes de picking que cada operario deberá realizar.
El siguiente esquema muestra la ruta de picking para dos operarios, donde se tiene en cuenta la ubicación de lamercancía como criterio de planificación.
Aplicación práctica
Se ha producido un error con el sistema de gestión de almacén que utiliza en su trabajo y que lepermitía crear rutas óptimas en la recogida de pedidos por parte de los operarios. Debido a laurgencia de atender los pedidos que había para hoy, el almacén no puede parar la producción y tieneque hacer entrega de los productos. Desde la dirección se le pide que establezca las rutas de pickingmanualmente; para ello, tiene a su disposición el mapa con la distribución de las estanterías y laubicación de los productos que forman la orden de pedido.
Establezca la ruta de picking más óptima para evitar desplazamientos innecesarios.
SOLUCIÓN (Posible solución)
El operario podría seguir la siguiente ruta:
2.3. Tecnología y productividad
El adelanto de la tecnología es uno de los factores claves para optimar la productividad empresarial en todas susáreas. El uso de la tecnología hace posible ejecutar más tareas de forma rápida y eficiente, limitando los errores ydiseñando aplicaciones que puedan ser manejadas por el personal tras un periodo de aprendizaje. La incorporaciónde la tecnología es necesaria, pero también puede ser un elemento de la estrategia competitiva y un reto ineludiblepara todas las organizaciones.
Aunque todavía existen almacenes, normalmente de pequeño tamaño, que utilizan papel, medios humanos ymedios mecánicos básicos, la tendencia en el sector es la de la utilización de tecnologías sofisticadas.
Estas tecnologías hacen posible que la productividad sea mayor y que las empresas, con independencia de lainversión en equipos que tengan que realizar, sean más rentables. No debe olvidarse que el proceso de picking esuno de los más costosos dentro de la logística y la gestión de almacenes. Si se consigue reducir su coste y optimizarsu gestión, la empresa podrá dedicar esos recursos a seguir realizando mejoras, lo que a largo plazo redundará en unmayor beneficio.
El uso de la tecnología actúa de diferentes formas:
Por un lado, agiliza los procesos. Los trabajadores de almacén son más productivos porque sus tareasrequieren menos tiempo. Aunque esto puede redundar en la contratación de menos personal.Se crean nuevos puestos de trabajo para los que se exige mayor cualificación, lo que incita a lostrabajadores a prepararse para esos puestos que suelen estar mejor remunerados.El uso de la tecnología potencia la creatividad y la innovación, propiciando que las empresas que
“prueban” la tecnología se vuelvan cada vez más tecnológicas.Se crean y utilizan nuevos canales de comunicación que hacen más flexibles las relaciones entretrabajadores y directivos.
Existen varias tecnologías usuales en la gestión de almacenes como los sistemas que utilizan radiofrecuencia, lossistemas de picking por voz y los que usan la tecnología picking to light.
A modo de introducción, ya que todos estos conceptos serán estudiados en el capítulo cuatro, la tecnología RFid(Radio Frequency Identification) incluye métodos que utilizan ondas de radio para identificar de forma automáticaobjetos, animales o personas. Su aplicación logística se centra en la gestión de información asociada a cargas. Estosobjetos llevan incluido un conjunto de datos asociados a etiquetas que pueden consultarse de forma remota.
El picking por voz implica guiar al operario mediante voz, lo que posibilita que tenga las dos manos libres pararecoger los pedidos y organizarse. Esta tecnología permite el cambio en órdenes de última hora, sin que ello afecte altrabajo del operario.
El picking to light guía al operario hasta los productos, sección por sección y en el orden más lógico posible. Eltrabajador no tiene que preocuparse de encontrar las referencias, el sistema ya lo hace por él.
Estanterías con el sistema picking to light (© Fotografía: TGWmechanics Vía Web - CC BY 3.0)
Actividades
3. ¿Cómo funciona el picking by vision? Busque información al respecto.
2.4. Operaciones de carga y descarga de camiones. Tiempos. Unidad de medida de la actividad
Con el objetivo de optimizar todo el proceso logístico, la fase de carga y descarga de las mercancías no debedemorarse demasiado.
La carga y descarga son procesos puntuales físicos de la actividad entregarecepción de mercancías que consistenen trasladar las mercancías desde el vehículo, que las ha transportado, hasta el punto donde son recibidas, quecoincide con los muelles de carga, o un lugar próximo donde se produce el reconocimiento y registro de lospaquetes.
La responsabilidad de la actividad de descarga se consignará en la Hoja Logística, donde se fijan las condicionesde carga y descarga entre ambas partes.
Definición
Hoja logísticaDocumento utilizado en logística, útil para realizar las entregas y recepciones, según las condicionespactadas por las partes.
La primera parte de la Hoja Logística incluirá datos relativos a la identificación de las partes, las fechas de entregao recogida, sus horarios y los plazos en caso de que se establezcan.
En la segunda parte de la Hoja Logística deben establecerse los siguientes datos:
Modalidad de entrega: hace referencia a si la entrega o recepción se produce directamente desde elcamión o a través de muelles. Este dato es importante, pues ambos sistemas incluyen métodos distintosde descarga y variaciones en tiempos.Acuerdos especiales sobre incidencias: las partes suelen acordar la responsabilidad en caso deincidencia, sobre todo cuando las cargas son de gran valor.Acuerdo sobre la retirada de mercancía en caso de defectos: estas deficiencias serán anotadas en elalbarán de entrega. La ficha Logística establece el protocolo de retirada.Productos con temperatura controlada: la temperatura en refrigerados o congelados debe especificarseen la Hoja Logística. La medición de la temperatura debe realizarse en varios puntos del camión (zonatrasera, central y delantera) para asegurarse de que la temperatura es uniforme en toda la carga. Este dato
debe reflejarse en el albarán de entrega, ya que es esencial para la carga.Fecha de caducidad y/o consumo preferente: es la fecha de consignarse junto con la de entrega pararespetar un plazo mínimo entre ellas. No es factible que las entregas se realicen demasiado próximas a lafecha de caducidad.Devolución de las mercancías: no se acepta que la recepción de la mercancía esté condicionada a laexpedición de otra carga pendiente de envío. El almacén debe tener en cuenta los tiempos y el momentode carga y descarga de cada mercancía de forma independiente.Ficha de producto: con el uso de la Hoja Logística se potencia la utilización de las fichas de productossegún la norma EANCOM.Limitaciones en tipo de vehículos: son condicionantes que hacen que la carga pueda transportarse envehículos estándar.Información técnica de la mercancía: cualquier información útil para el transporte, manipulación yalmacenamiento de la mercancía.
Para evitar incidencias durante estos procesos, la asociación empresarial de fabricantes y distribuidores AECOC yla práctica general indican que las partes implicadas deben establecer ciertas normas en cuanto a periodos de entregay tiempos de espera:
Las partes deben estipular un horario de entregas donde se establezcan la hora y la fecha exactas de laentrega. Esta fecha puede ser única, en caso de pedidos esporádicos, o periódica cuando el proveedor y elcliente trabajan con asiduidad.Es comprensible que se puedan producir demoras en las entregas de pedidos ocasionadas porimprevistos. Por ello, se debe dar un margen para la entrega, que suele oscilar entre 1 y 3 horas. Estotambién se aplica para los tiempos de espera de los transportistas hasta que le son asignados los muelles,en este caso, el intervalo es de una hora.
Nota
Las incidencias con respecto a carga y descarga más habituales son:
Retrasos en transporte por accidentes y colapsos.Cargas no preparadas a la llegada del transportista.Problemas en vías que hacen posible descargar en las áreas de distribución.
Al igual que ocurre con el proceso de picking, la carga y descarga de vehículos debe realizarse siguiendo unosparámetros en tiempo y carga. Estos dependerán de la actividad de la empresa y de su organización, aun así AEOCestablece unos estándares que vienen detallados en la siguiente tabla:
CARGA Y DESCARGA
TIPO DE CARGA TIPO DE VEHÍCULO TIEMPO
Carga de hasta 33 uds. paletizadas de tipo monoreferencia Hasta 40 Tm 1 hora y 30 minutos*
Carga de hasta 33 uds. paletizadas de tipo multireferencia Hasta 40 Tm 3 horas*
Carga no paletizada Hasta 40 Tm 4 horas*
*Todos los tiempos incluyen la gestión documental.
2.5. Medios materiales utilizados y su incidencia en la productividad
Los medios materiales utilizados en la manipulación de la mercancía y la preparación de pedidos hacen posibleque estos procesos sean más fáciles y rápidos, pero sobre todo más productivos. Ello implica que los mediosutilizados propicien que se realicen más funciones en menos tiempo, reduciendo las incidencias a mínimos.
Los medios materiales de extracción y preparación de pedidos se van a desarrollar a lo largo de los apartadossiguientes. Estos incluyen procedimientos de picking, almacenaje y acondicionamiento de pedidos.
La elección de cada elemento dentro de su grupo se hará en función de los siguientes parámetros:
Los medios utilizados para la extracción de referencias se eligen en función del tipo de carga y de sualmacenamiento. De esta forma, para las cargas pequeñas almacenadas en estanterías de primer nivel seutilizan las técnicas de picking to light y picking por voz. Estos métodos implican una mayorproductividad y un uso cómodo y fácil.La estructura del almacén también propicia que se seleccionen métodos de extracción más mecanizados.Por ejemplo, en almacenes estrechos y altos se utilizan estanterías de las mismas características contranselevadores para la extracción de referencias. La productividad de este sistema radica en la rápidaextracción y la optimización del espacio.La organización del almacén hace posible separar las diferentes áreas en zonas con mayor accesibilidad ymenos, de forma que los medios mecánicos se utilicen en las áreas de mayor afluencia.Las características como el volumen, la forma y el peso determinan su distribución y extracción. Haymercancías cuya productividad aumenta cuando se utilizan medios más acordes a sus características. Porejemplo, las cargas paletizadas ubicadas en niveles inferiores requieren extracción unitaria con carretillaselevadoras.
Recuerde
Los medios materiales de almacenaje y extracción inciden en la productividad. La selección de un método uotro se realiza teniendo en cuenta criterios como el tipo de carga, la distribución del almacén y el tipo de
almacenaje.
3. Recepción y tratamiento de los pedidos
La recepción y tratamiento de pedidos se puede enfocar desde dos perspectivas diferentes, según si es la empresala que recibe el pedido o el órgano que lo emite.
Cuando la empresa es receptora del pedido, el proceso se realiza en los siguientes pasos:
La empresa realiza su pedido desde su departamento de compras, la acción se puede realizarcomunicándose directamente con la empresa proveedora a través de medios como el teléfono, el e-mail oaplicaciones específicas de gestión de pedidos que se conecten con el ERP de la compañía.Cuando el proveedor recibe, gestiona y envía el pedido, el siguiente paso es la recepción por parte delcliente. Durante la recepción, la compañía certifica que se han recibido las mercancías en las condicionespactadas.Una vez hecha la recepción, las mercancías forman parte de las existencias de la empresa, por lo que seprocede a su almacenaje. Este se debe realizar en función de los criterios que imponga la compañía en laorganización de su almacén.
Definición
ERP (Enterprise Resource Planning)Es un programa de gestión empresarial global que agrupa funciones como las compras, las ventas, la gestióncontable o los recursos humanos. Su implicación en logística será estudiada en el capítulo 4.
Cuando es el cliente el que realiza el pedido, la actuación de la empresa se realiza de la siguiente forma:
El departamento de ventas recibe el pedido, que tras las comprobaciones necesarias, se emite al almacénpara su preparación.En el almacén, el programa informático que dé soporte a la empresa realiza la orden de picking, y losoperarios inician el proceso de extracción. Este se realiza con los medios materiales que ha puesto lacompañía.Una vez reunidas las referencias que conforman el pedido, se procede al embalaje y preparación de losbultos. Los medios materiales utilizados dependen de la tipología de las mercancías y del almacén.Durante la expedición, el paquete es enviado a su destino. El transporte se organiza por rutas o porclientes, dependiendo del volumen de los pedidos.
Los dos procesos estudiados se producen en la empresa de forma simultánea, es decir, continuamente se estánrecepcionando y emitiendo pedidos. Estas funciones pueden variar según el tipo de empresa:
En empresas fabriles: la recepción de mercancías se realiza en zonas diferentes a la expedición, ya quelos pedidos iniciales están conformados por materias primas y otros productos incorporables al procesoproductivo.Empresas comerciales o distribuidoras: el proceso puede seguir un ciclo completo en las mismas áreasde almacén, es decir, se da entrada a los productos, se almacenan y se les da salida en forma de pedidosheterogéneos de menor volumen.Empresas de servicios: suele haber recepción de mercancías pero no expedición, ya que la actividad dela empresa consiste en la prestación de un servicio a sus clientes desde sus propias instalaciones.
Nota
En relación a la preparación de pedidos, todos los tipos de empresa aplican las mismas técnicas que seránestudiadas en el apartado 8 de este capítulo.
Por tanto, la principal diferencia, en cuanto a procesos logísticos, entre empresas productoras, comerciales y deservicios es que en las dos primeras se produce el ciclo completo, recepción y expedición, y en la de servicios solo larecepción. En cuanto a la agrupación de bultos y organización en el almacén, el procedimiento varía según el tipo deempresa; en empresas productoras el almacenamiento de materiales destinados al proceso productivo se suelealmacenar en sitios diferentes a los consignados a productos terminados y listos para sus expedición; en empresascomerciales y distribuidoras las referencias se sitúan todas juntas en el mismo lugar, donde siguen dos canalesdistintos, uno de entrada y otro de salida.
Ejemplo
En un hotel se realiza la recepción de mercancías destinadas al restaurante del hotel. Durante el proceso sereciben todos los ingredientes necesarios para la elaboración de los menús. Este almacén realiza funcionesde recepción, pero no de expedición, propia de empresas productoras o distribuidoras.
Actividades
4. Establezca los pasos de recepción y expedición en un obrador de pastelería. Tenga en cuenta el tipo dematerias primas que utiliza en su elaboración y establezca varios flujos.
4. El picking list. Confección. Tipos. Contenido
Una vez recibidos los pedidos por parte de clientes, la orden es transmitida al almacén, cuyo programa de gestiónemite el picking list u orden de extracción.
El picking list es la orden, escrita o electrónica, emitida internamente que da paso a la extracción de lasreferencias que conforman el pedido o pedidos. Su confección se realiza por parte del equipo de administración delalmacén, que puede emitir la orden en forma escrita o a través de medios telemáticos. Para esta última tipología seutiliza un software específico, un SGA o Sistema de Gestión de Almacén.
El picking list puede presentar tres formas:
Forma escrita en modelo predeterminado que se rellena a mano. Esta forma es la menos utilizada debidoa la tecnificación de los almacenes que ya utilizan programas informáticos para esta gestión. Su uso soloestá indicado para pequeños almacenes con pocas referencias, baja rotación y sin apenas mecanización.Su funcionamiento es sencillo, el administrativo de almacén recibe la orden de pedido y rellena la hoja depicking list que es entregada a los operarios de almacén.Forma impresa en modelo predeterminado, emitido de forma completa por un software. Este modelopresenta forma escrita, pero su cumplimentación se realiza mediante software específico o plantillas enprogramas de usuario como Microsoft Word o Excel. Su funcionamiento es similar a la forma escrita,donde el administrativo de almacén emite las órdenes que son entregadas en papel a los operarios.Forma telemática mediante emisión directa a terminales específicos para picking. Este tipo de picking listse caracteriza por la falta de papel y por el uso de tecnología más sofisticada. El proceso difiere de losanteriores, ya que no es necesario que el personal de oficina entregue las órdenes a los operarios, estoslas reciben directamente en sus terminales PDA e inician el proceso de extracción.
Nota
Las ventajas del picking list en forma telemática con respecto a los otros dos métodos son:
Ahorro en papelRapidezReducción de errores
El contenido básico de una orden de picking es el siguiente:
Nombre de la empresa y datos del almacén.N.º de orden de picking.Fecha de la operación.Operario.Cliente.Datos del pedido.Detalle de las referencias junto con su ubicación (zona, pasillo, estantería y nivel).Firma del responsable.Confirmación de la extracción (en caso de que sea necesario).
Actividades
5. Confeccione una plantilla para picking list, utilizando el programa Excel.
Debido a la importancia de este documento, es necesario diferenciarlo de otros términos utilizados en logísticacomo el pedido y el packing list.
El pedido es la orden que inicia el cliente y que después se transfiere al almacén para elaborar el picking list.Cuando los pedidos son de gran volumen y vienen de un solo cliente, el pedido y el picking list pueden coincidir.Aunque, lo habitual es que esto no ocurra, sino que las órdenes de extracción agrupen varios pedidos individualesprovenientes de clientes diferentes.
El packing list es la orden de preparación y embalaje de los pedidos que se van a entregar al cliente. El packinglist puede coincidir o no con el picking list, en función de la organización del almacén. En algunos almacenes,
primero se depositan todas las referencias en la zona de preparación de pedidos y después se agrupan y se embalan.Ambos procedimientos se llevan a cabo por operarios distintos y las órdenes pueden no coincidir. Por el contrario,en otros almacenes, el mismo operario realiza todo el proceso con la misma orden. En este último los índices deproductividad son mayores y los errores menores, debido a que la mercancía no pasa por distintas personas.
Zona específica de preparación de pedidos en almacén donde se agrupan las referencias y se empaquetan
5. Procedimientos de picking, sistemas de extracción
Los procedimientos de picking agrupan las actividades que se producen desde la extracción de la mercancía en lasestanterías u otros métodos de embalaje hasta que se disponen para su empaquetado y envío. Existen diferentesmétodos cuya clasificación obedece a criterios como la correlación con el pedido o la forma en que los productos yel operario interactúan. Los métodos de picking más utilizados son:
Extracción simple.Extracción agrupada.Sistemas de mercancía a operario.Sistemas de operario a mercancía.Intervención de uno o varios operarios.
5.1. Extracción simple
La extracción simple, unitaria o por pedido implica realizar el picking en las estanterías pedido a pedido de formaque cada orden y movimiento del operario en el almacén se haga por pedido.
La aplicación de este método requiere el reparto de los pedidos a cada operario de forma que cada uno trabaje enun solo pedido por picking list. Esta técnica se puede realizar de dos formas:
Batch picking: se fundamenta en recoger todas las referencias del pedido de forma previsional hastaenviarlas para su empaquetado.Pick to box: consiste en recoger todos los ítems del pedido directamente en la caja donde serán enviados.
Para aplicar la extracción simple se parten de una serie de supuestos:
El almacén debe estar bien organizado para favorecer el tránsito de operarios entre sus pasillos, quepuedan trabajar sin molestarse mutuamente.Para que un mismo trabajador recoja pedidos enteros, las referencias incluidas en el pedido debensituarse en zonas cercanas, de lo contrario los recorridos dentro del almacén no estarían optimizados.
El siguiente gráfico ilustra el procedimiento de extracción unitaria donde al operario se le asigna un pedido
completo con referencias en dos zonas del almacén:
Recuerde
La extracción simple, unitaria o por pedido requiere que el operario recoja un pedido por picking list.
5.2. Extracción agrupada
En la extracción agrupada se recogen los artículos correspondientes a varios pedidos que se pueden corresponderal mismo cliente o la misma ruta de transporte. En almacén, el operario recoge estos pedidos realizando la mismaruta.
Para utilizar este método de extracción de la forma más optima, deben cumplirse una serie de requisitos:
Los pedidos deben ser homogéneos para que el operario no tenga que realizar demasiados recorridosdentro del almacén.Los pedidos no deben contener demasiadas referencias para que el operario pueda atender varios pedidoscon el mismo piking list.
Nota
En extracción agrupada se permiten los métodos batch picking y pick to box.
El gráfico siguiente muestra el método de extracción agrupada, donde varios pedidos son asignados al mismooperario.
Recuerde
En la extracción agrupada el operario recoge varios pedidos, realizando los mismos movimientos dentro delalmacén.
Actividades
6. Planifique la extracción de los siguientes pedidos, teniendo en cuenta los métodos vistos hasta elmomento:
5.3. Sistemas de mercancía a operario
Los sistemas de mercancía a operario propician que sean las referencias las que se muevan hacia el operariodurante su extracción. Las características más notables de este sistema son:
El operario asume un rol más pasivo donde tiene que realizar menos movimientos dentro del almacénpara realizar su trabajo.La filosofía “mercancía a operario” evita los tiempos de desplazamiento dentro del almacén que noresultan productivos.La extracción final de los productos se realiza de forma manual.Para que el sistema pueda ser implantado, el almacén debe poseer un grado alto de mecanización,utilizando almacenes automáticos para cajas, carruseles y paternóster.
Las máquinas de vending con extracción de productos utilizan la metodología “mercancía a operario” aplicado a la venta alpor menor.
Actividades
7. Investigue cómo se puede aplicar la filosofía “mercancía a operario” en una farmacia. ¿Qué solucionesconoce? ¿Las ha visto implementadas en algún establecimiento?
5.4. Sistemas de operario a mercancía
La filosofía “operario a mercancía” se caracteriza porque es el trabajador el que se desplaza hasta los productospara seleccionarlos y recogerlos. Este procedimiento se caracteriza por:
El rol del operario es más activo, ya que tiene que desplazarse hasta el lugar donde se encuentranubicadas las mercancías.Los ítems se recogen manualmente.No se optimizan tanto los tiempos, ya que el trabajador debe invertir tiempo en desplazamientos adistintas ubicaciones.Este procedimiento es el más adecuado en almacenes con poca mecanización, que utilizan principalmenteestanterías de un solo nivel. Aunque, también se puede aplicar a almacenes con estanterías de variosniveles, estanterías móviles y almacenes de pasillos estrechos donde existe mecanización que permite aloperario llegar al lugar de almacenamiento.La tecnología picking to light y picking por voz aplican la filosofía “operario a mercancía”.
Los transelevadores permiten a los operarios aproximarse a las mercancías situadas a grandes alturas, aplicando la filosofía“operario a mercancía”.
Actividades
8. ¿Cómo funciona una estantería móvil manual? Busque información al respecto y determine qué filosofíaaplica, “operario a producto” o “producto a operario”.
5.5. Un operario o varios operarios
En la extracción de pedidos por parte de un único operario, los pedidos son asignados a un trabajador que iniciay completa el proceso, es decir, el mismo operario finaliza el pedido completo. Este sistema se puede combinar conlos estudiados hasta el momento; de esta forma se pueden dar las siguientes situaciones:
A un operario se le asignan pedidos completos que son recogidos por órdenes de picking independientes(extracción unitaria). El operario inicia cada movimiento para recoger un único pedido y después regresapara iniciar otro nuevo proceso.A un operario se le asignan varios pedidos que son recogidos bajo la misma orden de picking,optimizando tiempos y recorridos dentro del almacén.
Esta forma de extracción se caracteriza por la independencia de los operarios que siempre actúan solos y estáindicada para pedidos que contengan referencias homogéneas.
En la extracción por parte de varios operarios, el pedido es dividido según áreas del almacén. De esta forma cadaoperario trabaja en una de ellas para después poner en común los productos y empacarlos para su envío. La únicatécnica posible en este tipo de extracción es el batch picking, ya que los pedidos no son completados por el mismooperario.
Actividades
9. ¿Puede aplicarse el batch picking en la extracción por parte de un único operario? Justifique su respuesta.
5.6. Extracción múltiple o sectorial
En la extracción múltiple un único operario atiende pedidos cuyas referencias están ubicadas en diferentes áreasdel almacén, de forma que realiza más desplazamientos para terminar pedidos completos. Este tipo de extraccióntambién puede conllevar usar distintos medios mecánicos para la extracción de las referencias de un único pedido.Por ejemplo, pedidos con referencias ubicadas en estanterías de primer nivel con extracción manual y referenciasdonde sea necesario utilizar algún mecanismo recogepedidos.
En la extracción sectorial, cada operario se encarga de un área determinada del almacén, aportando ciertasreferencias de cada pedido. En este tipo de extracción, al igual que en la extracción por varios operarios, lostrabajadores necesitan colaborar en equipo para completar los pedidos. La principal diferencia con la tipología citadaes que en la sectorial el operario puede necesitar medios mecánicos distintos en cada área, de forma que cadaoperario trabaje con uno diferente.
Ejemplo
El almacén está dividido en tres zonas: la zona A está destinada a productos de pequeño tamaño,organizados en estanterías de primer nivel; en la zona B se sitúan cargas tubulares a nivel de suelo, quedeben manipularse con transpaletas; y en la zona C, las cargas están paletizadas y a alturas diferentes. Cadaoperario trabaja en una de las zonas preparando pedidos parciales que después son agrupados.
Aplicación práctica
Ferroline S. L. es una empresa dedicada a la venta online de material de ferretería. Los pedidos de susclientes se caracterizan por ser bastante heterogéneos y de pequeño tamaño. En el almacén, lasreferencias están colocadas en cajas de plástico, agrupadas en estanterías a bajo nivel; los mediosmecánicos no son muy avanzados, tan solo se utilizan las transpaletas y las carretillas elevadoras parareponer el material. La última adquisición de Ferroline es un sistema de picking por voz que usa PDAy auriculares con el que agilizar la extracción.
En base a la información suministrada, ¿qué sistema de extracción sería el más adecuado?
SOLUCIÓN (Posible solución)
Al ser pedidos heterogéneos, el sistema más adecuado sería la extracción simple o unitaria, además es unsistema que casa con la tecnología picking to light.
Con respecto a las otras clasificaciones, la filosofía aplicada sería “operario a mercancía”, debido a ladistribución de las referencias a baja altura.
Por último, se recomienda la extracción múltiple, siempre y cuando el almacén sea de pequeño tamaño, paraoptimizar los desplazamientos.
6. Procedimientos de picking, elementos organizativos
Para determinar el tipo de picking más adecuado en el almacén es necesario conocer las partes que lo conforman ysus características, así como los procedimientos de picking aplicables a las distintas formas de almacenaje.
En el siguiente apartado se especifican las zonas necesarias en un almacén, elementos que aparecen en cualquierade ellos, pero que pueden variar su distribución, lo que implica cambios en los procedimientos de picking.
6.1. Zonificación del almacén: zona pulmón y zona picking
La distribución del almacén es una de las labores más complejas en logística, ya que con ella se determina lacapacidad de organización que va a tener el almacén. Esta organización debe ser práctica para aprovechareficientemente el espacio, reducir al mínimo la manipulación de materiales, hacer posible el acceso al productoalmacenado, conseguir índices de rotación adecuados y facilitar el control de las existencias.
Nota
En el diseño del almacén se tienen en cuenta los siguientes elementos:
Características de las mercancíasVolumen de operacionesFrecuencia de los suministrosVolumen de trabajadores de almacénMedios técnicos utilizados
El almacén se divide en cuatro zonas fundamentales que son la zona de recepción, la zona de almacenaje, la zonade preparación de pedidos y la zona de expedición.
Zona de recepción
La zona de recepción es donde se recibe la mercancía proveniente de los muelles de carga. Es en esta área dondese produce el control de calidad sobre la carga para detectar posibles incidencias. Cuando el producto pasa estecontrol, se procede al traslado y etiquetado de las referencias para darle entrada a la zona de almacenaje.
Nota
La zona de recepción debe estar próxima a la oficina o zona administrativa del almacén, ya que esta fase esla que requiere más documentación.
Zona de almacenaje: pulmón y zona picking
Las entradas tienen como destino la zona de almacenaje, que es el sitio donde permanecerán hasta que seansuministradas. En esta zona de almacenamiento se distinguen dos áreas, una destinada al almacenamiento demercancías a largo plazo o pulmón y la zona de picking, reservada a ítems dispuestos para su recogida inmediata.
Nota
En la zona pulmón, los productos suelen estar agrupados en conjuntos grandes o en forma de cargaspaletizadas. En la zona de picking, los productos están dispuestos de forma individual.
Zona de preparación de pedidos
La zona de preparación de pedidos está destinada a agrupar y embalar cada pedido de forma individual. No entodos los almacenes se encuentra una zona de preparación de pedidos, tan solo en aquellos donde los pedidos novengan ya embalados directamente desde la zona de picking. Cuando esto se produce, los productos llegandirectamente a la zona de expedición a través de cintas transportadoras u otros medios mecánicos.
En zonas de picking dotados de citas transportadoras de pedidos no es necesaria una zona específica de preparación de pedidos.
Zona de expedición
La zona de expedición se destina a ubicar las mercancías listas para salir desde los muelles. En esta fase, lascargas deben ser codificadas convenientemente, tras ser emitido el albarán al transportista.
Pasillos
Los pasillos son los espacios que se generan entre las estanterías y que permiten el acceso a todas las zonas delalmacén. Su diseño debe ser recto para facilitar el desplazamiento de medios mecánicos y establecer planos lo másintuitivos posibles que eviten las confusiones.
Según Escudero Serrano (2016), los pasillos se clasifican en:
Calle principal: son carriles que permiten el movimiento rápido y que se habilitan en almacenes de granactividad y tamaño. Su ancho va desde 3,80 hasta 6 m en hiperalmacenes.Calle ancha: es el carril más generalizado, es apto para personas y maquinaria al mismo tiempo y sepermiten los giros. Su anchura se sitúa entre 5,50 y 3,80 m.Pasillo estrecho para máquinas: es propio de almacenes automáticos, donde la maquinaria se desplazasobre carriles o guías, sin estar permitidos los giros. Su anchura máxima es de 1,70 m y la mínimadepende de las dimensiones de la maquinaria utilizada.
Pasillo estrecho manual: se utiliza con estanterías a nivel de suelo y poca altura, donde la extracción serealiza de forma manual. En estos carriles pueden circular personas y maquinaria no automática o depequeño tamaño (recogepedidos estrechos, transpaletas, etc.). La anchura máxima es de 1,20 m.Paso de personas: son pasos habilitados expresamente para el paso de personas por su seguridad, quesuelen discurrir en zonas de paso de maquinaria. Su ancho mínimo es 80 cm y deben estar señalizados.
Distribución de pasillos peatonales en zonas de paso dentro del almacén (© Fotografía: Nataliya Hora / Shutterstock.com)
La siguiente tabla resume los tipos de pasillos y sus medidas:
TIPO DE PASILLO MEDIDAS
Calle principal 3,80 m-6 m
Calle ancha 2,50 m-3,80
Pasillo estrecho para máquinas Max. 1,70 m
Pasillo estrecho manual Max. 1,20 m
Paso de personas Min. 0,80 m
Nota
Otras zonas típicas en un almacén son:
Área de envases y embalajesÁrea de oficinasÁrea de devoluciones
El siguiente gráfico ilustra un tipo de distribución interna de almacén:
Actividades
10. Indique en el plano anterior la ruta que realiza cada referencia desde que entra al almacén hasta que sale.
6.2. Tipos de picking según la altura: bajo, medio y alto nivel
La extracción de pedidos consiste en la recogida de los ítems de las estanterías para preparar los pedidos. Estaactividad está condicionada por la altura de las referencias; según el nivel de estas, el picking puede realizarse anivel de suelo, a bajo nivel, a medio y a alto nivel.
Picking a nivel de suelo
La extracción a nivel de suelo consiste en la recogida de los elementos almacenados directamente sobre el suelo.No todas las cargas permiten este tipo de almacenamiento; es apto para cargas de gran volumen, referenciasembaladas y cargas paletizadas.
El picking a nivel de suelo no necesita grandes inversiones en elementos de inmovilizado; el acceso por parte delempleado es muy fácil y se producen pocos errores, ya que la codificación está a la vista.
Los medios de transporte y extracción de cargas habituales en picking a nivel de suelo son las transpaletas y lasmáquinas recogepedidos.
El picking a nivel del suelo puede necesitar manipulación manual de cargas.
Picking a bajo nivel
Se considera picking a bajo nivel aquel que se realiza a una altura superior a la del suelo, pero permitiendo que losoperarios no tengan que realizar ninguna maniobra adicional para llegar a los productos, es decir, el operario debemanejar las cargas a bajo nivel sin moverse del suelo.
Las referencias de mayor rotación se suelen ubicar a niveles bajos, ya que es la altura que resulta más cómodapara el operario en el momento de la extracción.
También, es la forma de almacenamiento más común para las zonas específicas de picking.
El picking de bajo nivel se reserva para elementos de pequeño tamaño. (© Fotografía: Tecnowey Vía Web - CC BY-SA 3.0)
Actividades
11. Diferencie la zona de picking y la de pulmón dentro de un almacén.
Picking a medio nivel
Es aquel que se realiza a alturas máximas de 6 m, donde se necesitan elementos de transporte especiales comocarretillas recogepedidos y transelevadores de medio nivel. Este tipo se combina con el almacenamiento a nivel delsuelo para optimizar el espacio.
El tipo de carga típico para el picking a medio nivel son cargas voluminosas, en cajas y paletizadas, aunque sepuede adaptar a cualquier producto.
El picking de medio nivel exige mayores condiciones de seguridad para los trabajadores debido al riesgo de caída.
Picking a alto nivel
El picking de alto nivel se realiza a alturas superiores a 6 m y se caracteriza por el aprovechamiento total de losespacios a nivel vertical. Su utilización requiere de elementos mecánicos de alta tecnología y una distribuciónespecial caracterizada por pasillos muy estrechos, acondicionados para el rodaje de estos medios mecánicos.
El almacenamiento a alto nivel implica que se adopten métodos de almacenaje específicos como:
Un hueco para cada referencia: se reserva la misma ubicación para el mismo producto. Cuando no hayexistencias de este, el hueco permanece vacío.Un pasillo con varios huecos para cada producto: una misma referencia puede tener varios huecos enun mismo pasillo cuya utilización depende del nivel de stock del producto. De esta forma se consiguereponer el hueco libre justo después de que el operario lo comunique al sistema, y evitar movimientosinnecesarios, si la referencia está disponible en un hueco más cercano.Varios huecos para el mismo producto en varios pasillos: se aplica el concepto anterior, peroubicando la misma referencia en varios pasillos, donde el operario seleccionará el hueco más cercano asu posición. La ventaja de este sistema con respecto al anterior es que si se estropea el transelevador ocarretilla de un pasillo se pueden seguir preparando pedidos, disponiendo del resto de pasillos.Un pasillo con todas las referencias: se sitúan las referencias en todos los pasillos, por lo que cadaoperario puede finalizar pedidos completos, moviéndose por un solo pasillo.Referencias agrupadas por lotes en varios pasillos: las referencias se acumulan en diferentes zonaspara ser más accesibles a los operarios que trabajan preparando pedidos con la misma gama de productos.Con este procedimiento se consigue preparar pedidos completos dentro de la misma zona.
Sabía que...
Los operarios que trabajan a alto nivel necesitan descansos con más frecuencia que los que trabajan a niveldel suelo, debido al estrés físico y psicológico de moverse entre pasillos tan estrechos y mecanizados.
Aplicación práctica
David trabaja como operario en un almacén, y debido a un fallo en la impresión de su picking list nopuede apreciar el nivel donde está ubicado uno de los ítems del pedido, aunque sí conoce la zona y elpasillo.
Sabiendo que el producto es de alta rotación, que se almacena en cajas de 20 uds. y que el almacén nodispone de alta mecanización, indícale a David qué lugar o lugares del almacén debería comprobar enprimer lugar.
SOLUCIÓN
Al ser un producto de alta rotación y estar embalado en caja, lo más probable es que se almacenedirectamente sobre el suelo en estanterías de nivel cero. Las estanterías de bajo nivel están aconsejadas paraproducto individuales.
7. Elementos materiales en el picking
Para realizar las operaciones de picking son necesarios medios materiales que extraigan y desplacen los ítemsdentro del almacén. La complejidad y prestaciones de estos elementos van en función del grado de sofisticación quepresente el almacén. De esta forma, en almacenes convencionales una transpaleta y una carretilla elevadora seríansuficientes, mientras que en almacenes de estanterías altas y en pasillos estrechos es necesario un transelevador.
A continuación, se detallan los medios mecánicos más utilizados en almacenes agrupados por elementos dealmacenamiento y de manipulación.
7.1. Elementos de almacenamiento: estanterías dinámicas, carrusel, paternóster, ascensor omegalift, transelevador de cajas y transelevador de palets
Los elementos de almacenamiento se utilizan para acumular y custodiar las mercancías hasta que sean retiradas.Existen varios tipos según su nivel de mecanización.
Las estanterías dinámicas, el almacén automático para cajas, el carrusel, el paternóster, los ascensores y lostranselevadores serían algunos de los elementos de este grupo.
Estanterías dinámicas
La superficie de estas estanterías está formada por raíles y rodillos que desplazan las cargas que tienen encimahacia el lugar de la extracción, de forma que siempre quede un elemento en primera línea para ser recogido. Lasmercancías se transportan de dos formas:
Inclinando los planos y aprovechando la gravedad.O bien, a través de la mecanización de los rodillos que son accionados automáticamente.
El análisis de este sistema de almacenaje es el siguiente:
ELEMENTO Coste Dificultad de uso Grado de utilización del suelo
Estantería dinámica Bajo Baja Medio-alto
Almacén automático para cajas
Los almacenes automáticos para cajas funcionan bajo la filosofía “producto hacia operario” y son almacenescompactos que utilizan microtranselevadores para recoger los pedidos en bandejas o cestas. Todo el funcionamientoes automático, el operador solo debe indicar la orden de pedido al ordenador del microtranselevador que conoce lascoordenadas exactas de los productos, además de reconocerlos por sus etiquetas. La extracción se realiza por mediosmecánicos como palas o pinzas que depositen el producto en la bandeja o cesta. Inmediatamente después, lamáquina regresa al inicio para entregar la mercancía, siempre que haya recogido todos los ítems.
Sabía que...
La carga máxima de un microtranselevador es de 50 kg, pero alcanza velocidades de hasta 65 m/min y 200m/min, desplazándose en horizontal.
La bandeja o cesta de los microtranselevadores es del mismo tamaño que las cajas.
ELEMENTO Coste Dificultad de uso Grado de utilización del suelo
AAC Alto Alta Muy alto
Actividades
12. ¿Es viable introducir un almacén automático de cajas para todos los elementos contenidos en el almacén?
Justifique su respuesta.
Carrusel
El carrusel está formado por varias cajas o cestas dispuestas en varios niveles, que son movidas por una unidad detracción situada en la parte de abajo, hasta llegar al punto que el operario ha especificado en la aplicación.
Los carruseles suelen usarse para cajas y elementos de volumen pequeño o moderado y obedecen a la filosofía“producto a operario”.
Los carruseles pueden disponerse horizontal, verticalmente y con ambas orientaciones al mismo tiempo.
ELEMENTO Coste Dificultad de uso Grado de utilización del suelo
Carrusel Alto Alta Alto
Actividades
13. ¿De qué tipo es el carrusel de la siguiente imagen?
Paternóster
El paternóster está formado por bandejas estrechas, unidas por cadenas en ambos laterales, ubicadas en armarios oelementos similares que tienen una abertura en la parte baja frontal por donde se extraen las mercancías. Laaplicación que va unida al paternóster permite seleccionar productos contenidos en la máquina, mientras que elpaternóster se encarga de rotar las bandejas hasta dejar en posición la que contenga el producto seleccionado.
El método usado en el paternóster que es utilizado para el manejo de pequeños paquetes es “producto a operario”.
Los paternóster constituyen un tipo de carrusel de tipo horizontal y compacto.
ELEMENTO Coste Dificultad de uso Grado de utilización del suelo
Paternóster Alto Alta Medio
Actividades
14. Establezca una comparativa de ventajas e inconvenientes entre la estantería dinámica, el paternóster y elalmacén automático para cajas.
Ascensor o megalift
El ascensor o megalift no constituye un elemento de almacenaje por sí mismo, sino un elemento manipulador decargas que hace posible utilizar las estanterías altas y de pasillos estrechos. El ascensor, también denominadolanzadera, permite que un operario vaya situado en la cabina, permitiendo la manipulación manual de cargas. Elvolumen de estas suele ser medio.
Los operarios que manejan ascensores de almacén deben recibir formación específica para manejar estas máquinas.
Transelevador de cajas
El transelevador de cajas presenta el mismo funcionamiento que el ascensor o megalift, pero se manejaremotamente, por lo que no necesita conductor. Está indicado para almacenes automáticos de cajas donde sealmacenan y recogen mercancías de pequeño tamaño.
Actividades
15. ¿Cuál es la diferencia fundamental entre un transelevador de cajas y un megalift?
Transelevador de palés
Los transelevadores de palés funcionan igual que sus homólogos para cajas. Su manejo se produce de formaremota y están destinados a cargas más voluminosas como cajas y palés.
Los transelevadores hacen posible almacenar palés y otros elementos a grandes alturas, aprovechando el espacio al máximo. (©Fotografía: Grigvovan / Shutterstock.com)
7.2. Otros elementos de almacenamiento: estanterías convencionales y compactas
Además de los medios altamente mecanizados vistos hasta ahora, existen otros modos de almacenamiento mástradicionales, con menos mecanización y que permiten distribuir las mercancías en almacenes de menor tamaño.
Se trata de las estanterías convencionales y las compactas.
Estanterías convencionales
Son las estanterías más tradicionales utilizadas para diferentes tipos de carga como elementos pequeños, cajas ypalés. Los productos de pequeño tamaño se suelen ubicar en niveles bajos para que el operario pueda extraerlosmanualmente. En los niveles superiores es necesario utilizar recogepedidos de medio nivel y carretillas elevadoras.
Actividades
16. ¿Qué medios mecánicos utilizaría para manipular cargas en esta estantería?
Estanterías compactas
Están compuestas por una serie de estanterías individuales unidas por raíles que permiten el movimiento de lasestanterías para abrirse o contraerse. Cuando están cerradas, el almacén actúa como un bloque de almacenamientocompacto y cerrado; cuando están abiertas, el operario puede acceder a la estantería donde se encuentra el productoque está buscando. Están indicadas para almacenamiento de objetos pequeños con manipulación manual.
En esta estantería compacta el sistema se acciona a través de palancas ubicadas en cada estantería.
Aplicación práctica
Asesoralia es una empresa dedicada al asesoramiento fiscal, contable y laboral de pequeñas ymedianas empresas. Hasta el momento, los archivos de toda la documentación de sus clientes sedisponían en estanterías ubicadas en las oficinas. Sin embargo, debido al volumen de negocio de laempresa, se hace necesario disponer de un archivo anexo, para lo que Asesoralia destina una pequeñahabitación que tenía libre.
¿Qué tipo de estanterías recomendaría a Asesoralia para optimizar su espacio?
SOLUCIÓN
Se podrían utilizar los dos tipos de estanterías estudiados. Las estanterías tradicionales serían una buena
opción, pues son económicas y solucionarían, de forma temporal, el problema de espacio de la empresa. Sinembargo, si se está buscando una solución a largo plazo, una estantería compacta es la mejor opción, ya quetiene más capacidad y cerrada ocupa menos espacio, siendo ideal para la pequeña habitación.
7.3. Elementos de manipulación: recogepedidos de bajo, medio y alto nivel
El almacenaje de mercancías requiere la manipulación y transporte de cargas que puede realizarse con varioselementos. Lo habitual es que se utilicen varios de ellos para adaptarse a cualquier tipo de carga. Se distinguenrecogepedidos de bajo, medio y alto nivel.
Recogepedidos de bajo y medio nivel
Son los mecanismos de manipulación de cargas que actúan a nivel de suelo como las transpaletas, las apiladoras ylas carretillas elevadoras.
Las transpaletas están formadas por dos largueros en forma de U, unidos por la estructura que permite laelevación de la U, una vez que ha enganchado la carga. Las hay manuales y autopropulsadas. Su uso es extensivo acualquier tipo de almacén debido a su versatilidad.
Están indicadas para:
La carga y descarga de camiones.Traslado de palés y contenedores.Tareas auxiliares en preparación de pedidos, recepción y expedición.
La transpaleta autopropulsada presenta tres modalidades: con conductor de pie, conductor sentado y conductor sobreplataforma.
Las transpaletas manuales se caracterizan por su facilidad de manejo para el que apenas se necesita formación, porsu seguridad y su ligereza. El manejo de la transpaleta se realiza por medio del timón situado en medio de la U, quetiene tres posiciones: posición elevación, posición bajada y mantenimiento fijo de la carga. Para elevar las cargashay que empujar el timón hacia abajo, hasta que el bulto se sitúe a la altura deseada, y la bajada se realiza de formaautomática al liberar el tope.
Las transpaletas autopropulsadas vienen provistas de un sistema eléctrico con el que no hay que elevar la carga deforma manual, la presión y los movimientos de empuje los realiza la propia máquina. La velocidad del motor escontrolada por el operario a través de aceleradores colocados en la empuñadura del timón. Las transpaletaautopropulsadas se clasifican en:
Transpaletas con conductor a pie donde el operario tiene que ir caminando de forma paralela a lamáquina.
Transpaletas con conductor montado que transportan al operario en sus movimientos. Este tipo detranspaletas se usan en almacenes de gran tamaño, donde hay que cubrir grandes distancias. De estas a suvez hay dos tipos: transpaletas con conductor en plataforma, donde el conductor va encima de la máquinapero de pie; y transpaletas con conductor sentado.
Sabía que...
En las transpaletas con conductor sentado la conducción no se realiza a través de un timón como en el resto,este tipo de transpaleta va equipada con volante y puede alcanzar velocidades de 25 km/h.
Actividades
17. ¿Cómo actúa una transpaleta manual de tijera? Busque información al respecto.
Las apiladoras son máquinas análogas a las transpaletas en cuanto a uso y manejabilidad, pero llevanincorporado un mástil elevador telescópico por el que pasan las horquillas que sujetan la carga. La función de lasapiladoras es doble, permiten el transporte y la elevación de cargas a varias alturas. Las hay manuales yautopropulsadas.
Las apiladoras son muy útiles en:
La carga y descarga de mercancías en estanterías de almacén.La carga y descarga de productos en almacenes de venta directa al público.La carga y descarga de elementos que estén situados a cierta altura y donde no se puedan usar lastranspaletas.
Apiladora autopropulsada con base elevada para conductor
Las apiladoras manuales suelen ser mixtas al incluir tracción manual y elevación eléctrica. Las apiladorasautopropulsadas presentan conductor a pie, sobre plataforma y sentado, al igual que las transpaletas autopropulsadas.
Las carretillas elevadoras son vehículos autopropulsados formados por un chasis que lleva incorporado el motor,un mástil elevador, dos ejes con tres, cuatro o seis ruedas y un par de horquillas de carga para recoger la mercancía.
Existen varios tipos de carretillas:
Carretilla contrapesada: incorporan un contrapeso en la parte de atrás, por lo que la carga debe ir en laparte delantera. Este tipo es el más utilizado en la carga y descarga en muelles.Carretilla retráctil: funcionan con motores eléctricos alimentados por baterías y son de usoexclusivamente interno. Sus dimensiones son menores a las carrerillas contrapesadas, por lo que sonútiles en pasillos estrechos entre estanterías.Carretilla trilateral: son máquinas que permiten el desplazamiento de forma lateral y frontal, útiles enpasillos estrechos. La principal ventaja que presentan es su versatilidad al poderse adaptar a diferentesanchuras de pasillo, de hecho estas máquinas son más eficientes en pasillos, donde pueden usar raílesguía o guiado inductivo. El cabezal de las carretillas trilaterales puede ser en L, en J y en forma dehorquilla telescópica. El cabezal en L permite giros de 90 grados; el de estructura en J exhibe en elcuerpo del cabezal una viga-pluma colgada, que hace más fácil la rotación del cuerpo giratorio; elcabezal con horquilla telescópica no utiliza movimientos giratorios, pues se mueve en pasillos másestrechos de forma similar a un transelevador. Las carretillas trilaterales se clasifican según la posicióndel conductor:
Carretilla con hombre abajo: el operario se sitúa abajo y desde esa postura realiza todas lasmaniobras. Estas carretillas suelen estar provistas de dos o tres mástiles telescópicos que sedespliegan para conseguir mayores alturas.Carretilla con hombre arriba: son las clásicas recogepedidos, donde el operario se sitúa en laparte elevada de la máquina, desde donde puede recoger manualmente las referencias.
Nota
El guiado inductivo o filoguiado permite guiar a las carretillas trilaterales mediante cables que puedensituarse suspendidos o debajo del suelo.
Carretilla trilateral
Sabía que...
El mástil de las carretillas elevadoras puede ser de tres tipos:
Mástil doble telescópico: eleva cargas a alturas de 5,5 m en carretillas de hasta 2.500 kg de
capacidad y 7 m para los modelos de hasta 7 Tm de capacidad.Mástil doble con elevación libre total: donde la carga se puede elevar a mayores alturas tras eldespliegue de un tramo de mástil.Mástil triple con elevación libre total: mástil compuesto por tres segmentos que se despliegan encaso de necesitar más altura.
La siguiente tabla ilustra algunas características de las carretillas contrapesadas, retráctiles y trilaterales:
Altura Carga Ancho pasillo Velocidad
Contrapesada 0,9 m 1 t 3-6 m 0,7 m/s
Retráctil 10 m 2,5 t 2 m 0,64 m/s
Trilateral 14 m 1,5 t 1,6 m 0,13 m/s
Actividades
18. ¿Cuál es la principal diferencia entre la carretilla retráctil y la trilateral?19. Busque imágenes y videos en internet sobre los distintos tipos de carretillas elevadoras trilaterales y
observe su funcionamiento.
Aplicación práctica
El picking establece la recogida de los siguientes elementos:
2 unidades de A6 unidades de B4 unidades de C
Juan, María, y Esteban se disponen a hacer la extracción. Juan dispone de una transpaleta manual,María usa una transpaleta autopropulsada y Esteba una carretilla elevadora.
Teniendo en cuenta que el almacén utiliza el sistema de almacenaje que se ve en la fotografía y quealmacena los productos en las posiciones que se indican, ¿quién podrá realizar la extracción delpedido de forma unitaria?
SOLUCIÓN
Esteban podría realizar la extracción y transporte de todas las referencias del pedido, ya que la carretillaelevadora que utiliza permite la carga a nivel, donde se encuentran las mercancías B y C. Con la transpaleta,Juan y María solo podrían manipular la carga A ubicada a nivel de suelo.
8. Acondicionamiento y preparación última del pedido
El acondicionamiento y preparación última del pedido es el último paso antes de enviar el producto al cliente.Este proceso tiene por finalidad acondicionar el pedido para que no sufra ningún daño hasta que llegue al cliente.
8.1. Agrupación de bultos
La agrupación de bultos es el confinamiento de productos generados en las operaciones de picking que quedan adisposición de ser separados por pedidos. Se ubican en la zona de preparación de pedidos.
La agrupación de productos se utiliza en casos de extracción agrupada según áreas geográficas o por clientes. Esdecir, los bultos se preparan para su expedición siguiendo dos criterios:
Se agrupan en el mismo bulto si están destinados a la misma área geográfica, y después se dividen unavez lleguen a su destino.Se agrupan en el mismo paquete o palé cuando estén destinados al mismo cliente, independientemente deque se hayan tramitado en pedidos diferentes.
Ejemplo
El cliente A ha realizado varios pedidos de gran volumen que han sido recogidos y llevados a la zona depreparación, donde son agrupados por cajas para ser entregados en el mismo reparto.
Varios clientes han realizado pedidos que deben ser enviados a la misma zona geográfica, por lo que seagrupan y se envían los pedidos en el mismo reparto.
8.2. Retractilado
El retractilado consiste en rodear la carga con una película de plástico transparente, con la finalidad de ajustar lascajas y evitar su movimiento.
Normalmente, el retractilado se aplica a cargas de tamaño uniforme, por ejemplo palés, aunque esto siempre serealiza a criterio propio de la empresa.
Para retractilar se hace uso de una máquina retractiladora automática, cuyo resultado es mucho más profesional yseguro que si el retractilado se realiza de forma manual.
Máquina de retractilado manual
Actividades
20. ¿Qué ventajas presenta el retractilado automático frente al retractilado manual?
8.3. Flejado
El flejado es una técnica de amarre de mercancías, que tiene por objetivo la protección de los paquetes frente acaídas, desplazamientos y rebotes. Consiste en rodear las cargas con citas o bandas de nailon, plástico o cualquiermaterial para sujetarlas durante el transporte.
Nota
El flejado se complementa con tacos de madera situados entre la carga y el suelo, y otros apoyos que sirvanpara nivelar las cargas.
El flejado se suele realizar antes del retractilado.
8.4. Etiquetado
El etiquetado es el proceso de información que llevan aparejado todas las cargas en relación a su origen,trazabilidad, ingredientes, fechas de caducidad e intervinientes.
El etiquetado se realiza a tres niveles:
A nivel de producto individual: es la etiqueta que llega al consumidor final.A nivel de lote: es la etiqueta correspondiente a los lotes de productos envasados en grupo. Esta etiquetadebe incluir la información de la etiqueta a nivel individual e información adicional sobre el lote.A nivel de palé: es la etiqueta correspondiente a palés completos, útil para los intervinientes logísticos.
8.5. Embalado
El embalado es el proceso de cubrir y proteger los envases individuales o lotes con materiales especiales, paraevitar que el producto entre en contacto directo con los medios de transporte.
Los objetivos del embalado son tres:
Protección de los productos y de sus envases primarios.Facilidad de manejo y transporte.Estandarización de bultos, sobre todo si el medio de transporte es intermodal.
El proceso completo de preparación de pedidos en cuanto al embalaje y según la AECOC (Asociación defabricantes y distribuidores) establece que los embalajes o envases secundarios que agrupan a varias unidades deconsumo individual, deben llegar a los lineales de las tiendas facilitando, de esta forma, la reposición del lineal ymejorando la presentación de los productos y su accesibilidad por el consumidor. Estos embalajes denominados“listos para vender” o “Shelf Ready Packaging” recorren todos los procesos de distribución de la cadena desuministro, desde el fabricante hasta el lineal de la tienda, sin apenas manipulación.
9. Detección y tratamiento de incidencias
La preparación de pedidos es una de las tareas clave en logística, de hecho es un proceso generador potencial deincidencias debido a su alta manipulación manual, más proclive a los errores que los procesos puramente mecánicos.
Es importante que el sistema de gestión del almacén lleve un control pormenorizado de todas esas incidenciaspara crear una base estadística sobre la que poder tomar decisiones.
Las incidencias más usuales durante la preparación de pedidos son:
Omisión de referencias en almacén, aunque el sistema contabilice que quedan unidades suficientes.Envases defectuosos que obligan a su cambio.Referencias con ubicación errónea.Referencias cambiadas de sitio con respecto a otras.Artículos omitidos en los envíos del cliente.Artículos cambiados en los envíos al cliente.Inclusión de artículos no pedidos en paquetes.Averías de equipos en instalaciones del almacén.Devoluciones de mercancías.
Todas estas incidencias deben ser gestionadas por la compañía, ya que todas tienen un efecto negativo en lagestión de almacén, sin embargo, las relacionadas con clientes cobran especial relevancia, debido al deterioro en laimagen corporativa.
Cuando se produce una incidencia con clientes, el primer paso es solventar el problema con el afectado,transmitiéndole las disculpas y recompensándolo por las molestias.
Después, el procedimiento es común para todas las incidencias y agrupa las siguientes actuaciones:
1. Conocer las causas del problema a través de una investigación.2. Determinar acciones correctoras para volver a la situación inicial.3. Establecer medidas preventivas para evitar que la incidencia ocurra de nuevo.4. Establecer un protocolo de control de implantación de las medidas correctivas.
A pesar de introducir esta generalidad en el proceso y debido a la importancia de las averías y los fallos en laentrega de mercancías, dichas incidencias serán tratadas de forma individual.
9.1. Averías y fallos en instalaciones y equipos mecánicos
Cuando la incidencia está relacionada con el uso de las instalaciones o con elementos mecánicos, el almacénprocederá enviando rápidamente a reparación a las máquinas afectadas. Esto se realiza así, sobre todo con máquinasmóviles o de poco tamaño; en el caso de aparatos de gran tamaño y fijos, el personal destinado a la reparación debedesplazarse al almacén. En almacenes muy mecanizados y de gran tamaño se dispone de un equipo propio dereparaciones, que atiende averías y lleva a cabo el mantenimiento de la maquinaria.
Definición
MantenimientoConjunto de acciones que tienen por finalidad mantener o mejorar las condiciones del funcionamiento deinstalaciones y maquinaria.
Antes de desarrollar el mantenimiento y sus implicaciones es necesario conocer la diferencia entre fallo y avería.
El término fallo hace referencia a cualquier modificación que imposibilita el correcto funcionamiento del aparato.El fallo puede ser de carácter parcial, leve, moderado o grave, pero la máquina sigue funcionando.
Cuando el fallo producido es sumamente grave y evita la utilización de la máquina, se trata de una avería o fallototal. Es decir, la avería es un fallo que inutiliza el elemento, provocando su reparación forzosa.
El siguiente diagrama muestra la relación de causalidad entre fallo y avería:
Es responsabilidad del departamento de mantenimiento mantener en correcto funcionamiento las instalaciones ymaquinaria del almacén y de cualquier parte de la empresa; esta acción se realiza de dos formas: preventiva ycorrectivamente.
Ejemplo
Durante la extracción de mercancías, el operario nota un ruido extraño en el transelevador, se trata de unfallo, pues la máquina sigue funcionando.
El mantenimiento correctivo es el que se realiza con posterioridad a la aparición de la avería, reparando losmecanismos que han sufrido algún fallo o avería. El mantenimiento correctivo se desdobla en dos tipologías:
Mantenimiento correctivo paliativo: acción no definitiva que tiene por objeto restablecer la actividaddel almacén en el menor tiempo posible. Esta acción está seguida por otra de carácter permanente, que esla que realmente arregla la avería. Es decir, el mantenimiento paliativo es temporal y se aplica en casosde urgencia.Mantenimiento correctivo curativo: se produce con posterioridad a la modalidad paliativa y tienecarácter permanente. Después de las acciones curativas, los elementos están arreglados y listos para suuso a largo plazo.
El mantenimiento preventivo ocurre antes de que ocurra el fallo o avería. Su objetivo radica en evitar que seproduzcan fallos de forma continua y velar por la durabilidad de los equipos. Al igual que en las accionescorrectivas, existen dos tipos:
Mantenimiento preventivo sistemático: es aquel que se lleva a cabo mediante un plan establecido quese ejecuta cada cierto tiempo. Es el mantenimiento constante de la maquinaria que se ejecuta de formarutinaria.Mantenimiento preventivo condicional: es aquel que se realiza tras sucesos específicos que prescribenla aplicación de métodos como mediciones, test, análisis, etc.
Ejemplo
Tras una fuerte tormenta, el almacén ha resultado anegado y el equipo técnico ha decidido revisar lamaquinaria para comprobar que no ha habido daños mayores, a pesar de que no hay indicios de fallos niaverías. La medida es preventiva condicional, ya que la decisión de implantarla ha venido por la inundación.
Con independencia del tipo de mantenimiento que se esté aplicando, este se efectúa en cinco niveles:
Nivel de mantenimiento 1: incluye tareas sencillas relativas al mantenimiento diario de la maquinaria,efectuadas por los propios operarios. Su ejecución no necesita de personal técnico especializado y viene
indicada en las instrucciones de la maquinaria.Nivel de mantenimiento 2: son operaciones sencillas, pero que requieren el desmontaje de algunaspiezas.Nivel de mantenimiento 3: son medidas correctivas que vienen impuestas por fallos declarados y querequieren de cierta preparación técnica y específica. Estos fallos deben ser resueltos por personalcualificado.Nivel de mantenimiento 4: son medidas correctivas y preventivas realizadas mediante su planificaciónprevia. El personal necesario debe ser técnico especialista y las acciones de mantenimiento planificadas,ya que se requiere el paro en la producción.Nivel de mantenimiento 5: medidas, en su mayoría correctivas, que requieren que la maquinaria seadesplazada a servicios técnicos centralizados para su reparación.
Ejemplo
Nivel 1: lubricación de los engranajes.Nivel 2: desmontaje y lubricación de piezas.Nivel 3: sustitución de componentes.Nivel 4: reparación tras avería grave.Nivel 5: desmantelamiento de la maquinaria para su arreglo.
Actividades
21. Ponga un ejemplo de mantenimiento preventivo sistemático.
El departamento de mantenimiento está íntimamente relacionado con el de calidad. Es obvio que la ocurrencia defallos y averías de forma continuada puede afectar a la calidad de los productos suministrados y a la gestión delalmacén de forma general. Es por ello, que el sistema de calidad debe incluir aspectos relacionados con incidencias;los más frecuentes son:
Política cero averías: los fallos son los que ocasionan las averías, por tanto, si se controlan estos, lasaverías pueden reducirse e incluso eliminarse.Política cero fallos: la ocurrencia de fallos es más compleja que las averías, aunque es deseable queestos se detecten cuando sean leves, para después aplicar políticas preventivas.Política cero retrasos: la solución a los fallos y averías, junto con la optimización de tiempos y unabuena gestión en el transporte, dan lugar a la excelencia en términos de tiempo.Política cero productos defectuosos: los fallos en maquinaria pueden generar productos defectuosos,por tanto, la reducción de los primeros conseguirá índices de productos defectuosos más bajos.
Aplicación práctica
Una de las cintas transportadoras que llevan las cajas con las mercancías desde la zona de pickinghasta la zona de preparación, ha sufrido un paro. No es la primera vez que ocurre esta incidencia; lascintas son de banda y necesitan lubricación para poder seguir rodando. En los casos en los que estosucede, los propios operarios engrasan la cinta cerca de los rodillos para que siga girando, todo ellosin parar la actividad.
¿De qué tipo es la medida que aplican? Considere la tipología y el grado de mantenimiento.
SOLUCIÓN
La medida aplicada es de tipo correctivo paliativo, ya que las cintas deberán ser lubricadasconvenientemente después por el servicio de mantenimiento.
El nivel de mantenimiento es el 1, pues la acción no requiere de conocimientos técnicos específicos, ni deldesmonte de piezas.
9.2. Devoluciones de mercancías
Las devoluciones de productos pueden ocurrir a cualquier nivel dentro de las gestiones de almacén. Por ejemplo,pueden darse entre el fabricante y su proveedor de materias primas o entre el consumidor final y el distribuidor. Elprimer caso sería una devolución a proveedores y el segundo una devolución de clientes.
Las razones más frecuentes de devolución de mercancías son:
Desperfectos en los productos: ante productos defectuosos, el emisor de dicha mercancía está obligadoa recibir la devolución. Este tipo de devolución se suele producir en los propios almacenes, donde lamercancía se debe quedar anotada en el albarán de entrega.Clientes insatisfechos: las políticas orientadas al cliente tienen como pauta admitir devoluciones porcualquier causa (cambios en los gustos del cliente, talla no adecuada, etc.), siempre que se produzcan enun periodo de tiempo establecido.Errores en el proceso de compra: ocurren cuando el producto no es el deseado (el color no es correcto,se necesita otra talla, etc.). Son muy habituales en compras por internet.
Lo habitual es que una vez que se recibe el producto devuelto, este se ponga de nuevo a la venta, siempre que notenga desperfectos. En caso de que el producto no sea apto para la venta, se pueden utilizar otros medios para suretorno:
Mercados alternativos como mercados de segunda mano, mercados de productos con taras, etc.Eliminación del producto mediante su reciclaje, reutilización, vertido o incineración.
Definición
ReciclajeEl proceso de reciclaje conlleva la transformación de materiales, con el objetivo de crear nuevas materiasprimas.
ReutilizaciónLa reutilización da un nuevo uso al producto.
VertidoEl producto no reciclable y no reutilizable se deposita para su incineración y destrucción.
A nivel registral, las devoluciones implican una nueva entrada al almacén que debe ser contabilizada. Cuando ladevolución se produce al proveedor, la mercancía puede rechazarse en el momento de recepción, cuyo registro serealizará en el albarán de entrega. En estos casos la mercancía no llega a contabilizarse, ya que no se produce suentrada.
La devolución de mercancías influye en la gestión del almacén a tres niveles:
Afecta a su organización, ya que los flujos de mercancías devueltas deben gestionarse.Interfiere en el coste de mantenimiento total, las mercancías devueltas suponen nuevos costes dealmacenamiento, transporte y gestión, que implican personal y tiempo de trabajo por parte de lamaquinaria.La calidad del servicio puede verse afectada, sobre todo a nivel de imagen, cuando las devolucionesvienen de clientes.
Actividades
22. Identifique las fases por las que pasa un producto desde que es devuelto por el cliente hasta que sealmacena de nuevo. Tenga en cuenta los flujos y procedimientos efectuados durante las entradas demercancías.
10. La documentación de acompañamiento de la mercancía: etiqueta de producto yetiqueta de transportista
La documentación que debe acompañar a la mercancía durante el transporte es:
Albarán de entregaHoja de ruta del transportistaCarta de porte en caso de trámites con aduana
De todos estos documentos debe hacerse copia para archivarla en los registros de la empresa. Si durante eltrayecto se extravía, la empresa puede necesitarla de nuevo o bien servir de justificante en caso de incidencias con laempresa de transporte. En algunos servicios de transporte también se incluye la Hoja Logística, aunque estedocumento se usa, sobre todo, a nivel interno.
10.1. Normativa de identificación
Actualmente el etiquetado de productos y cargas se rige por la norma estándar GS1. GS1; es una asociacióndedicada al diseño e implementación de estándares globales utilizados en la cadena de abastecimiento.
Los estándares GS1 permiten acercar compañías que representan todas las partes de la cadena de abastecimiento:fabricantes, distribuidores, minoristas, transportistas, organizaciones aduaneras, desarrolladores de software,autoridades regulatorias locales e internacionales, y algunas más. Los estándares GS1 son usados tanto por grandescadenas internacionales como por el pequeño comercio, tanto por las marcas mundialmente reconocidas como porlos artesanos particulares.
Los códigos de barras GS1 permiten que las empresas administren la cadena de abastecimiento de manera máseficiente. Además se consiguen los siguientes objetivos:
Se mejora la seguridad de los usuarios.Se combate la falsificación.Se garantiza la seguridad del consumidor.Se establece un sistema de comunicación más fluida.
Los códigos establecidos por GS1 son el GS1-13 que sustituye al EAN-13 y el GS1-128 que sustituye al EAN-128, código destinado a las cargas manejadas por transportistas.
10.2. El código de barras
El código de barras es un sistema de codificación internacional que permite el registro de las mercancías de formaglobal. Está formado por una serie de rayas negras dispuestas verticalmente cruzadas con espacios blancos.
Para detectar, leer e interpretar el código de barras debe disponerse de un lector adecuado, formado por un escánerque decodifica el código y envía los datos al sistema de gestión.
El código de barras EAN-13 contiene 30 barras y 29 espacios de ancho variable. El código está compuesto por 13dígitos, donde el primero o los dos primeros corresponden al país, los diez siguientes identifican al fabricante y alproducto, y el último es un dígito control.
El EAN-128 sigue la misma filosofía que el EAN-13. De hecho incluye los mismos dígitos que el primero másotros adicionales correspondientes al número de lote, unidades que lo componen, cantidades de unidades de venta,fechas de fabricación, unidades de envío y localizadores, entre otros. Estos datos están consignados a través de losIA (Indicadores de Aplicación). Los IA esenciales que siguen el GS1-128 y el EAN -128 son:
IA 00 correspondiente a la matrícula de la mercancía.IA 01o identificador de la agrupación (palé, caja, etc.).IA 02 o el código de artículo contenido en otra unidad o envase.IA 10 o número de lote.IA 37 o número de unidades contenidas.
Actividades
23. Identifique el código del país, el fabricante y el producto en la siguiente etiqueta:
10.3. El envase y el embalaje
Tanto el envase como el embalaje tienen la finalidad de proteger al producto de golpes durante su transporte ymanipulación, así como de presentar el producto en condiciones óptimas para su consumo frente al cliente.
El envase y el embalaje también cumplen funciones estéticas y de reconocimiento, sobre todo el envase que rodeadirectamente al producto. Ambos elementos son considerados por el marketing como una forma de promoción, yaque complementan al producto y lo hacen más apetecible.
A pesar de todas estas utilidades, la que a nivel logístico es más interesante es la de protección del producto eidentificación a través de la impresión de códigos.
A efectos de terminología, el embalaje hace referencia al elemento protector que rodea a la agrupación de envasesindividuales. Sin embargo, según la normativa y la práctica geneal, ambos conceptos se utilizan como sinónimos.
10.4. Embalaje, unidad de carga y paletización
Una de las medidas de protección que implica el acondicionamiento de las mercancías es el uso del envase; estepuede ser de tres tipos:
Envase primario: es el que contiene al producto y el que está en contacto directo con él. Este envase sedestina al uso del consumidor, no siendo muy utilizado a nivel logístico en la identificación de cargas através de códigos.Envase secundario: recipiente que agrupa varios envases primarios en forma de pack. Se utiliza a nivelde usuario y a nivel logístico.Envase terciario: contiene los envases secundarios y se utiliza solo a nivel logístico.
Por tanto, según estas definiciones, el envase terciario es el embalaje que a efectos prácticos se usa como envase,de hecho se le considera un envase de envases.
Los envases deben cumplir una serie de requisitos para que sean considerados como tales. Deben estar fabricadoscon un material adecuado para la protección de los productos de su interior como el plástico, el papel o el cartón. Laelección de uno u otro está determinada por la naturaleza del producto, el coste y el modo de transporte.
Sabía que...
En 1994 se elabora la Directiva 94/62/CE relativa a los envases y residuos de envases. En España sutransposición se hizo a través de la Ley 11/1997, de 24 de abril, sobre envases y residuos de envases. Estaley tiene por objeto prevenir y reducir el impacto sobre el medioambiente de los envases y la gestión de losresiduos de envases a lo largo de todo su ciclo de vida.
Los conceptos de envase y embalaje se relacionan con el de unidad de carga y paletización. La unidad de carga esla agrupación de productos dispuestos para su envío en condiciones estándares de transporte, es decir, hacerconjuntos de productos de forma que su volumen ocupe el estándar utilizado en transporte u otros medios.
La elección de un estándar de carga depende del tipo de carga, la forma de transporte, el volumen de la mercancíay el gasto estimado.
Nota
En la elaboración de la unidad de carga se aplican las acciones de retractilado, flejado, etiquetado yembalado.
La paletización es un tipo específico de unidad de carga que utiliza como base el palé. El palé es una plataformaformada por listones de madera que sirven como base a cualquier mercancía. El palé es apto para su enganche yelevación por parte de una transpaleta o una carretilla elevadora. Sus medidas estándares europeas son 1,20 de altopor 0,8 de ancho, aunque su versión americana varía (1×1,2).
Sabía que...
La estandarización de las medidas del palé de madera está relacionada con el transporte de mercancías envagones de tren durante la II Guerra Mundial. Debido a que el ancho de los vagones europeos era de 2,4 m,eran necesarios palés de 1,2 m de ancho para poder colocar las mercancías a lo largo de los vagones.
10.5. Las RAL sobre E+E y paletización
Con el fin de proporcionar las operaciones de paletización y carga, la AECOC ha desarrollado ciertasrecomendaciones, las RAL sobre E+E y paletización por unidades de carga eficientes que abordan alturas,aplicaciones y procesos.
El motivo vital de esta participación es que las unidades de carga constituyen fuentes de coste para la empresa queinciden en la productividad de su sistema logístico.
Estas RAL recogen acuerdos en las siguientes áreas:
1. Las dimensiones de las bases (el sistema modular).2. Las alturas de las unidades de carga paletizadas y el peso máximo de las cargas paletizadas.3. Especificaciones de los embalajes en los almacenes y el transporte.4. La identificación del embalaje.
Las medidas para las bases son las siguientes:
Módulo de referencia: 600 × 400 mm Norma ISO 3394
Múltiplos (mm × mm)
1.200 × 800(4 módulos)
800 × 600(2 módulos)
Submúltiplos (mm × mm)
600 × 400 600 × 200 600 × 133 600 × 100
300 × 400 300 × 200 300 × 133 300 × 100
200 × 400 200 × 200 200 × 133 200 × 100
150 × 400 150 × 400 150 × 133 150 × 100
120 × 400 120 × 400 120 × 133 120 × 100
Las superficies de ocupación de las unidades de carga secundarias están basadas en la base patrón de 600 × 400mm.
Nota
Con esta primera medida se consigue reducir los costes a través del mejor uso de todas las capacidades delos elementos que interactúan en la cadena, aumentar la capacidad de automatización, minimizar los dañosen productos, localizar ventajas ergonómicas y mayores beneficios medioambientales derivados del ahorro
en espacios.
En cuanto a la altura, se recomienda las siguientes alturas de unidades de carga paletizadas (paleta de 800 × 1.200mm) de productos de gran consumo:
Como norma general los tres rangos siguientes de alturas máximas de las unidades de carga: 1,15 m, 1,45m y 2 m.La presentación de dos unidades de carga remontadas con altura máxima cada una de 1,35 m.Cada una de las partes deberá convenir anticipadamente la aplicación de las alturas comprendidas entre 2y 2,30 m de la unidad de carga, aplicando el análisis de proceso de la unidad de carga, incluido en estasrecomendaciones (RAL Unidades de Carga Eficiente). En este caso, la unidad de carga secundaria nodeberá exceder el peso de 10 kg, y disponer de un diseño con dimensiones de altura, anchura y longitudque no impliquen riesgos en la manipulación y permitan la accesibilidad ergonómica de la misma.
Además, la norma incluye otras recomendaciones como que la mercancía no sobresalga del palé, que la cargapaletizada esté configurada para que desmantelarla sea sencillo, que tenga accesibilidad por los cuatro lados, que sevea su identificación y que lleve los medios de protección adecuados.
El embalaje de transporte siempre debe llevar impresa la marca de fabricación, descripción del producto, númeroy contenido de las unidades de consumo. Esta información debe aparecer impresa en todas las caras o, comomínimo, en dos caras del embalaje, excepto en la de la base, con el fin de que la información sea visible una vezcolocado el embalaje sobre la paleta.
Además, los embalajes de transporte deben llevar en el lugar adecuado los siguientes conceptos:
Codificación EAN de acuerdo con las Especificaciones AECOC de Codificación (ver Guía de Usuario).Instrucciones de almacenado cuando sea necesario.Fechas de caducidad o de consumo preferentemente.Datos de la expedición.Símbolos que orienten su correcta manipulación.
La información impresa debe corresponderse con el producto, y el texto debe tener un tamaño adecuado parafacilitar la lectura a todos los usuarios de la cadena de suministro.
Los símbolos EAN-13 y EAN-128 deben ubicarse según las especificaciones AECOC de codificación.
La implantación de estas recomendaciones tiene implicaciones en toda la cadena de suministro: transporte delarga distancia, almacenaje y manipulación, distribución capilar, almacenaje y manipulación en trastienda yreaprovisionamiento al lineal.
ACTIVIDAD: Transporte de larga distancia y transporte de reparto
Recomendación Oportunidad Beneficios esperados
- Base de la paleta: 1.200 × 800 (EUR). - Incremento de la ocupación del transporte. - Reducción costes de transporte.
- Alturas recomendadas de las unidades decargas eficientes.
- Sistema modular embalaje secundario.
- Estabilidad cargas multifabricante y multidistribuidor.- Optimización de la ocupación del transporte.- Aumento ocupación de los Roll containers y paletas.
- Reducción del riesgo de desperfectos enla mercancía.
- Reducción material del embalaje.- Mayor productividad en la preparación
de los pedidos.
ACTIVIDAD: Manipulación y almacenaje oportunidad
Recomendación Oportunidad Beneficios esperados
- Seguimiento de las dimensiones delsistema modular.
- Seguimiento de las recomendaciones depeso y dimensiones (base y alturamáxima).
- Mejora de la productividad en la manipulación.- Operatividad en almacenes automatizados.- Aumento de la ocupación de los almacenes.- Estabilidad apilamiento.
- Reducción de costes de manipulación.- Reducción costes de almacenaje.
ACTIVIDAD: Control de recepción de la mercancía
Recomendación Oportunidad Beneficios esperados
- Identificación según Sistema EAN (EAN13 y EAN 128).
- Reducción tiempo de identificación y recuento demercancía: reducción colas de espera y sistemasmecanizados de identificación de mercancía.
- Agilización control de recepción de la mercancía.
- Reducción costes de transporte y mejorade la productividad de los recursosdedicados a la descarga.
- Reducción costes de manipulación.
ACTIVIDAD: Reaprovisionamiento al lineal
Recomendación Oportunidad Beneficios esperados
- Seguimiento dimensiones del sistemamodular.
- Utilización de bandejas adaptadas alsistema modular.
- Dimensiones recomendadas del lineal.
- Reducción manipulaciones reposición lineal.- Exposición directa de bandejas y paletas.- Mejora de la ocupación de la sala de ventas.
- Reducción costes de manipulación entienda.
- Aumento potencial de ventas.
10.6. Alternativas de embalaje
Además del coste y el efecto en la productividad que pueden tener los envases sobre la logística, su implicaciónva más allá. Los costes en envases se pueden traducir en costes medioambientales con costes difíciles de cuantificar,pero no menos graves. La Ley 11/1997, de 24 de abril, sobre envases y residuos de envases establece la obligaciónde reciclar entre un mínimo del 25 % y un máximo del 45 % en peso de la totalidad de los materiales de envasadocontenidos en los residuos de envases, con un mínimo del 15 % en peso para cada material de envasado.
Los materiales que se proponen para cumplir esta medida son la utilización de envases de vidrio, envases decartón y papel, envases de plástico y envases de metal.
Los envases de vidrio son los que presentan tasas de reciclaje mayores, su aprovechamiento es el 100 %.
Los envases de cartón y papel que presenten los dos materiales de forma conjunta deben separarse porque losprocesos de reciclado son distintos. Cuando se produce la separación, los índices de reciclaje son aceptables y losmateriales resultantes son bastante reutilizables.
Solo un porcentaje de los plásticos puede reciclare, pero aun así la medida resulta interesante.
El metal reciclado tiene gran aceptación en la industria de la construcción y debe realizarse su extracción porseparado.
Nota
La ley anterior también recoge la reducción de al menos el 10 % en peso de la totalidad de los residuos deenvase generados.
11. Resumen
Una de las operaciones importantes en la gestión del almacén es la preparación de pedidos que debe serplanificada correctamente para que se produzcan las incidencias mínimas posibles.
El pedido es el acto que inicia el proceso de preparación. La línea de pedido está formada por el conjunto deartículos incluidos en un mismo pedido.
Existen varias tecnologías usuales en la gestión de almacenes como los sistemas que utilizan radiofrecuencia, lossistemas de picking por voz y los que usan la tecnología picking to light.
El picking list es la orden, escrita o electrónica, emitida internamente que da paso a la extracción de lasreferencias que conforman el pedido o pedidos. El packing list es la orden de preparación y embalaje de los pedidosque se van a entregar al cliente. El packing list puede coincidir o no con el picking list en función de la organizacióndel almacén.
La extracción simple o unitaria implica realizar el picking en las estanterías pedido a pedido, de forma que cadaorden y movimiento del operario en el almacén se haga por pedido.
En la extracción agrupada se recogen los artículos correspondientes a varios pedidos, que se pueden corresponderal mismo cliente o la misma ruta de transporte.
La distribución del almacén es una de las labores más complejas en logística, ya que con ella se determina lacapacidad de organización que va a tener el almacén. La zona de recepción es donde se recibe la mercancíaproveniente de los muelles de carga. Las entradas tienen como destino la zona de almacenaje, que es el sitio dondepermanecerán hasta que sean suministradas. La zona de preparación de pedidos está destinada a agrupar y embalarcada pedido de forma individual. Por último, la zona de expedición se destina a ubicar las mercancías listas parasalir desde los muelles.
Para realizar las operaciones de picking son necesarios medios materiales que extraigan y desplacen los ítemsdentro del almacén. Las estanterías dinámicas, el almacén automático para cajas, el carrusel, el paternóster, losascensores y los transelevadores serían algunos elementos de almacenamiento.
Los elementos de almacenaje y picking están sometidos al mantenimiento que se realiza de forma correctiva ypreventiva. El mantenimiento está relacionado con el sistema de calidad, que se centra, principalmente, en lareducción de fallos y averías, para así evitar las incidencias más habituales del almacén.
Tanto el envase como el embalaje tienen la finalidad de proteger al producto de golpes durante su transporte ymanipulación, así como de presentar el producto en condiciones óptimas para su consumo frente al cliente.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a. La tecnología no siempre es aplicable en el sector logístico, especialmente cuando lasempresas son de reducido tamaño.
VerdaderoFalso
b. El bacth to picking consiste en recoger todos los ítems del pedido, directamente en la cajadonde serán enviados.
VerdaderoFalso
2. Las recomendaciones de la AECOC con respecto a la carga y descarga de camiones se centran en...
a. ... los horarios de entrega que deben cumplirse escrupulosamente sin márgenes.b. ... los horarios de entrega y en ciertos márgenes de retraso de máximo una hora.c. ... los horarios de entrega y márgenes de actuación que son como máximo de 3 horas.d. ... los retrasos en entregas que presentan una media de 2 horas.
3. En la extracción simple...
a. ... se recoge un pedido por picking list.b. ... se recomiendan listas de extracción con referencias heterogéneas.c. ... no se permite el pick to box.d. ... se recogen varios medidos con el mismo picking list.
4. ¿Cuál de las siguientes opciones hace referencia a la filosofía “mercancía a operario”?
a. El operario asume un rol activo, ya que debe desplazarse hacia los productos.b. No se optimizan ni los tiempos ni la filosofía “operario a mercancía”.c. Requiere de altos niveles de mecanización.d. Todas las anteriores son incorrectas.
5. El control de calidad de la carga se produce...
a. ... en la zona de picking.b. ... en la zona de recepción.c. ... en el pulmón del almacén.d. ... en el área de preparación.
6. El picking de alto nivel se caracteriza por:
a. Necesitar medios mecánicos sofisticados.b. Distribuir las mercancías en pasillos altos y estrechos.c. Necesitar más medios de seguridad, debido a la peligrosidad de la actividad.d. Todas las opciones son correctas.
7. Las estanterías compactas...
a. ... presentan varios niveles de tipo bajo.
b. ... están indicadas para el almacenamiento de grandes volúmenes.c. ... aplican la filosofía “operario a mercancía”.d. ... optimizan notablemente el espacio debido a su altura extrema.
8. Indique qué filosofía se aplica a los siguientes tipos de almacenamiento:
a. Carrusel: ______________________________.b. Estantería de un solo nivel: _____________________.c. Estantería compacta: ________________________.d. Paternóster: ________________________.
9. Complete la siguiente frase:
El código de barras es un sistema de ______________ internacional que permite el ___________ de lasmercancías de forma _________. Está formado por una serie de rayas _____________ dispuestas__________________ cruzadas con espacios _____________.
10. ¿Qué documentación debe acompañar a la carga durante el transporte?
Capítulo 3Gestión y preparación de inventarios
1. Introducción
Cuando se adquiere un producto no se es consciente de todo el proceso que ha ocurrido para que ese elementopueda ser suministrado en esas condiciones y lugares concretos. Antes de que el producto llegue al cliente, ha estadoalmacenado de forma ordenada para ser recogido en el momento exacto. Para que esto sea posible, es necesariohacer controles rutinarios del nivel y calidad del stock almacenado.
Es precisamente la labor de inventario la que se trata en este capítulo. A priori se puede pensar que esta tarea solorequiere el recuento físico de los productos almacenados, pero no es así, el trabajo es mucho más complejo. A lolargo del capítulo se explicarán las diferentes técnicas que las empresas pueden aplicar para realizar sus inventarios eindicadores que les ayuden a detectar incidencias y problemas en su gestión.
2. Concepto y fundamento de los inventarios físicos
Existen diversos conceptos, todos relacionados con el almacenamiento de productos, que se utilizan comoanálogos cuando realmente no lo son. Se trata del stock, las existencias, el surtido y el inventario.
El stock es el conjunto de productos almacenados en las dependencias de la compañía. El tipo de productoacumulado depende de la tipología de empresa; de esta forma, en compañías fabriles, el stock está constituido pormaterias primas y/o productos semiterminados, y en empresas comerciales o distribuidoras, por productosterminados.
Las existencias o mercaderías son términos contables referidos a los productos almacenados y disponibles para laventa. Las existencias también son consumibles no afectos a la actividad principal de la empresa, que permanezcanen la entidad menos de un año como el papel o la tinta.
Nota
Stock y mercancías se utilizan como sinónimos en empresas comerciales. En empresas industriales se usastock para referirse a las materias primas y otros productos que se incorporan al proceso productivo.
El surtido es el conjunto de productos que la empresa comercializa y que está disponible en sus catálogos.
La diferencia entre stock y surtido es la disponibilidad. Los productos siempre están presentes en el surtido queofrece la empresa, pero pueden no estar disponibles al no haber stock. Esta situación es frecuente cuando la empresavendedora compra las mercancías una vez que se ha realizado el pedido por parte del cliente.
El nivel de stock y surtido puede variar según el tipo de empresa. Por ejemplo, en empresas distribuidoras elvolumen de surtido es amplio, mientras que el stock de cada uno de los productos es menor. En la industria, elvolumen de surtido (los materiales que utilizan) es bajo, pero poseen grandes stocks.
Sabía que...
El stock protege a la empresa ante situaciones de riesgo ocasionadas por la variabilidad de la demanda o la
entrega de mercancías fuera de plazo.
Asimismo, el stock puede clasificarse en:
Stock total o económico. Es el nivel de existencias presente en la empresa, que incluye los materiales delalmacén y los que se encuentran en tránsito hacia la empresa o saliendo de ella. Es un término teóricoque se utiliza en la gestión logística.Stock físico. Está formado por los productos acumulados en almacén, que constituyen la base delinventario.
Actividades
1. Indique un caso en el que el stock físico sea superior al stock total o económico.
Independientemente de la clasificación anterior que agrupa conceptos más teóricos, el nivel de stock se clasificaen:
El stock óptimo es el nivel de existencias adecuado para cubrir la demanda habitual y asegurar la entregade bienes en tiempo y forma. Es un concepto teórico que se calcula previamente para hacer comparativascon el nivel de stock real.El stock máximo es el nivel de existencias máximo que puede mantenerse en almacén, en función de suespacio y organización.El stock mínimo es el nivel mínimo necesario a partir del cual la empresa necesita aprovisionarse.El stock medio es la media de stock calculada para un periodo de tiempo. Su utilidad es estadística.El stock de maniobra es la diferencia en stock entre el nivel medio de entradas al almacén y las salidasmedias.El stock de seguridad está constituido por un nivel adicional de productos almacenados destinados acubrir pedidos fuera de la demanda habitual de la empresa.
Sabía que...
El stock cero se produce en empresas que carecen de productos almacenados o estos son mínimos. Esto esposible gracias a su filosofía de funcionamiento, que consiste en hacer pedidos a sus proveedores segúnreciban el pedido del cliente. La gestión del transporte y la producción debe ser óptima para que el plazo deentrega sea lo más ajustado posible.
Por último, el inventario es el resultado de contar los productos ubicados en almacén. El recuento siempre debeser físico aunque los registros, resultado de las transacciones de compra y venta de la empresa dan lugar a uninventario teórico, que puede coincidir o no con el real.
La realización de inventarios es útil y obligatoria en cualquier almacén. Los beneficios y utilidades que aportanson los siguientes:
Permite conocer la cantidad y el valor exacto de las mercancías almacenadas.Hace posible detectar desviaciones ente el inventario físico y el teórico.Mejora la gestión logística.Permite un mayor control sobre las actividades de aprovisionamiento, ventas y transporte.
La tipología de inventarios va en función del tipo de producto sobre el que se realice el recuento, de esta forma se
distinguen inventarios de materias primas, de productos semiterminados, de productos terminados y de mercaderías.
Ejemplo
Una compañía que se dedica al ensamblaje de ordenadores deberá realizar dos tipos de inventario, el depiezas destinadas a montaje y el de productos terminados.
En cuanto a la forma de representación de los datos, lo más usual es que se muestren en unidades físicas. Noobstante, por motivos de tipo económico, se pueden expresar en función de su valor monetario.
Sabía que...
En los inventarios de tipo monetario es necesario asignar un valor a cada producto. Este valor puede variarsegún el criterio de valoración de existencias que se aplique.
La siguiente tabla muestra las diferencias entre los conceptos vistos hasta el momento:
Stock Número y tipología de productos en almacén.
Mercaderías o existencias Términos contables referidos a productos almacenados.
Surtido Variedad de productos ofrecidos por la empresa.
Inventario Recuento físico del stock
Aplicación práctica
Salesol S. L. es una empresa envasadora y distribuidora de sal de mesa que trabaja principalmenteelaborando productos de marca blanca para las principales redes de supermercados del país. Loscontratos con estas empresas suelen estar cerrados, así que Salesol conoce la cantidad media que debesuministrarle. Por otro lado, Salesol envasa sal con su propia marca que vende como productogourmet a diversos clientes que hacen pedidos esporádicos.
El nivel de existencias de Salesol es el siguiente:
Existencias en kilos Demanda estimada en kilos
Sales de marcablanca
Sal común 5.200 5.000
Sal común yodada 4.000 3.800
Sal marina 4.500 4.500
Sales gourmetSal kosher 500 250
Sal del Himalaya 1.200 500
¿Cree que la empresa presenta niveles de stock óptimos?
Identifique algún producto que presente stock de seguridad.
SOLUCIÓN
El stock de todas las partidas cubre la demanda esperada, aunque las sales gourmet presentan niveles destock bastante más elevados que las sales comunes.
La sal común y la sal yodada presentan stock de seguridad por si hubiera que enviar una nueva partida deproducto. Por el contario, la sal marina está ajustada a la demanda y puede presentar problemas desuministro en caso de incidencia; no existe stock de seguridad.
En las sales gourmet el stock de seguridad es muy elevado, posiblemente para atender pedidos extra debido aque su demanda no puede predecirse como en los casos anteriores.
3. Inventario informático e inventario real
El inventario físico o real procede del recuento físico de las existencias de cualquier producto almacenado en laempresa y que sea útil para su actividad productiva.
El inventario informático procede del registro de salidas y entradas al almacén. Cuando este registro es adecuado,no deben existir diferencias entre el inventario físico y el informático. Sin embargo, en la práctica empresarialsurgen diferencias ocasionadas por errores en los registros, omisiones de información, robos y productosdeteriorados.
Para mantener un control sobre las diferencias entre el inventario informático y el real se deben hacer recuentosfísicos exhaustivos de forma periódica. Es obligatorio, a efectos contables, realizar un recuento una vez al año, quecoincide con el final de periodo. No obstante, la gestión logística puede requerir que los inventarios se realicen conmás frecuencia, dependiendo de sus necesidades y del nivel de rotación que presente el almacén.
Algunos de los factores que recomiendan realizar inventarios físicos con más frecuencia son:
Almacenes con altos niveles de rotación.Almacenes que hayan presentado niveles de incidencias altas con anterioridad.Indicios de robo.Si los productos almacenados son perecederos.
Sabía que...
En contabilidad el inventario físico es necesario para conocer el nivel de existencias y su valor. Con estosdatos se dan de baja las existencias de ese año para dar de alta las correspondientes al nuevo periodo. Esteasiento contable se realiza al final del año fiscal o contable, que suele coincidir con el año natural.
La siguiente tabla muestra parte del inventario de un almacén, donde ocurren varias incidencias. Primero serealiza el recuento y después se observan las incidencias que deben ser analizadas para comprobar su procedencia. Aveces el error está en el propio recuento.
Actividades
2. ¿Qué alternativas ofrecería para dar salida a productos defectuosos una vez realizado el inventario?3. Además de los productos asociados al proceso productivo de la empresa como las mercaderías o materias
primas, ¿qué otras existencias generan inventarios?
4. Inventarios incorrectos
Durante el proceso logístico concurren dos flujos, uno de materiales y otro de información. Cuando se realiza elrecuento físico de las existencias se cuantifica el stock en almacén, que forma parte del flujo de materiales delproceso logístico. Aunque se analice de forma estática, los materiales del almacén han formado parte de esos flujos,ya que han llegado a la empresa a través del proceso de aprovisionamiento.
Por otro lado, el inventario informático ocurre a consecuencia del flujo de información del proceso logístico.
Este es el motivo de la importancia de las incidencias en los inventarios, los flujos deben corresponderse entre sípara aportar información real y útil sobre la empresa.
El siguiente gráfico muestra la corriente de materiales e información de una empresa manufacturera:
Los inventarios incorrectos ocurren por incongruencias entre el recuento físico de productos (flujo de materiales)y su registro informatizado (flujo de información).
Las causas de estas diferencias junto con sus consecuencias se desarrollan a continuación.
4.1. Causas
Las causas que ocasionan las desviaciones entre el recuento físico de existencias y su registro informatizado se
agrupan según su naturaleza y gravedad.
En función de la naturaleza de la desviación se distinguen causas físicas y causas técnicas.
Causas físicas
El inventario incorrecto por causas físicas se produce cuando ha ocurrido un hecho físico que ha afectado a lamercancía. Los motivos habituales son la pérdida de frescura para productos perecederos, productos caducados,deterioro por rotura o falta de calidad, robos y extravíos. Salvo en el caso de omisión de la mercancía, el resto desupuestos dan lugar a que esos productos no puedan cuantificarse dentro del stock, ya que no son aptos para la venta.En caso de robo y extravío, el inventario deja de incluir ciertos productos, porque no son localizados dentro delalmacén.
Ambas incidencias deben mostrarse en la hoja de inventario tal y como lo muestra la siguiente tabla:
Causas técnicas
El inventario incorrecto por causas técnicas se produce por errores en el registro de las salidas y entradas alalmacén, por introducir productos erróneos en las entregas y por no realizar correctamente el recuento físico deinventario y recepción de mercancías.
Ejemplo
Se realiza el inventario físico y se observa la falta de dos unidades de un producto. La semana siguiente, uncliente hace una devolución de esos productos porque no se corresponden con su pedido. El origen del errorestaba en la preparación del pedido.
Actividades
4. El camión del proveedor acaba de hacer la descarga en el muelle y se procede a ubicar las mercancías enlas estanterías. Un error de codificación de la carga paletizada provoca que el palé se ubique en unalocalización errónea que origina un inventario incorrecto. ¿De qué tipo es la causa que lo provoca?
4.2. Consecuencias negativas
La generación de inventarios incorrectos da lugar a consecuencias negativas que afectan a la gestión del almacén:
Las incoherencias entre el inventario físico y el informático pueden provocar roturas de stocks cuando lasexistencias registradas son mayores a las reales. Esta incidencia provoca que no puedan suministrarse los
productos cuando ya se ha confirmado el pedido del cliente.Cuando el inventario informático presenta niveles más bajos que el real, los nuevos pedidos puedensobrepasar la capacidad máxima del almacén con consecuencias en su gestión e incremento en costes.Las desviaciones dan mala imagen al personal que trabaja y gestiona el almacén. En muchos casos, lasdesviaciones pueden achacarse a su profesionalidad.Las relaciones entre el almacén y los departamentos de compras y ventas pueden resentirse al detectarseerrores en los cuales es difícil determinar el responsable.La generación de incidencias provoca invertir tiempo adicional en intentar resolverlas, y esto redunda enla productividad del departamento.A veces, las incidencias frecuentes necesitan de un control específico que determine el origen delproblema. Estos servicios se realizan por entidades auditoras externas que cobran cantidades elevadas porsu trabajo.
Actividades
5. Un almacén de repuestos informáticos está presentando inventarios físicos con un nivel de existenciasinferior al registro informático. ¿Qué consecuencias puede tener esta incidencia en la gestión delalmacén?
5. Medidas preventivas y correctoras: tipos y efectos positivos
El control sobre los inventarios y sus incidencias se realiza a través de dos medidas diferentes: preventivas ycorrectoras.
Las medidas preventivas tienen por objetivo evitar la ocurrencia de incidencias y actúan antes de que estasocurran. El efecto positivo de la implantación de este tipo de medida es que se evitan males mayores y gastosadicionales.
Estas medidas preventivas se sustentan en el control a través de auditorías, establecimiento de KPI, protocolos yformación a los empleados.
Las auditorías analizan todos los procesos que ocurren desde que se realiza el pedido al proveedor hasta que sesuministra el pedido al cliente, pasando por su ubicación en el almacén y su transporte. Estas auditorías se basan enla comprobación de códigos, tiempos y actividades.
Existen dos tipos de auditorías, las internas y las externas. Las internas son realizadas por personal propio de lacompañía que ejecuta controles periódicos en cada centro. Este tipo de control es propio de grandes compañías. Porel contrario, las auditorías externas son llevadas a cabo por empresas contratadas con el fin de detectar procesosgeneradores de incidencias. Estas auditorías pueden actuar en dos niveles: de forma preventiva y con carácterposterior a la incidencia.
Los KPI son indicadores que utilizan varias variables en su cálculo. Los más habituales son los índices derotación, cobertura, obsolescencia y rotura que ya se estudiaron en el capítulo 1.
Los protocolos son acciones previamente definidas, que sirven como pautas de actuación para realizar cualquieracción. Su diseño se realiza en función de la actividad que protocolizan. Entre los datos que incluyen destacan losdocumentos, los tiempos y las órdenes.
Por último, la formación es fundamental para evitar incidencias. Si los trabajadores de almacén están formados yconocen todas sus funciones, se evitarán errores que den lugar a inventarios erróneos.
Ejemplo
Una auditoría interna de tipo rutinario incluye el cotejo de la siguiente información:
Registros de entradas y salidas de mercancías.Comprobación de la codificación de algunos productos escogidos al azar.Comprobación de albaranes.Recuento físico de algunas partidas y su cotejo con el registro informático.Cotejo de las órdenes de picking list.
Las medidas correctivas tienen por objeto la modificación o eliminación de prácticas que dan origen a errores eninventarios. Su uso implica mayores consecuencias, ya que actúan una vez que se ha producido la incidencia. Suincidencia en costes también es mayor.
El punto positivo de estas medidas se encuentra en su aplicación, suelen ser medidas más contundentes conefectos a largo plazo que impiden que las incidencias ocurran de nuevo. Su impacto en la gestión de almacenes esmayor que las medidas preventivas.
La siguiente tabla muestra algunas medidas, en su versión preventiva y correctiva, en incidencias en inventarios:
MEDIDAS PREVENTIVAS MEDIDAS CORRECTORAS
Realizar un registro de todas las entradas y salidas del almacén.Establecer un modelo básico de hoja de entradas y salidas con la
consignación de todos los datos necesarios y la firma delresponsable.
Mantener actualizados los inventarios informáticos. Consignar el nuevo inventario tras el recuento físico.
Poner cámaras y otras medidas de seguridad en el almacén. Hacer una investigación para determinar si la omisión demercancías es por robo o extravío.
Aplicación práctica
El almacén que gestiona ha sufrido varias incidencias en sus inventarios en los últimos meses. Elproblema radica en que los inventarios físicos arrojan datos inferiores a los inventarios informáticos.La razón de esta anomalía está en el proceso que se sigue para coger los productos de las estanterías.Se están suministrando, en primer lugar, los productos con caducidad más larga con respecto a losque presentan una fecha de caducidad más próxima, esto provoca que los productos que quedencaduquen muy pronto.
¿De qué tipo es la causa de las anomalías en los inventarios?
Implemente una medida correctora y otra preventiva.
SOLUCIÓN (Posible solución)
La causa de las desviaciones en los inventarios es de tipo físico, ya que afecta a la calidad del producto.
Ante el problema, una medida correctora sería ordenar de nuevo los productos en las estanterías, para que suextracción se haga de forma adecuada. Como medida preventiva se recomienda realizar una comprobaciónde los productos en estanterías cada cierto tiempo.
6. Métodos de realización de inventarios
La importancia de realizar inventarios es clara, estos ayudan a la gestión del almacén y permiten detectarincidencias a tiempo, que de otra forma llegarían muy lejos y afectarían a la gestión global de la empresa.Especialmente, cuando el volumen de operaciones y de ítems es elevado, el control de inventario debe ser másexhaustivo, estableciéndose más inspecciones con cierta periodicidad.
La empresa puede determinar cuándo y cómo quiere realizar sus inventarios, aunque los más habituales son los detipo anual, cíclicos, por familias, aleatorios, por estanterías y métodos mixtos. Todos ellos se desarrollan acontinuación.
6.1. Anual
El inventario anual ocurre una vez al año y suele coincidir con el final del periodo fiscal y contable. Se hace deesta forma porque es en esa fecha cuando se produce el cierre contable y se renueva la partida de existencias.
Los datos obtenidos en el recuento tienen una doble función, por un lado permiten el control sobre el almacén y,por otro, se suministra esa información al departamento de contabilidad.
Las existencias que se someten a recuento, a efectos contables, son todos los productos consumibles:
Materias primas.Otros aprovisionamientos.Elementos y conjuntos incorporables.Combustibles.Repuestos.Diversos materiales.Embalajes.Envases.Material de oficina.Productos en curso.Productos semiterminados.Subproductos, residuos y materiales recuperados.
En el recuento a efectos del control del almacén se tienen en cuenta las mismas partidas, salvo el material deoficina y el combustible al no intervenir directamente en el almacén.
Actividades
6. ¿Cree que realizar un único inventario anual es aconsejable? Justifique su respuesta.
6.2. Cíclico o rotativo
Los inventarios cíclicos o rotativos se producen varias veces al año de forma periódica y controlada. Suefectividad radica en hacer los controles por grupos de productos, de forma que la tarea no implique contratar a máspersonal. El mismo personal del almacén puede realizar estos controles de forma rutinaria, junto con otrasactividades.
La principal ventaja de este tipo de inventario es su exhaustividad, sin la necesidad de parar la actividad parahacer los recuentos.
Este método permite llevar un mayor control sobre los materiales, sobre todo a la hora detectar mermas,omisiones y deterioros. Si se producen desviaciones, estas se detectan pronto y pueden solucionarse antes de queocasionen mayores problemas y gastos.
Ejemplo
La empresa posee mercancías que solo se suministran en la época navideña. Al hacer el inventario cíclico enagosto se descubre que algunos de esos productos están defectuosos, pero hay tiempo suficiente paraplanificar otros pedidos hasta Navidad.
6.3. Por familias
El inventario por familias consiste en hacer el recuento por grupos de productos con características comunes. Lacreación de los grupos se hace a criterio de la empresa, aunque las variables que se suelen considerar son:
Tipología del productoMarcaVentas agrupadasGamasTemporadas
Ejemplo
Los productos de decoración navideña son agrupados en la misma familia, debido a su estacionalidad.
6.4. Aleatorio
Los inventarios aleatorios se realizan sin seguir un patrón fijo. Presentan dos vertientes: inventarios aleatorios quese producen en cualquier momento del año e inventarios donde se recuentan ciertas categorías de productos o áreasdel almacén. Su realización obedece a órdenes de la dirección, auditorías o incidencias.
La dirección de la empresa puede establecer controles aleatorios cuando cree que algo no marcha bien o cuandohay indicios de robos o deterioros.
Es habitual que los auditores realicen controles de inventario. Su manera de proceder es dirigiéndose al almacénpara hacer el recuento de ciertos productos o partes del almacén a modo de muestra, que después compara con losregistros informatizados.
Nota
Tenga en cuenta que para que las auditorías sean más efectivas, tienen que realizarse sin previo aviso.
Por último, cuando se produce una incidencia, el personal del almacén debe hacer un recuento de seguridad quearroje pistas sobre lo que está ocurriendo con las mercancías.
Actividades
7. ¿Puede un inventario ser aleatorio y por familias? Justifique su respuesta.
6.5. Por estanterías
El recuento por estanterías se realiza usando como guía las estanterías del almacén, de forma que cada día serevise una o varias de ellas. Este recuento es en sí mismo una forma de organizar la labor del inventario presente enlos recuentos cíclicos.
La ventaja en su aplicación radica en la facilidad de acceso a diferentes productos, sin tener que moverse del sitioy su facilidad de organización.
La siguiente imagen muestra la distribución de las estanterías de un almacén, donde se han agrupado varias deellas para su recuento, tomando como criterio su capacidad.
6.6. Métodos mixtos
Los métodos mixtos emplean dos o más de los métodos vistos hasta el momento de forma conjunta. El motivoprincipal de los inventarios mixtos es obtener las ventajas de las técnicas individuales en un mismo recuento.
Por ejemplo, un inventario de tipo cíclico puede realizarse por estanterías o por familias y un inventario aleatoriopuede ejecutarse por estanterías o por familias.
Nota
Los inventarios cíclicos, por estanterías o por familias pueden aplicarse de forma parcial, es decir, elinventario puede incluir solo algunas partidas, familias o grupos. Por el contrario, los inventarios anuales sontotales independientemente de la técnica que se aplique para organizar el recuento.
Actividades
8. Describa el procedimiento para realizar un inventario de tipo cíclico y por estanterías.
7. Sistemas de valoración de inventarios: FIFO, LIFO, PMP, NIFO, HIFO
Al introducir el concepto de inventario, se comentó que su valor puede expresarse de forma física (por unidades)
o de forma económica (por su valor). Para expresar el valor del inventario en esta segunda expresión es necesariocuantificar el valor de las existencias del almacén.
A priori, esta labor puede ser lógica. Las existencias se valorarían por el precio al que fueron adquiridas. Sinembargo, la multiplicidad de ítems contenidos en un almacén que provienen de diferentes partidas genera grupos deproductos con precios diferentes.
Para unificar criterios y valorar las existencias del almacén se utilizan los criterios FIFO, LIFO, PMP, NIFO eHIFO.
7.1. FIFO
El método FIFO está basado en el orden de entradas y salidas del almacén. Las siglas FIFO se corresponden conel término en inglés “First In, First Out” que se traduce: “primero en entrar, primero en salir”, es decir, este métodoestablece que sean las existencias que llegaron antes las que salgan del almacén en primer lugar.
Las ventajas de la aplicación de este método son las siguientes:
Se aminoran las pérdidas por vencimientos en la caducidad de los productos.El stock es más fresco y actualizado.Se limita la obsolescencia al dar prioridad de salida a los elementos más antiguos.El valor de las existencias es más real, pues está más próximo a su precio de compra.
Para realizar la valoración de existencias conforme al criterio FIFO debe realizarse un registro de las entradas ysalidas con el número de unidades y su precio.
La siguiente tabla ilustra operaciones, aplicando el método FIFO:
01/01/2018: Compra de 20 unidades a 10 € cada una.03/01/2018: Compra de 100 unidades a 11,5 € cada una.10/02/2018: Venta de 10 unidades.15/02/2018: Venta de 50 unidades.25/02/2018: Venta de 50 unidades.28/02/2018: Compra de 100 unidades a 10,5 € cada una.03/03/2018: Venta de 30 unidades.
Por tanto, las existencias finales serán 80 unidades que quedarán valoradas en 840 €.
7.2. LIFO
El método LIFO realiza las entradas y salidas por orden, pero de forma inversa al criterio FIFO. En este caso, las
existencias que entran en último lugar, son las que salen primero. Las siglas LIFO se corresponden con el término eninglés “last in, first out” que se traduce en: “último en entrar, primero en salir”.
Las desventajas que presenta este sistema son:
Las existencias quedan valoradas a precios históricos, que pueden no corresponder con los preciosactuales.Las existencias pueden resultar obsoletas y dañadas al permanecer más tiempo en almacén.
A continuación, se anotan las transacciones vistas en el criterio anterior, pero aplicando LIFO:
01/01/2018: Compra de 20 unidades a 10 € cada una.03/01/2018: Compra de 100 unidades a 11,5 € cada una.10/02/2018: Venta de 10 unidades.15/02/2018: Venta de 50 unidades.25/02/2018: Venta de 50 unidades.28/02/2018: Compra de 100 unidades a 10,5 € cada una.03/03/2018: Venta de 30 unidades.
Las unidades finales son las mismas, 80 en total, pero están valoradas en 835 € agrupadas en dos partidas de 10unidades y 70.
7.3. PMP
El precio medio ponderado (PMP) realiza una valoración de existencias en función de la media ponderada de losproductos del almacén. Las salidas se valoran con el mismo precio medio que va modificándose según se vayanadquiriendo productos.
Siguiendo el mismo ejemplo anterior, la tabla sería:
Donde siguen quedando 80 unidades valoradas a 845,60 €.
7.4. NIFO
En el método NIFO se realiza la valoración de existencias consumidas en base al valor de las próximas entradas.De esta forma se consigue valorar las existencias a un valor más acorde con el mercado. El término en inglés al quese refieren las siglas es “next in, first out”, que se traduce en: “próximo en entrar, primero en salir”.
La principal desventaja de este método es que las existencias quedan valoradas a un precio estimado.
Como ejemplo, se parten de unas existencias iniciales de 100 a 10,5 € (precio unitario):
La empresa hace una predicción de compras de 200 unidades a 11 €.El 12/03/2018 realiza una venta de 50 €.El 30/03/2018 realiza una compra de 100 unidades por valor de 11,50 €.
7.5. HIFO
El método HIFO supone que primero se consuman las unidades valoradas a precios más altos, con independenciade su momento de compra. Las siglas HIFO se corresponden con los términos en inglés “hight in, first out”.
La desventaja de este sistema es común al LIFO, los inventarios quedan valorados a precios más bajos, quepresentan un desfase significativo con los valores de mercado.
Para ejemplificar este sistema se realizan las siguientes operaciones:
Con fecha del 02/03/2018 se adquieren 200 unidades a un precio unitario de 13 € casa una.Con fecha del 15/03/2018 se adquieren 200 unidades a un precio unitario de 15 € cada una.Con fecha del 30/03/2018 se venden 100 €.Con fecha del 10/04/2018 se venden 150 €.
La tabla quedaría de la siguiente forma:
Donde han quedado 150 unidades valoradas a 13 €.
Nota
La empresa puede elegir el criterio de valoración que más le convenga. Sin embargo, algunos tipos
presentan mayores ventajas como el FIFO y el PMP, de hecho, son los métodos más utilizados. El LIFO y elHIFO presentan el inconveniente de infravalorar las existencias a precios bajos, que no se corresponden conlos del mercado.
Actividades
9. Realice las operaciones vistas para el último modelo y aplíquele el método FIFO y LIFO.
8. Clasificaciones ABC según puntos de vista: ocupación física, valor, criticidad
El análisis o clasificación ABC es un sistema de administración de inventarios basado en el principio de Pareto(Vilfredo Pareto) para agrupar los productos de inventario en tres zonas diferentes: Zona A, Zona B y Zona C.
Esta agrupación se hace en función de tres criterios fundamentales: el nivel de ocupación física, el valor y lacriticidad.
El nivel de ocupación física se refiere al espacio total que ocupa una referencia dentro del almacén. El valor es lacuantía monetaria que se mueve al desplazar determinados ítems dentro del almacén, es decir, el precio de losproductos. Por último, la criticidad es el nivel de importancia que supone para el almacén el movimiento de eseproducto.
Este modelo establece tres áreas fundamentales:
GRUPO A: los productos de este segmento se caracterizan por su coste elevado y por su gran aporte deutilidades que los convierten en elementos importantes para el almacén, son los de mayor valor. A nivelde ítems suelen representar entre un 5 y un 15 % de las referencias totales del centro, pero en valorsuponen casi un 80 % del total. Esta área recibe más atenciones, pues hay mayor rotación. Tambiénnecesita más personal o sistemas de almacenaje automatizado que agilicen los tiempos de preparación depedidos. A nivel físico, las zonas A se sitúan en enclaves cercanos y de fácil acceso.GRUPO B: estas zonas intermedias se caracterizan por albergar del 20 al 30 % de los ítems y alrededordel 25 % en valor. Las zonas destinadas a este grupo dentro del almacén se sitúan entre las zonas A y lasC en cuanto a su proximidad y facilidad de acceso. Están menos mecanizadas que las anteriores y sesometen a menos control.GRUPO C: las zonas C albergan entre un 50 y un 60 % de ítems del almacén, pero no aportan gran valor(20 %). Son zonas con diversidad de artículos de poca rotación. No suelen estar mecanizadas y necesitanmenos personal para su mantenimiento y control.
El siguiente esquema muestra la distribución por zonas, teniendo en cuenta el volumen monetario y el volumen enalmacén:
La siguiente tabla ilustra los grupos con sus porcentajes en existencias y en valor total:
GRUPOS EXISTENCIAS VALOR
A 5 %-20 % 60 %-80 %
B 20 %-40 % 30 %-40 %
C 40 %-60 % 5 %-20 %
Ejemplo
La empresa dispone de ocho artículos representados en la siguiente tabla con su número de existencias y suvalor total. Además, aparecen ordenadas en función de su valor de forma descendente.
Tanto las existencias como los valores totales aparecen expresados en porcentaje para que se puedandelimitar las zonas.
De esta forma se obtiene:
La zona A está compuesta por el producto B que cubre un 21 % de las existencias del almacén y suvalor está en el 52 %.La zona B está compuesta por los productos B, F y A que representan conjuntamente el 38 % (17 +14 + 7) de las existencias con un 37 % (15 + 14 + 8) del valor total del almacén.Por último, la zona C está compuesta por E, C, H y D que representan el 42 % (21 + 14 + 4 + 3) delas existencias y el 9 % (4 + 3 + 1 + 1) del valor total.
El siguiente esquema muestra la zonificación del modelo ABC en un plano, donde se aprecia que las zonas Cestán más alejadas de la zona de picking y de los muelles. La zona B está situada en un punto intermedio y la A más
próxima a las áreas de salida.
9. Análisis de desviaciones en los inventarios acciones correctoras
Una vez que la empresa ha establecido un criterio para cuantificar y valorar los inventarios, es necesario conocersi esas medidas se están implantando correctamente. Es decir, los resultados arrojados por los inventarios físicosdeben coincidir con los registros informatizados. Cuando esto no ocurre se generan desviaciones que suelen sercausas de incidencias.
Definición
DesviaciónEs la diferencia entre los valores reales y los registros informatizados.
Lo habitual es calcular las desviaciones en unidades físicas debido a que los inventarios se efectúan en esamedida. Una vez detectadas, es necesario estudiar sus causas para poder poner las medidas correctoras necesarias.
La siguiente tabla ilustra un inventario físico con las desviaciones que ha presentado con respecto a los registros:
Las desviaciones encontradas son de tres tipos:
Producto no localizadoProducto defectuosoExcesos de unidades (*)
Los productos no localizados pueden deberse a robos o extravíos. La empresa puede saber qué incidencia estáteniendo este tipo de desviación gracias al siguiente índice:
Del mismo modo, cuando la empresa sabe que la omisión de productos se debe a robos, puede calcularse elsiguiente índice:
Asimismo, cuando se quiere conocer la proporción de productos defectuosos con respecto al total:
Con respecto al exceso de unidades, estos se producen al haber realizado el registro de entradas y salidas de formaerrónea. Para conocer su incidencia en el número de unidades totales de inventario se aplica el siguiente índice:
Si además se quiere conocer qué proporción de estos excesos corresponde a las entradas o salidas del almacén, sepueden tomar en cuenta los siguientes indicadores:
Nota
Estos indicadores pueden aplicarse al total de ítems almacenados o por productos específicos.
Ejemplo
La siguiente tabla arroja los datos del último inventario de material de oficina:
El índice de productos no localizados es de 2,3 % (22/947); donde 22 es la suma total de productos que no sehan localizado y 947 es la suma total de elementos del inventario.
Aplicación práctica
Como gerente del área de logística y almacén le han llegado los últimos informes sobre la actividad delcentro referente a su competencia. En dichos informes se detallan las incidencias ocurridas en elúltimo mes junto con sus porcentajes:
INCIDENCIA PORCENTAJE
Incidencias en inventarios 7 % del volumen total de unidades.
Desglose de las incidencias El 85 % corresponden a productos defectuosos.
Un 10 % se corresponde con pérdidas.
El 5 % restante son excesos de productos en inventario.
¿Qué proporción tienen las incidencias por productos defectuosos en el volumen total de existencias?
¿Qué medidas correctoras y preventivas aplicaría al problema?
SOLUCIÓN (Posible solución)
Los productos defectuosos encontrados tras realizar el inventario se corresponden a un 5,95 % (0,07 × 0,85).La incidencia es bastante alta, se recomienda tomar medidas para evitar los productos dañados o defectuososdentro del almacén.
Las medidas correctoras de esta incidencia irán encaminadas a encontrar una solución a esos productosdañados. Una de estas medidas podría ser vender en mercados secundarios o dar usos alternativos a esasexistencias.
Como medidas preventivas deberían endurecerse los protocolos de manipulación de mercancías a través deformación a los empleados y hacer inventarios con más frecuencia, para detectar productos próximos a sufecha de caducidad.
10. Resumen
El stock es el conjunto de productos almacenados en las dependencias de la compañía. Las existencias omercaderías son términos contables referidos a los productos almacenados y disponibles para la venta. El surtido esel conjunto de productos que la empresa comercializa y que está disponible en sus catálogos; y el inventario es elresultado de contar los productos ubicados en el almacén.
El inventario físico o real procede del recuento físico de las existencias útiles para la actividad productiva,mientras que el inventario informático procede del registro de salidas y entradas al almacén.
Para mantener un control sobre las diferencias entre el inventario informático y el real se deben hacer recuentosfísicos exhaustivos de forma periódica.
Los inventarios incorrectos ocurren por incongruencias entre el recuento físico de productos (flujo de materiales)y su registro informatizado (flujo de información).
Las causas que ocasionan las desviaciones entre el recuento físico de existencias y su registro informatizado sonde tipo físico y técnico.
Las medidas preventivas tienen por objetivo evitar la ocurrencia de incidencias y actúan antes de que estasocurran. Por otro lado, las medidas correctivas tienen por objeto la modificación o eliminación de prácticas que danorigen a errores en inventarios.
La empresa puede determinar cuándo y cómo quiere realizar sus inventarios, aunque los más habituales son los detipo anual, cíclicos, por familias, aleatorios, por estanterías y métodos mixtos.
Para unificar criterios y valorar las existencias del almacén se utilizan los criterios FIFO, LIFO, PMP, NIFO eHIFO.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a. Stock y mercancías se utilizan como sinónimos en empresas comerciales.
VerdaderoFalso
b. El stock siempre coincide con el surtido.
VerdaderoFalso
c. El seguimiento del nivel de mercancías en almacén a través de inventarios hace posibledetectar desviaciones con los niveles registrados.
VerdaderoFalso
2. La realización de inventarios es útil porque...
a. ... permite conocer la cantidad de productos almacenados en las dependencias de laempresa.
b. ... detecta las desviaciones entre datos informáticos y reales.c. ... mejora la actividad logística, el transporte y el aprovisionamiento.d. Todas las opciones son correctas.
3. La realización de inventarios...
a. ... se realiza como mínimo una vez al año.b. ... no es obligatoria, se hace según las necesidades de la empresa.c. ... es mensual para empresas manufactureras.d. ... es semestral para las empresas de servicios.
4. ¿Qué factor de los siguientes hace necesario realizar inventarios con más frecuencia?
a. Las roturas de stocks.b. El aumento de precios en las mercancías.c. La alta rotación en el almacén.d. La ubicación de productos imperecederos.
5. Las medidas correctivas...
a. ... actúan antes de las desviaciones.b. ... actúan con carácter posterior al problema.c. ... evitan la ocurrencia de incidencias.d. ... no son necesarias cuando se han implementado medidas preventivas.
6. Los inventarios aleatorios...
a. ... se presentan en cualquier momento del año.b. ... siempre se realizan por grupos de productos.c. ... siguen un patrón fijo.
d. Las opciones a y b son correctas.
7. La zona que reúne un gran número de ítems que no aportan gran valor es:
a. La zona A.b. La zona B.c. La zona C.d. Depende de la estructura del almacén.
8. Complete la frase siguiente:
El precio medio ponderado (PMP) realiza una valoración de existencias en función de la_____________________ de los productos del almacén. Las ________________ se valoran con el mismo___________________, que va modificándose según se vayan realizando nuevas ___________________.Este método permite mantener el valor de las ________________ a un nivel medio con respecto al valorde _______________.
9. Identifique las causas de los siguientes sucesos generadores de inventarios erróneos:
a. Se encuentran productos caducados. ___________b. No se registra una salida de mercancías. ________________c. Se produce un robo de mercancías. ______________d. Se introduce un producto erróneo en el envío al cliente. _______________
10. Cite tres productos que se sometan a inventario físico a efectos de control de almacén:
Capítulo 4Aplicaciones de sistemas informáticos de gestión del almacén
1. Introducción
La implantación de la tecnología es un hecho, sin ella no se podrían realizar funciones que desde hacíageneraciones se habían hecho de forma manual. El hombre usa y depende de la tecnología, al igual que el sector dela logística. Solo las empresas con almacenes pequeños, poca variedad de referencias, baja rotación y pocamecanización pueden permitirse prescindir de la informática en su gestión.
La tecnología optimiza los procesos logísticos, eliminando errores y ahorrando en costes y tiempo. En estecapítulo se hace un repaso de la tecnología más utilizada en almacenes y se explica cómo distintas aplicacionesactúan en forma de herramientas de programas de gestión generales como los ERP y específicos como los SGA.
2. La tecnología y sistemas de gestión informatizada del almacén (SGA)
Con el objetivo de optimizar la cadena logística, la gestión del almacén, los inventarios y el stock deben quedarintegrados en un sistema que haga posible transmitir información a tiempo entre los miembros del equipo logístico.
La tecnología ha facilitado mucho este proceso, siendo varios los sistemas utilizados en almacenes y logísticageneral. Los más habituales e imprescindibles en empresas de cierto tamaño son los Sistemas de Gestión deAlmacenes (SGA) que van unidos a los programas de gestión integrada ERP (Enterprise Resource Planning).Asimismo, la tecnología de identificación por radiofrecuencia RFid constituye un gran apoyo en logística.
2.1. Fundamentos
El SGA es un software de Gestión de Almacén, que proporciona a las empresas una herramienta útil y potentepara el trabajo diario. El SGA suele ir integrado dentro de un ERP que gestiona conjuntamente varias áreascorporativas. Con ambas aplicaciones se consigue conectar la gestión del almacén, los niveles de stock y los datos deinventario con otros departamentos como el de compras, ventas o contabilidad.
El SGA proporciona flujos de trabajo eficientes, a nivel interno y externo, prestando su apoyo en funciones comoel picking por radiofrecuencia, picking por voz, picking manual, ubicación y reubicación de producto, asignación delocalizaciones (por clientes, tipo de producto, estado de los productos, etc.), inventarios, recepción y envío demercancías.
Algunas de las funciones más notables del SGA son:
Mantenimiento de registros informatizados de entradas y salidas de almacén asociadas a compras yventas con su documentación correspondiente (albaranes, notas de entrega, hojas de salida, hojas deentrada y facturas).Organización de registro de transacciones por fecha, cliente y producto.Bases para consulta de productos, referencias, lotes, números de serie, descripciones, colores, modelos ycaducidad.Gestión de la trazabilidad de los productos.Gestión del stock y pedido de envases y embalajes.Planificación de operaciones de entrada y salida (horario, tiempos de ejecución y volumen de carga).Planificación del transporte o conexión con el software específico de transporte (organización de rutas,
cálculo de tiempos, predicción del tráfico, etc.).Gestión de stock por productos, clientes y áreas de almacén.Gestión de inventarios anuales, cíclicos y aleatorios en todas sus modalidades (por productos, porestanterías y por zonas).Planificación de las órdenes de picking estableciendo diferentes métodos de recogida de mercancías.Planificación de rutas de extracción dentro del almacén que optimicen la gestión y el tiempo.Realización de controles de stock a tiempo real y sin necesidad de parar la actividad.Elaboración de informes de seguimiento que permitan controlar la gestión.Visibilidad de todas las operaciones a tiempo real.
El ERP es un programa que permite integrar la mayoría de las funciones empresariales, permitiendo crearsinergias entre ellas, que ayuden en la toma de decisiones.
La gestión logística es uno de los elementos que se integran en los ERP junto con la facturación, las ventas, laproducción, los recursos humanos y la gestión de clientes, aunque esto se realiza siempre a petición del consumidorde software.
Sabía que...
El origen de los ERP se encuentra en la década de los 50 en Estados Unidos, donde el gobierno empleóvarios sistemas para controlar los niveles de inventario en sus campañas bélicas.
Diez años más tarde, en la década de los 60, empezaron a implantarse los sistemas Material RequirementsPlanning (MRP), cuyo principal objetivo era mantener niveles de stock adecuados a la producción. A pesarde su utilidad, el programa cometía fallos relacionados con la capacidad máxima de almacenamiento, quedebía consignarse manualmente.
En la década de los 80 se implanta el MRPII, que suple el fallo anterior y que abre una época caracterizadapor su alta innovación, de donde surge el primer ERP.
Los siguientes gráficos ilustran cómo es un proceso donde las áreas empresariales se relacionan sin un ERP y conél. En el primero las unidades intercambian información entre ellas, sin llegar a crear una base de datos de accesocomún. La información se transmite las veces que sea necesario entre departamentos.
Por el contrario, con un ERP, las áreas permanecen conectadas permanentemente, el flujo de información fluye deforma libre entre las distintas áreas y se establece una base de datos común que evita la duplicidad de información.
Los ERP se caracterizan por:
Dar soporte a procesos diarios de la empresa y sustituir a otros métodos habituales de gestión de procesosindividualizados como las hojas de cálculos o software para procesos específicos. Además, los ERPpermiten una continua adaptación a sucesos del entorno mediante actualizaciones que se realizan enbloque.Estar basados en una filosofía de datos únicos integrados en una misma base, aunque sean utilizados poráreas distintas. Esto evita la duplicidad de información que necesita más espacio y puede generarproblemas.Ofrecer una interfaz homogénea y un comportamiento similar que hace que el manejo, por parte de losdistintos miembros del equipo, sea más fácil e intuitivo.Proporcionar un sistema completo que evite la transposición manual de datos.Permitir crear informes de la situación global de la compañía.Consultar datos relacionados desde variables diferentes.
Ejemplo
En empresas donde no está implantado un ERP se produce duplicidad de datos en el departamento defacturación y contabilidad. Una vez que las facturas son generadas en el departamento de facturación debenser canalizadas hasta el de contabilidad para su registro y control. Con un ERP no es necesario traspasar esainformación, el departamento de contabilidad accede a los datos directamente, evitando errores de entrega.
Aunque en el mercado existen muchas opciones de ERP, SAP es uno de los softwares elegidos por empresas degran tamaño como compañías de telecomunicación, banca y grandes manufactureras. La siglas SAP se correspondencon Systeme, Anwendugen und Produkte Aktien–Gesellschaft (Sistemas, Aplicaciones y Productos S. A.). Laempresa que comercializa esta solución tiene sede en Walldorf (Alemania) y es especialista en creación eimplantación del ERP.
SAP basa su funcionamiento en el diseño cliente-servidor, donde se diferencian dos roles: un rol encargado decentralizar la información y suministrar servicios (servidor) y otro rol cuya misión es solicitar y utilizar dichainformación para su gestión (cliente). De esta forma se consigue centralizar toda la información en una misma base,que es utilizada por diferentes departamentos.
Actividades
1. Busque ejemplos reales de SGA utilizados en la gestión de almacenes.2. ¿Qué prestaciones ofrecen a sus clientes?
RFid es el acrónimo de Radio Frequency Identification, término genérico que incluye diversas tecnologías queusan ondas de radio para identificar objetos, personas o animales. En logística se utiliza para identificar cargas yproductos que después son codificados según varias variables. Debido a la importancia de estos sistemas en el áreade la logística, se destina un apartado entero a su desarrollo un poco más adelante.
2.2. Objetivos a lograr en su implantación
Los objetivos de la implantación de estos dos sistemas básicos (ERP y SGA) van encaminados a la eficiencia enlos procesos y a la toma de decisiones.
Indudablemente el uso de tecnología es obligatorio si se desea que la empresa prospere y crezca, es decir, eltamaño obliga a implantar sistemas de gestión más sofisticados, donde intervengan más equipos más diversos.
Con el uso de un SGA integrado dentro de un ERP, se consiguen aunar movimientos y operaciones, generandouna única fuente de datos que resulta más fiable que distintas bases con datos interconectados. Esto provoca quecada uno de los miembros de la organización, responsables de sus áreas, se centren en la optimización de suactividad y en maximizar el beneficio. De otro modo, deberían estar preocupados por la transmisión de los datos queemiten y reciben.
Por otro lado, al percibirse la información de forma estructurada, los órganos encargados de la toma de decisionestienen una visión más amplia de la gestión que se está haciendo en la empresa. Esto le permite tomar decisiones deforma global, pero también decisiones específicas que atañen a departamentos concretos.
Recuerde
Si la empresa dispone de un SGA y un ERP, ambos sistemas deben estar integrados para aprovechar susprestaciones al máximo.
Actividades
3. Indique cómo sería el funcionamiento de un almacén si su SGA no estuviera conectado a su ERP. ¿Quétransacciones deberían realizarse cuando un cliente hiciera un pedido?
3. Elementos organizativos y materiales para incrementar la productividad del almacén
La tecnología estudiada hasta el momento no solo se aplica a la gestión de almacenes, su implicación va más allá,actuando sobre herramientas de extracción de mercancías y transporte dentro del almacén.
Estas implicaciones mejoran los flujos de extracción, eliminando incidencias por órdenes de picking erróneas,errores en la preparación de pedidos y elección de rutas no óptimas.
Los errores en la identificación de mercancías, tanto a la entrada como a la salida, se corrigen gracias a latecnología enfocada a la detección y reconocimiento de códigos en cargas que hacen posible su almacenaje yextracción.
Al reducir tiempos y costes en subsanación de errores, la empresa se vuelve más productiva y los responsables decada área pueden centrarse únicamente en la producción aplicada a sus funciones.
3.1. Tecnología en el picking: picking to light. Sistemas de control de voz
Los almacenes tienen a su disposición varios tipos de tecnología aplicados a la labor de picking; las que tienenuna mayor implantación son el picking to light y el picking por voz (sistema de control de voz).
Tanto el picking por luz como el de voz tienen por objetivo optimizar las rutas de los operarios dentro del almacéndurante la extracción de mercancías y suprimir el papel en las órdenes. Con ambos objetivos se consigue una mayorproductividad en la labor de picking, los operarios terminan antes sus órdenes y pueden seguir extrayendo pedidos.
Nota
Ningún sistema es mejor que otro, la elección de uno u otro depende de las características de la empresa y desus preferencias. En almacenes con estanterías bastantes altas prefieren el picking por voz, debido a que lasseñales luminosas no serían visualizadas correctamente desde abajo.
Picking to light
La tecnología picking to light utiliza una señal luminosa ubicada en las estanterías, que indica la posición delproducto a extraer de forma que el operario solo tiene que seguir el camino guiado por las señales luminosas, hastacompletar el pedido o la orden. El display luminoso también muestra el número de productos que deben recogerse yotras indicaciones si se consideran necesarias.
El proceso de picking to light se inicia con la consignación del pedido en el SGA que ya reconoce, pues seconfiguró así la ubicación exacta del producto. La operación termina cuando el operario extrae la mercancía y loindica en el display de la estantería mediante la tecla de confirmación. A partir de aquí el proceso puede serdiferente, existen dispositivos que actualizan directamente el inventario tras la confirmación en el display, y otrosdonde es el operario quien debe establecer manualmente el número de unidades seleccionadas y actualizar la base.Para evitar errores, se recomienda el método automático.
Las ventajas de este sistema son varias:
Los niveles de errores se reducen drásticamente debido a que el operario se dirige exactamente al sitiodonde están ubicados los productos.El método de trabajo del operario está estructurado y no da lugar a confusiones en los pasillos o pérdidasde tiempo. El sistema es totalmente productivo.El error más común con este sistema es que el operario no incluya en el pedido todas las unidades deproducto requeridas.
Operarios realizando la extracción de productos mediante picking to light y detalle del display (© Fotografía 1: Ingenieria-logistica Vía Web - CC BY-SA 4.0; Fotografía 2: KBS Industrieelektronik GmbH Vía Web - CC BY-SA 3.0)
Nota
El picking to light está indicado para sistemas de extracción manual de mercancías pequeñas, donde eloperario puede ir a pie o usar una carretilla elevadora. Cuando se utilizan medios mecánicos comotranselevadores y vehículos de guiado automático, es el propio dispositivo quien sigue las indicaciones.
Picking por voz (sistema de control de voz)
Durante el picking por voz, el operario recibe la ubicación y la cantidad del producto que tiene que extraer através de un auricular conectado al SGA. Una vez que se produce la extracción, el operario debe confirmarlo através del micrófono mediante la palabra clave que se haya consignado. Seguidamente, la aplicación seguirá guiandoal operario a través de los pasillos para recoger el resto de productos.
Las ventajas de este sistema son las siguientes:
Su nivel de operatividad es muy elevado, al operario le resulta muy fácil utilizar este sistema.El SGA se encarga de diseñar las rutas de igual forma que lo hacía en el picking to light, por lo que estasson óptimas y ahorran tiempo.La principal ventaja de este sistema frente al anterior es que el operario tiene las manos libres paramanipular las cargas en todo momento.
Nota
Tanto el picking por voz como el picking to light son sistemas de extracción manual de mercancías.
El sistema de audio del picking por voz puede completarse con pantallas interactivas, donde se confirman los productosseleccionados.
Actividades
4. ¿Tendría sentido aplicar el picking to light para vehículos de guiado automático? Justifique su respuesta.
3.2. Extracción unitaria o agrupada
La extracción agrupa los movimientos y procesos que se realizan para recoger y llevar los productos hasta la zonade preparación de pedidos. Esta extracción se puede realizar de forma unitaria o agrupada.
Para optimizar las rutas, el SGA dispone de criterios como:
Número y tipo de referenciasHomogeneidad de las referenciasVolumen de los pedidosNúmero de operarios de almacén
Extracción unitaria
La extracción unitaria implica recoger los productos de las estanterías pedido a pedido, de forma que cada orden ymovimiento del operario en el almacén se haga por pedido.
La optimización que realiza el SGA en estos casos es la de proporcionar la ruta más rápida al operario y reducirtiempos. La tecnología más usual es el picking por voz y el picking to light.
La extracción unitaria se puede realizar de dos formas:
Batch picking: consiste en recoger todas las referencias del pedido de forma previsional hasta enviarlaspara su empaquetado.Pick to box: consiste en recoger todos los ítems del pedido directamente en la caja donde serán enviados.
La extracción unitaria se recomienda cuando los pedidos contienen bastantes referencias, de lo contrario eloperario tendría que volver de la zona de preparación de pedidos continuamente, salvo que el almacén cuente concintas transportadoras, donde el trabajador envía los pedidos ya preparados.
Aplicación del picking to light y pick to box con cinta transportadora (© Fotografía: Ingenieria-logistica Vía Web - CC BY-SA4.0)
Extracción agrupada
En la extracción agrupada se recogen los artículos correspondientes a varios pedidos que se corresponden a unúnico cliente o una única ruta de transporte.
La función del SGA es realizar las agrupaciones de pedidos acordes a rutas o a clientes, de forma que seoptimicen los movimientos del operario en el almacén.
A nivel tecnológico, la extracción agrupada puede usar el picking por voz o el pickint to light. A nivel deoperatividad, se recomiendan los dos métodos vistos, batch picking o pick to box, siendo más frecuente el primero
de ellos.
La extracción agrupada se recomienda en almacenes con gran volumen de pedidos de pocas referencias.
Recuerde
En el batch picking se recogen todos los elementos en un mismo portador para luego separarlos. En el pickto box se extraen los productos y se agrupan directamente en su caja de envío.
Ejemplo
La siguiente orden constituiría una extracción agrupada para el cliente Formadores del Poniente:
PEDIDO 1
15 manuales del certificado ARGA01101 solucionario del certificado ARGA0110
PEDIDO 2
10 manuales del certificado COML0110PEDIDO 312 manuales interactivos del certificado COML0111
Actividades
5. ¿Cuáles son las principales diferencias entre la extracción agrupada y la unitaria?6. ¿Qué método aplicaría en un almacén que se caracteriza por pedidos de gran volumen y homogéneos en
referencias?
3.3. Un preparador o varios. Sistemas de ‘operario a producto’ o ‘de producto a operario’
Además de las técnicas de extracción unitaria y agrupada que pueden aplicarse en función del volumen de pedidosy de su diversidad, existen otras donde se pueden utilizar uno o más operarios para un único pedido o unacombinación de ellos.
Para realizar las rutas, el SGA tendrá en cuenta los siguientes criterios:
Número y tipo de referencias.Ubicación de las referencias en el almacén.Número de operarios.Tecnología en estanterías y medios de extracción del almacén.
En la extracción de pedidos por parte de un único preparador, los pedidos son asignados a un operario que iniciay completa el proceso, es decir, el mismo trabajador finaliza el pedido completo. Las técnicas que puede usardependen del nivel tecnológico que utilice la empresa y son las que se han estudiado hasta el momento, picking tolight y picking por voz. En este caso, el SGA asigna un grupo de pedidos a cada operario, que debe completarlos
siguiendo las indicaciones por voz o en los displays.
En la extracción por parte de varios preparadores el pedido es dividido según áreas del almacén. De esta formacada operario trabaja en una de ellas y se evitan movimientos innecesarios. Tanto el picking to light como lamodalidad por voz pueden utilizarse con esta técnica. En cuanto a la organización del trabajo, solo es aplicable elbatch picking. El SGA divide los pedidos por áreas y asigna a un operador a cada una de ellas, donde tiene querecoger parte de cada uno de los pedidos.
Actividades
7. ¿Es viable el pick to box cuando la extracción se realiza por varios operarios? Razone su respuesta.
En los sistemas “operario hacia producto” es el trabajador el que se desplaza hasta los productos, normalmentepara hacer su extracción de forma manual. Tanto el picking por voz como el luminoso son recomendables yaplicables para este tipo de extracción.
Los sistemas de almacenaje con el método “operario hacia producto” utilizados suelen ser:
Las estanterías de un solo nivelLas estanterías de varios nivelesLas estanterías móviles
Los sistemas “producto hacia operario” se caracterizan porque los productos son los que se dirigen al trabajadorpara ser recogidos. Estos sistemas están presentes en almacenes altamente mecanizados con gran rotación dereferencias. En estos sistemas, el SGA debe establecer y conocer perfectamente el orden de los productos dentro delos elementos de almacenaje, para así establecer los movimientos y tiempos del operario.
Los medios mecánicos que utilizan esta tecnología deben estar adaptados a las dimensiones de los productos. Sedistinguen dos tipos, los que mueven grandes volúmenes compactos y los que tratan piezas pequeñas.
Los sistemas de almacenaje con el método “producto hacia operario” son los siguientes:
Almacenes automáticosEstanterías en carruselPaternóster y ascensores
Ejemplo
El proceso de extracción con un almacén automático es el siguiente:
1. El SGA configura el pedido que debe ser extraído por el operario.2. El operario configura los datos del producto en la aplicación que maneja el almacén automático.
Normalmente este dispositivo lee los datos del SGA.3. El transelevador se dirige a la ubicación de producto, lo extrae y lo deposita en la bandeja.4. Una vez abajo, el operario abre el contenedor y extrae la referencia de la bandeja.
Nota
Los almacenes automáticos pueden combinarse con estanterías convencionales para productos, para atender
demandas de productos de alta y baja rotación indistintamente.
Actividades
8. Elabore un esquema con las características básicas de los almacenes automáticos, las estanterías encarrusel y los paternóster.
3.4. El ‘picking to light’. El picking por voz
Tanto el picking to light como el picking por voz necesitan de un SGA para poder funcionar. Ambos sistemasactúan como herramientas del software que, a su vez, no podría realizar una optimización de tiempo y recursos taneficaz sin los dos sistemas.
El inicio del proceso se realiza desde el equipo central, donde los pedidos son canalizados al almacén, donde elSGA dispone de los dispositivos y el personal necesario. Todo el proceso donde interviene el SGA se produce deforma automática, siendo la parte extractiva la que puede llevar un poco de más tiempo.
El proceso se realiza siguiendo los pasos siguientes:
1. Pedido del cliente desde el departamento de compras.2. Comprobación de disponibilidad.3. Envío de información al almacén.4. Agrupación de extracciones por pedido, operario, cliente, zona del almacén o zona geográfica de reparto.5. Envío de órdenes específicas a cada terminal u operario.6. El operario recibe las instrucciones e inicia la recogida.
Cuando el operario recibe la orden ya está filtrada por pedido, terminal o área, de forma que solo tiene querealizar la extracción y confirmarlo.
En el picking to light el trabajador se guía por las señales luminosas de las estanterías y, en el picking por voz, elSGA da las instrucciones directamente mediante audio. Ambos sistemas pueden complementarse con pantallastáctiles e interactivas, donde se confirme la ubicación y la referencia, una vez que se ha cogido el producto. Para queno causen molestias y el trabajador pueda seguir utilizando las dos manos, los PDA se colocan mediante pulserasespeciales en la muñeca.
Las pantallas interactivas complementan a los sistemas de picking por voz y picking to light. En ellas se destaca la ubicación dela referencia y el número de artículo.
Actividades
9. ¿Qué errores cree que pueden producirse cuando se utilizan los dispositivos picking to light y picking porvoz?
3.5. El código de barras. Los ‘tag’. El láser para el guiado de carretillas
En las entradas y salidas de mercancías, así como en la gestión habitual del almacén, se hace uso de treselementos materiales esenciales que hacen los procesos más fáciles y seguros. Se trata de los códigos de barras, lostags y el láser para el guiado de carretillas.
Códigos de barras
El código de barras es una herramienta de identificación fiable y usual para productos de cualquier tipo. Estecódigo está formado por barras paralelas, bicolor (blanco y negro) y con diferente grosor, acompañadas, en su parteinferior, de una serie de números. Cada dígito del código numérico representa una característica del producto y laempresa, siendo el primer dígito el país.
Sabía que...
El código de España es el 84, Italia ocupa desde el 80 hasta el 83 y Holanda dispone del 87.
El SGA reconoce y almacena los códigos de barras de cada producto, de forma que las transacciones que se hagancon posterioridad sean totalmente seguras. Con ambos métodos (uso de códigos de barras y el SGA) se asegura latrazabilidad del producto, las transacciones son más rápidas y los errores son menores.
Nota
La trazabilidad de un producto permite conocer los pasos dados en su elaboración hasta el momento actual,permitiendo conocer en qué punto se originó cualquier incidencia con los componentes o la fabricación.
Para que el SGA pueda reconocer los códigos de barras son necesarios lectores compatibles con los doselementos. Las tipologías más usuales del mercado son el escáner CCD, el láser y los escáneres omnidireccionales.
El escáner CCD utiliza un sensor que sujeta un conjunto de LED, encargados de emitir fuentes de luz paraobtener la información del código. Este tipo de dispositivo requiere estar en contacto con el código para podercaptarlo; sin embargo, su efectividad es alta y son bastantes rápidos. Esta tecnología es más barata que el láser.
Los dispositivos láser son más potentes que los anteriores, permitiendo una lectura eficaz en cualquier tipo desuperficie, debido a un juego de espejos que captan el código en diferentes ángulos. Los hay en forma de pistola,donde hay que accionar un pulsador para que hagan la lectura y los fijos, que permanecen en una superficie y nopermiten su manipulación.
Lector láser en forma de pistola
Los escáneres omnidireccionales son un tipo especial de dispositivo láser, que lee los códigos en cualquierdirección, por lo que son muy utilizados en productos con superficies irregulares.
Los escáneres omnidireccionales son muy utilizados en supermercados por su versatilidad y rapidez.
Tags
Con carácter general las etiquetas permiten la identificación de productos. Deben colocarse en un lugar visible deforma que su lectura sea fácil y rápida. Las hay de tres tipos:
Etiquetas ópticas: presentan soporte papel o plástico y se leen mediante lector compatible o de formamanual.Etiquetas magnéticas: utilizan bandas magnéticas para su reconocimiento.Etiquetas inductivas: están constituidas por un chip que contiene información amplia sobre el producto.
En logística se denominan tags a las etiquetas de tipo inductivo que utilizan la tecnología RFid. Las tags incluyenen su chip datos sobre el producto y una antena que les permite transferir información a través de radiofrecuencia.Las hay de tres tipos:
Etiqueta RFid pasiva: no tiene fuente de alimentación propia, por lo que la electricidad necesaria paraque pueda transmitir la información almacenada en el chip debe obtenerse a través de la antena. Cuandoel lector interroga a la etiqueta se crea un campo magnético que genera la energía necesaria para que selibere la información.Etiqueta RFid semipasiva: incorpora una pequeña batería que genera la energía suficiente paratransmitir la información una vez que el lector interroga a la etiqueta.Etiqueta RFid activa: posee una fuente de alimentación propia generadora de la energía necesaria pararealizar la transmisión. Su autonomía hace posible la lectura desde distancias bastante superiores a lasetiquetas pasivas y semipasivas.
Sabía que...
Los tamaños, formas y materiales pueden variar de unas etiquetas RFid a otras; pueden ser adhesivas,rígidas, flexibles, del tamaño de una moneda o de dimensiones más grandes. Cuanto más grandes sean, másinformación almacenan.
Láser de guiado de carretillas
El láser para guiado de carretillas permite manejar los vehículos de guiado automático (AGV). Esta tecnologíahace posible localizar puntos exactos dentro del almacén mediante sus coordenadas, de forma que el aparato detransporte pueda llegar al elemento. El proceso que maneja es el de triangulación, usado por los sistemas GPS.
Normalmente los vehículos de guiado automático disponen de un software específico integrado por el fabricante,que puede conectarse al SGA que utilice la empresa.
3.6. La radiofrecuencia
La radiofrecuencia es la tecnología que utilizan las tags RFid para la transmisión de datos. Sus aplicaciones enlogística son numerosas, utilizándose en la gestión de inventarios, el control logístico, la distribución y elalmacenaje.
La radiofrecuencia hace posible enlazar todas las fases del proceso logístico, desde la producción hasta ladistribución. Concretamente se utiliza la tecnología RFid que utiliza ondas de radio de UHF en el entorno de 900MHz. Además del uso identificativo lógico a través de etiquetas que ya ha sido mencionado, la tecnología RFid seemplea para otras funciones como:
El registro de entradas y salidas en el almacén: mediante las tags colocadas en vehículos y lectores enarcos de entrada, cada vehículo que haga ingreso en las áreas de carga y descarga será registrado deforma automática. Este proceso ahorra tiempos y errores de registro. También es útil para asignar plazasespecíficas de carga o estacionamiento para vehículos propios o habituales dentro del parque.Control en accesos: es una consecuencia de la característica anterior, donde la radiofrecuencia permitedetectar los datos básicos de vehículos autorizados para entrar en el recinto.
Para que esta tecnología pueda ser utilizada a nivel logístico debe contener dos elementos básicos: la etiquetaRFid con las características estudiadas hasta el momento y un lector RFid conectado al SGA, que lea y transfiera losdatos al sistema informático, para que este los procese, almacene e interprete.
Actividades
10. ¿De qué tipo es el tag que aparece en la última imagen?
3.7. El ‘picking list’
El picking list es la orden de extracción de los elementos que conforman el pedido. Se puede generarmanualmente aunque de esta forma no estará optimizado. El SGA es generador de órdenes de extracción o pickinglist de forma automática, una vez que se hayan mecanizado los pedidos. Para que esto se produzca, el SGA debeconocer ciertos parámetros:
El personal disponible en el almacén.La distribución del almacén.La ubicación de cada una de las referencias.El nivel de stock.La prioridad de los pedidos.Conexión a los terminales que los usuarios utilizarán para realizar la extracción.
Teniendo en cuenta estas variables, el picking list puede cambiar de una orden a otra, provocando que cadaproceso de picking sea diferente al anterior, aunque se produzcan pedidos similares.
Ejemplo
Debido a los pedidos periódicos de varios clientes, cada día es necesario empaquetar y enviar 50 uds. delmismo producto. Sin embargo, el momento de recogida cambia, ya que se tiene en cuenta la ubicación yprioridad de otros pedidos que sí varían cada día (pedidos aleatorios).
Aplicación práctica
El SGA de su empresa ha emitido las siguientes órdenes de picking:
¿En base a qué variable ha establecido el SGA el reparto de las referencias?
¿Qué técnica se está aplicando para la extracción, unitaria o agrupada?
SOLUCIÓN
El SGA realiza el reparto de referencias en función de las áreas del almacén, al operario 1 se le asignan lospasillos 1 y 2; al operario 2, el 3 y el 4; y los pasillos 5, 6 y 7 para el operario 3.
La extracción se realiza de forma agrupada, pues ningún operario llega a completar un pedido. El criterio dereparto es la ubicación.
4. El código de barras: etiquetas informáticas o tags
Aunque los códigos de barras presenten estructuras similares, la información que contienen puede venirestructurada de forma distinta. De esta manera se generan distintos tipos de códigos de barras:
El código de barras EAN-13 contiene 30 barras y 29 espacios de ancho variable. El código estácompuesto por 13 dígitos, donde el primero o los dos primeros corresponden al país, los diez siguientesidentifican al fabricante y al producto, y el último es un dígito control.
El EAN-128 sigue la misma filosofía que el EAN-13. De hecho incluye los mismos dígitos que elprimero más otros adicionales, correspondientes al número de lote, unidades que lo componen,cantidades de unidades de venta, fechas de fabricación, unidades de envío y localizadores, entre otros.
Las etiquetas informáticas o códigos de segunda dimensión están formados por cuadros organizados en unaestructura capaz de transmitir información codificada. Destacan el código PDF417, el código QR y el Data Matrix:
El PDF417 es un código de barras lineal apilado utilizado en la gestión de almacenes y otras aplicacionescomo el transporte, que puede contener información muy diversa.
El código QR utiliza barras bidimensionales y cuadrados próximos a las esquinas que pueden almacenardatos como páginas webs. Se utilizan mucho en carteles publicitarios y envases desde donde, con unsmartphone, se puede acceder a información adicional sobre el producto. Su aplicación al marketing estádando grandes resultados.
Los códigos Data Matrix están formados por una matriz de cuadrados individuales formando bloques deinformación claros y oscuros. Su aplicación es similar a la del código QR.
Actividades
11. ¿A qué país corresponde el dígito 45?
5. RFID. PDA
Tal como se ha visto, para que la aplicación de la tecnología RFid sea efectiva, debe disponerse de un lector quereconozca los datos emitidos por una etiqueta o tab RFid. Este lector está constituido por tres elementos:
La antenaEl módulo de radiofrecuencia o controladorUna unidad de control
Nota
La antena puede adoptar distintas formas, puede ser de sobremesa para objetos pequeños o puede estar enforma de arco, de forma que detecte datos cuando un objeto pasa el arco.
El funcionamiento del sistema es sencillo. Cuando la etiqueta, que se encuentra en el campo magnético creado porla antena, responde enviando información, estos datos son decodificados y puestos en contacto con el sistema decontrol.
Los lectores pueden ser aparatos que solo actúan como lectores o pueden estar integrados en otros como PDA. Deesta forma, la PDA realiza funciones de lector y permite la visualización de la información captada directamente ensu display. Esta aplicación es muy útil cuando no se dispone de un equipo informático cerca.
Sabía que...
Las siglas PDA se corresponden con los términos en inglés Personal Digital Assistant.
Las ventajas del uso doble de la PDA son las siguientes:
Permite la captura de datos en cualquier entorno.Es de tamaño compacto, ideal para viajes.Hace posible obtener información a tiempo real.Posibilita el control del almacén de forma inalámbrica.
Actividades
12. ¿Qué otros usos conoce para la PDA en la gestión de almacén?
6. Tecnología láser y elementos de manipulación
Como ya se ha estudiado, la tecnología láser permite la manipulación y guiado de carretillas. De hecho, losvehículos de guiado automático (VGA) utilizan el láser para desplazarse dentro del almacén.
En concreto su acción se centra en los siguientes procesos:
Detección de obstáculos que impidan llegar al elemento, provocando el cambio en ruta, si el necesario.Detección de personas durante la trayectoria. Esto es eficaz en la prevención de accidentes, aunque serecomienda habilitar pasillos de uso exclusivo para estos aparatos.Detección de las características de la carga. El láser es capaz de identificar el volumen, el tipo y laubicación exacta de la carga.Inicio de la maniobra de recogida de la carga con el método más adecuado a su forma y volumen.Normalmente se usa el método de la elevación, aunque algunas cargas se transportan por tracción.Transporte de la carga hasta la zona de salida. El VGA reconoce estos puntos porque previamente se leha introducido el mapa con su ubicación exacta.
VGA que manipula las cargas por elevación
7. Actualización del stock
En la marcha normal de la empresa, los distintos departamentos interactúan de forma que un mismo dato puedeser utilizado por varios de ellos. Esto ocurre, por ejemplo, con la información de ventas, facturación y logística.
El proceso ocurre de dos formas, por un lado el cliente realiza el pedido al departamento de ventas que lo tramitapara que los datos viajen hasta el almacén, donde se procede a empacar y enviar; cuando el cliente recibe el pedidotambién recibe la factura, que después será contabilizada. En el sentido inverso, el cliente no está satisfecho con elproducto y lo devuelve a almacén, el nivel de stock aumenta y el departamento de facturación emite una facturarectificativa.
Un sistema ERP permite compartir la misma información con todos los departamentos que intervienen en losprocesos vistos. Solo es necesaria la petición del pedido para que el resto de departamentos puedan conocer quéinfluencia ha tenido la operación en su actividad. De esta forma, el departamento de facturación sabe los datos paraemitir factura y el almacén conoce que su nivel de stock ha cambiado.
Es esta última aplicación la que resulta más interesante en este estudio. La tecnología hace posible tenercontrolado el nivel de stock en todo momento. Además, los datos, salvo errores, son correctos debido al apoyotecnológico en otras áreas:
Las PDA envían información de stock tomada desde el almacén a los sistemas informáticos medianteetiquetas.Los lectores RFid de arcos permiten conocer los datos de las nuevas entradas de mercancías. La mismatécnica se aplica para la salida de mercancías de gran volumen.La tecnología picking to light y picking por voz permite, mediante la confirmación, conocer el nivel destock de primera mano.
Definición
Factura rectificativaSe emite para corregir errores o hacer devoluciones. Tiene la misma estructura que la factura ordinaria eincluye otros elementos específicos como el IVA repercutido y el número de la factura a la que rectifica.
8. Control de operaciones
Debido a la importancia del nivel de stock, una de las principales funciones del SGA es controlar las variablescríticas de stock como son los niveles de stock totales, el stock de seguridad, el índice de rotación, el índice decobertura, el índice de cobertura de stocks, el índice de obsolescencia, el coeficiente de utilización de huecos y elporcentaje de utilización del almacén.
Detección de espacios y localización de huecos dentro del almacén
Todos estos indicadores, cuyo significado ya se ha estudiado en otros capítulos, se calculan de forma muy sencillacon un SGA. El sistema tan solo necesita saber el nivel de entradas y salidas al almacén, que deberán consignarsecon los siguientes datos:
Número de entrada (de asignación automática).Tipo de mercancía.Código identificativo de la mercancía (se realiza de forma automática mediante lectores).Proveedor.Ubicación dentro del almacén (asignada por el programa).
Cuando se producen las salidas, estas deben documentarse de la misma forma. Esto hace posible que el sistemacree una base de datos con información real de stock.
Los gráficos de distribución permiten conocer el nivel de llenado de las estanterías.
El SGA permite crear agrupaciones para la expedición conjunta, de forma que se seleccionan todos o varios de losbultos disponibles, ejecuta órdenes de expedición, genera albaranes y casa las etiquetas con el albarán.
El SGA selecciona bultos independientes y los agrupa para una expedición común.
Una vez creadas las agrupaciones, se procede a la validación de los albaranes de salida. El SGA suministraherramientas para poder validarlos con la ayuda de una PDA.
Los datos de validación se transmiten desde la PDA al SGA
La mayoría de los sistemas informáticos de almacén permiten regularizar las existencias por artículo o por suubicación. En ambos procesos el operario deberá realizar el inventario directamente sobre los datos suministradospor el sistema, de forma que solo tenga que comprobar si el número de existencias real se corresponde con elteórico.
Regularización de existencias por artículo
Regularización de existencias por ubicación
La información almacenada está contenida en dos tipos de archivos: los archivos maestros y los operativos. Losarchivos maestros almacenan el resultado en términos absolutos de todas las operaciones de entrada y salidaregistradas por el almacén. Los archivos operativos registran la información en forma de secuencia, aportandoinformación de cómo se ha llegado a ese nivel de stock que aparece en los archivos maestros.
Actividades
13. Los datos relativos a clientes y proveedores, ¿estarían en los archivos maestros o en los operativos?Justifique su respuesta.
Las entradas al almacén deben seguir un orden con respecto a su ubicación. El SGA indica la ubicación exactadonde debe almacenarse cada artículo, según el sistema de almacenaje y orden que utilice la empresa. Talinformación es enviada al equipo del operario que esté realizando la tarea.
Transmisión automática de la ubicación de la mercancía
9. Utilización de Sistema manual e informático
Los medios informáticos, tanto a nivel de software como en herramientas específicas, están totalmenteimplantados en cualquier empresa. La gestión de inventarios y control sobre entradas y salidas de forma manual solose recomienda en almacenes muy pequeños, con muy pocas referencias y nada mecanizados.
En cuanto el almacén adquiere un volumen de actividad, el uso de un SGA es imprescindible. En el mercadoexisten distintas modalidades que los gerentes deben considerar, si deciden implantar uno de estos sistemas. Lasvariables que influirán en su elección son el tipo de empresa, el volumen de operaciones, el tipo de referencias y elpresupuesto. Hay que tener en cuenta que el mejor sistema para la empresa no tiene que ser el más caro, sino el quese adapte mejor a las necesidades empresariales.
A modo de resumen, los pros y contras de la implantación de un sistema manual son:
VENTAJAS DESVENTAJAS
Útil para empresas pequeñas, con pocas referencias y baja mecanización. Los errores pueden no detectarse a tiempo.
No se pierde el tiempo en la implantación. Es difícil encontrar nuevo personal que se desenvuelva correctamente enun entorno tan básico.
El personal no debe ser formado en nuevas técnicas. La actividad resulta demasiado rutinaria.
La gestión no implica grandes retos, es fácil e intuitiva. Se pueden olvidar indicadores que un SGA calcula de forma automática.
En cuanto a un sistema informatizado, sus ventajas e inconvenientes son:
VENTAJAS DESVENTAJAS
Se reducen los tiempos de gestión. Debe formarse al personal.
La gestión plantea nuevos retos.El personal está motivado. Pueden ocurrir errores en el uso de las herramientas.
Registros más detallados que aportan más información. Es necesario formar al personal y mantenerlo actualizado.
Posibilidad de estar actualizado. El sistema está expuesto a virus e intrusos.
10. Resumen
El SGA es un software de Gestión de Almacén que suministra a las empresas una herramienta útil y poderosa parael trabajo diario. El SGA suele ir integrado dentro de un ERP que gestiona conjuntamente varias áreas corporativas.
RFid, utilizado en la gestión logística, es el acrónimo de Radio Frequency Identification, término genérico queincluye tecnologías que usan ondas de radio para identificar objetos, personas o animales.
Con el uso de un SGA integrado dentro de un ERP se consiguen unificar movimientos y operaciones, generandouna única fuente de datos que resulta más fiable que distintas bases con datos interconectados.
Tanto el picking por luz como el de voz tienen por objetivo optimizar las rutas de los operarios dentro delalmacén, durante la extracción de mercancías, y suprimir el papel en las órdenes.
La extracción agrupa los movimientos y procesos que se realizan para recoger y llevar los productos hasta la zonade preparación de pedidos. Esta extracción se puede realizar de forma unitaria o agrupada. En la extracción unitariacada operario completa un pedido y, en la agrupada, varios trabajadores se encargan de varios pedidos de formaconjunta.
Los sistemas “operario a producto” se utilizan para estanterías de un solo nivel, estanterías de varios niveles yestanterías móviles. Por el contrario, los sistemas “producto a operario” se usan con almacenes automáticos,estanterías en carrusel y paternóster.
Los métodos más utilizados en identificación de productos son los códigos de barras y los tags o etiquetas.
La información almacenada en SGA está contenida en dos tipos de archivos: los archivos maestros y losoperativos.
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. Indique si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:
a. El ERP es un software de gestión de almacenes que facilita los movimientos de picking.
VerdaderoFalso
b. La gestión de inventarios es una de las funciones del SGA.
VerdaderoFalso
c. Durante el picking to light el operario recibe información del SGA a través de audio.
VerdaderoFalso
2. El picking por voz...
a. ... es un sistema de recogida de pedidos automático.b. ... es un sistema de recogida de pedidos de forma manual.c. ... no deja las manos libres al operario para poder trabajar.d. ... utiliza señales luminosas en las estanterías.
3. En la extracción unitaria...
a. ... el SGA se limita a establecer rutas de movimiento óptimas dentro del almacén.b. ... se recogen todas las referencias del pedido de forma previsional hasta enviarlas para su
empaquetado.c. ... se recogen todos los ítems del pedido directamente en la caja donde serán enviados.d. ... se recogen pedidos con pocas referencias y gran variedad.
4. La extracción por varios operadores se caracteriza por:
a. Asignar a un operario que inicia y acaba el mismo proceso.b. Asignar a varios operadores que trabajan en la misma área de forma individual.c. Poder utilizar solo picking por voz.d. Aplicar la filosofía del pick to box.
5. La técnica “producto hacia operario” se utiliza:
a. En cualquier tipo de almacén.b. En almacenes con estanterías simples de un solo nivel.c. En almacenes con cargas tubulares de grandes dimensiones.d. En almacenes con paternóster.
6. Los archivos maestros...
a. ... no se utilizan en logística.b. ... solo aportan datos útiles para la consulta de transacciones.c. ... constituyen la principal fuente de stock de la empresa.d. Todas las opciones son incorrectas.
7. La tecnología láser...
a. ... detecta obstáculos en el camino.b. ... permite conocer el volumen de la carga.c. ... permite reconocer personas en su trayecto.d. Todas las opciones son correctas.
8. Relacione las características con el elemento al que hagan referencia:
a. Utilizan bandas magnéticas para el reconocimiento de los códigos.b. Pueden estar en formato papel.c. Están constituidas por un chip.d. Están constituidas por un chip y una antena.
Tab RFidEtiqueta magnéticaEtiqueta ópticaEtiqueta inductiva
9. Complete la siguiente frase:
La gestión de inventarios y control sobre entradas y salidas de forma manual solo se recomienda enalmacenes ______________, con muy pocas _______________ y nada _______________.
10. ¿Qué elementos constituyen un lector de radiofrecuencia RFid?
Glosario
AprovisionamientoActividad de la cadena logística que permite el abastecimiento de materias primas, productos semielaborados yproductos terminados listos para la venta.
DistribuciónActividad económica que hace posible que los productos disponibles para consumo lleguen a los clientes a través deltransporte o la comercialización en puntos de venta.
FlejadoAcción de amarre de la mercancía mediante cintas para evitar caídas.
ÍndiceIndicador que relaciona dos variables útiles para conocer el funcionamiento de la empresa en relación al significadode las variables.
PedidoPetición de materiales, por parte de la empresa, a sus proveedores o por parte de los clientes.
PickingExtracción de mercancías desde las estanterías, con el objeto de su preparación y envío al cliente.
RetractiladoEnvolver la mercancía con una película plástica para protegerla y evitar caídas.
RotaciónMovimiento de los materiales desde que entran al almacén hasta que salen, porque son vendidos.
TrazabilidadCapacidad para rehacer el historial de la utilización o la localización de un artículo o producto mediante unaidentificación registrada.
ZonificaciónEstablecimiento de distintas zonas dentro del almacén, atendiendo a la homogeneidad de los productos almacenadoso las actividades desempeñadas en el área.
Bibliografía
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