gestión de la infraestructura física · web viewel coordinador de servicios de apoyo o encargado...

PROCEDIMIENTOGESTIÓN DE SERVICIOS

1. PROPÓSITO

1.1. Brindar el apoyo al personal del MAG en el desarrollo de sus responsabilidades diarias, poniendo a su disposición bienes y servicios de la institución de manera planificada y coordinada, con el fin de facilitar a los funcionarios las herramientas para el acompañamiento en el mejor desempeño de su gestión.

2. DESCRIPCIÓN

2.1. Este documento consta de los siguientes apartados:

Vehículos (2.3.) Servicios y recepción documental e ingreso a instalaciones (2.4)

2.2. La aplicación de este documento es responsabilidad de:

Ministro (a) o quien designe Director Administrativo y Financiero/ Oficial Mayor Coordinador(a) Gestión de Servicios Secretaria de Gestión de Servicios Analista en Gestión de Servicios. Técnico en Gestión de Servicios Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos Encargado de la recepción Encargado de Correspondencia Interna Oficial de Seguridad Titulares subordinados del MAG Analista DNEA-SEPSA Unidad de Ejecución Presupuestaria (UEPP) Encargado Administrativo Región de Desarrollo

2.3. Vehículos

SISTEMA DE GESTIÓN MAG 6 P04-02, Gestión de Servicios R: 17/06/19 V.05. Página 1 de 24

2.3.1. Inscripción:

2.3.1.1. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, recibe las solicitudes de inscripción de vehículos, ya sea por compra 7P05-02, Gestión para la adquisición de bienes y servicios , o por traslado o por donación 7P05-03, Gestión de Almacenamiento y distribución de bienes y servicios y traslada al Técnico en Gestión de Servicios para que se inicie con la inscripción. Junto con copia del 7F52, DUA Comprobante de mercadería nacionalizada en caso de vehículos adquiridos como compra directa, o en el caso de donaciones se adjunta el acta de donación.

2.3.1.2. El Técnico en Gestión de Servicios tramita la exoneración de impuestos por medio de sistema de EXONET del Ministerio de Hacienda según la 6F111, A 15 Solicitud de exención de derechos de inscripción o 6F112, EXI- 008 Solicitud y autorización de exoneración de impuestos anual de vehículos . Tramite que debe ser aprobado por la Coordinador(a) de Servicios de Apoyo mediante el sistema.

2.3.1.3. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, dispone con el Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos para que se efectué la revisión técnica al vehículo (RTV). Posteriormente cada año, según placa oficial asignada se programa la revisión técnica anual de los vehículos.

2.3.1.4. Una vez que ha sido aprobada la exoneración, el Técnico de Gestión de Servicios presenta al INS por medio de un oficio, copia del 7F52, DUA Comprobante de mercadería nacionalizada y seguro del vehículo para tramitar el pago del pago del derecho de circulación.

2.3.1.5. El Técnico en Gestión de Servicios presenta al Registro Nacional toda la documentación descrita en las actividades anteriores, junto con la carta oficio del Ministro (a) o quien designe para inscribir vehículos (escritura). En el caso de los vehículos que el comprador no presenta la escritura, el trámite deberá trasladarse a la Asesoría Jurídica para su confección y traslado al despacho Ministerial

2.3.1.6. Una vez que el vehículo ha sido inscrito, el Técnico en Gestión de Servicios procede a solicitar ante el Registro Nacional, las placas metálicas y a retirar los derechos de circulación del INS y recibe del Director Administrativo indica o del Coordinador (a) de Gestión de Servicios, la indicación de en cual dependencia será ubicado el vehículo.


2.3.1.7. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios traslada la documentación registral al Departamento de Proveeduría para que se le asigne un patrimonio al vehículo y se registre dentro del sistema de bienes a la dependencia correspondiente. Según el procedimiento 7P05-03, Gestión de almacenamiento y distribución de bienes y servicios .

2.3.1.8. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, mediante oficio hace entrega formal al responsable del vehículo. Previa revisión física de los componentes del vehículo, por parte del Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos.

2.3.1.9. El Técnico en Gestión de Servicios elabora el expediente vehicular con toda la documentación anteriormente descrita, e incluye la información en el 6F101, Listado de flotilla vehicular ; el expediente, tanto físico como electrónico debe ser actualizado periódicamente con la documentación que se genere durante la vida útil del vehículo.

2.3.2. Des inscripción:

2.3.2.1. El Encargado Administrativo Región de Desarrollo o de las diferentes dependencias del MAG, identifican los vehículos en desuso y solicitan al Coordinador(a) de Servicios de Apoyo la revisión de los vehículos, para la identificación de su estado y determinar su nivel de vida útil. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios asigna al Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos para que realice la revisión de los vehículos y elabore el 6F38, Informe del estado del vehículo .

2.3.2.2. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios en conjunto con el Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos estudian el informe y determinan el destino de los vehículos.

2.3.2.3. En caso de que los vehículos deban des inscribirse, el Técnico del proceso de Servicios de Apoyo procede a revisar vía web, que el vehículo se encuentre libre de anotaciones y/o gravámenes ante el Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) o entes judiciales.

2.3.2.4. De encontrarse infracciones, gravámenes y/o anotaciones, tanto en los vehículos de Oficinas Centrales como en los que estén bajo la administración regional, el Técnico en Gestión de Servicios realiza la gestión ante el ente judicial correspondiente u oficina de COSEVI para


levantar los gravámenes o anotaciones, previa autorización del Despacho. El Técnico en Gestión de Servicios, traslada los casos a la Coordinador(a) de Gestión de Servicios, para determinar si corresponde el cobro a un tercero.

2.3.2.5. El Técnico del proceso de Servicios de Apoyo procede a depositar las placas metálicas ante el Registro Nacional, para que quede fuera de circulación, emitiendo una certificación de depósito de placas.

2.3.2.6. En caso de ausencia de las placas, se solicita una certificación a COSEVI de que las placas no están retenidas (pago de canon). Además, el responsable del bien asignado en control de bienes según la Unidad de Almacén y Distribución, deberá emitir un oficio detallando el motivo del extravío de las placas; a partir del cual el Ministro(a), o a quien este delegue, emite una declaración jurada haciendo constar que las placas están extraviadas y que es imposible su recuperación.

2.3.2.7. El Técnico en Gestión de Servicios procede a gestionar a través del Sistema EXONET, la exoneración de los impuestos del vehículo ante el Ministerio de Hacienda y dejarlo libre de obligaciones tributarias. Este trámite debe ser aprobado por la Coordinador(a) de Gestión de Servicios mediante el mismo sistema.

2.3.2.8. El Técnico en Gestión de Servicios solicita ante el Instituto Nacional de Seguros (INS), la certificación del último pago de marchamo para presentarlo ante el Registro Nacional. En caso de tener marchamos pendientes, el Técnico en Gestión de Servicios solicita al Coordinador(a) de Gestión de Servicios la carta o nota de compromiso de pago para su posterior cancelación.

2.3.2.9. El Técnico en Gestión de Servicios procede a presentar ante el Registro Nacional (junto con carta oficio del Ministro (a) a quien designe la des inscripción) y a partir de esa documentación, el Registro Nacional procede a la des inscripción del vehículo.

2.3.2.10. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios informa al Departamento de Proveeduría que el vehículo se encuentra des inscrito, para que este proceda con lo que corresponde.


2.3.3. Pólizas Seguros:

2.3.3.1. Con la autorización del Coordinador(a) de Gestión de Servicios, el Técnico en Gestión de Servicios solicita al ejecutivo del INS, la inclusión del vehículo al sistema de pólizas de seguros, mediante el formulario 6F103, Solicitud de Seguros INS ; junto con la factura de compra del vehículo (en caso de vehículos nuevos) y revisión técnica. Para el caso de vehículos usados se envían las fotografías del vehículo.

2.3.3.2. Semestralmente, el INS envía una factura con el cobro de la póliza madre donde se detallan todos los vehículos asegurados a la fecha. El Técnico de Gestión de Servicios verifica esta información con el 6F101, Listado de flotilla vehicular y solicita al INS los cambios que considere pertinentes; con la factura revisada el Técnico en Gestión de Servicios la remite al Departamento Financiero mediante oficio para el pago de la misma y lo incluye en el control de pagos de esta entidad.

2.3.3.3. Anualmente, el Coordinador (a) de Gestión de Servicios en conjunto con el ejecutivo del INS realizan un estudio del valor real del mercado de los vehículos, para ajustar el valor del vehículo en la póliza inscrita.

2.3.4. Pago Marchamos:

2.3.4.1. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, envía en el mes de octubre mediante correo electrónico a todas las dependencias del MAG listado 6F101, Listado de flotilla vehicular , para que lo encargados revisen que la información corresponde a los vehículos activos de sus dependencias e informen si los RTV se encuentran al día.

2.3.4.2. El Técnico en Gestión de Servicios por medio de un oficio solicita al Registro Nacional de la Propiedad las certificaciones literales y depósito de placas de toda la flotilla MAG.

2.3.4.3. El Técnico en Gestión de Servicios, en coordinación con los encargados de la administración de los vehículos en las dependencias, verifica con las entidades correspondientes: COSEVI y Municipalidades, si los vehículos en detalle poseen alguna infracción.

2.3.4.4. El Técnico en Gestión de Servicios solicita, a través del sistema Exonet, la exención de impuestos respectivos y envía a la Unidad de Exoneraciones


del Ministerio de Hacienda, las certificaciones solicitadas al Registro Nacional de la Propiedad, para que la solicitud sea aprobada.

2.3.4.5. El Coordinador (a) de Gestión de Servicios solicita mediante un oficio ante Tributación Directa del Ministerio de Hacienda, adjuntando el listado aprobado de exenciones, que los vehículos sean liberados del impuesto del ruedo por parte de esa entidad.

2.3.4.6. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, envía al INS un archivo txt con la información de los vehículos a los que se les debe gestionar el pago del marchamo y solicita mediante oficio al Instituto Nacional de Seguros el monto correspondiente.

2.3.4.7. El Técnico en Gestión de Servicios prepara una carta de compromiso de pago y posteriormente gestiona ante el Departamento Financiero, el pago de la factura que emite del INS.

2.3.4.8. El Técnico en Gestión de Servicios procede a seleccionar los derechos de circulación previamente entregados por el INS y los clasifica por regiones y dependencias, para hacer la entrega formal de los mismos.

2.3.5. Asignación de vehículos:

2.3.5.1. El funcionario que requiera el uso de un vehículo oficial lo solicita mediante correo electrónico indicando destino, fechas y horarios, y coordina con el Técnico de Servicios de Apoyo, encargado del proceso de Administración Regional o Analista de DNEA-SEPSA, la disponibilidad de un vehículo y en los casos que los requiera de un conductor o dispositivo de pago de peajes electrónico (QUICK PASS).

2.3.5.2. En el caso de las jefaturas instancias asesoras STAFF , como, Auditoria Interna, Asesoría Jurídica, Unidad de Planificación Estratégica Institucional, Prensa, Tecnologías de Información, Asuntos Internacionales y Contraloría de Servicios, deben gestionar la autorización de uso de vehículo con la/el Jefe de Despacho o el/la Oficial Mayor, y continua la gestión del trámite según el paso 2.3.5.1,

2.3.5.3. El funcionario que por razones diversas necesita de conductor y se cuente con disponibilidad, debe de solicitar el nombre del funcionario para que lo incluya al momento de llenar la boleta del sistema vehicular.


2.3.5.4. El funcionario solicita mediante el Sistema de Expediente Vehicular la autorización para el uso del vehículo, completando los datos requeridos; en el caso de las Dirección Nacional de Extensión adicionalmente presentan la 7F97, Solicitud de uso de vehículo DNEA, donde indique el motivo, la fecha, el lugar y el tipo de vehículo que requiere, asimismo, incluye la necesidad de contar con un conductor, cuando así lo amerite y se cuente con disponibilidad para el cumplimiento de su objetivo. El Jefe inmediato o aprobador asignado avalan la solicitud mediante el Sistema Expediente Vehicular.

2.3.5.5. En oficinas centrales el Técnico de Servicios de Apoyo debe de ser notificado mediante correo electrónico indicando el número de boleta que la solicitud está aprobada para que asigne el vehículo, el Analista de DNEA-SEPSA, recibe mediante sistema la solicitud y asigna el vehículo, el conductor y el dispositivo de pago de peajes electrónico cuando corresponda; en las Regiones de Desarrollo la asignación del vehículo y conductor es defina junto con la solicitud inicial.

2.3.5.6. En oficinas centrales el Técnico en Gestión de Servicios encargado de la entrega de vehículos oficiales del MAG revisa e imprime la solicitud 6F41, Solicitud para Autorización (digital o física (A1)) . Sellando ambos con la fecha y el día de recepción, número de placa y firma autorizada. En las Regiones de Desarrollo el encargado del proceso de Administración Regional revisa la solicitud en el sistema y hace entrega de las llaves.

2.3.5.7. En oficinas centrales el Técnico en Gestión de Servicios encargado de la entrega de vehículos oficiales del MAG en conjunto con el funcionario revisan el vehículo asignado, para determinar el estado del vehículo a la hora de la entrega, completando la 6F38, Informe del estado del vehículo. . Quien archiva copia en el expediente y entrega original al funcionario y copia al Analista DNEA-SEPSA.

2.3.5.8. En oficinas centrales el Técnico en Gestión de Servicios encargado de los vehículos extrae el expediente de vehículo, y completa los datos de la 6F64, Bitácora de salida y entrada de vehículos .

2.3.5.9. En oficinas centrales el usuario/a del vehículo firma la 6F64, Bitácora de salida y entrada de vehículos y el Técnico en Gestión de Servicios encargado le entrega la boleta emitida por el sistema o físicamente la 6F41, Solicitud para Autorización y uso de vehículos oficiales (digital o física (A1/A2) .


2.3.5.10. En oficinas centrales el oficial de seguridad verifica la autorización de salida del vehículo solicitando al usuario la 6F41, Solicitud para Autorización y uso de vehículos oficiales (digital o física (A1/A2).

2.3.5.11. En oficinas centrales, finalizada la gira o el uso del vehículo, el funcionario responsable del uso del vehículo junto con el Técnico encargado de la entrega de los vehículos, revisan contra la 6F38, Informe del estado del vehículo completada en la entrega del vehículo, el estado en que ingresa. Y procede a realizar el cierre de la solicitud. En caso de que la entrega se haga posterior a la jornada laboral, el funcionario deberá gestionar la revisión en las primeras horas del día hábil siguiente a la entrega del vehículo.

2.3.5.12. En el caso de que en la revisión se determine un incidente que no estaba registrado, el encargado de entrega de vehículos traslada una copia de la 6F38, Informe del estado del vehículo al Coordinador(a) de Servicios y Apoyo o al Analista de DNEA-SEPSA, para lo que corresponda.

2.3.6. Dispositivos GPS en flotilla vehicular

2.3.6.1. El Coordinador de Servicios de Apoyo o Encargado Administrativo Región de Desarrollo recibe notificación de posible irregularidad sobre el manejo del vehículo asignado a un funcionario de su dependencia, solicitado oficialmente mediante sistema web, según apartado 2.3.5 A signación de vehículos , para el desarrollo de sus actividades.

2.3.6.2. El conductor, en caso de tener algún cambio con lo establecido en la programación inicial, establecida según 2.3.5 Asignación de vehículos , informa a su jefatura inmediata de la alteración de destino, ruta u horario, entre otros cumpliendo con la 6E81, Circular 001-2019, Sobre dispositivos GPS en flotilla vehicular .

2.3.6.3. El Coordinador de Servicios de Apoyo o Encargado Administrativo Región de Desarrollo, verifica mediante la aplicación del sistema, el control de las distancias, kilometraje, lugares visitados, combustible, velocidad, rendimiento de la unidad, horas uso, periodos de inactividad, según de la denuncia presentada, para corroborar la veracidad de la posible irregularidad, basado en la 6E81, Circular 001-2019, Sobre dispositivos GPS en flotilla vehicular.


2.3.6.4. El Coordinador de Servicios de Apoyo o Encargado Administrativo Región de Desarrollo , ingresa al sistema para confrontar los hechos irregulares contra los reportes según fechas y horas, Alertas, Avisos, rutas y de cualquier clase de información, en la generación de respaldos para estudios particulares, lo dispuesto por medio de la 6E81, Circular 001-2019, Sobre dispositivos GPS en flotilla vehicular.

2.3.6.5. El Coordinador de Servicios de Apoyo o Encargado Administrativo Región de Desarrollo , generan un informe o reporte, donde determinen los hechos reales y lo trasladan al superior inmediato, o el competente de la irregularidad, para gestionar las actividades consecuentes.

2.3.6.6. El Coordinador de Servicios de Apoyo o Encargado Administrativo Región de Desarrollo, revisan y coordinan el mantenimiento de los dispositivos GPS para garantizar su buen funcionamiento en cumplimi ento de la actividades descritas anteriormente y la 6E81, Circular 001-2019, Sobre dispositivos GPS en flotilla vehicular.

2.3.7. Administración de solicitud de tarjetas para compras Institucionales:

2.3.7.1. La Dirección, Jefatura del Departamento o Administrador Regional envía al Coordinador(a) de Gestión de Servicios una solicitud, copia de la cédula, junto con el formulario 6F116, Solicitud de la tarjeta BCR de compras institucionales , para la confección de una o más tarjetas para la compra de combustible para los funcionarios/as a su cargo.

2.3.7.2. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, envía al Técnico en Gestión de Servicios , la aprobación de la/las tarjetas según el formulario 6F116 , Solicitud de la tarjeta BCR de compras institucionales con el visto bueno para que el BCR proceda con la confección de las tarjetas.

2.3.7.3. El Técnico en Gestión de Servicios, envía la solicitud al BCR para la confección de las tarjetas por medio del formulario 6F116, Solicitud de la tarjeta BCR de combustible .

2.3.7.4. Una vez recibidas las tarjetas de parte del BCR, el Técnico en Gestión de Servicios entrega de manera personal al funcionario/a de la tarjeta (similar a una tarjeta de débito/crédito) o al autorizado por parte de la Región de Desarrollo, el cual da fe del recibido mediante firma en la copia d el 6F116,


Solicitud de la tarjeta BCR de combustible , y en la copia de la tarjeta, la cual queda como comprobante de la transacción.

2.3.7.5. El funcionario/a utiliza la tarjeta del BCR como medio de pago para: combustible requerido por vehículos oficiales, combustible para la planta eléctrica, revisión técnica vehicular, peajes, mantenimiento del dispositivo electrónico de pago de peajes, en el caso de éstos dos últimos, se asigna un tarjetahabiente por encargado del tema según previa solicitud.

2.3.7.6. En el caso específico de mantenimiento de la planta eléctrica debe existir un grupo de tarjetas específicas para dicho fin las cuales se encuentran bajo la responsabilidad del Coordinador(a) Gestión Inmobiliaria, como comprobante de la gestión se genera una factura y un comprobante de pago que debe presentar a las autoridades responsables junto con el 6F159, Compra de combustible planta eléctrica .

2.3.7.7. En caso de pérdida, robo o deterioro de la tarjeta se debe completar el formulario 6F114, Mantenimiento de tarjeta BCR combustible , y entregarlo al Técnico en Gestión de Servicios para realizar el trámite de reposición. Sólo en los casos de pérdida o robo, el funcionario debe reportar ante el Banco el evento.

2.3.7.8. El Técnico Servicios de Apoyo recibe por parte del BCR los informes mensuales de todos los departamentos y direcciones del MAG, con el cual se generan los informes individuales que los entregan a cada entidad responsable para su debida revisión como control cruzado con los registros existentes cuando corresponda.

2.3.7.9. El funcionario responsable de la tarjeta de compras institucionales, entre los 5 primeros días hábiles de cada mes, consolida la información sobre el consumo de combustible del mes anterior,, según el formulario liquidación de combustible adjuntado: factura de compra y comprobante de pago electrónico mediante la tarjeta debidamente identificados con sus datos personales y del vehículo correspondiente, la traslada, según sea el caso, al Técnico en Gestión de Servicios , Analista de DNEA-SEPSA o al Encargado del Proceso de Administración Regional.

2.3.7.10. El Técnico en Gestión de Servicios, Analista de DNEA-SEPSA o Encargado Administrativo Región de Desarrollo, consolidada la información de consumo de combustible, traslada mediante oficio 6F117, Liquidación de gasto fijo junto con el reporte de gasto del BCR al Departamento Financiero para que se gestione la cancelación al Banco.


2.3.7.11. El Técnico en Gestión de Servicios recibe por parte de las autoridades responsables de la información de consumo de combustible mensual, el formulario de 6F113, Liquidación de Combustible que certifica el uso o gasto del monto asignado junto con: (comprobante de pago, facturas, liquidaciones entre otros), dicha información la revisa contra el reporte del BCR para comprobar que no existan inconsistencias.

2.3.7.12. El Técnico Servicios de Apoyo, en caso de identificar inconsistencias, las comunica al responsable de la liquidación vía correo electrónico, posteriormente se coordina la entrega física de los documentos a corregir, considerando el plazo de liquidación correspondiente para ser depurados en el registro digital. El encargado de cada liquidación, corrige la inconsistencia con los datos reales.

2.3.7.13. El Técnico Servicios de Apoyo o Administrador Regional archiva el 6F113, Liquidación de Combustible , junto con toda la documentación de respaldo como prueba de la realización satisfactoria de la gestión.

2.3.7.14. En los casos cambio, traslado o jubilación de un funcionario vinculados al sistema BCR, la Jefatura Inmediata asigna al menos dos funcionarios con perfiles para administrar el sistema del BCR, quienes deben utilizar como base el Manual de usuario para tarjetas de combustible del BCR para el cual se completa el formulario 6F115, Acceso al sistema de consulta del Banco y se entrega al Coordinador (a) de Gestión de Servicios, para que gestione ante el BCR la generación de los perfiles.

2.3.8. Mantenimiento y reparación mediante taller adjudicado para reparación:

2.3.8.1. El Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos o responsable de los vehículos realiza una revisión semanal de los vehículos y genera el 6F96, Control flotilla vehicular para registrar el estado de los vehículos y programar el mantenimiento correspondiente.

2.3.8.2. El Técnico en Gestión de Servicios o responsable de la flotilla vehicular planifica de forma semanal el mantenimiento preventivo y correctivo de las unidades, esto con base en los reportes que los usuarios de los vehículos envían 6F43, Reporte de Daños y de las inspecciones semanales que se detallan en el 6F96, Control flotilla vehicular de forma semanal.


2.3.8.3. De acuerdo a la programación semanal, el Técnico en Gestión de Servicios o responsable de la Flotilla vehicular envía al taller asignado los vehículos que correspondan, junto con la 6F45, Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los vehículos .

2.3.8.4. El taller asignado hace la revisión del vehículo y envía, al Coordinador (a) de Gestión de Servicios, la proforma de los repuestos; para su revisión y aprobación de la reparación. En los casos que corresponda esta revisión se realiza con la valoración del Técnico Institucional.

2.3.8.5. Realizada la reparación, el Técnico Institucional o el responsable de la Flotilla vehicular, realiza una revisión general del vehículo de acuerdo a la proforma aprobada.

2.3.8.6. Trimestralmente el Coordinador(a) de Servicios de Apoyo o el responsable de la Flotilla vehicular medio de las UEPP, solicita la apertura de la reserva correspondiente para ejecutar el mantenimiento preventivo o correctivo de los vehículos, bajo su responsabilidad.

2.3.8.7. De forma semanal el taller asignado envía las facturas de cobro que se generan por las reparaciones, las cuales son revisadas por el Técnico en Gestión de Servicios contra las proformas y confecciona Oficio de remisión con cuadro detalle, Acta Recepción Definitiva de Bienes y Servicios, y traslada a la Coordinador(a) de Servicios de Apoyo, para ser remitida al Departamento de Proveeduría.

2.3.8.8. Una vez realizado el Mantenimiento, la Unidad Administrativa procede a documentar la información que se generó en el expediente del vehículo.

2.3.8.9. Las Unidades Administrativas envían mensualmente las facturas de pago a la Oficina de Servicios de Apoyo, para que sean archivadas en el expediente vehicular.

2.3.9. Accidentes o incidentes vehiculares (Reparaciones aplicando la póliza de seguro):

Atención del accidente o incidente


2.3.9.1. Cada vez que un funcionario tenga un incidente (colisión, rayadura, raspadura, quebradura, abolladura, robo, vandalismo, etc.) mientras hace uso de un vehículo oficial, debe comunicarse con la policía de tránsito y con el INS para el respectivo levantamiento de información de las autoridades, posteriormente debe informar mediante oficio a la Coordinador(a) de gestión de servicios o al Encargado Administrativo región de Desarrollo sobre los hechos acontecidos, a más tardar el día hábil siguiente al accidente, salvo en los casos en que exista incapacidad médica producto del incidente, caso en el cual, el informe se deberá de presentar el día hábil siguiente al que se reincorpora a laborar.

2.3.9.2. Seguidamente el funcionario involucrado debe entregar la documentación indicada en el 6E80 N° 39333-MAG, Reglamento Autónomo para el uso de Vehículos del Ministerio de Agricultura y Ganadería y sus Órganos Adscritos de Desconcentración Máxima y Mínima Autónomo, Artículo 34.- De los accidentes de tránsito con vehículos oficiales, a más tardar 10 días hábiles después del incidente, cumpliendo con el detalle de los requisitos ahí descritos.

2.3.9.3. Una vez que la Oficina de Servicios de Apoyo o las Unidades

Administrativas tenga la información completa aportada por el funcionario, conformará el expediente administrativo. Las unidades Administrativas deberán trasladar este expediente a la Oficina de Servicios de Apoyo.

2.3.9.4. La Oficina de Servicios de Apoyo podrá solicitar al funcionario ampliación de la aclaración, esta ampliación debe guardarse en el expediente administrativo.

2.3.9.5. La Oficina de Servicios de Apoyo, una vez conformado el expediente administrativo, analizará todo el incidente y rendirá un informe (o en su defecto una relación de hechos) con la recomendación respectiva a la Dirección Administrativa y Financiera.

2.3.9.6. En caso de que el accidente conlleve un proceso judicial, si el Juzgado de Tránsito determina responsabilidad del funcionario, la Dirección Administrativa y Financiera para que lo traslade a la Dirección, con el fin de dar trámite de responsabilidad. Una vez finalizado el proceso, se procederá al cobro del deducible al funcionario; en caso de que el funcionario necesite realizar un arreglo de pago, la Unidad de Recursos Humanos determinará (mediante estudio) el pago correspondiente.


2.3.9.7. Para los otros casos, si la recomendación emitida por la Oficina de Servicios de Apoyo o las Unidades Administrativas s considere procedente el cobro de pago de deducible por parte del funcionario, previa valoración de los hechos acaecidos, el Departamento Administrativo Financiero solicitará el pago al funcionario, quien deberá de pagarlo en un solo tracto o en caso de que se imposibilite cumplir con lo solicitado, podrá solicitarle a la Unidad de Recursos Humanos el arreglo de pago respectivo.

2.3.9.8. En caso de que el funcionario no esté de acuerdo en realizar el pago o que exista duda de la responsabilidad del funcionario, el Departamento Administrativo y Financiero remitirá el expediente al Superior Jerárquico, quien se apoyará con la Unidad de Asuntos Jurídicos y recomendará el archivo del expediente en caso de absolutoria, de lo contrario solicitará ante el Despacho Ministerial el nombramiento del Órgano Director.

2.3.9.9. La Unidad de Asuntos Jurídicos brinda colaboración a la Oficina de Servicios de Apoyo en el proceso de levantamiento de los gravámenes en los diferentes Juzgados y remitirá a ésta, los documentos a presentar en el registro público de la propiedad.

2.3.10. Reparación del vehículo

2.3.10.1. El Técnico en Gestión de Servicios o encargado Administrativo Regional, informa al taller adjudicado por contratación para valorar y reparar vehículos mediante la póliza de seguros, que tenemos un vehículo para reparación y elabora los poderes especiales que firma el Coordinador (a) de Gestión de Servicios para que el taller pueda presentar al INS.

2.3.10.2. El taller adjudicado recibe y/o recoge el vehículo para su reparación. Una vez que el vehículo ha sido reparado, el taller asignado lo trae de regreso o es retirado por la Institución, según conveniencia institucional.

2.3.10.3. El vehículo debe ser revisado por el Técnico en Gestión de Servicios Mecánicos o el funcionario asignado para tal fin, el mismo debe dar el visto bueno antes de aceptar conforme la reparación.

2.3.10.4. El Coordinador (a) de Gestión de Servicios emite autorización al taller para que el INS realice el pago correspondiente por la valoración y reparación.


2.3.10.5. El Técnico en Gestión de Servicios traslada la factura emitida por el INS por el costo del deducible para el trámite de pago, al Departamento Financiero.

2.3.10.6. El expediente con toda la información se archiva en la Oficina de Servicios de Apoyo.

2.3.11. Reposición y cambio de placas

2.3.11.1. La Dependencia del MAG que lo requiera, realiza mediante oficio un reporte de reposición de placas por pérdida o deterioro, adjuntando declaración jurada administrativa.

2.3.11.2. El Coordinador(a)de Servicios de Apoyo remite el oficio al Técnico en Gestión de Servicios responsable de los trámites ante el Registro Nacional, el cual presenta al Registro Nacional los documentos recibidos, completando la información y los documentos que sean necesarios para la reposición y cambio de placas.

2.3.11.3. El Técnico en Gestión de Servicios entrega al Registro Nacional las placas deterioradas o declaraciones juradas (en casos de pérdidas) firmadas por el Ministro o quien a este designe, así como las calcomanías de seguridad,

2.3.11.4. Una vez que el Registro Nacional elabora las nuevas placas, el Técnico en Gestión de Servicios las retira y las entrega formalmente a la dependencia solicitante.

2.4. Servicios y Recepción documental e Ingreso a instalaciones

2.4.1. Gestión de trámites de compras para caja chica de productos o servicios:

2.4.1.1. El Técnico en Gestión de Servicios tramita lo referente a compras o servicios varios, de acuerdo a las necesidades institucionales que se presentan. El Técnico de Servicios de Apoyo o el solicitante realiza la o las cotizaciones de los productos o servicios requeridos. El técnico de Servicios de Apoyo consulta la existencia de partidas presupuestarias en el Departamento Financiero Contable para proceder con el trámite de compra. y el saldo disponible de la sub-partida.


2.4.1.2. El Técnico en Gestión de Servicios completa el 6F52, Solicitud y pedido de compras de materiales y servicios por caja chica y la remite al Coordinador(a) de Servicios de Apoyo. (Ya está incluida en el procedimiento financiero de ejecución presupuestaria)

2.4.1.3. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios verifica la 6F52, Solicitud y pedido de compras de materiales y servicios por caja chica, le da visto bueno y la remite para aprobación de la Dirección Administrativa Financiera. (Ya está incluida en el procedimiento financiero de ejecución presupuestaria)

2.4.1.4. El Técnico en Gestión de Servicios traslada la documentación a la Unidad de Ejecución Presupuestaria para el trámite correspondiente. (Ya está incluida en el procedimiento financiero de ejecución presupuestaria)

2.4.1.5. Una vez que se cuente con la confirmación del pago de la factura proforma o el giro en efectivo, el Técnico en Gestión de Servicios, procede a confirmar con el proveedor comercial la adquisición de productos o servicios solicitados.

2.4.1.6. El Técnico en Gestión de Servicios presenta al Departamento Financiero Contable la factura de contado, con la debida justificación, con lo que en esa dependencia proceden con el trámite respectivo según 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria

2.4.2. Gestión de trámites de pago de Facturas (Agua Potable, Energía Eléctrica, Telecomunicaciones, Servicios Municipales, Correos, contrataciones, pólizas)

2.4.2.1. La secretaria de Servicios de Apoyo recibe diariamente las facturas de los diferentes proveedores o unidades Administrativas Regionales y las traslada al Técnico en Gestión de Servicios para ser revisadas, valoradas, aprobadas e ingresadas al Control de Gasto individual.

2.4.2.2. El Técnico en Gestión de Servicios verifica las facturas; de presentar alguna inconsistencia, se coordina la devolución de las mismas para que se realicen las correcciones correspondientes por la entidad emisora del cobro o el Encargado Administrativo de la Región de Desarrollo En el caso de las facturas de correos, si se determina que son por asuntos personales se


procede a comunicar al funcionario para que realice la cancelación del monto, por entero de gobierno o rebajo por nómina.

2.4.2.3. El Técnico en Gestión de Servicios, avala la revisión de las facturas mediante sello y confecciona oficio de remisión con cuadro detalle, acta recepción definitiva de Bienes y Servicios, se traslada al Coordinador(a) de Gestión de Servicios, para ser remitida al Departamento de Proveeduría en los casos que sean servicios por contratación o al Departamento Financiero cuando sean facturas de servicios públicos, pólizas, correos, entre otros; para proceder según los procedimientos 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria y 7P05-02, Gestión para la adquisición de bienes y servicios .

2.4.2.4. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios solicita al Técnico en Gestión de Servicios informes mensuales de los consumos de los Servicios (Agua Potable, Energía Eléctrica, Telefónicos, Correos); para validar el comportamiento del gasto y tomar decisiones en conjunto con la Dirección Administrativa Financiera sobre ajustes o cambios necesarios.

2.4.3. Contratos de Servicios

2.4.3.1. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios de acuerdo con las necesidades Institucionales elabora las especificaciones técnicas de los servicios que se desean contratar.

2.4.3.2. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, solicita proforma de los servicios requeridos y verifica con la Unidad de Ejecución Presupuestaria, la existencia de presupuesto. En caso de no existir el contenido se solicita la modificación presupuestaria según procedimiento 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria .

2.4.3.3. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios, traslada a la Unidad de Ejecución Presupuestaria la solicitud de la contratación junto con las especificaciones técnicas elaboradas y esta a su vez la remite al Departamento de Proveeduría institucional según procedimiento 7P05-02 , Gestión para la adquisición de bienes y servicios

2.4.3.4. Una vez que la Unidad Ejecutora lo solicite, el Coordinador(a) de Gestión de Servicios, analiza las ofertas de acuerdo a las especificaciones técnicas propuestas, para definir si los oferentes cumplen con lo señalado; de esta forma emite el análisis técnico de las ofertas recibidas.


2.4.3.5. Una vez que se ha adjudicado en firme la contratación, el Coordinador(a) de Gestión de Servicios, según el contrato, coordina con la empresa el inicio del servicio y fiscaliza que la misma cumpla con las especificaciones contractuales y en caso de incumplimiento deberá realizar las gestiones para las llamadas de atención o revocatoria del contrato.

2.4.4. Contratos de telefonía móvil

2.4.4.1. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios recibe la solicitud de teléfono móvil conforme a lo establecido en el 6E78, Decreto Ejecutivo No.35009- MAG y lo traslada al Analista de Servicios de Apoyo para que inicie con el trámite y la confección de expediente.

2.4.4.2. El Analista de Servicios de Apoyo verifica el cumplimiento de lo establecido en el 6E78, Decreto Ejecutivo No.35009-MAG , con relación a los Funcionarios Autorizados y requisitos, corroborando posteriormente la existencia de líneas, aparatos celulares, de no contar con existencias disponibles se solicita a la entidad proveedora el suministro de lo requerido a fin de cumplir con la solicitud.

2.4.4.3. El Analista de Servicios de Apoyo solicita, por correo electrónico, al funcionario sus calidades para la confección del Contrato, junto con el 6F39, Accesorios Celular.

2.4.4.4. El Analista de Servicios de Apoyo elabora el Contrato, según el 6F39, Accesorios Celular y tramita la firma del funcionario para su formalización.

2.4.4.5. El Analista de Servicios de Apoyo remite al Despacho Ministerial, el contrato firmado por el funcionario; para que sean validados por el Ministro o quien este delegue.

2.4.4.6. El Analista de Servicios de Apoyo completa el expediente con los datos del Contrato y 6F39, Accesorios Celular avalado por el despacho Ministerial y cualquier otra información generada durante el proceso.

2.4.4.7. El Analista de Servicios de Apoyo constata mensualmente el consumo de cada servicio conforme a los derechos establecidos en el 6E78, Decreto Ejecutivo No.35009-MAG, a fin de validar el gasto efectuado. De exceder el monto establecido se procede a comunicar al funcionario el excedente para que proceda a realizar la cancelación de monto.


2.4.4.8. En cumplimiento a lo establecidos en el 6E78, Decreto Ejecutivo No.35009-MAG en caso de efectuar la devolución del servicio asignado, el funcionario lo efectuara mediante oficio, entrega al Coordinador(a) de Gestión de Servicios lo asignado.

2.4.4.9. El Analista de Servicios de Apoyo, verifica contra 6F39, Accesorios Celular lo devuelvo, revisando el estado del teléfono y de los accesorios devueltos. En caso de determinar alguna anomalía se procede según indican las cláusulas contractuales.

2.4.4.10. El Analista de Servicios de Apoyo, verificara la fecha de vencimiento de los Planes celulares con el objetivo de valorar la posibilidad de renovación y/o modificación de los mismos, así mismo solicitara el remplazo de las terminales que sufran algún desperfecto o sea reportadas como robadas.

2.4.5. Trabajos menores

2.4.5.1. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios recibe de los funcionarios interesados las solicitudes por correo electrónico o mediante oficio y coordina con el misceláneo los trabajos a ejecutar, realizando un cronograma de trabajo de acuerdo al orden de las solicitudes y la prioridad establecida por los jerarcas.

2.4.5.2. El Misceláneo de Servicios de Apoyo diagnostica el trabajo y en caso de necesitar materiales coordina con el Técnico en Gestión de Servicios lo referente a la compra por caja chica según el 6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria .

2.4.5.3. El Misceláneo de Servicios de Apoyo realiza el trabajo, una vez finalizado, el Coordinador(a) de Gestión de Servicios verifica la ejecución de la tarea.

2.4.6. Control de Armas

2.4.6.1. El oficial de seguridad mediante oficio solicita al Coordinador(a) de Gestión de Servicios, se tramite el permiso o renovación para portar armas Institucionales, adjuntando copia de la cedula, certificado de idoneidad mental (dictamen psicológico), examen teórico y práctico de Portación de Armas (primera vez) y el registro de huellas dactilares que presentó ante el Ministerio de Seguridad Pública.


2.4.6.2. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios verifica, en Coordinación con la Jefatura de Recursos Humanos, la clasificación del puesto del funcionario para proceder con la solicitud.

2.4.6.3. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios revisa en el Sistema Control Pass del Ministerio de Seguridad Publica que el funcionario cumpla con los requisitos para portar armas y realiza la inscripción del funcionario solicitante para que se le otorgue el carné de portación de Armas de Fuego para uso Institucional del Ministerio de Seguridad Publica.

2.4.6.4. Aprobada la solicitud, el Coordinador(a) de Gestión de Servicios notifica al funcionario para que proceda a gestionar la cita ante el Departamento de Armas y Explosivos para que le haga entrega del carné de portación de Armas de Fuego para uso Institucional.

2.4.6.5. El oficial de seguridad entrega copia del carné al Coordinador(a) de Gestión de Servicios y a la oficina de Recursos Humanos para que sea archivada en el expediente personal, como comprobante de finiquito del trámite.

2.4.6.6. El Director(a) Regional o de la dependencia que corresponda envía oficio a la Coordinador(a) de Gestión de Servicios solicitando se le asigne al oficial de seguridad un arma de fuego de la Institución.

2.4.6.7. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios realiza la entrega formal del arma al funcionario, dejando constancia de las características y estado de la misma.

2.4.6.8. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios administra un inventario permanente de todas las armas y presenta semestralmente un informe de las armas a la Dirección General de Armamento del Ministerio de Seguridad Publica, esto de conformidad 6E79, Ley de Armas y Explosivos Nº 7530, artículo 5 .

2.4.7. Préstamos de equipo mobiliario y áreas de uso común para actividades

2.4.7.1. El Coordinador(a) de Gestión de Servicios recibe las solicitudes y verifica que las mismas correspondan al préstamo de equipo mobiliario (toldos, sillas y mesas), y áreas para actividades y las traslada al Técnico en Gestión de Servicios para su coordinación y resolución.


2.4.7.2. El Técnico en Gestión de Servicios verifica la disponibilidad del equipo mobiliario y áreas para actividades según la solicitud, programa el trabajo a realizar y los involucrados y confirma la solicitud a los compañeros interesados.

2.4.7.3. El Técnico en Gestión de Servicios gestiona con los compañeros de la empresa de limpieza, choferes, misceláneos y demás colaboradores designados la ubicación, la instalación y desinstalación del mobiliario y en los casos que corresponda la limpieza de las instalaciones.

2.4.8. Recepción e ingreso a instalaciones a MAG

2.4.8.1. El encargado(a) de la recepción o el oficial de seguridad destacados en la recepción debe consultar al visitante si su visita es por asuntos personales o laborales.

2.4.8.2. En el caso de asuntos laborales el encargado(a) de recepción localiza al funcionario, solicita su autorización para que el visitante ingrese y solicita un documento personal al visitante para registrar en el sistema de visitas o en el 6F106, Control de entrada y salida de visitantes y entrega el gafete de visitante.

2.4.8.3. En caso de asuntos personales el encargado(a) de la recepción o el oficial de seguridad destacados en la recepción deben localizar al funcionario y pedir que reciba al visitante en vestíbulo principal.

2.4.8.4. Una vez finalizada la gestión del visitante, el encargado(a) de la recepción o el oficial de seguridad destacados en la recepción solicitan la devolución del gafete y lo registra en el sistema de visitas o en el 6F106, Control de entrada y salida de visitantes y en el Sistema de Registros de visitas del MAG.

2.4.8.5. Para las salidas o ingreso de bienes institucionales el encargado de la recepción o el oficial de seguridad solicitan la 7F104, Traslado de bienes ; Para un bien de uso personal, el encargado de la recepción o el oficial de seguridad registra en ingreso o salida del activo en el libro de actas, donde identifica: marca del bien, patrimonio (si lo posee), modelo y nombre del responsable con su respectiva firma al ingreso o salida de la Institución.

2.4.8.6. Los oficiales de seguridad destacados en este puesto o el encargado (a) de recepción registran según corresponda en el libro de actas de novedades


diarias, situaciones particulares que deban ser reportadas para su seguimiento.

2.4.8.7. Los oficiales de seguridad destacados en este puesto revisan las cámaras en la pantalla de la computadora que está instalada en la recepción y reportan de inmediato cualquier anomalía que se presente.

2.4.8.8. Para el ingreso a la institución en horas no laborales, el Técnico de Gestión de Servicios recibe mediante correo electrónico las solicitudes de ingreso a la institución en horas no laborales, analiza y aprueba la solicitud. En el caso de permiso para ingreso o permanencia al edificio de oficinas centrales MAG, por asuntos laborales, los permisos deberán contar el con visto bueno de la jefatura.

2.4.8.9. El Técnico de Gestión de Servicios coordina con el área de Servicios Generales del Servicio Fitosanitario del Estado, el ingreso del funcionario o visitantes en horas no laborales.

2.4.9. Traslado de Correspondencia Externa e Interna

2.4.9.1. La Secretaria de Servicios de Apoyo (encargada de recepción) recibe la correspondencia de índole laboral que ingresa a la institución; la incluye en el 6F80, Control de recibido y envío de correspondencia interna y la entrega al encarga, éste a su vez la separa por departamento, área u oficina , le asigna un consecutivo en la esquina del documento y la distribuye a nivel institucional, quien recibe el documento confirma el recibido con la firma en el documento de control ; para el caso de las Regiones de Desarrollo, la Secretaria de Gestión de Servicios, las ubica en los espacios asignados en la recepción y la incluye en 6F81, Control de recibido y envío de correspondencia a Regiones, le asigna un consecutivo en la esquina del documento hasta que se presente un responsable a hacer retiro de la misma .

2.4.9.2. El encargado de mensajería interna, realiza un recorrido por las oficinas de la Institución para entregar la correspondencia recibida en la recepción y para recoger la correspondencia que debe ser distribuida a instancias externas o internas y la entrega a la Secretaria de Servicios de Apoyo (encargada de recepción) para su inclusión .

2.4.9.3. La Secretaria de Servicios de Apoyo (encargada de recepción) ordena diariamente la correspondencia que debe ser entrega en instituciones externas antes de las 8:00 am de cada día, para que de acuerdo a la zona


(metropolitana) sea distribuida el mismo día por el encargado de la mensajería externa, y reorganiza la correspondencia interna para su distribución según plan de trabajo.

2.4.9.4. El encargado de mensajería externa distribuye la correspondencia asignada, en la cual es anotado en el 6F69, Control de recibido y envío de correspondencia externa, se coloca el consecutivo en forma, y entrega el 6F69, Control de recibido y envío de correspondencia externa , a la Secretaria de Servicios de Apoyo (encargada de recepción).

2.4.9.5. Semanalmente, la Secretaria de Servicios de Apoyo (encargada de recepción) remite al Coordinador(a) de Servicios de Apoyo un reporte de los movimientos de correspondencia que se ejecutaron durante la semana.

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6F38, Informe del estado del vehículo6F39, Accesorios Celular6F41, Solicitud para Autorización y uso de vehículos oficiales (digital o física (A1/A2)6F43, Reporte de Daños6F45, Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los vehículos6F52, Solicitud y pedido de compras de materiales y servicios por caja chica6F64, Bitácora de salida y entrada de vehículos6F69, Control de recibido y envío de correspondencia externa6F80, Control de recibido y envío de correspondencia interna 6F81, Control de recibido y envío de correspondencia a Regiones6F96, Control flotilla vehicular6F101, Listado de flotilla vehicular6F103, Solicitud de Seguros INS6F106, Control de entrada y salida de visitantes6F111, A 15 Solicitud de exención de derechos de inscripción6F112, EXI-008 Solicitud y autorización de exoneración de impuestos anual de vehículos . 6F113, Liquidación de Combustible6F114, Mantenimiento de tarjeta BCR combustible


6F115, Acceso al sistema de consulta del Banco6F116, Solicitud de la tarjeta BCR de compras institucionales6F117, Liquidación de gasto fijo6F159, Compra de combustible planta eléctrica7F42, Pedimento de materiales7F52, DUA Comprobante de mercadería nacionalizada7F97, Solicitud uso de vehículo7F104, Traslado de bienes6E78, Decreto Ejecutivo No.35009-MAG 6E79, Ley de Armas y Explosivos Nº 7530, artículo 56E81, Circular 001-2019, Sobre dispositivos GPS en flotilla vehicular6P03-02, Gestión de ejecución presupuestaria7P05-02, Gestión para la adquisición de bienes y servicios7P05-03, Gestión de almacenamiento y distribución de bienes y servicios

2. CONTROL DE VERSIONES

Versión Fecha Origen del cambio5 17/6/2019 Sustituye a los procedimientos: 6P04-01,

Mantenimiento de bienes, 6P04-03, Seguimiento en la contratación para la adquisición de bienes y

servicios y 6P04-04, Administración de insumos operativos y servicios, producto de ajuste al decreto de reorganización, en lo relacionado al proceso de Gestión de Apoyo a la Dirección Administrativa y

Financiera.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

LIDER DEL PROCESO MINISTRO/A O SU REPRESENTANTE


gestión de la infraestructura física · web viewel coordinador de servicios de apoyo o encargado...

Documents