gestiÓn de la informaciÓn y tecnologÍa
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GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA
ETSIT
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RETOS INFORMACIÓNSIGLO XXI
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA. ETSIT
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BIG DATA (I)
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS PROYECTOS DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS. ETSIT
TWITTER: 400 MILLONES DE TUITS/DIA
3.000 MILLONES COMENTARIOS/DIA
¿BIG DATA=BIG BROTHER?
DATOS NO ESTRUCTURADOS
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BIG DATA (II)
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA. ETSIT
PALABRAS QUE MÁS SE REPITEN EN LINKEDIN
responsable, estratégico, creativo, efectivo, paciente, experto, con motivación”, innovador analítico” “organizacional”
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INTELIGENCIA ARTIFICIAL
GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS PROYECTOS DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS. ETSIT
Red neuronal amplificada que ejecuta algoritmos para descubrir vínculos ocultos entre documentos inconexos. Se pueden analizar dos millones de documentos
CARACTERÍSTICAS SIMILARES A LAS DEL CEREBRO HUMANO
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Escritura Sumerios/Egipcios3.500 a.c.
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ARCHIVOS
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PLANIFICAR LA GESTIÓN DOCUMENTAL
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Incorporación de las TIC requiere planificación integrada:POLÍTICO/ADMINISTRATIVO/CULTURAL
Planificación no integrada basada en TIC: Puntuales mejorasRiesgo desarticulación procesos “manuales” eficientes
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TERMINOS INGLÉS / ESPAÑOL
RECORDS CENTRE = ARCHIVO EMPRESA
ARCHIVE= ARCHIVO INTERMEDIO/ HISTÓRICO
RECORDS MANAGEMENT= GESTIÓN DOCUMENTAL(Término acuñado en los años 50)
RECORDS MANAGER= EXPERTOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
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TRANSPARENCIA CORPORATIVA
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GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA. ETSIT
TRANSPARENCIA CORPORATIVA (I
•Es una ley de orgánica•Se publicó en diciembre de 2013•Entrará en vigor el 10 de diciembre de 2015•Es una ley de coste cero•La Ley se aplica a todas las Administracionespúblicas y a todo el sector público estatal, asícomo a otras instituciones:
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GESTIÓN DE DOCUMENTOSe-ADMINISTRACIÓN
Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público.
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PROBLEMAS EN LOS ARCHIVOS
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PLAN DE EMPRESA
Financiación GESTION POR OBJETIVOS
técnicas de negociación FISCALIDAD
MarketinG liderazgomotivación TECNOLOGIA
contabilidad recursos Humanos
Comercio exterior INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
¿¿ gestión de la información ??
EL PRIMER DOCUMENTO DE EMPRESA
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Gestionar bien la información para sercompetitivos
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DUPLICADOSVERSIONES
VARIEDAD DE FUENTES DE DATOS
PROBLEMAS COMUNES EN LOS ARCHIVOS (I)
DIGITALIZACIÓN DESCONTROLADA
PROPIETARIOSDE DOCUMENTOS
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ARCHIVO/S DE
EMPRESA
FINANCIERO
MARKETING
RRHH
Unidad DE NEGOCIO 1
UNIDAD DE NEGOCIO 2
UNIDAD DE NEGOCIO 3
PROBLEMAS COMUNES EN LOS ARCHIVOS (II)
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CONCEPTOS BÁSICOS ARCHIVO
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ARCHIVO GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTION DEL CONOCIMIENTO
INTELIGENCIA COMPETITIVA
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Archivo
Documentos que produce
una institución
No todos los documentos
son de archivo
Se organiza por series
documentales
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DOCUMENTOS PAPEL
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSEXPEDIENTES
HIBRIDOS
BASES DE DATOS
SOPORTE DE LOS DOCUMENTOS
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ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO
CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
TRANSFERENCIAS
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EXPURGO EXPURGO
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INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
CUADRO DE VALORACIÓN PROCEDIMIENTOS
LA DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO
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SERIEDOCUMENTAL
DOCUMENTOS QUE LA
COMPONENFORMATO NOMENCLATURA RESPONSABLES ORDENACIÓN CICLO DE VIDA
EJEMPLO CUADRO DE CLASIFICACIÓN
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METADATOS*
DATOS ESTRUCTURADOSQUE DESCRIBENDOCUMENTOSELECTRÓNICOS
DESCRIPTIVOS
SE ORIGINAN AL CREARSE EL
DOCUMENTO
EXTENDIDOS
SE CREAN EN FUNCIÓN DE LOSDOCUMENTOS
METADATOS
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NORMATIVA/LEYES
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LEGISLACIÓN Y NORMAS
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No existe legislación específica sobre la gestión de documentos
NORMAS RECORDS MANAGEMENT1996 – Australia (AS4390)ISO - 2001 (15489)
2011 (30300)
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ISO
-U
NE • 9001
ISO
-UN
E • 15489• 30300• 30301• 23081
LOPD • RD
1720/2007• RD
1665/2008
LEGISLACIÓN Y NORMAS
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LA LEY ORGÁNICA 15/1999 DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (LOPD)
Regula el tratamiento de datos personalesllevado a cabo por entidades (públicas, privadas,personas físicas o jurídicas), que los incluyen ensus ficheros.
La LOPD establece derechos para los titularesde los datos y obligaciones para las entidadesque los recaban y trata
Se aplica tanto a ficheros automatizados como alos tratados en soporte papel.
ES DE OBLIGADO CUMPLIMIENTO
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NORMAS UNE – ISO (I)
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NORMAS UNE – ISO (II)
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GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESA
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LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA (I)
CUÁNDO¿CUÁNDO?
• Desde que la empresa inicia su actividad• En cualquier momento para evitar pérdidas de información y eficacia por falta de método
¿CÓMO?
• Con un análisis previo de la situación documental• Diseñando un proyecto de gestión documental• Aplicando Normas• Creando procedimientos• Automatizando tareas
¿QUIÉN?• Equipos multidisciplinares liderados por la Dirección de la empresa
¿CUÁNTO?
•La gestión profesional de la información al alcance de todas las empresas•Proyectos asequibles y altamente rentables
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ERP (Enterprise
Resource Planning)
Planificación de recursos empresariales
ECM (Enterprise
Content Management)
Gestión documental
CRM (Customer
Relationship Management)
Ventas y Marketing
BPM (Business
Process Management)
Gestión de procesos y negocio
HERRAMIENTAS
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PROYECTOS DE INGENIERÍA
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SERVICIOS
CERTIFICACION
DESARROLLO
PROYECTOS INGENIERIA
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