gestión de la información y documentación en las
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Gestiónde la informacióny documentaciónenlas organizaciones:unaaportaciónbibliográfica
JuanRosGARCÍA
Catedráticode Bibiioteconomíay Documentación.UniversidaddeMurcia
ManuelFI?IZNÁNDEz GARCÍA
UniversidaddcMurcia
SocorroACUtLAR NOGUERAS
UniversidaddeMurcia
PROPOSITO
Al comenzaraexplicar/aprenderl.N4.=GIDOenelprogramadeBiblioteconomiatropezábamosprofesores/alumnosconlas dificultadesbibliográficas:Nadaasequi-ble había,o lo quehabíaestabadisperso.
Este breve trabajo docente/discentees el esfuerzoconjunto de encontrarbibliografía, títulos, orientacionesy, debidamenteprocesadas,ofrecerlasdebida-menteordenadas.
Hemos Limitado nuestrabúsqueda/investigacióna los centrosasequibles.Esdecir, la presentebibliografíapuedeencontrarse,casiensu totalidadenloscentrosdocentes.
Centrosdocentesabsquepodemosagradecersucolaboración:E.U. deGranaday Salamanca,FacultaddeCienciasdela InformacióndeMadrid,E.U. deBarcelona,E.U. de Madrid (U. Complutense)y E.U. de la UniversidaddeMurcia.
No pretendemosagotarel tema.Hemoscreídonecesariofijar algunosconcep-tos, haceralgunosdeslindesy precisionesen nuestraIntroducción.Puedenseropinables,esperamosquelo sean.Peroqueríamosempezar.
Algunostrabajosllevan unabrevenota,comentario,opinión o resumen.Quizá
porquehayansidola basede nuestroinicio enestamateria.
Materia, viva,en constanteevolución,queobligaráa sucesivasbibliografíascomplementarias.
Pee/yo General de hz/bnnaeión y boeu,nenraeiá,z, VoL 2 fi) .33—69. Edit.Coínpiutense.Madrid. i 992
34 J.Ros García, M. Fernández García vN. Aguilar Nogueras
Paralosquequieranseguirdicho procesosin espera,remitimosa las ievistas:
InformationManagement.UniversidaddeSheffield,U.K.Joumalof InformationScience.
INEORMACION Y DOCUMENTACION. SISTEMAS DEINFORMACION
Y DOCUMENTACION
1. Terminología
La faltadeprecisiónterminológicaqueafectaa ¡iuestradisciplinaescaracterís-ticaen las fasesde nacimientoy desarrollode cualquierciencia.La procedenciaacadémicay nacionaldeloscientíficosdela informacióndeterminaquelostérminosdesignenconceptosdistintosy que hayaconceptosde variadosignificado. Loslímitesynaturalezadela Cienciadela Informaciónsonobjetoconstantedereflexión.
En suTratadode 1834OtletpropusounconceptointegradordeDocumentaciónquemásurdcderivóentresperspectivas,biblioteconómica,documentaleinformativa.Dentrode estaúltima se inscribentresescuelas,la anglosajonade la lnformnation
Sciencie, la soviéticade la Informatika y la alemanade la lnformations undDoKumentationwissenchaft.
Reservadaen Españala expresiónCienciasdela Informaciónparadenominara las Cienciasdela ComunicaciónSocial,seutilizan otrascomo Documentación,
Información y Documentación,Documentacióne Información, e inclusoBiblioteconomíay Documentación.
2. Información: enfoques
LópezYepes’ presentalos siguientes:
A) Comomensajeinformativoque contieneideas,juicioso hechos.
B) Comomensajedocumentariosobreelqueseejerceelprocesodocumental.C) Comoelementodel procesodeconocimientos,despuésdelosdatosy antes
de conocimientoy saber.D) Comoprocesodocumentalcaracterizadopor ladifusióndemensajesque
¡ LOPEZYEPES.i.: La investigacióncorno mecanismoparael desanollode los sistemasdeinformación.45.” Congresoy Conferenciade la VID. La Habana,1990.
Gestio’n cíe la infrr,naeió,m y cíaeu,nentación ei las OrgafliZW710nC5;... 35
previamentehansidoconservadosy obtenidosen umi procesoinformativo
anterior.
E) Como proceso.¡nodo y medio informativos.Informaresdarformaa unmensajeparasertransmitidode un ¡nododetenninadoy a travésde unmedio determinado.
E) Comobien económico.
3. Documentacióncomoorganización
Otlet consideróla Documentacióncomo ciencia, técnicay organización.Envirtud deesteterceraspectose haceoperativay prácticaal colaboraren el trabajointelectual, cooperardocumentariamenteen todos los camposy actuaren los
serviciosy sistemasde información.
Latipologíadelasorganizaciones:formales,cuandodeliberadamentedosornaspeisonascoordinansu actividad para lograr algún objetivo, o informalessi lacontribucion mutua es eventual, incide en el propio conceptode sistema deinformación,organizaciónfonrial por antonomasia.
4. Documentacióncomosistema.Sistemasde Informacióny Documentación
LaperspectivainformativadelaDocumentaciónhallevadoaconfigurarlacomomediodemejomarla actividadempresarial,especialmentecomoapoyoa la tomade
decisiones.Suponela introduccióndel conceptode sistemade informacióncomontmevo objetivo de nuestradisciplina y la atencióna dos grandescamposdeorientación:la especializaciónde la mismay la organizaciónde los sistemasdedocumentaciónempresarial.
El hombrenecesitacrearsistemasqueposibilitenobtener,transformary utilizarlas ideas.Porellointegraconjuntosdepersonas,mediosy procedimientosquetienen
como objetivo adquirir, procesary proporcionarinformaciónpara resolver losproblemasy laacciónsubsiguiente.
La planificaciónde un sistemacomprendetres fases:
A) Análisisdelsistema.Sc establecenlosobjetivosenfuncióndelosusuarios,infonnacióntrataday característicasgeneralesdel sistema.
B) Planificaciónpropiamentedicha.Setieneencuentafundamentalmentela
tecnologíaa emplearsegúnlas necesidadesdel sistema.
C) Evaluacióndeobjetivosy fines segúnel tipode usuarios.
36 .1. RosGarcía, Al. Fernández García y S. Aguilar Nogueras
GESTIONDE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION EN LAS ORGA-NIZACIONES (G.l.D.O) = INFORMATION MANAGEMENT (l.M.)
1. Definiciones
Woodman2:«Es todo lo quese refiere a la obtenciónde la informaciónadecuada,de la forma adecuada,parala personaadecuada,a su pi-ecioadecuado,enel tiempoy lugaradecuadospal-atomarladecisiónadecuada».
— Adams3: «Es una función de alta direcciónquedesarrollaun conjuntode
políticas,programasy procedimientosparaplanificar,admninistrarycontro-lar eficazmentelas necesidadesde informacióny paraapoyarlos recumsos
detratamientodela información».Cronin4: «Funcióna realizarpor altosdirectivosa fin de desarrollarunapolítica, un programay un plan de accióna ejecutarde modoeficienteyefectivo,administrarycontrolarlasexigenciasdela informacióny mantener
las fuentesde su tratamiento.
2. Panoramaactual de la Información y Documentación
Desdemediadosdel presentesigloestamosasistiendoal tercer gran impulsodedesarrolloeconómicocontemporáneoenlassociedadesoccidentalesTanespectacularavanceprovocay es provocadoporun decisivocambioenla estructuradesectores
productivos,lasactividadesagrícolaseindustrialespierdenporcentajedepoblaciónactivay decontribucióna producciónfinal mientrasseíncrementael pesodcl sectorterciario y especialmentelos serviciosde infonnacion.
Actualmenteresultavital contarcon la informaciónpertinentey enel momento
preciso,proporcionadademanerafluida y extm-aidadel enonnecúmuloqueseformacon el desarrollode la «GranCiencia».La información adecuadaincrementalacompetitividadde las empresas.facilita la investigacióny permitesimplificar los
procesosburocráticos.No es posible tomar decisionessin estarpreviamenteinfonnadoen todoslos aspectosqtme concurlenen lagestión.
Lainformaciónvitaliza las sociedadescivilizadas,permiteresolverlosproble-
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Gestióndela injbrmaeión y documentaciónenlas organizaciones:... 37
mas derivadosde su crecientecomplejidad.El desarrolloexponencialde lasinvestigacionesy literaturacientíficatienecomocontrapartidala disponibilidadde
medioscibernéticoscapacesdefacilitar su manejo.En estepanoramaadquiereespecialrelevanciaunade lascaracterísticasde la
información, su valor económico.Hastaahoraera algo que flotaba a nuestro
alrededorenlavidadiaria,perohacerladisponibleparasuconsumotieneunoscostesderivadosde su producción(investigacióny publicación),almacenamiento,trata-mientoy difusión.Todo el proceso,sin embargo,dependeexclusivamentede su
papel paratomardecisiones.La informaciónhacequeseadoptendecisionessobrelosdemásrecursos.
Lascualidadesde la informacióncomorecursoeconómicosonpresentadasdela siguienteformapor Cronin>:
A) Valor igual quedinero, bienesdeequipo,trabajoo materiasprimas.E) Capazde tenercaracterísticasespecíficasy mediblescomorecolección,
utilización y uso, ciclo de vida y capacidadde interrelacióncon otros
recursos.C) lnput transformableemi outputsutilizables quesonbeneficiosospara el
logrode losobjetivosdelaentidad.D) Biencapitalizablesegúnpropósitosdela dirección.E) Gastopor el cual loscostesestandarizadospuedenserdesarrolladosy las
técnicasde estudiosde costespuedenser utilizados para observary
controlarlos mismos.F) Elementoqueofrecea los directivosposiblesopcionesa tomar.
3. PrecedentesdeladisciplinaI.M. = G.T.D.O.
En ladécadade los 60 las grandesorganizacionesseapresurarona aplicarlas
nuevastecnologíasde ordenadoresparamejorarel trabajoensusoficinas.Cuandoconfluyeronconel desarrollodetécnicasdeorganizacióny dedecisiónquerecaíanen las unidadesadministrativasnacieron los sistemasde información en las
organizacionesparaayudara lagestiónde todaslas actividadesen cadaempresa.Emi losaños70surgensistemasqueempleantecnologíainformáticaparallevar
acabola tomadedecisionesdemaneracentralizada,los DecisionSupportSystems(D.S.S.) y los ManagementInformation Systems(MIS.). Con ellos la empresaempiezaa reconocerque el fenómenoinformativo esunode suselementosclave.LosM.l .S.captandatosdelentornoy losderivadosdel funcionamientodelapropia
ide,,,.
38 [Ros García, Al. Fernández García y Si Aguilar Nogueras
empresapara seleccionarlosy organizarloscon el objeto de ofrecerlosa losdirectivos.
Durantelos 80se hacaminadohaciael conceptodeInformationManagement
como eje centralde direccióny administraciónde las empresas.Dos etapashanjalonado este camino. La primera fue crear Sistemasde Información en las
Organizaciones(SIO.)paracentralizary procesartodala informaciónprecisaparala dirección.La segundaha consistidoen considerarlas OrganizacionescomoSistemasInformativos (O.S.I.) con lo quela empresase reconoceesencialmentecomo un sistemade informaemon.
4. Nacimientode la disciplina I.M. = G.I.D.O.
Señalandosolo de pasadael antecedentede la inteligenciamilitar quedesdemuchotiempoatrásrelacionabainformacióncon eficacia,seestimalapublicaciónenU.S.A.delaPaperworkReductionAct (1980)comoel arranquedeestadisciplina.
La referidaPRA., promulgadaparareducirtrámitesburocráticosy caudaldedocumentaciónque dificultaba el funcionamientode la propia administración.establecíaresponsablesdepolíticade informaciónquetendríana sucargoel controldesu recogida,usoy diseminación.
A partirde aquí los gobiernosnorteamericanoshan apoyadola creacióndedepartamentosquecultivenlagestióninformativa.Algunascorpol-acionesprivadasseacogena tal iniciativacomopor ejemplola InformationlndustryAssociationquepromuevela AsociatedInformationManagers.
El ejemplocundió rápidamenteen GranBretañadondesurgierongruposdecientíficosy especialistasen informaciónque fomentaronla nuevadisciplina.El
paradigmapuedeserel representadoporel cambiodeA.S.L.I.B. queseconvirtió enAssociationfor InformationManagement(A.lM.).
Las Universidadesde mayor prestigioen el campode Información y Docu-
mentaciónsepreocupandeimplantarlanuevadisciplinaen susplanesdeestudios.La InformationManagementcontribuyea laadecuacióndelasorganizaciones
a su entornoy las hacemáscompetitivasen un panoramamundial de cambiosacelerados,de interdependencia,y de disponibilidad detecnologíasinformáticas.Requierepersonalgestorcadavezmáspreparadocientíficay técnicamente.
5. El Gestorde Información
La situaciónactualy la nuevaconsideraciónquemerecela información(deservicio a bien) hacensurgir la figura del gestordistinta a la del bibliotecario,
archivero,documentalistao científicode la informacion.
Gestiónde la injórmaciónydocumentaciónenlas organizaciones:... 39
El espectrode conocimientosqueprecisaun buen gestorde informaciónesforzosamenteamplio. Haderesponsabilizarsedeplanificar lapolítica informativa,desarrollarymantenersistemasintegradosy servicios,optimizarfiujosinformativosy decidir queequipamientosde tecnologíapuntasonlos másadecuadosparalasnecesidadesy objetivosdel sistema.
6. SistemasdeInformación
Cabeobservartresmodelos:
A) Eatputmodel o sistemade informacióngeneralizada.Su estudiosirve parael desarrollodel restode losmodelos.Secomponede lossiguientessubsistemas:
A. 1. Entorno, que incluye el procesode categorizary clasificar losacontecimientosy la representaciónlingílísticasde los mismosen
formade símbolos.A.2. Adquisiciónde losdatos.
A.3. Transmismon.A.4. Proceso,que incluye el almacenamientoy recuperaciónde la
información.AS. Utilización.A.6. Transferencia,corno sinónimode comunicacióno diseminacion.
B) Subsistemadentrodelas organizaciones.Podemosdestacardos:
B. 1. Management[nformation System(MIS.).Hay numerosasversionespero,enesencia,setratadeayudara
las decisionesdela direcciónmediantemodelosinformáticosquefacilitandatos.
Comprendendosorganismos:InformationCenterqueasesora
a todoslos departamentosde la organizaciónen hardwarey soft-ware.InformationServiceverdaderoserviciodeinformacióny do-
cumentación.
B.2. InformationManagementSystem(l.M.S.).Diseñadoen GranBretañaes el objetode nuestradisciplina.Partede consideracionescomo: la informaciónes un bien
económico,la informaciónes el nervio de la organizacióny laorganizaciónesen símismaun sistemadeinformación.
Utiliza comocomponentesdosrecursosinformativos:las fuen-
40 J.RosGarcía, Al. Fernández García y £ Aguilar Nogueras
tes y la tecnología.Las fuentespermitenobtenernuevosconoci-
mientos y tomar decisionesen la organización.La tecnologíainformáticaposibilita recoger,almacenar,recuperary difundir lainformación.
La gestión propiamentedicha del sistemacomportacuatrooperaciones:
— Planificacióngeneraldel sistema.— Formacióny selecciónde los recursoshumanos.— Resolución de dificultades de comunicaciónentre los
miembrosdel sistema.— Marketingdel sistema.
C) SistemadeInformaciónCientífica.
Aparececomo resultado de la conjunción de redes y centrosdeinformación,enmarcadoenlaspolíticasnacionalesy territorialesdeinfor-macion.
El centrodeinformacióneslaunidadmínimadeinformaciónespecia-
lizada, los centrosafinesse unenen formade red. El conjuntode redes
formael sistema.Esproductodelas llamadaspolíticasde informacióncientífica,enten-
diendopor ello unapolíticasubsidiariade la políticadeinvestigaciónquetendrápor objetofacilitar las medidasqueasegurena todoinvestigadorelaccesoa las Ibentesde informacion.
Los objetivosespecíficosquepersigueson:fomentarla comunicación
entreloscientíficos,establecerun sistemanacionaldeinformaciónde lasfuentes,desarrollarun mecanismoqueasegureladifusióndelosresultadosdelas investigacionesy proporcionarmediosparaasegurarla formacióndedocumentalistasy usuariosde la informacion.
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Revisióndesituación,necesidadesyelementosdisponiblesparaelestablecimientode un sistemaespaflol de información científica y técnica. Defiendemodelodescentralizadoacordeconel EstadodelasAutonomías.Consideradestablecimientode dicho sistemaunade las mayoresaportacionesde la iniciativa oficial paraeldesarrolloeconómicoy cultural del país.
Gestiónde la injbrmación y documentaciónen las organizaciones:... 41
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