gestiÓn de propuestas fina… · (tics) 0.00 0.0 6. plan de mejoramiento 0.10 5.0 7. control...

MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-10

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA

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SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 1 de 92

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORIA ESPECIAL

MUNICIPIO DE SAN CAYETANO NORTE DE SANTANDER

VIGENCIA 2014

CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

Ciudad, Septiembre de 2015



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MUNICIPIO DE SAN CAYETANO NORTE DE SANTANDER

CLAUDIA PATRICIA RODRÍGUEZ AYALA

Contralor(a) General del Departamento Norte de Santander

ANA MARIA DIAZ ESPINEL

Contralor(a) Auxiliar Delegado(a) para Auditorías

EQUIPO AUDITOR:

GLORIA STELLA ACEVEDO SALCEDO

CARMENZA DIEZ ORTEGA



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TABLA DE CONTENIDO

1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 8

1.1. CONTROL DE GESTION 8

1.1.1. Factores Evaluados 8

1.1.1.1 Ejecución Contractual 8

1.1.1.2 Resultado, evaluación rendición de cuenta 67

1.1.1.3 Legalidad 76

1.1.1.4 Gestión Ambiental 77

1.1.1.5 Resultado seguimiento Plan de Mejoramiento 79

1.1.1.6 Control Fiscal Interno 80

1.2. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 83

1.2.1 Estados Contables 83

1.2.2 Gestión Presupuestal 86

1.2.3 Gestión Financiera 87

2. OTRAS ACTUACIONES 87

2.1. LEY DE ARCHIVOS 87

2.2. VIGENCIAS FUTURAS 88

2.3. URGENCIAS MANIFIESTAS 88

2.4. SENTENCIAS JUDICIALES 88

2.5. DEUDA PÚBLICA 89

2.6. ACTA DE POSESIÓN Y DECLARACIONES DE BIENES 89

2.7. CERTIFICACIÓN DE INTERESES MORATORIOS 89

2.8. CERTIFICACIÓN DE FUNCIONARIOS 89

2.9. REGALIAS Y RESGUARDOS INDIGENAS 90

2.10. PRESCRIPCIONES 90

3. TIPIFICACION DE HALLAZGOS 91



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Cúcuta,

Doctor

CELINA RUBIO RAMIREZ

Alcalde

MUNICIPIO DE SAN CAYETANO

Asunto: Informe Final de Auditoria Especial vigencia 2014

La Contraloría Generaldel Departamento Norte de Santander con fundamento en las

faculdades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de La Constitución Política, practicó

Auditoria Modalidad Especial AL ente que usted representa, a través de la evaluación

de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los

recursos.

ES responsabilidad de La Administración El contenido de la información suministrada

por la entidad y analizada por la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que

contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración, que incluya

pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales.

Se remite el presente INFORME FINAL para que en un término de quince (15) días

hábiles contados a partir del recibido del mismo, ejerzan el derecho a la defensa a

través del informe de descargos debidamente soportado, el cual se debe enviar a la

Contraloría General del Departamento en medio físico y de forma digital al correo

[email protected]. De no allegar el Plan de Mejoramiento, se trasladará

el hecho al proceso sancionatorio, según lo reglamenta la Resolución interna 0705 del

30 de noviembre de 2011 de ésta departamental.

mailto:@contraloriands.gov.co



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DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 87.1 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y

Resultados, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander No Fenece la

cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Equipo Auditor

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable,

como consecuencia de la calificación de 84.6 puntos, resultante de ponderar los

factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.7 59.2

2. Control de Resultados 0 0.0

3. Control Financiero 0.3 27.9

Calificación total 1.00 87.1

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0

93.0

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

84.6

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

DESCARGAR

CONTROL DE REVISION

1.1.1 Control de Gestión



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Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es

Favorable, como consecuencia de la calificación de 93 puntos, resultante de ponderar

los factores que se relacionan a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.63 55.1

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 2.0

3. Legalidad 0.05 4.9

4. Gestión Ambiental 0.10 10.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 5.0

7. Control Fiscal Interno 0.10 7.7

1.00 84.6

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

50.0

Favorable

Desfavorable

76.7

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

0.0

100.0

87.5

98.7

97.2

TABLA 1


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN

1.1.2 Control Financiero y Presupuestal



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Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al

31 de diciembre de 2014, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera

Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta

fecha, de conformidad con los Principios y Normas de Contabilidad Generalmente

Aceptados en Colombia y demás Normas emitidas por la Contaduría General de la

Nación, son Con Salvedades.

Atentamente,

CLAUDIA PATRICIA RODRIGUEZ AYALA

Contralora General del Departamento Norte de Santander

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.10 10.0

3. Gestión financiera 0.20 20.0

Calificación total 1.00 93.0

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Concepto

100.0

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

TABLA 3

90.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

100.0



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1. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.1. CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es

Favorable – Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes

Factores:

1.1.1 Factores evaluados

1.1.1.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el municipio de San Cayetano, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró doscientos cincuenta (186) contratos por valor de $24.662.691.701, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Obra Pública 22 22.912.164.294

Prestación de Servicios 120 1.304.818.436

Suministros 25 244.109.927

Consultoría u Otros 19 201.599.044

TOTAL 186 $24.662.691.701

Fuente: Formato F20_1A_AGR del SIA Elaboró: Equipo Auditor

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 73.9%, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:



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1.1.1.1.1 Obra De un universo de 22 contratos se auditaron 13; por valor de $22.743.013.610, equivalente al 87.5% del valor total contratado, de los cuales Se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado

HALLAZGOS

CONTRATO DE OBRA No 063 de 2014 FECHA: Mayo 23 de 2014 CONTRATISTA: Jesús Enrique Vargas Rodríguez OBJETO: Construcción cubierta en cancha multifuncional Colegio Teodoro Gutiérrez Calderón sede primaria urbana Municipio de San Cayetano. VALOR: $207.469.401.23 ADICIONAL: $ 18.652.696,40 PLAZO DE EJECUCION: cinco meses FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Licitación Pública 001 de 2014 Certificado de Disponibilidad Presupuestal No RG 14020001 del 3 febrero de 2014 rubro 270201 Construcción cubierta en cancha multifuncional Colegio Teodoro Gutiérrez Calderón por valor de $ 207.494.111 Registro Presupuestal No AM 14050118 de mayo 23 de 2014 por valor de $207.469.401,23

Prestación Servicios QContratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 67 3 100 1 100 2 92 12 88.89 0.50 44.4

Cumplimiento deducciones de ley 100 3 100 1 100 2 92 12 94.44 0.05 4.7

Cumplimiento del objeto contractual 78 3 83 1 100 2 74 12 77.78 0.20 15.6

Labores de Interventoría y seguimiento 67 3 100 1 100 2 92 12 88.89 0.20 17.8

Liquidación de los contratos 100 3 100 1 100 2 100 12 100.00 0.05 5.0

1.00 87.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Calificación

Eficiente



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Pólizas No 33 RE001274 y 33 GU024888 expedidas por Seguros Confianza el 30 de mayo de 2014 amparando respectivamente la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013. Egreso: Primer pago AM 14070622 de 9-07-2014, segundo pago AM 14080693 de fecha 6-08-2014, tercer pago AM 14121194 de fecha 23-2014. La necesidad registrada en los estudios previos señala que el Colegio Teodoro Gutiérrez Calderón no tiene las condiciones aceptables para que los estudiantes puedan desarrollar las actividades educativas, sociales y de deportes, por lo tanto se realizará la construcción de la cubierta de la cancha multifuncional para llevar a cabo este propósito. Las obras se inician el 17 de junio de 2014 con la Interventoría contratada con el Ing. Carlos Alberto Guerrero Contreras. El 8 de julio se firma acta de modificación de cantidades de obra, teniendo en cuenta que el espacio para la ejecución de la obra varió debido a la ejecución de un bloque de aulas aledaño al patio central. Se incluyeron obras que no fueron tenidas en cuenta en la propuesta inicial como el sistema de evacuación de Aguas Lluvias y la reparación de los pisos. Para dejar completamente terminada esta cancha, se solicitó un adicional en que se incluyó la iluminación con reflectores, pintura antideslizante para la cancha, malla pita negra para cerramiento y las acometidas eléctricas para la instalación de los reflectores. Este adicional se firma el 31 de octubre de 2014 por valor de 18.652.696,40. Se presenta cada acta de recibo parcial acompañada de su memoria de cantidades de obra con su registro fotográfico que evidencia las obras recibidas. Revisados los precios del contrato y comparados con Constru-precios 2014, se encontraron ajustados a los de este boletín y a las especificaciones de cada ítem, no habiendo observaciones a estos precios. PAGOS No Acta FECHA VALOR COMPROBANTE

Parcial No 01 Julio 8 de 2014 $ 64.255.605.83 AM 14070622

Parcial No 02 Agosto 4 de 2014 $ 118.180.249,72 AM 14080693

Parcial No 03 Diciembre 23 de 2014 $ 43.866.242 AM 14121194

TOTAL $ 226.322.097,63

Se presenta acta de liquidación de fecha 23 de diciembre de 2014.



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En conclusión, revisada la documentación y soporte fotográfico, el objeto del contrato se cumplió dentro de su plazo de ejecución. Revisados los ítems contratados y los ejecutados, se observa que faltó por incluir obras que eran necesarias para que la cancha quedara funcionando, como la reparación de los pisos, derivada de las excavaciones para la cimentación y estructura de la cubierta; el sistema de evacuación de aguas lluvias, puesto que la cancha estaba ubicada en el patio central del Colegio y la demarcación de la cancha. Esto evidencia fallas en la planeación de la obra, que debe mejorarse, analizando con mayor detenimiento las obras que se van a ejecutar. La entidad allego el recibido a satisfacción por parte del Colegio Teodoro Gutiérrez Calderón Lic. Jorge Alirio Tarazona con fecha 23-12-2015.

Proceso constructivo de la cubierta de la cancha. Se entregó demarcada e iluminada Los recursos de este contrato provienen del OCAD, lo que indica que son recursos del Sistema General de Regalías, que también aprobó el adicional. La vigilancia de la inversión de estos recursos corresponde a la Contraloría General de la República.



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CONTRATO DE OBRA No 075 de 2013

FECHA: Junio 19 de 2013 CONTRATISTA: Unión Temporal Aulas para San Cayetano R/L Jesús Enrique Vargas Rodríguez OBJETO: Construcción de aulas y batería sanitaria para Institución Educativa Teodoro Gutiérrez Calderón sección primaria del Municipio de San Cayetano VALOR: $606.062.845 ADICIONAL: $26.976.022,74 PLAZO DE EJECUCION: Cuatro (04) meses FORMA DE PAGO: 30% de anticipo y saldo en actas parciales, el contratista renuncio al anticipo MODALIDAD DE SELECCIÓN: Licitación Pública Certificado de Disponibilidad Presupuestal No AM 13020050 del 7 de febrero de 2013 recursos de la Nación entregados a través del DPS Pólizas No 33 GU023208 y No 33 RO006705 expedidas por Seguros Confianza el 5 de julio de 2013 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013. La necesidad señalada en los estudios previos es que se requiere construir un bloque de dos plantas, con 7 aulas y una batería sanitaria, con estructura en concreto reforzado sismo resistente, en ladrillo a la vista, cubierta en teja termo acústica, carpintería metálica y piso en tableta de gres, con el fin de solucionar el problema de hacinamiento y falta de aulas en la Institución Educativa en mención, que afecta especialmente a la sección de preescolar. La Alcaldía elaboró los diseños, los cuales fueron revisados por el DPS y FONADE para su aprobación antes de iniciarse la ejecución. La Interventoría fue ejercida por el Consorcio Proyectar R/L Jorge Navarrete, contratada por FONADE Para terminar las obras fue necesario adicionar recursos al contrato, documento que se firmó el 27 de marzo de 2014 por valor de $26.976.024 El plazo de ejecución de este contrato fue adicionado en 15 días, según se evidencia en escrito enviado por contratista.



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Se presenta acta de entrega del contratista a la Alcaldesa y a la Institución Educativa, la cual también fue suscrita por ARIEL MONTEALEGRE PORTILLO Supervisor de FONADE y por el residente de Interventoría, con fecha 31 de marzo de 2014, la entidad allegó información del contrato adicional y recibido por la Institución Educativa. Los recursos de este contrato provienen del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social DPS, entidad que suscribió un convenio con FONADE para la administración de estos recursos. A su vez FONADE celebró el convenio interadministrativo No 2130325 del 31 de enero de 2013con el Municipio de San Cayetano para ejecutar este proyecto y FONADE contrataba la Interventoría. Por lo anterior, la vigilancia de la inversión de estos recursos es competencia de la Contraloría General de la República. No se evidencio el registro presupuestal, acta de inicio, actas, informes de la ejecución del contrato, acta de liquidación, ni comprobantes de pago.

CONTRATO DE OBRA No 079 de 2014 FECHA: Julio 23 de 2014 CONTRATISTA: Yonny Pascual Contreras Roa OBJETO: Rehabilitación toma de riego corregimiento de Cornejo, Municipio de San Cayetano VALOR: $49.937.310 ADICIONAL: $24.966.490 PLAZO DE EJECUCION: dos meses FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Selección Abreviada de Menor Cuantía Egresos AM 14090863 de fecha 30-09-2014 por valor de $41.984.857. CE AM 14110991 de fecha 05-11-2014 por valor de $2.937.310 y CE AM 14110992 de fecha 5-11-2014 por valor de $29.981.632. CDP No AM 14030088 del 3 de marzo de 2014 rubro 2303070903040 rehabilitación de toma de riego de Cornejo por valor de $ 50.000.000. Registro Presupuestal No AM 14070175 del 23 de julio de 2014 por valor de $ 49.937.310 Pólizas No 33 RE001308 y No 33 GU 025145 expedidas por Seguros Confianza el 28 de julio de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta.



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La necesidad señalada en los estudios previos es que esta toma en la pasada ola invernal sufrió daños que ocasionaron la suspensión del sistema de riego dejando sin el preciado líquido a muchos campesinos y habitantes de la zona. Por tal motivo, mediante este contrato se desarrollarán las actividades de remoción de derrumbes, limpieza, rocería y reparación de las compuertas, para que el agua se pueda distribuir y prestar su servicio a todos sus usuarios. El contrato se inicia el 28 de julio, desarrollándose las actividades de acuerdo a lo proyectado, pero al remover los derrumbes se encontraron rocas de grandes dimensiones que se debían remover, así como limpiar el material sedimentado en la línea de conducción y canalización en tubería flexible de un tramo de la toma. Para estos trabajos se requirió realizar un adicional por valor de $24.966.490 y en tiempo, en 30 días más, que se firmó el 2 de septiembre de 2014. Se hicieron las correspondientes actuaciones presupuestales y se modificaron las pólizas. El adicional fue justificado con presupuesto y registro fotográfico. Se presenta informe técnico del contratista que contiene todos los ítems contratados con su descripción y suficiente registro fotográfico que evidencia cada una de las actividades del contrato. El informe se finaliza recomendando se chequeen varios puntos de la toma, especialmente en el casco urbano del corregimiento, que no presente fisuras, ya que éstas pueden perjudicar a futuro las viviendas aledañas, pues por las fisuras se puede infiltrar el agua y esta causar asentamientos al terreno y a las viviendas. De igual forma se allegó concepto sobre la instalación de la tubería después del canal de aducción en donde se hacen recomendaciones de mantenimiento PAGOS No Acta FECHA VALOR COMPROBANTE

Parcial No 01 Septiembre 19 de 2014 $ 41.984.857.00 AM 14090863

Recibo final Octubre 28 de 2014 $ 32.918.942.00 AM 14110991

TOTAL $ 74.903.800.00 AM 14110992

Acta de liquidación de fecha 28 de octubre de 2014 Se observó que en la propuesta se incluyó un 1% como imprevistos. Sin embargo, no se justificaron, y en las actas no se incluyó, por lo tanto no se pagó. Sólo se pagó el 23% de administración y el 6% de utilidad. Revisados los precios unitarios de este contrato, se encontraron ajustados a las condiciones de ubicación de la obra y a las especificaciones de los ítems contratados.



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En conclusión, el objeto del contrato se cumplió, así como la finalidad, como se observó en las fotos, que el agua está fluyendo por la toma, siendo recibidas a satisfacción las obras ejecutadas por la comunidad firmando 52 personas con su identificación, encabezadas por Julio Guillermo Ramírez C.C 13.388.731 y también por Fernando Sayago, ex alcalde de San Cayetano.

Puede observarse la limpieza manual, reparación compuertas y retiro de rocas

Puede observarse la toma limpia, el tubo PVC instalado y el agua fluyendo



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FECHA: Octubre 10 de 2014 CONTRATANTE: Andrés Eduardo Ramírez Galvis encargado de las funciones del Despacho CONTRATISTA: Proyectos Específicos de Ingeniería R/L Rosalba Yáñez Gutiérrez OBJETO: Remodelación del Parador Turístico Municipio de San Cayetano VALOR: $137.819.938 ADICIONAL: $ 25.572.498 PLAZO DE EJECUCION: Dos meses FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Selección Abreviada de Menor Cuantía Certificado de Disponibilidad Presupuestal No AM 14060176 del 17 de junio de 2014 rubro 2303071602010 Mantenimiento y adecuación Parador Turístico. Registro Presupuestal No AM 14100268 del 10 de octubre de 2014 por valor de $137.819.938 Pólizas No 33 RE 001353 y No 33 GU025574 expedidas por Seguros Confianza el 16 de octubre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta de la fecha de expedición. La necesidad señalada en los estudios previos registra que el Parador Turístico existente se encuentra inhabilitado, debido a que sus estructuras presentan un gran deterioro, lo cual obligó al cierre temporal al público. El objeto de este contrato es habilitar estas instalaciones para impulsar la economía del Municipio, y lograr un sitio con espacios adecuados para la integración social, cultural y artística tanto para la comunidad como para la población turística. Las obras se inician el 20 de octubre de 2014, ejerciendo la supervisión del contrato, el Secretario de Planeación JIMMY FERNANDO GONZALEZ ALARCON y fueron finalizadas el 23 de diciembre. El contrato se desarrolló de acuerdo a las obras proyectadas como fue el desmonte y reconstrucción de la cubierta en machimbre, recuperación de muros, enchapes, aparatos sanitarios, pisos, fachadas, la instalación de puertas y ventanas en aluminio y vidrio templado, recuperación de instalaciones eléctricas y retiro de escombros. Sin embargo fue necesario solicitar un adicional para cambiar el piso y ante-piso del salón, ya que se encontró que tenía una falla, debiéndose reforzar el ante-piso con malla electrosoldada.



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Se presenta informe del Supervisor, en donde se indica la ubicación de la obra, en el casco urbano sobre la calle 4 entre carreras 1 y 2 y se hace el seguimiento técnico, financiero y administrativo del contrato, acompañado de registro fotográfico que evidencia las actividades ejecutadas, las cuales son concordantes con los ítems contratados. PAGOS, No Acta FECHA VALOR COMPROBANTE

Parcial No 01 Noviembre 28 de 2014 $ 74.962.242 AM 14111088


Recibo final Diciembre 23 de 2014 $ 13.410.718 AM 14121337

TOTAL $ 162.276.692

Acta de liquidación del 29 de diciembre de 2014 En conclusión, el objeto del contrato se cumplió en su totalidad y revisados los precios unitarios y comparados con Constru-precios 2014, se encontraron similares a los de este boletín, no habiendo observación de tipo fiscal. Las obras fueron recibidas a satisfacción por la Administración Municipal. No se pactaron imprevistos. Los costos indirectos se distribuyeron en un 19% de Gastos Administrativos y un 10% de Utilidad EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS

Desmonte de teja, instalación de machimbre y cambio de ante-piso y piso en tableta de gres



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Remodelación de baños Se observa comunicación del contratista de febrero de 2015, dirigida al Secretario de Planeación, refiriéndose a unas presuntas filtraciones en la cubierta donde le aclara que la entrada de agua al recinto se está produciendo por falta de mantenimiento de la viga canal construida. Se solicita a la Administración informar esta situación, ya que las filtraciones son causa de deterioro temprano de cualquier estructura. Teniendo en cuenta que esta edificación se habilitó para diferentes eventos, es importante conocer que eventos se han realizado para darle uso a este Parador Turístico.



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CONTRATO DE OBRA No 123 de 2014 FECHA: Octubre 15 de 2014 CONTRATANTE: Celina Rubio Ramírez. CONTRATISTA: JASA LTDA R/L Salvador Arturo Montes Pabón OBJETO: Obras de protección de la quebrada Tonchalá en dos puntos críticos de la vereda San Isidro, del Municipio de San Cayetano VALOR: $69.993.450 PLAZO DE EJECUCION: Un mes FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Selección Abreviada de Menor cuantía. CDP No AM 14090806 del 12 de septiembre de 2014 por valor de $70.000.000 rubro 2303071302020 proyecto de mitigación de riesgos de inundaciones en la zona rural- Registro Presupuestal No AM 14100270 del 15 de octubre de 2014 por valor de $69.993.450 Pólizas No 33 RE 001355 y 33 GU025577 expedidas por Seguros Confianza el 16 de octubre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta. Egreso: AM 14121145 de fecha 12-12-2014 por valor de $69.9932.067 La necesidad señalada en los estudios previos es que la quebrada Tonchalá a lo largo de su cauce recibe los caudales de una buena cantidad de quebradas, lo que hace que en época invernal su caudal se incremente significativamente y aumente la formación de depósitos con material de arrastre. El dragado de la quebrada Tonchalá en dos puntos clave previamente establecidos es de vital importancia, ya que se mejorará la sección hidráulica y se impedirá que los grandes caudales de invierno socaven los taludes causando daños a los mismos o desbordamientos por los depósitos que han quedado estancados. Las actividades que se contratan son: Excavaciones a máquina para conformación de un jarillón en los dos puntos críticos y el cargue y transporte de material para depositar junto a la quebrada y conformar el jarillón. El precio de estas excavaciones se encontró más bajo que en Constru-precios y el de transporte del material es similar al de este boletín. Las obras se iniciaron el 21 de noviembre de 2014 y se finalizaron el 12 de diciembre, siendo recibidas a satisfacción por la Administración Municipal y por 6 integrantes de la comunidad de San Isidro, firmas encabezadas por Giovanni Rincón, identificado con la C.C 13.166.630 en documento firmado el 12 de diciembre de 2014.



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Se presentan informes que contienen los planos con la ubicación de los puntos críticos, con el volumen excavado y el proceso de conformación del jarillón con su registro fotográfico del estado inicial y el estado después de la intervención. El contrato se pagó mediante una sola acta de recibo sin haber modificaciones a las cantidades contratadas. Su fecha fue el 12 de diciembre de 2014 por valor de $69.993.450 EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS

Estado inicial tramo I Estado final

Estado inicial tramo II Estado final Se pudo evidenciar que el lapso de tiempo aproximadamente un mes es debido a que La entidad tuvo que esperar el concepto técnico Emitido por Corponor. La solicitud fue radicada según formulario Único Nacional de ocupación de cauces, playas y lechos con



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el Rad. 11902 y código de autorización 14144, con el fin de adelantar los permisos pertinentes. El 28de octubre de 2014, se emite el acto administrativo donde se admite la solicitud, acto notificado el día 29 de octubre de 2014. El 14 de noviembre se practica la visita técnica al sector solicitado para la protección de taludes con material de sobre tamaño, taludes de la quebrada Tonchalá, sector perteneciente a la vereda san Isidro del municipio de san Cayetano, Concepto emitido con fecha 19-11-2014, donde: las conclusiones manifiestan que de acuerdo a lo señalado en el artículo 102 del Decreto 2811 de 1974 código de los recursos naturales, y el artículo 104 del Decreto 1541 de 1978, la construcción de obras que ocupen el cauce de una corriente o depósito de aguas requiere autorización para su ejecución, la cual se otorgará en las condiciones que establezca la autoridad ambiental competente. Atendiendo los criterios técnicos de orden ambiental se considera que con la información presentada en el documento; Proyecto: Obras de Protección de la Quebrada Tonchalá para poder evitar erosiones de los taludes en la vereda San Isidro del corregimiento Carmen de Tonchalá Municipio de San Cayetano, solicitud presentada por el señor JIMMY FERNANDO GONZALEZ ALARCON, como secretario de planeación de la alcaldía de san Cayetano sobre labores que se hacen necesarias para la protección de predios ubicados sobre la margen izquierda de la quebrada del Carmen de Tonchalá o Tonchalera, y después de realizada la correspondiente visita de evaluación, consideraciones técnicas, revisión de áreas donde se solicita la protección de los taludes, la necesidad técnica de la alcaldía municipal de proteger los predios y construcciones habitacionales en los sectores de influencia es viable autorizar el permiso de ocupación de cauce con las determinaciones y condiciones que se establezcan, siempre y cuando se cumpla a cabalidad las medidas de manejo ambiental contenidas en el presente informe, autorización a nombre de la alcaldía Municipal de San Cayetano, en cabeza de la Alcaldesa Municipal Doctora CELINA RUBIO RAMIREZ, identificada con cédula de ciudadanía No. 27.818.327.



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CONTRATO DE OBRA PUBLICA No 131 de 2014 FECHA: Octubre 31 de 2014 CONTRATISTA: Consorcio adecuación parque Colinas 2014 R/L Cristian Gabriel Rubio González OBJETO: Adecuación y mejoramiento parque barrio Colinas de la Victoria en el Municipio de San Cayetano. VALOR: $105.428.983,12 ADICIONAL: $10.678.205 PLAZO DE EJECUCION: Dos meses. FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Selección Abreviada de Menor cuantía Egresos: primer pago AM 14121176 de fecha 19-12-2014 por valor de $73.549.994 y CE AM 15020067 de fecha 13-02-2015 por valor de $42.556.923. CDP No 14060175 del 17 de junio de 2014 rubro 2303071404010 Remodelación parque Colinas por valor de $ 105.500.000 Registro Presupuestal No AM 14100293 del 31 de octubre de 2014 por valor de $105.428.983,12 Pólizas No 49-40-101000473 y 49-44-101001785 expedidas por Seguros del Estado el 4 de noviembre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta de esa fecha de expedición. La necesidad señalada en los estudios previos registra que el parque del barrio Las Colinas cuenta con problemas en su infraestructura para la práctica recreativa y de esparcimiento, para lo cual se hace necesario mejorar las instalaciones de juegos infantiles, biosaludables, bancas e iluminación adecuada que permita constituirlo como uno de los escenarios principales para el sano esparcimiento de los san cayetanenses. El contrato se inicia el 7 de noviembre con la supervisión del Secretario de Planeación. En su ejecución presentaron las siguientes situaciones:

1. Se solicitó un valor adicional para aumentar las luminarias del parque porque con las contratadas, las condiciones de iluminación no eran las óptimas. Este adicional fue autorizado mediante otro sí por valor de $10.678.205 firmado el 15 de diciembre de 2014

2. El contratista solicitó una suspensión del 24 de diciembre al 8 de enero por la celebración de las fiestas decembrinas, tiempo en que los proveedores de postes cilíndricos cierran sus ventas por vacaciones colectivas y estos son los únicos elementos que falta por instalar en el parque, firmándose esta acta el 23



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de diciembre de 2014. El contrato se reinició el 8 de enero como se estableció en el acta.

Se presenta informe del supervisor con corte a 31 de diciembre que contiene el seguimiento técnico, administrativo y financiero del contrato, acompañado de registro fotográfico en el que se evidencia los trabajos ejecutados como demoliciones, construcción bordillo, nivelación y compactación del terreno, ante-piso con malla electrosoldada, piso en tableta de gres y la instalación de los juegos biosaludables La entidad allego acta de recibo de parte de la comunidad del barrio colinas de la victoria, con fecha 20-01-2015, las personas que hicieron parte o intervinieron en esta acta fueron miembros de la comunidad a saber.

Igualmente se evidencio acta de recibo final de fecha 20-01-2015 donde se reunió el Ingeniero Miguel E. Alférez Olmos quien actúa como supervisor del municipio, y el ingeniero Cristian Gabriel Rubio González quien actúa como representante legal del Consorcio ADECUACIÓN PARQUE COLINAS 2014, donde se pudo evidenciar cada uno de los ítem contratados. Fueron revisados los precios unitarios del contrato, encontrándose ajustados a las especificaciones técnicas de los ítems y a los precios de mercado. Se pudo aclarar que el ítem juegos biosaludables contiene 6 juegos: Volante, twister cintura, fondos yoga, elíptica, surfboard y pilates, siendo su valor global adecuado a estos juegos.

Observación administrativa con presunta incidencia fiscal por valor de $893.132

No se encontraron justificados ni documentados los imprevistos de este contrato, estimados en un 1% del valor de los costos directos, equivalentes a un valor de



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$893.132 por cuanto Teniendo en cuenta el concepto sobre el AIU emitido por la Sub-contralora delegada para procesos administrativos y fiscales de la Contraloría General del Departamento, de fecha 23 de agosto de 2013, concepto acorde con lo dispuesto por la Contraloría General de la República que señala: Las entidades que administran recursos públicos solo pueden pagar los imprevistos que el contratista acredite, porque la destinación de esta previsión es específica y no puede convertirse en parte de la utilidad del contratista. Para este caso, revisadas las actas, no se encontró la correspondiente a la inversión de estos recursos debidamente justificados y soportados, por lo cual se configura un presunto alcance fiscal por este concepto. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta relación de actividades imprevistas con sus análisis de precios unitarios y fotografías. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se evidencia la relación de obras imprevistas consistentes en la construcción de un bordillo en concreto reforzadas y una jardinera en ladrillo a la vista para encerrar una de las palmas ubicadas en los laterales del parque. En el registro fotográfico se evidencia este bordillo para confinar el relleno que se echó para conformar el área de instalación de los juegos y la jardinera construida. Sus precios están acordes al contenido de elementos de cada ítem. Su valor corresponde al porcentaje de imprevistos pactado en el contrato. Por lo tanto se aceptan los trabajos presentados como inversión de los recursos de Imprevistos y se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal



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FECHA: Noviembre 7 de 2014 CONTRATANTE: Celina Rubio Ramírez CONTRATISTA: Unión Temporal Cornejo R/L Carlos Alberto Guerrero Moncada OBJETO: Adecuación y mantenimiento planta de tratamiento de agua potable zona urbana y estación de bombeo corregimiento de Cornejo, Municipio de San Cayetano VALOR: $279.842.076 PLAZO DE EJECUCION: 50 días FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Licitación Pública No 03 de 2014 EGRESOS: RP 14110308 de fecha 21-05-205 por valor de $189.740.607 y CE RP 14110307 de fecha 21-05-2015 por valor de $90.101.469. CDP No AM 14090823 del 26 de septiembre de 2014, por valor de $280.000.000 rubros 230304010102-20107-30101 y 1001010 Ampliación y optimización del sistema de acueducto, adecuación y mantenimiento plantas de tratamiento Registro Presupuestal No AM 14110307 del 7 de noviembre de 2014, por $279.842.076 Pólizas No 49-40-101000515 y 49-44-101000204 expedidas por Seguros del Estado el 20 de noviembre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta de la fecha de expedición. La necesidad señalada en los estudios previos es que la planta de tratamiento requiere hacerle mejoramiento y modificaciones a la infraestructura existente para garantizar los debidos procesos para limpiar de impurezas el agua y entregarla debidamente tratada. Los trabajos contratados comprendieron: En la planta de San Cayetano, la adecuación locativa y eléctrica y el cambio de los lechos filtrantes, en la planta de Cornejo, la adecuación eléctrica. Las obras se inician el 20 de noviembre de 2014 con la Interventoría contratada con el Ing. Diego Alexander Cuadros López y supervisión del Secretario de Planeación y fueron finalizadas el 23 de marzo de 2015. Durante su ejecución se presentaron las siguientes situaciones:

1. Acta de suspensión de fecha 19 de diciembre de 2014 debido a que dentro del contrato estaba incluido los diseños eléctricos de las dos plantas de tratamiento y su aprobación ante CENS, de los cuales fueron aprobados los



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correspondientes a Cornejo, pero negada la solicitud de San Cayetano por no reunir todos los requisitos, por lo cual se requiere de tiempo para tramitar esta parte y el tiempo de ejecución del contrato no alcanza para ello. Por otra parte, los proveedores de materiales como válvulas, arenas filtrantes y transformadores, en diciembre salen a vacaciones colectivas, por lo cual se decidió suspender el contrato por un lapso de 45 días. El contrato se reinició el 3 de febrero de 2015.

2. Acta de modificación de obra del 13 de febrero de 2015, derivada esencialmente de la revisión de Centrales Eléctricas al proyecto, realizándose el correspondiente ajuste sin afectar el valor del contrato.

3. Se requirió de un tiempo adiciona para culminar la parte eléctrica, el cual fue

solicitado por el contratista el 19 de febrero de 2015 por un mes más y la Interventoría a su vez lo solicitó el 20 de febrero a la Alcaldesa; se modificaron las pólizas, pero no se allegó el acto administrativo de la prórroga o adicional del plazo.

En esta propuesta se pactaron Imprevistos por el 1% de los costos directos, equivalentes a $2.152.305, los cuales se encontraron justificados en ejecución de parte eléctrica como la alimentación para la motobomba de cloro y puntos eléctricos adicionales en la estación de bombeo de cornejo por valor de $2.200.428, los cuales fueron aprobados por acta firmada por el Interventor y el Supervisor. Se presenta informe del contratista que contiene un resumen de las actividades ejecutadas con su registro fotográfico, correspondiente a la parte eléctrica. Falta la evidencia fotográfica de las adecuaciones locativas en la planta de San Cayetano- PAGOS Este contrato se recibió en una sola acta de recibo de fecha 23 de marzo de 2015 por valor de $279.799.696, y su pago se efectuó mediante dos comprobantes CE RP 14110308 de fecha 21-05-205 por valor de $189.740.607 y CE RP 14110307 de fecha 21-05-2015 por valor de $90.101.469. Acta de liquidación de fecha 23 de marzo de 2015 En conclusión, el objeto del contrato fue cumplido, observándose optimización de los recursos, los cuales alcanzaron para intervenir las dos plantas: la de San Cayetano y la de Cornejo.



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Revisados los precios unitarios de las obras, se encontraron ajustados a las condiciones de ubicación de los sitios y a las especificaciones de cada ítem. Es importante conocer a través del encargado de la Administración Municipal de la Unidad de Servicios Públicos, el beneficio que ha tenido el servicio de agua a la población con las adecuaciones realizadas.


FECHA: Noviembre 7 de 2014 CONTRATISTA: Unión Temporal para la electrificación rural vereda La Palma Municipio de San Cayetano R/L José Vicente Calderón OBJETO: Electrificación rural de la vereda La Palma Municipio de San Cayetano VALOR: $319.904.123 PLAZO DE EJECUCION: 50 días FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Licitación Pública 04 de 2014 Certificado de Disponibilidad Presupuestal No AM 14090814 rubro 2303070103010 Mantenimiento expansión y reposición electrificación rural del 12 de septiembre de 2014 por valor de $ 320.000.000 Registro Presupuestal No M 14110301 del 7 de noviembre de 2014 por valor de $319.904.123 Pólizas No 475-74-994000002836 y 475-47-994000014845 expedidas por Aseguradora Solidaria de Colombia el 14 de noviembre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013. La necesidad señalada en los estudios previos es que la vereda la Palma carece del servicio de energía eléctrica lo cual afecta las posibilidades de desarrollo de la región y está creando problemas de migración al verse afectada la calidad de vida de esta comunidad ya que no se pueden implementar nuevas técnicas de producción. Por esto es necesario electrificar esta vereda El contrato se inició el 19 de noviembre de 2014 con la Interventoría contratada con INGENIERIA ELECTROMECANICA SERVICIOS INTEGRALES (INGELSI). Tras hacerse el replanteo de las obras, se levantó acta modificatoria de cantidades de obra de fecha 5 de diciembre de 2014, las cuales se ajustaron a las condiciones reales sin variar el valor del contrato.



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Se solicitó suspensión del contrato por parte del contratista, teniendo en cuenta que para fin de año Centrales Eléctricas restringió sus horarios de atención al público, no alcanzándose a ingresar los transformadores para su revisión, acta que se firmó el 23 de diciembre de 2014 con reinicio indefinido, hasta que Centrales les fijara fecha de entrega de los transformadores ya revisados y registrados. Este reinicio se da hasta el 30 de abril de 2015. La revisión de precios de este contrato se hizo de manera selectiva pues es una obra esencialmente de instalaciones eléctricas, la mayoría de sus ítems no se encuentran en nuestro patrón de referencia Constru-precios y mi formación profesional no es en ingeniería eléctrica. Se revisaron precios como templetes para 13.2 Kv, postes de concreto y compuesto hidrosolta, existentes en este boletín, encontrándose ajustados a estos precios. En este contrato no se pactaron imprevistos; los costos indirectos del contrato se distribuyeron en: 18% para gastos de administración y 11% para utilidad. Acta de liquidación de fecha 8 de mayo de 2015 PAGOS No Acta FECHA VALOR COMPROBANTE

Parcial No 01 Diciembre 11 de 2014 $ 145.627.328

Parcial No 02 Diciembre 19 de 2014 $ 109.017.604

Recibo final Mayo 8 de 2015 $ 65.166.645

$ 319.811.577

Se allega recibido a satisfacción de fecha 30 de marzo de 2015 firmada por los siguientes beneficiarios: Israel García Vecino C.C 1.993.783, Andrés Leandro Castellanos, Pedro Julio Vera M C.C 13.248.139, Pablo Leiva, William Herrera C.C 5.489.395, María Eugenia Sanabria C.C 37.225.270. En esta constancia el contratista señala los trabajos ejecutados en esta electrificación, así:

Redes de media tensión a 13.200 voltios en postes de concreto y conductos de aluminio ACSR calibre 1/0 AWG

Redes de baja tensión en conductor XLPE trenzado aislado, postes de concreto.

Cinco (5) subestaciones monofásicas de 5 KVA 13200/240-120 voltios instaladas en poste, con números de empresa registrados en CENS 22592P, 22593P, 22594P, 22595P y 22596P.

Acometidas para cada vivienda en concéntrico calibre 8

Instalaciones internas para cada vivienda con sus respectivos tableros de protección, salidas de iluminación y salidas para tomacorrientes

Sistemas de puesta a tierra.



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Todas las instalaciones se entregaron probadas y en perfecto estado de funcionamiento.

De igual forma fue allegada la aprobación de Centrales del servicio de energía a los seis (6) usuarios que fueron beneficiados en este contrato, la aprobación de los planos que se registró el 27 de marzo de 2015 y el registro de los transformadores que se hizo el 27 de enero de 2015. En conclusión, luego de observados los informes de Interventoría que se acompañaron de su registro fotográfico en donde pudo apreciarse todo el proceso de instalación de postes, estructuras para montaje de los transformadores, tensado de redes y del recibido a satisfacción de los beneficiarios, cuyos nombres son concordantes con los registrados en Centrales Eléctricas, se deduce que el objeto del contrato se cumplió Las obras fueron recibidas a satisfacción por la Alcaldía, no se evidencian los comprobantes de pago.

Observación administrativa Revisada la justificación del acta de suspensión, motivada en que no se alcanzaron a ingresar los transformadores a CENS ésta no es causada por un caso fortuito, era algo previsible, que el contratista debía tener previo conocimiento y la administración fijar unos plazos de ejecución más razonables, pues 50 días es un plazo muy corto para este tipo de trabajos. Los transformadores se ingresan hasta el 27 de enero, es decir, en el momento de la suspensión presuntamente no se habían adquirido. Por otra parte, al acta de suspensión no se le fijó un plazo, sino que se dio tiempo abierto. Los planos fueron aprobados el 27 de marzo de 2015 pero el contrato se reinicia hasta el 30 de abril.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Se adjunta respuesta del ingeniero Miguel Alférez, Secretario de Planeación Municipal con los argumentos del caso 22 folios. CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se allegan los requisitos que exige CENS para efecto de matrícula de transformadores, para inspección RETIE y certificación plena de las instalaciones eléctricas, con su correspondiente cronograma de actividades y fechas de cada procedimiento, soportadas por su correspondiente documento. Revisada esta documentación se concluye que el tiempo de suspensión del contrato fue acorde a los tiempos de revisión



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que requirieron los equipos, siendo aprobadas las conexiones eléctricas por CENS hasta el 10 de abril y comunicadas al contratista el 23 de abril según correo electrónico de esa fecha. Por esta razón el contrato se reinicia hasta el 30 de abril. Por lo anterior se desvirtúa la observación administrativa.


FECHA: Noviembre 7 de 2014 CONTRATISTA: JASA LTDA R/L Salvador Arturo Montes Pabón OBJETO: Construcción de obras de urbanismo viviendas de interés social prioritario lotes Santa Martha y Cacaotal, San Cayetano. VALOR: $199.995.142 PLAZO DE EJECUCION: Cincuenta (50) días FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Licitación Pública No 05 de 2014 CDP No AM 14090787 de fecha 1 de septiembre de 2014por valor de $200.000.000 rubro 2303070803010 Obras de infraestructura en desarrollo de los planes de vivienda de interés social. Registro Presupuestal No AM 14110300 del 7 de noviembre de 2014 por valor de $199.995.142 Pólizas No 33 RE001385 y 33 GU025735 expedidas por Seguros Confianza el 27 de noviembre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta de la fecha de expedición. La necesidad señalada en los estudios previos es que el objeto de esta contratación es construir ciertas obras de urbanismo que permitan que las nuevas viviendas gocen de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y vías de comunicación. El contrato se inicia el 21 de noviembre de 2014 con la Interventoría contratada con el ingeniero Diego Alexander Cuadros López. Durante su ejecución se hizo una modificación de cantidades de obra, firmándose acta el 9 de enero de 2015, en donde se incluyeron ítems no previstos como la limpieza y rocería, conformación y compactación de la subrasante y la instalación de unos accesorios de acueducto. El plazo de ejecución de este contrato fue ampliado en 25 días más debido a las fiestas decembrinas, adicional que se firmó el 7 de enero de 2015



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PAGOS No Acta FECHA VALOR COMPROBANTE


Parcial No 02 y final Enero 29 de 2015 $ 100.467.838 RP 14080216

$ 199.974.774

Acta de liquidación del 4 de febrero de 2015. Se allegaron los planos de localización de las obras de urbanismo, en donde se observa la distribución de las redes hidráulicas y de las de alcantarillado, acordes con las obras contratadas.

Localización y replanteo, demoliciones en concreto y excavaciones para tubería alcantarillado

Tubería PVC alcantarillado 8” Pozos inspección Tubería PVC agua



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Limpieza de lote, Conformación y compactación de subrasante, caja para Válvula.


FECHA: Diciembre 2 de 2014 CONTRATISTA: Carlos Alberto Guerrero Contreras OBJETO: Construcción de placa huella vereda Ayacucho del Municipio de San Cayetano VALOR: $95.447.456 PLAZO DE EJECUCION: 28 días sin que en ningún caso exceda el 31 de diciembre de 2014 FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Selección Abreviada de Menor cuantía EGRESO: AM 15020065 de fecha 13-02-2015 por valor de $77.441.972 y CE AM 15020066 de fecha 13-02-2015 por valor de $18.000.000 CDP No AM 14100850 del 31 de octubre de 2014 rubros construcción de placa huella en vías rurales y adecuación y mantenimiento vías rurales Registro Presupuestal No AM 14120337 del 2 de diciembre de 2014 por $95.447.456 Pólizas No 49-40-101000567 y 49-44-101002187 expedidas por Seguros del Estado el 9 de diciembre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013, aprobadas por acta de la misma fecha de expedición. La necesidad señalada en los estudios previos registra que la vereda Ayacucho es quizás la más alejada del centro poblado principal y sus vías constituyen el único medio para transportar sus productos, pero en época de invierno esta vereda queda incomunicada. Por esto se adelanta esta contratación, con el objeto de beneficiar a esta comunidad y contribuir a su desarrollo.



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Las actividades a desarrollar para este objeto contractual es remoción de derrumbes y la construcción de la placa huella. El acta de inicio se firma el 2 de diciembre de 2014 y el 9 de diciembre se firma acta de suspensión motivada en que debido al mal estado de la vía, es muy lento el transporte de los materiales al sitio de la obra y por la época decembrina, es imposible cerrar el paso, ya que se dejaría sin comunicación a esta vereda con Cúcuta, reiniciándose el contrato el 23 de enero de 2015. El 24 de enero se firma acta de modificación de cantidades, debido a que se debió remover mayor cantidad de derrumbes, se aumentaron las excavaciones y el material para mejoramiento de la subrasante. Se hizo el ajuste al concreto y refuerzo para la placa huella, lográndose un volumen similar al contratado, alcanzándose el objeto propuesto. El contratista presentó informe en el que se describen los ítems contratados con abundante registro fotográfico de cada ítem y la memoria de cantidades de obra de los ítems ejecutados. Los precios unitarios de los ítems contratados se encontraron acordes a las condiciones de ubicación del sitio de las obras, a sus especificaciones técnicas y transporte de los materiales. PAGOS: Este contrato se pagó mediante una sola acta de recibo final de fecha 12 de febrero de 2015 por valor de $95.441.972 En conclusión el objeto del contrato se cumplió, mejorándose las condiciones de la vía para el tráfico vehicular.



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Obsérvese proceso constructivo de la placa huella con sus cunetas La entidad allego acta el recibido a satisfacción donde se reunió el ingeniero Miguel Egduar Alférez Olmos en calidad de supervisor del municipio y el ingeniero Carlos Alberto Guerrero en calidad de contratista, y los vecinos de la comunidad de la vereda Ayacucho, para dejar constancia de los trabajos realizados en la vereda y recibiendo a completa satisfacción por parte de la comunidad. Para constancia se evidencio las firmas correspondientes.



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CONTRATO DE OBRA No 144 de 2014 FECHA: Diciembre 2 de 2014 CONTRATISTA: Construcciones VIUR SAS R/L Carlos Neira Peña OBJETO: Adecuaciones de la escuela Rosa Blanca vereda Ayacucho, Municipio de San Cayetano VALOR: $99.997.612 PLAZO DE EJECUCION: 28 días sin exceder el 31 de diciembre de 2014 FORMA DE PAGO: por actas parciales MODALIDAD DE SELECCIÓN: Selección Abreviada de Menor Cuantía CDP No AM 14110856 del 4 de noviembre de 2014 rubros 230302030102 Mantenimiento de infraestructura educativa urbanos y rurales, rubro 230302010201 Construcción ampliación y adecuación de infraestructura educativa urbanos y rurales por valor de $99.997.612 Registro Presupuestal No AM 14120338 del 2 de diciembre de 2014 por valor de $99.997.612 Pólizas No 33-40-101000053 y 33 GU 025862 expedidas por Seguros Confianza el 2 de diciembre de 2014 amparando la Responsabilidad Civil Extracontractual y el cumplimiento general del contrato en cuantías y vigencias conforme a lo normado en el decreto 1510 de 2013. La necesidad señalada en los estudios previos registra que la escuela Rosa Blanca ubicada en la vereda Ayacucho representa el centro educativo cultural y social de la



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comunidad a la cual los habitantes acuden como punto de encuentro para eventos culturales y como centro responsable de la educación de sus hijos. Dicho complejo que además cuenta con una cancha de microfútbol y un salón comunal está seriamente deteriorado a causa del tiempo y a la falta de inversión para su mantenimiento. Por tal motivo, se realiza esta contratación, cuyo proyecto se inscribió en el Banco de Proyectos. El contrato se inicia el 5 de diciembre y el mismo 5 de diciembre se suspende debido a que ECOPETROL estaba transportando material y utilizando maquinaria pesada por dicha vía para otras obras que ejecuta con la comunidad y además la vía se encuentra frecuentada provisionalmente por tráfico pesado proveniente de la explotación de las minas de carbón. Lo anterior retrasa el transporte de los materiales hacia la obra, por lo cual se decide suspender el contrato hasta que se normalicen las condiciones de tránsito. El contrato se reinicia el 13 de enero de 2015. El 19 de enero se practica visita a la escuela con el acompañamiento de la Presidenta de la JAC, a quien se le informó que las actividades incluidas en este contrato fueron las siguientes:

Construcción de nuevo salón comunal en bloque No 5 a la vista con cubierta nueva, cocina, puerta principal, ventana y piso nuevo en tableta de gres

Manejo de drenajes superficiales en bloque para docente, cancha, etc.

Nivelación e impermeabilización placa de cubierta docente.

Mantenimiento redes hidráulicas, sanitarias y eléctricas en toda la escuela.

Cambio de aparatos sanitarios que se encuentran en mal estado.

Mantenimiento general de puertas, ventanas, incluye pinturas, cambio de acrílicos y chapas.

Mantenimiento general de cancha, incluye soldaduras, pinturas y demarcación.

Reemplazo de tejas y caballetes en mal estado.

Instalación de línea de aducción en manguera PEAD y construcción de tanquilla para toma de agua, instalación de dos tanques, uno de 2000 Litros y otro de 1.000 litros.

Adecuación y mejoramiento de pisos, incluye cambio de tabletas en mal estado.

Adecuación y mejoramiento de enchape en restaurante.

Se aprueba el cambio del punto de instalación del tanque a petición de la comunidad.

El 5 de febrero de 2015, se firma acta en la que se solicita un valor adicional en recursos de $15.756.947,50 y en tiempo de tres semanas calendario, justificados en que en el presupuesto inicial, en la parte concerniente a la cubierta del salón comunal se proyectó reutilizar la cubierta existente. Pero al desmontarla se encontró muy



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deteriorada tanto las láminas de eternit como la estructura en madera, lo cual generaría un riesgo su reinstalación. Por lo cual se solicita la cubierta con materiales nuevos en lámina termo acústica y correas metálicas, lo cual da un valor de $15.756.947,50. No se allegó información de si este adicional se aprobó, como tampoco se pudo evidenciar si se ejecutó pues no fue allegada el acta de recibo final del contrato. Se encontró un Otro Sí para adicionar recursos al contrato de fecha 6 de abril de 2015 por valor de $10.635.125 para invertirlos en ante-piso en concreto y piso en tableta de gres, con valores unitarios adecuados, conforme a la propuesta inicial. No se especifica el sitio de instalación de estos pisos. Es importante conocer qué decisión se tomó finalmente sobre el cambio de la cubierta del salón comunal, de cuyo trabajo no se allegó evidencia. PAGOS No Acta FECHA VALOR COMPROBANTE

Parcial No 01 Febrero 4 de 2015 $ 78.642.223 RP 14120339 RP 14120338

Se allegó informe del contratista que contiene los ítems ejecutados con su correspondiente memoria de cantidades de obra y registro fotográfico, correspondientes al acta parcial No 01 en donde se evidencian los trabajos realizados hasta esa fecha.

Construcción del salón comunal Demarcación y pintura de elementos metálicos cancha



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Impermeabilización de cubierta y realces laterales Estado inicial de la placa

Observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria Revisada la información allegada, no se evidenciaron todas las actas de recibo, informes de supervisión final, justificación de imprevistos, APU del ítem “suministro e instalación de manguera PEAD D= ½” con sus especificaciones y todos los costos que justifiquen el valor establecido en el contrato, registro fotográfico de su instalación, recibido a satisfacción de la comunidad. Por lo anterior no se puede dar por revisado fiscalmente este contrato Dado que en los soportes allegados no se evidencio informe técnico final, administrativo y financiero del supervisor, según lo refiere la ley 1474 de 2011, en los artículos 84 al 86, como tampoco documento que sustente el cumplimiento del objeto contractual. Se eleva a presunta observación administrativa con incidencia Disciplinaria. DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Se adjuntan los soportes solicitados así: Contrato de obra pública No. 144, actas de recibo, pólizas, acta de aprobación de pólizas, informes de supervisión final, justificación de imprevistos, APU del ítem “suministro e instalación de manguera PEAD D=1/2” con especificaciones y todos los costos que justifican el valor establecido en el contrato, registro fotográfico de su instalación, recibo a satisfacción de la comunidad por la presidenta de la Junta de Acción Comunal, informe técnico final, administrativo y financiero del supervisor (94 folios)



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CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Se allega el contrato adicional en tiempo y valor de fecha 6 de febrero de 2015 en que se adicionan recursos por valor de $ 15.756.947,50 y se amplía el plazo en veintiocho días más para instalar la cubierta nueva del salón comunal en lámina termoacústica y estructura metálica. El 6 de abril se firma un nuevo adicional por valor de $ 10.635.125 para construir el ante-piso y piso del salón. El mismo 6 de abril se firma el acta de recibo final, la cual fue soportada con su memoria de cantidades de obra y registro fotográfico de los ítems ejecutados. En ambos adicionales fueron modificadas las pólizas de garantía. También se evidenciaron los trabajos realizados con cargo a los recursos destinados a imprevistos consistentes en la construcción de un mesón en concreto enchapado, resanes, pinturas columnas y vigas exteriores, ante-piso en concreto en pasillo entre el apartamento de los profesores y salón comunal y la construcción de una tanquilla de recolección de agua en el sitio de nacimiento. Su valor por $ 1.239.590 corresponde al 1% estimado en el contrato. De igual forma se evidenció el informe del Supervisor con el seguimiento técnico, administrativo y financiero del contrato. En conclusión se pudo evidenciar que el objeto del contrato fue cumplido, realizándose las mejoras a las dos aulas de clase, al salón comunal, al apartamento del profesor, las áreas exteriores y el mejoramiento de la acometida hidráulica. Se revisó el precio de la manguera PEAD, cuyo valor corresponde a la calidad de la manguera que es de alta densidad y su instalación fue por áreas muy alejadas de la cabecera municipal y de la misma escuela, no habiendo observación de tipo fiscal y dado que se allegó toda la documentación faltante, incluyendo el informe del Supervisor, se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria.



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Firmado entre Celina Rubio Ramírez y Consorcio SANJAES, por valor de $585.158.875. Objeto: Adecuación y mejoramiento del parque principal del municipio de san Cayetano – Norte de Santander. Forma de pago: dos pagos del 40% que se pagará mediante la presentación de actas parciales Modalidad de contratación: Licitación Pública Certificado de disponibilidad: AM 14040119 de fecha 01-04-2014 Rubro: 270202 Adecuación y mejoramiento del parque principal 2303071403010 Adecuación y mejoramiento del parque principal Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: Acta de inicio con fecha 10 de septiembre de 2014, póliza 33 GU025309 de fecha 21-08-2014, seguridad social, adjudicación del contrato de fecha 05-08-2014 según resolución 170, análisis de precios unitarios, análisis del sector, aprobación de pólizas, acta de avance de obra, aviso convocatoria, bitácora, cámara de comercio, evaluación de las ofertas, especificaciones técnicas, hoja de vida, estudios previos, estados financieros, registro fotográfico, informes del contratista, informe del supervisor, LOS RECURSOS DE ESTE CONTRATO PROVIENEN DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS. LA VIGILANCIA DE LA INVERSIÓN DE ESTOS RECURSOS CORRESPONDE A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.



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1.1.1.1.2Suministros De un universo de 25 contratos se auditaron 1; por valor de $244.109.927, equivalente al 1% del valor total contratado, de los cuales Se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguientes resultado

HALLAZGOS

SUMINISTRO NO. 104 DE FECHA 01-09-2014 Firmado entre Celina Rubio Ramírez y Carlos Fernando Hernández Galvis con C.C.88.001.783expedida en Cúcuta, por valor de $25.998.500. Objeto: El contratista se obliga para con el municipio a suministrar los bienes y servicios necesarios para el apoyo operativo y logístico con destino a la atención de la situación de calamidad pública que se presenta en la vereda puente Zulia del municipio de San Cayetano - Norte de Santander. Duración: 10 días; Forma de pago: a la entrega de los correspondientes bienes y servicios en la Vereda de Puente Zulia, previa certificación de recibido del supervisor. Modalidad de contratación: Directa Certificado de disponibilidad: AM 14090793 de fecha 01-09-2014 Rubro: 2303071303010 Prevención y Control e Incendios. Registro Presupuestal: AM 14090232 de fecha 01-09-2014 Comprobante de egreso: AM 14090827 de fecha 9-09-2014 Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: disponibilidad, cotización de fecha 29-08-2014, hoja de vida, cédula, certificados de antecedentes fiscales, judiciales, disciplinarios, aportes a seguridad social, pero no se evidencia la planilla de pago, Rut, actas con registro fotográfico de fecha 11-09-2014, minuta de fecha 01-09-2014, registro, autorización de pago, orden de pago fecha 09-09-2014, fra.0473 de Fecha 06-09-2014, sin el lleno de los requisitos como son, NIT, dirección, fecha de vencimiento, sin la firma de aceptada, acta de entrega y recibo de fecha 04-09-2014, por parte del contratista y supervisor Milagros Elvira Santaella Díaz, Acta de fecha 29-08-2014 miembros del comité de gestión del riesgo con las firmas de asistentes, certificación de entrega a la defensa civil de los elementos para ser utilizados en el control del incendio de fecha 1-09-2014, acta extraordinaria del consejo municipal para la gestión del riesgo de fecha 3-09-2014, lista de asistencia, acta de fecha 5-09-2014 donde se reportó el incendio con registro fotográfico, formato de estrategia municipal para la respuesta a emergencias, acta de



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asistencia a incendio forestal sector puente Zulia de fecha 01-3 y 4 de septiembre de 2014, comprobante de egresos AM 14090827 de fecha 09-09-2014 a nombre de Carlos Fernando Hernández Galvis, Informe del supervisor Jimmy Fernando González Alarcón Secretario de Planeación Municipal de fecha 21-09-2014, Teniendo en cuenta el presupuesto del suministro se pudo evidenciar que éste no presente sobrecostos, pues los precios se ajustan a los valores comerciales del mercado

Observación administrativa

Después de revisada la información no se evidencio, la designación del supervisor. Según lo refiere la ley 1474 de 2011, en los artículos 83 al 84, DESCARGOS DE LA ENTIDAD En el contenido del contrato se pudo evidenciar la designación del supervisor, por lo tanto se sugiere la revisión del mismo, se envía el acta de designación donde se le informa al supervisor sobre dicha función. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de revisado el contenido del contrato se evidencio que efectivamente la designación del supervisor. Por lo anterior se desvirtúa la observación administrativa. 1.1.1.1.3 Prestación de Servicios De un universo de 120 contratos se auditaron 4; por valor de $1.304.818.436 equivalente al 5% del valor total contratado, de los cuales Se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado

HALLAZGOS



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PRESTACIÓN DE SERVICIOS. CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 001

DE FECHA 24-06-2014 Firmado entre Andrés Eduardo Ramírez Galvis, en calidad de encargado de las funciones del despacho de la alcaldía y La Empresa Social del Estado Hospital Regional Centro, representante legal Jesús Emilio Rincón Vera con cédula No. 13.277.178 de Cúcuta, por valor de $48.000.000.Objeto: El presente contrato interadministrativo tiene por objeto la prestación de los servicios de salud de baja complejidad en lo pertinente a la ejecución de las acciones de promoción de la salud y calidad de vida y prevención de los riesgos en salud del plan de salud pública de intervenciones colectivas en la jurisdicción del municipio de San Cayetano en concordancia con el artículo 19 de la resolución 425 de 2008 y la carta circular 001 de 2008 en su inciso noveno durante la vigencia fiscal 2014.Duración: del 24-06-2014 al 23-12-2014; Forma de pago: previa presentación de la cuenta de cobro debidamente soportada en pagos parciales de la siguiente manera: Un primer pago 25% del valor del contrato, Segundo pago 35% del valor del contrato y un Tercer pago 40% del valor del contrato. Modalidad de contratación: Contratación directa Certificado de disponibilidad: AM 14060188 de fecha 24-06-2014 Rubro: 241201010101 Salud Infantil PAI – AIEPI, 241201010101, 241201010102 Salud Sexual y reproductiva, 241201010103 Salud Oral, 241201010104 Salud Mental, 241201010105 Tuberculosis, 241201010106 Lepra, 241201010107 Nutrición, 241201010108 Enfermedades crónicas no transmisibles, 2412010303010 Tuberculosis, 2412010303020 Lepra, 2412010303030 Rendimientos financieros – tuberculosis. Registro Presupuestal: AM 14060147 de fecha 26-06-2014 Comprobante de egreso: AM 14070628 de fecha 09-07-2014, Comprobante de egreso AM 14111001 de fecha 11-11-2014, Comprobante de egreso AM 141210225 de fecha 29-12-2014, estos comprobantes sin firmas de recibido. Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: disponibilidad AM 14060188 de fecha 24-06-2014, Hoja de vida, certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales, Rut, cédula, Decreto 000385 de fecha 31-03-2012 de nombramiento de representante legal de la E.S.E. acta de posesión, certificación de contador del pago de aportes parafiscales de



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mayo, septiembre de 2014, planilla de aportes a seguridad, informe del tercer trimestre del avance de la ejecución enviado por parte del gerente de la ESE a la coordinadora de salud pública. Acta de inicio de fecha 26-06-2014, cuentas de cobro, informe del supervisor y certificación de fecha 29-12-2014, elaborado por la coordinadora de salud pública Municipal Carolina Ramírez Guevara, Las autorizaciones de pago emitidas por el encargado de las funciones del despacho de la alcaldía Dr. Andrés Eduardo Ramírez Galvis con error en el año. Primer pago 25% del convenio de fecha 8-09-2014(la entidad en el año coloco 2013), orden de pago AM 14070475-V, egreso AM 14070475 de fecha 09-07-2014, este pago se evidencio sin las respectivas firmas del alcalde y recibido del beneficiario, Segundo pago 35% del convenio de fecha 8-09-2014(la entidad en el año coloco 2013), orden de pago AM 14110818, Comprobante de egreso AM 1411101 de fecha 11-11-2014, recibo de transferencia, sin la firma del beneficiario, Tercer pago 40% del convenio de fecha 8-09-2014(la entidad en el año coloco 2013), orden de pago AM 14121023, Comprobante de egreso AM 14121025-V de fecha 29-12-2014, sin firma del beneficiario, certificación de la cuenta maestra para la respectiva transferencia, cuenta de cobro de fecha 29-12-2014 por concepto del último pago, certificación de cumplimiento de fecha 29-12-2014 de Diana Carolina Rodríguez Guevara, en calidad de supervisora del contrato, matriz de evaluación técnico financiera, firmadas por el gerente de la ESE, Alcalde municipal, Coordinadora de salud Pública de la ESE y Coordinadora de Salud pública del Municipio, acta de inicio de fecha 26-06-2014, acta de liquidación de mutuo acuerdo fecha 29-12-2014 firmada por el gerente de la ESE, alcaldía y coordinadora de salud pública municipal. Las autorizaciones de pago emitidas por el encargado de las funciones del despacho de la alcaldía Dr. Andrés Eduardo Ramírez Galvis con error en el año o vigencia. Contrato reportado como Prestación de servicios en el SIA, pero dentro del objeto del contrato esta como Contrato Interadministrativo.

Observación administrativa con incidencia fiscal sin cuantificar Después de revisada la información no se evidencio, el recibo a satisfacción por parte del municipio, registro fotográfico, dentro de la información suministrada por la entidad no hay suficiente registros (informes, Listas, etc.) Que me permitan evaluar y asegurar que efectivamente se cumplió el objeto del convenio de la referencia. De igual manera solo se evidencio acta de inicio y de liquidación.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta los documentos soportes y fotografías donde se evidencia la ejecución del convenio y certificación firmada por la Coordinadora de Salud Pública del municipio, quien es la supervisora, se adjunta acta de liquidación del convenio. 23 folios. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Una vez revisados los soportes allegados pro la entidad se pudo evidenciar que reposa el informe de las acciones de salud pública, dentro de éste informe se pudo verificar que existe amplio registro fotográfico, además se observó certificación emitida por la coordinadora de salud Pública Municipal Dra. Diana Carolina Ramírez Guevara donde certifica que el municipio durante la vigencia 2014 se firmó el contrato interadministrativo 001 y que su ejecución se basó en las actividades plasmadas en los ocho (8) POAS por líneas de acción con modalidad ciclos vitales y enfoque diferencial, elaborados según el perfil epidemiológico del ente territorial. Las líneas de acción son: Salud infantil PAI- AIEPI, SALUD ORAL, Salud sexual y reproductiva, salud mental, enfermedades transmisibles: tuberculosis y lepra, enfermedades crónicas no transmisibles y discapacidades. Igualmente se pudo observar certificado de retención en la fuente, acta de inicio y acta de liquidación de fecha de fecha 29-12-2014, firmada por la alcaldesa del municipio, el gerente de la ESE Hospital y la supervisora, certificación del informe de la coordinadora de salud pública en calidad de supervisora del convenio de fecha 29-12-2014, La entidad allego el reportes diarios de los diferentes servicios. Por todo lo anterior se desvirtúa la observación administrativa con incidencia fiscal sin cuantificar



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PRESTACIÓN DE SERVICIOS. CONVENIO DE ASOCIACIÓN 004

DE FECHA 16-07-2014 Firmado entre Celina Rubio Ramírez y María Estela Contreras Antolinez con cédula 63.347.561 de Bucaramanga en representación de CORPRODINCO Con NIT 804.003.003.-2.Por valor de $35.200.000. Objeto: Aunar esfuerzos entre el municipio y la Corporación CORPRODINCO. Para garantizar la atención integral a adultos mayores en el centro de bienestar. El municipio aporta $32.000.000 y la asociación $3.200.000.Los aportes se entregaran de manera mensual previo informe de actividades y recibo a satisfacción por parte del interventor. Duración: 4 meses. Modalidad de contratación: Contratación directa Certificado de disponibilidad: AM 14070749 de fecha 30-07-2014 Rubro: 2303071507010 Atención Integral al adulto mayor 2303071503010 Atención Integral al adulto mayor Registro Presupuestal: AM 14070170 de fecha 16-07-2014 Comprobante de egreso: Primer Pago CE. AM 140807180-V de fecha 11-08-2014; Segundo Pago CE. AM 140890849 de fecha 19-09-2014; Tercer Pago CE. AM 14100759-V de fecha 22-10-2014; Cuarto Pago CE. AM 14111052 de fecha 22-11-2014. Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: Propuesta, Disponibilidad AM 14070749 de fecha 30-07-2014, Registro No. AM 14070170 de fecha 16-07-2014, se acta de inicio 16-07-2014, acta de liquidación 16-11-2014, certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales, aportes a seguridad social, factura 2164 de fecha 15-08-2014, por valor de $8.000.000, certificación de aportes parafiscales por parte del revisor fiscal, certificación de fecha 19-08-2014 emitida por el técnico de la división de desarrollo comunitario señor Henry Omar Tobos, quien manifiesta que el convenio No. 001 del 2014, (error en el No. Del convenio).una vez revisada la documentación requerida para el pago del mes de julio como la seguridad social, informe de actividades, registro fotográfico del periodo comprendido 16 julio al 15 de agosto de 2014. (Se hace la respectiva aclaración que esta certificación me está hablando del convenio No. 001 y el convenio en comento es el No. 004), informe de gestión del contratista de fecha 146-08-2014, factura de venta 2180 de fecha 19-09-2014 por valor de $8.000.000, segundo informe de gestión del contratista 16-08-2014 al 15- 09-2014, registro fotográfico, factura 2191 de fecha 18-10-2014 por valor de $8.000.000, certificación de fecha 20-10-2014 emitida por el técnico de la división de desarrollo comunitario señor Henry Omar Tobos, quien manifiesta que el convenio No. 001 del 2014, una vez revisada la documentación requerida para el pago del mes de



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Septiembre como la seguridad social, informe de actividades, registro fotográfico del periodo comprendido 16 Septiembre al 15 de Octubre de 2014. (Se hace la respectiva aclaración que esta certificación me está hablando del convenio No. 001 y el convenio en comento es el No. 004), certificación de fecha 19-11-2014 emitida por el técnico de la división de desarrollo comunitario señor Henry Omar Tobos, quien manifiesta que el convenio No. 004 del 2014, una vez revisada la documentación requerida para el pago del mes de Septiembre como la seguridad social, informe de actividades, registro fotográfico del periodo comprendido 16 Octubre al 15 de Noviembre de 2014. Contrato reportado como Prestación de servicios en el SIA, pero dentro del objeto del contrato esta como Convenio de Asociación.



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Observación administrativa con incidencia disciplinaria

Dado que en los soportes allegados no se evidencio la designación del supervisor, informe técnico, administrativo y financiero del supervisor, según lo refiere la ley 1474 de 2011, en los artículos 84 al 86, que sustente el cumplimiento del objeto contractual. Se eleva a presunta observación administrativa con incidencia Disciplinaria. No se evidencio, acta de final del convenio.

DESCARGOS DE LA ENTIDAD En el contenido del contrato se pudo evidenciar la designación del supervisor, por lo tanto se sugiere la revisión del mismo, se anexa la comunicación donde se le informa al supervisor sobre dicha función. Informe del supervisor y acta final. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de revisado el contenido del contrato se evidencio que efectivamente la designación del supervisor; también se observó que la entidad allego el acta de designación de supervisor, informe del supervisor Dr. Henry Omar Tobos y acta final, Por lo anterior se desvirtúa la observación administrativa.



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PRESTACIÓN DE SERVICIOS. CPS 118 DE 2014

Firmado entre Celina Rubio Ramírez y Jesús Reynaldo Luna Flórezcon cédula No. 13.435.282 de Cúcuta, en representación de TRANSPORTES PETROLEA S.A. con NIT 890.500.287-1, por valor de $26.358.080. Objeto: Prestación del servicio de transporte para los estudiantes del municipio de San Cayetano ida y regreso desde las veredas Guaduas, Puente Zulia, Tabiro, Florida y Urimaco hasta la institución educativa Teodoro Gutiérrez Calderón y Vs.Duración: 41 días calendario.Forma de pago: En mensualidades vencidas conforme al número de frecuencias prestadas previo recibo a satisfacción de los servicios prestados. Modalidad de contratación: Proceso de selección abreviada, en la modalidad de subasta inversa presencial Certificado de disponibilidad: AM 14020080 de fecha 21-02-2014 Rubro: 230302010301 Transporte Escolar 230302030201 Transporte Escolar Registro Presupuestal: AM 14090259 de fecha 23-09-2014 Comprobante de egreso: Primer pago CE.AM 14100954 de fecha 30-10-2014 y segundo pago CE AM 1411104 de fecha 29-11-2014. Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: disponibilidad AM 14020080 de fecha 21-02-2014, Registro Presupuestal: AM 14090259 de fecha 23-09-2014, certificación emitida por el secretario de planeación donde certifica que esta el banco de proyectos, aviso de convocatoria pública de fecha 4-09-2014, ficha técnica de servicios, matriz de riesgos, análisis del sector, pre-pliegos, ficha técnica definitiva de servicios (rutas), pliego de condiciones definitivo, resolución del proceso de subasta inversa de fecha 12 septiembre de 2014, acta de audiencia de aclaración de pliegos, propuesta, cédula, cámara de comercio, certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales, certificado emitido por revisor fiscal del pago de aportes a seguridad social y parafiscales, matricula profesional, Rut, capacidad financiera, certificación de experiencia, póliza de garantía única No. GU013925 del 16-09-2014, certificación de las normas ISO, Propuesta económica, acta de junta directiva, Resolución Metropolitana 063-2002, donde se otorga la habilitación de transporte público, Resolución Acta Metropolitana por la cual se convalidan actos administrativos y se determina la capacidad transportadora, relación de vehículos ofertados, tarjeta de operación, tarjeta de propiedad, certificación emitida por seguros equidad donde certifica que el vehículo está amparado por la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual AA010436 y seguro de responsabilidad civil contractual AA010437 las cuales están vigentes hasta 21-12-2014 y cuyo tomador es transportes Petrolea,



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SOAT, Tarjeta de operación, Licencia, aceptación de la oferta, acta de subasta inversa presencial 02 de 2014, evaluación de los requisitos habilitantes, resolución No. 200 de fecha 22-09-2014 por la cual se adjudica la selección abreviada de subasta inversa presencial 002 de 2014, Acta de inicio de fecha 23-09-2014, acta de liquidación de fecha 30-04-2015, hoja de vida, Informe parcial emitido por el gerente de la empresa Petrolea S.A. Dr. Jesús Reinaldo Luna Flórez de fecha 28-10-2014, donde hace una relación del servicio prestado correspondiente del 23 de septiembre al 28 de octubre de 2014.

Informe final de fecha 28-11-2014 emitido por el gerente de la empresa Petrolea S.A. Dr. Jesús Reinaldo Luna Flórez donde hace una relación del servicio prestado correspondiente del 29 de octubre al 28 de noviembre de 2014.



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Se evidencia los pagos a seguridad social, listado de niños beneficiados de las diferentes rutas, certificación del supervisor del contrato señora Milagros Santaella Díaz de fecha 28-10-2014 donde certifica el cumplimiento de las actividades contractuales para el periodo comprendido entre el 23-09-2014 al 28-10-2014, adicionalmente certifico el cumplimiento del pago de seguridad social. Se evidencia los pagos a seguridad social, listado de niños beneficiados de las diferentes rutas, certificación del supervisor del contrato señora Milagros Santaella Díaz de fecha 28-11-2014 donde certifica el cumplimiento de las actividades contractuales para el periodo comprendido entre el 29-10-2014 al 28-11-2014, adicionalmente certifico el cumplimiento del pago de seguridad social. 1.1.1.1.4 Otros De un universo de 19 contratos se auditaron 2; por valor de $50.996.544 equivalente al 1% del valor total contratado, de los cuales Se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado

HALLAZGOS

CONSULTORIA –CPS 146 2014 DE FECHA 10-12-2014 Firmado entre Celina Rubio Ramírez y María Alejandra Carrero Yáñez con cédula No.1.090.474.008 de Cúcuta en calidad de representante legal de la Unión Temporal Acueducto Interveredal San Cayetanocon NIT 900.798132-3 por $24.998.044; objeto: Levantamiento topográfico georeferenciado de las línea de aducción, conducción y distribución para el proyecto acueducto interveredal en las veredas Tabiro, Guaduas, Florida, corregimiento Urimaco del Municipio de San Cayetano, Norte de Santander.Duración: 20 días, a partir de la garantía. Forma de Pago: Hasta el 80% del valor del contrato, mediante presentación de actas parciales, el 20% con la presentación del acta de recibo final previa presentación de la factura y cuenta de cobro. Modalidad de contratación: Modalidad Concurso de meritos 003 de 2014 Certificado de disponibilidad: AM 14080758 de fecha 13-08-2014 Rubro : 23030718010101 Programas de capacitación y asesoría para el desarrollo 23030718030101 Ef. Capacitación y asesoría para el desarrollo Competencias municipales



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Registro Presupuestal: AM 14120346 del 10-12-2014 Comprobante de egreso: AM 14121336 de fecha 30-12-2014 Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: disponibilidad AM 14080758 de fecha 13-08-2014, Estudios previos, Pre pliego de condiciones, Estudios del sector, Aviso de convocatoria del concurso de merito abierto No. 003 de 2014, Resolución 251 del 2014, por la cual se ordena el concurso de meritos, pliego de condiciones definitivo, propuestas, cámara de comercio, cédula, Rut, publicación, conformación unión temporal, certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales, penales, garantía única de cumplimiento de fecha 26-11-2014, certificación juramentada de los aportes a seguridad social y parafiscales de fecha 26-11-2014, aportes a seguridad mes de diciembre de 2014, oferta técnica, hojas de vida, matriculas profesionales, experiencias, acta de apertura de sobres de fecha 26-11-2014, evaluación de la oferta de fecha 28-11-2014, garantía de cumplimiento No. GU025912-GU036434 de fecha 12-12-2014, acta de aprobación de la póliza de fecha 12-12-2014, minuta de fecha 10-12-2014, registro presupuestal AM 14120346 de fecha 10-12-2014, acta de liquidación de fecha 29-12-2014, factura de venta 001 de fecha 30 de diciembre de 2014 por valor de $24.998.044,

Observación administrativa con incidencia disciplinaria y fiscal en cuantía de $24.998.044

Después de revisada la información no se evidencio, el recibo a satisfacción por parte del municipio, registro fotográfico, acta de inicio, acta de recibo final, informe del contratista, designación del supervisor, dentro de la información suministrada por la entidad no hay suficiente registros (informes, Listas, etc.) Que me permitan evaluar y asegurar que efectivamente se cumplió el objeto del convenio de la referencia. De igual manera solo se evidencio acta de inicio y de liquidación. Dado que en los soportes allegados no se evidencio informe técnico, administrativo y financiero del supervisor, según lo refiere la ley 1474 de 2011, en los artículos 84 al 86, como tampoco documento que sustente el cumplimiento del objeto contractual. Se eleva a presunta observación administrativa con incidencia Disciplinaria y fiscal. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Se adjunta copia del contrato, acta de inicio, informe de Interventoría, informe de supervisión, registro fotográfico, etc.168 folios.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Una vez revisada la información enviada por la entidad se pudo observar: Minuta, póliza de cumplimiento suscrita con aseguradora confianza No. GU025912, acta de aprobación de la póliza, lista de integrantes del consorcio unión temporal, póliza extracontractual No. RE001419, acta de aprobación de póliza, póliza garantía única de cumplimiento No. GU025795, designación del supervisor, acta de inicio de fecha 10 de diciembre de 2014, firmada por el Secretario de planeación y representante legal de la Unión temporal, acta de recibo final, acta de liquidación de fecha 29 de diciembre de 2014, firmada por el alcalde del municipio, el representante legal de la Unión temporal y el interventor, igualmente se evidencio informe rastreo equipo GPS mojones 1, 2, 3, 4, registro fotográfico, informe del contratista, informe del supervisor, una vez verificados estos documentos se aceptan los descargos y se desvirtúa la observación administrativa con incidencia disciplinaria y fiscal en cuantía de $24.998.044

PRESTACIÓN DE SERVICIOS. CONVENIO 005 DE FECHA 06-11-2014

Firmado entre Celina Rubio Ramírez y María Estela Contreras Antolinez con cédula 63.347.561 de Bucaramanga en representación de CORPRODINCO Con NIT 804.003.003.-2 por valor de $49.440.602.Objeto: Aunar esfuerzos entre el Municipio de San Cayetano y la Corporación de profesionales para el desarrollo integral comunitario CORPRODINCO para contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores del municipio de San Cayetano, Cornejo y el centro de bienestar desarrollando la propuesta presentada por la corporación.El municipio aporta $49.440.602 y la asociación $4.900.000. Forma de pago: el 50% previa presentación y aprobación por parte del supervisor del convenio el plan de inversión y aprobación de la garantía única de cumplimiento, el restante ósea el 50% previa entrega de soportes e informes de actividades y recibo a satisfacción por parte del supervisor. Duración: 10 noviembre al 30 diciembre de 2014. Modalidad de contratación: Contratación directa Certificado de disponibilidad: AM 14070749 de fecha 08-09-2014 Y AM 14100843 de fecha 28-10-2014 Rubro: 2303071508010 Atención Integral al adulto mayor Convenio 00065, y 2303071503010 Atención Integral al adulto mayor Registro Presupuestal: AM 14110296 de fecha 06-11-2014 Comprobante de egreso: AM 14121259 de fecha 30-12-2014.



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Una vez revisado el expediente que contiene los soportes contractuales se pudo evidenciar que reposan en el: Propuesta, Disponibilidad AM 14070749 de fecha 08-09-2014 Y AM 14100843 de fecha 28-10-2014, Registro No. AM 14110296 de fecha 06-11-2014, se acta de inicio 12309-2014, certificado de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales, minuta, estudios previos 06-11-2014, propuesta técnica, póliza de cumplimiento No. 475-47-994000014820 de fecha 13-11-2014 aseguradora solidaria, acta de aprobación de la póliza, certificación de fecha 23-09-2014 emitida por el secretario de desarrollo social donde certifica que la gobernación suscribió el convenio Interadministrativo 00065 de fecha 22-09-2014, cámara de comercio, cédula, Rut, Hoja de vida, certificación de aportes parafiscales por parte del revisor fiscal, aportes a seguridad social, proyecto, acta de inicio, informe financiero primer desembolso, primer informe gestión de fecha 18-12-2014, Certificación de fecha 2 -12-2014 suscrita por el técnico de la división de desarrollo comunitario Henry Omar Tobos donde certifica que la entidad ha desarrollado todas las actividades relacionadas al convenio 0005 de 2014 a satisfacción y además manifiesta que se pudo apreciar el pago a aportes a seguridad social del mes de diciembre de 2014, como el informe de actividades, registro fotográfico, y asistencias. Formatos de entrega de ayudas para los adultos mayores (caminadores, bastones, sillas de ruedas), cedula, sisben, formula donde hace una descripción de lo que necesita el paciente, formato estandarizado de referencia de pacientes, póliza No. 475-47-994000014820 de fecha 18-11-2014 con aseguradora solidaria, litas de participantes a los diferentes eventos, acta de entrega de los trajes para danzas fecha 29-12-2014, así:



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Contrato reportado como Prestación de servicios en el SIA, pero dentro del objeto del contrato esta como Convenio

Observación administrativa con incidencia Disciplinaria

Después de revisada la información no se evidencio la designación del supervisor y el informe técnico, administrativo y financiero del supervisor, según lo refiere la ley 1474 de 2011, en los artículos 84 al 86. No se evidencio el acta de liquidación DESCARGOS DE LA ENTIDAD En el contenido del convenio se puede evidenciar la designación del supervisor, por tanto se sugiere la revisión del mismo, de igual manera se envía la comunicación donde se le informa la supervisión sobre dicha función. De igual manera se allega el informe descriptivo y cualitativo del proyecto y acta de liquidación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de revisados los documentos allegados a esta departamental, se pudo evidenciar que efectivamente allegaron la información solicitada, por tanto se desvirtúa la observación administrativa con incidencia disciplinaria.

Observación administrativa con incidencia sancionatoria Revisada la información reportada al SIA se evidencio que la entidad reportó mal la información del formato 20.1, según lo reportado en este formato se evidencio que no llevan un orden cronológico de los contratos. Clasificándolos (POR TIPO) se evidencio que para los contratos de obra los clasifican como: AO obra pública, CPS, Adicional COP, Adicional CPS, Contratos de prestación de servicios CPS los clasifican como: AO, Convenio de asociación, Convenio Interadministrativo, Adicional AO, arrendamiento de bienes inmuebles, 1, 2, 3, 4, 4, 6, 7, 8. Suministros los clasifican como: AO, CPS, Adicional CPS, PM 140300-47-PM 300-48 Consultoría los clasifican como: CPS, Prestación de servicios PS los clasifican como: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, PM 140200-23, PM 140300-62. Otros los clasifican como: AO, 1, 2, 3, Compra bienes de muebles. Contrato de Arrendamiento o alquiler de inmuebles los clasifican como: A1.



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Como la entidad no reportó adecuadamente la información del formato 20.1 requerida para el respectivo análisis se evidencia el Incumplimiento a lo establecido en la Resolución 0705 de 2011 en su Artículo 13. Dice: “Se tiene por no rendida la cuenta cuando: 1. No se presente dentro del término establecido en el artículo 12 de la presente Resolución. 2. No se presente en los formatos y con los requisitos establecidos en el Manual del Usuario del Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas de la Contraloría General de del Departamento Norte de Santander. 3. La información rendida en los formatos no es precisa. 4. No corresponda al ejercicio fiscal rendido. 5. No se encuentre firmada por los representantes legales o quien hagan sus veces. 6. No se diligencie el formato con la nota no aplica. 7. No exista la carta de cierre del Sistema SIA. 8. No exista la prorroga debidamente autorizada. 9. No se presente en la estructura presupuestal de ingresos y gastos detallando los diferentes niveles de la administración pública. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Los contratos del municipio llevan un prefijo, los cuales no son determinantes en el momento de clasificarlos, ya que de la misma manera llevan una denominación y el contenido mismo del contrato identifica la clasificación del mismo, pues en el informe del SIA, se diligenció el prefijo pero la clasificación quedó de manera correcta, tendremos en cuenta esta observación para los próximos informes. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

1. Hallazgo administrativo

Una vez leído los descargos por parte de esta departamental y en vista de que la entidad cumplió el reporte ante el SIA, pero no cumple con lo estipulado en la Resolución 0705 de 2011 en su Artículo 13. En lo referente a:

La información rendida en los formatos no es precisa. Por tanto se desvirtúa la observación sancionatoria, pero se mantiene el hallazgo administrativo, con el objeto que la entidad lo corrija y plasme en un plan de mejoramiento.



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1.1.1.2 Resultado, Evaluación Rendición de la Cuenta

La rendición de la cuenta es Eficiente; con base en el siguiente resultado:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Conforme a la información rendida por el doctora CELINA RUBIO RAMIREZ, referente

a la cuenta anualizada de la vigencia fiscal 2014 y siguiendo las directrices

establecidas en el manual de procedimientos de esta departamental el cual se utiliza

como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad vigente, se procedió al

análisis, de lo cual se observó lo siguiente:

La Alcaldía de San Cayetano, allegó la información en las fechas estipuladas, cumpliendo con los plazos establecidos según lo normado en la Resolución 0705 de 2011 y demás resoluciones que modifiquen o adicionen de esta departamental. ASPECTOS GENERALES DEL PRESUPUESTO Se fijo el presupuesto inicial de rentas y gastos para el Municipio de San Cayetano, por la suma de $5.066.031, Más adiciones por valor de $8.964.163 Menos Reducciones $3.353.433estableciendo un presupuesto final de $10.676.761. EJECUCIÓN DE INGRESOS El Municipio de San Cayetano allegó a ésta Departamental la siguiente ejecución presupuestal activa a 31 de diciembre de 2014

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 30.0

Calidad (veracidad) 0.60 58.7

1.00 98.7

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

100.0

97.8

TABLA 1-2

100.0



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INIC. ADIC. RED. FINAL RECON. RECAU. SALDO X RECAUDAR

5.066.031

5.995.044

384.314

10.676.761

10.672.226

10.672.229

4.532

ANÁLISIS PRESUPUESTAL

Observación administrativa PRESUPUESTO FINAL – RECAUDO = SALDO POR EJECUTAR $10.676.761 - $10.672.229 = $ 4.532 Del total presupuestado $10.676.761, se recaudó la suma de $10.672.229, equivalente al 99.95%, después del análisis realizado se observa que queda un saldo por recaudar de $4.532. Se hace la respectiva aclaración que existe diferencia entre los reportado en la ejecución de ingresos con las operaciones realizadas. Por tanto la entidad debe dar las explicaciones al respecto. DESCARGOS DE LA ENTIDAD El saldo por recaudar de la ejecución de ingresos sale de tomar presupuesto definitivo menos recaudos acumulados en cifras sería: Presupuesto definitivo - recaudos = saldo por ejecutar $10.676.761 - $10.672.229 = $ 4.532 La diferencia se da porque no se recaudó todo el valor presupuestado, sin embargo se puede observar en la ejecución de ingresos presentada, que existe rubros con mayores valores recaudados es decir no aforados y rubros que no se alcanzó a recaudar en su totalidad. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de verificada la información se valida la información y se desvirtúa la observación administrativa.



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EJECUCIÓN DE GASTOS: El municipio de San Cayetano allegó a ésta Departamental la siguiente ejecución presupuestal pasiva a 31 de diciembre de 2014: INIC. CRÉDIT

O CONTRACRÉDITO

ADICIÓN REDUCCIONES

FINAL

5.066.031

8.964.163

3.353.433

10.676.761

Compromiso obligaciones pagos Saldo de presupuesto Cuentas por pagar

9.019.972 8.129.266 8.113.128 1.656.799 16.137

ANÁLISIS PRESUPUESTAL

Observación Administrativa PRESUPUESTO FINAL – COMPROMISOS = SALDO DE PRESUPUESTO $10.676.761 - $9.019.972 = $1.656.799 Del total presupuestado $10.676.761, se comprometió la suma de $9.019.972, equivalente al 84.48%, quedando un saldo de presupuesto de $1.656.799. COMPROMISOS - PAGOS = CUENTAS POR PAGAR $9.019.972 - $8.113.128 = $16.137 Del total comprometido $9.019.972, menos los pagos $8.113.128, nos muestra unas cuentas por pagar de $16.137. Al verificar si realmente no existían cuentas por pagar se cruzo la información con el acto administrativo de cuentas por pagar según la Resolución 296 de diciembre 31 de 2014 donde se evidencio que realmente existen cuentas por pagar por valor de $16.137. Al comparar con el balance general la cuenta 24 – cuentas por pagar registra un valor de $70.050.114 Las cuentas por pagar presentan una diferencia de $53.912.878 contablemente. Se evidencia que la entidad tomo las obligaciones y no los compromisos para obtener las cuentas por pagar, por tanto la entidad debe dar las respectivas explicaciones. Por cuanto:



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Compromisos menos pagos nos da las cuentas por pagar en un valor de $906.844 el cual difiere de las cuentas por pagar y acto administrativo. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Las cuentas por pagar según acto administrativo Resolución 296 de 2014 se constituyeron por valor de $16.137.286. Las cuentas por pagar del municipio salen de revisar las obligaciones que tiene la entidad a diciembre 31 de 2014 en nuestro caso menos los pagos realizados, en ningún momento podemos tomar el valor de los compromisos menos pagos porque eso sería una reserva presupuestal. De tal forma que según ejecución presentada a diciembre de 2014 Obligaciones - Pagos = Cuentas por pagar $8.129.265.755 - $8.113.128.469 = $16.137.286 En cuanto al valor entre la cuenta 24 cuentas por pagar por $70.050.114 y el acto administrativo por $16.137.286 arrojando una diferencia de $53.912.878 con contabilidad se debe a: 2425 Acreedores $16.328.025 2436 Retención en la fuente $36.567.791 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de revisada la información enviada por la entidad se puede evidenciar que efectivamente corresponde a acreedores y pagos a realizar a la DIAN. Por tanto se desvirtúa la observación administrativa. ANÁLISIS DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR

Observación Administrativa Según Resolución No. 296 de 31 de Diciembre de 2014.Se constituyen las cuentas por pagar vigencia 2014. Al realizar el respectivo cruce con la ejecución de egresos se pudo establecer que estos valores no están reportados en dicha ejecución; Por lo anterior la entidad debe dar las respectivas explicaciones. De igual manera no hay coherencia entre contabilidad y presupuesto.



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DESCARGOS DE LA ENTIDAD Análisis de Reservas y cuentas por pagar: En la presentación de la cuenta anualizada se presentan unos formatos solicitados por dicha auditoria y se anexan las ejecuciones activas y pasivas. El municipio anexa la ejecución acumuladas de egresos donde se muestran los siguientes valores: Pres.Inic Ajustes Pres.Definit Disponib. Regist. Definit Pagos Saldo x

ejecutar

5.066.031 5.611.730 10.677.761 9.020.181 9.019.972 8.129.266 8.113.128 1.656.799

De esta información podemos decir: Reservas presupuestales: Registros - Pagos = cuentas por pagar 9.019.972 - 8.129.266 = 890.706 Acto administrativo de reservas resolución 295 de 30 de diciembre de 2014 por valor de $890.706 presentándose una diferencia de $106.703 en capitulo 27 Sistema general de Regalías, que por instrucciones del ministerio de Hacienda las reservas se debían incorporar como recursos del balance. Cuentas por pagar: Definitivas - pagos = Cuentas por pagar $8.129.266 - $8.113.128 = 16.137 Acto administrativo de cuentas por pagar Resolución 296 de 30 de diciembre de 2014 por valor de $16.137 no existiendo ninguna diferencia.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se valida la información y se desvirtúa la observación administrativa. SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES LEY 715

CONCEPTO VALOR RECAUDADO

VALOR EJECUTADO

DIFERENCIA

Alimentación Escolar

22.280.493

22.280.493

0

Educación 192.391.709 192.391.709 0

Salud 659.093.042 659.093.042 0

Agua Potable S. B 352.735.750 352.735.750 0

Propósito Gral. 1.334.376.861 1.684.060.414 349.683.553

Observación administrativa.

Al revisar la información enviada por la entidad se aprecia que el municipio presenta diferencias. En los rubros mencionados anteriormente. DESCARGOS DE LA ENTIDAD La diferencia se debe a que el municipio no ejecuto todo el valor de Propósito General razón por la cual dicho valor se incorpora en la vigencia 2015. Como recursos del balance. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de verificada la información se acepta los descargos y se desvirtúa la observación administrativa. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DER 2.000 Según certificación por la entidad donde manifiestan que los ICLD recaudados para la vigencia 2014 son por valor de $2.347.048.252 y los ejecutados son $1.981.135.510 vigencia 2014.



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GASTOS DE FUNCIONAMIENTO ALCALDIA MUNICIPAL Categoría 4 ICLD $1.786.587.676 Vr. ejecutado Vr. Max. permitido diferencia

1.429.270.140 (38%

80% 42%

El municipio en el sector central ejecutó gastos de funcionamiento por debajo del límite establecido por la Ley 617 de 2.000. GASTOS DE CONCEJO MUNICIPAL Número de Concejales 7

Valor ejecutado Valor permitido Diferencia 127,607,429.00

90,557,335

-37.050.094

Observación Administrativa incidencia disciplinaria.

El municipio No cumplió con los límites máximos de los gastos del concejo de conformidad con el art. 10 de la Ley 617/00 y la Ley 1368 de 2009. Los datos fueron tomados del formato F617 reportados por la entidad por la plataforma SIA

DESCARGOS DE LA ENTIDAD

Valor ejecutado Valor permitido Diferencia 127,607,429.00

129.312.415

1.704.986

El Concejo municipal de San Cayetano tiene 7 concejales y es un municipio de categoría cuarta según la Ley 1368 de 2000, como el municipio de San Cayetano es de categoría cuarta, el valor de la sesión para el año 2014 es de 162.720. Sesiones máximas permitidas por concejal son de 70 ordinarias y 20 extraordinarias. Para un total de $102.513.600 más el 1.5 de los ingresos de libre destinación para funcionamiento $26.798.815.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Una vez revisada la información allegada por la entidad se desvirtúa el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, por cuanto se observó que la entidad cumplió con los límites máximos de los gastos del concejo de conformidad con el art. 10 de la Ley 617/00 y la Ley 1368 de 2009.

Nota: Estos datos estarán sujetos al reporte emitido por la Contraloría General de la República. GASTOS PERSONERIA MUNICIPAL SML $ 616.000 X 150 SMLV

Valor ejecutado Valor permitido Diferencia 172,479,998.

172,480.000

2

El municipio cumplió con los límites máximos de gastos de la personería establecidos en el art. 10 de la Ley 617/00. Nota: Estos datos estarán sujetos al reporte emitido por la Contraloría General de la República. 1.1.1.3 Legalidad

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

El resultado está sustentado en la certificación de fecha 5-06-2015 suscrita por el

Tesorero de la entidad Doctora Yasmid Esmeralda Barón Carrillo, la cual manifiesta

que la entidad cumple con la legalidad financiera exigida a los entes territoriales como:


Atribuido

Financiera 0.40 40.0

De Gestión 0.60 57.2

1.00 97.2

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

100.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

95.3



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Normas tributarias: Descuento de estampilla Pro-hospital Erasmo Meoz, Pro-

desarrollo académico, Pro-cultura, Pro- Ancianos, descuentos tributarios retención en la

fuente, retención del IVA, retención del Ica, descuento para el fondo cuenta seguridad.

Y los demás descuentos aplicados de acuerdo a la normatividad.

Normas contables: Que durante la vigencia 2014 se cumplieron las Normas Contables contenidas en las Resoluciones 354, 355, 356, de 2007, 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. Que el envío de las categorías CHIP, se realizó bajo las Normas contenidas en dichas resoluciones. Normas Presupuestales: Que durante la vigencia 2014 se cumplieron las Normas Presupuestales contenidas en el Decreto 111 de 1996, en cuanto a la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, y actos administrativos de aprobación de reservas y cuentas por pagar. Que durante la vigencia 2014, se cumplieron las Normas presupuestales contenidas en el Decreto 115 de 1996, en cuanto a la expedición de certificados de Disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y actos administrativos de aprobación.

Cumplimiento de la Ley 617 del 2000, Que durante la vigencia 2014, se cumplieron las Normas presupuestales contenidas en la Ley 617 de 2000, en cuanto a la racionalización del gasto Público Nacional, cumpliendo los limites de gastos. Ley 819 de 2003, Que durante la vigencia 2014, se cumplieron las Normas

presupuestales contenidas en el Decreto 819 de 2003, en cuanto a transparencia fiscal,

verificación de la existencia del Marco Fiscal a Mediano Plazo.

Dentro del componente de legalidad de la gestión administrativa la entidad obtuvo un 73.8%, con eficiencia de acuerdo a la información suministrada (cuestionarios de la matriz (componente Legalidad Gestión) por la entidad. El Componente de Gestión administrativa está incluido, los Tics de Legalidad (gobierno en línea).



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1.1.1.4 Gestión Ambiental

El resultado de la evaluación de gestión ambiental (100%) realizada por la entidad en la vigencia 2014El resultado de la evaluación de gestión ambiental realizada por la entidad en la vigencia 2014 se basó de acuerdo al material físico enviado por la entidad a esta departamental consistente en certificaciones e informes de actividades, en temas relacionados con informes de ejecución de actividades y apropiación y ejecución de recursos en los programas de Gestión Integral de Residuos Sólidos, Programa de Uso y Ahorro Eficiente del Agua, Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, áreas estratégicas, atención y prevención de desastres, pagos de tasa retributiva, sobretasa ambiental y programa Cero Papel, por consiguiente se pudo establecer lo siguiente: Se pudo establecer que la Unidad de Servicios Públicos de San Cayetano, es el prestador directo de los Servicios Públicos de Agua, alcantarillado y recolección, transporte y disposición de residuos sólidos. En relación a la gestión integral de residuos sólidos, la Unidad de Servicios Públicos en la vigencia 2014, presto los servicios de recolección, transporte y disposición final de los residuos sólidos y además ajusto y actualizo el Plan de Gestión de Residuos Sólidos. Ssegún certificación firmada el pasado 26 de junio del 2015, por la tesorera de la alcaldía, se presupuestó y ejecuto para este programa ambiental un total de $58.279.720. Respecto a la ejecución de actividades en el Programa de Uso y Ahorro Eficiente del Agua, la entidad rindió la siguiente información:

Campaña de Educación Ambiental encaminada al uso racional del agua potable y expedición del decreto No 070 del 2014, para tomar medidas necesarias para afrontar el fenómeno del niño.


AtribuidoCumplimiento de planes, programas y proyectos

ambientales.0.60 60.0

Inversión Ambiental 0.40 40.0

1.00 100.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN AMBIENTAL

Calificación

Eficiente

100.0


TABLA 1-4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

100.0



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Adecuación y mantenimiento de la planta de tratamiento de agua potable de la zona urbana y estación de bombeo del corregimiento de Cornejo.

Para este programa la alcaldía municipal, en la vigencia 2014, no apropio recursos, según certificación firmada el pasado 26 de junio del 2015, por la tesorera de la alcaldía. En relación al Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, la alcaldía ejecuto la caracterización de los vertimientos líquidos generados en el casco urbano del municipio, para este contrato se ejecutaron recursos por un valor de $11.827.000. En el marco de la política de educación ambiental, la alcaldía de San Cayetano, realizo por medio del comité de educación ambiental municipal CEAM, las siguientes actividades:

Campaña de Educación Ambiental, relacionadas con incendios, Biodiversidad y cambio climático a miembros del CEAM, policía nacional, defensa civil y grupos ambientalistas.

Entrega de almanaques ambientales a las diferentes instituciones educativas del municipio y comunidad en general.

Instalación de vallas ambientales en la vereda Puente Zulia.

Simulacro de evacuación contra incendios en las veredas del municipio.

Apoyo a los PRAES de todas las Instituciones educativas del Municipio. Para este programa la alcaldía municipal, en la vigencia 2014, apropio y ejecuto recursos por el orden de $17.904.311 Respecto, a las áreas estratégicas, para la vigencia 2014, según certificación firmada el pasado 26 de junio del 2015, por la tesorera de la alcaldía, se presupuestaron para la compra y mantenimiento de las áreas estratégicas, un total de $23.201.141, y se ejecutaron $3.082.600, en el mantenimiento de áreas estratégicas. En relación a las actividades ejecutadas por la alcaldía en la vigencia 2014, para la atención y prevención de desastres se destacaron:

Construcción de muro en concreto en el barrio Colinas – Cornejo.

Construcción en muro en gaviones sector puente La Hamaca.

Obras de protección en la quebrada Tonchalá en la vereda San Isidro.



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Elaboración del Plan de Contingencia de incendios.

La alcaldía, en la vigencia 2014, ejecuto para la atención y prevención de desastres en el municipio, un total $108.892.627 De acuerdo a lo descrito en la certificación firmada por la tesorera del municipio el pasado 26 de junio del 2015, el valor de las transferencias a CORPONOR, por concepto de sobretasa ambiental y tasa retributiva, durante la vigencia del año 2014 fue de $13.412.900 y $5.439.528, respectivamente. Se aclara que el análisis descrito anteriormente lo realizo el auditor Ambiental de esta departamental de acuerdo al material físico enviado por la entidad a esta Contraloría Departamental. 1.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento El grado de cumplimiento al plan de mejoramiento de la anterior vigencia (2013).Cumple Parcialmente.

Observación Administrativa Después de realizarse seguimiento al plan de mejoramiento vigencia 2013. Se puedo evidenciar que la entidad allego el plan de mejoramiento. Igualmente se pudo evidenciar que la entidad siguió con las mismas falencias para la vigencia 2014. No se observó el seguimiento realizado por parte de la oficina de control interno. DESCARGOS DE LA ENTIDAD En relación al seguimiento del control interno respecto al plan de acción si se ha efectuado. No obstante, uno de los factores que han limitado el ejercicio y el reporte de esta actividad han sido los constantes cambios en el cargo de Secretaría General. En el periodo agosto 2014 – 2015 ya han pasado dos secretarías generales, a las cuales se les hizo seguimiento e incluso una auditoría interna del proceso de adquisiciones (contratación) la cual arrojó igualmente recomendaciones en ese sentido.

PonderaciónPuntaje

Atribuido1.00 50.0

0.00 0.0

1.00 50.0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

TABLA 1- 6

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

Efectividad de las acciones


50.0

50.0

CalificaciónCumple

Parcialmente



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De otro lado, en las diferentes reuniones que se hicieron se hizo énfasis en el cumplimiento del plan de mejoramiento así como se han enviado de manera particular oficios y circulares haciendo recomendaciones como por ejemplo la debida supervisión de los contratos. Sin embargo, desde control interno en 2015 ya se han tenido en cuenta estas observaciones y se trabaja desde el MECI en la conformación de un verdadero instrumento de seguimiento que permita cuantificar porcentualmente los planes de mejoramiento no solo con Contraloría sino los que surjan de las auditorías internas y de otros entes de control, de igual forma se trabaja en la modificación del procedimiento de este seguimiento con el fin que se haga no de manera semestral sino mensual. Se anexan oficios y auditoría de Contratación (19 folios) CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

2. Observación administrativa

Después de revisada la información enviada por la entidad y las explicaciones expuestas, se entiende la gran problemática que ha tenido la entidad en los constantes cambios en el cargo de Secretaría General, pero se mantiene el hallazgo administrativo con el objeto de ser incluido en un plan de mejoramiento con el fin de mejorar. 1.1.1.6 Control Fiscal Interno

SE EMITE UNA OPINION Con Eficiente, con base en el siguiente resultado


AtribuidoEvaluación de controles (Primera Calificación del

CFI)0.30 23.0

Efectividad de los controles (Segunda Calificación

del CFI)0.70 53.7

1.00 76.7

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

76.7

CONTROL FISCAL INTERNO

TOTAL

TABLA 1-7


76.7

Calificación

Con deficiencias



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El Control Fiscal Interno presenta un puntaje de 76.7% de acuerdo a la calificación de la matriz. La cual fue elaborada basada en el cuestionario presentado por la entidad. Componente Legalidad de Gestión Administrativa: Sobre el Sistema de evaluación del desempeño Según información enviada por el municipio se evidencio que no cumplió con la evaluación de desempeño en los meses de enero y agosto de 2014. Respecto a los sistemas de verificación de los soportes de los requisitos del personal vinculado o contratado, la entidad viene adoptando herramientas de control y listas de chequeo para el cumplimiento de los requisitos y verificación de los documentos presentados a través del SIGEP. De igual manera, en 2015 se fortaleció este aspecto con una profesional TIC que lleva a cabo este proceso. Para fortalecer el MECI y el sistema de Gestión de Calidad, se vienen dando cumplimiento a los componentes establecidos en el MECI y a los ajustes requeridos establecidos por la nueva normativa en esta materia. Se aprecian avances, de acuerdo con el más reciente Informe Anual de Control Interno (72,20%). No obstante, las recomendaciones de Control Interno han estado enfocadas a la consolidación del mismo, dado que muchos de los procesos y elementos se deben consolidar. De manera que permitan migrar a otras herramientas administrativas, no obligatorias para el Municipio, pero si importantes y fundamentales en el proceso de administración, como lo son El Modelo de Gestión y Desarrollo así como la certificación en calidad. La entidad cuenta con un documento adoptado y divulgado que contiene la Misión, Visión, objetivos institucionales, acciones, cronogramas, responsabilidades y metas acordes con el qué hacer misional de la entidad, según Resolución No 269 de 2014 la misión y la visión se encuentran contenidas en el Código de Ética y Buen Gobierno. Sin embargo, todos estos documentos se someterán a una nueva Revisión con el fin de ajustarlos y hacerlos mucho más operativos y de Construcción con todos los funcionarios. Mediante Resolución 270 de 2014 se adoptó el Manual de Riesgos de la entidad, sin embargo, su ejecución no se ha dado al 100% en cada uno de los procesos. Aunque se vienen identificando y valorando, desde el control interno, se considera Que falta más empoderamiento en ese sentido, tal como se ve reflejado en el nivel De madurez de la más reciente evaluación del Sistema en 2014, que muestra que el componente de Administración del Riesgo, se encuentra en un nivel intermedio.



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Se viene trabajando en la depuración y en la elaboración de las fichas de los indicadores con el fin de consolidar un listado maestro pertinente, acorde que permita tomar verdaderas decisiones y establecer controles. Mediante Resolución No. 270 de diciembre 9 de 2014 se adopto el Manual de Indicadores de Gestión de la entidad. La entidad cuenta con el Manual de Procedimientos. No obstante, muchos de ellos no han sido actualizados en su parte normativa. Es necesario incluir nuevos procedimientos. Se viene adelantando actividad en este sentido. Dentro de la entidad no está creada Quejas y Reclamos como tal, pero la labor la desempeña una auxiliar Administrativa encargada de estas funciones. De igual manera, en 2014 se Expidió al Manual de Atención al Ciudadano, mediante acto administrativo Del Informe Ejecutivo anual de control interno vigencia 2014, Se pudo establecer que la EL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO – NORTE DE SANTANDER y según certificado de recepción de información emitida por la Dirección de Control Interno y Racionalización de trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, donde certifica que el representante legal de la entidad presentó electrónicamente la encuesta de MECI, así como el informe ejecutivo anual de control Interno, vigencia 2014. Aunado a lo anterior, se observo que de acuerdo a la presentación del informe ejecutivo anual de control interno de la vigencia 2014 de esta entidad, fue presentado al Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de control interno el día 24 de febrero de 2015, asignado el radicado 2207 por parte de Departamento Administrativo de la Función Pública. Aunado a lo anterior, se observo de acuerdo a la presentación del informe de control interno contable de la vigencia 2014 de esta entidad, fue presentado a la Contaduría general de la Nación en los términos establecidos La entidad mediante Resolución No. 269 del 9 de diciembre de 2014, adopto el Código de Ética y Buen Gobierno. Mediante Resolución No. 036 del 03 de marzo de 2015 se elaboró el Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en línea. Y además existen actas de comités de gobierno en línea de fecha 18-03-2015.



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1.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

La opinión fue Con salvedades, debido a la evaluación de las siguientes variables:


Los estados Financieros fueron analizados por la Dra. Gloria Stella Acevedo S. Contador Público con T.P. 93921-T.

Observación administrativa

Los Activos a 31 de diciembre de 2014 registran un saldo de $11.605.489, dentro de las cuentas que conforman esta cifra, se aprecia: Efectivo refleja un saldo de $2.452.877, inversiones e instrumentos derivados $33.937, Rentas por cobrar $493.444, deudores $436.074, propiedad planta y equipo $3.590.208, Bienes de beneficio y uso público $1.599.726, otros activos $2.999.223. Dentro de este grupo la cuenta más representativa es propiedad planta y equipo en un 30.93%. Dentro del efectivo existe la cuenta 111005 Cuentas corrientes y la cuenta 111006 Cuentas de Ahorro. Se puedo observar que el Municipio no está dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995, que dice: “los recursos que formen parte del presupuesto..., no podrán mantenerse en cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos...” Dentro de la cuenta 1310 Rentas por cobrar vigencias anteriores, No se tiene evidencia que la entidad haya realizado gestión para su respectivo cobro, por cuanto

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0.0

4.3%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90.0

Calificación

Con salvedad

1.2.1 Estados Contables



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las notas no especifican claramente este resultado. La entidad debe allegar la gestión para su respectivo cobro. Los pasivos registran un saldo de $3.234.247 dentro de las cuentas que conforman esta cifra, se aprecia: Operaciones de crédito público $501.678, operaciones de financiamiento $110.751, cuentas por pagar $70.050, Obligaciones laborales $13.697, Pasivos estimados $2.535.058, Otros pasivos $3.013, se aprecia que la cuenta más representativa es pasivos estimados con un 78.38% En la cuenta 24 cuentas por pagar, subcuenta 242502 Suscripción de acciones por valor de $116, cuenta 242521 Sindicatos, por valor de $43; cuenta 242523 Fondo de empleados por valor de$170 y la cuenta 249015 Obligaciones pagadas por terceros, presentan los mismos valores de la vigencia anterior, la entidad no ha realizado la respectiva sostenibilidad. Al realizar el respectivo cruce con el acto administrativo de cuentas por pagar se observan por valor de $16.137.286. Según Resolución No. 296 de 31 de Diciembre de 2014. Existiendo concordancia entre el acto administrativo y la ejecución de egresos. Según la información por el SIA en la ejecución activa se recaudó durante la vigencia 2014 la suma de $10.672.229. Al confrontarlos con los ingresos del estado de actividad económica y social de 2014 por valor de $7.933.503, existiendo una diferencia de $2.738.726 Por tanto la entidad debe dar explicaciones al respecto. De igual manera en la información de la ejecución pasiva presentada mediante la plataforma SIA, se obtuvo la siguiente información: Se tiene un presupuesto definitivo de $10.676.761.322menos los compromisos $9.019.971.787 para un saldo de presupuesto de $1.656.789.535, y cuentas por pagar de $16.137.236. Al comparar con el balance general la cuenta 24 – cuentas por pagar registra un valor de $70.050.114 Las cuentas por pagar presentan una diferencia de $53.912.878 contablemente. Se recomienda Actualización permanente respecto a la sostenibilidad según Resolución 119 de 2006, para garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y los procedimientos de contabilidad emitidos por la Contaduría General de la Nación. DESCARGOS DE LA ENTIDAD A LOS ESTADOS CONTABLES Respecto a la cuenta 1310 Rentas por cobrar vigencias anteriores, la entidad envío las respectivas cartas de cobro persuasivo durante la vigencia 2014. Se anexa planilla de envíos por 472 de los folios (7 hojas).



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Se evidenció que la entidad efectivamente ha realizado cobro persuasivo, por tanto se valida el hallazgo y se desvirtúa la observación administrativa. Es importante que la entidad siga con el cobro permanente de estos dineros. DESCARGOS DE LA ENTIDAD EN LA EJECUCIÓN DE INGRESOS Existen rubros dentro de la ejecución presupuestal de ingresos vigencia 2014 presentada a ustedes que no se registran en ingresos por que ya se registraron en la vigencia anterior (2013). La explicación en cuanto a la diferencia es: 12020102 Reservas presupuestales $ 260.325.711 12020198 Otros recursos del balance $1.972.824.784 13202 Saldos a 31 de diciembre de 2014 $ 44.616.769 14 Sistema General de regalías $ 460.958.947 $2.738.726.211 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA La entidad allego información y explicación al respecto, seguidamente esta departamental procedió a verificar la información aceptando los descargos, por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo. DESCARGOS DE LA ENTIDAD EN LA EJECUCIÓN DE EGRESOS En cuanto al valor entre la cuenta 24 cuentas por pagar por $70.050.114 y el acto administrativo por $16.137.286 arrojando una diferencia de $53.912.878 con contabilidad se debe a: 2425 Acreedores $16.328.025 2436 Retención en la fuente $36.567.791 El municipio de San Cayetano procederá en la presente vigencia a realizar los ajustes respectivos para dar cumplimiento a la Resolución 119 de 2006, en el proceso de sostenibilidad y así garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y Procedimientos de Contabilidad emitidos por la Contaduría Pública.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Después de revisada la información enviada por la entidad se puede evidenciar que efectivamente corresponde a acreedores y pagos a realizar a la DIAN. Por tanto se desvirtúa la observación administrativa.

SE EMITE UNA OPINION: EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:


La entidad arroja una evaluación de indicador con un porcentaje de 100% respecto a la gestión presupuestal; por cuanto el criterio de calificación de: programación 2, elaboración 2, presentación 2, aprobación 2, modificación 2, ejecución 2. 1.2.3 Gestión Financiera

SE EMITE UNA OPINION, con eficiencias con base en el siguiente resultado:


La entidad arroja una evaluación de indicador con un porcentaje de 100% respecto a la gestión financiera, por cuanto el criterio de calificación de la razón corriente es de 2, capital de trabajo 2, y solvencia 2.

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Evaluación presupuestal 100.0

Con deficiencias

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 100.0

Eficiente

GESTIÓN PRESUPUESTAL

TABLA 3- 2


Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Con deficiencias

Eficiente

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0


1.2.2 Gestión Presupuestal



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SITUACIÓN FINANCIERA Ingresos recaudados a 31-12-2014 $ 10.672.228.885 Gastos ejecutados a 31-12- 2014 $ 9.019.971.787 Diferencia $ 1.652.257.098

La entidad reporta un saldo por valor de $1.652.257.098, se puede observar que la entidad cuenta con los suficientes recursos para realizar las operaciones normales de la entidad.

2. OTRAS ACTUACIONES

2.1. Ley de archivos Se ha llevado diferentes actividades. Es de aclarar que está en ejecución el contrato 049 cuyo objeto “es la prestación por el contratista de los servicios profesionales para la implementación del archivo central e histórico patrimonio documental del municipio, estructuración del sistema de transferencias documentales y el fortalecimiento del programa de Gestión Documental del Municipio de San Cayetano” del cual surgen los siguientes productos:

Recuperación y organización de las series documentales acumuladas en la Alcaldía, incluyendo las transferencias documentales no realzadas en los despachos

Implementación técnica y operativa del archivo central de la alcaldía Implementación técnica y operativa del archivo histórico o general del

Municipio Actualización de las tablas de retención documental construidas en 2012 Realización de los inventarios documentales tanto en los archivos central e

Histórico como en los archivos de gestión Actualización y empoderamiento del programa de gestión documental con la

aplicación de las TRD y las herramientas de registro y control de documentos En consecuencia la evidencia no coincidiría en tanto se van adelantando los procesos.



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2.2 Vigencias Futuras y Fiducias Mediante certificación emitida por el Tesorero Municipal de fecha 05 de Junio de 2015, del municipio de San Cayetano, manifiesta que durante la vigencia 2014 no realizó vigencias futuras ni fiducias. 2.3 Urgencias Manifiestas La entidad mediante certificación emitida por el Secretario General Jesús Peña Vásquez, certifica que en el año 2014, no hubo urgencia manifiesta, además hace la respectiva aclaración que si fue calamidad pública, si hubo y están soportados en el contrato 104 de 2014. 2.4 Sentencias Judiciales La entidad mediante certificación emitida por el Secretario General Jesús Peña Vásquez, certifica que en el año 2014 mediante sentencia del 06 de septiembre de 2013 proferida por el Juzgado 2° Administrativo de Descongestión de Cúcuta y Radicado 54-001-23-31-000-206-01299, el Municipio de San Cayetano fue declarado administrativamente y patrimonialmente responsable por la muerte del menor LUIS RAUL DELGADO CAMBERO, quien falleció al ser arrollado por una motoniveladora propiedad del municipio en hechos ocurridos el día 04 de junio de 2005 en la vía rural que del municipio conduce a la vereda Tabiro, Departamento Norte de Santander. Conforme a lo establecido en el artículo 4 del decreto 678 de 2001, es deber de las entidades públicas ejercer la acción de repetición cuando el daño causado por el estado haya sido consecuencia dolosa o gravemente culposa de sus agentes esta acción se está adelantando en el 2015 ya que la obligación fue cancelada hasta el mes de abril de 2015. 2.5 Deuda Pública La entidad mediante certificación de fecha 05-06-2014 emitida por el Secretario General Jesús Peña Vásquez, certifica que en el año 2014, certifica que para la vigencia 2014 el monto de la deuda, su ejecución y saldo a 31-12-2014 es el siguiente:



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2.6 Actas de Posesión y declaración de bienes Se apreciaron las actas de posesión de la señora Alcaldesa del municipio de San Cayetano y la señora tesorera. 2.7 Certificación de intereses moratorios Mediante certificación emitida por el Tesorero Municipal de fecha 05 de Junio de 2015, manifiesta que la entidad no pago intereses moratorios sobre ninguna obligación en la vigencia 2014. 2.8 Certificación de funcionarios Mediante certificación emitida por el Secretario general, donde manifiesta que en la entidad para la vigencia 2014, el número de funcionarios de planta fuerontreinta (30), así: Unidad de servicios (1), Operadores de Planta (5), Fontaneros (2), recolectores de aseo (2), Comisaria de familia (1), Inspección de policía (1), Grupo interdisciplinario (2), cultura (1), despacho (1), control interno (1), secretaria general (1), División desarrollo comunitario (1), secretaria de planeación (1), Profesional de las TICS (1), tesorería municipal (1) y planta global (8). Contratados por Prestación de Servicios veinticinco (25), se hace la respectiva aclaración que en esta certificación no hay claridad por cuanto en uno totalizan (4) y se cuenta por nombres y arrojan (6). 2.9 Regalías y Resguardos Indígenas La entidad mediante certificación de fecha 05-06-2014 emitida por la Tesorera Yasmid Esmeralda Barón Carrillo, certifica que en el año 2014, no recibió ingresos por concepto de regalías directas ni resguardos indígenas.



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2.10 Prescripciones de Predial e Industria y Comercio La entidad mediante certificación de fecha 05-06-2014 emitida por la Tesorera Yasmid Esmeralda Barón Carrillo, certifica que en el año 2014, recaudó los siguientes valores:

Que durante la vigencia 2014 se enviaron cartas de cobro persuasivo, por lo tanto las personas se acercaron a cancelar, Que debido a las cartas se realizaron acuerdos de pago de los cuales han venido cancelando puntualmente.

Observación administrativa Después de revisada la información enviada por la entidad, solo se evidencio la certificación pero no enviaron las actuaciones pertinentes. La entidad debe allegar su gestión para este cobro. DESCARGOS DE LA ENTIDAD La entidad envío las respectivas cartas de cobro persuasivo durante la vigencia fiscal 2014. Se anexa planilla de envíos por 472 de los oficios (10 Hojas) y oficios de notificación. CONCUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Una vez revisados los documentos soportes allegados a esta departamental se pudo evidenciar que la entidad por medio de los oficios de notificación han realizado su cobro persuasivo por tanto se valida la información y se desvirtúa la observación administrativa.



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En conclusión general y después de realizarse seguimiento a el suministro 104, convenio de Asociación No. 4 Contrato prestación de servicios No. 146 y convenio No. 5. Se evidencio que cada uno de estos presentó observaciones administrativas, disciplinarias y fiscales, por no encontrarse la información completa como son los informes del supervisor, actas, y demás documentos que hacen parte del proceso contractual, que en los descargos emitidos por la entidad se desvirtuaron estas observaciones La causa de la desorganización administrativa obedece a la falta de aplicación a las Normas vigentes, así como a la carencia de seguimiento y monitoreo por parte de control interno. Debido a los constantes cambios en el cargo de Secretaría General. Por falta de controles por parte de Control interno, como el autocontrol por parte de cada uno de los funcionarios puede generar diferentes tipos de sanciones de los diferentes órganos de control, por incumplimiento de Normas. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo .

2. Hallazgo administrativo Se mantiene el hallazgo administrativo, por cuanto se evidencio que la entidad reportó mal la información del formato 20.1, en la plataforma SIA, no llevan un orden cronológico de los contratos, Clasificándolos (POR TIPO), Incumplimiento a lo establecido en la Resolución 0705 de 2011 en su Artículo 13. La información rendida en los formatos no es precisa.


Igualmente se mantiene el hallazgo administrativo, por cuanto se evidencio que la entidad, no cumplió las metas establecidas en el plan de mejoramiento de la vigencia 2013, se evidencio que ocurren las mismas falencias, por falta de controles internos, monitoreo y seguimientos al plan de mejoramiento. Por lo anterior se mantienen los hallazgos administrativos para que queden plasmado en un plan de mejoramiento con el objeto que la entidad lleve en debida forma el proceso de sostenibilidad de acuerdo a la Resolución 119 de 2006, e igualmente para garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y los procedimientos de contabilidad emitidos por la Contaduría General de la Nación. Y el



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cumplimiento de la Ley 734/02. Con el fin de producir una información confiable, veraz y oportuna.

3. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS MUNICIPIO DE SAN CAYETANO

VIGENCIA 2.014

TIPO DE HALLAZGO CANTID

AD VALOR (en

pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 3

2. DISCIPLINARIOS 0

3. PENALES

4. SANCIONATORIOS 0

5. FISCALES 0

Obra Pública 0

Prestación de Servicios

Suministros

Consultoría y Otros - 0

Contratos fiscales indeterminados 0

Gestión Ambiental

Estados Financieros

GLORIA STELLA ACEVEDO S. CARMENZA DIEZ ORTEGA

Profesional Universitario Profesional Universitario

V°B° ANA MARIA DIAZ ESPINEL

Contralora Aux. Para auditorias

gestiÓn de propuestas fina… · (tics) 0.00 0.0 6. plan de mejoramiento 0.10 5.0 7. control...

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