gestiÓn de documentos y nuevas tecnologÍas · 3 13/01/2005 gestión de documentos y nuevas...

13/01/2005 Gestión de documentos y nuevas tecnologías1

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y NUEVAS TECNOLOGÍAS

Los archivos en el Ministerio de Economía y Hacienda

Gerardo Bustos PretelSubdirector general de Información,

Documentación y Publicaciones


CONCEPTOS BÁSICOS

! Forman parte del archivo: documentos públicos administrativos (expedientes reglados y no reglados, correspondencia oficial, registros)

! No forman parte del archivo: los documentos de apoyo (textos legales, boletines oficiales, publicaciones, copias de comunicaciones)


MARCO LEGAL

! Decreto 914/1968! Crea el AGA y encomienda sus funciones a los archivos históricos provinciales, se crea una red

! Ley de Patrimonio Histórico 16/1985! Artículos 49 y 58: Aplica protección a la documentación administrativa coetánea, y anuncia que habrá

una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

! R. D. 139/2000! Regula la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

! R.D. 1164/2002! Regula procedimiento para la eliminación de documentación


Situación general: FASES DE ARCHIVO HOY

! Fases de archivo, según la complejidad del organismo que la produce:

! Archivo de gestión, distintos niveles en función de la organización de cada órgano del Departamento

! Archivo Central, coordina los archivos del MInisterio! Archivo de depósito o intermedio, puede ser ajena al

Departamento, como el CADA! Archivo histórico, Ministerio de Educación


Situación general:ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

! Estructura de archivos hoy! Oficina, mientras lo tramita. Es el propietario del documento! Central, hasta prescripción (máximo 15 años). Al servicio del propietario del documento! Intermedio, hasta 25 años. Al servicio del propietario del documento


Situación general: UN SISTEMA COLAPSADO

! Sistema colapsado por! Crecimiento de la producción documental en papel! Sistema no se adapta a la estructura nueva estatal

nacida en 1978! Instrumentos jurídicos inadecuados o mal desarrollados! Carencia de medios! Archivos intermedios e históricos del Estado, colapsados


SITUACIÓN EN EL MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA

! La Secretaría General Técnica coordina los archivos del Departamento

! En trámite la nueva O.M. de la Comisión Calificadora

! Hay archivos de direcciones generales de tradicional funcionamiento independiente: Tesoro, Seguros, Clases Pasivas, IGAE...

! Desconcentración inmobiliaria en materia archivística


Situación en el MEH:EL COSTE INMOBILIARIO

! Un estudio sobre Madrid:! Edificios en propiedad:

! 20 edificios ⇒37.440 m estantería ⇒5.700 m2

! Coste, a 1.500 €/ m2 = 8.550.000 €

! Edificios en alquiler:! 7 edificios ⇒coste 4.353.919 € ⇒15% = 653.087 €

! Madrid: espacio destinado a archivos crece al ritmo de 5.000 m lineales estantería por año

! Extrapolando a los 16 Ministerios: 100.000.000 €inmovilizado y 10.000.000 € por arrendamientos


Situación en el MEH:SERVICIOS TERRITORIALES

! Archivos del TEAR y D.G. Catastro! D.G. Catastro ⇒200 km de estanterías ! Necesidad de organizar archivos

históricos (centrales) en las Delegaciones! A veces edificios compartidos con AEAT! Situación más grave en la AEAT! Se va a realizar una encuesta para

evaluar situación general


SOLUCIONES: NORMATIVA

! Orgánicas! Creación de la Comisión Superior Calificadora de Documentos

Administrativos

! Comisiones sectoriales: ! M. Defensa, M. Interior, M. Industria, M. Economía, M. Hacienda,

AEAT, M. Educación

! Aprobación de un procedimiento de eliminación documentos sin valor histórico


SOLUCIONES: ACTUACIONES CLÁSICAS

! Optimización y racionalización del uso de edificios por la AGE (Ley 33/2003)! Liberación de espacio usado como archivo en

edificios de oficina! Traslado de los archivos administrativos

desde zonas céntricas al extrarradio! Concentración de archivos para su mejor

control y gestión


NUEVAS SOLUCIONES: TECNOLOGÍA

! Proyectos CADA: Centro de Almacenamiento de Documentos Administrativos ⇒En marcha

Otra idea de gestión de almacenamiento! Sistema de gestión documental ⇒En

estudioOtra idea de tratamiento de la documentación


Proyecto CADA: UBICACIÓN

! Localización: Las Rozas (Madrid), PK 23 de la A6

! Parcela de 61.454 m2


Proyecto CADA:CIFRAS GENERALES

! Edificio de oficinas de 1.369 m2

! Nave para archivos de 12.762 m2

! Espacio reservado para otra de 12.762 m2

! Nave almacén y usos generales 4.590 m2


Proyecto CADA: Capacidad

! Sistema automatizado de almacenamiento de alta densidad

! Almacenamiento de palés-estantería en 5 niveles de altura y doble profundidad

! Capacidad almacenamiento: 28.356 palés! Cada palé, 144 cajas! Capacidad total: 4.083.274 cajas, o 408

km lineales de documentación


Proyecto CADA:PUNTO DE PARTIDA HOY

! Nuestros archivos hoy: sótanos de Alcalá


Proyecto CADA:PROYECTO ARQUITECTÓNICO

! Edificio


Proyecto CADA:DEPÓSITO AUTOMATIZADO

! 408 km lineales de estantería


Proyecto CADA: LA NAVE

! Planta de la nave, con los pasillos de giro en curva para el transelevador


Proyecto CADA: EL PALÉ-ESTANTERÍA

! 4 millones de archivadores estándar


Proyecto CADA:LA COLMENA INTERIOR

! Vista interior de la estructura porta palé


Proyecto CADA: EL INTERIOR

! Vista interior en la que se aprecia la dimensión


Proyecto CADA: LAS OBRAS

! Vistas panorámicas de las obras en junio


Proyecto CADA:OBRAS

! En mayo estará operativo


Proyecto CADA:FUNCIONAMIENTO DIARIO

! SEGIPSA construye y explota el edificio! Se fija un catálogo de servicios y tarifas! Se le encarga la custodia de archivo! Los archivadores tienen código de barras! El transelevador es un robot que busca el

archivo, lo lleva y lo devuelve al lugar óptimo

! El espacio tiene un sentido distinto


Proyecto CADA:LA PUESTA EN MARCHA

! Abril 2005: funcionamiento en pruebas, simuladas con archivadores vacíos

! Mayo 2005: Operativo. 2ª fase de pruebas, con documentación real. Archivo General Central


EL FUTURO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

! Proceso de búsqueda de un sistema de gestión documental y archivos

! Gestión integral de la documentación desde que se genera hasta llegar al archivo

! Supone cambio en la cultura de trabajo


Sistema de gestión documental CONCEPTO

! Objeto de la gestión de documentos (records management): control de expedientes y series documentales desde que se generan previendo posterior tratamiento en archivo

! Objetivo: dar fluidez, evitar que los expedientes se acumulen en las oficinas una vez tramitados y regular su conducción a los archivos

! Problema: no se comercializan aún en España. Los que hay se han desarrollado en el mundo anglosajón (USA, Australia, RU y Canadá), dónde el archivo es una pieza bien engranada en la maquinaria administrativa.

gestiÓn de documentos y nuevas tecnologÍas · 3 13/01/2005 gestión de documentos y nuevas...

Documents