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El presente documento contiene un extracto del contenido relevante del curso, con el objeto de ser un apoyo y guía de consulta para el trabajo diario del Administrador de Contrato.
Gestiónde Contratación
Elaboración del Requerimiento
Elaboración de la Estrategia
Salida al Mercado
Adjudicación
1
Índice de contenidos:
Conocer las etapas involucradas en el proceso de Gestión de Contratación en Codelco,
estableciendo las responsabilidades directas que un Administrador de Contrato debe
asumir en cada una de ellas.
Objetivo General
Es el conjunto de actividades que permiten la contratación de servicios de terceros, que
los diferentes usuarios requieren para ejecutar de forma eficiente sus procesos.
Abastecimiento será el área responsable de liderar la gestión de contratación, con los
mejores estándares de calidad, plazo y costo.
En tanto, corresponderá al Área Usuaria apoyar a Abastecimiento en la preparación de los
documentos técnicos, necesarios para llevar a cabo los procesos de contratación.
La Gestión de Contratación se compone de las siguientes 4 etapas:
Gestión de Contratación
Gestión de Contratación
2
Gestión de Contratación
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
ELABORACIÓN DEL REQUERIMIENTO
ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA
SALIDA AL MERCADO
Detección de la necesidad1
Emisión del requerimiento2
Modalidad de salida al mercado3
Preselección y precalificación4
Definición método de evaluaciónde propuestas5
Petición de propuestas6
Recepción, apertura y evaluaciónde propuestas
7
Negociación8
Autorización, adjudicación yformalización de contratos9ADJUDICACIÓN
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Gestión de Contratación
En esta primera etapa se efectúa un análisis de la
real necesidad, se cuestiona la demanda que el
usuario requiere del servicio y se emite el
requerimiento formal.
El Administrador de Contrato deberá participar
directamente en la detección de la necesidad,
coordinando - con apoyo de las Áreas de
Abastecimiento correspondientes - el inicio del
proceso de contratación. Las tareas que el AdC
tiene a su cargo son:
Identificar la demanda del servicio que se
requiere contratar con sus especificaciones
particulares.
Definir los criterios de aceptación de los
entregables: set de Indicadores de Gestión con
foco en el resultado y el desempeño.
Preparar las Bases Administrativas Especiales
en conjunto con las unidades de gestión de
contratación, en relación con aspectos
técnicos.
Elaboración del Requerimiento
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Gestión de Contratación
Aquí corresponde elaborar la estrategia de contratación y preparar los antecedentes del
proceso y la salida al mercado.
A continuación se describen las diferentes modalidades de contratación que, normalmente,
se utilizan en la Corporación:
Elaboración de la Estrategia
Licitación
MODALIDADCONTRATACIÓN
RESUMEN
Invitación a presentar propuestas para la provisión de un determinado servicio. Puede ser:
Pública: se genera una amplia convocatoria de oferentes, sin restricciones respecto de
la inscripción en los registros de contratistas. Para negocios sobre US$10.000.000 se
recomienda que la salida al mercado se haga a través de una licitación pública.
Privada: se emite invitación a un número determinado de contratistas,
preferentemente inscritos en el registro de proveedores de servicios, de acuerdo al
rubro y especialidad correspondiente al requerimiento de la Corporación para licitar
una obra o servicio.
Asignación a
proveedor único
Adjudicación de un determinado servicio en forma directa a un proveedor, no existiendo
alternativas en el mercado - para un período de tiempo determinado - debidamente
comparables en calidad y bajo estándares técnicos preestablecidos.
Dicha condición debe ser previamente calificada y validada por Abastecimiento.
Asignación
directa
La adjudicación de la contratación de un servicio se negocia directamente con un
determinado contratista, sin que medie un proceso de competencia entre proponentes
que ofrecen servicios similares.
La contratación de servicios por medio de esta modalidad se debe justificar en base
a tres criterios: la real necesidad, el proveedor y el precio.
MODALIDADCONTRATACIÓN
Órdenes de
Trabajo Menor
Proyectos deDesarrollo,
Expansión o de Inversión de Envergadura
Se recurre a esta modalidad para resolver necesidades puntuales - cuyo monto no debe
superar los US$ 100.000 - privilegiando los procedimientos estándares simplificados para
responder rápida y ágilmente a las necesidades que tenga un usuario.
Estos estándares serán administrados por la dirección de Abastecimiento.
Proyectos que por sus características técnicas, económicas y de relevancia para la
Corporación ameriten una gestión de contrataciones de servicios externos distintas a las
definidas previamente.
Esta modalidad se utiliza preferentemente en contratos de tipo EPC, EPCM, BOT, entre
otros.
Asimismo, será imprescindible que el AdC sea incluido en la Comisión Evaluadora, que
tiene a su cargo evaluar las ofertas de los proponentes al proceso de licitación. Ésta debe
estar compuesta por al menos tres personas del Centro de Trabajo al que pertenece el
Área Usuaria, quienes deben ser independientes entre sí y no tener relación de
subordinación, de manera que actúen bajo su propio criterio.
Para la evaluación de los respectivos aspectos de las ofertas, la Comisión Evaluadora será
constituida por:
Durante la etapa de Elaboración de la Estrategia, al Administrador de Contrato le
corresponderá:
Realizar la generación de las especificaciones técnicas del servicio.
Participar en la elaboración del método de evaluación de las ofertas.
RESUMEN
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Gestión de Contratación
• Capital de Trabajo• Capacidad Económica• Índice Liquidez• Índice Endeudamiento• Antecedentes Comerciales• Certificado de Inspección del Trabajo
Antecedentes de seguridad
Antecedentes
financieros
• Experiencia de la Empresa• Metodología de Trabajo• Organización de la Empresa• Planificación, Programación y Control de los Trabajos• Aseguramiento de la Calidad• Programa de Prevención de Riesgos• Herramientas, Equipos, Maquinarias y Vehículos
Antecedentes
técnicos
• Itemizado de presupuesto• Análisis de precio unitario• Compromiso remuneracional si el servicio es intensivo en mano de obra
Antecedentes
económicos
• Índice de Frecuencia• Índice de Gravedad
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Gestión de Contratación
Comisión Técnica: un representante de las Áreas de Abastecimiento en calidad de
coordinador, pero no como presidente. La evaluación de las ofertas técnicas estará
radicada en especialistas de las Áreas Usuarias o de apoyo a las mismas. El
representante de Abastecimiento finalmente revisará la consistencia de las evaluaciones
realizadas por los especialistas.
Comisión Económica: considera a representantes del Área Usuaria y de abastecimiento
donde el representante de Abastecimiento actuará como coordinador y presidente.
Especialistas: se podrá designar integrantes adicionales para la evaluación de aspectos
muy especializados.
En la siguiente tabla se desarrolla una lista con los antecedentes que se debe tener en
cuenta para evaluar una determinada propuesta:
PETICIÓN DE PROPUESTAS
Licitación pública Licitación privada
Llamado a licitación
Proceso de precalificación
Abastecimiento
Abastecimiento
En todos los casos
Lic. Públicas: Obligatorio
Lic. Privadas: De ser requeridode acuerdo a lo definido en laestrategia de licitación.
Visita a terreno o reunión aclaratoria
Ronda de consultas, respuestas y
aclaraciones
Área Usuaria (con
participación de
Abastecimiento cuando
corresponda)
Abastecimiento responderá
directamente a los contratistas
todas las consultas; para ello,
deberá pedir al Área Usuaria
contestar las consultas sobre
aspectos técnicos.
De ser requerido de acuerdo a
lo definido en la estrategia de
licitación. Es opcional.
De estar establecido según lo
definido en la estrategia de
licitación.
Publicación yA Venta de BasesEmisión Carta B de Invitación
Quién procede Cuándo procede
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Gestión de Contratación
Salida al MercadoDurante esta etapa se efectúa la preparación de todos los antecedentes y gestiones
necesarias que permiten realizar la consulta al mercado.
Esta etapa inicia con la comunicación formal dirigida a las empresas, en la que se les informa
respecto del inicio de un proceso de licitación para la contratación de servicios.
La petición de propuestas es responsabilidad del Área de Abastecimiento y del Área
Usuaria y consta de las siguientes actividades:
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Gestión de Contratación
Las ofertas de los proponentes deberán ser
entregadas de acuerdo a lo establecido en las
bases de licitación y complementado con las
aclaraciones.
Además, se define que el número mínimo de
ofertas requeridas en un proceso de licitación
será 3 ofertas válidas y evaluables.
Excepcionalmente, se aceptarán menos de 2
ofertas siempre que sea autorizado por el nivel
facultado.
Una vez que hayan sido evaluados los aspectos
técnicos y económicos de las propuestas, la
Comisión Evaluadora debe presentar un informe
en el cual se presente un resumen del resultado
obtenido durante el proceso de evaluación de
las ofertas. Este informe debe contener además
una recomendación para ser sometida a la
aprobación del nivel facultado de acuerdo al MAF.
Una vez aprobado, Codelco podrá negociar con
una o más empresas, en forma separada y directa,
para fijar y especificar de común acuerdo las
condiciones de contratación.
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Gestión de Contratación
Es importante destacar que en esta etapa las respuestas y aclaraciones a las consultas
generadas por los proponentes sobre aspectos técnicos de la licitación, deberán ser
preparadas por el Administrador de Contrato.
El AdC - en razón de su cargo y de su pertenencia al Área Usuaria - deberá participar
además del análisis técnico-económico de las propuestas recibidas. En consecuencia, el
AdC será responsable de:
Generar las orientaciones a los contratistas en los aspectos técnicos que tendrán una
mayor valoración al momento de la evaluación de propuestas.
Preparar las respuestas a las consultas de carácter técnico de los licitantes sobre el
trabajo o servicio a realizar y emitir las aclaraciones a las bases de la propuesta durante
la etapa de licitación.
Participar en el análisis técnico-económico de las propuestas recibidas.
Asegurar que la Comisión Evaluadora prepare y entregue el Informe de Evaluación, que
resume el resultado obtenido durante el proceso de evaluación de ofertas y presenta
una recomendación para ser sometida a la aprobación del nivel facultado de acuerdo al
MAF.
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Gestión de Contratación
AdjudicaciónEn esta última etapa se debe seleccionar, en función del informe de evaluación, la mejor
alternativa para adjudicar y generar el contrato.
Para llevar a cabo la formalización del contrato, Abastecimiento con el apoyo del Área
Usuaria correspondiente, deberá solicitar la autorización de contratación de servicios a la
instancia de aprobación respectiva.
En esta última etapa del Proceso de Gestión de Contratación, el Administrador de
Contrato deberá:
Participar en la preparación del contrato respectivo, cuando le sea requerido.
Mantener bajo su poder una copia del contrato suscrito con el contratista.
2.Emisión delrequerimiento 5
Preparar las Bases Administrativas Especiales en conjunto con lasunidades de gestión de contratación, en relación con aspectostécnicos.
ETAPA ACTIVIDAD FUNCIÓNN° SÍ NO
Elaboración de
Requerimiento
Detección de
la necesidad 11.
2
3
4
Liderar y coordinar el inicio del proceso de contratación, mediante el análisis de su necesidad y definición del alcance,con apoyo de las Áreas de Abastecimiento correspondientes.
Identificar, en conjunto con el Área de Abastecimiento,la demanda del servicio que se requiere contratar con susespecificaciones particulares.
Definir, en conjunto con el Área de Abastecimiento, los criteriosde aceptación de los entregables: set de Indicadores de Gestióncon foco en el resultado y el desempeño.
Para respaldar que la definición de la necesidad ha consideradotodos los elementos esenciales, el AdC en conjunto con elGestor de Abastecimiento deberán:
Analizar alcance del problema.
Identificar fuentes del problema que generan necesidad.
Evaluar si fuentes del problema son aislables y luegotratables.
Identificar interferencias que activan problema.
Evaluar impacto en caso de no intervenir.
Analizar propuestas de solución.
Revisar mejor práctica vigente en la Corporación.
Revisar mejor práctica vigente en la Industria
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Gestión de Contratación
ANEXO 1. CHECK LISTA continuación se desarrolla un listado básico de verificación de actividades prácticas que
el Administrador de Contrato debe corroborar durante el proceso de Gestión de
Contratación.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
ETAPA ACTIVIDAD N° SÍ NO
Elaboración de
la Estrategia
Salida al
Mercado
Modalidadde salida almercado
Preselección yprecalificación
Petición depropuestas
Recepción,apertura yevaluación depropuestas
Negociación
Definiciónmétodo deevaluación depropuestas
-
7
8
9
Generar las orientaciones a los contratistas en los aspectostécnicos que tendrán una mayor valoración al momento de laevaluación de propuestas.
Preparar las respuestas a las consultas de carácter técnico de loslicitantes sobre el trabajo o servicio a realizar y emitir lasaclaraciones a las bases de la propuesta durante la etapa delicitación.
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Participar en el análisis técnico-económico de las propuestasrecibidas. Para ello, es imprescindible que en la conformación dela Comisión Técnica y Económica (que constituyen la ComisiónEvaluadora) se incluya al Administrador de Contrato,representante del área de recibirá la obra o el servicio.
Asegurar que la Comisión Evaluadora prepare y entregue elInforme de Evaluación, que resume el resultado obtenidodurante el proceso de evaluación de ofertas y presenta unarecomendaciónpara ser sometida a la aprobación del nivel facultado de acuerdo al MAF.
9.
Adjudicación
Autorización,adjudicación yformalizaciónde contratos.
11
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Participar en la preparación del contrato respectivo, cuando le searequerido.
Mantener bajo su poder una copia del contrato suscrito con elcontratista.
6 Participar en la elaboración del método de evaluación de lasofertas.
-
-
FUNCIÓN
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Gestión de Contratación
RESPONSABLE
De acuerdo al MAF
USUARION°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
XXX
X
X
X
XXXXXX
X
XX
X
XXXX
X
ABAST AMBOS
Definir estrategia de licitación
Preparación Bases Técnicas
Creación y liberación Solicitud de Pedido en SAP
Preparación Bases Administrativas Generales
Preparación Bases Administrativas Especiales
Definición de multas
Definición Garantías
Definición listado de Proveedores
Elaboración Método de Evaluación
Aprobación Método de Evaluación
Firma invitación
Llamado a Licitación
Visita a Terreno
Recepción de Consultas
Respuestas a Consultas Técnicas
Respuestas a Consultas Económicas
Envío de respuestas
Recepción de Ofertas
Ingreso de Ofertas en SAP
Apertura Técnica y recepción de económica
Preparación Consultas Técnicas a los Proveedores
Envío Consultas Económicas a los Proveedores
ACTIVIDAD
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
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Gestión de Contratación
ANEXO 2. MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALESLas responsabilidades del Área Usuaria y de Abastecimiento involucradas durante el
Proceso de Gestión de Contratación son las siguientes:
ACTIVIDAD RESPONSABLE
De acuerdo al MAF
USUARION°
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
X
X
X
X
X
XXX
XXXX
XXX
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN ABAST AMBOS
Emisión de Informe de Evaluación Técnica
Apertura de Ofertas Económicas
Consultas Económicas a los Proveedores
Emisión de Informe de Evaluación Técnico - Económico
Aprobación Adjudicación
Eventuales negociaciones
Emisión, Firma y Envío Carta de Intención (si procede)
Creación, Firma y Distribución Contrato
Ingreso Contrato en sistema SAP
Emisión Contrato
Controlar el cumplimiento en la prestación de servicios de acuerdo a lo
establecido en los contratos
Ingresar Hoja de Entrada para el pago de servicios
Modificaciones de Contratos
Emisión de Modificación
Ingreso Modificaciones en SAP
Ajuste de Cantidades en SAP (sin modificación)
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Gestión de Contratación