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Gestión eficaz del Tiempo
Alfredo Bastida CaroAlfredo Bastida Caro
La duración de 1 minuto depende del lado de la puerta del baño en
la que estemos.
¿Cómo manejas tu
tiempo?tiempo?
EGT_G_010
¿Eres saltón?¿Eres saltón?
� Te gusta tener muchos asuntos entremanos� Trabajar en varias tareas al mismotiempo� Saltar de una cosa a otra� Saltar de una cosa a otra� Nunca terminar ninguna____________________________
• Disminuye un momento la velocidad• Elimina distracciones• Divide proyectos en mini-tareas• Estructura tu jornada de trabajo
¿Eres ultra¿Eres ultra--perfeccionista?perfeccionista?
� crees que todo lo puedes hacer mejory provoca que se retrasen los proyectos�No estás nunca satisfecho con losresultados______________________________________________________
• Céntrate en lo básico• Identifica prioridades• Si temes hacer un trabajo menos que perfecto imagínate lo que podría ocurrir ¿es tan terrible? ¿podrías manejar la situación?
¿Eres alérgico a los detalles?¿Eres alérgico a los detalles?
� Prefieres formular planes a llevarlos ala práctica�Cuando comienza el proyecto no tegusta su seguimiento______________________________________________________
• Anota las ideas• Plantea el seguimiento al crear el proyecto,apóyate en alguna persona• Recordatorios en lugares visibles
¿Eres un poco desidioso?¿Eres un poco desidioso?
� Lo dejas todo para última hora� Necesitas presión exterior paraterminar la tarea___________________________
• Toma conciencia de cuanto tiempo necesitas• Toma conciencia de cuanto tiempo necesitaspara completar la tarea• Fija mini-metas para sentir satisfacción porel trabajo• Adelanta las fechas tope•Consulta tu lista maestra de cosas por hacer
ES MÁS FACIL SER
ORGANIZADOORGANIZADOQUE RECORDAR
COSAS
PPlanificaciónlanificación
Matriz
del 67
89
10
IMP
OR
TAN
TE
Muy Importante
Poco Urgente
Muy Importante
Muy Urgente
12
del
Tiempo
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
12
34
5
IMP
OR
TAN
TE
URGENTE
Poco Importante
Muy Urgente
Poco Importante
Poco Urgente
34
Con respecto a la importancia ¿?
• ¿Qué repercusión tiene el asunto en la cuenta
de resultados? ¿Qué repercusión tiene ante
los socios?
• ¿Que opinión tendría tu jefe al respecto?
• ¿Te pagan por atender ese asunto?
• …
Con respecto a la urgencia ¿?
Y si no lo hago hoy ¿qué pasaría?
NADANADA
Pues entonces no es URGENTE
“GettingThingsDone”
David Allen
PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN
• Captura todo en tus bandejas de entrada (mail, libretas, bandeja, contestador,…).
¡SÁCALO DE TU MEMORIA¡SÁCALO DE TU MEMORIAA CORTO PLAZO!
• Ten el mínimo de bandejas• Vacíalas periódicamente.
¿Dejarías que alguien
llegara llegara y te robara tu dinero?
¿Qué o quién nos roba el tiempo?
10 LADRONES DEL TIEMPO LADRONES DEL TIEMPO Impuestos
1.Interrupciones2.Esperar por respuestas3.Indefinición del trabajo a realizar4.Comunicaciones deficientes5.Trabajo excesivo5.Trabajo excesivo6.Cambio continuo de prioridades7.Prioridades en conflicto 8.Reuniones innecesarias. 9.Baja moral en la empresa.
10.Jefe desorganizado.
10 LADRONES DEL TIEMPO LADRONES DEL TIEMPO Auto-Impuestos
1.Incapacidad para delegar
2.Desorden personal
3.Falta de concentración
4.No saber escuchar
5.Falta de autodisciplina 5.Falta de autodisciplina
6.No tomar decisiones.
7.No completar las tareas ya iniciadas
8.Postergar frecuentemente las tareas
9.Fatiga
10.No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan
El entorno de trabajoLADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO
Estrés de mesa
El entorno de trabajoMesa limpia de “cosas”
Solo documentos de la tarea en curso
Evita las notas (post it). Usa la agenda
LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO
Bandeja de Entrada física
Papelera cerca
Sistema de organización de espacios y archivos
Temperatura adecuada
LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO
El entorno de trabajo
El correo electrónico
LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO
Programa momentos del día para leerlo
Organízalo con reglas por prioridad
Acuérdate de la papeleraAcuérdate de la papelera
Deja la bandeja de entrada a 0
El teléfono
LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO
El teléfono sirve para …..
Establece un filtro de llamadas
Planifica y agrupa las llamadasPlanifica y agrupa las llamadas
Prepara las llamadas
Interrupciones
LADRONES DEL TIEMPOLADRONES DEL TIEMPO
Los inoportunos: ¿TIENES UN MINUTO?
El jefe
Las visitas
• Que no entren.• Que no entren.• Que no se sienten.
• Que se vayan lo antes posible.• Da un plazo de tiempo de manera educada.• Mantén la atención.• No bromear.• Levántate y da por terminado.• No agradezcas la visita.
“Encarcela” a los LADRONES DEL TIEMPO“Encarcela” a los LADRONES DEL TIEMPO
Aprendiendo a decir NO
“lo bueno de
cumplir 40 años cumplir 40 años
es que aprendes
a decir NO sin
sentirte culpable
Groucho Marx
¿Cuántas vidas tenemos?
Solo Hay Una Vida
Vida PersonalVida Vida personal
Vida profesional
Vida PersonalVida profesional
PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN
Antes de salir…
�Evaluar el cumplimiento de la programación.
�Examinar que no se pudo hacer y:
� - Analizar las causas por si se pueden corregir.corregir.
� - Programar para mañana si procede.
�Realizar la programación de mañana.
�Piensa como te gustaría pasar la noche.
Sobre todo NO pasear al “perrito”
LO VERDADERAMENTEURGENTE
ES OCUPARSE DE LO IMPORTANTEIMPORTANTE
Alfredo Bastida Caro
Gestor de soluciones en www.tiempod.es
Coach profesional www.fitnesscoaching.es
676 460 009