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SEDEM1Servicio de Desarrollo i de las Empresas Públicas I

P roductivas!

La Paz, 31 de marzo de 2015

GERENCIA GENERALSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS RESOLUCIÓN A DM IN ISTRATIVA SED EM /G G /N ° 0 2 5 /2 0 1 5

TEMA: APROBACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA LÁCTEOS DE BOLIVIA - LACTEOSBOL.

VISTOS:La solicitud de aprobación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, cursada mediante Nota Interna NI/GG/LB/2015-0670 e Informes Técnicos emitidos por la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL vía el Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL.

CONSIDERADO I .Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0256 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuestos (SP), adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0257 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0258 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería, adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2015-0259 de 26 de febrero de 2015, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, Lic. Daniela Padrón Maldonado, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), adjuntando el documento elaborado y revisado por las instancias respectivas.

Que por Nota Interna NI/GG/LB/2015-0670 de 26 de febrero de 2105, la Responsable de Organización y Métodos de LACTEOSBOL, recomienda al Gerente Técnico a.i. de LACTEOSBOL la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuestos (SP), Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería y Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), mediante Resolución Administrativa de la Máxima Autoridad Ejecutiva del SEDEM.

Que el In,:orme Legal INF/GG/LB/2015-0461 de 31 de marzo de 2015, expedido por el Asesor Legal f de LACTEOSBOL, Abog. Wilge Antonio Céspedes Suarez, rem itir los Informes Técnicos, el InformeM KTvír{S/ Legal y los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Empresa Pública Productiva Lácteos de

Bolivia - LACTEOSBOL ante la Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, para que en su calidad de Máxima Autoridad Ejecutiva, determine su aprobación mediante Resolución Administrativa y en consecuencia se apliquen sin excepción por todas las unidades organizacionales y servidores públicos de la entidad.

CONSIDERANDO I I :Que mediante Decreto Supremo N° 29254 de fecha 05 de septiembre de 2007, se crea la Empresa Pública Nacional Estratégica Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, con el objetivo de incentivar la producción nacional con valor agregado, generando mayores fuentes de empleo en procura de la

Av. Camacho esq. Bueno No 148$ {Piso 3 ) -E d ific io "Ex ■■ R £F Q ’ Teléfonos. 2 147001(fax) - 2145707 - 2145697

EDEM1Servicio de Desarrollo I de las Empresas Públicas I

Productivas I

soberanía productiva, teniendo como principal actividad la producción y comercialización de lácteos y productos relacionados.

Que por Decreto Supremo N° 0404 de 20 de enero de 2010, se amplían las actividades y las fuentes de financiamiento de LACTEOSBOL a la producción y comercialización de lácteos, bebidas alimenticias analcóholicas y productos relacionados.

Que mediante Decreto Supremo N° 0590 de 4 de agosto de 2010, vigente a partir de 06 de septiembre de 2010, se crea el Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, como institución pública descentralizada de derecho público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio; teniendo como finalidad apoyar la puesta en marcha de las Empresas Públicas Productivas bajo su dependencia directa, entre ellas, Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL.

Que la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de ju lio de 1990, regula los sistemas de Administración y Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública, conforme el objeto que dispone la indicada Ley.

Que el Artículo 2 de la mencionada Ley, establece que los sistemas que se regulan son: a) para programar y organizar las actividades: Programación de Operaciones, Organización Administrativa y Presupuesto; b) para ejecutar las actividades programadas: Administración de Personal, Administración de Bienes y Servicios, Tesorería y Crédito Público y Contabilidad Integrada; y c) para controlar la gestión del Sector Público: Control Gubernamental, integrado por el Control Interno y el Control Externo Posterior.

Que las Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobado por Resolución Suprema N° 225558 de I o de diciembre de 2005, en su artículo 1, establece que el Sistema de Presupuesto es un conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones normativas, procesos e instrumentos técnicos, que tiene por objeto la formulación, aprobación, ejecución, seguimiento y evaluación, de los presupuestos públicos, según los programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República y que asimismo tiene por objeto la generación y obtención de información confiable, útil y oportuna sobre la ejecución presupuestaria, para la evaluación del cumplim iento de la gestión pública.

Que las Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones, aprobado por Resolución Suprema N° 225557 de I o de diciembre de 2005, en su artículo 1, establece que el Sistema de Programación de Operaciones es el conjunto ordenado y coherente de principios, disposiciones normativas, procesos e instrumentos técnicos, que tiene por objeto la elaboración del Programa de Operaciones Anual según los programas y proyectos definidos en el marco del Plan General de Desarrollo Económico y Social de la República y que asimismo tiene por objeto la generación y obtención de información confiable, útil y oportuna, para el seguimiento y evaluación de los objetivos y operaciones previstos en el Programa de Operaciones Anual.

Que las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobado por Resolución Suprema N° 222957 de 04 de marzo de 2005, en su artículo 9, establece que el Sistema de Contabilidad Integrada (SCI), es el conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos que consideran regulaciones jurídicas, normas técnicas y/o prácticas administrativas utilizadas para evaluar, procesar y exponer los hechos económicos que afectan o pueden afectar al patrimonio de las entidades del sector público.

Que las Normas Básicas del Sistema de Tesorería, aprobado por Resolución Suprema N° 218056 de 30 de ju lio de 1997, en su artículo 2o, establece que el Sistema de Tesorería del Estado comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos vinculados con la efectiva recaudación de los recursos públicos y de los pagos de los devengamientos del Sector Público, así como la custodia de los títulos y valores del Sistema de Tesorería del Estado.

Que las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, aprobado por Resolución Suprema N° 217055 de 20 de mayo de 1997, en su artículo 1, establece que el Sistema de Organización Administrativa es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del

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EDEM1Servicio de Desarrollo ide las Empresas Públicas

Productivas

Programa de Operaciones Anual, regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

Que el artículo 7 - b) de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales de 20 de ju lio de 1990, establece que toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades, los sistemas de administración y control interno de que trata la indicada ley.

Que en su Art. 27, señala que cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Internos regulados por la indicada Ley y los sistemas de Planificación e Inversión Pública y que corresponde a la Máxima Autoridad de la entidad la responsabilidad de su implantación.

Que los Informes Técnicos emitidos por la Responsable de Organización y Métodos LACTEOSBOL, señalan que la aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Presupuestos (SP), Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), Manual del Sistema de Contabilidad Integrada y Tesorería y Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), tienen por objeto regular y establecer mecanismos de control interno para los diferentes procesos en los que está involucrada la Unidad Financiera, para cumplir con las tareas y actividades de manera oportuna y eficaz; que los mismos permitirán desarrollar y plasmar los objetivos y metas trazadas que la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL tiene en su Plan Operativo Anual.

Que el Inform e Legal indica que los manuales de procesos y procedimientos son documentos que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una entidad, que incluyen los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. También contienen una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de la empresa, aspectos que hacen imperiosa su aprobación en función de su utilidad y en cumplim iento de la Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales.

Que Compulsados los antecedentes, las normas citadas y la solicitud cursada por la unidad de Organización y Métodos de la entidad, corresponde la aprobación de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, mediante Resolución Administrativa.

Que el Art. 7 incisos c) y j) del Decreto Supremo 0590, establece que es función del Gerente General del SEDEM aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos, reglamentos, y m anuales necesarios para el funcionamiento y cumplim iento de las actividades del SEDEM y em itir Resoluciones Administrativas en el marco de sus competencias.

POR TANTO:

MAN-003, Versión 01, compuesto de Cincuenta y Cuatro (54) fojas numeradas útiles.

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Programación de Operaciones (SPO), con CÓDIGO UOM-MAN-007, Versión 01, compuesto de Treinta y Cinco (35) fojas numeradas útiles.

Manual de Procedimiento de los Sistemas de Contabilidad Integrada y Tesorería, con CÓDIGO GAF-MAN-005, Versión 01, compuesto de Cincuenta y Ocho (58) fojas numeradas útiles.

>B° ARTICULO PRIMERO.- APROBAR los siguientes Manuales de Procesos y Procedimientos de la

- Manual de Procesos y Procedimientos del bistema oe Presupuestos (SP), con CÓDIGO GAF-

La Gerente General del SEDEM, en uso de sus funciones y atribuciones legales conferidas por el Decreto Supremo N° 0590 de fecha 04 de agosto de 2010.

RESUELVE:

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La Paz - Bolivia

SEDEMServicio de Desarrollo de las Empresas Públicas

Productivas

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa (SOA), con CÓDIGO UOM-MAN-OOl, Versión 01, compuesto de Veintiocho (28) fojas numeradas

ARTÍCULO SEGUNDO.- Encomendar a la Gerencia Técnica de LACTEOSBOL instruir la difusión de los Manuales de Procesos y Procedimientos aprobados por la presente Resolución. Asimismo, se dispone su aplicación sin excepción por todas las unidades organizacionales y servidores públicos de la entidad.

Regístrese, comuniqúese y cúmplase.

Lic. Patricia Ballivian Estenssoro GERENTE GENERAL

SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM

útiles.

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UOM-MAN-001PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL Ver Pág.

SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA - SOA 01 1 de 28

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVA (SOA)ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO: Lic. Daniels Padrón MaldonadoResponsable de Organización y

Métodos23/02/2015

REVISADO: Lic. Eduardo Daza SandovalGerente

AdministrativoFinanciero

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REVISADO: Lic. José Luis Zúñiga Tarifa Gerente Técnico

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REVISADO: Lic. Nancy Ávila Gutiérrez Jefe Planificación y Calidad Y / " 2 . / S)/<2&/$

APROBADO: Lic. Patricia Ballivián Estenssoro Gerente General

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización dei Jefe de Organización vMétodos deLACTEOSBOL

MANUAL CÓDIGOUOM-MAN-001

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACION

ADMINISTRATIVA - SOA

Ver Pág.

01 2 de 28

ÍNDICE DE CONTENIDO

1 OBJETIVO................................................................................................................. ....3

2 ALCANCE......................................................................................................................3

3 TÉRMINOS Y ABREVIATURAS...............................................................................3

4 RESPONSABILIDADES.............................................................................. ....... ....4

5 MARCO LEGAL.................................................................... ,................................. ....4

6 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS....................................................................... 4y

6.1. A ANÁLISIS ORGANIZACIONAL-FLUJOGRAMA ............................ ....5

6.1 B ANÁLISIS ORGANIZACIONAL - DESCRIPCIÓN ....6

6.2. A ANÁLISIS ORGANIZACIONAL EXTRAORDINARIO -

FLUJOGRAMA .......... .............................................................................. ...9

6.2. B ANÁLISIS ORGANIZACIONAL EXTRAORDINARIO -

DESCRIPCIÓN ..............................................................................................10

6.3. A DISEÑO O REDISEÑO O RG AN IZA C IO N A L-FLUJO G R A M A...... ...13

6.3. B DISEÑO O REDISEÑO O RG A N IZA C IO N A L-DESCR IPC IÓ N ..........14

6.4. A IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

FLUJOGRAMA ......................................................................................... ...17

6.4.B IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

DESCRIPCIÓN ....18

7 USO Y DIFUSION ...................................................................................................... 19

8 CONTROL DE C A M B IO S.................... ................................................................... 19

9 A N E X O S ............................... ................... ......................................... .................... ....20

9.1 METODOLOGÍA CON ENFOQUE DE PROCESOS................................ ...20

9.2 DESCRIPCIÓN DEL PRO CESO ...25

9.3 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS.......................................................26

9.4 DESCRIPCIÓN DEL C A R G O ...27

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Oraanización vMétodos de LACTEOSBOL

«IJ P T SEDEMMANUAL CÓDIGO

UOM-MAN-001PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL

SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA - SOA

Ver Pág.

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1. OBJETIVO

El presente manual tiene por objeto, asegurar la implantación del Sistema de

Organización Administrativa previsto en la Ley N° 1178, en el marco de lo establecido

en las Normas Básicas de! Sistema de Organización Administrativa aprobadas

mediante Resolución Suprema N° 217055.

El Sistema de Organización Administrativa de la institución tiene como política y

lineamiento principal la aplicación del Enfoque de Procesos, previsto como

herramienta de gestión institucional.

2. ALCANCE

Este documento abarca las actividades necesarias para llevar adelante el Análisis

Organizacional, el Diseño o Rediseño Organizacional y su Implementación.

3. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

RE-SOA. Reglamento Específico dei Sistema de Organización Administrativa.

Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las

cuáles transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Indicador. Es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que

representa una magnitud, de manera que a través del análisis de! mismo se permite

la toma de decisiones sobre los parámetros de actuación (variables de control)

asociados.

UOM. Unidad de Organización y Métodos.

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Ver Pag.

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4. RESPONSABILIDADES

La aplicación del presente Manual es de carácter obligatorio en todas las unidades

organizacionales de LACTEOSBOL y por todos los funcionarios públicos de la

misma, independientemente del nivel jerárquico al que pertenezcan.

La Unidad de Organización y Métodos eri coordinación con la Gerencia

Administrativa Financiera, es la responsable de liderizar los procesos de Análisis

Organizacional y de Diseño o Rediseño Organizacional.

Asimismo, ésta unidad es responsable, a través del seguimiento y control de éste

documento, de proponer mejoras a fin de buscar la eficacia y eficiencia del mismo.

En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias de la

interpretación en este documento, las mismas serán solucionadas considerando los

alcances y previsiones de las NB-SOA, aprobadas mediante Resolución Suprema N°

217055 de fecha 20 de mayo de 1997.

5. MARCO LEGAL

s Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, Resolución

Suprema N° 217055.

S Reglamento Especifico del Sistema de Organización Administrativa RE-SOA.

6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos identificados son:

s 6.1. Procedimiento de Análisis Organizacional.

s 6.2. Procedimiento de Análisis Organizacional Extraordinario.

s 6.3 Procedimiento de Diseño o Rediseño Organizacional.

^ 6.4 Procedimiento de Implantación del Diseño o Rediseño Organizacional.

Los procedimientos son presentados en diagrama de flujo seguido de la descripción

detallada de los mismos.

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos de LACTEOSBOL

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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL Ver Pág.SISTEMA DE ORGANIZACION

ADMINISTRATIVA - SOA 01 6 de 28

6.1. B ANÁLISIS ORGANIZACIONAL - DESCRIPCIÓN

INSUMIOS/ENTRADAS: Inform ación sobre las unidades organizacionales de la empresa

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO

En los meses de junio y juliq la Unidad de Organización y Métodos, inicia el proceso de Análisis Organizacional.

El Jefe de Organización y Métodos comunica a las unidades el inicio de este proceso, a fin de recibir la retroalimentación correspondiente.

• Nota Interna

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Jefe deOrganización y Métodos

Cada unidad elabora un Informe, que remitirá a laUnidad de Organización y Métodos, en el cual puedeincluir:

■ Análisis de los productos y servicios prestados ya sea a clientes internos o externos.

■ Análisis del desempeño de los procesos y procedimientos.

* Análisis del cumplimiento de objetivos de las unidades organizacionales a su cargo.

■ Análisis de los canales de comunicación.■ Análisis de la estructura organizacional interna,

mediante el llenado de los Formularios de Análisis Organizacional.

■ Informes* Notas Internas■ Anexo 1 -

Enfoque por Procesos

■ Formularios AO- 01, A0-02, AO- 03

UnidadOrganizacional

Cuando fuese necesario, el Jefe de Organización y Métodos coordinará con las unidades organizacionales la recolección de ésta información, incluyendo llenado de formularios.

Nota: Las Plantas y Agencias Distribuidoras - Tiendas coordinarán ésta información directamente con las Gerencias de Operaciones Productivas y Comercialización y Logística respectivamente.

■ Formularios AO- 01, AO-02, AO- 03


Para enriquecer el Análisis Organizacional, el Jefe de Organización y Métodos podrá complementar la información recibida con las siguientes fuentes:

Plan Estratégico Institucional (PEI).■ Informes de Auditoría.■ Evaluación del POA de la gestión anterior y los

resultados obtenidos.■ Manual de Organización y Funciones e Informe

de Seguimiento al cumplimiento del mismo.■ Informe de Auditorias de Calidad a los procesos

y procedimientos vigentes.


10

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MANUALCÓDIGO



Ver Pág.

01 7 de 28

* Otra documentación o información relevante.

Una vez que se cuente con toda la informaciónrequerida, procede al análisis retrospectivo.

Cuando corresponda, dicho análisis incluirá:

* Análisis situacional FODA.* Evaluación de los productos y servicios

entregados mediante nuestros procesos, incluye la satisfacción del cliente interno y externo.

* Evaluación de ios Procesos, su desempeño y los productos resultantes de los mismos.Evaluación de la Estructura Organizacional, tomando en cuenta el grado de relación de desempeño y de resultados de los procesos con la Estructura Organizacional de las Unidades.

■ Evaluación de los canales de comunicación: Se debe analizar si éstos están formalmente establecidos y si la información que se maneja guarda las características de oportunidad, claridad y confidencialidad.

« Anexo 1 Enfoque por Procesos

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El Análisis Prospectivo incluirá un análisis de ¡a situación futura a la que quiere llegar la empresa, incluyendo cuando corresponda:

* Ajuste de los procesos y procedimientos.* El Organigrama propuesto.■ Otros que considere necesario.


10

Una vez elaborado el Informe de Análisis Organizacional, deberá ser remitido para su aprobación.

* Informe de Análisis Organizacional tr

El Jefe de Organización y Métodos remite el Informe Técnico a la Gerencia Administrativa y Financiera para el análisis correspondiente.

* Nota Interna “ Hoja de

Seguimiento (Proveído)


El Gerente Administrativo Financiero remite el documento al Encargado de Recursos Humanos. Si encuentra observaciones, elabora Informe Técnico, remitiendo el mismo al Jefe de Organización y Métodos para su análisis y corrección.

* Informe Técnico GerenteAdministrativoFinanciero

Si no existen observaciones, el Encargado de Recursos Humanos elabora Informe Técnico y remite el mismo (con los antecedentes) al Encargado de Presupuesto para su análisis y revisión.

* Informe Técnico Encargado deRecursosHumanos

El Encargado de Presupuesto recibe la ! * Informe Técnico Encargado de Presupuesto

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MANUAL CÓDIGOUQM-MAN-001

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL Ver Pág.*— J lS E ^ ' SISTEMA DE ORGANIZACION 01 8 de 28ADMINISTRATIVA - SOA

documentación, si existen observaciones, elabora Informe Técnico, remitiendo e! mismo a la unidad correspondiente.

Si no existen observaciones, ambos informes (Administrativo como Financiero) son remitidos al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación.

• Informe TécnicoEncargado de Presupuesto

El Gerente Administrativo Financiero revisa la documentación generada, si existen observaciones, remite a la unidad correspondiente para su corrección.

Si no existen observaciones, el área respectiva remite toda la documentación generada a la Unidad de Organización y Métodos.

GerenteAdministrativo

10

El Jefe de Organización y Métodos remite el informe de Análisis Organizacional (más respaldos) al Gerente Técnico.


3

El Gerente Técnico establece si el Análisis Organizacional se adecúa a los propósitos y sobre todo a la disponibilidad financiera y administrativa de la empresa.

Si es así, instruye continuar con el Diseño y/o Rediseño Organizacional.

En caso de existir observaciones se. devuelve a la unidad correspondiente para la realización de las modificaciones pertinentes.

Este es un proceso iterativo que concluye cuando la estructura organizacional propuesta es adecuada.

Gerente Técnico

4

PRODUCTOS/SALIDAS: Anális is Organizacional conclu ido

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este docurr.ento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos de LACTEOSBOL

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w PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL Ver Pág.SISTEMA DE ORGANIZACION


6.2.B ANÁLISIS ORGANIZACIONAL EXTRAORDINARIO - DESCRIPCIÓN

'w 1 Inform ación sobre las unidades organizacionales de la empresa ENTRADAS»: |


Este análisis puede darse en cualquier momento a raíz de solucionar problemas de carácter coyuntura! o en pro del cumplimiento de los objetivos institucionales.

» Nota InternaJefe deOrganización y Métodos

—

En el caso de que exista modificación de ¡a Estructura Organizacional, se aplicarán los procedimientos descritos anteriormente.

En caso de que por la naturaleza de los cambios a realizar, estos no afecten totalmente la Estructura Organizacional formalizada en los manuales de Organización y Funciones y el Manual de Procesos, no será necesario aplicar los procedimientos precedentes a este,


— A continuación se ejemplifican algunos casos referentes a este punto:

V-

° Cambios en la frecuencia de la escala salarial.* Creación de nuevos puestos o adecuación de

las áreas y/o unidades a objetivos coyunturales.■ Procedimientos, que impliquen cambios al

manual de procesos.* Otros que sean técnicamente justificables.

El Jefe de Organización y Métodos ante requerimiento o necesidad elabora Informe Técnico correspondiente, que incluye las modificaciones descritas en la Estructura Organizacional y si corresponde el Plan de Implantación.

• InformeJefe deOrganización y Métodos 10

wEl Jefe de Organización y Métodos remite el Informe Técnico para consideración de¡ Gerente Administrativo Financiero.


El Gerente Administrativo Financiero remite el documento al Encargado de Recursos Humanos.

» informeGerenteAdministrativoFinanciero

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Si el Encargado de Recursos Humanos encuentra observaciones, elabora Informe Técnico, remitiendo el mismo al Jefe de Organización y Métodos para su análisis y corrección.

Si no existen observaciones, el Encargado de

Encargado deRecursosHumanos

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización de! Jefe de Organización yMétodos deLACTEOSBOL

g H g i MANUAL CÓDIGOUQM-MAN-001



Ver Pág.

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Recursos Humanos elabora Informe Técnico y remite el mismo (con los antecedentes) al Encargado de Presupuesto para su análisis y revisión.

El Encargado de Presupuesto recibe ¡a documentación, si existen observaciones, elabora el Informe Técnico, remitiendo el mismo a la unidad correspondiente.

Si no existen observaciones, ambos informes (Administrativo como Financiero) son remitidos al Gerente Administrativo Financiero para su aprobación.

* InformeEncargado de Presupuesto

El Gerente Administrativo Financiero revisa documentación generada, si existen observaciones, remite a la unidad correspondiente para su corrección.

Si no existen observaciones, se remite toda la documentación generada a la Asesoría Legal.

, Gerente Administrativo Financiero

6

El Asesor Legal solicita al Profesional Abogado LACTEOSBOL, la elaboración del Informe Legal y el Proyecto de Resolución Administrativa correspondiente.

Asesor Legal

El Profesional Abogado LACTEOSBOL elabora el Informe Legal y el Proyecto de Resolución Administrativa, remitiendo los mismos al /la Asesor/a Legal para su aprobación.

• Informe Legal* Proyecto de

Resolución

ProfesionalAbogado

El Asesor Legal revisa ¡a documentación presentada, si existe observaciones instruye las modificaciones.

Si no existen observaciones, remite los documentos al Gerente Técnico.

Asesor Legal

4

El Gerente Técnico establece si los cambios a la Estructura Organizacional son adecuados a los propósitos de la empresa.

Si existen observaciones, instruye ¡as modificaciones de manera inmediata.

Si no existen observaciones, aprueba y remite a Asesoría Legal lo siguiente'

" Informe Técnico “ Plan de implantación 0 Informe Legal ■ Resolución Administrativa

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Gerente Técnico

El Asesor Legal, se encargará de la custodia de ios | ■» Fotocopias Asesor Legal


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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN


Ver Pág.

01 12 de 28

antecedentes y documentos aprobados por el Gerente Técnico, procediendo a remitir fotocopias leqalizadas de los mismos para su difusión.

Legalizadas

El Jefe de Organización y Métodos toma conocimiento y realiza la difusión y publicación en la página web.

• Nota Interna

PRODUCTOS/SALIDAS:

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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Orqanizacíón yMétodos de LACTEOSBOL

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6.3.B DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: Informe de Anális is Organizacional Aprobado


Este proceso debe ser iniciado en los meses de agosto, septiembre y octubre inmediatamente después de la aprobación del Informe de Análisis Organizacional.

El Jefe de Organización y Métodos con ¡a información contenida y aprobada en el Análisis Organizacional, planteará cuando corresponda:

Modificaciones y/o ajustes en la identificación de los usuarios de la empresa.

■ Modificaciones y/o ajustes en la identificación de los servicios y la característica de los mismos.

■ Modificaciones y/o ajustes a los procesos y procedimientos.

■ La adecuación, fusión, eliminación, creación o reubicación de las unidades, así como la eliminación o creación de nuevos puestos; a partir del análisis y/o ajuste de los procesos y procedimientos.

■ La necesidad de crear unidades organizacionales, cuyas funciones no puedan ser cumplidas por otras de la institución.

• Los canales y medios de comunicación más eficientes, a fin de mejorar el desempeño institucional.Determinación de las instancias de coordinación interna.


Los mismos serán incluidos en :

■ El Manual de Procesos.■ El Manual de Organización y Funciones.

El Manual de Procesos debe considerar:

■ La determinación del Macro Proceso Institucional.

■ La descripción de cada uno de los procesos.■ La descripción de cada uno de los

procedimientos (si se considera necesario).■ Otros pertinentes.

El Manual dé Organización y Funciones (MOF) debe considerar:

• Manual de Procesos

■ Manual deOrganización y Funciones


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1

MANUALCÓDIGO

UQM-MAN-001PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL


Ver Pág.

01 15 de 28

■ Las disposiciones legales que regulan la estructura.El Organigrama.

* El Nivel Jerárquico y las relaciones de dependencia.

■ Las funciones de cada área y/o unidad organizacional.Las relaciones de coordinación interna y externa.Otros pertinentes.

El Organigrama debe considerar la Identificación de:

■ Los Niveles Jerárquicos.Las Unidades Organizacionales.

■ Los Puestos de Trabajo.Las relaciones de dependencia.

* Otros pertinentes.

El Jefe de Organización y Métodos incluirá también el Plan de Implantación correspondiente.

El Plan de Implantación debe considerar:

* Los Objetivos y Estrategias de Implantación.* Cronograma.* Recursos Humanos, Materiales y Financieros

necesarios.■ Responsable de la Implantación.■ Programa de Difusión, Orientación,

Adiestramiento y Capacitación a responsables y personal involucrado.

* Plan de Implantación


El Jefe de Organización y Métodos elabora el Informe Técnico correspondiente y lo remite al Gerente Administrativo Financiero. Adjunta los Manuales y el Plan de Implantación.

■ Informe TécnicoJefe deOrganización y Métodos

*r

El Gerente Administrativo Financiero establece si la estructura organizacional es adecuada con los objetivos institucionales, si es así, continúa el proceso. En caso de existir observaciones, solicita al Jefe de Organización y Métodos realizar los ajustes necesarios.

Este es un proceso iterativo que concluye cuando el documento ya no tiene errores.

GerenteAdministrativoFinanciero

25

Si no existen observaciones, el Gerente Administrativo Financiero remite el Informe Técnico (más documentos adjuntos) a la Asesoría Legal para elaboración del Informe Legal y proyecto de resolución.

i

GerenteAdministrativoFinanciero

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ADMINISTRATIVA - SÜA

Ver Pág.

01 16 de 28

El Asesor Lega! solicita al Profesional Abogado LACTEOSBOL la elaboración del Informe Legal y el Proyecto de Resolución Administrativa correspondiente.

Asesor Legal

El Profesional Abogado LACTEOSBOL elabora el Informe Legal y Proyecto de Resolución Administrativa, remitiendo ambos ai Asesor Legal para su aprobación.

« Informe Legai * Proyecto de

Resolución

ProfesionalAbogado

El Asesor Legai revisa la documentación presentada, si existe observaciones instruye las modificaciones.

Si no existen observaciones, remite los documentos al Gerente Técnico.

Asesor Legal

10

El Gerente Técnico establece si la Estructura Organizacional es adecuada a los propósitos de la empresa.

Si existen observaciones, instruye las modificaciones de manera inmediata.

Si no existen observaciones aprueba y remite a Asesoría Legal lo siguiente:

* Informe Técnico y Plan de Implantación.* Manual de Procesos (si corresponde).■ Manual de Organización y Funciones." Informe Legal.■ Resolución Administrativa.

■ informe Técnico y Plan de Implantación

■ Manual de Procesos (si corresponde)

* Manual de Organización y Funciones

■ Informe Legal■ Resolución

Administrativa

Gerente Técnico

Asesoría Legal, se encargará de la custodia de los antecedentes y documentos aprobados por el Gerente Técnico, procediendo a remitir fotocopias legalizadas de los mismos para su difusión.

a Fotocopias Legalizadas

Asesor Legaltr

El Jefe de Organización y Métodos toma conocimiento e instruye su difusión y publicación.

* Nota Interna Jefe deOrganización y Métodos

PRODUCTOS/SALIDAS: Diseño o Rediseño Organizacional conclu ido

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MANUALCÓDIGO

UOM-MAN-001íjiU$~'l.....sedea-i ̂ . PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL Ver Pág.

SISTEMA DE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA - SOA 01 18 de 28

6.4.B IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL -

DESCRIPCIÓN

INSUMIOS/ENTRADAS:

Diseño o Rediseño Organizaciona! Aprobado

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO...

El Gerente Técnico remite copia del Plan de Implantación (Aprobado mediante Resolución Administrativa) a todas las unidades organizacionales involucradas para dar cumplimiento a lo establecido.

* Nota Interna con Plan de¡mplementación

Gerente Técnico

La unidad organizaciona!, de acuerdo a! cronograma establecido en el Plan de Implantación, cumple con las actividades descritas en éste, levantando evidencia de la ejecución de cada actividad.

51 Informe » Nota Interna* Memorándums ■ Plan de

Capacitación* Otros dispuestos

en el Plan de Implantación

UnidadOrganizacional

De acuerdo a los plazos establecidos, el Jéfe de Organización y Métodos realiza el seguimiento al Plan de Implantación.


El Jefe de Organización y Métodos elabora Informe de Seguimiento al Plan de Implantación y lo remite al Gerente Técnico.

* Informe de Seguimiento


El Gerente Técnico revisa el Informe de Seguimiento, si no se evidencia cumplimiento de las unidades, tomará las acciones necesarias.

Gerente Técnico

El Jefe de Organización y Métodos elaborará el o los Informe(s) de Seguimiento hasta haber concluido con el Proceso de Implantación programado.

* informe de Seguimiento


PRODUCTOS/SALIDAS: Pían de Im plantación de Diseño o Rediseño Organizacional concluido

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MAN U AI- CÓDIGOUOM-MAN-001



Ver Pag.

' 01 19 de 28

7. USO Y DIFUSION

La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo

de la Unidad de Organización y Métodos. Cada Jefe o Gerente se encargará de

socializarlo con su personal dependiente y persona! inducido.

En el caso de inducción ya sea por incorporación de persona! nuevo o por cambio de

cargo de un funcionario dentro de la empresa, la Gerencia Administrativa Financiera

deberá difundir y socializar este manual. La socialización debe quedar registrada con

firmas de los participantes.

Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de

las Empresas Públicas Productivas.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Se utilizará para registrar los cambios efectuados a ¡as versiones anteriores del

Manual de Procesos y Procedimientos del Sistema de Organización Administrativa.

VERSIÓNMODIFICADA

MODIFICACIONES EN: CAMBiOEFECTUADOTÍTULO PÁGINA

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MANUALCÓDIGO

UOM-MAN-001i , ...... - -SEDEM PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL Ver Pág.1 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN 01 20 de 28ADMINISTRATIVA - SOA

ANEXOS

ANEXO 1

METODOLOGÍA CON ENFOQUE DE PROCESOS

El Enfoque por Procesos se basa en localizar el esfuerzo en la mejora de un

conjunto integrado de unidades, cargos, áreas, funciones de una manera integral.

Para la determinación de una Estructura Organizacional basada en un Enfoque de

Procesos, que además permita realizar ajustes de los procesos o de sus

procedimientos, cada área y/o unidad que io requiera, debe seguir ia metodología

descrita a continuación:

^ Paso No. 1: identificar cuáles son los productos o servicios que se

ofrecen y definir e! objetivo o misión de cada uno.

El objetivo o misión debe considerar tres elementos importantes: qué

hacemos, cómo lo hacemos y para quién lo hacemos.

Gráfico No. 1

RETROAUMEHTACIÓH

. ¿ p orisa bs I iti sa es ¿ u u ie íi/ ' Recursos ¿Con que?

Metodologías ¿Cómo? Programas ¿Cuándo?

■S Paso No. 2: Identificar cuáles son los clientes y sus necesidades

(requisito 5.2 y 7.2 norma ISO 9001).

Como bien io contempla uno de los Principios de ia Gestión de Calidad: “las

____ organizaciones dependen de sus clientes y, por lo tanto, deberíanw m n hiiiihii»»

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.................................... -

MANUALCÓDIGO

UQM-MAN-001PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA - SOA

Ver Pág.

01 21 de 28

comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer

los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los

clientes”.

Para cumplir con este principio, es necesario conocer quiénes son nuestros

clientes, tomando en cuenta que existen tanto Clientes Internos (funciones,

unidades organizacionaies y áreas dentro de la organización que reciben

productos o servicios para utilizarlos en su trabajo) como Clientes Externos

(clientes finales, quienes disfrutan de los productos o servicios de la

organización).

Posteriormente, se deben identificar las necesidades de cada cliente.

Gráfico No. 2

S Paso No. 3: Iden tifica r los procesos y c las ifica rlos.

Dentro de este paso es importante seguir lo siguiente:

o Iden tifica r los procesos, es importante que se consideren aquellos

procesos que agregan valor a los productos y servicios ofrecidos a

los clientes. Es importante que cuando se identifique un proceso, se

Prohibida cualquier reproducción parda! o tota! de asts documento sin autorización de! Jefe de Organización y Métodos de LACTEOSBOL

f Lf • i l -T 'jt'] §T*J ISEDEM




tengan claras las entradas y salidas de cada uno. De no ser así, el

mismo no puede ser identificado como un proceso.

o Clasificarlos o darles una categoría; los procesos se pueden

clasificar en: Procesos Estratégicos (aquellos procesos básicos que

proporcionan directrices para todos los demás procesos de la

organización), Procesos Operativos (aquellos procesos que “nacen”

a partir de un proceso clave, que atañen a diferentes áreas de la

organización y que tienen un impacto en el cliente final), Procesos de

Apoyo (aquellos que dan soporte a los procesos operativos) y

Procesos Externos (son aquellos procesos que la organización ha

optado por contratar externamente y que pueden afectar la

conformidad de los productos con los requisitos o necesidades del

cliente).

o Mapear Procesos, una vez identificados y clasificados los procesos,

se pueden organizar a través de una representación gráfica de cómo

interactúan entre sí. Esta representación gráfica puede tener varios .

niveles de detalles. Por ejemplo: el Proceso Estratégico se puede

presentar como un nivel 0 en detalle, los procesos operativos se

pueden presentar con un nivel de detalle del 1 al 3, dependiendo del

impacto que tengan hacia la satisfacción del cliente. Además, a la

hora de “mapear” se pueden identificar pasos o actividades que

agregan ningún valor al buen desempeño del proceso y que se

podrían eliminar

o Establecer responsabilidades y lineamientos para el

seguimiento y control de les procesos; una vez determinado el

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MANUALCÓDIGO



Ver Pág.

01 23 de 28

“mapeo” se debe definir quiénes son los responsables de

desempeño de cada proceso identificado, así como puntos de control

y métodos de medición para garantizar el control y buen desempeño

de los mismos, lo que quiere decir, que podría ser de mucha utilidad

el establecimiento de indicadores de proceso.

Gráfico No. 3

Gráfico No. 4


l í

S I| SEDEM


m PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN


Ver Pág.___A¡¡¡MIÉ Ü

01 24 de 28

^ Paso No. 4: Realizar el llenado de Formularios

Una vez realizado el análisis de los 3 pasos anteriores, se realiza (si

corresponde) una breve descripción del nuevo proceso identificado o el

proceso a modificar, utilizando para ello e! formulario AO-01.

Caracterizado el proceso, realizar una descripción general breve de cada

uno de los procedimientos que ¡o conforman (pudiendo ser uno o varios y

ajustados o nuevos), utilizando el formulario AO-02. Cabe señalar que se

necesita un formulario por cada procedimiento. „

Identificado(s) el o los procedimientos necesarios para llevar adelante el

proceso, se debe identificar las personas que realizan o que son necesarias

para realizar los mismos, utilizando el formulario AO-02.

Identificadas las personas involucradas definir el perfil del puesto requerido,

incluyendo el número de personas necesarias, utilizando el formulario AO-

03. Se debe contemplar un formuiario por cada puesto identificado.

Esta información ayudará a analizar la posibilidad de crear, fusionar, eliminar áreas

y/o unidades organizacionales. Estos cambios serán plasmados en el Manual de

Organización y Funciones.

Los cambios realizados a los procesos y procedimientos serán incluidos en una

nueva versión del Manual de Procesos, si corresponde se cambiará el Macro

Proceso Institucional.

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MANUAL


ADMINISTRATIVA-SOA

CODIGOUOM-MAN-001Ver

01

Pág.

25 de 28

ANEXO 2

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

FORMULARIO AO-01 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

L.ACTE0SB0L FICHA DE PROCESO FECHA: COD:PROCESO: Nombre del Proceso ¡ÁREA Y/O UNIDAD: Responsable del ProcesoOBJETIVO: ¿Cuál es el proposito del proceso? (para que sirve o para que se requiere).ALCANCE:

C£LU

<tQ_

Empieza: ¿Dónde Empieza el Proceso? Incluye: ¿Qué elementos incluye? Termina: ¿Dónde termina el Proceso?

PROVEEDOR: ¿Quiénes alimentan el proceso?CLIENTE: ¿A quiénes se entrega los productos o resultados del proceso’

DíU1O<re

ENTRADAS: Información, productos o requisitos para activar el proceso.

SALIDAS: Todos los resultados esperados del proceso.

REGISTROS: Formatos o sistemas en los cuales se va registrando la información como resultado del proceso.

DIAGRAMA DEL PROCESO: Indica el diagrama del proceso relacionado.

Od<cot-1—

OÉLU>

VARIABLES A CONTROLAR: Parámetros sobre los cuales' se puede intervenir y cuya modificación puede alterar los indicadores de desempeño del proceso.

INSPECCIONES/CONTROLES: Inspecciones y/o controles que se aplican al proceso para verificar el cumplimiento de los requisitos.

INDICADORES: índices que permiten hacer seguimiento y medición del cumplimiento de los objetivos de! proceso, así como planificar los valores esperados para los mismos.

ce<t13h-O

PRODUCTO NO CONFORME: Define el producto no conforme del proceso de realización en cada una de sus etapas.

ACCION PREVENTIVA: ¿Qué se hace para prevenir fallas que se pueden salir de control en el proceso?

ACCION CORRECTIVA: Acciones que se deben tomar dentro del proceso, para manternerlo bajo control en caso de desviaciones.





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01 26 de 28

ANEXO 3

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

FORMULARIO A0-02 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Proceso:________ _____________________________________ Área y/o UnidadProcedimiento: Fecha:------------------------ -------------- --------- — , . M .Decripción del Proceso más la identificación de los involucrados:

Prohibida cualquier reproducción parcial c total de este docuwon’o sin autorización del Jefe de Orqanización vMétodos de LACTEOSBOL

MANUALCÓDIGO



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ANEXO 4

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

A1

FORMULARIO A0-03

DESCRIPCIÓN DEL CARGOÁREA DE LA ORGANIZACIÓN

IDENTIFICACIO N DEL CARGO

I Denominación del CargoCarqo Estructura lArea OrqanizacionalCategoríáItemAutoridad LinealAutoridad FuncionalDependencia LinealDependencia Funcional

R ELAC IO N ES DE C O O RDINACIO N DEL CARGO

Coordinación Interna ICoordinación Externa I

DESCRIPCION DEL CARGO

OBJETIVO DEL CARGO

NORMAS A CUMPLIR

FUNCIONES

FO RM ACIO N PA R A EL CAR G O

AREA DE GRADO DE PRIORIDAD GRADO DEFORMACION FORMACION FORMACION

1. Bachiller2. Técnico Medio3. Técnico Superior4. Licenciatura5. Diplomado6. Especialización.Y. MaestríaPRIORIDAD1. Esencia!

j 2. Complementarial Marcar el número correspondiente a¡ nivel de experiencia v prioridad por cada área de experiencia

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Ver Pág.

01 28 de 28

ANOS DE EXPERIENCIAExperiencia GeneralExperiencia Específica

fOTROS ASPECTOS PARA EL CARGO r _ _ ~ |

CUALIDADES PERSONALES

i CONDICIONES DE TRABAJO

Ambiente de TrabajoRiesgos_______ ___Esfuerzo

--....................................................................................................................................................................................... ..... ......Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de OraanizaciórTvMétodos de LACTEOSBOL y

gerencia general servicio de desarrollo de las … · productivas - sedem, para que en ... normas...

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