gerencia de proyectos tacna sesiones 1-5

©© ESAN. Todos los derechos reservadosESAN. Todos los derechos reservados

Eddie Morris

[email protected]

Anexo 2316ESCUEL

A D

E A

DM

INIS

TRACION DE NEGOCIOS PARA

GRA

DUADOS

MCMLXIII

esan

Gerencia de proyectos

Sesión 1/5

mailto:[email protected]


El ambiente competitivo El ambiente competitivo actualactual

GlobalizaciónCambio tecnológicoOrientación al clienteOrientación a procesosInnovación constanteAnticipación


¿¿QuQuéé es un proyecto?es un proyecto?

Es un proceso temporalSu resultado es un producto o servicio únicoTiene un inicio y un fin Constituido por un conjunto de actividades interrelacionadas que se desarrollan por una sola vez, que constituyen una inversión para el negocioTiene objetivos, alcances y productos entregables específicos y un programa y presupuesto definidos


Clases de ProyectosClases de Proyectos

Construir una planta ó un edificioDiseñar un nuevo tipo de vehiculoCambio en la organizaciónDesarrolla un nuevo producto o servicioDesarrollar un softwareRediseñar é implementar un proceso de negocioOtros


QuQuéé es Gerencia de es Gerencia de Proyectos?Proyectos?

La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con las expectativas de un proyecto.La Gerencia de proyectos se logra mediante la integración de procesos tales como: Inicio, planificación, ejecución, control, y cierre.

Tomado de: A Guide to the Project Management Body

of Knowledge (PMBOK® Guide)

®


La triple restricciLa triple restriccióónn

Restricciones usadas en gerencia Restricciones usadas en gerencia de proyectosde proyectosTiempo, Costo, AlcanceTiempo, Costo, AlcanceDeben balancearse para el Deben balancearse para el ééxito del xito del proyectoproyectoSi una restricciSi una restriccióón cambia, cambiar n cambia, cambiar las otraslas otras

Alcance

CostoTiem

po


OBJETIVOS DE UN PROYECTO

QUE TENGA LA CALIDAD REQUERIDADEBE SATISFACER LAS NECESIDADES POR LAS QUE FUE EMPRENDIDO

QUE TENGA EL ALCANCE ADECUADODEBE INCLUIR TODO EL TRABAJO PARA COMPLETAR EL PROYECTO

QUE SE EJECUTE CON EL COSTO PRESUPUESTADODEBE COMPLETARSE EL PROYECTO CON EL COSTO ESTABLECIDO

QUE SE EJECUTE EN EL TIEMPO ESTABLECIDODEBE COMPLETARSE DENTRO DEL LAPSO DE TIEMPO COMPROMETIDO


Gerencia de proyectos Gerencia de proyectos

Un proyecto es una empresa dentro dela empresaTiene un “Gerente General”Se planificaTiene una estructura organizacionalSe administran recursosTiene un presupuestoSomos responsables de la utilidad ópérdida


Grupos de procesos en los proyectosGrupos de procesos en los proyectos

Procesos deInicio

Procesos dePlanificación

Procesos deEjecución

Procesos deControl

Procesos deCierre


AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDASGerencia de proyectos

MANEJO DELA CALIDAD

MANEJO DELTIEMPO

MANEJO DELCOSTO

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS”

MANEJO DE LA COMUNICACIÓN

MANEJO DE LAS ADQUISICIONES

MANEJO DE LOS RECURSOS

HUMANOSMANEJO DEL

RIESGO

MANEJO DELALCANCE


Factores Críticos de Éxito (FCE) de un proyecto

Aquellos aspectos, tareas, cosas que deben ir bien en un proyecto para que el proceso termine bien y cumpla con sus objetivos

Ejemplos:

Apoyo de la Dirección

Aineación estratégica

Uso de metodologías

Presupuesto bien definido

Definición del proceso

Herramientas


AdministraciAdministracióón del Cambio para n del Cambio para que sea exitosoque sea exitoso

Establecer una necesidad para cambiarEstablecer una necesidad para cambiarCrear una visiCrear una visióónnparticipaciparticipacióónnGenerar logros de corto plazoGenerar logros de corto plazoComunicaciComunicacióónnCompromiso de la alta direcciCompromiso de la alta direccióónnParticipaciParticipacióónnMotivaciMotivacióónnReforzamientoReforzamientoCapacitacionCapacitacionLiderazgoLiderazgo


CaracteristicasCaracteristicas del del liderlider

Rasgos de PersonalidadRasgos de PersonalidadCapacidades IntelectualesCapacidades IntelectualesAptitudes y ActitudesAptitudes y Actitudes

• Ascendencia• Responsabilidad• Sociabilidad• Originalidad• Relaciones Personales• Vigor

• La Visión• Proactividad• Coraje y Valor• Comunicación• Identificar Oportunidades• Energía


CreaciCreacióón de un ambiente para n de un ambiente para proyectosproyectos

Empresas orientadas a proyectosEnfasis estratégico en proyectosApoyo de la alta direcciónIntegración de equipo del proyectoOrganización para la administración por proyectosSistema de información para la administración de proyectosSelección y formación de gerentes de proyectosInnovación y creación de iniciativas para la administración de proyectosEstándares de administración de proyectos


El Planeamiento Estratégico Empresarial y los proyectos

1. Visión2. Misíon

3. Objetivos

8. Iniciativas Estrategicas

9. Proyectos4. Problemas

5. Factores Críticos de Exito

6. FODA

7. Fuerzas Competitivas

¿Dóndeestamos?¿Dónde

estamos?

¿Adóndevamos?

¿Adóndevamos?

¿Cómo vamos?


Priorización de Proyectos ConsiderarConsiderar

Contribución de los proyectos al cumplimiento de la estrategia empresarial PrecedenciasImpacto en el entorno y en la organizaciónEvaluación financiera de proyectos

No es matemáticaLa alta dirección puede modificarla


Características de la organización orientada a proyectos

Gran independencia y autoridad del director del proyectoAlta disponibilidad de recursos Control del presupuesto del proyectoDedicación tiempo completo del director del proyectoAmbiente propioPersonal administrativo propio


DESTREZAS ENRELACIONES

HUMANAS

DESTREZASGERENCIALES

DESTREZASTECNICAS

Destrezas para la gerencia de proyectosDestrezas para la gerencia de proyectos


GestionGestion de relaciones interpersonalesde relaciones interpersonales

Comunicación efectivaLiderazgoMotivaciónNegociaciónSolución de conflictosSolucionador de problemasInfluencia en la organización


Gerencia de Proyectos de TIGerencia de Proyectos de TI

Gerencia de Gerencia de proyectosproyectos

PlanificaciPlanificacióónn OrganizaciOrganizacióónn AsignaciAsignacióón n de Personalde Personal DirecciDireccióónn ControlControl


Planeamiento de ProyectosPlaneamiento de Proyectos

Programa para llevar a cabolas acciones

• Elaborar estrategias • Preparar un presupuesto.• Preparar plan del proyecto.• Objetivos, metas• Factores críticos de éxito• Definición de actividades• Diagramas Gantt y Pert • Análisis de riesgos• Evaluación financiera


OrganizaciOrganizacióón del Proyecton del Proyecto

Gerente del Gerente del ProyectoProyecto

UsuariosUsuariosEspecialistasEspecialistas

Lider del proyecto

Diseño de una estructura organizacional formal de tareas y las relaciones de autoridad entre ellas. Para proyectos existen diversas formas organizacionales

¿Quién es el líder?

¿Cuáles son los roles?

¿Quién es el Gerente del proyecto?


DirecciDireccióón de Proyectosn de Proyectos

Supervisión/Orientación Solucionar conflictosCoordinar actividadesCapacitar al personalFacilitar las comunicacionesMotivar al personalMedir productividadAdministrar los cambiosAplicar feedback Gerencia de MultiproyectosEvaluación Post-proyecto


Control de ProyectosControl de Proyectos

Sistema de Monitoreo e Sistema de Monitoreo e

Informes.Informes.

Avance de proyectosAvance de proyectosAspectos contractualesAspectos contractualesControl presupuestalControl presupuestalInformes de uso de tiempo.Informes de uso de tiempo.Resumen GerencialResumen GerencialActas de reunionesActas de reunionesBalancedBalanced ScorecardScorecardOtrosOtros

Actividades que aseguren que las operaciones actuales se ejecutan de acuerdo a lo previsto. Mide el cumplimiento de planes y estándares.

50%

25%

75%

67%

100%

50%50%

50%

0%

50%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Act ividad macro 1 Act ividad macro 2 Act ividad macro 3 Act ividad macro 4 Act ividad macro 5

A c t i v i dade s

%Avance Per iodo Ant erior

%Avance Per iodo Act ual

118178

223283

433

563613

673 688

798

878908

998

0

200

400

600

800

1000

1200

Act ividad01

Act ividad02

Act ividad03

Act ividad04

Act ividad05

Act ividad06

Act ividad07

Act ividad08

Act ividad09

Act ividad10

Act ividad11

Act ividad12

Act ividad13

Costos Presupuest ado

Costo Real

Costo Acumulado Presupuest ado a la f echa

Costo Acumulado Real a la fecha

% avance acumulado por actividad Costo presupuestado vs Real


StakeholdersStakeholders de un proyecto de un proyecto

Tiene un interés en el resultado de un proyecto, que contribuye con recursos, óestá directamente involucrada en él

Ejemplos:Gerencia GeneralPatrocinadorGerentes funcionalesGerente del proyectoEl clienteMiembros del equipo del proyectoUsuarios


Sistemas de organización

Organizaciones que ejecutan proyectos para otrosConstructorasConsulltoras

Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos


OFICINA DE PROYECTOS

Estructura organizacional que asiste a la Gerencia de Proyectos y a la empresa en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos.

En resumen la Oficina de Proyectos actua como un Mega-Gestor de Relaciones entre las necesidades del negocio y las áreas de TI, proveedores de servicio y outsourcers.


Grupos de procesos de la DirecciGrupos de procesos de la Direccióón n de proyectosde proyectos

Procesos deInicio

Procesos dePlanificación

Procesos deEjecución

Procesos deControl

Procesos deCierre


Procesos de DirecciProcesos de Direccióón de Proyectos n de Proyectos El ciclo PHVAEl ciclo PHVA

Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)

Planear:Planear: Establecer un objetivo para Establecer un objetivo para mejoramiento y planes de accimejoramiento y planes de accióónn

Hacer :Hacer : Implementar el plan,prueba en Implementar el plan,prueba en ambiente controladoambiente controlado

Verificar:Verificar: Analizar resultadosAnalizar resultados

Actuar :Actuar : Si es positivo estandarizar,sino Si es positivo estandarizar,sino repetir el ciclorepetir el ciclo


AreasAreas de conocimientode conocimiento

Gerencia de integraciGerencia de integracióón del n del proyectoproyecto

Gerencia del Alcance del proyectoGerencia del Alcance del proyecto

Gerencia del tiempoGerencia del tiempo

Gerencia del costoGerencia del costo

Gerencia de la Calidad del proyectoGerencia de la Calidad del proyecto

Gerencia del RRHH del proyectoGerencia del RRHH del proyecto

Gerencia de las comunicacionesGerencia de las comunicaciones

Gerencia del RiesgoGerencia del Riesgo

Gerencia de la LogGerencia de la Logíística del stica del proyectoproyecto


AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDASGerencia de proyectos

MANEJO DELA CALIDAD

MANEJO DELTIEMPO

MANEJO DELCOSTO

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS”

MANEJO DE LA COMUNICACIÓN

MANEJO DE LAS ADQUISICIONES

MANEJO DE LOS RECURSOS

HUMANOSMANEJO DEL

RIESGO

MANEJO DELALCANCE


Procesos de Inicio

Procesos de Inicio Al proceso dePlanificación5.1

Proceso deInicio

Alcances


Proceso de Inicio

Input Procesos Output

1. Descripción del Producto2. Plan estratégico3. Criterio de selección del

proyecto4. Información histórica

“La iniciación es el procesode reconocer formalmenteque un proyecto nuevo existeo que un proyecto debecontinuar a su siguientefase”

1. Charter del Proyecto2. Director de proyecto

Identificado / Asignado3. Restricciones4. Supuestos

1. Métodos de Selección deproyectos2. Juicio experto

Herramientas y Técnicas


Procesos de Planificación

5.2Planificación deAlcances

5.3Definición deAlcances

5.4Definición deActividades

5.5Planificación deRecursos

6.2Secuenciamientode Act ividades

6.3Estimación deduración deActividades

7.2Estimación decostos

6.4Desarrollo delCronograma

7.3Asignación decostos

4.1Desarrollo delplan del proyecto

Principales Procesos

8.1Planificación dela Calidad

10.1Planificación delas comunicaciones

11.1Planificación deriesgos

9.1Planificación dela Organización

9.2Adquisición dePersonal

12.1Planificación dela procura

12.2Planificación delos pedidos de ofertas

Procesos Facilitadores

De losprocesosdeIniciación

De losprocesosdeControl

A losprocesosdeEjecución

Alcances

Alcances

Tiempos

Costos

Tiempos

Tiempos

Costos

Riesgos

Tiempos

Costos

Integración

Calidad RRHH RRHH Procura Procura

Comunicaciones11.2Identif icación deRiesgos

Riesgos11.3Análisis cualitat ivode Riesgos

Riesgos11.4Análisis cuantitat ivode Riesgos

Riesgos11.5Planificación deRespuestas a Riesgos

Riesgos


Procesos de Ejecución

4.2Ejecución delPlan del Proyecto

Proceso Principal

10.2Distribución deInformación

9.3Desarrollo delEquipo

8.2Aseguramientode la Calidad

12.3Pedido deCotizaciones

12.4Selección deProveedores

12.5Administraciónde Contratos


De losprocesosdePlanificación

De losprocesosdeControl

A losprocesosdeControl

Integración

Procura Procura Procura

Comunicación RRHH Calidad


Procesos de Control

10.3Reporte de Performance

Procesos de Control

5.5Control de cambios en el alcance

6.5 Control delCronograma


De losprocesosdeEjecución

A losprocesosdePlanificación

4.3Control Integral deCambios

A losprocesosdeCierre

Comunicación Integración

5.4Veri ficación deAlcances

Alcances Alcances Tiempos

7.4Control de Costos

Costos8.3Control de Calidad

Calidad11.6Monitoreo y control de Riesgos

Riesgo


Procesos de Cierre

Procesos de CierreDe los procesosde Control

12.6Cierre

Contractual

Procura10.4

Cierre Administrativo

Comunicaciones

Actividades de la Gestión del Proyecto

Inicio Planificación Ejecución Control Cierre

Alcances1-(1).- Presentación de la propuesta y Plan de Trabajo General

2-(1).- Planificación de alcances propuestos (WBS)

20-(9).- Control de cambios en los alcances propuestos

Calidad3-(2).- Definición de los estándares a utilizar durante el proyecto

14-(5).- Auditorias de Calidad en el servicio prestado

21-(6).- Acciones correctivas

Riesgos4-(3).- Gestión de los riesgos del proyecto

22-(5).- Monitoreo y control de riesgos

5-(4).- Planificación del equipo de trabajo

15-(3).- Capacitaciones al equipo del proyecto

6-(5).- Adquisición de personal

16-(6).- Capacitaciones a los usuarios finales

24-(2).-Informe de avances del proyecto25-(3).- Reuniones con el equipo de trabajo del proyecto

Logística

8-(7).- Planificación de la logística necesaria para asegurar la ejecución del proyecto

18-(2).- Adquisiciones de bienes y/o servicios

30-(2).- Cierre contractual

9-(8).- Planificación de los recursos10-(9).- Estimado y Presupuesto de Costos11-(10).- Definición de Actividades a desarrollar durante el proyecto12-(11).- Elaboración del Gantt del proyecto

Integración13-(12).- Desarrollo del Plan del Proyecto Detallado

19-(1).- Ejecución del plan del proyecto

28-(7).- Control integral de cambios

7-(6).- Planificación de las comunicaciones

17-(4).- Entregables por cada etapa del proyecto

29-(1).- Informe Final del Proyecto

27-(1).- Control del Gantt

26-(8).- Control de Costos

23-(4).- Control de desempeño del personal

Tiempos

RRHH

Costos

Comunicaciones


Trabajo Trabajo proximaproxima claseclase

1. Seleccione un proyecto 2. Elabore un documento de definición del proyecto :

Justificación del proyecto Objetivos:Generales y especificosDefinición del alcanceFunciones principalesFactores Críticos de ÉxitoEvaluación del riesgoGantt /Pert del proyectoRecursos requeridosOrganizaciónEvaluación financieraRestricciones del proyectoCriterios de aceptaciónConclusiones y recomendaciones

gerencia de proyectos tacna sesiones 1-5

Documents