La comunicación se realiza entre el equipo del proyecto y el cliente, entre los miembros del equipo y entre éste y su alta dirección.

Puede ser oral o escrita, cara a cara o incluyendo algún medio (teléfono, correo verbal, correo electrónico, cartas, memorándums, conferencias por video o software de grupo), también formal o informal

La comunicación personal efectiva y frecuente es crucial para mantener en movimiento el proyecto, identificar problemas, solicitar sugerencias para mejorar, conocer si el cliente esta satisfecho y evitar sorpresas.

Puede ocurrir mediante palabras o por comportamiento no verbal como el lenguaje corporal.

Comunicación Oral Puede ser cara a cara o por vía telefónica, mediante

correo de voz o las conferencias de video. La información se puede dar a conocer de una forma

más exacta y oportuna, también proporciona la oportunidad de observar el lenguaje corporal que la acompaña.

Comunicación Escrita La comunicación escrita se realiza mediante

memorándums internos al equipo del proyecto y cartas externas al cliente u otras personas.

La comunicación escrita se debe usar principalmente para informar, confirmar y solicitar.

El corazón de la comunicación no son las palabras sino la comprensión. No sólo ser entendido, sino también entender.

La mitad de hacer que una comunicación sea efectiva es escuchar. El no hacerlo puede ocasionar una ruptura en ese proceso.

Algunas barreras comunes para escuchar con efectividad:

Fingir escuchar Distracciones Prejuicio y mentalidad estrecha Impaciencia Saltar a conclusiones

Algunas sugerencias para mejorar las habilidades de escuchar:

Centrar la atención en la persona que habla Participar en una escucha activa Hacer preguntas No interrumpir

Una reunión puede ser un vehículo para fomentar la creación del equipo y reforzar las expectativas, papeles y el compromiso con el objetivo del proyecto de los miembros del equipo.

Tipos de reuniones del proyecto Reuniones para revisión de la situación Reuniones para solucionar problemas Reuniones para revisión del diseño técnico.

Esta reunión la dirige o la solicita el gerente del proyecto.

El propósito principal es informar, identificar problemas e identificar partidas de acción.

Estas reuniones se realizan sobre una base periódica, programada, para que los problemas sean identificados para evitar sorpresas que pongan en peligro el objetivo del proyecto.

El propósito es identificar y resolver los problemas tan pronto sea posible es critico para el éxito del proyecto.

1. Desarrollar una exposición del problema.2. Identificar las causas potenciales del problema.3. Recopilar información y verificar las causas más

probables.4. Identificar soluciones posibles.5. Evaluar las soluciones alternativas.6. Determinar la mejor solución.7. Revisar el plan del proyecto.8. Poner en practica la solución.9. Determinar si el problema ha sido solucionado

Los proyectos que incluyen una fase de diseño, como lo es un sistemas de información, probablemente requiera de una o más reuniones para asegurar que el cliente esté de acuerdo o apruebe el enfoque del diseño desarrollado por el contratista del proyecto.

En muchos proyectos técnicos hay dos reuniones para revisión del diseño:

1. Una reunión preliminar para revisión del diseño.2. Una reunión final de revisión del diseño

Antes, durante y después de una reunión, la persona que convoca o dirige la reunión puede llevar a cabo varios pasos para asegurar que ésta sea efectiva.

Antes de la Reunión Determinar si la reunión es realmente necesaria Determinar el propósito de la reunión Determinar quienes necesitan participar en la

reunión Distribuir una agenda con mucha anticipación a

la reunión

Durante la reunión Comenzar la reunión a tiempo Nombrar a un encargado de tomar notas Revisar el propósito de la reunión Facilitar –no dominar- la reunión

Después de la reunión Publicar los resultados de la reunión dentro de

las 24 horas posteriores a la misma. El documento de resumen debe ser conciso y si

es posible constará de sólo una página.

Con frecuencia al gerente o los miembros del equipo se les pide que hagan presentaciones formales. La audiencia puede consistir de una persona (el cliente) o de varios cientos de asistentes a una conferencia nacional. La presentación puede durar 10 minutos, una hora o mas.

El tema puede ser:• Una visión general del proyecto • La situación actual del proyecto• Un problema grave que esta poniendo en peligro el logro

exitoso del objetivo del proyecto

En esa situación el orador es el punto central de la atención

Determinar el propósito de la presentación

Conocer la audiencia

Hacer un bosquejo de la presentación

Usar lenguaje sencillo que comprenda la audiencia

Preparar notas o un bosquejo final que utilizará o usará con referencia a la presentación

Practicar, practicar, practicar- mas de lo que piensa que debe hacer

Preparar ayudas visuales y probarlas

Hacer copias de los materiales que se entregaran

Solicitar el equipo audiovisual con mucha anticipación

Entrar al salón de la presentación cuando aun este vacío o no este siendo usado, para tener una idea de su ambiente

1. Espere un poco de nerviosismo; todos los oradores lo experimentan.

2. Conozca los primeras dos o tres frases de su presentación

3. Use el enfoque de las 3D en su presentación

4. Hable con la audiencia, no a ella

5. Hable con claridad y seguridad

6. Utilice los movimientos apropiados que ayuden a presentar un punto

7. No se pare frente a sus ayudas visuales

8. Cree interés en su presentaciones desarrollando una “historia” con lógica

9. Manténgase en los puntos clave de su bosquejo

10. Al presentar los puntos clave, explique a la audiencia porque son claves

11. Resuma sus puntos sobre un tema en particular antes de pasar al tema siguiente en su bosquejo

12. Conozca sus líneas de cierre

13. Dedique tiempo a la interacción con la audiencia, si esto es apropiado.

14. Al responder las preguntas sea sincero, franco y seguro.

Los informes escritos son tan importantes como los orales para comunicar información sobre un proyecto. El cliente puede especificar en el contrato los tipos, contenidos, formato, frecuencia y distribución de los informes requeridos que tiene que preparar la organización del proyecto.

Es importante recordar que los informes tienen que redactarse para que traten lo que es de interés para los lectores, no lo que es de interés para la persona que redacta el informe.

Tipos de informes de proyectos:

Informe de avance Informe final

Recordar que un informe de avances no es un informe de actividades. Las actividades sobre el avance del proyecto los pueden preparar:

a) Los miembros del equipo para el gerente del proyecto b) El gerente del proyecto para el clientec) El gerente del proyecto para la alta dirección de la compañía del

proyecto

En la Figura es una muestra de un bosquejo para un informe de avance de proyecto.

El informe final es un resume del proyecto. No es una acumulación de los informe de avance, ni tampoco una historia paso a pasa de lo que ocurrió durante el proyecto.

El informe final puede incluir los siguiente:

La necesidad original del cliente El objetivo original del proyecto Requisitos originales del cliente Beneficios reales para el cliente como resultado del proyecto Grado hasta que se cumplió el objetivo original del proyecto Una breve descripción del proyecto Consideraciones futuras Una relación de todas las partidas por entregar Información de pruebas

1. Haga concisos los informes

2. Escriba como hablaría

3. Coloque primero los puntos mas importantes

4. Use graficas siempre que sea posible

5. Preste atención al formato del informe como al contenido

Los documentos del proyecto pueden ser textos, dibujos , formas, relaciones, manuales, fotografías, cintas de video o programas de computación.

Durante el proyecto se revisaran varios documentos del mismo para incorporar cambios.

Es buena practica escribir en cada pagina de cada tipo de documento:

1. La fecha de la ultima revisión 2. El numero de revisiones en orden consecutivo 3. Las iníciales de la personas que realizo el cambio