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Generación de Nómina

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

Manual de Políticas y Procedimientos

Generación de Nómina Responsable: Jefatura de Nóminas y Prestaciones

Código No. Revisión Inicio de Vigencia Página

M – NOM – 01 00 XX – XXXXXXXXX – 2020 1 de 26

Elaboró Revisó Vo. Bo Autorizó

Nombre Ing. Marysol Alvarez Rios

C.P. María Magdalena Zuñiga Tovar

Lic. Mario A. Ortiz Zavala C.P. Héctor Mario

Montemayor Salazar

Puesto Jefa de Nóminas y Prestaciones

Subdirectora de Recursos Humanos y Archivo

Analista de Calidad Director de Administración

y Finanzas

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Índice

I. Introducción 2 II. Objetivo del Manual 2 III. Objetivo del Programa 2 IV. Marco Jurídico y Normativo 3 V. Alcance o Nivel de Aplicación 3 VI. Definiciones 3 VII. Políticas y/o Lineamientos 5 VIII. Procesos

Proceso P – NOM – 01 – Generación de nómina 11 Diagrama de Flujo P – NOM – 01 – Generación de nómina 14 Proceso P – NOM – 02 – Préstamos 15 Diagrama de flujo P – NOM – 02 – Préstamos 17 Proceso P – NOM – 03 Tarjetas bancarias y vales de despensa 18 Diagrama de flujo P – NOM – 03 Tarjetas bancarias y vales de despensa 19

IX. Anexos F-NOM-01 - Solicitud de préstamo 21 F-NOM-02 - Solicitud de cambios organizacionales 23 F-NOM-03 - Solicitud de permiso 24 Documento externo - Solicitud de préstamo a corto plazo 25 F-NOM-04 - Carta de antigüedad 26









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I. Introducción

Se llama nómina a la herramienta a través del cual una empresa o Institución se encarga de guardar todos los registros referente a los pagos (sueldos, bonos) y deducciones por los servicios prestados de los empleados que laboran en dicha organización en un periodo ya estipulado. Las nóminas son de gran importancia para estas instituciones financieras, pues de ésta depende mantener el control financiero de los activos y pasivos de las empresas además de controlar los impuestos a pagar sobre ésta. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa. Describe en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo, señalando las áreas responsables que intervienen en la realización de éstos, así como los documentos o formatos que se utilizan.

II. Objetivos del Manual El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades del proceso para la generación de la nómina, así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad, promoviendo el buen desarrollo administrativo, el desarrollo de procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo y formatos utilizados.

III. Objetivos del Programa

Objetivo General Asegurar que todos los empleados se les paguen puntualmente y en forma; sus sueldos, bonificaciones, las retenciones y deducciones correctas, y asegurar que sean remitidos en tiempo su depósito bancario.

Objetivo Específico Generación de sueldos, pago de tiempo extra, premio de puntualidad, reembolsos, prima dominical,

compensaciones, aguinaldos, primas vacacionales, bono de servidor público, apoyo a la economía familiar, vales de despensa, depósito de préstamos de ISSSTELEON y FOVILEON, aumentos, retroactivos y bono navideño, bonos de antigüedad y demás prestaciones sean calculados de forma correcta y exacta para el pago de los empleados.









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Calculo de retenciones fiscales de acuerdo a los lineamientos establecidos en el SAT, cálculo de retenciones de servicio médico y aportaciones de ISSSTELEON, cálculo de retenciones de cuotas sindicales, retenciones por concepto de pago a proveedores externos que incluye prestamos de ISSSTELEÓN de corto, mediano y largo plazo (Vivienda), FOVILEÓN, Mueblería Elizondo, Promobien, Seguro de Autos, Emergencias Médicas, Deco Seguros, Pensión de Estacionamiento entre otros.

IV. Marco Jurídico y Normativo Ley del Servicio Civil del Estado de Nuevo León

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Ley Federal del Trabajo

Ley del ISSSTELEÓN

Contrato colectivo de trabajo DIF Nuevo León

Ley del Servicio de Administración Tributaria

V. Alcance o Nivel de Aplicación Los procesos, políticas, anexos y demás información contenida en el presente manual, son aplicables a los servidores públicos involucrados en el desarrollo de las actividades aquí descritas, en la medida que su interacción en los procesos lo indique.

VI. Definiciones

Auxiliar Se refiere al personal auxiliar del departamento de Nómina. Calendario de recepción de papelería

Calendario anual donde se especifica, los lapsos de fecha de recepción de papelería para aplicar en la quincena siguiente.

DIF Desarrollo Integral de la Familia. EMME Emergencias médicas, proveedor externo de prestador de servicios médicos. Falta de asistencia injustificada

Faltas sin aviso, faltas con aviso pero no justificadas, enfermedad no justificada, sin comprobante de incapacidad, omitir marcar la entrada o salida en el reloj checador, diario de visitas o en su tarjeta reloj.









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Falta justificada Faltas por enfermedad con incapacidad, faltas con permiso sindical de acuerdo a la cláusula

vigésima novena del convenio colectivo de trabajo, permisos con o sin goce de sueldo previamente autorizados por la Subdirección de Recursos Humanos.

FOVILEON Fideicomiso Fondo para la Vivienda de los Trabajadores al Servicio del Estado. ISSSTELEON Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado de Nuevo León. Jefatura Se refiere al jefe(a) del departamento de Nómina. Jornada Mínima Jornada de 35 horas semanales con 7 horas diarias de labores.

Jornada Normal Jornada de 40 horas semanales de lunes a viernes con horario fijo de entrada y salida y dos

días de descanso. Jornada Rotativa Jornada de 40 horas semanales con turnos rotativos de 12 horas aplicables al Centro Capullos

y Vigilancia y descansos variables de acuerdo a los horarios asignados. Layout Archivo electrónico de texto plano separado por comas. Lugar de pago Ubicación física donde labora el empleado. Prima dominical Prima adicional equivalente del 25% del salario por jornada laboral en domingo. Retardo Falta en la que incurre el servidor público al llegar fuera del horario establecido de inicio de la

jornada, después de 5 minutos de tolerancia. SIA Sistema Integral Administrativo. SISREHU Sistema de Recursos Humanos para el registro de préstamos de FOVILEON. Vacaciones 3er Periodo

Al personal que cuenta con más de 15 años de servicio es acreedor de un tercer periodo vacacional equivalente de 5 a 10 días hábiles de acuerdo a su antigüedad.









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VII. Políticas y/o Lineamientos Sanciones con respecto a la puntualidad y ausentismo Tiene como propósito regular las sanciones que correspondan en cuanto a las faltas injustificadas de asistencia y puntualidad en que incurren los servidores públicos.

Puntualidad

1. Los servidores públicos que incurran en el transcurso de una quincena calendario en faltas injustificadas de puntualidad serán acreedores a la sanción correspondiente de acuerdo al siguiente criterio:

- 5 retardos de 21 min o más será acreedor a una llamada de atención verbal. - 8 retardos de 21 min o más será acreedor a una amonestación escrita. - 10 retardos de 21 min o más será acreedor a una suspensión de un día sin goce de sueldo más el

descuento generado. Nota: Estas sanciones se aplicaran independientemente del descuento correspondiente.

2. Las llegadas tarde no se podrán justificar por horas laboradas con anterioridad.

3. Las inasistencias de un servidor público no se podrá justificar por incidencia a causa de eventos futuros, para estos casos deberá solicitarlo por escrito mediante la Solicitud de permiso (F-NOM-03) para Recursos Humanos.

4. Únicamente se autoriza salir a consulta médica con especialista de ISSSTELEÓN reponiendo las horas que se ausente, reportándolo en incidencias con copia de comprobante de consulta.

Asistencia 1. Los servidores públicos y personal bajo el régimen de honorarios asimilables a salario que incurran en el

transcurso de 30 días calendario en faltas injustificadas de asistencia serán acreedores a la sanción correspondiente de acuerdo al siguiente criterio: - Dos inasistencias injustificadas será acreedor a una amonestación escrita. - Tres inasistencias injustificadas será acreedor a la suspensión de 1 día sin goce de sueldo. - Cuatro o más inasistencias injustificadas será acreedor al Termino de los efectos de nombramiento del

trabajador de acuerdo a la Ley del Servicio Civil de Estado de Nuevo León, Artículo 39 fracción V.- inciso b).

Nota: las faltas no son acumulativas de uno a otro mes; una vez sancionadas las faltas cometidas en el mes calendario no podrán considerarse para el siguiente mes.









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2. Las sanciones antes señaladas deberán aplicarse, en todos los casos, antes de que transcurra un mes calendario contado a partir del día siguiente en que se cometió la primera falta y no mayor al plazo de prescripción que marca la Ley del Servicio Civil de Estado de Nuevo León Artículo 79 fracción IV.

3. El servidor público a quien se le aplique una sanción de suspensión sin goce de sueldo, no podrá prestar sus servicios durante los días en que esté suspendido.

4. Todo servidor público tiene derecho a ser escuchado, antes de que la sanción por falta de puntualidad o falta de asistencia le sea aplicada.

5. Los servidores públicos exentos de la obligación de registrar su puntualidad y asistencia, podrán ser sancionados por faltas a ellas, cuando así lo consideren sus superiores inmediatos, en el marco de esta normatividad.

Puntualidad y asistencia Tiene como propósito establecer las reglas y los procedimientos para el manejo de los horarios de trabajo de los Servidores Públicos al servicio de DIF Nuevo León.

1. Sin excepción todos los Servidores Públicos que ocupen puestos de Jefatura de Departamento e inferiores deberán marcar en las tarjetas, reloj checador, listas de asistencia o diario de visita la hora de entrada y de salida a su jornada.

2. Cualquier cambio en la jornada en los horarios de trabajo ya sea temporal o permanente de un periodo superior de 15 días, deberá comunicarse a la Subdirección de Recursos Humanos mediante oficio con firma de enterado del Servidor Público.

3. Cada tarjeta reloj deberá llevar la firma del Servidor Público a quien le ha sido asignada.

4. Todos los Servidores Públicos deberán cumplir puntualmente con el horario de entrada y de salida de su trabajo.

5. Es responsabilidad de cada Departamento enviar a la Subdirección de Recursos Humanos todos los reportes, las tarjetas reloj y lista de asistencia de los servidores públicos bajo su jurisdicción, dentro de los 5 días posteriores al término de la quincena de acuerdo con el calendario de entregas generado por la Subdirección de Recursos Humanos.

6. El servidor público que altere, esconda, destruya o no envíe su tarjeta-reloj a la jefatura de Nóminas en el calendario establecido deberán justificar el hecho ante su Jefe y Director correspondiente los cuales emitirán un oficio de notificación a la Subdirección de Recursos Humanos.









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7. El DIF Nuevo León aplicará deducciones por faltas de puntualidad y/o de asistencia de los servidores públicos bajo los siguientes criterios: - Enfermedad no justificada, sin comprobante de incapacidad. - Permisos sin goce de sueldo. - Faltas sin aviso. - Faltas con aviso pero no justificadas. - Suspensión. - Omitir marcar la entrada o salida en el reloj checador, diario de visitas o en su tarjeta reloj. - Retrasos.

8. Es facultad de los Jefes de Área y/o Administrador de la Dirección la autorización de retrasos o faltas

justificadas, notificando mediante formato de solicitud de permiso (F-NOM-03) a la Subdirección de Recursos Humanos.

9. En ningún caso podrán otorgarse permisos con goce de sueldo, ni cancelar deducciones por retrasos que no tengan relación con cuestiones laborales o evidentemente injustificadas.

10. Las ausencias por vacaciones y los permisos deberán ser notificadas con 3 días de anticipación a la Subdirección de Recursos Humanos mediante formato de solicitud de permiso (F-NOM-03) generado por el departamento correspondiente; los días a solicitar por nupcias deberán solicitarse con 15 días de anticipación. En caso de fallecimiento de familiares, accidentes o nacimientos deberán ser notificadas de inmediato a la Subdirección de Recursos Humanos.

11. El personal con jornadas de 12 horas tomará sus periodos vacacionales en un lapso continuo.

12. El personal con jornadas de 12 horas acreedoras a vacaciones del 3er periodo estos podrán ser tomados jornada por jornada.

13. El personal con jornadas rotativas únicamente podrá solicitar sus vacaciones del 3er periodo en su turno de 8 horas.

14. Los reclamos por deducciones en su recibo de nómina deberán realizarse dentro de un lapso no mayor a 4 días posteriores a la fecha de la deducción, después de esta fecha no se admiten reclamaciones.

15. El registro en diarios de asistencia es responsabilidad del jefe inmediato del servidor público sujeto a este

sistema, debiendo contar con el visto bueno del coordinador administrativo o equivalente de la dependencia.









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16. Es responsabilidad de los coordinadores administrativos o equivalentes dar seguimiento a los registros estadísticos de las incidencias de los servidores públicos en materia de puntualidad y asistencia con el propósito de generar las acciones que en cada caso procedan.

17. Para registrar la asistencia en caso de extravío de gafete se tendrá que marcar la entrada/salida en tarjeta provisional en reloj checador, en los casos que no se cuente con ello tendrán que anotarse en el diario de empleados, mencionado la hora exacta de entrada/salida y no serán candidatos al premio de puntualidad.

18. Cualquier situación no prevista en la presente política será resuelta por la Subdirección de Recursos Humanos con autorización de la Dirección de Administración y Finanzas.

Cambios de horario 1. Al menos con 1 día de anticipación se notificará vía correo electrónico el cambio de horario a la Jefatura

mediante el formato Solicitud de cambios organizacionales (F-NOM-02). 2. El correo electrónico deberá contener el número de empleado, nombre completo, fecha del cambio de

horario, horario a cubrir, motivo del cambio. 3. Si el correo es enviado por el empleado, debe venir copiado al jefe inmediato como autorización del

mismo. 4. No está autorizado justificar llegadas tarde con cambios de horario.

Asistencia a cursos 1. Al menos con 1 día de anticipación se notifica vía correo electrónico la asistencia al curso, congreso,

seminario, etc. 2. El correo electrónico deberá contener el número de empleado, nombre completo del empleado, nombre

del curso al que asiste. Fechas en que asistirá, horario del mismo. 3. Si el correo es enviado por el empleado, debe venir copiado al jefe inmediato como autorización del mismo.

Permisos varios 1. Los permisos varios comprenden, asistencia a exámenes de laboratorio, asistencia a juzgados, actividades

fuera de la oficina, entre otros. 2. Se notifica según sea el caso vía correo electrónico. 3. El correo electrónico deberá incluir el, número de empleado, nombre completo, fecha del movimiento,

horario para cubrir las horas solicitadas y motivo del cambio. 4. Si el correo es enviado por el empleado, debe venir copiado al jefe inmediato como autorización del mismo.

Pago de tiempo extra 1. La solicitud del pago de tiempo extra debe ser a través de un escrito dirigido al Subdirector(a) de Recursos

Humanos y firmado de autorización del mismo por el jefe inmediato, Subdirector(a) del área y Director(a) de quien dependen.

2. El escrito deberá de coincidir las horas solicitadas con las horas laboradas, sino registra entrada y/o salida sin justificante válido estas no se pagarán.









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3. El tiempo extra se empieza a contar para pago a partir de 1 hora laborada y deberán ser horas completas. 4. Para el pago de tiempo extra antes de su entrada acorde a su horario laborar se debe notificar con

anticipación vía correo electrónico a La Jefatura y Subdirector(a) de Recursos Humanos. 5. El tiempo extra que excede del 50% del salario base se transfiere a la siguiente quincena. 6. El tiempo extra no debe exceder a 6 quincenas de la que se está pagando.

Prima dominical 1. La solicitud del pago de prima dominical debe ser a través de un escrito dirigido al Subdirector(a) de

Recursos Humanos y firmado de autorización del mismo por el jefe inmediato. 2. El escrito deberá de coincidir las horas solicitadas con las horas laboradas del domingo donde su horario

laboral así se establezca. 3. La prima dominical no se aplicará para eventos laborados en domingo. 4. Para la prima dominical se pagarán solo horas completas. 5. La prima dominical no debe exceder a 6 quincenas de la que se está pagando.

Pago de reembolsos 1. La solicitud del pago de Reembolso debe ser a través de un escrito dirigido al Subdirector(a) de Recursos

Humanos, firma la autorización del mismo por el jefe inmediato. 2. El escrito deberá incluir el número de empleado, nombre completo, día que solicita el reembolso,

justificante por el cual lo solicita. 3. Debe incluir comprobantes del justificante, solo cuando aplique. 4. No se paga reembolsos por retardos menores a 30 minutos. 5. Los reembolsos por deducciones deberán realizarse dentro de un lapso no mayor a 15 días posteriores a la

fecha de la deducción, después de esta fecha no se admiten reclamaciones.

Prestamos de ISSSTELEÓN 1. Ser servidor público con al menos 6 meses cotizando para ISSSTELEÓN. 2. Si cuenta con menos de 3 años cotizando en Isssteleón requiere un aval que sea servidor público con más

de 6 meses cotizando en Isssteleón y no haya dado su firma a otro servidor público con su crédito vigente. 3. Si el servidor público tiene más de 3 años cotizando en Isssteleón ya no requiere aval. 4. El monto del crédito esta topado a un monto de 20 veces el salario mínimo o 3 meses de sueldo base

mensual. 5. Acudir a la Jefatura de Nóminas y prestaciones para la firma de la solicitud del préstamo.

Prestamos de FOVILEÓN 1. Ser servidor público con al menos 1 año de antigüedad en DIF. 2. Si cuenta con menos de 15 años de servicio requiere un aval que no haya dado su firma a otro servidor

público con su crédito vigente. 3. Si el servidor público cuenta con más de 15 años de servicio ya no requiere aval y se sustituye por una carta

de antigüedad elaborada por la Jefatura de nómina y prestaciones. 4. Los préstamos varían de $5,000.00 hasta $40,000.00 en un plazo de 2 a 3 años de vigencia.









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5. Deben entregar copia de la credencial del INE o pasaporte vigente junto con su recibo de nómina tanto solicitante como aval.

6. Acudir a la Jefatura de Nóminas y prestaciones para el llenado y firma de la solicitud proporcionando la papelería antes mencionada.

De la Administración de Riesgos Con la finalidad de establecer mecanismos para identificar, evaluar, analizar y minimizar los riesgos institucionales, incluyendo los asociados a posibles actos de corrupción, a los cuales se encuentra expuesto el área de Generación de Nómina, el personal responsable de este programa llevará a cabo el proceso de administración de riesgos por lo menos una vez al año, para ello se deberá utilizar como guía el Manual de Políticas y Procedimientos Administración de Riesgos (M-ADR-01).









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VIII. Procesos Proceso P – NOM – 01 – Generación de nómina

No. Responsable Descripción

1 Auxiliar de Nómina

Recaba información de asistencia 1. Visita todos los Centros DIF a recopilar la información de todos los relojes de

asistencia o vía enlace remoto con los que cuentan con este medio. 2. Entrega la información al Jefe de Nómina.

2 Jefe de Nómina Realiza documento de asistencia 1. Conjunta la información recabada por el Auxiliar de Nómina en uno solo

documento.


Revisa incidencias del personal 1. Captura los cambios de horario, asistencia a cursos, entre otros que llegan vía

correo electrónico. 2. Por medio de la página de ISSSTELEÓN se genera el listado de incapacidades por

el lapso seleccionado.

4 Jefe de Nómina Genera tarjetas de asistencia 1. Genera a través de un programa informático las tarjetas de asistencia del

personal federal, base y honorarios.


Envía tarjetas de asistencia a departamentos 1. Una vez generadas las tarjetas de asistencia, se separan por lugar de pago y se

envían por correo electrónico a cada centro o programa junto con la fecha de corte (establecida en el calendario de recepción de papelería)

2. Los departamentos recaban las firmas de visto bueno e incidencias que no hayan sido enviadas con anterioridad.

5 Áreas de DIF

Recolectan y envía tarjetas de asistencia y papelería 1. Los encargados de la recepción de las tarjetas de asistencia recaban las firmas de

visto bueno de los empleados, además conjuntan la papelería generada con las tarjetas de asistencia (incidencias, tiempo extra, premios de puntualidad, prima dominical, reembolsos y pago de tiempo extra).

2. Teniendo toda la papelería completa y conforme a las fechas de corte, envían la papelería al Auxiliar de Nómina.


Captura información de descuentos en SIA 1. En base a la papelería recibida, revisa incidencias de las tarjetas de asistencia y

aplica los descuentos por faltas y retardos de cada empleado, capturándolo en el SIA.

7 Jefe de Nómina

Revisa solicitudes de pagos extras y genera reportes 1. Revisa las solicitudes de pago de tiempo extra, premio de puntualidad, prima

dominical y reembolsos. 2. Genera reportes de las solicitudes de pago de tiempo extra, premio de









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puntualidad, prima dominical y reembolsos mencionando los autorizados y no autorizados.

8 Jefe de Nómina Solicita autorización de pagos extras 1. Revisa con la Subdirección de Recursos Humanos los reportes de solicitudes de

pago para su autorización.

9 Jefe de Nómina Captura pagos extras en SIA 1. Captura dentro del SIA el tiempo extra, premio de puntualidad, prima dominical y

reembolso autorizado de cada empleado

10 Auxiliar de Nómina /

Jefe de Nómina

Recibe información de descuentos en nómina de empleados 1. El Jefe Nómina revisa los descuentos o cancelaciones que envían a través de

correo electrónico EMME, Prestamos de ISSSTELEÓN autorizados, descuentos de préstamos de ISSSTELEÓN, Deco Seguros, Prestamos de vivienda para su aplicación dentro del SIA para cada empleado de nómina base

2. El Jefe Nómina recibe por escrito, previa autorización de la Subdirección de Recursos Humanos, la aplicación de descuentos que solicitan las áreas de Patrimonio o Contabilidad correspondiente a las multas de tránsito, adeudos de comprobación de viáticos o demás adeudos que presenten los empleados y requieran su descuento para la recuperación del mismo.

3. El Auxiliar de Nómina recibe papelería de Mueblería Elizondo, Promobien y FOVILEÓN.

11 Jefe de Nómina

Recibe información de pagos por bonos 1. Recibe por escrito previa autorización de la Subdirección de Recursos Humanos la

aplicación de pagos de bonos de antigüedad, bonos de 20 y 25 años, pago de licencias de conducir y demás solicitudes que se autoricen a los empleados.

12 Jefe de Nómina

Captura información de pagos y descuentos en SIA 1. Realiza dentro del SIA la captura de préstamos de ISSSTELEÓN y FOVILEÓN

autorizados, pago de bonos de antigüedad, bono de 20 y 25 años, apoyo para licencia de conducir y demás autorizaciones de pago que se generan dentro del periodo de pago.

2. Realiza dentro del SIA la captura de descuentos y cancelaciones solicitados por EMME, Mueblería Elizondo, Promobien, Fovileón, ISSSTELEÓN, Deco Seguros, Vivienda, Pensión de estacionamiento, multas de tránsito, reposición de credenciales y demás descuentos que se generan dentro del periodo de pago.

3. Captura dentro del SIA los permisos sin goce de sueldo y suspensión laboral autorizados por la Subdirección de Recursos Humanos del personal de nómina base y honorarios asimilados a salario.

13 Jefe de Nómina /

Auxiliar de Nómina

Da de baja a jubilados no contactados 1. Por medio de oficio elaborado por la Subdirección de Recursos Humanos se

solicita de forma mensual al Director General del Registro Civil de la Secretaría General de Gobierno el estatus de vida de los jubilados y pensionados del DIF Nuevo León para el pago de vales de despensa.









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14 Jefe de Nómina

Realiza pre-nomina con movimientos de personal 1. Recibe por correo electrónico de la jefatura de reclutamiento las altas, bajas y

cambios del personal de nómina base y honorarios para su revisión, ajuste y aplicación de la nómina.

2. Genera una pre-nomina con todos los movimientos que se enviaron dentro del periodo de pago.

15 Jefe de Nómina

Genera desglose de nómina 1. Genera un desglose de nómina detallada de todos los pagos y descuentos a

realizar dentro del periodo de pago y los movimientos de altas, bajas, cambios y demás movimientos que tuviera el personal.

16 Jefe de Nómina

Solicita autorización de nómina 1. Se envían el desglose de nómina y movimientos del personal de nómina base y

honorarios a la Subdirección de Recursos Humanos y a su vez a la Dirección Administrativa para ajustes y/o autorización del cierre de las nóminas.

17 Jefe de Nómina

Cierre de nómina 1. Cuando el desglose de las nóminas y movimientos del personal de base y

honorarios se encuentre firmado por la Subdirección de Recursos Humanos y la Dirección de Administración y Finanzas se procede al cierre de la nómina.

2. Una vez cerrando nómina no se pueden realizar cambios. 3. Se genera el desglose de nóminas base y honorarios asimilables a salario

definitivo para la firma de la Subdirección de Recursos Humanos

18 Jefe de Nómina Genera archivo para pago de nómina 1. Genera archivo de transferencia bancaria para el pago de nóminas del personal

de base y honorarios asimilables a salarios.

19 Jefe de Nómina

Genera layout para proveedores 1. Genera el layout, el cual incluye el archivo de pago de pensiones alimenticias,

pólizas contables de las nóminas de base y honorarios asimilables a salario, archivos de nómina para la afectación del presupuesto anual, pedido de vales de despensa del personal de base y jubilados, archivos detallados de descuentos aplicados al personal de cada uno de los proveedores externos, timbrado de las nóminas de base y honorarios asimilables a salario, plantillas de nómina base y honorarios asimilables a salario, folio de pago de aportaciones ante ISSSTELEON, reporte detallado de gastos de nómina.

2. Envía por correo electrónico a los proveedores externos el listado detallado de descuentos que corresponde a cada uno y del personal que causo baja y contaban con algún servicio contratado con ellos.

Fin del Proceso









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Diagrama de Flujo P – NOM – 01 – Generación de nómina

Auxiliar de Nómina Jefe de Nómina Áreas de DIF

1

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7

8

9

10

11

12

13

14

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17

18

19

Recaba información de asistencia

Realiza documento de asistencia

Revisa incidencias del personal

Genera tarjetas de asistencia

Envía tarjetas de asistencia a departamentosRecolectan y envía tarjetas

de asistencia y papelería

Captura información de descuentos en SIA

Revisa solicitudes de pagos extras y genera reportes

Solicita autorización de pagos extras

Captura pagos extras en SIA

Recibe información de descuentos en nómina de empleados

Recibe información de pagos por bonos

Captura información de pagos y descuentos en SIA

Da de baja a jubilados no contactados

Realiza pre-nomina con movimientos de personal

Genera desglose de nómina

Solicita autorización de nómina

Cierre de nómina

Genera archivo para pago de nómina

Genera layout para proveedoresFIN









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Proceso P – NOM – 02 – Préstamos


1 Usuario

Acude para solicitar préstamo 1. El Usuario se informa sobre la papelería y procedimiento para la solicitud de

préstamo. 2. Acude a las oficinas de Recursos Humanos para solicitar el préstamo, ya sea de

ISSSTELEÓN o FOVILEÓN, con la documentación requerida. ¿Es préstamo de ISSSTELEÓN/FOVILEÓN? SÍ: Pasa a actividad 2 NO: Préstamo de vivienda/retiro de aportaciones. Pasa a actividad 5


Revisa la papelería 1. Para el trámite de préstamo de ISSSTELEÓN la atención al personal de base se dará

los 2 días hábiles siguientes a la quincena, revisando que sean candidatos al mismo.

2. Para el trámite de préstamo de FOVILEÓN la atención al personal de base y sindicalizado será en los 2 primeros días hábiles del mes, revisando que toda la papelería sea correcta y sean candidatos al mismo, además se generan las Cartas de antigüedad (F-NOM-04) al personal con más de 15 años de antigüedad, anexo como requisito a la solicitud.

3. El usuario llena la solicitud para iniciar el trámite del préstamo.

3 Jefe de Nómina

Revisa solicitud de préstamo 1. Revisa que todas las solicitudes de préstamo (F-NOM-01), Solicitud de préstamo a

corto plazo (Documento externo) esté completa, no falten firmas y cumplan con todas las especificaciones que estos requieran y se firman de autorizado los que cumplan con todos los requisitos.

2. Las solicitudes rechazadas se revisan su caso particular con la Subdirección de Recursos Humanos para su visto bueno.

¿Se autoriza el préstamo? SÍ: Pasa a actividad 4 NO: Se le informa la solicitante la causa de la negativa Fin del proceso


Envía solicitudes a ISSSTELEÓN o FOVILEÓN 1. Enlista y envía las solicitudes autorizadas a las dependencias de ISSSTELEÓN y

FOVILEÓN. Fin del Proceso

5 Auxiliar de Nómina Recibe papelería 1. Las solicitudes para el préstamo de vivienda o retiro de aportaciones se reciben y

valida que cuenten que la información requerida.









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6 Auxiliar de Nómina Genera carta de antigüedad 1. Se realiza la carta de antigüedad para anexarlo en las solicitudes de vivienda y

retiro de aportaciones.

7 Jefe de Nómina Revisa papelería 2. Revisa que las solicitudes de vivienda y retiro de aportaciones este completa y

firma de autorizado.


Envía papelería a ISSSTELEÓN 1. Envía la papelería completa del préstamo de vivienda y retiro de aportaciones a las

oficinas de ISSSTELEÓN para su trámite. Fin del Proceso









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Diagrama de flujo P – NOM – 02 – Préstamos

Usuario Auxiliar de Nómina Jefe de Nómina

1

2

3

4

5

6

7

8

Acude para solicitar préstamo

¿Es préstamo

de ISSSTELEÓN/

FOVILEÓN?

NO SÍ

Revisa la papelería

Préstamo de vivienda/

retiro de aportaciones

Revisa solicitud de préstamo

¿Se autoriza el

préstamo?

SÍ NO

1

Envía solicitudes a

ISSSTELEÓN o FOVILEÓN1

Recibe papelería

Genera carta de antigüedad

Revisa papelería

Envía papelería a

ISSSTELEÓNFIN1









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Proceso P – NOM – 03 Tarjetas bancarias y vales de despensa



Se da de alta a empleado 1. Para los empleados de base, honorarios asimilables a salario y becarios de primer

ingreso se da de alta su solicitud en el portal bancario para la generación de cuenta bancaria y asignación de tarjeta de pago.

2 Auxiliar de Nómina Envía papelería a proveedor 1. Escanea y envía la papelería del personal de primer ingreso y/o actualización de

datos a través del portal bancario.


Entrega tarjeta bancaria 1. Entrega la tarjeta de nómina. 2. En caso de robo, extravío o vencimiento y realiza la actualización de información

dentro del portal bancario y entrega reposición de tarjeta.

4 Auxiliar de Nómina Ingresa cuenta bancaria a SIA 1. Registra dentro del SIA la cuenta bancaria al personal de primer ingreso.

5 Jefe de Nómina

Solicita tarjeta de despensa 1. Solicita las tarjetas de vales de despensa al personal de base de nuevo ingreso. 2. Las tarjetas de vales de despensa que se reciben por reposición se da aviso al

personal para que acudan a las oficinas de Recursos Humanos a recogerlas y se registra en el SIA el cambio de número de tarjeta.


Entrega tarjetas de despensa 1. Entrega las tarjetas de vales de despensa nuevas y reposiciones. Fin del Proceso









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Diagrama de flujo P – NOM – 03 Tarjetas bancarias y vales de despensa

Auxiliar de Nómina Jefe de Nómina

1

2

3

4

5

6

Se da de alta al empleado

Envía papelería a proveedor

Entrega tarjeta bancaria

Ingresa cuenta bancaria a SIA

Solicita tarjeta de despensa

Entrega tarjetas de despensa FIN









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IX. Anexos









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Solicitud de préstamo

RXX/XX20 1 de 2 F-NOM-01









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Solicitud de cambios organizacionales










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Solicitud de permiso










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Solicitud de préstamo a corto plazo

Documento externo

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Carta de antigüedad










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EXENCIÓN ANÁLISIS DE IMPACTO REGULATORIO

I. DATOS GENERALES DE LA PROPUESTA REGULATORIA

A. TÍTULO DEL PROPUESTA REGULATORIA

Manual de Políticas y Procedimientos de Generación de Nómina

B. NOMBRE DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO DE LA PROPUESTA REGULATORIA

Manual de Políticas y Procedimientos de Generación de Nómina

C. DEPENDENCIA O ENTIDAD QUE ELABORA EL AIR

DEPENDENCIA

Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Nuevo León

ENTIDAD

Nuevo León

D. RESPONSABLE DE PRESENTAR EL AIR (TITULAR DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD)

NOMBRE

Lic. Erik Mayel

APELLIDO PATERNO

Caballero

APELLIDO MATERNO

De León

CARGO

Director General

TELEFÓNO 2020-8400

CORREO ELECTRÓNICO [email protected]

E. RESPONSABLE DE LA MEJORA REGULATORIA (ENLACE DE MEJORA REGULATORIA)

NOMBRE

Lic. Pedro Manuel

APELLIDO PATERNO

De La Garza

APELLIDO MATERNO

González

CARGO

Coordinador de Planeación, Evaluación e Innovación.

TELEFÓNO

2020-8440

CORREO ELECTRÓNICO [email protected]

F. IDENTIFICAR SI LA PROPUESTA REGULATORIA OBEDECE A UNO O MÁS DE LOS SIGUIENTES SUPUESTOS Obligación específica

Si Compromiso Internacional

No

Programa de Mejora Regulatoria

No

G. NÚMERO DE LA PROPUESTA REGULATORIA QUE LE ANTECEDE (Cuando responde ampliaciones o correcciones o a un dictamen preliminar)

Ninguno

H. RESUMEN DE LA PROPUESTA REGULATORIA

Toda persona que realiza un trabajo para alguna institución ya sea privada o pública es digna de recibir un salario, esto como pago por los servicios prestados en un periodo ya estipulado para el lugar donde labora. Para poder llevar el control sobre esto existe lo que se llama nómina que es la herramienta a través del cual una empresa o Institución se encarga de guardar todos los registros referente a los pagos (sueldos, bonos) y deducciones de los empleados.

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Por lo anterior se presenta la regulación donde se hace mención del Manual de Políticas y Procedimientos de Generación de Nómina en donde se establece los procesos y políticas que se deben cumplir para el correcto

funcionamiento y control de la aplicación del pago a empelados del organismo y son aplicables a los servidores públicos involucrados en el desarrollo de las actividades adscritas, en la medida que su interacción en los procesos lo indique.

I. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Y OBJETIVOS GENERALES DE LA REGULACIÓN

1. EXPLIQUE BREVEMENTE EN QUÉ CONSISTE LA REGULACIÓN PROPUESTA, ASÍ COMO SUS OBJETIVOS GENERALES Tiene como propósito contar con un documento que sea una guía clara y específica, garantizando la óptima operación

y desarrollo de las diferentes actividades del proceso para la generación de la nómina, sirviendo de igual manera,

como un instrumento de apoyo y mejor institucional en donde estipule de forma ordenada, secuencial y detallada las

operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad

Teniendo como objetivo la de asegurar que todos los empleados se les paguen puntualmente y en forma; sus sueldos, bonificaciones, las retenciones y deducciones correctas, y asegurar que sean remitidos en tiempo su depósito bancario.

II. IMPACTO DE LA REGULACIÓN

2. JUSTIFIQUE LAS RAZONES POR LA QUE CONSIDERA QUE LA REGULARIZACIÓN PROPUESTA NO GENERA COSTOS DE CUMPLIMIENTO PARA LOS PARTICULARES, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS BENEFICIOS QUE ÉSTA GENERE.

Siendo un documento interno, donde se describe en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo para el pago de nómina en el Sistema DIF NL, así como los documentos o formatos que se utilizan, no genera costo alguno.

3. DESCRIBA LA PROBLEMÁTICA O SITUACIÓN QUE DA ORIGEN A LA PROPUESTA REGULATORIA Y PRESENTE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA SOBRE LA EXISTENCIA DE DICHA PROBLEMÁTICA O SITUACIÓN.

Administrar una nómina no es tarea fácil, requiere de mucha concentración y cuidado en los detalles, tan sólo un número equivocado puede complicar todo el proceso, algunos de los problemas más comunes que suceden cuando se gestiona una nómina pueden ser:

No estar al día con las nuevas normas fiscales

Las leyes y normas del SAT para los procesos de Nómina tienen cambios constantes por eso hay que estar al día.

Error al hacer cálculos

Cualquier falla en los cálculos puede convertirse en un resultado equivocado, no tomar en cuenta en los cálculos alguna retención o descuento hace que se ignoren deducciones, concentración es la clave para no errar.

Desorden en el proceso

Este trabajo no admite improvisación, al contrario, requiere de una estructura y un plan cuidadoso para evitar saltarse etapas y cometer cualquier tipo de error.

No hacer a tiempo los pagos

La puntualidad es lo más importante en una Nómina los contratiempos y la desorganización pueden derivar en el no cumplimiento de las fechas, generando desmotivación en los empleados.

III. ACCIONES DE LA REGUALCIÓN PROPUESTA









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4. CREA NUEVAS OBLIGACIONES Y/O SANCIONES PARA LOS PARTICULARES O HACE MÁS ESTRICTAS LAS EXISTENTES

No Aplica

5. CREA O MODIFICA TRÁMITES QUE SIGNIFIQUEN MAYORES CARGAS ADMINISTRATIVAS O COSTOS DE CUMPLIMIENTO PARA LOS PARTICULARES

No Aplica

6. REDUCE O RESTRINGE PRESTACIONES O DERECHOS PARA LOS PARTICULARES

No, aplica.

7. ESTABLECE O MODIFICA DEFINICIONES, CLASIFICACIONES, METODOLOGÍAS, CRITERIOS, CARACTERIZACIONES O CUALQUIER OTRO TÉRMINO DE REFERENCIA, AFECTANDO DERECHOS, OBLIGACIONES, PRESTACIONES O TRÁMITES DE LOS PARTICULARES

No aplica.

Nombre y firma

Lic. Erik Mayel Caballero de León Lic. Pedro Manuel de la Garza González

__________________________________ Titular del Sistema Estatal DIF Nuevo León

__________________________________ Enlace Oficial de Mejora Regulatoria

Sistema Estatal DIF Nuevo León

generación de nómina - nuevo león · 2021. 1. 8. · puntualidad en que incurren los servidores...

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