UNIDAD No.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

RAMIRO AYALA BARRANCO

ARLEDIS MARIA HURTADO CONDE

YURLEY MORENO BACA

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL IBARRANQUILLA - ATLÁNTICO

2015

UNIDAD No.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

PRESENTADO POR:

RAMIRO AYALA BARRANCOARLEDIS MARIA HURTADO CONDE

YURLEY MORENO BACA

ESTUDIANTES III SEMESTRE

PRESENTADO A:MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR

CATEDRÁTICA

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL IBARRANQUILLA - ATLÁNTICO

2015

INTRODUCCION

La producción y trámite incontrolado de documentos en una organización dificulta muchas actividades que, en apariencia, son tan simples de ejecutar que a un gerente se le vuelve inconcebible que una gestión documental mal ejecutada le genere inconvenientes de mayor envergadura.

Debido a lo anterior, muchos líderes empresariales se han puesto en la tarea de revisar los procesos de gestión documental dentro de su compañía para garantizar a todo el negocio una gestión de documentos adecuada y funcional, acercándose a los profesionales en la materia, cumpliendo la normatividad en gestión documental pertinente y reservando un poco del presupuesto de su compañía para inversión en tecnología que soporte algunos de los procesos archivísticos.

Ese engranaje de esfuerzos obliga a los estudiantes CIDBA a desarrollar las competencias necesarias para estar a la par de las exigencias del mercado, y es parte de este trabajo esbozar esa relación de aprendizaje de conceptos fundamentales como lo es la Gestión de la Calidad en la gestión documental, aterrizada, en este caso, en la NTC ISO-15489 como instrumento clave en la normalización de los procesos de gestión documental en una compañía.

OBJETIVOS

Definir los conceptos de sistema de Gestión de calidadManejar los conceptos sobre calidad y el sistema de Gestión de calidad documental.Identificar los campos de acción y beneficios de la gestión de documentos según la NTC -ISO 15489.Conocer los procesos para el Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

DESARROLLO CUESTIONARIO TRABAJO ESCRITO EN GRUPO

1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describe los elementos que comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes para toma de decisiones respecto a: Conservación o la utilización de los archivos, Clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos. Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.

Al consultar la Norma referenciada no se identifican los elementos que comprende un Programa de Gestión de Documentos, pero en aras de dar respuesta al interrogante, se referenció el artículo 13 del Decreto 2609 de 2012 donde se especifica que los elementos de un sistema de gestión de documentos son: carátula, cuerpo o contenido y los anexos. A continuación se aprecian los elementos y el contenido de cada item:

I. CARATULAII. CONTENIDO

a. Aspectos Generalesi. Introducciónii. Alcanceiii. Público objetivoiv. Requerimientos para su desarrollo

b. Lineamientos para los procesos de la gestión documentalc. Implementación del sistema de gestión de documentosd. Programas específicose. Armonización con los otros sistemas internos

III. ANEXOS

Ahora, cómo impacta esto en la economía y eficiencia en la gestión de documentos corrientes en una empresa?

Un sistema de gestión de documentos bien estructurado ayuda a la empresa a producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, asegura el control de los mismos en referencia al trámite interno que deban tener, garantiza menor tiempo en las consultas debido a que se ha establecido un sistema de recuperación de la información, se ha tenido en cuenta un marco normativo externo e interno que garantiza el ceñimiento a la ley, permite una evaluación y mejora constante en los procesos y operaciones relacionadas con la gestión documental y permite evidenciar transparencia en las actuaciones del ente.

2. Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás normas que ofrezcan directrices respecto a documentación.

Objetivo de la norma:

El objetivo de la NTC-ISO 15489 recae en la normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos de archivo a fin de asegurar la adecuada atención y protección de los mismos, permitiendo que la información que contienen pueda ser recuperada más eficiente y eficazmente usando prácticas y procedimientos normalizados.

Campo de aplicación:

La NTC-ISO 15489 aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos de archivo. A su vez, regula la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos de archivo y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos. También regula la gestión de documentos de archivo como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 e ISO 14001 y regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos de archivo; pero no incluye la gestión de los documentos en el seno de las instituciones archivísticas.

Esta Norma está destinada para uso de los directivos de las organizaciones, los profesionales de la gestión de documentos de archivo, de la información y de sus tecnologías, por el resto de los empleados de las organizaciones y por cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos de archivo.

Otras normas:

Dentro de las normas que se pueden integrar a la NTC ISO 15489 se pueden mencionar la ISO 5127 – Documentación e información – Vocabulario, la ISO 9001, Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos y la ISO 14001, Sistemas de gestión medioambiental –Especificaciones y directrices para su utilización.

3. Explique brevemente los beneficios de la gestión de documentos, según la norma ISO 15489-1

Al consultar la a norma ISO 15489-1, se identifican muchos beneficios que le permiten a las organizaciones:

Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable.

Prestar servicios de un modo coherente y justo.

Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones de gestión.

Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración.

Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización.

Garantizar la continuidad en caso de catástrofe.

Cumplir con los requisitos legislativos y normativos, incluidas las actividades archivísticas, las fiscalizadoras y las de supervisión.

Proporcionar protección y apoyo en los litigios, incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencias de las actividades realizadas por la organización.

Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras.

Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación archivística.

Proporcionar evidencias acerca de actividades personales, culturales y de las organizaciones.

Establecer una identidad personal, cultural y de la organización, y

Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva.

4. Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias, característica, diseño e implementación, metodología, que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema de Gestión de documentos.

Las estrategias adoptadas por las empresas para documentar sus actividades se debe determinar los documentos que son necesarios y en qué sistema se debe incorporar, documentar en un plan estratégico, el cual se debe integrar al plan global de la organización.

Una vez creados los documentos se deben verificar, revisar y si es caso modificar con el objetivo que estos documentos sean utilizados siempre como una tarea habitual en la organización en ejercicio de sus actividades.

Según la NTC-ISO-15489 en las estrategias de para la implementación de un sistema de gestión de documentos se puede incluir:

El diseño del mismo. La documentación del sistema. La formación de los responsables de la gestión de los documentos y del

resto del personal. La conversión e integración de los documentos a nuevos sistemas de

gestión de documentos y a unos formatos y procedimientos de control. El establecimiento de normas y la medición de su grado de cumplimiento y

aplicación. El establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones sobre

los documentos de valor permanente teniendo en cuenta y respetando el marco reglamentario.

Características de un sistema de gestión de documentos

El sistema de gestión de documentos se caracteriza por:

Fiabilidad. Los sistemas de gestión de la calidad deben funcionar de modo fiable y regular en las organizaciones el cual debe:

Organizar todos los documentos de modo que refleje o demuestre los procesos de negocios de su creador es decir el flujo documental.

Incorporar de forma rutinaria todo los documentos ligados a las actividades de la organización que se contemplan en el sistema.

Proteger los documentos frente a una modificación o disposición no autorizadas.

Funcionar de forma habitual como la fuente primaria de la información de los actos que testimonia.

Proporcionar un acceso inmediato a todos los documentos pertinentes y a sus metadatos relacionados.

En la fiabilidad se trata de crear todos los documentos que sean necesarios para las actividades realizadas a diario por los funcionarios de la organización, de utilizarlos y esto incluye que no sean modificados y para esto tener un sistema apropiado donde permita que no sea modificado por cualquier funcionario en ejercicio de sus funciones.

La creación de los documentos deben ser documentados, el sistema de gestión de documentos debe responder a los cambios de la organización y esta no debe repercutir en las características de los documentos en el sistema.

Integridad. Se deben tener medidas de control de acceso e identificación de los usuarios, con el fin de evitar la destrucción o acceso a personas no autorizadas; en los casos que los documentos sean electrónicos se debe probar que la actualización del sistema no afecte la integridad de los documentos.

Conformidad. Un sistema de gestión de los documentos debe cumplir con todo los requisitos reglamentados en la organización, de su marco reglamentario. Las personas que crean estos documentos deben saber cómo afectan estos en las actividades a la que se dedica la empresa.

Con todos estos requisitos el sistema de gestión de los documentos se debe evaluar periódicamente y conservar la evaluación para fines testimoniales.

Exhaustividad. Un sistema de gestión de los documentos debe gestionar todos los documentos procedentes de todas las actividades que haga parte de la organización o empresa.

Carácter sistemático. Los documentos se deben crear y conservar sistemáticamente en un sistema de gestión y otro sistema, las políticas de gestión deben ser documentadas.

Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos. Esto debe contener según la NTC-ISO-15489:

Documentación de las operaciones relacionada con los documentos. Soporte físico de almacenamiento y protección Gestión distribuida.

Conversión y migración Acceso, recuperación y uso. Conservación y disposición.

Metodología para el diseño y la implementación de un sistema de gestión de documentos.

Investigación preliminar Análisis de las actividades de la organización. Identificación de los requisitos. Evaluación de los sistemas existentes. Identificación de estrategias para cumplir los requisitos. Diseño de un sistema de gestión de documentos. Implementación de un sistema de gestión de documentos. Revisión posterior a la implementación.

5. La conservación de los documentos se debe realizar de forma que se obtengan o cumplan unos parámetros, ¿cuáles son?

Según la NTC-ISO-15489 la conservación de los documentos se debe organizar de forma que se consiga.

Satisfacer las necesidades de gestión, presente y futuras, mediante

La conservación de la documentación nos sirve como parte de la memoria corporativa para la toma de decisiones.

La eliminación de los documentos que ya perdieron su vigencia según las TRD, esta eliminación debe ser sistematizada y autorizada.

La conservación del contexto de los documentos lo que permite a futuro a usuarios juzgar su autenticidad.

Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta, entiende o implementa la reglamentación aplicable a la gestión de los documentos producidos en ejercicio de las actividades específicas.

Satisfacer las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas, tanto externas como interna.

6. Defina los siguientes términos:

TÉRMINOS DEFINICIONES

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.

Representa una poderosa herramienta de apoyo para la clasificación de los procesos de organización, distribución, niveles de seguridad, plazo y medidas de conservación documental.

VOCABULARIOS CONTROLADOS Son términos utilizados para la recuperación de la información el cual estos deben explicitar las definiciones de los términos en las organizaciones, estos términos son utilizados en los sistemas de clasificación y los índices.

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de instrucciones donde se detalla los procesos de los documentos desde su origen o creación hasta su disposición final en una empresa u organización.

TRAZABILIDAD DE ACCIONES Serie de procedimientos de los documentos desde su origen y las distintas etapas en que pasa hasta llegar a su disposición final el cual registra los plazos en los que tiene que efectuarse y las fechas en que dichas acciones deben desempeñarse.

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Es aquel que sirve de ayuda para lograr los objetivos en una organización bien documentada en el cual se plasma los formatos de la creación de los documentos, el contexto en el que el documento fue creado.

VALORACIÓN Labor intelectual por el cual se determinan los valores primario y secundario de los documentos.

METADATOS Datos que describen el contenido y el contexto de los documentos.

GESTIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de actividades administrativas y técnicas desde la creación de los documentos hasta su disposición final.

DISPOSICIÓN Tener los documentos listos para la consulta en buen estado.

Acción de disponer.

INDIZACIÓN Extraer un término que represente el contenido de los documento para su posterior consulta que puede ser manual o automática.

7. ¿En qué consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión Documental?

Consiste en la acción del movimiento de los documentos desde su origen o recepción, el traslado que tiene este en las oficinas que tiene que ver con su trámite el cual la trazabilidad permite la recuperación de un documento, identificar una acción pendiente en la ejecución, se establecen límites temporales internos en la organización para la ejecución de las misma el cual se debe registrar los plazos en los que tiene que efectuarse las acciones.

Se debe documentar el movimiento de los documentos ya que este en cualquier momento podemos ubicarlo o localizarlo cuando sea necesario, dejar evidencia de la salida de los documentos y la transmisión entre personas.

8. Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos.

Consiste en realizar controles periódicos que garanticen que los procesos y procedimientos del SGD son conformes con las políticas y requisitos de la organización. En estas revisiones se debe tener en cuenta el rendimiento de la organización y satisfacción del usuario con el sistema. Si surgen inconformidad los procesos planteados se deben reformar si no son apropiados o eficientes.

9. ¿De qué trata la declaración de políticas de gestión?

La declaración de las políticas de gestión consiste en la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que sea

necesario. Estas políticas deben ser respaldadas en el nivel más alto de decisión y promulgarse en toda la organización; sin olvidar que se debe revisar periódicamente para garantizar que refleja adecuadamente las necesidades de la entidad.

10. De forma gráfica, represente el diseño e implementación de un sistema de documentos

CONCLUSION

La gestión documental es soporte básico en  el sistema de gestión de la calidad y en general para las distintas certificaciones ISO. La documentación en el sistema de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema, esta puede bien relacionarse con las actividades totales de una organización o bien  con una parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros factores. Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades.

Las normas internacionales de la familia ISO requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la base de que la gestión documental en un sistema de gestión de la calidad que forma parte integrante de la organización.

BIBLIOGRAFIA

NTC 15489-1 Información Y Documentación - Gestión de Documentos. Disponible en: http://docslide.us/documents/ntc-15489-1-informacion-y-documentacion-gestion-de-documentospdf.html

ISO. La externalización de la gestión documental. Disponible en: http://www.doc6.es/media/pdfs/NEXO40.PDF

La gestión de documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489. Disponible en: http://eds.b.ebscohost.com.bd.uniquindio.edu.co/eds/detail/detail?vid=1&sid=797d22ca-5ae5-462e-ad3e-398816a00e85%40sessionmgr198&hid=114&bdata=Jmxhbmc9ZXMmc2l0ZT1lZHMtbGl2ZSZzY29wZT1zaXRl#db=lth&AN=67096289

Decreto 2609 de 2012. Ministerio de Cultura. Disponible en: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf