GAYAFORÉS

Hijos de Francisco Gaya Forés S.L. es una empresa familiar delsector cerámico con más de un siglo de antigüedad. Losantecedentes del negocio se remontan a 1897, aunque no seconstituyó con la razón social actual hasta 1948.

La compañía fabrica revestimientos y pavimentos cerámicosorganizados en cuatro líneas de producto: pasta roja, pasta blanca,porcelánico y piezas especiales. Desde sus inicios, las instalacioneshan estado ubicadas en Onda (Castellón) población de grantradición cerámica. En la actualidad, Gayaforés dispone de doscentros de fabricación: en el primero se producen revestimientos ypavimentos de pasta roja y piezas complementarias como zócalos,listelos, cenefas, tacos... El segundo está dedicado a las dos líneasrestantes: pasta blanca y porcelánico.

En total, la empresa emplea a 200 trabajadores y su facturaciónen 2006 superó los 30 millones de euros. Sus productos, resultadode combinar materias primas de excelente calidad con su ampliaexperiencia y las más avanzadas tecnologías, son exportados a 50países, siendo España, Alemania, Portugal y Francia los mercadosprincipales.

Por último, es preciso destacar el compromiso de la empresa conla calidad, avalado por la certificación ISO 9001, y con el medioambiente. En este sentido, todas las fases del proceso productivoson controladas para lograr el máximo aprovechamientoenergético y de reciclaje de residuos, cumpliendo la estrictanormativa europea.

Situación anterior

Hasta la implantación de la solución SAP, Gayaforés disponía deuna herramienta desarrollada a medida con 4GL (FourthGeneration Language) y base de datos Informix.

“Deseamos que cuando un cliente piense enGayaforés, además de pensar en calidad y diseño, sea consciente que detrás hay una organización preparada y encaminada a atendersus necesidades de negocio, y esto sólo se consigue con unos buenos procedimientos supervisados y ejecutados por un buen software.”

Joaquín Saura. Director de Sistemas. Hijos de Francisco Gaya Forés S.L.

Historias de éxito de clientes SAPSolución para el sector cerámico

Nombre de la empresaHijos de Francisco GayaForés S.L.

SectorSector Cerámico.

Objetivos principalesDisponer de una soluciónque de respuesta a lasnecesidades actuales yfuturas de la empresa.

Partner de implantaciónGrupotec.

Solución y ServiciosSolución para el sectorcerámico.

Entorno existenteDesarrollo a medida con4GL y base de datosInformix.

DE UN VISTAZO

Beneficios principalesMejor control de todos losprocesos.Información online, adecuaday fiable.Procedimientos máseficientes.Mayor nivel de servicio aclientes.

HardwareDos servidores xSeries IBM.

Bases de DatosOracle 9.

Sistema operativoMicrosoft Windows 2000Server.

Este entorno cubría sus necesidades de gestión, pero presentabaserios problemas para adaptarse a los cambios del sector y la evo-lución de la compañía a medio-largo plazo.

Se hacía recomendable instalar una herramienta que pudiera darrespuesta a las necesidades no sólo actuales, sino también futurashasta un horizonte de 8-10 años.

El principal competidor fue Navision, pero la solución SAP seimpuso por numerosas razones. Para empezar, era un softwarerobusto capaz de cubrir todos los requerimientos planteados y ala vez flexible y escalable, es decir preparado para adaptarse a losnuevos procesos que pudieran surgir con el tiempo.

Por otro lado, Grupotec, el partner del proyecto, disponía de undesarrollo vertical que ya había sido implantado con éxito enotras empresas del sector cerámico. Esta solución, basada en SAPBusiness Suite, respondía en gran medida a la forma de trabajarde Gayaforés y fue la opción elegida. Aún así, para adecuarse plenamente a las expectativas del cliente, se ampliaron susfuncionalidades en todas las áreas.

El proyecto

En conjunto la solución desarrollada por Grupotec para el sectorcerámico abarca los siguientes módulos de SAP Business Suite:

Finanzas y contabilidad (FI)Facturación y entregas a clientes (SD)Gestión de materiales y compras (MM)Gestión de la producción (PP)Gestión de la calidad (QM)Gestión y cálculo de rentabilidades y márgenes (CO-PA)Gestión de recursos humanos (HR)Gestión del mantenimiento (PM)

El proceso de implantación se estructuró en varias fases, como sedetalla a continuación: 1º) Fase de análisis y reuniones con los jefes de departamento y

usuarios finales.2º) Estudio del documento de análisis. Rectificaciones y

validación del alcance del proyecto.3º) Parametrización, desarrollo de informes y formularios,

presentación de los hitos y preparación de las cargas.4º) Realización de las cargas y preparación del arranque.

5º) Arranque de los módulos FI, SD, MM, PP, QM y CO-PA enjunio de 2004. Los módulos de HR y PM arrancaron mesesmás tarde.

El hardware utilizado es un cluster formado por 2 servidores dela línea xSeries de IBM junto con una cabina de discos de fibra,también de IBM. El sistema operativo es Microsoft Windows 2000Server y la base de datos, Oracle 9.

En la actualidad, todos los procesos de la empresa se sustentanen la solución SAP, incluyendo Producción, Logística, Comercial,Finanzas, Recursos Humanos y Calidad.

Es preciso destacar que, desde la implantación, Gayaforés hadesplegado un proceso de mejora continua desarrollandomantenimientos evolutivos en todas las áreas.

Cobertura funcional

Área de Planificación y ProducciónPlanificación y control de producción por órdenes enpavimento, molturación de esmaltes, procesos especiales,atomización de arcillas y montaje de muestras. Rutas con líneas y velocidades Ficha de aplicación. Gestión de mermas en consumos y operaciones productivas. Planificación por MRP. Secuenciación gráfica a capacidad finita.Partes de producción por contadores de piezas. Estadísticas de porcentaje de calidades, paros y productividad.

Área FinancieraContabilidad financiera, programa automático de cobros ypagos. Gestión de exportaciones. Gestión de comisionistas (a la emisión o al cobro). Gastos de viaje. Activos fijos, manteniendo diferentes criterios deamortización. Gestión de préstamos y operaciones de leasing y renting.Tesorería: posición o previsión por factura o pedido. Impuestos: IVA, IRPF, 347, 349, Bienes Inmuebles, intereses,consejeros, etc.

Área de ControllingGastos planificados y reales por centro de coste o agrupación. Múltiples criterios de reparto de gastos indirectos a seccionesproductivas y a producto. Cálculo automático de tarifas planificadas (presupuesto) yreales (fin de mes). Control de costes de producción, teórico y real, por orden deproducción y producto. Cálculo automático de escandallo de productos. Cuenta de resultados analítica multidimensional (sin límite)por sociedad y grupo.Planificación anual del presupuesto de ventas y gastos directosde la venta. Comparativa con real. Gestión de ferias y convenciones.

Área de ComprasOfertas, solicitudes de pedido, pedidos y servicios. Propuesta automática de compras en planificación del aprovisionamiento. Rappels. Transportes. Subcontratación. Verificación de facturas.

Área de UbicacionesAlmacén, bloques (moladas), estanterías y libre. Estrategias de selección de ubicaciones para maximizar lasubicaciones libres y no abrir palés.Creación y confirmación de órdenes de transporte. Listado-propuesta de optimización del almacén.

Gestión de CalidadDefinición de especificaciones por artículo. Resultados de inspección.Diferenciación de stock por estatus: pendiente de controlcalidad, aceptado o rechazado. Evaluación de proveedores. No conformidades y reclamaciones de clientes.

Recursos HumanosControl de tiempos:- Control de incidencias (absentismos, presencias, horas extras,

etc.)- Distribución real de costes entre secciones según incidencias

introducidas.

“La mejora de nuestros procesos

informáticos nos permite ofrecer un

valor añadido a nuestros clientes.

El nivel de servicio, la atención pre

y post-venta, la resolución de las

reclamaciones… son factores que

deben acompañar a un buen producto

para conseguir la fidelización de

nuestros clientes”.

Joaquín SauraDirector de Sistemas. Hijos de Francisco Gaya Forés S.L.

- Generación automática de variables (pluses, horas extras, descuentos, etc.) en función de horarios y estructura organizativa de los empleados.- Integración total con nómina.

Nómina adaptada al convenio de Ascer:- Gestión de personal completa y ETT.- Más de 40 conceptos de nómina definidos.- Valoración de absentismos retribuidos a salario base o a salario

real.- Cálculo automático de la antigüedad.- Gestión automática de la paga de beneficios, paga extra de

verano y de Navidad. - Regularización IRPF con estimación de conceptos variables

según año anterior.- Asiento contable con distribuciones de costes por empleado y

por concepto de nómina, y provisiones de vacaciones y de pagas extras.

- Recibos de nómina: mensual, pagas extras y finiquito.

Mantenimiento en PlantaCorrectivo. Planificable. Preventivo (por frecuencia o contador). Estructuración jerárquica de las instalaciones y equipos.Gestión de trabajos externos. Integración con compras (planificación de repuestos, pedidode servicios externos, etc.) Integración con inventarios y producción. Control de costes de mantenimiento por instalación y trabajo(orden de mantenimiento) tanto de materiales como de manode obra externa o interna. Pantalla ágil para la introducción de trabajos demantenimiento por operario interno o externo, contra ordende trabajo (planificable o preventivo) o sin orden (correctivo,con generación automática de la misma).

Beneficios

La implantación de la solución de Grupotec para el sectorcerámico, no ha supuesto para Gayaforés la necesidad demodificar sus procedimientos de trabajo. Todo lo contrario, laherramienta se ha adaptado a ellos, pero aportando mayoreficiencia, control y fiabilidad.

En concreto, se han identificado los siguientes beneficiosdirectos:

Mejor control de todos los procesos de la empresa, coninformación online, fiable y adecuada para la toma dedecisiones.Procedimientos más eficientes, que redundan directamente enla cuenta de resultados, al permitir realizar más trabajo conmenos o igual personal que antes. Mayor nivel de servicio a los clientes, gracias a la función SAPde programación de la producción. Ligera reducción del stock de producto terminado. Mejor control de fechas de cumplimiento de proveedores y,como consecuencia, del servicio ofrecido a clientes. Mejor comunicación con los clientes, gracias a laautomatización de envíos por fax o email.

Planes de futuro

Una vez asentada la solución sectorial, Gayaforés tiene previstoabordar nuevos proyectos con el objetivo de explotar los datosque proporciona el sistema. En la actualidad, ya está en marchaun programa de Business Intelligence (BI) que mejorarápaulatinamente la información de todos los departamentos.Asimismo, está previsto implantar el módulo de CRM(Customer Relationship Management) para continuarpotenciando la atención a sus clientes, así como un Cuadro deMandos Integral (BSC) que dará cohesión a la actual plataformainformática.

Con todo ello, Gayaforés desea ofrecer a sus clientes un valorañadido que les diferencie de su competencia y, de este modo,establecer vínculos duraderos que fidelicen a sus compradores.

www.sap.com/spain

Junio 2007

© 2007 by SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp y otros pro-ductos y servicios de SAP citados en este documento, así como sus respectivos logos son marcas o marcasregistradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todos los demás productos o servicios quese mencionan son marcas registradas de sus respectivas empresas. Los datos que contiene este documentotienen un propósito meramente informativo. Las especificaciones nacionales de producto pueden variar.