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MANUAL Y PROTOCOLO DE CONTRATACIÓN FUNDALECTURA / BIBLORED

CONCESIÓN 159 DE 2018 Página 1 de 40

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MANUAL Y PROTOCOLO DE CONTRATACIÓN

FUNDALECTURA / BIBLORED CONCESIÓN 159 DE 2018

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FUNDACIÓN PARA EL FOMENTO DE LA

LECTURA - FUNDALECTURA Realizó: Diego Felipe Rodríguez Pulido – Profesional Senior Jurídico Biblored Revisó: Carolina Vigoya – Coordinadora Legal Fundalectura Avaló: Oscar Avendaño – Supervisor CC159 SCRD / Alejandro Figueroa - Abogado Interventoría área jurídica Aprobó: Comité Administrativo CC 159 del 23 de enero de 2019



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1. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta que la RED DISTRITAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS – BIBLORED, cuya dirección, fortalecimiento y desarrollo está a cargo de la DIRECCION DE LECTURA Y BIBLIOTECAS de la SECRETARÍA DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE - SCRD, de conformidad con el Decreto 037 de 2017, y que La Fundación para el Fomento de la Lectura - FUNDALECTURA, en su calidad de Operador de BIBLORED, otorgada conforme el Contrato de Concesión 159 de 2018 suscrito con la SCRD, y cuyo objeto es “Otorgar la operación de la Red Distrital de Bibliotecas Públicas – Biblored”; tiene la obligación, conforme el Anexo No. 13, de: “Para la contratación de todos los bienes y servicios que se requieran para la adecuada operación del programa BibloRed, EL CONCESIONARIO deberá establecer un proceso independiente, atendiendo a la necesidad de que el mismo responda de manera expedita a las necesidades del programa a atender, de tal manera que no se vea afectado el servicio. Lo anterior, sin desmedro de buscar a través de dicho procedimiento, economía, calidad y seguridad”, mediante la definición de un protocolo de contratación para ser aprobado por el comité Administrativo de la Concesión, y que sirva de orientación para quienes realicen su interventoría. Fundalectura define el presente PROTOCOLO DE CONTRATACIÓN que estipula responsabilidades, funciones, procesos, procedimientos, niveles de autorización, comités, autoridades, y demás criterios para la adecuada gestión contractual del programa Biblored, que conlleve a celebrar los contratos, de la naturaleza que proceda, requeridos para la prestación de los servicios del Programa mediante el suministro de bienes o servicios, además del logro de alianzas, convenios y/o acuerdos, con base en los planes operativos de cada una de las Áreas de Biblored y aprobados por la SCRD, en el marco de la misionalidad de la Red y bajos los principios de planeación, selección objetiva, economía, eficiencia, responsabilidad, celeridad, legalidad, y autonomía de la voluntad privada. En ese sentido, este documento determina las actividades que deben seguirse de forma constante y rigurosa en temas contractuales, regula la vigilancia y control de la ejecución contractual para la adquisición de los bienes, servicios y obras necesarios por BibloRed en la Concesión 159 de 2018; es una política para la adecuada destinación y seguimiento de los recursos invertidos para el funcionamiento y/o inversión necesarios para el logro de la misionalidad de la Red, que versa así: “El proyecto BibloRed de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte fomenta el acceso con equidad a la literatura, lectura, escritura y oralidad; contextualiza y construye con competencia, calidad y responsabilidad significaciones, espacios y medios que garanticen el derecho al conocimiento, a la información, a la cultura, al arte, al bienestar y a la recreación de todos los grupos poblacionales y etarios. Lo anterior orientado al desarrollo humano y al ejercicio de derechos de todas las personas.”



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Así mismo, este protocolo identifica los métodos, mecanismos y criterios necesarios para realizar las actividades de contratación de forma eficaz y eficiente, mediante la puesta de un instrumento al servicio de todo el personal de BibloRed; desde el nivel Gerencial, Profesional, Técnicos, Auxiliares, Contratistas y demás que intervengan en la contratación; aplicado en la estructuración de necesidades, etapa precontractual, contractual y post-contractual, definiendo políticas, parámetros, reglas, procesos, gestión documental y procedimientos de contratación del programa.



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2. TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 2

2. TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................... 4

3. OBJETO ......................................................................................................................... 5

4. ALCANCE AL OBJETO ................................................................................................. 5

5. AMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................ 5

6. PRINCIPIOS ................................................................................................................... 6

7. MARCO NORMATIVO ................................................................................................... 7

8. ASPECTOS GENERALES ............................................................................................. 7

9. ETAPA PRECONTRACTUAL ........................................................................................ 8

10. ETAPA CONTRACTUAL ..............................................................................................20

11. ETAPA DE EJECUCIÓN ...............................................................................................28

12. ETAPA POSTCONTRACTUAL.....................................................................................34

13. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO ....................................................................36

14. MODIFICACIONES AL PROTOCOLO ..........................................................................39

15. GLOSARIO ....................................................................................................................39



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3. OBJETO

Definir el Protocolo de Contratación de Biblored para la Concesión 159 de 2018, que estipula responsabilidades, funciones, procesos, procedimientos, niveles de autorización, comités, autoridades, y demás criterios para la adecuada gestión contractual del programa Biblored, que conlleve a celebrar los contratos, de la naturaleza que proceda, requeridos para la prestación de los servicios del Programa mediante el suministro de bienes o servicios, además del logro de alianzas, convenios y/o acuerdos, con base en los planes operativos de cada una de las Áreas de Biblored y aprobados por la SCRD, en el marco de la misionalidad de la Red y bajos los principios de planeación, selección objetiva, economía, eficiencia, responsabilidad, celeridad, legalidad, y autonomía de la voluntad privada.

4. ALCANCE AL OBJETO

El presente protocolo es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores de la Red, cualquiera sea su modalidad de vinculación a Biblored; los procesos, procedimientos, documentos descritos y relacionados son de estricta aplicación por las Áreas en toda la contratación; igualmente serán destinatarias todas aquellas personas naturales y jurídicas que tengan relación directa o indirecta en el proceso regulado. Este documento se constituye para determinar cómo ejercer el control y vigilancia del cumplimiento del objeto contractual; así mismo tener definidas en forma clara las obligaciones, derechos y deberes de las partes; entendidos también como proveedores, oferentes y contratistas; entre otros. Es importante que las necesidades cuyo fin sea adquirir bienes, obras y servicios que requiera la entidad; estén guiadas, guardando austeridad de costos y tiempos; cuyo fin es asegurar la salvaguarda del interés general y del presupuesto de Biblored. Partiendo del fundamento que la actividad contractual desarrollada, guarde respeto por la participación equitativa, selección objetiva, celebración adecuada, vigilancia, supervisión, seguimiento y liquidación de los contratos, ciñendo estos procesos a los postulados constitucionales y legales.

5. AMBITO DE APLICACIÓN

El ámbito de aplicación del presente protocolo respecto su temporalidad será igual a la vigencia de la Concesión 159 de 2018, de tal suerte que cualquier modificación en el contrato de concesión será subsidiariamente aplicada al presente protocolo; en cuanto a su validez espacial, el protocolo se aplicará en todas las Bibliotecas, PPP, Bibloestaciones y cualquier espacio donde se desarrolle la misionalidad de Biblored; y desde su ámbito personal será válido y de obligatorio cumplimiento a todo los colaboradores de la Red, en especial frente a los que intervengan en cualquier proceso y en la calidad que fuere, del proceso de contratación, conforme el objeto del presente documento.



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6. PRINCIPIOS

Todo proceso, manual, guía, tramite, acto o cualquier actividad que se efectúe en el marco del presente protocolo y para sí mismo, deberá ejecutarse con base a los principios de planeación, selección objetiva, economía, eficiencia, responsabilidad, celeridad, legalidad, y autonomía de la voluntad privada, que a continuación se conceptúan: 6.1 PLANEACIÓN: Es la formulación del estado futuro deseado para Biblored, respecto cada proyecto, programa o iniciativa de las Áreas de Biblored conforme su planes operativos y lineamientos de la SCRD, bajo el cual debe plantearse líneas de acción, su evaluación y definición de mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para su eficiente utilización. La planeación implica una visión prospectiva en la que las Áreas de Biblored establezcan, previo inicio a su ejecución, los objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, y demás factores que permitan satisfacer las necesidades de Biblored. 6.2 SELECCIÓN OBJETIVA: Toda persona jurídica o natural que se vincule a Biblored para el suministro de bienes o servicios, la articulación o alianza para el desarrollo de proyectos concretos, deberá seleccionarse bajo criterios de escogencia que se haga al ofrecimiento más favorable a la necesidad de Biblored y a satisfacer, y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación descritos en el presente documento, como la forma de presentación, el contenido y evaluación de las propuestas que formulen los proponentes o participantes, según el caso particular: tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, plazo, precio y la ponderación precisa, detallada y concreta de los requisitos exigidos por cada una de las Áreas en satisfacción de las necesidades, que les correspondan conforme su plan operativo, de Biblored. 6.3 ECONOMÍA: Lo sustancial prevalecerá sobre la formalidad, sin perjuicio del acatamiento de lo estipulado en el presente documento, se maximizarán los fines de la contratación, el beneficio perseguido y la satisfacción de la necesidad de las Áreas de Biblored. Por lo que, los procedimientos propenderán por agilizar las decisiones, efectuarse en el menor tiempo posible y con el menor gasto económico y de quienes intervienen en ellos, conforme a las políticas de seguridad, jurídicas y financieras, del presente Protocolo. 6.4 EFICIENCIA: Propender porque en el suministro de bienes y servicios, en la articulación o alianza para el desarrollo de proyectos concretos, se seleccione y ejecute con el precio más favorable, sin perjuicio de condiciones de calidad y seguridad, jurídica y financiera, cumpliendo los fines mismos de la contratación y satisfaciendo las necesidades de las Áreas de Biblored.



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6.5 EFICACIA: Biblored y su función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el Plan de Acción de la Concesión. 6.6 RESPONSABILIDAD: Todo colaborador de Biblored, según el ámbito de aplicación del presente protocolo, y conforme su competencia especifica establecida en sus funciones respectivas, tendrá autonomía para efectuar la administración del recurso público a su cargo, por lo que le sobreviene su responsabilidad de conservar la articulación y armonía entre la necesidad a satisfacer, según los planes operativos de cada área de la Red, y el deber de garantizar que en todos sus procesos se de efectividad y cumplimiento a los demás principios. 6.7 CELERIDAD: Propender por la agilidad en los tramites inherentes al presente protocolo, a fin de satisfacer los fines propuestos con base a la necesidad de las áreas de Biblored, sin la exigencia de requisitos formales innecesarios, por lo que el impulso de los mismos se efectuará de manera oficiosa por parte de los colaboradores a cargo de cada proceso. 6.8 LEGALIDAD: Todo proceso, manual, guía, tramite, acto o cualquier actividad que se efectúe en el marco del presente protocolo y para sí mismo deberá ajustarse al orden legal, es decir, las actuaciones de los colaboradores, conforme el ámbito de aplicación del presente protocolo, deben encontrarse ajustadas a derecho. Por lo que, la legalidad de las actuaciones aquí comprendidas se enmarcase en la Constitución, y las leyes vigentes y aplicables, los pliegos de condiciones de la Concesión 159 de 2018 y en los lineamientos de la SCRD. 6.9 AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD PRIVADA: La autonomía de la voluntad privada es la facultad reconocida por el ordenamiento positivo a las personas para disponer de sus intereses con efecto vinculante y, por tanto, para crear derechos y obligaciones, con los límites generales del orden público y las buenas costumbres, para el intercambio de bienes y servicios o el desarrollo de actividades de cooperación.

7. MARCO NORMATIVO

Pliegos de la Concesión 159 de 2018

8. ASPECTOS GENERALES

Para el suministro de bienes o servicios, además del logro de alianzas, convenios y/o acuerdos, siempre deberá preexistir un documento escrito de acuerdo de voluntades, cualquiera sea su naturaleza, en el que se establezcan las estipulaciones particulares, técnicas y generales que permitan blindar, financiera y jurídicamente, al programa Biblored, su operador-concesionario Fundalectura y a la SCRD. Es por tanto que todo proceso de



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Contratación constará de cuatro etapas, etapa precontractual, contractual, de ejecución y postcontractual, que a continuación se abordan, así:

9. ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual es aquella donde se desarrollan todas las acciones previas a la celebración del contrato, es por tanto que la compondrán simples tratos o contactos previos, solicitudes de información, materiales o mensajes comerciales, declaraciones y acuerdos preliminares, que efectuarán las Áreas de Biblored en búsqueda de la satisfacción de las necesidades de la Red, siempre en armonía con sus respectivos planes operativos, lineamientos de la SCRD y presupuesto asignado. NOTA 1: Las cotizaciones, propuestas técnicas y económicas, así como cualquier otro documento que se genere por el oferente deberán dirigirse a Fundalectura – Programa Biblored. En caso de presentación de documento que no contemple la anterior estipulación será rechazada de plano. En ese sentido la etapa precontractual la compondrá las siguientes sub-etapas: 9.1 PLANEACIÓN: Esta sub-etapa estará a cargo de las Áreas de Biblored, quiénes efectuarán, conforme sus anexos técnicos respectivos contenidos en los pliegos de la Concesión, sus procesos y funciones a cargo, los lineamientos de la SCRD, instrucciones de la Gerencia operativa y Subgerencia Administrativa y Financiera, su Plan Operativo a ejecutar durante cada una de las vigencias de la Concesión 159 de 2018, a fin de satisfacer las necesidades de Biblored; planteando sus líneas de acción, su evaluación y definición de mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para su eficiente utilización. 9.2 APROBACIÓN PLAN OPERATIVO: Una vez surtida la sub-etapa anterior, cada Área presentará a la Subgerencia Administrativa y Financiera, Gerencia Operativa de Biblored, y representación legal de Fundalectura su Plan Operativo, a fin de que sea expuesto para su análisis y aprobación en los Comités Técnico y/o Administrativo de la Concesión según corresponda, conforme el anexo 16 sobre la Dirección, articulación y supervisión de la Concesión, de sus pliegos. Todo proyecto a ejecutar para el suministro de bienes y servicios deberá enmarcarse por las Áreas en su Plan Operativo que previamente debió haber sido aprobado por el Comité respectivo según el presente acápite, conforme sus rubros y presupuesto asignado. 9.3 ESTUDIO DE MERCADO O DEL SECTOR / INVITACIÓN A COTIZAR / CONVOCATORIA: Satisfecha la etapa anterior las Áreas de Biblored con base al Plan Operativo aprobado, diseñarán su plan de compras para la adquisición de bienes y/o



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prestación de servicios, y definirá los Contratos que debe ejecutar para su cumplimiento, siempre propendiendo por la satisfacción de las necesidades de la Red a su cargo y atendiendo el principio de planeación del presente protocolo. Una vez, definidos los contratos que requieran ejecutar, las Áreas desarrollarán los estudios de mercado o del sector, mediante convocatoria o invitación a cotizar, señalando siempre que la participación de los oferentes será en la modalidad de estudio de mercado que podrá, según decisión de Biblored, derivar en su contratación. Proceso que se llevará a cabo en los formatos que apruebe SAF, diligenciando todos sus campos y que se anexa al presente protocolo como documento integral de este, determinando el criterio técnico con que necesita la satisfacción del suministro de bienes y/o servicios, la garantía que requiere, y el plazo en que necesita su cumplimiento y demás criterios de selección, CONFORME LAS SIGUIENTES MODALIDADES: 9.3.1 DE FORMA DIRECTA: La modalidad de contratación directa, procederá única y exclusivamente frente a las causales previstas a continuación, y por lo tanto su aplicación es de carácter restrictivo. En todo caso, para contratar bajo esta modalidad el Área deberá expresar y soportar en el respectivo formato de insumo de contratación que el Proponente a contratar cuenta con la idoneidad y experticia que le permita la satisfacción del objeto del contrato, con la calidad, garantía, cumplimiento y en el tiempo requerido, propendiendo por la superación de la necesidad, en su integralidad total.

9.3.1.1 NECESIDAD PRIORITARIA: Situación que puede sobrevenir de uno de los siguientes presupuestos: - Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro. - Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, - En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de selección aquí dispuestos, cuya atención requerirá una oportuna y prioritaria tramitología para proyectar y suscribir contrato de forma directa. No obstante, las Áreas para contratos de esta modalidad, deberá cerciorarse en el respectivo sector comercial correspondiente, que los precios ofertados son ajustables al mercado. 9.3.1.2 CUANTÍA INFERIOR A 3.5 MILLONES DE PESOS M/CTE.: La cuantía mínima para iniciar un proceso de estudio de mercado o invitación a cotizar abierta o cerrada será de 3.5 millones de pesos m/cte. Es decir, todo contrato cuya cuantía fuese inferior a la suma anteriormente referida, no requerirá estudio de mercado o invitación a cotizar para seleccionar al contratista. No obstante, las Áreas para contratos cuya cuantía sea inferior a la suma enunciada, deberá cerciorarse en el respectivo sector comercial correspondiente, que los precios



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ofertados son ajustables al mercado. Se podrá tramitar bajo esta modalidad las compras masivas inferiores a $13.000.000 que se realicen en sociedades consideradas como GRANDES CONTRIBUYENTES Y SUPERFICIES, que previamente hayan sido aprobadas por el comité administrativo y financiero de la concesión y exclusivamente para el Área de Plantas Físicas y Mobiliario, en calidad de mínima cuantía. Para este tipo de compras, no se requerirá documentación del contratista, salvo la respectiva cotización y factura correspondiente. La compra se protocolizará mediante una orden de compra suscrita sólo por la supervisión, y que se entenderá surtida con la presentación del insumo de contratación, y que servirá de soporte para el pago electrónico, el cual se realizará por Fundalectura y se recobrará a la Concesión (Fiducia respectiva).

9.3.1.3 NO PLURALIDAD DE OFERENTES: Causal evocable si por situación derivada de una exclusividad comercial, técnica o científica, el oferente a contratar sea el único en Colombia con la capacidad y calidad para suministrar el bien o el servicio requerido. Caso en el cual se solicitará las respectivas certificaciones, exclusividades publicitadas en Cámara de Comercio o documentos prueba que demuestre su exclusividad. Bajo esta modalidad se podrá integrar, los contratos cuyo objeto sea la continuidad de proyectos específicos, según sus fases correspondientes, ya que el efectuar el contrato con persona jurídica o natural diferente al que lo ha venido desarrollando, implicaría un desgaste administrativo, técnico y presupuestal para su capacitación, consultoría o articulación al proyecto. Así como, para los que se haya iniciado proceso preparativo mediante invitación directa para la proyección, conformación y/o consolidación de un proyecto específico, por direccionamiento de comité técnico o administrativo. Proceso preparativo que derivará en un informe, por consulta y sin costo alguno, por parte del invitado directo, sin que medie promesa de contratación o contraprestación alguna (Para estos casos se deberá suscribir acta de acuerdo que proyectará el Área jurídica de Biblored); y el cual deberá ser aprobado por el comité técnico respectivo para su eventual contratación. Toda vez que, el efectuar el contrato con persona jurídica o natural diferente al que ha proyectado, conformado y/o consolidado el Proyecto bajo los lineamientos de la SCRD y Biblored, implicaría un desgaste administrativo, técnico y presupuestal para su capacitación, consultoría o articulación al proyecto. 9.3.1.4 ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y/O ACADÉMICAS: En el marco de la misionalidad de la Red, se requieren la prestación de servicios artísticos y/o académicos para robustecer la agenda de las bibliotecas y así ofrecer un servicio bibliotecario incluyente, y toda vez que, por su naturaleza creativa, de derecho de autor



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protegido, su satisfacción sólo puede suscitarse por el mismo personal que propone la actividad artística o académica, ya que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas que ostenten el derecho de la persona natural que desarrollará la actividad artística y/o académica. Conforme los lineamientos de la SCRD y lo estipulado en el anexo 9 de convocatorias, de los pliegos de la Concesión, se podrá efectuar una selección del personal para el desarrollo de este tipo de actividades, que se efectuará conforme las reglas allí dispuestas. 9.3.1.5 APROVECHAMIENTO ECONÓMICO: El Concesionario podrá seleccionar directamente las personas naturales o jurídicas, conforme su obligación de explotar económicamente los espacios de la Red bajo las reglas expuestas en el anexo 13, efectuaran el aprovechamiento económico. Para los espacios de destinación exclusiva como cafeterías y parqueaderos de la Red, la modalidad de Contratación será de Administración, Mantenimiento y Aprovechamiento Económico del espacio que corresponda. Para los espacios susceptibles de aprovechamiento económico pero que no presentan destinación exclusiva como locales, auditorios, vestíbulos; se celebrará contrato de Arrendamiento Comercial. 9.3.1.6 APOYO A LA GESTIÓN: Los servicios de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones administrativas o misionales de Biblored; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales y pueden contratarse bajo la modalidad de contratación directa, siempre y cuando se verifique la idoneidad y experiencia de la persona natural a Contratar. Los apoyos a la gestión, sólo se contratarán previa aprobación en comité administrativo.

9.3.1.7 POR DESIGNACIÓN-AUTORIZACIÓN DIRECTA DE LA SCRD: En atención a la obligación del Concesionario de seguir los lineamientos de la SCRD, se podrá contratar directamente la persona jurídica o natural que designe y autorice la SCRD, mediante algún comité o por los canales de comunicación autorizados con el Concesionario; siempre que se demuestre y certifique la idoneidad y experiencia para el desarrollo del objeto del Contrato encomendado. Bajo esta modalidad, se podrá contratar aquellas negociaciones tramitadas bajo el rubro presupuestal de Proyectos Especiales.

Se podrá obviar el escalamiento objeto del presente acápite cuando la causal que se convoque sea diferente a la a. Necesidad prioritaria y b. Cuantía inferior a 3.5 millones de



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pesos M/cte. El proceso de selección del personal que requiera contratarse como apoyo a la gestión (literal f.) lo efectuará el Área solicitante y supervisora de Biblored, mediante estudio de hojas de vida y las pruebas que aplique, adicional al cumplimiento de los requisitos propios del perfil que apruebe para ello; sin perjuicio de que el área de contratación requiera documentos o justificaciones adicionales.

9.3.2 INVITACIÓN A COTIZAR A MÍNIMO 3 OFERENTES (LISTA CERRADA): La modalidad de selección del contratista con que se titula el presente punto, sólo aplicará para contratos que se proyecten por una cuantía comprendida de 3.5 y hasta 30 millones de pesos m/cte., para lo cual las Áreas, conforme la información, necesidad y requerimiento, desarrollará una invitación a cotizar a mínimo 3 oferentes, mediante lista cerrada que podrá determinar del banco de proveedores de la Red, calificación de Entidades públicas y privadas que vigilen, sean veedoras del sector comercial respectivo, o efectúen estudios de mercado para contratación; y/o del independiente estudio del sector que realice.

El Área realizará la invitación a cotizar con el apoyo del Área jurídica de Biblored, señalando:

a. Las condiciones técnicas de los bienes y/o servicios que se necesitan b. El plazo con que se requiere la ejecución del objeto contractual c. El presupuesto máximo asignado por el Área (Según táctica comercial) d. La garantía mínima contractual e. Las coberturas de pólizas que se requerirán para amparar el cumplimiento

del objeto del contrato, en caso de ser seleccionado f. Los documentos generales para el registro como proveedor de Biblored,

tanto de persona natural como jurídica g. La ponderación con que se calificará los criterios de evaluación h. El diligenciamiento del formato respectivo para presentación de ofertas

técnicas y económicas. i. Plazo para presentación de ofertas j. Otra información o documentos que requiera el Área solicitante, el Área

Administrativa y Financiera, el Área jurídica-Contractual o de Talento Humano.

Una vez radicada la propuesta técnica y económica de los oferentes invitados, el Área podrá elevar directamente a los oferentes, siempre de forma transparente a todos los participantes, solicitudes de aclaración, de renegociación, o las que crea indispensables con base a los principios del presente protocolo.

El análisis y evaluación de las propuestas técnicas y económicas de los oferentes participantes se realizará por el Área técnica respectiva, atendiendo los criterios de la invitación a cotizar, siempre sobre los que definan experiencia, organización, equipos, calidad, plazo, precio, garantía, y sobre la ponderación precisa, detallada y concreta de los requisitos



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exigidos por cada una de las Áreas, quién a su vez verificará y aprobará el estudio de mercado; proceso del cual se suscribirá Acta de Compras. En caso de que se presente desacuerdo con el análisis y evaluación se dirimirá el conflicto en reunión, de la cual deberá levantarse acta, en que participará la Gerencia Operativa, Subgerente Administrativa y Financiera y el Profesional Senior del Área jurídica, con los actores en debate. 9.3.3 INVITACIÓN A COTIZAR A MÍNIMO 5 OFERENTES (LISTA CERRADA) Y CONVOCATORIA ABIERTA: Las modalidades de selección del contratista con que se titula el presente punto, sólo aplicará para contratos que se proyecten por una cuantía comprendida de 30 millones de pesos m/cte., en adelante, para lo cual el Área, desarrollará una invitación a cotizar a mínimo 5 oferentes, mediante lista cerrada que podrá determinar del banco de proveedores de la Red, calificación de Entidades públicas o privadas que vigilen, sean veedoras del sector comercial respectivo, o efectúen estudios de mercado para contratación; y/o del independiente estudio del sector que realice, bajo el mismo direccionamiento expresado en el punto anterior.

En caso de que se requiera por el Área convocatoria abierta, los términos de referencia respectivos, se proyectarán y publicarán, con apoyo del Área Jurídica, el Área de Divulgación, el Área Administrativa y Financiera, y el Área técnica respectiva.

En todo caso que exista calificación de entidades públicas o privadas que vigilen, sean veedoras del sector comercial respectivo, o efectúen estudios de mercado para contratación, se preferirá, bajo el principio de celeridad y eficiencia, realizar una invitación a cotizar de mínimo 5 oferentes.

Se podrá adelantar invitación a cotizar a mínimo 5 oferentes o mediante convocatoria abierta, sin determinar el contrato a adjudicar, para la prestación de servicios esenciales y generales que todas las Áreas requieren para el desarrollo de sus actividades, como suministro de refrigerios, transporte de carga y pasajeros, o suministro de materiales o insumos. En todo caso, a través del proceso se buscará la selección de un proveedor por el mayor término de la Concesión y al cual se le adjudicarán todos los contratos de la Red que versen sobre la temática convocada. NOTA 1: En cualquiera de las modalidades de estudio de mercado o invitación a cotizar o de convocatoria abierta, que se escalen para contratar cuantías superiores a cien millones de pesos m/cte. ($100.000.000) será obligatorio solicitar póliza de seriedad de la oferta. NOTA 2: Cuando se exija, según el presente protocolo, una determinada cantidad de ofertas (3 o 5), pero la invitación a cotizar no sea atendida por el invitado o exprese su negativa a participar, se podrá soportar el cumplimiento del requisito con la notificación de invitación, siempre que mínimo exista 2 ofertas. En caso de que no se cuente con 2 ofertas mínimas, se deberá por una vez más escalar la invitación y de seguir siendo negativa la participación se



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tramitará el contrato por no pluralidad de oferentes, expresando el proceso adelantado en el respectivo insumo de contratación. NOTA 3: Una vez seleccionado el Contratista, cualquiera hubiera sido su modalidad, deberá reportarse por el Área solicitante y supervisora del Contrato, al Área jurídica/contractual la persona natural o jurídica seleccionada, allegando los documentos que correspondan, para su registro como proveedor de Biblored, en caso de que haya sido previamente registrado, el Área jurídica/contractual deberá verificar si su documentación se encuentra vigente y en legalidad. Los documentos generales que se solicitarán para registro de proveedor de Biblored serán los que se relacionan a continuación:

9.4 SOLICITUD DOCUMENTACIÓN PARA REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIBLORED:

9.4.1 PERSONA JURÍDICA:

a. Certificado de existencia y representación legal (expedición no mayor a 30 días).

b. RUT (generación impresión de la vigencia respectiva) c. RIT. (Persona jurídica con domicilio en el distrito capital) d. Copia de documento de identificación del representante legal. e. Certificación bancaria (expedición no mayor a 30 días). f. Certificado de pago seguridad social y parafiscales (expedido por el

Revisor Fiscal, Contador o Representante Legal). g. Referencias comerciales (idoneidad y experiencia). h. Formato denominado “Registro Proveedores” diligenciado y firmado (letra

clara y legible). Fundación Para el Fomento de la Lectura – Fundalectura i. Constancias de no reportes en curso disciplinarios, fiscales y judiciales.

9.4.2 PERSONA NATURAL:

a. Formato “Registro de proveedores” diligenciado y firmado – BibloRed. b. Copia de documento de identificación. c. RUT con fecha de impresión de documento 2019. d. RIT e. Certificado de matrícula de persona natural (Solo aplica para personas

con establecimiento de comercio). f. Certificado bancario (de una cuenta activa y a nombre del contratista) g. Formato adjunto "Hoja de vida" en con soportes de estudios y de

experiencia. h. Hoja de vida personal (Opcional) i. Certificados afiliación como independiente y activo al SSSI (EPS-AFP-

ARL) del mes correspondiente a la prestación del servicio o actividad contratada.



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j. Constancias de no reportes en curso disciplinarios, fiscales y judiciales. k. Declaración juramentada respecto a certificación ley 1819 de 2016

impuesto sobre la renta personas naturales Cuando se requiera demás documentación a fin de soportar el proceso contractual respectivo, el área solicitante y supervisora efectuará su solicitud y anexará al insumo de contratación. Nota 1: El Área será responsable de entregar con su requerimiento - insumo de contratación toda la documentación del Oferente para su contratación, conforme la documentación estipulada en el presente acápite o la que requiera el Área jurídica y/o Financiera de Biblored. Nota 2: Fundalectura no se hará responsable por el pago de un contrato que se ejecute sin el lleno de los requisitos (documentación completa, suscripción, pólizas, etc.), en caso de presentarse dicha eventualidad, la Fundación se exime de toda responsabilidad contractual, legal y fiscal frente a terceros y será el líder del área solicitante el responsable ante el contratista o proveedor.

9.5 ESCALA DE APROBACIÓN DEL CONTRATO SEGÚN SU CUANTÍA: El insumo de contratación guardará la aprobación, mediante suscripción del mismo, según la cuantía del contrato solicitado; conforme la siguiente escala:

CARGO CUANTÍA

Líder del Área solicitante o supervisora del Contrato $0 - $30.000.000

Subgerencia Administrativa y Financiera, Área Jurídica y Área Financiera de Biblored

$30.000.001 - $50.000.000

Gerencia de Biblored $50.000.001 - $60.000.000

Coordinación Financiera y Legal de Fundalectura $60.000.001 - $100.000.000

Representación Legal de Fundalectura (Cuando requiera aprobación del presidente y/o órgano colegiado – Consejo

directivo de Fundalectura se tramitará respectivamente. (270 SMMLV – 500 SMMLV)

$100.000.001 en adelante.

Nota: El Área será responsable de tramitar las firmas respectivas, de acuerdo a la cuantía. El insumo de contratación incrementará sus espacios de suscripción, conforme la escala anterior, y deberá suscribirse en el orden allí dispuesto. 9.6 INSUMO DE CONTRATACIÓN: Satisfechas todas las sub-etapas anteriores, el área supervisora solicitará al área jurídica/contractual la proyección del Contrato requerido, mediante el diligenciamiento del formato de insumo de contratación que disponga la Subgerencia Administrativa y Financiera de Biblored, en el cual deberá referir el proceso adelantado, conforme las sub-etapas anteriormente descritas, la necesidad a satisfacer, los servicios o bienes a adquirir, las obligaciones específicas que requiera que cumpla el



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contratista, las observaciones a lugar que sirvan como contextualización del proceso o a visualizar sus antecedentes, y demás elementos esenciales del Contrato acordados previamente con el Contratista, además de su erogación presupuestal y afectación conforme el plan operativo del área, su aprobación e información financiera respectiva. Para lo cual el insumo de contratación deberá ser revisado, técnica, financiera y jurídicamente, en tres etapas, las cuales se mencionan a continuación: 9.6.1 REVISIÓN TÉCNICA: El Área solicitante mediante los mecanismos internos que emplee efectuará esta primera revisión, que consistirá en:

I. Asegurar el correcto diligenciamiento del formato de insumo de contratación, de

conformidad con los antecedentes y sub-etapas anteriormente adelantadas y satisfechas, a las cuales deberá hacer referencia en sus respectivos campos de mención y como observaciones.

II. Verificar que las características de los bienes o servicios requeridos sean los correctos

para la satisfacción de la necesidad enunciada. III. Asegurar que la identificación del Contratista se ajuste a sus documentos respectivos.

IV. Que la información para la proyección del contrato como vigencia, valor total y forma de

pago atiendan a su necesidad y acuerdo con el Contratista.

V. Que la información presupuestal, afectación de rubros, cuenta, subcuenta, presupuesto de mes, y centros operativos hayan sido previamente acordados con el Área administrativa y financiera de Biblored.

Nota: Se entenderá surtida la aprobación de la presente revisión con la radiación del insumo al

área jurídica-contractual de Biblored.

9.6.2 REVISIÓN JURÍDICA: El Área Jurídica y Contractual estará a cargo de esta revisión la cual efectuará de la siguiente forma:

I. Habilitará una carpeta compartida en la Red interna de Biblored, donde las Áreas

solicitantes y supervisoras copiarán, en forma digital, el insumo de contratación, anexando sus respectivos soportes que para todo caso como mínimo serán:

a) Diligenciamiento total de todos los campos del formato de insumo b) Propuestas técnica y económica del contratista c) Estudio de mercado cuando aplique d) Propuestas técnicas y económicas de los oferentes no seleccionados,

cuando apliquen



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e) Plan operativo del Área f) Otros, según el caso o por solicitud del Área jurídica/Contractual y Financiera. g) El Área solicitante y supervisora del Contrato podrá solicitar al Área

jurídica/Contractual una previa revisión de su requerimiento, antes de la suscripción y radicación del insumo de Contratación.

II. El Área solicitante y supervisora del contrato, radicará en el Área jurídica/Contractual,

su insumo de contratación, anexando en físico sus respectivos soportes y anexos, para su revisión. Cuando el tamaño de los soportes y anexos sea de gran envergadura, el Área podrá radicarlos en forma digital mediante el uso de un cd o dvd, contramarcado y con seguridad que impida su escritura.

III. Una vez satisfecha la revisión jurídica y sin que se llegase a presentar devoluciones, se

escalará el requerimiento al área administrativa y financiera de Biblored, para su respectiva revisión y generación del AG, con lo cual se entiende satisfecha la presente revisión y aprobado el insumo.

9.6.2.2 REVISIÓN FINANCIERA: Una vez adelantados y satisfechos todos los procesos anteriores, el Área jurídica/Contractual radicará al Área administrativa y Financiera el insumo de contratación con sus respectivos soportes y anexos, quién validará su viabilidad presupuestal y emitirá la Autorización del Gasto – AG, respectivo. Se entenderá revisado y aprobado el insumo de contratación con la expedición del AG. El Área podrá realizar aclaraciones o modificaciones a su insumo de contratación, mediante espacio en el mismo formato creado para tal fin, que tendrá validez con la firma del supervisor, o mediante correo electrónico cuyo remitente sea el correo institucional del supervisor. 9.7 AUTORIZACIÓN DEL GASTO – AG: La Autorización del Gasto – AG es el certificado expedido por el Área Administrativa y Financiera por el cual se declara la existencia de disponibilidad presupuestal para la ejecución del Contrato y se aprueba su ejecución, por la cuantía solicitada por el Área respectiva. Con la expedición del AG se da finalización a la etapa precontractual y se da vía libre para la proyección y suscripción del Contrato mediante su radicación en el Área Jurídica/Contractual.

9.8 TRÁMITE ESPECIAL PARA COMPRAVENTA DE MENOR CUANTÍA – OPS PARA ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y/O ACADÉMICAS DE MENOR CUANTÍA - ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (LIBROS) BAJO MODALIDAD DE COMPRAVENTA:



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9.8.1 COMPRAVENTA DE MENOR CUANTÍA: El Área, en el formato de orden de compra que disponga SAF, tramitará la compra de los elementos que requiera y cuya cuantía total no supere la suma de $3.500.000. La orden de compra será radicada en el Área contractual para su revisión, anexando la documentación del contratista conforme el punto 9.4 del presente protocolo y la propuesta técnica y económica del Contratista. A su vez, el Área Contractual tramitará el AG con el Área financiera y asignará el consecutivo de la orden, cumpliendo así con la revisión financiera y jurídica de la misma. La orden de compra hará las veces de insumo contractual y tendrá un espacio para certificar el cumplimiento del Contratista. El clausulado de la orden de compra reposará de forma general en la página web de Biblored, el cual será aceptado por el Contratista mediante referencia en su propuesta comercial, en la cual deberá aceptar expresamente las condiciones y cumplimiento de las obligaciones del clausulado respecto los bienes ofertados en su propuesta; y en su factura deberá hacer alusión al consecutivo de la Orden. En tal sentido, se obviará la suscripción de la orden por el Contratista, esta sólo será firmada por la supervisión (Líder del Área respectiva). No podrá presentarse más de una Orden de compra en un mismo periodo temporal de 2 meses para un mismo contratista, cuando se detecte fraccionamiento de contrato o las compras, así sean en un periodo mayor al anteriormente enunciado, sea para un mismo fin o para satisfacer la misma necesidad, la orden será rechazada de plano. La anterior condición no aplicará para casos en los que el Área justifique el por qué la compra a realizar no se contempló en la orden inicialmente tramitada, en efecto se demuestre termino del conocimiento. OPS PARA ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y/O ACADÉMICAS DE MENOR CUANTÍA: El Área, en el formato de orden de servicios que disponga SAF, tramitará el servicio de la persona jurídica o natural para la realización de actividades artísticas y/o académicas cuya cuantía total no supere la suma de $3.500.000. La orden de servicio será radicada al Área contractual para su revisión, anexando la documentación del contratista conforme el punto 9.4 del presente protocolo y la propuesta técnica y económica del Contratista. A su vez, el Área Contractual tramitará el AG con el Área financiera y asignará el consecutivo de la orden, cumpliendo así con la revisión financiera y jurídica de la orden. La orden de servicio hará las veces de insumo contractual y tendrá un espacio para certificar el cumplimiento del Contratista.



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El clausulado de la orden de servicio reposará de forma general en la página web de Biblored, el cual será aceptado por el Contratista mediante referencia en su propuesta comercial, en la cual deberá aceptar expresamente las condiciones y cumplimiento de las obligaciones del clausulado respecto las actividades descritas en su propuesta; y en su factura deberá hacer alusión al consecutivo de la Orden. En tal sentido, se obviará la suscripción de la orden por el Contratista, esta sólo será firmada por la supervisión (Líder del Área respectiva). No podrá presentarse más de una Orden de servicio en un mismo periodo temporal de 1 mes para un mismo contratista, cuando se detecte fraccionamiento de contrato o los servicios, así sean en un periodo mayor al anteriormente enunciado, sea para un mismo fin o para satisfacer la misma necesidad, la orden será rechazada de plano. La anterior condición no aplicará para casos en los que el Área justifique el por qué la actividad a realizar no se contempló en la orden inicialmente tramitada, en efecto se demuestre término del conocimiento. ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (LIBROS) BAJO MODALIDAD DE COMPRAVENTA: El Área de Colecciones efectuará su etapa precontractual, de selección de material bibliográfico y de proveedores, de forma autónoma e independiente, mediante los mecanismos que designe conforme los lineamientos de Secretaría de Cultura Recreación y Deporte – Dirección de Lectura y Bibliotecas y que se definan en Comité Técnico respectivo y de Colecciones - Adquisiciones. En todo caso el material bibliográfico que sea seleccionado por el Comité de Colecciones - Adquisiciones será solicitado por la Línea de Colecciones a las Editoriales y Proveedores en calidad de Consignación, para lo cual se comunicará Reglamento de Consignación de Material Bibliográfico por el Área Jurídica/Contractual que se compondrá de los formatos que se requieran para blindar jurídicamente el proceso, el cual se publicará en la página web de Biblored, y deberá ser aceptado expresamente por el consignante en la remisión de entrega respectiva del Editor o Proveedor. Una vez el Área de Colecciones tenga certeza absoluta del material a adquirir, el cual deberá ya encontrarse bajo la custodia de Biblored en calidad de Consignación; escalará a la Subgerencia Administrativa y Financiera, insumo de Contratación de conformidad al acápite respectivo contenido en el presente Protocolo, para la expedición del AG y Suscripción de Orden de Compra. Satisfecha la etapa de suscripción de Orden de Compra el material pasará a calidad de Comprado.



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10. ETAPA CONTRACTUAL

Satisfecha la etapa precontractual, conforme los parámetros establecidos en el presente protocolo, el Área Jurídica/Contractual tendrá bajo su responsabilidad única y en cumplimiento de sus funciones, el trámite de la presente etapa en la cual se desarrollarán las siguientes sub-etapas: 10.1 ASIGNACIÓN DE CONSECUTIVO CONTRACTUAL E INFORME DE CONTRATACIÓN: El Área Jurídica/Contractual administrará la base de contratación, en la cual se relacionará el consecutivo asignado a cada contrato, su estado, sus elementos básicos e información financiera del mismo, y emitirá el respectivo informe de contratación, conforme lo solicite la Subgerencia Administrativa y Financiera de Biblored, la Dirección de Fundalectura, la SCRD o la Interventoría. 10.2 PROYECCIÓN DE MINUTA DE CONTRATO: El abogado que le corresponda proyectar la minuta del contrato solicitado por el Área respectiva, conforme la organización interna del Área jurídica/contractual, deberá efectuar las siguientes revisiones:

1. Que en el expediente del Contratista se encuentre toda su documentación general vigente, mediante estudio de títulos.

2. Que en el expediente del Contratista se encuentre toda la documentación particular al contrato a celebrar, respecto sus soportes y anexos e información que garantice la satisfacción de la etapa precontractual.

3. Que modalidad de contrato, naturaleza y título procede para satisfacer la necesidad expuesta por el Área, con base en los siguientes conceptos:

A. COMPRAVENTA: La compraventa es un contrato civil-comercial en que una de las partes se obliga a trasmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.

B. PRESTACIÓN DE SERVICIO: El contrato de prestación de servicios es un

contrato civil y comercial mediante el cual una persona jurídica o natural se obliga con su contratante a realizar, desarrollar y ejecutar una actividad concretada en su objeto y se caracteriza por la autonomía e independencia del contratista en el ejercicio de sus labores, temporalidad de la vinculación, ausencia de subordinación, ausencia de horario o jornada de trabajo, posibilidad de prestar sus servicios incluso por fuera de las instalaciones propias del contratante, y facultad para utilizar sus propios instrumentos; y lo celebran las entidades para desarrollar actividades relacionadas con su administración o funcionamiento, y sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán



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por el término estrictamente indispensable.

C. SUMINISTRO: El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

D. CONSULTORÍA: Son contratos de consultoría los que se celebren para

realizar estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

E. OBRA CIVIL: Son contratos de obra civil o construcción y urbanización y en

general de confección de obra material del bien inmueble aquellos por los cuales el contratista directa o indirectamente edifica, fabrica, erige o levanta obras, edificios construcciones para residencias o negocios, puentes, carreteras represas acueductos y edificaciones en general, y las obras inherentes a la construcción en sí., tales como electricidad, plomería, cañería, mampostería, drenajes y todos los elementos que se incorporan a la construcción.

a. POR ADMINISTRACIÓN DELEGADA: Consiste en que se selecciona

un administrador para que a nombre de Biblored realice todos los gastos de obra definidos como presupuesto de construcción. La entidad contratante provee al administrador de todos los fondos necesarios para atender los gastos de la obra en los cuales están incluidos el costo de materiales, mano de obra, compra o alquiler de equipos, pago de transportes, pago de profesionales auxiliares de obra, pago de gastos administrativos de oficina.

El administrador tiene como obligación asumir las funciones directivas, administrativas y financieras de la obra para lo cual está obligado a rendir riguroso estado de cuentas mensualmente a Biblored. Los errores de obra realizada imputables al administrador delegado son corregidos bajo su costo. A cambio de su trabajo como administrador delegado, Biblored le reconoce como pago unos honorarios cuyo monto se deriva de la aplicación de una tarifa previamente establecida entre las partes, la cual se aplica sobre el valor total de la obra exceptuando los pagos realizados a personal profesional que esté al servicio de la administración de la obra.



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En este tipo de contratación el administrador delegado está obligado a trasladar a Biblored todas las rebajas y descuentos que obtenga de la adquisición de materiales de obra, de equipos o de renta de los mismos, así como los rendimientos financieros de la cuenta corriente conjunta. Igualmente, las partes podrán pactar previamente a la contratación, condiciones de congelamiento del valor de los honorarios.

b. POR PRECIOS UNITARIOS FIJOS: Es un sistema de contratación por el cual el constructor ejecuta para Biblored una obra de acuerdo con las especificaciones técnicas y los precios pactados para cada uno de los ítems de la misma. En esta modalidad el objeto contractual consta de dos partes: Los costos directos y los costos indirectos.

Los costos directos son aquellos en que incurre el contratista por concepto de compra de materiales, pago de mano de obra, alquiler de herramientas y equipos, transporte de materiales, e IVA incluido vigente para todos los anteriores.

Los costos indirectos son aquellos en que incurre el contratista por concepto de administración (A) de la obra, imprevistos (I) del contratista, utilidad estimada (U) sobre los costos directos de la obra e IVA sobre la utilidad.

c. POR PRECIO GLOBAL ALZADO: Es una modalidad de contratación en la cual el contratista se compromete por su cuenta y riesgo a ejecutar una obra a todo costo o sea por un precio total único.

Para este tipo de contratación la obra debe estar totalmente determinada en términos de calidad y cantidad porque no permite, por principio, realizar modificaciones durante el proceso de ejecución. La característica de esta modalidad es la invariabilidad del precio global convenido, de las cantidades de obra pactadas y del plazo establecido para la ejecución.

F. OBRA PARA CONFECCIÓN DE DOTACIÓN: El Contrato de Obra Para

Confección de Dotación es un contrato civil y comercial mediante el cual una persona jurídica o natural se obliga para quien la contrate, a fabricar y entregar la dotación que sea necesaria para uniformar a sus funcionarios, con la calidad, cantidad y características técnicas que requiera la entidad.

G. ARRENDAMIENTO/ALQUILER: El contrato de arrendamiento o de alquiler es aquel en el que un arrendador cede el uso y disfrute de una determinada propiedad, bien mueble o inmueble, por un tiempo determinado y a cambio



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de una renta.

H. CONTRATO DE HOSPEDAJE: El contrato de hospedaje es aquel por el cual una persona se compromete a otorgar alojamiento por un tiempo determinado a otra persona, y en caso convenido, alimentos u otros servicios, mediante una retribución o precio.

I. CONTRATO DE TRANSPORTE PARA PASAJEROS/EMPRESARIAL: Es el que se celebra entre el representante legal de una empresa o entidad, para el desplazamiento de sus funcionarios, empleados o contratistas, y una empresa de Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial debidamente habilitada para esta modalidad, cuyo objeto es la prestación del servicio de transporte de los funcionarios, empleados o contratistas de la contratante, desde la residencia o lugar de habitación hasta el lugar en el cual deban realizar la labor, incluyendo traslados a lugares no previstos en los recorridos diarios, de acuerdo con los términos y la remuneración pactada entre las partes.

J. CONTRATO DE TRANSPORTE DE CARGA: El transporte es un contrato

por medio del cual una de las partes se obliga para con la otra, a cambio de un precio, a conducir de un lugar a otro, por determinado medio y en el plazo fijado, personas o cosas y entregar éstas al destinatario.

K. COMODATO: El comodato es un préstamo de uso, en el que una de las

partes entrega a otra gratuitamente algún bien no fungible, mueble o inmueble para que se sirva de ella y restituya la misma cosa recibida en el tiempo pactado.

L. ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO Y APROVECHAMIENTO

ECONÓMICO: Son los actos jurídicos generadores de obligaciones suscritos entre la respectiva Entidad Distrital Administradora del Espacio Público y/o Gestoras y una persona natural o jurídica, previsto por el ordenamiento jurídico, cuyo objeto es conceder el uso, goce y disfrute de uno o varios espacios públicos susceptibles de ser entregados en administración, mantenimiento y aprovechamiento económico, según las normas legales vigentes, conforme el Decreto Distrital 456 de 2013, el traslado de la Administración de Biblored a la SCRD como entidad gestora, y su delegación, mediante el Contrato de Concesión 159 de 2018, a Fundalectura.

M. AUTORIZACIÓN DE USO DE ESPACIOS: Acuerdo de voluntades para gestionar, mediante alianzas con entidades privadas o públicas, el uso de los espacios de Red para la realización de actividades que se enmarquen en la

https://es.wikipedia.org/wiki/Bien_fungible

https://es.wikipedia.org/wiki/Bien_mueble

https://es.wikipedia.org/wiki/Inmueble



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misionalidad de Biblored. Este acuerdo podrá efectuarse mediante cartas de intención o suscripción por ambas partes.

N. BOLSA PRESUPUESTAL: Los contratos por bolsa presupuestal, más que una modalidad contractual, es la descripción estipularía de cómo se ejecuta el valor total del contrato, refiriéndose a que su gasto se efectúa por la necesidad del área, de requerir productos aleatoriamente de una lista previa con valor unitario fijo. Se podrá establecer bolsa presupuestal sin determinar lista de productos con precio unitario para los casos en que la necesidad del Área no permita cuantificar y/o igualar los productos.

O. TARJETA DE CRÉDITO: Cualquiera sea la forma de selección de contratista y sólo cuando no se permita, por políticas internas del proveedor, la suscripción de un contrato o la satisfacción de las formalidades expuestas en este documento, se realizará pago con la tarjeta de crédito de Fundalectura, siempre que se contengan las aprobaciones que se requieran por comité técnico y administrativo, y conforme la escala de su cuantía. Para este tipo de compras, no se requerirá documentación del contratista, salvo la respectiva cotización y factura correspondiente. La compra se protocolizará mediante una orden de compra suscrita sólo por la supervisión, y que se entenderá surtida con la presentación del insumo de contratación, y que servirá de soporte para el pago electrónico, el cual se realizará por Fundalectura y se recobrará a la Concesión (Fiducia respectiva).

P. CONVENIO MARCO: Son aquellos mediante los cuales las partes

establecen compromisos e intenciones generales de cooperación y se ejecutan a través de acuerdos específicos que hacen parte integral del marco en la forma en que se establezca este.

Q. CONVENIOS ESPECÍFICOS: Son aquellos mediante los cuales las partes

establecen compromisos determinados de cooperación; cuando hay la necesidad de desarrollar una actividad específica en un tiempo determinado.

R. ALIANZA ESTRATÉGICA: El contrato de Alianza regula las relaciones

comerciales entre dos o más personas jurídicas o naturales que deseen lograr beneficios mutuos, a través de su colaboración mutua para el desarrollo de un o varios proyectos específicos.

S. OTRAS MODALIDADES: Conforme la naturaleza de los acuerdos de voluntades a fin de satisfacer las necesidades respectivas, y en amparo del principio de la voluntad privada. El Área jurídica/contractual de Biblored, en el marco normativo vigente y aplicable, proyectará conforme la naturaleza



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contractual que proceda.

4. Garantizar que los suscribientes del contrato cuenten con la capacidad legal para efectuar dicho acto en representación suya y/o de persona jurídica.

5. Asegurar que los suscribientes del contrato y partes del mismo no presenten reporte alguno, disciplinario, fiscal o judicial, en las respectivas entidades de control que correspondan.

6. Proyectar la minuta de contrato conforme los elementos esenciales de identificación de las partes, objeto, necesidad, consecutivo, vigencia, valor, forma de pago y dejando constancia de sus antecedentes, niveles de aprobación, en general del proceso precontractual, conforme la información expuesta en el insumo de contratación. Podrá solicitar aclaraciones, modificaciones o información al Área respectiva, mediante comunicados o correo electrónico de la Supervisión; que en todo caso deberán anexarse al insumo correspondiente.

7. Proyectar la minuta del contrato, teniendo en cuenta el clausulado aprobado por la Subgerencia Administrativa y Financiera de Biblored, y el Profesional Senior del Área Contractual/financiera, el cual en forma general debe contemplar las que a continuación se relacionan, según su aplicación a cada acuerdo de voluntades:

i. Identificación de las partes

ii. Consideraciones: Antecedentes y aprobaciones del contrato

iii. Objeto

iv. Obligaciones del Contratista: Especificas (técnicas) y generales

v. Informes a entregar por el Contratista

vi. Obligaciones de Fundalectura

vii. Valor y forma de pago

viii. Vigencia del Contrato

ix. Sujeción de carácter tributario

x. Contrato de seguro

xi. Independencia y exclusión laboral

xii. Confidencialidad

xiii. Derecho de inspección

xiv. Supervisión



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xv. Causales de terminación

xvi. Compromisoria y solución de los conflictos

xvii. Naturaleza jurídica y jurisdicción

xviii. Penalidad

xix. Responsabilidad

xx. Cesión y tercerización

xxi. Indemnidad

xxii. Caso fortuito y fuerza mayor

xxiii. Derechos de autor

xxiv. Prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo

xxv. Ambiental

xxvi. Manejo de Imagen de Biblored

xxvii. Documentos integrales

xxviii. Acuerdo total

xxix. Perfeccionamiento

xxx. Suscripción

8. Asegurar el perfeccionamiento del Contrato, antes de su fecha de inicio, previa las revisiones respectivas.

10.3 REVISIÓN MINUTA DE CONTRATO: Las revisiones de la minuta del contrato proyectada estará a cargo de las personas que desarrollen los siguientes roles, en el orden respectivo, así:

1. Elaboración: Abogado que proyectó minuta

2. Revisión técnica: Solicitante y supervisor del Contrato – Líder del Área respectiva

3. Revisión 1 jurídica: Abogado, del Área jurídica/contractual, diferente al que proyectó minuta.

4. Revisión 2 Jurídica: Profesional Senior Jurídico - Líder del Área Contractual/jurídica

5. Aprobación SAF: Subgerente Administrativa y Financiera



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6. Aprobación Legal: Coordinación legal de Fundalectura

10.4 SUSCRIPCIÓN CONTRATO: Una vez satisfechas las Subetapas anteriores, se invitará al Contratista a suscribir el contrato en las instalaciones de Biblored, o podrá remitírsele el Contrato digitalmente para su celebración.

Los contratos de personas jurídicas podrán ser firmados por el representante legal o sus suplentes, sin que medie autorización para ello, siempre que la persona que va a firmar figure en el respectivo certificado de constitución y representación legal (Cámara de Comercio) y se allegue el respectivo documento de identidad que debe obrar en la carpeta del contrato, nota de esto deberá quedar en la minuta del contrato, con la constancia que evidencie estar autorizado para tal fin.

Los Contratos serán suscritos por las partes obligadas y la supervisión del contrato.

10.5 CONTRATO DE SEGURO – PÓLIZA: Si la cuantía del contrato es superior a 3.5 millones de pesos m/cte. o si de acuerdo al nivel del riesgo de la actividad contratada se solicitó suscribir póliza al Contratista, éste tendrá 2 días hábiles para constituirla y radicarla en los términos estipulados, anexando su soporte de pago de prima y clausulado respectivo. Las coberturas esenciales que se solicitarán serán:

1. Para contratos que impliquen la prestación de servicios:

a. Cumplimiento, por la suma asegurada del xx del valor de contrato y una vigencia asegurada igual al término del contrato y 3 meses más.

b. Calidad, por la suma asegurada del xx del valor de contrato y una vigencia asegurada igual al término del contrato y 3 meses más o por el tiempo de cobertura de la garantía contractual ofrecida por el contratista.

c. Prestaciones sociales – Acreencias laborales, por la suma asegurada del xx del valor de contrato y una vigencia asegurada igual al término del contrato y 3 años más, incluido el término de cobertura del amparo de calidad.

Nota: Los porcentajes para los amparos serán tazados por el área Jurídica – Contractual, de acuerdo con el tipo de contrato.

2. Para Contratos que sólo impliquen la compraventa de bienes y su entrega no sea suministro, podrá obviarse la cobertura de prestaciones sociales – acreencias laborales del punto anterior.

3. Para contratos en los que se estipule, en su forma de pago, la modalidad de anticipo, se solicitará, aparte de las coberturas del primer numeral, el amparo de: Buen manejo y correcta inversión del anticipo.

4. Para contratos de obra civil se solicitará, aparte de las coberturas del primer numeral,



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los amparos de Estabilidad de la Obra y calidad de los insumos, elementos y herramientas utilizadas.

5. Para contratos que demanden compra venta e instalación de equipos, se requerirá garantía de correcto funcionamiento de equipos

6. Para contratos que ejecuten actividades peligrosas se deberá suscribir seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual por una suma asegurada mínimo de 200 SMMLV.

7. Con perjuicio de lo anterior, de acuerdo a la naturaleza contractual y a los riesgos inminentes, el Área Jurídica/Contractual verificará que coberturas o amparos incluir, así como podrá establecer las sumas aseguradas o excluir al Contratista de expedir póliza.

8. Cuando se establezca en el contrato la obligación de constituir póliza, el Contratista tendrá 2 días hábiles para su respectiva aprobación, so pena de la suspensión del Contrato y/o terminación por incumplimiento. La gestión y seguimiento de la constitución de la póliza estará a cargo del Área jurídica, en los casos extraordinarios, en los cuales la aseguradora demore o prolongue su expedición, el Contratista deberá notificar por escrito la justificación de la demora con el fin de extender el plazo antes estipulado, trazabilidad que será sopesada en el expediente contractual.

10.6 APROBACIÓN CONTRATO DE SEGURO – PÓLIZA: Se emitirá soporte de aprobación del contrato de seguro – póliza por el Abogado que proyectó la minuta del contrato, el cual aprobará el Profesional Senior Jurídico del Área. Con la expedición de la aprobación de la póliza y/o suscripción del contrato para acuerdos que no requieran constitución de seguro, se da finalización a la etapa contractual y se da vía libre para la ejecución del Contrato mediante aviso por correo electrónico al Área correspondiente.

10.7 RENUNCIA DE MUTUO ACUERDO AL CONTRATO (Recisión): En caso de que no se requiera ejecutar el contrato o subsistan motivaciones expresadas por el Contratista que impidan dar inicio a la etapa de ejecución del contrato, y siempre y cuando no se haya incurrido en costo alguno por las partes, se podrá optar por la renuncia voluntaria de las partes al contrato dejando sin efecto alguno todo lo actuado a la fecha.

11. ETAPA DE EJECUCIÓN

Satisfecha la etapa contractual, conforme los parámetros establecidos en el presente protocolo, el Área solicitante y supervisora del Contrato tendrá bajo su responsabilidad, en cumplimiento de sus funciones, el trámite de la presente etapa en la cual se desarrollarán las siguientes subetapas: 11.1 ACTA DE INICIO: Siempre que en el Contrato se establezca una vigencia que no estipule fechas ciertas, tendrá que obrar para el inicio del plazo contractual un Acta de inicio, sin perjuicio de que, en otra modalidad, ello se establezca taxativamente en el Contrato. De



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acuerdo a lo anterior, el Área solicitante y supervisora del contrato, celebrará con el Contratista la respectiva Acta de Inicio en el formato que disponga el Área jurídica/contractual. 11.2 SUPERVISIÓN: El Área solicitante del contrato tendrá a su cargo la Supervisión del mismo, para lo cual deberá satisfacer las acciones respectivas y tendientes a dar cumplimiento a los siguientes parámetros: La Supervisión tiene como propósito hacerle seguimiento y control a la acción del Contratista, para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, como es el caso de las especificaciones técnicas contratadas, supervisar la ejecución del objeto establecido y teniendo en cuenta los recursos asignados al contrato como son la asignación presupuestal y/o bienes muebles o inmuebles; y la cual se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo, hasta la liquidación definitiva, bajo la observancia de las disposiciones legales vigentes y de la cual se espera cumpla a satisfacción con los objetivos de su función detallados a continuación:

1. Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecución.

2. Exigir: En la medida que la función de la Supervisión encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas establecidas en el contrato y en los términos de la oferta del Contratista, adquiere la obligación de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.

3. Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la Supervisión logre este objetivo se hace necesario que la designación del Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del contrato.

4. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la Supervisión no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes



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que deba atender.

5. Asegurar mediante una Supervisión eficiente, la calidad de la ejecución del objeto del contrato.

6. Representar a FUNDALECTURA - BIBLORED para la adecuada ejecución del Contrato apoyándolo en la dirección y coordinación del mismo sin ir en contra de la misión y los valores de la entidad.

7. Informar a la Gerencia de Biblored sobre el avance, problemas y soluciones presentados en la ejecución del contrato, a través de informes semanales, mensuales o especiales a solicitud de la Entidad.

8. Efectuar un estricto control de la calidad de los bienes o servicios y ejecuciones realizadas por el Contratista.

9. Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se desarrollen los contratos, dentro de los cronogramas e inversión previstos originalmente.

10. Armonizar las actividades del contratante y el Contratista para el logro del objetivo general del contrato, que satisfaga las necesidades de la comunidad.

11. Todo documento, soporte o comunicación entregable deberá ser remitido por Supervisión a la Sub-Gerencia Administrativa y Financiera para su respectivo archivo o anexo en la carpeta del Contrato.

12. Las demás que crea conveniente, sean inherentes al Contrato o sean requeridas por la Gerencia de Biblored.

11.3 EJECUCIÓN DEL CONTRATO: No se adelantará ningún tipo de actividad de ejecución por fuera de la vigencia y estipulaciones contenidas en el Contrato. La ejecución del Contrato es responsabilidad del Contratista bajo el direccionamiento de la Supervisión. Fundalectura no se hará responsable por el pago de un contrato que se ejecute sin el lleno de los requisitos (documentación completa, suscripción, pólizas, etc.), en caso de presentarse dicha eventualidad, la Fundación se exime de toda responsabilidad contractual, legal y fiscal frente a terceros y será el líder del área solicitante el responsable ante el contratista o proveedor. 11.4 OTROSÍES CONTRACTUALES: En caso de que surja necesidad, motivada por el Área supervisora del contrato, de modificar el contrato en cuanto a prórrogas en plazos, adiciones o reducciones en presupuesto o modificaciones de los términos o sus estipulaciones, se deberá



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solicitar al Área jurídica/contractual, solicitud a través del formato “Solicitud de Otrosí”, que disponga el Área. Las Modificaciones (otrosí) Contractuales son los cambios que se realizan a un contrato durante su ejecución, solicitados por el supervisor del contrato, mediando acuerdo entre las partes, o unilateralmente de conformidad con lo establecido en la ley, dichas modificaciones contractuales deberán constar por escrito, y podrán ser las siguientes:

Otrosí Modificatorio o Aclaratorio: Es aquel en el cual se pretende introducir variaciones al contrato para efectos de, por la necesidad particular respectiva, transformar alguna estipulación contractual o corregir yerro, sin que por esto se afecte su esencia. Lo anterior únicamente es posible previa justificación por parte del supervisor y valoración de viabilidad por parte del Área Jurídica/Contractual, teniendo en cuenta que con ella no se cause algún agravio a la entidad, o desequilibrio económico. Cuando se trate de yerros de forma y no de fondo presentados en la minuta del contrato, la aclaración se podrá efectuar mediante notificación aclaratoria de forma unilateral. Otrosí de adición o reducción al presupuesto asignado al Contrato: Es el documento por el cual se acuerda entre las partes adicionar o reducir el valor del contrato, por las motivaciones y justificaciones efectuadas por el Área supervisora, y previo estudio de viabilidad financiera y jurídica, por las áreas respectivas. Para efectuar cualquier adición al valor del contrato deberá estar previamente cotizado el servicio o bien a introducir, y estos ser armónicos con el objeto mismo del contrato y/o el valor unitario de lo inicialmente pactado. Para reducción del valor del contrato, previamente debe existir una carta de solicitud, intención o aceptación del Contratista frente al mismo y posterior a su suscripción se deberá solicitar al Área Administrativa y Financiera la liberación del valor que corresponda. Procederá adición al contrato así la suma a aumentar sea superior al 50% del valor del contrato, y cuando el contrato se haya celebrado en el marco de las causales de contratación directa o así se haya realizado estudio de mercado, y su justificación persista, así como la necesidad a satisfacer, y se demuestre el cumplimiento del Contratista. Otrosí de prórroga: Es aquel por el cual se amplía el término del contrato, previa



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justificación del Área supervisora y documento de informe y solicitud del Contratista. Cesión y/o tercerización: Se aplica cuando se sustituyen obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, evento en el cual el Cedente (contratista original) deberá contar con la autorización previa y escrita de BibloRed, para lo cual el supervisor deberá emitir el informe respectivo, verificando las condiciones del posible cesionario (nuevo contratista), quien debe tener el mismo perfil y condiciones mínimas exigidas para la contratación inicial, igualmente deberá contar y expedir las garantías que fueron exigidas en el contrato inicial. Para la aprobación de tercerización y cesión el Área jurídica/contractual vigilará que, de acuerdo a la naturaleza que proceda, el cesionario y tercerizado quede obligado dentro del marco contractual a lo establecido y requerido por Biblored.

11.5 APROBACIÓN DE INFORMES DEL CONTRATISTA: Conforme lo que se establezca en el contrato respecto la obligación del Contratista de entregar informes, su periodicidad y de su presentación, el Área supervisora deberá vigilar la entrega por parte del Contratista, según sus criterios técnicos de revisión, de los informes. El Área supervisora deberá entregar al Área Jurídica/Contractual y según la periodicidad de entrega estipulada en el Contrato, dentro de los quince días posteriores a su revisión el/los informes a fin de ser archivados en el expediente del contratista. Registro de entrega deberá ser consignado en el formato de aprobación de informes que destine el Área Jurídica/Contractual. No se tramitará desembolso de recursos por concepto de pago de la contraprestación estipulada en el contrato, si el Contratista no ha cumplido con la entrega de informes. Para contratos de compraventa, el informe se entenderá como la remisión valorizada de los productos contratados, sin perjuicio de las estipulaciones contractuales. 11.6 CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL: Según corresponda, conforme el cronograma de pagos y condicionamiento estipulado en el Contrato, El Área supervisora emitirá, previa aprobación de informe y satisfacción de las obligaciones respectivas, certificación de cumplimiento y lo radicará, junto con la factura o documento equivalente respectivo, al Área Financiera de Biblored, a fines de desembolso del pago. Según el cronograma de pagos y forma de pago, estipulado en el contrato, se generará certificado de cumplimiento contractual parcial o total. Documento que se entenderá como orden de pago por parte de la Supervisión del Contrato, en la cual recae toda



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responsabilidad derivada de sus efectos. (Este documento será suscrito sólo por la Supervisión del Contrato.) 11.7 PAGO AL CONTRATISTA: El Área Administrativa y Financiera de Biblored tramitará ante la SCRD y la Fiduciaria de la Concesión el desembolso de los recursos que como contraprestación se hayan establecido a favor del Contratista, previa verificación de la entrega de informes y certificado de cumplimiento de la Supervisión, además de su verificación en armonía de los rubros cobrados con lo estipulado contractualmente y la normatividad financiera, contable y tributaria, vigente y aplicable, para lo cual establecerá sus métodos y formatos, a lugar. El Área Administrativa y Financiera garantizará que la factura y/o documento equivalente sea emitido por el mismo valor, igual en su número exacto, y que los bienes o servicios sean equivalentes a lo contratado y al valor y forma de pago del acuerdo de voluntades. 11.8 ACTAS TÉCNICAS, DE SEGUIMIENTO, ACUERDOS O DE ENTREGA DE BIENES O SERVICIOS: La Supervisión del Contrato podrá, en desarrollo de su calidad y competencias, celebrar acuerdos, siempre en el marco del contrato y sin oposición a lo allí estipulado, con el Contratista. En todo caso y como regla general, todo acuerdo, cualquiera sea su naturaleza u origen, deberá constar por escrito y para su celebración, podrá asesorarse del Área jurídica/contractual; y siempre todo documento de este tipo deberá anexarse al expediente del Contrato al ser parte de su integralidad. 11.9 CANALES AUTORIZADOS PARA COMUNICACIÓN DE LA SUPERVISIÓN: La Supervisión del Contrato, en el marco de las estipulaciones contractuales, efectuará sus funciones mediante comunicación con el Contratista por cualquier medio conocido o por conocer. En todo caso deberá dejar registro para su verificación, y lo que refiera sobre asuntos contenidos en otras subetapas deberá tramitarse mediante su documento respectivo. 11.10 SOLUCIÓN DE CONFLICTOS: El contrato se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República de Colombia que le sean aplicables y las partes manifiestan que llevarán a cabo de buena fe todas las acciones derivadas de contrato, por lo que pondrán todo su empeño para su debido cumplimiento en un adecuado, oportuno y pacífico ambiente relacional. No obstante, si surgieren discrepancias o diferencias de cualquier índole entre las partes en relación con o resultantes de este contrato o cualquier solicitud, susceptible de transacción, como desacuerdo, controversia o reclamación, las partes se comprometerán a resolverlas directa y voluntariamente. En el caso de no llegar a un acuerdo directo, celebrados dos (2) primeros acercamientos después de suscitada la novedad, se optará por mecanismos alternativos para la solución de conflictos como la conciliación, transacción o amigable composición, pero si a su vez no se lograré el acuerdo total sobre las diferencias presentadas, el conflicto se resolverá mediante Tribunal de Arbitramento designado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá , el cual se sujetará al



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reglamento del Centro, de acuerdo con las siguientes reglas:

a. El tribunal estará integrado por 1 arbitro si la cuantía del Contrato no supera la suma de diez millones de pesos m/cte. ($10.000.000) o por 3 si llegaré a superarla.

b. El/Los Arbitro(s) serán seleccionados de la lista de elegibles del Centro, por las partes de común acuerdo. A falta de dicho acuerdo, o en el caso de que una de las partes no asista o no lo(s) designen dentro de los 30 días calendarios siguientes a la radicación en el Tribunal del Centro, los árbitros o el árbitro único serán designados por el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá, mediante sorteo, de sus Listas de Árbitros por especialidad jurídica.

c. El Tribunal decidirá en derecho. 11.11 INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA: Toda situación que pueda derivar en un incumplimiento o el incumplimiento concurrido deberá reportarse a la Subgerencia Administrativa y Financiera y Área Jurídica/Contractual de Biblored por parte de la Supervisión, para su respectiva validación y acuerdo de planes de acción que se estipularán en el marco de los MASC, afectación de pólizas y/o clausula penal estipulados en el Contrato. En todo caso de incumplimiento el Área supervisora informará técnicamente los perjuicios que se deriven o que puedan suscitarse.

12. ETAPA POSTCONTRACTUAL

Satisfecha la etapa de ejecución contractual, conforme los parámetros establecidos en el presente protocolo, el Área solicitante y supervisora del Contrato reportará al Área Jurídica/Contractual el término de la etapa de ejecución, realizará su liquidación y solicitará el cierre jurídico del contrato, en el formato establecido y dentro del mes siguiente a la fecha del plazo contractual, informando novedades o hallazgos si a estos hubiera lugar. En atención a la comunicación de la Supervisión del Contrato, el Área Jurídica/Contractual desarrollará el cierre jurídico al Contrato, conforme las siguientes subetapas: 12.1 TERMINACIÓN DEL CONTRATO: La terminación del contrato surtirá efecto por el sólo hecho de la concurrencia del plazo o término pactado o en caso especial por las siguientes casuales:

a. FUNDALECTURA o el CONTRATISTA, cede indebidamente sus derechos u obligaciones a un tercero;

b. Cuando se produzca la liquidación o cambio de titularidad de FUNDALECTURA o del Contratista

c. Por actos o hechos del Contratista, o de personas bajo su responsabilidad, que



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puedan afectar el buen nombre de FUNDALECTURA o la SCRD, ya sea relacionados o no con los servicios materia de este contrato.

d. Por disolución o liquidación del Contratista. e. Por fuerza mayor o caso fortuito. f. Por terminación anticipada o suspensión del Contrato de CONCESIÓN 159 DE

2018. g. Por incumplimiento parcial o total del Contratista de las condiciones establecidas

en el presente Contrato. h. Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del

Contratista que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato. i. Por declaración de quiebra o insolvencia del Contratista. j. Declaratoria de caducidad del contrato k. Nulidad absoluta de los Contratos

12.2 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: De acuerdo al concepto de Colombia Compra Eficiente, la liquidación es el procedimiento a través del cual una vez concluido el contrato, se cruzan cuentas respecto las obligaciones de las partes. El objetivo de la liquidación es determinar si las partes pueden declararse a paz y salvo mutuo o si existen obligaciones por cumplir y la forma en que deben ser cumplidas. Por esta razón, la liquidación sólo procede con posterioridad a la terminación de la ejecución del contrato. En ese sentido, el Área Supervisora reportará al Área Jurídica/Contractual el término de la etapa de ejecución del contrato, realizará su liquidación y solicitará su cierre jurídico, en el formato y mediante el balance que determine el Área Jurídica/Contractual, dentro del mes siguiente a la fecha del plazo contractual. 12.3 LIBERACIÓN DE SALDOS: Si el Área Supervisora en la etapa de liquidación del Contrato encontrase que debe liberar valor alguno de la suma presupuestal del contrato, por no ejecución, deberá en el balance reportar tal situación y exponer a que corresponde y la justificación respectiva por la que no se ejecutó. Caso en el cual el Área Jurídica/Contractual reportará, una vez suscrita el Acta de liquidación por las partes, al Área financiera para efectuar la respectiva liberación de saldo a favor de la Concesión 159 de 2018. 12.4 ACTA DE LIQUIDACIÓN: El Área Jurídica/Contractual proyectará documento de Acta de liquidación para los siguientes casos contractuales, documento con el que se entenderá cerrado jurídicamente el acuerdo de voluntades salvo en caso de reclamación por garantías:

1. Contrato de cuantía superior a 30 millones de pesos 2. En caso de liberación de saldos

El Acta de liquidación se suscribirá dentro del plazo máximo comprendido de 2 y 3 meses contados desde el término de la vigencia contractual.



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12.5 ACTA DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL: El procedimiento de la liquidación unilateral es subsidiario de la liquidación bilateral e inicia: (i) con el documento donde conste que no fue posible llegar a un acuerdo acerca del contenido del acta de liquidación bilateral o; (i) con el documento donde conste que el Contratista no se presentó tras la convocatoria o notificación. Para poder emitir por parte de Fundalectura Acta de liquidación de forma unilateral que será notificado al domicilio del Contratista. 12.6 ACTA DE TERMINACIÓN Y ARCHIVO UNILATERAL: El Área Jurídica/Contractual proyectará documento de Acta de terminación y archivo unilateral para los siguientes casos contractuales en caso de no aplicar para el documento anterior, documento con el que se entenderá cerrado jurídicamente el acuerdo de voluntades salvo en caso de reclamación por garantías:

1. Contratos de ejecución superior a 2 meses 12.7 CERTIFICACIÓN DEL CONTRATO: Para los casos contractuales en que se suscriba Acta de liquidación sea de mutuo acuerdo o unilateral, se acompañará de certificado del contrato donde constará los elementos básicos del Contrato y su nivel de cumplimiento. Así mismo, para casos contrarios o diferentes a los enunciados para celebrar Acta de liquidación, el acuerdo de voluntades se cerrará jurídicamente con la emisión del certificado del Contrato. 12.8 LLAMAMIENTO EN GARANTÍA: El cierre jurídico de los contratos no significará cesación de los efectos de la garantía contractual o de la póliza respectiva, o de la responsabilidad civil del Contratista frente a las actividades efectuadas. Por lo que, en caso de que se presenten novedades sobre los bienes o servicios, se llamará en garantía al Contratista, se verificará posibilidad de afectar pólizas y/o ejercer el mecanismo jurídico apropiado judicial o arbitralmente, a fin de obligar la satisfacción de su responsabilidad social.

2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

ETAPA CONTRACTUAL

SUB-ETAPA RESPONSABLE ANS

PRECONTRACTUAL

PLANEACIÓN

ÁREA SUPERVISORA

Conforme Plan de

Acción de la

concesión 159 de 2018

APROBACIÓN PLAN OPERATIVO

ESTUDIOS DE MERCADO O DEL SECTOR

INVITACIÓN A COTIZAR A MINIMO 3 OFERENTES ( LISTA CERRADA)

INVITACIÓN A COTIZAR A MÍNIMO 5 OFERENTES (LISTA CERRADA) Y

CONVOCOTARIA ABIERTA:



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SOLICITUD DOCUMENTACIÓN PARA REGRISTRO DE

PROVEEDORES DE BIBLORED DOS DÍAS

APROBACIÓN SEGÚN CUANTÍA UN DÍA

INSUMO DE CONTRATACIÓN-REVISIÓN TÉCNICA UN DÍA

INSUMO DE CONTRATACIÓN REVISIÓN JURÍDICA

ÁREA JURÍDICA/CONTRACTUAL

DOS DÍAS INSUMO DE CONTRATACIÓN

REVISIÓN FINANCIERA ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

EXPEDICIÓN AG

ETAPA CONTRACTUAL


ETAPA CONTRACTUAL

ASIGNACIÓN DE CONSECUTIVO CONTRACTUAL E INFORME DE

CONTRATACIÓN

ÁREA JURÍDICA/CONTRACTUAL

*Si el contrato no se suscribe en el término aquí señalado,

la responsabilidad de su perfección será del Área

supervisora

TRES DÍAS

PROYECCIÓN DE MINUTA DE CONTRATO

REVISIÓN MINUTA DE CONTRATO

SUSCRIPCIÓN CONTRATO

CONTRATO DE SEGURO PÓLIZA CONTRATISTA DOS DÍAS

APROBACIÓN CONTRATO DE SEGURO -PÓLIZA ÁREA

JURÍDICA/CONTRACTUAL

UN DÍA

RENUNCIA DE MUTUO ACUERDO AL CONTRATO

UN DÍA

ETAPA CONTRACTUAL


ETAPA DE EJECUCIÓN

ACTA DE INICIO SUPERVISIÓN UN DÍA

EJECUCIÓN DEL CONTRATO SUPERVISIÓN Conforme

cronograma contractual

OTROSÍES CONTRACTUALES:(

Escalamiento-Revisión compras-Revisión juríca-

Revisión Financiera)

SUPERVISIÓN/ÁREA DE COMPRAS/ÁREA JURÍDICA/ÁREA

FINANCIERA

TRES DÍAS (1 CADA ÁREA)

APROBACIÓN DE INFORMES DEL CONTRATISTA

SUPERVISIÓN PARA

APROBACIÓN DEL PAGO



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CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

DOS DÍAS

PAGO AL CONTRATISTA ÁREA FINANCIERA TREINTA DÍAS

ACTAS TÉCNICAS, DE SEGUIMIENTO ACUERDOS O DE ENTREGA DE BIENES O

SERVICIOS

SUPERVISIÓN DOS DÍAS


TERMINACIÓN DEL CONTRATO

SUPERVISIÓN UN DÍA

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

SUPERVISIÓN TREINTA DÍAS

LIBERACIÓN DE SALDOS SUPERVISIÓN UN DÍA

ACTA DE LIQUIDACIÓN ÁREA

JURÍDICA/CONTRACTUAL TRES DÍAS

CERTIFICACIÓN SUPERVISIÓN UN DÍA

LLAMAMIENTO EN GARANTÍA SUPERVISIÓN/ÁREA

JURÍDICA CONTRACTUAL UN DÍA

INFORMES ENTES DE CONTROL

SUPERVISIÓN Según la solicitud

respectiva

ETAPA CONTRACTUAL


ETAPA- POSTCONTRACTUAL

TERMINACIÓN DEL CONTRATO SUPERVISIÓN UN DÍA

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO SUPERVISIÓN TREINTA DÍAS

LIBERACIÓN DE SALDOS SUPERVISIÓN UN DÍA

ACTA DE LIQUIDACIÓN

ÁREA JURÍDICA/CONTRACTUAL TRES DÍAS

CERTIFICACIÓN SUPERVISIÓN UN DÍA

LLAMAMIENTO EN GARANTÍA

SUPERVISIÓN/ÁREA JURÍDICA CONTRACTUAL UN DÍA



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INFORMES ENTES DE CONTROL

SUPERVISIÓN Según la solicitud

respectiva

*Los ANS a los que no se disponga estipulación contraría se entenderán como hábiles.

3. MODIFICACIONES AL PROTOCOLO

El presente documento podrá ser modificado, con el fin de efectuar las adecuaciones legales nuevas, actualizaciones conforme a las necesidades de BibloRed, o por cambio sugerido por alguna parte de su ámbito de aplicación, sólo por la Representación Legal de Fundalectura o por la SCRD, debidamente justificado. Estas modificaciones derogarán la versión anterior, dejando vigente la nueva, estas modificaciones podrán ser en parte o total y será puesta en conocimiento de todos los funcionarios de BibloRed, la cual comenzará a regir a partir de su conocimiento general.

4. GLOSARIO

Acta de inicio: Es el documento mediante el cual se formaliza el inicio del plazo de ejecución del contrato. En esta es importante para contabilizar el plazo del contrato, la fecha de terminación, el plazo de liquidación, etc. El acta de inicio puede ser suscrita únicamente cuando se tenga la aprobación de la póliza. Acta de entrega y recibo a satisfacción: Documento que hace referencia a la forma como el contratista entrega a BibloRed los bienes, obras o los servicios objeto del contrato y la manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones. Acta de liquidación: Documento suscrito por el supervisor de BibloRed y el contratista, que constituye el balance final o ajuste de cuentas, entre BibloRed y el contratista, con miras a finiquitar la relación jurídica que surgió en vigencia del contrato. Adición de contrato: Modificación cuyo objeto es adicionar el valor del contrato. Los contratos de BibloRed no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV, salvo cuando se trate de un contrato que verse sobre un servicio esencial-básico de la Red que sin su concurrencia pueda afectarse el servicio de la Red. Aprobación de pólizas: Trámite que busca corroborar que cada uno de los requisitos exigidos en el contrato cuenta con la garantía única de cumplimiento (con sus respectivos amparos) cumpla con lo solicitado BibloRed. Una vez adjudicado el contrato y de conformidad con lo estipulado en la minuta definitiva del mismo. Cláusula penal pecuniaria: Acuerdo contractual para asegurar el cumplimiento de una obligación, por un lado, el contratista se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación. Puede tener fines sancionatorios o ser una mera tasación anticipada de perjuicios. Contratista: Persona natural o jurídica, privada o pública, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra(s), bajo la modalidad de consorcio, unión temporal, o sociedad con objeto único, se obliga(n) a una determinada prestación a favor del contratante,



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según las especificaciones del contrato a cambio de una contraprestación. Contrato: Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral. Es el contrato, en suma, un acuerdo de voluntades que genera «derechos y obligaciones éntrelas partes», es decir, sólo para las partes contratantes. Gestión Contractual: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de BibloRed, adelantadas por los funcionarios relacionados en la presente guía. Modificaciones Contractuales: Variaciones que pueden surgir en la ejecución de un contrato por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo a lo contemplado en el mismo; dichas modificaciones deberán constar por escrito, bien sea en documento suscrito por las partes o mediante acto administrativo, cuando estas se presenten y ajusten el presupuesto del contrato, se deberán actualizar las pólizas suscritas. Clases de Modificaciones Contractuales: De acuerdo a la intervención de las partes en la modificación contractual, pueden determinarse en dos clases:

Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Aquellas en las que existe un acuerdo entre las

partes del contrato (contratante – BibloRed y contratista - particular o público) con

relación a la variación del contrato.

Modificaciones Unilaterales: Las que de conformidad con lo establecido en el mismo

contrato y la ley son necesarias durante la ejecución del contrato, con el fin de prevenir

la paralización o la afectación grave del servicio que se satisface con el contrato, o

cuando previamente no se pudo llegar a un acuerdo con el contratista.

Informe de supervisión: Documento a través del cual el supervisor da cuenta a BibloRed sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato donde fue asignado. Justificación: Es una descripción precisa de la necesidad del bien o servicio a contratar, de forma tal, que el objeto a contratar permite alcanzar un objetivo, contribuir a la realización de un proyecto o inversión, o del servicio requerido. igualmente, contendrá el análisis de alternativas consideradas que hacen necesaria la contratación, este es la base de la contratación a celebrar.

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