configuraciÓn de correo institucional en dispositivo...

CONFIGURACIÓN DE CORREO INSTITUCIONAL EN DISPOSITIVO MÓVIL

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN TIC

2018

Red Distrital de Bibliotecas Públicas BIBLORED Gestión TIC

VERSIÓN ACTUAL 18/06/18

Configuración de Correo Electrónico Institucional en Dispositivo Móvil

CODIGO: PFAEB

Fecha de Aprobación: 21/11/2018

Revisó: Profesional Senior – Cristian Martínez

Versión Anterior Fecha: 18/06/2018.

Elaboró: Profesional Senior – Catherine Bolaños

Aprobó: Profesional Líder – Marcela Rodríguez

Original.

COPIAS O MODIFICACIONES A ESTÉ DOCUMENTO

DEBEN SER SOLICITADAS AL COMITÉ DE CALIDAD

TABLA DE CONTENIDO Pág.

OBJETIVO ........................................................................................................................... 4 ALCANCE ............................................................................................................................ 4 1. DISPOSITIVO CON SISTEMA OPERATIVO ANDROID: ............................................ 4

1.1. Configuración de correo institucional cliente Gmail ................................................ 4

1.2. Configuración de la cuenta .................................................................................... 7

1.3. Políticas de administración: ................................................................................... 8

1.4. Sincronización de la cuenta en el dispositivo: ...................................................... 10

2. DISPOSITIVO CON SISTEMA OPERATIVO IOS: .................................................... 13 2.1. Configuración de cuenta de correo ...................................................................... 13

2.2. Aceptación de políticas de seguridad:.................................................................. 16

3. CONDICIONES USO DEL CORREO INSTITUCIONAL EN DISPOSITIVO MÓVIL .. 18

Red Distrital de Bibliotecas Públicas BIBLORED Gestión TIC

VERSIÓN ACTUAL 18/06/18

Configuración de Correo Electrónico Institucional en Dispositivo Móvil

CODIGO: PFAEB

Fecha de Aprobación: 21/11/2018

Revisó: Profesional Senior – Cristian Martínez

Versión Anterior Fecha: 18/06/2018.

Elaboró: Profesional Senior – Catherine Bolaños

Aprobó: Profesional Líder – Marcela Rodríguez

Original.

COPIAS O MODIFICACIONES A ESTÉ DOCUMENTO

DEBEN SER SOLICITADAS AL COMITÉ DE CALIDAD

TABLA DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA AUTOR

Versión 001 02/05/16 Javier Puentes

Versión 002 18/06/2018 Sammy Sevilla

Versión 003 18/11/2018 Catherine Bolaños

CONFIGURACIÓN DE CORREO INSTITUCIONAL EN DISPOSITIVO MÓVIL Página 4 de 18

OBJETIVO

Dar a conocer el procedimiento para la configuración del correo electrónico institucional en un dispositivo móvil con sistema operativo Android o Apple.

ALCANCE

Este documento está dirigido a todos los funcionarios de la Red Distrital de Bibliotecas Públicas con cuenta de correo electrónico institucional, con el fin de configurarla en dispositivos móviles personales y de propiedad de BibloRed.

1. DISPOSITIVO CON SISTEMA OPERATIVO ANDROID:

1.1. Configuración de correo institucional cliente Gmail

Por defecto, la pantalla de inicio de un dispositivo móvil con sistema operativo Android se verá de manera similar a la siguiente:

Imagen 1.1. Visualización dispositivo Android


Imagen 1.2. Aplicación cliente de correo Gmail

a. Ejecutar la aplicación Gmail, la cual es nativa en el sistema operativo Android, y se encuentra en el administrador de aplicaciones o en el menú de aplicaciones del dispositivo.

b. Para la configuración inicial del teléfono celular en este sistema operativo, es necesario configurar una cuenta de correo, por ello al ingresar a la aplicación se visualizará en la pantalla del dispositivo móvil la siguiente imagen:

Imagen 1.3. Bandeja de entrada aplicación Gmail


c. Acceder al menú de la aplicación Gmail (ícono con tres lineas horizontales) ubicado en la esquina superior izquierda, seleccionar la opción Ajustes al final del menú y seleccionar la opción Añadir cuenta:

Imagen 1.4. Opción Añadir cuenta

d. Se muestra un menú para seleccionar el dominio del correo a configurar, es necesario seleccionar la opción Google:

Imagen 1.5. Selección de dominio de correo


e. Por seguridad, el dispositivo puede solicitar contraseña de ingreso a su teléfono móvil. La contraseña corresponde a la cuenta de configuración del dispositivo (Cuenta Gmail personal por defecto).

1.2. Configuración de la cuenta

f. Ingresar el usuario de correo electrónico institucional, y posteriormente la contraseña del mismo.

Imagen 1.6. Ingreso cuenta institucional

g. Aceptar las condiciones de servicio y la política de privacidad. Para acceder a ellas presione los links que aparecen en el mensaje. Para continuar pulse en Aceptar. Posteriormente, el dispositivo móvil realizará una comprobación de la información de la cuenta:


Imagen 1.7. Aceptación de las condiciones de uso

1.3. Políticas de administración:

Con el fin de garantizar seguridad en el uso del correo institucional, se tienen configuradas políticas de uso en el dispositivo, por lo cual el equipo descargará una aplicación para permitir el acceso.

h. Para poder utilizar el correo, es necesario aceptar las políticas, seleccionando la opción Siguiente.

Imagen 1.8. Aceptación de las políticas de correo institucional


i. Dentro de las políticas de google apps, se encuentran las siguientes opciones de operación:

Borrar todos los datos de la cuenta institucional

Cambiar la contraseña para desbloquear la pantalla

Establecer reglas de contraseña.

Supervisar los intentos de desbloqueo de pantalla

Bloquear la pantalla.

Debe seleccionarse la opción Activar

Imagen 1.9. Activación de Google Apps Device Policy

NOTA: La aceptación de las políticas no afectará las demás cuentas configuradas en el dispositivo móvil ni cualquier otra aplicación del mismo.

j. Para el uso del correo institucional desde este dispositivo móvil, deberá aprobarse por el administrador de correo, y hasta que no se realice dicha operación, el dispositivo no sincronizará la cuenta de correo. Para que se solicite la autorización, presione la opción Siguiente:


Imagen 1.10. Solicitud de aprobación

k. Una vez realizado el paso anterior, envíe un correo al [email protected] con los siguientes datos:

Serial o IMEI del dispositivo móvil, Marca, Modelo.

l. El personal encargado de administrar el correo institucional recibirá la solicitud y verificará la información enviada, si la información concuerda se brindará la aprobación y usted recibirá la notificación por correo electrónico.

1.4. Sincronización de la cuenta en el dispositivo:

Luego de la sincronización, ingrese de nuevo a la aplicación de correo de Gmail en el dispositivo e ingrese al menú.

m. En el menú desplegable o sobre la imagen de perfil ubicada en la esquina superior derecha puede seleccionar la cuenta que va a consultar o utilizar.

mailto:[email protected]


Imagen 1.11. Selección de la cuenta de correo

n. Al seleccionar la cuenta de correo institucional, inmediatamente y de manera automática, el dispositivo comenzará la sincronización de sus mensajes de correo. Usted observará en su teléfono un mensaje de la siguiente forma:

Imagen 1.12. Sincronización de la cuenta de correo


o. Finalmente, su dispositivo móvil ya quedará habilitado para acceder a su cuenta de correo institucional.

Imagen 1.13. Correo institucional sincronizado


2. DISPOSITIVO CON SISTEMA OPERATIVO IOS:

2.1. Configuración de cuenta de correo

Por defecto, la pantalla de inicio de un teléfono celular con sistema operativo IOS se verá de la siguiente manera:

Imagen 2.1. Visualización dispositivo IOS

a. Acceda a la opción Ajustes.

Imagen 2.2. Aplicación Ajustes IOS


b. Ingrese a la opción Correo, contactos, calendario.

Imagen 2.3. Configuración de correo IOS

c. Posteriormente el usuario deberá ingresar a la opción Añadir Cuenta

Imagen 2.4. Opción Añadir cuenta


d. Elija el dominio de correo Google. Al ingresar solicitará el usuario y la contraseña del correo institucional.

Imagen 2.5. Selección de dominio de correo

e. Luego de ingresar las credenciales, el iOS abrirá una ventana para seleccionar la información que se sincronizará (correo, contactos, calendarios y notas).

Imagen 2.6. Opciones de sincronización de correo

f. Una vez realizado el paso anterior, envíe un correo al [email protected] con los siguientes datos:



Serial o IMEI del dispositivo móvil, Marca, Modelo.

g. El personal encargado de administrar el correo institucional recibirá la solicitud y verificará la información enviada, si la información concuerda se brindará la aprobación y usted recibirá la notificación por correo electrónico.

h. Se recomienda el uso de la aplicación Gmail para iOS, la cual se encuentra en la AppStore. Luego de instalarla, le solicitará las credenciales de acceso:

Imagen 2.7. Aplicación Gmail para iOS

2.2. Aceptación de políticas de seguridad:

En caso de que se muestre un mensaje de error de política de dispositivo en su teléfono, es necesario instalar la aplicación Google Apps Device Policy por motivos de seguridad.

i. Cuando salga el mensaje de error de política de dispositivo, seleccione la opción Siguiente y luego la opción Instalar. En caso de que el equipo iOS solicite contraseña de ingreso, introduzca el código de su dispositivo.


Imagen 2.8. Google Apps Device Policy para iOS

j. El dispositivo mostrará una advertencia de la aplicación en la que informa sobre la administración remota del dispositivo, seleccione la opción Siguiente y seguidamente en el botón Confiar:

Imagen 2.9. Advertencia de la aplicación

NOTA: La aceptación de la administración remota consiste únicamente en el borrado remoto de la cuenta de correo del dispositivo. Esto no afectará las demás cuentas configuradas en el dispositivo móvil, ni cualquier otra aplicación.


3. CONDICIONES USO DEL CORREO INSTITUCIONAL EN DISPOSITIVO MÓVIL

En caso de hurto del dispositivo móvil el colaborador se encuentra en la obligación de reportar la eventualidad, lo antes posible, al Área de Gestión TIC a través de llamada al CST Ext 3088 y correo electrónico [email protected] para deshabilitar del dispositivo. –Adjuntar soporte.

En caso cambio del dispositivo móvil, el colaborador debe enviar correo al CST con la información siguiente:

o Serial o IMEI, Modelo y Marca del equipo a deshabilitar

o Serial o IMEI, Modelo y Marca del equipo a habilitar

En caso de retiro del colaborador de BibloRed, se debe notificar al Área de Gestión TIC a través de correo al CST con la fecha prevista del retiro para deshabilitar el dispositivo o dispositivos móviles que tenga vinculados.


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