fsp-6p20 evaluacion de igualdad laboral rev 8

FactualServices,S.C.EvaluacindeIgualdadLaboral

FSP6P20

Revisin: 8 Pgina: 1 de 12

Fecha: 06 de enero de 2014

Propiedad de Factual Services, S.C. Prohibida la reproduccin parcial o total sin autorizacin por escrito de la Direccin FS-5R04 Rev.2, 18 de Marzo de 2005

OBJETIVOS: Establecer los puntos de revisin de la documentacin requerida para garantizar que se cumple

con los requisitos necesarios para empezar el proceso de certificacin. Establecer los lineamientos bajo los cuales se entrega la certificacin de producto, as como los

criterios para mantener, suspender, cancelar y retirar dicho certificado. Establecer las actividades que se tiene que llevar a cabo para confirmar que un producto

certificado sigue cumpliendo con los requisitos establecidos. Reevaluar, en caso de cambios que afecten significativamente especificaciones del producto o

cambios en las normas a cuyo cumplimiento el producto es certificado o cambios de propietario, estructura o direccin del proveedor, o en caso de que cualquier otra informacin indique que el producto ya no cumple con los requisitos del certificacin

ALCANCE: Actividades del servicio de certificacin Igualdad Laboral RESPONSABLES: Coordinador (a) de Certificacin de Sistemas (Igualdad Laboral) Gerencia de certificacin Asistente de Certificacin Auditor(a) de Igualdad Laboral. REFERENCIAS:

FORMATO APLICACIN FSC-2R02 Solicitud preliminar de servicios FSC-5R10 Agenda de trabajo de auditora FSP-2R09 Confirmacin y Propuesta de Servicios Igualdad Laboral FSP-6R45 Listas de Verificacin de Igualdad Laboral FSP-2R03 Relacin de productos certificados FSC-5R11 Lista de asistenciaFSP-6R46 Informe de auditora igualdad laboral FSP-6R47 Certificado Igualdad Laboral


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Procedimiento:

Responsable Actividad Gerencia de Certificacin/ Asistente de Certificacin

1. Entrega de documentacin Una vez notificado(a) el(la) auditor(a) seleccionado(a), se le entrega el expediente de la organizacin, los das auditor se asignan tomando como referencia el nmero de personal de la organizacin.

Cliente 2. Documentacin La organizacin debe :

Tener implementadas las prcticas de igualdad laboral establecidas en la norma mexicana NMX-R-025-SCFI-2012.

Contar con los clculos de los indicadores definidos en la norma de referencia.

Cumplir con lo Puntos crticos: Los siguientes se consideran puntos crticos para la obtencin de la certificacin, en caso de incumplimiento de alguno de ellos, no ser posible otorgar el certificado, indistintamente de la calificacin obtenida:

- Anuncios de vacantes u ofertas de trabajo expresados con lenguaje no sexista y libres de cualquier tipo de expresin discriminatoria.

- Prohibicin explcita de certificado de no embarazo como requisito de contratacin.

- Contar con polticas, programas y mecanismos de prevencin, atencin y sancin de las prcticas de violencia laboral.

Auditor(a) Igualdad Laboral

3. Muestreo Solicita a la organizacin su plantilla de personal de acuerdo con la norma de referencia de manera estratificada en: mandos altos, mandos medios y personal operativo, con la finalidad de seleccionar al personal que deber realizar el Instrumento. El tamao de la muestra se determina a travs de la siguiente tabla:

Nmero de empleados Tamao de la muestra 2 a 8 2 9 a 15 3

16 a 25 5 26 a 50 8 51 a 90 13 91 a 150 20 151 a 280 32 281 a 500 50

501 a 1200 80 1201 a 3200 125 3201 a 10000 200

10001 a 35000 315 35001 a 150000 500 150001 a 500000 800

500001 a ms 1250


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Elabora el informe de resultados de la aplicacin del Instrumento, considerando las siguientes opciones para asignar el puntaje por concepto de la aplicacin del IPSS:

1. En caso de obtener 75 puntos o ms, se asignan 50 puntos.

2. Para aquellas organizaciones que cumplen las condiciones de la Tabla 1; de obtener el 60% de los puntajes mximos en los ejes I Violencia Laboral; II Igualdad y no Discriminacin y III Previsin Social, asignar el puntaje que corresponda de acuerdo a la Tabla 2.

3. La organizacin que obtenga un puntaje mayor a 75, pero que no obtenga los valores mnimos de la Tabla 1, no obtendr puntos.

NOTA: Se consideran las tablas establecidas por la STPS. Tabla 1. Puntajes mnimos para otorgar puntaje parcial y Tabla 2. Puntaje parcial a otorgar. El Instrumento de Percepciones sobre la Situacin Sociolaboral (Apndice Normativo A de la norma de referencia): La conformacin de la muestra se realiza:

a) La aplicacin del Asistente de la pgina de la STPS determinando la muestra por Factual Services, S.C.

b) Aplicacin en sus instalaciones con la presencia de un representante de Factual Services, S.C. (supervisin y presencia).

En las organizaciones medianas y grandes es recomendable trabajar con una muestra que alcance un nivel de confianza del 95% o ms, y construir tres estratos proporcionales:

a) Mandos altos b) Mandos medios c) Personal operativo d) Honorarios e) Otros

En el caso de las organizaciones chicas y de las micro-organizaciones, es recomendable aplicar el instrumento algn directivo y al menos a la mitad de la plantilla del personal incluido en el alcance.

Auditora en sitio Auditor(a) de Igualdad Laboral / Equipo Auditor

4. Preparacin de la auditora Para poder llevar a cabo la auditora es importante que la o el cliente cuente con evidencia del cumplimiento con la norma de referencia, la cual debe encontrarse disponible para los auditores durante la evaluacin en sitio.


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Cuando se programe la evaluacin en sitio, el(la) auditor(a) prepara la documentacin necesaria para llevar a cabo la evaluacin en sitio: FSC-5R10 Agenda de trabajo de auditora FSP-6R45 Listas de Verificacin de Igualdad Laboral FSC-5R11 Lista de asistencia FSC-5R03 Reporte de supervisin.

5. Junta de apertura

Se presenta en las instalaciones de la o el cliente para llevar a

cabo la auditoria de acuerdo a lo establecido en FSC-5R10 Agenda de trabajo de auditora

Se lleva a cabo una junta de apertura donde se informan los siguientes puntos a las y los presentes:

Da la bienvenida a los presentes y presenta al equipo auditor (cuando aplique)

Define el alcance y los objetivos de la auditoria. Confirma la agenda de auditora. Describe la mecnica de la auditoria (tcnicas de muestreo) Describe el criterio establecido para el puntaje Establece los canales de comunicacin. Confirma la disponibilidad de recursos para que estn

disponibles para la evaluacin. Solicita al cliente, las reglas de seguridad por seguir de acuerdo

a sus polticas. Recordar el convenio de confidencialidad

Cuando se asigne un(a) gua u observador(a) por parte del cliente, estos no debern influir ni interferir en la realizacin de la auditoria. Sus responsabilidad pueden incluir: Establecer los contactos y horarios para las entrevistas. Acordar las visitas a las partes especficas de las instalaciones o de

la organizacin, gestionando los accesos necesarios en caso de que aplique.

Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos relacionados con la proteccin y la seguridad de las instalaciones sean conocidas y respetadas por lo miembros del equipo auditor.

Ser testigos de la auditoria en nombre del(la) auditado(a). Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de la

informacin.


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Auditor(a) de Igualdad Laboral/ Equipo Auditor

6. Tcnicas para llevar a cabo la auditora Durante toda la auditoria se pueden utilizar diferentes tcnicas de auditora para poder evidenciar cumplimiento:

A) Entrevista con el personal B) Revisin de documentacin C) Revisin de registros D) Observacin de actividades

7. Evaluacin Concluida la junta de apertura se solicita la informacin necesaria y, en caso de ser necesario, se hace el recorrido por las instalaciones, recopilando informacin y evidencia que sustenten el cumplimiento de la norma a ser evaluada de acuerdo con lo establecido en FSP-6R45 Listas de Verificacin de Igualdad Laboral

Durante la auditora, el equipo auditor confirma el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma de referencia, lo cual se puede lograr por medio de evidencia documental, la cual puede ser complementada con entrevistas realizadas al personal. De igual manera confirmar el alcance declarado en la solicitud de servicio (Personal involucrado, domicilios).

Cierre de Auditora en Sitio Auditor(a) de Igualdad Laboral/ Equipo Auditor

8. Elaboracin de informe Genera el FSP-6R46 Informe de auditora igualdad laboral as como de las conclusiones y evidencia presentadas. El informe debe estar fechado y firmado por el(la) auditor y debe contener los siguientes puntos en tanto apliquen: Alcance de la auditora Objetivos de la auditora Identificacin del equipo auditor y de las y los representantes de la

empresa Detalles de los cumplimientos Puntaje Obtenido Aceptacin de los resultados, por parte del cliente. Resumen del proceso de auditora, y cualquier observacin que sea

de importancia. El informe de la auditora se imprime en dos originales. Al trmino de la auditora en sitio, el(la) auditor(a) lder entrega a la organizacin FSP-6R46 Informe de auditora de Igualdad Laboral y copia del FSP-6R45 Listas de Verificacin de Igualdad Laboral requisitada, de tal manera que la organizacin pueda visualizar sus fortalezas y debilidades en el cumplimiento de la norma de igualdad laboral.


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NOTA 1: El Informe de Auditora de Igualdad Laboral, ser entregado el mismo da de la auditora preferentemente, o en su defecto se entregar posteriormente en un plazo no mayor a cinco das hbiles posterior a la junta de cierre. NOTA 2: En caso de detectar anomalas en los datos reportados estos se reportaran en el FSP-6R46 Informe de auditora igualdad laboral y se notificarn al rea comercial si se ve afectacin en das de auditora.

Auditor(a) de Igualdad Laboral/ Equipo Auditor

9. Junta de cierre Presenta a los responsables asignados por el cliente, los resultados de la auditoria, Agradecimiento a los participantes Resumen de metodologa Confirmacin del puntaje obtenido Informa al cliente la objetividad de la revisin e indica la existencia

del procedimiento de quejas y apelaciones hacia la empresa en caso de que no estn de acuerdo en algn punto del proceso.

Recomendacin del equipo auditor al Comit de Certificacin de Igualdad Laboral de FS a partir de los resultados de la auditora.

Recordar el convenio de confidencialidad Posterior a la junta de cierre el(la) auditor(a) Igualdad Laboral entrega al cliente el FSP-6R46 Informe de auditora de Igualdad Laboral y la FSP-6R45 Listas de Verificacin de Igualdad Laboral Control de registros Durante el procedimiento para la obtencin de la certificacin se generan registros, los cuales sern administrados en base al FS-5P03 Control de registros Los registros relativos a los solicitantes y clientes se deben conservar por lo menos 4 aos, los registros de los procesos de certificacin deben retenerse por lo menos el ciclo actual y el ciclo anterior. El expediente del cliente ser entregado al Comit de Certificacin para su dictaminacin.

10. Revisin de informe de auditora y expediente

El(la) auditor(a) entrega el FSP-6R46 Informe de auditora de Igualdad Laboral a la Gerencia de Certificacin junto con la FSP-6R45 Lista de Verificacin de Igualdad Laboral y toda la documentacin generada durante la auditora para su anlisis y posterior dictaminacin.


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Gerencia de Certificacin

11. Recepcin de documentos Recibe toda la documentacin generada desde que el proceso inici y que ampara el resultado de las auditoras del cliente. Se enva al Comit de Certificacin para su dictaminacin.

Comercializacin 12. Cierre de auditora En caso de que durante el proceso de auditora se detecten anomalas que afectan los tiempos de auditora, se realizaran los cambios correspondientes en la FSP-2R09 Confirmacin y Propuesta de Servicios Igualdad Laboral y, se declarar cerrado el proceso hasta que dicho cambio haya sido formalizado con el cliente.

Criterios relacionados para otorgar certificado, mantener, suspender, cancelar, retirar, renovar, ampliar, reducir de alcance y re-evaluar.

13. Criterio para otorgar un certificado Coordinador (a) de Certificacin de Sistemas ( Igualdad Laboral)

Se podr otorgar la certificacin cuando: Derivado de la auditora de certificacin, el resultado de la auditora deber cumplir con un puntaje mnimo de 213 de acuerdo con los resultados de la evaluacin siguiendo la siguiente tabla: Puntaje para la certificacin

4.1 Igualdad y no discriminacin 75* 4.2 Previsin social 113* 4.3 Clima laboral 72 4.4 Accesibilidad y ergonoma 14 4.5 Libertad 10

Total 284* *Datos derivados de la aclaracin a Norma Mexicana NMX-R-025-SCFI-2012, publicada en el D.O.F. el pasado 5 de junio de 2013. Puntaje mnimo para la certificacin 213.

Si como resultado de la auditora de certificacin se obtiene un puntaje menor a 213 puntos o se detecta el incumplimiento de cualquiera de los puntos crticos establecidos en la norma de referencia, la o el cliente deber tomar las acciones necesarias para alcanzar el cumplimiento del puntaje mnimo y cuando est listo notifica a Factual Services para que se proceda a realizar una Auditora de seguimiento donde se corrobore que la organizacin ha llevado a cabo las acciones necesarias para alcanzar el puntaje mnimo requerido, o bien, para cumplir con los puntos crticos. Como resultado de una Auditora de seguimiento, el(la) auditor(a) lder registrar el resultado en el FSP-6R46 Informe de auditora de Igualdad Laboral.

La auditora de seguimiento podr efectuarse siempre y cuando no se rebase un periodo de 60 das hbiles contados a partir del ltimo da de auditora en sitio de la auditora original.


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14. Criterios para mantener un certificado Se podr mantener un certificado cuando:

Se realice una visita de vigilancia en un periodo no mayor a 24 meses contados a partir del da inmediato siguiente a la emisin del certificado, previo aviso por Factual Services, S.C., con al menos 5 das hbiles de anticipacin.

Si como resultado de la visita de vigilancia se demuestra cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia y los puntos crticos establecidos por la misma, obteniendo como resultado de esta evaluacin un puntaje mayor o igual a 213 se mantendr el certificado.

15. Criterio para suspender el certificado Se podr suspender el certificado cuando:

Si como resultado de la visita de vigilancia El Cliente obtiene: un puntaje menor a 213 o se haya incumplido alguno de los puntos crticos la o el Cliente tendr un plazo de 60 das naturales para solventar los requisitos necesarios que le permitan a la organizacin dar cumplimiento, periodo en el cual, el certificado se encuentra suspendido.

En caso de incumplimiento con las fechas establecidas para la

ejecucin de la auditora de vigilancia

Cuando el resultado de una visita de vigilancia se detecten incumplimientos referente al uso de marca de Factual Services, S.C. o de la marca oficial.

El plazo de suspensin no podr ser mayor a 60 das naturales contados a partir del da inmediato siguiente del ltimo da de auditora en sitio, en caso contrario Factual Services S.C., proceder a la cancelacin del certificado. Nota: El criterio de tiempo para realizar las visitas de seguimiento para el cierre de incumplimientos est dentro del punto Dictaminacin a favor de suspender el certificado del presente procedimiento. El periodo mximo que un certificado podr mantenerse en estado de suspensin antes de la cancelacin es de 60 das naturales contados a partir de da inmediato siguientes a la ejecucin de la auditora correspondiente.

16. Criterios para cancelar y retirar el certificado Se podr cancelar y retirar el certificado cuando:

Derivado de una suspensin no se hayan tomado las acciones

necesarias dentro del plazo otorgado. Por decisin del cliente.


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Por que se compruebe que El Cliente ha alterado o falsificado los certificados otorgados.

Por incumplimiento a las clusulas del contrato.

Se informa al cliente por cualquier medio que se proceder al retiro y cancelacin de su certificado.

17. Criterio para la recertificacin del certificado de producto Cuando termina la vigencia de la certificacin y el cliente requiere

mantenerla, se tiene que empezar nuevamente el proceso de la certificacin.

Al menos un mes antes de que concluya la vigencia del certificado, El Cliente, tendr que solicitar la recertificacin y contar con la nueva cotizacin proporcionada por Factual Services, S.C., y esta a su vez deber ser autorizada para organizar en tiempo y forma dicha auditora, la cual ser indispensable se realice fecha previa al vencimiento del certificado, para tal efecto se tendr que tomar en cuenta que existen fechas especficas en donde el Comit de Certificacin de Igualdad Laboral realiza la dictaminacin final del expediente del cliente para el otorgamiento del certificado.

Para lograr la recertificacin es obligatorio para El Cliente, mantener en la auditora de recertificacin un puntaje igual o mayor a 213 puntos y siempre en cumplimiento con los puntos crticos establecidos en la norma de referencia.

18. Criterio para la ampliacin de alcance Cliente Pueden solicitarse ampliaciones sobre un certificado ya otorgado

mediante la modalidad de auditora por proceso, siendo aplicable cuando se requieran adicionar unidades, departamentos reas.

La solicitud de ampliacin debe realizarse de forma escrita por cualquier medio, especificando las caractersticas de la ampliacin solicitada.

Gerencia de Certificacin / Auditor(a) de Igualdad Laboral / Representante Comercial

Revisin de la solicitud

Revisa la solicitud de ampliacin y verifica la factibilidad de ejecucin.

Para efectuar dicha ampliacin ser necesario realizar una auditora en sitio. De acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.

Para la planeacin de dicha auditora podrn ser considerados los resultados obtenidos en la evaluacin previa del alcance certificado cuando los elementos de la norma impliquen documentacin o evidencia aplicable para el nuevo alcance de la certificacin.

Gerencia de Certificacin / Auditor(a) de Igualdad Laboral

Certificacin de ampliacin de alcance

Al concluirse la auditora en sitio el(la) auditor(a) entrega el informe de auditora para continuar con el proceso de certificacin.

Cuando la decisin es otorgar la ampliacin de la certificacin la vigencia de certificacin ser la misma que para el certificado original.


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19. Criterio para la Reduccin de Alcance Gerencia de Certificacin / Auditor(a) de Igualdad Laboral

Se puede realizar cuando se requiera dar de baja unidades, departamentos o reas de un certificado previamente otorgado.

El(la) solicitante interesado(a) en realizar la reduccin de alcance, debe presentar una carta solicitando la reduccin y mencionando el nmero de certificado y la unidad, departamento o rea a reducir, especificando los motivos de la reduccin.

El(la) auditor(a) determina si aplica la reduccin al certificado, con base a la revisin de los documentos y datos que soporte la certificacin que se realizo.

Posterior a la revisin y aceptacin de la solicitud, el(la) auditor(a) de igualdad laboral, entrega a la Gerencia quien a su vez, entrega al Comit de Certificacin quien toma la decisin sobre la reduccin del certificado.

Emisin de nuevos certificados

En caso de reduccin de alcance ser necesaria la emisin de un nuevo certificado segn aplique, considerando mantener la misma vigencia que para el certificado original.

Coordinador (a) de Certificacin de Sistemas ( Igualdad Laboral)

20. Dictaminacin Se lleva a cabo basndose en los criterios establecidos en este procedimiento. El resultado final debe estar documentado en la seccin correspondiente en el FSP-6R46 Informe de auditora de Igualdad Laboral informando a la Gerencia de Certificacin. NOTA 1: En caso de existir controversias, dentro del Comit de Certificacin, se solicitar la participacin de personal del rea tcnica que no haya participado en el proceso a dictaminar. NOTA 2: En caso de existir conflicto de inters dentro del Comit de Certificacin, la decisin recae exclusivamente en la Presidencia del comit.

Asistente de certificacin

20.1. Notificacin y formalizacin para otorgar certificado Elabora el certificado de producto con los datos que establece el formato FSP-6R47 Certificado de igualdad Laboral los cuales se toman de los datos declarados en FSP-2R09 Confirmacin y Propuesta de Servicios Igualdad Laboral . Adems se integra al listado de productos de acuerdo a lo establecido en el FSP-5P01 Publicaciones de productos certificados y procesos. Una vez elaborado el certificado, y firmado por un(a) ejecutivo(a) de Factual Services, S.C., se entrega al cliente el certificado y se solicita


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firma de acuse de recibo en copia simple.

21. Codificacin de certificados De acuerdo con la dictaminacin del Comit de Certificacin de Igualdad Laboral, elabora el certificado correspondiente. a) Se puede emitir un certificado con los datos de la oficina

central, enunciando en este o en un documento anexo referenciado en el mismo certificado.

b) Se pueden emitir sub-certificados para cada uno de los sitios cubiertos, con la condicin que se incluya el mismo alcance y se haga referencia al certificado principal.

En este caso, el nmero asignado a los certificados diferentes al sitio base, tendrn el mismo nmero de certificado adicionando un nmero consecutivo (y el base incluir un cero), adems de incluir su referencia al certificado base.

Ejemplo: Certificado base FS 100000 Certificado a un sitio A: FS 100000-1

Todos los Certificados deben incluir en forma obligatoria:

a) Nombre y direccin b) Fechas de otorgamiento o renovacin de la certificacin. c) Alcance / cobertura d) Norma acreditada incluyendo numero y o revisin utilizada e) Vigencia del mismo La entrada en vigor mencionada en un

documento de certificacin no debe ser anterior a la fecha de la decisin de certificacin

f) Nmero de identificacin nica g) Nombre del organismo de certificacin que lo emite, marca y

direccin, es decir, FACTUAL SERVICES, S.C. h) Nombre, registro y marca (opcional) del organismo de

acreditacin correspondiente, es decir, Entidad Mexicana de Acreditacin, A.C. (EMA)

i) Nmero de solicitud de servicio j) Fechas de Reduccin o Ampliacin de alcance del certificado

(cuando aplique) Fin de procedimiento

Control de cambios

Revisin anterior Fecha Descripcin del cambio a la siguiente versin

Alta 25/marzo/2011 Nuevo procedimiento de certificacin de producto.

1 25/marzo/2011

Se modific la tabla de muestreo, se especifica la conformacin de la muestra se realiza: a) La aplicacin del Asistente de la pgina de la STPS determinando la muestra por Factual Services, S.C. b) Aplicacin en sus instalaciones con la presencia de un representante de Factual Services, S.C. (supervisin y presencia) se aclara punto 7: Concluida la junta de apertura se solicita la informacin necesaria y se hace el recorrido por las instalaciones, de ser necesario se audita


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se incluye nota aclaratoria en apartado 8 NOTA: El Informe de Auditora de Igualdad Laboral, ser entregado el mismo da de la auditora preferentemente, o en su defecto se entregar posteriormente en un plazo no mayor a cinco das hbiles posterior a la junta de cierre.

2 11/abril/2011

Se incluye criterio incluido en listas de verificacin apartado 4. En las organizaciones medianas y grandes es recomendable trabajar con una muestra que alcance un nivel de confianza del 95% o ms, y construir tres estratos proporcionales: Mandos altos Mandos medios Personal operativo En el caso de las organizaciones chicas y de las micro-organizaciones, es recomendable aplicar el instrumento algn directivo y al menos a la mitad de la plantilla del personal incluido en el alcance.

3 12/abril/2011 Dentro del apartado 3 Muestreo, se substituye el prrafo El puntaje promedio debe ser mayor o igual a 75 puntos (con base en el Apndice Normativo B) para obtener 50 puntos de acuerdo con el requisito correspondiente de la norma de referencia. por las opciones de puntaje establecidos por la STPS

4 20/abril/2011

Manejo de lenguaje incluyente. Se actualiz la versin de la norma. Se modific el 2 punto crtico, la integracin de plantilla de personal, tiempo de retencin de los registros de auditora, puntaje de la norma y tiempos de respuesta para la realizacin de las auditoras de seguimiento y/o vigilancia. Se modific la redaccin de la asignacin del puntaje del IPSS.

5 08/feb./2013 Se incluyen las notas

6 11/marzo/2013 Se realizan las modificaciones derivadas de la aclaracin de la Norma Mexicana NMX-R-025-SCFI-2012, publicada en el D.O.F. el pasado 5 de junio de 2013

7 18 de junio de 2013 Se modifica el apartado e comit de certificacin de igualdad laboral por Coordinador (a) de Certificacin de Sistemas ( Igualdad Laboral)

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