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Universidad Inca Garcilaso de la Vega Facultad de Ingeniera de Sistemas, Cmputo y Telecomunicaciones

Gestin de Proyectos TI con enfoque PMI Docente: Lic. Oscar Ramrez Pereyra

Gestin de Proyectos de Tecnologa de la

Informacin con el enfoque PMI

Profesor: Lic. Oscar Ramrez Pereyra

[email protected]



2

Agenda

Qu es un Proyecto? Qu es la Gestin de un Proyecto? Entorno del Proyecto

Ciclo de Vida y Fases del Proyecto Interesados (Stakeholders) Influencias de la Organizacin Habilidades clave de Administracin



Informacin sobre la gerencia de proyectos

El mundo gasta casi $10 trillones en proyectos de toda clase

Ms de 16 millones de personas estn involucradas en proyectos en el mundo

Tom Peters nos dice: Para ganar hoy debemos dominar el arte del proyecto

Los proyectos tienen un terrible record: Un estudio revel que solamente el 16.2% de los

proyectos fueron exitosos y el 31% fueron cancelados antes de su terminacin, costando billones de dlares



Ventajas de la gerencia de proyectos

Mejor control financiero, fsico y recursos humanos Mejora la relacin con los clientes Reduce lo tiempos de desarrollo Reduce los costos Mejora la calidad y la confiabilidad Mayores mrgenes Mejora la productividad Mejora la coordinacin interna Mejora el ambiente de trabajo



Qu es un Proyecto?



6

Proyectos y Operaciones

Las organizaciones ejecutan trabajos

El trabajo involucra tanto Operaciones como Proyectos



7

Proyectos y Operaciones (elementos comunes)

Realizados por personas

Restringidos por recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados



8

Proyectos y Operaciones (diferencias)

Proyecto Un medio para ejecutar un

Plan estratgico

Temporal y nico

Responden a nuevos requerimientos del negocio

Operaciones Son continuas

Son repetitivas

Constituyen el core del

negocio

Ejemplos: La operacin de un Banco Las ventas de una tienda de

almacenes El servicio que brindan las

empresas de telecomunicaciones



9

Qu es un Proyecto? Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado nico

Temporal Tiene un inicio y un fin definido Termina cuando el objetivo ha sido logrado o cuando

se cancela el proyecto El equipo de proyecto se disuelve una vez se termina

el proyecto. nico

El producto o servicio es siempre diferente Las caractersticas del producto son progresivamente

elaboradas



10

Caractersticas de un Proyecto Conjunto de actividades y tareas:

Con un objetivo especfico a cumplir dentro de ciertas especificaciones

Con inicio y final claramente definidos Con fondos limitados Con uso de recursos Ejecutadas para crear un resultado duradero

Puede durar semanas o aos Implica elaboracin progresiva

(iteraciones)



11

Ejemplos de Proyecto Disear un nuevo vehculo de transporte Construir un edificio Implementar un nuevo procedimiento o proceso

de negocio Efectuar un cambio en la estructura de una

empresa Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de

informacin Ejecutar una campaa para un partido poltico Disear un nuevo avin comercial



Portafolio de proyectos

Objetivos estratgicos

Programa A

Proyecto 2 Proyecto 1

Programa B


Programa C


Portafolio de proyectos

Inversin Beneficios



Portafolio Programa - Proyecto



14



15

Un Proyecto Balanceado



Qu es la Gestin de un Proyecto?

Gestin = Administracin = Gerencia



17

Qu es la Gestin de un Proyecto? La aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas

y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo (PMI)

Implica necesariamente: Identificar a los interesados (Stakeholders) Determinar sus necesidades y expectativas Dirigir y encaminar dichas expectativas Determinar sus requerimientos Balancear demandas de Alcance, Costo, Tiempo y

Calidad



18

Procesos y reas

reas de conocimiento

10

Procesos 47



19

Grupos de procesos

Iniciacin Planificacin Ejecucin Monitoreo y Control Cierre



20

reas de Conocimiento 1. Gestin de la Integracin 2. Gestin del Alcance 3. Gestin de Tiempos 4. Gestin de Costos 5. Gestin de la Calidad 6. Gestin de los Recursos Humanos 7. Gestin de las Comunicaciones 8. Gestin de Riesgos 9. Gestin de las Adquisiciones 10.Gestin de los Interesados (Stakeholders)



21

Enfoque bidimensional



22

reas de conocimiento

10

Grupos de Procesos

5

Procesos

47



23

13. Interesados



SESION I - FOUNDATIONS 24 de 54

Pensilvania, EEUU www.pmi.org



25

PMI y PMP PMI (Project Management Institute) El Project Management Institute (PMI) se fund

en 1969. Profesin emergente (PMP Project Mangement Profesional) PMBOK (Project Management Body of

Knowledge)



26

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

Describe la totalidad de conocimientos de la

profesin de Gerente de Proyectos Incluye conocimientos:

Buenas prcticas tradicionales ampliamente usadas Prcticas innovadoras y avanzadas de uso limitado Publicados y no publicados

Gua al PMBOK (del PMI) Subconjunto del PMBOK Generalmente aceptado Terminologa comn a la profesin



27

PMBOK Ediciones

Antes del PMBOK:

Documento de procedimientos y conceptos de la Gestin de Proyectos en 1983

Primeras certificaciones PMP en 1984 Fundamentos de la Gestin de Proyectos en 1987

Ediciones 1996 Primera edicin 2000 Segunda edicin 2004 Tercera edicin 2008 Cuarta edicin 2012 Quinta edicin



28

Relacin con otras disciplinas

Administracin general Planificacin Organizacin Seleccin y administracin de personal Operacin y control de una empresa

rea de aplicacin Se definen en trminos de:

Elementos tcnicos (desarrollo de software, productos farmacuticos, construccin..)

Grupos de industria (Banca, automotriz, Telecomunicaciones)



29

Relacin con otras disciplinas

Conocimientos y prcticas

generalmente aceptados para la

Gestin de Proyectos

Conocimientos y prcticas de

Administracin General

Conocimientos y prcticas del

rea de Aplicacin



30

Qu requiere una gestin de proyectos efectiva?



Entorno del Proyecto



32

Ciclo de Vida del Proyecto Es el conjunto de FASES en las que se divide el

proyecto El proyecto se divide en FASES para mejorar su control

y proporcionar vnculos con las operaciones continuas de la organizacin ejecutante

Caractersticas de las Fases:

Entregables: Resultados de trabajos tangible y verificable.

Revisiones: Evaluacin de entregables y performance del proyecto.

Criterios de xito de salida: Mediciones usadas para ver si el proyecto debe pasar o no a la siguiente fase



33

Ciclo de Vida del Proyecto



34

Otro ejemplo de Ciclo de Vida



35

Ciclo de Vida del Proyecto



36

Ciclos de Vida del Proyecto y del Producto



37

Caractersticas del Ciclo de Vida del proyecto

Define el comienzo y el fin del proyecto Los entregables usualmente deben ser

aprobados antes que se inicie el trabajo de la siguiente fase.

Algunas veces una fase subsiguiente se inicia antes de la aprobacin de todos los entregables de la fase previa (fast tracking)

Define el trabajo tcnico y los involucrados en cada fase.



38

Caractersticas del Ciclo de Vida del proyecto

El nivel de costo y personal es bajo al comienzo, crece al avanzar el proyecto y cae rpidamente cuando el proyecto se acerca a su trmino.

La probabilidad de xito del proyecto es bajo al comienzo y crece al avanzar el proyecto.

El riesgo e incertidumbre son altos al comienzo y decrecen al avanzar el proyecto.

Los costos y riesgos de cambios y correcciones generalmente crecen cuando el proyecto avanza



39

Interesados (Stakeholders) Individuos, grupos u organizaciones que estn

activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positivamente o negativamente como resultado de la ejecucin o conclusin del proyecto y por tanto pueden afectar al proyecto.

Principales Stakeholders: Gerente/Jefe de Proyecto: Dirige el proyecto. Cliente: Usa el producto o servicio. Organizacin ejecutante: Empresa que realiza el

trabajo del proyecto. Patrocinador (Sponsor): Provee recursos financieros



40

Interesados (Stakeholders)



41


El Gerente de Proyecto debe: Identificar a los

Stakeholders Determinar sus

necesidades y expectativas

Dirigir y encaminar dichas expectativas



42


El Gerente de Proyecto debe: Identificar a los

Stakeholders Determinar sus

necesidades y expectativas

Dirigir y encaminar dichas expectativas



Autoridad

Influencia

43




44

Influencias Organizacionales

Sistemas de organizacin empresarial

Basadas en Proyectos Sus mayores ingresos son derivados de la

ejecucin de proyectos a terceros Empresas de desarrollo de software a la medida Contratistas de construccin Empresas de arquitectos

No basadas en Proyectos Organizadas por departamentos funcionales

independientes



45

Estructura organizacional

Funcional Jerarqua donde cada empleado tiene un supervisor claramente definido.

Proyectizada La mayora de los recursos de la organizacin estn involucrados en proyectos y los Gerentes de Proyecto cuentan con gran autoridad

Mixta o Matricial Hbrido de las anteriores



46

Estructura organizacional Descripcin Quin esta

a cargo? Ventajas Desventajas

Funcional Organizacin donde los miembros del equipo trabajan para un departamento y pueden ser prestados a un proyecto de vez en cuando

Gerente Funcional

Mayor habilidad funcional Ms alto grado de especializacin Lneas de carrera mejor definidas

El Gerente de proyecto no tiene gran poder Los proyectos tienen baja prioridad (burocracia) Los recursos frecuentemente no son otorgados

Proyectizada La organizacin esta estructurada de acuerdo a proyectos y no a departamentos

Gerente de Proyecto

El gerente de proyecto tiene gran autoridad La comunicacin en el proyecto es fluida (un slo equipo) Lealtad al proyecto es fuerte

No home para los miembros del equipo Crecimiento y desarrollo puede ser ms difcil.

Mixta o Matricial

Organizacin hbrida donde los individuos reportan a un Gerente de Proyecto y a un Gerente Funcional

Poder balanceado entre ambos gerentes

Puede tener lo mejor de ambos

Duplicacin de esfuerzo en algunas tareas Mayor conflicto Menos lealtad



47

Estructuras Matriciales Matriz Dbil

Matriz Balanceada

Matriz Fuerte

Estructura organizacional

Generalmente organizacin Funcional

Organizacin Mixta Generalmente una organizacin Proyectizada

El Gerente de Proyecto reporta a:

Gerente Funcional Gerente Funcional, pero comparten autoridad y poder

Gerente de los Gerentes de Proyecto (Project Officer)

Poder y autoridad del Gerente de Proyecto

Limitada Baja a Moderada Moderada a alta

Enfoque del Gerente de Proyecto

Responsable del proyecto y de sus responsabilidades funcionales

Responsable del proyecto, responsabilidad que comparte con el Gerente Funcional

Responsable del proyecto

Tiempo asignado al proyecto del Gerente de Proyecto

Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo

Cargo del Gerente de Proyecto

Coordinador de Proyecto Lder de Proyecto

Gerente/Jefe de Proyecto

Gerente/Jefe de Proyecto



48

Organizacin Funcional



49

Organizacin Proyectizada



SESION I - FOUNDATIONS 50 de 54

Organizacin Matricial Dbil



51

Organizacin Matricial Balanceada



52

Organizacin Matricial Fuerte



53

Habilidades de Administracin General Aspectos de Planeamiento

Planeamiento estratgico, tctico y operacional Aspectos Organizacionales

Administracin de personal, comportamiento organizacional, beneficios y lneas de carrera

Aspectos Funcionales o del Negocio Finanzas y contabilidad, ventas y mercadeo, investigacin y

desarrollo, fabricacin y distribucin Aspectos de Relaciones Laborales

Motivacin, supervisin, delegacin, desarrollo de equipos, manejo de conflictos

Aspectos Individuales Administracin del tiempo propio, administracin de stress



54

Habilidades Clave de Administracin General

Liderazgo Establecer la direccin y autoridad, alinear al equipo,

motivar, inspirar Comunicacin

Forma de comunicar (escrita, oral, saber escuchar y transmitir)

Interna (dentro del proyecto) y Externa (hacia el cliente y en general fuera del proyecto)

Formal (informes y presentaciones) e Informal (conversaciones y correo electrnico)

Vertical y Horizontal Negociacin

Debatir y llegar a entendimientos y acuerdos con otros



55

Habilidades Clave de Administracin General

Resolucin de problemas Definir las causas Analizar los problemas Identificar alternativas de solucin factibles. Toma de decisiones

Influencia en la Organizacin Entender la estructura formal e informal de la

organizacin Entender los mecanismos de poder Usar este conocimiento para hacer que las cosas se

hagan

Gestin de Proyectos de Tecnologa de la Informacin con el enfoque PMIAgendaInformacin sobre la gerencia de proyectosVentajas de la gerencia de proyectosQu es un Proyecto?Proyectos y OperacionesProyectos y Operaciones (elementos comunes)Proyectos y Operaciones (diferencias)Qu es un Proyecto?Caractersticas de un ProyectoEjemplos de ProyectoPortafolio de proyectosPortafolio Programa - ProyectoNmero de diapositiva 14Un Proyecto BalanceadoQu es la Gestin de un Proyecto?Qu es la Gestin de un Proyecto?Procesos y reasGrupos de procesosreas de ConocimientoEnfoque bidimensionalNmero de diapositiva 22Nmero de diapositiva 23Nmero de diapositiva 24PMI y PMPPMBOK(Project Management Body of Knowledge)PMBOKEdicionesRelacin con otras disciplinasRelacin con otras disciplinasQu requiere una gestin de proyectos efectiva?Entorno del ProyectoCiclo de Vida del ProyectoCiclo de Vida del ProyectoOtro ejemplo de Ciclo de VidaCiclo de Vida del ProyectoCiclos de Vidadel Proyecto y del ProductoCaractersticas del Ciclo de Vida del proyectoCaractersticas del Ciclo de Vida del proyectoInteresados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Interesados (Stakeholders)Influencias OrganizacionalesEstructura organizacionalEstructura organizacionalEstructuras MatricialesOrganizacin FuncionalOrganizacin ProyectizadaNmero de diapositiva 50Organizacin Matricial BalanceadaOrganizacin Matricial FuerteHabilidades de Administracin GeneralHabilidades Clave de Administracin GeneralHabilidades Clave de Administracin General

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