FORO TEMATICO SEMANA 1

a. Cul es la importancia de la Administracin Documental? y cmo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

c. Brinde su opinin frente a los aportes de dos de sus compaeros.

RESPUESTAS

A. La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.

La importancia de la administracin documental en una empresa es fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos que se recepcionan provenientes de entidades y empresas.Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando procedimientos para darles un mejor manejo en la creacin, proceso y archivo de los mismos y as en el momento de alguna consulta sea fcil y eficaz su bsqueda.Esta bsqueda se puede hacer segn como se tenga organizado el archivo si pro fechas, por dependencias, por ciudades, por orden alfabtico, Por asunto o por importancia del documento, esta clasificacin la maneja cada empresa segn sus necesidades.El manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar su utilizacin y conservacin, pasando por su manejo, tratamiento y organizacin tratando siempre de reducir costos y espacio.

B. ASPECTO DE LA LEY 594 DE 200

1. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

2. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente

3. Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.

4. Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.

5. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTA

ACUERDO No. 027-20061. Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin. Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

2. Documento original: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

3. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.4. DISTRIBUCION DEL DOCUMENTO: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.5. FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningn criterio de organizacin archivstica.

C.todos los compaeros dieron informacin muy asertiva respecto al tema temas hago salvedad sobre los compaeros NEWTON LIZCANO DURAN y LUISA FERNANDA ZULUAGA ARBELAEZ me parece que estuvieron muy completos en sus respuestas.