formulación y gestión de proyectos · 2019-04-01 · formulación y gestión de proyectos 5...
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Docente: Ing. Roberto Domínguez
Material: A/P Gabriela Berch, Ing. Adrián Manera, In g. Roberto DomínguezJunio 2010
Formulación y Gestión deProyectos
Formulación y Gestión de Proyectos
2
¿Qué es un PROYECTO?
• temporal : tiene un inicio y un fin definidos• único : su resultado es algo que nunca se
hizo antes.
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que selleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único ”.
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Las organizaciones realizan trabajo através de proyectos y operaciones
• ambos requieren gente• ambos están limitados por recursos• ambos son planificados, ejecutados y controlados
PERO:• los proyectos son temporarios y únicos• las operaciones son continuas y repetitivas.
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¿es Proyecto o es Operación?
• Hacer una torta• Mudarse• Asar un cordero en una parrillada• Reconstruir un Teatro• Cambiar la forma de hacer cierto trámite• Hacer una encuesta de intención de voto
(en muchos casos es necesario analizar la unicidado el grado de rutina)
Formulación y Gestión de Proyectos
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Diferencia entre Proyecto / Programa / Plan
Proyecto: Cualquier intervención concreta en un con texto y en un sector definido.• Ej. Proporcionar luz eléctrica a una comunidad mediante la implantación de placas solares.
Programa: Conjunto de actividades cooperativas que se implementan en uncontexto extenso, afectando a diversos sectores, es perando cambios integralesen las condiciones de vida, a medio plazo.
• Ej. Creación de un centro de formación agropecuaria, para todos los pueblos de la región este, conel objetivo de que el alumnado graduado monte una cooperativa de acopio y transformación deproductos agrícolas en productos envasados de mercado, destinados a la exportación, con controly gestión de todas las fases nacionales del comercio.
Plan: Conjunto de programas que se ponen en funcion amiento en una zona, a largoplazo, para lograr cambios estructurales.
• Ej. Construcción de una presa en el río de una zona con la consiguiente implantación de un plande parcelación de tierras y preparación para el cultivo del arroz. Creación de una planta de acopio,envasado y comercialización del arroz. Repoblación de la zona mediante la ampliación del puebloal que se dotará de centro educativo, hospital de zona y centro social. Mejora de lasinfraestructuras de agua potable, iluminación y comunicaciones.
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Presentación de los participantes
• Nombre• Lugar de trabajo y rol que cumplo• Un proyecto en el que he participado o estoy
participando• Qué espero del curso
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Sincronización de expectativas
• Qué se puede esperar del curso
• Qué no se puede esperar del curso
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CONTENIDO del CURSO/TALLER
Introducción Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
• Fundamentos
• Definiciones:
Proyecto,Fases,Grupos deprocesos,Áreas deconocimiento,Interesados
• Acta deconstitución
• Director delproyecto
• Construccióndel equipo
• Alcance
• Gestión del tiempo
• Gestión de costos
• Gestión de riesgos
• Integración
Desarrollo delequipo
• Calidad
•Comunicaciones(Anexo I)
• Proceso deseguimientoy control
• Informes deavance
• Procesode cierre
• Leccionesaprendidas
Gestión del ProyectoFormulación
• Identificación
• Diseño
• Marco Lógico
•Análisis de interesados
• Análisis de problemas
• Análisis de objetivos
• Análisis de alternativas
• Matriz de planificación delproyecto
Marco Lógico
Formulación y Gestión de Proyectos
Formulación de Proyectos
Formulación y Gestión de Proyectos
Ciclo de un proyecto - Formulación
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Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos de seguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
Identificación denecesidades
Análisis deproblemas
Identificación deproyectos
alternativos
Selección delproyecto
Idea
Características
Pre-factibilidad /Factibilidad
Proyecto definitivo
Inicio
Identificación Diseño
Formulación y Gestión de Proyectos
Ciclo del proyecto - Formulación
��
Identificación denecesidades
Análisis deproblemas
Identificación deproyectos
alternativos
Selección delproyecto
Identificación
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Formulación y Gestión de Proyectos
Ciclo del proyecto - Formulación
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Identificación denecesidades
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Características
Pre-factibilidad /Factibilidad
Proyecto definitivo
Identificación Diseño
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Formulación y Gestión de Proyectos
Enfoque de Marco Lógico
• Metodología participativa que busca enfocar unproblema determinado de manera total, organizada,sistemática y disciplinada.
• Se usa para incrementar la precisión en la planeación delos proyectos, fortalece el proceso de conceptualización,diseño, evaluación (ex ante y ex post) y ejecución deproyectos.
• Además permite relacionar múltiples objetivos conactividades, así como clarificar funciones yresponsabilidades entre los involucrados con unproyecto.
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Enfoque de Marco Lógico
• Obliga a quien diseña un proyecto a establecer:• sus objetivos• indicadores de éxito del proyecto• identificar los medios para verificar los logros alcanzados por el
proyecto• clarificar las relaciones lógicas de la planeación del proyecto• definir los riesgos cuya verificación condicionaría el logro de
los objetivos• definir los recursos que se requieren para la implementación• determinar la responsabilidad que cada uno de los involucrados
adquiere para el cumplimiento de los objetivos.
Formulación y Gestión de Proyectos
Enfoque de Marco Lógico
Formulación y Gestión de Proyectos
Enfoque de Marco Lógico
• Ventajas:• Aporta una terminología uniforme que facilita la comunicación y
reduce ambigüedades• Provee un formato para llegar a acuerdos precisos acerca de los
objetivos, metas y riesgos del proyecto• Suministra un temario analítico común que puede utilizarse para
elaborar tanto el proyecto como el informe de proyecto• Da información para organizar y preparar en forma lógica el plan
de ejecución del proyecto• Brinda información necesaria para la ejecución, monitoreo y
evaluación del proyecto• Proporciona una estructura para expresar, en un solo cuadro, la
información más importante sobre un proyecto.
Formulación y Gestión de Proyectos
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5 pasos a seguir:
a partir de la necesidad�)
Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de interesados:
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Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de interesados:
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Formulación y Gestión de Proyectos
Preguntas a responder:
�Quién está directamente afectado por el problemaespecífico que se está analizando?
¿Cuáles son los intereses de las diversas personas yentidades en relación al problema?
¿Cómo percibe cada grupo el problema?
¿Qué recursos aporta cada grupo (en forma positiva onegativa) para el tratamiento del problema?
¿Quién se beneficia con el proyecto?
¿Qué responsabilidades organizativas o institucionalestienen algunos de estos grupos?
¿Qué conflictos podría tener alguno de los grupos de actorescon el proyecto?
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Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de problemas:
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Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de problemas:
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Formulación y Gestión de Proyectos
Árbol de problemas
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Formulación y Gestión de Proyectos
Árbol de problemas: Cómo se arma
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Efecto 1
Causa 1
PROBLEMA CENTRAL
Causa 2 Causa 3
Efecto 3Efecto 2
C
A
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S
A
S
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F
E
C
T
O
S
Efecto 1.2Efecto 1.1
Causa 2.2Causa 2.1
Formulación y Gestión de Proyectos
Ejemplo:
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Fuente: El Enfoque del marco lógico: 10 casos práct icos. Fundación Cideal.
Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de objetivos:
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“Los proyectos sin objetivos no alcanzan claramente sus objetivos”, Tom Gilb
Formulación y Gestión de Proyectos
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• Los estados negativos del diagrama de problemas seconvierten en estados positivos alcanzados.
• Los problemas se reformulan de arriba hacia abajoconvirtiéndose en objetivos:
• Los problemas formulados con una condición negativa seconvierten en una condición positiva a futuro.
• El problema central también es transformado en objetivo.
• Las relaciones de causa-efecto se han tornado enrelaciones de medio-fines .
• Los problemas que no se van a solucionar no se modifican
$)
Análisis de objetivos:
Formulación y Gestión de Proyectos
Árbol de objetivos: Cómo se arma
$-
Fin 1
Medio 1
OBJETIVO CENTRAL
Medio 2 Medio 3
Fin 3Fin 2
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I
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S
F
I
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E
S
Fin 1.2Fin 1.1
Medio 2.2Medio 2.1
Formulación y Gestión de Proyectos
Ejemplo:
Fuente: El Enfoque del marco lógico: 10 casos práct icos. Fundación Cideal.
Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de alternativas:
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Formulación y Gestión de Proyectos
Análisis de alternativas:
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*���������������������������������������
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Recursos
disponibles
Tiempo
disponible
Condiciones
Del Entorno
Riesgos Prioridad
Impacto
Condiciones de
Sustentabilidad
Formulación y Gestión de Proyectos
<$
Formulación y Gestión de Proyectos
<<
Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto(matriz de marco lógico)
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Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
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FIN
PROPÓSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
Objetivo general
Objetivo específico
Resultados entregables
Requeridas para completarcomponentes
Por qué, Para qué
Qué
Cómo
Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
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CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DEVERIFICACIÓN
SUPUESTOS
FIN
PROPÓSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
Descripción
Cómo se mideel éxito
Dónde seencuentrandatos para
medir Factoresexternos,hipótesis
��� !"�
Costoincremental
Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
<)
CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DEVERIFICACIÓN
SUPUESTOS
FIN
PROPÓSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
Problema que se quiere resolver
Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
<-
CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DEVERIFICACIÓN
SUPUESTOS
FIN
PROPÓSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
Problema que se quiere resolver
Resultado del análisis de alternativas quepueden contribuir a solucionar el problema
Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
<.
CONCEPTO INDICADOR MEDIOS DEVERIFICACIÓN
SUPUESTOS
FIN
PROPÓSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
Gestión del proyecto:Planificación, Ejecución,
Seguimiento
Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
=�
CONCEPTO INDICADORMEDIOS DE
VERIFICACIÓNSUPUESTOS
FIN
PROPÓSITO
COMPONENTES
ACTIVIDADES
Evaluación
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Formulación y Gestión de Proyectos
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Matriz de planificación del proyecto:
Formulación y Gestión de Proyectos
Ej. de Matriz de planificación del proyecto:
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Formulación y Gestión de Proyectos
Matriz de planificación del proyecto:
=<
Formulación y Gestión de Proyectos
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Formulación y Gestión de Proyectos
Fuente: http://www.mgap.gub.uy/ProGan/ProgramaGanad ero.htm
45
Formulación y Gestión de Proyectos
Cómo compruebo si el proyecto estáformulado adecuadamente
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Formulación y Gestión de Proyectos
Caso de Estudio:
Los Chorillos
Formulación y Gestión de Proyectos
Gestión del Proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
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Datos estadísticos:¿Cómo suelen terminar los proyectos?
Resolución de proyectos de TI en el año 2009
Incumplidos44%
Fracasados24% Exitosos
32%
Fuente: “EXTREMECHAOS 2009”informe delStandish Group
Formulación y Gestión de Proyectos
50
Datos estadísticos:¿Cómo suelen terminar los proyectos?
Resolución de proyectos (1994-2000)
1627 26 28
53 33 46 49
31 4028 23
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1994 1996 1998 2000
Fracasados
Incumplidos
Exitosos
Fuente: “EXTREMECHAOS 2001”informe delStandish Group
Formulación y Gestión de Proyectos
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Necesidad de profesionalizar laDirección de Proyectos
• Porque los objetivos propuestos deben alcanzarse:– A satisfacción– En el plazo establecido– Con los recursos previstos
• Considerando los diferentes grupos de interés
• Con responsabilidad institucional, social y personal
• Todo lo cual exige prepararse!
Formulación y Gestión de Proyectos
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Para tener una chance real de obtener logrosutilizando los recursos en forma racional y
eficiente es necesario (entre otros):
• Contar con una definición clara y precisa de lo que se quierelograr
• Planificar detalladamente el camino para lograrlo• Conocer de antemano los posibles obstáculos• Estar preparados para responder rápidamente a situaciones
imprevistas• Dedicar el tiempo y recursos necesarios a las
comunicaciones dentro y fuera del equipo de trabajo• Atender posibles alertas y corregir a tiempo• Controlar permanentemente el avance del proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
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¿qué es la Dirección de Proyectos?
Es la aplicación de conocimiento,habilidades, herramientas y técnicas a
actividades del proyecto a fin de cumplircon los requisitos del proyecto.
Formulación y Gestión de Proyectos
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La Dirección de Proyectos incluye• Identificar los requisitos• Establecer objetivos claros y posibles de realizar• Equilibrar las demandas concurrentes de
– Alcance– Tiempo– Costo– Calidad– Riesgo– Satisfacción del usuario
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoquea las diversas inquietudes y expectativas de losinteresados
TIEMPO
ALCANCE
CO
STO
Satisfacción
o Calidad
Formulación y Gestión de Proyectos
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El Director del Proyecto:
Es el responsable individual por:
• Planificar y organizar el trabajo• Gerenciar las actividades diarias del proyecto• Entregar los resultados del proyecto al cliente.
Formulación y Gestión de Proyectos
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Es el primer contacto del Proyecto
ProveedoresProveedores
Dirección GeneralDirección General
PrensaPrensa
ClienteCliente
Área de SistemasÁrea de Sistemas
Asesoría JurídicaAsesoría Jurídica
FuncionariosFuncionarios
Depto. FinancieroDepto. Financiero
ArquitectoArquitecto
Formulación y Gestión de Proyectos
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El Director de Proyecto es:
• Comunicador• Organizador• Planificador• Responsable• Manejador de expectativas• Analizador de problemas• Conocedor del tema• Confidente• Agresivo• Creativo al resolver problemas• Consistente• Flexible• Animador• Psicólogo• Líder
• Armador de equipo• Coordinador• Facilitador• Orientador de gente• Motivador• Tiene sentido del humor• Comprende al usuario• Asesor de habilidades• Orientado al éxito• Arriesgado• Realista• Buen comerciante• Documentador experiente• Tiene empatía• Orientado a la ganancia
Formulación y Gestión de Proyectos
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...y un Director de Proyecto DEBE:
• Negociar con quien le asigna recursos• Definir la organización del Proyecto• Asignar roles y responsabilidades. Asegurarse de
que son conocidos y comprendidos• Desarrollar descripciones de trabajo detalladas• Identificar las necesidades de formación y
entrenamiento de todos los INTERESADOS.E implementar ese entrenamiento!
• Mantener los recursos del equipo enfocados endesarrollar y ejecutar el Plan
• Ajustar el Plan cuando sea necesario.
Formulación y Gestión de Proyectos
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y debe tener en cuenta que LAS PERSONAS...
¡siempre son el recurso más valioso!
Formulación y Gestión de Proyectos
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¿Qué activos son más importantes en unaorganización?
¿Activos tangibles? (edificiosterreno, maquinaria, materia
prima)
... ¿o activos intangibles?
• procedimientos, sistemas• prestigio, marca• capital humano
Formulación y Gestión de Proyectos
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Valor de los activos de una organización
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1982(62%)
1992(38%)
fines s. XX(10 a 15%)
Fuente: "Cómo utilizar el Cuadro de Mando Integral" de Robert Kaplan y David Norton
Intangibles
Tangibles
Formulación y Gestión de Proyectos
Fases de un Proyecto• Como los proyectos son únicos, generalmente implican incertidumbre.
Para acotar el problema a resolver, los proyectos suelen dividirse enfases:
– Cada fase se caracteriza por producir un entregable
• Ejemplo: construcción de una máquina embotelladora
Instalación en la fábricaInstalación
Test y documentos de resultadosPrueba
Embotelladora ConstruidaConstrucción
Prototipo construidoPrototipo
Planos, cálculos, costos, cronograma,…Diseño
DocumentoEstudio de factibilidad
ENTREGABLEFASE
62
Formulación y Gestión de Proyectos
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Ciclos de vida del Proyecto y del Producto
Formulación
idea
OperaciónDispo-sición
Fase inicial Fase final
pro-ducto
Ciclo de vida del Proyecto
Ciclo de vida del Producto
Actualización
OperaciónDispo-sición
Operación
pro-ducto
Dispo-sición
Operación
Fase final
pro-ducto
Dispo-sición
Operación
Fase inicial Fase final
pro-ducto
Dispo-sición
Operación
idea
Fase inicial Fase final
pro-ducto
Dispo-sición
OperaciónFormulación
idea
Fase inicial Fase final
pro-ducto
Dispo-sición
Operación
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Grupos de procesosde cada fase del proyecto
Salida fase /
Fin proyecto
Entrada fase /
Inicio proyectoProcesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
Planificar Hacer
RevisarActuar
Formulación y Gestión de Proyectos
65
Grupos de procesos de cada fase delproyecto
...
¡Cada fase es un pequeño Proyecto!65
...
Fase DISEÑO
Fase PROTOTIPO
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
Formulación y Gestión de Proyectos
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Actividades típicas de INICIO
• Reunir información• Identificar necesidades• Establecer:
– Metas– Objetivos– Viabilidad económica– Nivel de riesgo– Estrategia– Equipo potencial
• Estimar recursos• Identificar alternativas• Presentar la propuesta• Obtener aprobación para
continuar.
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
Formulación y Gestión de Proyectos
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Actividades típicas de PLANIFICACION
• Analizar el producto requeridoy las alternativas del proyecto:– objetivos a cumplir– producto final– entregables intermedios– estándares de calidad
• Determinar la integración y organización del equipo de proyecto• Establecer:
– Lista de actividades, ordenamiento y cronograma– Recursos, presupuesto y flujo de caja– Plan de comunicaciones del proyecto
• Evaluar riesgos• Obtener la aprobación del plan.
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
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Actividades típicas de EJECUCION
• Obtener los resultadosesperados en cada actividado tarea
• Informar a los interesados sobreel avance del proyecto
• Desarrollar el equipo: formación, resolución de conflictos,motivación, evaluación y reconocimiento
• Realizar las adquisiciones necesarias• Verificar el alcance.
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
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Actividades típicas de CONTROL
• Verificar si se cumplen:– los plazos estimados– los costos estimados– la calidad esperada
• Medir el desempeño del proyecto en general• Atender las situaciones que representen riesgo para el
proyecto• Controlar la calidad de las entregas de los proveedores.
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
Formulación y Gestión de Proyectos
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Actividades típicas de CIERRE
• Cierre de contratos• Finalizar pagos pendientes• Completar documentos de cierre• Obtener la aprobación o conformidad
con el resultado del proyecto• Realizar las comunicaciones finales• Reasignar (si es posible) el personal• Actualizar la documentación histórica de proyectos• Registrar lecciones aprendidas
Procesosde inicio
Procesosde cierre
Procesos deseguimiento y control
Procesos deejecución
Procesos deplanificación
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Secuencia de grupos de procesos en unafase o proyecto
Nivel deactividad
Inicio
Inicio
Planificación
Ejecución
ControlCierre
Tiempo
Fin
Formulación y Gestión de Proyectos
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Áreas de la Dirección de proyectos
Gestión de laIntegración
Gestión delAlcance
Gestión delTiempo
Gestión del Costo
Gestión de laCalidad
Gestión de los RR.HH.
Gestión de la Comunicación
Gestión de los Riesgos
Gestión de lasAdquisiciones
Formulación y Gestión de Proyectos
73
Los INTERESADOS en el proyecto:
Individuos u organizacionesactivamente involucrados en el proyecto, o cuyos
intereses puedan serpositiva o negativamente afectados
como resultado de la ejecución del proyecto o de suculminación.
Formulación y Gestión de Proyectos
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Los INTERESADOS en el proyecto son:
• Los que están a favor (individuos u organizaciones)• Los que están en contra• Los destinatarios del proyecto• Los afectados por el proyecto• Los clientes• La competencia• Los proveedores• El equipo de proyecto• La organización que está llevando a cabo el proyecto.
Formulación y Gestión de Proyectos
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Capacidad de los INTERESADOS de incidir en elProyecto durante la vida del mismo
Capacidad
Inicio Fin delProyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
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Capacidad de los INTERESADOS de incidir en elProyecto durante la vida del mismo
Capacidad
Inicio Fin delProyecto
vs. Costo de los cambios
Formulación y Gestión de Proyectos
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El equipo de proyecto deberá:
• Identificar a los INTERESADOS• Determinar sus requerimientos o intereses• Administrarlos, o influir sobre los mismos, para
asegurar un proyecto exitoso.
Formulación y Gestión de Proyectos
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Ejercicio
Proyecto Reingeniería
Ferreterías y Pinturerías “TODO”
Ejercicio A
Formulación y Gestión de Proyectos
79
InicioInicio del Proyecto del Proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
80
Inicio del Proyecto
• Todo proyecto debe estar alineado con la direcciónestratégica de la organización que lo realiza
• Procesos de inicio pueden repetirse al comienzo decada fase en el proyecto. ¿Seguir o no seguir?
• El resultado del primer Proceso de Inicio es elActa de Constitución del Proyecto .
No siempre se repara en la importancia de esteprimer proceso del proyecto o fase
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
81
Acta de Constitución del Proyecto• Debería incluir, como mínimo:
– una descripción de las necesidades de la organizaciónque el Proyecto apunta a encarar
– una descripción del producto o servicio resultante delProyecto
• e idealmente también– Designación del Director del Proyecto– Justificación del Proyecto– Organizaciones funcionales y su participación– Suposiciones– Restricciones– Resumen del cronograma– Presupuesto resumido
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
82
Acta de Constitución del Proyecto
• Un proyecto no debería comenzar sin ella• Es el documento que formalmente legitima el
Proyecto, autoriza su inicio y…• …a gastar los recursos de la organización en él• Puede ser un contrato firmado• Idealmente, en el Acta de Constitución del Proyecto
debería designarse al Director de Proyecto• Debería ser firmado por una autoridad externa al
Proyecto, y del mayor nivel posible.• Es una importante herramienta de comunicación.
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
83
Construcción del Equipo
La construcción del equipo es un proceso que:• Organiza un grupo de individuos que se asocian en una
acción conjunta procurando alcanzar objetivoscomunes
• Facilita el trabajo en equipo y la satisfacción de losmiembros
• Crea un equipo sinérgico que combina los talentosindividuales con un positivo espíritu de equipo paralograr resultados
• Ayuda a construir y reconstruir el equipo basándose enlas necesidades del Proyecto
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
84
Cómo construir un equipo de proyecto
• Planifique la actividad:– ¿Qué equipo va a construir?– ¿Cómo planea construirlo?– ¿Cuándo va a construirlo?– ¿A quién va a elegir para el equipo?– ¿Cuál será la misión del equipo?
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
85
Cómo construir un equipo de proyecto
�Planifique la actividad• Elija el personal apropiado para
el equipo:– Habilidades técnicas: conocimiento,
experiencia, capacidad– Trato personal: independencia,
seguridad, orientación a una meta,capacidad de trabajar en equipo
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
86
Cómo construir un equipo de proyecto
�Planifique la actividad�Elija el personal apropiado para el
equipo• Construya el equipo:
– Organice el grupo diverso... en un equipo– Haga asignaciones específicas.– Defina claramente roles y responsabilidades.
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
87
�Planifique la actividad�Elija el personal apropiado para el
equipo�Construya el equipo• Arme la ruta de las comunicaciones:
– Asegúrese de que la información significativa seacomunicada
– Mantenga la información fluyendo en ambasdirecciones
– Conduzca reuniones de revisión de estado agendadasregularmente y distribuya actas de reunión
Cómo construir un equipo de proyecto
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
88
Cómo construir un equipo de proyecto
�Planifique la actividad�Elija el personal apropiado para el
equipo�Construya el equipo�Arme la ruta de las comunicaciones• Obtenga el compromiso:
– Apoye el lento pero importante proceso deasegurar el compromiso del equipo al proyecto.
Inicio
Formulación y Gestión de Proyectos
89
Capitulo 2:Capitulo 2:PlanificaciPlanificacióón del Proyecton del Proyecto
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
90
Cuatro razones fundamentales paraplanificar el Proyecto:
• Para eliminar o reducir la incertidumbre• Para mejorar la eficiencia de la operación• Para obtener mejor entendimiento de los
objetivos• Para proveer las bases para la supervisión y
control del trabajo
Fuente: Kerzner, Project Management: A Systems Appr oach toPlanning, Scheduling, and Controlling, Eighth Editi on
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
91
Consecuencias de una planificación pobre:
• El proyecto se inicia sin definir los requerimientos• Entusiasmo salvaje• Desilusión• Caos• Búsqueda del culpable• Castigo al inocente• Promoción de los que no participaron
Fuente: Kerzner, Project Management: A Systems Appr oach to Planning,Scheduling, and Controlling, Eighth Edition
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
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Agenda de la planificación de Proyectos
• Gerenciamiento del Alcance del ProyectoAlcance del proyecto y del producto; productos y subproductos;enunciación de alcance, estructura de desglose del trabajo; gestión delos cambios
• Gerenciamiento del Tiempo del ProyectoDefinición de las actividades; redes; estimación de la duración de lasactividades y desarrollo del cronograma
• Gerenciamiento de los Costos del ProyectoPlanificación de recursos; estimación de costos y presupuestación
• Gerenciamiento de los Riesgos del ProyectoPlanificación del gerenciamiento de los riesgos; identificación y análisisde los riesgos; planificación y tipificación de las respuestas
• Integración del Plan del Proyecto
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
93
Descomponerproductos ysubproductos enpartes (paquete detrabajo) que puedanser estimados,adjudicados ygestionados
Proceso de la planificación
Planificación
Evaluarrequerimientos delproducto yalternativas delProyecto.
Definir objetivos,productos ysubproductos aentregar
Definición del trabajo (alcance)In
icio
: Act
a de
l Pro
yect
o
Formulación y Gestión de Proyectos
94
Determinar recursos y esfuerzoProceso de la planificación
Conociendo recursos y esfuerzo:estimar costos
Para cada actividad estimar el esfuerzo
Para cada paquete identificar actividades
Para cada paquete identificar los recursos
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
95
Determinar Calendario y PresupuestoProceso de la planificación
Incluir calendario y presupuestoen el Plan del Proyecto
Incluir calendario y presupuestoen el Plan del Proyecto
Conociendo el costo y el calendario: desarrollar elpresupuesto
Conociendo esfuerzo, duración y dependencias:desarrollar el calendario
Conociendo las actividades: determinar susrelaciones lógicas y dependencias
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
96
Definición del Trabajo:Gestión del Alcance del Proyecto
Procesos para asegurar que elproyecto incluye todo el trabajo
requerido, y sólo el requerido , paracompletarlo exitosamente
Alcance
Formulación y Gestión de Proyectos
97
Gestión del Alcance del Proyecto¿Por qué?
Para saber:
• cuándo se puede decir “terminó”
• la diferencia entre trabajo autorizado y nuevosrequerimientos
• cuánto trabajo ha sido realizado:
Hice el 70% ¿de qué?. Punto crítico para elseguimiento de la ejecución (concepto del ValorGanado o Earned Value)
Alcance
Formulación y Gestión de Proyectos
98
Tipos de Alcance
Trabajo que debe hacersepara generar el producto
Contra losRequerimientos
Contra elPlan del Proyecto
Control
del Producto del Proyecto
Control
Facilidades y funciones quecaracterizan un producto o
servicio
Alcance
Casa de 2 dormitorios, 1 baño, livingcomedor con cocina integrada
Planos, preparar terreno, cimientos,estructura, carpintería, electricidad, …
Formulación y Gestión de Proyectos
99
Es una base documental que sirve para:• toma de futuras decisiones• comunicar, confirmar y desarrollar una
visión compartida del alcance delproyecto entre los distintosinteresados
Alcance
Enunciado del Alcance
Formulación y Gestión de Proyectos
100
• Justificación (necesidades del negocio)• Producto del proyecto (descripción sumaria)• Lista resumida de Subproductos cuya
entrega completa y satisfactoria marca lafinalización del proyecto
• Objetivos (costo, cronograma y calidad conatributos, medida y valores absolutos orelativos)
Alcance
Contenido del Enunciado del Alcance
Formulación y Gestión de Proyectos
101
• Justificación (necesidades del negocio)• Producto del proyecto (descripción sumaria)• Lista resumida de Subproductos cuya
entrega completa y satisfactoria marca lafinalización del proyecto
• Objetivos (costo, cronograma y calidad conatributos, medida y valores absolutos orelativos)
Alcance
Contenido del Enunciado delAlcance (continuación)
Formulación y Gestión de Proyectos
Medible
Tangible
Verificable102
Producto y Subproductos entregables
ProductoProducto
Subproducto 1Subproducto 1
Subproducto 2Subproducto 2
Subproducto 3Subproducto 3
Subproducto 4Subproducto 4
Alcance
Proyecto
Subproducto 5Subproducto 5
Formulación y Gestión de Proyectos
Medible
Tangible
Verificable103
ViviendaVivienda
TerrenoTerreno
PlanosPlanos
ConstrucciónConstrucción
Final de obraFinal de obra
Alcance
Proyecto
Servicios conectadosServicios conectados
Producto y Subproductos entregables
Formulación y Gestión de Proyectos
104
• Justificación (necesidades del negocio)• Producto del proyecto (descripción
sumaria)• Lista resumida de Subproductos cuya
entrega completa y satisfactoria marcala finalización del proyecto
• Objetivos (costo, cronograma y calidadcon atributos, medida y valoresabsolutos o relativos)
Alcance
Contenido del Enunciado delAlcance (continuación)
Identificar lasexclusiones, lo que no
se ha incluidoexplícitamente estará
implícitamenteexcluido
Formulación y Gestión de Proyectos
105
Alcance
Enunciado del Alcance, MAL ejemplode objetivos del Proyecto
La mejor
Rápido
Lo menos posible
Valor
Calidad
DíasCronograma
U$SCosto
UnidadAtributo
Problemas
Formulación y Gestión de Proyectos
106
Alcance
Enunciado del Alcance, ejemplo deobjetivos del Proyecto
Calidad
Cronograma
Costo
Atributo
± 3
520
150.000
Valor
Desviacionesestándar de
0,05 mm
Días
U$S
Unidad
Formulación y Gestión de Proyectos
107
Existirán varias versiones en el tiempo, condistinto nivel de detalle.
Se ajusta a medida que:– se conoce más el proyecto,
– se profundiza el nivel de descomposicióndel trabajo
Alcance
Enunciado del Alcance
Formulación y Gestión de Proyectos
108
Cuando la definición de alcance es pobre, esesperable que los costos finales sean mayoresdebido a los cambios inevitables que cortan elritmo del proyecto, causan retrabajo, aumentanel plazo, disminuyen la productividad y moral de
la fuerza de trabajo
Alcance
Formulación y Gestión de Proyectos
109
La gesti ón del cambio en el Proyecto
Un cambio casi siempre afecta varias áreas del proyecto(alcance, costo, tiempo, riesgos). Ignorar esto puede llevar a un
incumplimiento de los objetivos acordados del proyecto.
La gestión del cambio en el proyecto es una actividad que serealiza desde el inicio hasta su conclusión.
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
110
La gestión del cambio en el Proyectoincluye:
• Identificar que debe producirse un cambio o que ya seha producido
• Influir sobre los factores que podrían sortear el controlde cambios, de forma tal que solamente seimplementen los cambios aprobados
• Analizar, estudiar el impacto y aprobar los cambiossolicitados.
• Mantener la integridad de la planificación del proyecto,incorporando los cambios aprobados y sólo losaprobados, manteniendo la documentación actualizada
• Controlar y actualizar el alcance, presupuesto,cronograma, calidad.
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
111
Plan de gestión de alcance
• Cómo se obtendrá la verificación y aceptación formalde los productos entregables completados delproyecto
• Cómo se procesarán las solicitudes de cambio alenunciado detallado del alcance del proyecto.
Puede ser informal y esbozado, o formal y detallado .
Proporciona orientación sobre cómo se definirá,documentará, verificará, gestionará y controlará elalcance del proyecto. Incluye entre otros,especificaciones sobre
Planificación
Formulación y Gestión de ProyectosPlanificación
112
Formulación y Gestión de Proyectos
113
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)(o WBS en inglés)
Una descomposición jerárquica con orientación hacia elproducto entregable relativa al trabajo que será ejecutadopor el equipo del proyecto para lograr los objetivos delproyecto y crear los productos entregables requeridos.
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
114
Ejemplo de EDT
Diseño Construcción
Planos generales
Planos estructurales
Planos eléctrica
Cimientos
Terreno nivelado
Paredes
Techo
Aberturas
Sanitaria
Escuela Rural
Planos sanitarios
Planos zonasrecreo y deportes
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
115
• Orientada a subproductos entregables
• Organiza y define el alcance total del proyecto; el trabajoque no está en la EDT está fuera del alcance delproyecto
• Integra el Enunciado del Alcance, y es usada paraconfirmar el conocimiento compartido del alcance
• Siempre que sea posible debe elaborarse con laparticipación del equipo de trabajo
Estructura de Desglose del Trabajo
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
116
Niveles de desglose de la EDT
• Producto resultado del proyecto– Entregable
• Paquete de trabajo– Actividad
• Paquete de trabajo: asignable a una unidadejecutora del proyecto.
• Actividad: más fácil de manejar, estimar (recursos,tiempo) y asignar a una persona o equipo.
Formulación y Gestión de Proyectos
117
• Identifica todo el trabajo necesario (elimina “áreasmisteriosas” y “olvidos”)
• Cada miembro del equipo visualiza la relación de sutrabajo con el conjunto, enfocandoal equipo en losproductos a lograr
• Base para definir el equipo, estimar tiempo, calcular costosy tomar decisiones
• Conduce a una planificación y documentación detallada
• Facilita la comprensión de todos los interesados
Importancia de la EDT:
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
118
Ejercicio
Proyecto Reingeniería
Ferreterías y Pinturerías “TODO”
Desarrollar la EDT del Proyecto
Ejercicio C
Formulación y Gestión de Proyectos
119
Resumen de los principales documentos
• Acta de Constitución del Proyecto• Enunciado de alcance : Identifica los principales
subproductos a entregar y los objetivos a cumplir.Incluye la…
• Estructura de Desglose del Trabajo : Identificatodos los subproductos del proyecto, hasta un nivelde desagregación que facilita la asignación detiempo, recursos (costo) y responsable
• Plan de gestión del alcance : indica cómo se va agestionar y actualizar el alcance
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
120
Necesitamos:• Definir recursos (cuáles y cuántos) para cada paquete
de trabajo de la EDT:� Personas (perfil, capacidad)� Equipos (características, capacidad)� Materiales (tipo)
• Considerar la disponibilidad de recursos de laorganización
Siguiente paso luego de la EDT: determinarrecursos y esfuerzo
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
121
Y vincular los recursos con los costos:• Decisiones resultado de elegir entre alternativas de
distinto costo.¿Se dispone del conocimiento o se adquiere?¿Se capacita o se contrata experto?¿Un experto o tres principiantes?
• Considerar el costo del Proyecto versus el costo delciclo de vida del Producto
Determinar recursos y esfuerzo
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
122
• Definir las actividades necesarias paracada producto, subproducto y“paquete de trabajo” en la EDT
• Para cada actividad definida, estimar la duración.Normalmente será una función de la cantidad ycalidad de los recursos asignados.
Determinar recursos y esfuerzo
Ejemplo de las actividades del subproducto Techo de la escuela”:� Armar el encofrado:
1 capataz y ¿5 peones? o ¿1 oficial y 2 peones?� Hacer tendido eléctrico: 1 electricista y 1 auxilia r� Rellenar: ¿1 capataz, 1 oficial y 10 peones? o …� Secar: ningún recurso
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
123
Ejercicio
Reingeniería de la cadena de Ferreterías y Pinturerías“TODO”
D1: Lista de actividades
D2: Recursos requeridos
D3: Esfuerzos estimados
Formulación y Gestión de Proyectos
124
Presentación de este curso
Determinar Cronograma
Para:� generar un cronograma realista y� enfocar la atención en tareas críticas
Previamente debemos conocer las� relaciones lógicas y� dependencias
entre las actividades: usamos el análisis de red.
PresentarDefinirtemario
Prepararpresentación
Fechas de inicio y fin: del Proyecto y de cada actividad
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
125
Tipos de diagramas de red
Inicio
A B C
D E F
Final
Método de “Diagramación por precedencia” o “Actividad enel nodo”; las flechas indican dependencias
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
126
Análisis de Red
Generar un Diagrama de la Red del Proyecto quegráficamente muestra las
actividades y sus relaciones
Documentar Instalar
Licitarequipamiento
Comprar
DesarrollarIdentificar
necesidades Probar y Ajustar
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
127
Análisis de Red: relaciones
Documentar
Probar y Ajustar
Instalar
Comprar
DesarrollarIdentificar
necesidades
Planificación
Licitarequipamiento
• “Probar y ajustar”; “Documentar” y “Comprar” sonantecesoras de “Instalar”
• “Comprar” es sucesora de “Licitar...”• “Desarrollar” y “Probar…” son secuenciales• “Desarrollar” y “Licitar…” son paralelas
Formulación y Gestión de Proyectos
128
� Externa: depende de evento externo al proyecto� Obligatoria: propia de la naturaleza del trabajo� Discrecional: definida por el equipo del proyecto
Análisis de Red: razones de dependencia
Para instalar el equipamiento,la Aduana debe habilitar el
retiro de la zona franca
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
129
� Externa: depende de evento externo alproyecto
� Obligatoria: propia de la naturaleza deltrabajo
� Discrecional: definida por el equipo delproyecto
Análisis de Red: razones de dependenciaPara pintarlas paredes
hay queconstruirlas
primero
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
130
� Externa: depende de evento externo alproyecto
� Obligatoria: propia de la naturaleza deltrabajo
� Discrecional: definida por el equipo delproyecto
Análisis de Red: razones de dependencia
Antes deentregar elproducto alcliente debe
pasar por controlde calidad
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
131
Retraso
Tarea A
Tarea B
Adelanto
Tarea A
Tarea B
2 d
2 d
Es el tiempo que debe transcurrirentre la terminación de una tarea yel comienzo de la siguiente.
Es el tiempo que debe adelantarse elcomienzo de una actividad antes quela precedente finalice.
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
132
Tipos de dependencia
2 días
Tarea 2
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 1
Inicio a inicio
Tarea 2
Tarea 1
Fin a fin
Inicio a fin Fin a inicio
2 días
1 día
10 días
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
Diagrama de la red
Determinar Cronograma – paso 2
Estimar esfuerzo requerido para cada actividad
PresentarDefinirtemario
Prepararpresentación
64 días (?)Total
12 capítulos * 30 min. = 6 horasPresentar
12 capítulos * 5 días = 60 díasPreparar presentación
3 díasDefinir temario
Duración de las actividades
Planificación
133
Formulación y Gestión de Proyectos
134
Combinar esfuerzo requerido para lasactividades con recursos disponibles
22 días64 díasTotal
1 día
60 días
3 días
Antes
6 hs / 2 hs día = 3 días
(60 días / 4 exposit.) + 2 díascoord = 17 días
(3 días / 2 pers ) + 0,5 día coord= 2 días
Ahora
Presentar
Prepararpresentación
Definirtemario
Planificación
Determinar Cronograma – paso 3
Formulación y Gestión de Proyectos
135
Métodos de estimación
• Basada en información histórica• Juicio de expertos (a partir de información histórica)• De abajo a arriba (bottom up): estimar cada paquete de trabajo y
por agregación el total de la EDT (mayor costo y tiempo)• Por analogía (de arriba abajo o top down): en base a información
histórica de proyectos similares (estimación temprana)• Paramétrica : en base a información histórica y relaciones estadísticas
que relacionan unidades de trabajo con el esfuerzo requerido paragenerarlas
• Por fase : ante el comienzo de cada fase se estima su costo a partir deun mayor conocimiento de la misma
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
136
Recomendaciones para estimar
• Basarse en las necesidades del Proyecto, no enimposiciones de la gerencia
• Agregar tiempos de reserva al calendario y/o a lasactividades (riesgos e incertidumbre en laestimación) documentados
• Documentar todo lo que se asume o supone• La información histórica es esencial para una buena
estimación. Registrar toda información relevante delproyecto para facilitar y mejorar las estimaciones delos siguientes.
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
137
Método del Camino Crítico
Comienzotemprano
Duración Fin temprano
Identificación dela actividad
Comienzotardío
Holgura Fin tardío
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
138
El Camino Crítico…
• Es el camino más largo (en tiempo) de la red• Todas sus actividades tienen holgura cero• Cualquier retraso en una actividad del camino crítico
provocará un retraso en el proyecto• ¿Pueden existir varios caminos críticos?• ¿Y caminos “casi-críticos”?• ¿De qué sirve conocerlo(s)?
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
139
Determinar Cronograma
Combinar:� Diagrama de la red� Esfuerzo requerido para las actividades� Recursos necesarios y recursos disponibles� Condiciones especiales (hitos, restricciones,
adelantos o atrasos)� Calendario (días hábiles, horarios de trabajo
generales y particulares)� Consideraciones de riesgo (reserva y contingencia)
para determinar fecha REALISTA de inicio y determinación de cada actividad y del proyecto
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
140
Representaciones del cronogramaGANTT, diagrama de barras
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
141
Representaciones del cronogramaDiagrama detallado con relaciones lógicas
Muestra lasdependencias
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
142
Práctica
Herramienta OpenProj
Formulación y Gestión de Proyectos
143
¿Y si los tiempos “no dan”?
Intensificación• Agregar recursos a las actividades del camino crítico
con el objetivo de cumplir con el trabajo masrápidamente
• Casi siempre incrementa los costos del proyecto
Ejecución Rápida• Analizar el camino crítico para intentar realizar
actividades en paralelo (ej. diseño y desarrollo)• Generalmente aumenta el riesgo
Formulación y Gestión de Proyectos
144
Para el presupuesto del proyecto se debe considerar:• Costos de los recursos necesarios (tipo, cantidad y tiempo)
para cada paquete de trabajo• Impacto de los riesgos (duración, recursos ...)• Las necesidades de la organización: cómo se computan los
gastos:� Al imputar o autorizar� Al emitir la orden de compra� Al recibir la factura� Al completar el pago
Determinar Presupuesto
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
145
• Asignar presupuesto de costo a cada paquete detrabajo de la EDT.
• Asegurar que el proyecto se complete dentro delpresupuesto aprobado.
• Influir en los costos del Proyecto al inicio donde lasposibilidades son mayores
• Gráfico en el tiempo del presupuesto que se utilizarápara medir y supervisar los costos
Planificación
Determinar Presupuesto
Formulación y Gestión de Proyectos
146
Resumen
Elaborar el Calendario y Presupuesto
• Elaborar la Lista de Actividades de cada “paquete detrabajo” de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT)
• Armar el Diagrama de Red con las relaciones entre los“paquete de trabajo” (y sus actividades)
• Definir los Recursos necesarios asignándolos a cadaactividad
• Establecer la Duración de cada actividad en función delos recursos disponibles
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
147
Supuestos y Restricciones
Múltiples decisiones tomadas en los Proyectos se basanen restricciones y supuestos:
– Restricciones impuestas externamente por unacontexto dado o por los interesados en el proyecto
– Supuestos razonables que hace el equipo comoresultado de un análisis de situación
A menudo ambas responden a situaciones contextualestemporales que, al cambiar, requieren revisar lasdecisiones tomadas
SIEMPRE DOCUMENTAR
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
148
Riesgos
Suceso o condición incierta que, si ocurre, tendráefectos positivos o negativos en los objetivos del
Proyecto
Gestión de riesgos: maximizar la probabilidad yconsecuencia de sucesos positivos y minimizar laprobabilidad y consecuencia de sucesos adversos
Afecta al Plan del Proyecto, quizás al Alcance,seguramente al Cronograma y al Presupuesto
Formulación y Gestión de Proyectos
149
Las personas, organizaciones, proyectos yel Riesgo
• Las personas y, por extensión, las organizaciones, tienenactitudes hacia el riesgo que afectan tanto a la exactitud de lapercepción del riesgo como a la forma en que responden.
• Las actitudes respecto al riesgo deberían hacerse explícitassiempre que sea posible.
• Para cada proyecto, se debe desarrollar un enfoque consistentehacia el riesgo que cumpla con los requisitos de la organización
• La comunicación acerca del riesgo y su tratamiento deben serabiertos y honestos.
• Las respuestas a los riesgos reflejan el equilibrio percibido deuna organización entre tomar y evitar los riesgos.
• Para tener éxito, la organización debe estar comprometida atratar la gestión de riesgos de forma proactiva y consistentedurante todo el proyecto.
Fuente: PMBOK, 3a Edición
Formulación y Gestión de Proyectos
150
Proceso de Gestión de Riesgos
PLANIF.
CONTROL EJECUCION
CIERRE
INICIO
• Identificación
• Análisis cualitativo ycuantitativo
• Plan de respuesta
• Seguimiento y control de Riesgos
Formulación y Gestión de Proyectos
151
Identificación de Riesgos
• Proceso iterativo y participativo• Revisar y utilizar documentos de la planificación,
listas de riesgos de proyectos similares, análisisFODA, detalle de supuestos, opinión experta,tormenta de ideas
• Elaborar una lista exhaustiva de riesgos• Asociar a c/u toda la información definida en el plan
(actividad, responsable, disparadores o síntomas deocurrencia)
Determinar qué riesgos pueden afectar al Proyectoy documentar sus características
Formulación y Gestión de Proyectos
152
Análisis de Riesgos
• Analizar todos los Riesgos identificados
• Determinar probabilidad de ocurrencia• Determinar impacto en el proyecto
• Combinar ambos elementos• Priorizarlos de acuerdo al nivel de riesgo
aceptable (umbral de tolerancia) para elProyecto o la Organización.
Formulación y Gestión de Proyectos
153
Análisis de Riesgos
Probabilidadbaja altamedia
Impacto
bajo
medio
alto
alto
bajo
medio bajo
bajo
Ejemplo de matriz de Probabilidad e Impacto autilizar como herramienta para categorizar Riesgos
medio
medio
alto alto
Formulación y Gestión de Proyectos
154154
Análisis de riesgos
Escala del riesgoMuy bajo
0.05Moderado
0.20Bajo0.10
Objetivo
Incremento< 10%
Disminuciónapenas
perceptible
Incremento5-10%
Alcance
Costo
Tiempos Incrementono significativo
Incrementono significativo
Incremento< 5%
Incremento10-20%
Áreas menoresafectadas
Áreas principales afectadas
Alto0.40
Incremento10-20%
Incremento20-40%
Reducción no aceptable
Degradaciónapenas
perceptibleCalidad
Sólo aplicaciones muy exigentes
afectadas
Reducción sujeta a
aprobación
Reducción no aceptable
Condiciones de impacto de riesgos sobre objetivos
Muy alto0.80
Incremento>20%
Incremento> 40%
Resultadoinservible
Resultadoinservible
Formulación y Gestión de Proyectos
155
Plan de Respuesta a los Riesgos
Es el proceso de desarrollar opciones y determinaracciones para mejorar las oportunidades y reducir
las amenazas a los objetivos del proyecto.
En función de• el Análisis de Riesgos realizado, y• el umbral de riesgo aceptable para el proyectose modifican o introducen nuevas• Actividades y• Recursosen el Cronograma, Presupuesto y el Plan del Proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
156
• Evitar: es cambiar el plan para eliminar la amenaza o para proteger elobjetivo (ej: cambio del alcance para eliminar actividades riesgosas,agregar tiempo o recursos, adoptar un enfoque conocido en vez deuno innovador)
• Transferir: es trasladar consecuencias y responsabilidad derespuesta a otro (ej: seguros, contratación de terceros especialistascon garantía de cumplimiento)
• Mitigar: actuar para reducir probabilidad o impacto a límitesaceptables (ej: realizar más pruebas, generar un prototipo, diseñarredundancia para reducir el impacto)
• Aceptar: es no cambiar el plan ni identificar alternativas viables (ej:asignar montos y tiempos de reserva). Puede implicar el desarrollo deplanes de contingencia.
Estrategias de respuesta a Riesgos-amenazas
Formulación y Gestión de Proyectos
157
Ejemplo de estrategias ante un riesgo
Proyecto: Ir a Atlántida a la playaPlan inicial: Ir en auto por Av. Giannastasio.
Riesgo: Sufrir un accidente en la carretera.
Estrategias :– Evitar : ir a la playa en Montevideo
– Transferir : contratar un seguro de accidentes
– Mitigar : buscar un camino alternativo con menos probabilidad deaccidentes (ruta Interbalnearia). Utilizar cinturón de seguridad.
– Aceptar : ir de todos modos sabiendo de la existencia del riesgo.Averiguar direcciones de talleres mecánicos en la ruta, teléfono deauxilios, casas de alquiler de autos.
Formulación y Gestión de Proyectos
158
• Riesgos identificados– sus descripciones– las áreas del proyecto afectadas (por ejemplo, un
elemento de la EDT)– sus causas y probabilidad de ocurrencia– cómo pueden afectar a los objetivos del proyecto– estrategias de respuesta acordadas y– acciones específicas acordadas en cada caso.
• “Propietarios” de los riesgos y responsabilidadesasignadas
Registro de Riesgos – contiene a esta altura:
Formulación y Gestión de Proyectos
159
• Síntomas y señales de advertencia de ocurrencia deriesgos
• Reservas para contingencias de tiempo y costodiseñadas para contemplar las tolerancias al riesgode los interesados
• Planes para contingencias y disparadores queprovocan su ejecución
Registro de Riesgos – contiene (cont.)
Formulación y Gestión de Proyectos
160
• Planes de reserva para usarlos como reacción a unriesgo que ha ocurrido, y cuya respuesta primariademostró ser inadecuada
• Riesgos residuales que se espera que quedendespués de haber implementado las respuestasplanificadas, así como aquellos que han sidodeliberadamente aceptados
• Riesgos secundarios que surgen como resultadodirecto de la implementación de una respuesta a losriesgos
Registro de Riesgos – contiene (cont.)
Formulación y Gestión de Proyectos
161
Ejercicio
Proyecto Reingeniería
Ferreterías y Pinturerías “TODO”
E: Identificación y Análisis de Riesgos
Formulación y Gestión de Proyectos
162
Matriz de Asignación de Responsabilidades
Relaciona la estructura del proyecto con lasactividades para ayudar a asegurar que cada
elemento del alcance del trabajo tieneresponsable asignado.
IAEEProbar
CEDesarrollar
ECAEDiseñar
CAEDefinir
RicardoDto. ComercialSofíaJuanAnaActividad
Persona o sector
E = ejecuta, A = aprueba, C = es consultado, I = es informado
Formulación y Gestión de Proyectos
163
Plan del Proyecto:la suma de todos los planes
• Definición del trabajo (Acta deConstitución del Proyecto, Enunciado deAlcance, Estructura de Desglose delTrabajo, Plan de Gestión del Alcance)
• Recursos requeridos y Equipo de trabajo• Calendario• Presupuesto
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
164
• Estrategia del Proyecto• Plan de gestión de recursos humanos• Plan de gestión de las comunicaciones• Plan de gestión de riesgos, Lista de riesgos
cuantificados y Plan de respuesta• Plan de gestión de cambios• Plan de calidad• Supuestos y restricciones• Plan de gestión de las adquisiciones
Planificación
Plan del Proyecto:la suma de todos los planes
Formulación y Gestión de Proyectos
165
Viabilidad de la planificaciónPara que la gente acepte compromisos:
� el proyecto debe ser creíble� los objetivos, realistas y alcanzables
Cada uno:� debe participar en la definición del
contenido, del proceso y en la estimacien la estimacióón den detiempo y costo de su trabajotiempo y costo de su trabajo
� tiene que sentir el valor de su contribuciónen hacer que el todoel todo funcione
No existe un plan comprometido a menos quecada uno se haya comprometido con su parte
Planificación
Formulación y Gestión de Proyectos
166
EjecuEjecucicióónn del Proyecto del Proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
167
Secuencia de grupos de procesos en unafase o proyecto
Nivel deactividad
Inicio
Inicio
Planificación
Ejecución
ControlCierre
Tiempo
Fin
Formulación y Gestión de Proyectos
168
Procesos de Ejecución del Proyecto
Algunas de las cosas que hace un Director de Proyectodurante la Ejecución:
• Determinar y manejar las expectativas de los interesados• Asegurar un entendimiento común del trabajo• Implementar el Plan de Proyecto, o lo que haya resultado
luego de los procesos de Cambio aprobados• Juntar y documentar lecciones aprendidas• Establecer y gestionar canales de comunicación• Evaluar la efectividad del equipo de proyecto actuando
como un equipo
Hacer todo lo que en el Plan del Proyecto se defini óque había que hacer
Formulación y Gestión de Proyectos
169
Ejecución…
• Implementar cambios aprobados, accionescorrectivas, acciones preventivas, reparación dedefectos
• Implementar procedimientos de aseguramiento de lacalidad
• Producir reportes del proyecto• Mantener actividades de construcción del equipo• Obtener el entrenamiento necesario para los
miembros del equipo• Distribuir información• Quitar “piedras” del camino. Resolver problemas
Formulación y Gestión de Proyectos
170
Ejecución…
• Contactar a la dirección para asegurar los recursosy comprometerlos para el momento en que seránnecesarios
• Guiar, asistir, comunicar, liderar, negociar, ayudar• Autorizar el trabajo en las actividades del proyecto• Mantener reuniones de avance con el equipo• Enfocarse en la previsión de problemas en lugar de
simplemente atenderlos cuando aparecen• Asegurarse que todos los miembros del equipo
tienen las habilidades, conocimientos, información yequipamiento necesario para realizar su trabajo
Formulación y Gestión de Proyectos
171
Ejecución…
• Recomendar cambios y acciones correctivas quedeban incorporarse a la gestión del cambio
• Seguir las políticas organizacionales, sus procesosy procedimientos
• Asegurar la aceptación de los distintos entregablesdel proyecto
• Mantener a todo el mundo enfocado en completar elproyecto ajustándose al cronograma y cumpliendoel alcance y el presupuesto
• Reevaluar el cumplimiento de los objetivos delproyecto cuando un problema grave ocurre
Formulación y Gestión de Proyectos
172
Ejecución…
• Implementar mecanismos de recompensa yreconocimiento
• Implementar planes de contingencia (definidos en elPlan del Proyecto) que puedan necesitarse
• Realizar adquisiciones planificadas:� Elaborar pliegos� Adjudicar� Recibir, controlar, conformar recepción� Conformar facturas
Formulación y Gestión de Proyectos
173
Técnicas y herramientas que el Director deProyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecución
• Habilidades generales de conducción�Comunicación�Negociación�Liderazgo
Formulación y Gestión de Proyectos
174
Técnicas y herramientas que el Director deProyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecución
• Habilidades generales de conducción• Habilidades y conocimiento en el Producto
Formulación y Gestión de Proyectos
175
Técnicas y herramientas que el Director deProyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecución
• Habilidades generales de conducción• Habilidades y conocimiento en el Producto• Sistema de autorización del trabajo
– Pueden ser autorizaciones verbales o escritas– Coordinación y sincronización del trabajo– Verificación de que se realiza todo lo que hay que
hacer, y solamente lo que hay que hacer, deacuerdo al Plan
Formulación y Gestión de Proyectos
176
Técnicas y herramientas que el Director deProyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecución
• Habilidades generales de conducción• Habilidades y conocimiento en el Producto• Sistema de autorización del trabajo• Reuniones de control de avance
– Actualización de información entre los miembrosdel equipo y en general todos los interesados
– Identificación de áreas problemáticas– Discusión de soluciones y alternativas
Formulación y Gestión de Proyectos
177
Técnicas y herramientas que el Director deProyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecución
• Habilidades generales de conducción• Habilidades y conocimiento en el Producto• Sistema de autorización del trabajo• Reuniones de control de avance• Sistema de información para la dirección del
proyecto– procedimientos y herramientas de recopilación de
información de avance y de distribución deinformación entre los participantes
Formulación y Gestión de Proyectos
178
Técnicas y herramientas que el Director deProyecto necesita tener, conocer y aplicar
para la Ejecución
• Habilidades generales de conducción• Habilidades y conocimiento en el Producto• Sistema de autorización del trabajo• Reuniones de control de avance• Sistema de información para la dirección del
proyecto• Procedimientos organizacionales
Formulación y Gestión de Proyectos
179
Comunicacion
• Habilidades generales de conducción– Comunicación– Negociación– Liderazgo
Formulación y Gestión de Proyectos
180
¿Qué es gestionar las comunicaciones delproyecto?
Es la generaci ón, recolecci ón,distribuci ón, almacenamiento ,
recuperaci ón y destino final de lainformación del proyecto, en forma
oportuna y apropiada .
Formulación y Gestión de Proyectos
181
idea
codificación
ruido
receptormedio
emisor
Modelo básico de comunicación
i d e
a…
mensaje
decodificación
Formulación y Gestión de Proyectos
182
El modelo completo
receptoremisor
CodificarDecodificar
Comentarios- mensaje
ruido
DecodificarCodificar
ruido
Mensaje
Formulación y Gestión de Proyectos
183
idea
codificación
emisor
Barreras que afectan la codificación
• Objetivos en la comunicación• Habilidades de comunicación• Marco de referencia• Credibilidad del emisor• Necesidades• Personalidad, intereses• Sensibilidad interpersonal• Actitud, emoción, auto-interés• Posición, status• Suposiciones sobre los receptores• Relación preexistente con losreceptores
Formulación y Gestión de Proyectos
184
ruido
receptoremisor
Ruidos en la comunicación
• Ambiente organizacional• Clima político• Nivel de cultural• Separación geográfica• Requerimientos de contacto personal• Número de intermediarios• Competencia de mensajes
• Reuniones• Teléfono• Correo electrónico• Ambigüedad, que lleva a que
• oímos lo que queremos oír• asociamos con la experiencia
Formulación y Gestión de Proyectos
185
receptor
Barreras que afectan la decodificación
i d e
a…
decodificación
• Tendencia evaluatoria• Preconceptos• Habilidades de comunicación• Marco de referencia• Necesidades• Personalidad, intereses• Sensibilidad interpersonal• Actitud, emoción, auto-interés• Posición, status• Suposiciones sobre el emisor• Relación preexistente con el emisor• Falta de retroalimentación responsable• Escucha selectiva
Las Barreras y Ruidos suelen ser fuenteLas Barreras y Ruidos suelen ser fuentede de CONFLICTOSCONFLICTOS
Formulación y Gestión de Proyectos
186
Para reducir el impacto de las Barreras:
• Encare las comunicaciones tempranamente en elproyecto.
• No asuma que el mensaje que envió será recibidodel modo que pensó.
• Envíe el mensaje y obtenga feedback, si es posibleen más de una forma. Use redundanciaadecuadamente.
• Elija el momento adecuado para su interlocutor.• Las comunicaciones más fluidas tienen lugar en
ambientes favorables. Esfuércese por cultivarbuenas relaciones.
• Elija comunicación “cara a cara” cuando sea posibley sepa que...
Formulación y Gestión de Proyectos
187
Composición del mensaje
En una comunicación interpersonal, si el 100%
del mensaje se divide en palabras, tono ygestos corporales:
• las palabras son el % del mensaje• el tono es el %
• los gestos forman el %
Formulación y Gestión de Proyectos
188
Composición del mensaje
En una comunicación interpersonal, si el 100%
del mensaje se divide en palabras, tono ygestos corporales:
• las palabras son el 7% del mensaje• el tono es el 38%
• los gestos forman el 55%
Formulación y Gestión de Proyectos
189
Para comunicarse mejor… ¡ESCUCHAR!
Verbales• Hacer preguntas• Parafrasear• Resumir• Pedir ejemplos• Explicitar los sentimientos
del expositor
No verbales• Hacer contacto visual• Mostrar expresión atenta• Acercarse al expositor• “Escuchar” la real
intención detrás delmensaje
Normalmente retenemos sólo el 25% de lo que escucha mos.Para una mejor escucha, adoptar comportamientos…
Formulación y Gestión de Proyectos
190
Empatía: excelente ayuda a la comunicación
Empatía ES:• estar interesado en el otro• querer entender• animarlo a expresarse• captar su emoción• respetarla• entender su realidad
Empatía NO ES:• emitir juicios de valor• dar consejos• cambiar de tema• contar tu propia historia• prepararse para la respuesta
Escucha empática implica:• concentrarse en la idea principal• mirar a la persona• tomar notas si la información es amplia• prestar atención al contenido afectivo• no formular preguntas hasta que el emisor haya terminado• poner en palabras propias lo dicho por el otro.
Formulación y Gestión de Proyectos
191
Canales de Comunicación
n*(n-1)/2
El número de canales decomunicación se incrementageométricamente en función
del número de personasinvolucradas:
Ejemplo: en un equipo de 7 personas hay 21 canales decomunicación
1 - 3 - 6
Formulación y Gestión de Proyectos
192
Tipos de comunicación
• Formal escrita (Acta de Constitución delProyecto, Plan del proyecto)
• Informal escrita (memos, notas técnicas)
• Formal verbal (presentaciones)• Informal verbal (conversaciones)
Formulación y Gestión de Proyectos
193
Planificar la Comunicación del Proyecto
• Debe realizarse en la etapa de Planificación• Objetivo: determinar las necesidades de información
y comunicación de los interesados en el proyecto.
– Quién necesita información– Qué información necesita– Cuándo debe recibirla– Cómo debe recibirla– Quién debe entregarla
Plan deComunicaciones
Formulación y Gestión de Proyectos
194
PLAN DE COMUNICACIÓNProyectoFecha
Destinatario Mensaje Medio Frecuencia Tiempo Responsablea quién se debe informar qué cómo cuántas veces cuándo por quién
Aplicar (y ajustar cuando sea necesario) el plan definido
Formulación y Gestión de Proyectos
195
Reuniones efectivas (1/3)
• Establecer un horario y cumplirlo• Agendar las reuniones con anticipación• Reunirse con el equipo regularmente, pero no demasiado• Solo convocar a reuniones cuando son necesarias• Dejar claro el propósito de la reunión• Preparar la agenda, si es posible con aporte del equipo• Calcular el tiempo a asignar a cada tema• Comenzar por temas sencillos• Dejar para la mitad los de mayor importancia o complejidad• Terminar con un tema que se perciba positivamente• Distribuir la agenda con antelación
Formulación y Gestión de Proyectos
196
Reuniones efectivas (2/3)
• Hacer conocer a las personas sus responsabilidades en la reuniónpor adelantado
• Durante la reunión, respetar la agenda.• Tratar un tema por vez y no pasar al siguiente hasta que se haya
resuelto el actual• Presidir y conducir la reunión con reglas claras• Motivar a participar. Permita a cada participante hacerlo a su
modo. Promueva, incite, apoye. Vea las diferencias como aportes.Investigue las razones y puntos de vista.
• No tome el silencio como una aprobación. Pida opiniones “¿y vosqué opinás, Lucía?”
Formulación y Gestión de Proyectos
197
Reuniones efectivas (3/3)
• Esté listo para confrontar al miembro conversador: “Bueno, yaescuchamos la opinión de Julio. ¿Qué opina el resto?”
• Tome decisiones. Chequee el acuerdo y compromiso con lasdecisiones.
• Asegúrese de que queden definidos entregables y fechas límitepara todo el trabajo que resulte de las reuniones
• Haga seguimiento de las tareas asignadas/pendientes• Documente y distribuya minutas o actas de las reuniones• Termine puntualmente• Pregúntese a sí mismo si la reunión fue necesaria.
Formulación y Gestión de Proyectos
198
Desarrollo del equipo del Proyecto(Team Building)
• Mejora de habilidades• Mejorar las relaciones del equipo para
lograr un verdadero “trabajo de equipo”
Objetivo: mejorar las competencias e interaccionesde los miembros del equipo a fin de mejorar el
rendimiento del proyecto.
Formulación y Gestión de Proyectos
199
Construcción de equipo
• Interdependencia.
• Consenso en objetivos deproyecto bien definidos
• Compromiso de trabajar enconjunto
• Equipo es responsablecomo unidad
• Nivel moderado decompetencia y conflicto
• Frustración
• Conflicto y competenciadesleal
• Reuniones improductivas
• Falta de confianza en elDirector del Proyecto
El resultado de armar unbuen equipo:
De lo contrario…
Formulación y Gestión de Proyectos
200
5 cosas que los equipos esperan de su líder:
• expectativas (dime lo que esperas de mí)• oportunidad (dame la oportunidad de hacerlo)• retroalimentación (dime cómo lo estoy haciendo)• guía (dame lineamientos cuando y como los
necesito)• recompensa (recompénsame de acuerdo a mi
contribución)
Formulación y Gestión de Proyectos
201
Reglas básicas para el desarrollo del equipo• Comenzar temprano• Reclutar a la mejor gente posible• Asegurarse que todos quienes aportarán significativamente al
proyecto, formen parte del equipo• Continuar las actividades de formación del equipo durante todo el
proyecto• Tener una reunión de inicio (ver más adelante)• Asignar claramente roles y responsabilidades a cada miembro• Obtener compromisos y acuerdo de los miembros en todos los
asuntos principales• Comportarse como un modelo a seguir• Utilizar la delegación como la mejor manera de obtener
compromiso• No tratar de forzar o manipular a los miembros del equipo• Evaluar regularmente la efectividad del equipo• Construir lazos de comunicación
Formulación y Gestión de Proyectos
202
Reunión “puntapié inicial”
Objetivos principales– Que el proyecto inicie con el “pie derecho”– Iniciar el proceso de construcción del equipo
Otros objetivos
– Conocerse– Establecer relaciones– Establecer objetivos– Revisar estado actual
del proyecto– Revisar planes
– Identificar areasproblemáticas
– Establecerresponsabilidades ydependencias
– Obtener compromisos
Formulación y Gestión de Proyectos
203
Teorías de la motivación
Es vital para el Director de Proyecto conocer qué es loque motiva a su gente (a cada uno) y cómo lograr unambiente de trabajo en el que todos quieran:
• PERTENECER• CUMPLIR• SUPERARSE
Motivaci ón: lo que hace a un ser humano decidirgastar energía en algo y que da inicio, dirige o
detiene un comportamiento.
Formulación y Gestión de Proyectos
204
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Formulación y Gestión de Proyectos
205
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Comida
Ropa
Confort
Auto preservación
Formulación y Gestión de Proyectos
206
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Seguridad de sí y desus pertenencias
Evitar Riesgo
Evitar Daño
Evitar Dolor
Formulación y Gestión de Proyectos
207
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Compañía
Aceptación
Amor y afecto
Pertenencia al grupo
Formulación y Gestión de Proyectos
208
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Responsabilidad
Auto respeto
Reconocimiento
Sentido de ser competente
Sentido de equidad
Formulación y Gestión de Proyectos
209
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Alcanzar el potencial
Independencia
Creatividad
Auto expresión
Formulación y Gestión de Proyectos
210
Teoría de la motivación de Herzberg
Insatisfacción SatisfacciónVisi ón tradicional
Visi ón de Herzberg
Insatisfacción No Insatisfacción
No Satisfacción Satisfacción
Factores de Higiene
Motivadores
Remuneración, condiciones detrabajo, relacionamiento concompañeros, nivel desupervisión.
Oportunidad para avanzar,para crecer, para desarrollarse,
para ser reconocido, trabajointeresante.
Formulación y Gestión de Proyectos
211
Desarrollo del equipo del Proyecto(Team Building)
• Mejora de habilidades• Mejorar las relaciones del equipo para
lograr un verdadero “trabajo de equipo”
Objetivo: mejorar las competencias e interaccionesde los miembros del equipo a fin de mejorar el
rendimiento del proyecto.
Formulación y Gestión de Proyectos
212
Construcción de equipo
• Interdependencia.
• Consenso en objetivos deproyecto bien definidos
• Compromiso de trabajar enconjunto
• Equipo es responsablecomo unidad
• Nivel moderado decompetencia y conflicto
• Frustración
• Conflicto y competenciadesleal
• Reuniones improductivas
• Falta de confianza en elDirector del Proyecto
El resultado de armar unbuen equipo:
De lo contrario…
Formulación y Gestión de Proyectos
213
5 cosas que los equipos esperan de su líder:
• expectativas (dime lo que esperas de mí)• oportunidad (dame la oportunidad de hacerlo)• retroalimentación (dime cómo lo estoy haciendo)• guía (dame lineamientos cuando y como los
necesito)• recompensa (recompénsame de acuerdo a mi
contribución)
Formulación y Gestión de Proyectos
214
Reglas básicas para el desarrollo del equipo• Comenzar temprano• Reclutar a la mejor gente posible• Asegurarse que todos quienes aportarán significativamente al
proyecto, formen parte del equipo• Continuar las actividades de formación del equipo durante todo el
proyecto• Tener una reunión de inicio (ver más adelante)• Asignar claramente roles y responsabilidades a cada miembro• Obtener compromisos y acuerdo de los miembros en todos los
asuntos principales• Comportarse como un modelo a seguir• Utilizar la delegación como la mejor manera de obtener
compromiso• No tratar de forzar o manipular a los miembros del equipo• Evaluar regularmente la efectividad del equipo• Construir lazos de comunicación
Formulación y Gestión de Proyectos
215
Reunión “puntapié inicial”
Objetivos principales– Que el proyecto inicie con el “pie derecho”– Iniciar el proceso de construcción del equipo
Otros objetivos
– Conocerse– Establecer relaciones– Establecer objetivos– Revisar estado actual
del proyecto– Revisar planes
– Identificar areasproblemáticas
– Establecerresponsabilidades ydependencias
– Obtener compromisos
Formulación y Gestión de Proyectos
216
Teorías de la motivación
Es vital para el Director de Proyecto conocer qué es loque motiva a su gente (a cada uno) y cómo lograr unambiente de trabajo en el que todos quieran:
• PERTENECER• CUMPLIR• SUPERARSE
Motivaci ón: lo que hace a un ser humano decidirgastar energía en algo y que da inicio, dirige o
detiene un comportamiento.
Formulación y Gestión de Proyectos
217
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Formulación y Gestión de Proyectos
218
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Comida
Ropa
Confort
Auto preservación
Formulación y Gestión de Proyectos
219
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Seguridad de sí y desus pertenencias
Evitar Riesgo
Evitar Daño
Evitar Dolor
Formulación y Gestión de Proyectos
220
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Compañía
Aceptación
Amor y afecto
Pertenencia al grupo
Formulación y Gestión de Proyectos
221
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Responsabilidad
Auto respeto
Reconocimiento
Sentido de ser competente
Sentido de equidad
Formulación y Gestión de Proyectos
222
Teoría de Maslow: la Jerarquía de necesidades
Necesidades Fisiológicas
Seguridad
Sociales - Afiliación
Estima
Autorealización
Alcanzar el potencial
Independencia
Creatividad
Auto expresión
Formulación y Gestión de Proyectos
223
Teoría de la motivación de Herzberg
Insatisfacción SatisfacciónVisi ón tradicional
Visi ón de Herzberg
Insatisfacción No Insatisfacción
No Satisfacción Satisfacción
Factores de Higiene
Motivadores
Remuneración, condiciones detrabajo, relacionamiento concompañeros, nivel desupervisión.
Oportunidad para avanzar,para crecer, para desarrollarse,
para ser reconocido, trabajointeresante.
Formulación y Gestión de Proyectos
224
Teoría de las expectativas
• Antes de realizar una tarea, la gente piensa con cuidado cuántoesfuerzo debería invertir en ella. Se siente motivada si tiene laexpectativa de un resultado favorable. La decisión surge de unavaloración triple:
1 - Lazo esfuerzo-resultado: si hago el esfuerzo, ¿quéposibilidades hay que llegue al resultado esperado?
2 - Lazo resultado-recompensa: ¿qué probabilidad existe de recibirla recompensa una vez logrado el resultado esperado?
3 - Valor de la recompensa: ¿cuánto vale la recompensa para mí?
Formulación y Gestión de Proyectos
225
Los conflictos y el rendimiento en el Proyecto
alto
Visión interaccionistaalto
Nivel de conflicto
Nivel derendimiento
bajo
Visión tradicional
Evitar Aceptar Animar
Formulación y Gestión de Proyectos
226
Conflicto
• Medio ambiente de alto estrés.• Roles ambiguos.
• Múltiples jefes.
• Preocupaciones en cuanto atecnologías avanzadas.
Los conflictos
son inevitablesen los proyectos
• Cronogramas• Prioridades de proyecto• Recursos• Opiniones técnicas y
negociaciones sobre laejecución
• Procedimientosadministrativos
• Costo• Choques de personalidad
Fuentes principales (tensión) Fuentes secundarias
Formulación y Gestión de Proyectos
227
Conflictos en ciclo de vida
Prioridades
Procedimientos
Cronograma
Mano de obra
Costo
Opiniones técnicas
Choque depersonalidad
Prioridades
Cronograma
Procedimientos
Opinionestécnicas
Mano de obra
Choque depersonalidad
Costo
Cronograma
Opinionestécnicas
Mano de obra
Prioridades
Procedimientos
Costo
Choque depersonalidad
Cronograma
Choque depersonalidad
Mano de obra
Prioridades
Costo
Opiniones técnicas
Procedimientos
Inicio Planificación Ejecución Finalización
Formulación y Gestión de Proyectos
228
Manejo de Conflictos
• Confrontar : ambas partes trabajan para hallar unasolución.
• Comprometer : ambas partes ceden en algo.
• Suavizar , acomodar : suavizar las diferencias y resaltarlos puntos en común.
• Evitar : retirarse de situaciones de conflicto reales opotenciales.
• Forzar : una de las partes gana y la otra pierde.
Formulación y Gestión de Proyectos
229
Manejo de Conflictos
• Confrontar : ambas partes trabajan para hallar unasolución. Da una solución definitiva y sólida.
• Comprometer : ambas partes ceden en algo. Idem.
• Suavizar , acomodar : suavizar las diferencias y resaltarlos puntos en común. No resuelve el problema peromantiene un ambiente cordial. Solución de corto pla zo.
• Evitar : retirarse de situaciones de conflicto reales opotenciales. Es una táctica de retraso que “enfría” lasituación temporalmente. No resuelve el problema.
• Forzar : una de las partes gana y la otra pierde. Puederesolver el problema pero los sentimientos heridospueden regresar generando nuevos problemas.
Formulación y Gestión de Proyectos
230
Formas de Resolución de Conflictos según...
mucho
mucho
poco
poco
Importa
uno
mismo
Importan los demás
Fuente: Verma, Human Resource Skills for the Project Manage r, vol. 2
Fuerza•está seguro de la razón•en emergencias•si hay mucho en juego•si Ud. es más fuerte•para ganar status odemostrar poder
Evitar•no puede ganar•hay poco en juego•para ganar tiempo•para ganar status odemostrar poder•para desanimar al otro•para mantenerneutralidad
Confrontar•ambos pueden obtener lobuscado (o quizá más)•para ganar compromiso y crear unentendimiento común•hay tiempo y complementariedad•para mantener buenas relaciones•hay confianza y respeto mutuo
Suavizar•para crear obligación deretribución posterior•hay poco en juego o pocaconfianza•para mantener armonía y paz•si cualquier solución será buena•si perdería de cualquier modo•para ganar tiempo
Comprometer•para soluciones temporales enasuntos complejos•como 2a instancia si laconfrontación falla•si ambas partes necesitan serganadoras•si no puede ganar o no tienetiempo•si no está seguro de tener razón•para mantener buena relación
Formulación y Gestión de Proyectos
231
Tipos de poder
• Legítimo : posición dentro de la jerarquía• Coercitivo : basado en el miedo• De Recompensa : algo de valor a cambio de
cooperación• Experto : el DP es respetado por sus
conocimientos y habilidades• De Referencia : el DP cita la autoridad de una
persona más poderosa• Otros: manejo del presupuesto , buror ático , etc.
(estosson los
mejoresa usar)
Formulación y Gestión de Proyectos
232
La Calidad en el Proyecto
Calidad:• Es el grado en el que un conjunto de características
inherentes cumplen con los requisitos. (PMBOK)
• Es la totalidad de las facilidades y características de unproducto o servicio que permiten satisfacernecesidades explícitas o implícitas. (ISO 9000)
Formulación y Gestión de Proyectos
233
Costo/beneficio de la calidad
Los procesos que aseguran la calidad tienen quebalancear el costo/beneficio de hacerlo.
– Costo de conformidad: definir procesos másestables, realizar experimentos, actividadesde análisis y control de calidad
– Costo de no conformidad: retrabajo, pérdidade clientes y de imagen pública
La tendencia actual esprevenir más que controlar
Formulación y Gestión de Proyectos
234
Gestión de la Calidad del Proyecto
• Incluye los procesos requeridos para asegurar que elproyecto será capaz de satisfacer las necesidadespor las cuales fue iniciado.
• Incluye todas las actividades gerenciales relativas ala calidad (política , objetivos , responsabilidades ,planificación , aseguramiento , control y mejora dela calidad .)
• Abarca tanto al proyecto como al producto.• El coste de la calidad a menudo es absorbido por la
organización y no por el proyecto.
Formulación y Gestión de Proyectos
235
Planificar la Calidad
• Tiene por objetivo: identificar qué normas de calidadson relevantes para el proyecto y determinar cómosatisfacerlas
• El plan de calidad es parte fundamental en elproceso de planificación
• Recordar que: “la calidad se integra mediante laplanificación, no mediante la inspección”
Formulación y Gestión de Proyectos
236
Plan de calidad
• Qué estándares se aplicarán en el proyecto.• Quién está involucrado en gestionar la calidad,
cuáles serán sus deberes específicos y cuándo seharán.
• Revisión de decisiones tempranas.• Reuniones relacionadas con la calidad.• Reportes relacionados con la calidad.• Métricas que se utilizarán para medir la calidad.• Cuáles entregables serán medidos y cuándo.
Formulación y Gestión de Proyectos
237
ControlControl del Proyecto del Proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
238
Consiste en....
Supervisar y medir regularmente para identificarvariaciones respecto a lo planeado:
– Verificar que se cumpla con el alcance– Gestionar los cambios de alcance– Controlar el cronograma
– Controlar los costos del proyecto– Realizar los procesos de control de calidad
– Llevar el control de los riesgos
Formulación y Gestión de Proyectos
239
Consiste en....
Focalizar la atención en los elementos queproveen mejor información respecto al avance
Con la información disponible, se tomarán lasmejores decisiones para manejar en forma más
efectiva los cambios que acontecen
Nunca las cosas son tal como lasplaneamos inicialmente
Formulación y Gestión de Proyectos
240
¿Cómo planificamos el seguimiento?
• Qué indicadores vamos a monitorear• Con qué frecuencia• Cómo los vamos a obtener• En qué ámbito se toman las decisiones y acciones de
ajuste• A quién debemos comunicarlas
Formulación y Gestión de Proyectos
241
Reunión de seguimiento
Normalmente se hacen reuniones deseguimiento, con el equipo de trabajo, conel cliente, con el jefe de la unidad ejecutora,donde se analiza el Informe de avance
La frecuencia de las mismas varía:– ¿Semanal con el equipo de trabajo?
– ¿Mensual con el cliente?– ¿Semanal, quincenal o mensual con el jefe?
Formulación y Gestión de Proyectos
242
Informe de avance
� Desvíos respecto a lo previsto
� Avance en el cronograma� Costos incurridos� Resultados del control de calidad� Productos obtenidos
� Cambios en el alcance (solicitados, a proponer oinevitables). Identificar la necesidad de realizarcambios antes de que acontezcan, de manera quela decisión se tome en el ámbito previsto por elproyecto
� Supervisión y control de riesgos� Incidencias y Alertas
Formulación y Gestión de Proyectos
243
Informe de avance
¿Cuál es la causa de los desvíos?– ¿Están dentro del control del proyecto?– ¿Están fuera de control?
Algunas de las causas frecuentes:– Error en estimación del trabajo a realizar– Cambió la realidad en forma no prevista– No se cumplió alguna de las suposiciones– El rendimiento fue menor al esperado:
• Falta de motivación• Se requiere mayor entrenamiento• Etc.
Formulación y Gestión de Proyectos
244
¿Cuánto avanzamos?
• El eterno 90%• Cómo nos atrasamos 1 año? – muy fácil... de a
un día por vez!• Hay cantidad de mitos y excusas que
obstaculizan el cumplimiento
Formulación y Gestión de Proyectos
245
Herramientas comunes del control de avance
• Diagrama de Gantt: Modelo implícito dificulta determinarsi el proyecto está o no atrasado
• Diagrama de evolución de gastos: permite ver en eltiempo lo gastado respecto a lo que se planificó gastar,pero sin relacionarlo con los logros planificados
Formulación y Gestión de Proyectos
246
Análisis de Medición del Rendimiento
20
50
30Plan
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Momento del control:
Completada y costó 15
Completada y costó 35
Incompleta y gastamos 45
Y no menos importante: ¿cómo terminará elproyecto si ahora vamos así?
Durante la ejecución del Proyecto: ¿cómo podemosdeterminar, de una manera cuantitativa, el grado
de avance de acuerdo a lo planificado?
Ejemplo:
Formulación y Gestión de Proyectos
247
CierreCierre del Proyecto del Proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
248
Consiste en....
Ejecutar un conjunto tareas paraasegurarnos que el proyecto secomplete en forma adecuada.
Todo proyecto debe tener un mojón
bien claro y definido que diga FIN
Formulación y Gestión de Proyectos
249
El proceso de cierre
¡Debe realizarse siempre,independientemente de lascircunstancias por las que
el proyecto para, escancelado o completado!
Formulación y Gestión de Proyectos
250
Consiste en....
• Archivar documentos del proyecto• Ejecutar el cierre de los contratos• Documentar las lecciones aprendidas• Formalizar el cierre del proyecto• Reconocer la contribución de los integrantes del equipo• Festejar el fin del proyecto
EL PROCESO QUE MÁS COMÚNMENTE SE OLVIDA
Formulación y Gestión de Proyectos
251
Ejecutar el cierre de los contratos
• Revisar la documentación del contrato
• Realizar la aceptación formal y el cierreexplícito
• Verificar el Estado de Cuenta y acordar pagospendientes
• Archivar
Formulación y Gestión de Proyectos
252
Aprender - lecciones aprendidas
Las revisiones post-proyecto seconcentran en:
– Qué funcionó bien
– Qué funcionó mal
– Qué debe ser mejorado
Formulación y Gestión de Proyectos
253
Aprender - lecciones aprendidas
Los beneficios de la revisión no terminan cuando losresultados son presentados.El beneficio real es:
– aprender de los errores– aprender de los aciertos
Debe siempre procurarse que las lecciones aprendidasfuncionen como una memoria organizacional y su alcance
vaya más allá de los integrantes del proyecto
Formulación y Gestión de Proyectos
254
Formalizar el cierre del proyecto
El cierre del proyecto es la confirmación de que se hanalcanzado todos los requerimientos propuestos:
– El cliente ha aceptado formalmente todos losproductos y entregables
– La Organización ejecutora ha recibido todos loselementos requeridos
¡Hacer una presentación del proyecto!
Formulación y Gestión de Proyectos
255
Reconocer la contribución de losintegrantes y festejar el fin del proyecto
• Reconocer públicamente el mérito de las personas• Compartir los logros con el equipo, el cliente, nuestro
jefe• Reubicar a sus integrantes y promoverlos en la medida
de lo posible• Festejar el fin del proyecto ¡es clave!
Formulación y Gestión de Proyectos
256
Ejercicio Final
¿Qué debió haberse hecho en La Calurosa?