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PROCESO FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS CÓDIGO EPPD02

PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS VERSIÓN 6

ELABORÓ: Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.

APROBÓ:Jefe Oficina Asesora de Planeación.

FECHA:07/10/2014

FECHA: 29/10/2014

FECHA: 19/12/2014

OBJETIVOFormular, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar los proyectos de inversión pública, institucionales o de cooperación internacional, mediante la aplicación de metodologías e instrumentos expedidos por las entidades gubernamentales competentes, así como las guías o herramientas establecidas por la Entidad, con el propósito de apoyar el cumplimiento de los objetivos institucionales y el fortalecimiento de la gestión organizacional.

ALCANCEInicia con la identificación de la necesidad y la formulación del proyecto de inversión pública, institucional y de cooperación internacional; continúa con la programación presupuestal, ejecución y seguimiento a los proyectos; termina con la evaluación posterior de los proyectos.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento aplica a los procesos que para el desarrollo de sus actividades requieran de la ejecución de proyectos de inversión, institucionales y/o de cooperación internacional.

DEFINICIONESBanco Nacional de Programas y Proyectos (BPIN): Es un instrumento para la planeación que registra los programas y proyectos de inversión pública viables, previamente evaluados social, técnica, ambiental y económicamente, susceptibles de financiarse con recursos del Presupuesto General de la Nación-PGN. (Artículo 8, Decreto No. 2844 de 2.010.) Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de la apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso.Clasificación de la inversión pública: Es una manera de agrupar, componer y presentar el gasto con el fin de facilitar el análisis y la toma de decisiones en los diferentes niveles de Gobierno (nacional y territorial) independiente de la fuente de financiación, con el fin de establecer la relación directa entre el gasto y los bienes y servicios entregados al Estado y a la ciudadanía. Compuestos por:Sección: Se refiere a la entidad responsable de la ejecución de los recursos del presupuesto. De acuerdo con el artículo 36 del Estatuto Orgánico de Presupuesto.Programa: Son intervenciones públicas que se concentran en un problema o potencialidad y materializan los objetivos planteados en las políticas públicas, a través de la entrega coordinada de productos conducentes a la generación de un resultado común, razón por la cual se constituye en el

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PROCEDIMIENTO FORMULACION, EJECUCION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROYECTOS VERSIÓN 6

DEFINICIONESeje de estructuración del Presupuesto Orientado a Resultados. Un programa se refiere al conjunto de proyectos de inversión y actividades de coordinación, que apuntan a un resultado específico en un sector de acción económica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir tanto las metas fijadas por el nivel de gobierno como los compromisos en cada sectorSubprograma: Se refiere al conjunto de proyectos de inversión destinados a facilitar la ejecución en un campo específico en virtud del cual se fijan metas parciales que se cumplen mediante acciones concretas que realizan determinados órganosEjecución: Es la etapa dentro del ciclo del proyecto, durante la cual se efectúan todas las inversiones necesarias para poder comenzar a percibir beneficios y resultados.Gestión del riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo. Se compone de la evaluación y el tratamiento de riesgosInventario de Activos: Lista de todos aquellos recursos (físicos, de información, software, documentos, servicios, personas, intangibles, etc.) dentro del alcance del SGSI, que tengan valor para la organización y necesiten por tanto ser protegidos de potenciales riesgosMetodología General Ajustada (MGA): Es la herramienta informática bajo estructura de bases de datos que ayuda de forma esquemática, modular y ordenada al desarrollo y registro de los procesos e información de formulación de los proyectos de inversión pública (identificación, preparación, evaluación y programación). Su sustento conceptual se basa en la metodología de marco lógico y de Planificación Orientada a Objetivos (ZOPP por sus siglas en alemán).Partes interesadas: son aquellas personas, dependencias y/o entidades que están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses se pueden ver afectados, tanto de manera positiva como negativa, por la ejecución o terminación del proyecto.Plan Estratégico Sectorial: documento que establece los objetivos y metas del sector para el periodo de 4 años. Este documento, elaborado de acuerdo a los lineamientos del Gobierno Nacional y a las bases del Plan Nacional de Desarrollo, constituye la principal carta de navegación del Sector.Plan Estratégico Institucional: Documento oficial que contiene las estrategias, los objetivos estratégicos, los ejes estratégicos, la misión, la visión, la política de calidad, los focos estratégicos y en general los escenarios futuros que la Entidad se ha trazado para un período determinado de medio plazo generalmente. Es un documento concertado y socializado con todos los empleados de la Entidad; inclusive con la participación de la ciudadanía.Plan Anual de Gestión: Herramienta gerencial de programación y control de la ejecución anual de todos los proyectos, actividades y funciones que deberá desarrollar las dependencias de la Entidad para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratégico Institucional, y será la base para la concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores públicos de carrera administrativa. Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI): Es el plan que señalará los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos y programas, el cual guardará concordancia con el Plan Nacional de Inversiones, articulo 8 EOP, a su vez elaborado por el Departamento Nacional de Planeación-DNP, con base en la información de los proyectos de inversión que se hubieren registrado en el BPIN, a más tardar el 01 de Junio del

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DEFINICIONESaño anterior al que se está programando (Artículo 19, Decreto No. 2844 de 2.010).Programación de la Ejecución: Se refiere al ejercicio de programar presupuestal, financiera y físicamente un proyecto de inversión, para la vigencia fiscal relevante. Nota: Para hacer claridad, se entiende como en ejecución, la vigencia actual y, como programación, la vigencia siguiente, por ejemplo, se contempla como ejecución el año 2.016 y como programación el año 2.017; así, para el año siguiente se contemplaría ejecución, 2017 y, programación, 2.018, y así sucesivamenteProgramación Presupuestal: Se define esta etapa - como aquella previa a la presentación del Proyecto de Ley de PGN al Congreso de la República. Las etapas de programación del gasto de inversión responden a tres momentos específicos, como lo son: 1. Elaboración y aprobación del POAI e incorporación al proyecto de Ley del PGN, 2. Ajustes al componente de inversión del Proyecto de Ley de PGN y 3. Sanción de la Ley de PGN y expedición del respectivo Decreto de LiquidaciónProyecto. Se entiende como la unidad operacional de la planeación del desarrollo que vincula recursos (humanos, físicos, monetarios, entre otros) para resolver problemas o necesidades sentidas de la población.Proyectos de Cooperación Internacional: Son los que se desarrollan a través de herramientas de colaboración de los gobiernos, que apoyan procesos de desarrollo mediante la transferencia de recursos técnicos, tecnológicos, humanos y/o financieros.Proyectos Institucionales: Son los que desarrolla la Entidad, para atender a un problema o necesidad específica interna y que no se clasifican como proyectos de inversión o de cooperación internacional. Pueden - desarrollarse con recurso humano de la Entidad o incluyendo personal contratista y con cargo a los recursos de funcionamiento e inversión.Proyectos de Inversión Pública: Son los que contemplan actividades limitadas en el tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por del Estado. Los proyectos de inversión se clasificarán de acuerdo con los lineamientos que defina el Departamento Nacional de Planeación, atendiendo las competencias de las entidades y las características inherentes al proyecto, criterios en cuyo fundamento - se determinarán los requerimientos metodológicos que deberá atender cada proyecto de inversión para su formulación, evaluación previa, registro, programación, ejecución y seguimiento y evaluación posterior. (Artículo 5, Decreto No. 2844 de 2.010). De acuerdo con el artículo 2.2.6.2.1. del Decreto 1082 de 2015, los proyectos de inversión se clasificarán de acuerdo con los lineamientos que defina el DNP, atendiendo las competencias de las entidades y las características inherentes al proyecto. En consecuencia, con esto, el DNP definió los programas y subprogramas (presupuestales) como los niveles de clasificación de los proyectos. A su vez, ha definido dos tipos de proyecto: tipo A y tipo B: Los primeros, hacen referencia a aquellos proyectos que comprenden el desarrollo de una serie de actividades limitadas en el tiempo relacionadas con un proceso de transformación (de agregación de valor público), que utilizan total o parcialmente recursos públicos, para la producción de bienes o prestación de servicios que atienden una necesidad u oportunidad de una población beneficiaria; los proyectos tipo B hacen referencia a intervenciones que se caracterizan por ser medios o mecanismos que contribuyen al logro de

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DEFINICIONESlos resultados de las entidades que los ejecutan y en este sentido, aunque no demandan la realización de actividades para transformar insumos en bienes y servicios, es decir, no cuentan con una cadena de generación de valor público, si se soportan en actividades de gestión para la operación institucional.Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI): Es la herramienta que facilita la recolección y análisis continúo de información para identificar y valorar los posibles problemas y logros frente a los proyectos de inversión pública, constituye la base para la adopción de medidas correctoras, con el fin de mejorar el diseño, aplicación y calidad de los resultados obtenidos, e igualmente, para tomar decisiones durante la implementación de la política, programa o proyecto, con base en la comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos en materia de ejecución financiera, física y de gestión de los recursos. Así mismo, es la ventana directa para ver los logros y analizar la gestión de las entidades del Estado en materia de inversión pública.Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF): Es la herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar - mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable.Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP): Es el sistema de información en materia de inversión pública, que incluye los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas.Vigencia: Corresponde al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Constitución Política de Colombia 1991 “Preámbulo: en ejercicio de su poder soberano, representado por sus delegatarios a la Asamblea Nacional Constituyente, invocando la protección de Dios, y con el fin de fortalecer la unidad de la Nación y asegurar a sus integrantes la vida, la convivencia, el trabajo, la justicia, la igualdad, el conocimiento, la libertad y la paz, dentro de un marco jurídico, democrático y participativo que garantice un orden político, económico y social justo, y comprometido a impulsar la integración de la comunidad

Título XII “Del régimen económico y de la Hacienda”, Capitulo 2 “De los planes de Desarrollo”, desde el artículo 339 hasta el artículo 344, en los cuales se establece la elaboración del Plan de Desarrollo conformado por una parte general que contiene los propósitos y objetivos nacionales de largo plazo, las metas y prioridades de la acción estatal a mediano plazo y las estrategias y orientaciones generales de la política económica, social y ambiental que serán adoptadas por el gobierno y un plan de inversiones que contiene los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de inversión pública nacional y la especificación de los recursos financieros

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latinoamericana, decreta, sanciona y promulga la siguiente” requeridos para su ejecuciónLey 152 de 1.994, “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo” Aplica toda la norma.

Decreto No. 111 de 1.996, “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1.989, la Ley 179de 1.994 y la Ley 225 de 1.995, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”

Aplica toda la norma. Especialmente el tema de Programación Presupuestal.

Decreto No. 3286 de 2.004, “Por el cual se crea el Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública”-

Artículo 4º. Suministro de la información. El suministro de la información al Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública, estará a cargo de las siguientes personas o funcionarios:

2. Todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que cumplan labores de interventoría en los contratos estatales, están en la obligación de suministrar la información que se requiera para evaluar la gestión y realizar el seguimiento de los respectivos proyectos de inversión pública.

2. El Jefe de la Oficina de Planeación de la entidad u organismo o quien haga sus veces.

Decreto No. 775 de 2.005, “Por el cual se establece el Sistema Específico de Carrera Administrativa para las Superintendencias de la Administración Pública Nacional”

Artículo 36. En el Plan Anual de Gestión se identificarán todos los proyectos, actividades y funciones que deberá desarrollar la Superintendencia y será la base para la concertación de objetivos y posterior evaluación de los servidores de carrera.

Decreto 2844 de 2010 “Por el cual se reglamentan norma, orgánicas de presupuesto y del plan nacional de desarrollo.” Aplica toda la norma

Decreto 1082 de 2015. "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación

Aplica toda la norma.

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nacional"

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. La formulación de nuevos proyectos de inversión o proyectos institucionales se realizará atendiendo las directrices de la Alta Dirección, con el

acompañamiento y asesoría metodológica de la Oficina Asesora de Planeación.

2. Las actividades y recursos de los proyectos de inversión deben estar asociados a las actividades del Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud de la respectiva vigencia en ejecución.

3. El registro, programación presupuestal, modificaciones, actualizaciones y seguimiento y demás trámites asociados a los proyectos de inversión, se realiza en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas (SUIFP) y en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión-SPI, por la Oficina Asesora de Planeación en las fechas determinadas por el Departamento Nacional de Planeación –DNP.

4. Los plazos para la formulación y registro de proyectos de inversión en el BPIN no están sujetos a fechas determinadas, razón por la cual se puede adelantar durante el trascurso del año, no obstante, aquellos estarán sujetos a concepto de viabilización del Ministerio de Salud y Protección Social-MSPS y a control posterior de viabilización del DNP y para su financiación deberán ceñirse a las fechas y trámites previstos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Dirección de Inversiones y Finanzas Publicas del DNP.

5. Las solicitudes de modificación, actualización o cualquier trámite de carácter presupuestal (vigencias futuras, expiradas, traslados) de los proyectos de inversión deberán formularse mediante memorando a la Oficina Asesora de Planeación, incluyendo la justificación técnica y los documentos de soporte que requiera cada trámite, para lo cual podrá consultar la Guía Institucional de Gestión de Proyectos.

6. Cuando las modificaciones que se soliciten a los proyectos de inversión de la vigencia en ejecución, afecten la programación del Plan Anual de Gestión-PAG, deberá solicitarse por parte de la dependencia la modificación al PAG en el formato establecido, cuya aprobación estará sujeta a los lineamientos del procedimiento PIPD01 Formulación y Elaboración de Planes Institucionales. Las solicitudes de CDP que comprometan recursos de inversión asociados a las modificaciones realizadas en los proyectos se inversión se viabilizaran por parte de la Oficina Asesora de Planeación una vez sea aprobada la solicitud de modificación por el DNP y haya sido aprobada la modificación al PAG.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

7. La evaluación de las solicitudes de modificación o actualización de proyectos de inversión pública por parte de la Oficina Asesora de Planeación se realizará por el profesional asignado, respetando la fecha de radicación del memorando de solicitud, y se efectuara durante los 5 días hábiles siguientes. Solo se tramitarán en el SUIFP aquellas solicitudes que cumplan con los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación, el Minsalud y el DNP, siguiendo los lineamientos anteriormente establecidos.

8. La programación presupuestal de los proyectos de inversión pública se hará atendiendo los parámetros y fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público -MHCP y el Departamento Nacional de Planeación-DNP.

9. La Oficina Asesora de Planeación apoyará a las Superintendencias Delegadas, Secretaría General y Oficinas en la elaboración de los documentos técnicos para la solicitud de modificación y actualización de los proyectos de inversión pública.

10. Las dependencias responsables de la ejecución de las actividades de los proyectos de inversión deberán remitir la información necesaria que evidencie el seguimiento realizado a los mismos, en los plazos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación, de conformidad con el cumplimiento de los periodos y plazos establecidos por el Departamento Nacional de Planeación en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) y demás instancias de competencia. La Oficina Asesora de Planeación se encargará de su registro en el SPI.

11. Las formulaciones de los proyectos institucionales se realizarán con la aplicación de las instrucciones y formatos definidos por la Oficina Asesora de Planeación, bajo su asesoría y acompañamiento.

12. Dentro del ciclo de vida de los Proyectos se debe velar por el cumplimiento de la Política de Seguridad de la Información – código ASPO05. Esta política se aplicará para la formulación de los proyectos a partir del 2017.

13. Para la formulación de proyectos se identificarán los riesgos de Seguridad de la Información para los activos de información empleados dentro de cada proyecto, para esto cada líder de proyecto deberá convocar a reunión al grupo de Seguridad de la Información para su adecuada identificación y gestión. Esta política se aplicará para la formulación de los proyectos a partir del 2017.

14. La gestión de riesgos del proyecto será asumida por líder del proyecto (entiéndase por líder, la dependencia ejecutora del proyecto), quien Pág. 7 de 35



POLÍTICAS DE OPERACIÓNrealizará la gestión de riesgos del proyecto. Esta política se aplicará para la formulación de los proyectos a partir del 2017.

15. Todo proyecto institucional tendrá los siguientes roles:

Patrocinador: Es la persona responsable del proyecto, a nivel estratégico, apoya, soporta, y aprueba el proyecto, es el principal interesado en el éxito del proyecto.Funciones:Tomar decisiones claves en el proyectoDesignar los recursos necesarios para garantizar el logro de los objetivos del proyectoAprobar el Plan de ProyectoAprobar el cierre del proyectoRevisar ficha de seguimiento de acuerdo al cronogramaAyudar en la solución de problemas y superación de obstáculos del proyecto

Gerente del proyecto: Es la persona que gestiona el proyecto, es el principal responsable en garantizar el éxito del proyecto, asume el liderazgo y compromiso de la ejecución del proyecto, conoce técnica y operativamente los procesos asociados al proyecto.Funciones:Planificar el proyecto Realizar gestión y ayuda en la solución imprevistos con las partes interesadas y el equipo del proyectoCoordinar equipo de proyectoRealizar gestión sobre los recursos del proyectoNegociar, revisar y firmar la contratación requeridaControlar el proyectoDecidir sobre los proveedores y contratos del proyecto, siempre y cuando no excedan lo presupuestadoAyudar a Gestionar el Control de Cambios del proyectoAyudar a Gestionar los temas contractuales.

Líder Funcional: Es la persona apoya en los conceptos funcionales, técnicos y operativos requeridos dentro del proyecto, es el principal responsable de la ejecución del proyecto.Funciones:

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POLÍTICAS DE OPERACIÓNDefinir el plan de trabajoElaborar el Informe y/o ficha de seguimiento del ProyectoVerificar y aprobar las especificaciones de calidad definidas dentro del proyecto Ayudar a Gestionar el Control de Cambios del proyectoInterpretar y especificar las necesidades funcionales y/o técnicas que requiere la soluciónConstruir el documento funcional - casos de uso, cuando apliqueSolucionar problemas y superar los obstáculos del proyectoDecidir sobre los proveedores y contratos del proyecto, siempre y cuando no excedan lo PresupuestadoGestionar los riesgos del proyectoAnalizar la información y entregables del proyectoRealizar la reunión de coordinación

Líder Técnico: Es la persona apoya en los conceptos, técnicos y operativos requeridos dentro del proyecto.Funciones:Participar en las pruebas de aceptación de la soluciónParticipar en el diseño de la soluciónElaborar los estudios previos, cuando apliqueRealizar pruebas de los atributos de calidad de las aplicaciones, cuando se requirieraInterpretar y especificar las necesidades funcionales y/o técnicas que requiere la soluciónConstruir el documento funcional - casos de uso, cuando apliqueAclarar inquietudes técnicas de las aplicaciones que se integran con la solución a construir, cuando se requiera

ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Identificar la necesidad Cualquier dependencia de la entidad podrá identificar Dependencia Superintend Correo

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de formular el proyecto de inversión, institucional o de cooperación internacional.

la necesidad de formular un proyecto con base en el análisis de la problemática social, necesidad u oportunidad del contexto interno y externo a la Entidad, en apoyo a las acciones de IVC o a la gestión administrativa de la entidad.

Los proyectos de cooperación pueden ser propuestos acorde con el análisis de oferta y demanda de cooperación que se realice.

Identificada la necesidad de formular el proyecto se deberá informar a la Oficina Asesora de Planeación, para su respectivo análisis técnico.

De igual manera, la Oficina Asesora de Planeación como líder del proceso podrá proponer a las dependencias, la formulación de nuevos proyectos de inversión.

s de la Entidad

entes Delegados, Jefes de Oficina, Secretario General

electrónico

Memorando Código ASFL01

2 Analizar y evaluar si la solicitud es referente a la necesidad de formular un proyecto de inversión pública, proyecto de cooperación internacional o proyecto institucional

Analizar la solicitud de formulación del proyecto, para lo cual se podrá hacer reuniones o espacios de trabajo con la dependencia solicitante, con el propósito de revisar y verificar los siguientes criterios:

Articulación del proyecto con la misión, visión, objetivos y funciones de la Entidad.

Articulación con los planes sectoriales y de la Entidad

Verificación de los lineamientos generales de la

Oficina Asesora de Planeación

Jefe Oficina Asesora

Profesional

Dependencias solicitante

Acta Código ASFT06

Lista de Asistencia Código ASFT04

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necesidad de formular un nuevo proyecto para evitar que se presenten duplicidad entre los resultados y actividades del proyecto, con los de proyectos ya existentes en la Entidad, y que el proyecto permita generar productos, servicios o resultados únicos.

Revisados los anteriores criterios, definir si la iniciativa del proyecto corresponde a inversión pública, a cooperación internacional y/o a proyecto institucional, teniendo en cuenta su naturaleza y las definiciones presentadas anteriormente.

En el caso de validar la formulación del proyecto, pasa a la siguiente actividad, en caso contrario, se archiva la solicitud y termina el procedimiento.

3

¿El proyecto a formular es de inversión pública, institucional o de cooperación internacional?

Si se determina que el proyecto es institucional se pasa a la actividad No.4. si se determina que es un proyecto de inversión pública, se pasa a la actividad No.6. En caso de ser un proyecto de cooperación internacional, se continúa con la actividad No.17.

4 Formular el proyecto institucional

Mediante mesa de trabajo junto con la dependencia que realizo la solicitud, se formula el proyecto mediante la utilización del formato Ficha Formulación

Dependencias de la Entidad

Superintendentes Delegados,

Ficha Formulación Proyectos

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Proyectos Institucionales (EPFT08),Teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Nombre del proyecto: este deberá describir el

resultado a esperar del proyecto.2. Descripción del problema o necesidad: describa

brevemente que aspectos que desarrollaron la identificación la necesidad u oportunidad del proyecto, referir las causas y las evidencias documentadas de la existencia del problema.

3. Justificación y/o fines del proyecto: Debe especificar el motivo por el qué y para qué se va a realizar el proyecto, indicar claramente el aporte para la solución del problema y los beneficios que traerán a la entidad

4. Objetivo General: Se debe escribir de forma clara y concisa, indicando el objeto fundamental del proyecto. Este debe responde a las necesidades de la entidad. El objetivo general debe estar formulado con un verbo en infinitivo, este debe ser claro, realista, medible, verificable y redactarse evitando palabras subjetivas.

5. Objetivos específicos: Los objetivos específicos indican lo que se pretende realizar en cada una de las etapas del proyecto. Se deben identificar como logros parciales que al ser alcanzados en su conjunto deben llevar al cumplimiento del objetivo general. Adicionalmente se deben contemplar objetivos que conlleven al tratamiento de la


Jefes de Oficina, Secretario General

Institucionales (EPFT08),

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información, acorde a la política de operación número 13.

6. Alcance general del proyecto: Es la sumatoria de los productos o hitos que espera alcanzar el proyecto en el cabo de su ejecución. Estos se relacionarían en el cronograma, determinándose con ellos el avance del mismo.

7. Objetivos Estratégicos y Planes: identifique a nivel estratégico a que objetivo institucional aporta el proyecto a formular, e identifique si el proyecto está articulado con otros planes diferentes al Plan Estratégico Institucional y Plan Anual de Gestión y relaciónelo.

8. Partes interesadas: identifique a todas las personas, grupos o dependencias que pueden ser impactadas por el proyecto, identificando y documentando sus intereses, participación, influencias y potencial impacto sobre el proyecto. Determine la prioridad de impacto de cada grupo de interés teniendo en cuenta que la prioridad se refiere al grado de influencia/poder e interés de cada uno de los interesados en el proyecto. Clasifíquela la prioridad entre alta, media y baja.

Gestión de riesgos: determine los riesgos que pueden afectar al proyecto y determine las

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opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Para la identificación del riesgo para el proyecto adopte la metodología establecida en la Guía Práctica Para La Consolidación del Componente de Administración del Riesgo – Código ASGU03 e identifique los riesgos de Seguridad de la Información, aplicando las políticas de operación 12, 13 y 14 y bajo la Guía Metodológica de Análisis de Riesgos de Seguridad de la Información, código ASGU05.

9. Indicadores: determine los indicadores que faciliten la revisión periódica del desempeño del proyecto. Con información sobre el avance del proyecto, en cuanto a las actividades que han comenzado, su avance y los entregables que se han completado. El presupuesto autorizado y los costos en los que se ha incurrido.

10. Equipo de trabajo: relacione el equipo de trabajo que el proyecto requiere para su desarrollo, determine los roles, personas y funciones. Y asigne funciones para la gestión de los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, teniendo en cuenta los riesgos asociados a los activos de información.

11. Recursos: relacione los costos o rubros proyectados y/o aprobados para la operación y ejecución total del proyecto.

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12. Cronograma: identifique las actividades relacionadas y requeridas para el cumplimiento del proyecto, con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos necesarios. Clasifique la actividad entre “actividad” o “Hito”, teniendo en cuenta que una actividad se refiere a las acciones, tareas y/o entregables para el logro de un hito, e Hitos se refiere a los productos, principales entregables o al resultado esperado al desarrollar un grupo de actividades.

Una vez culminada la formulación del proyecto, se deberá remitir a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación mediante correo, quien revisará que el mismo cumple con los metodológicos definidos en la ficha, en caso contrario, devuelve los documentos, solicitando los ajustes conducentes y necesarios.

5 Ejecutar y realizar seguimiento a las actividades del proyecto institucional

Una vez aprobada la formulación del proyecto institucional por la Oficina Asesora de Planeación, el Gerente de Proyecto deberá realizar el seguimiento periódico del proyecto formulado dentro de la vigencia o como lo indique la alta dirección, mediante la Ficha Seguimiento Proyectos Institucionales – (EPFT09) . teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Alcance de la vigencia: determine el alcance

para de la vigencia teniendo en cuenta los

Dependencias de la Entidad


Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Secretario General

Ficha Seguimiento Proyectos Institucionales (EPFT09),

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procesos, acciones o actividades que realizará en esta.

2. Hitos para la vigencia: identifique los hitos que formulo dentro de la ficha formulación y hágalos visibles en la ficha de seguimiento para el periodo o vigencia a evaluar. Recuerde que un hito se debe entender como el producto a entregar, el cual no consume tiempo, esfuerzo se especifica en una única fecha. Esa sola fecha sirve para determinar si se alcanzó el producto planificado.

3. Riesgos materializados: en esta sección relacione los riesgos que por alguna causa se materializaron y que pueden afectar el desarrollo normal del proyecto.

4. Evaluación del proyecto: el gerente de proyecto mediante el diligenciamiento de este componente validará la variación final del presupuesto y la ejecución de las actividades planeadas con respecto a lo ejecutado dentro del periodo evaluado, si el resultado de la evaluación del proyecto es negativo, el Líder del Proyecto, deberá aplicar acciones para evitar riesgos materializados y realizará un Plan de Acción para corregir las deficiencias detectadas y tratar de eliminar las variaciones que se presentaron dentro del periodo.Para su correcto diligenciamiento tenga en cuenta el número de actividades planificadas a desarrollar

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en el periodo, y regístrelas en la casilla “Número de actividades a gestionar (vigencia) “, el número de actividades ejecutadas hasta el momento y regístrelas en la casilla “Actividades ejecutadas” y el presupuesto ejecutado de la vigencia y regístrelos en la casilla “ejecutado de presupuesto”. Interprete los resultados obtenidos.

Continúe con la actividad 20.6 Formular el proyecto

de inversión pública El profesional asignado de la Oficina Asesora de Planeación, deberá asesorar y acompañar a la dependencia solicitante del proyecto de inversión pública en la aplicación de la Metodología General Ajustada-MGA, según los criterios y lineamientos técnicos del Departamento Nacional de Planeación-DNP, el cual contendrá, como mínimo, la siguiente información:

Caracterización del problema (árbol de problemas).

Análisis de involucrados. Análisis de objetivos. Caracterización de las Alternativas de solución,

cadena de valor, matriz de marco lógico. Elaboración de Estudios (Legal, de Mercado,

Técnico, Institucional y Organizacional, Ambiental, Riesgos, Comunicativo, Financiero, entre otros).

Dependencia generadora de la necesidad de un proyecto de inversión;

Jefes Oficinas

Superintendentes Delegados

Directores

CoordinadoresProfesionales


Actas de Reunión, Código ASFT06

Lista de Asistencia, Código ASFT04

Correo electrónico

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Evaluación Financiera, Económica y Social. Indicadores

El profesional de la Oficina Asesora de Planeación junto con la(s) dependencia(s) involucradas documentara el cumplimiento de las etapas de formulación del proyecto, junto con los soportes técnicos que se requieran.

7

Diligenciar los módulos del Sistema de Información de la MGA y realizar interfaz para transferencia del Proyecto al SUIFP.

El profesional de la Oficina Asesora de Planeación, diligencia cada uno de los módulos del Sistema de Información- MGA.

Registrada la información correspondiente, el profesional procederá a realizar la transmisión del proyecto con sus respectivos adjuntos al Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas -SUIFP.

Posteriormente, el profesional de la Oficina Asesora de Planeación revisa y verifica que la información del proyecto de inversión registrada en el SUIFP sea consistente con la información de la formulación del proyecto, específicamente en los componentes de la cadena de valor: objetivo general y específicos, productos, actividades, indicadores y metas.

En caso de encontrarse inconsistencias y/o errores, deberán subsanarse por parte del profesional de la Oficina Asesora de Planeación.


Profesional Rol formuladorRol control formulación

Dependencia solicitante del proyecto de inversión

Información registrada en el Sistema de Información de MGA-SUIFP

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8 Enviar la información del proyecto de inversión pública formulado a las instancias competentes.

Una vez ajustada la información en el SUIFP, el profesional asignado remite la misma a Control de Formulación quien verifica la información (en caso de encontrar inconsistencias devuelve el tramite al formulador) y este a su vez la remite al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación quien revisa la información del Proyecto de Inversión Pública (en caso de encontrar inconsistencias devuelve el tramite al formulador) y remite al Ministerio de Salud y Protección Social MSPS, para su respectivo control, si emite concepto favorable, el MSPS lo remite a las Direcciones Técnicas del Departamento Nacional de Planeación-DNP para su control posterior, de lo contrario, será devuelto el proyecto a la Oficina Asesora de Planeación, para realizar los ajustes a que haya lugar y se remite nuevamente al MSPS a través del SUIFP.

En los casos que el DNP no emita concepto favorable, la Oficina Asesora de Planeación realiza los ajustes y modificaciones respetivos y remite nuevamente al MSPS para lo de su competencia.

El Proyecto de Inversión con concepto favorable, de las anteriores instancias externas competentes, se le autoriza su registro en el sistema de información del


Profesional Registro de información - SUIFP

Ficha EBI código EPDE04

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Banco Nacional de Programas y Proyectos - BPIN, generándose la Ficha de Estadística Básica de Inversión – EBI, y se obtiene el código de identificación asignado.

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Realizar la programación presupuestal de los proyectos de inversión pública.

Registrado el proyecto en el Banco Nacional de Programas y Proyectos-BPIN, se considera su viabilidad para su financiación con recursos del Presupuesto General de la Nación - PGN de la vigencia siguiente.

Para el efecto, se deberá preparar el Marco de Gasto de Mediano Plazo-MGMP y el anteproyecto de presupuesto, solicitando mediante memorando, Código ASFL01, a las dependencias responsables de los proyectos, la actualización de los mismos para la vigencia de la programación presupuestal, en el formato Matriz de Programación Presupuestal, Código GPFT02, el cual debe remitirse a la Oficina Asesora de Planeación para registrarlo en el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas-SUIFP, según las fechas establecidas por el DNP y el MHCP.Los parámetros específicos de programación presupuestal se encuentran en el procedimiento Programación Presupuestal GPPD01.


Dependencia solicitante

Jefe Oficina

Delegados

Profesional

Secretaria General

Memorando Interno, Código ASFL0)

Matriz de Programación Presupuestal, Código GPFT02

Información registrada en el SUIFP

Información registrada en SIIF (Anteproyecto de presupuesto)

10 Actualizar los recursos programados de los proyectos en el SUIFP

La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas-DIFP del DNP comunica el cupo de inversión para la entidad, si los recursos aprobados son diferentes a los


Jefe Oficina

Delegados

Decreto de liquidación de PGN

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recursos solicitados, deberá adelantarse una modificación de la ficha del proyecto en el SUIFP para la vigencia que se está programando, previa priorización de acciones a desarrollar a través de los proyectos de inversión definida por la alta dirección.

La Oficina Asesora de Planeación registra en el Módulo Ejecución -Rol Proyecto PPTO-SUIFP la distribución de las cuotas de inversión por proyecto y tipo de recursos según el Manual de Programación Proyecto Presupuesto y Modificaciones y el instructivo Actualización para la Programación del Presupuesto, identificados con el Código EPDE05.

Igualmente, una vez expedido el Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación- PGN, si los recursos programados en el SUIFP son diferentes a los aprobados en el Decreto de liquidación, deberá adelantarse una modificación al proyecto en el SUIFP los recursos asignados, durante el mes de Enero de la vigencia para la cual se expidió el Decreto de liquidación.

Los ajustes introducidos a los proyectos de inversión se informarán a las dependencias responsables de cada uno de los proyectos, para que se hagan los


Profesional Información registrada en el SUIFP

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ajustes necesarios a los costos de las actividades hasta el monto de los recursos aprobados.

11Ejecutar el Proyecto de Inversión Pública y/o proyecto institucional

Las dependencias responsables de la ejecución del proyecto deberán desarrollar las actividades a las cuales se asignaron recursos para la vigencia en ejecución que se encuentran registradas en el SUIFP.

Para la ejecución de los recursos asignados al proyecto de inversión pública, en el Decreto de Liquidación del PGN, las dependencias responsables remitirán a la Oficina Asesora de Planeación las solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (expedición, adición, reducción o anulación) en el formato original, Código GPFT01 y siguiendo los lineamientos del procedimiento Ejecución presupuestal, Código GPPD02.



Jefe Oficina

Delegados

Profesional

Matriz de ejecución presupuestal, código GPFT03

Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, código GPFT01

12¿El proyecto requiere actualizaciones o modificaciones?

Si el proyecto de inversión pública requiere actualizaciones o modificaciones, continúa con la siguiente actividad, si no las requiere, continúa con la actividad No. 15.

13 Elaborar y evaluar los documentos técnicos y de soporte para trámite de modificación.

En los casos en que las dependencias responsables de la ejecución de los proyectos deseen modificarlos o actualizarlos, deberán remitir la solicitud respectiva mediante memorando Código ASFL01 a la Oficina Asesora de Planeación, para lo cual deberá consultar las instrucciones impartidas en la Guía Institucional Gestión de Proyectos, Código EPGU01, acorde con las instrucciones impartidas por el DNP.



Profesional Ficha EBI

Documentos técnicos y de soporte para trámite de modificación o actualización

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De igual manera, en el último trimestre del año se remitirá a las dependencias responsables la Ficha EBI de los proyectos la cual contiene la distribución de recursos por actividad para la siguiente vigencia (vigencia de la programación), para su revisión; si se requiere actualizar la Ficha EBI se debe solicitar mediante memorando Código ASFL01 a la Oficina Asesora de Planeación. Esta revisión se realizará teniendo en cuenta la construcción del Plan Anual de Gestión para la siguiente vigencia, que permita la articulación de las actividades y recursos del proyecto con las actividades del PAG a programar.

En cualquiera de los dos casos expuestos anteriormente, la Oficina Asesora de Planeación, revisa la justificación y documentos soportes, si están completos y cumplen con los requisitos técnicos se registran en el SUIFP, como se describe en la siguiente actividad. Si la información no cumple los requisitos técnicos establecidos, se devuelve la solicitud a la dependencia respectiva, indicando las correcciones que se deben introducir.

Las solicitudes de actualización o modificación a los proyectos de inversión presentadas por las

del proyecto de inversión.

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dependencias ante la Oficina Asesora de Planeación se considerarán evaluadas cuando han sido revisados por esta Oficina Asesora y se haya, según el caso: 1. Elaborado los documentos de justificación técnica para firma de la Jefe de la Oficina Asesora, 2. Se haya realizado su registro en el SUIFP y 3. Se haya devuelto solicitado los ajustes pertinentes o por no considerarse viable.

14 Registrar la modificación o actualización solicitada en el SUIFP.

El profesional que tenga el rol de formulador o rol proyecto PPTO, deberá realizar el registro en el SUIFP, teniendo en cuenta los instructivos expedidos por el Departamento Nacional de Planeación DNP, identificados con el código EPDE06, según sea el caso de modificación o actualización del proyecto de inversión pública o trámites presupuestales correspondiente.

Posteriormente el profesional con el rol de Control de Formulación Técnico, deberá revisar el registro de las actualizaciones y modificaciones en el SUIFP y responder el cuestionario. En caso de encontrar inconsistencias, devuelve el trámite al formulador, para las correcciones respectivas; una vez se hagan las correcciones, remitir al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien realiza la revisión respectiva.

Surtidos los controles de revisión y verificación mencionados, el Jefe de la Oficina Asesora de



Profesional

Trámite de modificación o actualización del proyecto de inversión pública registrado en el SUIFP

Ficha EBI actualizada, código EPDE04

Memorando Interno, (Código ASFL01)

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Planeación deberá enviar el trámite, vía SUIFP, a la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio de Salud y Protección Social-MSPS, para el Control de Viabilidad, la cual posteriormente envía a la Dirección Técnica del DNP, para el Control posterior de viabilidad.

Cuando se trate de una solicitud de Vigencia Futura o Expirada, una vez el Ministerio de Salud y Protección Social-MSPS emita concepto favorable se registra el trámite en el Módulo Ejecución -Rol Proyecto PPTO-SUIFP para la remisión de los documentos a la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas-DIFP del DNP.

Una vez se emita concepto favorable por la DIFP, la Oficina Asesora de Planeación prepara los documentos necesarios para remitirlos a la Grupo Interno de Presupuesto de la Secretaría General, para que se adelanten los trámites ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de conformidad con el procedimiento Ejecución Presupuestal, Código GPPD02.

15 Comunicar y registrar la aprobación del trámite de modificación

La aprobación del trámite de actualización o modificación del proyecto se reporta al correo electrónico del formulador, control de formulación y




Matriz de Ejecución Presupuestal

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o actualización

Jefe Oficina Asesora de Planeación por parte del SUIFP.

La Oficina Asesora de Planeación mediante memorando comunica a las dependencias la aprobación o devolución del trámite. De igual manera, informa lo pertinente a la persona encargada del Plan Anual de Contratación.

Cuando el trámite es aprobado y modifica la información registrada en la Matriz de Ejecución Presupuestal Código GPFT03 se realiza la actualización de la información registradas en la matriz.

Profesional

Código GPFT03

Correo electrónico

16 Realizar seguimiento mensual al proyecto de inversión pública

Las dependencias responsables de la ejecución del proyecto de inversión, deberán hacer mensualmente - seguimiento a la ejecución financiera, de actividades e indicadores del mismo. La información generada debe - remitirse a la Oficina Asesora de Planeación en el formato Seguimiento a Proyectos de Inversión, Código EPFT01, durante los diez (10) primeros días de cada mes, correspondiente al seguimiento del mes inmediatamente anterior.

Previa revisión del seguimiento a la ejecución del proyecto de inversión pública reportado, los profesionales encargados de la Oficina Asesora de


Jefe de Oficina Asesora

Profesional

Dependencia responsable del Proyecto

Formato Seguimiento a proyectos de Inversión, Código EPFT01.

Información registrada en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión-SPI.

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Planeación, registran en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión-SPI, del Departamento Nacional de Planeación-DNP, la información respectiva, de conformidad con la Guía de Registro de Seguimiento Mensual-SPI, Código EPDE07

Una vez registrada la información en el SPI se elabora el informe de seguimiento, el cual es remitido mediante memorando ASFL01 a las dependencias responsables de la ejecución de las actividades de los proyectos de inversión. Continua con la actividad 20.

Informe de seguimiento, COFL01

17 Elaborar y analizar propuesta de proyecto de cooperación internacional.

Se elabora la propuesta de proyecto de cooperación internacional, teniendo en cuenta el Manual de Formulación de proyectos de cooperación internacional, APC y el Manual de Acceso a la Cooperación Internacional, código EPDE08, y siguiendo la metodología sugerida por la Agencia Presidencial de Cooperación internacional –APC.

La Oficina Asesora de Planeación, revisa y valida que la propuesta atienda los criterios de calidad y técnicos particulares, coherencia y pertinencia con la dinámica de cooperación internacional definida para el Sector y Salud y Protección Social.

Nota: En caso de que un proyecto de cooperación internacional requiera recursos presupuestales de la

Despacho del Superintendente Nacional de Salud.

Superintendencias Delegadas.

Oficinas Asesora.

Oficinas ySecretaría General

Superintendente,

Superintendentes Delegados,

Jefes de Oficina,

Jefes de Oficina Asesora,

Secretario General.


Documento propuesta proyecto de cooperación internacional, código COFL02

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Entidad, se validara con la Alta Dirección la fuente de los recursos a comprometer.

Si no se viabiliza técnica y financieramente por parte de la Oficina Asesora de Planeación y legalmente por parte de la Secretaria General, la propuesta del proyecto de cooperación se archiva.

Profesional

18

Preparar requisitos específicos y documentos de soporte para formalizar el proyecto de Cooperación Internacional.

Aprobada la propuesta de proyecto de cooperación internacional, se deberá preparar los documentos técnicos soporte, según los lineamientos, directrices, requisitos, manuales y procedimientos indicados por la Agencia Presidencial para la Cooperación internacional y los cooperantes y los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación de la entidad

Si el proyecto cumple los requisitos, se continúa con las fases de formalización del proyecto de cooperación internacional, en caso contrario, introducir los ajustes correspondientes y/o atender los requerimientos adicionales solicitados.

El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios de la Secretaría General de la Entidad, prepara el documento que contiene el Convenio, para la firma del Superintendente Nacional de Salud y representante legal del Cooperante.

Oficina asesora de Planeación

Secretaria General

Jefe de Oficina Asesora,

Profesional Especializado.

Grupo de Cooperación Internacional.

Documentos técnicos de soporte, elaborados y/o ajustados.

Documento oficial del convenio de cooperación técnica

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19

Ejecutar las acciones acordadas en el proyecto de Cooperación Internacional

Las dependencias responsables de las acciones del proyecto de cooperación internacional deberán ejecutar y realizar seguimiento al cumplimiento del convenio.

La Oficina Asesora de Planeación realiza el respectivo acompañamiento a la ejecución del proyecto de Cooperación Internacional, según alcance, estructura detallada de tareas y productos y cronogramas establecidos.

Oficina asesora de Planeación.

Jefe de Oficina Asesora.

Profesional.

Dependencia involucrada.

Respectivo.Informe de seguimiento, código COFL02Documentos soporte

20 Realizar evaluación posterior del proyecto.

Una vez culminen los proyectos, la Oficina Asesora de Planeación, en conjunto con la dependencia responsable e involucrados, hace la evaluación final del proyecto, que permita identificar que las actividades realizadas y los resultados obtenidos, fueron los planeados para el cumplimiento del objetivo del proyecto, así como la ejecución eficiente y efectiva de los recursos asignados


Dependencia responsable del proyecto

Jefe de Oficina

Superintendente Delegado

Profesional

Informe de Evaluación del proyecto, código COFL02

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

4 Formular el proyecto institucional

Se deberá verificar el correcto diligenciamiento del formato Ficha Formulación Proyectos Institucionales

Cada vez que se formule un

Dependencias y Oficina Asesora de

Ficha Formulación

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(EPFT08) proyecto institucional.

Planeación. Proyectos Institucionales (EPFT08)

5Ejecutar y realizar seguimiento a las actividades del proyecto institucional

El seguimiento a la ejecución del proyecto institucional se presenta en el Formato Ficha Seguimiento Proyectos Institucionales (EPFT09),

Trimestralmente Dependencias Formato Ficha Seguimiento Proyectos Institucionales (EPFT09)

7

Diligenciar los módulos del Sistema de Información de la MGA y realizar interfaz para transferencia del Proyecto al SUIFP.

Se debe verificar el correcto diligenciamiento de los módulos de MGA para poder realizar la interfaz con el SUIFP y verificar que la información de la formulación del proyecto de inversión (cadena de valor) este correcta.

Cada vez que se formule un proyecto.

Oficina Asesora de Planeación.

Registro de información en el Sistema de Información de MGA-SUIFP.

8

Enviar la información del proyecto de inversión pública formulado a las instancias competentes.

Se debe verificar que el proyecto de inversión pública haya sido registrado en el BPIN y se pueda generar la Ficha EBI del proyecto

Cada vez que se formule un proyecto.


Registro de información - SUIFP

Ficha EBI código EPDE04

9 Realizar la programación presupuestal de los proyectos de inversión pública.

Se actualiza la ficha EBI de los proyectos de inversión en el SUIFP para la programación de recursos de la siguiente vigencia, según solicitud de las dependencias, ajustando a la cuota de inversión asignada a la entidad y a la asignación en el Decreto de liquidación del PGN.

Anual Dependencias responsables de los proyectos de inversión.

Oficina Asesora de

Memorando Interno, Código ASFL0)

Matriz de

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Se registra la información del anteproyecto en el SIIF y en los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.Se registra en los formatos establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social la programación del MGMP.Se registra en el Módulo Ejecución -Rol Proyecto PPTO-SUIFP la distribución de las cuotas de inversión por proyecto y tipo de recursos

Planeación. Programación Presupuestal, Código GPFT02

Información registrada en el SUIFP

Información registrada en SIIF (Anteproyecto de presupuesto)

14 Registrar la modificación o actualización solicitada en el SUIFP.

Se debe validar y verificar que la información de modificación y actualización del proyecto presentada por las áreas se encuentren registradas en el SUIFP y hayan sido remitidas para la verificación y aprobación por los filtros de calidad externos, y se actualice la ficha EBI del proyecto.

Cada vez que se solicite una actualización o modificación al proyecto


Trámite de modificación o actualización del proyecto de inversión pública registrado en el SUIFP

Ficha EBI actualizada, código

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EPDE04

Memorando Interno, (Código ASFL01)

16Realizar seguimiento mensual al proyecto de inversión pública

Según las directrices del DNP, el seguimiento mensual de los proyectos de inversión se realiza en el Sistema de Información-SPI.

Mensual.Oficina Asesora de Planeación.

Registro en el Sistema de Información-SPI.

ANÁLISIS DE TIEMPO

Las fechas para el registro, programación presupuestal, modificaciones, actualizaciones, seguimiento en el SPI y demás trámites asociados a los proyectos de inversión, los determina el Departamento Nacional de Planeación-DNP, sin embargo, la Oficina Asesora de Planeación, como formuladores y control de formulación de los mismos, hacen el siguiente análisis de tiempo de los trámites asociados con la gestión de proyectos:

- Las solicitudes de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que involucren recursos de inversión, deberán ser viabilizadas por la Oficina Asesora de Planeación, la cual dispondrá de un (1) día laboral máximo para tramitarlas.

- Para la aprobación por parte del DNP de las actualizaciones o modificaciones a la cadena de valor de los proyectos de inversión, se estima una duración de 15 días.

- En los casos del trámite de Vigencias Futuras, se estima dos (2) meses, debido a que su aprobación depende de la Oficina Asesora de Planeación y de Estudios Económicos del Ministerio de Salud y Protección Social-MSPS, de la Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas del DNP y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

- El seguimiento a la ejecución de cada proyecto de inversión pública se hace mensualmente, siguiendo las fechas de registro en el SPI, establecidas por el DNP, estima una semana hábil laboral.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Procedimientos del Banco Nacional de Programas y Proyectos, BPIN, Código EPDE01, Guía para la Construcción y Estandarización de la Cadena de Valor, Código EPDE02 Guía Metodológica para la Formulación de Indicadores, Código EPDE03 Manual de Programación Proyecto Presupuesto y Modificaciones e Instructivo para la Actualización para la Programación del Presupuesto,

Código EPDE05 Instructivos para actualización, modificación de proyectos y tramites de vigencias futuras o expiradas del DNP, Código EPDE06 Guía de Registro de Seguimiento Mensual-SPI, Código EPDE07 Manual de Formulación de proyectos de cooperación internacional, APC y Manual de Acceso a la Cooperación Internacional, código EPDE08

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento

Mediante el artículo 2 de la Resolución 4086 de 2014 que adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos incluyendo el Proceso, identificado con el código EPCR01, aprobado a través del Acta no. 004 de 2014.

Jefe Oficina Asesora de Planeación 19/12/2014 1

Modificación de documento

Ajustes en los conceptos. Normas. Descripción del procedimiento. Puntos de control. Análisis del tiempo e inclusión del Formato código EPFT05, aprobados mediante Acta no. 1093 de 2015.


Modificación de Ajustes en las Normas. Políticas de Operación Jefe Oficina Asesora de 20/11/2015 3Pág. 33 de 35



documentoDescripción del procedimiento. Puntos de control. Análisis del tiempo, aprobados mediante NURC -3-2015-023093

Planeación


Mediante memorando NURC: 3-2016-021820 se solicitan ajustes en Políticas de Operación, descripción del procedimiento y puntos de control, inclusión de aplicabilidad de prácticas de seguridad sobre los activos de información gestionados dentro del proyecto, se definen roles para los proyectos institucionales, se crean actividades que describen la formulación de proyectos institucionales, e inclusión de los formatos EPFT08 y EPFT09 relacionadas con proyectos institucionales aprobados mediante NURC 3-2016-022326



Mediante memorando NURC 3-2017-002246 se solicita modificación de la política de operación No.6.

Se aprueba ajuste mediante NURC 3-2017-002411



Mediante memorando NURC 3-2017-018948 se solicita modificación del documento referente a: modificación política de operación No.7, inclusión y modificación de algunos conceptos y ajuste de las actividades referentes a la formulación y ejecución de los proyectos de inversión pública.

Se aprueba ajuste mediante NURC 3-2017-3-2017-019719


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