En Proceso

Recomendaciónde la Debilidadn.º 2Que la Dirección Nacional de Logistica, requiera a la Dirección Regional deDefensa Civil de Ica, que cumpla con remitir el informe sobre las acciones desupervisión y control del uso y destino final de las donaciones que secanalizaron a través de ella, a la vez le requiera que cumpla con exigir a losComités de Defensa Civil de su jurisdicción, que le hagan llegar losdocumentos que acrediten la recepción de los bienes donados por parte delos beneñclarícs-damniñcados, a efecto que cuente con el respaldo del caso ysalvaguarde que las donaciones nacionales y del exterior hayan llegado a sudestino final.

Recomendaciónde la n.º 1Que el Sub Jefe disponga, que el Director Nacional de Logística, la Jefa de laUnidad de Abastecimiento, la Jefa de Control Patrimonial y la Jefa (e) delAlmacén General, ante la necesidad de dinamizar la recopilación y elprocesamiento de la documentación que constituye requisito previo a laformulación del proyecto de la Resolución Jefatural de aceptación dedonación, propongan procedimientosque fomenten la viabilidad y agilidad deltrámite documental a efecto que la formalización de las donaciones de bienesnacionalesy del exterior recibidaspara prestar apoyo a población afectada pordesastres naturales,se efectúe con mayor celeridad.

Recomendaciónde la Debilidadn.2 6Que la Dirección Nacional de Logistica, requiera a la Dirección Regional deDefensa Civil de Cusca, que cumpla con remitir el informe sobre las accionesde supervisión y control del uso y destino final de las donaciones que secanalizaron a través de ella, a la vez le requiera que cumpla con exigir a losComités de Defensa Civil de su jurisdicción, que le hagan llegar losdocumentos que acrediten la recepción de los bienes donados por parte delos beneflciarlos-darnniñcados,a efecto que cuente con el respaldo del caso ysalvaguarde que las donaciones nacionales y del exterior hayan llegado a sudestino final.

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008·2008·2·3376

Examen Especial alas DonacionesNacional eInternacionalesdestinadas a laAtención de laPoblación afectadapor DesastresNaturales . Periodo2007 al31.Mar.2008

En Proceso

Al Sub Jefe deIINDECI, disponga:A la Dirección Nacional de Proyectos Especiales, que prosiga con las visitasde inspección a las entidades ejecutoras, para que informen sobre el estadoactual del uso de los recursos asignados en las actividades y proyectosaprobados para brindar respuestaoportuna al sismo ocurrido el 15.Ago.2007ylos fenómenos meteorológicos2007 y proponga acciones inmediatas para suculminación, así como procure, de ser el caso, las acciones necesarias paraconseguir la devolución de los recursos no utilizados, por dichas entidadesejecutoras.

3

Examen Especial alUso de Recursosdestinados alPrograma024:Prevención yAtención deDesastres, SubPrograma 066:Defensa Civil,Periodo2007

005·2008·2·3376

Nombre de la Entidad Instituto Nacional de DefensaCivilPeriodode Seguimiento I Del: 01/07/2013 I Al: 31/12/2013 I·INDECI

Nombre del Órgano Informante Organo de Control Institucional·OCIINDECI

ACCIONES ADOPTADAS

FORMATO PARA LA PUBLICACIÓN DE RECOMENDACIONES y ESTADO DE SU IMPLEMENTACIÓN

Examen Especialal AlmacénGeneral delINDECI, Periodo2008

En Proceso

Al Jete deIINDECI,

Que a través del Sub Jefe deIINDECI, dispongaque:El Director Nacional de ProyectosEspeciales conjuntamentecon el Jefe de laOficina de Administración y el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica,efectúen las reunionesde coordinaciónque sean necesarias, a los efectos deque se lormule el proyecto de Directiva, para su aprobación respectiva por elJefe del INDECI; la misma que debe contemplar dentro del manejoresponsable de los recursos públicos y en el marco de la cooperacióninterinstitucional y las competenciasde los Sectores y Gobiernos Regionales,la adecuada coordinaciónpara la ejecuciónde las acciones de culminacióndelas actividades de inversión

3

Examen Especiala la Verificaciónde los Recursosdestinados alPrograma 024:Prevención yAtención deDesastres,Periodo2008

Nombre de la Entidad Instituto Nacional de DefensaCivilPeriodode Seguimiento I Del: 01/07/2013 I Al: 31/12/2013 I-INDECI

Nombre del Órgano Informante Organode Control Institucional- OCIINDECI

ACCIONESADOPTADAS

FORMATO PARA LA PUBLICACiÓN DE RECOMENDACIONES y ESTADO DE SU IMPLEMENTACiÓN

En Proceso

instruya:

Oue la Dirección Nacional de Logística efectúe el seguimiento del Proyecto denormativa sobre los procedimientos de control que permitan regularizar lasentregas realizadas con Guias de Remisión-Remitente con las respectivasPTS ó PECOSA en un plazo máximo definido, a fin de mantener al dia losregistros oficiales, de salida de bienes, indicando la fecha de regularización,permitiéndose la misma sólo para casos de emergencia debidamentecalificados por autoridad competente. Así como mantener un controlcronológico y correlativo de las Guías de Remisión-Remitente por cadaalmacén de

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012-2009-2-3376

7 ImplementadaRecomendaciónde la Debilidadn.º 03

Se disponga que el jefe de la Oficina de Administracióna través de la Unidadde Personal y la Oficina y de Planificación y Presupuesto incluyan en laDirectiva n.º 005-2009-INDECI/6.0que regula la Administración del RégimenEspecial de ContrataciónAdministrativa de Servicios - CAS, los criterios deevaluación y calificación que deben ser aplicados para la determinación delcuadro de mérito, a fin que permita homogenizar los procesos de selección

'''''11,'''''11'''''' similares.

Examen Especiala la Unidad dePersonal de laOficina deAdministracióndel INDECI,Periodo2010

Se disponga que la Oficina de Administración establezca que la Unidad dePersonal defina las políticas y procedimientos tendentes a lograr unaadecuada y correcta selección de personal, aplicando la prueba deconocimientoen función al perfil requerido.

003-2011-2-3376

Nombre de la Entidad Instituto Nacional de DefensaCivil Periodode Seguimiento I Del: 01/07/2013 I Al: 31/12/2013-INDECI

Nombre del Órgano Informante Organode Control Institucional-OCIINDECI

ACCIONES ADOPTADAS

FORMATO PARA LA PUBLICACiÓN DE RECOMENDACIONES y ESTADO DE SU IMPLEMENTACIÓN

Pendiente

En Proceso

Pendiente

Implementada

del

Disponer al Sub Jefe del INDECI, se evalúe la conveniencia de incluir en lasbases de los procesos de selección de los bienes de ayuda humanitaria quecorrespondan, las Normas Técnicas Peruanas a aplicar por el OrganismoCertificador acreditado ante INDECOPI, para la determinación de la muestra yla conformidad de calidad, a fin de evitar interpretaciones distintas y la dilaciónen la entrega del Certificado de Conformidad de Calidad; o en su defecto seseñalen con las normas a

4

En Proceso

En Proceso

Al Jefe l INDECI:

Que a través del Sub Jefe deIINDECI, se disponga a la Dirección Nacional deOperaciones, efectúe una revisión minuciosa de las especificaciones técnicasy demás requerimientos, previo a su consignación en las bases de selecciónde bienes de a fin de evitar 1'11<lI'rprlAn,'IA<l

3

Disponer al Sub Jefe del INDECI se exhorte a los miembros de los ComitésEspeciales designados, que durante el desarrollo de los proceso de selección,en la etapa de Evaluación Técnica, respecto al Factor "Experiencia delPostor", se cumpla con las condiciones establecidas en las Bases Integradas,en cuanto a la consideración de bienes iguales o similares al objeto de laconvocatoria, a fin de evitar observaciones posteriores de parte de lospostores, que puedan generar dilaciones en la suscripción del contrato y porende atraso en la bienes.

2

2

Examen Especiala lasAdquisiciones debienes de ayudahumanitaria parael abastecimientode almacenes,Periodo 2009 -2011

002-2012-2-3376

001-2012-2-3376

Nombre de la Entidad Instituto Nacional de Defensa CivilPeriodode Seguimiento I Del: 01/07/20131 Al: 31/12/2013 I-INDECI

Nombre del Órgano Informante Organo de Control Institucional-OCIINDECI

Disponga que en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuestomeritúe la necesidad de implementar lineamientos que regule el procedimientode reconstrucción de expedientes administrativos que hayan sido sujetos deextravío, deterioro, siniestro o robo, con la finalidad de garantizar que los

Examen Especial admi i sus derechos.a la custodia de 1-----+R:::e:.:.:c.:;;o.:;;m::..::en:.::::d.:::.:a::..::ci'fón:..::d.::-:e:::l:.:.:a-=Dl.:ebc.::il""id'-a:::'-d::":n.::':Q'::2:::.:(E==-n:.:.;,:=...:::::::...::..:==:;__------+-------Ilegajos yexpedientes de Que el Jefe dellNDECI disponga que el Sub Jefe deIINDECI:

procesos Instruya al director de la Secretaria General que disponga que se implantenadministrativos mecanismos de control para el registro de ingresos y salidas de documentosdisciplinarios, 4 en el archivo ubicado en Cieneguilla y que se mantenga actualizado paraperíodo 2009 conocer la fecha de ingreso en esta dependencia. Asimismo, se coordine con2011 la Dirección Nacional de Logística y la Oficina de Asesoría Jurídica para que

en el más breve plazo, se regularice la foliación, ordenamiento y transferenciade la documentación que permanece depositada en el archivo y se efectúe latransferencia al archivo su custodia.

ACCIONES ADOPTADAS

FORMATO PARA LA PUBLICACiÓN DE RECOMENDACIONES y ESTADO DE SU IMPLEMENTACiÓN

EnProceso

EnProceso

En Proceso

Que la Dirección Nacional de Logistica prepare un proyecto de normativainternaen la que se establezcanreglas o protocolosde almacenamientodebienes de ayuda humanitaria, para las actividades de: clasificación,

Queel Jefe dellNDECI dispongaque el SubJefe deIINDECI:

Recomendaciónde la Debilidadn.º 4 (Pendiente)

7

6

2

Al Jefe deIINDECI:

Que a través del SubJefe dellNDECI se dispongaa las áreas competentesse efectúe una revisión minuciosa y periódica de la formulación de lascaracteristicas ylo especificaciones técnicas de los bienes de ayudahumanitariaa adquirir, realizándosecon la anticipacióndebida los estudiosde posibilidades que ofrece el mercado a fin de efectuar los cambios omodificaciones que correspondan oportunamente, cautelando elcumplimiento estricto de las normas y disposiciones vigentes, enconcordanciacon los principiosque debe regir todo procesode contratación

003-2012-2-3376Examen Especial Disponer al Sub Jefe del INDECI que se establezcan lineamientosa la administrativos internos para norrnar la planificación previa que permitaadministración, priorizar,agilizar y mejorarla eficienciaen los Procesosde Adquisicionesysupervisión y Contrataciones,formulandoel Plan Logistico y los proyectos de PIA, PACcontrol de los con la antelación debida de acuerdo a lo establecido en la Directiva delbienes de ayuda OSCE al PlanAnualde - PACohumanitaria que r------i-i~~~~~~i:i~i~i~,~¡II~n.~º f17i(E~n::¡p~ro;;;c:;;e~so~)....!..!:::..:...._------t-------jINDECIproporcionaa los Queel Jefe dellNDECI dispongaque el SubJefe deIINDECI:GobiernosRegionales, Instruya al director nacional de Logística para que en coordinación con laperiododel 01 de Oficina de Planificacióny Presupuestoestablezcaun plazo perentorio paraenero del 2009 al actualizarlos manualesde procedimientosen relacióna las accionesque se31 diciembre de siguen en la ejecución de los procesos del Almacén Nacional General2011 concordantescon la nuevanormativaaplicableal INDECIespecialmentela

Ley y Reglamentodel SistemaNacionalde Gestióndel Riesgode Desastre-SINAGERD.

Recomendación de.la Debilidad n.º 2 (En Proceso)

El Jefe deIINDECI:

Disponga al Sub Jefe del INDECI instruya a la Dirección Nacional deOperaciones para que verifique las conformidades que emita, a fin de evitarposibles reclamos o reprocesos en el trámite de pagos a proveedores;asimismo, a la Oficina de Administración para que inste al Área de ControlPrevio a la verificación minuciosa de la documentación que sustenta lospagos, a fin de garantizar que éstos se realicen de acuerdo al servicio

5 prestadoo bienentregado. EnProceso

Recomendaciónde la Debilidadn.º3 (Superada)

El Jefe dellNDECI disponga:

Al SubJefe deIINDECI, instruyaal DirectorNacionalde Logísticapara que elpersonal encargadode los expedientesde contratación incorpore todas lasactuacionesque se realicendesdeel requerimientodel área usuaria hasta laculminacióndel contrato.Dichadocumentacióndebe ser debidamentefoliada,en formacorrelativa,secuencialV cronolóqica.

En Proceso

En Proceso

3

A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:Disponga a la Oficina General de Administración, que instruya a la Oficina deLogistica a fin que cuando sea necesario efectuar los procesos decontratación de bienes de ayuda humanitaria, requiera a la Dirección deRespuesta - Sub Dirección de Asistencia Humanitaria y Movilización, lascaracterísticas técnicas de los bienes a adquirir, en concordancia con lasfunciones establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones

Que el Jefe deIINDECI:

A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:Disponga a la Oficina General de Administración, que instruya a la Oficina deLogística a fin que cuando sea necesario obtener información de precios debienes de ayuda humanitaria, coordinee previamente con la Dirección deRespuesta - Sub Dirección de Asistencia Humanitaria y Movilización, sobrelas características técnicas requeridas, de modo tal que pueda solicitarcotizaciones con la información técnica necesaria a proveedores dedicadosal rubro que corresponda; asimismo, que dichas solicitudes se emitan a lamayor cantidad de proveedores posibles que determinen un precio más

a la realidad,

2

002-2013-2-3376Examen Especiala los Procesos de I------l_:,:;=~--,.-:--:-:-::::-=~---------------_+-----__iContratación Que el Jefe deIINDECI:efectuados por elINDECI, periodo2012

En Proceso

En Proceso

En Proceso

Que el Jefe de la Oficina General de Administración, coordine con la Oficinade Logística y de ser el caso con la Oficina General de Planificación yPresupuesto, para que elaboren una norma interna que regule los procesospara la aceptación y entrega de donaciones tanto nacionales como delexterior en el marco del SINAGERD

Disponga a la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:Disponga se evalúe la pertinencia de formular una propuesta normativa, paraser puesta a consideración de la PCM, donde se establezca la obligatoriedadde efectuar rendiciones de cuenta en todos los niveles de gobierno, respectoa la recepción, transferencia y distribución de ayuda humanitaria donada,considerando criterios uniformes y diseñando los documentos a emitirse parala citada rendición, así como se designe a la entidad responsable de su

Disponga a la Oficina General de Administración en coordinación con laOficina de Logística establezcan procedimientos y plazos para efectuar losregistros en el Sistema de Gestión Administrativa - SIGA de las donacionesnacionales y extranjeras recibidas, a fin de formular la NEA paraincorporación en el margesí institucional o para formalizar la aceptación,

Disponga a la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Al Jefe deIINDECI:

4

001-2013-2-3376 2

Examen Especiala las donacionesnacionales einternacionalesdestinadas a laatención de lapoblaciónafectada por 3desastresnaturales, periodo2011-2012

Nombre de la Entidad Instituto Nacional de Defensa CivilPeriodo de SegUimientol Del: 01/07/2013 1 Al: 31/12/2013 I-INDECI

Nombre del Órgano Informante Organo de Control Institucional-OCIINDECI

ACCIONES ADOPTADAS

FORMATO PARA LA PUBLICACiÓN DE RECOMENDACIONES Y ESTADO DE SU IMPLEMENTACiÓN

Pendiente

Pendiente

A los responsables de las unidades orgánicas insten al personal a su cargoal cumplimiento de los plazos establecidos para la rendición documentada delas remesas por Encargos otorgados, y a la Oficina General deAdministración instruya a la Oficina de Contabilidad al control de lasrendiciones por los recursos otorgados, comunicando a los responsables porlas demoras incurridas

Al Jefe dellNDECI a fin que disponga:

Recomendaciónde la Debilidad n.º5

1.3 Que la Oficina General de Administración en coordinación con laOficina General de Asesoría Jurídica formule y apruebe una guia oinstructivo sobre las acciones a seguir, en caso de hurtos y/o robos delos bienes patrimoniales o existencias, comprendiendo tanto losaspectos policiales, judiciales y administrativos respecto al patrimonioinstitucional y registros contables, incidiendo en las responsabilidadesde las acciones a realizar, los plazos, la aplicación de la normativavigente, entre otros.

n.º1Al Jefe dellNDECI a fin que disponga:

Disponga al personal que corresponda, emita con la celeridad y calidaddebida, los documentos que sustenten la emisión de las resoluciones queaprueben la baja de bienes patrimoniales y de ayuda humanitaria

conforme a la normatividad

A la Oficina General de Administración

A través de la SecretariaGeneral, como máxima autoridad administrativa:

5

3

003-2013-2-3376Examen Especiala la ex DirecciónRegional INDECIArequipa Periodo2012

Pendiente

Pendiente

(') Emitido por la Sociedad de Auditoría Vigo & Asociados

Disponer el cumplimiento de la Implementación del Sistema de ControlInterno a través del Comité de Control Interno, Comité técnico y los Órganosde la nueva estructura orgánica del Instituto Nacional de Defensa Civil -INDECI, a través de la Guía de Implementación del Sistema de Control delas entidades del Estado, aprobado mediante Resolución de Contraloria Nº

de fecha 28 de

Disponer las acciones necesarias para el cumplimiento de la incorporación2 de los inmuebles cedidos en Uso, a través de las coordinaciones de la

Oficina General de Administración, la Oficina de logística y Contabilidad,que forman parte, con fas entidades gubernamentales que autorizaron lacesión

Informe Largo dela AuditoríaFinancieraINDECI, Periodo2012

021-2013-3-0066(')

En Proceso

Pendiente

Pendiente

Pendiente

Que la Oficina General de Tecnología de la Información y Comunicacionesformule los manuales de usuario de los sistemas en operación que carecende ellos, complemente los existentes con la descripción del flujo de los

a su de la

Recomendaciónde la Debilidad n.º3 (En Proceso)

Recomendaciónde la Debilidad n.22(En Proceso)

Que el Jefe de la Oficina General de Tecnología de la Información yComunicaciones establezca metodologías para el desarrollo,documentación, puesta en operación y pruebas de los sistemas deinformación con un enfoque basado en servicios, y las remita a las instanciascompetentes para su revisión, aprobación y difusión a todo el personal, comouna buena práctica y herramienta de apoyo al análisis, diseño yprogramación de sus actividades.

Proceso)

Que el Jefe de la Oficina General de Tecnologia de la Información formulelos procedimientos informáticos y los remita a las instancias competentespara su revisión, aprobación y difusión a todo el personal, a fin de fortalecerun adecuado sistema de Atención de Servicios a los usuarios.

Dar cumplimiento a las disposiciones de la Oficina Nacional de GobiernoElectrónico e Informática - ONGEI respecto a la implementación del Sistemade Gestión de la Seguridad de la Información, de acuerdo a las fases deejecución consideradas. Complementar el Plan de Contingencia con lasactividades a ejecutar ante la ocurrencia de un evento adverso específico yconsiderar la disposición de un servidor de contingencia; asimismo, probar

difundirlo al de la institución.

A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer a la Oficina General de Tecnología de la Información yComunicaciones

Al

Elaborar un proyecto de mejoramiento del equipamiento tecnológicoinstitucional que considere las necesidades reales, de acuerdo al usoracional sobre la base de la capacidad operativa, cumplimiento de funcionesy otros elementos de análisis, con la finalidad de apoyar decididamente a losobjetivos misionales de la entidad en el marco de los procesos de gestión delriesgo de desastres, y presentarlo a la alta dirección, para su respectiva

, de ser el caso.

Disponer a la Oficina General de Tecnología de la Información yComunicaciones

A través de la SecretariaGeneral, como máxima autoridad administrativa:

A través de la Secretaria General, como máxima autoridad administrativa:

Disponer a la Oficina General de Tecnologia de la Información yComunicaciones

Formular los documentos de planificación en materia de sistemas deinformación: Plan Estratégico de Tecnología de Información - PETI, PlanOperativo Informático - POI Y Plan Estratégico de Gobierno Electrónico, deacuerdo a las disposiciones vigentes y elevarlos a las instanciascompetentes para su revisión, aprobación y difusión. En la formulación delPETI y POI, priorizar los lineamientos de desarrollo de sistemas deinformación que contribuyan al eficaz cumplimiento de los procesos de lagestión del riesgo de desastres, potenciando una adecuada plataforma

4

3

2

ExamenEspeciala los sistemas deinformaciónycomunicaciones,Periodo2012

004-2013-2-3376

Pendiente

Pendiente

1.1 Que la Oficina General de Administración, impulse a la brevedad laaprobación de una normativa que determine el procedimiento para latransferencia de bienes de ayuda humanitaria por motivo decaducidad.

Recomendaciónde la Debilidad n.º2Al Jefe dellNDECI a fin que, a través de la Secretaría General, en el marcode sus funciones, disponga:

A la Oficina General de Administración disponga que la Oficina de ServiciosGenerales formule un proyecto de lineamiento o normativa interna queregule las actividades de diagnóstico técnico y obtención de proformas arealizar por las direcciones desconcentradas, para la reparación correctivade vehículos; así como el trámite que deben seguir para la autorización ycontratación respectiva.

Que el Jefe dellNDECI a través de la Secretaría General disponga:

n.º1

La Dirección de Respuesta formule los lineamientos técnicos previstos en elámbito de su competencia, a fin que las direcciones desconcentradas delINDECI cuenten con protocolos, procedimientos u otros instrumentos queorienten su accionar en el asesoramiento y asistencia técnica que brindan alos locales.

A fin que disponga que:

AL JEFE DEL INDECI:

2

Examen Especiala la DirecciónRegionallNDECINorte (DRI-N),Periodo enero adiciembre 2012

005-2013-2-3376