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TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

ESC. ADMINISTRACION DE EMPRESAS

PRÁCTICA PROFESIONAL

RECOMENDACIONES PARA EL PROYECTO FINAL CUANDO SE TRATA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Tomo I.

GENERALIDADES DE LA INVESTIGACION.

Nombre Aspecto Descripción

Referencia empresaria

l.

Antecedentes de la empresa

Historia, crecimiento, logros, proyectos, otros.

Naturaleza

Descripción de los bienes, o servicios que brinda la empresa, competidores, otros.

Ubicación

Dirección física.

Cantidad de personal y puestos

Si es posible todos los de la empresa, sino por lo menos mencionar los del área en estudio. Si son muchos los puestos, hacer referencia a los anexos.

Misión, Visión, Valores, otros.

Elementos estratégicos actuales. Si no hay o no se encuentran bien definidos o desactualizados, debe mencionarse tanto en las conclusiones y recomendaciones, hacer un estudio posterior a los mismos.

Organigrama

El actual. Si no hay o no se encuentra bien definido o desactualizado, debe mencionarse tanto en las conclusiones y recomendaciones, hacer un estudio posterior al mismo.

FODA

Si lo hay.

Descripción de las instalaciones físicas

Oficinas, salas de reuniones, comedor, iluminación, ventilación, mobiliario, equipo, tecnologías, otros. Principalmente de las áreas en estudio.

Descripción de las áreas involucradas en el proyecto.

Objetivo, funciones, organigrama y otros.

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Justificación del estudio

Importancia del trabajo que se hace.

Los beneficios que tiene la empresa por poseer un Manual Administrativo ( el que se seta proponiendo)

Definición del Problema

Planteamiento del problema según normativa. Definir uno estandarizado para todos los proyectos. Solicitamos a los compañeros de Metodología de la Investigación recomendar.

Objetivos:

Objetivo General

Definir uno estandarizado para todos los proyectos. Solicitamos a los compañeros de Metodología de la Investigación recomendar.

Objetivos específicos

Definir algunos estandarizados. Solicitamos a los compañeros de Metodología de la Investigación recomendar.

Delimitación del estudio

Alcances Mencionar los nombres de las Unidades Administrativas donde se levantaron los procedimientos. Mencionarlos codificados y clasificados por áreas.

Limitaciones Establecidas según normativa.

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MARCO TEORICO A. Administración Definición Proceso Administrativo B. Eficiencia y eficacia Conceptos C. Análisis Administrativo Definición Objetivos Estudios Premisas D. Estructura Organizacional Definición Definición de organigrama Importancia de organigrama E. Manual Administrativo Definición Objetivos Clasificación Importancia F. Procedimientos Definición Características Objetivos Definir proceso G. Manual de Procedimientos Definición Objetivos Importancia E. Diagrama de Flujo Definición Ventajas Simbología utilizada H. Formularios Definición Diseño Análisis I. Políticas Definición Objetivos Tipos

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J. Investigación. Definición Investigación administrativa Importancia de la investigación administrativa Tipos de investigación K. Fuentes de investigación. Definición Tipos L. Sujetos de investigación Definición M. Técnicas de recolección de información. Definición Tipos de técnicas N. Variables de estudio. Definir al menos: Nombre del procedimiento. Objetivo del procedimiento Alcance: Unidad administrativa donde inicia y termina el procedimiento. Descripción del procedimiento Políticas y/o normas Personal que interviene Personal responsable de la revisión Formularios (de todo tipo) Frecuencia O. Definir las técnicas de análisis utilizadas. Diagrama causa-efecto Hexámetro Quintiliano. (5W` IH) Paretos Diagrama de dispersión Muestreo del trabajo

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MARCO METODOLGICO:

Redactado en tiempo pasado.

No definir ningún concepto, pues ya están definidos en el marco teórico.

Nombre Aspecto Descripción

Tipo de investigación

Descriptiva, exploratoria y otras.

Describir los diferentes tipos de investigación aplicados en el desarrollo del estudio.

Fuentes de información

Primaria y secundaria.

Describir las diferentes fuentes de investigación utilizadas en el desarrollo del estudio.

Sujetos de investigación

Son los responsables de suministrar la información que da sustento al estudio.

Debe incluir el nombre de las personas, los puestos que ocupan y su participación en los procedimientos. Referir esta información a los apéndices.

Medios de recolección De la información.

Entrevista, cuestionario, observación, otras.

Describir los diferentes medios de recolección utilizados en el desarrollo del estudio. Debe de utilizarse por lo menos el cuestionario. (Ver anexo 1) Debe hacerse referencia de estos instrumentos en los apéndices.

Técnicas o herramientas de análisis.

Diagrama causa-efecto Hexámetro Quintiliano. (5W` IH) Paretos Diagrama de dispersión Muestreo del trabajo

Describir las diferentes técnicas de análisis utilizadas en el desarrollo del estudio. Sólo deben utilizarse las que se mencionan.

Variables de estudio Nombre del procedimiento. Objetivo del procedimiento Alcance: Unidad administrativa donde inicia y termina el procedimiento. Descripción del procedimiento. Políticas y/o normas que rigen el procedimiento. Personal que interviene en las actividades del

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procedimiento. Personal responsable de la revisión del procedimiento. Formularios utilizados en el procedimiento (de todo tipo) Frecuencia de la aplicación del procedimiento.

Cronograma de actividades

Descripción general de cómo se desarrolló el estudio. (Ver anexo 2)

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DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

Nombre Concepto Descripción

Descripción de procedimientos actuales.

Identificación del procedimiento, narración y diagrama de flujo.

Descripción de todos los procedimientos actuales que están siendo sometidos a estudio. Deben presentarse tal y como se recomienda presentar los recomendados. Ver tomo II.

Análisis de los procedimientos.

Presentación del análisis que se hace a cada uno de los procedimientos.

Se deben analizar todos los componentes de los procedimientos actuales, con las herramientas mencionadas anteriormente. Obligatoriamente los formularios. Cada uno de los procedimientos analizados, debe tener las conclusiones del análisis y las posibles recomendaciones.

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. A. Conclusiones: Generalizar las conclusiones obtenidas de la situación actual. Todas deben de estar apoyadas en la investigación y en los objetivos específicos. B. Recomendaciones: Además de recomendar el Manual de procedimientos y sus usos, debe recomendarse el procedimiento narrativo y diagrama de flujo de su actualización. Debe aparecer al menos una recomendación por cada conclusión. APÉNDICES: No se numeran las páginas. Es lo creado por el estudiante y van por orden alfabético. ANEXOS: No se numeran las páginas. Es lo existente en la empresa y van por orden numérico. BIBLIOGRAFIA. No se enumera, va en orden alfabético. Recomendaciones generales: 1. Hacer un tercer tomo que incluya todos los papeles de trabajo, como los cuestionarios llenos y otros. 2. No se señala un número específico de procedimientos, se deben hacer los que sean más productivos para el área de estudio. 3. Si no hay procedimientos escritos o documentados, deben levantarse narrativamente y su correspondiente diagrama de flujo, en la situación actual para su análisis. 4. Si hay procedimientos escritos o documentados, deben incluirse en los anexos, de igual forma hay que levantar su narración y diagrama a de flujo para su análisis, en la situación actual. 5. Recomendamos que el empaste del Tomo II, propiamente el Manual de Procedimientos, sea de tal forma que haya posibilidad de sacar e introducir hojas cuando se requiera. Hablamos del que se entrega a la empresa.

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RECOMENDACIONES PARA EL PROYECTO FINAL CUANDO SE TRATA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Tomo II. 1. Debe ir presentado de forma tal que, que si toma aisladamente del Tomo I, sea comprendido en su totalidad. 2. Debe contener: Índice General Índice de procedimientos recomendados, clasificados por áreas. Índices de anexos Introducción Manual de Procedimientos: Concepto Utilidad o usos Descripción de sus componentes. Recomendaciones para su implementación Recomendaciones para su actualización. (Incluyendo procedimiento y diagrama de flujo) Diagrama de flujo: Definición Importancia Simbología 3. En cuanto al formato para cada uno de los procedimientos propuestos: 3.1 Identificación del procedimiento: Tal y como lo recomienda Benjamín Franklin, Enrique. “Organización de Empresas”. Encabezado: Cada procedimiento debe ir debidamente identificado por un encabezado que defina el nombre de la empresa y su logotipo, la unidad administrativa responsable de su elaboración, revisión y actualización y el nombre del procedimiento y código. Fecha de elaboración, número de páginas (consecutivo) Página __ de___ y fecha de sustitución de página (actualización de la información) Página___ de____. Objetivo: Describe el fin que persigue la aplicación del procedimiento. Descripción: Es un resumen general del procedimiento. Alcance: Se refiere a la cubertura del procedimiento. (En que unidad administrativa empieza y en cual termina)

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Responsables: Son las áreas, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquier fase. Políticas o normas de operación: Criterios o lineamientos generales de acción que se formulan de manera explícita para orientar y facilitar las operaciones que se lleva a cabo en las distintas instancias que participan los procedimientos. Formularios, documentos, impresos: Son las formas que se utilizan en un procedimiento, se intercalan dentro del mismo y se adjuntan como apéndices los recomendados y en anexos los actuales. Además se hace referencia de los mismos en el procedimiento narrativo. Sistemas de información: Es el software utilizado en cada procedimiento según corresponda. Además se hace referencia del mismo en el procedimiento narrativo. Frecuencia: El número de veces que es necesario utilizar el procedimiento en un periodo determinado. Conceptos: Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en los procedimientos y cuyo significado, por su grado de especialización, requiere mayor información para hacer más accesible al usuario la consulta al manual. Ejemplo de encabezado:

Logotipo

Nombre de la organización

Nombre de la Unidad

Nombre del procedimiento

Código

3.2. Descripción de las operaciones: (procedimiento narrativo) Tal y como lo recomienda Benjamín Franklin, Enrique. “Organización de Empresas”. Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento; además de explicar en qué consisten, cómo, dónde y con qué se hacen, señala responsables de efectuarlas. Igual lleva el mismo encabezado de la Identificación del procedimiento. Debe hacer referencia de los documentos y los programas en el procedimiento narrativo.

Fecha

Pagina de

Sustituye a

Fecha

Pagina de

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Muy importante al finalizar debe llevar el nombre y firma de responsables de preparar, revisar y aprobar el procedimiento. Se recomienda por objetividad que estas tres personas deban ser diferentes. La narración debe de empezar con un verbo de acción.

Número de operación Descripción de la operación

Responsable

Elaboró: Revisó: Autorizó:

3.3 Diagrama de flujo: Es la presentación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o recorrido de formas o materiales; en ella se muestran las áreas o unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación escrita. Para este efecto se recomienda el que adjunta el compañero Eduardo Rojas. Además podría toma las consideraciones siguientes: 1. Utilizar los símbolos de la norma ASI (diagramación administrativa). 2. Debe ponerse dentro de cada símbolo de operación, su contenido en frases breves y sencillas. 3. Cualquier inicial o abreviatura, debe anotarse su significado al pie de la hoja del diagrama. 4. El símbolo de documento debe contener el nombre de la forma original o reporte de que se trate. 5. Si existen varias copia de un documento, la original debe identificarse con la letra “o” y las copias mediante dígitos, 1, 2, 3,4……. 6. El contenido del símbolo conector puede ser numérico o alfabético, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida. 7. El conector de pagina puede ser numérico o alfabético, seria mejor poner el diferente al usado como conector de sucesión y que el símbolo que indica el destino incluya el numero o letra de pagina donde continua el diagrama y a su vez, que el símbolo que indica la procedencia contenga el numero o letra de pagina de donde proviene el diagrama. 8. Lo más conveniente es que el diagrama de flujo se presente en máximo de dos páginas.