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FORMATO DE MANUAL DE OPERACIÓN

Código: CO-FO-14

Versión: 01

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Process OnLine S.A.S. - Documento confidencial - Carrera 41A # 10-41 – Tel: 4481083

CONTENIDO

1 GENERALIDADES .................................................................................................................. 2 2 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................. 2 3 FUNCIONAMIENTO DE RADICACIÓN E INDEXACIÓN ............................................................ 3 4. Acceso Directo ........................................................................................................................ 4 5. Radicar e Indexar Documentos .................................................................................................. 5

5.1. Colores de Radicados.......................................................................................................... 5

5.2. Radicar..........................................................................................................................................

.................................5 5.3. Indexar ............................................................................................................................................................. 8 5.4. Finalizar Radicación e Indexación ............................................................................................................. 10 5.5. Generar Stickers .......................................................................................................... 11 5.6. Relacionar Radicado ..................................................................................................... 12 6. Consulta Documental.............................................................................................................. 13

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Interfaz de ingreso ..................................................................................................... 4 Ilustración 2: Interfaz Módulo Gestión Documental – Radicación - Radicar............................................. 5 Ilustración 3: Radicar – Escoger Tipo Documental .............................................................................. 6 Ilustración 4: Radicar – Escoger Estructura Física ............................................................................... 6 Ilustración 5: Radicar – Creación de Radicado .................................................................................... 7 Ilustración 6: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado ............................................................... 7 Ilustración 7: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado 2 ............................................................. 8 Ilustración 8: Radicación – Indexar (Diligenciar y Guardar Índices) ...................................................... 9 Ilustración 9: Radicación – Indexar (Agregar Comentarios a Documentos Asociados) .............................. 9 Ilustración 10: Radicación – Indexar (Sin Haber Relacionado Documentos) ......................................... 10 Ilustración 11: Finalizar Radicado ................................................................................................... 10 Ilustración 12: Imprimir Sticker de Radicado ................................................................................... 11 Ilustración 13: Radicación – Interfaz para Impresión de Sticker ......................................................... 12 Ilustración 14: Crear Radicado Asociado ......................................................................................... 12 Ilustración 15: Interfaz Módulo Gestión Documental – Consulta Documental ....................................... 13 Ilustración 16: Consulta Documental – Selección Resultados de Búsqueda .......................................... 14

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N° Término Definición

1 Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas que tienden a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y

conservación.

2 Estructura Documental

Es una distribución documental de una empresa organizada jerárquicamente que

permite definir los niveles y subniveles que la estructura va a tener según las

necesidades de la organización.

3 Estructura Física

Representa la forma de almacenar físicamente los documentos. Permite mapear los

espacios físicos de archivo o almacenamiento: cuartos, bodegas, anaqueles, cajones,

carpetas o cualquier otro espacio usado por la organización para custodiar los

documentos. La estructura permite crear cuantos niveles de almacenamiento sean

necesarios.

4 Estructura Lógica

Representa la forma cómo están distribuidos y organizados los documentos respecto

a las actividades de una empresa. El diseño de la estructura lógica permite mapear la

distribución formal de los documentos respecto a las áreas, departamentos o procesos

de la organización. Es la base para crear la jerarquía y agrupaciones de los documentos.

5 Tipo de documento

Es el documento que por sus características comunes pertenece a un determinado

concepto documental dentro de la estructura documental. Los tipos documentales se

derivan de las funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones o según el

proceso a desarrollar. Es la expresión de las actividades tanto personales como

administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética,

microfilme, etc.).

6 Dependencia

Representa el área, departamento o proceso organizacional en relación al cual se

organizan los documentos. Se crea la dependencia y se le asigna un nombre, y un

código que debe ser único; se deja en estado activo para permitir crear categorías y

sub-categorías de documentos.

7 Archivo de Gestión

En éste se reúnen la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos

iniciados, y es sometida, a continua utilización y consulta administrativa por las mismas

oficinas u otras que las soliciten.

1 GENERALIDADES

Cliente FONVALMED Módulo Gestión Documental

Objetivo Orientar a los usuarios de la aplicación BPMS de Process OnLine S.A.S., para que puedan desarrollar de una forma adecuada y efectiva la radicación de documentos, y su indexación, en el módulo Gestión Documental.

Alcance Explica las actividades de radicación e indexación mediante el uso de imágenes.

2 TÉRMINOS Y DEFINICIONES


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8 Archivo Central En este se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos

de gestión; una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta.

9 Archivo Histórico

A este se transfiere la documentación del archivo central o de gestión que, por decisión

del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente; dado

el valor que adquiere para cualquier tipo de actividad posterior.

10 Tabla de Retención

Documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna

el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

11 Radicación (Radicar)

Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo a las

comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de

recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos

de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del

día siguiente de radicado el documento.

12 Índices o Campos de

Búsqueda (Indexar)

Los índices o campos de búsqueda pueden ser datos contenidos en el documento o

datos que describen el documento, se utilizan para proveer información de referencia

relativa que permita localizar la información; ejemplo: temas, autores, números de

registro. El objetivo de configurar estos campos es facilitar el acceso a los documentos.

Se recomienda usar palabras clave que proporcionen información relevante sobre el

documento.

Nombre Imagen Definición

Crear Radicado

Una vez haya seleccionado el tipo documental y la estructura

física, al hacer clic en este botón, se creará el radicado.

Radicar Plantilla

Crear masivamente radicados de plantillas

Tipo Documental

Al hacer clic aquí se despliega una lista con todos los tipos

documentales creados en el BPMS, el usuario debe seleccionar

el tipo documental a radicar e indexar, haciendo clic sobre éste.

Estructura Física

Con este botón el usuario puede escoger la estructura física en

la que se va a guardar el tipo documental a radicar e indexar.

Seleccionar Plantilla

Seleccionar la plantilla a radicar

Cargar Documentos al

Radicado

Si selecciona esta opción se asociarán al radicado que se está

creando todos los archivos que se suban a la herramienta

durante este proceso.

Más Opciones

Con este botón puede seleccionar una serie de opciones que

tiene el sistema en relación al radicado, como son Imprimir

Sticker y Descargar Archivos.

Seleccionar Archivos

Sirve para subir archivos desde el ordenador a la herramienta

BPMS.

3 FUNCIONALIDADES DE RADICACIÓN E INDEXACIÓN

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Crear Radicado Padre

Permite crear un radicado como padre, al que se le pueden

asociar otros radicados (radicados hijos).

Eliminar

Sirve para eliminar archivos subidos que aún no se han

relacionado con un radicado creado.

Guardar Sirve para guardar la información que se va digitando o

realizando durante el proceso de radicación e indexación.

Finalizar Radicado Finaliza la creación de un radicado una vez se hayan realizado

los pasos de radicación e indexación.

Comentarios Con esta funcionalidad se pueden agregar comentarios a los

diferentes documentos asociados a un radicado.

Limpiar Campos Sirve para limpiar los datos digitados en los criterios de

búsqueda o de filtro.

Imprimir Sticker Funcionalidad para imprimir el sticker creado con el tipo

documental.

Descargar Archivos Permite descargar archivos creados en el sistema al ordenador.

4. Acceso Directo

Ingrese al navegador y en la barra de dirección escriba la URL suministrada: http://pol.com.co:5042/bpms/, guárdela

como un favorito para que las próximas veces que inicie sesión la encuentre en el navegador como un Acceso directo.

A continuación, ingrese el nombre de usuario y contraseña asignados y, haga clic en el botón para ingresar

a la aplicación (Ver Ilustración 1).

Ilustración 1: Interfaz de Ingreso

4

http://pol.com.co:5042/bpms/


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5. Radicar e Indexar Documentos

Al ingresar a la aplicación podrá observar los módulos a los que el usuario tenga acceso, en este caso haga clic en el módulo

Gestión Documental (1) , para radicar e indexar documentos entre a la pestaña Radicación (2) (Ver Ilustración 2).

5.1. Colores de Radicados

En la siguiente tabla se explicarán brevemente los significados de los diferentes colores que pueden tener los

radicados en el BPMS.

Color de Radicado Significado

Azul El radicado se creó sin documentos asociados ni índices.

Amarillo Radicado creado sin índices, pero sí con documentos asociados.

Morado El radicado ha sido creado con índices, pero no tiene documentos asociados.

Verde Se ha creado el radicado con índices y con documentos asociados.

5.2. Radicar

Lo primero es radicar el documento, así que debe hacerlo usando las herramientas presentes en la subpestaña Radicar

(3), la cual abre por defecto al ingresar a la pestaña Radicación (2) (Ver Ilustración 2).

Ilustración 2: Interfaz Módulo Gestión Documental – Radicación - Radicar

El usuario debe escoger el tipo documental a radicar, al hacer clic en el botón Tipo Documental se mostrará una lista con

los tipos documentales creados en el BPMS, seleccione el tipo documental a crear (Ver Ilustración 3).

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NOTA: El tipo documental a escoger es aquel que tiene al lado , y no los niveles de la estructura lógica que están

configurados con o similares.

Ilustración 3: Radicar – Escoger Tipo Documental

Luego, haga clic en el botón Estructura Física, se mostrará una lista con todas las estructuras físicas creadas en el BPMS;

escoja y seleccione la estructura física a relacionar con el tipo documental que se va a radicar y a indexar, haciendo clic

sobre ella, por sugerencia escoja Fonvalmed (Ver Ilustración 4).

Ilustración 4: Radicar – Escoger Estructura Física

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Una vez haya seleccionado un tipo documental y una estructura física, haciendo uso del botón Crear Radicado, podrá

crear el radicado. Aparecerá con un color azul, el número que se genera para el radicado es creado automáticamente

por el sistema (Ver Ilustración 5).

Ilustración 5: Radicar – Creación de Radicado

Posteriormente, puede colocar la opción Cargar documentos al radicado, y luego, seleccione el radicado creado y haga

clic en el botón Seleccionar Archivos, de esta forma relaciona el archivo a subir al documento radicado. Una vez haya

relacionado documentos al radicado, cambiará el color de azul a amarillo. (Ver Ilustración 6). En Propiedades, puede

observar los archivos adjuntos al hacer clic sobre ellos. Haga clic en Guardar.

Ilustración 6: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado

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En caso de no seleccionar la opción Cargar documentos al radicado, debe subir los archivos con ayuda del botón

Seleccionar Archivos; haga clic el radicado y después seleccione los documentos (debe aparecer el estado como LISTO)

que quiera relacionar al radicado con ayuda del botón si se trata de un solo archivo o si se tratan de dos o más

archivos, así finaliza la asociación. Si quiere eliminar un documento que aún no ha sido relacionado al radicado,

selecciónelo y haga clic en el botón Eliminar. Haga clic en Guardar al finalizar, Una vez haya relacionado documentos al

radicado, cambiará el color de azul a amarillo. (Ver Ilustración 7).

Ilustración 7: Radicar – Relacionar Archivos con el Radicado 2

5.3. Indexar

Diligencie el formulario correspondiente al tipo documental que haya escogido, una vez haya llenado aquellas variables

que son requeridas (Ver Ilustración 8). Además, puede adicionar comentarios a cada uno de los documentos asociados

haciendo uso del botón Comentarios, aparecerá una nueva ventana (Ver Ilustración 9). Al finalizar, haga clic en el botón

Guardar (Ver Ilustración 8), al hacer esto el radicado cambiará de color amarillo a verde, lo que indica que el radicado

tiene asociados documentos e índices (Ver Ilustración 10), haga clic en el botón Finalizar Radicado que se encuentra en

la subpestaña Radicar para terminar el proceso de radicación e indexación.

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Ilustración 8: Radicación - Indexar (Diligenciar y Guardar Índices)

Ilustración 9: Radicación - Indexar (Agregar Comentarios a Documentos Asociados)

En caso que el usuario no quiera relacionar archivos al radicado y solo quiera indexar, o haya empezado por indexar y

luego quiera relacionar archivos, puede hacerlo. En ese caso se debe dirigir a la pestaña Indexar, y colocar los datos

requeridos pedidos en Índices y aquellos que considere. Una vez haya hecho clic en el botón Guardar, cambiará el color

de azul a morado (Ver Ilustración 10). Si luego de indexar, el usuario relaciona documentos, el radicado pasará de color

morado a verde.

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Ilustración 10: Radicación - Indexar (Sin Haber Relacionado Documentos)

NOTA: Los campos marcados con * son requeridos, por lo que no podrá finalizar la tarea hasta que no estén

completamente diligenciados.

5.4. Finalizar Radicación e Indexación

Para finalizar un radicado, el usuario debe seleccionarlo y hacer clic en el botón Finalizar Radicado (Ver

Ilustración 11).

Ilustración 11: Finalizar Radicado

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NOTA: Puede seguir agregando documentos luego de indexar.

NOTA: El usuario puede crear radicados de diferentes tipos, sin documentos asociados ni índices, sólo con índices, sólo

con documentos asociados, con documentos asociados e índices.

5.5. Generar Stickers

Para imprimir el sticker debe escoger el tipo documental a radicar y la estructura física de éste, así como se ha

explicado en los numerales anteriores. Puede generar el sticker en cualquier etapa del proceso, cuando se ha

creado el radicado (azul), cuando ya se han adjuntado documentos al radicado (amarillo), cuando ya se ha

indexado (verde) o incluso luego de haber finalizado de radicar e indexar el tipo documental (utilizando la

pestaña Consulta Documental). Se puede hacer esta acción en cualquiera de las subpestañas (Radicar e

Indexar).

Para realizar el procedimiento, debe seleccionar el tipo documental, luego entrar a Otras Opciones y hacer clic

en el botón Imprimir Sticker (Ver Ilustración 12); a continuación, se abrirá una nueva ventana para impresión

en la que se visualiza el sticker generado, que cuenta con el nombre del tipo documental, el número radicado,

fecha, hora y nombre del usuario (Ver Ilustración 13).

Ilustración 12: Imprimir Sticker de Radicado

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Ilustración 13: Interfaz para Impresión Sticker

5.6. Relacionar Radicado

Cuando ya se esté creando un radicado en la subpestaña Radicar, se pueden crear radicados que estén

relacionados a él a través de una especie de estructura lógica. Para crear otro radicado y relacionarlo a otro,

haga clic sobre el radicado principal (1), seleccione el tipo documental (a) y la estructura lógica (b) del nuevo

radicado (2), haga clic en el botón Crear Radicado (Ver Ilustración 14). Siga el procedimiento explicado en los

numerales anteriores con cada uno, para radicar e indexar.

Ilustración 14: Crear Radicado Asociado

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6. Consulta Documental

La pestaña Consulta Documental sirve para buscar en los registros del BPMS, radicados de interés. Está formada

por dos partes Zona de Configuración (1) y Zona de Resultados (2). En la Zona de Configuración, por medio de

la ayuda de filtros; además de diferentes opciones como Cargar Todos los Radicados e Incluir Radicados

Anulados, el usuario puede encontrar los radicados que desee. En la Zona de Resultados se encuentran todos

aquellos radicados que cumplen con los criterios y datos de búsqueda suministrados en la Zona de

Configuración (Ver Ilustración 15).

NOTA: En la Zona de Configuración puede agregar o eliminar filtros.

Ilustración 15: Interfaz Módulo Gestión Documental – Consulta Documental

Para abrir y consultar un radicado de interés haga clic en el número de radicado que aparece en la Zona de Resultados

(Ver Ilustración 16), se abrirá una ventana con la información del radicado seleccionado, puede realizar diferentes

acciones como por ejemplo descargar archivos asociados al radicado por medio del botón Descargar Archivos o imprimir

un sticker por medio del botón Imprimir Sticker.

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Ilustración 16: Consulta Documental – Selección Resultados de Búsqueda

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