Formato de celdas

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1. QUÉ ES EL FORMATO DE CELDAS

uando creamos una hoja de cálculo, además de introducir los

datos, tenemos que intentar que el aspecto que tengan estos

datos sea agradable y resulten fáciles de leer y entender.

Para esto, podemos cambiar el formato de las celdas. En este caso, el

formato hace referencia al tipo y color de la letra, al color de fondo de la

celda, a la alineación, si el texto está en negrita, cursiva o subrayado, etc.

Cada una de las celdas de una hoja puede tener un formato

diferente. Además, también podremos cambiar el formato de cada uno

de los caracteres que haya en una celda, lo que proporciona gran

potencia de edición.

El formato afecta al aspecto visual con el que se ven las celdas y

los datos que contienen, y el formato de una celda es independiente de

su contenido. Esto significa que puedes cambiar, copiar o eliminar el

formato de una celda, pero lo que contiene esa celda no cambiará.

Ten en cuenta también que puedes aplicar el formato de una celda

antes o después de introducir los datos en ella.

Ahora que ya tenemos una idea de lo que es el formato en las

celdas de Excel, ¿cómo lo podemos establecer? Para aplicar formatos a

las celdas, primero tienes que seleccionarlas y después utilizar las

opciones de los grupos de comandos Fuente, Alineación y Número de

la Cinta de opciones.

Desde el grupo de comandos Fuente establecerás el formato del

texto: fuente o tipo de letra, tamaño de la letra, si la letra estará en

negrita o cursiva, el color de la fuente, los bordes.

Desde las opciones del grupo de comandos Alineación puedes

indicar la alineación del texto en la celda, mientras que Número asigna

formato a los números y datos, por ejemplo, número de decimales,

porcentajes, formatos de moneda, etc.

En la Cinta de opciones están los comandos más comunes.

Además, también tienes otras opciones en el cuadro de diálogo

Formato de celdas, que puedes mostrar desde el Iniciador de cuadro

de diálogo de estos grupos de comandos.

C

Formato de celdas

2

En cada una de las fichas de este cuadro puedes establecer unas

características del formato: el formato del número, la alineación, la

fuente de texto, los bordes de las celdas, etc.

Las distintas fichas de este cuadro de diálogo se utilizan para:

Número: tiene varias opciones para asignar formato a los

valores de una celda. Es especialmente útil en formatos

numéricos y de fecha y hora.

Alineación: en esta ficha puedes indicar la posición del

contenido de la celda con respecto a sus bordes.

Fuente: hay una serie de campos y listas donde puedes

seleccionar el tipo de letra, el tamaño, el estilo, etc.

Bordes: puedes especificar el aspecto que tendrán los

bordes de la celda, el grosor, color, etc.

Relleno: esta ficha tiene opciones para indicar el aspecto

interior de la celda, si tiene color de fondo, trama...

Proteger: hay algunas opciones relacionadas con la

visualización y la protección de la celda o celdas

seleccionadas.

También puedes acceder al cuadro del formato de celdas con el

menú contextual de una celda (es decir, el menú que aparece al pulsar el

botón derecho del ratón sobre una celda) y con la opción Formato de

celdas del menú del botón (que está en el grupo de

comandos Celdas).

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2. ANCHURA Y ALTURA DE CELDAS

l crear un libro nuevo y escribir datos en él, las columnas y las filas tienen un tamaño estándar, que es el tamaño que

establece Excel por defecto.

Puedes cambiar el ancho y alto de las celdas mediante el ratón o a través de cuadros de diálogo, para que queden como a ti más te guste.

En la sección Tamaño de celda del menú del botón dispones de varias opciones relativas a lo que estamos viendo. Las opciones Alto de fila y Ancho de columna muestran cuadros de diálogo para establecer estos tamaños.

Por otro lado, las opciones de Autoajustar ajustan el alto de las filas o el ancho de las columnas al contenido de las celdas, es decir, al texto o datos que hay en ellas.

La opción Alto de fila muestra un cuadro de diálogo en el que puedes introducir un número del 0 al 409, que indicará el alto de la fila en puntos.

Con Ancho de columna aparece un cuadro parecido al anterior, pero ahora tendrías que indicar el ancho de la columna, entre 0 y 255. Este número indicará el ancho de la columna en caracteres, utilizando la fuente de caracteres estándar.

Si estableces el ancho de una columna o el alto de una fila al valor 0, entonces lo que realmente estás haciendo es ocultar esa columna o esa fila.

Si en una celda aparece #######, deberás cambiar el ancho de la columna, porque esto indica que no cabe el valor con la anchura de la celda.

Si quieres ajustar la anchura de una columna respecto a la celda que tiene el dato más largo de toda esa columna, selecciona primero la columna y luego accede a la opción Autoajustar ancho de columna.

A

La opción

Ancho pre-

determinado

permite

indicar el

ancho que

tendrán las

columnas por

defecto. Si

pones un valor

en esta opción,

se pondrá el

ancho de

todas las co-

lumnas a ese

valor, menos

las columnas

a las que les

hayas indicado

algún ancho

en concreto,

que seguirán

con ese ancho

que hubieras

puesto.

Formato de celdas

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Esto también lo puedes hacer con el ratón: deberás hacer doble clic en la línea que divide los nombres de las columnas. En el caso de las filas funciona de la misma manera: para ajustar el alto de una fila a los datos de las celdas de esa fila, haz doble clic en la línea que separa esa fila de la siguiente.

Para ajustar el ancho de una columna con el ratón y ponerlo como quieras, pulsa sobre la línea de división de los nombres de la columna que quieras cambiar y arrastra hasta la anchura deseada. Para modificar el alto de una fila, haz lo mismo, pulsando y arrastrando sobre la línea que divide los nombres de las filas.

Para cambiar el ancho de varias columnas o el alto de varias filas a la vez, selecciónalas antes de acceder a la opción de menú adecuada o de arrastrar la línea divisoria.

Una sugerencia: si quieres cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja o el alto de todas las filas, de forma que se ajusten al dato más grande, entonces selecciona toda la hoja haciendo clic en el botón donde se cruzan las filas y columnas y haz doble clic en cualquiera de las líneas de división de columnas o de filas. El efecto se aplicará a toda la hoja.

3. ALINEACIÓN DE DATOS

omo ya sabes, los datos introducidos en una hoja de cálculo cogen en principio el formato General, alineando los datos de

texto a la izquierda y los números a la derecha, mientras que los valores lógicos y de error se centran en la celda.

Las operaciones básicas de alineación están disponibles a través de unos botones del grupo de comandos Alineación en la Cinta de opciones.

C

Para selec-

cionar varias

filas o colum-

nas, pulsa y

arrastra sobre

el título de las

filas o colum-

nas que quieras

seleccionar

con el ratón.

También pue-

des pulsar en

el título de la

primera fila o

columna y, a

continuación,

pulsar la tecla

y hacer

clic en la

última fila o

columna que

quieras selec-

cionar; también

puedes utilizar

para

seleccionar

varias filas o

columnas no

seguidas.

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Alineación horizontal: alinear a la izquierda, centrar y alinear a la derecha.

Alineación vertical: alinear en la parte superior, en el medio o en la parte inferior de la celda.

Otra posibilidad es combinar y centrar el contenido de una celda en varias celdas. Para esto, tienes que seleccionar en el extremo izquierdo de la selección la celda cuyo contenido quieres centrar y arrastrar por un conjunto de celdas que estén seguidas.

Una vez has seleccionado el conjunto de celdas en el que se centrarán los datos, pulsa en el botón Combinar y centrar .

Si pulsas en la flecha del botón Combinar y centrar se

abrirá un menú en el que tienes otras posibilidades:

Combinar horizontalmente combina las celdas sin centrar el contenido resultante.

Combinar celdas también combina las celdas, sin estar

limitado a celdas en la misma fila o columna.

Separar celdas separa unas celdas que hayas combinado

antes, volviendo a tener las celdas independientes.

Ten en cuenta que, aunque puedas ver los datos centrados en una serie de columnas, el texto permanece en la celda del extremo izquierdo de la selección.

Además, si alguna de las celdas que combinas tiene datos, entonces estos datos se perderán al hacer la combinación: solo se mantendrán los de la primera celda.

Si más tarde quieres volver a separar las celdas combinadas, la forma más sencilla de hacerlo es pulsar otra vez en este mismo botón Combinar y centrar (que estará activo al situarte en una celda combinada).

Para combinar

celdas o sepa-

rar celdas

combinadas,

también pue-

des utilizar la

casilla Com-

binar celdas

de la ficha

Alineación del

cuadro de diá-

logo Formato

de celdas.

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Los comandos de alineación actúan sobre la celda o celdas que estén seleccionadas. La alineación horizontal sitúa los datos en relación al ancho de la celda, mientras que la alineación vertical

indica la posición vertical, sobre el alto de la celda.

En la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celda tienes todas las opciones para la alineación del texto que tiene Excel. En las listas Horizontal y Vertical están las opciones para alinear los datos.

La opción Justificar de la lista Horizontal alinea un texto que tenga varias líneas a la izquierda y a la derecha. De manera similar, la opción Justificar de la lista Vertical lo alinea a la vez en la parte superior e inferior, distribuyendo el resto del texto entre la celda.

La opción

Reducir hasta

ajustar hace

que se vea

más pequeño

el contenido

de la celda,

para que se

vean todos los

datos que hay

en la celda en

ese ancho de

columna (no

cambia el

tamaño de la

letra, sino que

hace que se

vea más pe-

queño lo que

hay en la celda,

si es necesario).

Además, si

luego cambias

el ancho de la

celda, también

se reajusta la

visualización

del contenido

de la celda.

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Si marcas la casilla Ajustar texto, al escribir en una celda, el texto se pone en varias líneas, en función del ancho de la columna. Esta opción también está disponible en la Cinta de opciones, desde el botón Ajustar texto .

También podemos hacer que el texto de las celdas aparezca con un determinado giro o ángulo, a través de la sección Orientación de esta ficha. Por ejemplo, observa en la siguiente imagen cómo he girado los nombres de las columnas (los textos de la fila 2):

Desde el menú del botón Orientación del grupo de comandos Alineación también disponemos de opciones de giro, aunque desde el cuadro de diálogo puedes indicar exactamente el ángulo de giro.

Otra característica que puedes utilizar es la posibilidad de sangrar el texto de las celdas. Mediante el botón Aumentar sangría podrás aumentar la sangría, mientras que con Disminuir sangría la disminuirás.

4. FUENTES DE TEXTO

ara cambiar la apariencia de los datos en las celdas, podemos elegir el tipo de letra y el aspecto que debe tener, así como su

tamaño y otras opciones.

Para asignar un cierto formato de fuente (es decir, un tipo de letra y sus características), lo primero que hay que hacer es seleccionar la celda o conjunto de celdas, el carácter, caracteres, palabra o palabras sobre las que hay que aplicar el formato.

P

Puedes aplicar

un formato

diferente a

cada palabra o

incluso a cada

carácter del

texto que esté

en una celda.

También

puedes

introducir un

retorno de

carro manual,

es decir,

exactamente

en la posición

que quieras,

pulsando la

combinación

de teclas

+ .

Formato de celdas

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Para elegir el tipo de fuente, su tamaño o el estilo de los caracteres disponemos de unos botones y listas en el grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones.

Existen los siguientes controles:

Fuente : selecciona el tipo de letra.

Tamaño de fuente : indica el tamaño de la letra.

Aumentar tamaño de fuente , Disminuir tamaño de fuente : cambia el tamaño de la letra, haciéndola más grande o más pequeña.

Negrita , Cursiva , Subrayado : aplica estos estilos al texto.

Para establecer el tamaño de la letra podemos seleccionar el valor adecuado en la lista Tamaño de fuente o escribir directamente el valor en el cuadro de texto.

El botón Color de fuente permite elegir el color del texto. Si pulsas el botón se aplicará el color que esté seleccionado en ese momento, mientras que, si pulsas en la flecha del botón , se abrirá una paleta para que elijas el color.

En la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas se encuentran todas las opciones disponibles para el formato de la fuente de texto.

Además de poder seleccionar la fuente, tamaño, estilo y color, en la lista Subrayado tienes varios tipos de subrayado. En la sección Efectos puedes activar o desactivar la aplicación de varios efectos al texto.

Al seleccionar una fuente o cambiar alguna otra característica, en el cuadro Vista previa puedes ver una muestra del aspecto de los caracteres de acuerdo con lo que hayas elegido.

Para aplicar un formato distinto a cada uno de los caracteres de una celda, primero deberás editar la celda y seleccionar los caracteres a los que quieras aplicar el formato.

Puedes editar

una celda de

varias formas:

puedes hacer

doble clic en

ella, puedes

seleccionar la

celda y pulsar

la tecla o

puedes hacer

clic en la barra

de fórmulas.

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5. BORDES Y RELLENOS

ara dar un mejor aspecto a una hoja de cálculo, también

podemos asignar un color a una celda o a un grupo de celdas,

resaltar sus bordes o eliminar las líneas de división para mejorar la

presentación de las tablas en la hoja.

Para cambiar el color de fondo o

relleno de las celdas puedes utilizar el

botón Color de relleno . Igual que

con el Color de fuente , puedes

pulsar directamente el botón del color de

relleno para aplicar el color que se

muestra o pulsar su flecha para

seleccionarlo desde la paleta de colores.

Otra posibilidad de asignar un color de relleno a las celdas es a

través del cuadro de diálogo Formato de celdas, desde su ficha Relleno.

En la sección Color de fondo tienes una paleta de colores para

elegir el relleno de la celda, de igual manera que desde el botón Color

de relleno .

P

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En la lista Estilo de trama puedes elegir el tipo de trama o malla que tendrá el fondo de la celda. Tras elegir una trama, también puedes seleccionar su color desde la lista Color de trama.

En el cuadro Muestra puedes ver cómo quedará el fondo de la celda con lo que vayas eligiendo en esta ficha.

El estilo y color de trama es independiente del color de relleno de la celda: puedes seleccionar solo un color de relleno, solo una trama o las dos cosas, y cada una con un color distinto.

Si pulsas el botón Sin color se quitarán el color y la trama del fondo de la celda. Para quitar el relleno de una celda (color y trama) también puedes seleccionar la opción Sin relleno del menú del botón Color de relleno .

Para mostrar una tabla en una hoja de cálculo, es importante distinguir unos datos de otros. Para esto, lo que podemos hacer es resaltar los bordes de las celdas a través de la paleta de Bordes .

Desde la lista de este botón puedes seleccionar alguna de las opciones de bordes disponibles o dibujar tú mismo el borde que quieras.

Con las opciones de la sección Dibujar bordes podrás dibujar

los bordes directamente en la hoja de cálculo.

Si pulsas el

botón Efectos

de relleno po-

drás seleccionar

un relleno

degradado

para el fondo

de la celda,

que es una

variación entre

dos colores, es

decir, un

relleno que va

pasando de

un color a otro.

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Primero tendrás que elegir el

estilo de la línea y el color de la

línea de los bordes que vayas a

dibujar, desde los submenús

Estilo de línea y Color de

línea, respectivamente.

Entonces, si seleccionas Dibujar

borde, podrás indicar los bordes

que quieres poner, haciendo clic

en los sitios donde irán los

bordes. También puedes pulsar

en una celda y arrastrar hasta

otra, para dibujar un borde que

rodee las celdas que has

seleccionado.

La opción Dibujar cuadrícula

de borde funciona igual que la

anterior; lo único que cambia es

que, si pulsas en una celda y

arrastras hasta otra, se dibuja

el borde en todas las celdas.

Para borrar bordes, elige la opción Borrar borde y pulsa en el

borde que quieras quitar o pulsa y arrastra entre varias celdas para quitar los bordes de todas ellas.

En la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas

dispones de algunas opciones más para establecer los bordes de las

celdas, además de las que hay en el menú del botón Bordes .

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Desde esta ficha puedes aplicar un borde preestablecido o indicar qué lados del borde de la celda quieres que aparezcan, además de aplicar el estilo de línea que más te guste y su color.

Para indicar un borde, tras seleccionar el estilo y color, puedes pulsar en los botones que hay en la sección Borde o hacer clic directamente en la vista previa de los bordes de la sección Preestablecidos.

Otra opción consiste en conseguir que no se vean las líneas de división de la hoja de cálculo. Para esto, desactiva la casilla Ver de la sección Líneas de la cuadrícula del grupo de comandos Opciones de la hoja, en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones.

También podemos incluir un fondo en la hoja, para mejorar su aspecto. En este caso suele quedar bien una imagen en colores suaves, que no sea demasiado llamativa o estridente.

Para esto, pulsa el botón , que está en el grupo de comandos

Configurar página (en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones).

Puedes utilizar varios formatos de imagen: bmp, gif, jpg, etc. La imagen seleccionada se repetirá para rellenar toda la hoja. Ten en cuenta también que los fondos de hoja no se imprimen.

Si después quieres quitar el fondo de la hoja, lo único que tienes que

hacer es utilizar el comando , que aparece en lugar del botón

cuando la hoja tiene una imagen de fondo.

Para quitar

las líneas de

división de la

cuadrícula

también pue-

des desactivar

la opción co-

rrespondiente

en el menú

del botón

, que

está en la

ficha Vista de

la Cinta de

opciones.