FORMAS ORGANIZACIONALES

Qu es una Forma?

Una Forma es un instrumento de comunicacin administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartn, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproduccin grfica. Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios para anotar informacin a la que convencionalmente se llama variable. Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la informacin variable en los espacios correspondientes, dejando as constancia de un trmite o sirviendo de enlace a dos o ms operaciones de un proceso.

Utilidad de las Formas

Las formas representan el vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional ms sencillo, claro y funcional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos. Adems, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o de consulta.

Diseo de Formas

Consiste en la elaboracin de una forma tomando como base: La informacin recabada. Su objeto. Fuente de informacin. Necesidades que la originan. Mtodo de llenado. Nmero de copias. Procedimientos en que intervendr. Resultados finales que se han de obtener.

Consideraciones de Tipo Funcional

Informacin Bsica: Para determinar la informacin bsica que deber contener la forma, ha de responderse a las siguientes preguntas: Qu informacin se va incluir? Es importante dicha informacin? Cmo se va a utilizar? Por quin ser utilizada? Cundo ser utilizada?

Ttulo Deber ser descriptivo de su funcin, es decir, que seale el objetivo que se pretende alcanzar.

Secuencia de Datos Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente: Atender a la secuencia de la informacin procedente del documento fuente. La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo. Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue: 1. Identificacin. Comprende el ttulo, nombre de la dependencia y cdigo de la forma. 2. Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos. 3. Aprobacin. Es la firma que da validez al documento. 4. Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.

Espacios Para facilitar las anotaciones en la Forma, sta debe contar con espacios suficientes para la inclusin de la informacin variable. Hay que tomar en cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar lneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano.

Nmero de Copias El especialista tendr que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente necesarias. El uso de copias debe estar sujeto a: Quin requiere copia? Cundo se necesitan copias?

Tipos de Forma La informacin y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de forma que se disear. Aun cuando dichos tipos carecen de normas o estandarizacin reconocidas en la administracin, pueden considerarse como de uso general las de lnea, columnas o casillas, y las combinaciones que puedan surgir.

De Lneas: Es el tipo de forma ms sencilla que existe, ya que su contenido es a base de datos fijos (letras) que van seguidos de una lnea para ser ocupada por datos variables; a su vez, en un mismo rengln pueden aparecer distintos datos fijos, de tal manera que se van formando lneas por cada rengln. Slo se usar cuando la informacin sea mnima y se anotar a mano (preferentemente). De Columnas: Contiene varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera. Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos una de las columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que pueden variar en cada rengln. Esta ltima se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras numricas. De Casillas: Este tipo se elabora para formas cuya informacin es excesiva. Consiste en encerrar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectngulo, llamado casilla.

Consideraciones de Tipo Material

Papel El peso del papel que debe utilizarse, debe estar de acuerdo al nmero de copias deseadas, la intensidad de manejo a que va a someterse la forma, el tipo de archivo y si la forma va a imprimirse en uno o ambos lados.

Tintas La tinta debe proporcionar un contraste adecuado con el color del papel utilizado en la forma; es recomendable no emplear ms de un color. Es necesario hacer notar que el empleo de tintas de diferentes colores puede aumentar el costo de la forma en una proporcin considerable, por lo que deber evitarse siempre que sea posible.

Tipo de Letra Se selecciona tomando como base la legibilidad, procurando emplear a lo sumo dos tipos de letras en cualquier forma impresa.

Carbones Existen principalmente dos maneras de obtener copias a travs del uso del papel carbn o carbonizado: Papel carbn de un solo uso intercalado en la forma: este sistema es recomendable cuando se trata de formas que contienen datos y que se elaboran en gran volumen. Tambin es conveniente hacerlo as en el caso de formas continuas. Sustancias aplicadas al reverso de la forma: este sistema es el ms costoso. Sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.

Control de Formas

Clasificacin de las formas

Despus de contar con todas las formas de la institucin, se procede a clasificarlas. Dicha clasificacin puede ser conforme a alguno de los siguientes criterios: Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinacin o eliminacin. Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificacin de las formas en uso de cada unidad.

Elaboracin del Catlogo de Formas

Siendo ste un conjunto de documentos, deber mostrar todo lo que se pueda saber acerca de una forma, para lo cual ser necesario que contenga la siguiente informacin:

Clasificacin: Ser la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la localizacin de las formas en el catlogo. Objetivo de la misma: Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un procedimiento. Cambios experimentados: Este se incluye con el fin de poder establecer comparaciones de modelos y saber objetivamente cules fueron los cambios. Modelo vigente autorizado: Se sugiere la conveniencia de que la forma sea autorizada por la mxima autoridad.

Control sobre creacin de formas

Las reas de Sistemas y Procedimientos, deben velar por que las dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos. Se procurar que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.

Control de Formas en Almacn

Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacn son:

Dar pronta atencin a las requisiciones. Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente. Establecer mximos y mnimos de existencia en el uso de las formas. Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difciles de conseguir.

Relacin entre las Formas y los Manuales

Algunos manuales como por ejemplo los manuales de procedimientos, se utilizan como un medio para comunicar los cambios en las rutinas de trabajo que se generan con el progreso de las empresas, de tal manera y de acuerdo a lo que se ha tratado en puntos anteriores gran parte del material que se maneja en este tipo de manuales est constituido por formas, ya que estas aaden una explicacin detallada acerca de los procesos que se describen. Es aqu donde existe una relacin bastante directa entre los manuales y las formas.

Conclusiones

Importancia de las Formas impresas

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institucin, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecucin. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboracin de los Documentos respectivos. La Administracin Pblica, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los ltimos aos, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificacin de los mtodos de trabajo, y no tan solo en la normalizacin que a travs de ella se obtiene.

En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:

Su Contenido. La cantidad que de ellas se utiliza. El alto costo que representan. Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos. Fungen como auxiliar en la observancia de las polticas institucionales.

UNIDAD IV OPERACIONESPrincipales Decisiones sobre ProcesosYa se trate de procesos para oficinas, proveedores de servicios o fabricantes, los gerentes de operaciones deben considerar cinco decisiones muy comunes sobre procesos.a. La seleccin de procesos: Determina si los recursos se van a organizar en torno de los productos o los procesos, a fin de implementar la estrategia de flujo. La decisin sobre la seleccin de procesos, depende de los volmenes y el grado de personalizacin que se vaya a suministrar.b. La integracin vertical: Es el grado en que el sistema de produccin o la instalacin del servicio propios de la empresa manejan la cadena de suministro. Cunto ms alto sea el grado en que el sistema de produccin de una compaa maneja las materias primas, otros insumos y productos,mayor ser el grado de integracin vertical.c. La flexibilidad de recursos. Es la facilidad con que los empleados y el equipo manejan una amplia variedad de productos, niveles de produccin, tareas y funciones.d. La participacin del cliente. Refleja la forma en la que los clientes tomanparte en los procesos de produccin, y la amplitud de dicha participacin.e. La intensidad de capital. Es la mezcla de equipo y habilidades humanas que intervienen en un proceso de produccin; cuanto mayor sea el costo relativo del equipo, ms grande ser la intensidad de capital

Diseo de Proceso

El diseo del proceso consiste en la seleccin de insumos, equipo, mano de obra, operaciones, flujo de trabajo, mtodos para la produccin de bienes y servicios, los responsables de operaciones deben decidir qu y cuntas operaciones sern realizadas por las personas y por las maquinas, as como la forma en que ambas se emplearan.Las decisiones sobre el diseo o rediseo del proceso, se toman cuando: Se pretende ofrecer un bien, servicio nuevo o sustancialmente modificado. Cambian las prioridades competitivas. Cambia el volumen de la demanda. El rendimiento actual del sistema es inadecuado. Los competidores obtienen mejores resultados empleando un proceso diferente o surge una nueva tecnologa. Cambia el costo o la disponibilidad de los insumos.

El diseo de procesos incluye los pasos siguientes:1. Elaborar mapa de procesos.2. Determinar subprocesos y sus misiones.3. Disear la documentacin.4. Definir flujo de los subprocesos.5. Determinar competencias de subprocesos.6. Determinar riesgos en los subprocesos.7. Definir indicadores de los subprocesos.

En estas actividades por lo general participan varios grupos de trabajo: estratgico, de procesos y para la decisin, segn las necesidades en cada uno de los pasos.El grupo estratgico es responsable de los pasos 1, 2 y 3. La documentacin diseada est integrada por: Fichas de proceso:Incluyen datos generales del proceso, el flujo del proceso, mapa de actividades, mapa de competencias, mapa de riesgos, mapa de indicadores y las referencias. Instrucciones: Sirven de gua y orientacin en la ejecucin de cada una de las actividades del proceso. Formatos:Establecen la informacin y la forma de registrarla. Reglamento:Regula la forma de ejecutar el subproceso en la organizacin.Adicionalmente, se pueden disear los manuales necesarios para garantizar la implantacin correcta del diseo realizado, entre ellos: manual de gestin, manual de procesos y manual de cargos.Se forman tantos grupos de procesos como se considere necesario, teniendo en cuenta la cantidad y tipo de procesos o subprocesos a disear. Se recomienda que los integrantes de estos grupos sean especialistas con dominio terico y prctico de las caractersticas de lo que van a disear, pero, fundamentalmente, sobre procesos. Estos grupos tienen la misin de ejecutar los pasos 4, 5, 6 y 7; y confeccionan la documentacin correspondiente.Se forman los grupos de decisin, su misin es revisar, compatibilizar y aprobar todos los subprocesos y su documentacin, propuestos por los grupos de procesos. En esta fase se debe desarrollar un trabajo interactivo muy grande entre los grupos de procesos y los grupos de decisin.Para darle cumplimiento a cada paso, es necesario que el grupo asesor desarrolle un trabajo importante en la formacin de los conocimientos requeridos por los integrantes de los grupos de trabajo.Los mtodos o tcnicas recomendados para la ejecucin de esta fase son: tormenta de ideas, sesiones de trabajo en grupo, consenso grupal, entrevistas, visitas para observar directamente la ejecucin de procesos en organizaciones similares, anlisis documental, diagramas de flujo, cuestionarios y mtodo de expertos (Delphi).

Flujograma

El diagrama de flujo representa la forma ms tradicional y duradera para especificar los detalles algortmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programacin, economa y procesos industriales. Es un esquema para representar grficamente un algoritmo. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas, es decir, es la representacin grafica de las distintas operaciones que se tienen que realizar para resolver un problema, con indicacin expresa el orden lgico en que deben realizarse.

Beneficios del Flujograma

En primer lugar, facilita la obtencin de una visin transparente del proceso, mejorando su comprensin. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fcilmente discernible a priori. La diagramacin hace posible aprehender ese conjunto e ir ms all, centrndose en aspectos especficos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso as como las que se dan con otros procesos y subprocesos.Permiten definir los lmites de un proceso. A veces estos lmites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.El diagrama de flujo facilita la identificacin de los clientes, es ms sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfaccin de sus necesidades y expectativas.Estimula el pensamiento analtico en el momento de estudiar un proceso, haciendo ms factible generar alternativas tiles.Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz, al introducir un lenguaje comn, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitacin de aquellas personas que entrarn en contacto con la diagramacin.Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medicin de los procesos, as como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.Facilita el estudio y aplicacin de acciones que redunden en la mejora de las variablestiempoycostes de actividade incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniera.

Tipos

Diagrama de flujo vertical: tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un grfico en donde existen columnas y lneas. En las columnas estn los smbolos (de operacin, transporte, control, espera y archivo), el espacio recorrido para la ejecucin y el tiempo invertido, estas dos ltimas son opcionales de inclusin en el diagrama de flujo. En las lneas se destaca la secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente til para armar un procedimiento, ayudar en la capacitacin del personal y racionalizar el trabajo. Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los mismos smbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la secuencia de informacin se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a las personas, unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o rutina, y es bastante comn que sea utilizado para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y as poder comparar la distribucin de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo. Diagrama de flujo de bloques: este es un diagrama de flujo que representa la rutina a travs de una secuencia de bloques encadenados entre s, cada cual con su significado. Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en el grfico. Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la utilizacin de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo.

Diagrama de Secuencia

Los diagramas de secuencia describen como los objetos de un sistema colaboran. Se trata de un diagrama de interaccin que detalla como las operaciones se llevan a cabo, qu mensajes son enviados y cuando, organizado todo en torno al tiempo. El tiempo avanza hacia abajo en el diagrama. Los objetos involucrados en la operacin se listan de izquierda a derecha de acuerdo a su orden de participacin dentro de la secuencia de mensajes.

Las lneas verticales o lneas de la vida representan el tiempo de vida del objeto. La vida del objeto carlos no termina en este diagrama, sin embargo la del objeto tosty s y esto viene representado mediante el aspa al final de su lnea de la vida.Los rectngulos verticales son barras de activacin y representan la duracin de la ejecucin del mensaje. El mensaje Encender, posiblemente implementado mediante la introduccin del enchufe en una toma de pared, tiene una duracin escasa y similar a la de Apagar. No ocurre lo mismo con la llamada al mtodo tostar(), que dura desde la pulsacin del botn de tostar hasta que el pan es retirado de la bandeja y adems interviene la emisin de un aviso cuando el pan est lo suficientemente caliente, a fin de evitar que se queme. Como se puede observar, la accin tostar viene condicionada por la presencia de pan en la bandeja de la tostadora. En UML los corchetes [ ] expresan condicin y si estn precedidos de un asterisco indican interaccin mientras se cumpla la condicin. Los mensajes que son intercambiados entre los objetos de un diagrama de secuencia pueden ser sncronos o asncronos. Los mensajes asncronos son aquellos tal que el emisor puede enviar nuevos mensajes mientras el original est siendo procesado. El mensaje asncrono ocurre en el tiempo de manera independiente a otros mensajes. Los mensajes sncronos son todo lo contrario, el emisor debe esperar a que termine el tiempo de proceso del mensaje antes de que pueda emitir nuevos mensajes. UML emplea los siguientes convenios para representar el tipo de mensaje.

SmboloSignificado

Mensaje simple que puede ser sncrono o asncrono.

Mensaje simple de vuelta (opcional).

Mensaje sncrono.

Mensaje asncrono.

Tabla 5: Tipos de mensaje en diagramas de interaccin

Puestos de Trabajo

Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organizacin. En una compaa pequea esta necesidad se puede entender mediante un sistema manual, a medida que la organizacin se hace ms compleja, la informacin se maneja con sistemas computarizados.

El puesto de trabajo es hoy por hoy el vnculo ms determinante de la relacin entre empresa y trabajador, accedemos a un trabajo por medio de la ocupacin de un puesto (ingeniero/a, arquitecto/a), que adems supone una categora profesional, unas condiciones laborales y econmicas determinadas y que varan en funcin del puesto ocupado.

Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo

Es la metodologa bsica y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de organizacin, es una herramienta metodolgica que disea y ordena el proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el anlisis de puestos de trabajo, a travs de una descripcin sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa.El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es el procedimiento metodolgico que nos permite obtener toda la informacin relativa a un puesto de trabajo. El proceso de ADP consta de dos fases, claramente identificables y diferenciadas: Anlisis de Puestos de Trabajo, APT: Generalmente nos referimos al mismo tipo de anlisis cuando omos hablar de anlisis de tareas, anlisis de trabajo, anlisis de puestos, todas ellas se refieren a una misma cuestin, el puesto de trabajo como unidad de gestin de la divisin del trabajo. Descripcin de Puestos de Trabajo, DPT: Es la exposicin detallada, estructurada, ordenada y sistemtica, segn un protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un inventario escrito de los principales hechos ms significativos del puesto de sus deberes y responsabilidades.

Podramos definir el Anlisis de Puestos como el procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos, centrndose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean.La Descripcin de Puestos es el documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejado el contenido del puesto as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.A travs del anlisis y descripcin de puestos, conseguimos ubicar el puesto en la organizacin, describir su misin, funciones principales y tareas necesarias para desempear de modo completo dichas funciones. Segn necesidades, esta estructura mnima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y medios de proteccin propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiogrfico idneo de la persona que debera ocupar el puesto, etc.

Podemos identificar cuatro etapas a la hora de analizar los puestos de trabajo.

Una 1 etapa hace referencia al establecimiento del objetivo del anlisis. Una 2 es la obtencin de informacin para poder analizar el contenido del puesto as como los requisitos para su desempeo. La 3 consiste en el anlisis propiamente dicho. En la 4 y ltima se detalla la documentacin, recogiendo en la Ficha del puesto de trabajo la descripcin y especificacin del mismo.

Como resultado del anlisis y a partir de la totalidad de las fichas, se obtiene el Manual de funcionamiento de la organizacin.