formacion de auditores 2010 uaem
TRANSCRIPT
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Introduccin Objetivo Definiciones Principios de auditora Tipos de auditoras El auditor
Planeacin de Auditoras Internas Importancia de la planeacin El Programa de Auditora El Plan de auditora Recopilacin de Informacin Listas de Verificacin
CONTENIDO
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Realizacin de Auditoras Reunin de Apertura Entrevistas Notas de auditora El Auditado
Informe de Auditora Hallazgos Reunin de cierre Informe de auditora
Seguimiento Acciones correctivas y seguimiento
CONTENIDO
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Dinmica del Curso-taller
Exposicin del contenido del Curso-Taller.
Ejercicios prcticos para mejor comprensin de los conceptos.
Preguntas por parte de los asistentes en cualquier momento de la presentacin.
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introduccin
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OBJETIVO
El presente curso-taller tiene como finalidad proporcionar los conocimientos necesarios para
programar, planear, conducir y reportar una
auditora interna de calidad.
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Sistema de Gestin de la Calidad
Implementacin
Familia de normas ISO 9000
9000 9001
Elaboradas para asistir a organizaciones
Operacin
9004 19011
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Contenido ISO 9001:2008
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Sistema de gestin de la calidad
5. Responsabilidad de la direccin
6. Gestin de recursos
7. Realizacin del producto
8. Medicin anlisis y mejora
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Del captulo 4 al 8, estn contenidos todos los
deberes (requisitos) que se deben de establecer
en un Sistema de Gestin de la Calidad para una
Organizacin.
Ejercicio: Identificar todos los DEBE de la Norma ISO 9001:2008
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De los cuales por lo establecido en
1.2 Aplicacin
de la misma Norma, solo se pueden hacer exclusionesrestringidas a los requisitos expresados en el Captulo 7.
Manual de la Calidad en 7.5.2 : Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del
servicio
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Auditora : Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditora.
Criterio de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia para comparar la evidencia de la auditora.
Evidencia de auditora: Registros, declaraciones de hechos u otra informacin importante para el criterio de auditora y que son verificables.
DEFINICIONES
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(La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o
cuantitativa.)
Hallazgos de auditoras: Resultados de la evaluacin de la
evidencia de auditora recopilada frente al criterio de auditora.
(Los hallazgos de auditora pueden indicar conformidad o no
conformidad con los criterios de auditora u oportunidades de
mejora).
DEFINICIONES
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Programa de Auditora: Documento que muestra el conjunto de auditoras planeadas con un tiempo especfico y con un propsito particular
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y los preparativos de una auditora.
Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
y habilidades.
DEFINICIONES
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Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una
auditora con el apoyo de expertos tcnicos si es necesario.
(Un auditor del equipo es designado auditor lder del equipo)
(El equipo auditor puede incluir auditores en formacin)
Competencia: Cualidades personales y capacidad demostrada
para aplicar conocimientos y habilidades.
DEFINICIONES
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
La auditora depende de varios principios. Estos hacen de la auditora una herramienta eficaz y fiable en el apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo.
La adhesin a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditora que sean pertinentes y suficientes para permitir a los auditores trabajar independientemente entre s para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
De los auditores:
Conducta tica - el fundamento de la profesionalidad
La confianza, la integridad, la confidencialidad y la discrecin son esenciales en la auditora
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PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
Presentacin imparcial la obligacin de informar con veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e
informes de la auditora reflejan con
veracidad y exactitud las actividades
de la auditora. Se informa de los
obstculos significativos encontrados
durante la auditora y de las opiniones
divergentes sin resolver entre el
equipo auditor y el auditado.
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Debido cuidado profesional la aplicacin de diligencia y juicio al auditar
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el auditado y por otras partes interesadas.
El tener la competencia necesaria es un factor importante.
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De la Auditora
Independencia la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libre de sesgo y conflicto de intereses.
Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora.
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Enfoque basado en la evidencia el mtodo racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.
La evidencia de la auditora es verificable.
Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditora se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos.
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Por qu hacer auditoras al sistema de calidad?:
Para obtener evidencia objetiva que permita emitir
un juicio acerca del estado del SGC.
Evidencia Objetiva:
Informacin que escuchen, vean o lean.
Libre de emocin y prejuicio
Verificable
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TIPOS DE
AUDITORA
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TIPOS DE AUDITORA
De calidad.
Ambientales.
De Seguridad.
Otros.
SISTEMAS.
Producto.
Servicio.
Proceso
INTERNAS.
(de 1a. Parte).
EXTERNAS.
Por parte de un cliente (de 2a. Parte).
Por parte de un organismo de certificacin
(de 3era. Parte).
AUDITORAS DE SEGUIMIENTO
AUDITORIAS
AUDITORIAS
DE CALIDAD
(ALCANCE)
AUDITORIAS DE SISTEMAS
DE CALIDAD
(MTODO EMPLEADO)
Fiscales.
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TIPOS DE AUDITORA
PRIMER NIVEL:
(Primera Parte)
(internas)
La organizacin evala su propia actuacin
SEGUNDO NIVEL:
(Segunda parte)
externas
La efectan los clientes a sus proveedores.
TERCER NIVEL:
(Tercera parte)
externas
Realizadas por organizaciones para proporcionar
certificacin o registros de conformidad con los
requisitos. (como ISO 9001)
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Alcanzar el registro del sistema de calidad.
Ganar reconocimiento.
Reduce la necesidad de realizar auditoras de segundo nivel.
Incrementa la competitividad.
AUDITORAS DE 3er NIVEL
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Ayuda a los clientes a seleccionar, calificar y aprobar proveedores.
Puede ayudar a los proveedores a mejorar sus sistemas
Desarrolla un mutuo entendimiento de la calidad
AUDITORAS DE 2do NIVEL
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Satisface lo requerimientos del sistema de calidad
Detecta y corrige problemas previos a las auditoras externas.
Asegura la efectiva implementacin del sistema de calidad.
Identifica oportunidades de mejora
AUDITORAS DE 1er NIVEL
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EL AUDITOR INTERNO
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Catalizador: Ayuda al departamento a re-examinar como hacen las cosas para hacer los cambios pertinentes.
Instrumento de administracin: Evala la efectividad del sistema de calidad establecido.
Asesor: Puede reconocer soluciones a problemas u oportunidades de mejora no consideradas por los miembros del departamento.
EL AUDITOR INTERNO
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ATRIBUTOS PERSONALES: tico, mente abierta, diplomtico, observador, perceptivo, verstil, tenaz, decisivo, autosuficiente.
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES: documentos de referencia, contexto de operacin del departamento, l eyes, reglamentos aplicables.
EDUCACIN, EXPERIENCIA LABORAL, CAPACITACIN: grado de escolaridad, experiencia en el puesto, capacitacin en auditoras
CALIFICACIONES DEL AUDITOR INTERNO
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PLANEACIN DE AUDITORAS INTERNAS
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Es la clave para permanecer enfocado durante la auditora
Asegura que la auditora sea completa
Ayuda a que la auditora sea efectiva
Una cuidadosa planeacin es esencial para una eficiente y suave ejecucin de la auditora.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
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El Programa de Auditora
El Programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao,
naturaleza y complejidad de la organizacin que
va a ser auditada.
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El Programa de Auditora
Debe contener:
Objetivos
Alcance
RecursosPrograma de
Auditora de la UAEM
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Objetivo
Alcance
Lder y miembros del equipo auditor
Fecha, duracin
Itinerario o agenda de auditora
El Plan de Auditora
Plan de Auditora de la UAEM
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PROPSITO:Desarrollar una estrategiaSeleccionar muestras representativasCrear listas de verificacin
FUENTES DE INFORMACINManual de calidadProcedimientosPrioridades administrativasInformacin del productoAuditoras previas
RECOPILAR INFORMACIN
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Muestran evidencias de la planeacin
Permite mantenerse enfocado
Mantiene el ritmo y la direccin
Minimiza la parcialidad
Reduce el trabajo durante la auditora
Se asegura mejor uso del tiempo
LISTAS DE VERIFICACIN
Listas de verificacin de la UAEM
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Precaucin:
Nunca permita que la lista de verificacin se convierta en una muleta. Si los auditores no son cuidadosos la lista se puede convertir en una desventaja por:
Restringir preguntasReducir la oportunidad de mejoras al sistema
El utilizar una sola lista de verificacin todo el tiempo, merma la iniciativa y limita el anlisis del proceso.
LISTAS DE VERIFICACIN
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La lista de verificacin es el sirviente, no el amo
LISTAS DE VERIFICACIN
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REALIZACIN DE AUDITORAS
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Revisin de la documentacin
Preparacin de la auditora in situ
Realizacin de las actividades in situ
Informe de auditora
Finalizacin de la auditora
Inicio de Auditora
Actividades de seguimiento de la auditora
VISIN GLOBAL DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA
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Reunin de Apertura
Entrevistas de auditora
Verificar informacin recopilada
Notas de auditora.
Reacciones del auditado
Realizacin de la Auditoria
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Es el arranque oficial de una auditora.
Aunque puede ser breve e informal es una funcin importante en la auditora.
Asegura que el auditor y el auditado comparten un entendimiento comn del por qu la auditora ser realizada.
Es importante incluir una agenda para asegurarse de cubrir todos los puntos
Reunin de Apertura
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Se hace a travs de:
Entrevistas con el personal
Inspeccin de la documentacin
Observacin de Actividades y Condiciones
Revisin de Registros de Calidad
Recoleccin de Evidencia de auditora
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Evidencia de auditora
La evidencia objetiva vlida, apoya a las
conclusiones del auditor y previene de discusiones innecesarias con el auditado y de la aceptacin de
sus hallazgos.
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Evidencia de auditora
Registros
Declaraciones de un hecho
Informacin que sea relevante al criterio de la auditora
Verificable
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Evidencia de auditora
Algunos ejemplos de evidencia de auditora:
Copia de instrucciones de trabajo
Registros que requieren inspeccin y prueba
Si un documento no puede ser adquirido con facilidad, el auditor deber anotar: fecha, nombre, cdigo, responsable del documento.
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Es uno de los medios ms importantes para recopilar
informacin. El auditor deber considerar lo siguiente:
Las entrevistas se deben dar con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeen actividades o tareas
dentro del alcance de auditora.
Deberan realizarse durante las horas normales de trabajo y en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada.
ENTREVISTA DE AUDITORA
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Se puede iniciar la entrevista pidiendo a la persona que describa su trabajo.
Los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y comentados con la
persona entrevistada.
ENTREVISTA DE AUDITORA
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La comunicacin adecuada es la llave para una
auditora exitosa.
Experiencia, conocimiento tcnico y educacin son
excelentes calificativos, pero es mucho ms
importante que los auditores cuenten con la
habilidad de la comunicacin.
ENTREVISTA EXITOSA
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TCNICAS DE ENTREVISTA
Para obtener informacin til deben hacerse las preguntas correctas. Haga preguntas abiertas que no puedan contestarse con un simple s o no.
Inicie preguntas con:
qu?, por qu?, cmo?, cundo?, dnde? O quin? Y es probable obtener una respuesta ms completa y detallada.
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TCNICAS DE ENTREVISTA
Haga preguntas que lleven cierto sistema u orden.
Introduzca a los entrevistados con:
Hiptesis: Qu pasa si. Vamos a suponer
No entiendo: Lo sientoPuede explicarme por favor.
Silencio
Preguntas absurdas u obvias
Contestar una pregunta sin realizar
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Es recomendable que el auditor aplique algunas
tcnicas de auditora como las siguientes:
Muestreo.
No solicitar que le muestren documentos tpicos, le darn lo mejor que tengan.
Solicitar ver listados, ndice, registros, etc., para seleccionar muestras que desea verificar.
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Solicitar ver los archiveros donde se guardan los registros y escoja las muestras del frente mitad y al final.
Seleccione muestras de diferentes pasos del proceso.
Cuando encuentre desviacin, tome muestras adicionales del mismo tipo para comprobar si es algo genrico.
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Rastreo.
Comenzar ya sea al principio o al final de proceso.
Haga un seguimiento desde un documento dado, hasta los documentos asociados de referencia.
Vaya de los procedimientos a los reportes, de los reportes a los procedimientos.
Siga la cadena de las transacciones hacia atrs o hacia delante a lo largo del proceso.
TCNICAS DE AUDITORA
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Comprobacin.
Verificar que cada paso de la actividad se efecta como se describe en el documento de calidad aplicable.
Verificar que cada espacio es llenado, firmado y fechado, si es requerido por el registro de calidad aplicable.
Verificar la Actualizacin de las revisiones de los documentos en los puntos de uso. (Que se encuentren las versiones vigentes).
Verificar totalmente algunos documentos cuando sea necesario.
TCNICAS DE AUDITORA
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TCNICAS DE ENTREVISTA
Una buena entrevista, tambin involucra un cierto grado
de sentido comn.
Piense antes de hablar. Tome su tiempo y sea metdico.
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Qu hacer?
Registrar hallazgos de no conformidades Registrar la evidencia de esas no conformidades
Cmo hacerlo?
No aparentar que se ignora al entrevistado Referirse a lo que se est investigando en el momento Hacerlas legibles y completas
Las notas crean un registro fsico de la informacin que se obtiene. Trate de balancear su atencin entre el entrevistado y sus notas. Haga sus notas lo suficientemente detalladas para que sean una referencia confiable.
NOTAS DE AUDITORA
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No confe en su memoria. Tome notas conforme realiza la auditora.
*Las notas deben incluir:
Declaraciones aceptables
Identificadores de documentos(cdigo, ej.:PO-ADR-O1 Rev.:00,).
Identificadores de producto, mquina, estacin de trabajo
Posiciones y nombres...si fuera necesario.
NOTAS DE AUDITORA
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NOTAS DE AUDITORA
Escriba TODO de tal forma que no olvide nada!!
Utilice su lista de verificacin o documento de trabajo.
Observe, mire, escuche. En particular ESCUCHE las explicaciones que pueden variar de un rea a otra.
Trate de obtener respuestas sin tener que preguntar.
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Asegrese de observar lo siguiente durante la
auditora:
Oficinas, laboratorio
Cul es el estado de mantenimiento en general?
Cul es la condicin del equipo en general?
Documentos:
Son todas las fechas lgicas y consistentes?
Existen tachaduras o enmendaduras?
El papel es viejo y la tinta consistente en contraste con la antigedad del documento?
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Personal
Se muestran cansados y con sobrecarga de
trabajo?
Cmo reaccionan a sus preguntas?
Conocen sus actividades?
Son organizados?
Los empleados conocen el procedimiento?
Actan de forma inmediata para tomar accin en cuanto a una no conformidad?
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EL AUDITADO
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EL AUDITADO
El auditor debe estar preparado para enfrentar una gran variedad de casos que se pueden presentar:
Auditados agresivos Auditados tmidos Personas ausentes Documentos extraviados Documentos preparados con anticipacin Casos especiales (espordicos) Chantaje emocional.
En estas situaciones el auditor debe actuar con profesionalismo e imparcialidad.
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Reacciones comunes
Retar sus observaciones Reconozca su error si procede Cite los hechos
Conflicto Asegure a los auditados que no se persigue un culpable Refuerce los beneficios del proceso de auditora
Percepcin de la autoridad Sea corts y paciente Respete su propia autoridad
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INFORME DE
AUDITORA
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Despus de obtener evidencia durante la auditora, se deben documentar y comunicar los hallazgos para que una accin correctiva pueda ser identificada e implementada.
Escribir declaraciones de los hallazgos
Conducir la reunin de cierre
Reportar resultados de la auditora
Acciones correctivas y seguimiento
Cerrar la auditora
INFORME DE AUDITORA
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Incumplimiento de un requisito
El sistema de calidad no satisface el estndar(norma ISO 9001:2000)
La implementacin no corresponde al sistema de calidad
El sistema implementado no es efectivo
Cualquiera de estas tres situaciones representa una no conformidad.
NO CONFORMIDAD
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Ejemplo:
Nuestro manual de calidad no cumple con ISO 9001:2000
No seguimos los procedimientos tal y como estn documentados en nuestro manual de calidad.
Los procedimientos que se han establecido para la deteccin del producto no conforme son inconsistentes o inefectivos.
NO CONFORMIDAD
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TIPOS DE HALLAZGOS
No conformidad menor
Falla aislada Fcil o rpidamente resuelta
No conformidad Mayor
Falla del sistema Ausencia de un sistema Cmulo de varias no conformidades menores
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PONDERACN DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA
No conformidad Falla del sistema
Ausencia de un sistema
Cmulo de varias observaciones
Observacin Falla aislada
Fcil o rpidamente resuelta
Incumplimiento parcial
Oportunidad de Mejora Recomendacin
Se basa en el juicio y experiencia
Para mejorar el SGC
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TIPOS DE HALLAZGOS
La determinacin de la seriedad de una no conformidad no es un proceso exacto.
En ocasiones es necesario hacer juicios basados en la experiencia en auditoras.
En caso que no sea clara la no conformidad y no se tenga plena confianza de la evidencia, es mejor otorgar el beneficio de la duda y tomar nota de la observacin.
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DECLARACIONES DE LOS HALLAZGOS DE
AUDITORA
Es la principal forma de documentacin de un hallazgo.
Deber ser completa y concisa
Anote la no conformidad cuando sea encontrada
Escriba la declaracin despus.
Deber dialogar las no conformidades con el auditado al momento en que sean identificadas.
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ELEMENTOS DE LAS DECLARACIONES
DE LOS HALLAZGOS NO CONFORMIDAD/OBSERVACIN
La fuente del requerimiento: Norma ISO 9001, manual de calidad..
El requerimiento en s mismo: Clusula relevante de la norma, punto del manual o declaracin del procedimiento.
La fuente de la evidencia: Registro, documento o proceso que causa conflicto o ttulo de la persona
La evidencia en s misma: Seleccin especfica del registro, documento o paso del proceso en el cual el conflicto fue observado.
Una declaracin completa de la no conformidad debe contener estos cuatro elementos
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REUNIN DE CIERRE
Participantes
Agradecimiento a los participantes
Propsito y alcance de la auditora
No conformidades
Limitaciones de la auditora
Aclaraciones
Cierre
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INFORME DE AUDITORA
No. De auditora
Propsito, alcance y norma de referencia
Auditor o auditores
Fecha de la auditora
Declaraciones de la no conformidad
Recomendaciones
(Fin de la auditora)
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SEGUIMIENTO
Identificar y acordar la no conformidad
Especificar las acciones correctivas
Programar pasos clave incluyendo fechas para:
Identificar la causa raz
Desarrollar una solucin
Implementar una solucin
Evaluar su efectividad
Volver a auditar
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SEGUIMIENTO
El reporte de accin correctiva debe ser:
Rastreable
Descriptivo de los resultados de la auditora
Incluye:
Identificacin de la no conformidad
Plan de accin correctiva
Cundo y cmo las acciones fueron tomadas
Efectividad de las acciones
Cundo fueron terminadas las acciones
El auditor es el responsable del seguimiento de las acciones correctivas.
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SEGUIMIENTO
Verificar acciones correctivasDar seguimiento con el auditado
Son los pasos finales en la clausura de una auditora. Recuerde que el objetivo final de la auditora es mejorar la operacin. No es suficiente la simple identificacin de los problemas u oportunidades.
Asegrese que se haya establecido un lmite de tiempo con fechas para puntos clave en el proceso de la accin correctiva.
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SOLUCIN DE CASOS
PRCTICOS
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REALIZACIN DE UNA AUDITORA