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TEORIA Y PRATICA CONTABLE I

FONDO DE CAJA MENOR

LINA FERNANDA SAAVEDRA VILLEGAS

LINA MARCELA TORRES ROA

VALENTINA VELASQUEZ BACCA

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS - SEDE AGUAS CLARAS VILLAVICENCIO

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA – 2 SEMESTRE

TEORIA Y PRACTICA CONTABLE I

19 DE AGOSTO DE 2015

VILLAVICENCIO – META

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TEORIA Y PRATICA CONTABLE I

FONDO DE CAJA MENOR

LINA FERNANDA SAAVEDRA VILLEGAS

LINA MARCELA TORRES ROA

VALENTINA VELASQUEZ BACCA

DOCENTE:

YULY ALEJANDRA PERILLA JIMENEZ

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS - SEDE AGUAS CLARAS VILLAVICENCIO

FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA – 2 SEMESTRE

TEORIA Y PRACTICA CONTABLE I

19 DE AGOSTO DE 2015

VILLAVICENCIO – META

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CONTENIDO

1. Definición de caja menor…………………………………………………………...4

2. Constitución de caja menor………………………………………………………...4

3. Creación del fondo de caja menor……………………………………………….…5

3.1. Reembolso de caja menor…………………………………………………...…5

4. Legalización de caja menor………………………………………………....….......7

5. Políticas de caja menor………………………………………………………........10

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1. Caja menor

Son fondos renovables que se crean en los entes económicos con la finalidad de manejar

pequeños desembolsos con carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o

inaplazables, donde se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Para establecer el fondo de la caja menor el ente económico debe realizar el estudio del

monto de los gastos y pagos de menor cuantía en un periodo determinado.

Referencia:

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/adminverblobawa?tabla=T_NORMA_ARCHIVO

&p_NORMFIL_ID=269&f_NORMFIL_FILE=X&inputfileext=NORMFIL_FILENAME

2. Constitución de caja menor:

Según el artículo 2 del decreto 2768 de 2012, las cajas menores se constituyen únicamente

para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en

la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden

realizar. Así mismo, se deberá indicar la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro

presupuestal.

Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

En los Ministerios, las cajas menores podrán ser constituidas mediante resolución expedida

por cada Director General, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto

Orgánico del Presupuesto. En el Ministerio de Defensa Nacional las cajas menores podrán

ser constituidas por el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de

cada una de las Fuerzas y los Directores de las respectivas Unidades Ejecutoras.

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada entidad, siendo

responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichas entidades el buen uso de las mismas

y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.

Referencia: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=51141

3. Creación del fondo de caja menor:

El fondo de la caja menor se crea bajo autorización de la gerencia general, donde el ente

económico puede crear cuantos fondos de caja menor necesite y de los montos establecidos

de acuerdo a las políticas de la administración.

La gerencia general debe encargar a una persona para su manejo y control pero no podrá

tener acceso a la contabilidad ni a los registros contables por normas de control interno.

Al constituir el fondo de caja menor, se retira la plata del banco y se constituye el fondo,

dé modo que la contabilización será:

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3.1.Reembolso de caja menor:

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a

rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de

los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja

menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al

momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún

reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su

especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación

de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso,

tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y

realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la

factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso

de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso

que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico

que soportan.

Referencia: http://www.gerencie.com/fondo-de-caja-menor.html

4. Legalización de caja de menor

Las condiciones generales que deben cumplir para la legalización de la caja de menor son:

1. Manejo del dinero: El manejo de los recursos asignados a la caja menor se realizará a

través de los siguientes medios:

a. Efectivo: Cuando la cuantía no supere los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales

vigentes. No obstante, deben garantizarse las medidas de seguridad necesarias para su

protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente custodiada.

Codigo Descripcion Debito Credito

110510 Cajas menores 100.000

111005 Moneda nacional 100.000

Codigo Descripcion Debito Credito

51XXX 80.000

111005 Moneda nacional 80.000

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b. Cuenta bancaria: Cuando la cuantía supere los cuatro (4) salarios mínimos legales

mensuales vigentes, deberá manejarse a través de una cuenta corriente a nombre de

“UNIVERSIDAD SANTO TOMAS DE COLOMBIA – CAJA MENOR – NOMBRE DE

LA DEPENDENCIA” y la firma registrada ante el banco, será la del servidor público

delegado por el ordenador del gasto en la resolución de constitución. En ningún caso el

efectivo que repose bajo la responsabilidad del servidor público podrá superar los cuatro (4)

salarios mínimos legales mensuales vigentes y será necesario garantizar las medidas de

seguridad para su protección, como mínimo una cajilla de seguridad debidamente

custodiada.

A la cuenta corriente de la caja menor sólo podrán ingresar los dineros correspondientes a

este fondo.

2. Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de las cajas menores debe ser

utilizado para sufragar gastos definidos en los conceptos del Presupuesto General de la

Nación e identificados en la Resolución de constitución, que tengan el carácter de urgentes

e imprescindibles y estén relacionados con el cumplimiento de las actividades académicas,

de investigación, extensión o soporte administrativo de la Universidad Santo Tomas de

Colombia para la vigencia fiscal.

3. Con fondos de caja menor no se podrán realizar las siguientes operaciones:

a. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

b. Realizar desembolsos con destino a gastos de entidades diferentes a la Universidad.

c. Realizar préstamos transitorios de una caja menor a otra.

d. Efectuar pagos que correspondan a contratos y órdenes contractuales.

e. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y por las contribuciones

que establece la ley sobre nómina.

f. Cambiar cheques o efectuar préstamos a personas naturales o jurídicas.

g. Pagar servicios prestados por monitores o becarios.

h. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización,

tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de

una planilla de control.

i. Efectuar pagos de gastos que estén expresamente prohibidos en las normas de austeridad

y eficiencia del gasto, establecidas en la Resolución número 407 de 2004 de Rectoría y las

demás normas que las subroguen, modifiquen o adicionen.

4. Cambio de responsable: Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la caja

menor, éste deberá legalizar, antes de su traslado o retiro, el total de los gastos realizados

con corte a la fecha y reintegrar a la Tesorería correspondiente el saldo de los fondos que

recibió.

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Cuando el servidor público que haya sido designado para el manejo de la caja menor se

encuentre en una de las situaciones administrativas contempladas en el artículo 23 del

Acuerdo 67 de 1996 (Estatuto de Personal Administrativo), que impliquen ausencia parcial

o temporal de las funciones que le han sido asignadas para el manejo de la caja menor, el

ordenador del gasto de la dependencia a la cual se encuentre adscrito, mediante resolución,

designará otro servidor público que asuma esta responsabilidad. En estos casos solamente

se requiere de la entrega de los fondos y los documentos mediante arqueo, al momento de

recibir y entregar la misma, lo que deberá constar en el acta correspondiente, debidamente

suscrita por los responsables.

En cualquiera de los dos casos, cuando la caja menor se maneje a través de cuenta bancaria,

se efectuará el cambio de registro de firmas ante el banco correspondiente.

5. Cancelación de la caja menor: Cuando se decida la cancelación de la caja menor, el

responsable la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que

recibió a la Tesorería correspondiente y saldando la cuenta corriente si es el caso.

6. La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal se

hará en las fechas que establezca la Rectoría en la Resolución anual de creación de cajas

menores. Para esta fecha, el responsable deberá reintegrar el saldo sobrante a la cuenta

bancaria de donde inicialmente se giraron los recursos.

A fin de garantizar una adecuada legalización definitiva de las cajas menores, el último día

hábil del mes de noviembre de cada vigencia deberá realizarse una legalización parcial de

la caja menor, para lo cual deberá hacerse entrega al área responsable de legalizar la caja

menor, la relación de las facturas o documentos equivalentes que a esta fecha se hayan

ejecutado, sin importar el porcentaje de ejecución.

Lo anterior significa, que podrán seguirse ejecutando los recursos asignados a la caja menor

que no hayan completado el 70% de ejecución como requisito para solicitar reembolso de

los recursos. No obstante, de requerirse recursos para el mes de diciembre y el rubro se

encuentre ejecutado al 70% podrá solicitarse el reembolso respectivo.

Referencia:http://www.unal.edu.co/gerencia_finad/tesoreria/docs/TES_5_IN_legalizar_ava

nces_cajas_menores.pdf

5. Políticas de caja menor

Diseños Valen-Lina’s

NIT: 165.201.978-1

Teléfono: 3205639422

Dirección cra 22 # 45 a-26 Barrio la Esperanza

En agosto 19 del 2015 se constituyó caja menor por un valor de $650.000 pesos, el cual se

decidió a utilizar en aquellos gastos de menor costo, en donde se vuelve un beneficio para

el ente económico y sus vinculados.

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Políticas:

Funcionamiento

Gerente área: Valentina Velásquez Bacca

Gerente financiero: Lina Fernanda Saavedra Villegas

Director administrativo: Lina Marcela Torres Roa

Encargado caja menor: Luis Alberto Hernández Mora

Celular: 3125689250

E-mail: Luis.Alberto@Diseñosvalen-lina.net

Teléfono: 6689520

Oficina: Bajo la 6 Esperanza

Se utilizara:

Para el seguro de salud de los miembros del comité por $252.000

Para el transporté urbano de los miembros del comité y del domicilio siempre y cuando

sean efectivos por $ 200.000

Compras de elementos de aseo por $73.000

Para pagos de elementos de papelería por $125.000

Reglas:

El responsable del manejo de la caja menor, recibirá soportes financieros hasta los diez

(10) días transcurridos en el mes, para ser pagados posteriormente a los ocho (8) días

hábiles después del día diez (10).Los soportes entregados después de la fecha

establecida serán pagados al siguiente mes en el tiempo de pago, salvo casos

extraordinarios que afecten la operatividad del comité.

Para realizar un pago es indispensable presentar el soporte contable respectivo de la

transacción efectuada.

El monto mínimo máximo a solicitar son $ 3’300.000 pesos por soporte, superior a este

monto no podrá ser pagado por la caja menor.

Responsables

• El gerente será el responsable de solicitar a la dirección administrativa le sea asignada una

caja menor cuando así lo requiera su operación, indicando la persona que estará a cargo del

manejo.

• El gerente financiero es el responsable de la aprobación de asignación de las cajas

menores dentro de la compañía.

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• Una vez recibida la aprobación, el director administrativo es la responsable de solicitar a

Contabilidad la asignación, modificación o cierre de la caja menor indicando la cuantía

máxima y persona que quedará a cargo.

Responsables en caso de Ausencias

• Al momento de retirarse el funcionario que tiene a cargo la caja mejor deberá entregarla

mediante arqueo al gerente de área y éste notificará a recursos humanos Auditoría,

Servicios administrativos y Tesorería, el paz y salvo o las novedades que se presenten para

ser tenidas en cuenta al momento de realizar la liquidación.

• El gerente de área será el responsable temporal y debe notificar de inmediato a las áreas

de Servicios administrativos, tesorería y contabilidad el nombre de la persona a la que se

reasignada como responsable.

Niveles de aprobación

• Podrá autorizar con su firma gastos por caja Menor el Gerente General de la Compañía.

• Los gastos de Operación (almacenes) deberán ser autorizados por el gerente área

• Los gastos administrativos que no puedan ser manejados desde la oficina principal

deberán estar aprobados por la Dirección administrativa.

Normas para el manejo

• Las Cajas Menores tendrán una cuantía máxima de cinco (5) salarios mínimos mensuales

legales vigentes (SMMLV), dependiendo de las necesidades de cada área.

• Las Cajas Menores deben estar representadas únicamente por dinero en efectivo, recibos

provisionales o facturas de gastos realizados, debidamente autorizados por el gerente del

área para su legalización.

• Los recibos provisionales deben estar relacionados con gastos y actividades propias de la

compañía y deben estar aprobados y firmados por el funcionario que solicita el gasto y

autorizados por la dirección administrativa, el gerente del área.

• Los recibos provisionales deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes a su entrega; en caso contrario deberá ser reportado al área de nómina para su

correspondiente descuento.

• Una vez cada dos meses el gerente de área debe realizar un arqueo, con el fin de

establecer el buen manejo y administración de la caja, verificando los soportes y monto a la

fecha de dicho arqueo.

• Si el funcionario que solicitó el anticipo por caja menor debe retirarse de la compañía por

algún motivo, (vacaciones, licencia o retiro definitivo) deberá entregar el arqueo de su caja

al gerente regional, gerente de área o personal delegada por cualquiera de los dos y dejar

legalizados los anticipos antes de retirarse aunque los tres (3) días hábiles no se hayan

cumplido.

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• Compras con montos mayores a $ 50.000 deben verificarse con el área contable si aplican

para descuento de algún tipo de retención.

• Los recursos de las Cajas Menores serán administrados por el empleado asignado y

notificado a Servicios administrativos y Contabilidad, de acuerdo con lo establecido en este

documento.

• El empleado responsable de una Caja Menor es el único autorizado para recibir, guardar,

custodiar el dinero y atender sus pagos y reembolsos, cualquier novedad que se presente

deberá notificarla de inmediato a: Gerente de área, servicios administrativos, tesorería y

auditoría.

• La reposición de los fondos se debe realizar cuantas veces el empleado responsable de la

Caja Menor lo considere pertinente, siempre y cuando la utilización del fondo (dinero en

efectivo) haya llegado al 50% del total de la base. El responsable de la caja menor deberá

velar porque siempre haya fondos disponibles, teniendo en cuenta el tiempo estimado para

el reembolso (10 días aproximadamente).

Responsabilidades en el manejo

El gerente del área, la dirección administrativa y administrador de caja menor, tendrán las

siguientes responsabilidades:

• Notificar y entregar de manera formal mediante acta al empleado que manejará la Caja

Menor. (Dirección administrativa)

• Verificar que el empleado responsable de la Caja Menor cumpla con lo dispuesto en el

presente documento. (Gerente de área / dirección Administrativa / Contabilidad)

• Aprobar los reembolsos de Caja Menor. (Gerente de área)

• Revisar y firmar las actas de entrega de la Caja Menor. (Dirección administrativa y

encargado para administración de la caja).

• Efectuar los arqueos periódicos a los empleados que manejan Caja Menor (Gerente de

área).

• Suministrar oportunamente la información que soliciten los entes de control.

(Administrador o encargado de la caja menor).

• Cada vez que sea realizada una compra, será responsabilidad del encargado de la caja

menor, practicar la retención o cualquier otro impuesto que aplique ya sea sobre la

adquisición de un bien o servicio. Contabilidad remitirá la tabla de retención vigente

establecida, para esto deberá verificarse dicha retención con el área de contabilidad.

• Las retenciones no practicadas correctamente se descontarán de la suma a reembolsar