flujograma y brief para eventos - events flow chart and brief
TRANSCRIPT
el
flujogramade eventos
Samantha Portuondo
el paciente-Se trata del CLIENTE, es el que necesita el evento por alguna razón.
- Muchas veces no tiene claro cuál es la razón por la cuál necesita el evento en realidad.
- Muchas veces no sabe lo que quiere, no sabe a dónde ir ni cuáles deben ser sus objetivos.
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el paciente-Otras veces, sí lo saben, pero simplemente no lo dicen.
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el doctor-Se trata de la Agencia, Productora o de la Persona que se encargará de crear y producir el evento.
- Esta debe diagnosticar qué es lo que necesita el paciente o cliente, de la manera más efectiva posible para poder ofrecerle la mejor solución.
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el doctor- Muchas veces, el cliente pedirá una segunda, tercera e inclusive cuarta opinión para asegurarse de recibir la mejor propuesta.
- A esto se le llama LICITACIÓN.
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el diagnóstico- Para poder identificar correctamente los síntomas, debemos sacarle la mayor cantidad de información al cliente, lo cual nos ayudará a dar un buen diagnóstico.
- Para esto, el doctor o agencia utiliza una serie de instrumentos especiales llamados:
- EL BRIEF, LA ORDEN DE TRABAJO y EL REPORTE DE REUNIÓN.
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la medicina- Con un buen diagnóstico, el dpto. creativo puede presentar una excelente propuesta que cumpla con atender todas las necesidades y objetivos del cliente.
- A esto se le llama: LA PROPUESTA CREATIVA.
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la factura- Una vez que el cliente acepta la propuesta creativa, se pasa a cotizar todos los elementos para darle al cliente un monto aproximado de cuánto le costará el evento, el mismo que él deberá revisar y aprobar.
- A esto se le llama: PRESUPUESTO.
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el tratamiento- Una vez aprobada la propuesta creativa y el presupuesto se pasa a ejecutar el evento, el cual debe dejar alucinado al cliente.
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los resultados- Una vez ejecutado el evento, este se debe medir para evaluar si cumplió con los objetivos señalados.
- Esto se puede hacer a través de ENCUESTAS.
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el paciente
el doctor
el diagnóstico
la medicina
la factura
el tratamiento
el resultado
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BRIEFel
Antes de empezar a crear y proponer es necesario tener claro ….
¿Qué? ¿Cómo?
¿Cuándo?¿Dónde?
¿A quién?
Primeramente
¿Qué es un brief? Es un documento informativo breve, conciso, completo y
detallado del producto o servicio que da el cliente a la agencia de publicidad.
Es más informal : puede ser un simple llamado telefónico del cliente en donde explica
verbalmente el requerimiento de manera corta y breve.
¿Qué es un briefing?
Es la modificación del Brief del Cliente por parte de la agencia, que nuevamente vuelve al cliente
para aprobación y de allí a la agencia para elaborar propuesta.
También conocido como Brief Creativo.
¿Qué es un contrabriefing?
La propuesta estratégica y creativa debe ser entendida
como un proceso…
Cómo lo explicó el cliente Cómo lo entendió el líder del proyecto
Como lo interpretó el diseñador
Cómo lo diseñó el analista financiero
Como lo describió asesor comercial
Lo que el cliente realmente necesitaba
La cobertura de mantenimiento
Lo que se le facturó al cliente
Lo que instalaron los operarios
Cómo se documentó el proyecto
Estrategia de solución:Estrategia de solución:
El Brief
Creativo
¿En qué consiste?¿En qué consiste?
El Brief Creativo es una herramienta que
utilizada eficazmente proporciona un enfoque claro y acertado sobre los eventos solicitados, ofreciendo la
información necesaria para empezar la etapa de creatividad estratégica.
Un Brief Creativo no es…Un Brief Creativo no es…
•Una lista de chequeo•Un documento corta y pega•Una lista de instrucciones•Una receta•Un test de selección múltiple
¿Qué contiene?¿Qué contiene?1. Descripción del trabajo2. Antecedentes3. Target4. Objetivos5. Mensaje6. Reason Why7. Estrategia General8. Elementos obligatorios9. Tiempos10. Presupuesto 11. Aprobaciones
Descripción del trabajoDescripción del trabajo
• ¿Qué es lo que hay que hacer?
• ¿Qué tipo de evento queremos? P.e.: integración, teambuilding, convención, lanzamiento, conferencia, festival, fiesta concierto, etc.
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•La definición es corta, menos de una línea. No hay que escribir un ensayo sobre
el asunto sino ser concretos.
Descripción del trabajoDescripción del trabajo1
AntecedentesAntecedentes
¿Se ha realizado un evento similiar anteriormente?
¿Cómo se ha realizado? Incluir detalles como nombre del evento, temática, lugar, programa, etc.
¿Cuál es el contexto del proyecto?
¿Es parte de alguna estrategia ya desarrollada?
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No está bien redactado si al terminar de leerlo
no tenemos idea de cómo se articula este
evento con la estrategia, ni qué enfoque tiene el proyecto en general.
AntecedentesAntecedentes2
• ¿A quiénes va dirigido el evento y qué necesitamos saber acerca de ellos que sea relevante?
• ¿Qué sabemos de ellos?
•¿Hay alguna cosa en particular que deba ser evitada?
TargetTarget3
No sirve si no es específico; p.e.: “público interesado” o “trabajadores” son categorías demasiado extensas.
Si el target no es específico, no causaremos impacto.
TargetTarget3
•¿Qué se busca lograr?
•¿Cómo será esto medido y entendido?
•¿Qué es lo que queremos que el target
haga/piense/sienta?
ObjetivosObjetivos4
Un buen objetivo es realista y puede ser
interpretado a través de los atributos del evento.
ObjetivosObjetivos4
Objetivo Principal
- ¿Qué es lo más importante que se busca obtener con el evento y en lo que nos debemos enfocar primordialmente?
ObjetivosObjetivos4
Objetivos Secundario
- ¿Qué otras cosas se quieren lograr con el evento?
ObjetivosObjetivos4
•¿Cuál es el concepto que queremos transmitir?
• ¿Hay algún insight que podamos aprovechar?
•¿Qué es lo que deben recordar del evento?
El MensajeEl Mensaje5
Esto es lo primero y lo último que los creativos deben leer del
brief, aquí debe definirse el ángulo desde el que será abordado el evento.No está bien redactado si no muestra la característica
esencial del evento. Debe proporcionar una razón atrayente y poderosa.
El MensajeEl Mensaje5
Reason WhyReason Why6¿Cómo creerán lo que decimos?¿En qué se respalda el mensaje que queremos comunicar? ¿Cuál
es el beneficio? ¿Qué ganan los asistentes con ir al evento?
El mensaje debe proporcionar una razón atrayente y poderosa.
¿Comunica clara y rápidamente lo que quiere decir?¿Contiene al menos una característica que no sabía antes de empezar
el brief? ¿Es sorprendente o provocador?
¿Contiene una mirada estratégica?
¿Contiene un beneficio para el consumidor?
¿Usted mismo lo cree?Si la respuesta es no a alguno de los puntos anteriores, revise nuevamente su propuesta
Reason WhyReason Why6
•¿Cómo lograremos los objetivos?
• ¿Que debe tener el evento para lograr el éxito?
Estrategia GeneralEstrategia General7
Elementos ObligatoriosElementos Obligatorios8•Los elementos que deben ir en el evento sí o sí, tales como las palabras de los representantes de la institución, fiesta, premiación, sorteos, etc.
Es importante definir el plazo de entrega de la propuesta creativa y el presupuesto.
Un trabajo mal organizado en tiempos puede resultar en una propuesta insatisfactoria.
TiemposTiempos9
Hacer un presupuesto previo le ayudará a terminar de definir aspectos técnicos relacionados con el tipo de formato del evento (tamaño, cantidad de personas, tipo de comida, local, etc.)
PresupuestoPresupuesto10
¿Quién da el visto bueno final?
¿Quiénes participan de la revisión
del proyecto y en qué momentos?
AprobacionesAprobaciones11
Errores comunesErrores comunesBriefs llenos de contradiccionesReiterativosPoco realistasPerezosos, genéricos, con pocas ideasUso excesivo de jerga ambigua, carente de identidad y foco Un brief que le calza a cualquier producto o servicio
Principios guías:Principios guías:Conozca a profundidad el evento que quiere ofrecer, sólo así podrá enfocarlo de manera atractiva
KIS: Keep It Short, Keep It Simple