flujo coordinacion biblioteca

Centro de Biblioteca

Usuario

Figura 2. Flujograma procedimiento: “Orientación al Usuario”

Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

Jefe Area Atención al UsuarioFuncionarios

Orientan al usuario en la consulta de bases de datos y ficheros

Capacita al Usuario en la búsqueda, uso y manejo de las bases de datos y

fuentes de información del centro

Solicita orientación para localizar información Bibliográfica

Fin

Inicio

Remite al Usuario a las colecciones y/o secciones donde

se encuentra la información

Supervisa a los funcionarios de la sección en la atención oportuna y

eficiente a los usuarios


Recibe material bibliográfico y audiovisual

Recupera información del materialbibliográfico y audiovisual

Procesa recuperación de información en la base de datos

Imprime listados y los boletines de material bibliográfico y audiovisual

Fin


Exhibe listados y boletines en carteleras

Informa a los departamentos sobre la publicación de nuevos listados y boletines

Inicio

Figura 3. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Difusión de Listados y Boletines Bibliográficos”

Jefes Areas de Servicios Públicos


Recuperación de boletines y listados de nuevo material bibliográfico y audiovisual

Consulta e identifica información de interés de Internet

Baja información de interés de Internet

Fin


Selecciona la información de acuerdo al perfil de los usuarios

Envía boletines y listados a los departamentos

Inicio

Envía información de interés bajada de Internet a los usuario definidos de acuerdo a su perfil, por correo electrónico

Elabora listados de direcciones de páginas con temas de interés

Figura 4. Flujograma procedimiento: “Difusión de Información a Través de Correo Electrónico”

Coordinador Biblioteca


Usuario


Auxiliar de Biblioteca

Identifica en la estantería de la colección de libros de reserva

las áreas dewey y busca los libros

Solicita la reservación del material bibliográfico

Inicio

Figura 5. Flujograma procedimiento: “Reservación de Material Bibliográfico”

¿El libro es?

De Reserva

Adjunta el carné del estudiante a la ficha de préstamo del libro solicitado

Informa al usuario el día y la hora en que puede retirar y devolver el libro

Fin

Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográficoy lo anexa a la ficha de préstamo

De Colección General



Auxiliar de Servicio Público

Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico

Inicio

Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”

Identifica en la estantería de la colección de libros, las áreas

dewey y busca los libros

Solicita el carné del usuario

¿El préstamo es?

A domicilio

En la sala Anexa el carné al formato de solicitud o ficha de préstamo

Entrega el libro al usuario

B

Guarda el carné con la ficha de préstamo o formato de solicitud temporal

¿EsPrimera vez?

No

SiA

C




Abre tarjeta del usuario y diligencia los datos personales del usuario

Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”

Registra en la tarjeta del usuariolos datos de identificación del material bibliográfico y la fecha de devolución

Hace firmar al usuario la tarjeta de préstamo y marca la fecha de devolución en la tarjeta y

en la hoja de vencimiento

Entrega el libro al usuario

B

Devuelve el carné al usuarioy deposita el formato

de solicitud de materialbibliográfico en el respectivo casillero por tipo de usuario

A

C

Recibe el libro del usuario

B

¿El préstamo es?

A domicilio

En la sala

Fin

Ubica el material bibliográficoen la colección

¿Librodevuelto en la fecha

indicada

Si

No

D

Marca en la tarjeta del libro y del usuario la fecha de

devolución con el fechador

Retira la ficha de préstamo y le colocala fecha de devolución con el fechador




Figura 6 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico”

Recibe copia de la consignación del usuario

D

Fin

Ubica el material bibliográficoen la colección

Guarda copia del formato de cobro de multas

Verifica días de retardo, diligencia formato con el valor de la multa y entrega el original al usuario

Anexa copia de consignaciónal formato de cobro de multas

y reporta informe


Usuario


Auxiliar de Referencia

Entrega al usuario los listados de audiovisuales: Diapositivas, películas en Betamáx, VHS y CD

Selecciona los audiovisuales de interés

Inicio

Figura 7. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales”

Busca el audiovisual solicitado por el número de identificación del material

Retira del audiovisual la ficha de préstamo

Solicita el carné al usuario

A

Firma la ficha de préstamo del audiovisual

Recibe solicitud de préstamo de material audiovisual

Anexa al carné la ficha de préstamo del audiovisual




Figura 7 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales”

Deposita el formato de solicitud del audiovisual en el respectivo casillero por tipo de usuario

Recibe audiovisual del usuario y entrega carné

Marca en la tarjeta de devolución del audiovisual, con el fechador

A

Ubica el audiovisual en su lugar

Entrega el audiovisual al usuario

Guarda el carné del usuario y la ficha de préstamo de audiovisual

Fin



Auxiliar de Préstamo

Figura 8. Flujograma procedimiento: “Renovación de Material Bibliográfico Audiovisual”

Entrega material al usuario

Entrega el audiovisual al usuario

Recibe al usuario el material bibliográfico

Fin

Usuario

Solicita la renovacióndel material bibliográfico

Coloca la nueva fecha de devolución tanto en la tarjeta del usuario como en

la ficha de préstamo del material bibliográfico audiovisual

Inicio



Auxiliar de Biblioteca

Figura 9. Flujograma procedimiento: “Consultas Internet y Bases de Datos”

Recibe formato diligenciado con la información requerida y diskette

Define tiempo de entrega de la información

Fin

Usuario

Solicita servicios de información a través de Internet

Define medio de consulta: Internet o Base de Datos

Inicio

Realiza la consulta

Graba la información obtenida en el diskette

Entrega al información al usuario

Informa al usuario




Figura 10. Flujograma procedimiento: “Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual”

Revisa que concuerde el material con la ficha de préstamos de libros y audiovisuales

Fin

Inicio

Organiza el material bibliográfico y audiovisual

Identifica el área y estantería para ubicación del material

Organiza el material bibliográfico y audiovisual en su lugar

Figura 11. Flujograma Procedimiento: “Manejo de Correspondencia y Publicaciones Periódicas”


Fin


Auxiliar de CanjeSecretaria Jefe de Sección

Entrega correspondencia al auxiliar de registro y Canje

de Materiales Bibliográficos

Inicio

Recibe correspondencia

Define respuesta a la correspondencia recibida

Diligencia respuesta en formatos según el caso

Verifica información diligenciada y firma

los documentos

Envía correspondencia a la administración de documentos

y archiva copia

Abre correspondencia y entrega al Jefe de Sección



Director

Figura 12. Flujograma procedimiento: “Compra de Material Bibliográfico”

Contacta proveedores de materiales y solicita cotizaciones bibliográficas

Recibe y analiza cotizaciones

Fin

Identifica requerimientos de material bibliográfico

Gestiona adquisición de material como centro de gastos

Recibe Material Bibliográfico y confronta que coincida con el pedido

Secretaria

Inicio

Organiza material y entrega a los jefes de sección



Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados”

Organiza los duplicados alfabéticamentepor título, año, volumen y número

Separa las publicaciones duplicadas de las que ingresarán a la colección

Inicio

Auxiliar de Canje Jefe de Sección

ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje

Ubica las publicaciones duplicadas en la colección de duplicados

Copia en diskette listado de publicaciones para canje

A

Imprime listados de duplicados de publicaciones para enviar a instituciones

que no poseen dirección electrónica

Envía por correo electrónico listado de publicaciones para canje a las instituciones

que poseen poseen correo electrónico




Recibe sobres con listados de duplicaciones y los envía a la sección

de Administración de Documentos

Elabora sobres con direcciones de instituciones locales, nacionales e

internacionales para enviar listados de duplicados

Auxiliar de Canje


Recibe listados por las instituciones tanto por correo electrónico como por correo aéreo con la solicitud de duplicaciones de su interés

B

Selecciona las publicaciones solicitadas

Secretaria

A




Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados

Auxiliar de Canje

Elabora oficios de remisión de publicacionespara canje y los pasa al Jefe de Sección

para su control y firma

Empaca las publicaciones publicadas solicitadas con el oficio de remisión

Firma oficios

Secretaria

Envía duplicados de publicaciones a la secretaria del centro

Jefe de Sección

B

Fin

Envía duplicados de publicaciones a la sección de administración


Director

Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas”


Auxiliar de CanjeJefe de Sección

Recibe las publicaciones enviadaspara canje por el centro Editorial

Ubica las publicaciones en la colección “Publicaciones en la Universidad

de Caldas para Canje”

Envía a la sección de canje 100 ejemplares de cada documento

producido y editado en la universidad

Inicio

Revisa el envío y entrega las publicaciones a la auxiliar de registro y canje de materiales bibliográficos

Determina las instituciones a las cuales se les enviará las

publicaciones y demás documentos editados por la U. de Caldas

Centro Editorial

A



Auxiliar de Canje

Elabora oficios de remisión de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección

para su control y firma

A

Firma los Oficios

Verifica los listados automatizados de lasdiferentes instituciones con las que se tiene

establecido el canje para cargar las publicaciones que se enviaran de acuerdo a los programas

académicos que editan publicaciones

Fin

Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados

Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas en le oficio de remisión y las envía a

Administración de Documentos

Jefe de Sección

Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas”



Elabora listados de material para donación

Selección de material de duplicados aquellos a donar

Auxiliar de Canje


Contactan instituciones interesadas en material bibliográfico y envía

listados de material a donar

Jefe de Sección

Figura 15. Flujograma procedimiento: “Donación de Material Bibliográfico”

Inicio

Entrega o envía a lasinstituciones la donación

Fin


Secretaria

Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros”


Catalogadora de LibrosJefe de Proceso Técnico

Recibe los libros y Materiales Audiovisuales y gráficos y confronta

contra los listados

Envía al Jefe de Procesos Técnicos los libros y materiales audiovisuales

y gráficos recibidos en el centro de los respectivos listados

Inicio

A

Envía con listados los materiales bibliográficos (libros, audiovisuales,

CD, cassetes, Diskette) recién adquiridos al área de catalogación

Recibe los materiales bibliográficos con su correspondiente

listado, del Jefe de Sección

Constata que el material bibliográfico recién recibido no contenga imperfecciones de edición

Confronta fichero topográfico y en la respectiva ficha registra el nuevo

ejemplar y su respectivonúmero de inventario

Confronta libros con fichero de autor interno para constatar que no haya

existencia del libro mismo ni repetición de ediciones



Elabora fichas de acceso (Entrada de material bibliográfico, audiovisual y gráfico

A

Verifica número de edición de los libros nuevos

Sella los libros en el mayor número de hojasposible y en las páginas terminadas en 36


Catalogadora de Libros

Asigna al libro el número de inventario, con el numerador y anota fecha de entrada del libro,facultad; el volumen y el número de ejemplar

cuando es necesario, y la forma de adquisición

Registra en los formatos de estadística de acuerdo con la ficha de inventario, la

existencia de libros por facultad y programas académicos

B



Asigna la clave de autor de acuerdo a la clave de Cutter

B


Catalogadora de Libros

Cataloga el material a la sección de acuerdo a las reglas de Catalogación Angloamericanas

Entrega al Jefe de Sección el material catalogado para su clasificación con: ficha catalográfica

(borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciado

D

¿El Libroes nuevo?

Si

NoC

Revisa la catalogación para verificar la correcta aplicación de las

reglas angloamericanas

Jefe de Proceso Técnico





D

Auxiliar Duplicadora

Asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación de la información,

de acuerdo a las listas de encabezamientos de materia y de tesaurus

Clasifica los materiales bibliográficos audiovisualesy gráficos llegados al centro de acuerdo al sistema

de clasificación Mevil Dewey

Envía los materiales bibliográficos (lobros, CD, audiovisuales, cassetes, diskette) al área de

preparación física de materiales bibliográficos

Recibe los materiales bibliográficos catalogados y clasificados con su

respectiva ficha catalográfica

E

Duplica las fichas de autor interno ytopográfica con base en el borrador

de la ficha catalográfica

C



Rotula el material bibliográfico con sucorrespondiente No. de clasificación

E

Elabora ficha de préstamo al material bibliográfico. Contiene: Signatura topográfica, No de acceso, autor, título


Auxiliar Duplicadora

Elabora bolsillo al material de préstamo.Contiene: Signatura topográfica, No de acceso.

F

Pega el bolsillo con su ficha de préstamo, y hoja de devolución

Entrega listados a la Coordinación del centro para el programa de difusión y diseminación selectiva de la información. Los libros al jefe de procesos Técnico

Elabora listados de los libros procesadospara las bibliotecas central y satélite



Elabora listados de libros y los entrega a la biblioteca central o envía a las bibliotecas satélites

F

Revisa fichas del autor interno y la topográfica


Jefe de Servicios al Público

Ubica el material en el área de librospara las diferentes colecciones

G

Recibe del jefe de procesos técnicos libros y materiales audiovisuales procesados

Entrega los libros a los funcionarios responsables de las colecciones

Confronta los libros con los epígrafes para recuperación de una nueva información



G

Entrega las fichas para intercalarlas en los catálogos públicos


Jefe de Servicios al Público

Elabora listados sistematizados por materiales con la información

recuperada de los últimos libros ingresados a la colección

Difunde la información a través de las carteleras y correo electrónico

Fin



Recibe publicaciones periódicas

Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas”

Auxiliar de Canje

Separa las publicaciones según su destino final:biblioteca central o bibliotecas satélites

B

Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS según su periodicidad

Inicio

Organiza las publicaciones alfabéticamente por título para registrarlas en la base de datos del CCNPS

(Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas

¿Es Títulonuevo?

Si

NoA

Separa revistas como materiales de cuarentena y entrega al Jefe de la Sección



Auxiliar de Canje

B

Recupera la información de las publicaciones para su difusión

Difunde información relevante

Ubica revistas en colección de cuarentena

Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS

C


Fin

A

Registra el título de la publicaciónen los listados automatizados

Sella cada publicación en el mayornúmero de hojas y en las páginas

terminadas en seis

Pega rótulo en el lomo o pasta de la publicación

Rotula cada publicación con su respectivos datos de identificación

Año, Vol, No.

Señala el título de la publicación




Selecciona los títulos de revistas que deben ser actualizados de acuerdo

a la temática de los programas académicos y las necesidades de los usuarios

C

Capacita a los monitores para el análisis y recuperación de la información de las publicaciones

Jefe de Sección

Entrega a los funcionarios analistas y a los monitoreslas publicaciones seleccionadas para ser analizadas

Elabora la ficha con la catalogacióndescriptiva de las publicaciones

Recibe las publicaciones seleccionadas para ser analizadas

Analistas de Información

D

Selecciona los artículos de mayor interés y asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación

de la información, de acuerdo a las listas de materia de tesaurus




Duplica las analíticas por materia y ficha catalográfica

D

Supervisa la elaboración correcta de la catalogación descriptiva y asignación

de epígrafes a las publicaciones

Analistas de Información

Supervisa la correcta duplicación de las analíticas

Alfabetiza las analíticas por materia,siguiendo las normas bibliotecológicas

para alfabetización

Fin

Intercala las analíticas en el ficheropublico de hemeroteca siguiendo

el orden alfabético por materia




Envía los documentos para el archivo vertical con su respectivo listado

Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical”

Secretaria

Cataloga los documentos para el archivo vertical de acuerdo a las reglas de catalogación angloamericanas

Recibe los documentos para el centro vertical

Jefe de Servicio Público

A

Asigna encabezamientos de materia de acuerdo a la normatividad de indización coordinada

Inicio

Elabora resumen a los documentos que lo ameriten

Asigna número de identificación a los documentos



Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical”

Elabora las fichas de préstamo y las hojas de vencimiento

Registra los materiales procesados en la base de datos


A

Rotula los materiales procesados

Alfabetiza e intercala materiales procesados

Ubica el material procesado en la colección dearchivo vertical de acuerdo a la numeración

del sistema de indización coordinada

Jefe de Servicio Público

Elabora listados sistematizados del nuevo material procesado

Fin

Difunde la información a través de lascarteleras y correo electrónico


Jefe de Sección

Figura 19. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos”


SecretariaDirector del Centro

Recoge estadísticas de las secciones

Inicio

Revisa informes Estadísticos

Consolida informaciónpara el reporte semestral

Entrega al Director del Centro

Elabora Reporte Estadístico

Fin



Figura 20. Flujograma procedimiento: “Reporte de Listados de Usuarios Morosos”

Elabora listados de usuarios morosos porFacultades y por Programa Académico

Verifica en las tarjetas de préstamo de los usuarios las fechas de préstamo


Alfabetiza e intercala materiales procesados


Fin

Entrega al Coordinador de la Sección el listado de usuarios que han pagado

Inicio

Entrega listados de usuarios morosos al Coordinador de la Sección

Elabora listado de usuarios que han pagado multas

Anexa recibos de pago a los listados de usuarios que han pagado



Realiza entrevista

Convoca estudiantes interesados en ser monitores de biblioteca

Auxiliar de Préstamo Coordinador de Biblioteca

Inicio

Selecciona monitores

Informa a los monitores seleccionados

A

Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores”



Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores”

Jefe de Sección Monitores

Fin

Capacita a los monitores en el manejo de la información

de acuerdo al área específica

Concerta horarios con monitores y asigna labores

Diligencian formatos de cumplimientode horario y labores realizadas

A

Evalúa labor de monitores y presenta informe al Director del Centro



Busca la tarjeta del usuario en ordenalfabético por programa, apellido

y usuario respectivamente

Solicita el Paz y Salvo

Auxiliar de Préstamo Usuario

Inicio

Figura 22. Flujograma procedimiento: “Diligenciamiento y entrega de paz y salvos”

Entrega Paz y Salvo al Usuario

Verifica que el usuario no deba libros y en caso de deberlos que la

fecha de vencimiento no sobrepasa los reglamentos

Llena el formato de Paz y Salvo

Fin



Evalúa la asesoría requerida

Solicita asesoría

Auxiliar de Préstamo Usuario

Inicio

Figura 23. Flujograma procedimiento: “Asesoría en el uso y manejo de fuentes de información”

Presta atención al usuario

Fin

Determina el tiempo de atención

flujo coordinacion biblioteca

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