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Finalistas Semifinal IEA 2020Soporte Logístico Perú

Gestión anticipada de documentos utilizando SharePoint.

Innovador:

Maribel Guerra Mujica.

Coach:

Paola Arbañil Chauca.

Equipo:

Soporte Logístico Perú.

Foco estratégico:

Clientes Contentos

Enero 2021

ID : 2266

Descripción de la iniciativa

Incumplimiento por falta de requisitos documentarios.

Por la coyuntura sanitaria, clientes y proveedores solicitan como requisito enviar con anticipación, ladocumentación de los conductores, adicional a la rutinaria (Prueba rápida y Examen médicoocupacional), en un plazo máximo 2 días y mínimo 1 día, para obtener el visto bueno de ingreso a susinstalaciones, pero no se está cumpliendo, debido que se envía a destiempo, lo cual genera quejas y/oreclamos por parte de los clientes.

Problema encontrado:


Iniciativa planteada

Tener acceso a una base de datos de conductores disponibles y sus documentos, por mediode SharePoint, a fin de que se realice una adecuada gestión, coordinación y seguimientosemanal con la interacción de las áreas Experiencia al cliente y Transportes, en relación a uncronograma de atención de mercadería (entregas y recojos) solicitadas por el cliente.

Esta iniciativa busca que los involucrados puedan visualizar, modificar y compartir unasola base de datos actualizada, alertar las modificaciones por correo mediante el URLdel grupo privado, también agendar reuniones para revisar los cambios.

De esta manera se podrá dar respuesta oportuna, sea positiva o por confirmar, a la atenciónde requerimientos de los clientes y proveedores en las fechas solicitadas.

Modelo base de datos en formato Excel

Grupo privado en SharePoint

Desarrollo de la iniciativa

Objetivos y beneficios del proyecto

Objetivos Beneficios

Garantizar una respuesta oportuna al cliente para atender sus requerimientos.

Continuidad de los servicios.

Proponer una comunicación directa y en equipo.Eficacia en la gestión, coordinación y seguimiento de cada área involucrada.

Manejar una sola información. Respuesta actualizada y oportuna.

Plantear el uso de otra herramienta tecnológica, más allá de sólo correos electrónicos.

Coordinación ágil y simple.

Garantizar los requerimientos del cliente. Cumplimiento a tiempo de los servicios.


Costos/Beneficios de implementación

El costo para eldesarrollo de lainiciativa: Es cero, ya que se

estaría usando el sistemaSharePoint, la cual se puedetener acceso en Microsoft Office365 sólo con el usuario ycontraseña corporativa.

Beneficios:

• Cuantificar los tiempos: Si bien el promedio de respuesta

para confirmar un servicio de transporte es entre 24 y 48 horassegún acuerdo, con esto se estima que disminuiría a 24 horas o elmismo día según el requerimiento.

• Evitar los reprocesos: En cuanto se recibe la solicitud de

requerimiento de transporte por parte del cliente, el área deExperiencia al Cliente ya tiene al alcance la data actualizadasemanalmente (disponibilidad de conductores y documentos), lacual al momento de generar la solicitud a Transportes, podamossugerir que conductor(es) puede cubrir el servicio.Ahorro en costos y tiempos


Cronograma de implementación

Descripción de la acción Tiempo estimado 01/02 02/02 03/02 04/02 05/02 06/02 07/00 08/02 09/02 10/02 11/02 12/02 13/02 14/02

Acceso a Office 365 1 X

Verificar requerimiento de transporte por parte del cliente.

1 X

Verificar documentos conformes vs pendientes de los conductores.

1 X

Elaboración de la base de datos.

5 X X X X X

Subir la base de datos al SharePoint

1 X

Compartir base de datos mediante un correo con la URL

1 X

Gestión de Transportes y Experiencia al Cliente.

1 X

Alcance

Nuestra gente

TecnologíaEficiencia en costos

Clientes contentos

• Eficacia en la comunicación interna manejando información en tiempo real y actualizada entre las áreas involucradas.

• El uso de SharePoint para la presente iniciativa se ahorra en costos y tiempos.

• Genera un impacto indirecto, ya que la iniciativa está basada en recursos existentes, en la parte tecnológica se cuenta con acceso a SharePoint y en el desarrollo formaría parte de la función del colaborador.

• Eficiencia en gestión, coordinación y seguimiento a los requerimientos.

AnexosEjemplo de requisitos documentarios:

Tipo de requerimiento del Cliente:

Proceso de solicitud y atención de requerimiento de transporte

1. Presenta solicitud del cliente y/o proveedor.

2. Verifica disponibilidad de conductor y

requisitos.

3. Envía solicitud con requerimiento y

sugerencia.

4. Valida la solicitud mediante el SharePoint y con los transportistas.

Cliente Área de Experiencia al cliente

Área de Transporte

INICIO

FIN

8. Envía los datos y documentos.

5. Lista conductores disponibles y sus

documentos.

6. Lista unidades disponibles y documentos.

7. Selecciona conductor/unidad

9. Servicio se concreta.

Racks con rodillos para jabas/cajas - Operación de crossdocking – ID 1318Innovador:

Gonzalo Contreras Martinez

Coach:

Romina Serpa Haro

Equipo:

Soporte Logístico Perú

Foco estratégico:

Eficiencia en costos

Enero 2021

Racks con rodillos para jabas/cajas - Operación de crossdocking

Problemas encontrados

Espacios excesivos Recorridos excesivos Alto número de operarios

Racks con rodillos para jabas/cajas - Operación de crossdocking

Iniciativa planteada: Estanterías para picking dinámico

Ventajas:

Manejo FIFO

Una fila una tienda/ destino.

Ideal para picking por bultos/ unidades

Aplicable para tiendas de conveniencia




Reducción de un 30% del espacio (m2) para lasoperaciones de Crossdocking

Reducción de costos de alquiler

Incremento de la productividad de picking en un 20%

Reducción de costos de mano de obra

Incrementar la capacidad de atención de pedidos en un 10%

Mayor flexibilidad en la demanda



Inversión Estanterias picking dinámico (Callao) $ 62,430

T.C. 3.61

Inversión Estanterias picking dinámico (Callao) S/ 225,372

Vida util (años) 5

Depreciación (mensual) S/ 3,756

Ítem Descripción Costo prom Cant Ahorro

1 Personal S/. 2,931 3 S/. 8,792

2 RF S/. 857 3 S/. 2,572

3 Espacio alquilado S/. 9 700 S/. 6,174

TOTAL S/. 11,365

Ítem Descripción Costo unidad Unidades Costo final

1Estanterías para picking dinámico

(Depreciación mensual)S/. 3,756 1 S/. 3,756

2 Mantenimiento (Gasto mensual) S/. 100 1 S/. 100

TOTAL S/. 3,856

Ahorro estimado mensual neto

S/. 7,508

Mantenimiento (anual) S/ 1,200

Mantenimiento (mensual) S/ 100

Costos de la implementación: Ahorros de la implementación:



Descripción de la acción

Tiempo estimado

01

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Evaluación de cuenta a

implementar7d

Elaboración Ficha técnica 2d

Validación Ficha técnica 2d

Solicitud de proveedores 4d

Revisión de Órdenes de

Compra4d

Aprobación de Órdenes de

Compra7d

Adquisición de Estanterías 90d

Instalación de Estanterías 14d

Alcance

Impacto en los focos estratégicos

Nuestra gente


Clientes contentos

• Reducción de los recorridos para agilizar el trabajo

• Uso de tecnología de racks con rodillos no implementada en otros almacenes

• Reducción de Costos Fijos Directos de Mano de Obra y Alquiler

• Reducción de equipos RF por menor requerimiento de personal

• Incremento de capacidad para atender otros clientes

Anexos

Representación gráfica a escala

AS IS TO BE

Anexos

Impacto en la reducción de espacios requeridos:

1617 m2

917 m2

Ahorro 700 m2 (43%)

AS IS TO BE

Herramienta colaborativa para reservar espacios en las sedes de Ransa - ID: 1450

Innovador:

Danixa Nevenka Roca del Águila

Coach:

Romina Vanessa Serpa Haro

Equipo:

Soporte Logístico Perú

Foco estratégico:

Nuestra Gente

Enero 2021


Problema encontrado

Muchas veces en las oficinas de Ransa el

espacio es limitado, de manera que cuando

se tiene que desarrollar actividades en otras

sedes no se cuenta con el espacio

correspondiente para poder continuar con las

actividades ininterrumpidas.



Implementar una herramienta colaborativa que

permita reservar los espacios para uso del

colaborador que trabaja en otra sede.

¡Guarda tu sitio!

INGRESAR




Establecer una reestructuración en las oficinas de Ransa Argentina Z4 para disponer de espacios libres para un aforo de 28 personas.

Evitar aglomeraciones y distracciones en las oficinas de Ransa.

Evitar fatiga en los trabajadores y brindar comodidad a cada colaborador.

Optimizar los tiempos de cada trabajador durante sus 8 horas de trabajo para evitar recorridos de 20-40 min.

Reducir tiempos de espera innecesarios para disponer de espacios colaborativos.

Todas las personas que frecuenten otras sedes dispondrán de espacios para trabajar sin problemas.


Costos de implementación

Ejemplo de posibles ahorros que se pueden generar con la iniciativa en un mes.

Beneficio Descripción Precio unidad Cantidad Precio final Nueva Cantidad Nuevo Precio final

Ahorro en posibles taxis para retorno a sedes base.

1. De RSA a Miraflores S/. 40.00 24 viajes aprox. S/. 960.00 16 viajes aprox. S/. 640.00

S/. 30.00 24 viajes aprox. S/. 720.00 16 viajes aprox. S/. 480.002. De RAA a Miraflores

3. De RSA a RAA S/. 18.00 24 viajes aprox. S/. 432.00 16 viajes aprox. S/. 288.00

TOTAL S/. 1,680.00 TOTAL S/. 1,120.00

COSTO

CERO COSTO

Beneficios de implementación

Ahorro Estimado

1. S/. 320.00 2. S/. 240.00 3. S/. 144.00

TOTAL = S/. 704.00



Descripción de la acciónTiempo

estimadoSemana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7

Armado de matriz base (campos a tomar en cuenta)

1 semana X

Elaboración de plantilla o campos en power apps

1 semana X

Ajustes de vistas de la aplicación 1 semana X

Ajustes finales de la aplicación con el equipo de TI (fórmulas)

1 semana X

Pruebas pilotos de la aplicación 1 semana X

Capacitación del personal 1 semana X

Alcance

Nuestra gente

• Cada uno de nuestros

colaboradores dispondrá de

espacios para trabajar sin

interrupciones generando de

esta manera un impacto

positivo en su tiempo,

comodidad y productividad.

Anexos

Anexos

¡Guarda tu sitio!

INGRESAR

¡Guarda tu sitio!

INGRESAR

Guarda tu sitio

Oficina

Sede y Oficina

Día y Hora

Día

Hora

Cantidad de asientos

Disponible

20

Ocupado

8

+ Reservar un asiento

App. Mobile R2 – ID: 375

Innovador:

Lopez Panana, Willintong

Coach:

Dianderas Gutierrez, Enrique

Equipo:

Empowerment R2, ID 375

Foco estratégico:

Tecnología

Enero 2021


Problema encontrado

Para Ransa es fundamental tener una adecuada gestión de Ventas así como un eficiente Retorno sobre la inversión, dados los altoscostos que asumimos para la ejecución de nuestros servicios.

Sin embargo, he observado que las ventas de los servicios de transporte de un cliente de R2 no han retornado dentro del periodoestimado, puesto que gran parte de sus operaciones son facturadas en meses posteriores a su ejecución (hasta en 90 días).Siendo el principal inconveniente el retorno de la guías de remisión.

• Referencia: Transporte, Ago. 2019 – May. 2020, (Servicios no facturados dentro del mes de ejecución)

• Ventas S/.3,512,505.00

• Viajes 744 Prom. NF.63%



Implementar la App. “Mobile R2”, permitirá compartir guías de remisión desde su despacho hasta su visado por parte del cliente, conello podremos valorizar los servicios visualizando la GR. aprobada desde la App., generaremos reducción de tiempos de espera de GR.de un promedio 12 días a 4 días.

Muestra: Cliente de R2, desde la aplicación de un concepto básico de Mobile R2 en el mes de Junio 2020, la facturación de las Ventasse han elevado puesto que el registro de los servicios han sido mayores.

• Referencia: Transporte, Ago. 2019 – Dic. 2020, (Servicios facturados dentro del mes de ejecución) Prom. NF.13%




Generar retorno de la inversión dentro de los tiempos estimados (30 días)

Ventaja competitiva (Información en tiempo real para gestionar oportunamente)

Reducir las Ventas atrasadas.Mayor productividad de las áreas involucradas en Ransa ( tendránacceso directo a la información logrando trabajarla de maneraoportuna)

Generar eficiencias operativas y administrativas (optimización de procesos, reducción de tiempos).

Fomenta la innovación (La implementación de una actividad digital fomenta la evaluación de otros procesos propios de la cadena, impulsando su transformación)

Mejorar la calidad de nuestros servicios ( se reducirán las estimaciones vencidas así como los bloqueos de cuenta).

Salud en el trabajo (Minimiza el Riesgo de Contagio)

Propiciar un espacio colaborativo que agilice las actividades administrativas.

Escalabilidad, conectividad offline, reducción de sobrecostos



No se detalla costo de implementación, puesto que se hará uso de la licencia Microsoft Power Apps. y el aporte de TI de Ransa.

Ítem Descripción Costo unidad Unidades Costo final

1

2

3

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6

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8

Ahorro estimado



La App. Mobile R2 está actualmente en la fase de desarrollo, por ello se presenta el siguiente Gantt:

Descripción de la acciónTiempo

estimado03/11 05/11 10/11 12/11 17/11 19/11 24/11 26/11 01/12 02/02 04/02 08/02 10/02 15/02

Definición (funcionalidad y usabilidad)

3 hrs. X X

Diseño 3 hrs. X X

Desarrollo 13 hrs. X X X X X X X

Salida a Producción X

Difusión X X

Implementación X

Alcance

Nuestra gente


Clientes contentos

• Generará un entorno laboral saludable.

• Generará agilidad en las comunicaciones y procesos, obteniendo ventajas competitivas.

• Generará reducción de sobrecostos (horas hombre, suministros de oficina, servicios).

• Fomentará la satisfacción del cliente, por medio de una experiencia tecnológica enfocada en la innovación continua.

Vistas

La presente aplicación proponeademás de una decisión operativay comercial, también una decisiónfinanciera.

Gantt

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