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Openo�ce La hoja de cálculo Calc

Figura 3.2.33: Vista preliminar de la impresión

Aunque parezca que no tiene nada que ver con la im-presión, el PDF es un formato que, además de su fácilportabilidad a otros sistemas operativos, representala copia impresa �virtual� de un documento, y algoque es importante: respeta la maquetación del mis-mo que hemos hecho. Se trata también de un formatocomprimido, con lo cual es bastante útil a la horade trabajar con él en internet (para descargarlo, en-viarlo por correo electrónico, etc.). Para exportar undocumento podemos pulsar el botón de la barra deherramientas Exportar directamente como PDFo en Archivo Õ Exportar en formato PDF. Deesta última forma la aplicación nos permite con�guraresa exportación matizando, entre otras cosas, el gradode compresión y el intervalo de páginas que queremosexportar. Imprimir: con Archivo Õ Imprimir seabre la ventana siguiente y en ella marcaremos lasopciones principales, que son: una impresora (si hayvarias conectadas en la red elegimos una), el área deimpresión (todo el documento, unas páginas concretaso una zona previamente seleccionada) y el número decopias que queremos. Después pinchamos en Acep-tar y ya está. Eso sí, hemos de especi�car antes lascaracterísticas de la impresión (calidad, si queremosescala de grises, etc.) en Archivo Õ Con�guraciónde la Impresora.

Figura 3.2.34: Ventana imprimir

3.2.9. Posibles aplicaciones didácticas.

Hemos hablado ya a lo largo de este apartado de-dicado a Writer sobre algunas de las aplicaciones que

determinadas herramientas nos pueden proporcionaren el terreno educativo. No somos los más indicadospara dar lecciones sobre cómo aplicar conocimientosen vuestra labor didáctica, habida cuenta de la grancantidad de profesores y profesoras que asisten a estecurso y de su asegurada experiencia y profesionalidad.Tan solo pretendemos proporcionaros ideas concretas,que de seguro mejoraréis, ampliaréis y adaptaréis avuestra práctica personal.

Lo evidente: cuestiones de obligada mención, peroque no os proporcionarán muchas ideas originales. Espatente que en la preparación de pruebas escritas yapuntes, el procesador de textos juega un papel fun-damental. Serán de gran utilidad los encabezados (lainserción de campos en ellos), los diferentes estilos quepodemos manejar en el estilista, el uso de imágenes,ecuaciones si son necesarias, tablas, etc.; prácticamen-te todo lo que hemos estudiado en este apartado puedeser usado. Además, en lo referente a apuntes, el for-mato PDF proporciona no sólo las ventajas que yamencionamos en su momento, sino que también here-da los hiperenlaces que insertemos en Writer; de estaforma unos apuntes extensos se pueden manejar desdeun índice con vínculos de una manera muy cómoda.

Realización de cuestionarios: la posibilidad de pro-teger secciones hace posible que los alumnos puedanrellenar determinados cuestionarios directamente enel ordenador (pruebas escritas, actividades que requie-ren el uso de internet). Este tipo de actividades se pue-de realizar en pequeños grupos con la opción de queposteriormente intercambien los trabajos entre ellospara una segunda tarea: evaluar el trabajo de sus com-pañeros/as, ampliar o modi�car las respuestas,etc. Elformato virtual y el uso de una red permitiría unabuena gestión de este tipo de actividades.

Formato HTML: con la opción Guardar comopodemos transformar un documento Writer en unamodesta página web, que a su vez puede constituiruna actividad on line muy fácil de construir, y queademás nos permite disponer de los dos formatos (tex-to y HTML). Encontraremos muchas ideas en el blo-que siguiente (webquest, caza del tesoro, etc.).

El Periódico de la clase: el uso de las columnas, en-cabezados y las múltiples posibilidades de inserción deelementos que tiene Writer lo constituye como una he-rramienta su�ciente como para que los propios alum-nos/as elaboren un periódico.

3.3. La hoja de cálculo Calc

3.3.1. Introducción

Una vez que se ha trabajado con el procesador detextos Writer será más sencilla la adaptación al res-to de los componentes de OpenO�ce. Muchas herra-

mientas son las mismas y se encuentran en el mismolugar dentro del menú principal o en las barras.

Para introducir el programa Calc deberíamoscomenzar por de�nir lo que es una hoja de cálcu-lo; se puede decir que se trata de un programa que

Rafa Bracho, Paco España y Marta Pacheco. Página 112


intenta aprovechar las ventajas informáticas y mate-máticas para manejar y realizar cálculos sobre datoscon bastante e�cacia, siempre que éstos estén bienorganizados. Una hoja de cálculo no utiliza exclusiva-mente fórmulas matemáticas; también posee muchasfunciones de texto y las posibilidades que tiene pa-ra un docente son múltiples: calcular cali�caciones demanera casi inmediata (pudiendo variar los paráme-tros según nuestro criterio), imprimir etiquetas parasobres, realizar cálculos de los informes de asistenciaa clase, estadísticas sobre las cali�caciones de nuestrogrupo, grá�cos, ...

Esta será también una pequeña introducción almanejo de Calc, la hoja de cálculo que incorporaOpenO�ce; como decíamos al principio, lo que se vaa presentar es una muestra de lo que podemos hacerrealmente. Si os interesa el tema y queréis profundi-zar más, os recomendamos la Ayuda de Calc o algúnmanual especí�co de Calc u OpenO�ce de los quecirculan por la red (muchos gratuitos, pero cuidadoporque los hay buenos y muy malos también).

Dado que el título de este bloque deja claro quepretendemos re�ejar las posibilidades de OpenO�ceen el ámbito educativo, haremos bastantes referenciasa aspectos didácticos sobre el uso de Calc. La inmen-sa mayoría de los participantes de este curso son odesean ser profesores/as, por lo que no creemos queejempli�car de esta forma constituya un problema.Obviamente, si esos ejemplos propuestos en el terrenoeducativo necesitan de alguna aclaración por descono-cimiento de la profesión, consultadla inmediatamente.

Y con respecto a la tarea: igual que hicimos enel apartado anterior, la Actividad 10 consistirá encrear un documento con formato .ods (OpenO�-ce.org2 Calc), con diversos elementos que deberéis in-sertar. Se mostrará una señal de Aviso cuando comien-ce algo relacionado con la tarea, de esta forma:

Tarea correspondiente a la Actividad10.

Aquí te detallaremos lo que hay que hacer.

3.3.2. ¾Cómo entrar en Calc?

Entrar en Calc es igual de fácil que entrar en Wri-ter. En el escritorio de GuadaLinex hay que accedera Aplicaciones Õ O�cina Õ Hoja de cálculo.

Figura 3.3.1: ¾Cómo entrar en Calc?

Cuando se abra el programa, observaremos un entornodistinto al del procesador de textos. Está preparadopara realizar cálculos, pero también es posible sacar-le partido si queremos presentaciones �estéticamentecorrectas�. Y, a pesar de que los dos programas estándiseñados para cumplir funciones muy distintas, ob-servaréis que muchas de las opciones del menú son lasmismas.

Figura 3.3.2: La ventana de Calc

Disponemos además de una barra de fórmulas muyútil para: introducir funciones, ver el contenido de lasceldas, los rangos seleccionados, etc.

Figura 3.3.3: La barra de fórmulas

Aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal,con los títulos de las �las y columnas respectivamente.

Figura 3.3.4: Encabezados de �las y columnas

Tenemos barras de desplazamiento horizontal y verti-cal.



Figura 3.3.5: Barras de desplazamiento horrizontal y vertical

Por defecto (aunque eso lo podremos cambiar) conta-mos con tres pestañas llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Figura 3.3.6: Pestañas de las hojas del libro

3.3.3. Terminología habitual

Cuando se trabaja con hojas de cálculo, es fre-cuente escuchar algunos términos. Estos son los másimportantes:

+ Libro: es el archivo que creamos, es decir, elconjunto de todos los datos y fórmulas. Porejemplo, un libro podría ser el archivo que con-tiene todos los datos de nuestra tutoría.

+ Hoja de cálculo: el libro se compone de varios�entornos� que deben de estar separados paratrabajar con mayor comodidad; por ejemplo, losdatos de cada evaluación de un grupo. Estas sonlas hojas (son como carpetas donde separamosinformación), y accederemos a ellas presionan-do las solapas que muestran sus nombres. Pordefecto aparecen tres como ya hemos dicho, pe-ro podemos borrar e insertar las que deseemos.Si queremos re�ejar los datos de un curso, po-dríamos tener en el mismo libro diferentes hojas:una para los datos personales, tres para los da-tos de las evaluaciones, otra para los datos deasistencia, ...

Figura 3.3.7: Las hojas de cálculo del libro

+ Celda: es la intersección entre una �la y unacolumna.

+ Celda activa: es aquella en la que está posi-cionado el cursor. item Rango: es el conjuntode celdas que se usan para una acción común

(formato, funciones, grá�cos, ...). Habitualmen-te trabajaremos con rangos continuos, es decir,los que se localizan en una zona rectangular.

Figura 3.3.8: Rango de celdas

3.3.4. Acciones similares a las de Wri-ters

Ya hemos comentado que muchas funciones deWriter las encontramos también en Calc. Siempre esbueno comenzar una sección nueva recordando la in-mensa cantidad de cosas que hemos aprendido en laanterior, así que aquí tenéis:

+ Abrir un archivo: iremos a Archivo Õ Abrir,después señalaremos el nombre del archivo quenos interesa y pincharemos en Abrir (recordadcómo es el sistema de carpetas y archivos enGuadaLinex).

+ Cerrar archivo: Archivo Õ Cerrar.

+ Guardar: no olvidemos cada cierto tiempo guar-dar el documento en el que trabajamos. Esto sehace con la opción Archivo Õ Guardar. Loque dijimos sobre Guardar como en el aparta-do de Writer se mantiene aquí. Los tipos de for-matos con los que se puede guardar son: exten-sión .ods (Hoja de cálculo de OpenO�ce 2.0),extensión .sxc (hoja de cálculo OpenO�ce 1.0),extensión .xls (Excel), página web, dbase,... ymuchos otros. Nos permite guardar el archivocon una contraseña para que al abrirlo nos lasolicite.

+ Nuevo documento: con Archivo Õ Nuevo po-dremos elegir un documento nuevo del tipo quecorresponda (texto, hoja de cálculo, etc.).

+ Botones y menús: podemos con�gurar los boto-nes de las barras y los menús igual que hacíamosen Writer.

Figura 3.3.9: Con�guración de los botones de la aplicación

+ Ayuda: el entorno de ayuda es común para to-das las aplicaciones de OpenO�ce y su funcio-namiento, por lo tanto, idéntico.



+ Las opciones de Cortar, Copiar, Pegar sonlas mismas y realizan las mismas acciones.

+ Revisión ortográ�ca: accediendo aHerramien-tas Õ Revisión ortográ�ca (o tecla F7).También comparte con Writer la herramientade Corrección automática.

+ Buscar y reemplazar texto: se sigue haciendocon la opción Editar Õ Buscar y reempla-zar. En el botónOpciones aparecen varias nue-vas, y entre ellas una interesante: Buscar entodas las Hojas, que nos permite realizar unabúsqueda global en el libro.

Figura 3.3.10: Buscar y reemplazar

+ Imprimir: Archivo Õ Imprimir.

+ Barras de herramientas: con la opción Ver ÕBarras de herramientas podremos elegir lasbarras necesarias para las acciones que vayamosa realizar.

+ Cambio de la escala: en Ver Õ Escala podre-mos elegir la visualización más adecuada en unaventana como la que se abría en Writer.

+ Navegador y estilista: son herramientas que apa-recen en Calc y aprendimos a manejar en elapartado dedicado a Writer. Además en Calc to-ma especial relevancia el estilista debido al usode formatos condicionados, como ya veremos.

+ Inserción de imágenes a partir de un archivo:igual a como la hacíamos en Writer.

+ Inserción de hiperenlaces: el mismo procedi-miento que en Writer.

+ Barra de dibujo: si mostramos la barra de dibujoobservaremos que no ha cambiado y sus funcio-nes y aplicaciones tampoco. Igualmente pode-mos hacer uso de la galería Fontwork para darleun toque especial a un texto. El botón se mues-tra, como sabéis, en la barra de dibujo.

Figura 3.3.11: Barra de dibujo

+ Podemos seguir usando en Calc la aplicaciónMath para insertar ecuaciones en nuestro docu-mento. El método es el mismo: Insertar Õ Ob-jeto Õ Fórmula.

+ Formato PDF: podemos exportar nuestro libroa formato PDF como hacíamos en Writer.

Como observáis, no partimos de cero en esta sección,sino más bien al contrario.

3.3.5. Acciones básicas de edición e in-sercción

Vamos a estar continuamente repitiendo algunasde estas acciones y, aunque son sencillas, hay queconocerlas antes de ponerse a trabajar:

Edición de una celda

Podemos posicionarnos en una celda concreta conel ratón para dos cosas:

+ Teclear todo el contenido de la celda, bien por-que estuviera vacía, bien porque deseamos sus-tituir lo que en ella aparezca. Sólo tendremosque seleccionar la celda con el ratón y empezara escribir.

+ Editar una celda para modi�car su contenido: lomejor es seleccionarla y, en la barra de fórmulas(concretamente en la línea de entrada) hacer clicsobre el lugar desde el que queramos modi�car.

3.3.5.1. Referencia a las celdas

+ Para referirnos a una celda mencionaremos sucolumna seguida de su número de �la; por ejem-plo: A1.

+ Cuando queramos referirnos a un rango de cel-das rectangular, la notación será una celda deuno de los vértices, seguida de un carácter �:� yla celda del vértice diagonalmente opuesto. Porejemplo, el rango B3:D5 es el que aparece selec-cionado en la imagen (observad que se muestraen la barra de funciones, en el campo �cuadrode nombre�).



Figura 3.3.12: Referencia a un rango de celdas

+ También podemos referirnos a una celda que seencuentra en una hoja distinta de la que actual-mente está activa. Por ejemplo, si se trata dela casilla B2 de la Hoja 3, tendremos que nom-brarla así: Hoja3.B2 Posteriormente hablaremospormenorizadamente de estas referencias, y dela posibilidad de trabajar con ellas de forma ab-soluta y relativa.

+ Por último, se puede trabajar con referencias auna celda, de una hoja, de un documen-to distinto del que estamos editando...(¾alguien se ha enterado?). Supongamos quedeseamos referirnos a la celda D5, de la Ho-ja2, de un documento que se encuentra en eldirectorio /home/usuario/ llamado Documen-to_Calc.ods; la referencia se construye con laubicación y nombre del archivo entre comillassimples, seguido de �#�, y una referencia a lahoja y la celda, es decir:'/home/usuario/Documento_Calc.ods'#Hoja2.D5

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un rango de celdas rectangular só-lo hay que pinchar en uno de los vértices con el ratón yarrastrar hasta el vértice diagonalmente opuesto paraformar el rectángulo. Si lo que queremos es seleccionarun rango discontinuo, mantendremos pulsada la teclaCTRL e iremos seleccionando con un clic de ratón to-das las celdas que nos interesen. Advertimos que eluso de rangos discontinuos no es muy interesante yel programa nos pondrá inconvenientes en muchas delas funciones que manejamos perfectamente con ran-gos continuos.

Selección de una columna

Sólo hay que hacer clic en el título de la colum-na que necesitemos seleccionar. Si no vemos los títu-los de �las y columnas, conseguiremos que se mues-tren con la opción del menú Ver Õ Títulos de �-las/columnas. En ocasiones es mejor que no se mues-tren, sobre todo cuando queremos que una hoja decálculo tenga una visualización especial.

Figura 3.3.13: Selección de una columna

Selección de una �la

El procedimiento es el mismo, pero haciendo clicen el título de �la.

Selección de toda una hoja

Disponemos de un botón, en la intersección de lostítulos de �las y columnas, pulsándolo seleccionare-mos toda la hoja.

Figura 3.3.14: Selección de toda la hoja

Borrar un rango de celdas

Podemos eliminar el contenido de las celdas con latecla suprimir (Supr), con lo que se muestra un menúdonde indicar qué tipo de contenidos queremos elimi-nar (fórmulas, valores, todo, etc.); en caso de que loscontenidos de la celda no correspondan con las opcio-nes de borrado que hemos dado, la celda no se borrará.Pero otras veces no deseamos borrar el contenido deun rango de celdas, sino eliminarlas físicamente; pa-ra ello seleccionaremos el rango de celdas y haremosclic con el botón derecho del ratón sobre la selección,después elegimos Eliminar celdas y tendremos laopción de decir qué celdas ocuparán el lugar de lasque van a eliminarse.

Borrar �las o columnas

Procedemos de la misma forma seleccionando la�la/columna que vamos a eliminar, botón derecho delratón y seleccionamos Eliminar �las/columnas.



Insertar un rango de celdas

Si seleccionamos un rango de celdas, presionamosel botón derecho del ratón y elegimos Insertar cel-das, insertaremos en esa posición un rango igual, conlas celdas vacías y tendremos la opción de decir cómodesplazaremos el rango antiguo.

Insertar �las o columnas

Primero seleccionamos la �la/columna que ocupa-rá el lugar inmediatamente posterior a la que desea-mos insertar (para ello hacemos clic en el botón conel título de la �la/columna) y luego, desde ese mis-mo lugar, pulsamos el botón derecho del ratón paraseleccionar Insertar �las/columnas.

Dividir ventana

Al trabajar con muchos datos, incluso con una ho-ja de cálculo podemos perdernos un poco o quizá noveamos toda la hoja en una misma ventana, de ma-nera que a veces nos interesa observar dos partes queno son adyacentes y que posiblemente estén lejos launa de la otra. Esto lo podemos conseguir con la op-ción Ventana Õ Dividir, que parte la hoja (sóloafecta a la visualización) en cuatro trozos por la es-quina superior izquierda de la celda activa, de maneraque tenemos dos zonas de movilidad independientes.El efecto es interesante, porque nos permitiría, porejemplo, observar el encabezado de la hoja y, por otrolado, las �las más alejadas de la hoja de cálculo.

Combinar celdas

Cuando necesitemos combinar un rango de celdas,seleccionamos ese rango y vamos al menú Formato ÕCombinar Celdas. En realidad, lo que hace esta op-ción es mostrar, con mayor espacio, la celda superiorizquierda del rango seleccionado y ocultar las demás;por eso, si existe algún contenido en las celdas que seocultarán, el programa nos da la opción de pasar lainformación de esas celdas a la que quedará activa, ode ocultarlas junto con su información. Pero CUIDA-DO: el hecho de que estén ocultas no signi�ca que noestén... así que la información seguirá allí y podría-mos, sin querer, hacer alguna referencia a la misma.Se puede deshacer la combinación de celdas posicio-nándonos sobre las celdas combinadas y accediendootra vez a Formato Õ Combinar Celdas.

Figura 3.3.15: Combinación de celdas

Cambiar la altura/ancho de una �la/columna

Sobre el título de la �la/columna hacemos clicen el botón derecho del ratón y seleccionamos Al-tura/Ancho de la �la/columna; después especi�-camos el que deseemos

Altura/ancho óptimos

Si seleccionamos Optimizar Altura/ancho de �-la/columna, las dimensiones se adaptarán a los datosque tengamos.

Ocultar o mostrar �las y columnas

Podemos ocultar varias �las o columnas. Seleccio-namos las �las/columnas y hacemos clic con el botónderecho del ratón sobre la barra de títulos; despuésseleccionamos Ocultar. Si deseamos volver a mostrarlas �las/columnas, seleccionamos las �las/columnasalrededor de la o las ocultas y hacemos clic con el bo-tón derecho del ratón en la barra de títulos, despuésseleccionamos Mostrar.

3.3.6. Trabajar con hojas

En un archivo las hojas no son absolutamente ne-cesarias y podríamos tener todos los datos en la mis-ma, pero sería el desorden total. Por ejemplo, si quisié-ramos analizar los datos de un grupo de clase en Calc,posiblemente tendríamos una hoja para la 1a Evalua-ción, otra para la segunda, otra para la tercera, unacuarta hoja para el seguimiento de los pendientes...Añadir, seleccionar, cambiar el nombre o lugar y eli-minar hojas de un libro es una tarea bastante fácil. Sepuede hacer de varias formas, pero vamos a explicarla que consideramos más cómoda, y es utilizando elbotón derecho del ratón. Vayamos por partes:

Seleccionar una hoja

Se realiza pinchando en ella (en su pestaña) conel ratón. Con ello veremos el contenido de la hoja se-leccionada. Sabremos que una hoja está seleccionadasi el fondo de su pestaña es blanco; si no lo está serágris.

Figura 3.3.16: Selección de una hoja

Insertar una hoja

Seleccionamos una hoja contigua a la que vamosa crear y hacemos clic con el botón derecho del ra-tón sobre su nombre. Después elegimos Insertar yen la ventana que aparece indicamos si insertaremosDelante de la hoja actual o Detrás de la hojaactual; podemos poner un Nombre a la nueva hojay pinchamos en Aceptar.

Cambiar el nombre de una hoja

Se realiza seleccionando la hoja cuyo nombre que-remos cambiar y marcando Cambiar nombre paradespués, en la ventana que se abre, rellenar el campoNombre



Eliminar una hoja

Se hace como antes, pero eligiendo Eliminar ycontestando Si a la pregunta de ¾Desea eliminarlas hojas seleccionadas?.

Cambiar de lugar una hoja

Se realiza seleccionando la hoja en cuestión yarrastrándola con el ratón hasta el lugar que haya-mos elegido.

Seleccionar varias hojas

Se pueden seleccionar varias hojas manteniendopulsada la tecla CTRL y haciendo clic sobre las hojasque queremos seleccionar. La ventaja de tener variashojas seleccionadas es que si copiamos cualquier valoro fórmula en una celda de una de ellas, se copia si-multáneamente en todas las hojas en la misma celda.Para deseleccionar las hojas repetimos la operación:mantenemos pulsada la tecla CTRL y pinchamos enlas hojas que queramos deseleccionar.

Figura 3.3.17: Selección de varias hojas

La siguiente tarea forma parte de laActividad 10.

Crea un archivo en Calc llamado Docu-mento_2.ods, y coloca en él 6 hojas quese llamen: Datos, 1a Evaluación, 2a Eva-luación, 3a Evaluación, Pendientes y Au-sencias, respectivamente.

3.3.7. Protección

En nuestro paseo por Writer ya observamos lasventajas de poder proteger parte de un documentopara que no pueda ser editado (por nuestro alumnado,por ejemplo). Calc también nos ofrece algunas posibi-lidades de protección con bastante interés didáctico.Veamos:

Protección de una celda o de un rango de cel-das

Antes de proteger una hoja de cálculo completa,hay que pensar en qué tipo de protección o �despro-tección� queremos para ciertas celdas de la misma.Por otro lado, hasta que no protejamos la hoja activa,los distintos grados de protección que especi�quemospara las celdas no tendrán efecto. En primer lugar se-leccionemos un rango de celdas y vayamos a la opcióndel menú Formato Õ Celda y a la pestaña Pro-tección de celda. En la ventana encontramos variasopciones interesantes que vamos a analizar:

+ Protegido: como vemos, esta casilla está activa-da, lo que signi�ca que cuando protejamos lahoja de cálculo, esta celda no se podrá editar.Por lo tanto hay que desmarcarla si queremosque se pueda modi�car.

+ Ocultar fórmulas: cuando seleccionamos una cel-da, aunque esté protegida, se muestra en la ba-rra de fórmulas el contenido de la celda (su valoro fórmula); en de�nitiva, muestra la �intención�que hemos tenido al darle ese formato. Para evi-tar que esta intención se conozca marcaremosesta casilla.

+ Ocultar todo: no sólo protege las celdas seleccio-nadas, sino que oculta el contenido de las mis-mas y las fórmulas que en ellas intervienen.

+ Ocultar para la impresión: por si no deseamosque el contenido de la celda se imprima.

Figura 3.3.18: Protección de celda

Protección de una hoja

Si lo que deseamos es proteger la hoja activa, y yahemos con�gurado la protección de sus celdas, iremosal menúHerramientas Õ Proteger documento ÕHoja de cálculo y accederemos a una ventana dondenos pide una contraseña que hay que con�rmar (cui-dado porque se distinguen mayúsculas y minúsculas).Para desproteger la hoja deberemos repetir la ordendel menú Herramientas Õ Proteger documentoÕ Hoja de cálculo, nos pedirá la contraseña y alfacilitársela desprotegeremos la hoja.

Protección de un documento

Si queremos proteger todo el libro, la operaciónes similar: Herramientas Õ Proteger documento



Õ Documento y tendremos que introducir una con-traseña y con�rmarla. Esta protección impide que seinserten, borren, cambien de lugar o nombre las ho-jas; sin embargo, podremos editar las celdas. Puedeser útil combinar la protección de hojas con la del do-cumento. La acción de desproteger es igual que conlas hojas.

Guardar con contraseña

No olvidemos que al Guardar como, podemostambién especi�car una contraseña que impedirá abrirel archivo a quien no la conozca. Para desactivar es-ta contraseña deberemos volver a Guardar como eldocumento y desactivar la casilla Guardar con con-traseña.

La siguiente tarea forma parte de laActividad 10

Introduce algunos datos en algunas de lasceldas del documento que has creado, des-pués asegúrate de que todas las celdas dela hoja Datos, salvo la columna C, estánprotegidas de forma que no se puedan edi-tar ni ver las fórmulas que contengan. De-ja sin protección la columna C y protege�nalmente la hoja Datos con la palabra�pichurri�.

3.3.8. Formato de celda

Si seleccionamos un rango de celdas y accedemosa Formato Õ Celdas podremos trabajar en la ven-tana que se muestra. En ella encontraremos distintaspestañas.

Figura 3.3.19: Formato de celdas

Números

Calc reconoce formatos especiales de forma auto-mática; por ejemplo, si editamos una celda y teclea-mos �13/10/05� el programa interpreta que se tratade una fecha y asignará un formato de fecha a la cel-da. Pero a veces no disponemos del formato que nos

interesa, por lo que tendremos que crearlo. Veamoscómo hacerlo:

Figura 3.3.20: Números

+ Categoría: podremos elegir entre varios elemen-tos, como moneda, fecha, número, etc.

+ Formato: al elegir categoría, nos aparecerán va-rios tipos de formato de entre los cuales puedeencontrarse el que nos interesa.

+ Opciones: es posible que no encontremos el for-mato exacto que nos interesa, y en las catego-rías número, porcentaje y moneda tenemos va-rias opciones que podremos con�gurar, como elnúmero de decimales que deseamos (después elprograma redondeará si es necesario), el númerode ceros mínimo que aparecerá en la parte ente-ra del dato de la celda, si queremos separador demiles y si queremos que los números negativosaparezcan en rojo.

+ Código del formato: una vez especi�cadas lasopciones, si el formato efectivamente no existía,Calc lo creará por defecto al pulsar Aceptar y leasigna el nombre: �De�nido por el usuario�. Pe-ro nosotros podemos crearlo de forma conscien-te con el botón Añadir, al igual que podemoscon el botón Cambiar comentario modi�carel nombre del formato, o eliminar un formatocreado por nosotros con el botón Eliminar.

Figura 3.3.21: Gestión de los formatos

Fuente

En esta pestaña podremos especi�car el tipo deletra que tendrán las celdas seleccionadas, así como eltamaño y estilo.

Efectos de fuente

Entre las opciones de esta pestaña están el colorde fuente, tachado, relieve,...

Alineación

No sólo podremos con�gurar la alineación del tex-to, sino su orientación en un ángulo concreto.



Borde y Fondo

En estas pestañas las opciones son bastante evi-dentes. No olvidemos �nalmente, que la mayoría deestas funciones se encuentran en la barra de herra-mientas Formato.

Figura 3.3.22: Barra de herramientas formato

Formato condicional

Para que una celda o conjunto de celdas tengan unestilo especial según ciertas condiciones (por ejemplo,que aparezcan en fondo rojo y texto en blanco si setrata de una cali�cación inferior a 5), tendremos querealizar algunos pasos previos:

+ Lo primero será crear el estilo de celda que nosinteresa: tendremos que trabajar con el estilistade la misma forma a como se hacía en Writer, esdecir, si no existe el estilo en cuestión daremosformato a una celda concreta, abriremos el esti-lista (F11) y después de seleccionar Estilos decelda iremos al botón Nuevo estilo a partirde selección para crearlo.

+ Posteriormente, seleccionaremos las celdas a lasque deseamos aplicar ese estilo de forma condi-cional y accederemos al menú Formato Õ For-mato condicional. La ventana que se abre nospermite especi�car una o más condiciones (laprimera de ellas que cumpla la celda es la quese aplicará). Por ejemplo, podemos indicar quesi la cali�cación es menor de 5 el fondo sea rojo(antes creamos un estilo �no apto�), que si estáentre 5 y 6 el fondo sea amarillo (estilo �apto�)y si es superior a 6 el fondo sea verde (estilo�destaca�).

Figura 3.3.23: Formato condicionado


Crea los estilos �no apto�, �apto� y �desta-ca� tal y como se ha comentado hace unmomento; pero además de los fondos (ro-jo, amarillo y verde), con�gura los estilospara que tengan distintos colores de fuen-te y distintos tipos de fuentes. Coloca unformato condicional como el que se ha ex-plicado en todas las celdas de la columna

D de la hoja 1a Evaluación de Documen-to_2.ods.

Validez

Si nuestro libro va a servir, por ejemplo, para ges-tionar las cali�caciones de nuestros alumnos/as, mu-chas de las celdas tendrán que contener valores entre0 y 10. Con la opción del menú Datos Õ Validez,evitaremos introducir expresiones no válidas. Analice-mos la ventana que se abre:

+ Criterios: para especi�car si el dato debe ser unentero, un decimal, una cadena de texto de de-terminada longitud,... Una vez seleccionado elcriterio, haremos las especi�caciones oportunas(por ejemplo, un decimal que se encuentre entre0 y 10).

+ Ayuda de entrada: nos permite con�gurar unaventana de ayuda cuando vayamos a editar lacelda en cuestión. En ella podremos informarsobre qué tipo de valor debemos introducir.

+ Mensaje de error: debemos activar la casillaMostrar mensaje de error... porque en otro casonos permitirá introducir un valor que no cumplalas condiciones, aunque el programa reconozcaque es incorrecto (si tenéis interés en este temaos aconsejamos un recorrido por la Ayuda y lasopciones relacionadas con el Detective). Despuéselegiremos la acción stop, así el programa no nospermitirá introducir el dato no válido. Adverten-cia e Información nos mostraría una ventana almeter un dato erróneo, con la opción de presio-nar Aceptar (con lo que el dato �nalmente seintroduciría, aunque no sea válido) o Cancelar(el dato se rechazaría).


Inserta una hoja nueva en Documen-to_2.ods llamada Válidos, crea en ella unavalidez para las columnas C, D, E, F yG con las siguientes condiciones: que só-lo admita valores numéricos entre 0 y 10.Con�gura dicha validez para que el pro-grama impida introducir un valor que noesté en ese intervalo y, en caso de inten-tarlo, muestre un mensaje del tipo: �Estedato no es un número entre 0 y 10. Porfavor, inserte un número válido.�



3.3.9. Formato de página

Se trata de una opción muy similar a la de Writer.En las distintas solapas podremos con�gurar nuestrapágina:

Página

Para especi�car márgenes, orientación y tamañoprincipalmente.

Borde y Fondo

Tienen una función evidente.

Encabezamiento y Pie de página

Que nos permitirán activar el Encabezado o Piede página y con�gurar sus márgenes. Dentro de susrespectivas ventanas tenemos el botón Editar, parainsertar el texto que deseemos en estos elementos.

Hoja

Aquí nos detendremos un momento porque algu-nas de las casillas son interesantes:

1. Orden de páginas: si nuestra hoja ocupa más deuna página, aquí podremos especi�car en quéorden queremos que se impriman.

2. Primer número de página: si no queremos quenuestra hoja comience con la página 1, podemosaquí proponer otro número.

3. Imprimir: proporciona toda una colección deelementos que decidiremos si se imprimen o no.La opción cuadrícula signi�ca que imprimirá laslíneas grises que separan las celdas.

Para asegurarnos antes del aspecto que tendrá nues-tro documento al imprimirse, conviene ir previamentea la Vista preliminar (con el botón de la barra deherramientas estándar o en el menú Archivo Õ Vis-ta preliminar) tal y como dijimos en el módulo deWriter.


Inserta un encabezado en la hoja 2a Eva-luación con el texto: �Datos de los alum-nos/as�.

3.3.10. Ordenar datos y aplicar �ltros.

Sólo nos hemos preocupado por el momento de lasopciones de edición y formato de nuestro libro. Ahorahablaremos de las posibilidades de cálculo y reorde-nación de los datos, que son las ventajas más impor-tantes de una hoja de cálculo (y cuanto mayor seael número de datos que tengamos que procesar másapreciaremos estas posibilidades).


Introduce en la hoja 2a Evaluación de Do-cumento_2.ods los siguientes datos en elrango A1:F10:

NOMBRE APELLIDOS AÑO NOTA1 NOTA2 NOTA3Raul Hernández Santiago 2004 5,6 6,3 9Ana Ortega Blasco 2005 9,5 7,5 10Sara Blanco Sanjuán 2003 1,45 3,68 4,68Miguel Fernández Lara 2005 3 7,5 9,5Consuelo Jiménez del Rosal 2004 6 6,3 7,5Francisco Ortíz Bermúdez 2004 3,35 5,43 5,5Pilar Lasala Dorado 2003 2,1 3,4 4Juan Moreno Valverde 2004 5,35 9,45 9Rocío Serrano Hernández 2005 6,45 8,26 8,5

Los datos que has creado se encuentran sin orden al-guno, y podrían corresponder a alumnos/as de distin-tos cursos y tres cali�caciones obtenidas de cada uno.Observad que hemos utilizado la primera �la como unencabezado.

Figura 3.3.24: Cali�caciones

Ordenar datos

Para ordenar estos datos tenemos que seleccio-nar el rango de celdas (es decir, A1:F10) y accedera Datos Õ Ordenar, con lo que se abrirá la ventanaque aparece a continuación. En la pestaña Criterios,en el menú desplegable Ordenar según marcaremosAPELLIDOS y Ascendente.



Figura 3.3.25: Ordenar datos

Por otro lado, en la pestaña Opciones marcaremosEl intervalo contiene etiquetas de columnaspuesto que la primera �la no debe tenerse en cuen-ta en la ordenación por ser los títulos de los datos.Es mejor activar la casilla Incluir formatos porqueasí respetamos los formatos de las celdas. Para �na-lizar pulsamos Aceptar y ya tendremos el orden quepretendíamos.

El mismo resultado obtendríamos seleccionandoúnicamente el rango A2:F10, indicar en el menú des-plegable Ordenar según Columna B y después de-jar sin marcar la opción El intervalo contiene eti-quetas de columnas de la pestaña Opciones.

Podríamos haber ordenado las columnas y no las�las (las etiquetas, en ese caso serían de �las).

Figura 3.3.26: Opciones de ordenación

ATENCIÓN: para realizar la operaciónanterior hemos de asegurarnos primero deque seleccionamos el rango y las opcionescorrectamente. Si el rango seleccionado noes el adecuado corremos el riesgo de orde-nar sólo una parte de nuestros datos, per-maneciendo inmóviles el resto de los valo-res. Por ejemplo, si la ordenación anteriorla hacemos habiendo seleccionado el ran-go A2:E10, la columna F (que contiene laNota 3) hubiera quedado igual que al prin-cipio y ya no re�ejaría la nota del alumnoque la obtuvo, sino del que ha tocado enesa �la por su apellido.


Copia el rango A1:F10 de la hoja 2a Eva-luación (que contiene los datos que acabasde introducir) en cuatro lugares distintosde la misma hoja 2a Evaluación. Orde-na la 1a copia de los datos por el campoAPELLIDOS con orden descendente, la 2a

copia por el campo AÑO con orden des-cendente, la 3a copia por el campo NOTA1 con orden ascendente y la 4a copia por elcampo NOMBRE con orden descendente.

Aplicar �ltros

Como su nombre indica, los �ltros se utilizan enCalc para seleccionar información que se encuentraperfectamente ordenada. Imaginemos que disponemosde una lista de direcciones de toda España con to-dos los datos y deseamos estudiar sólo las direccionescordobesas. Entonces los �ltros son una buena herra-mienta. La orden se encuentra en el menú Datos ÕFiltro y se despliega un menú con varios tipos de�ltros. Destacamos sólo los dos primeros:

+ Filtro automático: seleccionad una o variascolumnas y la opciónDatos Õ Filtro Õ Filtroautomático. Aparecerá un desplegable en elencabezado de cada columna seleccionada don-de podréis elegir los registros en función del va-lor que tengan en la columna. Para volver a mos-trar todos los registros debes seleccionar las mis-mas columnas y volver a pinchar en Datos ÕFiltro Õ Filtro automático. El desplegablete permite elegir todo (se muestran todos losregistros), los 10 primeros (los más altos), unvalor concreto o Predeterminado que abre elcuadro de diálogo de Filtro predeterminado (loveremos ahora).

Figura 3.3.27: Filtro automático



+ Filtro predeterminado: puedes aplicar a una ovarias columnas un �ltro más exigente en la op-ción Datos Õ Filtro Õ Filtro Predetermi-nado. En él podemos especi�car hasta 3 condi-ciones que deben cumplir los datos que desea-mos �ltrar, relacionadas entre ellas con opera-dores lógicos Y u O. Es importante, en las Op-ciones de la ventana tener presente la casilla Elintervalo contiene etiquetas de columnas.

Figura 3.3.28: Criterios de �ltro

Observaciones: si aplicamos un �ltro y selecciona-mos un rango de celdas para después borrarlas o apli-carles un formato, estos cambios sólo tendrán efectoen las celdas que han pasado el �ltro, no en las de-más. Esto, aunque pueda parecer obvio, es importan-te, pues no ocurre lo mismo cuando lo hacemos conun rango entre el que se encuentran �las ocultas (esas�las ocultas también se borrarán o cambiarán su for-mato).

3.3.11. Uso de funciones.

Otro aspecto fundamental en las hojas de cálculoes la utilización de fórmulas. Veamos algunos detallesde la potente calculadora que es Calc.

Funciones

Volvamos otra vez al libro donde aparecen nues-tros alumnos/as con tres notas. Supongamos que de-seamos calcular la media aritmética de éstas para cadauno de ellos. La fórmula adecuada es la función PRO-MEDIO(rangp) y las funciones se insertan siempreprecedidas del signo =. Escribamos por tanto en la cel-da G2 la expresión �=PROMEDIO(D2:F2)�; al pulsarINTRO observaremos que tenemos ya lo que buscá-bamos, aunque sólo para el primer alumno. El mismoefecto obtendremos si después de teclear �=PROME-DIO(� seleccionamos con el ratón el rango D2:F2.

Podemos jugar también con rangos disconti-nuos usando el carácter �;�. Por ejemplo, PROME-DIO(D2:F2;F4) calcularía la media aritmética de lascasillas seleccionadas en la imagen.

Figura 3.3.29: Fórmulas

Pero si tuviéramos que repetir esto con todos los alum-nos/as no sería muy distinto de calcular a mano lasmedias. La ventaja de una hoja de cálculo es que só-lo hemos de introducir la función una vez y despuésrellenar celdas de una manera casi instantánea.

Para conocer las funciones que Calc incorpora,podéis acceder al Asistente funciones de la barrade herramientas funciones. Allí encontraréis todas lasfunciones de Calc, organizadas por categorías. Conrespecto a la utilización de operadores matemáticos,podemos hacer uso de la operación + (suma), � (di-ferencia), * (producto), (división) y �(potencia).

Rellenar celdas

La acción de relleno automático se hace de la si-guiente forma: acercamos el ratón a la parte inferiorderecha de la celda G2 donde se muestra una aga-rradera de relleno, pinchamos con el botón izquierdodel ratón y arrastramos hasta el �nal de la �la (cel-da G10). Observaremos que todos los alumnos/as tie-nen ya su nota media. El mismo resultado se obtienecuando se copia la celda donde aparece una fórmulay después se pega en otro lugar (hablamos de pegar yno de pegado especial).

Figura 3.3.30: Rellenar celdas

Referencias relativas

Observad la interpretación que hace el programaen las celdas que se han rellenado; en cada una de ellasse ha calculado la media de �los tres datos que teníana su izquierda�; y esa es precisamente la orden quenos interesaba: una orden �relativa� a la posición queocupan las celdas. El rango D2:F2 es, por lo tanto,"relativo"

Referencias absolutas

Pero no siempre es útil una referencia relativa. Siqueremos utilizar para toda una �la o columna unmismo dato, lo que debemos hacer es usar siempreuna celda concreta. Esto se consigue con los símbolos



de $; por ejemplo, la expresión $A$2 es una referenciaabsoluta, por lo que si rellenamos celdas utilizándo-la, siempre haremos uso de la celda A2. Comprobe-mos el funcionamiento de las referencias absolutas:si en la celda G2 introducimos la función �=PRO-MEDIO($D$2:$F$2)� no observaremos cambios en G2pues se sigue calculando la media de las 3 notas delprimer alumno, pero cuando rellenamos hasta la celdaG10, comprobaréis que en todas sale el mismo resul-tado porque en todas se ha calculado la media de lastres notas del primer alumno.

Claro que esto es �lo que no funciona�, por-que las referencias absolutas tienen muchas utili-dades. Supongamos que no nos conformamos conuna media aritmética en las notas de esos alum-nos/as que hemos inventado. Quizá deseemos apli-car una media ponderada: que la primera nota su-ponga el 20% de la cali�cación, la segunda sea el30% y la tercera sea el 50%. Podemos poner estosdatos en las celdas A12, A13 y A14 respectivamen-te (como en la �gura) y después modi�caremos nue-vamente la celda G2, que dejaremos con esta orden:�=D2*$A$12+E2*$A$13+F2*$A$14�; de esta mane-ra haremos una referencia relativa a cada nota delalumno y a la vez una referencia absoluta a lo que nocambia, es decir, al porcentaje que supone cada nota.Observad el resultado rellenando las celdas; además,modi�cando tan solo los porcentajes, se actualizaráninstantáneamente las cali�caciones.

Figura 3.3.31: Referencias absolutas

La siguiente tarea forma parte dela Actividad 10. Copia los datos de losalumnos/as, que ya has ordenado por elcampo APELLIDOS en la Hoja 3a Evalua-ción de Documento_2.ods. Calcula des-pués, utilizando referencias relativas y ab-solutas, medias ponderadas para los alum-nos/as con el siguiente criterio: la Nota 1representará el 30%, la Nota 2 el 60% yla Nota 3 el 10% restante.

Referencias mixtas

Se pueden utilizar expresiones del tipo $A2 ó A$2.Por ejemplo, si usamos $A2 y rellenamos celdas, nosseguiremos re�riendo siempre a la columna A, aunquela �la cambie.

Referencias a hojas

Podemos referirnos a celdas que se encuentran enotra hoja con las referencias ya estudiadas, del tipoHoja2.A3:B7. Al rellenar, se interpretará la referenciaabsoluta o relativa, siempre de la Hoja2 en este caso.

Referencias a otros documentos

Ya sabemos construirlas; también con ellas pode-mos rellenar celdas, y se interpretará que hacemos re-ferencia a celdas de la misma hoja y del mismo docu-mento.

3.3.12. Escenarios.

Pensemos en una situación en la que debemos re-petir un mismo entorno varias veces; por ejemplo, lacontabilidad de cada uno de los departamentos di-dácticos de un centro educativo. Tenemos la opciónde poner todos los datos apelotonados en la mismahoja (algo no muy aconsejable por motivos eviden-tes), construir una hoja para cada departamento (sonmuchos y localizar las hojas con la barra de despla-zamiento cuando se esconden es tedioso y lento), outilizar escenarios. El uso de estos escenarios no escomplicado; veámoslo:

Preparar el escenario

Antes de crear un escenario es necesario prepararsu entorno. Si nos interesa llevar la contabilidad decada departamento (½un hurra por los pobres secre-tarios...!), necesitaremos incluir al menos la fecha, elconcepto del gasto, el importe y el saldo. En las colum-nas importe y saldo deberemos especi�car un formatode moneda (en euros), con dos posiciones decimales ypodemos dejar el primer apunte para anotar el pre-supuesto del que se irán descontando los gastos. Paraque los saldos se calculen automáticamente, inserta-remos en la celda E3 la expresión �=D3�, y en la celdaE4 la expresión �=E3-D4�, que rellenaremos hasta lacelda E62 (con ese espacio para hacer apuntes serásu�ciente). También podemos especi�car un formatode fecha para la primera columna.

Figura 3.3.32: Escenarios



ATENCIÓN: lo cierto es que podríamosmejorar la fórmula usando la funcióncondicional �SI(CONDICIÓN;FUNCIÓN1;FUNCIÓN 2)� en la columna SALDO.Esta función aplica la FUNCIÓN 1 a lacelda si la CONDICIÓN es cierta, y en ca-so de que sea falsa aplica la FUNCIÓN 2.Para evitar que aparezcan todas las celdascon valor 0, podríamos usar esta funcióninsertando �=SI(D4=0;� �;E3-D4)�; de es-ta forma, si D4 no tiene ningún dato (elprograma interpreta que es 0), la celda to-mará un valor � � (una cadena con un blan-co, es decir, no se verá nada), pero en casode que haya algún valor en D4 la celda to-mará el valor que habíamos asignado ya:E3-D4. Algo similar haremos con la celdaE3.

Crear escenario

Una vez tenemos todo listo seleccionamos el ran-go que constituirá el escenario; con B2:E62 bastará.Accedemos a la opción del menú Herramientas Õ Es-cenarios y encontraremos la ventana que mostramos.Las opciones principales son:

+ Nombre de escenario: pondremos un nombre ge-nérico a este escenario, por ejemplo, Presupues-to departamentos. Esta será como nuestra plan-tilla de escenario y a partir de ellas crearemoslas demás.

+ Comentario: un texto que aparecerá después enel navegador.

+ Mostrar borde: conviene tenerla activada por-que mejora bastante la comprensión del concep-to de escenario y su uso. Podremos también es-peci�car un color para el borde, que si lo desea-mos, puede cambiar para cada departamento.

Con esto basta, dejemos las demás opciones como semuestran en la imagen.

Figura 3.3.33: Crear escenario

Repetiremos el proceso (seleccionaremos el rango si lohemos deseleccionado y Herramientas Õ Escena-rios) para crear todos los escenarios que deseemos: de-partamentos de música, matemáticas, educación plás-tica, física y química, etc.

Cuando queramos usar un escenario concreto, bus-caremos en el menú desplegable el que nos interesa ylo seleccionaremos. Después podremos introducir losdatos.

Figura 3.3.34: Seleccionar escenario

Figura 3.3.35: Escenario aplicado a los datos

Editar y eliminar escenarios

Se hace desde el navegador, así que tendremos queactivarlo (tecla F5) y presionamos sobre el botón Es-cenarios. Si nos posicionamos sobre uno de los es-cenarios y pulsamos el botón derecho del ratón po-dremos editarlo (cambiar alguna de las opciones queantes hemos elegido) o eliminarlo.

Figura 3.3.36: Editar y eliminar escenarios


Crea los mismos escenarios que acabamosde explicar en la hoja Pendientes de Docu-mento_2.ods, para los departamentos de



Música, Matemáticas, Educación Plásticay Física y Química (además de la planti-lla). Introduce algunos datos en cada de-partamento.

Tarea voluntaria: si te apetececomprobar el resultado, utiliza enuno de los escenarios la función�=SI(CONDICIÓN;FUNCIÓN 1;FUN-CIÓN 2)� para que no aparezcan los valo-res que sean cero en la columna SALDO.

3.3.13. Grá�cos

El uso de grá�cos puede ilustrar de una forma con-tundente muchas de las tablas de datos que frecuen-temente se utilizan. Las posibilidades de esta aplica-ción son muy variadas y un estudio detallado seríademasiado extenso, así que intentaremos realizar unaexposición breve, pero que pueda resultar útil.

Consideramos más interesante desarrollar el estu-dio de grá�cos en Calc, aunque también es posiblehacer diagramas en Writer; sólo hemos de crear pri-mero una tabla con los datos a representar, pero porlo demás todo será igual.

Tipos de grá�cos

Citemos algunos ejemplos de los muchos que po-dríamos nombrar:

+ Diagramas de dispersión, es decir, la típica va-riable estadística bidimensional representada enuna nube de puntos.

Figura 3.3.37: Diagrama de dispersión

+ Diagramas de sectores como este, en el que serepresenta la población andaluza según las pro-vincias.

Figura 3.3.38: Diagrama de sectores

+ Diagramas de barras e histogramas. En concre-to, aquí representamos los mismos datos del dia-grama de dispersión, pero agrupados en interva-los.

Figura 3.3.39: Diagrama de barras

+ Diagramas en tres dimensiones de muy diver-sos tipos. Aquí representamos, por ejemplo, unacomparativa de los datos de trasplantes en Se-villa y Córdoba.

Figura 3.3.40: Diagrama de barras en tres dimensiones

Diagrama de barras (datos sin agrupar)

Antes de entrar en la aplicación de elección ycon�guración del grá�co que deseamos hacer, de-bemos tener preparada la tabla que servirá de re-ferencia para el diagrama. También es importantepensar de antemano en cuál nos parece el grá�co quemejor re�eja la situación que queremos presentar.Supongamos que la tabla es la siguiente, que mues-tra los trasplantes de corazón realizados en Córdobadurante el periodo 1996 a 2004. Son datos extraí-dos del IEA (Instituto de Estadística de Andalucía).1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 200418 25 33 24 22 26 24 19 20



Para comenzar, seleccionaremos los datos de la tabla yaccederemos al menú Insertar Õ Diagrama. Apare-cerá entonces un asistente, que nos guiará a través dela con�guración del grá�co (el menú de autoformatode diagrama). La primera ventana nos marca directa-mente el área que habíamos seleccionado y en ella seencuentran dos casillas muy importantes: Primera�la como etiqueta y Primera columna comoetiqueta; en muchas ocasiones OpenO�ce sabe cuálva a ser nuestra respuesta y marca directamente lasopciones correctas, pero en otras ocasiones se equivo-ca (como en esta). En de�nitiva, cuando hay texto elasistente interpreta que hay etiquetas, y cuando hayvalores numéricos piensa que no las hay.

Se supone que deseamos un diagrama de barrasque muestre cada año en el eje OX y que la alturade las barras sea el número de trasplantes en ese año.Entonces, la primera �la (el periodo 1996 a 2004) de-bemos marcarla como etiqueta para que aparezca enel eje OX ó como una etiqueta en la leyenda. Marca-mos, por lo tanto, Primera �la como etiqueta ypresionamos el botón Siguiente

Figura 3.3.41: Selección de los datos del diagrama

En la siguiente ventana disponemos de una previsuali-zación del grá�co y de una casilla que marcaremos (almenos en estos primeros pasos) porque nos propor-ciona más información que la simple previsualización:se trata de Representación de texto en previ-sualización. En esta segunda ventana elegiremos eltipo de diagrama (señalaremos Columnas) y debe-mos marcar la casillaDatos en �las porque los datosde la misma �categoría� están en las �las (años, tras-plantes). Si pulsáis Datos en columnas identi�carácomo independientes el año 1996 con 18 trasplantes,con otro color 1997 con 25 trasplantes, y así sucesiva-mente.

Figura 3.3.42: Selección del tipo de diagrama

Pulsamos el botón Avanzar y llegamos a la siguien-te ventana, donde elegiremos la modalidad de grá�co.Seleccionamos Normal y pensamos el resto de las op-ciones (si queremos líneas en las �las o columnas y po-demos volver a pensar en datos en �las o columnas).

Deja la ventana con las opciones que están marcadasen la �gura y seguimos...

Figura 3.3.43: Variante del diagrama seleccionado

La última ventana es para nombrar determinados ele-mentos del grá�co: poner un Título, la opción de queaparezca la leyenda (nosotros no la mostraremos por-que será su�ciente con la información de los ejes), ytambién podemos nombrar los ejes. Añadid los nom-bres que aparecen en la imagen y pulsad Crear.

Figura 3.3.44: Descriptores del diagrama

Ya tenemos nuestro grá�co creado. Podemos cambiarsu tamaño seleccionándolo y arrastrando desde lasagarraderas. Juguemos un poco con él... si nos per-mitís esta metáfora tan fogosa.

Figura 3.3.45: El diagrama ya creado

Haciendo clic una vez sobre el grá�co, queda selec-cionado y con el botón derecho del ratón podemosobservar un menú que nos permitiría, por ejemplo,modi�car el área de datos (en otras palabras, ampliaro reducir la tabla).

Si hacemos doble clic sobre el grá�co, éste mostra-rá el aspecto que ves en la �gura, con bordes grises;y la cosa se pone más interesante, porque podremoseditarlo y cambiar buena parte de su con�guración:color de las barras, distancia entre ellas, líneas de losejes, un fondo de color o con una imagen, etc.



Figura 3.3.46: Edición del diagrama

Para empezar a modi�car el formato del diagramapodemos acceder al menú Formato, donde encon-traremos funciones útiles: título, leyenda, pared deldiagrama, super�cie del diagrama, etc., las opcionesque se nos presentan en cada una de estas ventanasson bastante diversas: color de fondo o área, bordes,transparencias, posición,...

Figura 3.3.47: Formato del diagrama

Pasemos, por ejemplo, a con�gurar las barras: hace-mos clic sobre la pared del diagrama y veremos que seselecciona (aparecen las agarraderas habituales), des-pués colocamos el cursor sobre una de las barras yhacemos clic, con lo que aparecerán puntos centralesen todas las barras, como muestra la �gura. Si hace-mos clic en el botón derecho del ratón o accedemosa Formato Õ Propiedades del objeto, podremoscambiar el color de las barras, poner una etiqueta,modi�car el espacio que queda entre ellas, etc.

Figura 3.3.48: Propiedades del objeto

Haciendo nuevamente clic sobre una de las barras po-dremos con�gurar el formato de esa barra en parti-cular. Quizá deseemos resaltarla sobre las demás con

un color más llamativo (por ser el año en el que mástrasplantes hubo, por ejemplo).

Figura 3.3.49: Formato de una barra

De la misma manera podemos seleccionar otro ele-mento. El procedimiento es el mismo: teniendo el grá-�co seleccionado con el marco gris (para eso hay quehacer doble clic sobre él), hacemos clic sobre la pareddel diagrama para seleccionarla y después clic sobreel elemento que deseemos. En Formato Õ Propie-dades del objeto o con el botón derecho del ratónpodremos modi�car el formato de ese elemento: líneasde los ejes, por ejemplo.

Histograma (datos agrupados)

Si deseamos representar un histograma, con da-tos agrupados por intervalos, podríamos �engañar� alprograma de la forma que os proponemos.

Para ejempli�car los histogramas, buscamosotra perspectiva de la tabla anterior, y nospreocupamos del no de años en que se ha te-nido cierto intervalo de trasplantes, es decir:No trasplantes [18,21) [21,24) [24,27) [27,30) [30,33)Frecuencia 3 1 4 0 1

Notad que hemos incluido el intervalo confrecuencia 0, y este detalle es importantepara conseguir el efecto que necesitamos(proporcionar una apariencia de continui-dad a nuestro grá�co).

Seleccionamos el área de datos y pasamos a InsertarÕ Diagrama. y en la primera ventana dejaremoslas casillas que se marcan por defecto, porque tantola primera �la son títulos como también la primeracolumna.



Figura 3.3.50: Datos agrupados. Selección de los datos

En la siguiente ventana elegiremos el mismo diagra-ma que en el apartado anterior, es decir, Columnas ytambién marcaremos Datos en �las; veremos que enla previsualización se mostrará un diagrama con bue-na apariencia, aunque están las barras separadas, y notenemos la continuidad que nosotros vamos buscando.

Figura 3.3.51: Datos agrupados. Selección del diagrama

En la tercera ventana del asistente marcamos la va-riante Normal y lo demás por defecto, tal y comopodéis ver en la imagen.

Figura 3.3.52: Datos agrupados. Variante del diagrama

Ponemos nuestros títulos y veamos el grá�co que seha representado.

Figura 3.3.53: Diagrama de datos agrupados

Ahora tenemos que dar al grá�co una apariencia decontinuidad y lo lograríamos si las barras estuvieranjuntas. Para ello seleccionamos el grá�co con un dobleclic (recuerda que aparecerá el grá�co en una ventanacon borde gris), después seleccionamos la pared deldiagrama con un clic y por último con otro clic sobreuna de las barras seleccionaremos todas ellas.

Figura 3.3.54: Juntando las barras

Accedemos a Formato Õ Propiedades del obje-to y a la pestaña Opciones, donde marcaremos 0%en el apartado Espacio. Aceptamos y tendremos elefecto deseado.

Figura 3.3.55: El histograma

Otro ejemplo sencillo lo constituyen los diagramas desectores. Utilizaremos la tabla siguiente, que mues-tra la población de las provincias andaluzas en elaño 2004 (fuente: Instituto Nacional de Estadística):Provincia Almería Cádiz Córdoba GranadaPoblación 580077 1164374 779870 841687Provincia Huelva Jaen Málaga SevillaPoblación 476707 654458 1397925 1792420

Comenzamos con el grá�co tal y como hemos he-cho con los demás: seleccionamos el rango, accedemosa Insertar Õ Grá�co y en la primera ventana ob-servaremos que, tal y como queremos, se encuentranseleccionadas las casillas Primera �la como etique-ta y Primera columna como etiqueta. En la se-gunda ventana seleccionaremos el grá�co Círculos yDatos en: �las; la previsualización nos demostraráque las opciones son las correctas. Elegimos en la ter-cera ventana del asistente de grá�cos el tipo normal yen la cuarta ventana ponemos nombre a los elementoscomo muestra la �gura. Ya tenemos nuestro grá�co:

Figura 3.3.56: Diagrama de sectores



Si no quedamos conformes con la distribución de colo-res o con los tamaños podemos con�gurarlos tal ycomo hacíamos en el grá�co anterior. Una opción quepuede resultar interesante es la posibilidad de marcarlos porcentajes en cada sector y también podemos se-leccionarlos y separarlos del diagrama si necesitamosresaltar alguno. Observemos que hay dos variantes deltipo Círculos, O�set 1 y O�set 2, que muestran al-gunas porciones del diagrama separadas.

Figura 3.3.57: Diagrama de sectores modi�cado

Diagrama de dispersión

Su construcción es muy similar a las demás y lohemos incluido en este pequeño estudio porque estetipo de grá�co presenta algunas opciones curiosas.

La tabla corresponde a los mismos da-tos que estudiamos para nuestro diagramade barras, es decir, el número de trasplan-tes de corazón en Córdoba en distintos años.1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 200418 25 33 24 22 26 24 19 20

Para construir el diagrama, seleccionamos la tablade datos, accedemos a Insertar Õ Diagrama; nomarcamos ni primera �la ni primera columna comoetiqueta, elegimos el tipo de diagrama DiagramaXY, Datos en: �las, y la variante Sólo símbolos.Con�guramos los nombres de Título y ejes a nues-tro gusto y desmarcamos la casilla Leyenda para nomostrarla.

Para con�gurarlo, podemos cambiar el área de lapared del diagrama, el color y tamaño de los puntos,así como la con�guración de los ejes (en la pestaña es-cala mejoraremos su apariencia). Podría quedar apro-ximadamente así:

Figura 3.3.58: Diagrama de dispersión

Y, por último, cuando con�guremos las propiedadesde los puntos de la nube, en la pestaña Estadísticapodemos representar una curva de regresión (en es-te caso parece que lo más indicado es una regresiónlineal).

Figura 3.3.59: Cálculo de la recta de regresión

Podemos comprobar que ha mejorado bastante la es-tética del diagrama y aún se podrían hacer más co-sas: cambiar los colores de la curva de regresión, oañadir en la hoja de cálculo los valores del coe�cien-te de correlación y determinación (son funciones queincorpora Calc de la categoría Estadística).

Figura 3.3.60: Diagrama de dispersión y recta de regresión


Inserta una tabla de datos en la hoja Au-sencias y construye un diagrama. Dejamosa tu elección el tipo y la con�guración delmismo.

3.3.14. Presentación de un documentorealizado con Calc.

Se podría pensar que el hecho de trabajar con unahoja de cálculo signi�ca que la presentación de la mis-ma, bien sea en formato impreso, bien en el propio



ordenador, debe ser mediocre y sin ningún sentido es-tético. Esto es falso, y se puede conseguir una másque aceptable vistosidad con un programa como Calc.Veamos algunas de las acciones básicas para ello:

Encabezado y pie de página

En Formato Õ Página tenemos las solapas En-cabezamiento y Pie de página que nos permitencon�gurar estos elementos. Accediendo por ejemplo aEncabezamiento, activamos el mismo y podemos pin-char en el botón Editar para introducir el encabezadoque deseemos. Tenemos a nuestra disposición camposcomo el número de hoja, el nombre de la hoja actual,podemos elegir la fuente, etc.

Figura 3.3.61: Presentación del documento

Combinar celdas

Se ha explicado cómo realizar esta acción y puedeproporcionarnos el espacio necesario para frases lar-gas que no queremos que alteren el ancho de ciertascolumnas.

Insercción de elementos

La inserción de imágenes (logotipos, fotos, graba-dos, etc.), diagramas, ecuaciones de Math, objetos deFontwork, ... dotan al documento de personalidad, ypueden hacer que dudemos de si es el resultado de unprocesador de textos o de una hoja de cálculo.

Presentación en el ordenador

Si nuestro documento va a servir para trabajar conél en el ordenador, podemos modi�car considerable-mente su apariencia con algunas opciones:

+ Ver Õ Títulos de �las/columnas oculta omuestra los nombres de las �las y columnas.

+ Con Ver Õ Barras de Herramientas podemos,por ejemplo, ocultar todas las barras; es unabuena forma de favorecer que se concentre laatención en el documento.

+ También podemos ocultar las líneas que deli-mitan las celdas. En el menú HerramientasÕ Opciones Õ OpenO�ce.org Calc Õ Ver

desmarcamos la casilla Líneas de cuadrícu-la. Como vemos, el aspecto cambia considera-blemente, y siempre podemos resaltar las celdasque necesitemos mediante bordes.

+ Con Ver Õ Destacar valores (o CTRL + F8)obtenemos un efecto interesante, porque se re-saltan los distintos tipos de valores que estamosusando (texto, numéricos, fórmulas, etc.) asig-nando colores a cada uno.

Presentación en formato impreso.

Si nuestra hoja de cálculo va a ser impresa, con-viene conocer algunas opciones para mejorar su apa-riencia.

+ Áreas de impresión: podemos especi�car qué in-tervalos de celdas se imprimirán de�niéndoloscomo rangos de impresión. Esto se hace en elmenú Formato Õ Imprimir rangos y la op-ción correspondiente (de�nir rango de impre-sión, eliminar rangos de impresión, agregar unnuevo rango de impresión o editar los existen-tes).

+ Elementos a imprimir: en el menú Formato ÕPágina, en la pestaña Hoja seleccionaremos loselementos a imprimir. Por ejemplo, quizá intere-se imprimir toda la cuadrícula, o no imprimirimágenes, o imprimir los títulos de �las y colum-nas,...

+ Previsualización salto de página: en el menúVerÕ Previsualización del salto de página pode-mos observar los saltos de página del documen-to, así como los rangos de impresión de�nidos.Además esta vista permite diversas opciones deedición. Podemos volver a la visualización habi-tual con Ver Õ Normal.

+ Vista preliminar: antes de imprimir un docu-mento conviene realizar una vista preliminar delmismo con Ver Õ Vista preliminar, es unaaproximación muy �able de lo que se imprimi-rá.

3.3.15. Dónde encontrar información

Si tenemos intención de realizar alguna prácticacon los alumnos/as sobre análisis de datos relacio-nados con nuestra materia, siempre podemos buscarinformación �able y veraz. Datos sobre educación,medio ambiente, demografía, ciencia, agricultura, etc.son de carácter público y podemos analizarlos en clasesin problemas, obteniendo así conclusiones totalmentebasadas en la realidad.

Estas son las direcciones de los institutos de esta-dística españoles, extraída del Instituto Nacional deEstadística:

+ http://www.ine.es/

+ http://www.juntadeandalucia.es/institutodeestadistica


http://www.ine.es/

http://www.juntadeandalucia.es/institutodeestadistica

Openo�ce El programa de presentaciones Impress.

+ http://portal.aragob.es/pls/portal30/url/folder/IAEST/IAEST_00

+ http://ibae.caib.es/

+ http://www.gobiernodecanarias.org/istac.es/

+ http://www.icane.es/

+ http://www.ies.jccm.es/

+ http://www.jcyl.es/estadistica

+ http://www.idescat.net/

+ http://www.madrid.org/iestadis

+ http://ive.infocentre.gva.es/

+ http://www.juntaex.es/consejerias/eic/

+ http://www.ige.xunta.es/

+ http://www.carm.es/econet/

+ http://www.cfnavarra.es/estadistica/

+ http://www.eustat.es/

+ http://www.sadei.es/

+ http://www.larioja.org/web/centrales/economia/economia.htm

3.4. El programa de presentaciones Impress.

3.4.0.1. Introducción

El objetivo principal de esta unidad es el de intro-ducir de una forma breve, pero intentando que sea a lavez completa y útil, el manejo del programa Impress.Una vez se haya terminado la misma podremos crearnuestras propias presentaciones para, por ejemplo, ex-poner una unidad nueva a nuestros alumnos/as; estonos permitirá incluir fotos, grá�cos, animaciones,...

Volveremos a realizar a través de este punto unaactividad que se irá ampliando poco a poco. Se mos-trará la señal de Aviso habitual cuando comience algorelacionado con la tarea, de esta forma:


Aquí te detallaremos lo que hay que hacer.

3.4.0.2. Consejos paternales

Cuando accedamos al programa Impress, nos re-sultará muy similar a otros programas de presentacio-nes que existen, como el PowerPoint. No obstante, sies la primera vez que entramos en una aplicación deestas características no hay que empezar a agobiarsetodavía, porque es de fácil manejo. Queremos indicaralgunas sugerencias que quizá nos sean útiles:

+ Como siempre, es aconsejable hacer uso de laAyuda que el programa posee. Ya hemos apren-dido a manejarla.

+ Si "metemos la pata", no importa. Son muy úti-les los botones Deshacer y Rehacer la últimao últimas acciones.

+ Muchas funciones en Impress son las mismasque en el resto del paquete o�mático OpenOf-�ce, como ha ocurrido con Calc. No vamos adetallarlas otra vez, pero veréis como esto os

generará mucha con�anza a la hora de moverospor el menú o las barras de herramientas. Sinembargo, de entre todas hablemos un poco dela exportación: ya hemos trabajado con la ex-portación a pdf, que tiene su opción del menúpropia, pero quizá conviene remarcar que Im-press permite la exportación a película de Flash(formato swf), que se consigue con la opción delmenú Archivo Õ Exportar y después elegir elformato Macromedia Flash (SWF).

+ Como de costumbre, haremos referencia casisiempre al acceso a las funciones a través delmenú, pero muchas tienen combinaciones de te-clas o botones en las barras. En el propio menúlo observaréis.

Figura 3.4.1: Acceso a funciones del programa

+ Es necesario habituarse a un principio básico enImpress: se trabaja con una secuencia de diapo-sitivas, en cada una de las cuales se van incor-porando elementos (que se pueden animar condeterminados efectos). Al observar una presen-tación se van mostrando las diapositivas en elorden en que las hemos colocado, salvo que que-ramos intervenir en ese orden con �saltos estraté-gicos�; antes de pasar a la siguiente diapositiva,se suelen ver casi todos los efectos que hemosdiseñado para la diapositiva actual (salvo pre-sentaciones muy trabajadas y con mucha opcio-nalidad).


http://portal.aragob.es/pls/portal30/url/folder/IAEST/IAEST_00

http://ibae.caib.es/

http://www.gobiernodecanarias.org/istac.es/

http://www.icane.es/

http://www.ies.jccm.es/

http://www.jcyl.es/estadistica

http://www.idescat.net/

http://www.madrid.org/iestadis

http://ive.infocentre.gva.es/

http://www.juntaex.es/consejerias/eic/

http://www.ige.xunta.es/

http://www.carm.es/econet/

http://www.cfnavarra.es/estadistica/

http://www.eustat.es/

http://www.sadei.es/

http://www.larioja.org/web/centrales/economia/economia.htm

figura 3.2.33gallardo/albalongatic/2-2.pdf · openo ce la hoja de cálculo calc ... el uso de...

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