federación canadiense de municipalidad...

FONDO CISAL DE APOYO A INICIATIVAS LOCALES

– FONDO CISAL

PROGRAMA Comunidades

Inclusivas y Sostenibles

de América Latina -

CISAL

Federación Canadiense de Municipalidad FCM-CISAL

1

Indice 1. Visión y objetivos ........................................................................................................................ 3

a. Justificación y alcance ............................................................................................................. 3

b. Objetivo del presente documento .......................................................................................... 3

c. Políticas ................................................................................................................................... 4

d. Ciclo de vida del Fondo CISAL.................................................................................................. 4

2. Operación y manejo del fondo .................................................................................................... 5

a. Creación y Composición del Comité (etapa 1) ........................................................................ 5

b. Mandato del Comité ............................................................................................................... 6

c. Funcionamiento del Comité .................................................................................................... 6

d. Prevención de conflicto de intereses ...................................................................................... 7

e. Cláusula de confidencialidad ................................................................................................... 8

f. Documentación de procesos ................................................................................................... 8

3. Proceso de Selección ................................................................................................................... 9

a. Ideas de Negocio y Ideas de Proyectos (etapa 2).................................................................. 10

b. Borradores de Planes de negocios y Proyectos sociales (etapa 3) ....................................... 13

c. Versión final: Plan Negocio o Proyecto Social detallado (etapa 4) ....................................... 15

4. Consideraciones Financieras ..................................................................................................... 17

a. Distribución del Fondo entre países ...................................................................................... 17

b. Ciclos de solicitud de financiamiento .................................................................................... 17

c. Montos por proyecto ............................................................................................................ 18

d. Contribución de los beneficiarios: ......................................................................................... 18

5. Ejecución y monitoreo (etapa 5) ............................................................................................... 19

a. Cronograma de ejecución ..................................................................................................... 19

b. Monitoreo y Evaluación ........................................................................................................ 19

c. Reconocimientos y Certificaciones ....................................................................................... 19

6. Roles y Responsabilidades ........................................................................................................ 20

a. Representantes de la FCM-CISAL: ......................................................................................... 20

b. Gobiernos Locales ................................................................................................................. 20

c. Asociaciones de gobiernos locales ........................................................................................ 20

d. Sociedad Civil ......................................................................................................................... 21

e. Empresas Mineras ................................................................................................................. 21

7. Conclusiones y Estrategia de Salida .......................................................................................... 21

2

ANEXOS: ............................................................................................................................................ 23

Anexo 1: Acta de Constitución ...................................................................................................... 24

Anexo 2: Acta de Convocatoria .................................................................................................... 26

Anexo 3: Ficha de Idea de Negocio ............................................................................................... 29

Anexo 4: Ficha de Idea de Proyecto .............................................................................................. 30

Anexo 5: Convocatoria .................................................................................................................. 31

Anexo 6: Acta de Selección de fichas ............................................................................................ 34

Anexo 7: Acta de Selección de Borradores y Proyecto Social ....................................................... 37

Anexo 8: Acta de Selección de Planes de Negocio y Proyectos Sociales Finales .......................... 41

Anexo 9: Carta de Acuerdo ........................................................................................................... 43

Anexo 10: Compra de Bienes y Servicio ........................................................................................ 46

Anexo 11: Marco de Medición de Desempeño ............................................................................. 61

Anexo 12: Ficha de Informe Trimestral ......................................................................................... 62

Anexo 13: Inventario ..................................................................................................................... 64

Anexo 14: Modelo Referencial de Evaluación de Proyecto .......................................................... 73

Anexo 15 Responsabilidades del Programa CISAL en el funcionamiento del Fondo .................... 76

3

1. Visión y objetivos

a. Justificación y alcance El Fondo CISAL es un mecanismo local de Asistencia Técnica municipal y social y de Financiamiento

(no un programa de préstamos) que apoyará iniciativas locales y contribuirá a la sostenibilidad

social, económica y ambiental de las 16 municipalidades impactadas por la presencia minera en sus

territorios que participan en el programa CISAL. Con un valor total de 1.250.000 CAD en los próximos

dos años y medio de aplicación, el fondo se dividirá entre los países de Perú y Colombia

considerando el número de municipios del programa en cada país. El Fondo proporcionará

financiamiento a escala pequeña pero estratégica para las iniciativas basadas en la comunidad que

promuevan el desarrollo económico local y social, construya capital social y/o apoyen la

sostenibilidad del medio ambiente en zonas de influencia de la minería. Como sabemos, la minería

a menudo afecta a diversos sectores de la comunidad de manera diferente en beneficio de aquellos

que no eran residentes originales, y los hombres de manera desproporcionada sobre las mujeres. El

Fondo CISAL trata de abordar algunos de estos desequilibrios mediante la promoción de iniciativas

innovadoras y sostenibles que apoyan a los grupos tradicionalmente desfavorecidos que viven en

las zonas mineras.

b. Objetivo del presente documento

Este documento es la Guía de operación del Fondo CISAL, conocido en el Plan de Implementación del Programa (PIP) como el CIF-Community Innovation Fund- que explicita, la política y los mecanismos de constitución, funcionamiento y aplicación del Fondo.

Se describe también como se constituye, se opera y se monitorea el presente Fondo, los tipos de proyectos a financiar, las modalidades de transferencia de recursos, las características de los proyectos sostenibles, y la constitución y funcionamiento del Comité Local de Administración del Fondo, así como el programa continuo de asistencia técnica a través de todas las etapas de cada convocatoria que hará el Fondo CISAL.

El Fondo CISAL es un fondo de asistencia técnica y financiamiento a diferentes iniciativas innovadoras y de promoción del desarrollo económico local y social, poniendo énfasis en los grupos vulnerables y emprendedores de cada localidad, no es fondo de crédito. Sin embargo, se está promoviendo una contrapartida financiera o en especie de parte de los beneficiarios a fin de promover una contribución de cada contraparte receptora del financiamiento y fortalecer el proceso de apropiación de las iniciativas.

El Fondo CISAL es un mecanismo de asistencia técnica y apoyo financiero a iniciativas comunales, individuales y grupales, que busquen la innovación, autosuficiencia y la sostenibilidad económica, social, y ambiental de las localidades involucradas en el programa CISAL. Es reconocido por comunidades y gobiernos locales y gestionados con transparencia, por el consenso tripartito entre los representantes del gobierno local, la Sociedad Civil y FCM-CISAL. El proceso de implementación del Fondo, demostrará cómo manejar fondos locales de una forma transparente y responsable por parte de un comité liderado por el gobierno local con participación de la Sociedad Civil.

El Fondo CISAL busca generar procesos de desarrollo local, a partir de proyectos exitosos que fomenten la credibilidad y la legitimidad de los gobiernos locales, en un contexto de Buen Gobierno.

4

c. Políticas

• El FONDO CISAL tiene un enfoque territorial, acorde con las políticas del programa.

• Se dirige a la promoción de la innovación para la inclusión social y para facilitar el desarrollo económico local, a través de la generación de capacidades para la gestión y el desarrollo económico diversificado en los territorios.

• La gestión y administración del Fondo CISAL es tripartita, en representación de tres principales actores del Programa: los Gobiernos Locales, la Sociedad Civil y el Programa CISAL.

• La gestión del Fondo CISAL se caracteriza por ser transparente y por basarse en principios de rendición de cuentas y éticos.

d. Ciclo de vida del Fondo CISAL

Etapas del Fondo Actividad Plazo mínimo

Etapa 1: Constitución del comité del Fondo CISAL

Asistencia Técnica

Taller de Presentación y capacitación del Fondo CISAL

2 semana

Producto Comité del Fondo CISAL constituido

Convocatoria Convocatoria a través de medios de comunicación: Radio, cartas, afiches, web, etc; garantizando la difusión a poblaciones vulnerables, hombre y mujeres.

Etapa 2: Presentación de Ideas

Asistencia Técnica

Llenado de Fichas de Ideas de Negocio e Ideas de Proyectos

2 semanas

Producto Presentación de Idea de Negocio e Ideas de Proyectos

Selección Selección de Ideas de Negocios e Ideas de Proyectos

1 semana

Etapa 3: Formulación de Borradores

Asistencia Técnica

Talleres de formulación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales con enfoque de género e inclusión.

4 semanas

Producto Borrador de Planes de Negocio y Proyectos Sociales

1 semana

Selección Selección de Borradores 1 semanas

Etapa 4: Formulación de Plan o Proyecto

Asistencia Técnica

Asistencia técnica de campo - Consultorías especializadas: Planes de negocios y Proyectos Sociales Finales, con ajustes en producción, mercados, presupuestos y administración.

2 semanas

Producto Planes de Negocio Finales y Proyectos Sociales Finales

1 semana

Selección Selección de cartera de financiamiento final 1 semana

5

Etapa 5: Ejecución y monitoreo del Plan o Proyecto

Asistencia Técnica

Contrataciones y entrega de bienes o servicios

4-6 semanas

Estudios especializados con consultores locales y voluntarios canadienses y/o procedimientos de formalización financiados con el 10 % del presupuesto del proyecto

Ejecución del proyecto

Producto Informes trimestrales 1 año

Selección Evaluación de impacto y selección de las mejores practicas

2. Operación y manejo del fondo

El Comité Local de Administración del Fondo CISAL (el Comité) es el organismo local responsable del funcionamiento del Fondo por cada municipalidad socia del programa CISAL. Actualmente, son 16 municipios socios del programa CISAL.

a. Creación y Composición del Comité (etapa 1)

El Comité Local de Administración del Fondo CISAL estará conformado por:

• Dos representantes del gobierno local: el alcalde o su delegado formal y permanente y el encargado de las funciones de desarrollo económico local del municipio;

• Dos representantes de la Sociedad Civil: uno en representación de los grupos poblacionales vulnerables o emprendedores sociales/ambientales y otro en representación de los emprendedores de los diversos sectores económicos; y,

• Un representante de FCM-CISAL. El o la coordinador/a regional del proyecto (CRP) de CISAL como titular y como alterno el Gerente del Programa CISAL Colombia o el Especialista DEL.

Los representantes del Gobierno Local serán definidos por el Sr/a. Alcalde/sa y su Consejo.

Los representantes de la Sociedad Civil serán determinados en consulta con organizaciones formales y de segundo nivel de la Sociedad Civil, como cámaras de comercio, universidad, Ongs federaciones de productores etc.. con una antigüedad mínima de 3 años y poderes vigentes, en de la medida de lo posible.

El alcalde, junto con un representante de CISAL, convocará a representantes de la Sociedad Civil como miembros potenciales del Comité Local de Administración del Fondo CISAL, así como a funcionarios del gobierno local, a un taller de capacitación sobre los lineamientos y procedimientos del Fondo CISAL: Taller de Presentación del Fondo CISAL. Los participantes serán capacitados sobre la Guía del Fondo CISAL, los procedimientos de toma de decisión y los principios de gestión administrativa y financiera a respetar. Durante el taller de presentación se validarán y ajustarán los lineamientos y procedimientos de postulación y selección aplicados en su localidad, y se definirán los dos representantes de la Sociedad Civil al Comité Local de Administración del Fondo CISAL. Finalmente, durante la presentación del Fondo CSIAL se expondrán los lineamientos de FCM-CISAL en materia de género, sostenibilidad, medioambiente e innovación, recalcando la importancia de la participación de hombres como mujeres y de poblaciones vulnerables o tradicionalmente excluidas, como miembros del Comité o postulantes al Fondo.

6

Cada representante tendrá un miembro principal y un suplente, quienes estarán enterados permanentemente de las actividades del Comité, para que sus participaciones no pierdan continuidad. Así mismo, los representantes deberán informar del funcionamiento del Comité y sus resultados, una vez publicados, a sus bases o miembros, para asegurar un alto nivel de compromiso de los actores de la Sociedad Civil.

La constitución del Comité Local de Administración se hará mediante la firma del Acta de Constitución (anexo 1). Cada comité tendrá una copia de la Guía del Fondo CISAL, los Mensajes Clave y Preguntas y Respuestas Frecuentes1.

Los representantes de la Sociedad Civil deberán presentar ante el Secretario Técnico, el encargado de desarrollo económico local del municipio, una carta que sustente la representación de la asociación u organización de la Sociedad Civil por el miembro, ante el Comité Local de Administración.

El Comité Local de Administración del Fondo CISAL podrá designar un sub-comité de compras y un sub-comité de monitoreo en su representación, durante la quinta etapa del Fondo CISAL.

b. Mandato del Comité

La duración del mandato para todos los miembros del Comité será desde el momento de la promulgación de firma del Acta de Constitución, hasta el 31 de marzo del 2019. La composición o recomposición del Comité del Fondo CISAL se hará solo en los casos de retiro o acuerdos por consensos entre las tres partes representadas.

Los titulares que no puedan participar a las reuniones del Comité podrán ser remplazados por sus respectivos suplentes, exclusivamente. Cualquier miembro que participe, sin haber sido designado como titular o suplente en remplazo del titular, no tendrá derecho de voto durante las reuniones del Comité. En caso los suplentes tomen sistemáticamente el lugar de los titulares o exista una fuerte probabilidad que los titulares no participen a futuro, los miembros del Comité o el Oficial de Proyecto Fondo CISAL podrán solicitar la designación del suplente como titular, esto a excepción del Alcalde del Municipio que guardará en todos los casos la titularidad. Igualmente, las organizaciones miembros del Comité podrán designar otro representante dentro de su organización, titular o suplente frente al Comité en caso se identifique que los representantes no cumplen o no pueden cumplir con los compromisos adquiridos como miembros del Comité.

Finalmente, el Comité tomará en cuenta las condiciones de vida y limitaciones geográficas, logísticas u otras (de existir), de los miembros representantes de la Sociedad Civil a fin de permitir su participación.

c. Funcionamiento del Comité

Presidencia: El Comité será presidido por el Alcalde o su delegado permanente, quien representará al Comité en espacios políticos y técnicos regionales y nacionales.

Secretaría técnica: el Comité contará con una secretaría técnica ejercida por el funcionario Desarrollo Económico Locas municipal o su equivalente, quien asumirá la convocatoria de las reuniones, la definición de agenda, la preparación y envío de información para cada encuentro, con una anticipación de por lo menos cinco días hábiles; el manejo del archivo y

1 Consignados en el Plan de Comunicaciones

7

la correspondencia, así como la comunicación oficial con los solicitantes de proyectos, y las que sean requeridas para la adecuada operación del Comité.

Sesiones: Una vez instalada y luego de lanzada la primera convocatoria de financiamiento, el Comité se reunirá para aprobar las propuestas en cada etapa y de forma ordinaria cada tres meses, para hacer seguimiento y monitoreo de los recursos del Fondo. Podrán haber reuniones extraordinarias convocadas por consenso entre los miembros y citadas con por lo menos una semana de anticipación. En ningún caso se podrá reunir el Comité, sin la presencia del representante de FCM-CISAL.

Quorum: para las sesiones y la toma de decisiones (incluyendo la compra), se requiere la presencia del gobierno local, de la Sociedad Civil y de FCM-CISAL. Cada miembro tiene derecho a voz y a un voto. Dependiendo de los temas a tratar, podrá contarse con invitados, los cuales asistirán con voz, pero sin voto. En principio, las decisiones se tomarán por consenso. Si éste no se logra, se decidirá por mayoría con mínimo un representante del gobierno local, de la Sociedad Civil y de FCM-CISAL.

Convocatoria y asignación de recursos: se hará como máximo una convocatoria anual. El Comité definirá, divulgará y ejecutará el calendario anual de convocatorias, de presentación de iniciativas, de evaluación, asignación y entrega de recursos, de seguimiento y monitoreo al avance de la ejecución de los recursos asignados.

Comunicación hacia la población: el Comité definirá canales y medios de comunicación para la divulgación de información relevante sobre el Fondo, orientada a la comunidad y a los grupos de interés vulnerables, para atender las inquietudes particulares de los solicitantes y realizará rendición periódica de cuentas.

d. Prevención de conflicto de intereses

Cuando las propuestas llevadas al Comité sean de personas con quienes un miembro tiene o ha tenido un vínculo laboral con una posterioridad de dos años, tiene un interés particular (financiero o político) o hasta el segundo grado de consanguinidad y primero civil con el postulante al Fondo, el miembro debe anunciarlo y abstenerse de participar en la discusión y votación.

Si se detectara que un miembro no anuncia este conflicto de interés, la financiación del proyecto será anulada y el miembro será excluido del Comité y solicitada su sustitución por la instancia pertinente.

Cuando los miembros del Comité que representan a la Sociedad Civil deseen participar en las convocatorias para asignar recursos a título personal, deberán retirarse del Comité. Si desean participar desde la organización a la que representan, deberán anunciarlo y abstenerse de participar en la discusión y decisión de asignación de recursos. Los miembros del Comité con cargos en instituciones públicas, no pueden ser postulantes para los recursos del Fondo.

Los miembros del Comité se reservan el derecho a recusar a cualquiera de sus pares, cuando sea identificada una situación que implique conflicto de intereses.

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e. Cláusula de confidencialidad

Los miembros del Comité se obligan a conservar bajo reserva y a no divulgar, por ningún medio, la información, las discusiones y las decisiones ocurridas en este espacio, y deberán firmar una cláusula explícita de confidencialidad como miembros del Comité. Sólo se difundirá información previa aprobación del Comité, durante las sesiones ordinarias y extraordinarias.

Cuando algún miembro del Comité detecte y denuncie la violación de esta cláusula de confidencialidad, el miembro aludido será excluido y su actuación denunciada a la autoridad competente.

f. Documentación de procesos Los mecanismos de participación, capacitaciones, presentación de iniciativas, reuniones y

decisiones del Comité deberán ser documentados a fin de garantizar transparencia en los

procedimientos del Fondo CISAL. Cada etapa y actividad deberá resultar como mínimo en los

siguientes productos2:

Etapas del Fondo Actividad Documentación

Etapa 1: Constitución del Comité del Fondo CISAL

Asistencia Técnica

Taller de Presentación y capacitación del Fondo CISAL

Lista de asistentes

Producto Comité del Fondo CISAL constituido

. Acta de Constitución del Comité Local y Carta vigencia de poder de la Sociedad Civil . Acta de Primera reunión: Suplentes y Cronograma etapa 2

Convocatoria Convocatoria a través de medios de comunicación: Radio, cartas, afiches y web

Fichas de trabajo de campo: documentación de medios de comunicación utilizados

Etapa 2: Presentación de Ideas

Asistencia Técnica

Llenado de Fichas de Ideas de Negocio y Ideas de Proyectos

Ficha de trabajo de campo: Asistencia para el llenado de fichas*

Producto Presentación de Idea de Negocio y Ideas de Proyectos

Cargo de recepción de Fichas (firmadas o con huella digital)

Selección Selección de Ideas de Negocios y Ideas de Proyectos

. Acta de Segunda reunión: Iniciativas seleccionadas (con puntajes) y Cronograma etapa 3. . Publicación de resultados*

2 Los modelos de acta y modelos de difusión de los procesos se encuentran en anexo. Los anexos propuestos son modelos de referencia que contribuyen a la generación de capacidades y a la cultura de transparencia que promueve el Fondo CISAL. En este sentido, se deberá tomar en cuenta el proceso de aprendizaje que sigue cada Comité en la evaluación de la documentación generada.

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Etapa 3: Formulación de Borradores

Asistencia Técnica

Talleres de formulación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales con enfoque de género e inclusión.

. Cargo de cartas de invitación al taller de capacitación y lista de asistentes. . Informe del Socio Institucional o Consultor

Producto Borrador de Planes de Negocio y Proyectos Sociales

. Cargo de presentación de borradores de Planes de negocio y Proyectos sociales

Selección Selección de Borradores . Acta tercera reunión: Iniciativas seleccionadas (con puntaje) y cronograma etapa 4 . Publicación de resultados*

Etapa 4: Formulación de Plan o Proyecto

Asistencia Técnica

Consultorías especializadas: ajustes en producción, mercados, presupuestos y administración

. Carta de invitación para el acompañamiento de consultores. . Informe del Consultor

Producto Planes de Negocio y Proyectos Sociales finales

. Cargo de Presentación de Planes de negocio y Proyectos sociales finales

Selección Selección de cartera de financiamiento Final

. Acta cuarta reunión: Cartera de financiamiento final y Cartas de notificación . Publicación de resultados*

Etapa 5: Ejecución y monitoreo del Plan o Proyecto

Asistencia Técnica

Estudios especializados con voluntarios canadienses y/o procedimientos de formalización financiados con el 10 % del presupuesto del FC

. Carta de acuerdo firmada por el beneficiario, el Comité y el Director del Programa . Cuadro comparativo de compras presentado por cada titular de iniciativas con apoyo de FCM-CISAL y el Secretario Técnico. . Procedimientos internos de FCM Contrataciones y

desembolso de bienes o servicios

Producto Informes trimestrales . Cargo de presentación de los informes trimestrales . Actas de reunión del Comité para el seguimiento y monitoreo de las iniciativas.

Selección Evaluación de impacto y selección de las mejores practicas

Procedimientos internos de FCM (para la contratación de un consultor)

(*) La convocatoria y publicación de resultados en los paneles del Municipio deberá ser

documentada con fotos.

3. Proceso de Selección

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a. Ideas de Negocio y Ideas de Proyectos (etapa 2) Una vez constituido el Comité, los miembros tendrán una primera reunión para establecer las

estrategias, el cronograma para la convocatoria y la etapa dos del Fondo CISAL. (Anexo 2: Acta de

Convocatoria).

El Comité del Fondo CISAL hará una convocatoria abierta, a cargo del Secretario Técnico y con apoyo

del programa CISAL, a través de los medios de difusión establecidos en consulta con miembros de

la Sociedad Civil durante el taller de presentación del Fondo CISAL, con el objetivo de informar sobre

el proceso y criterios de selección. La convocatoria se hará a través de difusiones radiales, afiches

en los municipios y cartas a las principales asociaciones de la Sociedad Civil, además de cualquier

otro medio de difusión que establezca el Comité. El Comité deberá considerar, dentro de sus

estrategias de difusión, la inclusión de poblaciones vulnerables, así como la participación de mujeres

y hombres en el proceso3. La convocatoria podrá difundirse a través de los modelos establecidos

en Anexo 5: Convocatoria (Afiche en los municipios, Cartas a las principales asociaciones de la

Sociedad Civil y Mensajes radiales). La documentación del proceso estará a cargo del Secretario

Técnico.

La convocatoria deberá contener mensajes claros y precisos acerca de los objetivos del Fondo CISAL

y mencionar los dos medios de postulación: el llenado de una Ficha de Idea de Negocio o de una

Ficha de Idea de Proyecto. Las Ideas de Negocio deberán buscar la rentabilidad económica de un

negocio que no podría ser financiado a través de otras instituciones, como bancos, cajas de ahorro

o cajas municipales. Las Ideas de Proyecto serán aquellas que demuestren satisfacer una necesidad

social o contribuir en la calidad de vida de los miembros de una asociación u organización,

incluyendo medidas equitativas para la participación de hombres y mujeres y/o promoviendo el

empoderamiento de poblaciones vulnerables.

Las Ideas de Negocio resultarán, en la cuarta etapa del Fondo CISAL, en Planes de Negocio Finales y

las Ideas de Proyectos Sociales Finales.

La convocatoria indicará el lugar de llenado, asistencia y presentación de las fichas de Idea de

Negocio (anexo 3) o de Idea de Proyecto (anexo 4), así como las fechas de vigencia de la

convocatoria.

La asistencia para el llenado de fichas estará a cargo del Secretario Técnico del Comité o el miembro

que designe el Comité, quién contará con apoyo técnico de personal de la FCM-CISAL4.

Se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

- El postulante deberá tener más de 18 años (las agrupaciones de jóvenes menores de 18

años podrán presentarse a través de un apoderado).

- El proyecto debe pertenecer a la zona geográfica del municipio.

3 El plan de comunicaciones del Fondo CISAL, brindará una hoja de ruta de cómo mejor direccionar la difusión de la convocatoria para que líderes de personas con discapacidad, adultos mayores, líderes de niños y jóvenes en situación de vulnerabilidad, indígenas, campesinos, se enteren de la información básica para poder postularse al Fondo. 4 El apoyo o asistencia técnica deberá coordinarse con el Oficial de Proyecto Fondo CISAL. La asistencia técnica brindada

durante todo el proceso será igualmente capacitada sobre los procedimientos del Fondo CISAL y los lineamientos en materia de inclusión y género.

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- Las propuestas no deben incluir inversión en infraestructura, costos de capacitación

continua de estudiantes y becarios, sueldos de funcionarios públicos o sueldos para la

administración de la organización.

- No serán elegibles individuos u organizaciones con actividades ilegales y grupos terroristas,

políticos o sectarios o con antecedentes de corrupción.

- Se vinculen a actividades de trabajo temporal o bolsas de empleo.

- Las iniciativas con alto riesgo ambiental pueden verse excluidas.

Ejemplos: a. Proyectos potencialmente elegibles (A modo de ejemplos) - Compra de equipo para microempresas de confección. - Compra de semillas para incrementar el área sembrada de un cultivo comercial. - Herramientas para incrementar y mejorar los servicios de jardinería ofrecidos. - Dotación de instrumentos musicales, utilería de teatro y de artes para el concejo municipal

de juventudes. - Mejoramiento de la crianza de cuyes para aportar en la superación de la desnutrición

infantil: dotación de kit de herramientas, capacitaciones, plan comercial. - Estudio de mercado para la colocación de productos y servicios de asociaciones de mujeres. b. Proyectos no elegibles (algunos ejemplos) - Construcción de lozas polideportivas. - Sueldos para la administración de la organización. - Adecuación de infraestructura para riego. - Construcción de pozo profundo y habilitación de suministro domiciliario de agua. - Financiación de la educación universitaria del hijo del líder.

Los postulantes presentarán las fichas de Ideas de Negocio E ideas de Proyectos en la oficina de

Desarrollo Económico Local o equivalente (oficina del Secretario Técnico). El Comité Local de

Administración podrá extender los plazos de la convocatoria de haber una cantidad reducida de

propuestas presentadas.

Las Fichas serán recepcionadas en la Oficina de Desarrollo Económico o su equivalente (oficina del

Secretario Técnico) donde se le asignará un código5. Cada postulante recibirá un cargo de entrega

de la ficha, asimismo al culminar la convocatoria cada ficha deberá tener una firma o sello de

recepción. El Secretario Técnico deberá escanear y fotocopiar las Fichas, las mismas que serán

enviadas a FCM-CISAL antes de la selección del Comité.

Las iniciativas (Fichas) pasarán por una primera etapa de selección de Ideas de Negocio y de

Proyectos, de acuerdo a los siguientes criterios:

Las Ideas de Negocio deberán:

Criterios Rango de calificación

Articular la iniciativa a las propuestas estratégicas y proyectos identificados en el plan de desarrollo Económico Local de cada distrito. Contribuyendo a la diversificación económica

1-4

5 El sistema de codificación será coordinado con la Gerencia de Operaciones y Finanzas de FCM CISAL

12

productiva y/o a las cadenas locales de suministro, de empresas públicas y privadas.6

Identificar mercados actuales y potenciales que garanticen la diversificación de los clientes.

1-4

Contar con experiencia en el sector 1-4

Demostrar un potencial para ser innovador, ambientalmente sostenible y replicable para el desarrollo del municipio.

1-4

Relación entre grupo de trabajo involucrado y monto de inversión del proyecto.

1-4

Puntaje máximo 20

Las Ideas de Proyecto Sociales deberán:

Criterios Rango de calificación

Incluir medidas equitativas para la participación de hombres, mujeres y/o promover el empoderamiento de poblaciones vulnerables.

1-4

Desarrollar capacidades dentro de su organización y mejorar la calidad de vida de sus miembros.

1-4

Atender necesidades de corto plazo con una visión de largo plazo.

1-4


1-4

Relación entre grupo de personas beneficiadas y monto de inversión del proyecto.

1-4

Puntaje máximo 20

El proceso de selección de Fichas será transparente, cada Ficha presentada deberá tener un puntaje

que será publicado en los locales de las municipalidades, así como en la web de la FCM-CISAL, luego

de la firma del Acta de Selección de Fichas (anexo 6) y de la aprobación por el Oficial de Proyecto

Fondo CISAL.

El Secretario Técnico deberá enviar copia (o escaneado) de las fichas presentadas luego de

culminada la convocatoria, y antes de la reunión del Comité. Se recomienda que el Comité se reúna

5 días después de culminada la convocatoria a fin de permitir la preparación de la reunión.

Las fichas seleccionadas serán aquellas que alcancen el mayor puntaje, sin embargo el Comité podrá

aprobar una iniciativa con puntaje menor en caso se identifique una Idea de Negocio o Idea de

Proyecto con características y potencial particular. La cantidad de postulantes seleccionados serán

entre 12 y 20 postulantes de Ideas de Negocio y 5 y 20 de Ideas de Proyectos para permitir un buen

desenvolvimiento de los participantes durante el taller de formulación de planes de negocios y

proyectos sociales.

6 Durante la primera convocatoria el criterio se formuló de la siguiente manera: “Articular la iniciativa a la diversificación económica productiva y/o a las cadenas locales de suministro, de empresas públicas y privadas.” Ya que no se contaba a la fecha con los Planes de Desarrollo Económico Local.

13

Una vez firmada el Acta, el Secretario Técnico enviará copia del acta escaneada y de la matriz de

calificación y selección de iniciativas. Antes de la publicación de los resultados, el Secretario Técnico

validará el procedimiento con la Oficial de Proyecto Fondo CISAL y confirmar la fecha de taller de

formulación de planes de negocios y proyectos sociales, dentro de los tres días siguientes a la

reunión del Comité. Al cuarto día y de no haber observaciones, el Secretario Técnico publicará los

resultados en el panel de la municipalidad, junto con las fechas del taller, y FCM-CISAL se encargará

de la publicación en línea a través de su sitio web7.

Los postulantes seleccionados serán invitados a participar al taller de formulación de planes de

negocios y proyectos sociales (la tercera etapa del Fondo CISAL) con una anticipación mínima de 10

días. Las cartas de invitación al taller de capacitación deberán especificar y solicitar a los postulantes

cualquier información, cuestionarios o documentación requeridos por el encargado del taller para

la formulación de borradores de planes de negocio y proyectos sociales. Los postulantes

seleccionados podrán asistir al taller de formulación acompañados de 1 o 2 socios, miembros de su

organización, teniendo en cuenta que habrá postulantes con nivel bajo de instrucción, dificultades

en el idioma o algún tipo de discapacidad seleccionados.

El Secretario Técnico estará encargado de enviar las cartas de invitación y llevará cargos de

recepción de las cartas enviadas.

b. Borradores de Planes de negocios y Proyectos sociales (etapa 3) El taller de capacitación sobre formulación de un Plan de Negocios y/o un Proyecto Social8 estará a

cargo de un Socio Institucional del Programa CISAL o consultor Local, especializado en el tema.

Durante el taller de capacitación se hará una presentación sobre el plan de desarrollo económico

local el perfil económico, social y medioambiental de la zona y sobre los lineamientos del municipio

en materia de desarrollo territorial. Los postulantes deberán ser capacitados en la gestión

estratégica, administrativa y financiera de las iniciativas de proyectos: presentar una estructura

razonable de presupuesto y proyectar resultados a corto, mediano y largo plazo, entre otros (los

cronogramas deberán contemplar un plazo razonable para la compra de activos o servicios).

Toda iniciativa deberá considerar en su presupuesto un rubro de asistencia técnica y/o gastos en

procedimiento de formalización, equivalente a por lo menos el 10% del presupuesto total de la

iniciativa. Los postulantes deberán presentar documentación que sustente su nivel actual de

formalización: inscripción en registros públicos, acta de constitución, carta de representación

firmada por sus miembros, u otros.

Además, las iniciativas deberán demostrar un aporte en recursos propios u otras fuentes (pueden

ser en especies) equivalente a mínimo 10% del presupuesto total solicitado (acápite 4.b).

Al culminar el taller, los participantes formularán un borrador de Plan de Negocio o de Proyecto

Social dentro de la siguiente semana, que presentarán a la oficina del Secretario Técnico.

Igualmente, de existir un número reducido de Ideas de Proyecto seleccionadas, el taller deberá

permitir y garantizar la elaboración de por lo menos dos Proyectos Sociales Finales (con

7 Se recomienda que los Municipios publiquen los resultados, así como los mensajes claves de Fondo en sus páginas web. 8 O Proyecto de Inclusión Social

14

presupuestos detallados) que podrán ser seleccionados por el Comité para ejecución, sin pasar por

la cuarta etapa del Fondo (con la restricción de asignación del 30% a 40% del monto total).

El Secretario Técnico llevará un registro de recepción de borradores de planes de negocio y

proyectos sociales, retomando la codificación asignada a la ficha de Idea de Negocio o Proyecto

respectiva.

El Comité deberá contar con una semana para la revisión de los borradores. La selección del Comité

podrá resultar en la firma de dos Actas, en dos momentos:

- Selección de Borradores (Anexo 7: Acta de Selección de Borradores):

El Comité deberá calificar todos los borradores de Planes de Negocio y Proyectos Sociales

presentados con una calificación de 0 a 20, considerando la calificación otorgada por el encargado

del taller sobre 10.

El encargado del taller efectuará recomendaciones y calificará todos los borradores presentados con

una nota de 0 a 10 en base a los siguientes criterios:

Borradores de Planes de Negocio:

- Mercado: ¿Cuál es el segmento estratégico en el que se posesionarán en el mercado?

detallar

- Competencia: ¿Cuál es la ventaja competitiva del Negocio, por costos, por diferenciación,

mixta?

- Economía: Rentabilidad del Negocio, a definir en base a márgenes de rentabilidad.

- Operaciones: ¿Qué actividades están involucradas? ¿Qué nivel de productividad? ¿Logran

precios competitivos en el sector y un volumen acuerdo al mercado focalizado?

- Gestión: ¿El equipo humano cuenta con las habilidades, la experiencia y el compromiso

requeridos?

Proyectos Sociales:

- Identificación de un problema social: ¿Responde a las necesidades de los postulantes? ¿Es

directa la mejora de la calidad de vida de los integrantes de la organización?

- Visión estratégica: objetivos y técnicas para solucionar el problema

- Impacto Social: Beneficios esperados en grupos vulnerables: Costo –beneficio; costo

eficiencia (con enfoque de inclusión y género)

- Operaciones: ¿Las alternativas involucran prácticas locales, es innovadora, es sostenible

¿Qué actividades están involucradas? ¿Qué nivel de complejidad sugieren?

- Gestión: ¿Existen liderazgos claros para la gestión? ¿Cuenta con las habilidades y el

compromiso?

Los borradores de planes de negocio y de proyectos sociales serán evaluados por el Comité en base

a las recomendaciones del Socio Institucional encargado del taller (o consultor especializado). El

Comité deberá calificar cada iniciativa de 0 a 10 a fin de completar una sola calificación sobre 20,

bajo los criterios de selección utilizados en la primera selección.

Una vez efectuada la calificación, el Comité deberá seleccionar los borradores de planes de negocio

que pasarán a la cuarta etapa del Fondo CISAL de asistencia técnica en campo. La cantidad de

15

borradores seleccionados para clasificar a la cuarta etapa del Fondo no deberá exceder 5 borradores

de Planes de Negocio y 2 o 3 borradores de Proyectos sociales.

- Selección de Proyectos Sociales

El Comité podrá seleccionar un (o dos, dependiendo de los montos) Proyecto Social para

financiamiento directo (quinta etapa: ejecución), sin necesidad de pasar por la asistencia técnica en

campo de cuarta etapa del Fondo bajo recomendación del encargado del Taller y aprobación del

Oficial de Proyecto Fondo CISAL.

En ese caso, los titulares de borradores de Proyectos Sociales seleccionados (dos o tres) por el

Comité serán invitados con un plazo mínimo de una semana, para presentar la versión final de sus

Proyectos Sociales, con el apoyo del encargado del taller de formulación, y presentar su iniciativa

en quorum, frente al Comité teniendo en consideración las exigencias en materia de género, medio-

ambiente, innovación y sostenibilidad. El Comité deberá entrevistar a cada postulante siguiendo el

procedimiento de selección de planes o proyecto finales y tomando como referencia el Acta de

Selección de Planes de Negocio o Proyectos Sociales Finales (anexo 8).

En ambos casos, antes de la publicación de los resultados, el Secretario Técnico deberá

validar el procedimiento con Oficial de Proyecto Fondo CISAL. Al cuarto día y de no haber

observaciones, el Secretario Técnico publicará los resultados en el panel de la municipalidad

señalando que se enviará una carta formal a cada seleccionado. FCM-CISAL se encargará de la

publicación en línea a través de su sitio web9.

El Secretario Técnico deberá coordinar las fechas para la asistencia técnica en campo para los planes

de negocio (y proyectos sociales de ser el caso), directamente con el Oficial de Proyecto Fondo CISAL

y enviar las cartas a los seleccionados explicando el proceso de asistencia técnica en campo.

c. Versión final: Plan Negocio o Proyecto Social detallado (etapa 4) La asistencia técnica en campo podrá ser brindada por los Socios Institucionales del Programa,

Asociaciones miembros del Comité, Consultores especializados, expertos municipales canadienses

o locales. El proceso de contratación del especialista se iniciará por la FCM-CISAL en el momento de

recepción de la solicitud del Comité y durará cerca de cuatro semanas. La asistencia técnica en

campo deberá acompañar a los postulantes para generar estrategias en campo y elaborar un plan

de negocio (o proyecto social final), con un presupuesto detallado. El consultor deberá prepara la

etapa de ejecución del proyecto, preparando las especificaciones técnicas de los bienes a comprar

y servicios a contratar, el proceso de formalización a seguir de ser necesario, las condiciones de

compra y los ajustes al flujo de caja y tasas de rentabilidad de requerirse.

El Plan de Negocio o Proyecto Social deberá permitir la compra programada de bienes o servicios

en un cronograma detallado con montos estimados durante el plazo de la ejecución del Plan de

Negocio.

El plan o proyecto final deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

9 Se recomienda que los Municipios publiquen los resultados, así como los mensajes claves de Fondo en sus páginas web.

16

a. Consideraciones de género

Todo proyecto tiene impacto de género, explícito o no. Por lo tanto, al ser presentado al Fondo CISAL, debe considerar ese impacto y declarar expresamente cómo afecta o beneficia a hombres y mujeres. Se privilegiarán aquellos proyectos que fomenten la equidad entre géneros o que busquen una intervención diferencial para compensar exclusiones e inequidades en el territorio.

b. Consideraciones ambientales

Los proyectos presentados al Fondo CISAL deben estimar su posible impacto o efecto ambiental a corto y largo plazo, así como prever mecanismos de mitigación. El posible impacto, como los mecanismos propuestos, deben estar expresamente consignados en el texto del proyecto. La perspectiva ambiental es tan importante que su omisión hará que el proyecto sea rechazado.

c. Sostenibilidad

Un criterio central para la elegibilidad de un proyecto será su perspectiva de mantenimiento en el mercado, replicabilidad, generación y transmisión de conocimientos, irradiación de ventajas a otros sectores económicos o sociales y/o sus encadenamientos productivos. El proyecto debe señalar cuáles otros sectores económicos o sociales se verán beneficiados.

El postulante presentará una duración estimada en el tiempo de su proyecto. Igualmente, el proyecto debe considerar cómo se van a suplir los recursos a medida que éstos se vayan utilizando, cuáles elementos se debe reemplazar y cómo se hará, si la tendencia de los insumos necesarios va en crecimiento y éstos pueden ser provistos por la comunidad o si se pueden agotar por causas ajenas al proyecto.

El proyecto considerará las tendencias reales del mercado en el cual se inserta, respetará el marco normativo, ético y moral de su comunidad y, en lo posible, buscará proyectarse en el tiempo, mediante la enseñanza de habilidades a otras personas y/o incorporando en sí mismo mecanismos de reproducción o de aumento de su escala de producción.

d. Innovación

Uno de los criterios que se evaluará además del desarrollo de la actividad productiva misma, será la forma de organizarse, gobernarse, mostrar sus resultados o rendir cuentas, del postulante, empresa u organización.

Se considerará positivamente la incorporación de nuevos productos, así como nuevas tecnologías, de métodos más eficientes en el uso de los recursos, la disminución y/o la reutilización de residuos y desperdicios, la generación de subproductos. También se evaluará en qué medida estimula la iniciativa local y el diseño de nuevos métodos.

Por último, se considerará en qué medida considera las lecciones de experiencias pasadas o de otras zonas mediante una investigación previa sobre prácticas de otros modelos para negocios similares.

Una vez culminada la asistencia técnica, los postulantes presentarán su Plan de Negocio o Proyecto

Social a la oficina de DEL o equivalente dentro de la siguiente semana, donde se les notificará la

fecha en la que expondrán su iniciativa frente al Comité. El Comité deberá verificar que el plan o

proyecto cumple con las consideraciones técnicas mencionadas y en materia de género, medio-

ambiente, innovación y sostenibilidad.

17

Los postulantes expondrán su Plan de Negocio o Proyecto Social ante el Comité, quién deberá

evaluar, en esta ocasión, el nivel de involucramiento del postulante durante todo el proceso de

asistencia técnica. El Comité entrevistará a cada postulante a fin de garantizar que el postulante ha

liderado la toma de decisiones y la formulación del plan de negocio o proyecto social, conoce a

detalle los riesgos y compromisos a asumir, y ha adquirido herramientas técnicas y/o un marco

lógico para la formulación de planes de negocio y proyectos sociales.

El Comité describirá las razones de la selección de los Planes de Negocio y Proyectos Sociales Finales

en el Acta de Selección de Planes de Negocio o/y Proyectos Sociales Finales (anexo 8), la cual deberá

ser validada por el Oficial de Proyecto Fondo CISAL y publicada en los paneles del municipio y la web

de FCM-CISAL10.

La selección final de iniciativas a ser financiadas por el Fondo CISAL deberán respetar las

consideraciones financieras expuestas en el acápite 4. Los bienes (y servicios) comprados y

contratados en el marco de la ejecución de cada Plan de Negocio o Proyecto Social permanecerán

bajo custodia de cada postulante y serán de propiedad de FCM-CISAL hasta la culminación del

proyecto Fondo CISAL.

El Secretario Técnico notificará a los beneficiarios del financiamiento señalando que deberán

adquirir los compromisos descritos en Anexo 9: Carta de Acuerdo. Para lo cual deberán acercarse a

la oficina encargada de desarrollo económico local o enviar la documentación firmada, dentro de

los siguientes 5 días.

Las propuestas que no hayan sido aprobadas por el Comité deberán poder acceder a

financiamientos públicos o privados, con apoyo del Secretario Técnico del Comité del Fondo CISAL.

Las propuestas que se reformulen en cofinanciamiento con empresas privadas podrán ser

presentadas al Comité como iniciativas de asociación público-privada. Así, los candidatos no

seleccionados en esta oportunidad podrán participar en otra ronda de presentación de proyectos,

además de concursar ante otros financiadores de proyectos, fondos públicos y privados con

requerimientos similares.

4. Consideraciones Financieras

a. Distribución del Fondo entre países

El Fondo CISAL será distribuido en los dos países de influencia del programa, según el número de municipalidades a las que se asisten, ocho en el caso del Perú y siete en el caso de Colombia. Este monto de recursos a su vez y, en cada país, será distribuido en las 2 regiones y entre los municipios seleccionados.

b. Ciclos de solicitud de financiamiento

El Fondo CISAL tendrá como máximo tres ciclos de aprobación, que se inician entre octubre 2016 y finalizan en junio 2018. Se establecen en principio un ciclo por año por municipalidad y la distribución de los montos se determinará de acuerdo a los méritos de cada postulante, capacidad y experiencia en la gestión de recursos (dependiendo del tipo de iniciativa y el nivel de sofisticación

10 Se recomienda que los Municipios publiquen los resultados, así como los mensajes claves de Fondo en sus páginas web.

18

de las capacidades administrativas y operacionales del proponente), así como el impacto esperado de la iniciativa.

Los fondos no serán transferidos directamente a los postulantes sino a través de la ejecución del presupuesto detallado aprobado, es decir la compra de activos o contratación de servicios diversos que ahí se indiquen.

c. Montos por proyecto

El Fondo CISAL, será distribuido en dos tipos de proyectos11;

Proyectos de Desarrollo Económico Local: Planes de Negocio con vocación comercial, a los cuales se les asignará aproximadamente el 70 % del total del Fondo CISAL (monto referencial). En el caso de los Planes de Negocio, se financiarán los siguientes tipos de proyectos:

a. Iniciativas Individuales: Planes de Negocio de emprendedores individuales. Asignación desde CAD $5,000.

b. Iniciativas Asociativas: Planes de Negocio de emprendimiento colectivo. Asignación desde CAD $ 10,000.

a. Beneficiarios de los proyectos de Desarrollo Económico Local: Las empresas locales, las

asociaciones de productores Asociación de empresas, Cámara de Comercio o asociaciones

formales de negocio, nuevos socios de la cadena de valor y propuestas empresariales

diversas.

Proyectos de Inclusión Social: Proyectos Sociales, proyectos de grupos colectivos o grupos con algún grado de vulnerabilidad para empoderar y mejorar calidad de vida de sus miembros, a los cuales se les asignará aproximadamente el 30% del total del Fondo CISAL (monto referencial). En el caso de los Proyectos Sociales, se financiarán los siguientes tipos de proyecto:

b. Iniciativas Colectivas. Perfiles de proyecto colectivo, con asignación desde CAD $5,000 hasta CAD $10,000.

c. Beneficiarios de los Proyectos de Inclusión Social: Organizaciones no gubernamentales, grupos comunitarios, consejos vecinales o colectivos, Los grupos de jóvenes, colectivos o grupos de mujeres, Asociaciones de determinados grupos étnicos, Otros tipos de asociaciones de grupos vulnerables dentro de la jurisdicción correspondiente.

El Comité del Fondo CISAL en cada distrito podrá por consenso aprobar un solo proyecto hasta un monto de CAD $30,000 en cada convocatoria.

d. Contribución de los beneficiarios:

Demostrar una contrapartida equivalente al 10% del monto del proyecto, representada en bienes existentes, servicios o mano de obra. Algunos criterios sugeridos para la contribución en especie para ser elegible:

contribuciones son verificables a partir de los registros comprometidos en el desarrollo del proyecto o negocio financiado

11 Las equivalencias en Soles y Pesos colombianos serán comunicadas al inicio de cada convocatoria

19

contribuciones no son "contadas para cualquier otro programa financiado por el Gobierno de Canadá; y,

las contribuciones son razonablemente relacionadas con el logro adecuado y eficiente de los objetivos del proyecto y de acuerdo a los principios de costos aplicables y manejados por el donante, el Gobierno de Canadá.

5. Ejecución y monitoreo (etapa 5)

a. Cronograma de ejecución

La asignación del presupuesto para la ejecución del plan de negocios y/o perfil de proyecto se realizará de manera fraccionada según el presupuesto requerido y cronograma de ejecución.

La solicitud de pago a proveedores de bienes y/o servicios se realizará de acuerdo con los procedimientos de FCM-CISAL en los formatos de contrataciones y términos de referencia internos. Los procedimientos de cotización para la compras y contrataciones se llevarán a cabo con participación del titular de la iniciativa aprobada y, el apoyo del Secretario Técnico y personal de la FCM-CISAL en campo, siguiendo los procedimientos de la FCM-CISAL (Anexo 10: Compras de Bienes y Servicio).

El pago lo realiza directamente FCM-CISAL en los plazos pre-establecidos una vez que el debido proceso de selección de proveedor se ha hecho y documentado.

b. Monitoreo y Evaluación

Los beneficiarios finales del Fondo deberán presentar informes trimestrales sobre la ejecución del proyecto, indicando resultados y el avance de todas las actividades operativas, así como recomendaciones sobre los cambios esperados, desafíos u otros hechos que impidan el proyecto en el formato en anexo 12: Ficha de Informe Trimestral.

El Comité deberá reunirse de forma ordinaria cada tres meses a fin de hacer el seguimiento de los Planes de Negocio y Proyectos Sociales financiados.

Finalmente, FCM-CISAL realizará estudios de evaluación de impacto, a fin de obtener una retroalimentación del proyecto, compartir las lecciones aprendidas y buenas prácticas de las iniciativas del Fondo.

c. Reconocimientos y Certificaciones FCM-CISAL, a través del Program Steering Committee (PSC), evaluará y reconocerá las mejores prácticas respecto a:

- La transparencia demostrada por los Comités Locales de Administración durante la selección de iniciativas

- Los proyectos financiados más innovadores - Los proyectos DEL (Planes de Negocio) más rentables

20

- Los Proyectos Sociales más sostenibles

Asimismo, los postulantes hayan participado en el proceso de asistencia técnica obtendrán un

certificado en formulación de negocio o proyectos sociales de acuerdo al nivel de capacitación que

hayan alcanzado.

Además, se otorgará un certificado de gestión o manejo de fondos de financiamiento a los

miembros del Comité que participen activamente en la selección y monitoreo de las iniciativas.

6. Roles y Responsabilidades

a. Representantes de la FCM-CISAL: La coordinación del Fondo estará bajo la responsabilidad del programa CISAL, coordinado por el

Especialista de Desarrollo Económico Local del programa. La representación ante el donante estará

bajo la responsabilidad del director del programa. El soporte programático, administrativo y

logístico estará bajo la responsabilidad de la Oficial de Proyecto Fondo CISAL así como de la opinión

de la Administración del programa. Las coordinaciones en las regiones estarán bajo la

responsabilidad de los coordinadores regionales de CISAL quienes también representarán al

programa ante el Comité del Fondo.12

b. Gobiernos Locales

Los Gobiernos locales son los principales responsables de la administración eficiente y transparente del Fondo CISAL, como mecanismo que, al apoyar iniciativas comunitarias productivas, favorece el logro de la gobernanza local y el desarrollo económico local.

Entre las responsabilidades del Gobierno Local se pueden mencionar:

• Ser el líder de la Estrategia de Desarrollo Económico Local de su municipalidad y dar soporte necesario para el buen funcionamiento del Comité y de la secretaria técnica del Fondo -CISAL;

• Participar en el Comité del Fondo CISAL, con su voz y voto;

• Demostrar su capacidad en el manejo de los fondos que involucren herramientas de visibilidad, transparencia y participación de la sociedad civil;

• Procurar la cofinanciación y búsqueda de mecanismos de financiación adicionales al Fondo CISAL y/o la colaboración con otros gobiernos locales de la zona que le permitan cumplir con las estrategias de Desarrollo Económico Local y la sostenibilidad e inclusión con un enfoque territorial.

c. Asociaciones de gobiernos locales

La Asociación de Gobiernos Locales (AGL) tendrá un rol de asesoría, para asegurar la pertinencia de los proyectos relacionados con el desarrollo territorial, donde esté involucrada más de una

12 Otros roles y responsabilidades son descritas en el anexo 15 de la Guía Fondo CISAL

21

municipalidad. Asimismo, la estructura del Fondo como un método de inversión local en iniciativas de esta naturaleza será sistematizada por las AGL y guardarán las lecciones aprendidas para aplicar en futuras convocatorias de fondos similares de sus asociados.

También podrá recomendar la unión de iniciativas y la generación de proyectos conjuntos entre las municipalidades del área de influencia del proyecto CISAL. La AGL podrá ser invitada a las sesiones del Comité para la explicación o ampliación de este tipo de proyectos.

d. Sociedad Civil

La sociedad civil tiene un doble papel.

Por una parte, el Comité Local de Administración encargado de la evaluación, ejecución y monitoreo de las iniciativas, está conformado por dos representantes de la Sociedad Civil. En este rol, algunos líderes de la Sociedad Civil tienen la responsabilidad de evaluar la verdadera pertinencia de los proyectos presentados y su posibilidad de impactar positivamente y en forma durable, las necesidades reales de la localidad. Los representantes de la Sociedad Civil podrán igualmente participar en el proceso de selección, evaluación y monitoreo a través de la asistencia técnica al Comité, bajo la figura de Socios Institucionales. Cabe señalar que la participación de actores locales como Cámaras de Comercio, SENA en caso de Colombia, Universidades y otras, serán un elemento determinante en la eficiencia demostrada por los Comités.

De otra parte, como actor social interesado en el desarrollo de proyectos locales; los individuos, grupos de base o las organizaciones son responsables de presentar las iniciativas al Comité para su evaluación y realizar los proyectos en el territorio, con el compromiso de cumplir con sus objetivos y con la proyección social de los mismos. Asimismo, velarán por la transparencia de los procesos del Fondo CISAL.

e. Empresas Mineras

Las empresas mineras tendrán como rol principal contribuir la formulación de proyectos conjuntos entre la municipalidad o las municipalidades, la misma empresa y la sociedad civil, en el marco de la orientación estratégica definida para el desarrollo económico local o dirigidos al fortalecimiento de proveedores locales vinculados a su cadena de suministros, promoviendo la diversificación económica y productiva, podrán cofinanciar proyectos y planes de negocios del libro de oportunidades de cada municipalidad, que contendrá los planes de negocios y proyectos sociales elaborados en las capacitaciones respectivas.

7. Conclusiones y Estrategia de Salida

El Fondo CISAL, no es un sistema de microcréditos sino de asistencia técnica y de desarrollo de capacidades para municipios, emprendedores y organizaciones sociales, su ciclo de vida será hasta la finalización de los recursos disponibles. La sostenibilidad del Fondo CISAL consta esencialmente en el financiamiento de proyectos de Desarrollo Económico Local sostenibles y Proyectos de Inclusión Social sostenibles. El objetivo del Fondo CISAL es para demostrar que un Gobierno Local puede gestionar eficientemente un fondo de financiamiento de proyectos Desarrollo Económico Local e Inclusión Social para el desarrollo local. La buena gestión, transparencia, legitimidad adquirida, eficiencia y eficacia de los Comités Locales de Administración serán prueba que se pueden

22

atraer fondos de donantes públicos y privados a ser manejados por gobiernos locales de forma sistemática.

La estrategia de salida está basada en la capacidad del fondo para generar otras fuentes de recursos y compromisos de otros socios. El objetivo de estos nuevos fondos debe ser crear un fondo rotatorio entre el gobierno local y los operadores económicos, siendo las empresas mineras un actor potencial de financiamiento y promoción del desarrollo local.

La sostenibilidad en el tiempo del fondo será garantizada por los mecanismos que los gobiernos locales pongan en marcha a partir de los procesos validados en el Fondo CISAL. En este sentido, el fondo generado a través de otras fuentes, no sería parte de la cuenta general de la municipalidad por lo que no se podría utilizar por la tanto para otros Fines.

Después de dos a tres años de funcionamiento del proyecto Fondo CISAL, los gobiernos locales habrán adquirido experiencia y apropiado procedimientos, que deberán readaptar con la asesoría de CISAL a fin de continuar con los ciclos de financiamiento y satisfacer las necesidades y demandas del desarrollo económico local.

Los Comités de Locales de Administración conformados y su interacción fortalecida con Socios Institucionales locales a través de Fondo CISAL serán, la base de gestión y administración de los nuevos recursos.

FCM-CISAL, contribuirá con la transferencia de conocimientos sobre la capacidad de los Gobiernos Locales para la promoción y el manejo de herramientas financieras de inversión apropiadas para el desarrollo económico y la planificación de un desarrollo integral e inclusivo.

23

ANEXOS:

24

Anexo 1: Acta de Constitución

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ LOCAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO CISAL

EN ……………………………………………………………………

El día ………………….. de ……………………………. del año …………… a las ……horas, en

…………………………………………………………………………………………………, se reunieron representantes del

municipio de ……………………………………………,…………………, miembros de la sociedad civil y

………………………………………………… en representación del FCM- CISAL, en el marco del programa

Comunidades Inclusivas y Sostenibles en América Latina (CISAL) de la Federación Canadiense de

Municipalidades (FCM), con la finalidad recoger los objetivos y procedimientos del Fondo CISAL y

constituir el Comité de Administración del Fondo CISAL.

Conformación del Comité

El Comité Local de Administración del Fondo CISAL en ………………………………………… está conformado

por:

Titulares:

CARGO NOMBRE

Alcalde

Coordinador regional de CISAL

Suplentes:

CARGO NOMBRE

Especialista DEL o Gerente de Colombia

El Fondo será liderado por el Alcalde …………………………………………….. y la ejecución del fondo

dependerá del compromiso y la eficiencia de cada Municipio y cada Comité.

El ………(cargo)…………… tomará la función de Secretario Técnico del Comité Local de Administración,

encargándose de la convocatoria de las reuniones, la definición de agenda, la preparación y envío

25

de información para cada encuentro, con una anticipación de por lo menos cinco días hábiles; el

manejo del archivo y la correspondencia, así como la comunicación oficial con los solicitantes de

proyectos, y las que sean requeridas para la adecuada operación del Comité.

Los miembros del Comité por parte de la Sociedad Civil se comprometen a presentar una carta

dirigida a la oficina DEL o su equivalente, sustentando el respaldo de su organización o institución

frente al Comité y otorgando poderes de representación al titular y suplente miembros del Comité.

Los cinco miembros del Comité Local de Administración se comprometen a seguir los

procedimientos establecidos por la FCM-CISAL para la asistencia técnica y la asignación de fondos.

Los miembros del Comité se obligan a conservar bajo reserva y a no divulgar, por ningún medio, la

información, las discusiones y las decisiones ocurridas en este espacio. Sólo se difundirá información

previa aprobación del Comité, durante las sesiones ordinarias y extraordinarias.

Se adjunta a la presenta Acta, copia de los Mensajes Clave del Fondo CISAL, así como Preguntas y

Respuestas Frecuentes para conocimiento de cada miembro.

26

Anexo 2: Acta de Convocatoria

ACTA DE CONVOCATORIA DEL COMITÉ LOCAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO CISAL

EN ……………………………………………………………………


………………………………………………………………………………………………………, se reunieron los miembros del

Comité Local de Administración de …………………………………………………………………….., en el marco del

programa Comunidades Inclusivas y Sostenibles en América Latina (CISAL) de la Federación

Canadiense de Municipalidades (FCM), con la finalidad definir un agenda de trabajo para la

convocatoria y segunda etapa del Fondo CISAL:

Asistentes con derecho de voto (titulares o suplentes):

Asistentes sin derecho de voto: (Los suplentes serán considerados como asistentes sin derecho de

voto en caso se encuentre el titular, el apoyo administrativo también puede ser considerado dentro

del listado)

1. Cronograma de la primera etapa del Fondo CISAL

ACTIVIDAD FECHA

Vigencia de la Convocatoria (min. 2 semanas)

Asistencia para el llenado de Fichas

Segunda reunión del Comité (Selección de Fichas) – (min. 4 días después del fin de la convocatoria)

Taller de capacitación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales (fecha estimada)

2. Estrategias

• Medios de difusión de la convocatoria:

27

La convocatoria al Fondo CISAL se hará a través de (ej: la radio con entrevistas a miembros del Comité

o mensajes claves, cartas a las principales instituciones de la Sociedad Civil y afiches en los

Municipios): con los mensajes claves del Fondo CISAL y el lugar y la hora de la asistencia técnica para

el llenado de fichas. FCM-CISAL alcanzará al Comité, a través del Secretario Técnico formatos de

difusión de mensajes.

Los postulantes presentarán las fichas a la Oficina DEL o equivalente, a cargo del Secretario Técnico.

• Asistencia para el llenado de fichas

La asistencia para el llenado de fichas está a cargo de …………………………………………. (ej: el Secretario

Técnico, un miembro del Comité por parte de sociedad civil y/o un socio institucional).

Describir el procedimiento:

• El Comité calificará de 0 a 20 todas las fichas presentadas durante su segunda reunión,

evaluando la factibilidad de los proyectos de acuerdo a los criterios definidos por FCM-

CISAL:

Criterios para las Ideas de Negocio:

Articular la iniciativa a la diversificación económica productiva y/o a las cadenas locales de suministro, de empresas públicas y privadas.


Contar con experiencia en el sector.


Relación adecuada entre grupo de trabajo y monto de inversión del proyecto.

Criterios para las Ideas de Proyectos:


Desarrollar capacidades de su organización y/o la calidad de vida de sus miembros.

Atender necesidades de corto plazo, con visión de largo plazo.


Relación adecuada entre grupo de personas beneficiadas y monto de inversión del proyecto.

3. Compromisos

• El Secretario Técnico se compromete a enviar el Acta de Primera Reunión (firmada) a FCM-

CISAL para dar inicio a la convocatoria y avanzar a la segunda etapa del Fondo CISAL.

28

• El Secretario Técnico se compromete a documentar en proceso de convocatoria con fotos

de afiches, cartas de invitación al Fondo CISAL con sello de recepción, cartas de declaración

jurada del responsable de difusión de mensajes en la radio con fecha y hora de difusión (o

factura), entre otros. El Secretario Técnico deberá igualmente documentar el proceso de

asistencia para el llenado de fichas con fotos y un reporte de número de beneficiarios.

• El Secretario Técnico se compromete a llevar un registro de recepción de fichas, verificar

que están llenadas de manera correcta y firmadas (o con huella digital). Las fichas serán

codificarlas (01: Perú, 02: Colombia / 01, 02, 03 y 04: Distritos / IN: idea de negocio y IP: idea

de proyecto / N° de iniciativa).

• El Secretario Técnico preparará los formatos para la calificación de las fichas por cada

miembro del Comité, y todas las fichas serán escaneadas y enviadas a FCM- CISAL antes de

la segunda reunión del Comité.

• Todos los miembros se comprometen a reservar una jornada para la calificación y selección

de fichas, durante la próxima reunión del Comité.

29

Anexo 3: Ficha de Idea de Negocio

Código:

Título de la idea de negocios

Lugar: Distrito y centro poblado

Nombre del Postulante y/o Titular

DNI: Sexo: ( ) Hombre ( ) Mujer Edad:

Dirección

Email o correo electrónico

Teléfono Fijo: Cel:

¿A quién/qué representa? (Comunidad,

Asociación, a titulo personal, etc)

Explique de qué trata el negocio: Qué

servicio va a brindar o qué producto va a

vender?

¿Se trata de un negocio nuevo, o uno que

busca ampliar? :

Nuevo: ¿Cuenta con experiencia en el

sector? (usted o su grupo de trabajo) De

Ampliar: ¿Desde cuándo realiza la

actividad y cual es su ingresos mensual?

Explique por qué es un negocio innovador

y sostenible: por qué es una buena idea,

qué ventajas tiene: nuevo

producto/servicio, procesos, mercado,

energías o tecnologias alternativas…

¿Cuántas personas se verán involucradas

directamente en el negocio? Especicar N°

de hombres y mujeres (mano de obra,

venta…etc)

¿Cómo va a mejorar el medio ambiente?

Recicla, mitiga impactos negativos, genera

buenas costumbres…

¿Algún miembro de su grupo de trabajo

cuenta con estudios de secundaria

completa o superiores? ¿Cuantos?

Clientes: ¿A quién ofrece/ofrecerá el

servicio o producto?

Mercado: ¿Existen otras empresas con

negocios similares en la zona?

Capital: Dé una relación de bienes o

capital propio destinado para el negocio:

Local, muebles, licencias…

(Mínimo 10% del presupuesto total)

Actividades: Colocar un listado de

actividades para obtener los resultados

esperados Actividad Costo aproximado

1

2

3

4

Assitencia técnica o formalización (10%)

Presupuesto Total aproximado

Firma (DNI) Huella Digital

FICHA DE IDEA DE NEGOCIO

30

Anexo 4: Ficha de Idea de Proyecto

Código

Título de la Idea de Proyecto

Lugar: Municipio, centro poblado

Nombre del Postulante

DNI: Sexo: ( ) Hombre ( ) Mujer Edad:

Dirección

Email o correo electrónico

Teléfono Fijo: Cel:

¿A quién/qué representa? (Comunidad,

Asociación, agrupación, etc)

Explique de qué trata el proyecto:

¿Se trata de una actividad nueva, o uno

que busca ampliar? :

Nuevo: ¿Cuenta con experiencia en el

sector? (usted o su grupo de trabajo) De

Ampliar: ¿Desde cuándo realiza la

actividad?

Explique por qué es un negocio/actividad

innovadora y sostenible: por qué es una

buena idea, qué ventajas tiene: nuevo

accesos a productos/servicios, procesos,

energías o tecnologias alternativas

¿Cuántas personas se verán beneficiadas

directamente y quienes son? Niños,

adultos mayores, personas con

discapacidad, bajos recursos

¿Cómo va a mejorar la calidad de vida?

Educación, Salud, acceso a servicios

públicos, alimentación ...

¿Cómo va a mejorar la economía de la

familia y/o población? Ingresos,

Capacidades, Trabajos sostenibles...

¿Cómo va a mejorar el medio ambiente?

Recicla, mitiga impactos negativos, genera

buenas costumbres…

¿Algún miembro de su grupo de trabajo

cuenta con estudios de secundaria

completa o superiores? ¿Cuantos?

¿Cómo la asociación va a apoyar o

contribuir con el proyecto? Mínimo el

10% de aporte del presupuesto: local,

muebles, capital, equipos…

Actividades: Colocar un listado de

actividades para obtener los resultados

esperados Actividad Costo estimado

1

2

3

4

Assitencia técnica o formalización (10%)

Presupuesto Total aproximado

Firma (DNI) Huella Digital

FICHA DE IDEA DE PROYECTO

31

Anexo 5: Convocatoria

- Modelo de Afiche en el panel de los Municipios:

FONDO CISAL: ¡CONVOCATORIA

ABIERTA!

LA ALCALDÍA DE FONSECA Y EL PROGRAMA CISAL LO INVITAN A POSTULARSE AL

FONDO CISAL:

¿Cuándo? 3 al 14 de octubre de 2016

¿Dónde? Oficina de desarrollo económico local

¿Qué necesito? Tener una gran idea innovadora y sostenible de negocios o de proyecto

social y diligenciar la ficha para postularse al Fondo CISAL.

Si tienes un proyecto social o una idea de negocio, el Fondo CISAL, es un fondo concursable

de financiamiento y un proceso de asistencia técnica que busca encontrar oportunidades

sostenibles en tu comunidad.

Más información en la oficina de desarrollo económico local.

http://www.fcmCISAL.org

http://www.fcmcisal.org/

32

- Oficio o Carta de invitación a las principales asociaciones de la Sociedad Civil:

Lunes, 19 de septiembre de 2016

Ccapacmarca, Chumbivilcas

Estimado representante de comunidades, asociaciones, microempresas u organizaciones diversas:

Me dirijo a usted a fin de comunicarle que la Federación Canadiense de Municipalidades (FCM) da

inicio a la primera convocatoria del Fondo CISAL, en el marco del programa CISAL (Comunidades

Inclusivas y Sostenibles en América Latina). El Fondo CISAL es un fondo concursable de asistencia

técnica y financiamiento, que busca apoyar iniciativas locales sostenibles e innovadoras que

promuevan el desarrollo económico y social de las comunidades.

Al respecto, durante el taller de presentación de Fondo CISAL en Ccapacmarca el 05 de septiembre

de 2016 se constituyó el Comité Local de Administración, siendo la primera decisión del mismo

lanzar la convocatoria de iniciativas del 18 de setiembre y hasta el 30 de setiembre del 2016. El

Fondo no podrá financiar infraestructura, becas, sueldos o proyectos de alto riesgo ambiental y los

postulantes deberán tener más de 18 años y no estar vinculados a actividades ilícitas. El Fondo CISAL

financiará proyectos innovadores y sostenibles que generen rentabilidad económica o que

contribuyan a la calidad de vida de los miembros de diversas organizaciones.

En este sentido, lo invitamos a acercarse a la Municipalidad Distrital de Ccapacmarca- Gerencia de

Desarrollo Económico para solicitar más información y dar inicio a la primera etapa de postulación

del Fondo CISAL: la inscripción de fichas de ideas de negocios y de proyectos sociales. La

convocatoria estará abierta hasta el 30 de setiembre de 2016.

Cordialmente,

Firma: Oficina de Desarrollo Económico o equivalente

- Comunicado de prensa o radio

El programa CISAL, Comunidades Inclusivas y Sostenibles en América Latina, es un programa de

cooperación implementado por la Federación Canadiense de Municipalidades, la agremiación de

gobiernos locales canadiense que tiene más de 30 años fortaleciendo a gobiernos municipales

alrededor del mundo, y que ahora trabaja en Colombia, específicamente en La Guajira y Antioquia.

33

El Fondo CISAL es un fondo concursable de financiamiento para iniciativas locales sostenibles e

innovadoras. El objetivo del Fondo CISAL es construir capacidades en los gobiernos locales y en las

comunidades a través de la selección, capacitación y financiamiento de iniciativas sociales y de

negocios que contribuyan al desarrollo económico y social en los territorios aliados del programa

en La Guajira: Barrancas, Fonseca, Hatonuevo y Manaure.

No es un crédito o préstamo, no es una donación. Es un Fondo que requerirá de capacitación,

compromiso y esfuerzos para lograr resultados sostenibles e inclusivos en los territorios.

Los posibles beneficiarios son asociaciones y organizaciones de la sociedad civil, población

vulnerable, empresarios locales, emprendedores, negocios, asociaciones y personas individuales. En

total, son cinco etapas y cada etapa tiene su asistencia técnica o capacitación. La primera etapa es

la constitución del Comité del Fondo CISAL, en la que se seleccionó durante la tercera semana de

septiembre a dos representantes de la sociedad civil, un representante del gobierno local, que, junto

al alcalde y a la coordinadora regional del programa en la región, liderarán todo el proceso de toma

de decisiones durante las cuatro etapas restantes. En la segunda etapa, del 3 al 14 de octubre se

llevará a cabo una convocatoria y un llamado a potenciales beneficiarios, emprendedores,

empresarios, asociaciones y organizaciones. Durante la convocatoria se realizará una asistencia

técnica en el llenado de fichas, para solucionar dudas y potenciar las ideas de negocio. Se evaluarán

las fichas de postulación y las iniciativas seleccionadas seguirán a la tercera etapa, en el que se

realizará un curso sobre planes de negocios y proyectos sociales para las ideas seleccionadas y en

donde presentarán un borrador de planes de negocio que deberán tener en cuenta las

potencialidades de la región y de los municipios. Los participantes que pasen a la cuarta etapa,

recibirán una asistencia técnica para formular planes de negocios y proyectos finales. En esta fase,

ya habrá un presupuesto detallado y tendremos la posibilidad de contar con la asistencia técnica de

consultores locales y canadienses para identificar oportunidades y amenazas. Luego de la última

selección del Comité, los proyectos entrarán en etapa de ejecución (quinta etapa) donde habrá una

asistencia técnica final para el buen uso de la inversión (de acuerdo al presupuesto final de la

iniciativa). Cada beneficiario se comprometerá a presentar informes trimestrales de avances y

resultados de los financiamientos.

El programa está financiado gracias al aporte del gobierno de Canadá y no recibe ningún tipo de

donación o aporte de la empresa privada y el Fondo CISAL es una de varias actividades que el

programa adelante en los territorios.

Para conocer más sobre el Fondo, lo invitamos a visitar la página web del programa:

www.fcmCISAL.org

34

Anexo 6: Acta de Selección de fichas

ACTA DE SELECCIÓN DE FICHAS DEL COMITÉ LOCAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO CISAL

EN ……………………………………………………………………





Canadiense de Municipalidades (FCM), con la finalidad seleccionar las fichas de Ideas de Negocio E

ideas de Proyectos que pasarán a la tercera etapa del Fondo CISAL, así como definir un agenda de

trabajo para la tercera etapa del Fondo CISAL:




del listado)

1. Descripción de la convocatoria y segunda etapa

Convocatoria: Cuantos mensajes radiales se hicieron, cuantas cartas se enviaron, desde que fecha

el Comité publicó afiches y otros.

Asistencia Técnica: Quién estuvo a cargo, cuantas personas recibieron la asistencia técnica.

Relación de Fichas: Cuantas fichas de Idea de Negocio se presentaron, cuantas de Ideas de

Proyectos, qué sectores económicos y que experiencia.

Incidentes:

35

2. Selección de Fichas de Ideas de Negocio e Ideas de Proyecto

El Comité calificó de 0 a 20 todas las fichas de Ideas de Negocio e Ideas de Proyecto presentadas,

evaluando la factibilidad de los proyectos de acuerdo a los criterios definidos por FCM-CISAL:

Criterios para las Ideas de Negocio:






Criterios para las Ideas de Proyectos:






La matriz de calificación y selección se encuentra adjunta a la presente acta (firmada).

El Comité seleccionó un total de …. Fichas de Ideas de Negocio y …. Fichas de Ideas de Proyectos.

3. Cronograma de la tercera etapa

ACTIVIDAD FECHA

Taller de capacitación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales (min 2 semanas después de la firma del Acta)

Presentación de borradores de planes de negocio y proyectos sociales (1 semana después del taller)

Tercera Reunión del Comité - Selección de Borradores (1 semana después de la presentación)

Fecha estimada para el inicio de la asistencia técnica en campo

36

4. Compromisos

• El Secretario Técnico se compromete a escanear y enviar el Acta de Selección de Fichas y la

matriz de calificación y selección de las fichas (firmada) a FCM-CISAL para avanzar a la

tercera etapa del Fondo CISAL. Luego de la validación de procedimientos por el Oficial de

Proyecto Fondo CISAL (dentro de los 3 días), las decisiones tomadas por el Comité serán

públicas y el Secretario Técnico expondrá el acta y la matriz de calificación en el panel del

Municipio.

• El Secretario Técnico estará encargado de enviar las cartas de invitación al taller y llevará

cargos de recepción de las cartas enviadas.

• El Secretario Técnico (junto con funcionarios de la oficina encargada de DEL) participará a

los talleres de capacitación de Planes de Negocio o de Proyectos Sociales y coordinará con

el Profesor (Socio Institucional) a fin de identificar las iniciativas con mayor potencial.

• El Secretario Técnico se compromete a llevar un registro de recepción de borradores de

planes de negocio y proyectos sociales (firmados). Los borradores (y proyectos) serán

codificados con el código de la ficha de idea de negocio o de proyecto que le corresponde.

• El Secretario Técnico enviará los borradores y proyectos sociales a los miembros del Comité

luego de su recepción (una semana antes de la reunión del Comité) para revisión de cada

miembro.

• El Secretario Técnico llevará a la Tercera reunión del Comité las recomendaciones y

calificaciones efectuadas por el Profesor para la evaluación de los borradores de Planes de

Negocio y Proyectos Sociales por el Comité.

• Todos los miembros se comprometen a reservar una jornada para la selección de

borradores, durante la próxima reunión del Comité.

37

Anexo 7: Acta de Selección de Borradores y Proyecto Social

ACTA DE SELECCIÓN DE BORRADORES DEL COMITÉ LOCAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO

CISAL EN ……………………………………………………………………





Canadiense de Municipalidades (FCM), con la finalidad seleccionar los borradores de Planes de

Negocio y Proyectos Sociales que pasarán a la cuarta etapa del Fondo CISAL, así como definir un

agenda de trabajo para la cuarta etapa del Fondo CISAL:




del listado)

1. Descripción de la tercera etapa

Asistencia Técnica: Quién estuvo a cargo, que días se llevó a cabo el taller, cuantas personas

recibieron la asistencia técnica.

Relación de Borradores: Cuantos borradores de Planes de Negocio y Proyectos Sociales se

presentaron.En qué fecha los miembros del Comité recibieron los borradores.

Incidentes: comentarios de los funcionario o miembros del Comité que participaron al taller.

2. Selección de Borradores de Planes de Negocio y Proyectos Sociales

El Secretario Técnico alcanzó al Comité la matriz de calificación elaborada por el encargado del

taller (o Socio Institucional) con una nota por borrador de 0 a 10.

38

El Comité calificó de 0 a 10 todos los borradores de Planes de Negocio y Proyectos Sociales

presentados, evaluando la factibilidad de los proyectos de acuerdo a los criterios definidos por

FCM-CISAL:

Criterios para los borradores de Planes de Negocio:






Criterios para los borradores de Proyectos Sociales:






La calificación del encargado del taller y el Comité dio una calificación total para cada borrador de

0 a 20. La matriz de calificación y selección se encuentra adjunta a la presente acta (firmada).

El Comité seleccionó un total de …… borradores de Planes de Negocio y ….. borradores de

Proyectos Sociales.

El Comité decidió convocar a los postulantes de borradores de Proyectos Sociales seleccionados

para la presentación de Proyectos Sociales Finales, con el apoyo del encargado del Taller de

formulación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales, el día …………………………………………..

Los postulantes deberán exponer sus Proyectos Sociales finales ante el Comité el día

………………………………………….. a fin de ser evaluados. De los ……… (2 o 3) proyectos presentados, el

Comité aprobará ………… (1 o 2) Proyectos Sociales para ejecución.

3. Cronograma de la Cuarta etapa

DOS ESCENARIOS:

Selección de Proyectos Sociales Finales y Asistencia Técnica en campo para Planes de Negocio:

39

ACTIVIDAD FECHA

Asistencia en Campo para la formulación de Planes de Negocio

A coordinar con FCM-CISAL

Presentación de Proyectos Sociales Finales (min. 1 semana después de la firma del Acta)

Selección de Proyectos Sociales Finales (dentro de la siguiente semana)

Fecha estimada para el inicio de ejecución de los proyectos sociales (2 semana después de la reunión del Comité)

Presentación de Planes de Negocio Finales (3 a 4 semana después de la firma del Acta)

Selección de Planes de Negocio Finales (1 semana después de la presentación)

Fecha estimada para el inicio de ejecución de los planes de negocio (2 semana después de la reunión del Comité)

Asistencia Técnica en campo para Planes de Negocio y Proyectos Sociales:

ACTIVIDAD FECHA

Asistencia en Campo para la formulación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales

A coordinar con FCM-CISAL

Presentación de Planes de Negocio y Proyectos Sociales Finales (3 a 4 semana después de la firma del Acta)

Selección de Planes y Proyectos Finales (1 semana después de la presentación)

Fecha estimada para el inicio de ejecución de los proyectos (2 semana después de la reunión del Comité)

4. Compromisos

• El Secretario Técnico se compromete a escanear y enviar el Acta de Selección de Borradores

y la matriz de calificación y selección de los borradores (firmada) a FCM-CISAL para avanzar

a la cuarta etapa del Fondo CISAL. Luego de la validación de procedimientos por el Oficial

de Proyecto Fondo CISAL (dentro de los 3 días), las decisiones tomadas por el Comité serán


Municipio.

• El Secretario Técnico deberá coordinar las fechas para la asistencia técnica en campo para

los planes de negocio (y proyectos sociales de ser el caso), directamente con el Oficial de

Proyecto Fondo CISAL y enviar las cartas a los seleccionados explicando el proceso de

asistencia técnica en campo, además de llevar los cargos de recepción de las cartas

enviadas.

40

• El Secretario Técnico se compromete a llevar un registro de recepción de Planes de Negocio

Finales (firmados) (y proyectos sociales de ser el caso) que serán codificados con el código

de la ficha de idea de negocio o de proyecto que le corresponde.

• El Secretario Técnico enviará los Planes de Negocio Finales a los miembros del Comité luego

de su recepción (una semana antes de la reunión del Comité) para revisión de cada

miembro.

• En caso el Comité decida asignar directamente los fondos a un (o dos dependiendo del

monto) Proyecto Social, el Secretario Técnico deberá convocar a los postulantes (dos o tres)

a presentar sus iniciativas de acuerdo al procedimiento establecido en el acápite c. Versión

final: Plan de Negocio o Proyecto Social detallado.

• Todos los miembros se comprometen a reservar dos jornadas para la selección de Proyectos

Sociales y otra para Planes de Negocio, durante las próximas reuniones del Comité.

41

Anexo 8: Acta de Selección de Planes de Negocio y Proyectos Sociales Finales

ACTA DE SELECCIÓN DE PROYECTOS DEL COMITÉ LOCAL DE ADMINISTRACIÓN DEL FONDO CISAL

EN ……………………………………………………………………





Canadiense de Municipalidades (FCM), con la finalidad seleccionar los Planes de Negocio y

Proyectos Sociales que serán ejecutados por el Fondo CISAL:




del listado)

1. Descripción de la cuarta etapa

Asistencia Técnica: Qué especialistas dieron la asistencia técnica en campo, que experiencias o

lecciones aprendidas.

Relación de Proyectos: Cuantos Planes de Negocio y/o Proyectos Sociales Finales se presentaron.

En qué fecha los miembros del Comité recibieron los Planes de Negocio.

Incidentes:

2. Selección de Planes de Negocio y/o Proyectos Sociales

El Comité considera que los Planes de Negocio y/o Proyectos Sociales Finales cuentan con las

consideraciones técnicas en materia de género, medio-ambiente, innovación y sostenibilidad.

42

Los postulantes expusieron sus Planes de Negocio y/o Proyecto Social ante el Comité respondiendo

a las preguntas de los miembros con el objetivo de determinar el nivel de involucramiento del

postulante durante todo el proceso de asistencia técnica.

El Comité entrevistó a cada postulante, los Planes de Negocio y/o Proyectos Sociales seleccionados

fueron:

- Título de la iniciativa, postulante y organización (código)



Los postulantes demostraron haber liderado la toma de decisiones y la formulación del plan de

negocio o proyecto social, conocen a detalle los riesgos y compromisos a asumir, y han adquirido

herramientas técnicas y/o un marco lógico para la formulación de planes de negocio y proyectos

sociales.

3. Cronograma de la quinta etapa

ACTIVIDAD FECHA

Primera reunión de Monitoreo (2 a 3 meses de la firma del Acta)

Segunda reunión de Monitoreo (cada 3 meses)

Tercera reunión de Monitoreo (cada 3 meses)

Cuarta reunión de Monitoreo (cada 3 meses)

Los miembros del Comité se comprometen a facilitar los procedimientos de FCM para compras y

contrataciones necesarias para la ejecución del Fondo CISAL.

Así mismo, los miembros de Comité se comprometen a reunirse cada 3 meses a fin de hacer

seguimiento de las iniciativas seleccionadas.

4. Compromisos

• El Secretario Técnico se compromete a escanear y enviar el Acta de Selección de Proyectos

y Planes a FCM-CISAL para. Luego de la validación de procedimientos por el Oficial de

Proyecto Fondo CISAL (dentro de los 3 días), las decisiones tomadas por el Comité serán


Municipio.

• El Secretario Técnico enviará las cartas notificando a los seleccionados el financiamiento de

sus iniciativas, solicitando cualquier información suplementaria que requiera el Comité y

adjuntando la carta de compromiso que deberá firmar cada beneficiario. El Secretario

Técnico llevará los cargos de recepción de las cartas enviadas.

• El Secretario Técnico se compromete a coordinar a fin de agilizar los procedimientos de

compras y contrataciones de cada proyecto financiado.

• Finalmente, el Secretario Técnico se compromete a hacer recepción y enviar en documento

escaneado a FCM cada informe trimestral presentado por los beneficiarios.

43

Anexo 9: Carta de Acuerdo Viernes 20 de enero 2017 (Nombre y apellidos del beneficiario) (Dirección del beneficiario) Medellín-Colombia

Estimado Sr. ………………………..:

Es grato dirigirnos a usted para comunicarle que su Plan de Negocio (o Proyecto Social):

………………………………………………………………………………….. (título) ha sido revisado y aprobado por el

Comité Local de Administración del Fondo CISAL de la municipalidad de ………………………………….

Para fines de seguimiento, se ha asignado al proyecto el código: (Código de la Ficha)

Basándose en su propuesta y el estimado de presupuesto incluido, FCM-CISAL se compromete a

proporcionar fondos para comprar los siguientes bienes y servicios relacionados con este proyecto:

1. Asistencia técnica para llevar a cabo la evaluación de necesidades hasta por un valor

máximo de COP $ XXXX (indicar el monto).

2. Compra de carpas, mesas y sillas hasta por un valor máximo de COP $ XXXX (indicar el

monto).

3. Alojamiento para el gerente/instructor hasta por un valor máximo de COP $ XXXX (indicar el

monto).

4. Otros costos directos aprobados por FCM-CISAL por COP $ XXXX (indicar el monto).

La contribución financiera máxima total por parte de FCM-CISAL será de: COP $ XXXX (indicar el

monto)

Los recursos financieros para este proyecto son proporcionados por el Gobierno de Canadá a través

del Departamento de Asuntos Globales.

Como proponente usted se compromete a proporcionar los recursos propios, equivalente al 10%

del monto total recibido del Fondo CISAL, con relación al proyecto conforme se establece en su

propuesta, la cual forma parte integral de este acuerdo.

Le solicitamos leer detenidamente los documentos adjuntos y se comprometa a:

- Respetar los compromisos asumidos en el Plan de Negocio (Proyecto Social) que presentó al

Comité y los lineamientos en materia de género, medio-ambiente, innovación y sostenibilidad.

- Respetar los procedimientos establecidos en la Guía Fondo CISAL, la cual se encuentra adjunta

en versión resumida.

44

- Trabajar en cooperación con FCM-CISAL para garantizar el cumplimiento de los procedimientos

de compras establecidos por el donante (el Gobierno de Canadá).

- Garantizar que los bienes y servicios del proyecto no se utilizarán en beneficio de grupos

terroristas que se definen en el Código Penal del Perú, de Colombia o de Canadá o miembros

individuales de esos grupos, o para actividades terroristas, o actividades ilegales, ya sea directa

o indirectamente.

- Todos los bienes son propiedad de FCM hasta el final de Programa FCM-CISAL.

- Asegurar la custodia, mantenimiento y buen uso de los bienes o servicios recibidos, los mismos

que no podrán ser vendidos regalados o donados, ni hacer uso indebido de ellos.

- Reportar al Comité Local de Administración y a FCM-CISAL cualquier incidente, robo o pérdida

de los bienes de forma inmediata y presentar las pruebas del caso (denuncia policial, atestado

de juez de paz o de autoridad local competente).

- Garantizar que (i) No ha habido ni habrá ningún tipo de soborno, regalo u otro incentivo a

cualquier persona, ya sea directa o indirectamente, por usted o en su nombre con el fin de ser

beneficiado con estos fondos, (ii) Ninguna persona ha sido empleada o contratada por usted o

en su nombre para pagar algún soborno a fin de ser beneficiario del Fondo CISAL.

- Informar cada tres meses, al Comité Local de Administración y a FCM-CISAL, sobre el avance de

todas las actividades operativas (incluye reporte de inventario), mencionando

recomendaciones, desafíos u otros hechos que impidan el proyecto.

Usted se compromete a participar activamente durante la ejecución y monitoreo del proyecto en el

marco de la quinta etapa del Fondo CISAL. Dentro de las actividades descritas en la Guía del Fondo

CISAL, trabajará en cooperación con FCM-CISAL, los contratistas, consultores y asistentes técnicos

que la FCM-CISAL contrate, para el seguimiento y monitoreo del proyecto, evaluar el logro de los

resultados y documentar las buenas prácticas y las lecciones aprendidas.

Si tuviera preguntas acerca de esta carta, por favor no dude en contactarnos. Si está de acuerdo con

los términos establecidos en esta carta, sírvase firmar ambos ejemplares en cada una de las hojas

del presente acuerdo, adjuntar la documentación mencionada, enviar un ejemplar a la oficina de

Desarrollo Económico Local o su equivalente (al Secretario Técnico del Comité Local de

Administración) y otro ejemplar a la FCM-CISAL en Calle Manuel A. Fuentes N°925, San Isidro, Lima

27, Perú.

Esperamos trabajar con usted para asegurar el éxito de este valioso Plan de Negocio (o Proyecto

Social) y de los beneficios que finalmente este aportará para su comunidad.

Atentamente,

Comité Local de Administración de ……………………………………………….:

Firma de los cinco miembros del Comité Local:

45

Miembro 1

Miembro 2

Miembro 3

Miembro 4

Miembro 5

Adjuntos: - Ficha de Informe Trimestral de la Iniciativa (Modelo Anexo 13- Guía Fondo CISAL)

- Procedimientos de Compras y Adquisiciones (Anexo 14 – Guía Fondo CISAL)

- Versión resumida de la Guía Fondo CISAL

ACEPTACIÓN DEL BENEFICIARIO

Yo ………………………………………………………………… (nombres y apellidos del beneficiario), acepto los

términos establecidos en esta Carta de Acuerdo:

_____________________________

Nombre: DNI: Fecha: Adjunto: - Certificación de contrapartida de recursos propios equivalente al 10% del monto recibido del Fondo

CISAL.

(Dejar en blanco)

___________________________________

Christopher L. Yeomans

Director del Programa FCM-CISAL

46

Anexo 10: Compra de Bienes y Servicio I.PROPÓSITO

Determinar los lineamientos para la compra de bienes y servicios que seguirán los

Comités Locales de Administración Del Fondo CISAL - CLAF de las 16 municipalidades

que constituyen el ámbito de acción del Programa CISAL, de manera que se asegure que

el bien o servicio adquirido cumpla los requisitos de compra especificados y asegure un

proceso competitivo y transparente.

El Fondo CISAL es un mecanismo de asistencia técnica municipal y social para fortalecer

los procesos de gestión de las 16 municipalidades y tiene las siguientes características:

- Promueve y ayuda al desarrollo de capacidades de emprendedores y organizaciones sociales para realizar negocios y proyectos sociales sostenibles. El Fondo CISAL apoyará actividades desde la formulación de Planes de Negocio con vocación comercial a escala pequeña pero estratégica de iniciativas individuales o de pequeñas asociaciones basadas en la comunidad que promuevan el desarrollo económico local y social, construya capital social o apoyen la sostenibilidad del medio ambiente en zonas de influencia de la minería.

- Tiene una gestión y administración tripartita entre gobiernos locales, la sociedad civil y el Programa CISAL a través de los Comités Locales de Administración Del Fondo CISAL- CLAF, que organiza, ejecuta y monitorea el proceso de asistencia técnica en cada convocatoria y seleccionará a los beneficiarios que recibirán apoyo para implementar sus planes de negocios y proyectos sociales.

- Las iniciativas individuales seleccionadas por el Comité Local de Administración Del Fondo CISAL- CLAF, recibirán del Fondo CISAL un apoyo económico por un monto que FCM-CISAL aprobará previamente por municipalidad y para cada convocatoria, para las compras de bienes o servicios según el presupuesto de los planes de negocios y proyectos sociales de las iniciativas seleccionadas.

- Las iniciativas asociativas seleccionadas por el Comité Local de Administración Del Fondo CISAL- CLAF, podrán recibir del Fondo CISAL un apoyo económico por un monto que FCM-CISAL aprobará previamente por municipalidad y para cada convocatoria, para las compras de bienes o servicios según el presupuesto de los planes de negocios y proyectos sociales de las iniciativas seleccionadas.

- El Comité Local de Administración Del Fondo CISAL- CLAF, como parte de su función será el responsable de aprobar y monitorear cada uno de los pasos del presente procedimiento, en el marco de su aprendizaje con apoyo técnico del equipo de FCM-CISAL. Asimismo, velará que los beneficiarios del Fondo CISAL fortalezcan sus capacidades en el proceso de elaboración e identificación de especificaciones técnicas del bien o servicio a comprar, proceso de cotización, proceso de recepción, uso e inventario, proceso de mantenimiento y proceso de bajas o pérdidas de bienes.

47

- Los tipos de bienes o servicios que se adquirirán serán diversos y dependerán de los planes de negocios seleccionados (por ejemplo, núcleos de empadre de cuyes, jabas de gallinas ponedoras, apiarios, máquinas de coser, máquinas de tejer, alimentos vitaminados para crianza de animales menores, semillas mejoradas, madera, pintura, herramientas de carpintería metálica, etc.).

Por las características del Fondo CISAL, arriba mencionadas, este procedimiento

proporciona los lineamientos generales para el proceso de compras, correspondiendo

a cada Comité Local de Administración del Fondo CISAL- CLAF y a los asesores técnicos

de los beneficiarios que él designe, el detallar las especificaciones de los bienes o

servicios, el proceso de evaluación técnica de cotizaciones, el proceso de determinar los

criterios para los cuadros comparativos y el de la selección del proveedor.

Asimismo, corresponderá al Comité Local de Administración del Fondo CISAL- CLAF y a

los asesores técnicos de los beneficiarios, el detallar según el tipo de bien o servicio, el

proceso de inventario, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, control de bajas y

pérdidas y cómo cada uno de los beneficiarios del Fondo CISAL a los que pueda competer

dicha actividad deba hacerlo.

II.ALCANCE

El presente procedimiento será de aplicación en las 16 municipalidades que constituyen

el ámbito de acción del Programa CISAL en las que se financiarán iniciativas.

Este procedimiento incluye los procesos de:

- Selección y evaluación de proveedores

- Compra y pago de bienes y servicios.

Ningún pago por compras de bienes, semovientes o servicios excederá la fecha máxima

establecida para cada Convocatoria en cada municipalidad. En la última convocatoria

ningún pago por compras de bienes, semovientes o servicios podrá exceder del 31 de

octubre de 2018.

III.DEFINICIONES

3.1. Plan de negocio o proyecto social:

Documento que señala los objetivos del negocio o proyecto social, las estrategias para

conseguirlos, la estructura organizacional y el monto de inversión que se requiere para

financiarlo.

Debe ser aprobado por el CLAF y debe contener el presupuesto detallado indicando los

bienes que financiará el Fondo CISAL.

48

3.2. Especificación técnica del bien o semoviente:

Documento que detalla de forma clara, precisa y organizada las características del bien

o semoviente. Define las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados por los

proveedores y aplicados en la entrega de bienes o semovientes.

Permitirá obtener en el momento oportuno una oferta idónea, con la calidad requerida

o mejorada y a un costo total adecuado.

Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, razonables y

congruentes con el bien o semoviente requerido y su costo total. Por tanto, se deberá

evitar incluir requisitos que sólo favorezca a un proveedor.

No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos

particulares, fabricantes determinados, ni descripción que orienten la compra de una

marca, fabricante o tipo de producto específico, salvo que previamente el Comité del

Fondo CISAL- CLAF solicite autorización a FCM-CISAL para compras con un proceso de

estandarización.

Dependiendo del tipo de bien o servicio, las especificaciones técnicas deben contener:

- Normas legales (restricciones, autorizaciones, certificación sanitaria, otros).

- Parámetros de calidad. (peso, características físicas, etc).

- Documentos requeridos para su aprobación.

- Periodo de cuarentena.

- Tipo y condiciones de traslado

- Zona probable de adquisición de los bienes y/o servicio y lista de proveedores.

- Rangos de precios en el mercado local.

3.3. Términos de Referencia (TdR):

Descripción de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la

prestación de servicios. Define los entregables, las normas, exigencias y procedimientos

a ser empleados y aplicados por los proveedores en la prestación de los servicios.

No se debe hacer referencia a nombres específicos, profesionales determinados, ni

descripción que orienten la contratación de un proveedor específico del servicio, salvo

que previamente el Comité del Fondo CISAL- CLAF solicite autorización a FCM-CISAL para

compras con un proceso de estandarización.

3.4. Bienes o semovientes:

49

Son elementos tangibles que se pueden medir, intercambiar o animales que pueden

moverse por sí mismos. Incluye pero no se limita a: máquinas de coser, máquinas de

tejer, alimentos vitaminados para crianza de animales menores, semillas mejoradas,

madera, pintura, herramientas de carpintería metálica, artículos, materiales,

equipamiento, insumos, repuestos, accesorios, núcleos de empadre de cuyes, jabas de

gallinas ponedoras, apiarios, y otros.

No se incluye: construcción de infraestructura, compra de vehículos y otros que el CLAF

estime conveniente.

3.5. Servicios:

Son elementos intangibles que se miden por sus efectos o resultados. Son realizados por

una persona natural o jurídica. Puede incluir, pero no se limita a: transporte, alquiler de

vehículo, servicios veterinarios, asesoría para creación de marca, asesoría para

formalización del negocio, certificación sanitaria de calidad ambiental, alquiler de

herramientas, entre otros.

No se incluye: sueldos para personal de la iniciativa, membresías, suscripciones, tiquetes

aéreos o de tren, taxis públicos, servicios básicos de agua y luz, servicios de telefonía,

servicios de internet.

3.6. Proveedor:

Persona natural o jurídica debidamente acreditada ante la autoridad tributaria del país

que proporciona bienes y/o servicios según las condiciones pactadas.

Personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la

actividad agropecuaria, pesca artesanal y extracción de madera, de productos silvestres,

minería aurífera artesanal, artesanía, desperdicios y desechos metálicos, desechos de

papel y desperdicios de caucho, que no otorgan comprobantes de pago por carecer de

acreditación ante la autoridad tributaria del país (no tienen un número de RUC o NIT).

Para el caso de personas que carecen de RUC o NIT y que no están obligados a emitir un

comprobante de pago, la FCM-CISAL emitirá una “Liquidación de compra” o un

“Documento equivalente de factura”

3.7. Cotización o propuesta:

Cotización o propuesta es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar el

valor de algo en relación con un fin). Es el documento que informa y establece el valor

de productos o servicios en respuesta y concordancia con las especificaciones técnicas o

términos de referencia.

50

Las diferentes cotizaciones o propuestas deberán obtenerse en y para el mismo período

de tiempo y deben permitir la comparabilidad del bien o servicio a comprar.

Si son mayores de CAD $ 500 (PEN S/1,200 o COP $1,200,000), deben ser entregadas en

sobre cerrado en la municipalidad a nombre del CLAF, indicando el nombre/código del

proyecto.

3.8. Registro de proveedores de compras recurrentes:

Relación de proveedores de bienes y servicios recurrentes previamente evaluados y

seleccionados siguiendo los procedimientos que aquí se establecen y con los que el CLAF

podrá establecer una relación comercial a través de órdenes de compras bajo las

condiciones de pago establecidas.

Los contratos de orden abierta deberán ser aprobados previamente por FCM-CISAL y no

podrán exceder los 6 meses o el período máximo de la iniciativa seleccionada por el CLAF.

3.9. Orden de compra / Orden de servicio:

Documento escrito que autoriza a un proveedor a proporcionar bienes o servicios

específicos con un precio pactado y se convierte en contrato legal vinculante una vez que

el proveedor lo acepta y lo firma.

Ejemplo: compra de núcleos de empadre de cuyes, servicio veterinario, compra de

máquinas de coser, alimentos para animales, compra de útiles de limpieza.

3.10. Contrato:

Acuerdo formal escrito entre FCM- CISAL y un contratista para proveer de bienes o

servicios especificados a cambio de una contraprestación.

En la tabla siguiente se muestran las características a tener en cuenta para decidir por el

uso de una orden de compra/orden de servicio o un contrato.

Tabla 1: Características de Orden de compra / Orden de servicio y Contrato

Características Orden de compra / Orden de servicio

Contrato

Especificaciones del bien o servicio

Sencillas y claras. Requieren detalles a través de un Término de referencia

No requieren mayor complejidad sobre descripción de la calidad, cantidad o condiciones de entrega o recepción de los mismos

Las especificaciones del bien requieren detalles a través de términos y condiciones.

51

3.11. Elegibilidad:

Condiciones de los bienes y servicios que fija el donante (GAC – Global Affairs Canada)

para ser cubiertos por el financiamiento que otorga.

No son elegibles los siguientes gastos: construcción de infraestructura, compra de

vehículos, cargos bancarios y financieros, patentes, costos de carga de bienes, pagos por

estiba y desestiba y otros que el Comité decida.

No son elegibles los sueldos para personal de la iniciativa, membresías, suscripciones,

tiquetes aéreos o de tren, taxis públicos, servicios básicos de agua y luz, servicios de

telefonía, servicios de internet.

IV.POLÍTICAS ESPECÍFICAS

4.1. FCM-CISAL podrá realizar compra de bienes y servicios para las iniciativas

seleccionadas por los CLAF a proveedores debidamente acreditados ante la SUNAT/

DIAN.

4.2. FCM-CISAL podrá realizar compra de bienes y servicios para las iniciativas

seleccionadas por los CLAF a personas naturales productoras y/o acopiadoras de

productos primarios derivados que no cuentan con un RUC o NIT siempre que

faciliten la emisión de una “liquidación de compra” o un “documento equivalente

de factura”.

4.3. Los CLAF, para la selección de proveedores priorizarán a empresas locales donde se

requiere el bien o servicio, siempre que cuenten con todas las autorizaciones y

Fecha de entrega Está determinada. Existe un periodo de tiempo para el cumplimiento.

Forma de pago Simple y directa (podría requerir un adelanto y un pago final contra entrega del bien o servicio).

Múltiples pagos según entregables.

Clausulas específicas de protección

No son necesarias Requiere clausulas específicas para protección de los intereses de FCM (cumplir con lineamientos del donante, estipular conductas de trabajo, fijar inspecciones, establecer propiedad intelectual, término por incumplimiento y otros.

Requisito para fijar precio.

Está fijado Se establecen los límites de pago.

52

tengan los medios para asegurar el cumplimiento de los estándares establecidos en

FCM-CISAL.

4.4. La compra de bienes, semovientes o contratación de servicios de carácter

recurrente, cuya provisión se requiera de manera continua o periódica, se realizará

por el período que apruebe previamente FCM-CISAL.

4.5. FCM-CISAL o el CLAF podrán recurrir a consultar con expertos (asesores técnicos)

siempre que la compra o contratación requiera del conocimiento de aspectos

técnicos que resulten poco familiares o desconocidos.

4.6. Los CLAF y sus miembros velarán por el cumplimiento y aplicación del presente

procedimiento de compras apropiándose de este, a fin de garantizar la

transparencia en la toma de decisiones sin que esto retrase o entorpezca la

ejecución de los proyectos.

V.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Selección y evaluación de proveedores

El Beneficiario, cuyo Plan de negocios ha sido seleccionado y aprobado, elabora con

apoyo del CLAF o del Secretario Técnico del CLAF designado y con asesoría de FCM-

CISAL13 las especificaciones técnicas de los bienes, semovientes o los TdR de los servicios

aprobados en el presupuesto detallado.

Dependiendo del costo total del bien o semoviente o servicio a comprar, se seguirán los

siguientes pasos:

Para bienes, semovientes o servicios por

debajo de $500.00 CAD

(Hasta 1,200 PEN)

(Hasta 1.200.000 COP)

• El beneficiario debe obtener al menos dos cotizaciones o propuestas por escrito.

• El beneficiario elabora el cuadro comparativo con apoyo de FCM-CISAL y selecciona al proveedor.

• El beneficiario adjunta las especificaciones técnicas o TdR, las cotizaciones o propuestas al Cuadro Comparativo.

• Solicita la aprobación del Secretario Técnico del CLAF.

• El beneficiario elabora la orden de compra/servicio o contrato y entrega al Oficial de proyecto de FCM-CISAL para procesar la recepción/entrega y pago al proveedor.

13 FCM-CISAL podrá contratar los servicios de un especialista técnico para apoyar la elaboración de especificaciones técnicas.

53

Bienes, semovientes o servicios desde

CAD 501 to CAD 4,999

(1,201 PEN to 11,999 PEN)

(1.200.001 COP to 11.999.999 COP)

(350 USD to 3,499 USD)

• El beneficiario solicita al Secretario Técnico del CLAF publicar en la pizarra pública o página web de la municipalidad las especificaciones técnicas o TdR.

• El Oficial de proyecto de FCM y el Secretario Técnico programarán la apertura de cotizaciones y propuestas en presencia del beneficiario.

• Obtener al menos tres cotizaciones o propuestas por escrito.

• El beneficiario elabora el cuadro comparativo con apoyo de FCM-CISAL y selecciona al proveedor.

• El beneficiario adjunta las especificaciones técnicas o TdR, las cotizaciones o propuestas al Cuadro Comparativo y solicita el V°B° del Secretario Técnico del CLAF.

• El Secretario Técnico del CLAF solicita la aprobación del proveedor seleccionado al CLAF,

la misma que debe otorgarse como máximo a los 7 días hábiles.

• De no existir quórum el secretario técnico del CLAF convoca por segunda vez (en no más de 2 días hábiles) si no existe quórum en segunda citación, el Secretario Técnico podrá aprobar la OC/OS o contrato.

Bienes, semovientes o servicios desde

CAD 5,000 a más

(12,000 PEN a más PEN)

(12.000.000 COP a más COP)

(3,500 USD a más USD)

• El beneficiario solicita al Secretario Técnico del CLAF publicar en la pizarra pública o página web de la municipalidad las especificaciones técnicas o TdR.

• El Oficial de proyecto de FCM-CISAL y el Secretario Técnico del CLAF programarán la apertura de cotizaciones y propuestas en presencia del beneficiario.

• Obtener al menos tres cotizaciones o propuestas por escrito de los proveedores.

• El beneficiario elabora el cuadro comparativo con apoyo de FCM-CISAL, adjunta las especificaciones técnicas o TdR, las cotizaciones o propuestas, las OC/OS o contrato al Cuadro Comparativo y solicita al CLAF la selección del proveedor.

• La selección del proveedor, aprobación del cuadro comparativo y aprobación de OC/OS o contrato es realizado por el CLAF.

54

• De no existir cuórum el secretario técnico del CLAF convoca por segunda vez si no exista cuórum, el Secretario Técnico asume las funciones antes mencionados

Por cada bien o servicio se realizará un cuadro comparativo de las cotizaciones

evaluándose las características, servicios adicionales, precio y otros de acuerdo con las

especificaciones técnicas o TdR, se elegirá al proveedor que brinde mayores beneficios,

se deberá registrar los motivos de su elección.

El Oficial de proyecto de FCM-CISAL, verifica los documentos de soporte de cada

aprobación.

Los equipos y/o maquinarias que se compren deberán incluir entre los requerimientos

al proveedor, una capacitación previa al beneficiario receptor, sobre el uso y buen

manejo de los mismos. FCM-CISAL verificará que previa a la entrega al beneficiario se

tome esta capacitación.

En el acta de entrega se especificará que el Beneficiario se encuentra conforme con la

capacitación y es responsable del uso cuidadoso de las máquinas y/o equipos.

Elaboración y aprobación de la Orden compra o Servicio

El beneficiario procederá a elaborar la Orden de compra (OC)/ orden de servicio (OS) o

contrato.

El oficial del programa FCM-CISAL deberá verificar si el proveedor elegido se encuentra

activo ante la SUNAT y cuenta con su ficha RUT de la DIAN, deberá revisar estos

documentos previa aprobación.

6.2 Compra y entrega de los bienes y servicios

Con la Orden de compra / Orden de servicio/ Contrato Aprobado, el oficial del programa

FCM-CISAL coordinará la compra del bien o servicio con el proveedor y coordinará lo

siguiente:

- Lugar y fecha de entrega del bien o la prestación del servicio

- Entrega del comprobante de pago (factura, boleta, liquidación de compra).

Durante la recepción del bien o servicio el proveedor deberá entregar:

- la documentación solicitada en la especificación técnica o TdR.

55

- Guía de remisión14.

- Carta de garantía para maquinaria y equipos que así lo requieran15.

- Comprobante de pago (Factura, Boleta o Liquidación de compra).

- Datos bancarios del proveedor solo en la primera entrega.

El oficial del programa FCM-CISAL o coordinador regional del programa deberá verificar

si la documentación y el bien o servicio entregado se encuentra conforme, si es conforme

se acepta el producto y se colocará en la guía de remisión APROBADO, caso contrario se

colocará RECHAZADO indicado el motivo.

El bien o servicio será entregado al Beneficiado con un de la Acta de pre entrega.

Los documentos generados deberán ser revisados y visados por el oficial del Programa

FCM-CISAL, los documentos generados son:

- Cotización.

- Cuadro comparativo.

- Orden de compra / orden de Servicio o contrato.

- Guía de remisión.

- Documentos solicitados en la especificación técnica o TdR (Certificado de

sanidad, certificado de calidad, entre otros)

- Acta de Pre entrega.

- Comprobante de pago (factura, boleta o liquidación de compra)

6.3 Gestión de pago los bienes y servicios

El Oficial del programa FCM-CISAL entregará por cada proyecto un expediente que

contenga:

- Carta de aprobación del director FCM CISAL.

- Presupuesto.

Y para cada orden de compra:

- Especificaciones.

14 La guía de Remisión es el documento mediante el cual se sustenta el traslado de bienes. Si se traslada bienes sujetos a impuestos con el Gobierno Central, se debe presentar la Guía de Remisión del remitente, la guía de remisión del transportista (cuando corresponda), el comprobante de pago y la constancia de depósito. 15 Carta de Garantías, es decir, aquellas a las que tenemos derecho según la ley, y que podemos ejercitar por un motivo concreto; cuando el producto que hemos comprado no es conforme con el contrato, en un plazo determinado que también especifica la ley, y a cambio de una serie de opciones que, en función de la naturaleza del producto que hayamos adquirido, podremos elegir con una u otra preferencia

56

- Cotización.

- Cuadro comparativo.

- Orden de compra / orden de Servicio o contrato.

- Guía de remisión.

- Documentos solicitados en la especificación técnica o TdR (Certificado de

sanidad, certificado de calidad, entre otros).

- Acta de Pre entrega.

- Comprobante de pago (factura, boleta o liquidación de compra)

- Datos bancarios del proveedor solo en la primera entrega.

El oficial del programa FCM-CISAL elaborarán el Payment Template y gestionarán el pago

con el área de finanza y operaciones de FCM.

VI.FORMATOS DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Orden de compra/servicio.

6.2 Cuadro comparativo.

6.3 Carta de Acuerdo de Cesión en Uso

57

ANEXOS

7.1 Formato Orden de compra

ORDEN DE COMPRA

FONDO CISAL

CODIGO DE LA INICIATIVA

Region/pais

RUC:

Correo

Teléfono:

Item Cantidad Valor Unit

COP/PEN

Valor Total

COP/PEN

Secretario técnico del comité CISAL

Beneficiario

Representante 1 :

Representante 1 :

Representante 1 :

Observaciones :

Descripción del bien

Dirección

Fecha:

Beneficiario:

Titulo de la iniciativa

Proveedor/razon social

Contacto

Monto total (en letra):

FirmaNombre y Apellido

Sub Total

IVA/ IGV

Total

Condiciones de pago:

Codiciones de entrega (lugar y fecha):

V°B°/ Autorización/ Aprobaciones

Miembros

58

7.2 Orden de servicio

7.3 Cuadro comparativo

ORDEN DE SERVICIO

FONDO CISAL


Region/pais

RUC:

Correo

Teléfono:

Item Cantidad Valor Unit

COP/PEN

Valor Total

COP/PEN

Miembros

Secretario técnico del comité CISAL

Beneficiario

Representante 1 :

Representante 1 :

Representante 1 :

Observaciones :

V°B°/ Autorización/ Aprobaciones

Nombre y Apellido Firma

Sub Total

IVA/ IGV

Fecha:

Beneficiario:


Proveedor/razon social

Contacto

Dirección

Descripción del bien

Condiciones de pago:

Codiciones de entrega (lugar y fecha):

Total

Monto total (en letra):

59

7.4 Carta de Acuerdo de Cesión en Uso

CU

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EN

Sub

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tal G

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l

60

Codigo de la Iniciativa

Region/pais

Donante:

El período del presente acuerdo de cesión de uso sera desde el ……………………………………… hasta el ……………………………………..

Beneficiario del Fondo CISAL

Christopher Yeomans XXXX XXXXXXXXXXXx XXXXXXx

Color: tamaño/peso promedio:

EQUIPOS Y MAQUINARIAS

Color: Numero de piezas Estado:

Marca: Serie del motor: N° Carta de garantia

Observaciones:

Entrega

LETTER AGREEMENT TO CESSION OF RIGHTS OF USE

El beneficiario es responsable del uso y mantenimiento de los bienes hasta la entrega final de los mismos. En el caso que

durante la etapa de monitoreo y seguimiento, el beneficiario no pueda garantizar el uso adecuado de los bienes, de

acuerdo a los objetivos de su Plan de Negocio o Proyecto Social, el Comité podrá reasignar los bienes de acuerdo a

requerimientos de Planes de Negocio Final o Proyectos Social Finales afines, en coordinación con FCM-CISAL.

El beneficiario acepta devolver inmediatamente a la FCM los bienes cedidos en uso. El Secretario Técnico, junto con un

representante de FCM-CISAL, deberá, en una visita de campo, dejar constancia de las razones por las cuales el beneficiario

no puede hacer uso adecuado de los bienes y notificar su reasignación.

En representación de la FCM, Christopher Yeomans, Director del Programa CISAL firma la presente carta que cede en uso

los bienes que se describen a continuación a fin que sirvan para la implementación de la iniciativa arriba indicada.

El Señor……………………………………………. beneficiario que recepciona los bienes, firma en señal de aceptación de las

condiciones de la presente carta acuerdo de cesiónd e uso.

Fecha:


Beneficiario:

Representante Legal CISAL

Recibe Conforme

DESCRIPCION DEL BIEN

CONFORMIDAD

Representante CISAL Beneficiario

61

Anexo 11: Marco de Medición de Desempeño

Nombre del Proyecto: Número de Proyecto:

Fecha:

Plan de Medición de Desempeño/ Monitoreo de Resultados

Situación Inicial Resultado proyectado Meses para alcanzar el resultado

1.

2.

3.

4.

5.

Pautas: Ingresar los resultados esperados o proyectados de la propuesta. Éstos son los cambios o

resultados específicos que espera lograr al finalizar el proyecto. Los resultados se determinarán a

partir de la propuesta del proyecto, en especial después de leer las secciones del objetivo y el

resultado del proyecto.

62

Anexo 12: Ficha de Informe Trimestral

Título de la Iniciativa: …………………………………………………………………. Código de la Iniciativa: ………………………. (código asignado) Fecha de Aprobación: ………………………. (recepción de la carta de acuerdo) Fecha de Inicio del Proyecto: ………………………. Fecha de Culminación del Proyecto: ………………………. Fecha de Revisión: ………………………. (ref.: cada tres meses)

Municipalidad (es): ……………………….

Objetivo del Proyecto: (de acuerdo al plan de negocio o proyecto social final)

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Resumen de Actividades de este Trimestre:

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Resumen de Presupuesto para este Trimestre:

Presupuesto Total

Presupuesto ejecutado

Presupuesto restante

Modificación/Reestructuración del Proyecto o Financiamiento Adicional (si es

necesario):

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………… Avance, logros y Resultados:

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

Medición de Desempeño / Monitoreo de Resultados:

63

Resultado proyectado

Mes proyectado

Situación inicial Situación a la fecha % alcanzado

1

2

3

4

5

Pautas: Copiar y pegar los resultados proyectados (y meses) y la Situación inicial del Plan de

Medición de Desempeño (Ficha final de Negocio o Proyecto). Describir y cuantificar el avance en la

ejecución del proyecto con respecto al objeto o resultado esperado. Se deberá señalar la existencia

de inconvenientes o impedimentos que puedan haber retrasado el proyecto.

Socios que contribuyen con esta iniciativa

…………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………… Análisis:

[Qué factores contribuyeron al éxito de este proyecto en este trimestre. Qué factores impidieron el avance de este proyecto] (por ejemplo, Administrativos, operativos, presupuestarios, políticos, recursos, personas. Incluir información sobre el número de empleos generados – temporales (TMP), a tiempo parcial (PT) y/o permanentes (PMT) así como el número de hombres y mujeres en cada categoría. Esto se puede hacer usando una tabla o en forma de puntos) Inventario:

El Beneficiario deberá completar un inventario de los bienes adquiridos por FCM-CISAL para lo cual contará con el apoyo de personal de FCM. Se adjuntará copia de dicho inventario al Informe Trimestral.

_____________________________

Firma Adj: Inventario de bienes semovientes, corriente o no corrientes.

Copia: FCM CISAL: Calle Manuel A. Fuentes N°925, San Isidro, Lima 27, Perú.

64

Anexo 13: Inventario

I. PROPÓSITO Establecer los lineamientos para la entrega, el monitoreo e inventario de los bienes y

semovientes que el Fondo CISAL asigna a los beneficiarios para la implementación de los

planes de negocios y/o proyectos sociales durante el ciclo aprobado, hasta su entrega

definitiva al termino del mismo.

II. ALCANCE Este procedimiento abarca desde la Pre-entrega al beneficiario del bien y/o semovientes,

culminación del proyecto y entrega definitiva al beneficiario en diciembre del 2018.

III. DEFINICIONES

3.1. Bienes y semovientes del Programa FCM-CISAL

Son elementos tangibles adquiridos con fondos del Programa CISAL, que se pueden

medir, intercambiar o animales que pueden moverse por sí mismos. Incluye:

máquinas de coser, máquinas de tejer, alimentos vitaminados para crianza de

animales menores, semillas mejoradas, madera, pintura, herramientas de

carpintería metálica, artículos, materiales, equipamiento, insumos, repuestos,

accesorios, núcleos de empadre de cuyes, jabas de gallinas ponedoras, apiarios, y

otros.

No se incluye: construcción de infraestructura, compra de vehículos y otros que el

CALF estime conveniente.

3.2. Bienes y semovientes bajo responsabilidad del beneficiario

Son los bienes y semovientes propiedad de FCM-CISAL, que se entregan a los

beneficiarios del Fondo CISAL para su uso y administración con el fin de

implementar los planes de negocios o proyectos sociales. Se entregan al

beneficiario mediante carta acuerdo y acta de pre-entrega.

El beneficiario es responsable del uso y mantenimiento de los bienes hasta la

entrega final. En caso, durante la etapa de monitoreo y seguimiento, el beneficiario

no pueda garantizar el uso adecuado de los bienes, de acuerdo a los objetivos de

su Plan de Negocio o Proyecto Social, el comité podrá reasignar los bienes de

acuerdo a requerimientos de Planes de Negocio Final o Proyectos Social Finales

afines, en coordinación con FCM-CISAL. El Secretario Técnico, junto con un

representante de FCM-CISAL, deberá, en una visita de campo, dejar constancia de

65

las razones por las cuales el beneficiario no puede hacer uso adecuado de los

bienes y notificar su reasignación. El destinatario de los bienes deberá respetar los

procedimientos descritos en la Guía Fondo CISAL, dentro de los cuales destacan,

los compromisos asumidos en la Carta de Acuerdo y los procedimientos de pre-

entrega y entrega de bienes, entre otros

Estos bienes y semovientes se transferirán definitivamente al beneficiario al final

del ciclo del plan de negocios o proyecto social, a través de un acta de entrega

definitiva.

3.3. Bienes consumibles y bienes no sujetos a inventario

Son bienes que por sus características deberían incluirse como tal, no obstante,

por lo difícil de su control, no deben inventariarse. Como ejemplos se citan los

siguientes:

• Equipos de oficina: engrapadoras corrientes, perforadoras corrientes, tijeras, y

otros equipos de oficina similares.

• Materiales e insumos de producción: telas, hilos, alimento para animales,

madera, artículos de limpieza.

FCM-CISAL entregará estos bienes al beneficiario con acta de entrega.

3.4. Acta de Pre-entrega

Documento que acredita la entrega temporal de bienes y semovientes que hace

FCM-CISAL al beneficiario para su uso y administración en la implementación del

plan de negocios o proyecto social.

3.5. Acta de entrega-definitiva

Documento que acredita la entrega definitiva de bienes y semovientes que hace

FCM-CISAL al beneficiario transfiriéndole la propiedad.

3.6. Inventario inicial

Registro de los bienes y semovientes que se realiza previa a la entrega temporal

(Acta de pre-entrega) de acuerdo a la información del comprobante de compra

(factura, liquidación de compra, DEF, etc), según el formato anexo.

3.7. Inventario final

66

Registro de los bienes y semovientes que se realiza al final del ciclo del plan de

negocios o proyecto social. Servirá para hacer la conciliación de faltantes y

sobrantes.

Se deben incluir bienes en mantenimiento o reparación y crías de semovientes.

Será la base para las Actas de entrega definitiva al beneficiario.

IV. POLÍTICAS ESPECÍFICAS

4.1 El beneficiario deberá de comunicar al miembro del comité o FCM CISAL las perdidas, robo o muerte del bien o semoviente, presentando la copia del documento emitido por la autoridad local competente que acredite el hecho, tal como registro de denuncia policial, atestado de pérdida, levantamiento de muerte (constancia del veterinario, atestado policial o juez de paz), etc.

4.2 Durante el inventario el beneficiario deberá presentar el registro original de las perdidas, robo o muerte del bien o semoviente.

V. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 Inventario Inicial

El oficial del programa CISAL haciendo uso de los comprobantes de pago y guías de

remisión elabora el inventario inicial consolidado (según formato adjunto) de los

bienes o Semoviente entregados al beneficiario, elabora también el Acta de Pre-

entrega.

Durante la Pre-entrega los bienes no consumibles como muebles, equipos y

maquinarias serán etiquetados con etiquetas adhesivas, registrándose lo siguiente:

COD INICIATIVA

NUMERO INVENTARIO

FECHA

Los Semovientes serán identificados individualmente, de acuerdo a las facilidades,

usos y costumbres, asignando a cada animal un número único el cual lo acompañe

a lo largo de su vida y permita dar seguimiento a sus movimientos.

67

Serán identificados mediante16 aretes, precintos, anillos, entre otros en los que se

colocará el número asignado y en lo posible la siguiente información:

COD INICIATIVA

NUMERO INVENTARIO

FECHA

5.2 Inventario de seguimiento y monitoreo de bienes y/o semoviente

El Oficial del programa CISAL programará al menos un inventario anual de bienes y

semovientes de cada proyecto (Plan de negocio o proyecto social) financiado por el

Fondo CISAL.17

El Oficial del programa CISAL notificará al beneficiario la fecha y hora del inventario,

con la finalidad que el beneficiario pueda prever actividades de acomodo y/o reúna

los semovientes para ser revisados individualmente.

El Oficial del programa CISAL haciendo uso del inventario inicial de los bienes y/o

semoviente verificará la existencia, estado y funcionabilidad de los muebles,

equipos, maquinarias y otros activos. En caso de semoviente verificará la existencia

y estado de cada uno, y se registrarán las perdidas (muertes o ventas) y la existencia

de nuevos ingresos (nacimientos o compra).

El Oficial del programa CISAL con la información recolectada elabora el informe del

inventario indicando las variaciones existentes y actualizando el inventario inicial,

identificando los faltantes o sobrantes.

5.3 Inventario final y entrega definitiva de bienes y semovientes

16 FCM-CISAL consultará a los asesores técnicos contratados para la mejor y más eficiente forma de identificar a los semovientes según la técnica, usos y costumbres de la especie y de la zona. 17 FCM-CISAL se apoyará en los asesores técnicos para establecer en coordinación con los beneficiarios los formatos y temporalidad del inventario de semovientes (nacimientos, muertes, ventas y pérdidas) con fines de medir resultados de las iniciativas financiadas.

68

Tomando en cuenta el inventario inicial, el inventario de seguimiento (si lo hubiera),

el Oficial del programa CISAL elaborará el inventario final que servirá para:

• Elaborar la lista de bienes y semovientes que se remitirá al donante para solicitar la autorización para la entrega definitiva al beneficiario.

• Elaborar el Acta de entrega definitiva de los bienes y semovientes que se encuentran en poder del beneficiario indicando el estado y funcionabilidad del bien y el incremento o reducción del número de semovientes.

VI. ANEXOS

6.1. Formato de Inventario Consolidado

6.2. Inventario de seguimiento y monitoreo

Nro de

InventarioDescripción del Bien Modelo Serie

Fecha de

Adquisición

Costo de

adquisición

Inc. IGV/IVA

(Soles/Pesos

)

Costo de

adquisición

Inc. IGV/IVA

(USD)

Código de iniciativaNombre y apellidos del

beneficiarioVendedor/Proveedor

Nro de documento de

compraCómo se compró

Valor

contble

para la

deprecia

ción

Estado

1 Mesa rendoda de madera 1m de diametro S/N 03/07/15 150,000 203050412 Jorge Carlos Berrios Muebles de Colombia Cotizaciones Nuevo

2 Impresora multifuncional de color negro LaserJetMFP M225DW CNB86861QH 15/07/15 376.00 203050412 Jorge Carlos Berrios Technology Store Cotizaciones Nuevo

Leyenda:

Preparado por:……………………………………………… Revisado por:………………………………………….. Aprobado o Validado por:…………………………………………………..

Fecha: 31 de Julio 2015 Fecha: 31 de Julio 2015 Fecha: 31 de Julio 2015

Firma: Firma: Firma:

INVENTARIO INICIAL CONSOLIDADO DE BIENES - FONDO CISAL

69

Modelo referencial de inventario de semoviente que podrá ser ajustado según las

técnicas, usos y costumbres de la especie y la zona geográfica.

INVENTARIO DE MUEBLE, MAQUINARIA Y/O EQUIPO


Fecha: Semestre:

Beneficiario:

FECHA ESTADO FISICO ESTADO FISICO OBSERVACIONES DESCRIPCION DEL BIENCODIGO DE BIEN

ULTIMO INVENTARIO INVENTARIO 2017-I

INVENTARIO DE SEMOVIENTE


Fecha: Semestre: 2017-1

Beneficiario:

SEMOVIENTE:

FECHA ESTADO FISICO ESTADO FISICO OBSERVACIONES CODIGO DE BIEN

ULTIMO INVENTARIO INVENTARIO 2017-I

70

6.3. Acta de Pre-Entrega

71


Region/pais

Donante:

Color: tamaño/peso promedio:

EQUIPOS Y MAQUINARIAS

Color: Numero de piezas Estado:

Marca: Serie del motor: N° Carta de garantia

Observaciones:

ACTA DE PRE-ENTREGA

Fecha:


Beneficiario:

Representante CISAL

Persona que recepciona:

DESCRIPCION DEL BIEN

CONFORMIDAD


72

6.4. Acta de entrega definitiva


Region/pais

Donante:

Observaciones:

INVENTARIO CONSOLIDADO

CONFORMIDAD


* El Inventario Consolidado se encuentra adjunto a la presente Acta de Entrega (el formato está estalecido en el

inciso 6.1. del Anexo 13: Inventario de la Guía Fondo CISAL y su contenido dependerá de cada iniciativa).

ACTA DE ENTREGA

Fecha:


Beneficiario:

Representante CISAL

Persona que recepciona:

73

Anexo 14: Modelo Referencial de Evaluación de Proyecto

MODELO/GUÍA: INFORME de Evaluación de Proyecto de Demostración

Título del Proyecto: Área local, País: Fechas de la misión: Equipo de Evaluación:

1. Descripción General del LDP Descripción de los principales parámetros del proyecto de demostración 1.1. Resumen

¿En qué consiste el proyecto? ¿Cuál es la situación o problema que el proyecto busca mejorar?

1.2. Metodología del Proyecto

¿Cuál fue la estrategia o enfoque adoptado para solucionar la situación o problema? ¿Cuáles fueron los componentes, procesos, actividades e hitos principales del proyecto?

1.3. Socios y Partes Interesadas

¿Quiénes fueron los principales socios de implementación y cuáles fueron sus respectivos roles? ¿Quiénes fueron las partes interesadas (mujeres y hombres) del proyecto — incluyendo a todos los afectados, positive o negativamente, por la iniciativa? Incluir el rol de la Autoridad Gubernamental Local.

1.4. Autoridades Locales

Describir el rol y las contribuciones de la autoridad local responsable del área dentro de la cual se encuentra el proyecto de demostración.

2. Resultados del Proyecto

Descripción de los resultados logrados (planeados y no planeados) y no logrados por el proyecto al finalizar su ciclo de vida. Discutir la sostenibilidad. Sírvase incluir fotos y otros elementos visuales en el informe para ilustrar el proceso, actividades y/o cambio que se ha producido.

2.1. Resultados Esperados versus Reales

Un proyecto rara vez se desarrolla exactamente conforme se planeó inicialmente. Esta sección pretende comparar los resultados esperados con los resultados reales, y proporcionar una breve explicación sobre las opciones (algunas veces difíciles) que se tuvieron que adoptar conforme evolucionaba el proyecto.

74

• ¿Cuáles fueron los resultados esperados planeados cuando se diseñó el proyecto de demostración?

• ¿Qué resultados se han logrado a la fecha? (incluyendo los resultados no planeados e inesperados) Comparar los resultados esperados con los resultados reales.

• Identificar las fortalezas y debilidades del enfoque.

• ¿Cuáles son los factores o decisiones que explican las principales variaciones o cambios? *Sírvase utilizar el format de tabla a continuación para comparar resultados.

Nombre del Proyecto, N° de Proyecto

Resultados Esperados Resultados Reales

• •

• •

2.2. Compatibilidad con las Metas del Programa Multi-disciplinarias

Describir cómo consideró y abordó el proyecto los temas de igualdad de género y sostenibilidad ambiental.

2.3. Aspectos Positivos

Identificar los factores que tuvieron un impacto positivo en el proyecto. Estos factores pueden ser internos del proyecto (por ejemplo, competencias, presupuesto, recursos materiales, experiencia proporcionada por los voluntarios o consultores canadienses, o las Personas de Recursos Locales, etc.) o externos (por ejemplo, la adopción de un nuevo marco de políticas por parte del gobierno nacional o acciones complementarias por parte de las entidades del sector privado).

2.4 Desafíos/Aspectos Negativos

Identificar los factores que tuvieron un impacto negativo en el proyecto. Por ejemplo, niveles de aceptación y cooperación de las autoridades locales, desconfianza de las mismas, etc.

2.5. Sostenibilidad de los resultados

Discutir la sostenibilidad de los resultados desde los siguientes ángulos (según corresponda):

• Organizacional: ¿Son capaces las organizaciones involucradas en el proyecto de continuar con su participación?

• Técnico: ¿el proyecto cuenta con un plan de negocios suficientemente utilizado? ¿La tecnología/enfoque desarrollado o adoptado será suficiente para satisfacer las necesidades futuras de la municipalidad? ¿Son capaces de mantenerlo las partes interesadas?

• Financiero: ¿Está este proyecto en capacidad de autofinanciarse?

• Social: ¿Es esta iniciativa socialmente aceptable para los ciudadanos (mujeres y hombres)?

• Medio Ambiente: ¿Qué tipo de impacto (a largo plazo) tiene el proyecto en los ecosistemas y asentamientos humanos?

3. Compartir la Experiencia

¿Qué aprendieron las partes interesadas de la experiencia que pudiera ser adaptado por otras autoridades locales?

75

3.1. Lecciones

¿Qué harían de manera diferente si tuvieran que realizar este proyecto nuevamente? (Proceso de planeamiento, proceso de puesta en marcha, elección de socios, experiencia sectorial, recursos humanos y financieros, sistemas de soporte, fase de implementación, etc.). ¿Qué lecciones aprendieron los socios en el curso de este proyecto que deberían compartir? ¿Qué consejo debería darse a otros gobiernos locales interesados en replicar este proyecto?

3.2. Recomendaciones

Describir qué acciones deberán adoptarse para que este proyecto avance hacia el éxito/éxito continuado. Para cada recomendación indicar qué entidad debería ser responsable.

3.3. Buenas Prácticas

Desde su punto de vista ¿cuáles son algunos de los enfoques o formas específicas de la experiencia que pueden considerarse como buenas prácticas?

3.4. Historias de Éxito

Desde su punto de vista ¿cuáles son algunos de los logros específicos del proyecto que podrían caracterizarse y comunicarse como una historia de éxito?

Anexos

Proporcione otras fuentes de evidencia que sustenten el contenido del informe de estudio de casos, como modelos útiles, pautas, módulos de capacitación, asistentes a entrevistas, etc.

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Anexo 15 Responsabilidades del Programa CISAL en el funcionamiento del Fondo

Coordinador del Fondo CISAL -Especialista DEL - CISAL

• Coordinar la gestión del fondo, como responsable de CISAL, ante el Director del programa, las municipalidades, sociedad civil y emprendedores;

• Velar por la implementación de la presente Guía;

• Velar por el uso, transparente eficiente y eficaz del fondo;

• Velar por el estricto seguimiento de los principios de formulación y financiación de los proyectos;

• Vigilar para que la ejecución de los recursos del Fondo se alinee con las prioridades de los Planes de desarrollo económico locales;

• Aprobar la pre cartera de proyectos hacer presentada ante el Comité del Fondo CISAL; y,

• Contribuir en la gestión de apalancamiento de recursos para el fondo.

Director del Programa CISAL

• Representar al Fondo CISAL ante el donante;

• Vigilar la aplicación de la presente guía entre los diferentes actores; y,

• Aprobar ante FCM CISAL y el donante la cartera de proyectos hacer financiados.

Oficial de Proyecto Fondo CISAL:

• Coordinar y reportar al coordinador del Fondo CISAL, Especialista de Desarrollo económico Local la planificación e implementación del Fondo CISAL en ambos países así como los ajustes del diseño original del FC , según los aprendizajes de cada convocatoria.

• Dar asistencia técnica, a los Secretarios Técnicos de cada Comité de administración del Fondo CISAL , para los dos países.

• Coordinar con los Coordinadores regionales, la programación e implementación de las diferentes etapas de cada convocatoria del Fondo CISAL

• Acompañar y documentar el proceso de convocatoria y selección de beneficiarios del Fondo Social, garantizando la correcta aplicación de la presente guía, referente a la formulación gestión y monitoreo de los proyectos financiados.

• Aprobar la evaluación de las propuestas de presupuesto presentadas por los postulantes al fondo para asegurar:

la razonabilidad de los ítems que se solicitan según la necesidad de los objetivos de la propuesta/plan de negocio o proyecto social.

asegurar que las líneas de presupuesto o ítems son elegibles por el donante GAC.

estructura razonable del presupuesto que asegure la consecución de los objetivos de la propuesta/plan de negocio o proyectos social.

• Brindar asistencia técnica a los formuladores de proyectos para garantizar la aplicación de los procedimientos y políticas de FCM;

• La asistencia técnica del Oficial de Proyecto Fondo CISAL, sería en aspectos de cumplimiento de procedimientos una vez que ganaron el fondo, por ejemplo:

completar formatos como la hoja de registro de adquisición de bienes o servicios (Procurement of services record sheet),

elaborar cuadros comparativos, en base a la información recibida de los coordinadores locales y las oficinas DEL de los municipios.

realizar la verificación de proveedores (SUNAT o DIAN),

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completar el formato de datos para transferencias bancarias y pagos a proveedores (Wire transfer form).

• Evaluar y elaborar informes sobre el nivel de alcance de las iniciativas financiadas y el nivel de desempeño de los Comités;

• Elaborar reportes financieros de monitoreo y seguimiento de aplicación del Fondo CISAL;

• Coordinar, presentar y sustentar las solicitudes aprobadas de los beneficiarios de proyectos financiados por el Fondo CISAL al equipo de Operaciones y Finanzas de CISAL para el procesamiento del pago a los proveedores seleccionados; y,

• Documentar la conformidad y recepción de los bienes y/o servicios pagados por Gerencia de Finanzas y Operaciones CISAL solicitados por los beneficiarios del fondo.

• Realizar las coordinaciones en caso existan correcciones de documentación de soporte que le solicite la Gerencia de Finanzas y Operaciones CISAL

Gerente de Finanzas y operaciones CISAL

• Capacita al equipo programático y al Oficial de Proyecto Fondo CISAL, en el buen manejo de los procedimientos administrativos para la buena aplicación del fondo según el acuerdo de contribución con el donante;

• Vela por la correcta documentación y buen funcionamiento de los procedimientos administrativos de CISAL;

• Recibe del Oficial de Proyecto Fondo CISAL las solicitudes aprobadas de los beneficiarios de proyectos financiados por el fondo, verifica la documentación de sustento y realiza los pagos a proveedores seleccionados;

• Coordina con los proveedores la entrega de bienes y/o servicios directamente a los beneficiarios del fondo.

Coordinadores regionales del proyecto

• Representar a CISAL en el Comité local de administración del Fondo CISAL (FC)

• Brindar asesoría a los integrantes del Comité;

• Participar en las decisiones del Comité;

• Buscar el fomento de la creación de capacidades técnicas, empresariales y de construcción de redes sociales con los miembros de la comunidad;

• Apoyar en el fortalecimiento de capacidades de los ganadores de las donaciones del FC;

• Monitorear los resultados del trabajo del Comité y las iniciativas financiadas por el FC.

• Apoyar al Oficial de Proyecto Fondo CISAL para el cumplimiento de sus responsabilidades de documentar los procedimientos operativos financieros.

federación canadiense de municipalidad...

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