facturaciÓn electrÓnica · 2018-10-26 · 25/10/2018 beneficios mekano versiÓn 8.2 - documentos...

25/10/2018 BENEFICIOS MEKANO VERSIÓN 8.2 - Documentos de Google

https://docs.google.com/document/d/1Iwrs2W_Yj13X2XkxQ6dS2xh38oh4LzbTZjLWtHSAc5U/edit# 1/37

En ApoloSoft estamos listos para implementar tu

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Te invitamos a conocer Mekano en su versión 8.2

Dando cumplimiento a los cambios exigidos por la DIAN con relación al proceso de Facturación Electrónica en nuestro País y pensando siempre en facilitar tu trabajo, Mekano se actualiza e incluye nuevos campos que le permiten adaptarse con gran facilidad a los requisitos de ley, garantizando que el proceso de facturación sea transparente para nuestros usuarios sin alterar su normal funcionamiento. Seguramente este es uno de los cambios más representativos de esta versión, y con el fin de aprovechar mejor esta herramienta de trabajo, los invitamos a conocer a continuación cada uno de ellos.

RECOMENDACIÓN : Se debe tener en cuenta que los nuevos Menús y Opciones que se incluyen a partir de esta versión, deben ser asignados por el usuario supervisor a cada empresa de Mekano y a cada perfil, ingresando al Menú « Parámetros », Opción « Seguridad », ventana « Perfiles », activación que debe realizar según sus propias necesidades y su licenciamiento actual (módulos adquiridos).

Beneficios Nueva Versión 8.2 Sistema Mekano ERP Pág.1/37



Tabla de contenido con enlace para ir al tema:

GENERALIDADES

CONECTOR DE INTEGRACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARÁMETROS: NUEVOS CAMPOS EN DOCUMENTOS, PAISES Y TERCEROS CONSECUTIVOS: MENSAJES ALERTA VENCIMIENTO RESOLUCIÓN FACTURACIÓN CONFIGURACIÓN: CAMBIOS EN TRIBUTARIA IMPUESTOS Y RETENCIONES

MENÚ EXPERTO

MENÚ EXPERTO : SINCRONIZAR FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

MÓDULO GESTIÓN

MOVIMIENTO GESTIÓN: CAMPO CONSECUTIVO EN DOCUMENTOS SEGURIDAD NÚMERO CONSECUTIVO DE COMPROBANTES NUEVO CAMPO “CONCEPTO” ENCABEZADO DEVOLUCIONES CAMBIOS AL RECALCULAR [F8]

MEKANO NÓMINA

MEKANO NÓMINA: FORMATOS DE IMPRESIÓN MEKANO NÓMINA: MENSAJES PERSONALIZADOS RESUMEN CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA

MENÚ CONSULTAS

MENÚ CONSULTAS: MEJORA ESTADOS FINANCIEROS AUXILIAR CONTABLE AUXILIAR VENTAS AUXILIAR COMPRAS AUXILIAR INVENTARIO REPORTES NUEVOS Y OPTIMIZADOS: COMPROBANTE Z EXPORTAR INFORMES - EXCEL, PLANO, HTML, XML, PDF, FTP OPCIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

MENÚ CONTABLE

MOVIMIENTO AUTOMÁTICO - PATRONES

NUEVOS FORMATOS

NUEVOS FORMATOS IMPRESIÓN DOCUMENTOS: FACTURA DE VENTA FACTURA DE VENTA POS FACTURA DE VENTA CRÉDITO FORMATO FACTURA ELECTRÓNICA RECIBO DE CAJA COMPROBANTE DE EGRESO (CHEQUE) DEVOLUCIÓN EN VENTAS A CRÉDITO COTIZACIÓN A CLIENTES




CONECTOR DE INTEGRACIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Para efectos de la facturación electrónica esta nueva versión incluye un “ Conector ” propio, cuya función es leer los comprobantes digitados en Mekano, desde los módulos Contable o Gestión, para enviarlos automáticamente al PTA (Proveedor Tecnológico Autorizado) elegido por cada empresa, lo que garantiza que el envío de las facturas a la DIAN sea un proceso simple y rápido. Este conector queda disponible en el equipo servidor y siempre debe permanecer abierto para poder leer automáticamente las facturas elaboradas desde Mekano. Es importante resaltar que para su funcionamiento se requiere que la Póliza de Mekano esté vigente (Licencia Activa). Nota: Para conocer en sólo 30 minutos el proceso completo sobre Facturación Electrónica desde Mekano, los invitamos a ver el siguiente video: www.vimeo.com/apolosoft/tallerfe


http://www.vimeo.com/apolosoft/tallerfe



PARÁMETROS: NUEVOS CAMPOS EN DOCUMENTOS, PAISES Y TERCEROS

● OPCIÓN DOCUMENTOS

Al ingresar al Menú « Parámetros », Opción « Documentos » encontrará los nuevos campos requeridos para configurar la rutina de facturación electrónica, ellos son:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Facturación Electrónica Campo de tipo selección que incluye las opciones Factura, Exportación, Contingencia, Nota Débito, Nota Crédito y NA (No Aplica), útil para configurar los documentos empleados en el proceso de facturación electrónica de acuerdo a su función.

Factura : Seleccione esta opción en los documentos factura de venta involucrados en el proceso de facturación electrónica. Exportación : Seleccione esta opción en las facturas de venta utilizadas en el proceso de exportación. Contingencia : Asigne esta opción en las facturas que fueron autorizadas por la DIAN para ser utilizadas como facturas temporales o de contingencia. Nota Débito : Asigne esta opción a los tipos de documento que afectan a las facturas de venta involucradas en el proceso de facturación electrónica incrementando su valor.

Nota Crédito : Asigne esta opción a los tipos de documento que afectan a las facturas de venta involucradas en el proceso de facturación electrónica disminuyendo su valor.




FORMATO FACTURA ELECTRÓNICA Al ingresar a la ventana « Documentos » en el modo “ficha” encontrará en la franja “ formatos ” el campo “ Formato Factura electrónica ”, útil para asignar el código del formato de impresión y generación de la imagen de la factura.

CONTROL DE CONSECUTIVOS SEGÚN GENERADOR

En el manejo de consecutivos, cuando dos tipos de documentos manejan el mismo generador, no será posible asignar un mismo número a dos comprobantes que se elaboran a partir de estos.

● OPCIÓN GENERALES - PAISES La configuración predefinida de los Países en Mekano incluye además un nuevo campo llamado “Equivalente F. Electrónica”, útil para el cumplmiento de los requisitos de este tipo de facturación. Allí encontrará el código que corresponde a cada país según el Anexo técnico 001 de la DIAN.

● OPCIÓN TERCEROS

En la parte inferior de esta ventana se inserta la pestaña “ Cámara de Comercio ” que permite realizar la asignación de la Matrícula Mercantil, Zona Postal, Barrio, Dirección, Municipio y País con el fin de dar cumplimiento a los requisitos para facturación electrónica. Así mismo se incluyen los campos Renglón 53 para asignar la responsabilidad de facturar electrónicamente y Renglón 54 si es usuario aduanero.




CONSECUTIVOS: MENSAJES ALERTA VENCIMIENTO RESOLUCIÓN FACTURACIÓN Al ingresar a la pestaña “ Consecutivos ” encontrará también nuevos campos, fundamentales para la configuración de la facturación electrónica, su correcta asignación permite además que el sistema genere mensajes de alerta cuando las fechas y los consecutivos de la resolución de facturación estén próximas a vencer o se encuentren por fuera del rango autorizado o habilitado:

Los nuevos campos son:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Número Resolución Digite en este campo el número de Resolución de facturación electrónica autorizada por la DIAN.

Fecha Resolución Digite en este campo la fecha de formalización del documento en el cual se solicita autorización para facturación electrónica.

Vencimiento Resolución

Digite la fecha que corresponde al vencimiento otorgado en la resolución de facturación electrónica. Esta fecha es tomada por el sistema para controlar y generar mensajes de alerta sobre los vencimientos de la Resolución y permite además controlar que las fechas de digitación de los comprobantes estén en el rango de fechas autorizadas por la DIAN.

Límite Este campo es utilizado para controlar el vencimiento del número de facturas autorizadas en la resolución de la DIAN, digite allí el número de facturas a partir del cual desea que el sistema genere mensajes de alerta, indicando que su numeración se está agotando, esto dependerá de la cantidad de facturas que cada empresa elabora.

Con lo anterior, si el sistema detecta que se debe actualizar la resolución de facturación, cuando faltan menos de 15 días para el vencimiento de esta o cuando la numeración comienza a superar el límite establecido, se genera el siguiente mensaje de advertencia justo al ingresar a la ventana « Movimiento Gestión »:




Al dar clic en el botón “ OK ” aparece en pantalla la ventana “ Consecutivos de Cuidado ”, en ella se indica el tipo de documento y prefijo asignado a este que presenta la novedad, se indica si controla el límite de números autorizados, el total de consecutivos disponibles a la fecha, el número de días que faltan para el vencimiento de la resolución y el número consecutivo que se asignará al siguiente comprobante al momento de terminarlo; de acuerdo a esta información realice los trámites correspondientes y actualice los datos:

Otros mensajes de advertencia relacionados con la resolución de facturación, que se pueden generar al momento de terminar un comprobante son :

Cuando la fecha asignada al comprobante es inferior a la fecha de Resolución. Cuando la fecha asignada al comprobante es superior a la fecha de vencimiento de la Resolución. Cuando el número que se asigna al comprobante es superior al número asignado en el campo “Hasta Consecutivo”. Cuando el número que se asigna al comprobante es inferior al número asignado en el campo “Desde Consecutivo”.

Nota: Para que los mensajes de alerta puedan activarse de forma automática, es indispensable que se configuren los campos “Número Resolución”, “Fecha Resolución”, “Vencimiento Resolución”, “Consecutivo Desde”, “Consecutivo Hasta” y “Límite”.




IMPORTANTE: Si desea consultar la habilitación de numeración asignado a cada factura de venta, podrá activar el botón imprimir ubicado en el panel lateral izquierdo de la ventana “ Documentos ” y seleccionar allí la opción “ Consecutivos ”.




CONFIGURACIÓN: CAMBIOS EN TRIBUTARIA IMPUESTOS Y RETENCIONES

● OPCIÓN TRIBUTARIA IMPUESTOS Al ingresar a esta ventana encontrará la columna “ Facturación Electrónica ” útil para asignar la identificación del tipo de impuesto registrado en la Factura Electrónica según el anexo técnico 001 la DIAN.

● OPCIÓN TRIBUTARIA RETENCIONES De igual forma en la opción “Tributaria Retenciones” se incluye una nueva columna también con el nombre “Facturación Electrónica”, útil para asignar la identificación del tipo de retención registrado en la factura electrónica.




MENÚ EXPERTO : SINCRONIZAR FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

La actualización de Mekano a su nueva versión 8.2 incluye para todos los usuarios del sistema, el módulo « Experto », en el cual se configuran los datos requeridos por el Proveedor Tecnológico aliado con su empresa y además se asignan las “Horas de inicio”, el “Intervalo” en minutos y “Módulo” desde el cual se realizará el envío de las facturas de venta a este, lo cual es una gran ventaja que ofrece Mekano porque permite que cada empresa según sus políticas, determine el momento en el que se generará el envío de la información relacionada con sus ventas. Para configurar el momento de envío y módulo desde el cual se generan los comprobantes ingrese al menú « Experto » opción « Sincronizador » pestaña « Proveedores Tecnológicos » y ubicado en la columna “Hora Inicio” seleccione la hora y minutos de inicio del proceso, así mismo en la columna “Intervalo” indique el tiempo en minutos en los que se generará un nuevo envío y en la columna “Módulo” seleccione el módulo en el cual fueron elaborados los comprobantes, es decir “CONTABLE” o “GESTIÓN”. Los demás campos serán configurados por el área técnica de Apoloso� según los requisitos de cada PTA.

Nota: En caso de cambiar su Proveedor Tecnológico Aliado, debe configurar los datos del nuevo PTA en esta misma ventana. Si lo desea podrá asignar la fecha de envío de información al PTA de forma manual directamente desde el Conector, ubicándose en el recuadro “Exportación manual” y seleccionando allí la fecha de envío, finalmente de clic en el botón “Exportar”.




MOVIMIENTO GESTIÓN: CAMPO CONSECUTIVO EN DOCUMENTOS Al ingresar al Menú « Gestión » opción « Movimiento Gestión » se observa el nuevo campo « Consecutivo », este campo es de tipo ON / OFF y se activa de forma automática en los tipos de documentos que tienen generador asociado.

SEGURIDAD NÚMERO CONSECUTIVO DE COMPROBANTES A partir de esta nueva versión observará en el encabezado de los comprobantes que manejan consecutivo automático, que al momento de digitar información, el campo « Número » no permite ser editado o asignar numeración de forma manual, esto garantiza la seguridad en el manejo de la numeración consecutiva.

NUEVO CAMPO “CONCEPTO” ENCABEZADO DEVOLUCIONES Cuando se elaboran devoluciones y el tipo de documento utilizado tiene asignado en el campo “ Facturación Electrónica ” el atributo ‘Nota Débito’ o ‘Nota Crédito’, encontrará en el encabezado del comprobante el campo “ Concepto ” que permite seleccionar el motivo por el cual se genera la devolución. Esto con el fin de dar cumplimiento a los requisitos de la DIAN para la facturación electrónica.




CAMBIOS AL RECALCULAR [F8]

En versiones anteriores, al momento de elaborar comprobantes desde la ventana « Movimiento Gestión » y realizar cambios que requieren del recálculo de los valores digitados, es necesario dar clic en el botón “ Totaliza ” o activar dicha función con la tecla [ F3 ]; a partir de la versión 8.2 este botón se activa oprimiendo la tecla [ F8 ], de esta forma se genera en pantalla el mensaje “Recalculado” y se actualiza la información.




MEKANO NÓMINA: FORMATOS DE IMPRESIÓN

● PLANILLAS DE NÓMINA Una de las mejoras que se incluye en el módulo de nómina es la optimización de los formatos de impresión de las planillas “Uno” y “Dos”, siendo la “ Planilla Uno ” el reporte que incluye el listado de todos los empleados, detallando para cada uno de estos las adiciones y deducciones (Rubros) que se incluyen en la liquidación consultada (nómina, prima, vacaciones, cesantías, etc). Y la “ Planilla Dos ” que es el reporte individual de la liquidación realizada a cada empleado. Esta consulta se puede realizar de manera general, es decir todos los desprendibles de cada uno de los empleados que fueron incluidos en la respectiva liquidación o de manera individual, es decir sólo el desprendible del empleado que se requiera generar; así mismo el sistema permite realizar el envío por correo electrónico a cada uno de estos. Planilla Uno




Planilla Dos

● FORMATOS PARA IMPRESIÓN DE PLANILLA UNO A la generación de la “ Planilla Uno ” de Nómina se adicionan dos opciones: Carta Vertical y Rubros, de esta forma al momento de seleccionar la opción “ Imprime Planilla Uno ” desde Comandos u oprimir la tecla [ F7 ], el sistema genera un cuadro de diálogo donde se podrá elegir entre 5 opciones, Tamaño carta, Tamaño oficio, Autoajustable, Carta Vertical y Rubros, lo cual permite que la información sea distribuida en la hoja según el número de columnas que posee. Cuando se elige la opción “ 5=Rubros ”, se genera una planilla de “Consulta” que discrimina para cada empleado los rubros que se calcularon en la liquidación de: Nómina, Primas, Cesantías, etc, útil para verificar los valores que se incluirán en la liquidación que se está realizando antes de ser contabilizadas.




Nota: Recuerde que ambos tipos de planillas se pueden generar directamente desde la ventana « Nóminas » ó a través de los Reportes ubicados en el menú « Consultas ».




MEKANO NÓMINA: MENSAJES PERSONALIZADOS

● NOTA EN LIQUIDACIONES

En esta nueva versión se incluye la posibilidad de incluir notas de forma personalizada a las diferentes liquidaciones que se realizan desde el módulo de Nómina, para ello es necesario ingresar al Menú « Configuración » opción « Esquema de Nómina » y activar la opción « Liquidaciones », seleccionando en esta ventana la liquidación que se requiere personalizar y ubicados en el campo Nota se digita la información requerida, no olvide guardar con la tecla [ F3 ].




RESUMEN CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA

Otro beneficio que incluye el módulo de nómina corresponde al resumen de las cuentas que fueron afectadas en cada liquidación. Para generarlo seleccione primero la respectiva liquidación y elija la opción « Contabilidad », luego estando ubicado en el submenú “ Comandos ” de clic en la opción “Imprime Comprobante” ó las teclas rápidas [ Shi� ] + [ F7 ]:




MENÚ CONSULTAS: MEJORA ESTADOS FINANCIEROS En este menú se incluyen nuevos botones que permiten la generación rápida y personalizada de Estados Financieros, Auxiliar Contable, Auxiliar Ventas, Auxiliar Compras y Auxiliar Inventario.

● ESTADOS FINANCIEROS

Al ingresar esta opción se observa una nueva presentación que incluye al lado lateral izquierdo el recuadro “ Filtro ” que permite definir la forma (con mvto cero, con centros, con sedes, con terceros, con activos, etc) y el contenido del Reporte o Informe según los criterios de cada usuario; y al lado derecho, el listado de los estados financieros, libros auxiliares, movimiento de cuentas, saldos de cuentas, notas a los estados financieros (Colgaap), Revelaciones (NIIF) y balance de apertura que podrá generar en formato Reporte Nativo o Personalizado.




REPORTE NATIVO REPORTE PERSONALIZADO

AUXILIAR CONTABLE

En versiones anteriores la consulta “Auxiliar Contable” ésta ubicada directamente en el menú “ Contable ”, a partir de la versión 8.2 se traslada al menú “ Consultas ” y tiene como gran beneficio la generación de consultas de forma dinámica, a través de la definición de filtros que permiten armar el informe auxiliar según su necesidad.

De forma similar a los estados financieros al ingresar a esta ventana encontrará en el panel lateral izquierdo, la región “ Filtro ” que permite seleccionar o marcar según su criterio los datos que desea incluir en el informe auxiliar. Después de establecer los criterios, de clic en el botón “ Filtrar ”, de esta forma el sistema muestra en pantalla la información relacionada con los campos marcados, discriminando la información digitada en el rango de fecha definido previamente, a travès de los campos: Tipo, Prefijo Número, Fecha, Cuenta, Débito, Crédito, Base, Módulo y Nota. Los campos adicionales que se visualizan al generar la consulta, dependen de su activación en la región filtro.




En la parte inferior de la ventana se incluyen las pestañas “ Reportes” , “ Descripción del Reporte ” e “ Integridad ” que indican datos de identificación del auxiliar contable, la descripción detallada de la información que este genera y los datos de integridad que lo alimentan, lo cual permite asociar a este tipo de consulta otros Reportes propios de la aplicación o también personalizados. Estando ubicado en la pestaña Reportes, observará en la parte inferior derecha un recuadro que resume los criterios de generación de la consulta auxiliar contable.

Adicional en la parte superior de la ventana se incluye el botón “ Modo Diseño ” útil para configurar la consulta ingresando al “ Reporteador ” que se encuentra en el menú « Herramientas ».

Estas opciones están incluidas también en las consultas “ Auxiliar Ventas ”, “ Auxiliar Compras ” y “ Auxiliar Inventario ” que se explican a continuación. IMPORTANTE: Si desea conocer en detalle la funcionalidad de esta consulta active la ayuda en línea oprimiendo la tecla [ F1 ], seleccione allí estando ubicado en la respectiva ventana.




AUXILIAR VENTAS

Esta opción agrupa las diferentes consultas que en versiones anteriores se generan desde la opción Reportes e Informes con relación a los auxiliares de ventas; se ha diseñado un botón de acceso directo debido a su importancia y a la frecuencia con la que es generada. De forma similar a los estados financieros y al auxiliar contable esta consulta incluye la región de filtros con la misma funcionalidad.

Allí se discrimina la información básica relacionada con los documentos que pertenecen al grupo “Ventas” a través de las siguientes columnas: Tipo, Prefijo, Número, Fecha, Entrada, Salida, Cantidad, Bruto, Unitario, Descuento, Devolución, Gravado, No Gravado, Retención, Neto, Usuario, Computador, Es compra o venta?

Los demás campos que se incluyen en esta consulta dependen de las opciones marcadas en la región “Filtro”. Al generar esta consulta encontrará también en la parte inferior de la ventana las pestañas “ Reportes ”, “ Descripción del Reporte ” e “ Integridad ”.




AUXILIAR COMPRAS

Esta consulta también es optimizada y se incluye en el Menú « Consultas » con un botón de acceso directo debido a su importancia y a la frecuencia con la que es generada. De forma similar a las consultas explicadas anteriormente, esta consulta incluye la región de filtros con la misma funcionalidad.

Allí se discrimina la información básica relacionada con los documentos que pertenecen al grupo “Compras” a través de las siguientes columnas: Tipo, Prefijo, Número, Fecha, Entrada, Salida, Cantidad, Bruto, Unitario, Descuento, Devolución, Gravado, No Gravado, Retención, Neto, Usuario, Computador, Es compra o venta? Los demás campos que se incluyen en esta consulta dependen de las opciones marcadas en la región “Filtro”.

Al generar esta consulta encontrará también en la parte inferior de la ventana las pestañas “ Reportes ”, “ Descripción del Reporte ” e “ Integridad ”.

AUXILIAR INVENTARIO

Esta consulta también es optimizada y se incluye en el Menú « Consultas » con un botón de acceso directo debido a su importancia y a la frecuencia con la que es generada. De forma similar a las consultas explicadas anteriormente, esta consulta incluye la región de filtros con la misma funcionalidad.

Allí se discrimina la información básica relacionada con los documentos que pertenecen a los grupos “Compras” y “Ventas” y que afectan el inventario. La información se discrimina a través de las siguientes columnas: Tipo, Prefijo, Número, Fecha, Entrada, Salida, Cantidad, Bruto, Unitario, Descuento, Devolución, Gravado, No Gravado, Retención, Neto, Usuario, Computador, Es compra o venta? Los demás campos que se incluyen en esta consulta dependen de las opciones marcadas en la región “Filtro”. Al generar esta consulta encontrará también en la parte inferior de la ventana las pestañas “ Reportes ”, “ Descripción del Reporte ” e “ Integridad ”.




REPORTES NUEVOS Y OPTIMIZADOS: COMPROBANTE Z En el Menú « Consultas », se incluyen nuevos « Reportes », así mismo se optimizan otros ya existentes, algunos de ellos son:

● MÓDULO GESTIÓN

GRUPO: COMPROBANTE Z

INFORME DIARIO VENTAS POR MAQUINA SEGUN FECHA -CARTA




EXPORTAR INFORMES - EXCEL, PLANO, HTML, XML, PDF, FTP INFORMES - EXPORTAR

En versiones anteriores cuando se exporta un informe, se generan de forma automática cinco tipos de archivos. En esta nueva versión podrá seleccionar un solo formato para exportar el informe, basta con dar clic en el botón “ Exportar ” y seleccionar entre las opciones “Excel, Plano, HTML, XML o PDF. Así mismo, si la empresa cuenta con un sitio Web para subir y publicar archivos (Repositorio), podrá hacer uso de la opción “ Habilitar FTP ”, solo tendrá que marcarla y posteriormente seleccionar el formato en el cual se exportará el informe; de esta forma será posible que otros usuarios de la información realicen consultas rápidamente ingresando desde cualquier dispositivo. Para conocer en detalle la configuración de esta nueva herramienta consulte aquí el video Generación y Publicación de informes FTP .

OPCIÓN FACTURACIÓN ELECTRÓNICA En el menú « Gestión » se inserta la opción “Facturación Electrónica” útil para realizar consultas de las facturas emitidas de forma detallada y resumida, desde allí podrá generar su representación gráfica y visualizar la estructura en formato xml que se envía a la DIAN.


http://www.vimeo.com/apolosoft/ftp

http://www.vimeo.com/apolosoft/ftp



BOTÓN FACTURAS Al dar clic en este botón podrá generar la consulta detallada de cada una de las facturas emitidas y enviadas, dicha información es discriminada en las columnas agrupadas por las franjas , “FACTURAS”, “XML”, y “PDF”: FACTURAS

XML

PDF

BOTÓN RESUMEN

La consulta de las facturas de forma resumida podrá ser consultada dando clic en el botón “ Resumen ”, allí se agrupan las facturas por envío y se discriminan los datos en los campos: ID ENVIO, FECHA DE ENVÍO, TOTAL REGISTROS, FACTURAS CORRECTAS, PDF CORRECTOS. Nota: Para conocer en sólo 30 minutos el proceso completo sobre Facturación Electrónica desde Mekano, los invitamos a ver el siguiente video: www.vimeo.com/apolosoft/tallerfe


http://www.vimeo.com/apolosoft/tallerfe



FACTURACIÓN ELECTRÓNICA MEKANO CONTABLE

Mekano sigue evolucionando y esta vez lo hace para adaptar su módulo Contable al proceso de facturación electrónica, facilitando a los usuarios de este módulo la emisión de facturas por concepto de servicios y productos, por esta razón la versión 8.2 incluye cambios y nuevas ventajas que optimizan la digitación de comprobantes desde la opción « Movimiento Automático » o Patrones . Es importante aclarar que sólo los comprobantes digitados desde esta ventana serán leídos por el conector de facturas con el fin de validarlas y enviarlas al proveedor tecnológico, de ahí su importancia y optimización en esta nueva versión.

MOVIMIENTO AUTOMÁTICO - PATRONES Recordemos que la digitación de Movimiento Automático o Patrones desde Mekano Contable es una excelente herramienta que hace que la digitación de movimiento sea más rápida y sencilla, desde allí el usuario asigna de forma ágil los datos básicos del comprobante y fácilmente puede editar, verificar, eliminar, bloquear, generar y contabilizar automáticamente toda la información.

Su ejecución no requiere que el usuario tenga conocimientos de contabilidad y es de gran utilidad, pues únicamente debe ceñirse a un Patrón de comportamiento contable previamente establecido por el responsable del área. Ver Parámetros Patrones y Digitación Contable con Patrones .

● DETALLE DEL DOCUMENTO Y CONTRAPARTIDA Al ingresar a la ventana « Patrones », encontrará en la parte inferior de la ventana el nombre completo del tipo de documento asociado al Patrón y el nombre de la cuenta “Contra”o cuenta Contrapartida asociada a este.


http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/T218.pdf




● USO DE LAS TECLAS [ENTER] Y [ESC] El uso de la tecla [ Enter ] en la digitación de movimiento automático permite avanzar entre las opciones “Patrones”, “Comprobantes” y “Movimiento” así mismo la tecla [ Esc ] permite devolverse o regresar a la ventana anterior; por ejemplo al digitar una factura de venta podrá seleccionar el patrón con código “ Ventas ” y oprimiendo la tecla [ Enter ] pasará a la ventana “Comprobantes”, en la cual se digita el encabezado de la factura, luego para digitar el detalle o activar la ventana “Movimiento” oprima nuevamente la tecla [ Enter ] y si requiere devolverse podrá hacer uso de la tecla [ Esc ].

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● VENTANA TOTALES Al momento de digitar información desde la región de Movimiento, Mekano actualiza de forma automática datos como subtotales, descuentos, impuestos, retenciones y valor total, relacionándolos en el recuadro ubicado en la parte inferior derecha de la ventana:




Si desea activar con el teclado el « Asistente de Contabilización », que es la ventana donde se relacionan y se consultan los conceptos, impuestos y retenciones , presione las teclas [ Shi� ] + [ F3 ], tal y como lo indica el mensaje en color azul ubicado debajo de la barra de funciones:

Asimismo en la parte inferior izquierda de la ventana, se indica el Tipo, Prefijo y Número del documento que se está elaborando y la descripción detallada del Documento, Centro de Costos, Tercero, Activo, Empleado y Labor ( en los casos que aplica).

● BOTÓN IMPUESTOS

A partir de esta versión en la región de opciones del Menú « Movimiento Automático » (franja superior), se incluye el botón “ Impuestos ”, este botón tiene dos funcionalidades:

1. Si se activa estando ubicado directamente en la ventana « Patrones », se genera un resumen de todos los impuestos calculados en el patrón seleccionado. La información se discrimina en los campos: Tipo Impuesto, Descripción, Precio, Descuento, Base, Valor Impuesto.




2. Si se activa estando ubicado en un comprobante específico, el sistema mostrará en pantalla el detalle de los impuestos calculados en él. La información se discrimina a través de los campos: Tipo Impuesto, Descripción, Precio, Descuento, Base, Valor Impuesto.

● BOTÓN RETENCIONES

El botón “ Retenciones ” también se incluye en la franja superior de la ventana « Movimiento Automático » y su funcionalidad es similar a la del botón “ Impuestos ”, al activarlo estando ubicado en la ventana « Patrones » se genera en pantalla el resumen de todas las retenciones practicadas en el patrón seleccionado. La información se discrimina en los campos, Tipo Retención, Descripción, Base, Valor Retención, Asumir y Bloqueado.

Si el botón retenciones se activa estando ubicado en la ventana « Movimiento », el sistema mostrará en pantalla el detalle de las retenciones calculadas en él. La información se discrimina en los campos, Tipo Retención, Descripción, Base, Valor Retención, Asumir y Bloqueado.

● MODIFICAR RETENCIONES - ASIGNACIÓN MANUAL Estando ubicado en la ventana Retenciones podrá modificarlas de forma manual, basta con seleccionar el tipo de retención y digitar el valor correspondiente en el campo “ Valor Retención ”. Es fundamental activar el campo “Bloqueado” para que el sistema conserve dicho cambio.




● BOTÓN TOTALIZA Este botón permite totalizar la transacción y recalcular los valores del comprobante cuando se realizan cambios. Para activarlo a través del teclado podrá hacer uso de la tecla [ F5 ].

● BOTÓN VISTA PREVIA Este botón permite generar vista previa del comprobante seleccionado. También se activa oprimiendo la tecla [ F6 ].

Nota: Cuando el documento tiene logotipo y se exporta a PDF, podrá acceder a la página web o portal de la empresa que expide la factura dando clic en este.




● DUPLICAR RENGLONES Si estando ubicado en la región de movimiento requiere insertar nuevos renglones, oprima la tecla [ Insert ] y el sistema duplica el registro que esté resaltado en color azul, si oprime la tecla flecha abajo el sistema duplica el último registro:

● BOTONES GENERAR UNO Y GENERAR PENDIENTES

El botón “ Generar Uno ” se activa también oprimiendo la tecla [ F8 ] y el botón “ Generar Pendientes ” oprimiendo de forma simultánea las teclas [ Shi� ] + [ F8 ].

Nota : Para conocer en detalle la configuración y funcionalidad de la rutina Patrones, podrá consultar nuestro material de ayuda en línea oprimiendo la tecla [ F1 ] directamente desde esta ventana.

● FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Como se menciona anteriormente, el envío de Facturas, Notas Débito y Notas Crédito al Proveedor Tecnológico se realiza a través de un “ Conector ” que lee los comprobantes digitados desde la ventana « Movimiento Automático » y los envía al PTA para que este valide el cumpliemiento de los requistios exigidos por la DIAN. Para conocer en detalle fu funcionalidad ingrese a https://vimeo.com/apoloso�/fecontadores .


https://vimeo.com/apolosoft/fecontadores



NUEVOS FORMATOS IMPRESIÓN DOCUMENTOS: FACTURA DE VENTA Algunos formatos estándar que Mekano trae por defecto asignados a los tipos de documentos se optimizan, es el caso de los tipos de documentos [ FV3 ] Factura de Venta Pos, [ FV1 ] Factura de venta a Crédito, [ RC1 ] Recibo de Caja, [ CE1 ] Comprobante de Egreso (Cheque), [ DV1 ] Devoluciones, entre otros. IMPORTANTE: Si requiere reemplazar el formato actual de impresión de los documentos utilizados en su empresa, realice la respectiva asignación del formato de impresión. Ver Formato de impresión Módulo Contable y Formatos de impresión Módulo Gestión Administrativa .







FACTURA DE VENTA POS Nombre del Archivo: FORFV3POS110.FR3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)




FACTURA DE VENTA CRÉDITO Nombre del Archivo: FORFV1MEC305.fr3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)

● FACTURA DE VENTA A CRÉDITO - PROTOTIPOS Nombre del Archivo: FORFV4MEC300.fr3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)




FORMATO FACTURA ELECTRÓNICA

Nombre del Archivo: FORFV1FE400.fr3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)




RECIBO DE CAJA Nombre del Archivo: FORRC1CAR300.fr3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)

COMPROBANTE DE EGRESO (CHEQUE) Nombre del Archivo: FORCE1BAN13002.fr3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)




DEVOLUCIÓN EN VENTAS A CRÉDITO Nombre del Archivo: FORDV1MEC101.FR3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)

COTIZACIÓN A CLIENTES Nombre del Archivo: FORCO1MEO305.fr3 (Asignar en los campos Formato Uno, Dos o Tres)


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