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MACROPROCESO MISIONAL MPM-Ol-01-5

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FECHA .¡VERSION; :".f'_' PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO- --, 10/07/2017 4- -.---~ SUBPROCESO: AUOITORIA EXTERNA Página 1 de 25.

¡INFORME FINAL DE LA AUDITOR lA

AUDITORIA REGULAR

LCALDIA MUNICIPAL DE CACOTA DE VELASCO NORTE DE SANTANDER

VIGENCIA 2016

ONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

San José de Cúcuta

¡- MACROPROCESO MISIONAL MPM-lI1-l11-6-;DI~:2'~.~

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA ,1 ~ERSIONNOIm CI¡,ANTA""!R 10/07/20171, 4

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INFORME FINAL DE LA AUDITORIA

AUDITORIA REGULAR

ALCALDIA MUNICIPAL DE CACOTA DE VELASCO NORTE DE SANTANDER

EQUIPO AUDITOR:

Dr. RAFAEL HERNAN SANIN BLANCOContralor General del Departamento Norte de Santander

MAURICIO ALVAREZ QUINTEROContralor Auxiliar Delegado para Auditorías

GLORIA STELLA ACEVEDO SALCEDO

,- MACROPROCESO MISIONAL MPM-Ol-Ol-5-;i=l~:'~

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PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA rIVERSloN_Dl_" __~ 10/0712017 4t _ __

::::.~-.-- SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 3 de 25"


TABLA DE CONTENIDO

11EVALUACION y RESULTADOS DE LAAUDITORIA ..

1.1 Control de Gestión .

4

4

2, OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS ACTUA{;IONES... 42.1 Observación Administrativa... 82.2 Observación Administrativa ' 12213Observación Administrativa... 13214 Observación Administrativa 23215 Observación Administrativa 24

3. CUADRO DE TIPIFICACiÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVAS CONPRESUNTA INCIDENCIA 25

. ¡- MACROPROCESO MISIONAL MPM.o1-!l1-5-:1I '.2!".'!~~~

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA 71 "¡ERSION~OIUNT_ 10/0712017 41_ __

Página 4 Je 25- --,--- SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA"

INFORME FINAL DE LA AUDITaRlA

1. EVALUACION y RESULTADOS DE LA AUDITORIA

CONTROL DE GESTIÓN

SegCm la Resolución 202 de 29 de Junio de 2017 la cual da el procedimiento deauditarla, que para la fecha no ha sido entregada la matriz para realizar IJ respectivaponderación. por lo tanto el concepto sobre el Control de Gestión se dará en elinforme final. (Se deja plasmada esta matriz entregada en la plantilla e regada delinforme preliminar sili tener en cuenta la respectiva ponderación).

Factores y Variables Evaluados

1.1.1.1 Gesti6n Contractual

En la ejecución de la presente Auditoria y de acuerdo con la informaciónsuministrada por el MUNICIPIO DE CACOTA DE VELASCO del DepartamentoNorte de Santander, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Intema derendición de cuentas en linea de la Contralorla General del Departame~to Norte deSantander, se determinó que la Entidad celebro la siguiente contrataciónlde acuerdoa la información presentada en la plataforma del SIA OBSERVA, SIACONTRALORIA, SECOP. ¡En total celebro ciento cincuenta (173) contratos según la plataforma S A por valorde $1.860.980. 747distribuidos así:

8

TOTAL

10I

229.810.057Obra Pública

Prestación de Servicios 137 1.086.456.~19

Suministros- 304.928. 65

Consultorfa u Otros 18 239.786.006

1.860.980.747

Nota: No se da una calificación en lo referente a la gestión de If EjecuciónContractual, ya que no ha sido entregada la respeétiva helTBmienta (matriz) paraobtener estos resultados.

Observación Administrativa

2. OBSERVACIONES DERIVADAS DE LAS ACTUACIONES

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

De un universo de 137 contratos se auditaron 4; por valor de $ 44.647.820equivalente al 2.9% del valor total contratado, de los cuales Se evaluaron según elmemorando de asignación los mecanismos de selección del contratista inscripción

. ~

1ª MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-6:tl=;;,~~ f-P_R_OC_E_SO_:_C_O_N_T_R_O_L_FI_S_C_AL_M_IC_R_O_-i-!1!!~~;!!.~12~HO!:!.~!.!7_LI'V_E_R4,,-S_IIO_~N--j

..".. SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Pagina 5 de 25


~ publicación de proyectos de inversión, cumplimiento del objeto contractual'fnfrontándolo con /os productos y se/Vicios

CriterioResolución 0705 del 30 de Noviembre de 2015 donde se reglamenta la forma,términosy procedimientos para la rendición electlÓnicade la cuenta y la Resolución194 del 16 de junio de 2017 donde reglamenta las fechas y procedimiento para elciene del reporte de la gestión contractual en el aplicativo SIAOBSERVA.I .CondiciónAl realizar el respectivo análisis a los contratos de Prestación de Se/Vicios seevidencia que la entidad presenta las siguientes falencias:

NO.Connto ... Vr. contrato Nrr6Cédula Con"'''-''prestación Prestación do ..

S8IVtC/OS profesionalesde servicios para el acompañamiento, BSBsorla y $22.500.000 5.418.457 SERGIOr1 presentación de la información jurídica ARTURO

que requiera el ente territorial en sus DUQUEdiferentes dependencias para cumplir MORENOcon las funciones asignadas a nivelnacional. departamental y municipal.

Prestación Aunar esfuerzos entre la asociación para Asociación parade servicios el desarrollo empresarial y cultural en el $36.000.000 NIT: el desarrolloconvenio· norte de Santander ¿ ASOEMPRENORy 90015918[>- empresarial yCI-009 el municipio de cacota para ,. 2 cultural en el

Ipromoción, organización, difusión y Norle doadministración de recursos humanos, Santandereconómicos y loglstíeos que permitan la ASOEMPRENORrealización del dla del campesino en el R.L LUI ROCIOmunicipio do cacota, Norle do GAONA IBARRASantander. c.c. No.

37.440.970 doCúcufa

Prestación aunar esfuerzos entre la fundación alas Nft. FUNDACIONde servicios ele libertad - FUNDALAS y el municipio $44.147.820 900226764- ALAS DEconvenio - de cscota para la organización, difusión, 4 LIBERTAD RLCI.()12 administración y ejecución del festival de DIEGO

aguinaldos navidel10s en el municipio de ALBERTOCacota, Norte de Santander MENDIETA

VASQUEZ C.c.No. 79.789.254do BoaotA

Prestación Auditoria de los procesos de gestión del $42.000.000 NIT COOPROCONASde servicios régimen subsidiado en salud para el 807.002.270 R.L Javieraudfforia cumplimiento del seguimiento y control Humberto SayonaCM-001 del aseguramiento de los afiliados y el Paliares c.c.

aceeso oportuno y de calidad al plan de 13.446.253 dobeneficios municipio de cacota , Cúcuts.

,,¡' En el CPS 001 la entidad reportó en la plataforma SIA OBSERVA mal el

formato rubros asociados al contrato, registlÓ 2315081.01 Construcción,remodelación, Mmto. y Conse/Vación edificaciones públicas. y eta2315081.01 Programa de capacitación y asesoría pata el desarrollo eficientede las competencias municipales (según SECOP). ~

r MACROPROCESOMISIONAL MPM-01-01-5,

• En el CPS 001 dentro del infonne suscrito por el supervisor JuliethRivera Fl6rez de fecha 15-02-2016 manifiesta sobre las ~ctivi,1a,iesrealizadas por el contratista pero no se pronuncia sobre el pago aportes aseguridad social. .

• En el CPS 001no hay evidencia del pago de aportes a ni enel secop ni en el SIA OBSERVA.

• En el CPS 001 se evidencia actas de pago que están en laplatafonna SIA OBSERBApero no hay evidencia de los egresos, sabersi se realizaron los descuentos de ley.

• En el CPS 001 se evidencio que esta designado comoJulieth Rivera Flórez, y es la persona que realiza los infonnes del'pero el acta de liquidación está finnando como supervisoraTATIANA FLOREZ ROJAS quien manifiesta que cumplió con ~I pago deaportes a seguridad social, pensión y riesgos, pero no se evidenóian

• En el convenio -CI -009 la entidad no reporta el ac.tade IiqUidrCión en laplatafonna SIA OBSERVA ni en el secop.

• En el convenio -CI -009 según la platafonna SIA Obsarva se obsl'rva que laentidad reportó en documentos de legalidad anexados: estudios previos,justificación de la contratación, COP, Registró presupuestal, ~nálisis delsector, acta de inicio, minuta, pólizas, al abrir estos documenros se pudoevidenciar que da error y no muestra este documento. I

• En el convenio -CI -012 no hay evidencia que la entidad haya repprta el actade liquidación, como tampoco el registro presupuestal, act

rde inicIo

comprobantes de'egresos en la platafonna SIA OBSERVA ni en l SECOP.

CausaLa situación planteada posiblemente se presenta por no verificar los gocumentosantes de finnar por parte de las personas encargadas, como tampoco el cuidadoque debe tener la persona encargada de registrar la infonnación en lal platafonnaSIA OBSERVA. De igual manera se evidencia que la supervisión no est~ ejerciendosu función de acueroo a la nonnatividad, por cuanto no solicita los pagos de aportesa seguridad social como lo estipula el contrato.

~:"':drlan presentar inconvenientes adminis;rativos que se reflejan e! planes demejoramiento. Por faffa de más cuidado de las personas encargadas I el procesode contratación.

DESCARGOS DEL ENTE SUJETO DE CONTROL (SIC)

"Para desvirtuar el hallazgo del Órgano de Control nos pennitimos aclarar losiguiente: 1

»' Respecto a la mala digitación en la platafonna SIA OBSERV del rubro2315081. 01 ~onstrucción, remodelación, Mmto. y c+nservaciónedIficacIOnes'publIcas en vez de 2315081.01 Programa de capaCItaCIónyasesorla para el desarrollo eficiente de las competencias mu~.icipales; alrespecto y como /o puede evidenciar el equipo auditor se trató e un errorhumano al momento de la digitación, pero lo soportes del contra o penniten

SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA

= MACROPROCESO MISIONAL MPM-Ol-01-6't I~:;,~ ~ f-P_R_O_C_E_S_O_: _C_O_NTR_O_L_F_I_SC_A_L_M_IC_R_°-1f-'1-"~",~7!!CI2",~,,,1C!.7J..1'V_E_R-,,~c_IO_IN-I

-..".. Página 7 de 25

INFORME FINAL DE LA AUDITQRIA

establecer de manera razonable y cierte que el rubro afectado con estecontrato de servicios fue el correcto.

» En referencia al informe suscrito por el supervisor Mayra Julieth Rivera Flórezde fecha 15-02-2016 en la cual no se pronuncia sobre el pago de aportes aseguridad social del eontratista, nos permitimos informartes que este es, unrequisito de pago tal y como lo establece la normatividad vigente y que elmismo es aportado al momento de la presentación del informe de lasactividades realizadas, como efectivamente se hizo y puede ser corroboradode que el mismo se hizo de manera legal y en el momento oportuno en lasdiferentes sistemas de registros de pagos de aportes al sistema de seguridadsocial.

» En cuanto que en el CPS 001 no hay evidencia del pago de aportes aseguridad social ni en el SECOP ni en el SIA OBSERVA, como se dijoanteriormente y se puede evidenciar en los soportes del contrato y de pagodel mismo el municipio cumple con este requisito y ya se han hecho loscorrectivos necesarios para el cargue de este documento a las diferentesplataformas, debido a que tampoco ha sido claro cuales requisitos de losexigidos para el pago deblan ser cargados en estas plataformas, tanto asíque en ese momento no existla el icono para poder efectuar el cargue deeste documento.

» En lo atinente de que el CPS 001 se evidencia que esta designado comosupervisora Mayra Julielh Rivera Flórez, y es la persona que raaliza losinformes del supervisión pero el acfa de liquidación está firmando comosupervisora MONtCA TATlANA FLOREZ ROJAS quien manifiesta quecumplió con el pago de aportes a seguridad social, pensión y riesgos, perono se evidencian; nos permitimos informarle que el supervisor del contratopara este caso es el Secretario de Despacho de la Secretaria General y deGobierno y que en el ailo 2016 por diferentes motivos hubo el cambio entres oportunidades de su titular, por lo que necesariamente las funciones sondel cargo ya que el funcionario puede cambiar y como se ha expuesto en lasanteriores argumentaciones el requisito de pago de seguridad social porparte del contratista se cumplió a cabalidad.•

CONCLUSiÓN DEL COMITÉ DE VALORACiÓN DE HALLAZGOS

~na vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujeto99 control encontramos que anexan documentos soportes de aportes realizados argUridad social del contratista.

F¡or lo anterior el Com~é de Valoración de Hallazgos procede a desvirtuar laBSERVACION ADMINISTRATIVA.

I

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~ PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA IVfRSION~ ~ -+~10~ro~71~2~01~7~11-=4__ ~

MACROPROCESO MISIONAL MPM-01.q1-6


SUMINISTROS

2.1. Observación Administrativa

De un universo de 8 contratos se auditaron 2; por valor de $2 15.646.180,equivalente al 25% del valor total de /os contratados, de los cuales Se evaluaronsegún el memorando de asignación los mecanismos de selección del contratista,inscripción y publicación de proyectos de inversión, cumplimiento fiel objetocontractual confromándolo con los productos y servicios

CriterioResolución 0705 del 30 de Noviembre de 2015 donde se reglamenta la forma,términos y procedimientos pare la rendición electrónica de la cuenta y la Resolución194 del 16 de junio de 2017 donde "'9lamenta las fechas y procedimierto para elcierre del reporte de la gestión contractual en el aplicativo SIA OBSERVA.

No. contrato Objeto Vr. contrato NIT 6 contratistacédula

sumíni'strode prestar el servicio de transporte escolar $168.710.000 transporlestransportesamc-- psT'fl la población estudiantil del sector especiales001 rural a la zona urbana y a la zona rural Santurban SAS

y viceversa en el municipio de cacota

suministro de Suministro de insumos para el apoyo a $59.936.200 Carmen Olivatransporte proyectos productivos agropecuarios, Vi/lamizarSAMC·002 municipio de C~cota, norle d. Portilla.

Santander

..Informe del Dr. CARLOS ENRIQUE PARDO ANDRADE, comisIonado como apoyopara de la auditoria en el contrato suministro de transporte objeto: Prestar el serviciode transporte escolar para la población estudiantil del sector rural a la zona urbanay a la zona rural y viceversa en el municipio de cacota. De lo cual tnclUye losiguiente: . .

Con respecto a la etapa precontractual, se observa cumplimiento de los requisitosestablecidos en el decreto 108212015, en cuanto 8 estudios previos, r.Pólizas deseriedad de la oferta, términos en el cumplimiento del cronograma de ctividadesestablecidos en los pliegos de condiciones, en la apertura del proceso, evaluaciónde las propuestas entre y adjudicación del contrato, la cual se hizo una vez analizadala propuesta de la empresa de transportes san turban.

CondiciónAl realizar el respectivo análisis a los contratos de Suministros se evid8('cia que laentidad presenta las siguientes falencias:

En lo que respecta a la etapa de ejecución del contrato se encontró I~ siguiente.OBSERVACiÓN ADMINISTRATIVA: se observa que la entidad a través de losestudios previos, establece de manera clara, que el oferente, deberé prestar elservicio solicitado, con vehlculos automotores en los cuales su vida útil ho pase de10 allos contados a partir de la fecha de matrícula, muy a pesar de ello ~e observaque durante la ejecución del contrato, se permitió que el contratista" TransportesSan turban" utilizara tres vehículos entre los cuales se encuentran, fln vehlculo

1

MACROPROCESO MISIONAL MPM.ol.ol-5

~ PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA IVERSION~r-~ -tl~W~O~7a~Ol~7~1~4~-1

SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 9 de 25


1(I0delo 1996 Y dos modelos 2005, lo que es violatorio de los establecido en eldecreto 155812012, lo cual debe ser explicado.

Se anexa imagen del folio (6) del expediente contrectual, sobre estudios previos,.Jn la cual consta la exigencia de tal requerimiento.( , ~ :tu=_c....-nc ...L __L Oporturms.d 4de10

F.JU-02 ._02

o • yI _ o oro ea e; ~I~mca y de ga... vtgentes.

CwtlfiC&Cioo del .. aterna de comuntcaclón btdireeciOrWl entre el oontra.twrte, servido y el conductor del vehlculo.

! copla de la. póhzas de r•• ponsabilldad dviJ contractual Y .xtrac:ontractua'vigentes

POLIZAS DE SEGURO. La. condK:tones de laS póla.. da responsabifidad CIoontractuel y extracontractual exigldas, sen\n ~ .aigUtentea:

, P6liza C. ,...ponsabihdad ehnl contractual: o.t>ertli cubnt a' rnenoe. IsigUlant_ riesgos-.) Muerteb) IncapaCidad permanentee) incapaCIdad tetnpot"atd)Ga.to. m6di~. quin:.rg,coa. fannac6utIQOfJ )f hosptt...-.oe.El monto &seglKabt. POI"cac:M n.ago no podni ser Intenor-. 120 S,M M L V; persona.2. Poliza de reaponaabihd&d Civil extraoontractuaJ- Deberá cubrir al rnenoe. Isiguiente. riesgo.:a) Muerta o .... 1OfW •• una o más ~.,b) 081\0 •• bienee de tercerosEl monto asegurable por cada riesgo de .-guro no podtIIS M M.L. V. por peraona.

EQUIPOS El .. rviQo e8CO!_ ... vehlculos de _rviClO ~I podr. pra.en .ut0m6vil, mk:robús, bu~ y bus. cuya antigUedaO no podr6 aupenlr loa(10) at'tos de ServICto

El ot.,..,te deba: acreditar .. proptedad de mloimo 4 vehrculoa de propi.uyos vanculados al aerviCtO espeoaJ (bu.. bu.. " Y camioneta d.P4seteroa) por medio de ,. prwsentaci6n de la tarjeta de propiedad Y tal}8hlopWea6n .En ceso de Mlf' una persona JlXktica e' penado d. oonstrtud6n de la em"",-¡~ ..... do minlmo do:3 eno.

l-SCARGOS DEL ENTE SWETO DE CONTROL (SIC)

¡;. ·"Respecto de que en el convenio ·el -«19 la entidad no reporta él acta deliquidación en la plataforma SIA OBSERVA ni en el SEeOp, la liquidacióndel mismo ya se efectuó y sen! cargada debidamente a estas plataformas.

¡;. En cuanto a que en convenio el..oo9 según la plataforma SIA OBSERVA laentidad reportó: estudios previos, justificación de la contratación, eDP,Registró presupuestal, análisis del sector, acta de inicio, minuta, pólizas; peroque al abrir estos documentos se pudo evidenciar que da error y no muestraeste documento. Carece de soporte factico /o expresado por el Ente Auditor,toda vez que los documentos están debidamente cargados en lasplataformas y pueden ser vistos y de público conocimiento desde el momentoen que se realizó su cargue. Jrf"

•= MACROPROCESO MISIONAL - MPII-lIl-l11-6-'1

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%H§!!~!:~ PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA ,1VERSIONHOITIDI.....,..._. 10/0712017 I 4I _ __

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::¡;:.SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA



Una vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ~nte sujetode control, encontramos que no se evidencia de manera clara los requerimientoshechos por el equipo auditor en el informe preliminar, detenminando elincumplimiento de la ejecución del contrato, se penmitió que el contratista "Transportes San turban" utilizara tres vehlculos entre los cuales se encuentran, unvehlculo modelo 1996 y dOS modelos 2005, lo que es violatorio de los ~stablecidoen el decreto 1558/2012. I

Por lo anterior el Comité de Valoración procede a Confinmar ei Hallazgoadministrativo y le recomienda al sujeto de control realizar un plan de mejoramiento,el cual debe ser allegado 15dlas después de recibir el informe final emitido por estaDepartamental.


De un universo de 10 contratos se auditaron 2; por valor de $112.376.059,equivalente al 48.89% del valor total contratado, de los cuales Se evaluaron segúnel memorando de asignación los mecanismos de selección del lcontratista,inscripción y publicación de proyectos de inversión, cumplimiento del objetocontractual confrontándolo con los productos y servicios.

CriterioResolución 0705 del 30 de Noviembre de 2015 donde se reglamenta la forma,términosy procedimientos para la rendición electfÓnicade la cuenta y lalResolución194 del 16 de junio de 2017 donde reglamenta las fechas y procedimiento para elcierre del reporte de la gestión contractual en el aplicativo SIA OBSERVA.

CondIciónAl realizar el respectivo análisis al contrato de obra NO. SAMC-003 se eV¡·denciaquela entidad presenta las siguientes falencias:

No. Contrato Ob¡.ro Vr. contrato NIT • ContratistaC_fa

CONTRATO MANTENIMIENTO DE LOS CENTROS JUANDE OBRA EDUCATIVOS RURALES UCALlGUA, MATA $55.677.490 13.476.220 ALBERTONO. SAMC- DE LATA, HATO DE LA VIRGEN Y VlLLAMIZAR003 ESCALONES DEL CER LA FENICIA EN EL MOGOLLON

MUNICIPIO DE CACOTA, NORTE DESANTANDER

CONTRATO OPTIMIZACfON DEL ACUEDUCTO WILLlAM VERADE OBRA MUNICIPAL~ PRIMERA FASE, MUNICIPIO DE $56.698.569 88.158.520 ARIASNO. SAMC- CAGDTA NORTE DE SANTANDER ,004

./ En el CONTRAro DE OBRA NO. SAMC-003 la entidad no reporta eladicional por valor de $19.296.970 en la plataforma SIA OBSERVA.

./ En el CONTRATO DE OBRA NO. SAMC-003Ia entidad no reportó en laplataforma SIA OBSERVA toda la documentación del adicional (CDP,registro, Acta de justificación del adicional; acta de liquidación,comprobantes de egresos, etc.)

1

= MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-5ffit I~:r~-:~ I-PR_OC_E_SO_: _C_O_NTRO__ L_F_I_SC_A_L_M_IC_R_0--1f-'1"~",~7!.!CI2"H~,,,1,,-7.l.1'VE_R-,,~,--¡IO_IN--l

¡¡¡¡:. r-'- ~ SUBPROCESO: AUDlTORIA EXTERNA Página 11 de 25


..- En el CONTRA TO DE OBRA NO. SAMC-003Ia entidad reportó de fonnaenúnea elltem rubros en la platafonna SIA OBSERVA

..- En el CONTRA TO DE OBRA NO. SAMC-004 la entidad no reporto en laplatafonna SIA OBSERVA acta de liquidación ni en el SECOP

Causa~a situación planteada posiblementa se presenta por no verificar los documentos<¡ntes eJefinnar por parte de las personas encargadas, como tampoco el cuidadoque debe tener la persona encargada de registrer la infonnación en la platafonnaSIA OBSERVA.

Efecto:se podrlan presentar inconvenientes administrativos que se reflejan en planes de1ejOramiento. Por falta de más cuidado de las personas encargadas del proceso'1e contratación

Infonne del Ingeniero civil Osear Javier Atellano Sepúllr_

QbJeto: SAftfC-003 DE 2016 "mantenimiento de los centros educativos ruralesLicaligua, mata de lata, hato de la virgen y escalones del cer la fenicia en elmunicipio de cacota, norte de Santander" y SAMC-004 'optimización del acueductomunicipal primera fase, municipio de cacota, norte de Santander"confonne ala Auditoria regular del municipio de Cacota de Velasco vigencia 2016,para /os contratos de obra pública N" SAMC-003 y SAMC-004 de 2016, se concluyeI? siguiente:

Se evidencia que el. contrato de obra pública N" SAMC-003, cumple con losmantenimientos establecidos para /os centro educativos y con los requerimientosestableeidos en la NORMA TECNICA COLOMNIANA (NTC) 4595,'PLANEAMIENTO Y DISEfilo DE INSTALACIONES Y AMBIENTES ESCOLARES",s¡gún soportes evidenciados en el secop.

ljel mismo modo se verifica que el contrato de obra pública N" SAMC- 004, cumplecon los parámetros de disello y optimización estipulados en el Reglamento técnicodel sector de agua potable y saneamiento básico- RAS 2000, según soportes¡idenCiadOS en el secop.

'Ion la infonnación existente y bajo criterio profesional como ingeniero civil de estaertidad, no se evidenciaron hallazgos e irregularidades en /os contratos de obra.

CausaLa situación planteada posiblemente se presenta por no verificar los documentosentes registrar la infonnación en la platafonna SIA OBSERVA por parte de lasp¡brsonas encargadas. v '

Efecto:Se podrlan presentar inconvenientes administraavos y disciplinarios que se reflejaner planes de mejoramiento y Iraslados de hallazgos a otras entidades por parte dee~ta deparlemental. Por fa"a de más cuidado de las personas .encargadas delproceso de contratación. ~

- MACROPR.OCESO MISIONAL MPM-01-01-5-~IfI~"':~~~

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"Respecto de que la entidad no reporto el valor adicionado al conúato en laplatafonna SIA OBSERVA, nos pennitimos infonnarle que la misma ya está cargadaen el sistema.Respecto a que en el CONTRA ro DE OBRA NO. SAMC-003 la entidad no reportóen la platafonna SIA OBSERVA toda la documentación del adidional, nospennitimos infonnarle que la misma fue cargada al sistema.

Respecto a la mala digitación en la platafonna SIA OBSERVA del rubro; ~I respectoy como lo puede evidenciar el equipo auditor se úató de un error humano almomento de la digitación, pero lo soportes del contrato penniten astablecer demanera razonable y cierta que el rubro afectado con este contrato de obra fue elcorrectQ. n

"En el CONTRATO DE OBRA NO. SAAlC-004 la entidad no reporto en la plataforma SIAOBSERVA acta de liquidación ni en el SECOP

Respecto de que la entidad no reporto en la platafonna SIA OBSERVA, ni en elSECOP el acta de liquidación del conúato, nos pennitimos infonnarle que la mismafue cargada al sistema."


Una vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por elLnte sujetode control encontramos que anexan documentos soportes de que la i~formaCiónsobre el adicional realizado al contrato de obra N. SAMC-003 fue ca~ado en laplataforma SIA OBSERVA. .

Por lo anterior el Comité de Valoración de Hallazgos acepta los descargos y procedea desvirtuar la OBSERVACION ADMINISTRATIVA.

OblIgaciones (renta al SIA Observa.

2.2 Observación Administrativa

CriterioExiste debilidad en el proceso de publicación en la platafonna SIA OBSERVA, porcuanto no están reportando adecuadamente la infonnación, esto conlleva alIncumplimiento a la Resolución No. 038 de del 29 de enero de 2016, la fual adoptael aplicativo SIA ObselVa emitida por esta departamental. Además no har evidenciadel total de los soportes en contratación. tCondIcIón ILos siguientes contratos presentan falencias en el cargue de la infonnación en laplatafonna SIA OBSERVA, por cuanto no están reportando adecuatlamente lainfonnación, Además no hay evidencia del total de los soportes en contratación.

11= MACROPROCESO MISIONAL MPM.o1.o1-5-:llil~~

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PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA r IVERSIONN 11>ESN<T.I,NI)I' 10/0712017 42 _ ~_

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IINFORME FINAL DE LA AUDITORIA

Causa4a situación planteada posiblemente ,se presenta por no documentar las diferentesactividades que realiza la administración en cada proceso precontractuaf,posiblemente por falta de capacitación de los funcionarios o falencias en losp¡rocedimientos establecidos en el área de contratación.

Efecto:~epodrlan presentar inconvenientes edministrativos que se reflejan en planes de'l'ejoramienlo. Por falta de más cuidado de las personas encargadas del procesode contratación.

iESCARGOS DEL ENTE SUJETO DE CONTROL (SIC)

"Respecto de que la entidad no reporta en debida forma en la plataforma SIAOBSERVA, nos permitimos informarle al equipo auditor que existen falencias queppco a poco se han ido corrigiendo, a la par que la plataforma se ha ido ajustando,)ermitiendo que la información pueda der colgada en la debida forma. Se ha tenidoque afrontar carencias técnicas de conectividad y del software de plataforma que enla actualidad ya han podido ser superadas y que no permitieron un cargue completoen la plataforma, pero que ya están siendo resueltas para el mejoramienlo de estosPfOCesos administrativos, por otro parta con la ampliación de plazo para publicaciónmediante las resoluciones 194 y 385 de 2017 se logró el cargue de la respectivainformación .•


IUna vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujetodi" control, encontramos falencias en el cargue de la información·en la plataformaSIA OBSERVA, por cuanto no están reportando adecuadamente la información,Además no hay evidencia del total de los soportes en contratación.

Ppr lo anterior el Com~é de Valoración procede a confirmar el HALlAZGOApMINISTRATIVO y le recomienda al sujeto de control elaborar un plan demejoramiento y allegarlo a esta Departamental 15 dlas después de recibido elinforme final.

2,3 Observación administrativa

Según certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por la Secretaria General deGpbiemó Dra. ANDREA MILENA HERRERA CAÑAS, manifiesta que el municipiode Cacota, Norte de Santander en la vigencia 2016, contaba con Manual decontratación en el que señalaban las funciones internas en material contractual.

DI' igual manera se evidencia el Decreto No. 002 del 3 de enero de 2014 donde seaprueba el manual de contratación.Con lo anterior, se puede observar que el manual de contratación se encuentradtsactualizado por lo tanto se presenta una observación administrativa.

Pare hacar el seguimiento a estos variables se realizó por medio de certificaciones,p 'r cuanto la audiloria se realizó desde esta departamental. Jf{"

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MACROPROCESO MISIONAL MPM~1~1-5

~ PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA IVERSION~~ -4~1~Om~7~~~01~7~1~4~

INFORME FINAL DE LA AUDITOR lA

CriterioEl arllculo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 establece que las EntidadesEstatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con loslineamientos que pare el efecto señale Colombia Compra Eficiente. ¡De igual manera el arliculo 160 del Decreto 1510 de 2013 establece que lasEntidades Estatales deben contar con un manual de contratación debidamenteajustado y cumplir con los lineamientos establecidos. ISe evidencia debilidad en este procedimiento, ya que se puede observar que elmanual de contratación se encuentra desactualizado.

Condición LLa entidad presenta falencia por cuanto tiene desactualizado el anual decontratación, esto conlleva a que no tenga información vigente y confiable en elproceso de contratación.

CausaLa situación planteada posiblemente se presenta por no tener actualizado estemanual.

Efecto: . ISe podrtan presentar inconvenientes administrativos, el no tener actualizado elmanual de contratación por cuanto en éste se establece la forma conro opera laGestión Contractual, además es un instrumento de Gestión Estratégica puestoque tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento ~el ObjetivoMisional de cada Entidad Estatal.Según el memorando de asignación se dieron directrices a evaluar en la parlecontractual, revisando los mecanismos de selección de los contratistas, inscripcióny publicación de proyectos de inversión, identificar si de la muestl'l1se realizoanticipos, su amorlización y legalización. Y por último el cumplimiento del objetocontractual

DESCARGOS DEL ENTE SWETO DE CONTROL (SIC)

"La administración Municipal ha venido implementando una serie de acciones y deprocesos administrativos tendientes a mejorar la función administrativa delMunicipio, es por ello que consecuentemente con su Plan de Desarrollo, Plan decompras y Plan anual de la caja en la vigencia 2017, adelantó este proceso yactualizo el manual de Contratación, lo que se verá reflejado en cada una de lasactuaciones administrativas que adelante el municipio hacia el futuro.n


Una vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujetode control se pudo evidenciar que la entidad presenta falencias por 9uanto tienedesaclualizado el manual de contratación, esto conlleva a que no tenga informaciónvigente y confiable en el proceso de contratación.

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- MACROPROCESO MISIONAL MPM-OI-41-$-;DI!if;,a.

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~ SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 15 de 25


Por lo anterior el Comfté de Valoración de Hallazgos procede a confirmar elHALLAZGOADMINISTRATIVO, Una vez allegado el informe final por parte de estaqepartamental se debe hacer entrega a los 15 dlas siguientes el Plan de'1"ejoramientopor parte del ente auditado.

GUMPLlMIENTO yEFECTIVIDAD DEL PLAN DE.MEJORAMIENTO

?b$8rvaclón Administrativa

~e solicita al Asesor Dr. Antonio Anaya Atalla el correspondiente plan derpejoramiento existente para el municipio de Cacota de Velasco, manifestando quese encontraban públicos en la página de la contralorla, pestaña planes numerali.1.1 planes de mejoramiento 2016, no encontrándose el de este municipio.

Además, mediante certificación emitida por la Secretaria Generalyde Gobiemo Dra.ANDREA HERRERA CAÑAS donde se manifiesta que dúrante la vigencia 2016, laalcaldla Municipal de Cacota, no suscribió plan de mejoramienfo con la ContralorfaGenerel del Departamento Norie de Santander, por lo anterior, no se envíanavances de cumpfimiento.

t:¡ESCARGOS DEL ENTE SUJETO DE CONTROL (SIC)

"La Contralorla General del Departamento adelanto un proceso fiscal en contra delJ'calde por no haber presentado los informes de avance de fas planes de~ejoramiento en fas fechas establecidas esto es marzo y septiembre de 2016; sin~mba'l10 ella misma y como Ustedes mismos lo connboran en el año 2015 no sesuscribieron planes de mejoramiento por parte def municipio y por lo tanto no set~nla la obligación de su prasentación, pues ya se habla superado ef termino mayor1e un año y de oficio decfaró el archivo del proceso.

Qe la misma forma informo que el informe final de la auditarla 2015 no fuepresentado al municipio y por el/o no se tiene hasta el momento un plan demejoramiento para su cumplimiento y su consecuente seguimiento.

CONCLUSiÓN DEL COMITÉ DE VALORACiÓN DE HALLAZGOS.

Una vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujetode control, encontramos que efectivamente, en el ano 2015 no se suscribieronlanes de mejoramiento en el Municipio.

egún certificaciones de fecha 16-09-2017 suscrita por el Secretario de Planeaciónr. Pedro /ván Araque Leal donde manifiesta que la Administración Municipal de

eacota cuenta con ef Plan de Desannllo Municipal 2016-2019 "Cacota Cultural,

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or lo anterior el Comfté de Valoración de Hallazgos procede a desvirtuar laBSERVACION ADMINISTRATIVA.

b$ervltClón administrativa

MACROPROCESO MISIONAL

ICONTRALORIA---NORTEDltSANTANI>¡.----,-

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO

SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA

Productiva e incluyente" el cual fue adoptado y divulgado y a su vez CoJotiEmelamisión, visión, objetivos, indicadores y metas.

Igualmente la entidad anexa el acuerdo No. 008 del 26 de mayo deadopta el Plan de Desarrollo Municipal.

Que, la Alcaldla Municipal de Cácota, elaboró el Plan de Des~rrollo Munihipal2016-2019 "Cácota Cultural, Productiva e Incluyente", teniendo en cuenta las ni cesidadesde los clientes internos como externos, prueba de ello son las mesas de trabajorealizadas en cada vereda y sector del municipio.

Que, las áreas y/o dependencias de la Alcaldla Municipal de Cácota, laboran yejecutan anualmente el Plan Operativo, articulado con el Plan de DesarrolloMunicipal 2016-2019. "Cácqta Cultural, Productiva e Incluyente", dicho plan cuentacon mecanismos de seguimiento y a su vez se elabora un infomoe semerl tral de lasactividades realizadas dando cljmplimiento a las acciones propuestas.

Que, la Alcaldía Municipal de Cácota, elaboró, adoptó, publicó e impleme,ntó el PlanAnticorrupción y de Atención al Ciudadano, dando cumplimiento al artícf/o 73 y 76de la Ley 1474 de 2011.

Que, la Alcaldla Municipal de Cácota, elaboró y adoptó la Estrategia de Luchacontra la Corrupción y Atención al Ciudadano, dando cumplimiento al artTculo 73 dela Ley 1474 de 2011. I .Según certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por el Secretaria de G~neral y deGobierno del Municipio de Cacota Dra. ANDREA MILENA HERRERA CANASmanifiesta que en la administración municipal para el año 2016 funcionaron lossiguientes comités institucionales: Comité municipal de convivencia escdlar, Comitémunicipal para la lucha contra la trata de personas, Comité de derechos humanos,Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST), pomité deconvivencia laboral, Comité de orden público, Comité del sisben, Comité de controly vigilancia ambiental, Comité de educación ambiental municipal CEAM, Comitétécnico de saneamiento contable, Comité de gobierno en linea, Comité, interno dearchivo, Comité de discapacidad, Comité epidemiológico municipal OOVECOM,Comité epidemiológico COVE, comité de sustancias psicoactivas (SP.~),Comitéinterinstitucional consultivo para la prevención de la violencia asocial y atenciónintegral de los N.N.A. vlctimas de abuso sexual (CIPASENA), comité de justiciatransiciona/, comité de plan de compras y adquisiciones, comité de conlrol interno,comité civil de convivencia, comité municipal de certificación.

Que, la Alcaldla Municipal de Cácota realizo la audiencia Pública de Rllndición deCuentas a la comunidad Cacoteña, el dla jueves 29 de Diciembre de 2016, en elAuditorio Piedra de Ojo, dando cumplimiento a lo contemplado en el artículo 7EJOdela Ley 1474 de 2011. ISegún certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por la Secretaria General y deGobierno Dra. Andrea Milena Herrera Cailas donde manifiesta que laAdministración Municipal de Cacota dentro del sistema de Gestión d Calidad yModelo Estándar de Control Interno, se tiene implementado el MAC-01 Manual deProcedimiento y Operaciones.

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PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA ,1VERSION10/0712017 4

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(i)uela alcaldla municipal de cacota dentro del sistema de gestión de calidad ModeloEstándar de control interno, se tiene implementado el MAC-01 Manual deProcedimientos y operaciones, asl mismo da proceso de la entidad tiene definidolosprocedimientos, gulas, instructivos, entre otros, en donde se tiene establecido eldesarrollo de las actividades

Según certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por el Secretaria de Planeación~el Municipio de Cacota Dr.PEDRO IVAN ARAQUE LEAL manifiesta Que, laAlcaldla Municipal de Cácota realizo la publicación en la página web de la entidad,JI Plan de Acción, Plan de Compras e infonnes semestrales del estado de lasquejas, reclamosy sugerencias, dando cumplimiento a lo contemplado en el articulo74 y 76 de la Ley 1474 de 2011.

Según certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por el Secretaria de Generaly deGobierno del Municipio de Cacota Dra.ANDREA MILENA HERRERA CANAS,rj!anlfiesta qua la administración municipal de Cacota N. de S. para el año 2016,cpntaba con Manual de contratación en el que se señalaban las funcione internasen materia contractual.

Jegún certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por la Jefe de control InternoDra.CARMEN VlVIANA DUARTE GRANADOS manifieste que la Alcaldla Municipalqe Cácota elabora los Mapas de Riesgos de acuerdo a la Guia de Administracióndel Riesgo emitida por el DAFP, dando cumplimiento a las etapas minimas delproceso (Contexto estratégico, identificación del riesgo, análisis del riesgo,. ppnderación de controles, valoración del riesgo y pollticas de administración delnesgo).

t¡egún certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por la Secretaria General y deGobierno Dra. Andrea Milena Herrera Cañas donde manifiesta que laAdministración Municipal da Cacota dentro del sistema de Gestión de Calidad yModelo Estándar de Control Interno, se tiene implementado el procedimiento PCI-02 Administración del Riesgo, para identificación, manejo y control de los riesgos,teniendo en cuenta la Guía Administración de Riesgos emitida por el DAFP.

qegún certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por el Secretaria de Generaly deGobierno del Municipio de Cacota Dra. ANDREA MILENA HERRERA CANAS,0anifiesta que la Oficina de Control Interno realizo el proceso de publicaCión delinfonne ponnenorizado del estedo de control intemo cada cuatro (04) meses en laPágina web de la entidad, dando de esta manera cumplimiento al articulo 9' de laLey 1474 de 2011.

~demás la oficina de control interno envió el infonne ejecutivo anual alqepartamento Administrativo de la Función pública y asl mismo presentó el infonnede control interno contable a la Contadurla General de la Nación, dando de esta"lanera cumplimiento al artIculo 2' del Decreto 1826 de 1994 y Resolución 357 de2008. .ígualmente, la alcaldía municipal de Cacota, cuenta con el MTH-01 Manual deFunciones y Competencias Laborales de acuerdo con la Nonnatividad vigente yaprobado mediante Decreto No. 10 del 11 de enero del año 2014. .¡¡¡;-

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En conclusión y de acuerdo a las disposiciones dadas en el memorando deasignación de esta auditarla se pudo observar que la entidad tiene implementadoscontroles. Pero no hay evidencia ni cerlificación y/o informes de las auditoríasrealizadas por la oficina de control interno con las respectivas acciones pe mejora.Por lo anterior presunta observación administrativa.


"La administración Municipal ha venido implementando una serie de ac iones y deprocesos administrativos tendientes a mejorar la función adminisrrativa delMunicipio, contando asl con jefe de control intemo quien ha liderado lo~ procesosde control, dando aplicabifidad a las auditarlas internas dentro de las cuales selevanta el plan de mejoramiento, aplicando los Formatos FCI-Ol V. 02 e el FCI-08V.03. "


Una vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujetode control, encontramos que se vienen implementando una serie de acciones quetienden a mejorar la función administrativa del Municipio.

Por lo anterior el Comité de Valoración de Hallazgos procede a d'lsvirtuar laOBSERVACION ADMINISTRATIVA pues el Municipio viene liderando'procesos através de la oficina de control interno dando aplicabilidad a las aUditorlfs internasdentro de las cuales se levanta el plan de mejoramiento.


Los estados financieros a 31 de diciembre de 2016, fueron presentados pe acuerdocon los procedimientos técnicos establecidos en el plen general de contabifidadpúblice, se observa:

La información financiera presenteda en el catálogo de Cuentas cumple con loestablecido el plan general de contabifidad pÚblica y con le normatividad vigente dela Contadurla General de la Nación.

ActivosLos Activos a 31de diciembre de 2016 registran un saldo de $8.497.025.314; dentrode les cuentas que conforman esta cifra, se aprecia: Efectivo refleja un saldo de$2.086.525, Bancos $2.038.412.543, Rentas por cobrar $22. 164.2981D Deudores$449.824.579, Propiedad Planta y Equipo $2.179.871.984, Bienes de reneficio yUso Público $470.530.704, Otros Activos $3.334.134.679, Dentro de ~ste grupo,de acuerdo a tas Notas a los Estados Financieros, el saldo reflejado en Caja, Rentaspor Cobrar y Deudores se encuentran en proceso de depuración; es decir, estegrupo presenta una incerlidumbre por valor de $ 36. 126.437,

Igualmente se puede observar que la administración municipal mantie~e la mayorparle de sus recursos en cuentas corrientes; es decir, no se está dandocumplimiento a lo estipulado en el arllculo 15 del Decreto 359 de 1995, que dice:"los recursos que formen parle del presupuesto ..., no podrán mantenerse en

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cuentas comentes autorizadas por más de cinco (5) dlas promedio mensual,contados a partir de la fecha de los giros respectivos ...»

PasivosLos pasivos presentan un saldo de $1.774.434.931; dentro de los saldos queconforman esta cifra se puede observar: Operaciones de Crédito Público*.150.023.848, Cuentas por Pagar $219.047.602, Obligaciones Laborales~43.721.990, Pasivos Estimados $185.798 ..000 y Otros Pasivos $175.843.490. En~ste grupo de acuerdo a las Notas a los Estados Financieros en las cuentas por~agar existen saldos pendientes por depurar y las demás obligaciones seencuentran pendientes de giro, sin embargo al realizar análisis a la cuenta 2425Acreedores, se puede apreciar que la cuenta servicios públicos presenta un saldode $64.200.668, la cuenta 2436 Retención en la Fuente presenta un saldo de~46.872.354; igualmente la cifra que conforma la cuenta 29 Otros Pasivos seopserva que en la cuenta 290590.01 Estampilla Pro HEM un saldo por girar de$25.249.300 Yen la cuenta 290590.04 Estampilla Pro Universitaria un saldo porgirar de $98.939.664; es decir, presuntamente la administración municipal no vienecumpliendo con la obligación de girar estos recursos en los tiempos señalados; enrazón a lo observado, la cifras que conforman la cuenta de los pasivos del municipiopresenta incertidumbres por lo que hacen que la cifra reflejada no presente¡nfiabilidad ni razonabilidad.

En mi opinión, excepto por lomencion~o anteriormente, los estados contables delmunicipio de Cacota de Velasee - Norte de Santander, presenta razonablementelitsituación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31de diciembre de 2016, de conformidad con las Normas de ContabilidadGeneralmente Aceptadas prescritas por La Contaduría General de La Nación endoncordancia con las Generalmente Aceptadas

Además, se evaluaron variables a la legalidad financiera soportada en lasSIgUientes certificaciones:

~I resultado está sustentado en la certificación de {echa 16-09-2017 suscrita por elSecretaria de Hacienda Municipal Dra. ALEYDA CARVAJAL VILLAMIZAR dondecertifica Que el Municipio de Cacota cumple con las Normas Tributarias as/: serealizaron descuentos por estampillas pro-hospital Erasmo Meoz, Estampilla Pro-qesalTOllo Académico, Estampilla Pro-Cuffura, Estampilla Pro-Ancianos y seri¡alizaron descuentos por retenciones DIAN.

Según certificación de fecha 16-09-2017 suscrita por la Secretaria de HaciendaMunicipal Dra. ALEYDA CARVAJAL VILLAMIZAR donde manifiesta que elMunicipiO de Cacota durante la vigencia 2016 cumple con las Normasp'resupuesta/es contenidas en el Decreto 111 de 1996, en cuanto a: Expedición delCDP, RP y actos administrativos de aprobación, Reservas y Cuentas por pagar.

clue durante la vigencia 2016 se cumplieron las Normas presupuesta/es contenidas·en la Ley 617 de 2000 en cuanto a la racionalización del gasto públiCO nacional,cumpliendo los I/mites de gastos.

r= MACROPROCESO MISIONAL MPM-G1-01-5;1I;::;'~~ PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA 1VERSION!lE 10107120171 4S _ ~-------------------------r~~~L_~--~- --,---::- SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 20 de 25

INFORME FINAL DE LA AUDITOR lA

.Que durante la vigencia 2016 se cumplieron las Nonnas presupuestales contenidasen Decreto 819 de 2003, en cuanto a la Transparencia fiscal, verificación de la deexistencia del marco fiscal a mediano plazo.

1,3.1.1 GestiónPresupuesta'

"' ASPECTOS GENERALES DEL PRESUPUESTO ISe fijo el presupuesto inicial de rentas y gastos para el Municipio de Carota, por lasuma de $4.446.801.000Más ajustes por valor de $1.484.333.157 estableciendo unpresupuesto final de $5.931.134.157

EjecucIón de Ingresos

El Municipio de Cacota allegó a ésta Deparlamentalla siguiente ejecuciónpresupuestalactiva a 31 de diciembre de 2016

INIC. AD/C. RE FINAL RECON. RECAU. SALDO XD. EJECUTAR

4.446.801.000 1.484.333.157 5.931.134.157 5.984.060.871 5.984.060.871 -52.926.714

AnálisIs PresupuesÚlI

Presupuesto final - recaudo = saldo por ejecuÚlr

$5.931.134.157 - $5.984.060.871 = - $52.926.714

Del total presupuestado $$5.931.134.157, se racaudó la suma de $5.984.060.871,equivalente al 100.89%, después del análisis realizado se observa que la entidadrecaudo por encima de lo presupuestado un valor de $52.926.714

Ejecución de Gestos:

El municipio de Cacota allegó a ésta Deparlamental la siguientl ejecuciónpresupuestal paSiva a 31 de diciembre de 2016: )

c CONTRA CREO/roREDUCCIONES lINIC. R ADICIÓN RNAL

ÉDITo

$4.446.801.000 $2.181.021.646 $696.688.439 , $5.931.134.157I

CompromIso obIIgltClonfJ$ _. Saldo depresupuNIO crnma porp#IgM

I$4.954.080.631 $4.954.080.631 $4.844.917.191 $977.053.526 S109.163.44O

Análisis PresupuesÚlI

Presupuesto final - compromisos = saldo de presupuesto

I

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FECHA ,1VERSION'l§llf=- PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO10/0712017 4l_ __- -,--..".. SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 21 de 25

IINFORME FINAL DE LA AUDITORIA

$5.931.134.157 - $4.954.080.631 = $977.053.526

Del total presupuestado $5.931.134.157, se comprometió la suma de114.954.080.631,equivalente al 83.52%, quedando un saldo de presupuesto de~977.053.526

OblIgaciones - pagos = cuentas por pagar

~4.954.080.631 - $4.844.917.191 = $109.163.440

Qeltotalde las obligaciones $4.954.080.631, menos los pagos $4.844.917.191, nosmuestra unas cuentas por pagar de $109.163.440. Valor que guarda coherencia conla Resolución No 039 de 2017 Constitución cuentas por pagar vigencia 2016 por~a/or de $109.163.440

1.3.1.2 Gesti6nFinanciera

.... SITUACIÓN FINANCIERA

IlIgresos recaudados a 31-12-2016 $5.931.134.157Gastos ejecutados a 31-12- 2016 $4.954.080.6311iferencia $ 977.053.526

La entidad recaudó la suma de $5.931. 134. 157, Yrealizó giros o pagos por valor de$4.954.080.631 dando como resultado $ 977.053.526. Después de éste resultadola entidad cuenta con recursos para realizar las operaciones notmales de la entidad.

I ....MEDICIÓN DE LOS INDICADORES FINANCIEROS

Indicadores de LiquidezI ~ Razón Corriente:

Activo corriente! pasivo corriente$2.499.4011$434.680 = 5.74

Lk capaCidad que tiene el ente territorial para cumplir con sus obligacionesfinancieras, deudas o pasivos contraídos a corto plazo es del 5.74.

~ Capital de trabajo:Artivo corriente - Pasivo Corriente

$2.499.401 - $434.680 = $2.064.721

Nos indica los recursos con los que cuenta el ente temtorial para desarrollar susactividades. Después de haber pagado sus pasivos de corto plazo, petmitiendo a laadminístración tomar decisiones de inversión temporal.

Indicadores de Endeudamiento

~ EndeudamIentoPasivo total! activo total x 100

f= MACROPROCESO MISIONAL MPM-01"1-6;1I~.~~,.. FECHA ,¡""RSIONtEr _ .. _,_ ,...,.".. PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO 10/0712017 4 ~,_ -- f-------------+===-'-----''-----j- --.-=-" SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA , Página22 ~e 25


$1,774.436/$8.497,025 = 20%La participación de los acreadores del ente tel1itorial para la vigencia 2016 es del20% sobre el total de sus activos; lo cual no es un nivel muy riesgoso,

l> ApalencemlentoPasivo total/patrimonio

$1,774.436/6.722,590 x 100 = 26% 1Se puede observar que el ente territorial no presenta un nivel de end udamientoalto con sus acreedores, es decir que para el allo 2016 el 26% de su patrimoniO estácompromatido con los acreedores,


ACTIVOS"Los Activos a 31 de diciembre de 2016 registran un saldo de $8.497,025,314;dentro de las cuentas que confonnan esta cifra, se aprecia: Efectivo reflJ¡a un saldode $2,086,525, Bancos $2,038.412,543, Rentas por cobrar $22, 164,298mDeudores$449,824,579, Propieded Planta y Equipo $2,179,871,984, Bienes de peneficio yUso Público $470,530.704, Otros Activos $3,334,134,679, Dentro de este grupo,de acuerdo a las Notas a los Estados Financieros, el saldo reflejado en Caja, Rentaspor Cobrar y Deudores se encuentran en proceso de depuración; es decir, estegrupo presenta una incertidumbre por valor de $ 36, 126,437,

Igualmente se puede observar que la administración municipal mantiene la mayorparte de sus recursos en cuentas corrientes; es decir, no se ~stá dandocumplimiento a lo estipulado en el articulo 15 del Decreto 359 de 1991., que dice:"los recursos que fonnen parte del presupuesto"" no podrán maritenerse encuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) dlas promedio mensual,contados a partir de la fecha de los giros respectivos", '

PasivosLos pasivos presentan un saldo de $1.774.434,931; dentro de los Isaldos queconfonnan esta cifra se puede observar: Operaciones de Crédito Público$1,150,023,848, Cuentas por Pagar $219.047,602, Obligaciones Laborales$43,721,990, Pasivos Estimados $185,798,000 y Otros Pasivos $175,843.490, Eneste grupo de acuerdo a las Notas a los Estados Financiaros en las ~uentas porpagar existen saldos pendientes por depurar y las demás obligaciones seencuentran pendientes de giro, sin embargo al realizar análisis a la cuenta 2425Acreedores, se puede apreciar que la cuenta servicios públiCOSpresenta un saldode $64,200,666, la cuenta 2436 Retención en la Fuente presenta un saldo de$46,872,354; igualmente la cifra que confonna la cuenta 29 Otros [Pasivos seobserva que en la cuenta 290590,01 Estampilla Pro HUEM un saldo Por girar de$25,249,300 y en la cuenta 290590,04 Estampilla Pro Universitaria ur saldo porgirar de $98,939,664; es decir, presuntamente la administración municipal no vienecumpliendo con la obligación de girar estos recursos en los tiempos s~a/ados; enrazón a lo observado, la cifras que confonnan la cuenta de los pasivos del municipiopresenta incertidumbres por lo que hacen que la cifra reflejada no presenteconfiabilidad ni razonabilidad,

I

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~ara desvirtuar el hallazgo del Órgano de Control nos petmitimos aclarar lo¡¡iguiente:En razón a saldos por girar en /o que respecta a Estampillas Pro HUEM y ProUniversitaria se certifica el pago de la misma mediante soporte de transferencia alas respectivas cuentas bancarias.•


l/na vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujetoge controJ, encontramos que se verifico información donde se certifica el pago de'lstampilla Pro HUEM y pro Universitaria.

Por Jo anterior el Com~é de Valoración de Hallazgos procede a desvirtuar laOBSERVACION ADMINISTRATIVA.

_, GESTIÓN EN EL RECAUDO DEL IMPUESTO PREDIAL

2.4 ObservacIón administrativa

~egún la ejecución de ingresos la entidad recaudo en el rubro rentas por cobrarimpuesto predlal unificado vigencia actual la suma de $35.748.562 Y vigenciasanteriores $11.877.405 al verificar esta infotmación en la cuenta 410507 Predialse evidencio por $35. 748.562.Existiendo concordancia en las cifras reportadas.

Según el bs/ance de comprobación la cuenta 131007 Impuesto PredialUnificado vigencias anteriores con saldo de $22. 164.298 La entidad en las notascontables manifiesta que corresponde a vigencias anteriores, no obstante estos~alores deben ser depurados para reflejar su razonabilidad. Pero de igual manera'lo hay evidencia de la gestión para el recaudo de estos dineros. La entidad debeciar las explicaciones pertinentes.Se evidencia certificación emitida por la Secretaria de Hacienda del Municipio Dra.ALEYDA CARVAJAL VlLLAMIZAR donde manifiesta que la entidacl para lavigencia 2016 no realizo proceso de cobro coactivo y persuasivo del impuestopredlal unificado

1s1 mismo certificación donde manifiesta que la entidad para la vigencia 2016p'rescribió por predlal unificado la suma de $14.568.972, además allegan lassiguientes resoluciones de prescripción:

Resolución No 324 DE 2016 (Agosto 13 de 2016) se conceden la siguiente:prescripción al sellar: JOEL CARRILLO CHAPETA, identificado con la cédula deciudadanla No. 5.418.164 expedida en Cácota, en calidad de poseedor del predioir:¡entificadocon el código catastral 00-02 - 00 - 00 - 0003 - 0104 - O- 00 - 00- 0000de nominado casa blancazapatero Mata De Lata de esta jurisdicción municipal, porIl.s vigencias 2007 - 2008 - 2009 Y 2010.

RESOLUCIÓN NÚMERO 208 DE 2016' (Mayo 5 de 2016)concede la prescripciónde la acción de Cobro de impuesto predialexpuesta por la sellara MARIA ANTONIAARAQUE DE JAIMES, identificada con la cédula deciudadanla No.27. 789.075expedida en Pamplona, ensucalidad de heredere del seilor JOSEOTILlO ARAQUESALAMANCA identificado con la cédula ciudadanía No. 1.939.937; propietariode los

~

rMACROPROCESO MISIONAL MPM-II1.o1-6

~ I-_P_R_O_C_E_S_O_:_C_O_NT_R_O_L_F_I_SC_A_L_M_IC_R_O__'pF",E,-,C",HA=.LIV-¡E_R..::S_ilO_'N--t~ 10/07120171 4

SUBPROCESO: AUDITORlA EXTERNA Página24 e 25

INFORME FINAL DE LA AUDITaRlA

predios identificados con el código catastral 01-01-00-OO-0OO5-0005-O-OlJ-OOOOOOy00-03-00-00-0002-0044-0-00-00-0000, ubicado en la carrera 3 No. 2-2@del barriocalle real y el prediorural "sisara "respectivamentede esta jurisdicción mUniCipal delMunicipio de Cacota porla vigencia2010,

DESCARGOS DEL ENTE SUJETO DE CONTROL (SIC) ¡"La administración Municipal ha venido implementando una serie de ajiones y deprocesos administrativos tendientes a hacer un recaudo efectivo de sus impuestosentre ellos el impuestopredial, es por ello que se han dado por iniciativa +1 ejecutivoacuerdos municipales para incentivar a los contribuyentes q~e pagancumplidamente, de igual forma se ha hecho rebaja de intereses para deudoresmorosos, se han hecho· campallas de cobro persuasivo a trnvés de la erbisora localy de cobro persuasivo directo; en tanto que se actualizó el manual de codro coactivocon el cual se dará inicio al cobro coactivo a través de la Secretaria de I acienda

CONCLUSION DEL COMITÉ OE VALORACIÓN DE HALLAZGOS

Una vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por ellnte sujeto

de control se pudo evidenciar que no se lleva un manejo actualizado de los cobrospersuasivos y coactivos del impuesto predial unificado.

Por lo anterior el Comijé de Valoración de Hallazgos procede a confirmar elHALlAZGO ADMINISTRATIVO. Se recomienda elaborar plan de mejoramiento conel fin de hacer seguimiento el cual deberá ser entregado 15 dlas despr' és de queesta Departamental allegue informe final al ente auditado. .

"' GESTIÓN EN EL RECAUDO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

2.50bservaci6n Administrativa

Según la ejecución de ingresos la entidad recaudo en el rubro rentas r cobrarIndustria y Comercio vigencia actual la entidad recaudo $33. 111.90ral verificaresta información en la cuenta 410508 Industria y comercio (/i¡J/ance deComprobaci6n) se evidencio por $102.974.071.15 no existiendo conoordancia enlas cifras. Por tanlo la entidad debe dar las respectivas aclaraciones.

Se evidencia certificación emitida por la Secretaria de Hacienda del MU~iCiPiODra.ALEYDA CARVAJAL VlLLAMIZAR donde manifiesta que la entidad para lavigencia 2016 realizó una campalla para incentivar a los comerciantes ?fl municipioal pago del impuesto de industria y comercio el dla 9 de septiembre de 2016 en lacual se acercaron a cancelar esta obligación un total de 23 personas

DESCARGOS DEL ENTE SWETO DE CONTROL (SIC)

"Para desvirtuar el hallazgo del Órgano 'de Control nos permitimo aclarar losiguiente:Revisando la información presupuestal y contable del impuesto de industria y.comercio se detectó que en el proceso parametrización contable en e sistema el

MPM-41-01-5

1121.02 Sistema1ización se llevó a la cuenta 410508 Industria y ComercionOI!án,d01,eque /os dos rubros son ingl9sos propios del municipio."

vez revisada la documentación allegada a la mesa de trabajo por el ente sujetocontrol, se pudo evidenciar que el Municipio no existia una concordancia en el

'!'e.ualo efectivo en el rubro de industria y Comercio.

lo anterior el Comité de Valoración de Hallazgos procede a confirmar el",M,~¡_'KL''''V ADMINISTRATIVO. Se sugiere elaborar un plan de mejoramiento el

debe ser allegado a está Departamental 15 dias después de ser recibidoinfc)frr.e final por parte del Municipio.

3. CUADRO DE TIPIFICACiÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CONPRESUNTA INCIDENCIA

CANTIDADTIPO DE HALLAZGO

~Oft.ITÉDE VALORACiÓN

f' ' --, -.- fecha...con respecto ala etapa precontractual, se observa cumplimiento de los...

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