SECRETARA DE GESTIN PBLICA

Presidencia del Consejo de Ministros

Alcances de la implementacin de la gestin por procesos en el marco de la Poltica Nacional de la

Modernizacin de la Gestin Pblica

Taller: Implementacin de la Gestin por Procesos en EsSalud-Lima 9 de Diciembre 2014

VISIN DEL ESTADO

UNA GESTIN ORIENTADA A RESULTADOS Y

AL SERVICIO DEL CIUDADANO

02

Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica 2013 al 2021Decreto Supremo 004-2013-PCM

Cmo opera el modelo de gestin orientado a resultados y al servicio del ciudadano?

El modelo emplea un sistema de gestin en el que, las entidades de laadministracin pblica gestionan y organizan sus actividades ymedios(recursos), entendiendo primeramente las necesidades yrequerimiento de los ciudadanos, basndose en los procesosproductivos de bienes y servicios, as como los procesos de soportenecesarios, de manera integral, cohesionada y articulada.

Su finalidad es permitir cumplir de manera cohesionada con losobjetivos de obtener como resultado, la mayor satisfaccin de losciudadanos y empresas en sus necesidades, garantizando sus derechosal menor costo posible.

Alcanza a todas las entidades de la administracin pblicas que loconforman, sin afectar los niveles de autonoma que les confiere la leyen el marco de sus competencias.

Los Pilares del modelo de gestin orientado a resultados al servicio del ciudadano

El diseo de la Poltica de Modernizacin de laGestin Pblica, estructura sobre cinco ejesverticales o pilares centrales, los cualescorresponden a los componentes que sustentan yson necesarios para funcionamiento del Modelo deGestin orientado a Resultados.

As mismo cuenta con tres ejes horizontalestransversales que actan complementariamente deapoyos a los procesos que se deriven en laimplementacin.

Qu rol juega la gestin por procesos como tercer pilar en la modernizacin de la gestin pblica?

Gestin por procesos

Adecuar estructuras orgnicas en funcin de procesos

Reordenar funciones y competencias de entidades pblicas

Estandarizar y simplificar procesos de sistemas administrativos

Mejorar las cadenas de valor

Articular procesos en entidades de Administracin Pblica

Vincular procesos con productos e indicadores de programas presupuestales

Facilitar la gestin del desempeo de entidades de Administracin Pblica

Ser la base para diseo de puestos

Facilitar la elaboracin del Cuadro de Puestos de la Entidad

Priorizar los procesos en funcin de los objetivos estratgicos

Cul es la utilidad de la gestin por procesos en el modelo moderno de gestin pblica?

Siendo el modelo de la gestin orientada a resultados alservicio del ciudadano, establecida por la PNMGP para laadministracin pblica, su funcionalidad permite adoptarcomo metodologa, la gestin por procesos, para beneficiar afuncionarios y servidores de las entidades administrativaspblicas.

Se constituye en una herramienta gerencial que posibilitacumplir con los objetivos de resultados del modelo,articulando los procesos como un sistema, obteniendo lamayor satisfaccin de necesidades de los ciudadanos,garantizando sus derechos y al menor costo posible.

Producir bienes y servicios pblicos que generen resultados positivospara el ciudadano, donde las entidades:

Se preocupan de manera permanente por las necesidades yrequerimientos de los ciudadanos

Organizan sus actividades, uso de recursos, en base a los procesosmisionales y soporte y estratgicos.

Miden la calidad, eficiencia y eficacia de sus bienes y serviciospblicos

El mejoramiento continuo de los procesos Adaptan su organizacin a las demandas del ciudadano

Qu esperamos de la gestin por procesos en la poltica de modernizacin de la Gestin Pblica ?

I. GESTIN POR PROCESOS

Qu es la gestin por procesos?

Es un enfoque que permite gestionarintegralmente las actividades, medios y recursosde las entidades, orientando su funcionamientoal servicio de la ciudadana, gestionando en basea sus procesos y a la identificacin de la cadenacon mayor valor acumulado para satisfaccin delusuario o destinatario.

Para los ciudadanos Bienes y servicios pblicos oportunos, a menor

costo y que responden a sus necesidades,garantizando sus derechos.

Regulaciones y fiscalizaciones de calidad quegaranticen los derechos ciudadanos.

Polticas pblicas ms efectivas para resolver losproblemas sentidos por la ciudadana.

Mejora la equidad y acceso a los servicios pblicos

Incrementa la confianza de la ciudadana: valor pblico

Qu beneficios trae la gestin por procesos?

Qu beneficios trae la implementacin de la gestin por procesos?

En las entidades de la administracin pblica

Enfoca la organizacin y funcionamiento como un sistema deprocesos para cumplimiento de sus objetivos definidos.

Concentra su atencin en gestionar sus procesos en base aoptimizar las cadenas de valor, asegurando resultados positivospara el ciudadano y de la propia entidad.

Permite el mejoramiento y base para el diseo organizacional, depuestos de trabajo y de sistemas de gestin de desempeo.

Especializa sus roles principales segn su naturaleza y ubicacin enel Estado.

Facilita la medicin y mejora la calidad, eficiencia y efectividad enla produccin de bienes y servicios.

II. INTRODUCCIN A LA

METODOLOGA DE GESTIN POR

PROCESOS

Compatibilidad entre la gestin por procesosorientada a resultados y los sistemas de gestin

REFERENTES

INTERNACIONALES Y NACIONALES

Norma ISO 9000

Modelo de Excelencia en la Gestin

Carta Iberoamericana de Calidad

en la Gestin Pblica

Poltica Nacional de Modernizacin

de la Gestin Pblica

Metodologa para la implementacin de la Gestin por

Procesos

DEL ENFOQUE FUNCIONAL AL ENFOQUE DE LA GESTIN POR PROCESOS

ORIENTADA A RESULTADOS

GESTION COMPRAS

GESTION RRHH

GESTION LICENCIAS

ENFOQUE FUNCIONAL:

LAS FUNCIONES/AREAS

GESTIONAN LA ENTIDAD

AREAS/ PROCESOS:

SE RECONOCEN LOS

PROCESOS PERO

PREDOMINAN LAS

FUNCIONES

ENFOQUE DE

PROCESOS:

LOS PROCESOS

GESTIONAN LA ENTIDAD

CL

IEN

TE

CL

IEN

TE

PROCESO 1

PROCESO 2

PROCESO 3

ENFOQUE FUNCIONALLas funciones / reasGestionan la entidad

REAS / PROCESOSSe reconocen los procesos pero

predominan las funciones

ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADA A RESULTADOS

Los procesos gestionan la entidad

Cules son los principios orientadores de la Gestin por

Procesos?

1. Liderazgo Visionario.

2. Orientacin a Servir al Ciudadano

3. Transparencia, Participacin Ciudadana y tica Pblica

4. Valoracin del Personal

5. Evaluacin Permanente, Mejora Continua y Orientacin a

Resultados

6. Innovacin y aprovechamiento de las tecnologas

7. Agilidad y Flexibilidad

8. Relacin mutuamente beneficiosa con el proveedor

Cmo establecer una gestin por procesos

Para establecer una gestin basada en procesos en la entidad setiene que identificar todos los procesos actuales y el nivel dealineamiento con sus objetivos estratgicos y usuarios

La entidad al efectuar la divisin de los procesos identificados en3 grandes grupos (procesos estratgicos, procesos operativos misionales y procesos de apoyo o soporte) se identifican losprocesos ms pequeos que formaran cada gran grupo

A partir de ello se elabora el mapa de procesos que ayudar aidentificar las interrelaciones de cada uno de ellos.

PROCESOS ESTRATGICOSProcesos que definen y verifican las polticas, estrategias,

objetivos y metas de la organizacin

PROCESOS DE APOYO O SOPORTEProcesos que realizan actividades de apoyo necesarias para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales

PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES Son los procesos de produccin de bienes y servicios que

se entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son los que agregan valor para el destinatario de los productos.

REQ

UIS

ITO

S Y

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AD

ES D

EL

CIU

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(DESTIN

ATARIO

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SERVIC

IOS)

NECESID

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IOS)

Generan valor

Flujo de Informacin

TIPO DE PROCESOS

Metodologa para la implementacin de la Gestin por

Procesos

Cmo funciona la entidad pblica como un sistema de procesos?

Flujo de Informacin:

Actividades que aportan valor

Cmo empleamos el Mapa de Procesos?

El mapa de procesos se define como un esquema o diagrama quepresenta una visin global de la estructura de la entidad, donde semuestran todos los procesos que la conforman as como susprincipales relaciones.

ste podra considerarse como una gran red de procesos unidosentre s, representados grficamente.

Su elaboracin requiere conocer todas las conexiones adems de lasentradas y salidas de cada proceso, tomando en cuenta que todaentrada posee unos objetivos marcados en relacin al usuariodestinatario y la salida de ste, debe satisfacer las necesidades delusuario destinatario en relacin a los objetivos marcados en laentrada.

Gestionar empleando el enfoque conceptual basado en procesos

20

PROPIETARIO DEL PROCESO ACTUAL : PERSONAL RESPONSABLE DEL PROCESO

Flujo de Informacin:

Actividades que aportan valor

Req

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sfe

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asPROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS OPERATIVOS

MISIONALES

PROCESOS DE APOYO SOPORTE

Estrategia y Objetivos Resultados

Requerimiento de

recursos

Dotacin de

recursos

Usuario-Destinatario

final ciudadano

Usuario-Destinatario

final ciudadano

Resultado : bienes y servicios pblicos que satisfagan sus necesidades y mejoren su

bienestar al menor costo posible.

Actores

interesados

-Internos y

Externos

Actores

interesados

-Internos y

Externos

Enfoque que permite identificar que cada tarea, actividad, proceso quedesarrollamos en cada parte del eslabonamiento de la cadena, debeaumentar el valor precedente del bien y servicio para el destinatario final ointermedio, entre cada una de ellas.

Todos los procesos tienen que necesariamente agregar valor para serconsiderados como tales: transformar entradas en salidas.

-Valor + Valor

U

S

U

R

A

R

I

O

U

S

U

A

R

I

O

P1 P2 P3P4 P5

CIUDADANO O

DESTINATARIO

DE LOS BIENES

Y SERVICIOS

CIUDADANO O

DESTINATARIO

DE LOS BIENES Y

SERVICIOS

Creacin de valor en cada proceso

Qu significa agregar valor?

Metodologa para la implementacin de la Gestin por

Procesos

Grfico de

niveles de

procesos

Cules son los niveles de los procesos?

Metodologa para la implementacin de la Gestin por

Procesos

Valor que se desea obtener para un indicador en unperiodo de tiempo determinado.

0

20

40

60

80

100

120

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

BRECHA META-INDICADORIndicador Meta

Brecha

Brecha Meta - Indicador

Trazarse una META para mejorar

Medir para gestionar los procesos

III.METODOLOGA DE

IMPLEMENTACIN DE LA

GESTIN POR PROCESOS

4. Fortalecer el rgano responsable de la implementacin de la Gestin por Procesos

3. Asegurar los recursos

2. Contar con objetivos estratgicos claramente establecidos

1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Direccin

4. Sensibilizar a toda la entidad

3. Capacitar a los encargados de implementar

2. Elaborar el plan de trabajo institucional

1. Analizar la situacin de la entidad

Etapa I:

Preparatoria

Condiciones Previas

9. Describir los procesos actuales

8. Elaborar el mapa de procesos actuales

7. Determinar los proceso de la entidad

6. Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios

que brinda la entidad

5. Analizar propsito de la entidad

13. Institucionalizar la Gestin por

Procesos

12. Documentar los procesos mejorados

11. Mejorar los procesos

10. Medir, Analizar y Evaluar

Etapa II:

Diagnostico

e

Identificacin

de procesos

Etapa III:

Mejora de

Procesos

Metodologa para la implementacin de la Gestin por Procesos

Documento de gestin 1: Mapa de procesos

Representacin grfica de los procesos que

tiene la entidad. Identifica:

Procesos estratgicos, misionales y de apoyo de nivel 0

Productos (bienes y servicios) Ciudadanos o destinatarios. Insumos requeridos. Indicadores de desempeo.

Documento de gestin 2: Manual de gestin de procesos y procedimientos

NIVEL 0

NIVEL 1

NIVEL n

.

.

.

.

.

.

.

Ficha de proceso

nivel 1, 2

Ficha de procedimientoDiagrama de flujo

FICHA DEL PROCEDIMIENTO

Nombre Indicar el nombre del procedimiento

Objetivo Indicar el objetivo del procedimiento

Alcance Indicar en qu actividad inicia y qu actividad termina el procedimiento

Proveedor Entrada Descripcin de actividades Salida Cliente

Especificar

proveedore

s internos

y externos

Especificar

cules son

las

entradas

Se describe de manera secuencial el

desarrollo de las actividades que se realizan.

Especificar

cules son

los productos

(bienes y/o

servicios)

Especificar

clientes

internos y

externos.

FICHA DEL PROCESO NIVEL 1

Nombre Indicar el nombre del Proceso de Nivel 1

Objetivo Indicar el objetivo del Proceso de Nivel 1

Descripcin Describir brevemente el Proceso de Nivel 1

Alcance Indicar qu rganos o unidades orgnicas intervienen en el Proceso de Nivel 1

Proveedor Entrada Listado de procesos de nivel 2 Salida Cliente

Especificar proveedores internos y externos del proceso de nivel 1

Especificar cules son las entradas

Proceso A1.1 Proceso A1.2 Proceso A1.3

Especificar cules son las salidas (bien y/o servicio)

Especificar clientes internos y externos del proceso de nivel 1

Indicadores Colocar los indicadores que midan la eficacia, eficiencia y oportunidad del proceso.

Registros Colocar los registros que se generan del Proceso de nivel 1.

Elaborado por:

Colocar el nombre, cargo y firma de quin o quienes elaboraron la Ficha de nivel 1.

Revisado por:

Colocar el nombre, cargo y firma de quin revisa la Ficha de nivel 1, que debe ser un especialista de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.

Aprobado por:

Colocar el nombre, cargo y firma de quin aprueba la Ficha de nivel 1, que debe ser el responsable del proceso de nivel 1.

Describe el proceso de nivel 0 hasta el nivelN.

Elaborado por unidades orgnicas queejecutan el proceso, con asesora de la

oficina encargada del desarrollo

organizacional.

Se vincula con el trnsito al rgimen delservicio civil.

Cul es el rol de las entidades en la implementacin de la gestin por procesos?

Entidades pblicas

1) Conducir su implementacin articuladamente con laformulacin del PESEM y el trnsito a SERVIR1

2) Brindar apoyo poltico y buscar el compromiso de directivos yservidores

3) Fortalecer el rgano responsable del desarrollo organizacional

4) Asegurar los recursos necesarios

5) Elaborar el plan de implementacin de la gestin por procesos

6) Analizar la situacin de la entidad

7) Desarrollar estrategias de gestin del cambio organizacional-comunicacin interna

8) Establecer y supervisar resultados concretos de mejoras1 Exceptuadas las entidades adscritas al FONAFE

Gracias

Lima, 09 de Diciembre, 2014

SECRETARA DE GESTIN PBLICA