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OBSERVATORIO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA.
Policía Nacional de Colombia
Transformación y nuevos paradigmas de la Gestión Documental en la Policía
Nacional.
Bogotá DC noviembre de 2016
OBSERVATORIO DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
Tabla de Contenido
PRESENTACIÓN .................................................................................................................................... 3
RECUENTO HISTÓRICO DE LA ENTIDAD Y CONTEXTUALIZACIÓN DEL LOGRO EN EL TEMA
ARCHIVÍSTICO ...................................................................................................................................... 3
TEMAS ARCHIVÍSTICOS A INTERVENIR EN EL PROYECTO. ................................................................... 3
SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN ........................................................................................... 4
SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN ...................................................................................... 7
Infraestructura Física y Dotación: ................................................................................................... 7
Tecnología: ...................................................................................................................................... 9
Doctrina archivística: ..................................................................................................................... 11
Capacitación del Talento Humano: ............................................................................................... 12
Obstáculos vs Soluciones: ............................................................................................................. 12
Sostenibilidad de la experiencia. ................................................................................................... 13
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PRESENTACIÓN
Las experiencias presentadas a continuación son desarrolladas de forma autónoma
por cada una de las entidades, el Observatorio del SNA realiza la labor de
compilación y publicación de contenidos con la estricta autorización de las entidades
participantes; por otra parte si bien en los contenidos escritos y audiovisuales se
hace alusión a herramientas tecnológicas, no implica que el Archivo General de la
Nación Jorge Palacios Preciado (AGN) otorgue aval algunos a dichas herramientas
u operadores, la aplicación de estas, es de autonomía absoluta de las entidades en
cuestión.
RECUENTO HISTÓRICO DE LA ENTIDAD Y CONTEXTUALIZACIÓN DEL
LOGRO EN EL TEMA ARCHIVÍSTICO
Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la
Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y
certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y
OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos
misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor
competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los
procedimientos asociados que los desarrollan.
TEMAS ARCHIVÍSTICOS A INTERVENIR EN EL PROYECTO.
En el marco de la mejora continua que la Policía Nacional adelanta en el desarrollo
del proceso de primer nivel “Gestión Documental”, se ha planteado como objetivo
brindar herramientas, lineamientos y directrices en materia archivística para todas
las unidades policiales a nivel nacional, en concordancia con lo dispuesto en Ley
594 del 14 de julio de 2000.
La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación
de sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente servicio
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a sus clientes internos y externos. El cumplimiento de estos objetivos evidenció la
necesidad de realizar una reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro
enfoques estratégicos:
Infraestructura Física y Dotación
Tecnología
Doctrina Archivística
Capacitación del Talento Humano
Cada uno de ellos buscando el cumplimiento estricto de la normatividad vigente y la
consolidación de la memoria histórica institucional; el resultado de esta gestión
convierte a la Policía Nacional en un referente nacional frente a todas las entidades
que llevan a cabo procesos archivísticos y que están encaminadas a salvaguardar
su memoria histórica, la experiencia significativa de transformación en la Institución
brinda a otras organizaciones que manejan procesos archivísticos, las herramientas
necesarias para la implantación de exitosos cambios en temas de gestión
documental.
SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN
En primera instancia, la Policía Nacional identificó que el Archivo General donde se
encuentra el Archivo Histórico de la Institución, no contaba con unas instalaciones
físicas que permitieran la debida organización y conservación del acervo
documental que se custodia (Historias Laborales del personal retirado, Libros de
Nómina, Resoluciones y demás Actos Administrativos, así como los Rollos de
historias laborales microfilmadas), de igual forma, el espacio de almacenamiento no
era suficiente para recibir las transferencias secundarias de los archivos centrales
de cada una de las unidades policiales a nivel nacional, la edificación que se tenía
no cumplía con las condiciones técnicas necesarias y el proceso archivístico se
desarrollaba en unas instalaciones que transitoriamente fueron adecuadas para
llevar a cabo la labor administrativa.
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Inicialmente, desde el año 2002 hasta el 2008, el Archivo General funcionaba en las
instalaciones de la Estación de Policía San Cristóbal, durante el año 2008 se adecuó
un espacio en el Sótano de la Dirección General de la Policía Nacional para que allí
funcionara, y desde el año 2009 hasta el 2014 el Archivo General funcionó en unas
instalaciones arrendadas en la zona industrial de Puente Aranda.
Instalaciones de la Estación de Policía San Cristóbal donde funcionaba el Archivo General (2002-2008)
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Instalaciones arredradas en la zona industrial de Puente Aranda (2009-2014)
La herramienta tecnológica que se tenía para el control de documentos era un
software que solamente permitía la radicación de la correspondencia producida y
recibida por la entidad, pero no aportaba a todos los procedimientos asociados a la
gestión documental de la entidad; se manejaba en un ambiente cliente servidor y
debido a que era un sistema pesado y robusto no tenía cobertura en todas las
unidades policiales que se encuentran en zonas apartadas del territorio nacional.
Ambiente de la anterior plataforma RADICAR (2010-2014)
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Tampoco contaba con la suficiente capacidad de almacenamiento y
constantemente se presentaban fallas de funcionamiento, existía un límite para la
asignación de usuarios, no se podía llevar un control de imágenes debido a que el
sistema asignaba el número de radicado al documento sin que fuese necesario
digitalizar la imagen, la trazabilidad solamente se realizaba en el reenvío de la
información pero no en la descarga, en la lectura ni en la recepción de imágenes,
no generaba alertas sobre el control en tiempos de respuesta de las peticiones y de
los trámites de documentos, y sobre todo, no contaba con altos niveles de
confidencialidad y seguridad de la información.
SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN
Infraestructura Física y Dotación:
La construcción, adecuación y dotación de las modernas instalaciones del Archivo
General de la Policía Nacional, que tuvo un costo de $ 10.116.579.108,75., y que
cuenta con unas instalaciones que cumplen con todos los estándares de calidad en
materia de Gestión Documental contempladas por el Gobierno Nacional para todas
las entidades públicas y del sector defensa, bajo los criterios de bioclimatización,
automatización y sostenibilidad. Esta edificación tiene 4 bodegas con capacidad de
almacenamiento de 22.083 metros lineales de documentación por cada una de ellas
y un bloque administrativo de 3 pisos, las cuales contienen sistemas modernos de
control de accesos, sistema de conectividad, Voz IP, detección de incendios, aire
acondicionado a precisión y sistema de control de temperatura y humedad relativa.
Estas instalaciones permiten la generación de una mejor cultura organizacional y
apropiación institucional que redunda directamente en una excelente prestación del
servicio policial, con ello se logró la mejora en las condiciones para la adecuada
organización y conservación de la documentación, así como en las condiciones
laborares del personal.
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Nuevas instalaciones del Archivo General de la Policía Nacional (Diciembre de 2014)
Las nuevas instalaciones además cuentan con modernos sistemas y espacios que
contribuyen al continuo mejoramiento del proceso de Gestión Documental al
servicio de la Institución como:
- Controles de acceso.
- Circuito cerrado de televisión.
- Equipamiento audiovisual.
- Laboratorio de microfilmación y digitalización.
- Zona de cuarentena y tratamiento de documentos contaminados.
- Auditorio con capacidad para 70 personas.
- Área administrativa para 83 puestos de trabajo.
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Nuevas instalaciones del Archivo General de la Policía Nacional (Diciembre de 2014)
Tecnología:
De otra parte y bajo este mismo concepto de eficiencia administrativa, se realizó un
proceso contractual que permitió la restauración primaria, digitalización, indexación,
sistematización y conservación de información de las historias laborales del
personal activo y retirado, libros de nómina, resoluciones, expedientes
prestacionales y rollos microfilmados que contienen la memoria histórica de la
Institución, por un valor de $14.085.480.000; al mismo tiempo, este proceso logró
una disminución en los tiempos de búsqueda de información y respuesta de los
derechos de petición allegados por nuestros clientes internos y externos.
Con lo anterior, se desarrolló e implementó una plataforma tecnológica denominada
“Gestor de Contenidos Policiales - GECOP”, diseñada en un ambiente 100% web,
lo que permite ejecutarla directamente desde el portal institucional (POLIRED),
agiliza los procesos y procedimientos, intercambio de documentos, administración
de contenidos en diferentes formatos, búsqueda y visualización de documentos de
archivo digitalizados, radicación de documentación que a diario entra y sale de la
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institución, y publicación de archivos comunes a nuestras unidades o grupos de
interés compartiendo de manera rápida y segura información sensible.
Ambiente de la nueva plataforma tecnológica Gestor de Contenidos Policiales - GECOP (2014)
La herramienta tecnológica implementada nos permitió innovar en el proceso de
Gestión Documental en la adopción de las Nuevas Tecnologías de la Información y
Comunicación TIC´s, mejorando sustancialmente el proceso en los siguientes
aspectos, así:
Articulación de 8 aplicaciones distintas en una sola plataforma tecnológica.
Creación ilimitada y conexión de usuarios en ambiente 100% Web.
Generación de alarmas para control de tiempos de respuesta.
Reconocimiento óptico de caracteres y consulta por (OCR), permitiendo
automatizar la captura de textos.
Control de imágenes, no se asigna un número de radicado a un documento
sin antes haber digitalizado la imagen. Obliga al funcionario que radica el
documento a digitalizar la imagen.
Una vez se asigna el número de radicado al documento, este puede verse en
tiempo real por cualquier unidad de la Policía a nivel nacional.
Envío de respuestas de los derechos de petición en medio digital.
Cobertura en todas las unidades policiales a nivel nacional.
Mayor capacidad de almacenamiento.
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Eliminación de duplicidad en la información.
Agiliza el trámite de los procesos dentro de la institución, mientras los
documentos físicos recepcionados son enviados a su destinatario final.
Trazabilidad en el reenvío de información, descargas, lectura y recepción de
imágenes
Niveles adecuados de confidencialidad y seguridad de la información.
Realiza el seguimiento sobre las actividades y flujos de los procesos asociados
a los documentos y contenidos de la Institución.
Permite la digitalización e indexación de la información.
Implementación de la organización digital de documentos con las Tablas de
Retención Documental.
Realiza controles para determinar el estado, direccionamiento en la
dependencia, trámite y demás actividades que se hayan realizado con el
documento.
Doctrina archivística:
Por otro lado, la innovación doctrinal obtenida con la elaboración del Manual Único
de Gestión Documental para la Policía Nacional, documento donde se da a conocer
los lineamientos y parámetros necesarios para el desarrollo del proceso documental
al interior de la Institución, ha permitido consolidar una variedad de actos
administrativos ya existentes, con el fin de crear un único referente normativo
institucional de fácil consulta y de mejor entendimiento.
En relación a la normativa que brinda los lineamientos y doctrina del proceso de
Gestión Documental en la Policía Nacional, se logró estructurar lo siguiente:
Elaboración del Manual Único de Gestión Documental para la Policía Nacional,
mediante la Resolución No. 00208 del 25/01/2016 “Por la cual se actualiza el
Manual Único de Gestión Documental para la Policía Nacional”; manual que
había sido creado mediante la Resolución No. 05460 del 22/12/2014.
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Desarrollo del Programa de Gestión Documental mediante la Resolución No.
05289 del 30/11/2015 “Por la cual se desarrolla el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional”
Creación del Grupo Archivo Histórico mediante Resolución No 00710 del
24/02/2014, “Por la cual se define la estructura orgánica interna, se determinan
las funciones de la Secretaria General y se derogan otras disposiciones”.
Creación del procedimiento “Transferencias Documentales” y del formato
controlado “Cronograma de Transferencias Documentales”.
Actualización de 7 procedimientos asociados al Proceso de Gestión
Documental.
Capacitación del Talento Humano:
Mediante convenio de capacitación suscrito entre Policía Nacional – SENA, así
como en la gestión adelantada con la Escuela Superior de Administración Pública -
ESAP, el Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica,
el Área de Archivo General ha capacitado el 95% del personal en carreras Técnicas,
Tecnológicas, Seminarios, Cursos y Talleres de actualización en temas de Gestión
Documental. Actualmente bajo el convenio con el SENA, se han capacitado 145
funcionarios como Técnicos en Asistencia y Organización de Archivos, así como 85
como Tecnólogos en Gestión Documental, funcionarios que desarrollan sus
funciones en el proceso archivístico en las diferentes unidades policiales a nivel
Bogotá.
Obstáculos vs Soluciones:
Obstáculos presentados Forma de solucionarlos
No se contaba con el presupuesto para la realización de las obras de urbanismo, el sistema de conectividad voz y datos, ni la detección de incendios del Archivo General.
Mediante Acuerdo de Cooperación 01-2013 suscrito entre Ecopetrol, Policía Nacional y el Fondo Rotatorio de la Policía Nacional, se adquirieron recursos por valor de $889.000.000.
Insuficientes equipos para la digitalización de las imágenes en unidades policiales a nivel nacional.
Inclusión y adquisición de equipos de escaneo en el plan de compras para todas las unidades a nivel nacional.
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Obstáculos presentados Forma de solucionarlos
Desactualización de equipos de cómputo y drives para instalación de la plataforma.
Soporte técnico y funcional por parte de la Oficina de Telemática con planes masivos de actualización, así como la inclusión de equipos en el plan de necesidades de la Institución.
Sentido de pertenencia y resistencia al cambio presentada por el usuario final. Ruptura de paradigmas organizacionales.
Jornadas de sensibilización con el personal y soporte en sitio, generando nuevas y mejores prácticas frente a la prestación del servicio.
La Institución no cuenta con un programa de formación académica en relación a la gestión documental
Mediante Convenio de Capacitación suscrito con el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se ha logrado capacitar al personal como Técnicos en Asistencia y Organización de Archivos y como Tecnólogos en Gestión Documental.
Sostenibilidad de la experiencia.
Teniendo en cuenta el auge e importancia que ha adquirido en los últimos años el
proceso archivístico en las organizaciones, la Policía Nacional quiere seguir
avanzando en la consolidación de la Gestión Documental, y desde ya, inscribió en
el Banco de Proyectos de Planeación Nacional, la construcción de la segunda etapa
del Área de Archivo General por valor de $7.500 millones, estando a la espera de la
asignación de recursos por el Gobierno Nacional.
Así las cosas, esta experiencia por ser el resultado exitoso de cuatro aspectos
esenciales cuya misión y propósito es velar por los más altos intereses de la Policía
Nacional, en la custodia y conservación de la memoria histórica de cara al pos
acuerdo, se convierte en un gran centro de consulta interminable y de referencia
futurista frente a la Nación y al Estado Colombiano.
Finalmente, podemos decir que el acertado liderazgo en esta experiencia, permitió
una transformación, crecimiento continuo y generación de nuevos paradigmas en el
Proceso de Gestión Documental, convirtiendo a la Policía Nacional en una entidad
pública líder en materia archivística, razón por la cual y en búsqueda de continuar
con nuestros avances en esta materia, actualmente nos encontramos adelantando
dos proyectos de trascendencia Institucional, como lo son el proyecto de
implementación del documento electrónico y firma Digital encaminado a garantizar
el ciclo de vida y la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos, así
como también garantizar la autenticidad, fiabilidad, integralidad, usabilidad,
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disponibilidad y preservación de la información producida por la Institución, y las el
proyecto de Transferencias Secundarias, que va encaminado a la conservación,
reconstrucción, preservación y recopilación de la memoria histórica de cada una de
las unidades que integran nuestra Institución, como fuentes de información para la
historia, la ciencia, la investigación y la cultura.
Referencias bibliográficas:
-Policía Nacional De Colombia, ,2016 Dirección De Archivo, Bogotá.