Formato condicional en Excel

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel

aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que

cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor

contenido en ella, etc.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato

condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

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Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su

relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que

otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de

iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla

personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan

determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos

en la imagen.

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que

se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque

puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones

que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.

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De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre

varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor

mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el

valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde

podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se

cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde

de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las

condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las

condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el

formato condicional.

 

 Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un

formato condicional.

7.9. Los temas

 

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que

presenta un libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará

por defecto del documento al completo. Ésto no implica que no se pueda

personalizar las celdas de forma independiente, como hemos aprendido

anteriormente, pero sí deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores del

tema al colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si modificamos el tema.

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Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la

sección Temas.

Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una amplia lista el que más nos

guste.

Si habilitamos las actualizaciones de contenido de Office.com, Excel se conectará

con la página web de Microsoft para adquirir más temas cuando éstos estén

disponibles.

Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los estilos con los colores

de nuestra empresa, por ejemplo, podemos pulsar Guardar tema actual... para

conservarlo y utilizarlo en otros documentos.

Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro libro, haremos clic

en Buscar temas... y lo buscaremos entre las carpetas de nuestro equipo, allá

donde lo hayamos guardado.

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Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es exactamente lo que

desearías, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante los

botones Colores, Fuentes y Efectos.

Tabla dinámicaAbre una hoja con datosUse   to navigate.

Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos que tienes en una hoja de cálculo.A diferencia de la herramienta Subtotales, la tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo distinta a la que tiene los datos, eso sí en el mismo libro.También es posible en Excel hacer gráficos dinámicos, sigue el enlace para saber cómo.Una vez aprendas a crear tablas dinámicas podrás también modificarlas.

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Empieza a insertar la tablaUse   to navigate.

Ve al menú Insertar y haz clic en el primer icono a la izquierda donde dice Tabla Dinámica.

Te pedirá que indiques el grupo de celdas donde está la información a trasladar a la Tabla Dinámica. Elige el rango completo con encabezado incluido.

También puedes elegir si la información viene de otro archivo o si la tabla quieres que se abra en un libro de Excel diferente, de momento deja los valores que vienen por defecto.

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Da contenido a tu tabla dinámica

Acepta y a continuación se muestra una nueva hoja de cálculo, a la izquierda aparece una tabla en blanco cuyos contenidos son Rotulo de columnas, Rotulo de filas y Valores.

A la derecha veras una ventana titulada Lista de campos de tabla dinámica, en la parte superior de dicha ventana tienes los conceptos que estaban en el encabezado de tu hoja de cálculo, en la parte inferior te pide que indiques en qué parte de la tabla dinámica quieres colocar dichos campos.

Ads Basta con pulsar sobre el botón del ratónsobre el campo que quieras colocar

yarrastra sin soltar hasta llegar a cada una de las opciones momento en el cual sueltas el botón. Así has indicado en donde quieres esa información.

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Obten los datos en la tabla dinámica

Lo vas repitiendo con la información que necesites y al terminar veras reflejados losdatos en tu tabla dinámica de la derecha como ves en la imagen.

Puedes obtener más información de la tabla dinámica como por ejemplo filtros, subtotales, medias,… Las tablas dinámicas tienen multitud de opciones poco a poco a base de practicar conocerás todas ellas.

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Nivel avanzado tablas dinámicas

Photo Credit: Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

En estos enlaces tienes información para subir el nivel a la hora de trabajar con tablas dinámicas.

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Buscar en H y VLa función BUSCARH en Excel

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.

Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

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Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando. Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que

debe ser una fila. Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que

regresará la función. Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una

coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.

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Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.

Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la función sería la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

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La función BUSCARV en ExcelLa función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

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Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARVrealizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

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2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:

=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

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Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARVactualizará el resultado automáticamente.

Errores comunes al usar la función BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!

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Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

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