excel 2007

5/17/2018 Excel 2007 - slidepdf.com

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ACTUALIZACIÓN DOCENTE

Capacitación AULA VIRTUAL "AVI-UNTECS"



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Actualización Docente 2010 - Aula Virtual AVI -UNTECS

Aula Virtual de la Universidad Nacional Tecnológica del Cono Sur de Lima

Excel 2007. Manual de Consulta

Manuel Alcántara Ramírez Jefe de la Oficina de Informática y Estadística de la UNTECS

Santiago Mansilla Nunura Asistente de la Unidad de Desarrollo de Sistemas de la UNTECS

Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento de Creative Commons.

Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/ o envíe una carta a Creative Commons, 171Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.



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CONTENIDOS

EXCEL 2007 4

ABRIR EXCEL 2007 4

CERRAR EXCEL 2007 5

CONOCIMIENTO DEL MENÚ DE ARRANQUE 6 LA HOJA DE CÁLCULO 9

La celda 10

INTRODUCIR DATOS 11

MODIFICAR DATOS 11

SELECCIÓN DE CELDAS 13

FORMATO DE CELDAS 14

Fuente 14

Alineación 16

Bordes 17 Rellenos 18

Dando formato condicional 19

OPERACIONES CON CELDAS 23

Copiar celdas utilizando el Portapapeles 23

FÓRMULAS Y FUNCIONES 24

Operadores más utilizados en las fórmulas 25

Introducir fórmulas y funciones 26

Insertar función con el asistente 27

GRÁFICOS 29 Crear gráficos 30



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [4 ]


EXCEL 2007Excel es un software que le permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software

se denomina software de hoja de cálculo. Excel le permite crear tablas que calculan de forma

automática los totales de los valores numéricos especificados, imprimir tablas con diseños organizados y

crear gráficos simples.

ABRIR EXCEL 2007

Objetivo: Aprender a iniciar Excel 2007.

Para entrar en Excel 2007, tenemos dos caminos. El primero, fijarnos si en el escritorio del

ordenador tenemos un Icono como el que se señala en la imagen

Una vez localizado el Icono, hacemos doble clic con el puntero del ratón y se nos abrirá la ventana

de Excel.

Si no tenemos un acceso directo en el escritorio, acudimos al menú Inicio y seleccionamos la

opción Todos los Programas. A continuación se muestra una lista con los programas que están

instalados en nuestra PC. En esta ventana localizamos en la primera columna el sistema “Microsoft

Office” y poniendo el puntero del ratón sobre él, se nos abrirá una nueva lista en donde veremos el

Icono correspondiente a Excel. Pulsamos sobre él y se abre la ventana del programa.



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CERRAR EXCEL 2007

Objetivo: Aprender a cerrar correctamente Excel 2007.

Para cerrar Excel

2007 tenemos que pulsar

en el botón de la parte

superior izquierda de laventana (como se indica

en la figura), entonces se

abrirá una pantalla donde,

en la parte inferior

derecha podremos leer

“Salir de Excel”. Pulsando

ésta opción, saldremos de

Excel.



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CONOCIMIENTO DEL MENÚ DE ARRANQUE

Objetivo: Aprender a gestionar los documentos de Excel.

Éste menú presenta las siguientes opciones:

Con esta opción abriremos un libro en blanco para poder trabajar con él.

Si seleccionamos esa opción nos aparecerá una pantalla como la siguiente, en la que podemos

escoger el documento de texto que deseamos abrir.



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [7 ]


Seleccionando esta opción guardaremos nuestro trabajo en el fichero que tenemos abierto,

hecho y que se recomienda hacerlo de vez en cuando para preservar nuestro trabajo.

Seleccionando esta opción, podremos guardar nuestro trabajo en el fichero que abrimos o en otro

nuevo, solamente tenemos que seleccionar el fichero en el primer caso o nombrar el nuevo el segundo

caso, como podemos ver en la figura siguiente.



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Esta opción nos presenta la posibilidad de una vista preliminar de nuestro trabajo y la de imprimir el mismo

pudiendo cambiar las opciones de impresión.

Esta opción nos permite cerrar el trabajo activo, preguntándonos si lo deseamos grabar,

quedando el Procesador de Textos dispuesto para abrir otro trabajo.

ACTIVIDAD 1

1. Crea una carpeta en el Disco Local D con el nombre de "Prácticas de Excel"

2. Iniciar la aplicación Excel 2007. Por defecto aparece un Libro en blanco.

3. Guardar este nuevo Libro con el nombre de "Planilla de Sueldos".

4. Cierra el libro sin salir de la aplicación.

5.

Crea una nueva hoja de cálculo y guárdala con el nombre de "Registro Auxiliar".6. Cierra la aplicación Excel.



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LA HOJA DE CÁLCULO

Objetivo: Identificar la Hoja de Cálculo de Excel y sus elementos.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e

intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir

números, letras y gráficos, como vemos en la siguiente imagen?

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro,

como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer

la suma de lo que tienes .

Quizás piense que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre

si se equivoca al introducir un número en una suma de 20 números, tiene que volver a introducirlos

todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el

dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esta característica de recálculo automático te

permite también hacer simulaciones fácilmente.

Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el planoprofesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros.

Por defecto en cada archivo que se crea en Excel aparecen 3 hojas, denominadas, Hoja1, Hoja2 y

Hoja3. Estos nombres por defecto pueden modificarse dando doble clic sobre los mismos para editarlos.



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [10 ]


De igual forma podemos añadir o eliminar las hojas de cálculo del Libro. Basta con darle clic

derecho a la pestaña que contiene sus nombres y seleccionar la opción correspondiente, como se

muestra en el siguiente gráfico:

Añadir una nueva hoja - Eliminar una hoja

La celda

Una celda es la intersección de una fila con una columna. Le permite escribir texto, números y

fórmulas. Las filas están representadas por números y las columnas, por letras. Vea la siguiente figura.

Por ejemplo, observe la celda que tiene "S/. 1350,00" escrito. Esta cantidad está en la celda en la

que la columna con letra C y la fila con número 3 forman intersección, por lo tanto, la cantidad "S/.

1350,00" se ubica en la celda C3.

ACTIVIDAD 2

1. Iniciar la aplicación Excel 2007.

2. Abre el Libro "Registro Auxiliar".

3. Elimina las Hojas 2 y 3.

4. Renombra la primera hoja con el nombre de "Registro".

5. Añade dos nuevas hojas y nómbralas así: "Consolidado" y "Cuadro de méritos".

6. Guarda los cambios y cierra la aplicación.



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INTRODUCIR DATOS

Objetivo: Aprender a introducir información en la hoja de cálculo de Excel.

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos

los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: (1)Situar el cursor sobre la celda donde se van aintroducir los datos y (2) teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda

activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te

explicamos a continuación:

(1) Pulsar INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la

que se encuentra justo por debajo.

(2) Pulsar TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda

activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda

contigua hacia la derecha.

(3) CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón correcto de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre

él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la

celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar

de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

MODIFICAR DATOS

Objetivo: Aprender a modificar la información guardada en una hoja de cálculo de

Excel.

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más

tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún

error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la

izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición.No se puede utilizar la tecla FLECHA

IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,

después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de

fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.



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En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es

cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el

botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información

que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se

escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

ACTIVIDAD 3



3. Ubícate en la Hoja "Registro" y añade la siguiente información:

4. Ubícate en la Hoja "Consolidado" y añade la siguiente información:



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5. Ahora trabajaremos en la Hoja "Cuadro de Méritos". Añade la siguiente información:


SELECCIÓN DE CELDAS

Objetivo: Aprender a seleccionar celdas de una hoja de cálculo en Excel

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007,

tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A

continuación se muestran algunos de los métodos de selección más utilizados.

A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón parasaber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón

a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: puntero del ratón.



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Selección Procedimiento Ejemplo

Una celda Para seleccionar una única celda sólo tienesque hacer clic sobre la celda a seleccionar con elbotón izquierdo del ratón.

Rango deceldas

Para seleccionar un conjunto de celdasadyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en laprimera celda a seleccionar y mantener pulsado elbotón del ratón mientras se arrastra hasta la últimacelda a seleccionar, después soltarlo y verás comolas celdas seleccionadas aparecen con un marcoalrededor y cambian de color.

Unacolumna

Para seleccionar una columna hay que situarel cursor sobre el identificativo superior de lacolumna a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Una fila Para seleccionar una fila hay que situar elcursor sobre el identificativo izquierdo de la fila aseleccionar y hacer clic sobre éste.

La hojaentera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hojasituado entre el indicativo de la columna A y el de lafila 1 y hacer clic sobre éste.

FORMATO DE CELDAS

Objetivos: Utilizar el menú Fuente para editar el formato del contenido de una Hoja

de Cálculo y el menú Alineación para alinear el contenido de las celdas.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena

presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante. Por ejemplo podemos

llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las

pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o

mal. A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de

aspecto de las celdas de una hoja de cálculo.

Fuente

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de

cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de

opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en



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cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere

modificar el aspecto.

Aquí podemos cambiar el estilo de nuestros escritos solamente seleccionando la parte del mismo

que queramos cambiar y pulsando cualquiera de los indicadores que pasamos a explicar:

Transforma la letra normal seleccionada en Negrita. Ejemplo

Transforma la letra normal seleccionada en Cursiva. Ejemplo

Transforma una palabra seleccionada normal en Subrayada con varios

tipos de subrayado. Ejemplo - Ejemplo - Ejemplo

Tiñe de color el texto seleccionado. Ejemplo

Agranda la letra seleccionada. EJEMPLO

Empequeñece la letra seleccionada. EJEMPLORellena de color la celda(s) seleccionadas.

Rectángulo grande = Cambia el estilo de la letra seleccionada.

Eje mplo

Rectángulo pequeño = Cambia el tamaño de la letra seleccionada.

Todos estos estilos se pueden definir de una sola vez desplegando la ventana de Fuente pulsando

con el ratón en la flechita de la derecha.



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Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u

orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de

cálculo, seguir los siguientes pasos:

(1) Seleccionar el rango de celdas al cual deseamos modificar la alineación. (2) Haz clic en la flecha

que se encuentra al pie de la sección Alineación. (3) Elegir las opciones deseadas en la ficha que

aparece. (4) Para confirmar las opciones elegidas, pulse el botón Aceptar.

En la Banda de opciones disponemos de

unos botones que nos permitirán modificar

algunas de las opciones vistas anteriormente de

forma más rápida, como:

Alinea el contenido de la celda a la

izquierda.

Alinea verticalmente el contenido de la

celda en el centro.

Centra el contenido de la celda. Alinea verticalmente el contenido de la

celda en la parte inferior.

Alinea el contenido de la celda a la

derecha.

Orienta el contenido en un ángulo

específico.

Alinea verticalmente el contenido de

la celda en la parte superior.

Ajusta el contenido al tamaño de la

celda.



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Une todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos

centrará los datos.

Aquí mostramos un ejemplo.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de

los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

(1) Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. (2) Seleccionar la

pestaña Inicio y (3) hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. (4) En el cuadro de

diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. Se muestra la ficha correspondiente.

(5) Elegir las opciones deseadas del recuadro. (6) Una vez elegidos todos los aspectos deseados,hacer clic sobre el botón Aceptar.



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Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra

selección en la celda.

A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas

seleccionadas.Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de

las celdas seleccionadas.Interior: Para crear un borde alrededor de todas las

celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nossirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo delborde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacerclic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar

los botones preestablecidos, el borde será del estilo y colorseleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde,primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacerclic sobre el borde a colocar.

LíneaEstilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.Color: Por defecto el color activo es Automático, pero

haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un colorpara los bordes.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de

forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene

representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón.Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.

Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las

demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

(1) Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto para luego.

(2) Seleccionar la pestaña Inicio.

(3) Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.



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(4) Hacer clic sobre la pestaña Relleno y aparecerá la ficha correspondiente.

(5) En ella elegir las opciones deseadas del recuadro.

(6) Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar el relleno de forma

más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro

caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del

botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo

Formato de celdas.

Dando formato condicional

Para que Excel nos muestre una o más celdas con un formato preestablecido, de acuerdo a uno omás criterios utilizaremos el formato condicional. Por ejemplo:



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Para presentar en rojo los números menores de 11. Seleccionamos las celdas que contienen

notas numéricas, hacemos clic en "Formato Condicional" que está en la ficha "Estilos" de la hoja

"Inicio". Ahí en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opción "Es Menor que" tal como se ve en la

siguiente Ilustración. Y luego nos aparecerá una ventana para introducir los datos.

En la ventana que nos aparecerá ponemos "menor que" 11 y personalizamos el formato de lacelda:

Cuando hacemos clic en "Formato personalizado" se nos abre una ventana donde

especificaremos que aparezca en rojo y negrita las notas inferiores a 11. Luego sólo habrá que hacer clic

en Aceptar en las dos ventanas abiertas.



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [21 ]


De igual manera, podemos aplicar un formato condicional para los valores mayores o iguales a 11.

De este modo, los números tendrán un formato de acuerdo al valor que tengan.

ACTIVIDAD 4



3. Ubícate en la Hoja "Registro" y aplica el formato adecuado para que el contenido quede dela siguiente manera:



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4. Ubícate en la Hoja "Consolidado" y aplica el formato adecuado para que el contenido quedede la siguiente manera:

5. Ubícate en la Hoja "Cuadro de Méritos" y aplica el formato adecuado para que el contenidoquede de la siguiente manera:




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OPERACIONES CON CELDAS

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el

portapapeles entran en juego 2 operaciones: Copiar y Pegar . La operación de Copiar duplicará las celdasseleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles en donde nos

encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que (1) seleccionarlas, (2) luego copiar al

portapapeles las celdas con el menú Inicio (también podemos utilizar la combinación de teclado CTRL +

C). Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la

información situada en el portapapeles.

(3) Ahora trasladaremos el contenido del portapapeles a la hoja, seleccionando las celdas de

destino, (4) en la pestaña Inicio dar click en el botón Pegar, o bien, utiliza la combinación de tecladoCTRL + V.

¡Cuidado! , ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido

de éstas últimas.

En el paso (3) no tienes por qué seleccionar el rango completosobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda,

Excel 2007 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la

forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina

superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada,

pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca

puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de

volver a copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos

almacenados en él con sucesivas copias. Puedes acceder al



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Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección

Portapapeles de la pestaña Inicio. Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso

puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el

objeto a pegar.

ACTIVIDAD 5



3. Copia la tabla de la hoja "Consolidado" a la hoja "Registro".

4. Aplica el formato requerido para que quede de la siguiente manera:


FÓRMULAS Y FUNCIONES

Objetivo: Utilizar operadores y funciones en fórmulas para realizar cálculos.

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo

está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de

fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Vamos a profundizar en el

manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [25 ]


la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no

conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Operadores más utilizados en las fórmulas

Una fórmula en Excel es una expresión que combina operaciones matemáticas, de texto,funciones, etc., en una sola expresión lineal para obtener un resultado. Excel permite que en una

fórmula tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica

Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

En una fórmula o función pueden utilizarse tantos operadores como sea necesario teniendo en

cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse

fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.

= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

Precedencia de los operadores

Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel

como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar

primero para que el resultado obtenido sea el correcto.

En la siguiente tabla mostramos los operadores y las precedencias establecidas por Excel.

OPERADOR OPERACIÓN PRECEDENCIA

^ Potenciación 1

* Multiplicación 2

/ División 2

+ Adición 3

- Sustracción 3

& Unión, concatenar 4

= Comparación IGUAL 5

> Comparación MAYOR QUE 5

< Comparación MENOR QUE 5

>= Comparación MAYOR O IGUAL QUE 5

<= Comparación MENOR O IGUAL QUE 5

<> Comparación DIFERENTE 5

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antes se

evalúa, es aquella que va entre paréntesis.

Veamos pues como resolvería Excel la formula que vemos a continuación:



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [26 ]


Podemos ver que hay 7 operaciones: 1 potenciación, 1 multiplicación, 1 división, 2 adiciones y 2

sustracción. Excel efectúa las operaciones en el siguiente orden:

(Operación)= D3 * C3 - B3 / 2 + C3 ^ 2 - ( 4 + B3 )= 5 * 3 - 4 / 2 + 3 ^ 2 - ( 4 + 4 )

Primero se efectúan las operaciones que están en los

paréntesis.= 5 * 3 - 4 / 2 + 3 ^ 2 - 8

(1) Potencia = 5 * 3 - 4 / 2 + 9 - 8

(2) Multiplicaciones y divisiones = 15 - 2 + 9 - 8

(3) Adiciones y sustracciones en el orden que seencuentran

= 13 + 9 - 8 = 22 - 8 = 14

Introducir fórmulas y funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o

más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para

calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios anteso después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma .

Ejemplo:

= S U M A ( A 1 : C 8 )

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El

operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda

A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [27 ]


Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro

de la fórmula. Ejemplo:

= S U M A ( A 1 : B 4 ) / S U M A ( C 1 : D 4 )

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,

lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos

cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su

sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil

trabajar con ellas.

Si queremos introducir una función en una celda (1) situarse en la celda donde queremos

introducir la función, (2) hacer clic en la pestaña Fórmulas, (3) elegir la opción Insertar función o hacer

clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Excel 2007 nos permite (4) buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción

de la función necesitada en el

recuadro Buscar una función:

y a continuación hacer clic

sobre el botón ,

de esta forma no es necesario

conocer cada una de las

funciones que incorpora Excel

ya que el nos mostrará en el

cuadro de lista Seleccionar

una función: las funciones

que tienen que ver con la

descripción escrita.

En el cuadro de lista

Seleccionar una función: hay

que elegir (5) la función que

deseamos haciendo clic sobre

ésta. Observa como conforme

seleccionamos una función,

en la parte inferior nos

aparecen los distintos

argumentos y una breve

descripción de ésta. También



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [28 ]


disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de

dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función,

donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que

hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que (1)indicar el primer argumento que generalmente será una celda

o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, (2) hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más

pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación (3) seleccionar el rango de celdas o la

celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón

izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda

del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que

existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos,(4) hacer clic sobre el botón Aceptar.

ACTIVIDAD 6



3. En la hoja "Registro" hacer los cálculos necesarios para obtener el promedio de cadaestudiante, completar el cuadro del Consolidado y calcular el promedio del grupo.



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [29 ]


4. En la hoja "Cuadro de méritos" determina el orden de los estudiantes de acuerdo al puntajeobtenido:


GRÁFICOS

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

interpretación. Vamos a ver en este apartado, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidosen una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [30 ]


datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y

columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo como gráfico incrustado en una

hoja normal como cualquier otro objeto, o en una hoja exclusiva para el gráfico. En las hojas de gráfico

no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Crear gráficos

Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos

que se encuentra en la pestaña Insertar.

Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que

quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá

generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará

en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que

solicita.

Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra

disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic enel tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se

encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar

un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se

muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.



UNTECS - 2010 [EXCEL 2007] Pág. [31 ]


Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para

empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas verás tu nuevo gráfico inmediatamente y lo insertará en la

hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido.

Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa SUPR.

ACTIVIDAD 6



3. En la hoja "Registro" selecciona los datos correspondientes a Retirados, aprobados y

desaprobados de la tabla del Consolidado para obtener el gráfico como se muestra en lasiguiente imagen:

4. Modifica las notas de los alumnos y observa cómo cambian las cantidades calculadas y elgráfico en función a estos cambios.


excel 2007

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