EVALUACION DE LOS METODOS Y EFICIENCIA ADMINISTRATIVA:

DEFINICION.- Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la Empresa, de sus métodos de control, medios de operación y empleo de RR.HH. y materiales

PROPOSITO.- el objetivo es descubrir deficiencias o irregularidades en partes examinadas de la empresa y apuntar posibles soluciones correctivas para hacer una administración mas eficaz

FACTORES DE EVALUACION.- panorama económico, estructura orgánica, observación de políticas y procedimientos, exactitud y confiabilidad, etc.

ESTUDIOS.- En la auditoria administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia

SIEMPRE SE DEBE TOMAR MEDIDAS PREVENTIVAS PARA EVITAR PROBLEMAS FUTUROS, la auditoria administrativa esta específicamente proyectada para evitar las practicas impropias y mejorar los métodos y desempeño administrativo

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR.- radica en ayudar y respaldar a la dirección en la determinación de las áreas en que pueden llevarse a cabo valiosas economías e implantarse mejores técnicas administrativas

ENFOQUE CIENTIFICO.- es un método sistemático que ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que necesiten ser investigados, toda investigación se basa en obtención de un conocimiento preciso,

APLICACIÓN DE BUENOS RESULTADOS.- es indispensable tener presente el valor de los datos sujetos a examen, lo que requiere de observación detallada y cuidadosa, de ninguna manera dar entrada a informe “de oídas”

REVALUACIONES.- siempre es bueno revalorar en caso de duda, sospecha o información poco confiable, aportación de nueva evidencia y resultados que no sean los debidos

VENTAJA DE LA REVALUACION.- nada deja por examinar, toda investigación se lleva hasta las ultimas consecuencias, la dirección sabe que a los auditores corresponde ayudarles a lograr una mejor administración

SERVICIO ESPECIALIZADO PARA LA ADMINISTRACION.- la auditoria sirve de comprobación de la capacidad de la administración a todos los niveles, es un servicio que proyecta los puntos de peligro potencial o también resaltar las posibles oportunidades favorables. Reducir costos, eliminar desperdicios, evaluar eficacia de controles, etc.

NATURALEZA DE LA AUDITORIA.- proporcionar un servicio especializado a la administración

ENFOQUE DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- Al efectuar la Auditoría Administrativa es importante tener un ENFOQUE SISTÉMICO de la organización el cuál nos permitirá determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar otros indicadores valiosos de gestión.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

METODOS DE CONTROL.- son instrumentos por medio de los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectado, es decir alcanzar el objetivo deseado, compara el desempeño real con el desempeño pretendido, para que exista un control eficaz de cualquier tarea debe haber una medición continua y detallada de la realización de la misma

FUNCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.- es comprobar el desempeño y evaluar la eficacia del control, cerciorarse de cuan bien se mantiene dicho control, el control deficiente es resultado de fallas en registros, es una falta de observancia de los sistemas de supervisión o normas administrativas insuficientes, el auditor debe hacer un estudio a cada uno de ellas y otorgar recomendaciones oportunas que se llevan a cabo las revisiones, si los controles demuestran incapacidad, el auditor debe examinar el desempeño, los objetivos, plan, organización, etc. una vez evaluadas hará las recomendaciones necesarias, si una auditoria administrativa no deja ninguna recomendación para aumentar la eficacia dejara una sensación de satisfacción y seguridad

MEDIOS DE OPERACIÓN.- La operación de toda empresa implica mantener la adecuada relación o relaciones entre las diversas funciones, a efecto de conseguir los mejores resultados. El éxito en las empresas se consigue, principalmente, haciendo que las operaciones se realicen en forma eficaz y luchando siempre por perfeccionar las cosas. El auditor debe determinar si una empresa está o no operando tan aprovechadamente como debiera. Su tarea consiste en estudiar y analizar todos los factores pertenecientes a las operaciones de la empresa.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS.- La evaluación del personal comprende una valoración de las prácticas que se siguen en relación al mismo y una revisión para determinar la capacidad, puntos débiles y fuertes de la gente que figura en la nómina. Para ello, habrá que llevar a cabo un cuidadoso examen de las condiciones en que se realiza el trabajo, moral del trabajador, programas de adiestramiento, actividades de servicio al personal, métodos de conservación de informes, evaluación del trabajo, calificación de méritos y desenvolvimiento en sus actividades. El auditor debe revisar acuciosamente las políticas y procedimientos de personal para ver que estén  completos comprobando si reflejan bien la filosofía de la dirección con respecto a las relaciones industriales. Buscará las causas de descontento con el empleo, falta de observancia en las políticas y procedimientos de la compañía, coordinación deficiente, etc.

MEDICIÓN DE RESULTADOS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO.- El auditor deberá conocer y aplicar  los métodos de medición cuantitativa y cualitativa, para lo cual deberá preparar, aprovechando cuestionarios u otras técnicas, medidas, pruebas, escalas, etc, que le sirvan en su trabajo para establecer si algo es bueno, malo, alto, bajo, medio, etc. Cierta información como es el no. de unidades mensurables de cada clase de tarea realizada, resulta necesaria para el conocimiento cuantitativo.

INICIACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Las auditorias administrativas pueden llevarse eficientemente a cabo si se planean con cuidado, debe haber métodos sistemáticos de procedimientos para recopilar e interpretar hechos de importancia, también hay que hacer entrevistas, aplicar técnicas, medir el desempeño para encontrar información necesaria y así dar soluciones a problemas. El auditor necesita planear su trabajo, es decir que hará primero y cuando, pero esto puede variar dependiendo de la clase de auditoria a realizar.

ANALISIS PRELIMINAR.- se centra en una función y al área en que se lleva a cabo, pero para ello debe saber de la organización, responsabilidades, políticas, objetivos, etc., en todo análisis preliminar el auditor entrevista a pocas personas para obtener datos básicos relacionados con la función y el área, el entrevistado debe conocer de lo que esta hablando, preguntas a realizar: en donde suele entrevistarse a los solicitantes de empleo?, con la autorización de quien se escoge al candidato? A veces es necesario recurrir a la ayuda de un especialista ajeno a la empresa para realizar un estudio amplio de una área y conozca de dichos problemas y proponga soluciones, la planeación de una auditoria administrativa debe estar incluso antes del análisis preliminar.

ENTREVISTAS.- es necesario saber que información se desea obtener y que preguntas hacer, se debe preparar anticipadamente para no perder el tiempo y se debe entrevistar al personal adecuado, el momento y sitio de entrevista se debe de ver con anticipación y notificarles a los entrevistados y avisarles de que temas se van a tratar, la entrevista debe ser informal utilizando una autoridad apropiada, se debe obtener información suficiente y confiable, a veces hay personas que colaboran y otras son escépticas ya que piensa que mas adelante su jefe lo tomara en su contra o reprochar por dar información, el auditor debe hacerles de conocimiento que la entrevista es con el fin de ayudar a la dirección a mejorar la administración de las funciones.

METODOS SISTEMATICOS DEL PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA ADMIN..- Si se elabora con practicas de auditorias sanas hay seguridad y confianza en la actuación, el auditor cuenta con una guía para la ejecución de su trabajo, los métodos deben ser apoyados por el personal de auditoria para evitar una flexibilidad en los detalles, en el manejo y control de tareas debe haber antes una aprobación del jefe para realizar cualquier actividad. El auditor debe pedir a sus jefes de grupos planear sus actividades y rendir informes semanales.

PROGRAMA DE AUDITORIA.- han de cubrir todos los aspectos, una vez hechos todos los pasos de dicho programa en el lado derecho la fecha en que se completo a tarea y su firma, si hay algo que indicar se hará mas a la derecha consignando numero de hoja de trabajo auxiliar, este programa facilita conocer el avance del total de la tarea y que cualquier auditor reanude el trabajo en cualquier momento sin ningún contratiempo. Un factor importante del programa de auditoria es la inclusión de puntos que requieran estudio y evaluación especiales ya que fue la razón principal de la dirección a la ejecución de dicho programa y además a medida que avance la tarea convendrá que se compruebe de tiempo en tiempo con la alta gerencia la marcha de la tarea y ver si se va en conformidad de lo que esta desea, el auditor por experiencia sabe por experiencia por donde empezar y que elementos son rápidos de analizar y que elementos necesitan cuidadoso análisis, interpretación y síntesis.

PREPARACION DEL INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Realiza su informe en borrador a medida que realiza su labor, debe colocar documentos en las carpetas respectivas y hacer todo a debido tiempo para que mas adelante no tenga problemas con si se olvido. En el informe se deben tener en cuenta estas dos preguntas: ¿a quien se enviara el informe?, ¿Cómo rendir el informe?, el auditor debe realizar un buen trabajo ya que quien reciba el informe puede aceptarlo o rechazarlo, determinar si es interesante y útil, en cuanto a la segunda pregunta el auditor debe tener presente que parte de la información que proporcione será oral y la mayor parte escrita, la parte escrita debe ser breve, claro, valioso y pertinente.

PENSAR CON CLARIDAD ANTES DE ESCRIBIR.- El auditor debe tomarse su tiempo necesario y tener cuidado al escribir para que logre comunicar de forma eficaz sus ideas a quienes los reciban y lean el informe, y para ello debe conocer la materia a fondo, analizar los hechos con intención critica y que al final el que reciba el informe capte el material.

BORRADOR DE UN INFORME DE AUDITORIA ADMIN..- El informe del auditor debe estar ordenado a la hora de presentarlo, pero no en cuanto a contenido, es decir, los hallazgos deben estar bien planteados y también no se debe borrar la personalidad individual de quien redacte el informe, el informe debe contener: finalidad y alcance del estudio, limitaciones, hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones.

PUNTOS ESCENCIALES DE UN BUEN INFORME.- deberá estar escrito en buen español y escrito con claridad para que no sea entendido de forma equivocada, el auditor debe expresar sus ideas con: Exactitud (basado en una información definida), Concisión (exposición precisa de lo que se informa) y Cortesía (empleo de palabras y expresiones que eviten brusquedad en las alusiones)

En el informe los espacios entre líneas deben ser de doble renglón y prestar atención a ortografía, puntuación y gramática, debe ser constructivo y positivo y no prejuicioso.

TIPOS DE INFORMES.- de los siguientes tipos: verbales, memorándums, cartas, cuestionarios, rutinarios, etc., depende de las necesidades de la empresa, generalmente es por escrito, pero si es de trato confidencial será de forma verbal, las recomendaciones pueden ir al inicio o en cada área examinada, si son auditorias de larga duración se emiten tres tipos de informes: preliminar (antes de avanzar demasiado), de progreso (lo que se viene haciendo) y final (resumen incluidos en informes detallados), dos tipos de informes: tipo relato u ordinario (se emplea en empresa grandes), tipo cuestionario o formal (limitado, mecánico e ineficaz)

METODOS DE PRESENTACION DE RESULTADOS.- son variados, el mas común es darles una oportunidad a los afectados de manifestar sus observaciones personales con respecto a los hallazgos antes de presentarlo a dirección, otras veces se prepara un informe preliminar, otras veces hay una serie de informes, de ver a la organización como un todo, otro al estudio de cada función y otro exponiendo las necesidades futuras de la empresa.

PRESENTACION DE RECOMENDACIONES.- sugerencias para mejorar la estructura orgánica, políticas y normas, desempeño, desarrollo de personal, etc., estas sugerencias deben ser discutidas y aprobadas, el auditor debe opugnar para que acepten sus recomendaciones sin importar las demoras, las recomendaciones debe ir en el informe en su orden de posible aceptación, si se aceptan debe precisarse la fecha en que serán puestas en practica.

12. Informe.Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes. En el cual el informe puede seguir el siguiente formato: 

I. Propósito y alcance II. Aspectos fundamentales III. Problemas discutidos con la supervisión IV. Prácticas comunes (en detalle) V. Discusión o comentarios VI. Recomendaciones VII. Anexos

Para determinar la confiabilidad del boceto (el informe habrá que contestar el siguiente cuestionario: ¿Se han considerado en él los puntos importantes? ¿Se han incluido los datos importantes en el capítulo de aspectos fundamentales? ¿Tiene brevedad y originalidad? ¿Se detallan en los anexos los datos sintéticos? ¿Es claro y no se presta a malos entendidos?

La presentación y discusión de los resultados encontrados por el auditor son partes importantes del servicio de la auditoría. El auditor actúa en beneficio de la

administración y busca aceptación a sus recomendaciones, generando mejoras y acciones correctivas. Por lo tanto, debe limitar su presentación a los puntos

importantes y deberá ser cuidadoso y diplomático en todo momento. Una vez discutido el boceto de informe sólo queda la presentación del informe final, el cual

pide: «Acción inmediata para eliminar irregularidades y situaciones inadecuadas. La idea principal de la persecución es complementar cualquier asunto planteado en

las recomendaciones que todavía no ha sido acatado. Las revisiones periódicas son una forma de evaluar resultados. Lo que no pudo lograrse en una auditoría se

logrará en la siguiente.

CONCLUSIÓN.- La administración se hace más complicada, cuando una de las empresas va creciendo y adoptando mayor importancia la comprobación y el

control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad, y debe de comprender una determinada función o actividad, un departamento o

grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad. Y el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la

empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las más profundas habilidades y métodos de varios departamentos. Una auditoria administrativa la cual

es un examen detallado de la administración de un organismo social, realizado por un profesional, y lo usa la alta gerencia usa para mantener íntegra la salud del

organismo empresario y salvaguardarlo de desperdicios, mal planeamiento, métodos inadecuados y cualesquiera otras prácticas inconvenientes, que una

investigación y evaluación puedan hacer resaltar. La auditoria debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en

empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.