evaluacion productividad-y-diseno-plan-mejoras-departamento-presupuesto

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

COORDINACIÓN DE POSTGRADOMAESTRÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL

UNEXPO

EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD Y DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORAS EN EL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO DE LA EMPRESA SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.

Autora: Ing. Alexandra Pérez Aguilar

PUERTO ORDAZ, 09 DE MAYO DE 2011

TRABAJO DE GRADO

TUTOR ACADÉMICO:ING. JORGE CRISTANCHO M.Sc

CONTENIDOCONTENIDOIntroducciónIntroducción

Planteamiento del ProblemaPlanteamiento del Problema

Marco TeóricoMarco Teórico

Diseño MetodológicoDiseño Metodológico

RecomendacionesRecomendaciones

ConclusionesConclusiones

ResultadosResultados

Propuestas de MejorasPropuestas de Mejoras

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNLa Empresa Sociedad de Construcciones SOMOR, C.A. es una organización perteneciente al Grupo de Empresas Morgado, nace con la necesidad de contribuir a la construcción de Ciudad Guayana, de incursionar en el Sector Económico e Industrial y gran parte del sur oriente de Venezuela.

En lo que respecta a Productividad, sabemos que hoy día no es competitivo quien no cumple con calidad, producción, bajos costos, tiempos estándares, eficiencia, innovación, nuevos métodos de trabajo, tecnología y muchos otros conceptos que hacen que cada día la productividad sea un punto de cuidado en los planes a largo y mediano plazo..

En el presente trabajo de grado se propuso la evaluación de la productividad que permitió el diseño de un plan de mejora en el Departamento de Presupuestos de la empresa Sociedad de Construcciones SOMOR, C.A.

La realización de este trabajo fue de mucha importancia ya que a través de un diagnóstico más objetivo de la situación actual del departamento se obtuvo una correcta evaluación de la productividad y se llevaron a cabo mejoras, no solo para la unidad funcional, sino también para la organización.

CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMACONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA

DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTOS

METODOLOGÍA

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓNCONTROLMEJORA

MEDICIÓN

EVALUACIÓN PRODUCTIVIDAD

CALIDAD

RENDIMIENTOSatisfacción de los clientes

internos y externos, mediante el cumplimiento de los requisitos y

los tiempos de entrega.

Garantizó la ejecución de los procesos de una manera más

organizada y controlada, lo cual repercutió en la motivación del

personal involucrado.

PRODUCTIVIDAD

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

OBJETIVOS DEL PROYECTOOBJETIVOS DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL:OBJETIVO GENERAL:1. Evaluar la Productividad en el Departamento de Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD

DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.2. Diseñar un plan para el mejoramiento de la Productividad en el Departamento de

Presupuestos de la Empresa SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.

1. Analizar las referencias bibliográficas y documentación teórica y técnica referida a productividad, índices de gestión, Modelo de Productividad, etc.

2. Diagnosticar los procesos de la unidad funcional, con el fin de conocer a profundidad como se ejecutan.

3. Analizar los resultados del diagnóstico para identificar los procesos estratégicos, medulares y de apoyo.

4. Crear el Diagrama de Flujo de Procesos (D.F.P.) de la Unidad Funcional.5. Crear Diagrama de Caracterización para la Unidad Funcional .6. Elaborar indicadores e índices para medir la productividad de la Unidad Funcional.7. Analizar los resultados del ciclo de proceso de medición de la productividad .8. Establecer una metodología para la elaboración de presupuestos de la Unidad Funcional.9. Proponer un plan de mejoras para aumentar la productividad en el Departamento de

Presupuestos

Modelo del Proceso de ProductividadPlanificación estratégica

Variables Entrada(Recursos)

•Humanos•Energía•Capital•Material•Tecnología•Información

Variables Salida(Resultados)

•Humanos•Energía•Capital•Materiales•Bienes•Servicios

Salida Global•Precios•Ventas •Rentabilidad

Especificar atributos o unidades de medida

Fisicos (Kg, Lts, mt2, mt3, etc) Económicos (Bs) Temporales (tiempo), Perceptible ( Valor, cantidad, edad, color, etc)

Medición de la ProductividadFísica, económica, mixta

Proceso de transformaciónSe añade valor agregado a las

entradas

Indicadores Índices

Medición de entradas y salidas

Factor

Medición entre Periodos

Factor

Total Parcial Total Parcial

Estándares temporales Estándares temporales

Gerencia de la ProductividadEvaluación y acciones correctivas

MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

BASES TEÓRICASBASES TEÓRICASMODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDADMODELO DEL PROCESO DE PRODUCTIVIDAD

Productividad Empresarial

BASES TEÓRICASBASES TEÓRICASCICLO DE PRODUCTIVIDADCICLO DE PRODUCTIVIDAD

Productividad Empresarial

Medición

EvaluaciónM

ejor

amie

nto

Indicador de gestión se define como una relación entre variables que permite observar aspectos de una situación y compararlos con las metas y los objetivos propuestos.

Los Indicadores de Gestión en cualquier organización deben cumplir con los siguientes requisitos:

– Permanecer apoyado en los objetivos de tal forma que permitan la proyección de la organización hacia el futuro.

– Comparar constantemente los resultados planeados con los obtenidos.– Mantenerse lo suficientemente actualizado y flexible para cambiar el rumbo de la empresa

cuando se considere necesario.

BASES TEÓRICASBASES TEÓRICASINDICADORES E ÍNDICES DE GESTIÓNINDICADORES E ÍNDICES DE GESTIÓN

• La Efectividad es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habríamos propuesto, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos planificado: cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compra a colocar, etc.

BASES TEÓRICASBASES TEÓRICASEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIAEFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

• La Eficiencia es utilizada para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera con relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se ha estimado o programado utilizar, la segunda, como el grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos.


• La Eficacia valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos. Las organizaciones dependen mucho más para su supervivencia y éxito a largo plazo de las mejoras en su eficacia que de las mejoras de su eficiencia.



• Es difícil decidir qué proporción de los recursos de una organización deberían dedicarse aumentar su eficacia y que proporción a incrementar su eficiencia, a causa de que las más importantes mutaciones del entorno que determinan la eficacia generalmente comienzan y se desarrollan lentamente.

BASES TEÓRICASBASES TEÓRICASTÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICOTÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO

Diagrama Causa Efecto

Diagrama de Pareto

Histogramas

BASES TEÓRICASBASES TEÓRICASTÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICOTÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO

Diagrama de Gantt

Hojas de Verificación

Tormenta de Ideas

• Descripción de la Empresa: SOMOR, C.A., nace con la necesidad de contribuir a la construcción de Ciudad Guayana y gran parte del sur oriente de Venezuela.

• Misión: Ser una organización moderna tecnológicamente avanzada, competitiva y con equipos altamente capacitados

• Visión: Ser la empresa líder en calidad productiva y competitiva a nivel de construcción en toda Venezuela, impulsando el desarrollo y generando así empleos.

MARCO REFERENCIALMARCO REFERENCIAL

MARCO REFERENCIALMARCO REFERENCIALORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.AORGANIGRAMA DE LA EMPRESA SOMOR, C.A

MARCO REFERENCIALMARCO REFERENCIALORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTOSPRESUPUESTOS

DISEÑO METODOLÓGICODISEÑO METODOLÓGICO

El estudio propuesto desarrollado en el Departamento de Presupuestos de la Empresa está conformado por cinco (5) personas y dado que es un número de sujetos manejable el autor decidió trabajar con toda la población por lo que la población y muestra de este trabajo serán idénticas.

POBLACIÓN Y MUESTRA

INVESTIGACIÓN NO EXPERIMENTAL DE DOS FASES: 1) EVALUATIVA Y 2) TIPO APLICADA O TECNOLÒGICA

TIPO DE ESTUDIO

INSTRUMENTOS RECOLECCIÓN DE DATOS

PROCEDIMIENTOS

DISEÑO METODOLÓGICODISEÑO METODOLÓGICOINSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOSINSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

ENCUESTAS Y ENTREVISTAS

RED DE INTERNET, BIBLIOTECASY OTRAS FUENTES

RESULTADOSRESULTADOSSITUACIÓN ACTUALSITUACIÓN ACTUAL

Actualmente no existen mediciones que permitan conocer la productividad del departamento, y por ende se desconoce el valor que indicaría cómo mejorar la productividad, tampoco existe una medición del rendimiento de las actividades productivas de los factores de producción relacionadas con el factor trabajo, factor trabajador y factor capital.

Debido a lo antes expuesto fue necesario elaborar una metodología para la elaboración de un presupuesto ya que un presupuesto mal elaborado puede llevar al cierre de la empresa a través de una de las siguientes alternativas:

Si el precio Ofertado es muy bajo, la obra presentará pérdidas al final.

Si el precio es muy elevado los trabajos serán otorgados a otra empresa.

Cuanto mayor sea la apertura de la economía del mercado y cuanto mayor sea la competencia, mayor importancia tendrá la presentación de presupuestos bien elaborados.

Seguidamente podrá verse el mapa de procesos elaborado durante el desarrollo de este trabajo y el Diagrama de Flujo de Procesos del Departamento de Presupuestos SOMOR, C.A elaborado con la finalidad de conocer cada actividad relacionada en la elaboración de las Licitaciones.

PlanificaciónEstrategica Presupuesto Organización Representante de

La Dirección SGC Control de Gestión

Junta Directiva

Entorno, Leyesy Reglamentos

RecursosHumanosCompras Coordinacion de

Calidad Sistemas ServiciosGenerales

CLIENTES

Proveedores

Ofertas Mercadeo

CLIENTESApertura deExpediente

TramitacionDe la Buena Pro

Estudio de la Obra y

Construccion

Transporte yMovilizacionDe equipos

Expectativas yRequerimientos

Expectativas yRequerimientosOferta

Satisfaccion de Clientes

Contrato

Documentos deEmbarque

Culminacion de laObra

Despacho de Materiales para la

Obra

Cuentas porCobrarAdministraciónCuientas por Pagar

Bienes y Servicios

BsBs Bs

Bs

Bs

Factura

ExpedienteAbierto

Navieras yADUANAS

Documentos,Mercancia yAutorizacion

Lineamientosde Gestion

EstrategiasPoliticasObjetivos

PlanesRecursos

ResponsabilidadesProcesos

Interrelaciones

Revision SGCSeguimientoAuditorias Int.Informacion

IndicadoresEstadisticas

Acciones C y P

TramiteAprobado

Mercancia yDocumentos

MercanciaDocumentos

Factura

MercanciaDocumentos

Factura

DocumentosFactura

Bienes yServicios

AdiestramientoPersonalCalificado

ProcedimientosControl de

Documentos

ComputadorasSistemas

Programas

Equipos yAmbiente

OficinaLimpieza

PROCESOS DE GESTION

PROCESOS PRESTACION DE SERVICIOS

PROCESOS DE APOYO

SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A.SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

MAPA DE PROCESOS

RESULTADOSRESULTADOSMAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS

GG: Gerente GeneralGTC: Gerente Técnico-ComercialGAd: Gerente de AdministraciónGC: Gerente ComercialGRI: Gerente Relaciones IndustrialesJP: Jefe de PresupuestoJO: Jefe de OperacionesJI: Jefe de IngenieríaJcto: Jefe de ContratosJC: Jefe de ComprasE: EstimadorSP: Secretaria de Presupuesto

Carpeta Nº 1: Documentos entregados por el cliente

Carpeta Nº 2: Determinación de Costos Directos, Indirectos y Sub-Contratos

Carpeta Nº3: Oferta de SOMOR

JP: Será el responsable de todo el proceso SI

SI

NO

NO

Ingreso de carpeta Nº 1

JP/EElaborar y presentar estimado

Resumen y Cronograma de entrega a

JP/EElaborar carpeta

Nº 2 y 3Oferta de

mucho interés

GGFirmar p/aprobación

SPElaborar Carta Excusapara la firma del GG

GGTomar

Decisión

GGFirmar carta excusa Entregar al

cliente

GTC/JPInstruir y Coordinar Proceso de Elaboración de Oferta

E/SPAsignar Nº Oferta

Elaborar Carpetas Nº 2 y 3

JctoEstudiar términos

contractuales

GAdDeterminar costos

asociados (Fianzas, Seguros, Impuestos,

etc.)

Jcto/GCEstudiar, analizar y

definir sub-contratos

JCProcura de precios de

insumos

JIElaborar y/o revisar

cómputos y memoria descriptiva, revisar

especificac. técnicas

GRIEstudiar y revisar las

cargas sociales y términos seguridad

industrial

JOElaborar cronograma de trabajo, equipos y mano

obra directos e indirectos, definir inst. provisionales

A

RESULTADOSRESULTADOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS –– DEL DPTO. PRESUPUESTOS DEL DPTO. PRESUPUESTOS

A

NO

NO

B

JPPresentar carpeta Nº 2 a GTC

GTC/JPRevisar y aprobar

carpeta Nº 2

JP/ECorregir carpeta Nº

2

GTC/JPPresentar carpeta Nº 2 a GG

GGRevisar y aprobar

Carpeta Nº 2

SI

SI

RESULTADOSRESULTADOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS FLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS





JP: Será el responsable de todo el proceso

NO

NO

GGFirma carpeta Nº 3

SI

SI

B





JP: Será el responsable de todo el proceso

RESULTADOSRESULTADOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOSFLUJOGRAMA DE PROCESOS – DPTO. PRESUPUESTOS

Objetivo Funcional: Estudio y Preparación de Ofertas,Analisis de Precios Unitarios, Estudio de Mercadeo yElaboración de carpetas para la Licitación.

CLIENTES EXTERNOS

CLIENTES INTERNOS

PROCESOS SERVICIOS O PRODUCTOS

DIAGRAMA DE CARACTERIZACION

NECESIDADES

INSUMOS

UNIDAD: Departamento de Presupuestos de Sociedad de Constucciones Somor, C.A.

PROVEEDORES EXTERNOS

PROVEEDORES INTERNOS

Marco Legal y Normativo: Ley deLicitaciones, Normas COVENINde la construcción

PDVSA

CVG

CORPOELEC

CVG BAUXILUM

CVG VENALUM

GERENCIA GEN.

Y OTROS DPTOS.

ADMINISTRACION

COMPRAS

GER. TEC. COM.

GERENCIA GEN.

ADMINISTRACION

GER. TEC. COM.

COMPRAS

GESTION DE CAL.

Inf. de Ofertas

Solicitud de Ofertas

Reclamos de los Clientes externos

Cotización

Ofertas

Visitas Técnicas

Licitaciones

Ofertas

Licitaciones

Cotizaciones

Análisis de Precios

Oportunidad

ATRIBUTOS ATRIBUTOS

Veracidad

Calidad

Asertividad

Satisfacción al Cliente

Calidad

Oportunidad

RESULTADOSRESULTADOSDIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓNDIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

RESULTADOSRESULTADOSINDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOSINDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOS

IEEP

NOMBRE DEL INDICADOR

Efectividad Elaboración de Licitaciones

DEFINICION Mide la oportunidad de entrega de licitaciones nuevas y actualizadas.

OBJETIVO ESPECIFICO

Cumplimiento de la fecha de compromiso para la elaboración de licitaciones.

PERIODICIDAD Mensual

RESPONSABLE Jefe de Presupuestos

UNIDAD DE MEDIDA %

FUENTE DE INFORMACION

-

EXPRESIÓN MATEMATICA

META Mayor o igual al 100%

r

e

TT

IEL

IAL


Actualización de licitaciones.

DEFINICIONMide la cantidad de licitaciones creadas o actualizados en el mes.

OBJETIVO ESPECIFICO

Cumplimiento de la oficialización y distribución de las licitaciones pendientes.



UNIDAD DE MEDIDA %


-



PENDIENTES

ASACTUALIZAD

TOTO

IAL/

/

RESULTADOSRESULTADOSINDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOSINDICADORES DE GESTIÓN - DPTO. PRESUPUESTOS

IECL


Efectividad carpetas de licitación

DEFINICIONMide la oportunidad de entrega de Carpetas de Licitación.

OBJETIVO ESPECIFICO

Cumplimiento de la fecha de compromiso para la elaboración de Carpetas de Licitación.



UNIDAD DE MEDIDA %

FUENTE DE INFORMACION -



r

e

TT

IECL

ITCL


Trabajo de Carpetas de Licitación.

DEFINICION Evalúa la eficacia del cumplimiento de la orden de trabajo.

OBJETIVO ESPECIFICO

Cumplimiento de elaboración de órdenes de trabajo.



UNIDAD DE MEDIDA %


-


META Igual al 100%

EMITIDAS

REALIZADAS

TOTO

ITCL/

/

RESULTADOSRESULTADOS

PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DE PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA MEDICIÒN DE LA PRODUCTIVIDADLA PRODUCTIVIDAD

Para el estudio de la productividad del Departamento de Presupuestos de la empresa SOMOR, se empleo el Ciclo del proceso de medición, evaluación y mejoramiento de la productividad empresarial, según Porras.

ETAPA 1: MEDICIÓN ENTRE PERIODOSMEDICIÓN ENTRE PERIODOS

Para poder realizar la medición entre periodos, primeramente se generó el modelo de productividad del Departamento de Presupuestos SOMOR, C.A., según se muestra en la figura siguiente :

RESULTADOSRESULTADOSMODELO DE PRODUCTIVIDADMODELO DE PRODUCTIVIDAD

RESULTADOSRESULTADOSCÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICESCÁLCULO DE INDICADORES E ÍNDICES

Una vez obtenidos los resultados de los indicadores propuestos por cada mes correspondiente, se realizo el cálculo de índices de las relaciones de productividad que

se presentan a continuación:

proy. O/T Programado Tiempoproy. O/T real Entrega Tiempo

ITE

recibidas desConformida NO Nro.resueltas desConformida NO Nro.

INC

asplanificad Carpetas Nro.elaboradas lic. Carpetas Nro.

IECL

cl. O/T Programado Tiempocl. O/T real Entrega Tiempo

ITE

Emitidas proy. O/T Nro.cerradas proy. O/T Nro.

IOT

directa MO HHcumplidas totalesO/T

IOT

Relaciones de

Productividad

Sep-

09

Oct-

09

Índice

(oct-09/Sep

-09)

%

Var

m

pa

Nov-

09

Índice

(Nov-

09/mpa)

%

Var

m

pa

Dic-

09

Índice

(Dic-

09/mpa)

%

Var

Tiempo de Entregas OT 1,00 1,00 1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

No conformidades

-

-

- 0%

0,

00 0,00 0%

0,

00 0,00 0%

Elaboración de Carpetas de

Licitación 1,00 1,00

1,00

100

%

1,

00 0,92 0,92 92%

1,

00 1,00 1,00

100

%

Entrega de carpetas de

Licitación 1,00 1,00

1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

OT Cerradas 0,28 0,15

0,56 56%

0,

28 1,94 7,00

700

%

1,

94 1,31 0,68

68

%

OT Cerradas / HH 0,13 0,06

0,46 46%

0,

13 0,27 2,04

204

%

0,

27 0,11 0,41

41

%

Relaciones de

Productividad mpa

Ene-

10

Índice

(Ene-10/mp

a)

%

Var

m

pa

Feb-

10

Índice

(Feb-

10/mpa)

%

Var

m

pa

Mar-

10

Índice

(Mar-

10/mpa)

%

Var

Tiempo de Entregas OT 1,00 0,66 0,66 66%

1,

00 7,77 7,77

777

%

7,

77 0,67 0,09

0,0

9

No conformidades 0,00 0,76 0,76 76%

0,

00 0,77 0,77 77%

0,

00 0,77 0,77

0,7

7


Licitación 1,00 1,00 1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

1,0

0



100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

1,

00 1,00 1,00

1,0

0

OT Cerradas 1,94 1,73 0,89 89%

1,

94 7,77 4,01

401

%

7,

77 2,22 0,29

0,2

9

OT Cerradas / HH 0,27 0,20 0,75 75%

0,

27 0,19 0,71 71%

0,

27 0,31 1,14

1,1

4

Relaciones de

Productividad mpa

Abr-

10

Índice

(Abr-10/mp

a)

%

Var

m

pa

May-

10

Índice

(May-

10/mpa)

%

Var

m

pa

Tiempo de Entregas OT 7,77 1,00 0,13 13%

7,

77 1,49 0,19 19%

7,

77

No conformidades 0,00 0,93 0,93 93%

0,

00 0,86 0,86 86%

0,

00



100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

1,

00



100

%

1,

00 1,00 1,00

100

%

1,

00

OT Cerradas 7,77 5,58 0,72 72%

7,

77 5,94 0,77 77%

7,

77

OT Cerradas / HH 0,31 0,29 0,95 95%

0,

31 0,25 0,82 82%

0,

31

Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad)

map = mejor periodo anterior.

Relaciones de

Productividad

Sep-

09

Oct-

09

Índice

(oct-07/Sep

-09)

%

Var

mp

a

Nov-

09

Índice

(Nov-

09/mpa)

%

Var

mp

a

Dic-

09

Índice

(Dic-

09/mpa)

%

Var

Proyecto AUMENTO DE LA

CAPACIDAD 1 0,00 0%

1,0

0 1,00 1,00

100

%

1,0

0 0,00 0%

Proyecto CONST. DEL

CONJ. RES.

- 0%

0,0

0 0,00 0%

0,0

0 0,00 0%

Proyecto CONST. DE

COMANDO VIP

- 0%

0,0

0 0,00 0%

0,0

0 0,00 0%

Proyecto CONST. DE

REFUGIOS 1,00

1,00

100

%

0,0

0 0,00 0%

0,0

0 0,00 0%

MEJORAS DE PROCESO 1 1,00

1,00

100

%

1,0

0 1,00 1,00

100

%

1,0

0 1,00 1,00

100

%

TOTAL 1 1,00

1,00

100

%

1,0

0 1,00 1,00

100

%

1,0

0 1,00 1,00

100

%

Relaciones de

Productividad mpa

Ene-

10

Índice

(Ene-10/mp

a)

%

Var

mp

a

Feb-

10

Índice

(Feb-

10/mpa)

%

Var

mp

a

Mar-

10

Índice

(Mar-

10/mpa)

%

Var


CAPACIDAD 1,00 0,67 0,67

67

%

1,0

0

12,0

0 12,00

120

0%

12,

00 0,61 0,05 5%

Proyecto CONST. DEL

CONJ. RES. 0,00 0,00 0%

0,0

0 0,50 0,50 50%

0,0

0 0,74 0,74

74

%

Proyecto CONST. DE

COMANDO VIP 0,00 0,00 0%

0,0

0 1,00 1,00

100

%

0,0

0 0,58 0,58

58

%

Proyecto CONST. DE

REFUGIOS 0,00 0,67 0,67

67

%

0,0

0 0,00 0%

0,0

0 0,59 0,59

59

%

MEJORAS DE PROCESO 1,00 0,63 0,63

63

%

1,0

0

12,1

7 12,17

121

7%

12,

17 1,00 0,08 8%

TOTAL 1,00 0,66 0,66

66

%

1,0

0 7,77 7,77

777

%

7,7

7 0,67 0,09 9%

Relaciones de

Productividad mpa

Abr-

10

Índice

(Abr-10/mp

a)

%

Var

mp

a

May-

10

Índice

(May-

10/mpa)

%

Var

mp

a


CAPACIDAD 12,00 0,00 0%

12,

00 0,00 0%

12,

00

Proyecto CONST. DEL

CONJ. RES. 0,00 1,00 1,00

100

%

0,0

0 1,37 1,37

137

%

1,3

7

Proyecto CONST. DE

COMANDO VIP 0,00 0,83 0,83

83

%

0,0

0 0,00 0%

0,0

0

Proyecto CONST. DE

REFUGIOS 0,00 0,00 0%

0,0

0 1,75 1,75

175

%

1,7

5

MEJORAS DE PROCESO 12,17 1,01 0,08 8%

12,

17 1,51 0,12 12%

12,

17

TOTAL 7,77 1,00 0,13

13

%

7,7

7 1,49 0,19 19%

7,7

7

Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad por Proyecto del

Indicador Tiempo de Entregas OT)

Relaciones de Productividad

Sep

-09

Oct-

09

Índice

(oct-09/Sep-

09)

%

Var

m

pa

Nov-

09

Índic

e

(Nov

-

09/m

pa)

%

Var

m

pa

Dic-

09

Índic

e

(Dic-

09/m

pa)

%

Var

Proyecto AUMENTO DE LA CAPACIDAD 0 0

- 0%

0,

00 0,23 0,23

23

%

0,

00 0,25 0,25

25

%

Proyecto CONST. DEL CONJ. RES. 0 0

- 0%

0,

00

- 0,00 0%

0,

00 0,00 0,00 0%

Proyecto CONST. DE COMANDO VIP 0 0

- 0%

0,

00 0,00 0,00 0%

0,

00 0,00 0,00 0%

Proyecto CONST. DE REFUGIOS 0 0

- 0%

0,

00 1,00 1,00

100

%

0,

00 1,00 1,00

100

%

MEJORAS DE PROCESO 0,28 0,15

0,56

56

%

0,

28 0,71 2,56

256

%

0,

71 0,06 0,09 9%

TOTAL 0,28 0,15

0,56

56

%

0,

28 1,94 7,00

700

%

1,

94 1,31 0,68

68

%

Relaciones de Productividad mpa

Ene

-10

Índice

(Ene-10/mpa)

%

Var

m

pa

Feb-

10

Índic

e

(Feb-

10/m

pa)

%

Var

m

pa

Mar

-10

Índic

e

(Mar-

10/m

pa)

%

Var

Proyecto AUMENTO DE LA CAPACIDAD 0,00 0,40 0,40

40

%

0,

00 0,24 0,24

24

%

0,

00 0,14 0,14

14

%

Proyecto CONST. DEL CONJ. RES. 0,00 0,00 0,00 0%

0,

00 0,00 0,00 0%

0,

00 0,43 0,43

43

%

Proyecto CONST. DE COMANDO VIP 0,00 0,00 0,00 0%

0,

00 0,20 0,20

20

%

0,

00 0,11 0,11

11

%

Proyecto CONST. DE REFUGIOS 0,00 1,00 1,00

100

%

0,

00 0,00 0,00 0%

0,

00 1,00 1,00

100

%


47

%

0,

71 7,33

10,3

5

103

5%

7,

33 0,55 0,07 7%

TOTAL 1,94 1,73 0,89

89

%

1,

94 7,77 4,01

401

%

7,

77 2,22 0,29

29

%

Relaciones de Productividad mpa

Abr-

10

Índice

(Abr-/mpa)

%

Var

m

pa

May-

10

Índic

e

(May

-

10 /

mpa)

%

Var

m

pa

Proyecto AUMENTO DE LA CAPACIDAD 0,00 0,01 0,01 1%

0,

00 0,01 0,01 1%

0,

00

Proyecto CONST. DEL CONJ. RES. 0,00 0,36 0,36

36

%

0,

00 0,03 0,03 3%

0,

00

Proyecto CONST. DE COMANDO VIP 0,00 0,21 0,21

21

%

0,

00 0,04 0,04 4%

0,

00

Proyecto CONST. DE REFUGIOS 0,00 0,00 0,00 0%

0,

00 0,00 0,00 0%

0,

00


68

%

7,

33 5,86 0,80

80

%

7,

33

TOTAL 7,77 5,58 0,72

72

%

7,

77 5,94 0,77

77

%

7,

77

Cálculo de Índices (Relaciones de Productividad

por Proyecto del Indicador OT Cerradas)

RESULTADOSRESULTADOSCÁLCULO DE ÍNDICESCÁLCULO DE ÍNDICES

RESULTADOSRESULTADOSANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGAANÁLISIS DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA

Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes.

Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto Aumento de la Capacidad de la Laguna de Almacenamiento.


Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes del proyecto

Construcción del Conjunto Residencial Agua Linda.


Construcción del Comando VIP



Construcción de los Refugios

Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes para mejoras

de proceso


Tiempos de entrega del total de O/T entregadas en el mes. Tiempos de entrega por cada proyecto y mejoras de proceso.

RESULTADOSRESULTADOSANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADASANÁLISIS DE ÓRDENES DE TRABAJO CERRADAS

O/T cerradas en el mes para Proyecto Aumento de la

Laguna de Almacenamiento

O/T cerradas en el mes para Proyecto Construcción del conjunto residencial Agua Linda.


O/T cerradas en el mes para el proyecto Construcción del comando VIP.

O/T cerradas en el mes para lasmejoras de proceso


O/T cerradas en el mes para Proyecto Construcción de los refugios.

O/T cerradas en el mes para cada proyecto, las mejoras de diseño

y total.


No conformidades resueltas en el mes

O/T cerradas con respecto a las HH empleadas en el mes.

ANÁLISIS DE NO CONFORMIDADES RESUELTAS

ANÁLISIS HH EN MANO DE OBRA


Entrega de carpetas de licitación

ANÁLISIS DE TIEMPOS DE ENTREGA DE CARPETAS DE LICITACIÓN

ANÁLISIS DE CARPETAS DE LICITACIÓN

Elaboración de carpetas de licitación


ETAPA 2:

GERENCIA DE LA PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL EVALUACIÓN DE LOS CAMBIOS

Una vez evaluado el comportamiento cuantitativo de índices e indicadores, se procede a la etapa 2 del modelo de Porras. En la elaboración de los índices de productividad se pudo evidenciar que, la problemática existente en la unidad principalmente consiste en el retraso de las órdenes de trabajo: Retraso en el tiempo de entrega de licitaciones y Retraso en la elaboración de mejora de procesos. Partiendo de esas premisas y del resultado de la Encuesta se procedió a elaborar un diagrama de causa-efecto, con el fin de precisar cuáles son las causas que están generando los problemas planteados.

RETRASOS EN LA ENTREGA DE

LICITACIONES DE PRESUPUESTOS

DESMOTIVACIÓNCARGAS DE TRABAJO

TIEMPOS DE ENTREGA MUY CORTOS

PLANIFICACIÓNRETRABAJO

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSO HUMANO

Bajos Sueldos y SalariosCarencia de Metodología De Programación

IncentivosProblemas SindicalesProgramación

Múltiples cargas de trabajo y tiempos de compromiso cortos.

Dispersión

Comunicación

Reprogramación de Actividades por retraso

DocumentaciónAvances, informes

PersonalPara cumplir tiempos

de compromiso

Cambios en las prioridades

Disposición de La alta dirección

Problemas financieros

Problemas Financieros

Control de proyectopor medio de indicadores

Entrenamiento

Desmotivación

RETRASOS EN LA ELABORACION DE

MEJORAS DE PROCESO

COMUNICACIONRETRABAJO

CAMBIO DE PRIORIDADES RECARGA DE TRABAJO

MOTIVACION

Reconocimiento

Descontento salarial

Expansión vertical

Relación con el líder del proyecto

Factores higiénicos

DocumentaciónIniciativa por parte de los lideresCarencia de canales preestablecidos

Desmotivación

Omisión

Falta de organización

Mala planificación

Solicitud del cliente

Conocimiento de técnicas

Deficiencia de proyectistas

Deficiencia de personal profesional

Exceso de aceptación solicitudes por parte de los clientes

Falta de interés y amor

Dispersión

Desidia

Comunicación

Interés por parte de RRHHCapital de la empresa

Retroalimentación

CAPACITACION

Ignorancia

RESULTADOSRESULTADOSDIAGRAMAS CAUSA EFECTODIAGRAMAS CAUSA EFECTO


FACTORES QUE IMPACTAN RETRASOSEN LA ENTREGA DE LICITACIONES

P1

P2

P3

P4

P5

Total

Retrabajo 9 8 7 6 5 35Deficiencia en la comunicación 8 9 8 1 8 34Dispersiòn por multiples actividades 7 6 9 5 7 34Mal distribucion de las cargas de trabajo 5 7 6 9 6 33Falta de recurso humano 6 4 4 4 4 22Falta de supervision 3 5 5 7 5 25Tiempos de entregas muy cortos 4 3 1 7 1 16Motivación 1 2 2 6 3 14Falta seguimiento y control al proyecto 2 1 3 8 2 16

229

Resultados de la encuesta sobre los factores que impactan el retraso en la entrega de

licitaciones.

Histograma de los factores que afectan el retraso en la entrega de procesos de licitación

en el Departamento de Presupuestos.


FACTORES QUE IMPACTAN EN EL RETRASO DE LAS MEJORAS DE PROCESO

P1

P2

P3

P4

P5 Total

Múltiples asignaciones 7 6 7 5 1 26Cambio continuo de prioridades 5 7 5 3 7 27Recarga de trabajo 6 2 4 7 3 22Retrabajo 2 1 9 4 2 18Comunicación 4 4 3 3 6 20Motivación 3 5 4 5 5 22Capacitación 1 3 6 3 4 17

152

Resultados de la encuesta sobre los factores que impactan el retraso en la entrega de las

Mejoras de Proceso.

Diagrama de Pareto de factores que afectan el retraso en las mejoras de procesos en el

Departamento de Presupuestos


Al aplicar la ley de Pareto, con la relación 80-20 se debería obtener el 20% de las causas que se deberían mejorar para resolver los problemas planteados en un 80%. Sin embargo en los gráficos obtenidos podemos observar que la ponderación obtenida para cada una de las causas, representa entre el 11%-18% del total.


Sin embargo, se observó que la mayoría de las causas planteadas son producto de la falta de una metodología de programación, ejecución y seguimiento de los proyectos y actividades que se realizan en la Unidad. Por tal motivo se procedió a elaborar un plan de mejora enfocado a la planificación y programación de proyectos que permita:

Distribuir correctamente la carga de trabajo.Establecer prioridades en los proyectos.Establecer metodologías y canales claros de comunicación.Establecer responsables de supervisión y ejecución de actividades.Estudiar y proponer tiempos de entrega en función de la capacidad del equipo de

trabajo.Establecer indicadores que permitan medir el desempeño del proyecto.

PROCEDIMIENTOTitulo: METOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO Código SOMOR: PR-XX-XXXCliente: SOCIEDAD DE CONSTRUCCIONES SOMOR, C.A. Contrato: Revisión Nº: 00

Proyecto: Página: 1 de 39 N° del Cliente: No Aplica

Conforme a:

Resp. por el Documento (Área)Cargo/Iniciales:

GC/XX

Revisión/Aprobación (Área) Cargo/Iniciales:

GC/XX

□ Aprobado□Aprobado con

□No Aprobado

Observaciones

Resp. por la Distribución (Área) función/Iníciales:

GC/XX

Aprobación del Cliente:

□ Enviado para Aprobación

Rev. Fecha Cambios Observación00 03/10/2010 No Aplica Emisión Inicial

DESCRIPCIÓN DE LAS REVISIONES

ATENCIÓN: EL USUARIO ES RESPONSABLE POR LA ELIMINACIÓNDE LAS REVISIONES ANTERIORES DE ESTE DOCUMENTO

METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA SOMOR, S.A.DE LA EMPRESA SOMOR, S.A.

PROPUESTAS DE MEJORAS PROPUESTAS DE MEJORAS PLAN DE MEJORAMIENTOPLAN DE MEJORAMIENTO

Dentro de las situaciones a mejorar en la entrega de licitaciones se tienen: retrabajo, deficiencia en la comunicación y dispersión por múltiples actividades.

De los puntos a mejorar en la entrega de mejoras de procesos se tienen: múltiples asignaciones, cambio continuo de prioridades y recarga de trabajo


03 Efectuar cronogramas de capacitación para los integrantes del equipo de trabajo

Gerente y Jefe de Presupuestos

Integrantes de la unidadPLAN

CONTINUO

Garantizará que todos los integrantes del equipo de trabajo poseen un mismo nivel técnico, y manejen las mismas técnicas y herramientas para la organización y programación de proyectos.

REAL

02 Implementar técnicas y herramientas para mejorar la administración de la comunicación en el desarrollo de proyecto, realizar reuniones y minutas de trabajo planteando posibles mejoras.

Redistribuir las cargas de trabajo de tal manera que se equilibre la cantidad de trabajo para cada persona.

Gerente y jefe de Presupuestos

Ingenieros

Jefes de las otras Gerencias involucradas

PLAN

23/07/2010 23/08/2010 X Incluyen los procesos requeridos para asegurar la generación, colección, almacenaje y última disposición de la información del proyecto de manera oportuna y apropiada. Proveerá las relaciones críticas entre personas, ideas, e información que son necesarias para el éxito.Todas las personas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para transmitir y recibir comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben de comprender como las comunicaciones en las que están involucradas como individuos afectan el proyecto

REAL

04 Efectuar talleres de motivación Gerente de Técnico Comercial

Gerencia de Recursos Humanos

PLAN

1 anual

Permitirá que los integrantes del equipo de trabajo reconozcan sus propias metas y deseos, distingan entre necesidad de poder, de afiliación y de logro.

REAL

01 Implementar plan para la ejecución del proyecto, presentado en este Trabajo de Grado.

Gerente Técnico ComercialPLAN 23/06/2010 23/08/2010 X X

Permitirá llevar un control y seguimiento mas detallado de las actividades programadas para la ejecución del proyecto, así como el control de los cambios en general

REAL

No. DE LA NOMBRE DE LA RESPONSABLE FECHA FECHA MESES

ACTIVIDAD ACTIVIDAD INICIO TERMINACION 1 2 3 4 5 6 7 observaciones

OBJETIVO: Reducir tiempos de entrega en el desarrollo de nuevas Licitaciones

AUTOR: FECHA:

PLAN DE ACCION

RETRASOS EN LA ENTREGA DE NUEVAS LICITACIONES

INDICADORES:

pendientesemitidasTONcerradasTON

proy

proy

_/º/º

proy

proy

TOprogramadoTiempoTOrealentregaTiempo

/__/___


OBJETIVO: Reducir tiempos de entrega de mejora de procesos

AUTOR: FECHA:

No. DE LA NOMBRE DE LA RESPONSABLE FECHA FECHA MESESACTIVIDAD ACTIVIDAD INICIO TERMINACION 1 2 3 4 5 6 7 observaciones

01 Implementar plan para la ejecución de las modificaciones o mejoras de los productos, presentado en este Trabajo de Grado.

Gerente Técnico Comercial PLAN 23/06/2010 23/08/2010 X X Permitirá llevar un control y seguimiento mas detallado de las actividades programadas para la ejecución de las mejoras de los productos.

Cabe destacar que tanto el plan para el desarrollo de nuevos productos como este deben estar estrechamente vinculados.REAL

02 Implementar técnicas y herramientas para mejorar la administración de la comunicación en la modificación de productos, realizar reuniones y minutas de trabajo planteando posibles mejoras.

Redistribuir las cargas de trabajo de tal manera que se equilibre la cantidad de trabajo para cada persona.

Gerente y jefe de Presupuestos

Ingenieros

Jefes de las otras Gerencias involucradas

PLAN 23/07/2010 23/08/2010 X Incluyen los procesos requeridos para asegurar la generación, colección, almacenaje y última disposición de la información del producto de manera oportuna y apropiada. Proveerá las relaciones críticas entre personas y gerencias involucradas, ideas, e información que son necesarias.Todas las personas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para transmitir y recibir comunicaciones en el “lenguaje” del proyecto y deben de comprender como las comunicaciones en las que están involucradas como individuos afectan el proyecto REAL

03 Efectuar cronogramas de capacitación para los integrantes del equipo de trabajo

Gerente y Jefe de Presupuestos

Integrantes de la unidad

PLAN CONTINUO Garantizará que todos los integrantes del equipo de trabajo poseen un mismo nivel técnico, y manejen las mismas técnicas y herramientas para la organización y programación de proyectos.

REAL

04 Efectuar talleres de motivación Gerente de Técnico Comercial

Gerencia de Recursos Humanos

PLAN 1 anual Permitirá que los integrantes del equipo de trabajo reconozcan sus propias metas y deseos, distingan entre necesidad de poder, de afiliación y de logro.

REAL

PLAN DE ACCION

RETRASOS EN LA ENTREGA DE MEJORAS DE PROCESOS

INDICADORES:

recibidasTONcumplidasTON

planos

planos

mod_

mod_

/º/º

mod_

mod_

/__/__

plan

plan

TOprogramadoTiempoTrealOentregaTiempo

CONCLUSIONESCONCLUSIONES

Considerando los resultados obtenidos en este trabajo de grado se concluyen los siguientes aspectos: 1. El Departamento de Presupuestos requiere la implementación de indicadores de control para la medición de los objetivos de proyectos. 2. Se deben establecer canales y estrategias de comunicación regulares entre el Departamentos de Presupuestos, sus clientes y sus proveedores. 3. Se deben implementar los mecanismos de divulgación de las normas ISO para propiciar la toma de conciencia de los trabajadores y dar a conocer la importancia de estas. 4. Es necesario identificar, establecer y documentar mecanismos o metodologías para la planificación de las actividades de los objetivos del proyecto. 5. La ejecución de proyecto de Licitación a tiempo dará solución al problema de acomodo laboral del personal tanto administrativo como operacional de la empresa SOMOR. C.A., lo que a su vez brindará motivación a los trabajadores permitiendo así un mayor rendimiento y apresto operativo por parte de SOMOR. C.A, en la Región Guayana.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Considerando los resultados obtenidos en este trabajo de grado se recomiendan los siguientes aspectos:

Entrenar al personal del Departamento de Presupuestos en el manejo de algún software de control de Obras.

Garantizar que los líderes y los integrantes del equipo de proyecto conozcan los objetivos, las

funciones y el alcance del Departamento. Estudiar factores que pueden afectar el desempeño del personal de la unidad de Presupuestos, tales

como: tiempos de dedicación a varios proyectos simultáneamente, prioridades de trabajo. Propiciar el feedback o retroalimentación entre las salidas de los proyectos de Licitación y los

usuarios.

Mantener la retroalimentación o el feedback de la planificación entre el líder del proyecto y el equipo de trabajo.

Establecer los tiempos de entrega con el cliente, en función de un análisis de la planificación y el ciclo de vida del proyecto.

Capacitar al personal en técnicas de comunicación tales como: Redacción de informes técnicos, técnicas de presentación, técnicas de reuniones administrativas, habilidad comunicacional.

El ejercicio más noble de la mente y la mejor forma de mejorar es mediante el estudio.

Sir William Mitchell Ramsay(Arqueólogo Escocés)

evaluacion productividad-y-diseno-plan-mejoras-departamento-presupuesto

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