evaluaciÓn procesos misionales y de apoyo · verificar la aplicación del proceso...

EVALUACIÓN PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO

INFORME DE AUDITORÍA

PROCESO GESTIÓN DE TASA VIGENCIA 2014

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTÁ, D.C.

MAYO DE 2.015

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Contenido

1. OBJETIVOS ................................................................................................................................................................................ 3

2. CRITERIO ................................................................................................................................................................................... 3

3. ALCANCE.................................................................................................................................................................................... 4

4. METODOLOGIA ......................................................................................................................................................................... 4

5. MARCO LEGAL .......................................................................................................................................................................... 4

6. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES CONSIGNADAS EN EL INFORME DE AUDITORIA PROCESO DE TASA REALIZADA EN EL AÑO 2014 (Proceso de Cálculo Liquidación y Recaudo de Tasa Vigencia 2.013) .................................... 7

7. INFORME DE ACTUACIÓN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA, RESPECTO A TASA 2013. ...................................................................................................... 23

8. INFORME ............................................................................................................................................ 27

8.1. ANTECENTES ............................................................................................................. 27

8.2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN................................................................................ 27

8.3. PROCESO GESTIÓN DE TASA DE SUPERVISIÓN Y CONTROL ................... 39

8.3.1. FIJACIÓN DE LOS COSTOS DE SUPERVISIÓN ................................................. 44

8.3.2. OBTENCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................ 46

8.3.3. LIQUIDACIÓN Y EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TASA ... 53

8.3.4. RECAUDO DE TASA .................................................................................................. 66

8.4 CONCLUSIONES GENERALES .............................................................................. 75

8.5 RECOMENDACIONES ............................................................................................... 79

9. ANEXO ................................................................................................................................................ 83

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INFORME DE AUDITORÍA AL PROCESO GESTIÓN DE TASA VIGENCIA 2014

1. OBJETIVOS

Realizar Seguimiento a las recomendaciones efectuadas por la Oficina de Control

Interno en la Auditoria al Proceso de Tasa Vigencia 2013.

Registrar los hallazgos presentados por la Contraloría General de la República en el

Informe de Actuación Especial de Fiscalización y las acciones adelantadas por la

Superintendencia Nacional de Salud, respecto al Proceso de Tasa.

Auditar el Proceso de Gestión de Tasa de Supervisión y Control, de la

Superintendencia Nacional de Salud, Liquidada en el 2014.

Lo anterior, de conformidad con las funciones contenidas en las Leyes 87 de 1.993 y 1474

de 2.011 y los Decretos Reglamentarios 1826 de 1.994, 1537 de 2.001, 2462 de 2013 y

demás normas que regulen la materia.

2. CRITERIO

Los Criterios a tener en cuenta por parte de la Oficina de Control Interno, para la

verificación del cumplimiento de las funciones legales, debidamente estructuradas a

través del Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de

Salud y normatividad vigente que aplica en la materia, entre otras, son:

Artículo 338 de la Constitución Política de Colombia, inciso 2, que señala los

parámetros a tener en cuenta para la base de la tasa.

Ley 488 de 1.998, artículo 98, que creó la Tasa a favor de la Superintendencia Nacional

de Salud.

Decreto 1405 de 2.009, por el cual se reglamenta la Ley 488 de 1.998 y define la base

para el cálculo de la tasa (fórmula).

Decreto 1580 de 2.002, que regula las condiciones para el cobro de la tasa a cargo de

las Entidades sometidas a la Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia

Nacional de Salud.

Decreto 2462 de 2013, por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia

Nacional de Salud.

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3. ALCANCE

La Auditoría se orientó a:

Realizar seguimiento a las recomendaciones efectuadas por la Oficina de Control

Interno en la Auditoria a Tasa de la vigencia 2013.

Registrar los hallazgos presentados por la Contraloría General de la República en el

Informe de Actuación Especial de Fiscalización 2.014 y el Plan de Mejoramiento

presentado por la Superintendencia Nacional de Salud, respecto al Proceso de Tasa.

Verificar la aplicación del proceso institucionalizado de Gestión de Tasa, desde la

fijación de costos, la obtención y consolidación de la información; la liquidación y

expedición de actos administrativos hasta, el recaudo de la Tasa 2.014; identificando las

actuaciones adelantadas por cada una de las dependencias que hicieron parte del mismo.

4. METODOLOGIA

Visita in situ.

Requerimiento de información

Análisis y valoración de la información Suministrada.

Elaboración del Informe Preliminar de Auditoría.

Presentación, traslado y /o conciliación del Informe Preliminar; en ejercicio del derecho

de defensa, contradicción y materialización del principio del debido proceso.

Presentación del Informe Final de Auditoría

5. MARCO LEGAL

La Oficina de Control Interno, presenta la normativa que permite comprender la

trazabilidad que se ha dado al respecto de la facultad de cobro de la Tasa desde el año

de 1991 hasta la fecha del presente informe, en favor de la Superintendencia Nacional de

Salud.

Para ilustrar sobre la facultad de cobro, cálculo, liquidación, método de cobro, y ejecución

del proceso establecido por la Entidad para ello, considera el Equipo Auditor definir que

es la Tasa en términos tributarios.

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ARTÍCULO 338 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA

“En tiempo de paz, solamente el Congreso, las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos.” La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos.” (Negrillas fuera de texto)

SENTENCIA C- 402 DE 2010

“Las tasas se pueden definir como aquellos ingresos tributarios que se establecen en la ley o con fundamento en ella (origen ex lege), a través de los cuales el ciudadano contribuye a la recuperación total o parcial de los costos en que incurre el Estado, para asegurar la prestación de una actividad pública, la continuidad en un servicio de interés general o la utilización de bienes de dominio público. Por su propia naturaleza esta erogación económica se impone unilateralmente por el Estado a manera de retribución equitativa de un gasto público, que no obstante ser indispensable para el contribuyente, tan sólo se origina a partir de su solicitud.”

LEY 488 DE 1998, “Por la cual se expiden normas en materia

Tributaria y se dictan otras disposiciones fiscales de las

Entidades Territoriales.”

Esta ley dio expresa facultad a la Superintendencia Nacional de Salud, para recaudar por concepto de Tasa un porcentaje de las utilidades que generen sus vigilados en determinada vigencia, recursos estos que son destinados a garantizar el cumplimiento o desarrollo de las funciones propias de la organización, respecto de las Entidades obligadas al pago, es decir, que el recaudo efectuado por concepto de Tasa estará destinado a cubrir los gastos que el servicio público de supervisión requiera. En el Artículo 98, “Tasa a favor de la Superintendencia Nacional de Salud. Las entidades de derecho público o privadas y las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las beneficencias y loterías, cuya inspección y vigilancia corresponda a la Superintendencia Nacional de Salud, cancelarán una Tasa anual destinada a garantizar el cumplimiento o desarrollo de las funciones propias de la Superintendencia respecto de tales entidades.”

DECRETO REGLAMENTARIO

1405 DE JULIO 28 DE 1999

Por medio del cual se reglamenta el sistema y el método para la fijación de la Tasa anual que cancelarán las entidades cuya Inspección, Vigilancia y Control corresponda a la Superintendencia Nacional de Salud, y se dictan otras disposiciones, establece las bases para el cálculo de la tasa.

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RESOLUCIÓN 334 DE 2002 “Por la cual se reglamentan

las condiciones para el cobro de la Tasa a cargo de las entidades sometidas a la Inspección, Vigilancia y

Control de la Superintendencia Nacional de

Salud”

Fija la Liquidación individual. Las instrucciones del Decreto 1405 de Julio 28 de 1999 fueron adoptadas por la Entidad, reiterando las herramientas legalmente establecidas para liquidar la Tasa ante obstáculos como lo son la remisión por parte de los vigilados de información incompleta y desactualizada, así como conminar a que se adelante el proceso administrativo sancionatorio, por el no reporte oportuno de la información. La Tasa anual a favor de la Superintendencia Nacional de Salud que deben cancelar las entidades sujetas a su Inspección, Vigilancia y Control, será liquidada anualmente en forma individual por la Superintendencia Nacional de Salud, de conformidad con lo ordenado por el artículo 98 de la Ley 488 de 1998 y demás normas concordantes y reglamentarias.

DECRETO 1580 DE 2002, Ministerio De Hacienda y

Crédito Público.

“Por el cual se fijan las condiciones para el cobro de la Tasa a cargo de las entidades sometidas a la Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de Salud”

RESOLUCIÓN 1479 DE SEPTIEMBRE 2007.

Por la cual se adiciona la Resolución No. 740 de 2007 y se asignan y distribuyen funciones y se dictan otras

disposiciones a algunas dependencias de la Entidad.

La norma contempló aspectos de orden logístico que debían surtirse en el proceso, es por ello que en igual sentido asignó la función de determinación de los costos que por efectos de migración de la información de liquidación, deban conocer los vigilados, con el objeto de que los mismos sean conocidos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así como el Ministerio de Salud y Protección Social, finiquitando su interacción, elaborando la proyección de los actos administrativos que deben expedirse para efectos del cobro.

DECRETO 1280 DE 2008. Por medio del cual se modifica el

Decreto 1405 de 1999 y se dictan otras disposiciones.

El Decreto determinó nuevas pautas a tener en cuenta para efectos del Cálculo, y Liquidación de la Tasa, al ordenar que, para la liquidación de este tributo, y posterior cancelación del mismo, a los vigilados debe expedírsele un acto administrativo particular o individual, y que si lo estima pertinente para esos efectos podrá solicitarle a la entidad respectiva los informes financieros que requiera para fijar el monto del cobro, sin olvidar que si se hace caso omiso por parte del vigilado por efectos de inflación o deflación se podrá efectuar la liquidación, así como de iniciar la investigación administrativa sancionatoria con ocasión al no reporte.

RESOLUCIÓN 280 DE 2009

La Resolución 0280 de 2009, modificada por la Resolución 00813 de 2010, y demás modificatorias, con las cuales se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud, fijando el procedimiento para la liquidación, cobro y recaudo de la Tasa que deben cancelar las entidades sujetas a Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 98 de la Ley 488 de 2009.

LEY 1438 DE 2011. Por medio de la cual se reforma el

Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan

otras disposiciones.

Define taxativamente a ocho (8) grupos de vigilados y, para la vigilancia y control de las Entidades Promotoras de Salud, las Instituciones Prestadoras de Salud, y otros actores del sistema deberán presentar los estados financieros consolidados del grupo económico, incluyendo todas las entidades subordinadas que directa o indirectamente reciban recursos del SGSSS.

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DECRETO 2462 DEL 07 DE NOVIEMBRE DE 2013

Por medio de la cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.

RESOLUCIÓN 000180 DEL 17 DE ENERO DE 2014

“Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador”

RESOLUCIÓN 001520 DEL 12 DE AGOSTO DE 2014

“Por la cual se señalan directrices para adelantar el procesó sistémico de TASA y se dictan otras disposiciones”; se determinan la áreas intervinientes y las actividades de las mismas. El proceso comprende los siguientes procedimientos: i) Determinación del universo de sujetos de Inspección, Vigilancia y Control, ii) Recepción y análisis de la información, iii) Cálculo y liquidación, y iv) Recaudo de la Tasa a favor de la Superintendencia Nacional de Salud para cada vigencia fiscal.

6. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES CONSIGNADAS EN EL INFORME DE

AUDITORIA PROCESO DE TASA REALIZADA EN EL AÑO 2014 (Proceso de Cálculo

Liquidación y Recaudo de Tasa Vigencia 2.013)

Como se evidencia en el seguimiento que a continuación se presenta, las

recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno, en cumplimiento de su

función Auditora, fueron acogidas y derivaron acciones de mejoramiento que

fortalecieron la función institucional en cuanto al Cálculo, Liquidación y Recaudo de Tasa

y, conexo a lo anterior, además se evidenció una mejora sustancial en el proceso, trabajo

en equipo, gestión del conocimiento e incorporación de sistemas de información.

RECOMENDACIÓN N°1

Conforme se expuso en el cuerpo del presente informe, el porcentaje de recaudo de Tasa

ha venido disminuyendo en los dos (2) últimos ejercicios, incidiendo aspectos como los

señalados detalladamente en este documento, por lo que la Oficina de Control Interno

recomienda que se tomen las medidas pertinentes, para que el recaudo de la Tasa

aumente, teniendo en cuenta que estos recursos constituyen el mayor porcentaje dentro

del Presupuesto Total de Ingresos de la Superintendencia Nacional de Salud lo que

permite el normal funcionamiento de la Entidad; y a ello apuntan las recomendaciones

que adelante se enuncian, con el objeto de lograr el mejoramiento continuo del proceso

auditado.

SEGUIMIENTO

Una vez analizada la información suministrada por Secretaría General, en Memorando

NURC 3-2015-007680 del 29 de Abril de 2.015, y la proyección de costos de supervisión

y control establecidos en la Resolución 1438 del 31 de Julio de 2.014, se determinó que

la Superintendencia Nacional de Salud registra un recaudo de $26.893´901.113,

equivalente al 82,13% de los costos proyectados.

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Costos de Supervisión y control-Aportes Tasa

Decreto N°2263 del 16 de Octubre de 2.013

Decreto N°1438 del 31 de Julio de 2.014

Liquidación $31.243´200.000 $32.742´873.000

Recaudo Reportado $18.890´506.763 $ 26.893´901.113

60,46% 82,13%

Incremento 21,67 puntos

Igualmente, con relación al recaudo reportado en el Informe de la Tasa 2.013, en el 2.014

se logró un recaudo de $26.893´901.113 lo que representa un incremento de 21,67

puntos, como se observa en la siguiente gráfica:

Además de lo anterior, según lo informado por Secretaría General en Memorando NURC

3-2015-008203 del 7 de Mayo de 2.015, está en proceso lo pertinente a la Liquidación de

las Administradoras de Riesgos Laborales 2.014.

CONCLUSIÓN

Según las evidencias analizadas, la Oficina de Control Interno estableció que la

recomendación fue acogida y se establecieron mecanismos que permitieron incrementar

porcentualmente el Recaudo de la Tasa, destacándose entre ellos, la posibilidad de

realizar el pago en línea y la generación del recibo de pago, con código de barras, para

el pago en oficina bancaria, recibo que adicionalmente cuenta con la ventaja que

permanece vigente únicamente para el día en que es generado, incorporando intereses

si a ello hubiere lugar, lo que por tanto se constituye en una mejora adicional al proceso.

$ 31.243.200.000 $ 32.742.873.000

$ 18.890.506.763

$ 26.893.901.113

AÑO 2013 AÑO 2014

COMPORTAMIENTO LIQUIDACIÓN Vs. RECAUDO TASA

LIQUIDACIÓNRECAUDOLogarítmica (RECAUDO)

82,14%

60,46%

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RECOMENDACIÓN N°2

En primera instancia, la Oficina de Control Interno recomienda estudiar la propuesta

realizada por algunos profesionales que intervienen en el proceso de Cálculo, Liquidación

y Recaudo de Tasa, en el sentido de reglamentar vía Decreto la posibilidad de pago del

tributo al que hace referencia el informe ahora presentado (Tasa), mediante la utilización

del Giro Directo, propuesta que se encuentra sustentada en porcentajes significativos, lo

cual llevaría a tener la seguridad del recaudo del grupo propuesto; y de esta manera

buscar una mayor eficiencia, eficacia y efectividad en el recaudo de la tasa, en beneficio

de la Superintendencia Nacional de Salud, sin embargo para materializar esta posibilidad,

en caso de considerarse oportuna, debe realizarse un trabajo en equipo con el Ministerio

de Salud y Protección Social, encaminado a sacar avante la normativa propuesta.

SEGUIMIENTO

Si bien el Ministerio de Salud ha trabajado en utilizar la figura del Giro Directo para la

cancelación de obligaciones de actores del Sistema General de Seguridad Social en

Salud, actualmente no existe reglamentación que apunte a concretar la recomendación

de pago por Giro Directo del tributo que ahora nos ocupa; sin embargo, el equipo auditor

encuentra que se ha materializado la posibilidad para que el vigilado, con la utilización de

medios tecnológicos, pueda cancelar su obligación (Pago de la Tasa), a través de la

página web de la Entidad, con el sistema PSE, aspecto que a continuación se detalla así:

Consultada la página de la Superintendencia Nacional de Salud, se verificó que se cuenta

con un link “Pagos en Línea” que da acceso a “> Pago Tasa”

Fuente: Página web SNS

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Una vez se da clic en Pago Tasa, se genera el siguiente pantallazo en el que se encuentra

un instructivo que le permite al vigilado conocer el estado de la deuda y la liquidación de

la Tasa.


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Complementario a lo anterior, en el pantallazo de “Estado de la Deuda” se permite generar

el Recibo de Pago o Efectuar directamente el Pago Electrónico.


CONCLUSIÓN

De conformidad con las evidencias, se observó que si bien la recomendación no fue

acogida conforme lo sugirió la Oficina de Control Interno, sí se ejecutó una acción de

mejora tendiente a que los vigilados, independientemente del grupo al que corresponda,

puedan ejecutar un PAGO DIRECTO a través del sistema PSE y que, tanto la consulta

como el pago del tributo de Tasa se pueden efectuar en línea, a través de la página Web

de la Superintendencia Nacional de Salud, lo que agiliza y facilita el proceso de Recaudo

del tributo.

RECOMENDACIÓN N°3

A pesar de haber cumplido en parte con la recomendación sobre la creación de un grupo

de trabajo interdisciplinario, la Oficina de Control Interno reitera la recomendación en el

sentido de formalizar el Grupo Interno Interdisciplinario (con profesionales especializados)

para el Cálculo, Liquidación y Recaudo de tasa, aprovechando el proceso de rediseño

institucional definido con el Decreto 2462 de 2013, o que como lo señala Secretaría

General al presentar sus observaciones al Informe Preliminar “Por lo anterior, como se

estableció en la reunión mencionada, la Secretaría General propenderá por la realización

del seguimiento detallado de las actividades a través de los profesionales de alto nivel

con los que cuenta, para el acompañamiento y seguimiento financiero, contable, técnico

y jurídico del proceso de tasa”.

de 88

SEGUIMIENTO

Ante la necesidad de diseñar una herramienta informática integral, la Oficina Asesora de

Planeación conjuntamente con Secretaría General presentaron una propuesta para

contratar una firma que pudiera proveer un software que permita el proceso integral de

consolidación de información, cálculo, liquidación, notificación, recaudo y cartera para la

Tasa de Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de Salud.

El 12 de Diciembre de 2.013 la Superintendencia Nacional de Salud suscribió, con la

Unión Temporal ABITS-SERTISOFT el Contrato N°611, con el objeto de proveer el

licenciamiento del software que permita realizar el proceso integral de consolidación de

información, cálculo, liquidación, notificación, recaudo y cartera para la Tasa de

Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de Salud, de

conformidad con las especificaciones descritas en el Anexo Técnico del Pliego de

Condiciones y la propuesta presentada.

El periodo de ejecución del citado contrato fue del 16 de Diciembre de 2.013 al 31 de

Octubre de 2.014 cuya liquidación fue el 8 de Enero de 2.015. La Supervisión, estuvo a

cargo de Secretaria General (funcional) y la Oficina de Tecnologías de la Información

(técnica).

El producto final tangible, fue un software que consolidó, integró y automatizó el proceso

de TASA, alineando la información de entrada y las actividades de todas las

dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud vinculadas al proceso que ahora

nos ocupa, generando los actos administrativos pertinentes, haciendo ágil y efectivo el

recaudo de TASA y en general, integrando todas las acciones y la información del proceso

sistémicamente.

Este software cuenta con soporte y garantía del licenciamiento por doce (12) meses,

contados a partir del mes de Noviembre 2.014.

El Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2.013, Artículo 7, numeral 1, faculta al

Superintendente Nacional de Salud para asignar a las dependencias internas las

funciones necesarias que orienten el cumplimiento de las metas de la Entidad.

Considerando que en el proceso de liquidación, cobro y recaudo de TASA intervienen

varias dependencias, mediante Resolución N°1520 del 12 de Agosto de 2.014, el

Superintendente Nacional de Salud precisó las responsabilidades y el rol que deben

desempeñar la Oficina de Tecnologías de la Información, la Superintendencia Delegada

para la Supervisión Institucional, la Oficina Asesora de Planeación, Secretaría General y

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la Oficina Asesora Jurídica en el Proceso Sistémico de Tasa, para así, garantizar el

eficiente y oportuno recaudo de dicho tributo.

Las actividades del nuevo Proceso Sistémico de Tasa han sido coordinadas por un

Asesor del Despacho del Superintendente Nacional de Salud, permitiendo así realizar un

trabajo enlazado interdisciplinariamente.

CONCLUSION

De todo lo anteriormente descrito, y considerando que en el Proceso Sistémico de Tasa

intervienen acciones de varias dependencias de la Superintendencia, se evidenció lo

siguiente:

Mediante la Resolución 1520 del 12 de Agosto de 2.014, el Superintendente Nacional

de Salud, manteniendo la estructura funcional, estableció una estructura matricial para

la ejecución del Proceso Sistémico de Tasa, orientada a la ejecución de los

procedimientos que componen el nuevo Proceso, bajo la coordinación de un funcionario

con cargo de alto nivel, como es un Asesor del Despacho del Superintendente Nacional

de Salud.

La estructuración del Proceso Sistémico de Tasa y la asignación de funciones

específicas efectuadas mediante Resolución 1520 del 12 de Agosto de 2.014, insta a las

dependencias vinculadas a identificar y asumir su papel dentro del mismo, debiendo

realizar un trabajo metódico, coordinado y en equipo, para lograr un engranaje que facilite

su operatividad.

De lo anterior se pudo determinar que, efectivamente la Alta Dirección de la

Superintendencia Nacional de Salud acogió la recomendación presentada por la Oficina

de Control Interno, ya que si bien el grupo mencionado no fue conformando formalmente

por acto administrativo al interior de la Institución, sí se asignaron por acto administrativo

ya enunciado anteriormente, actividades específicas a las dependencias que intervienen

en el Cálculo, Liquidación y Recaudo de Tasa, las que deben irse armonizando y

perfeccionando a medida que evolucione el nuevo proceso sistematizado y se logre la

efectiva interoperabilidad con los otros sistemas y/o subsistemas de información de la

Institución, dejando constancia que, conforme a lo expuesto por los supervisores del

contrato que permitió a la Entidad adquirir la herramienta tecnológica, el producto ya

cuenta con esta función, la que debe optimizarse internamente con el resto de aplicativos

de la Institución, aspecto en el que se viene trabajando por parte de las instancias

competentes.

de 88

RECOMENDACIÓN N°4

Se recomienda crear conciencia al interior de la Superintendencia Nacional de Salud, de

la importancia del trabajo en equipo, en busca de lograr un objetivo común, el cual debe

ser nuestra principal cualidad, con el objeto de llevar a cabo en forma exitosa cada una

de las actividades y objetivos generales de la Entidad, no solamente en el proceso de

Cálculo, Liquidación y Recaudo de la TASA, sino en cada proceso definido por la Alta

Dirección, logrando con diferentes actividades que se tengan a bien implementar, una

más efectiva, eficiente y eficaz comunicación organizacional.

SEGUIMIENTO y CONCLUSION

Las evidencias hasta ahora expuestas como fruto del seguimiento efectuado a cada una

de las Recomendaciones que componen el presente informe, llevan a concluir que las

actividades que conllevaron poner en funcionamiento el nuevo concepto de Proceso

Sistémico de Tasa y el Sistema para la Gestión de Tasa-SGT, han fortalecido el trabajo

en equipo, generando conocimiento al interior de la Entidad, y se ha alcanzado la meta

de aplicar herramientas tecnológicas para fortalecer un proceso tan álgido como es el de

Cálculo, Liquidación y Recaudo anual del tributo de Tasa, principal fuente de recursos de

la Superintendencia Nacional de Salud.

RECOMENDACIÓN N° 5

Es importante que las dependencias involucradas en el proceso de Cálculo, Liquidación

y Recaudo de Tasa (Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la

Información, Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y Secretaría

General), sean parte activa y dinámica en lo referente a suministrar al Contratista la

información pertinente para el eficiente desarrollo del aplicativo que integrará todos los

procesos que involucran el cobro de este tributo y que para futuras vigencias permita el

desarrollo de este proceso en forma eficiente, eficaz, oportuna y con un margen de error

en el Cálculo, Liquidación y Recaudo del impuesto, tendiente a cero (0).

En este último aspecto, tal como lo señalamos en el desarrollo del informe que ahora

presentamos, debe existir una vez el aplicativo se encuentre en etapa de producción,

claridad diáfana en cuanto a las obligaciones contabilizadas y los procesos jurídicos de

cobro coactivo efectivamente adelantados, por lo que la recomendación va dirigida a

realizar un trabajo en equipo entre los Grupos de Cobro Coactivo adscrito en estos

momentos a la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo de Cartera adscrito a Secretaría

General, a fin de trabajar conjuntamente en los ajustes contables pertinentes, de manera

razonable, conforme a las normas de contabilidad generalmente aceptadas.

de 88

SEGUIMIENTO

De conformidad con lo consignado en el “Documento Detallado del Proceso de Operación del

Sistema de Gestión de Tasa de Inspección, Vigilancia y Control de la Supersalud”, presentado

por la Unión Temporal ABITS-SERTISOFT en virtud de la ejecución del Contrato N°611

de 2.013 (NURC 1-2.014-015920 del 25 de Febrero de 2.014), quedó registrado la

realización de sesiones de trabajo con todas las áreas de la Superintendencia Nacional

de Salud que intervienen en los diferentes subsistemas (Oficina de Tecnología de

Información, Oficina Asesora de Planeación, Superintendencia Delgada para la

Supervisión Institucional, Secretaría General (Despacho, Notificaciones,

Correspondencia, Tesorería, Contabilidad) y Oficina Asesora Jurídica, principalmente.

CONCLUSION

Analizada la documentación aportada, se evidenció la participación de todas las

dependencias de la Superintendencia que intervienen en el Proceso de Tasa, en las

sesiones de trabajo llevadas a cabo con el Contratista que proveyó el nuevo Sistema para

la Gestión de Tasa, SGT.

El equipo auditor pudo constatar que el aplicativo tiene incorporadas las obligaciones de

la vigencia 2.014; sin embargo, se deben migrar a éste los datos y valores de vigencias

anteriores, para lo cual, de conformidad con lo informado por la Coordinadora del Grupo

de Cartera en Memorando NURC 3-2015-008633 del 13 de Mayo de 2.015, se vienen

adelantando las gestiones interdisciplinarias.

RECOMENDACIÓN N°6

Teniendo en cuenta que la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales es la

responsable de la información de los vigilados en Liquidación e Intervención y con el fin

de evitar el reproceso que actualmente se presenta en el Procedimiento de Liquidación

de la Tasa, se sugiere que se responsabilice a esta Dependencia de enviar la información

de las entidades bajo estas condiciones a la Oficina Asesora de Planeación o en caso

contrario la Oficina Asesora de Planeación tenga acceso de consulta a la información de

esta clase de vigilados, para que no exista dilación en la toma de esta información para

los fines correspondientes.

SEGUIMIENTO

Una vez analizado lo informado por la Superintendente Delegada para la Supervisión

Institucional, en el Memorando NURC 3-2015-007827 del 30 de Abril de 2.015, se

observó que ésta Superintendencia Delegada fue la encargada de suministrar la

información de toda la Población objeto de Liquidación y Cobro vigencia 2.014, incluidas

de 88

las revestidas con medida especial, conforme a los formatos establecidos por la Oficina

Asesora de Planeación, con lo cual se supera cualquier impase relativo a falta de

información como insumo para el debido evolucionar del proceso.

En los Memorandos NURC 3-2014-012641 y 3-2014-014505 del 1° y 27 de Agosto de

2.014, respectivamente, la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

remitió a la Oficina Asesora de Planeación toda la información insumo para la liquidación

y cobro de la Tasa vigencia 2.014.

CONCLUSION

De conformidad con el procedimiento aplicado en el 2.014, se evidenció que la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional aportó los insumos

necesarios requeridos para el proceso de liquidación, incluyendo aquellos vigilados que

presentan medidas especiales, con lo que se considera se atendió la recomendación

presentada por la Oficina de Control Interno, la cual apuntaba a contar con la totalidad de

información que permitiera el debido evolucionar del proceso de Cálculo, Liquidación y

Recaudo de la Tasa; sin embargo, se recomienda, salvo concepto en contrario,

complementar la estructura matricial establecida en la Resolución N°1520 del 12 de

Agosto de 2.014, incluyendo a la Superintendencia Delegada para las Medidas

Especiales y sus funciones expresas, dentro del nuevo proceso sistémico de tasa,

aspecto éste en el cual se viene trabajando.

RECOMENDACIÓN N° 7

Se recomienda estipular unos tiempos prudentes para el análisis de la información que

se suministra a la Oficina Asesora de Planeación, para la liquidación de la Tasa teniendo

en cuenta las fechas de reporte de los mismos, esto con el fin de que la misma sea

reportada con calidad.

SEGUIMIENTO

El nuevo proceso sistémico de tasa, plantea:

“El proceso de gestión de tasa inicia con en el susbsistema de obtención y consolidación de la información en el cual

se registra la información de contacto del vigilado y la información financiera de acuerdo con lo requerido por la circular

única, así como tambíen la información de otras fuentes externas (Incluye el subsitema de interoperabilidad).”1

“Se espera que la SNS, realice convenios interinstitucionales con entidades como la DIAN, la Superintendencia

Financiera (SFC), la Superintendencia de Subsidio Familiar (SSF), la Superintendencia para la Economía Solidaría

(Supersolidaría) y Confecamaras, y de esta forma toda la información para la liquidación de tasa se disponga en el

Sistema SGT, permitiendo el posterior cruce de información y así garantizar que la información reportada por los

vigilados sea congruente en todos los entes de control aquí mencionados.

1Unión Temporal ABITS-SERTISOFT. Documento Detallado del Proceso de Operación del Sistema de Gestión de Tasa

de Inspección, Vigilancia y Control de la Supersalud. 8.3 INTEGRACIÓN SUBSISTEMAS DE ANÁLISIS.

de 88

Por el momento se mantiene la opción para que la Superintendencia Delgada para la Supervisión Institucional revise

el universo de vigilados, y realice la captura de información de contacto y financiera de vigilados, como plan alterno

en caso de no contar con los convenios interinstitucionales.

Adicionalmente a la información de los vigilados, la Oficina Asesora de Planeación registra información del Indice de

Condiciones de Vida municipal, departamental y nacional, tomada del Departamento Nacional de Planeación (DNP),

el valor total de compensación de la vigencia anterior,y registra las clases y subclases de vigilados. De esta manera se

tendría dispuesto el subsistema de fijación de costos.”2

En el ejercicio sistematizado realizado para la liquidación de la Tasa vigencia 2.014, se

evidenció que la aplicación del nuevo proceso sistémico de tasa agilizará la verificación

y/o validación de la información soporte, por cuanto, los datos fuente de los reportes de

Circular Única y de entidades como Confecámaras y la Superintendencia Financiera de

Colombia, entre otras, se cruzarán automáticamente, mejorando la obtención y

consolidación de información veraz y confiable, en un tiempo menor al ocupado cuando

se realizaba manualmente.

CONCLUSIÓN

Se puede concluir que con la implementación del Software SGT se atendió la

recomendación, conforme a lo expuesto anteriormente; sin embargo, la Oficina de Control

Interno, en procura de un desempeño eficiente, efectivo y eficaz de la herramienta

adquirida, se permite recomendar en relación con el aspecto que ahora nos ocupa, que

en consideración a que el Software “Sistema de Gestión de Tasa”, contempla la

verificación y/o validación de la información, insumo para la liquidación de la Tasa, es de

gran importancia agilizar la suscripción de los convenios interinstitucionales para lograr la

interoperabilidad con las bases de datos externas; y poder así, correr los procesos de

validación de la información reportada por Circular Única y contenida en el Sistema de

Recepción, Validación y Cargue Circular Única-RVCC.

RECOMENDACIÓN N°8

En el caso de las Entidades que reportan con signos negativos o en pesos y no en miles

de pesos, como lo señala la Circular Única, se recomienda que estos valores no sean

cambiados por parte de la Delegada, teniendo en cuenta que estos se encuentran

debidamente firmados digitalmente; en su lugar se propone solicitar previamente la

confirmación de la información a los vigilados, con base en las facultades normativas que

permiten a la Superintendencia Nacional de Salud requerir información de los mismos.

2 Ver Unión Temporal ABITS-SERTISOFT. 9.1.3 DESCRIPCIÓN SUBSISTEMA.

de 88

En este punto entonces va implícita recomendación en el sentido que con un trabajo en

equipo entre las dependencias que tienen injerencia en el proceso, deben diseñarse

mallas de validación o filtros que eviten que hacia futuro se continúen presentando esta

clase de situaciones, aclarando que si bien la dependencia de apoyo (Oficina de

Tecnologías de la Información) es quien puede instrumentar lo pertinente, para lo cual

puede tomar este informe como uno de sus insumos, estos en definitiva debe

suministrarlos las dependencias que intervienen activamente en el Proceso, y de esta

manera evitar situaciones como las anteriormente comentadas, que generan reprocesos

y atrasan el tiempo de culminación de la actividad que debe desarrollar la

Superintendencia Nacional de Salud en procura de la consecución de recursos otorgados

por la misma Ley.

SEGUIMIENTO

Al Sistema de Recepción, Validación y Cargue Circular Única - RVCC, se le han realizado

mejoras en las mallas de validación de la información que debe cargar la población objeto

de liquidación y cobro de la tasa, buscando obtener datos más exactos y confiables.

La Resolución N°1520 del 12 de Agosto de 2.014, por la cual se señalan directrices para

adelantar el proceso sistémico de TASA y se dictan otras disposiciones, estableció a la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional:

Complementariamente, es de considerar que el Sistema de Gestión de Tasa realiza una

validación de los datos ya cargados desde RVCC, compara las variaciones con las de la

subclase y con las históricas del vigilado y genera alertas que permiten al usuario del SGT

determinar el comportamiento a seguir, entre otros como el de solicitar al vigilado la

revisión y/o aclaración de los datos registrados; permitiendo que, con el transcurrir del

tiempo, la Superintendencia Nacional de Salud cuente con información más precisa.

Además de lo anterior, con el fin de garantizar la disponibilidad del Sistema de Recepción,

Validación y Cargue Circular Única, la Oficina de Tecnologías de la Información desarrolló

actividades encaminadas a lograr este objetivo, entre las cuales para la presente vigencia

se encuentra la suscripción del contrato N°025-2015, con la firma NEXURA

INTERNACIONAL S.A.S, cuyo objeto es: “Prestar el servicio de Asistencia técnica

especializada para realizar los ajustes y mejoras al Sistema de Recepción, Validación y

Cargue de la Circular Única RVCC, de acuerdo con la propuesta presentada por el

Contratista”.

de 88

CONCLUSIÓN

Al igual que en la Recomendación N°7 y no obstante la actividad asignada a la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional; considerando que el

Software Sistema de Gestión de Tasa (SGT) contempla la interoperabilidad y el manejo

de mallas de validación de la información que los vigilados reportan a diferentes entidades

oficiales, insumo para la liquidación de la Tasa; para lograr un máximo aprovechamiento

de la nueva herramienta se hace prioritario y necesario suscribir los convenios con las

entidades (Confecámaras y Superintendencia Financiera, entre otras), que permitirán

realizar la validación de la información recepcionada por Circular Única y mejorar su

calidad, lo cual se recomienda como siempre de manera respetuosa y comedida.

RECOMENDACIÓN N°9

La Superintendencia Nacional de Salud no cuenta con un sistema de información que

determine con exactitud el universo de los vigilados, situación que en consideración de la

Oficina de Control Interno debe trabajarse en procura del mejoramiento respectivo, de

manera conjunta con el Ministerio de Salud y Protección Social y la Contaduría General

de la Nación. Esta recomendación tiene su génesis en el hecho que la Institución debe

utilizar datos como ya se expuso de los sistemas SIHO, REPS, FUT y CHIP y si estos

presentan falencias como las expuestas en este informe, llevan como consecuencia

serias dificultades en la ejecución del proceso de manera eficiente, efectiva y eficaz. Con

el software adquirido por la Superintendencia Nacional de Salud se busca integrar en una

herramienta tecnológica toda la información de fuentes internas y externas, pero si estas

últimas presentan falencias, se continuaran generando reprocesos y tardanzas que

conllevan en demoras para la Institución en la consecución de recursos, por lo que

atendiendo la filosofía de Gobierno en Línea de un trabajo intersectorial, se recomienda

a la Alta Dirección de la Entidad desarrollar esfuerzos en procura de lograr un

mejoramiento en este aspecto, de lo que se beneficiarían lógicamente las Instituciones

propietarias de los aplicativos antes mencionados (Ministerio de Salud y Protección Social

y Contaduría General de la Nación).

SEGUIMIENTO

La Resolución N°1520 del 12 de Agosto de 2.014, por la cual se señalan directrices para

adelantar el proceso sistémico de TASA y se dictan otras disposiciones, estableció a la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional:

de 88

CONCLUSIÓN

Con el aparte de la Resolución anteriormente transcrita, se evidenció que la Alta

Dirección acogió la recomendación presentada por la Oficina de Control Interno,

estableciendo directrices para el reporte por parte de una dependencia (Superintendencia

Delegada para la Supervisión Institucional), a otra (Oficina Asesora de Planeación), de

los vigilados susceptibles de liquidación de tasa.

La Contraloría General de la República sobre este particular también fijo hallazgo, sobre

el cual la Superintendencia Nacional de Salud estableció acción de mejora; en la que se

viene trabajando, para su cumplimiento.

RECOMENDACIÓN N°10

Se evidencia asimetría y mala calidad en la información reportada por los vigilados y por

la Superintendencia Delegada para la Generación de los Recursos Económicos para la

Salud para la liquidación de la Tasa que deben cancelar los vigilados, lo que se encuentra

respaldado en la serie de comunicaciones que con sus NURC fueron referenciados en

este informe, aspecto este que es reiterativo en lo encontrado en la auditoría realizada en

el 2013, para la vigencia 2012, y sobre lo cual deben tomarse las previsiones del caso

para superar esta situación.

SEGUIMIENTO

Al Sistema de Recepción, Validación y Cargue Circular Única - RVCC, se le han realizado

mejoras en las mallas de validación de la información que debe cargar la población objeto

de liquidación y cobro de la tasa, generando datos más exactos y confiables.

La Alta Dirección a través de acto administrativo ya mencionado, asignó a la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, la responsabilidad de

determinar el universo de sujetos de inspección, vigilancia y control obligados a cancelar

tasa, dependencia que ha realizado revisiones de la información cargada por éstos en el

Sistema de Recepción, Validación y Cargue Circular Única – RVCC, lo que ha permitido

mejorar la calidad de la información recepcionada.

de 88

CONCLUSIÓN

Al igual que en las Recomendaciones anteriores, se reitera que el nuevo Software

Sistema de Gestión de Tasa (SGT) contempla la interoperabilidad y el manejo de mallas

de validación de la información que los vigilados reportan a diferentes entidades oficiales

y para lograr un máximo aprovechamiento de la nueva herramienta, se hace prioritario y

necesario suscribir los convenios con las entidades que permitirán realizar la revalidación

de la información recepcionada por Circular Única y mejorar su calidad; sin embargo, la

asignación de la responsabilidad en cabeza de la Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional, lleva a que la recomendación presentada por la Oficina de

Control Interno ha sido atendida, en procura del mejoramiento de la calidad de la

información requerida como insumo para liquidar el tributo que ocupa a este informe.

De conformidad con la información suministrada por Secretaría General, en la presente

vigencia se continuarán gestionando acercamientos interinstitucionales que permitan

fortalecer la interoperabilidad del SGT.

RECOMENDACIÓN 11

La Oficina de Control Interno recomienda a la Alta Dirección continuar realizando las

acciones tendientes a cumplir con el PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA, en razón a que el plazo para el cumplimiento de las

acciones correctivas vence el próximo 30 de junio de 2014, el cual no cuenta con

posibilidades de prórroga.

SEGUIMIENTO

La Superintendencia Nacional de Salud, dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento

suscrito con la Contraloría General de la República, resultado de la Auditoria Integral

realizada a la Entidad en el año 2013, respecto de la Vigencia 2012, el cual tenía fecha

límite 30 de Junio de 2014.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud remitió los avances

del Plan de Mejoramiento a la Contraloría General de la República, a través del aplicativo

SIRECI el 17 de Julio de 2015, tal como se evidencia en el certificado Acuse de

Aceptación de la Rendición, con el cual la Oficina de Control Interno dio por cumplidas

las acciones de los Hallazgos N° 33 y 34 de la vigencia 2011 y los Hallazgos N°19 y 23

de la vigencia 2012, los cuales a la fecha de corte del seguimiento (30 de Junio de 2014),

se encontraban pendientes por cumplir.

de 88

RECOMENDACIÓN 12

La Oficina de Control Interno recomienda que se tomen acciones tendientes a definir lo

relativo al cobro de tasa de las Administradora de Riesgos Profesionales (ARL), orden

impartida a la Superintendencia Nacional de Salud mediante la Ley 1438 de 2.011,

aspecto sobre el cual la Alta Dirección ha venido adelantando reuniones, que deben

concluir con una decisión que lleve a la Institución al recaudo efectivo de los recursos

autorizados por Ley. Frente a lo anterior incluimos respuesta dada por Secretaría General,

respecto del Informe Preliminar, así:

“La Secretaría General ha realizado reuniones socializando la necesidad de un concepto técnico para la

aplicación de la fórmula y del cálculo de la Tasa para este grupo de vigilados, dado que no se enmarca

oficialmente en ninguno de los 3 grupos establecidos en el Decreto 1405 de 1999. El concepto técnico

permitirá a la Alta Dirección impartir directrices al respecto”.

SEGUIMIENTO

El Decreto 1438 del 31 de Julio de 2.014, por el cual se establecen para el año 2.014 los

costos de la supervisión y control realizados por la Superintendencia Nacional de Salud

a las entidades vigiladas con excepción de las que legalmente se encuentran exentas de

asumir tal obligación, a efectos de determinar el cálculo y fijar la tarifa de la tasa que

deben cancelar, registra la siguiente asignación porcentual para la clase Administradoras

de Riesgos Laborales – ARL:

Clase Entidad Vigilada Porcentaje (%) de

Participación de los Costos Valor de los Costos ($)

Administradoras de Riesgos Laborales – ARL 2,34 869.322.240

Fuente: Resolución 1438 de 2014

Complementario a lo anterior, mediante Resolución 1589 del 20 de Agosto de 2.014, la

Superintendencia Nacional de Salud clasificó los sujetos de supervisión y control para la

liquidación de la tasa vigencia 2.014, encontrándose a las Administradoras de Riesgos

Laborales en la Clase “Recaudadores de Recursos”.

Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Memorando

NURC 3-2015-008203 del 7 de Mayo de 2.015, informó sobre las gestiones realizadas y

el estado en que se encuentra el proceso de Liquidación de Tasa de las Administradoras

de Riesgos Laborales – ARL:

“…durante la liquidación de Tasa para la vigencia 2014 se realizó por parte de esta Secretaría la solicitud

de liquidación de las ARL en diferentes oportunidades. En el siguiente cuadro encuentra el resumen del

de 88

seguimiento de la liquidación de Tasa para la subclase ARL, así como las solicitudes realizadas a la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y la Superintendencia Delegada para

Medidas Especiales para la vigencia 2015:

El proceso de emisión de las resoluciones de cobro correspondiente a los periodos 2012 y 2013 se

realizará manualmente y el proceso de liquidación completo para la vigencia 2014 se realizará usando el

SGT.”

CONCLUSIÓN

De conformidad con lo informado por el Señor Secretario General y el Asesor del

Despacho del Superintendente Nacional que lidera el proceso sistémico de Tasa, en el

presente año se dará inicio a la liquidación del tributo de las Administradoras de Riesgos

Laborales, en lo correspondiente a las vigencias del 2.012 al 2.014.

7. INFORME DE ACTUACIÓN ESPECIAL DE FISCALIZACIÓN DE LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, RESPECTO A TASA 2013.

Mediante comunicado NURC 1-2014-082371 del 26 de Agosto de 2.014, el Contralor

Delegado para el Sector Social de la Contraloría General de la República, informó a la

Superintendencia Nacional de Salud que, en desarrollo de su Plan de Vigilancia y Control

Fiscal 2.014, programó la realización de Actuación Especial a ésta Superintendencia con

el objeto de evaluar la gestión y resultados de la Entidad; en cumplimiento de las

funciones como ente de inspección, vigilancia y control del Sector Salud.

de 88

Como resultado de la mencionada Actuación Especial, el Contralor Delegado para el

Sector Social presentó el informe de resultados con Oficio NURC 1-2015-021991 del 25

de Febrero de 2.015, el cual es el documento soporte del cual se extraen apartes en lo

referente a Tasa de la Superintendencia Nacional de Salud.

Como resultado del Informe de Actuación Especial de Fiscalización, se suscribió Plan de

Mejoramiento el 25 de Marzo de 2015, como consta en el certificado de Acuse de

Aceptación de la Rendición, al cual la Oficina de Control Interno le realizará el primer

seguimiento en el mes de Julio de 2015, con corte a 30 de Junio, y remitirá el informe

pertinente al Ente de Control, a través de aplicativo SIRECI.

Del Informe de Actuación Especial de Fiscalización, emitido por la Contraloría General

de la República, cuatro (4) Hallazgos, hacen referencia a Tasa, los cuales se describen a

continuación, con las acciones correctivas, fecha de inicio, fecha final y responsable:

COFL02 Página 25 de 88

No.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE INICIO FECHA FINAL RESPONSABLE

5

Gestión de Cobro de Tasa de Supervisión y Control (A-F-

D)

La Contraloría General de la República señala que de la

evaluación del recaudo de Tasa IVC, para el período

comprendido entre las vigencias 2010 a 2013 inclusive, se

observó una gestión fiscal antieconómica, ineficaz,

ineficiente e inoportuna; dejando de ser recaudados 46

Actos (en cuantía de $53.4 millones, sin incluir los

intereses de mora), por lo cual considera que se causa un

presunto daño patrimonial en la cuantía anteriormente

señalada, por incumplimiento en el ejercicio de la función

de recaudo.

1. Derogatoria Circular 028 de 2015. (Correctiva) 2015/04/01 2015/12/31

Oficina Asesora jurídica

2. Expedición de una Circular Interna. (Preventiva) 2015/04/01 2015/12/31

3. Contratación Directa de servicios profesionales para

adelantar el cobro coactivo del rezago de las vigencias 2010 a

2013, con los recursos del proyecto de inversión (Correctiva

y/o preventiva)

2015/04/01 2015/12/31

Acuerdos de servicios entre Secretaría General,

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos y la

Oficina Asesora Jurídica; que incorporen tiempos para allegar

a esta última documentación y requisitos que permitan

ejecutar de manera eficiente efectiva y eficaz la labor de

cobro coactivo.

2015/03/16 2015/12/31 Secretaría General

6

Constancia de Ejecutoria Resoluciones de Tasa IVC (A)

La Contraloría General de la República expone que de

acuerdo con la base de datos entregada por la Entidad,

se observó el registro de 1.248 actos administrativos

individuales sin constancia de ejecutoria (archivo Tasa sin

const. ejecut.xísx), correspondientes a las vigencias 2010

(544 actos), 2011 (134 actos) y 2012 (570 actos).

Señala el ente de Control que en el caso de las

Resoluciones de 2010, 2011 Y 2012, se observa el

cómputo de términos en contra de la entidad, que

permiten la constitución de la figura jurídica de la

prescripción extintiva (pérdida del derecho); del 2010

han transcurrido 4,18 años (contados desde la fecha de

expedición del acto hasta el 30 de septiembre de 2014),

del 2011 han transcurrido 2,89 años y del 2012 han

transcurrido 1,86 años.

Terminar labores de notificación y expedición de constancia

de ejecutoria por vigencias. A 31 de Diciembre de 2.015, se

remitan por parte de Secretaría General el 100% de los actos

administrativos individuales con constancia de ejecutoria


1. Derogatoria Circular 028 de 2015. 2015/04/01 2015/12/31

Trabajo conjunto incluyendo

Secretaria General y el

Despacho Superintendente

2. Expedición de una Circular Interna. 2015/04/01 2015/12/31

Trabajo conjunto incluyendo

Secretaria General y el

Despacho Superintendente

3. Contratación Directa de servicios profesionales para

adelantar el cobro coactivo del rezago de las vigencias 2010 a

2013, con los recursos del proyecto de inversión

2015/04/01 2015/12/31

Trabajo conjunto con la

Subdirección Administrativa-

Secretaria General


No.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA FECHA DE INICIO FECHA FINAL RESPONSABLE

7

La Contraloría General de la República señala en el

informe que derivado de la auditoría; se encontraron

2.306 registros (Actos administrativos) identificados

como transacciones sin pago, de acuerdo con el reporte

generado por la Entidad del aplicativo SIGTA para el

período 2010 a 2013 inclusive, los cuales suman $8.621,2

millones (saldo por capital).

En consecuencia y de manera similar a lo observado en el

Hallazgo anterior, ante la falta de gestión eficaz en el

cobro y recaudo, la Entidad está abocada al presunto

riesgo de prescripción extintiva o la extinción del sujeto

pasivo, sobre los valores liquidados por concepto de Tasa

IVC de las vigencias 2010 a 2013, que se encuentran sin

pago, por una cuantía total de $8.621,2 millones (Saldo

por capital), lo que podría llegar a afectar el patrimonio

público.

Mejorar las acciones de cobro (cartera) el persuasivo e inicio

inmediato de procesos coactivos.

Ibídem x la parte Directiva, todo entregado a 31/12/2015.


8

La Contraloría General de la República expone que para

la vigencia 2013 se validó la información de la base de

datos de Liquidaciones 2013 frente al REPS y RUES;

observándose 697 registros (NIT) que cesaron su

inscripción en los registros indicados; sobre los cuales se

efectuó la respectiva liquidación; situación que incide en

el cálculo (distribución económica) causando error en el

consolidado; en algunos casos la interrupción es anterior

a la anualidad indicada.

En tal sentido advierte el ente de control acerca del

posible error sobre los actos de liquidación de Tasa IVC

de la vigencia 2013; que implica reprocesos

administrativos y jurídicos en la operación y gestión.

Hallazgo administrativo.

Con el propósito de garantizar la oportunidad, confiabilidad,

suficiencia y calidad de la información, en especial frente a la

base de los sujetos vigilados de esta Superintendencia,

conforme al consenso establecido por la Delegada

Institucional con la OTI y la Oficina de Metodologías, se

propuso la implementación de un proceso para la creación de

una Base Única de Registro de Vigilados

01/04/2015 31/12/2015

Superintendencia Delegada

para la Supervisión

Institucional


8. INFORME

8.1. ANTECENTES

Como es bien sabido, en el año 2013 la Superintendencia Nacional de Salud, tuvo

modificación de su estructura, mediante Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2013.

En la nueva estructura de la Superintendencia Nacional de Salud, se crearon las siguientes

dependencias, adscritas al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud:

Oficina de Metodologías de Supervisión y Análisis de Riesgo

Oficina de Control Disciplinario Interno

Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: fusión de la

Superintendencia Delegada de Atención en Salud y la Superintendencia Delegada para la

Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud.

Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos

Se crearon dos (2) Subdirecciones adscritas a Secretaría General, la Subdirección

Financiera y la Subdirección Administrativa.

De otra parte, en la nueva estructura de la Superintendencia Nacional de Salud se

estableció la desconcentración de la Entidad, creando la Organización en el Territorio.

A la fecha de realización de la presente Auditoría, la Entidad cuenta con Seis (6) Centros

de Atención al Ciudadano en las ciudades de Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla,

Bucaramanga y Neiva y; Cuatro (4) Puntos de Atención al Usuario, en la Casa del

Consumidor de: Armenia, Pereira, Popayán y Barranquilla.

Complementario a lo anterior, mediante Resolución 180 del 17 de Enero de 2014, se

crearon Grupos Internos de Trabajo en la Superintendencia Nacional de Salud, y se

asignaron funciones.

8.2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La Superintendencia Nacional de Salud para las funciones de Cálculo, Liquidación y

Recaudo de Tasa, utiliza los siguientes sistemas de información:


SISTEMA DE RECEPCIÓN VALIDACIÓN Y CARGUE CIRCULAR – RVCC

Fuente: Oficina de Tecnologías de la Información

A través de este Sistema de Recepción, Validación y Cargue de la Circular Única-RVCC,

los vigilados reportan la información que solicita la Superintendencia Nacional de Salud, de

acuerdo con los diferentes tipos de archivo, atendiendo las fechas o periodicidad en que

debe ser enviada, de conformidad con lo establecido en la Circular Externa 047 de 2007 y

las modificaciones que ésta ha tenido en el tiempo; insumo que sirve a otras dependencias

como la Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional y Secretaria General,

para determinar el estado en el cual se encuentran los vigilados en aspectos generales,

administrativos y financieros y, con base en esa información desarrollar en debida forma

las funciones de Inspección, Vigilancia y Control

El Sistema cuenta con una interfaz web de Autenticación para las Entidades Vigiladas, el

cual permite validar, cargar oficialmente la información y verificar el reporte de los envíos

realizados y de los archivos reportados.


Actividades desarrolladas por la Oficina de Tecnologías de la Información, para

garantizar la disponibilidad del Sistema RVCC, para el cargue de información periodo

43 con corte 31 de Diciembre de 2014.

La Oficina de Tecnologías de la Información, llevó a cabo actividades con el fin de garantizar

la disponibilidad del Sistema de Recepción, Validación y Cargue Circular Única-RVCC3,

para el oportuno reporte por parte de las Entidades Vigiladas, Periodo 43 con corte a 31 de

Diciembre de 2014, cuyo plazo venció el 25 de Febrero de 2015 y la correspondiente

apertura extemporánea del aplicativo, la cual contempló dos tiempos:

Marzo 9 al 16 de 2015, para EAPB

Abril 13 al 24 de 2015, para todos los vigilados

Las actividades relacionadas, fueron:

1. Capacitación a operadores del Call Center

2. Fortalecimiento de IVR, emisión de mensajes de correo a las entidades vigiladas

3. Remisión de mensajes de correo a las entidades vigiladas

4. Publicación de Banner´s en la Página Web de la Superintendencia

5. Programas de Televisión de la Superintendencia

6. Publicación de Comunicados Oficiales en la página web

7. Atención a vigilados en el Primer piso sede principal de la Superintendencia

8. Suscripción del Contrato 025 de 2015, con la firma NEXURA INTERNACIONAL

S.A.S, con el cual se efectúan Mejoras al Sistema de Información RVCC

9. Mejora del ingreso a la Página Web Institucional

10. Publicación en la página Web de la Entidad, de Ayudas y manuales

Durante el periodo de cargue oportuno se pudo establecer que 5.777 Entidades Vigiladas

reportaron, representando un 53,5% más vigilados que en la misma fecha del 2014 y

durante las fechas de cargue extemporáneo (Marzo 9 al 16 de 2015, para EAPB y Abril 13

al 5 de 2015, para todos los vigilados) en total reportaron 1.805.

Cabe advertir que el universo de vigilados que reporta el Sistema de Recepción, Validación

y Cargue Circular Única-RVCC es de 10.811, según se evidencia en el reporte

proporcionado por la Oficina de Tecnologías de la Información, de los cuales durante los

periodos de cargue normal y extemporáneos habilitados entre Enero y Abril de 2015, 7.582

vigilados realizaron cargue de información, siendo el 70.13% del total.

3 Informe de “Evaluación Posterior y Seguimiento a los Sistemas de Información de la Entidad-RVCC- Supersalud”, presentado por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2015-005476 del 25 de Marzo de 2015.


La Oficina de Tecnologías de la Información, presentó informe al señor Superintendente

Nacional de Salud, con Memorando NURC 3-2015-007616 del 28 de Abril de 2015, en el

cual indica que con corte 25 de Abril de 2015, el total de Entidades Vigiladas que reportaron

fue de 7.582; de igual forma hace el comparativo de todo lo recibido en 2014 que fue de

7.313, número que ha sido superado en lo corrido del presente año en 269, para un total

de 7.582. Se anexa cuadro comparativo presentado por la citada Oficina:

El Sistema de Recepción, Validación y Cargue Circular Única-RVCC, es el que suministra

al proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de Tasa, la base de vigilados y el que

consolida la información de otras bases de datos de fuentes tanto internas como externas,

una vez se haya probado y autorizado la implementación de la interoperabilidad entre

RVCC y SGT.


La Oficina de Control Interno hace claridad sobre la incorporación de la última información

precedente; en lo que se refiere a RVCC, ya que a pesar que la misma servirá para la

liquidación de la tasa 2.015; permite evidenciar la mejora en el reporte de los vigilados por

el sistema antes mencionado, el cual es insumo necesario para la liquidación del tributo

objeto de la auditoría que por este documento se reporta.

SISTEMA DE GESTION DE TASA (SGT)

Como resultado de auditorías al Proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de TASA,

presentados por la Oficina de Control Interno para las vigencias 2012 y 2013, como acción

de mejora por parte de la Alta Dirección de la Entidad, se suscribió el contrato 611 de 2013

con la Unión Temporal Abits-Sertisoft, cuyo objeto era: “Proveer el licenciamiento del software

que permita el proceso integral de consolidación de información, cálculo, liquidación, notificación,

recaudo y cartera para la Tasa de Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional

de Salud de conformidad con las especificaciones descritas en el Anexo Técnico”.

Condiciones Generales del Contrato N°611 de 2013


Los requerimientos técnicos que soportan este contrato y que fueron la base del software

que actualmente se encuentra en producción, se especifican de la siguiente manera:

Fuente: SECOP

Fuente: SECOP


La Oficina de Control Interno solicitó a Secretaría General, la generación de imágenes que

dan prueba de la funcionalidad del software, con el fin de presentar algunas de sus

características:

Menús

Para ingresar al aplicativo, los funcionarios deben tener definidos unos roles que se ajustan

al perfil asignado, de acuerdo con sus funciones.

En primera medida se tiene que ingresar a validar usuario y clave, como lo muestra la

siguiente imagen:

Fuente: Secretaría General

Primer Panel de Consulta: Al ingresar al sistema, después de haberse validado el usuario

y la clave de ingreso, aparece el siguiente panel, el cual es similar en cada perfil.


En la imagen anterior, se puede apreciar que el aplicativo maneja “semáforos”, con los

cuales se puede verificar el estado en que se encuentra el proceso y el comportamiento del

estado de su trámite: (A tiempo – Por Vencer – Vencidas).


El Menú Analizar permite generar reportes que se pueden parametrizar de acuerdo con las

necesidades de cada perfil; un ejemplo de ellos se ilustra en la siguiente imagen:


Actualmente se encuentran definidos en el sistema aproximadamente 36 reportes, a los

cuales se puede acceder, dependiendo del perfil que tenga la autorización.

Los reportes son parametrizables, de acuerdo con las necesidades de la dependencia que

los requiere.

Dentro de los menús que tiene el software no se visualiza el de AYUDA, aunque Secretaría

General hizo entrega a todas las dependencias de los Manuales Básicos, mediante NURC

3-2014-021108 del 4 de Diciembre de 2014, donde además se indica el procedimiento a

seguir en caso de requerirse apoyo por parte de los administradores (técnico y funcional)

del SGT, del cual se extracta:

“Teniendo en cuenta que durante la ejecución del contrato de suministro de esta licencia se capacitó al

personal que interviene tanto en actividades generales como específicas de cada área y que el uso del

Sistema de Gestión de Tasa - SGT para todas las operaciones del proceso sistémico no es opcional,

cualquier inquietud acerca de su funcionamiento debe ser canalizada a través de los administradores del

sistema quienes las valorarán y determinarán si se debe acudir al sistema de soporte del proveedor (TMS)

o la resolverán con las herramientas, conocimiento y capacitación que han adquirido dichos administradores.

Para este efecto, los usuarios deberán comunicar por escrito sus requerimientos a los correos de los

administradores y en caso de solicitudes que impliquen la modificación de la arquitectura del SGT, cambios

en la política de comportamiento institucional establecida para Tasa, o nuevas interpretaciones jurídicas,

deberán contar con una solicitud formal del Delegado o Jefe de Oficina Respectivo, para que esta sea

evaluada.

Las solicitudes serán clasificadas y respondidas por los administradores del sistema en concordancia con lo

establecido en el acuerdo de servicios y carta de garantía del proveedor. Del avance de las soluciones

mantendrán un registro compartido que permita verificar su estado y fecha programada de respuesta.”


Se tiene una salida segura, al oprimir el botón “SALIR”, el cual es igual en cualquier perfil.


Perfiles de usuario.

El menú cambia de acuerdo con el rol de cada usuario y a éste van asociadas unas acciones

de acuerdo a su función dentro del SGT; algunos de ellos son:

Rol

Administrador

Administrador Funcional TMS

Administrador TMS

Capacitación TMS

GT - Cartera Básico

GT - Cartera Intermedio

GT - Delegada para la supervisión institucional

GT - Funcionarios de Registro de Costos IVC

GT - Oficina Asesora de Planeación

GT - Secretaría General

GT - Secretaría General - Financiera

GT - Secretaría General - Revisor

GT - Secretaría General Notificaciones

GT - Secretaría General Notificaciones - Firma

GT - Secretaria General Revisor Recursos

GT - Subdirección Financiera

GT - Tesorería Básico

GT - Tesorería Temporal

OAJ Cobro Persuasivo Coordinador

OAJ Segunda Instancia Revisor

OAP-AdminParámetros

SG - Cierre Contable

Usuario básico


Etapa de Soporte y Garantía

Durante el año de soporte y garantía, que comenzó el 1° de Noviembre de 2014, Secretaría

General ha venido trabajando conjuntamente con las dependencias que hacen parte

integral del proceso de Tasa, con el fin de atender solicitudes planteadas en la medida que

se utiliza el software y se genera la necesidad de optimizarlo, aprovechando al máximo lo

hasta ahora implementado.

El siguiente cuadro, resume el estado de esas actividades, a la fecha de presentación del

informe que ahora nos ocupa:

Estado Total

Resuelto 38

Trámite 13

En espera de acción del cliente (SNS) 1

Aprobado 19

Reprogramado 9

Total general 80



La información suministrada en el cuadro y gráfica anteriores, se puede interpretar de la

siguiente manera:

Convenciones Esperando SNS: La UT está a la espera de información por parte de la SNS

Pendiente: Está programado pero aún no se inicia la actividad

Resuelto: Por parte de la UT se genera la solución o respuesta, pendiente

verificación por parte de la SNS

Trámite: Está programado y por parte de la UT se está gestionando

En Espera de Acción del Cliente: Solicitud radicada en TMS pendiente de

aprobación por parte de la SNS para cierre

Aprobado: La SNS da por cumplido el compromiso


Con base en las actividades inherentes a cada función dentro del proceso sistémico de

tasa, se evidencia que han surgido nuevas necesidades y ajustes al producto derivadas de

las diferentes situaciones que se han presentado con los usuarios del sistema, generando

oportunidades de mejora, evidenciadas en anteriores informes presentados por la Oficina

de Control Interno como, en el seguimiento a la ejecución del contrato 611 de 2013 y la

implementación del Sistema de Gestión de Tasa-SGT.

WEB SERVICE - INTEROPERABILIDAD

Dentro de los requerimientos técnicos solicitados al desarrollar el software del Sistema de

Gestión de Tasa, está la interoperabilidad con otros aplicativos entre los que se encuentran,

como propios, SUPERCOR y RVCC, la Unión Temporal ABITS-SERTISOFT desarrolló e

implementó los módulos correspondientes, entregados mediante NURC 1-2014-104374 del

20 de Octubre de 2014, los cuales serán funcionales en la medida que la Oficina de

Tecnologías de la Información diseñe, haga las pruebas del caso y ponga en

funcionamiento los “web service” requeridos; actividad que hasta la fecha se encuentra en

periodo de prueba y ajustes, según lo ha manifestado por la Oficina de Tecnologías de la

Información y Secretaría General.

Una vez se establezca la interoperabilidad con otros aplicativos, se garantizará la

oportunidad del registro y/o captura de la información, la ejecución de trámites masivos y

operativos, potenciando la efectividad del software adquirido.

Como ejemplo de los aplicativos externos, que requieren interoperabilidad con el SGT, se

encuentra SIPOST y Certimail (Herramientas del Contratista Servicios Postales Nacionales

4/72) , los cuales requieren interfaces de usuario para el cargue de información de los

estados y fechas de los procesos de citación y notificación, que hagan consistente el modelo

con el fin de sintonizar las reglas de negocio definidas en el software con la operación física,


toda vez que, esta situación ha creado inconsistencias para las obligaciones, la causación

y su efecto en la interposición y resolución de recursos. Este efecto se ve reflejado en las

etapas del proceso y transacciones posteriores (recursos, certificados de firmeza y cobro).

Al implementar la interoperabilidad, se logrará que la información de las bases de datos sea

íntegra, dado que la manualidad de su carga y operación, hoy no lo permiten.

DISPONIBILIDAD INMEDIATA DE BACKUP´S

En repetidas ocasiones, Secretaría General ha solicitado se aporte backup de fechas

específicas, especialmente para cuando se realiza el cierre mensual y la Oficina de

Tecnologías de la Información, demora entre 1 y 2 días para su entrega. También se ha

presentado el caso en que puede haber demora de hasta 15 días para ello, como lo fue una

solicitud elevada el 20 de Febrero de 2015, sobre el backup del 15 de Febrero 2.015 y al 4

de Marzo no había sido suministrada. Además de ello, se evidencia en los correos

aportados para el seguimiento, que reiteradamente se presentan dilaciones para su

entrega.

Dentro de las políticas de Seguridad de la Información definidas en el Sistema Integrado de

Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud se establece que:


Lo anterior, se ajusta a la necesidad de tener disponible el backup de este software, el cual

es solicitado por Secretaría General y el Contratista, con el fin de realizar actividades del

quehacer permanente del proceso de tasa y las pruebas que se requieren para analizar las

nuevas necesidades y ajustes derivadas del trabajo coordinado y en equipo, con todas las

dependencias involucradas en el proceso.

SIGTA

Este aplicativo fue implementado en Agosto de 2010 por la Superintendencia Nacional de

Salud, en respuesta a un requerimiento efectuado por la Contraloría General de la

República, que en su momento observó que el control de pagos era llevado en hoja de

cálculo, calificándolo como manual y débil.

Este software ha requerido en repetidas ocasiones, ajustes y mejoras para su optimización;

situación que a la fecha de implementación del Sistema de Gestión de Tasa (SGT), no se

logró en su totalidad.

Esto sigue generando inconvenientes a la hora de establecer las bases de datos y los

saldos que deben ser cargados al SGT, ya que no se garantiza la integridad de la

información que en el mismo se contiene.

Lo anterior, es evidenciado en los soportes aportados para el informe que ahora nos ocupa,

dado que desde Junio de 2014, se han solicitado revisiones, validaciones y consolidación

de la información con la Oficina de Tecnologías de la Información, no se ha logrado el

objetivo y tampoco la implementación del módulo que corresponde para el tema de recaudo.

El equipo auditor evidenció en desarrollo de la auditoría que por este documento se reporta,

que se viene trabajando para lograr la migración de los datos que se encuentran

incorporados en el SIGTA al SGT, siendo la recomendación de esta dependencia sobre el

particular, que se tenga en cuenta especial cuidado con el tema de los intereses generados

en cada una de las obligaciones y vigencias, para que no existan inconvenientes a nivel de

la Contabilidad de la Institución.

8.3. PROCESO GESTIÓN DE TASA DE SUPERVISIÓN Y CONTROL

Como ya se registró anteriormente, para la liquidación de la Tasa 2.014, se aplicó el

procedimiento manual tradicional y paralelamente; se realizó un ejercicio sistematizado, por

lo cual, a continuación se analizan los dos procesos ejecutados:


ADOPTADOS POR ACTO ADMINISTRATIVO

A la fecha de liquidación de la Tasa 2.014, 12 de Septiembre de 2.014, los procedimientos

aplicables son los consignados en la Resolución 280 del 5 de Marzo de 2.009, “Por la cual

se adopta el manual de procesos y procedimientos de la Superintendencia Nacional de

Salud y se derogan las resoluciones Números 898 de 2005, 2880 de 2006 y 1230 de 2008.”

Es de anotar que la precitada Resolución ha sido modificada, de conformidad con el

siguiente cuadro resumen:


PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PROCEDIMIENTO TASA CONTRIBUTIVA Y 0.2% DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO A FAVOR DE

LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD (pág. 328)

NUEVO MODELO DE PROCESOS POR SUBSISTEMAS Y AREAS PARTICIPANTES

PARA EL MODO DE OPERACIÓN FUTURO DEL SISTEMA GESTION TASA

En ejecución del Contrato 611 de 2.013, que suscribió la Superintendencia Nacional de

Salud con la Unión Temporal ABITS-SERTISOFT, durante la etapa de conocimiento del

negocio y de levantamiento de información, se identificaron varios subsistemas de análisis,

que constituyen la base fundamental del proceso de gestión de tasa.4

Como resultado del análisis realizado a los procesos del sistema de gestión de tasa, los

subsistemas de análisis identificados se integran gráficamente.

4 Ver Unión Temporal ABITS-SERTISOFT. 8.2 DETERMINACIÓN SUBSISTEMAS DE ANÁLISIS


SUBSISTEMA DE ANÁLISIS DESCRIPCIÓN

Obtención y consolidación de

la información

Obtiene la información de contacto y financiera de los vigilados y permite

el registro manual de datos por fuera de los convenios de

interoperabilidad

Fijación de costos de IVC Registra la información de costos de inspección, vigilancia y control

Liquidación de Tasa Realiza el cálculo del valor a pagar por el vigilado

Citación y notificación Lleva el control de los envíos de las citaciones y de las resoluciones de

liquidación según lo determina la ley.

Recaudo y Proceso Contable Controla los pagos y contabilización por concepto de tasa.

Recuperación de Cartera Lleva el control de cartera para poder efectuar el cobro persuasivo y

coactivo del vigilado en mora

El proceso de gestión de tasa inicia con en el Susbsistema de Obtención y

Consolidación de la Información (1) en el cual se registra la información de contacto del

vigilado y la información financiera de acuerdo con lo requerido por la circular única, así

como tambíen la información de otras fuentes externas (Incluye el subsitema de

interoperabilidad).

De manera simultanea, el Subsistema de Fijación de Costos (2) permite la captura de

información del costo en que incurre la SNS por sus labores de vigilancia y control.


Con los insumos anteriores, el Subsistema de Liquidación de Tasa (3) permite el cálculo

del valor a pagar por tasa para cada vigilado.

Como soporte a la tasa liquidada, el Subsistema de Citación y Notificación (4), controla

que el vigilado sea notificado para realizar el pago.

El Subsistema de Recaudo y Proceso Contable (5) presenta a las entidades vigiladas la

información base de la liquidación de tasa y facilita el pago a través de distintos medios

físicos y electrónicos. Así mismo, automatiza el control de la función de recaudo y optimiza

el ingreso por concepto de tasa.

Finalmente, el Subsistema de Recuperación de Cartera (6), respalda el proceso de cobro

persuasivo y coactivo a partir de la morosidad del vigilado, el sistema llega hasta la

integración con el software de cobro coactivo, al cual SGT debe enviarle los registros de

mandamiento de pago generados y el registro de garantías aprobadas.

COMPARATIVO ADOPTADOS POR ACTO ADMINISTRATIVO Vs. MODELO DE

PROCESOS POR SUBSISTEMAS

Resolución N°280/05-03-2009 y demás que la modifican Nuevo Esquema de Gestión de Tasa

5.2.1 Definición de Costos de Supervisión Subsistema Fijación de Costos de IVC (2)

5.2.2 Trámite del Decreto de Costos de Supervisión y Control para la Siguiente Vigencia

Incluido en el Subsistema Fijación de Costos de IVC (2)

5.2.3 Liquidación de la Tasa de Supervisión y Control Incluido en Subsistema Obtención y Consolidación de la Información (1) y Subsistema de Liquidación de Tasa (3)

5.2.4 Autoliquidación del 0.4% de los Recursos del Régimen Subsidiado

Incluido en Subsistema Obtención y Consolidación de la Información (1) y Subsistema de Liquidación de Tasa (3)

5.2.5 Elaboración y Notificación de Actos Administrativos de Liquidación de la Tasa

Subsistema de Citación y Notificación (4)

5.2.6 Recaudo de la Tasa y 0.4% del Régimen Subsidiado

Subsistema de Recaudo y Proceso Contable (5)

5.2.7 Cobro Persuasivo Subsistema de Recuperación de Cartera (6)

5.2.8 Devoluciones de Saldos Tasa No está contemplado

5.2.9 Proceso de Cálculo para Devolución Tasa En parte Subsistema de Recaudo y Proceso Contable (5)

Como se evidencia en el cuadro comparativo, el nuevo esquema de gestión de tasa ha

permitido sistematizar las actividades de los procedimientos establecidos en la Resolución

280 del 5 de Marzo de 2009, y sus modificatorias; que comprende desde la Obtención y

Consolidación de la Información de la población objeto de liquidación y pago de tasa, hasta,

el Cobro Persuasivo; generando la trazabilidad de cada una de las actividades.


No obstante lo anterior, lo pertinente al proceso de Cálculo para la Devolución de Tasa y la

Devolución de Saldos por este concepto, están básicamente regulados por las

Resoluciones 085 del 26 de Enero de 2.005 y 813 del 26 de Mayo de 2.010.

8.3.1. FIJACIÓN DE LOS COSTOS DE SUPERVISIÓN

La Fijación de los Costos de Supervisión y Control de la vigencia 2014, se realizó de manera

manual teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión de Tasa, SGT entró en etapa de

producción, posterior a la fecha en que se firmó el Decreto. Se tiene previsto que para el

año 2015 este procedimiento se realice con el nuevo Software.

Para la Fijación de Costos de Supervisión y Control, la Oficina Asesora de Planeación, para

la vigencia 2014 tomó como base la siguiente la Información:

- Presupuesto Aprobado 2014.

- Proyectos de Inversión de la Superintendencia Nacional de Salud.

- Gastos de Personal por Dependencia 2014. La Oficina de Control Interno observó la

información en los anexos remitidos mediante correo electrónico por el Grupo de Talento

Humano a la Oficina Asesora de Planeación.

- Gastos Generales 2.014. La Oficina de Control Interno observó la información en los

anexos remitidos mediante correo electrónico por el Grupo de Recursos Físicos a la Oficina

Asesora de Planeación.

- Relación de Honorarios 2014, presentados por el Grupo de Contratación, por

dependencia evidencia observada en los anexos, remitidos mediante correo electrónico por

la Oficina antes mencionada.

- Actividades aprobadas en el Plan Anual de Gestión 2014, mediante Resolución 2352 del

12 de Diciembre de 2013.

- Techo Presupuestal, según lo estipulado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público,

para Ingreso de Tasa 2014 se fijó el valor de $37.202.321.322, el cual fue remitido mediante

correo electrónico el día 30 de Enero de 2014, por la doctora Flor Marina Jiménez Pinto,

funcionaria del Ministerio antes mencionado, a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la información suministrada, realizó los

cálculos pertinentes, para la Fijación de los Costos de Supervisión y Control, para lo cual

se evidenció los anexos para los cálculos de los mismos.


Igualmente se evidenció el Proyecto de Decreto de Tasa 2014, el cual fue remitido a

Secretaría General, mediante memorando NURC 3-2014-003009 del 26 de Febrero de

2014, acompañado de Documento de Justificación de Costos y memoria Justificativa, el

cual después de surtir el proceso pertinente, en el Ministerio de Salud y Protección Social,

Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Presidencia de la República, se expidió el

Decreto 1438 del 31 de Julio de 2014, “Por la cual se establecen para el año 2014 los costos de

la supervisión y control realizados por la Superintendencia Nacional de Salud a las entidades

vigiladas, con excepción de las que legalmente se encuentran exentas de asumir obligación, a

efectos de determinar el cálculo y fijar la tarifa de la tasa que deben cancelar”, se establecieron los

costos de Supervisión y Control, para la vigencia 2014.

Los Costos de Supervisión y Control, aprobado para el año 2014, son:

Fuente: Decreto 1438 de 2014

Posteriormente, se expidió la Resolución 1590 del 20 de Agosto de 2014, “Por medio de la

cual se determinan las fechas y lugares para la liquidación y el pago de la cuota anual de

la Tasa vigilancia 2014 a cargo de las entidades sometidas a la inspección, vigilancia y

control de la Superintendencia Nacional de Salud”;


Fecha de Corte de Información para liquidación: 31 de Diciembre de 2012 y 31 de

Diciembre de 2013

Fecha de Liquidación – Tasa 2014: 12 de Septiembre de 2014

Fecha única de pago oportuno: Hasta el 19 de Noviembre de 2014

8.3.2. OBTENCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN INTERNAS

La Superintendencia Nacional de Salud para el cumplimiento de las funciones de

inspección, vigilancia y control y para la determinación de la tasa a cobrar a sus vigilados

utiliza como fuentes de información internas las siguientes:

Circular Única - Superintendencia Nacional de Salud Sistema de Información RVCC

sistema interno de la Superintendencia Nacional de Salud.

La Circular Única en el Título I Capítulo Primero, numeral 7 relacionado con el reporte de

información, establece:

"(…) El envío de la información que deben presentar a esta Superintendencia los

vigilados a quienes se dirige la Circular Única, es responsabilidad de los representantes

legales de las Entidades.

De igual manera, los contadores y revisores fiscales serán responsables en el evento

que se suministren datos contrarios a la realidad y/u ordenen, toleren, hagan o encubran

falsedad en la información remitida a esta Superintendencia en los términos que señalan

los artículos 10 de la Ley 43 de 1.990, 207 y siguientes del Código de Comercio y 43 de

la Ley 222 de 1.995.

FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA

SIHO - Hospitales, REPS del Ministerio de Salud, FUT de Entidades Territoriales, CHIP del

Ministerio de Hacienda y Crédito Público, CONFECAMARAS, Supersolidaria,

Superintendencia de Subsidio Familiar.

- Hospitalaria – SIHO. Las instituciones prestadoras de servicios de salud, nacional y

territorial y demás agentes del Sistema General de Seguridad Social en Salud están

obligadas a reportar información necesaria y pertinente, que determine el Ministerio de

Salud y Protección Social.


En aplicación del Decreto 2193 de 2.004, se establecieron las condiciones y procedimientos

para disponer de información periódica y sistemática, por parte de los prestadores de

servicios de salud públicos, mediante el Sistema de Información Hospitalaria – SIHO

desarrollado para tal fin. Entre otra información, se cuenta con la administrativa, financiera

y de calidad.

Fuente: SIHO

Entidad Vigilada

- Reporta información requerida por la Superintendencia Nacional de Salud.

- Realiza el pago de la tasa.

- Interpone recursos en caso de no estar de acuerdo con la liquidación de la tasa que le

corresponde.

Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud IPS de carácter público

Fuente: SIHO

Instituciones Prestadoras del Servicio de Salud y los Servicios de Transporte Especial de

Pacientes de carácter privado


Fuente: SIHO

- Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud – REPS

El Decreto 1011 de 2.006 estableció el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la

Atención de Salud del SGSSS, entre los componentes se encuentra el Sistema Único de

Habilitación como el conjunto de normas, requisitos y procedimientos mediante los cuales

se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de

capacidad tecnológica y científica, de suficiencia patrimonial y financiera y de capacidad

técnico-administrativa, indispensables para la entrada y permanencia en el Sistema, los

cuales buscan dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la

prestación de servicios y son de obligatorio cumplimiento por parte de los Prestadores de

Servicios de Salud.

Los Departamentos y Distritos son los responsables por la habilitación de los prestadores

de servicios de salud en sus respectivas jurisdicciones.

El Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud – REPS es la base de datos de

las Entidades Departamentales y Distritales de Salud, en la cual se registran los

Prestadores de Servicios de Salud habilitados y es consolidada por el Ministerio de Salud

y Protección Social. Los Departamentos y Distritos trimestralmente remiten al Ministerio la

información correspondiente a las novedades presentadas.

El artículo 17 del Decreto 1011 de 2.006 establece que la administración del REPS, de

acuerdo con las directrices del Ministerio, es responsabilidad de los Departamentos y

Distritos, en sus respectivas jurisdicciones. El consolidar y mantener actualizada la base del

REPS corresponde al Ministerio de Salud y Protección Social.


De otra parte, se debe tener en cuenta que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió

la Resolución 1441 de 2.013, que define los procedimientos y condiciones que deben

cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar los servicios, la cual establece

en el artículo 5 que la vigencia de la habilitación es de cuatro (4) años a partir de la

inscripción, vencido éste término se renueva automáticamente por periodos de un año,

siempre y cuando realice la autoevaluación anual y ésta sea reportada en el Registro

Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS), en las condiciones definidas en la

resolución.

- Sistema de Información Financiera de la Contaduría General de la Nación

En este sistema las IPS públicas reportan información de los estados financieros, Balance

General y Estado de Actividad Económica, Social y Ambiental; los reportes son trimestrales

y se envían al mes siguiente, excepto el cierre de la vigencia cuyo plazo es en abril del

siguiente año. El reporte se realiza a través del CHIP asignado por la Contaduría General

de la Nación.

- Identificación Universo IPS

La Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional en cumplimiento de las

funciones de Inspección, Vigilancia y Control, toma como fuente de información el Registro

Especial de Prestadores de Servicios de Salud del Ministerio de Salud y Protección Social-

REPS, con el fin de establecer el universo de Instituciones Prestadoras de Servicios de

Salud.

Considerando el resultado de lo anterior, incluyendo sus números de NIT, se procede a

realizar el cruce de información con la reportada por las IPS en cumplimiento de la Circular

Única, para así establecer las entidades que, siendo objeto de vigilancia por parte de esta

Superintendencia, reportaron información, con el fin de identificar las IPS para la liquidación

de la tasa y realizar la autorización de publicación de sus estados financieros.

Existen otros grupos de entidades vigiladas, que disponen información en sistemas

externos, como es el caso de la entidades territoriales que disponen en el FUT.

Con el fin de optimizar la información requerida para la liquidación de la tasa, la Oficina de

Control Interno recomienda que la Entidad realice convenios interinstitucionales con

entidades como la Superintendencia Financiera (SFC), la Superintendencia de Subsidio

Familiar (SSF), la Superintendencia para la Economía Solidaría (Supersolidaría) y

Confecamaras, y de esta forma toda la información para la liquidación de tasa se disponga

en el Sistema de Gestión de Tasa (SGT), permitiendo el posterior cruce de información y

así garantizar que la reportada por los vigilados sea congruente en todos los entes de

control aquí mencionados.


De acuerdo con los análisis realizados al proceso del sistema de gestión de tasa, durante

las distintas sesiones de trabajo con las áreas de la Superintendencia Nacional de Salud,

el procedimiento para la determinación de la tasa a cobrar a los vigilados operó de la

siguiente manera:

El inicio se da cuando la entidad vigilada registra en la Web de la Superintendencia Nacional

de Salud, la información de contacto y financiera que se almacena en el Sistema

Recepción, Validación y Cargue de la Circular Unica – RVCC dispuesto por la Entidad.

La Superintendencia Delgada para la Supervisión Institucional conforme a la información

registrada en el Sistema de Recepción, Validación y Cargue de la Circular Unica – RVCC

dispuesto por la Entidad, revisó el universo de vigilados, y realizó la captura de información

de contacto y financiera de vigilados de acuerdo con lo requerido, así como tambíen la

información de otras fuentes externas y conforma la base de datos de vigilados obligados

a pagar la tasa; validando una seguridad con usuario y contraseña, este usuario tiene un

rol de solo consulta; para obtener la información correspondiente a los Activos Totales se

hace a través de la opción Balance General, y para los costos y gastos se hace por la opción

de Estado de Resultados.

El cruce de información se realizó a través de la herramienta ofimática hoja de cálculo en

Excel, pero paralelamente el contratista del Sistema de Gestión de Tasa (SGT) lo realizó a

través del aplicativo.

Adicionalmente a la información de los vigilados, la Oficina Asesora de Planeación registró

información del Indice de Condiciones de Vida municipal, departamental y nacional, tomada

del Departamento Nacional de Planeación (DNP), el valor total de compensación de la

vigencia anterior y registró las clases y subclases de vigilados.

Simultaneamente, la Oficina Asesora de Planeación consolidó, analizó y estableció la

información pertinente a los costos de Inspección, Vigilancia y Control en los que incurriría

la Superintendencia Nacional de Salud y que finalmente, serán registrados en el Decreto

que establece los costos de supervisión y control, determina el cálculo y fija la tarifa que

deben cancelar los sujetos objeto del pago de este tributo.

Con los insumos anteriores, la Oficina Asesora de Planeación aplicó la fórmula, calculó la

tarifa ajustada y determinó el valor a pagar por tasa para cada vigilado.

Seguidamente, con esta información, Secretaria General utilizando la herramienta

tecnológica SGT generó, revisó y firmó los actos administrativos por concepto de Tasa

2.014, los cuales contienen la cuantía de la obligación y la fecha de pago oportuna de la

misma, entre otras variables.


ENTIDADES VIGILADAS

Ley 1438 de 2.011. Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social

en Salud y se dictan otras disposiciones.

Artículo 121. Sujetos de Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia

Nacional de Salud. Define taxativamente a ocho (8) grupos de vigilados, así:

1. “Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, las Empresas

Solidarias, las Asociaciones Mutuales en sus actividades de Salud, las Cajas de

Compensación Familiar en sus actividades de salud, las actividades de salud que realizan

las aseguradoras, las Entidades que administren planes adicionales de salud, las entidades

obligadas a compensar, las entidades adaptadas de Salud, las administradoras de riesgos

profesionales en sus actividades de salud. Las entidades pertenecientes al régimen de

excepción de salud y las universidades en sus actividades de salud, sin perjuicio de las

competencias de la Superintendencia de Subsidio Familiar.

2. Las Direcciones Territoriales de Salud en el ejercicio de las funciones que las mismas

desarrollan en el ámbito del sector salud, tales como el aseguramiento, la inspección,

vigilancia y control, la prestación de servicios de salud y demás relacionadas con el sector

salud.

3. Los prestadores de servicios de salud públicos, privados o mixtos.

4. La Comisión de Regulación en Salud y el Fondo de Solidaridad y Garantía, FOSYGA, o

quienes hagan sus veces.

5. Los que exploten, produzcan, administren u operen, bajo cualquier modalidad, el monopolio

rentístico de loterías, apuestas permanentes y demás modalidades de los juegos de suerte

y azar.

6. Los que programen, gestionen, recauden, distribuyan, administren, transfieran o asignen los

recursos públicos y demás arbitrios rentísticos del Sistema General de Seguridad Social en

Salud.

7. Las rentas que produzcan cervezas, sifones, refajos, vinos, aperitivos y similares y quienes

importen licores, vinos, aperitivos y similares y cervezas.

8. Los que exploten, administren u operen, bajo cualquier modalidad, el monopolio rentístico

de los licores”.


Artículo 122. Presentación de informes financieros de las entidades del Sistema

General de Seguridad Social en Salud.

Para la vigilancia y control de las Entidades Promotoras de Salud, las Instituciones

Prestadoras de Salud, y otros actores del sistema deberán presentar los estados financieros

consolidados del grupo económico, incluyendo todas las entidades subordinadas que

directa o indirectamente reciban recursos del Sistema General de Seguridad Social en

Salud”.

Mediante la Resolución 1589 del 20 de Agosto de 2.014, la Superintendencia Nacional de

Salud clasificó los sujetos de supervisión y control objeto de liquidación de la tasa a su

favor, vigencia 2.014 como se registra a continuación:

1. Recaudadores de Recursos

Este grupo se encuentra conformado por EPS de régimen contributivo y subsidiado,

Entidades Adaptadas, Régimen de Excepción, Régimen Especial, Departamentos, Cajas

de Compensación que no administran recursos del régimen subsidiado, Administradoras

de Riesgos Laborales y Compañías de Seguros que operan SOAT.

2. Prestación de Servicios

Este grupo se encuentra conformado por: IPS Privadas, Empresas Sociales del Estado-

ESE, Instituciones prestadoras de servicios de salud indígenas, Empresas de Medicina y

Ambulancia Prepagada.

3. Generadores de Recursos

Este grupo se encuentra conformado por: Concesionarios de Apuestas Permanentes,

Fondo Cuenta de Productos Extranjeros (Federación Nacional de Departamentos),

Productores Nacionales de Cerveza, Productores Privados de Licores, Vinos, Aperitivos y

Similares; Concesionarios de Licores, Licoreras departamentales, Operadores de Juegos

Diferentes a Loterías y Apuestas Permanentes y Coljuegos.


8.3.3. LIQUIDACIÓN Y EXPEDICIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DE TASA

LIQUIDACIÓN

ÁREAS PARTICIPANTES

1. Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional

Ejercer la inspección y vigilancia sobre la información de carácter financiero y

presupuestal de los sujetos vigilados, individualmente considerados, que reflejen su

situación financiera y sus resultados de operación de un periodo contable intermedio o de

fin del ejercicio. Artículo 21 Numeral 22 Decreto 2462 de 2.013.

Ejercer inspección y vigilancia para que los actores del Sistema General de Seguridad

Social en Salud, garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia,

oportunidad, fluidez y transparencia. Artículo 21 Numeral 34 Decreto 2462 de 2.013.

Suministrar información a la Oficina Asesora de Planeación y a Secretaria General para

el proceso de fijación de costos de supervisión y para la liquidación de la tasa. Artículo 21

Numeral 35 Decreto 2462 de 2.013.

2. Oficina Asesora de Planeación

Elaborar los estudios necesarios para la determinación de la tasa que deben pagar los

vigilados en favor de la Superintendencia, de conformidad con la información suministrada

por las Superintendencias Delegadas pertinentes y aplicar la fórmula de liquidación

individual de la misma. Artículo 9 Numeral 7 Decreto 2462 de 2.013.

3. Secretaría General

Coordinar el control y registro de los actos administrativos. Artículo 31 Numeral 8 Decreto

2462 de 2.013.

Establecer directrices para fijar los costos de supervisión y control de la tasa, así como

para la liquidación de la misma. Artículo 31 Numeral 13 Decreto 2462 de2.013.

Expedir los actos administrativos de liquidación de tasa con base en los cálculos de la

Oficina Asesora de Planeación. Artículo 31 Numeral 14 Decreto 2462 de 2.013.


Dirigir y hacer seguimiento al proceso de notificación de actos administrativos expedidos

por las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, con excepción de la

Oficina de Control Disciplinario Interno y aquellos expedidos en ejercicio de la facultad

jurisdiccional. Artículo 31 Numeral 15 Decreto 2462 de 2.013.

4. Subdirección Financiera.

Preparar, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, la Oficina Asesora

Jurídica y las Superintendencias Delegadas, los estudios y análisis que se requieran para

la fijación de los costos de supervisión y control de la tasa en favor de la Superintendencia.

Artículo 32 Numeral 15 Decreto 2462 de 2.013.

Proyectar los actos administrativos de liquidación de la tasa para firma del Secretario

General con base en los cálculos que para este efecto remita la Oficina Asesora de

Planeación. Artículo 32 Numeral 16 Decreto 2462 de 2.013.

Vigilados a los que se les liquidó tasa.

Esta actividad se encuentra a cargo de la Delegada para la Supervisión Institucional (de

acuerdo con el Decreto 2462 de 2.013, Artículo 21, numeral 22 que expresa la función de

ejercer IVC sobre la información de carácter financiero, presupuestal y de cumplimiento de

las normas que regulan la solidez financiera de las entidades administradoras de planes de

beneficios de salud (EAPB) y de las instituciones prestadoras de servicios, así como la de

realizar IVC de los aspectos administrativos operacionales, técnicos, de solvencia y de

riesgos financieros y contables de los vigilados).

A continuación se presenta un extracto tomado de la base de datos (Tabla Dinámica)

suministrada al equipo auditor por la Oficina Asesora de Planeación, que refleja el número

de vigilados a los que se les liquidó tasa, dato que no debe dar lugar a confusión con el

Universo de Vigilados de la Superintendencia Nacional de Salud, que es depurado por las

instancias competentes (Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional),

conforme a la normativa antes indicada.

VIGILADOS A LOS QUE SE LES LIQUIDO TASA

CLASE TOTAL

Generadores de Recurso 393

Prestadores de Servicio 7496

Recaudadores de Recursos 148

Total 8.037


Cálculo Individual de la Tasa (Aplicación de la Fórmula)

Habiendo recibido los archivos que integran los vigilados a los que se les debe liquidar tasa,

la Oficina Asesora de Planeación mediante la utilización de tabla dinámica de Excel los

clasifica, conforme a los grupos anteriormente señalados, luego de lo cual procede a aplicar

la fórmula de cálculo individual de la Tasa (En desarrollo de lo establecido en el numeral 7,

articulo 9 del Decreto 2462 de 2.013, numeral 5.2.3 de la Resolución 280 de 2.009 por la

cual se adopta el manual de procesos y procedimiento de la Entidad) y teniendo en cuenta

las directrices establecidas en la Resolución 1520 del 12 de Agosto de 2.014.

Para lo anterior, la Oficina Asesora de Planeación tomó la información contenida en la base

de datos del universo de vigilados obligados a cancelar la tasa debidamente depurada y

clasificada (AR02.BS03 INFORMACIÓN PARA LIQUIDAR.xslx), la cual fue remitida por la

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional mediante los NURC 3-2014-

012641 del 1 de Agosto de 2.014 y 3-2014-014505 del 27 de Agosto de 2.014.

Seguidamente, la Oficina Asesora de Planeación registró la información del Indice de

Condiciones de Vida municipal, departamental y nacional, tomada del Departamento

Nacional de Planeación (DNP), el valor total de compensación de la vigencia anterior y

registró las clases y subclases de vigilados.

Luego, la Oficina Asesora de Planeación, fundamentada en el Decreto pertinente que para

la vigencia que ahora se audita, fue el Número 1438 del 31 de Julio de 2.014, tomó los

resultados del estudio que determina los costos en que incurre la Superintendencia

Nacional de Salud por sus labores de vigilancia y control.

Finalmente, y con los insumos anteriores, la Oficina Asesora de Planeación procedió a

aplicar la fórmula y calcular la tasa y determinar el valor a pagar por tasa para cada uno de

los vigilados, resultando la base de datos AR03.BS03 LIQUIDACION FINAL TASA 2014

(10-09-2014)(SGT)xlsx, la cual incluye: Sujeto – Monto a Pagar – Clase y Subclase.

La Oficina Asesora de Planeación mediante NURC 3-2014-014628 del 28 de Agosto de

2.014 remitió a Secretaría General la base de datos “BS03 LIQUIDACION FINAL DE TASA

2014 (28-08-2014).xlsx”, comentando que está pendiente la liquidación para las ARL por

falta de claridad en la información (Ver NURC 3-2014-019494 del 7 de Noviembre de 2.014).


La Alta Dirección consideró conveniente abordar la utilización del Sistema de Gestión de

Tasa (SGT) y realizar paralelamente los cálculos respectivos a través de hoja de cálculo en

Excel que tradicionalmente ha venido realizando la Entidad, con el objeto que a través de

las pruebas pertinentes, corroborar la bondad del sistema y, de esta manera, si se

consideran suplidas las dificultades presentadas durante el proceso de diseño, implementar

formalmente el Sistema de Gestión de Tasa, SGT en la Entidad.

Con respecto al proceso de emisión de las resoluciones de liquidación y cobro

correspondientes a los periodos 2.012 y 2.013, éste se desarrolló manualmente y el proceso

de liquidación para la vigencia 2.014 se realizó a través del Sistema de Gestión de Tasa -

SGT.

La Fijación de los Costos de Supervisión y Control, de la vigencia 2014, se realizó de

manera manual y no en el Sistema de Gestión de Tasa-SGT, teniendo en cuenta que el

mismo entró en etapa de producción, posterior a la fecha en que se firmó el Decreto.

En el proceso de liquidación de Tasa correspondiente a la vigencia 2.014, se presentaron

algunas dificultades con la información que la Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional reportó a la Oficina Asesora de Planeación, las cuales se

superaron a través de mesas de trabajo desarrolladas conjuntamente entre estas dos

dependencias, permitiendo identificar un gran número de observaciones sobre la calidad y

estructura de la información registrada por parte de los vigilados, lo que finalmente permitió

a la Oficina Asesora de Planeación realizar la liquidación de la Tasa de forma segura,

minimizando la posibilidad de errores en la información y evitando que se distorsionara el

valor liquidado para las entidades sujetas de cobro de Tasa para la vigencia 2.014.

La Oficina Asesora de Planeación trabajó en conjunto con la Unión Temporal Sertisoft –

Abits en la revisión de los algoritmos y cálculos arrojados por el Sistema de Gestión de

Tasa, en procura de realizar los cálculos de forma correcta para el 100% de las entidades,

con los siguientes resultados según NURC 3-2014-015913 del 10 de Septiembre de 2.014

de la Oficina Asesora de Planeación:

1. Las diferencias son mínimas entre los valores del cálculo de la Tasa Básica Ajustada con

evaluación de factores sociales, económicos y geográficos - CCF de la liquidación de Tasa

entregado por Planeación y el que arroja el Sistema de Gestión de Tasa - SGT.


2. El algoritmo utilizado para las distribución de los excedentes y/o faltantes en el Sistema de

Gestión de Tasa - SGT, es diferente al utilizado por la Oficina Asesora de Planeación, que en la

normatividad vigente no se encuentra una metodología que indique como se debe hacer la

distribución de los excedentes y faltantes para alcanzar los topes establecidos en el decreto de

Costos de Supervisión, y por tanto el algoritmo empleado tanto por la Oficina Asesora de

Planeación y por el implementado en el Sistema de Gestión de Tasa - SGT, realizan la distribución

que da cumplimiento al valor a cobrar por cada subclase (o grupo) de vigilado según lo establecido

en el decreto de costos de supervisión.

La Oficina de Planeación lo hace en proporción a los activos totales del vigilado y el Sistema

de Gestión de Tasa lo realiza en forma proporcional al valor de la Tasa Básica Ajustada por

Coeficiente de Costos Beneficio ajustado por ubicación Geográfica y Condiciones

Socioeconómicas - CCF; sin embargo, ambos realizan la distribución que da cumplimiento

al valor a cobrar por cada subclase (o grupo) de vigilado, según lo dispuesto en el Decreto

1438 de 2.014.

La Oficina Asesora de Planeación procedió a realizar algunas pruebas a los resultados

arrojados por el aplicativo para el cálculo y liquidación de la Tasa, referentes a la liquidación

para la vigencia 2.014, contrastándola con la liquidación entregada por la Oficina Asesora

de Planeación mediante memorando NURC 3-2014-014628 del 28 de Agosto de 2.014,

encontrando que de las 8.037 entidades 800 o sea el (10%) presentan diferencias en el

cálculo de la Tasa Básica Ajustada por Coeficiente de Costos Beneficio ajustado por

ubicación Geográfica y Condiciones Socioeconómicas – CCF, Artículo 5°, Decreto 1405 de

1.999). De las 800 entidades mencionadas, 499 (62%), presentaron diferencias máximo de

2 pesos, debido a la aproximación de los decimales a cifras enteras.

Para las restantes 301 entidades, se encontró que las diferencias en el cálculo final de la

Tasa Básica Ajustada por Coeficiente de Costos Beneficio ajustado por ubicación

Geográfica y Condiciones Socioeconómicas, CCF se deben principalmente a la formulación

del algoritmo para el cálculo del coeficiente Costo Beneficio (Artículo 3°, Decreto 1405 de

1.999), donde se presenta una situación particular que no se contempla en los respectivos

decretos referentes a la liquidación de Tasa y que, corresponde principalmente al caso en

que los valores del factor para los periodos (t-2) y (t-1) son iguales.

Cuando los valores de los dos factores son iguales a cero (es decir que la entidad no reporto

valor de factor en ninguno de los dos periodos) la fórmula del denominador genera una

indeterminación al dividir cero sobre cero, no existe un valor o resultado para esta división,

razón por la cual el coeficiente alpha se hace directamente igual a uno (1). Lo que indica

este resultado en pocas palabras, es que si la entidad no reporta valores de factor no hay

descuento por costo-beneficio sobre la liquidación de la tasa básica no ajustada, esta

situación se presentó para 120 entidades (15%).


La segunda causa en las diferencias obedece al cálculo del factor de ajuste omega (Artículo

4°, Decreto 1405 de 1.999), cuyo insumo corresponde al índice de condiciones de vida del

municipio. Al revisar el listado cargado en el sistema SGT contra el que se utiliza para la

liquidación de Tasa, se encuentra que para 17 municipios los valores del índice de

condiciones de vida son diferentes.

La última causa de las diferencias, se presentó para las 17 (2%) entidades que hacen parte

de la subclase EMPRESAS DE MEDICINA PREPAGADA Y SERVICIOS DE AMBULANCIA

PREPAGADAS, en razón a que COOMEVA registra un solo NIT para dos (2) actividades

diferentes como son la de Medicina Prepagada y la de Ambulancia Prepagada, por

consiguiente; el algoritmo dentro del sistema impide realizar un cálculo real ya que éste

controla que no se efectúen dobles liquidaciones a un solo NIT y no tiene previsto estos

casos sui generis. No obstante, estas novedades deben contemplarse a fin de evitar

distorsiones en los resultados.

A medida que se identificaron cada una de las situaciones mencionadas anteriormente, la

unión temporal UT SERTISOFT- ABITS realizó los ajustes correspondientes en los cálculos

de liquidación de Tasa en el Sistema de Gestión de Tasa, de acuerdo con las solicitudes

y/o recomendaciones presentadas.

Otro aspecto relevante en la liquidación de Tasa realizada por el aplicativo SGT,

corresponde a la distribución de los excedentes o faltantes para dar cumplimiento a los

topes establecidos para cada subsector según lo consignado en el decreto 1438 de 2.014

del Ministerio de Salud y Protección Social (Decreto de Distribución de Costos de

Supervisión).

El algoritmo utilizado para las distribución de los excedentes y/o faltantes en el aplicativo

SGT, es diferente al utilizado por la Oficina Asesora de Planeación puesto que el aplicativo

SGT lo hace proporcional al valor de la Tasa Básica Ajustada por Coeficiente de Costos

Beneficio ajustado por ubicación Geográfica y Condiciones Socioeconómicas – CCF y la

Oficina de Planeación lo hace proporcional a la tarifa no ajustada de Tasa (t= a / A)

calculada según el Artículo 2°, Decreto 1405 de 1.999. En la normatividad vigente no se

encuentra una metodología que indique como se debe hacer la distribución de los

excedentes y faltantes para alcanzar los topes establecidos en el secreto de costos de

supervisión.


Secretaría General mediante NURC 3-2014-016067 del 12 de Septiembre de 2.014,

concluye que el algoritmo empleado tanto por la Oficina Asesora de Planeación como por

el Sistema de Gestión de Tasa, realizan la distribución que da cumplimiento al valor a cobrar

por cada subclase (o grupo) de vigilado según lo establecido en el decreto de costos de

supervisión.

Es importante precisar que, con el fin de realizar la transmisión de datos extemporánea, el

Superintendente Nacional de Salud durante los meses de Junio y Noviembre del año 2.014

autorizó a los vigilados la transmisión de archivos correspondientes a las vigencias entre

2.011 y 2.014; sin perjuicio de las actuaciones administrativas que se pudieran adelantar

con ocasión del no reporte oportuno y/o no conformidades en la calidad de la información.

EXPEDICIÓN

En este acápite, es preciso indicar que se procedió de acuerdo con lo dispuesto en la

Resolución 280 de 2009, “Por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos

de la Superintendencia Nacional de Salud” y la Resolución 1520 del 12 de Agosto de 2014

“Por la cual se señalan directrices para adelantar el procesó sistémico de TASA y se dictan

otras disposiciones”; se determinan la áreas intervinientes y las actividades de las mismas.

De acuerdo con la normatividad vigente, para la vigencia 2.014, Secretaría General expidió

8.037 actos administrativos de liquidación de Tasa, los cuales se discriminan en el siguiente

cuadro:


Complementario a lo anterior, en los siguientes cuadros e imágenes se observan las

subclases a las cuales se les liquidó la Tasa:

Generadores de Recursos de Salud

Prestadores de Servicios de Salud

CLASE SUBCLASE TOTALIPS PRIVADAS 6.485

ESE y HOSPITALES PUBLICOS 994 EMPRESAS DE MEDICINA Y AMBULANCIA

PREPAGADA 17

7.496

PRESTADORES DE SERVICIOS

TOTAL

TOTAL RESOLUCIONES DE LIQUIDACION EMITIDAS


Recaudadores de Recursos de Salud

6.485

994 17

IPS PRIVADAS ESE y HOSPITALESPUBLICOS

EMPRESAS DE MEDICINAY AMBULANCIA

PREPAGADA

PRESTADORES DE SERVICIOS

CLASE SUBCLASE TOTALENTIDADES ADAPTADAS AL SISTEMA 2

REGIMENES DE EXCEPCION 4

REGIMENES ESPECIALES 10

COMPAÑIAS DE SEGUROS 12

CCF (NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADO) 21

EPS DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO 21

DEPARTAMENTOS 32

EPS DEL REGIMEN SUBSIDIADO 46

148

RECAUDADORES DE

RECURSOS

TOTAL

TOTAL RESOLUCIONES DE LIQUIDACION EMITIDAS

2

4

10

12

21

21

32

46

ENTIDADES ADAPTADAS AL SISTEMA

REGIMENES DE EXCEPCION

REGIMENES ESPECIALES

COMPAÑIAS DE SEGUROS

CCF (NO ADMINISTRAN REGIMEN SUBSIDIADO)

EPS DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO

DEPARTAMENTOS

EPS DEL REGIMEN SUBSIDIADO

RECAUDADORES DE RECURSOS


NOTIFICACIONES

En cuanto a la publicidad que debe practicarse de las actuaciones administrativas de la

Entidad, conforme a la normatividad vigente para el año 2.014, que trata el alcance de la

Auditoria, a continuación se relaciona la normativa aplicable a este proceso así:

La Ley 1437 de 2.011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y

de lo Contencioso Administrativo”, señala el procedimiento a seguir en la notificación de

acto administrativo, indicado en el CAPÍTULO IV, “Utilización de medios electrónicos en el

procedimiento administrativo” y en el CAPÍTULO V “Publicaciones, citaciones,

comunicaciones y notificaciones”, para lo cual se resumen los dos proceso en físico y

electrónico, en los siguientes diagramas:


En consideración a la información suministrada por Secretaría General, se estableció que

los 8.037 Actos Administrativos de liquidación de Tasa expedidos en la vigencia objeto de

análisis, se notificaron de conformidad con la normatividad vigente como se indica en el

siguiente cuadro:

NOTIFICACIÓN TASA VIGENCIA 2014

TIPO DE NOTIFICACIÓN CANTIDAD

AVISO 3115

CONDUCTA CONCLUYENTE 1834

NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA 1554

AVISO WEB 666

PERSONAL 777

DEVOLUCIÓN 91

TOTAL 8037


De lo anterior se evidenció que, la Notificación por Aviso es la de mayor ocurrencia,

incrementándose en 2.089, con respecto a la vigencia 2.013, en la cual se efectuaron 1.026.

El Equipo Auditor señala que, con base en la base de datos suministrada por Secretaría

General, denominada “CONTROL NOTIFICACIONES TASA 2014”, en el campo “TIPO DE

NOTIFICACION”, refleja 91 devoluciones; no obstante, auditada la muestra seleccionada

de veinticinco (25) procesos de Tasa se tomaron tres (3) Entidades que estaban en estado

de devolución.

Como resultado de la auditoría a la muestra de tres (3) notificaciones devueltas, se

evidenció que surtieron las notificaciones mediante Aviso con copia íntegra del acto

administrativo, los cuales fueron publicados en la página electrónica y fijados en un lugar

de acceso al público de la Superintendencia Nacional de Salud.

No obstante, el Equipo Auditor, mediante correo electrónico del 13 de Mayo de 2.015,

solicitó a la coordinación del Grupo de Notificaciones información sobre el estado actual de

las restantes ochenta y ocho (88) entidades bajo esta característica (Devueltas).

La Coordinadora del Grupo de Notificaciones, mediante correo electrónico del día 19 de

Mayo de 2.015 dio respuesta a la solicitud de información antedicha, en los siguientes

términos:

“1. Respecto a las ochenta y ocho (88) entidades que presentan el estado devolución se pudo evidenciar que

a la fecha ya no existe dicha categoría en la base de datos dado que ya todas las guías que se estaban

esperando fueron entregadas y el estado de ellas es por Aviso.”

DEVOLUCIÓN

AVISO WEB

PERSONAL

NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA

CONDUCTA CONCLUYENTE

AVISO

91

666

777

1554

1834

3115

NOTIFICACION TASA VIGENCIA 2014


En síntesis, con base en lo auditado, el Equipo Auditor establece que el comportamiento

del proceso de notificación de los actos administrativos de Tasa, para la vigencia 2.014 se

cumplió en un 100%,es decir en la totalidad de los actos administrativos de liquidación

expedidos en dicha vigencia; hecho que se resalta por cuanto en la Auditoría al Proceso de

Cálculo, Liquidación y Recaudo para la Vigencia 2.013 quedaron pendientes por notificar

34 liquidaciones, las cuales siguieron su curso, ante las diferentes dificultades para el

proceso de notificación, significando un porcentaje del 99.2%, del total de 7.820 actos

administrativos expedidos.

Muestra Auditada en el Proceso de Notificación.

Con base en la información suministrada por Secretaría General - Grupo de Notificaciones,

se tomó una muestra de veinticinco (25) procesos, la cual se presenta en una matriz que

corresponde al anexo del presente informe, referentes a las diferentes clases de procesos,

en las cuales se incorporó información de cada proceso, como son: número de actuación,

identificación de la entidad, NURC de citación, fecha de notificación, tipo de notificación y

observaciones de la Oficina de Control interno, entre otras, realizando la verificación de las

actuaciones, de conformidad con el monitoreo efectuado. Ver Anexo.

Como resultado de la muestra auditada el Equipo Auditor precisa que, desde la expedición

de los actos administrativos, 12 de Septiembre de 2.014, hasta el recibo de las

comunicaciones se evidenció que las mismas se realizaron, de acuerdo con lo previsto en

los Artículos 68 y 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo –CPACA-; en forma personal y por Aviso.

De igual manera, considerando la muestra, se precisa la efectividad de la Notificación

Electrónica, al igual que, la información expide el SGT frente a los vigilados que les permitió

hacer efectivo el pago, de conformidad con el artículo 72 del CPACA, evidenciando la

notificación por Conducta Concluyente; que de acuerdo con el reporte de Secretaría

General fue de 1.834, para la vigencia 2.014.

Caso diferente, conforme se evidenció en la muestra auditada, respecto de los tres (3) actos

administrativos, con estado de “DEVOLUCIÓN” en los cuales se estableció que el proceso

de Notificación fue demorado; razón por la cual, la recomendación va dirigida a que el

mismo se surta en forma más expedita, recomendación que se reiterará al final del presente

informe.


8.3.4. RECAUDO DE TASA

La Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con el Decreto 1438 del 31 de Julio de

2014, fijo Costos de Supervisión y Control por valor de $37.202.321.322, los cuales se

encuentran discriminados así:

Fuente: Resolución 1438 de 2014

Del valor Total Aportantes Tasa $32.742.873.000, se liquidó $31.873.550.765, quedando

pendiente lo correspondiente a las Administradoras de Riesgos Laborales, ARL

($869.322.240) y se reitera que, la administración está adelantando las acciones

correspondientes para efectuar la liquidación y cobro a las ARL tanto de la vigencia 2.014

con de las 2013 y 2012.

Una vez Secretaría General suministrara la relación de Recaudo de Tasa de acuerdo con

lo liquidado en el año 2014, mediante memorandos NURC 3-2015-007680 y 3-2015-008203

el 29 de Abril y 7 de Mayo de 2015, respectivamente; la Oficina de Control Interno realizó

el siguiente análisis:

CONCEPTO A RECAUDAR VALOR

Total Aportantes Tasa 32.742.873.000

Exentos (Art. 6° Decreto 1280 de 2008 - Aportes de la Nación) 4.459.448.322

Total Aportantes Tasa más no aportantes 37.202.321.322


Es de reiterar que para la vigencia de 2014, el recaudo se realizó a través del Software de

Gestión de Tasa, lo que generó un mayor control de los valores recibidos, aspecto que

incidió en una disminución considerable de pagos por identificar, teniendo en cuenta como

ya lo expusimos anteriormente en este informe, que el vigilado puede consultar y pagar en

línea el valor de la tasa que le corresponda, y en caso de querer cancelar el tributo en oficina

bancaria, imprime el respectivo recibo con código de barras, el cual queda vigente para la

fecha de la impresión, incorporando intereses si a ello hubiere lugar, valores recaudados

que son identificados por la Entidad; en reporte entregado por el establecimiento bancario

recaudador.

COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO

En este acápite, es preciso indicar que se procedió de acuerdo con lo dispuesto en las

Resoluciones 280 de 2009 y 1520 de 2014.

En el siguiente diagrama se presenta el Trámite del Proceso de Cobro Persuasivo y

Jurisdicción Coactiva.

FLUJOGRAMA

Resoluciones 116 de 2.007 y 002022 de 2.013


Proceso de Auditoría al procedimiento de cobro persuasivo y coactivo. Con memorando NURC 3-2015-007307 del 24 de Abril de 2.015 se solicitó la siguiente

información a la Oficina Asesora Jurídica, Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva:

“Número e identificación de vigilados que no pagaron el Tributo de Tasa y de los

cuales se debe iniciar la acción de cobro.

Del total de vigilados a los cuales se les debe iniciar acciones de cobro, por favor

remitir listado de vigilados a los que se les ha iniciado el proceso de Cobro coactivo

y librado el mandamiento de pago.

Porcentaje de recaudo, del total de la suma a recaudar. (Tasa 2014)”

La Oficina Asesora Jurídica, mediante memorando NURC 3-2015-007750 del 30 de Abril

de 2.015, dio respuesta, en los siguientes términos:

“1. Número e identificación de vigilados que no pagaron el Tributo de Tasa y de los cuales se debe iniciar la

acción de cobro:

“En cuadro de Excel se relaciona número de identificación, razón social, estado y monto de la deuda de 677

vigilados que ostentan la calidad de deudores. Sin embargo, es importante resaltar que si bien se solicita

específicamente la relación de los vigilados que no pagaron el tributo de tasa, la información que reposa en

esta oficina y que es suministrada en cuadro de Excel corresponde a los vigilados que han sido remitidos al

grupo de cobro por encontrarse en estado de mora.

“2. Del total de vigilados a los cuales se les debe iniciar acciones de cobro, por favor remitir listado de

vigilados a los que se les ha iniciado el proceso de cobro coactivo y librado el mandamiento de pago:

En el cuadro de Excel se creó una columna donde se indica la etapa del proceso de cobro. En la actualidad

la totalidad de expedientes de cobro por concepto de tasa 2014, esto es 677, se encuentran para dar inicio

a la etapa de cobro persuasivo, teniendo en cuenta que la plantilla implementada en el Sistema de

Gestión de Tasa de la Superintendencia, ha presentado inconvenientes al momento de realizar la

liquidación total de la deuda y comunicarla al vigilado. Cabe resaltar que el mencionado problema fue

puesto en conocimiento de Wilroman Vargas, Asesor de Secretaría General, para efectos de obtener una

solución con carácter urgente, y así poder continuar con la gestión de cobro coactivo de este tipo de

obligaciones.” (Subrayado y negritas fuera de texto)

“3. Porcentaje de recaudo, del total de la suma a recaudar. (Tasa 2014):

“Teniendo en cuenta los problemas del SGT el porcentaje de recaudo es 0%, debido a la imposibilidad de

iniciar el cobro a los deudores morosos de la contribución de tasa 2014.”


En el referido oficio, se certificó que mediante acuerdo de pago por valor de $33.072.415.oo,

se recaudaron las Tasas de las siguientes Entidades, así:

VALOR RECAUDADO EN 2014

NIT RAZÓN SOCIAL VIGENCIA VALOR CONCEPTO

860055471

C.I. PROCESADORA DE LICORES, CREMAS Y

VINOS PRORRIVINOS LTDA EN

REESTRUCTURACION

2014 $ 8.259.931,00 Acuerdo de pago

817001532 VINOS DE LA CORTE S.A. 2014 $ 24.812.484,00 Acuerdo de pago

TOTAL RECAUDADO TASA 2014 $ 33.072.415,00

Fuente: Oficina Asesora Jurídica - NURC 3-2015-007750 del 30 de Abril de 2.015

De igual manera la Oficina Asesora Jurídica certificó que el valor total de la suma por

recaudar por Tasa 2.014, es la siguiente:

TOTAL DEUDA POR RECAUDAR TASA 2.014

TOTAL

RECAUDADO

Valor Liquidación Saldo Capital Saldo Interés

$ 1,114,515,000.00 $ 1,038,333,034.00 $ 40,669,454.00 $ -

Fuente: Oficina Asesora Jurídica - NURC 3-2015-007750 del 30 de Abril de 2.015

Mediante oficio NURC 3-2015-008170 del 07 de Mayo de 2.015 y con Correo Electrónico

del día 08 de Mayo de 2.015, el Equipo Auditor solicitó información a la Coordinación del

Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, para complementar la información

suministrada por la Oficina Asesora Jurídica con el NURC 3-2015-007750 del 30 de Abril

de 2.015, la cual se respondió mediante Correo del 14 de mayo de 2.015, de la siguiente

manera:

“..A la fecha del presente correo, cuáles son los valores recuperados por concepto de Tasa, discriminado

la vigencia de 2.014 de las anteriores, con ocasión del ejercicio de la función jurisdiccional de Cobro

atribuida por Ley al grupo de trabajo que Usted lidera.”

“Respuesta: En lo relacionado con las cifras recaudadas por el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, es de resaltar que conforme se mencionó en el memorando radicado con NURC 3-2015-007750

del 30 de Abril de 2.015, a la fecha el recaudo es de cero pesos M/cte. ($0) por concepto de cobro

persuasivo.”


No obstante, dado que se han suscrito dos acuerdos de pago, a la fecha se han recaudado

treinta y tres millones setenta y dos mil cuatrocientos quince pesos M/cte. ($33.072.415,00)

por dicho concepto.

Cuantificación del Universo de Procesos de Cobro Coactivo

Se solicitó, con fundamento en el Decreto 2462 de 2013 y en el numeral 9º del Artículo 38

de la Resolución 180 del 17 de Enero 2.014, específicamente, la siguiente información:

“3.1. Registro -Base de Datos- para la vigencia de 2.014, de los procesos de Cobro Coactivo adelantados

por el Grupo, relacionados con la Tasa, con corte a 31 de diciembre de 2.014, identificando su meta de

recaudo al determinar la suma total de dinero a recaudar, además de depurar lo relativo a los expedientes

en los que se encuentran contenidas obligaciones que en atención de la normatividad vigente, se encuentran

prescritas.”

“Respuesta: En la actualidad el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, no cuenta con bases

de datos en cuadro de Excel que contengan la información de los deudores de Tasa vigencia 2014, toda

vez que la información se obtiene directamente del Sistema de Gestión de Tasa (SGT), que arroja el

reporte denominado ‘Actos administrativos en cobro persuasivo’, del cual se obtiene la siguiente

información: NIT, Razón Social, Vigencia, Número de Resolución, Fecha de firmeza, Estado de

Resolución, Asignado, Número de obligación, Estado de deuda, Valor de la liquidación, Saldo capital y

Saldo de intereses.”

En la respuesta no se certificó acerca de la meta de recaudo al determinar la suma total de

dinero a recaudar.

Conclusiones respecto de este acápite:

Con base en la información suministrada por la Oficina Asesora Jurídica con el NURC 3-

2015-007750 del 30 de Abril de 2.015, y del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, Número e identificación de vigilados que no pagaron el Tributo de Tasa y de los

cuales se debe iniciar la acción de cobro fue de 677 vigilados que ostentan la calidad de

deudores.

De este total, a la fecha de la presente Auditoría, no se ha dado inicio al proceso de cobro

Persuasivo y, por ende, no se les ha iniciado el proceso de Cobro Coactivo ni librado el

mandamiento de pago; de esta manera el recaudo es de cero pesos M/cte. ($0) por

concepto de cobro persuasivo.

Se han suscrito dos acuerdos de pago, con los cuales se han recaudado treinta y tres

millones setenta y dos mil cuatrocientos quince pesos M/cte. ($33.072.415,00) por dicho

concepto.


Muestra Auditada en el Proceso de Cobro Coactivo.

Con base en la información suministrada por la Oficina Asesora Jurídica - Grupo de Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, se tomó una muestra de treinta (30) procesos, de un

total de seiscientos setenta y siete (677), la cual se presenta en una (1) matriz que forma

parte del anexo del presente informe, en la cual se incorporó información de cada proceso,

entre lo que tenemos, número de identificación –ID-, identificación del vigilado, Total deuda

por recaudar Total recaudado y Etapa de Cobro entre otras, dependiendo de la clase de

proceso, realizando la verificación de las actuaciones, de conformidad con el monitoreo

efectuado.

En este acápite, partiendo de la información suministrada por la Oficina Asesora Jurídica

mediante memorando NURC 3-2015-007750 del 30 de Abril de 2.015, dio respuesta que:

“…en la actualidad la totalidad de expedientes de cobro por concepto de tasa 2014, esto es 677, se encuentran

para dar inicio a la etapa de cobro persuasivo, teniendo en cuenta que la plantilla implementada en el

Sistema de Gestión de Tasa de la Superintendencia, ha presentado inconvenientes al momento de

realizar la liquidación total de la deuda y comunicarla al vigilado.”.

La Oficina de Control Interno estableció que la Coordinación del Grupo de Cobro Persuasivo

y Jurisdicción Coactiva hizo las gestiones necesarias para obtener una solución al respecto,

atendiendo la solicitud de la Oficina de Control Interno con memorando NURC 3-2015-

008170 del 07 de Mayo de 2.015, para lo cual solicitó a Secretaría General información

sobre el desarrollo de las gestiones tendientes a superar los inconvenientes antes

expuestos y que han impedido, según lo expuesto, iniciar el proceso de Cobro Persuasivo,

respectivo de los 677 vigilados deudores del pago de la Tasa.

Con memorando NURC 3-2015-008219 del 07 de mayo de 2.015, dirigido a la Oficina de

Control Interno, Secretaría General respondió sobre el tema, al Memorando NURC 3-2015-

008171 del 07 de mayo de 2.015, lo siguiente:

“El SGT se parametrizó por solicitud de la Oficina Asesora Jurídica, durante la etapa de construcción, para

que proyecte de manera automática dos comunicaciones de cobro: una que se genera en el momento que

el usuario de la OAJ aprueba la generación porque recibe notificación de vencimiento del plazo dado para

el inicio del cobro persuasivo, y la segunda, transcurrido un mes.

Por otra parte, el SGT realiza de manera automática la verificación del pago total de la deuda cada mes y

en los casos en que no encuentra pagado el total y tiene el correo electrónico del vigilado, envía un

recordatorio de la deuda.

El texto del primer oficio de cobro persuasivo y el recordatorio mensual se unificaron después de varias

reuniones realizadas con el Dr. Juan Carlos Barros y posteriormente con la Dra. Claudia Maritza Gómez


Prada, quien mediante correo electrónico del día 06 de Mayo de 2015 me confirma los cambios finales

(1.Incluir NIT y ciudad y departamento 2.Párrafo referente a los intereses moratorios: quedo unificado el que

menciona que los mismos se generan una vez se consulte el recibo de pago y el que informa como se

liquidan. 3. Eliminé mi número de extensión, es decir el 22300.), y manifiesta "Considero que esta

comunicación no tiene más cambios que hacer." Con lo anterior, se solicitó a la UT proveedora del SGT la

implementación en producción de estos cambios; la UT confirmó en la jornada de hoy que este requerimiento

estará en producción para el día 08 de marzo de 2015 a las 10 a.m.

En cuanto al segundo comunicado de cobro persuasivo, en el día de hoy se realizó el más reciente

requerimiento vía correo electrónico a la Dra. Claudia (con copia a [email protected]) para que nos

confirme el texto definitivo. Una vez enviado el texto definitivo por parte de la Oficina Asesora Jurídica se

solicitará la puesta en producción.”

Posteriormente, con base en los correos electrónicos de la semana del 11 al 15 de Mayo,

retransmitidos a la Oficina de Control Interno, se evidencia que Secretaría General pidió al

contratista de la UNIÓN TEMPORAL, con la Gerencia de la firma Sertisoft S.A.S., respecto

de las situaciones presentadas con la(s) plantilla(s) para efectos del cobro persuasivo, quien

procedió a corregir este caso y a efectuar los ajustes necesarios, dado que el proceso se

encuentran en producción.

Visita IN SITU al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.

El Equipo Auditor, practicó Visita IN SITU, en el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, el día 15 de Mayo de 2.015, con el objeto de verificar los reportes contentivos de

los actos administrativos expedidos con la liquidación de Tasa 2014, con base en la muestra

seleccionada por el Auditor de Treinta (30) procesos, específicamente se buscaba verificar

en el Sistema de Gestión de Tasa –SGT- los documentos soportes de la actuación de cobro,

tales como el acto administrativo de liquidación expedido por Secretaría General y la

certificación de firmeza expedida por el mismo, y comprobar si el sistema procedía a expedir

la primera comunicación de cobro persuasivo.

Como resultado de la prueba practicada, se estableció lo siguiente:

1. La Doctora Claudia Maritza Gómez Prada, Coordinadora del Grupo de Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva procedió a ingresar al Sistema de Gestión de Tasa

–SGT- con el fin de dar cumplimiento al objeto de la visita.

Hechas las actuaciones del caso el auditor evidenció que no se pudo extraer la

información solicitada debido a que el sistema a la fecha 15 de mayo de 2.015 no

contenía un buscador que le permitiera hallar un expediente en especial, con base en

la Muestra de los 30 que se trabajó.


2. La Doctora Claudia Maritza Gómez Prada Coordinadora del Grupo de Cobro Persuasivo

y Jurisdicción Coactiva, manifestó que el día viernes 15 de mayo de 2.015, en horas de

la tarde se solicitó asesoría al contratista Unión Temporal, quienes manifestaron que no

existía el motor de búsqueda de expedientes para cobro coactivo y que por tanto se

debía solicitar su habilitación “SOLICITUDES BUSQUEDA AVANZADA”. Para lo cual

se remitió correo electrónico con la solicitud de habilitación a Asesor del Despacho del

Superintendente Nacional de Salud; con copia al Doctor Pedro Cruz y Federico Núñez,

en su calidad de Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, documento que se adjunta a los

papeles de trabajo de la presente auditoría.

3. En desarrollo de la auditoría, el auditor preguntó a la Doctora Claudia Gómez

Coordinadora del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, respecto de si ya

se corrigieron los inconvenientes para la expedición de la primera comunicación de

cobro persuasivo, y así proceder a iniciar en debida forma el respectivo procedimiento

de cobro persuasivo y coactivo, a lo cual manifestó que siendo las 4:30 p.m. del 15 de

Mayo de 2.015, la plantilla presentaba inconsistencias que iban a ser objeto de

corrección por parte del contratista proveedor de la herramienta tecnológica (Sistema

de Gestión de Tasa SGT), ante lo cual se ratifica que no se han generado

comunicaciones de cobro.

Sobre este particular, al equipo auditor se aportaron correos emanados de Asesor del

Despacho, refiriéndose a este tema, en el que se solicita manifestar si los ajustes

realizados se encuentran de conformidad, por lo que se recomienda tomar por parte de

la Coordinadora del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva las decisiones

pertinentes y de esta manera poder ejecutar las funciones propias del grupo, remitiendo

efectivamente los cobros persuasivos, superando diligentemente cualquier situación de

las descritas anteriormente; actividades que permitan concluir con que la Institución

pueda lograr un mayor porcentaje de recaudo al reportado en este informe.

En desarrollo de la Auditoría de Tasa 2014, llevada a cabo por la Oficina de Control Interno, y luego de la exposición realizada al Equipo Auditor, por Secretaría General el día 14 de Mayo de 2.015, respecto del Sistema de Gestión de Tasa (SGT), la Oficina de Control Interno mediante Memorando NURC 3-2015-009175 del 15 de Mayo de 2.015, solicitó a Secretaría General información que puede generar este Sistema. Secretaría General respondió con memorando NURC 3-2015-008821 del 20 de Mayo de 2.015, aclarando lo siguiente:

“1. Con corte 30 de Abril de 2.015, el número de vigilados que se encuentra en mora en el pago de la

Tasa 2014 es 1522 con saldo de capital mayor que 0 con valor total de capital por pagar $4.938.600.929,

Dentro de los cuales 30 registros presentan recurso. Igualmente se encuentran 1097 vigilados con saldo

de interés de mora mayor que 0 y por pagar $353.802.124.


2. Con corte 30 de Abril de 2.015, los valores recuperados por concepto de Tasa, Vigencia 2014,

entendidos como lo describe en su comunicación: "aquellos valores pagados por los vigilados, que no

cancelaron oportunamente la tasa (dentro de la fecha límite establecida en la normativa), y por ende

pagaron capital e intereses" asciende a la suma de $1.554.431.899.

Para su facilidad anexo archivo de Excel con la información de los puntos 1 y 2 OCI 3-2015-008821.xlsx”

En la comunicación anexó evidencias de las capacitaciones realizadas a los Usuarios del

Sistema de Gestión de Tasa - SGT, tanto las generales como las realizadas por Grupo:

Documento de radicación del plan de capacitaciones

Plan de Capacitaciones.

Comparativo de convocados y asistentes.

Lista inicial de usuarios a capacitar

Relación por horas de la capacitación recibida por usuario.

Registro de las convocatorias realizadas.

Resumen de las evaluaciones a los capacitadores.

Informe final de capacitaciones.

Verificada la Información suministrada por Secretaría General, conforme al Plan de

Capacitaciones “PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE TASA - SUPERINTENDENCIA

NACIONAL DE SALUD - UNIÓN TEMPORAL ABITS-SERTISOFT – CONTRATO 611 DE

2013”, se estableció que asistieron a este evento sesenta y cuatro (64) funcionarios de la

Superintendencia Nacional de Salud, entre los cuales se incluyeron diez (10) de la Oficina

Asesora Jurídica y también del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, los días

13, 18, 19,20,21 y 25 de Agosto de 2.014. Se precisó que se certificó la asistencia, número

de horas de capacitación recibidas y presentación de un Informe Final de Capacitación.

Por lo anteriormente expuesto, se evidenció que respecto al Sistema de Gestión de Tasa -

SGT-, con base en el Contrato 611 de 2.013 suscrito por la Superintendencia Nacional de

Salud con la UNIÓN TEMPORAL ABITS-SERTISOFT, se capacitó en su oportunidad a los

funcionarios de las diferentes dependencias de la Entidad, que tenían que ver con el

Proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo del Tributo de la Tasa.


8.4 CONCLUSIONES GENERALES

La Oficina de Control Interno, de acuerdo con lo evidenciado en desarrollo de la Auditoria

de Tasa 2014, concluye:

Una vez analizada la información suministrada por Secretaría General, en Memorando

NURC 3-2015-007680 del 29 de Abril de 2.015, y la proyección de costos de supervisión y

control establecidos en la Resolución N°1438 del 31 de Julio de 2.014; se determinó que la

Superintendencia Nacional de Salud registra un recaudo de $26.893´901.113; equivalente

al 82,13% de los costos proyectados.

Igualmente, con relación al recaudo reportado en el Informe de la Tasa 2.013, en el

2.014 se logró un recaudo de $26.893´901.113, lo que representa un incremento de 21,67%

La Superintendencia Nacional de Salud remitió los avances del Plan de Mejoramiento, a

través del aplicativo SIRECI, a la Contraloría General de la República, el día 17 de Julio de

2015, tal como se evidencia en el Certificado Acuse de Aceptación de la Rendición, en el

cual la Oficina de Control Interno dio por cumplida, las acciones del Hallazgo No. 33 y 34

de la vigencia 2011 y los Hallazgos N° 19 y 23 correspondientes a la vigencia 2012, los

cuales a la fecha de corte del seguimiento (30 de Junio de 2014), se encontraban

pendientes por cumplir, hallazgos que tenían que ver con el aspecto relativo a Cobro

Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, por lo que ahora incorporamos esta información para

señalar que se cumplieron con las actividades enunciadas en el mencionado Plan de

Mejoramiento como Acciones Correctivas.

Se hace necesario complementar la estructura matricial establecida en la Resolución

N°1520 del 12 de Agosto de 2.014, incluyendo otras dependencias que están vinculadas al

nuevo proceso sistémico, como es el caso de la Superintendencia Delegada para las

Medidas Especiales.

El nuevo esquema de gestión de tasa ha permitido sistematizar las actividades de los

procedimientos establecidos en la Resolución N°280 del 5 de Marzo de 2009, y sus

modificatorias; que comprende desde la Obtención y Consolidación de la Información de

la población objeto de liquidación y pago de tasa, hasta, el Cobro Persuasivo; generando la

trazabilidad de cada una de las actividades

Con la entrada en operación del Sistema de Gestión de Tasa y con base en la

presentación realizada por Secretaría General a los integrantes de la Oficina de Control

Interno, se pudo evidenciar que el software es dinámico, parametrizable, su presentación y

manejo es amigable al usuario y además, siguiendo una a una las actividades que hacen

parte integral del proceso de TASA.


Con base en las actividades inherentes a cada función dentro del proceso sistémico de

TASA, y según se desprende de la evaluación al software, se evidencia que han surgido

nuevas necesidades y ajustes al producto derivadas de las diferentes situaciones y casos

que se han presentado con los usuarios del sistema, generando oportunidades de mejora,

que se han evidenciado en anteriores informes presentados por la Oficina de Control Interno

y relacionados con el seguimiento a la ejecución del Contrato 611 de 2013 y la

implementación del Sistema de Gestión de Tasa-SGT.

Resultado del trabajo en equipo entre las diferentes dependencias que participan en el

proceso de tasa y producto de las mesas de trabajo implementadas para mejorar el proceso,

se logró que en esta ocasión, el proceso fuera menos traumático, evitando reprocesos,

disminuyendo de manera significativa el tiempo de aquellos, y el cruce reiterado de sendas

comunicaciones entre dichas dependencias. Este proceso se realizó con el fin de garantizar

la confiabilidad de la información y minimizar la probabilidad de errores en el proceso de

liquidación.

En la actualidad la totalidad de expedientes de cobro por concepto de tasa 2.014, esto

es 677, se encuentran para dar inicio a la etapa de cobro persuasivo, teniendo en cuenta

que la plantilla implementada en el Sistema de Gestión de Tasa de la Superintendencia, ha

presentado inconvenientes informados por la Coordinadora del Grupo de Cobro Coactivo,

solicitudes que están siendo atendidas por el proveedor de la herramienta tecnológica, en

virtud de la etapa de soporte y garantía a cargo de aquel.

Como resultado de la muestra auditada al grupo de notificaciones, el Equipo Auditor

precisa que desde la expedición de los actos administrativos, 12 de Septiembre de 2.014

hasta el recibo de las comunicaciones, se evidenció que el proceso de notificación se realizó

de acuerdo con lo previsto en los Artículos 68 y 69 del Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA-; en forma personal y por Aviso.

De igual manera, de acuerdo a la muestra, se precisa la efectividad de la Notificación

Electrónica, y otros, que con base expide el Sistema de Gestión de Tasa - SGT frente a los

vigilados que pagaron y que de conformidad con el artículo 72 del CPACA, por lo cual se

evidencia la notificación por Conducta Concluyente, que de acuerdo al reporte de Secretaría

General fue de 1.834, para la vigencia 2.014.


Con base en la información suministrada por la Oficina Asesora Jurídica con el NURC

3-2015-007750 del 30 de Abril de 2.015, y del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, Número e identificación de vigilados que no pagaron el Tributo de Tasa y de los

cuales se debe iniciar la acción de cobro fue de 677 vigilados que ostentan la calidad de

deudores.

De este total, a la fecha de la presente Auditoría, no se ha dado inicio al proceso de cobro

Persuasivo y, por ende, no se les ha iniciado el proceso de Cobro Coactivo ni librado el

mandamiento de pago; de esta manera el recaudo es de cero pesos M/cte. ($0) por

concepto de cobro persuasivo.

Se han suscrito dos acuerdos de pago, con los cuales se han recaudado treinta y tres

millones setenta y dos mil cuatrocientos quince pesos M/cte. ($33.072.415,00) por dicho

concepto.

Se viene adelantado las acciones pertinentes para la liquidación de Tasa de las

Administradoras de Riesgos Laborales – ARL, de las vigencias 2014, 2013 y 2012, según

lo informado mediante memorando NURC No. 3-2015-008203 del 7 de Mayo de 2015, dicha

liquidación se estará realizando para la vigencia 2014 en el Sistema Gestión de Tasa –

SGT, y para las vigencias 2013 y 2012 de forma manual.

El recaudo se realizó a través del Software de Gestión de Tasa – SGT, el cual permite

realizar el pago electrónico (PSE) o generar el recibo para pago por ventanilla en oficina

bancaria, con incorporación de código de barras vigente para el día de la impresión del

recibo, y que involucra intereses en caso que se hubieren causado, así como la correcta

identificación del vigilado que pagará el tributo que ocupa a esta auditoría, situación que

facilita la contabilización del recaudo correspondiente y minimiza la existencia de partidas

pendientes de identificación.

En Visita IN SITU, al Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, el día 15 de

Mayo de 2.015, con el objeto de verificar los reportes contentivos de los actos

administrativos expedidos con la liquidación de Tasa 2014, en el Sistema de Gestión de

Tasa –SGT- los documentos soportes de la actuación de cobro, señaladas anteriormente,

y confirmar si el sistema procedía a expedir la primera comunicación de cobro persuasivo,

se informó que la plantilla presentaba inconsistencias que serían corregidas por parte de

la UT. Lo expuesto evidencia que a ninguno de los 677 procesos de Liquidación de Tasa,

se les ha iniciado el proceso de Cobro Persuasivo, y en consecuencia al no haberse

agotado la etapa de cobro persuasivo, tampoco se ha librado mandamiento de pago para

obtener el recaudo mediante Jurisdicción Coactiva.


Dentro de las obligaciones del Contrato No. 611 de Sertisoft Abits, se encuentra la

capacitación a los funcionarios de la Entidad, en el Sistema de Gestión Tasa. Una vez

revisada la información remitida por parte de Secretaria General a la Oficina de Control

Interno, mediante memorando NURC No. 3-2015-009175 del 20 de Mayo de 2015, se

observó que, diez (10) funcionarios de la Oficina Asesora Jurídica fueron capacitados por

parte del Contratista, de los cuales dos (2) se encontraban adscritos en ese momento al

Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, sin embargo; a la fecha del presente

informe, solo uno (1) del total de los capacitados de la Oficina Asesora Jurídica hace parte

del mencionado Grupo.


8.5 RECOMENDACIONES

La Oficina de Control Interno, de manera respetuosa se permite realizar las siguientes

recomendaciones:

Ajustar los procedimientos del proceso de Cálculo, Liquidación y Recaudo de Tasa, de

conformidad con los avances tecnológicos alcanzados por la Superintendencia Nacional de

Salud y los Actos administrativos referentes a las funciones de las dependencias que

intervienen en el mismo.

De conformidad con el Plan de Mejoramiento presentado por la Superintendencia

Nacional de Salud, a los hallazgos registrados por la Contraloría General de la República

en el Informe de Actuación Especial de Fiscalización 2.014 con radicado NURC 1-2015-

021991, del 25 de Febrero de 2.015 y, ajustados a los procedimientos y disposiciones

establecidos por la Contraloría General de la República, reportados por la Superintendencia

Nacional de Salud en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes, SIRECI;

la recomendación respetuosa de la Oficina de Control Interno es que se realicen actividades

que permitan a la Superintendencia Nacional de Salud cumplir con acciones de mejora

incorporadas en el Plan de Mejoramiento suscrito con el ente de control; a las que la Oficina

debe realizar control posterior, para efectuar los reportes pertinentes.

Considerando que el Software “Sistema de Gestión de Tasa” contempla la verificación

y/o validación de la información, insumo para la liquidación de la Tasa, se recomienda

agilizar la suscripción de los convenios interinstitucionales para lograr la interoperabilidad

con las bases de datos y poder así, correr los procesos de validación de la información

reportada por Circular Única y contenida en el Sistema de Recepción, Validación y Cargue

Circular Única-RVCC.

Continuando con el mejoramiento del proceso de tasa, se sugiere analizar la viabilidad

de incluir dentro del nuevo modelo Sistematizado de Gestión de Tasa, lo pertinente al

“Cálculo y Devolución de Saldos de Tasa”, con el fin de agilizar estos procedimientos y

contar con su trazabilidad.


Teniendo en cuenta que en forma reiterada, algunos vigilados no reportan información

pertinente; que en algunos casos se presentan diferencias en cuanto al reporte de

información por algunos vigilados (Pesos y Miles); que algunos de los vigilados han

cambiado su razón social, se encuentran en proceso de liquidación o presentan cambios

en la información reportada a través de Circular Única; la Oficina de Control interno

recomienda que se circularice a estas entidades solicitud pertinente en busca de depurar y

hacer mucho más precisa la información que es insumo para la liquidación del tributo de

tasa, para que de una vez se eviten estos inconvenientes, que se presentan al momento de

liquidar la tasa a favor de la Superintendencia Nacional de Salud e igualmente y requerir a

los vigilados para que certifiquen datos en los casos identificados como inconsistentes

validando la información con fuentes externas como son REPS, SIHO, RUES, etc., todo ello

en concordancia con lo establecido en la Ley 1438 de 2.011, que establece que la

información que reportan los vigilados debe ser de calidad.

La Oficina de Control interno recomienda realizar prontamente los cobros persuasivos

enunciados en el texto del presente informe (677 casos identificados por concepto de tasa

2.014). Para estos efectos se sugiere que se tomen, por parte de la Coordinadora del Grupo

de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva, las decisiones pertinentes y de esta manera

poder ejecutar las funciones propias de la Coordinación del referido Grupo, remitiendo

efectivamente los cobros persuasivos, superando diligentemente cualquier situación de las

descritas en este documento; actividades que permitan concluir con que la Institución

pueda lograr un mayor porcentaje de recaudo al reportado en este informe.

La Oficina de Control Interno considera que uno de los pilares fundamentales tanto del

Sistema de Gestión de Calidad como del Modelo Estándar de Control Interno lo constituyen

los procesos y los procedimientos, a través de los cuales se suministran los bienes y se

prestan los servicios propios de la Administración pública; por lo cual, se recomienda

actualizar los procedimientos del proceso auditado; ya que esta es la forma efectiva de

establecer las características de los bienes y servicios, de los métodos utilizados para

producirlos y prestarlos, y la manera de interactuar con los usuarios, lo que redunda en el

mejoramiento de la gestión y en el aumento de la satisfacción de los ciudadanos,

recomendación que se presenta, teniendo en cuenta la incorporación de herramienta

tecnológica (Sistema de Gestión de Tasa-SGT) y que dado al rediseño Institucional

ordenado por el Decreto 2462 de 2.013, la Institución se encuentra realizando los ajustes

propios de sus procesos y procedimientos.


Teniendo en cuenta la importancia del Proceso de Tasa y en especial la función del

Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva dentro de éste, la Oficina de Control

Interno recomienda establecer con la mayor brevedad, las necesidades de capacitación de

los funcionarios vinculados al mismo, con el fin que, Secretaría General y la Oficina de

Tecnologías de Información, coordinen los eventos respectivos.

Considerando que al 30 de Abril de 2.015 (según Memorando NURC 3-2015-007750 de

la Oficina Asesora Jurídica), el total de los Actos Administrativos en Cobro Persuasivo de

la vigencia 2.014 era $1.038.333.034, por saldo de capital y $40.669.454, por saldo de

intereses; la tardanza en el ejercicio de la actividad de cobro contradice los principios de

celeridad, eficiencia y eficacia. Además, de conformidad con la función de la Oficina

Asesora Jurídica estipulada en el Decreto 2462, artículo 8°, numeral 4, que señala: “4.

Ejercer la facultad de cobro persuasivo y la de jurisdicción coactiva, frente a las tasas o

contribuciones, multas y demás obligaciones a favor de la Superintendencia, ajustándose

para ello en la normatividad vigente sobre la materia.”, se recomienda tomar acciones que

permitan avanzar en las actividades propias del Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción

Coactiva, para lo cual se hace necesario implementar las decisiones a que hubiere lugar

con la mayor brevedad, como fruto de un trabajo en equipo y coordinado con otras

dependencias de la Institución, especialmente con Secretaría General.

Con base en lo prescrito en el Artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y

de lo Contencioso Administrativo –CPACA-, la Oficina de Control Interno recomienda se

fortalezca la Notificación Electrónica, toda vez que las entidades del Estado tienen la

posibilidad de que sus actuaciones se hagan a través de medios electrónicos; pudiendo por

tanto la Superintendencia Nacional de Salud dar un mayor uso a este instrumento,

incidiendo favorablemente en la disminución de tiempos en notificaciones de Resoluciones

de Tasa y menores gastos por concepto de correspondencia.


La Oficina de Control Interno, en relación con la herramienta adquirida por la Institución

(SGT) y dado que el producto fue recibido a satisfacción por la Entidad; y en los actuales

momentos se encuentra el contrato en etapa de garantía; se recomienda que antes de

finalizar la etapa en mención, se puedan implementar los ajustes que sean requeridos por

los usuarios del software. Adicionalmente, se recomienda que en caso de detectarse, como

producto de la efectiva utilización de la herramienta, se requieran MEJORAS de aquella, se

estructure lo pertinente en procura de la optimización tanto del proceso como del aplicativo.

Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PCHECO

Jefe Oficina de Control Interno


9. ANEXO

ANEXO. MUESTRA AUDITADA EN EL PROCESO DE NOTIFICACIÓN

No. NUMERO DE

ACTUACION NOMBRE ENTIDAD NIT

NURC

CITACIÓN

FECHA

NURC

FECHA

NOTIFICACIÓN

TIPO DE

NOTIFICACION NURC AVISO

FECHA

NOTIFICACIÓN OBSERVACIONES O.C.I.

1 L-2014-000143 SURA E.P.S. 800088702 2-2014-

087206 16/09/2014

RECIBIDO 4-72

22/09/2014 AVISO

2-2014-

102808 DEL

14/10/2014

RECIBIDO 4-72

23/10/2014

Verificada la trazabilidad del proceso de notificación de SURA E.P.S.,

se pudo establecer, que transcurrido el término señalado por la Ley y

la citación tendiente a surtir la notificación personal, sin que

compareciera el citado, se realizó el envío de la NOTIFICACIÓN POR

AVISO. De esta manera se surtió oportunamente y en forma Legal.

(Artículo 69 del CPACA)

2 L-2014-000144 SALUD TOTAL EPS

S.A. 800130907

2-2014-

087207 16/09/2014 18/09/2014

NOTIFICADO

PERSONALMENTE

EL 01/10/2014

N/A N/A

Verificada la trazabilidad de la presente Notificación, se evidenció que

la misma se realizó en Forma PERSONAL, oportuna y dentro de los

términos de Ley. (Artículo 69 del CPACA)

3 L-2014-000145 CAFESALUD E.P.S.

S.A. 800140949

2-2014-

087208 16/09/2014 18/09/2014

NOTIFICADO

PERSONALMENTE

EL 26/09/2014

N/A N/A


la misma se realizó en Forma PERSONAL, oportuna y dentro de los

términos de Ley. (Artículo 69 del CPACA)

4 L-2014-000146 SALUDCOOP E.P.S. 800250119 2-2014-

087209 16/09/2014 18/09/2014

NOTIFICADO

PERSONALMENTE

EL 26/09/2014

N/A N/A


la misma se realizó en Forma PERSONAL, oportuna, personalmente y

delos términos de Ley. (Artículo 69 del CPACA)

5 L-2014-000147 SANITAS E.P.S.

S.A. 800251440

2-2014-

088424 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

CONDUCTA

CONCLUYENYE N/A N/A

Conforme a evidencia que suministró el Grupo de Notificaciones,

envió copia del informe que expide el SGT frente a los vigilados que

pagaron y que de conformidad con el artículo 72 del CPACA. Se

evidencia que SANITAS E.P.S. S. A. se notificó electrónicamente -

POR CONDUCTA CONCLUYENTE-, por cuanto pagó la suma de

$805.925.587.oo, el 19/11/2014, el cual fue aplicado.

6 L-2014-000219

CAJA DE

PREVISION SOCIAL

DE LA

UNIVERSIDAD

INDUSTRIAL DE

SANTANDER –

CAPRUIS

890203183 2-2014-

094702 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

19/09/2014

N/A N/A

Conforme a evidencia de trazabilidad, se establece que para la

Entidad CAPREUIS, la notificación se surtió en FORMA ELECTRÓNICA,

de acuerdo al reporte de envíos de CERTIMAIL. El equipó auditor

encuentra que el proceso de notificación se hizo de acuerdo con el

Capítulo IV de la Ley 11437de 2011-CPCA-


No. NUMERO DE


NURC

CITACIÓN

FECHA

NURC

FECHA

NOTIFICACIÓN

TIPO DE


FECHA


7 L-2014-000220

SERVICIO DE

SALUD

UNIVERSIDAD DEL

VALLE

890399010 2-2014-

094703 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

19/09/2014

N/A N/A


Entidad SERVICIO DE SALUD UNIVERSIDAD DEL VALLE, la notificación

se surtió en FORMA ELECTRÓNICA, de acuerdo al reporte de envíos

de CERTIMAIL. El equipó auditor encuentra que el proceso de

notificación se hizo de acuerdo con el Capítulo IV de la Ley 11437 de

2011-CPCA-

8 L-2014-000273

Caja de

Compensación

Familiar de

Risaralda-

COMFAMILIAR

RISARALDA

891480000 2-2014-

088452 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICADO

PERSONALMENTE

EL 24/09/2014

N/A N/A

Conforme a evidencia de trazabilidad, se establece que a la Entidad

COMFAMILIAR RISARALDA se notificó en FORMA PERSONAL,

oportuna y dentro de los términos de Ley. (Artículo 69 del CPACA)

9 L-2014-000274

Caja de

Compensación

Familiar del Cauca

- COMFACAUCA

891500182 2-2014-

088453 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL AVISO

2-2014-

1130892 DEL

29/12/2014

RECIBIDO 4-72

07/01/2015

Verificada la trazabilidad del proceso de notificación de

COMFACAUCA, se pudo establecer, que se realizó el envío de la

NOTIFICACIÓN POR AVISO.(Artículo 69 del CPACA)

En es te proceso de notificación se evidenció, que desde la fecha de

envío de CERTIMAIL, 16/09/2014, a la fecha en que se surtió la

notificación por AVISO, 07/01/2015, transcurrieron TRES MESES Y

DIECISIETE (17) DÍAS, con lo cual con lo cual se establece que el

proceso de Notificación no fuera eficiente, ya que tomó demasiado

tiempo y hubiera podido ser más diligente.

10 L-2014-000311

Inversiones del

Pacifico S.A.

INVERPACIFICO S.

A.

835000235 2-2014-

094717 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

19/09/2014

N/A N/A


Entidad INVERPACIFICO S. A., la notificación se surtió en FORMA

ELECTRÓNICA, de acuerdo al reporte de envíos de CERTIMAIL,

remitido por el Grupo de Correspondencia. El equipó auditor


Capítulo IV de la Ley 11437 de 2011-CPCA-

11 L-2014-000312 Apuestas Ochoa

S.A. 890002142

2-2014-

094718 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

19/09/2014

N/A N/A


Entidad Apuestas Ochoa S.A. la notificación se surtió en FORMA




Capítulo IV de la Ley 11437 de 2011-CPCA-


No. NUMERO DE


NURC

CITACIÓN

FECHA

NURC

FECHA

NOTIFICACIÓN

TIPO DE


FECHA


12 L-2014-000326 CARJUEGOS S. A. 800247990 2-2014-

087330 16/09/2014

RECIBIDO 4-72

24/09/2014 AVISO

2-2014-

102869 DEL

14/10/2014

RECIBIDO 4-72

23/10/2014

Verificada la trazabilidad del proceso de notificación de CARJUEGOS

S. A., se pudo establecer, que transcurrido el término señalado por la

Ley y la citación tendiente a surtir la notificación personal, sin que

compareciera el citado, se realizó el envío de la NOTIFICACIÓN POR

AVISO, de esta manera se surtió oportunamente y en forma Legal.

(Artículo 69 del CPACA)

13 L-2014-000327 FOX GAMING S. A. 800256745 2-2014-

087331 16/09/2014

RECIBIDO 4-72

18/09/2014

NOTIFICADO

PERSONALMENTE

EL 25/09/2014

N/A N/A


FOX GAMING S. A., se notificó en FORMA PERSONAL, oportuna y

dentro de los términos de Ley. (Artículo 69 del CPACA)

14 L-2014-000576

ASESORIAS

ECONOMICAS

LUNEPA

900610789 2-2014-

087552 16/09/2014

DEVOLUCION -

NO RESIDE -

22/09/2014

PUBLICADO

PÁGINA

ELECTRÓNICA EL

22 y 29 ABRIL DE

2015 -

NOTIFICACIÓN POR

AVISO EN SNS

DESFIJADO EL 06

DE MAYO DE 2015

N/A N/A

En este proceso de notificación a la empresa ASESORIAS

ECONOMICAS LUNEPA, se evidenció que el oficio NURC 2-2014-

087552 del 16/09/2014 fue DEVUELTO, con anotación NO RESIDE el

18/09/2014.

El Equipo Auditor e desde la fecha de devolución de la citación,

22/09/2014, hasta la desfijación del Aviso publicado en la

Superintendencia Nacional de Salud, 06/05/2015, transcurrieron

SIETE MESES Y CATORCE (14) DÍAS, con lo cual se establece que el

proceso de Notificación no fue eficiente, ya que si se hubiera

procedido a efectuar la notificación por Aviso en la Supersalud, de

acuerdo con el Artículo 69 del CPACA, se hubiera surtido la

notificación en forma más diligente.

15 L-2014-000577

SILVER GROUP

INTERNATIONAL

S.A.S

900620140 2-2014-

087553 16/09/2014

DEVOLUCION -

NO RESIDE -

22/09/2014

PUBLICADO

PÁGINA

ELECTRÓNICA EL

04/11/2014 Y

29/04/2015 -

NOTIFICACIÓN POR

AVISO EN SNS

DESFIJADO EL 06

DE MAYO DE 2015

N/A N/A

En este proceso de notificación a la empresa SILVER GROUP

INTERNATIONAL S.A.S, se evidenció que el oficio NURC 2-2014-

087553 del 16/09/2014 fue DEVUELTO, con anotación NO RESIDE el

18/09/2014.










No. NUMERO DE


NURC

CITACIÓN

FECHA

NURC

FECHA

NOTIFICACIÓN

TIPO DE


FECHA


16 L-2014-000848 CLINICAS JASBAN

LTDA. 800090416

2-2014-

094801 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

19/09/2014

N/A N/A


Entidad CLINICAS JASBAN LTDA., la notificación se surtió en FORMA




Capítulo IV de la Ley 11437de 2011-CPCA-

17 L-2014-000849 OPTICA MEDICA

LIMITADA 800090664

2-2014-

088578 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL AVISO

2-2014-

122150 DEL

09/12/2014

RECIBIDO 4-72

17/12/2014

Verificada la trazabilidad del proceso de notificación de OPTICA

MEDICA LIMITADA., se pudo establecer, que se realizó el envío de la

NOTIFICACIÓN POR AVISO. De esta manera se surtió de conformidad

con el Artículo 69 del CPACA.

En este proceso de notificación se evidenció, que desde la fecha de

envío de CERTIMAIL, 16/09/2014, a la fecha en que se surtió la

notificación por AVISO, 17/12/2014, transcurrieron TRES (3) MESES,

con lo cual se establece que el proceso de Notificación no fuera

eficiente, ya que tomó demasiado tiempo y hubiera podido ser más

diligente.

18 L-2014-000850 CLÍNICA

PIEDECUESTA S.A. 800090749

2-2014-

088579 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL AVISO

2-2014-

111600 DEL

07/11/2014

RECIBIDO 4-72

24/11/2014

Verificada la trazabilidad del proceso de notificación de CLINICA

PIEDECUESTA S.A. se pudo establecer que se realizó el envío de la

NOTIFICACIÓN POR AVISO. De esta manera se surtió

razonablemente, de acuerdo con el Artículo 69 del CPACA.

19 L-2014-002905

CAJA DE

COMPENSACION

FAMILIAR

COMPENSAR

860066942 2-2014-

090108 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

17/09/2014

N/A N/A


Entidad CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMPENSAR, la

notificación se surtió en FORMA ELECTRÓNICA, de acuerdo al

reporte de envíos de CERTIMAIL, remitido por el Grupo de

Correspondencia. El equipó auditor encuentra que el proceso de


2011-CPCA-

20 L-2014-003021

CAJA DE

COMPENSACION

FAMILIAR

DELVALLE DEL

CAUCA

COMFAMILIAR

ANDI

890303208 2-2014-

090197 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

CONDUCTA

CONCLUYENYE N/A N/A




evidencia que se entiende que la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR

DEL VALLE DEL CAUCA COMFAMILIAR ANDI se notificó

electrónicamente -CONDUCTA CONCLUYENTE-, por cuanto pagó la

suma de $36.179.363.oo, el día 19/11/2014, el cual fue aplicado.


No. NUMERO DE


NURC

CITACIÓN

FECHA

NURC

FECHA

NOTIFICACIÓN

TIPO DE


FECHA


21 L-2014-007169

ESE HOSPITAL

DEPTAL

UNIVERSITARIO

SAN JUAN DE DIOS

800000118 2-2014-

096163 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

20/09/2014

N/A N/A

Conforme a evidencia de trazabilidad, se establece que para la ESE

HOSPITAL DEPTAL UNIVERSITARIO SAN JUAN DE DIOS, la notificación

se surtió en FORMA ELECTRÓNICA, de acuerdo al reporte de envíos

de CERTIMAIL, remitido por el Grupo de Correspondencia. El equipó

auditor encuentra que el proceso de notificación se hizo de acuerdo

con el Capítulo IV de la Ley 11437 de 2011-CPCA-

22 L-2014-007170

E.S.E. HOSPITAL

MARIO GAITAN

YANGUAS DE

SOACHA

800006850 2-2014-

093471 16/09/2014

RECIBIDO 4-72

10/10/2014

NOTIFICADO

PERSONALMENTE

EL 17/10/2014

N/A N/A


E.S.E. HOSPITAL MARIO GAITAN YANGUAS DE SOACHA, se notificó en

FORMA PERSONAL, de acuerdo con el Artículo 69 del CPACA.

23 L-2014-007171 HOSPITAL SANTA

ISABEL 800014405

2-2014-

093472 16/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

CONDUCTA

CONCLUYENYE N/A N/A




evidencia que se entiende que el HOSPITAL SANTA ISABEL, se notificó

electrónicamente -CONDUCTA CONCLUYENTE-, por cuanto pagó la

suma de $1.179.702.00.oo, el día 27/1|1/2014, el cual fue aplicado.

No obstante, se observa que la parte Misional debe confirmar si la

Liquidación fue correcta.

24 L-2014-007694 ESE HOSPITAL SAN

JOSE DE GUADUAS 860020283

2-2014-

096237 19/09/2014

Enviado por

CERTIMAIL

NOTIFICACIÓN

ELECTRONICA -

20/09/2014

N/A N/A


Entidad CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMPENSAR, la

notificación se surtió en FORMA ELECTRÓNICA, de acuerdo al

reporte de envíos de CERTIMAIL, remitido por el Grupo de

Correspondencia. El equipó auditor encuentra que el proceso de


2011-CPCA-


No. NUMERO DE


NURC

CITACIÓN

FECHA

NURC

FECHA

NOTIFICACIÓN

TIPO DE


FECHA


25 L-2014-007695 ESE HOSPITAL

DIVINO SALVADOR 860023878

2-2014-

088009 16/09/2014

DEVOLUCION -

CERRADO 2DA.

VEZ - 22/09/2014

PUBLICADO

PÁGINA

ELECTRÓNICA EL

24/04/2014 Y

04/05/2015 -

NOTIFICACIÓN POR

AVISO EN SNS

DESFIJADO EL 08

DE MAYO DE 2015

N/A N/A

En este proceso de notificación a la ESE HOSPITAL DIVINO SALVADOR,

se evidenció que el oficio NURC 2-2014-088009 del 16/09/2014 fue

DEVUELTO, con anotación CERRADO 2DA. VEZ el 22/09/2014.










evaluaciÓn procesos misionales y de apoyo · verificar la aplicación del proceso...

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