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EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE EQUIPOS AUDIOVISUALES DE LA UNIDAD DE

MULTIMEDIOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

TESINA PARA OPTAR AL GRADO DE BACHILLER EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

MAYO 2014

UNIVERSIDAD MAGISTERFACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

CARRERA DE BACHILLERATO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS

1Ing. Freddy Sanabria Vargas

2Ing. Freddy Sanabria Vargas

AGENDA

Antecedentes del Problema Justificación del Problema Objetivos General Objetivos Específicos Análisis e Interpretación de Resultados Propuesta Conclusiones y Recomendaciones

Ing. Freddy Sanabria Vargas

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Antecedentes

• Año 1942 Fundación Facultad de Odontología

• Año 2000 Empresa Colgate Palmolive y Fundación Pierre Fauchard, crean la Unidad de Multimedios

• Año 2004 Relación Investigador con La Unidad de Multimedios

• Año 2006 Acreditación (SINAES) Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior


JustificaciónLos procedimientos manuales que se realizan en la actualidad no brindan confiabilidad a los usuarios finales, por lo que es necesario la actualización de estos procesos por medio de herramientas informáticas que agilicen y brinden confiabilidad a los mismos.

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Antecedentes

• Año 1942 Fundación Facultad de Odontología• Año 2000• Año 2004• Año 2006


FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

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¿Qué estrategia puede implementar la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la Universidad de Costa Rica para mejorar el control de los equipos audiovisuales?


Objetivo General

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Analizar el sistema de control de los equipos audiovisuales de la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR, para el diseño de un software informático.


• Definir los requerimientos de un sistema informático en función de las necesidades de la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la Universidad de Costa Rica, para un eventual diseño e implementación.

• Establecer los requerimientos para el diseño de una base de datos para el control de los equipos audiovisuales de la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR, para la generación de informes.

• Como objetivo para la propuesta será proponer el diseño de una base de datos, que sirva como base para un sistema informático en la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología..

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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ALCANCE

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Se pretende analizar los requerimientos en materia informática para el futuro diseño y desarrollo de un sistema informático, en la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR, que permita mejorar el control y asignación del equipo audiovisual y a su vez obtener información de una forma oportuna que mejore la toma de decisiones por parte de las autoridades correspondientes.


Limitaciones

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MARCO INSTITUCIONAL Y

MARCO TEÓRICO

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AÑOS 1814, 1843 Y 1940

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ASAMBLEA UNIVERSITARIA

CONSEJO UNIVERSITARIO

SEDES REGIONALES RECTORIA

VICERRECTORÍA VIDA ESTUDIANTIL

VICERRECTORÍA ACCIÓN SOCIAL

VICERRECTORÍA ADMINISTRACIÓN

VICERRECTORÍA DOCENCIA

VICERRECTORÍA INVESTIGACIÓN

FACULTADES

FACULTAD DE ODONTOLOGÍA

UNIDAD DE MULTIMEDIOS

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ORGANIGRAMA UCR


MISIÓN DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA

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VISIÓN DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA

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ASAMBLEA DE LA FACULTAD

DOCENTES ASISTENTES DENTALES ESTUDIANTES ADMINISTRATIVOS

UNIDAD DE MULTIMEDIOS

OTROS

DECANATURA

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ORGANIGRAMA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA


MARCO TEÓRICO

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LA INFORMÁTICA“…ciencia del tratamiento automático y racional de la

información considerada como soporte de los conocimientos y las comunicaciones” (Dic. Larousse

Básico, pg170).

SISTEMAS INFORMÁTICOS“…combinación de procedimiento

destinados a producir un resultado” (Dic. Larousse Básico, pg309.)

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ELEMENTOS DE UN SISTEMA INFORMÁTICO

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CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO/DISEÑO DE SISTEMAS

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BASES DE DATOS

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MARCO METODOLÓGICO

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Exploratorio: indagar sobre un tema poco conocido o no abordado.

Descriptiva: buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos, etc.

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Fuentes de información

Fuentes primarias: datos obtenidos mediante la aplicación de un cuestionario de 15 preguntas cerradas y las observaciones propias del investigador.

Fuente secundarias: datos obtenidos de una revisión literaria y diversos sitios web.

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Se limita a 3 personas que se relacionan directamente con los procesos de la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la Universidad de Costa Rica.

POBLACIÓN

INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Observación Propias del investigador

Cuestionario

* Un cuestionario de quince preguntas cerradas.

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ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS

RESULTADOS

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CONCLUSIONESY

RECOMENDACIONES

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VARIABLE CONCLUSION RECOMENDACION

SISTEMA INFORMÁTICO

El sistema manual que actualmente se emplea en la Unidad de Multimedios de la Facultad de odontología de la UCR no cuenta con la confianza por parte de la mayoría de los usuarios encuestados, esto con base a los resultados obtenidos de las encuestas (67% de desconfianza).

Se recomienda la creación de un Sistema Informático para la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR ya que esta herramienta moderniza los procedimientos actuales, además puede satisfacer las necesidades en dicha unidad de trabajo, trayendo beneficios muy favorables como él de aceptación y credibilidad por parte de los usuarios y personas encargadas de la toma de decisión.

NECESIDADES Para esta variable se concluye que 100% de los encuestados opinan que es necesaria la creación de un Sistema Informático.

Para cubrir las necesidades es recomendable la actualización de los procedimientos manuales que se llevan a cabo en la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR, mediante la aplicación de tecnologías modernas, tales como la Informática.

REQUERIMIENTOS Para el 100% de los que respondieron el cuestionario concuerdan que se requiere agilizar los procedimientos manuales que actualmente se emplean.

Con el fin de cumplir con Reglamento para la Administración y Control de los bienes institucionales de la UCR se requiere diseñar y crear una base de datos que registre y salvaguarde la información de los activos audiovisuales.

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DISEÑO Según el Reglamento para la Administración y Control de los bienes institucionales de la UCR debe diseñarse un mecanismo que permita registrar y salvaguardar la información que se maneja actualmente en forma manual.

Se recomienda que para el diseño de la base de datos, se apliquen por lo menos las primeras 3 reglas de normalización y que cumpla con un estándar a la hora de definir los nombres de los campos y tablas que estarán contenidas en la base de datos.

BASES DE DATOS Se observa la inexistencia o desconocimiento de una Base de Datos, esto por cuanto el 100% de las personas que respondieron el cuestionario no saber si existe una base de datos

Se recomienda la creación de la base de datos en un motor MySQL, esto por cuanto se ajusta a los lineamientos que quiere poner en práctica la UCR (utilización de Software Libre)

CONTROL Los controles manuales que se emplean en la actualidad no son lo suficientes ya que el 100% de las personas que completaron el cuestionario así lo manifiestan.

Se recomienda que el nuevo sistema cree una bitácora para el control de los movimientos, lo cual dará confianza y credibilidad a los usuarios del sistema y las personas encargadas de la toma de decisión.

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FLUJO DE PROCESOS Todos las acciones realizadas por los seres humanos conllevan una serie de pasos que permiten alcanzar metas u objetivos, la serie de acciones que actualmente se llevan en forma manual en la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR, y que describe el investigador, son el pilar para la creación de un flujo de procesos para la elaboración de nuevo Sistema Informático.

Se recomienda emplear una herramienta que represente en forma gráfica el flujo de procesos como por ejemplo el Lenguaje Unificado de Modelado UML (Unified Modeling Language por sus siglas en ingles).

ASIGNACIÓN Los equipos tales como: computadoras portátiles, proyectores de multimedia, parlantes, micrófonos, pantallas para proyección, entre otros son los valores que se asignan según lo indicado en las solicitudes por escrito que llegan a la unidad de Multimedios de la Facultad de odontología de la UCR a los distintos usuarios. Datos que deberán ser asignados a los campos de las tablas que se diseñen para la base de datos del nuevo Sistema Informático.

Se recomienda la creación de un diccionario de datos, en el cual se especifique las características de cada dato que se quiera almacenar en la base de datos, esto con el fin de ayudar al diseño de la misma.

CONTROL Los controles manuales que se emplean en la actualidad no son lo suficientes ya que el 100% de las personas que completaron el cuestionario así lo manifiestan.

Se recomienda la creación de respaldos informáticos de manera periódica (al menos una vez a la semana), en unidades de discos externos fuera de la computadora que almacene la Base de Datos, esto por cuanto los discos duros son susceptibles a daños que en muchas ocasiones se vuelven irrecuperable. 32


COSTO DE LA INVESTIGACIÓN

CONCEPTO COLONES DÓLAR

ES

Matrícula y Curso Seminario de

Graduación

166,000 299.89

Guía de Trabajo Final de

Graduación

2,000 3.61

Gasto por impresiones de

borradores

7,160 12.93

20 Horas Asistencia al curso 202,640 366.08

160 Horas Elaboración del

Documento

1,621,120 2,928.6

9

Contratación del Filólogo 70,000 130.05

Empastes y originales del

Documento

60,000 111.43

Viáticos 33,500 60.52

Total 2,162,420 4,016.9

0

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PROPUESTA DE DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DE LOS ACTIVOS

EN LA UNIDAD DE MULTIMEDIOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGÍA DE LA

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

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La Propuesta que se presenta en este Capítulo refleja la necesidad de realizar un proyecto que, además de servir para obtener el grado de Bachiller en Ingeniería de Sistemas, cubra las debilidades y necesidades que arrojó el análisis de resultados de la investigación realizada, apoyando y aportando beneficios a la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR

PREFACIO

Objetivo GeneralDiseñar una Base de Datos que permita almacenar los datos más relevantes del proceso manual que actualmente realiza la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR, como plataforma para un posterior desarrollo informático para la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la Universidad de Costa Rica.

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• Realizar el diseño de una Base de Datos, para mejorar los controles que se llevan de los equipos audiovisuales.

• Identificar nuevos reportes, que puede derivarse de la información almacenada en la Base de Datos.

• Proponer diferentes temas de investigación que puedan derivar de este trabajo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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Brindar el pilar para el desarrollo de un sistema informático que permita el control de los equipos audiovisuales, en forma rápida, confiable y oportuna, mejorando las actividades diarias de la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la Universidad de Costa Rica.

ALCANCEN DE LA PROPUESTA

IMPACTO DE LA PROPUESTA

• Económico• Ambiental• Organizacional

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DESARROLLO DE LA PROPUESTA

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Investigaciones que se derivan de esta Investigación

Se proponen temas como parte de los objetivos de esta investigación, como por ejemplo:

1. Analizar los distintos motores de Bases de Datos que posee la Universidad de Costa Rica, para determinar la mejor opción para la creación de la Base de Datos que permita almacenar las tablas propuestas en esta Tesina.

2. Desarrollo de un Sistema Informático para el Control de Solicitudes y Entrega de los Equipos Audiovisuales en la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR.

3. Desarrollo de un Sistema Informático que unifique los procesos que se realizan el encargado de Activos Fijos y el encargado de los equipos en la Unidad de Multimedios de la Facultad de Odontología de la UCR.

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Ing. Freddy Sanabria VargasFuente. Propia del Investigador.

CONCEPTO COLONE

S

DÓLARE

S

Diseño 134,610.

00

250.00

Documentación 15,000.0

0

27.85

TOTAL 149,610.

00

277.85

COSTO DE LA PROPUESTA

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VIABILIDAD DE LA PROPUESTA

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MUCHAS GRACIAS POR SU TIEMPO

Y ATENCIÓN

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