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EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS Y SU INCIDENCIA EN EL COSTO DE LOS SERVICIOS EN LAS ALCALDÍAS DEL ESTADO LARA, CASO: ALCALDÍA DEL MUNICIPIO IRIBARREN PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
Autor: Lic. Figueroa Nelson
Tutor: Prof. Solferina Unda
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
Barquisimeto, Octubre de 2005
2
EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS Y SU INCIDENCIA EN EL COSTO DE LOS SERVICIOS EN LAS ALCALDÍAS DEL ESTADO LARA, CASO: ALCALDÍA DEL MUNICIPIO IRIBARREN PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
Autor: Lic. Figueroa Nelson
Trabajo de grado presentado para optar al grado Maestría en Contaduría, Mención Costos
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
Barquisimeto, Julio de 2005
3
Agradecimientos
A Dios por darme fuerzas para llegar a la meta.
A la Prof. Solferina Unda, por su valioso apoyo y la asesoría para poder
concluir el presente trabajo.
A los directores de las unidades técnico-administrativas de la Alcaldía del
Municipio Iribarren.
Especialmente al Prof. José Enrique Achúe por su aporte en la revisión de este
trabajo de investigación, porque con sus conocimientos me dio las recomendaciones
pertinentes para la culminación exitosa de esta tesis.
A mi amada familia y muy especialmente a Marthica, mi esposa, por estar
siempre a mi lado apoyándome y acompañándome en todo momento.
A todas aquellas personas que contribuyeron de diferentes maneras para poder
cumplir con este compromiso.
Gracias!
iii
4
Índice General
Agradecimientos iii
Índice General iv
Índice de Cuadros xiii
Índice de Gráficos ix
Índice de Anexos x
Resumen xi
Introducción 1
CAPÍTULO I
El Problema 3
Planteamiento de la Situación 3
Objetivos de la Investigación 7
General 7
Específicos 7
Importancia y Justificación 7
Alcances y Limitaciones 9
CAPITULO II
Marco Teórico 11
Antecedentes 11
Bases teóricas 15
5
Contabilidad General 15
Contabilidad Gubernamental 15
Objetivos de la Contabilidad Gubernamental 17
Propósito de la Contabilidad Municipal 17
Principios de Contabilidad Gubernamental 17
Período Contable 18
Contabilidad de Costos 18
Costo 18
Costo Presupuestario 18
Costo Variable Directo Marginal 19
Costo Directo 19
Costo Estándar 19
Costos Estimados 19
Costo Fijo 20
Costos Indirectos 20
Costos Variables 20
Costo Mano de Obra Directa 20
Tipos de Sistema de Costo 21
Los Recursos Humanos en el Sector público 23
El Presupuesto de Recursos Humanos en los Organismos Públicos
27
Propósitos del Presupuesto en el Sector Público 28
Preparación del Presupuesto del Recurso Humano 31
Alcaldía del Municipio Iribarren 32
Estructura Organizativa de la Alcaldía 33
6
Organigrama de la Alcaldía 36
Misión de la Alcaldía 37
Misión de la Oficina de Recursos Humanos 37
División de Contabilidad de la Alcaldía 37
Funciones de la División de Contabilidad 37
Bases Legales 38
Sistema de Variables 39
Costo de los Servicios en la Alcaldía 39
Glosario de Términos 40
CAPITULO III
Marco Metodológico 42
Naturaleza del Estudio 42
Población y Unidades de Estudio 44
Universo 45
Población 45
Muestra 45
Fuentes de Consulta 46
Técnicas de Recolección de Datos 47
Diseño de Instrumentos 48
Organización y Tabulación de Datos 49
Técnicas de Análisis e Interpretación de la Información recabada
53
7
CAPITULO IV
Presentación y Análisis de Resultados 55
Ingresos Propios 56
Otras Fuentes de Financiamiento 57
Resumen de Ingresos Totales 60
Partida 400 Egresos 62
Cuestionario I 65
Cuestionario II 76
CAPITULO V
Conclusiones y Recomendaciones 87
Conclusiones 87
Recomendaciones 89
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 90
Resumen de Vida 92
Anexos 93
8
Lista de Cuadros
Nº p.p
1 Ingresos Propios Estimados para el año 2004 51
2 Ingresos Estimados a través de otras fuentes de ingresos para el año
2004.
51
3 Comparación de Ingresos de las diferentes de financiamiento en
bolívares para los años 2003, 2004 y 2005.
51
4 Comparación de ingresos de las fuentes de financiamiento con las
variaciones en forma porcentual.
52
5 Resumen del Presupuesto de Ingresos Totales para el año 2004. 52
6 Distribución Partidas del Presupuesto de Gastos para el año 2004. 52
7 Distribución de la Partida 407 Transferencias año 2004. 52
8 Distribución a Entes Descentralizados. 53
9 Ingresos Propios Estimados para el año 2004. 56
10 Ingresos Estimados a través de otras Fuentes de Financiamiento para
el año 2004.
57
11 Comparación de Ingresos de las diferentes Fuentes de
Financiamiento para los años 2003, 2004 y 2005 (en bolívares).
58
12 Comparación de Ingresos de las diferentes Fuentes de
Financiamiento para los años 2003, 2004 y 2005 (en porcentajes).
59
13 Resumen del Presupuesto de Ingresos totales para el año 2004 60
14 Distribución por Partidas del Presupuesto de Gastos para el año
2004.
61
15 Distribución de la Partida 407 Transferencias año 2004. 62
16 Distribución en Entes Municipales año 2004. 63
9
Lista de Gráficos
Nº p.p
1 Ingresos Propios Estimados para el año 4004. 56
2 Ingresos Estimados a través de otras Fuentes de Financiamiento, año 2004. 58
3 Resumen del Presupuesto de Ingresos Totales para el año 2004. 60
4 Distribución Partidas del Presupuesto de Gastos para el año 2004 61
5 Distribución de la Partida 407 Transferencias año 2004 63
6 Distribución a Entes Municipales año 2004 64
7 Pregunta 1 CI 66
8 Pregunta 2 CI 67
9 Pregunta 3 CI 68
10 Pregunta 4 CI 69
11 Pregunta 5 CI 70
12 Pregunta 6 CI 71
13 Pregunta 7 CI 72
14 Pregunta 8 CI 73
15 Pregunta 9 CI 74
16 Pregunta 10 CI 75
17 Pregunta 1 CII 76
18 Pregunta 2 CII 77
19 Pregunta 3 CII 78
20 Pregunta 4 CII 79
21 Pregunta 5 CII 80
22 Pregunta 6 CII 81
23 Pregunta 7 CII 82
24 Pregunta 8 CII 83
25 Pregunta 9 CII 84
10
26 Pregunta 10 CII 85
Índices de Anexos
A Cuestionarios CI, aplicados a los
responsables de las unidades Técnico-administrativas de la Alcaldía del Municipio Iribarren
94
B Cuestionario CII, aplicados a los funcionarios que laboran en las unidades Técnico-administrativas de la Alcaldía del Municipio Iribarren
99
C Formularios de Validación de los Cuestionarios CI y CII Constancia de aprobación de la Validación
105
D Matriz de Distribución del Presupuesto destinado al Recurso Humano
114
E Cuadro de Distribución de las Respuestas obtenidas a través de los cuestionarios CI y CII
116
F Cuadros del Presupuesto de Gastos del Municipio por Sectores a nivel de Paridas y Subpartidas (en bolívares).
118
G Cuadros de los Servicios y Obras realizadas por el Municipio a las Comunidades para el Primer Trimestre del 2004.
194
11
EVALUACIÓN DEL PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS Y SU INCIDENCIA EN EL COSTO DE LOS SERVICIOS EN LAS
ALCALDÍAS DEL ESTADO LARA, CASO: ALCALDÍA DEL MUNICIPIO IRIBARREN PARA EL EJERCICIO FISCAL 2004
Trabajo de grado presentado para optar al grado Maestría en Contaduría, Mención Costos Autor: Figueroa Nelson Tutor: Prof. Unda Solferina Año: 2005
Resumen
En el presente trabajo de investigación se realizó una “Evaluación del Presupuesto de Recursos Humanos y su Incidencia en el Costo de los Servicios en las Alcaldías del Estado Lara, Caso: Alcaldía del Municipio Iribarren para el Ejercicio Fiscal 2004”. Este trabajo de grado se realizó dentro de la modalidad de Investigación Documental de tipo Descriptiva – Analítica de Campo, que tiene como propósito el estudio de la incidencia en el uso y aprovechamiento del segundo elemento del costo: la mano de obra, en este caso el Recurso Humano. En el levantamiento de la información se aplicaron técnicas de recolección de datos como observación, entrevistas y la aplicación de dos cuestionarios, los cuales fueron procesados con técnicas estadísticas. Luego del análisis e interpretación de los datos se llegó a la conclusión que se puede diseñar un sistema de costo para el uso y aprovechamiento del desempeño del Recurso Humano en el proceso de producción de los servicios y en la elaboración de obras y proyectos ejecutados por la Alcaldía del Municipio Iribarren.
xi
INTRODUCCIÓN
Cuando se habla de sistemas de costo, siempre se relaciona con cifras
numéricas, informes de producción, volúmenes de productos, es decir todo ese
proceso de producción en empresas manufactureras, industriales y comerciales. En
las empresas públicas muchos piensan que un sistema de costo es innecesario ya que
estas no fabrican ningún tipo de producto. Sin embargo, en estas empresas también
se produce un proceso de producción en los servicios prestados y se pueden
identificar los elementos del costo.
Este estudio se realizó en la Alcaldía del Municipio Iribarren y podrá ser
aplicado en otras alcaldías del estado Lara. Se trabajó con el segundo elemento del
costo: la mano de obra, que está representado por los trabajadores directos, o sea el
Recurso Humano. Así como existen diferentes técnicas de costeo para valuar el
material directo y la carga fabril, la mano de obra también se puede controlar, no
solamente en valor monetario o de tiempo, sino considerando la dimensión humana
de los trabajadores, los cuales constituyen el activo más importante en todo
organización pública o privada.
El presente trabajo de investigación quedó estructurado en cinco capítulos, los
cuales mencionan en forma sucinta a continuación:
Capítulo I, parte de la contabilidad general de donde surgió la contabilidad de
costo, la cual con el transcurrir del tiempo se fue estableciendo hasta llegar a una
contabilidad de costo especializada. Se expone en el Planteamiento del problema, la
evaluación del costo del recurso humano por unidad técnico-administrativa; se
propone determinar la factibilidad para la creación de un sistema de costo para el
aprovechamiento del recurso humano en el proceso de producción de los servicios y
se analizan las partidas que sostienen al recurso humano y su incidencia en el costo de
los servicios como objetivos específicos. Importancia y Justificación, y los alcances
y limitaciones de la investigación.
Capítulo II, trata sobre las fuentes de consulta a que se acudió que son los
antecedentes, luego las bases teóricas con los conceptos, definiciones, clases de
costos y presupuestos, el municipio, bases legales y el glosario de términos.
2
Capítulo III, referente a la naturaleza del estudio, modalidad de investigación,
población y unidades de estudio, universo, población y muestra, fuentes de consulta,
técnicas de recolección de datos, el diseño de instrumentos y análisis e interpretación
de la información recolectada.
Capítulo IV, se refiere a la presentación y análisis de los resultados a través de
cuadros y gráficos estadísticos del presupuesto de ingresos y gastos para el ejercicio
económico 2004 y de los instrumentos de recolección de datos que son los dos
cuestionarios aplicados.
Capítulo V, que contiene las conclusiones y recomendaciones que surgieron
una vez realizados el análisis e interpretación de los datos.
3
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento de la Situación
La contabilidad de costos surge de la contabilidad General, como área
especializada que tiene como meta suministrar información técnica tanto en el ámbito
financiero como administrativo sobre el proceso de fabricación de productos o
servicios. En el primer caso, el propósito se centra en determinar las cantidad de
costos que se ha asignado a cada producto o servicio, lo cual es la base para la
valuación de los inventarios (mercancías, productos en proceso o terminados)
expresados en el balance general y el establecimiento del costo de los productos o
servicios vendidos en el estado de perdidas y ganancias. En el segundo caso, se
limita al proceso de registro, seguimiento y control de la actividad propia del proceso
de producción.
Los conceptos de costos apropiados para cada uno de estos propósitos son
diferentes. Para el área financiera el objeto es esencialmente asignar a cada producto
o servicio una participación razonable del total de costos en que se incurre al
momento de producirlo o prestarlo. También para efecto de control, el objetivo es
asignar costos controlables a los centros de responsabilidad, es decir, a cada unidad
técnico-administrativa de la organización. Para propósito de planeación, análisis y
evaluación, la contabilidad de costo tiene como objetivo la recolección de
información de los diferentes elementos que la integran y asignar el peso de cada uno
en el valor final del producto o servicio que presta la empresa u organización.
De lo expuestos se deduce que no se puede desvincular los costos de la
contabilidad general, ya que ambas son determinantes para el análisis de la
información, en la toma de decisiones acertadas y para la mejora continua de las
organizaciones, como lo señala Morillo (2002):
4
Los sistemas de costeo son susbsistemas de la contabilidad general a los cuales les compete la clasificación, acumulación, asignación y control de todos los detalles referentes a los costos de fabricación, tendentes a determinar el costo unitario del producto, basado en un conjunto de normas contables, técnicas y procedimientos. Actualmente, los sistemas de costeo también se orientan a generar información para la mejora continua de las organizaciones. (p. C-5)
Indudablemente, los costos están asociados a procesos de producción, y éstos
a organizaciones manufactureras, industriales, generalmente del sector privado de la
economía. En la conformación del costo intervienen la materia prima, la mano de
obra directa y los gastos indirectos de fabricación. Sin embargo, en las empresas de
servicio, los elementos pueden reducirse a solo dos: mano de obra y los gastos
operativos.
Tanto en la industria, el comercio y en las empresas de servicio del sector
privado, el estudio y análisis del costo debe dar por resultado mayor eficiencia,
reflejada en ganancias mayores. Por ello, la contabilidad este caso computa los
costos de los materiales, la mano de obra y los costos indirectos de fabricación para
cada unidad producida o servicio prestado, a fin de reducirlo al máximo posible,
estableciendo estándares de manera que los resultados futuros puedan ser comparados
con los patrones de eficiencia operativa. Pero detrás de todos esos análisis de costos
está el objetivo de la ganancia.
En cambio, en una unidad gubernamental, el estudio y análisis de costo resulta
estimulado, no por el objetivo del lucro, sino por la necesidad de mayor eficiencia, de
manera que las cargas impositivas aplicadas al contribuyente sean menores. Es decir,
los criterios para la evaluación del desempeño en los organismos públicos, como la ha
señalado Garnier y Mora (1999): “Conforme se desarrolle la cultura y capacidad
institucional, el Sistema Nacional de Evaluación (SINE) deberá avanzar en el
desarrollo de indicadores más sofisticados y depurados, para medir adecuadamente el
impacto, la calidad y el costo unitario de los servicios públicos”. (p. 7)
En el caso de los costos de los organismos gubernamentales, como la alcaldía,
la municipalidad y las empresas paramunicipales, sus costos pueden determinarse
5
bien basándose en obras o trabajos específicos, e inclusive sobre una base continua.
Por ejemplo, cuando debe efectuarse la construcción de una escuela municipal, es una
obra que no se repite, por lo tanto es viable aplicar o usar un sistema de costo para
trabajos específicos. Sin embargo, al tratar de determinar los costos para el
sostenimiento de la educación, policía, servicio bomberil, aseo urbano, etc. ... que son
prestados año tras año, es necesario utilizar un método de costo continuo, ya que estos
servicios no pueden ser interrumpidos, y su incidencia en el costo se extiende a varios
períodos futuros. En este último caso, el costo total que se calcule de un servicio
específico debe ser dividido por el número de unidades de ese servicio prestado con
objeto de obtener los costos por unidad, estas pueden ser: estudiantes inscritos,
población del municipio, incendios controlados, residencias atendidas, etc.
Dentro del costo de los servicios prestados por los organismos dependientes
de las alcaldías, las erogaciones por concepto de pago de nómina de los recursos
humanos juega un papel importante, ya que ésta absorbe una alta proporción del costo
total o por unidad, lo cual se evidencia en las elevadas partidas del presupuesto
programa de la gran mayoría de las instituciones públicas, tanto municipales como
estadales.
Sin embargo, para los directores, administradores y contralores de las
alcaldías, municipios y empresas gubernamentales locales, es realmente difícil
encontrar los procedimientos de la contabilidad de costos que le permitan determinar
el monto exacto que le corresponde a cada unidad administrativa o servicio prestado,
ya que en la prestación del servicio intervienen diversos factores que son imposibles
de aislar en las actividades cotidianas de los servicios municipales, estos son: si la
mano de obra se emplea en varias obras públicas en el curso de un periodo (día,
semana, mes o año), si en una misma obra intervienen diferentes organismos que
coordinan una actividad, si los informes de culminación de obra deben tomarse
diariamente o por obra culminada, los trabajos de supervisión pueden ser ejecutados
por organismos colaterales. Obras que son ejecutadas con aportes del gobierno
nacional y local.
6
En términos globales, las autoridades municipales, directores y contralores no
tienen criterios estándares que le permitan estudiar, analizar y evaluar el
aprovechamiento de los recursos humanos en los organismos y empresas públicas que
tienen a su cargo, es por ello que, al final de su gestión no disponen de
procedimientos técnicos contables, que permitan argumentar o sostener la eficiencia
de su misión, en función de menores costos logrados sobre la base del manejo más
adecuado del presupuesto de gastos en las nóminas de personal que controla.
Sobre las bases de estas premisas, el presente estudio pretende analizar el
costo representado por la erogación que tienen las Alcaldías en el Estado Lara, caso
específico en la Alcaldía del Municipio Iribarren en sus partidas presupuestarias por
concepto de mano de obra (Recurso Humano) en la prestación de servicios y la
ejecución de obras y proyectos pare el ejercicio fiscal 2004, a objeto de determinar
algunos patrones estándares que puedan ser tomados como referencia en la
determinación del costo unitario por servicio o unidad operativa.
En el desarrollo del presente trabajo de investigación surgieron las siguientes
interrogantes:
¿Es viable la determinación de un sistema de costos que pueda llevar un
control de proceso que realiza cada unidad en el servicio que produce?
¿Es posible establecer un sistema de costos para el mejor aprovechamiento del
Recurso Humano?
¿Se puede estandarizar o sistematizar los sistemas de costos de cada una de las
unidades?
En cuanto al presupuesto ¿Cuál fue el monto percibido de los ingresos propios
y otras fuentes de financiamiento? ¿Cuál fue el monto de gastos destinados a la
cancelación del recurso humano?
¿Cómo es el desenvolvimiento de recurso humano en su ambiente de trabajo?
7
Objetivos de la Investigación
General
Evaluación de las erogaciones presupuestarias por concepto de pago del
recurso humano y su incidencia en el costo de los servicios prestados por las
Alcaldías del Estado Lara en el ejercicio fiscal 2004.
Específicos
• Evaluar el presupuesto destinado al Recurso Humano y su incidencia en el
costo en la producción de los servicios prestados en la Alcaldía del Municipio
Iribarren, para el ejercicio fiscal 2004.
• Determinar la factibilidad de diseñar un sistema de costo para el
aprovechamiento del recurso Humano en la prestación de los servicios y en la
ejecución de obras y proyectos en la Alcaldía del Municipio Iribarren, para el
Ejercicio Fiscal 2004.
• Revisar y analizar en el presupuesto, los ingresos propios y otras fuentes de
financiamiento percibidos por la Alcaldía del Municipio Iribarren para el
ejercicio económico 2004.
• Revisar y analizar en el presupuesto los gastos destinados a la cancelación del
Recurso Humano, efectuados por la Alcaldía del Municipio Iribarren para el
Ejercicio Fiscal 2004.
Importancia y Justificación de la Investigación
Directores, gerentes y presidentes de organismos municipales y de otras
organizaciones públicas continuamente se preguntan: ¿Si realmente están
optimizando al máximo los recursos financieros asignados?, ¿Existe alguna otra
alternativa para la prestación de los servicios que pueda ser menos onerosa para el
Estado y para el propio ciudadano o contribuyente? Para responder a estas
8
interrogantes la información de costo juega un papel fundamental. Por ello, todo
administrador de la gestión pública tiene entre sus metas el rendir cuentas, pero esta
situación no puede aislarse de un manejo eficiente de los recursos disponibles no
encaminados a la obtención de utilidades, pero si a la evaluación científica de las
opciones disponibles para el manejo de los recursos materiales, humanos y la
administración de los gastos operativos.
El análisis de los costos en los servicios prestados puede ser determinante para
la adopción de decisiones de mayor trascendencia, tales como la subcontratación de
personal externo a las alcaldías, establecimiento de contratos de outsourcing para la
prestación de los servicios básicos municipales locales, transferir la prestación de
servicios de competencia local a organismos nacionales o centrales, entre otros.
Cualquiera de las decisiones que se tomen debe estar sustentada en estudios contables
de costos, tanto en los procesos como en los recursos, y esto solo se logra si se
efectúa una investigación del costo desde la fase de la planificación y el control de los
mismos en su ejecución.
Aparte de la necesidad de rendir cuentas a la administración central o los
organismos contralores, está el hecho de la necesidad de medir la eficiencia de los
responsables en la conducción de las diferentes dependencias adscritas a la Alcaldía
del Municipio Iribarren, quienes están obligadas a rendir cuenta de su gestión en
función de aminorar los costos operativos en la prestación de los servicios públicos a
todos los ciudadanos en los cuales tiene competencia el municipio, ya que como
servidores públicos, deben garantizar a la comunidad que los eligió en la función de
crear ventajas competitivas respecto a otros potenciales candidatos en la
administración de la gestión pública, lo cual solo es posible con un adecuado análisis
de los costos a fin de demostrar que los mismos recompensan con creces los aportes
que hace cada ciudadano a través del pago a tiempo de las cargas impositivas de
impuestos.
En las organizaciones públicas, por fenómenos circunstanciales deben
efectuarse ajustes en el presupuesto de ingresos y de gastos, recortes o incrementos,
solo un exacto análisis en el sistema de costos podrá permitir a cada gestor de
9
servicios, determinar en que medida se verá afectada la prestación de los servicios, en
cuanto a su número, calidad, alcance; en particular, cuando la mayor proporción en la
composición de su costo está conformado por las partidas destinadas a la cancelación
de la nómina de los recursos humanos que utiliza.
Por otro lado, un adecuado análisis del costo de los recursos humanos, podrá
ser utilizado como herramienta de soporte para la estimación de los proyectos de
presupuesto futuros, en función de que tendrá una base contable que le dará
información precisa de los costos unitarios de los servicios que presta a la
colectividad en función de un estimador que se adapte a la naturaleza de la actividad
de cada área de trabajo, pudiendo así efectuar cálculos en función del crecimiento
municipal o de proyecciones en la cobertura o expansión que desee cubrir cada ente
municipal.
Alcances y Limitaciones de la Investigación
Aún cuando para la determinación del costo unitario de cualquier servicio, sea
público o privado, debe tomarse en cuenta los aspectos de materiales, insumos, gastos
operativos, la presente investigación se concentrará en los costos por concepto de las
erogaciones presupuestarias destinadas a cubrir el sostenimiento de los recursos
humanos, ya que para el sector público municipal de servicios, es el renglón que tiene
mayor proporción.
En este sentido, un alto volumen de los costos totales o globales de los
servicios públicos pueden también ser determinados solo considerando el monto
cancelado en las nóminas de personal, y éste es el renglón que hasta los momentos
tiene el menor número de estudios formales.
En cuanto a las limitantes, el mayor obstáculo se presentó en conseguir la
totalidad de la información en el renglón de los pagos de la nómina de todos los
recursos humanos que maneja la Alcaldía del Municipio Iribarren ya, que algunas de
esta últimas son organismos autónomos, organismos centralizados (Minfra,
Infraestructura) y algunas nóminas pueden estar bajo el amparo de subsidios de
10
organismos multilaterales, por convenios locales o nacionales, En fin, existe una
heterogeneidad tan amplia de la información que potencialmente puede ser difícil
integrarlo en un solo esquema para el análisis de los costos de los recursos humanos.
Por el volumen de la información de los numerosos organismos públicos,
unidades técnico-administrativas y dependientes de la Alcaldía del Municipio
Iribarren, la cobertura del análisis solo se extenderá al presupuesto de un solo año
fiscal, es decir, solo al presupuesto público correspondiente al año 2004.
Finalmente, una de las restricciones que pueden presentarse en algunas
entidades públicas, es el acceso a los datos, ya que según el criterio que puedan
manejan los respectivos responsables de unidades al calificar la información como de
solo uso interno, o información de tipo confidencial, lo que limitaría la obtención de
la información completa de todos los organismos que tienen injerencia en los
servicios públicos municipales del Estado Lara.
11
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes
En los diferentes centros de información y producción de investigaciones
locales, regionales y nacionales existen diversos estudios e indagaciones en el área de
la determinación, análisis y evaluación de los costos. Sin embargo, prácticamente la
totalidad de ellos están referidos a costos en la industria manufacturera y de
comercialización de productos, pero pocos están referidos a trabajos de investigación
en los empresas de servicios, mientras en gran volumen de ellos están circunscritos a
casos en el sector privado, en donde los criterios en la determinación del costo está en
función de los márgenes de utilidad o ganancia a obtener. Por ello, a continuación
solo se exponen una síntesis de los antecedentes que solo pudieron ubicarse en el área
específica, es decir, trabajos publicados en el área de costos referidos a las empresas
del sector público o mixto, en donde su actividad se enfoca a la prestación de
servicios de interés social, por lo cual la determinación de eficiencia en el costo de
estos servicios no persigue un fin de lucro, sino la prestación de asistencia que
beneficia a una parte de la ciudadanía. Entre las investigaciones encontradas se
pueden mencionar:
La presentada por Lameda (2000), en la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado”, bajo el título de “Evaluación de costos de los servicios médico-
asistenciales prestados en las diferentes instituciones parauniversitarias de la UCLA,
año 1999”. En este estudio. La autora planteó efectuar la evaluación tanto del costo
total como del costo unitario por los servicios prestados en las diferentes instituciones
responsables de cubrir las áreas médico-asistenciales y compararlos con los costos de
estos mismos servicios en el mercado local, para determinar así las posibles
diferencias que se detectarían por especialidad en cada institución prestataria de
12
dichos servicios. En este sentido, aplicando una metodología no experimental y un
estudio seccional en el tiempo, se enfocó su naturaleza a un estudio descriptivo de
campo, con una connotación remarcada a la explicación, a fin de logra ubicar los
orígenes de las diferencias de los costos en cada servicio e institución. Por medio de
la observación directa en el entorno de los servicios prestados, se efectuaron
entrevistas, se aplicaron cuestionarios estructurados y se recolectó la data de los
registros contables y estadísticos llevados por cada institución parauniversitaria
encargada de la prestación de los servicios médicos asistenciales. Entre las
conclusiones reseñadas en este trabajo están una similitud en los costos tanto internos
como externos en el área médico-asistencial, lo cual no justifica un cambio en la
política de contratar los servicios en el mercado local en forma particular e individual.
Algunos servicios presentan un costo unitario más elevado que otros, como en el caso
de odontología, ortodoncia, cirugía, maternidad, etc. Entre el aporte más relevante
para el presente estudio está el referido al patrón de comparación, en base a la matriz
de data, obteniendo una unidad de medida “costo unitario por paciente” resultante de
la división entre el costo total por especialidad entre el número de pacientes
atendidos, criterio similar que puede aplicarse en el caso de los ciudadanos atendidos
por al alcaldía.
Por su parte Tenías (1998), presentó en la Universidad Centroccidental
“Lisandro Alvarado”, un trabajo de investigación en el cual reveló un modelo para la
determinación de la productividad de la mano de obra asociada a la reparación de
equipos rotativos y su incidencia en la estructura de costos en la Refinería Cardón en
Paraguaná, Estado Falcón, partiendo de un supuesto desconocimiento de la incidencia
en el costo total del rendimiento que pudiera tener la productividad del “Taller
Central Mecánico”, pues no tenía un control del respectivo nivel de rendimiento del
trabajo efectuado en este departamento ni la estructura de costo en la cual incurría al
efectuar las reparaciones de equipos rotativos; el estudio se concentró en diagnosticar
el nivel de productividad de los recursos humanos y diseñar una estructura de costo
que permitiera visualizar los efectos en la productividad de la empresa. A través de la
aplicación de un conjunto de técnicas de Ingeniería Industrial logró precisar la
13
productividad de cada área desempeñada en dicho departamento, utilizando una
metodología de Costo por Actividad para el diseño de la estructura de costo asociada
al proceso. Por medio de la aplicación de esta técnica se logró concluir que este
departamento tienen una productividad promedio de 4,96 horas/día, es decir, tan solo
un 62% en cada jornada diaria, con un nivel de eficiencia del 32% en las actividades
que realmente agregan valor al trabajo asignado por la empresa. En general, el aporte
más significativo a la presente investigación es la viabilidad de aplicar la metodología
de los costos por actividad a cualquier proceso que implique la prestación de servicios
de instalación, mantenimiento y reparación de trabajos en las actividades propias de
las dependencias públicas, pues en éstas tienen un mayor peso en la conformación de
su costo, el rendimiento de los recursos humanos que emplea para su operatividad.
Por ello, el modelo presentado donde se monitorea cada actividad diagnosticada, para
generar una estadística basado en los registros históricos de las labores más
frecuentes, en cuanto número, tiempo empleado, materiales directos e indirectos
empleados en cada proceso, facilitaría enormemente la determinación de los costos
integrales de los servicios prestados en los organismos públicos.
Más adelante, en trabajo presentado por el equipo de Minerva, Mogollón y
Orellana (2002), ante la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, y referido
a un proyecto para la determinación de los costos del servicios prestado por la Unidad
de Informática, en la Gobernación del Estado Lara. Los autores inicialmente
plantearon la determinación de un costo unitario aplicable a cada ente, dirección
sectorial, divisiones y organismos administrativo que dependiera del Ejecutivo
Estadal. Sin embargo, ante la multitud de beneficios que aportaba la información en
cuanto a tiempo, ente, sectorización, parcialidad de la data encontrada, procesada y
pendiente, etc., se determinó la imposibilidad de emplear un método único que
permita calcular los costos operativos que deban aplicarse a la Unidad de Informática,
ya que la información generada puede en principio, estar dirigida a una sola unidad
orgánica dependiente del Ejecutivo, pero esa misma información puede ser de utilidad
posterior en forma total o parcial a otro ente gubernamental, por lo que los métodos
de costo por objetivo y por proceso no aplican en su totalidad, pues no se puede medir
14
la productividad por unidad organizativa con relación a los costos incurridos.
Tomando que el 85% del presupuesto asignado a esta unidad es absorbido en el pago
de recursos humanos, se diseño una modalidad del método basado en actividades
ejecutadas para la determinación del costo, siendo el gasto de personal el criterio
predominante para el cálculo del mismo. En este sentido, el aporte que se toma en
cuenta al producto del análisis de este estudio, es que cada unidad técnico-
administrativa en las empresas de servicio debe generar su propio modelo para el
cálculo, determinación y análisis de sus respectivos costos operativos, a fin de
efectuar evaluaciones que pudieran incidir en la toma de decisiones con respecto a la
consideración de su control y valoración como parte integrante de la entidades bajo
las cuales depende o sirve.
Más recientemente, Coronado (2003), efectuó un trabajo de investigación que
evaluó la efectividad en la gestión operativa del área de recursos humanos en la
actividad de capacitación en una empresa pública en el ramo del servicio eléctrico del
Estado Lara. En este sentido, la autora concibió una metodología adaptada tanto al
servicio como a la empresa, estableciendo así indicadores de gestión para la actividad
de la prestación del servicio de suministro eléctrico a la comunidad del Estado Lara.
Específicamente estos indicadores están referidos a parámetros de economía, eficacia
y eficiencia; por lo que requirió generar una amplia base de datos producto de la
observación estructurada de las tareas desempeñadas en cada trabajo por
departamento, soportado con la aplicación de dos (2) instrumentos tipo cuestionario,
lo cual facilitó las comparaciones de los costos por unidad productiva y el recargo que
tenía en la conformación del costo global de la inversión que efectúa la empresa
Enelbar por concepto de capacitación de sus recursos humanos. Del estudio se
concluyó que es más rentable la existencia de una Unidad de Capacitación interna que
otra contratada o foránea de la empresa, ya que de esta manera se puede efectuar un
seguimiento, atacar las debilidades detectadas y sugerir nuevos procesos de
capacitación puntuales que a la larga incidirá en aminorar los costos en la prestación
de los servicios. En este sentido, la contribución del trabajo presentado por Coronado
al presente estudio, es la necesidad de incorporar la erogaciones por concepto de
15
capacitación de los recursos humanos como parte integrante de los costos indirectos
en la prestación de los servicios en las empresas u organismos públicos, ya que está
incide notablemente en la estructura de costos y puede ser tomado como parámetro
significativo en la conformación del costo global por unidad establecido como
referencia.
Bases Teóricas
Contabilidad General
En realidad se conocen diversas definiciones de contabilidad general, sin
embargo, la expresada por Debernardi (2002), se adapta bien tanto al sector
empresarial como al público, ya que textualmente señala que la contabilidad:
Es la técnica que produce, sistemáticamente y estructuralmente información cuantitativa, expresadas en unidades monetarias, sobre los eventos económicos identificables que realiza un ente público o una empresa privada a través de un proceso de captación de operaciones y que cronológicamente mida, clasifique y resuma con claridad. (p. 1)
En otras palabras, se puede decir que la contabilidad es la técnica que
establece las normas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar
los hechos económicos que afectan al patrimonio de cualquier organización
económica o entidad, proporcionando información útil, confiable, oportuna, y veraz
cuyo fin es lograr el control financiero.
Contabilidad Gubernamental
Es la técnica que registra sistemáticamente, las operaciones que realizan las
dependencias y entidades de la administración pública, así como los eventos
económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de generar
información financiera, presupuestaria, programática y económica que facilite a los
16
representantes de los organismos públicos, autónomos o no, la toma de decisiones y
las actividades técnicas para la elaboración de presupuestos.
En función de esta definición es importante precisar los términos público y
privado, ya que la investigación se centra en la contabilidad de costos de la primera,
es decir, de la contabilidad de costos en los organismos públicos, como la
gobernación, la alcaldía y otras instituciones prestatarias de servicios sociales.
La información que emana de la contabilidad gubernamental, como toda
información contable debe caracterizarse por su utilidad, ser oportuna, su
confiabilidad y provisionalidad.
En cuanto a la utilidad está en función del contenido informativo y de la
oportunidad. Es decir la información contable debe ser significativa, lo que implica
la capacidad de representar con palabras y cantidades al ente y su evolución; debe ser
relevante, expresar una selección de elementos que le permitan al usuario captar el
mensaje y operar sobre ella; debe contener solo eventos realmente sucedidos y que se
puedan cotejar, en otras palabras se caracteriza por su veracidad y comparabilidad.
Respecto a la oportunidad, la información contable debe llegar a manos del
usuario cuando puedan y necesiten usarla para tomar sus decisiones a tiempo y lograr
sus fines, aun cuando las cuantificaciones obtenidas tengan que hacerse dividiendo
convencionalmente la vida del ente y se presenten cifras estimadas de eventos cuyos
efectos todavía no se conocen totalmente.
La tercera característica fundamental que debe cubrir es la confiabilidad, ésta
se cumple cuando el usuario la acepta y se basa en ella para la toma de sus decisiones,
para lo cual la operación del sistema debe ser estable, objetiva y verificable. Estas
tres características deben abarcar desde la captación de datos, su registro y
presentación en los estados financieros.
La estabilidad, objetividad y verificabilidad de la operación del sistema, se
cumple cuando la información contable ha sido obtenida aplicando las reglas propias
del sistema, no ha sufrido distorsiones deliberadas y los datos se obtienen aplicando
los mismos criterios para su captación, cuantificación y presentación, y permiten
aplicar diversos exámenes para comprobarlos.
17
Por último, la provisionalidad, significa que los resultados no siempre
representan hechos totalmente acabados ya que la necesidad de tomar decisiones,
obliga a hacer cortes periódicos, para presentar la operación y la situación financiera.
Objetivos de la Contabilidad Gubernamental
Proporcionar información financiera, presupuestaria, programática,
económica, confiable y de manera oportuna para apoyar las decisiones de los
funcionarios de las entidades públicas.
Propósito de la Contabilidad Municipal
Es presentar una información que sea competente, que auxilie a quien depende
de ella para tomar decisiones con relación al Municipio, como disponer de una base
para la elaboración y solicitud del presupuesto de gastos para los siguientes ejercicios
fiscales.
Principios de Contabilidad Gubernamental
Son aplicables fundamentalmente a los organismos o entidades del gobierno
del sector central, es decir, de la República, pero estos pueden aplicarse a los
gobiernos locales tanto estatales como municipales.
Los principios de la Contabilidad Gubernamental se identifican y delimitan a
las entidades de la Administración Pública y a sus aspectos financieros,
presupuestarios, programáticos y económicos.
El ente es conceptualizado como toda figura con existencia propia e
independiente que ha sido creada por la ley y/o decreto. Así, la entidad pública es un
organismo establecido por la legislación especifica la cual determina los objetivos de
las mismas, su ámbito de acción y sus limitaciones, la información contable pertenece
a entes claramente definidos, que constituyen combinaciones de recursos humanos,
18
materiales y financieros con el fin de lograr los objetivos que se establecen en el
ordenamiento jurídico que los creó.
Período Contable
La vida del ente se dividirá en periodo uniformes para efecto del registro de
las operaciones y de información acerca de las mismas, la necesidad de conocer el
resultado de las operaciones y la sustitución financiera del ente, hace indispensable
dividir la vida continua del mismo en períodos uniformes siendo el relativo de un año
calendario.
Contabilidad de Costos
Se designa con este nombre a la sección de la contabilidad organizada como
parte integrante o complementaria de un sistema general, con el propósito limitado de
determinar los costos de ciertas operaciones, etapas, procesos o bien los costos de
producción.
Costo
Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de
invertirse para la producción de un bien o de un servicio. El precio y gastos que tiene
una cosa, sin considerar ninguna ganancia.
Costo Presupuestario
Valoración monetaria de la suma de recursos financieros necesarios para
sufragar el uso de los recursos humanos y materiales, indispensable en la realización
de actividades, tareas y obras contenidas en los programas, subprogramas y proyectos
19
de las dependencias y entidades públicas, expresados en términos de un ejercicio
fiscal.
Costo Variable Directo o Marginal
Es un método de análisis que toma como base el estudio de los gastos en fijos
y variables, para aplicar a los costos unitarios solo los gastos variables, por
consiguiente, los gastos fijos se excluyen del costo de producción unitario.
Costos Directos
Los Cargos por concepto de material, de mano de obra y de gastos,
correspondientes directamente a la fabricación o producción de un artículo
determinado o de una serie de artículos o de un proceso de manufactura.
Costo Estándar
Son los de producción que se calculan con base en las especificaciones
técnicas de cada artículo terminado, y que representan un patrón.
Costos Estimados
Los que se calculan por anticipado, con la intención de pronosticar el costo
real de la producción.
20
Costos Fijos
Se denominan así a aquellos costos que permanecen constantes o casi fijos en
diferentes niveles de producción y ventas, dentro de ciertos límites de capacidad y
tiempo.
Costos Indirectos
Desembolsos que no pueden identificarse con la producción de mercancías o
servicios específicos, pero que si constituyen un costo aplicable a la producción en
general. Se conocen generalmente como gastos indirectos de manufactura.
Costos Variables
Se denominan así a aquellos costos y gastos que varían en forma más o menos
proporcional a la producción y ventas, dentro de ciertos límites de capacidad y
tiempo.
Costo de Mano de Obra
Uno de los elementos que conforman el costo unitario tanto de productos
como de servicios está el referido al costo de la mano de obra, y prácticamente se le
vincula mucho con los niveles de competitividad en casi todos los países.
En función de la disponibilidad de información sobre el costo completo de la
mano de obra, en varios países se toma como aproximación al salario medio de los
obreros y, en algunos otros, la remuneración media del personal ocupado, es decir,
incluyendo empleados. Todos los costos en los organismos públicos son por unidad
de mano de obra, en el caso de las empresas del Estado, se toma el parámetro hora-
hombre, y debe expresarse en bolívares cuanto se le aplica en forma interna, y en
dólares a la tasa de cambio vigente cuando se campare con costos de otros países.
21
Tipos de Sistemas de Costos
Los sistemas de costos pueden ser de diferentes tipos según la variedad,
naturaleza y características de la actividad económica que desarrolla la empresa o
institución que está tratando de determinar el valor unitario de su bien que produce,
comercializa y servicio que presta.
En tal sentido, existen sistemas para la determinación del costo que han sido
utilizados tradicionalmente como los sistemas por órdenes especificas y por procesos,
sistemas históricos y predeterminados, sistemas variables y absorbentes, éstos pueden
ser combinados, rediseñados, complementados y/o adaptados a las necesidades y
características específicas de cada organización. A continuación se exponen breves
concepto de los mencionados sistemas:
a) Los sistemas de costos por órdenes específicas son aquellos en los que se acumulan
los costos de producción de acuerdo a las especificaciones del cliente. De manera
que los costos que demanda cada orden de trabajo se van acumulando para cada
trabajo (Sinisterra, 1977), siendo el objeto del costo un grupo o lote de productos
homogéneos o iguales, con las características que el cliente desea.
b) Los sistemas por proceso en los cuales los costos de producción se acumulan en las
distintas fases del proceso productivo, durante un lapso de tiempo. En este sistema se
asume que en cada fase se debe elaborar un informe de costos de producción, en el
cual se reportan todos los costos incurridos durante un lapso determinado; los costos
de producción serían traspasados de una fase a otra, junto con las unidades físicas del
producto y el costo total de producción se halla al finalizar el proceso productivo,
última fase, por efecto acumulativo secuencial.
c) Los sistemas de costeo históricos son los que acumulan costos de producción
reales, es decir, costos pasados o incurridos, lo cual puede realizarse en cada una de
las órdenes de trabajo o en cada una de las fases del proceso productivo.
d) Los sistemas de costeo predeterminados son los que funcionan a partir de costos
calculados con anterioridad al proceso de fabricación, para ser comparados con los
costos reales con el fin de verificar si lo incorporado a la producción ha sido utilizado
22
eficientemente para un determinado nivel de producción y tomar las medidas
correctivas (Neuner, 1998).
e) Los sistemas de costeo absorbentes son los que consideran y acumulan todos los
costos de producción, tanto costos fijos como costos variables, éstos son considerados
como parte del valor de los productos elaborados, bajo la premisa de que todos los
costos son necesarios para fabricar un producto (Backer, 1997).
f) Los sistemas de costeo variables son los que consideran y acumulan sólo los costos
variables como parte de los costos de los productos elaborados, por cuanto los costos
fijos sólo representan la capacidad para producir y vender independientemente de los
que se fabrique (Backer, 1977). Cuando las empresas se proponen mejorar
constantemente, en cuanto a productividad, reducción de costos y fabricación de
bienes y servicios más atractivos con ciclos de vida más cortos, los sistemas de costeo
tradicionales se tornan obsoletos dado que los mismos se limitan a determinar
correctamente el costo de los productos, para valorar inventarios, costear productos
vendidos y calcular utilidades.
g) El sistema de costeo basado en actividades (ABC). Este sistema parte de la
diferencia entre costos directos y costos indirectos, relacionando los últimos con las
actividades que se realizan en la empresa. Las actividades se plantean de tal forma
que los costos indirectos aparecen como directos a las actividades, desde donde se les
traslada a los productos (objeto de costo), según la cantidad de actividades
consumidas por cada objeto de costos. De esta manera, el costo final está
conformado por los costos directos y por los costos asociados a ciertas actividades,
considerados como las que añaden valor a las productos (Sáez, 1993).
h) Los sistemas de costo de calidad son los que cuantifican financieramente los costos
de calidad de la organización agrupados en costos de cumplimiento y de no
cumplimiento, para facilitar a la gerencia la selección de niveles de calidad que
minimicen los costos de las misma (Shank y Govindarajan, 1998).
i) El sistema de costeo por objetivo es una técnica que parte de un precio meta y de un
nivel de utilidad planeada, que determinan los costos en que debe incurrir la empresa
por ofrecer dicho producto, costo meta (Costo meta = Precio meta – Utilidad
23
deseada). De esta manera se intenta ofrecer un producto de calidad –satisfacción de
las necesidades del cliente- y además ofrecer un precio que le asegure la demanda.
j) El sistema de costeo Kaizen presenta una técnica que plantea actividades para el
mejoramiento de las actividades y la reducción de costos, incluyendo cambios en la
forma en la cual la empresa manufactura sus productos, esto lo hace mediante la
proyección de costos a partir de las mejoras propuestas, las cuales deben ser
alcanzadas tal como un control presupuestario (Gayle, 1999).
k) El sistema de costeo backflus es un sistema de contabilidad de costos condensado
en el que no se registran los costos de producción incurridos a medida que la misma
se traslada de una fases a otra, sino que los costos incurridos en los productos se
registran cuando los mismos estén finalizados y/o vendidos (Gayle, 1999).
Para el caso de los organismos públicos, donde la mayoría no tienen como
meta la producción de bienes para su comercialización, sino la prestación de
servicios, los primeros sistemas de costos expuestos aquí (a,b,c,d,f) no son muy
apropiados para su aplicación al pie de la letra en los organismos públicos, mientras
que el resto puede ser objeto de adaptaciones según la actividad principal de servicio
que prestan en la comunidad.
Los Recursos Humanos en el Sector Público
Se puede señalar que los recursos humanos configura el conjunto de individuos
que bajo la dependencia de una unidad técnico-administrativa ejerce sus actividades
productivas para contribuir directamente al logro de las metas institucionales. Es decir,
conforma el equipo de mano de obra calificada o no, que están bajo las órdenes de un
directivo, quien señala las actividades a ejecutar como contraprestación de un servicio
que dará fruto tanto a la institución, organismo o empresa como al mismo trabajador por
su jornada laboral.
Los recursos humanos se concretan en la organización bajo la dirección de un
departamento, denominado comúnmente como Oficina de Personal, Departamento de
Personal o Gerencia de Recursos Humanos, dependencia que en el sector público se
24
encarga de desarrollar las políticas y los procedimientos para administrar los recursos
humanos de cada organismo. Tiene la responsabilidad de dirigir el sistema de servicio
público en cuanto a la planeación, clasificación y remuneración del personal adscrito a
cada dependencia. Esto significa sostener un sistema de puestos de trabajo que se
categoriza mediante criterios tales como: el nivel de dificultad, tipo de trabajo,
responsabilidad, ejecutivo, directivo, administrativo, técnico y obrero. El sistema de
remuneración, por lo general, se vincula con el sistema de reclasificación (ascensos), de
forma que los cargos con diferentes niveles de dificultad tienen similares niveles de
remuneración. A intervalos determinados se hacen verificaciones para comparar el
trabajo actual que desempeña un empleado con los deberes delimitados en la descripción
de su puesto. Cada año se debería actualizar las escalas de remuneración o según se
indique en los contratos colectivos vigentes o a través de las negociaciones sindicales y a
las condiciones de los presupuestos del sistema público nacional o regional.
Al departamento de personal también le corresponde desarrollar y actualizar los
programas de jubilación y beneficios del organismo, y de negociar con los proveedores
de beneficios. Así mismo, debe mantener los expedientes de elegibilidad y uso de las
licencias por enfermedad y de las vacaciones, la inscripción y el mantenimiento de los
programas de seguros médicos, y adquisición de seguros de vida o caja de ahorro. Este
departamento se encarga de determinar la elegibilidad y procesar las solicitudes en caso
de personal (jubilaciones y otros cambios que tienen relación con el estado de un trabajo).
Esto incluye calcular los beneficios que se autorizan para la jubilación, tomar decisiones
en los casos de jubilación por incapacidad, y vigilar las reclamaciones al seguro Social
Obligatorio, otros convenios contractuales de seguros particulares, tales como de
accidentes laborales a causa de enfermedades y lesiones que tienen relación con el
trabajo.
En este sentido, El Departamento de Personal se convierte en la fuente original
y confiable para la determinación, registro y control del presupuesto de gasto de mano de
obra directa e indirecta que utiliza cada dependencia y organismo de la administración
pública, nacional, regional o local.
25
En el área de las contrataciones (reclutar, evaluar y seleccionar), en teoría el
departamento de personal debería tener la responsabilidad de organizar y fijar los
mecanismos de selección requeridos en los casos de puestos más comunes como los
secretariales, de oficinistas y de mantenimiento. El departamento de personal también
debería asumir los procedimientos de solicitudes de vacantes o nuevos puestos, llevar a
cabo las evaluaciones preliminares de solicitudes de trabajo y suministrar exámenes
escritos. También puede citar y entrevistar a los aspirantes a un trabajo, y evaluar los
resultados de los exámenes. El departamento de personal hace una lista de los aspirantes
que estén calificados para ciertos puestos, mantiene al corriente esta lista según quienes
sean colocados en diferentes puestos, y proporciona una lista de candidatos elegibles a los
administradores que tienen posiciones desocupadas en sus respectivos departamentos.
Con respecto al desarrollo, el departamento de personal puede tener la
responsabilidad de orientar a los empleados nuevos, e informarles sobre las reglas de
trabajo y los beneficios. También puede distribuir avisos de oportunidades de
entrenamiento o traslado, y mantener un expediente de estos avisos; además de entrenar
a los supervisores para que se familiaricen con los aspectos técnicos de un sistema de
evaluaciones internas o de reclasificación.
Igualmente, en el departamento de Recursos Humanos se le debe mantener
expedientes de todas las acciones relacionadas con el personal y procesar esta acciones
que incluyen los ascensos, traslados y despidos. Hay también una sección del
departamento de personal que se dedica a establecer y formar parte del procedimiento
para escuchar agravios y apelaciones de los empleados. A las personas que trabajan en
esta sección les corresponde asesorar a los supervisores y administradores sobre las reglas
de conducta que deben respetar los empleados, los procedimientos y la documentación
necesaria para disciplinar a un empleado que violente dichas reglas, y los pasos a seguir
si un trabajador apela a una acción disciplinaria o alega un vejamen por algún otro
funcionario.
En la realidad se constata la implantación de un sistema de nombramientos
políticos desde el Jefe de Personal pasando por todos los niveles jerárquicos hasta los
niveles inferiores de la mayoría de los organismos públicos.
26
La Gerencia de Recursos Humanos, determina quiénes son las personas que
merecen o deben tener un puesto superior y trabajar para algún funcionario elegido; y
recomendarle a éste quién será el mejor candidato para ocupar el cargo. El funcionario
entonces nombra al candidato, basándose en las indicaciones de inclusión del director,
tomando en cuenta su nivel de preparación.
Normalmente, después que un individuo recibe un nombramiento, se encuentra
subordinado al encargado de la unidad. Son pocas las reglas que controlan los deberes,
sueldos y derechos de estos empleados y el desarrollo de sus carreras en la organización
no es prioritario, porque ellos son empleados para llenar un puesto en ese momento, y no
para un futuro.
Por otro lado, se producen las denominadas “Negociaciones Sindicales”, en la
cual el departamento de personal tiene la responsabilidad de negociar los contratos para
los empleados que trabajan bajo acuerdos de negociación sindical, es decir, Contratos
Colectivos, convenios o Convenciones. Según lo señala Klingner (2001):
Tal actividad incluye los siguientes deberes: asegurar que los sueldos y beneficios estén de acuerdo con los términos del contrato; asesorar a los supervisores sobre cómo cumplir con el contrato; y representar al organismo para solucionar los casos de agravios interiores o de arbitraje exterior (p. 48).
Aunque muchos señalan que la negociación sindical es el resultante de un
proceso incompleto en permanente discusión, en la realidad se observa que el sistema
de la administración pública continua aportando la mayoría de las reglas y
procedimientos relacionados con la contratación y el desarrollo de captación e ingreso
del nuevo personal.
El departamento de recursos humanos tiene ante todo la responsabilidad de
poner en práctica las reglas que determinan la captación del recurso humano, y que
hacen hincapié en el derecho a la igualdad social para las clases protegidas (las
minorías, las mujeres y las personas discapacitadas). Esto afecta, la mayoría de la
veces, las políticas y los procedimientos que regulan el reclutamiento, la selección y
27
la promoción de los empleados. El director del programa de acción afirmativa
comparte estas responsabilidades con el director de personal.
Con respecto a los recursos humanos y su repercusión en el presupuesto de
gastos, se puede decir que los jefes de personal y/o los directores de las entidades u
organismos públicos desempeñan todas o algunas de las mismas funciones, no
importando cual sea el sistema en el que se desenvuelvan, este en sí es el que afecta
profundamente el incremento de las partidas de gasto de personal, y pocas veces se
evalúa su rendimiento, la necesidad real de personal y un sistema de reclutamiento o
selección por méritos. Se puede decir que dichas funciones, sus posiciones en la
organización y sus métodos prácticos para manejar los recursos humanos se basan en
la autoridad y el poder que tienen u ocupan dentro del cuadro político vigente. La
autoridad de los administradores de personal varía en extremo de acuerdo con el
sistema en que laboran: en sistemas, que son en su mayoría políticos, tienen sólo la
poca autoridad que les otorgan los jefes políticos y están más bien interesados en la
contratación; en sistemas de servicios públicos realmente autónomos se topan con
restricciones legales y tienen más responsabilidades; en sistemas de negociación
sindical se ven obligados a negociar y administrar los acuerdos pactados con los
empleados sindicalizados, que también son miembros.
Presupuesto de los Recursos Humanos en los Organismos Públicos
Se puede definir de forma general el presupuesto, como un documento que
trata de conciliar prioridades programáticas con ingresos proyectados o futuros, que
refleja la combinación de una exposición de las actividades organizadas u objetivos a
realizar durante un periodo concreto, junto con información precisa de los fondos que
se requieren para posibilitar esas actividades o el alcance de los objetivos
programados. Bajo esta concepción, el presupuesto tiene muchas funciones, en las
que se destacan las de: información, control, planeación y evaluación.
28
Propósitos del Presupuesto en el Sector Público
Históricamente, el más importante propósito del presupuesto en el sector
público ha sido el control exterior. Se entiende por control exterior la limitación del
total de recursos económicos que se concede a un organismo y la prevención de
gastos en actividades o artículos que la ley se lo permite de acuerdo a la naturaleza y
cobertura de las funciones de cada organismo. Así mismo, este control se aplica a la
actividad financiera y ejecución del gasto. El ejemplo de presupuesto que se maneja
para este importante propósito de control se ha llamado en la técnica
administrativa-fiscal: presupuesto límite o presupuesto tope, que controla en forma
directa, un instituto público, ya que señala los límites de los gastos de la misma. Se
dice que es un control directo, cuando se utiliza la apropiación o asignación
legislativa; o indirecto, si no se limitan los ingresos del organismo.
Otros modelos presupuestarios se elaboraron para servir propósitos
concretos. El presupuesto por insumo, clasificador de los gastos por clase o artículo,
resulta útil en la fiscalización de los distintos gastos, así como en la suma total de los
mismos. Deben añadirse los presupuestos de rendimiento y programas, útiles, en
efecto para especificar y evaluar actividades y programas en que se gastan los fondos
especiales o de contingencias. También son posibles, conforme al propósito de
control exterior, aquellos presupuestos que separan los gastos por su función o fin
(por ejemplo, salud o seguridad pública), de acuerdo con la fuente de ingreso. La
idea que subyace en todas estas formas presupuestarias no es otra que el control
exterior, es decir, entre los jefes de los organismos públicos y los contralores
regionales y/o nacionales a los cuales deben rendir cuenta. Por ello se debe tener un
registro exacto de cómo se efectúan los gastos, las partidas, subpartidas,
transferencias, los créditos públicos o especiales, etc. Entre los objetivos de este
control de las erogaciones y ejecuciones de las actividades y planes de acción, es
confirmar objetivamente la fiscalización presupuestaria-financiera, es decir, asegurar
la eficiencia de la misma.
29
Por otro lado, los grupos de presión hacen sentir su peso a las máximas
autoridades públicas, administradores y legisladores, al proponer, solicitar o
desarrollar programas que les sean favorables. Por su parte, los responsables de las
unidades hacen uso de estas presiones y de su propia percepción de las metas de sus
departamentos, así como de la capacidad de los mismos, para desarrollar y poner en
marcha proposiciones, así como concretar los recursos (dinero, tiempo, personal)
necesarios para convertirlos en realidad; es decir, para alcanzar de manera
satisfactoria las metas adquiridas. Los gerentes ejecutivos analizan, valoran y
coordinan las peticiones de los distintos departamento; tomando en cuenta que los
recursos son siempre limitados y los objetivos departamentales han de ser
congruentes con los fines totales de las clases sociales del municipio, la ciudad, el
estado, o el gobierno nacional. En muchos casos, el jefe ejecutivo de cada organismo
cuenta con una oficina de personal responsable de informar a los departamentos y a
los organismos de las limitaciones en la planeación, los objetivos y los recursos. Para
concluir, la máxima autoridad de cada organismo es el que presenta la petición
presupuestaria que se combina con todos los departamentos de su rama ejecutiva a la
Asamblea Legislativa o al Consejo de Ministros o en su defecto a la Asamblea
Nacional.
La acción legislativa ante la petición de fondos varía de acuerdo con la
dimensión del órgano legislativo y con la capacidad de su personal. A los niveles
legislativos nacional y estatal, las comisiones de gastos estudian las peticiones de
fondos que los distintos organismos hacen. Estas peticiones se examinan con vista a
gastos previos, los testimonios de los jefes departamentales y de los diferentes de
grupos de presión, o de los concejales municipales o parroquiales, y el juicio de los
distintos miembros de las comisiones creadas para un fin determinado o necesidad
imprevista, y según la importancia de los programas y objetivos de cada organismo
público. La petición de asignación de fondos se aprueba, es decir, la comisión de
gastos decide autorizar la aprobación de los fondos y la consecuente asignación al
organismo pertinente, después de la evaluación de la misma, y conviene en la
30
necesidad de los programas propuestos y en el monto total de los fondos que se
asignaren.
Por regla general, el cuerpo legislativo aprueba la proposición de la
comisión de gastos y apropiaciones, a menos que afecte en forma negativa los
intereses del colectivo mayoritario, de los grupos o sectores cuya opinión no se haya
expresado u oído, en el período de audiencias de la comisión en la sesión de la
Cámara Municipal. La legislación, creadora de nuevos programas, por lo común
considera los proyectos antes de la asignación de fondos a los mismos. Una vez que
se autoriza el nuevo programa y la asignación correspondiente de fondos, todo
mediante un acto legislativo debidamente promulgado, la rama ejecutiva tiene la
responsabilidad de su realización. En el director de la institución recae la obligación
de administrar los fondos asignados y los gastos consecuentes en que incurra el
organismo para alcanzar los objetivos que la legislatura aprueba; los jefes
departamentales asumen la tarea de administrar sus presupuestos y programas.
Asimismo, la administración financiera se define como el proceso de
elaborar, desarrollar y coordinar sistemas que aseguran que los fondos asignados se
gastaron con propiedad, es decir, para satisfacer los propósitos para los que fueron
asignados. A través de un sistema de contabilidad, cada instituto anota sus
transacciones financieras y compara su presupuesto con los gastos. Los
administradores se involucran en las finanzas de la institución cuando limitan los
gastos, transfieren los fondos de una partida presupuestaria a otra para satisfacer
alguna prioridad programática, o cuando prestan o invierten fondos ociosos.
La auditoria contable es la fase última del ciclo presupuesta; se puede
definir como el proceso que asegura que los fondos asignados fueron gastados
conforme a la ley. Las oficinas de control de gastos dentro de la organización y los
auditores, siempre exteriores, revisan los gastos de acuerdo con las normas legales y
los procedimientos establecidos. En casos de despilfarro, fraude o abuso, los
institutos pueden obligar la devolución de los fondos malgastados y los funcionarios
responsables pueden sufrir reprimendas administrativas o encauzamiento judiciales
por las autoridades estatales.
31
Preparación del Presupuesto del Recurso Humano
La función que los directores de personal de un organismo público juegan
en el proceso de preparación y aprobación del presupuesto, combina su obligación de
asistir a otros jefes departamentales y su responsabilidad como director de su propio
departamento. Un director de personal debe trabajar con otros jefes de departamento
para que las solicitudes presupuestarias estén de acuerdo con la política y las prácticas
de personal del organismo, a la vez que reflejen las necesidades de disminuir o
aumentar el gasto por concepto de recursos humanos. Así, ante nuevos
requerimientos de servicio, la oficina de personal debe efectuar y justificar la petición
de dotaciones de algunas dependencias y la contratación de nueva mano de obra
como funcionarios públicos. Así, el director de personal en cooperación con el
ejecutivo de la ciudad (alcalde, gobernador y/o presidente del concejo Municipal), y
con los jefes de los departamentos de personal y presupuesto, analiza las nuevas
necesidades y determinará el costo total para cada programa, lo cual incluye: sueldos,
beneficios, reclutamiento, entrenamiento, equipos, insumos indispensables para cubrir
cualquier nuevo servicio, proyecto u obra.
Se puede señalar que la más importante función del jefe de personal o
recursos humanos en la que se refiere a la preparación presupuestaria, es la de
defender esta necesidad de suministrar los servicios de apoyo a los distintos
departamentos de cada organización o instituto: planeación de recursos humanos,
reclutamiento y selección, análisis y clasificación de empleos; pagos y sistemas de
beneficios, entrenamiento y orientación, así como la contratación colectiva.
También en una situación de ajustes presupuestarios, los administradores de
personal pueden ayudar en la preparación de planes para la reducción de gastos en su
ramo. Estos planes, por lo general, incluyen el cese en la contratación exterior y el
empleo de nuevo personal, y en las promociones o los ascensos; así como la
limitación de las horas de trabajo, la reducción de beneficios, la contratación de
servicios antes suministrados por el gobierno y el reemplazo de trabajadores
permanente por empleados a medio tiempo, temporales o contratados. Un ejemplo de
32
los vínculos entre la política presupuestaria, la productividad y el sistema informativo
basado en la aportación de los recursos humanos, puede enfocarse en la técnica de
reducción de costos operativos mediante programas de jubilación prematura o
adelantada, para sustituir a los empleados públicos por personal contratado por lapsos
muy cortos que no genere obligación en cuanto a prestaciones sociales. El costo de
las pensiones, el pago de una suma o cantidad global, los pagos de salarios en casos
de enfermedad, y la pérdida de valiosos conocimientos, experiencias y habilidades,
deben tenerse en cuenta para contrapesarlos con los sueldos más bajos y beneficios
reducidos de nuevos empleados que, probablemente, se necesitan. El reclutamiento,
la selección y el entrenamiento, con los respectivos costos, de los nuevos empleados
se deben calcular junto con los nuevos conocimientos que quizás ellos puedan
aportar.
Alcaldía del Municipio Iribarren
Es un organismo que representa la unidad político primario y autónomo del
Municipio con una extensión territorial determinada de carácter democrático y tiene
como finalidad el eficaz gobierno y administración de los intereses peculiares de la
entidad. El municipio funciona como un organismo autónomo, lo cual incluye la
elección de sus autoridades (el alcalde), la libre gestión de las materias de su
competencia, así como la creación, recaudación e inversión de sus ingresos.
La prestación de los servicios públicos municipales podrá ser hecha por:
1. El municipio en forma directa.
2. Institutos autónomos municipales, mediante delegación.
3. Empresas, fundaciones, asociaciones civiles y otros organismos
descentralizados del municipio, mediante contrato.
4. Organismos de cualquier naturaleza de carácter nacional o estadal,
mediante contrato y
5. Concesión otorgada en licitación pública.
33
El Gobierno Municipal es ejercido por un Alcalde y un Concejo Municipal.
Así la rama ejecutiva del gobierno municipal se ejerce por órgano del alcalde y la
deliberante por órgano del concejo municipal, al cual corresponde legislar sobre las
materias de la competencia del municipio, y ejercer el control de la rama ejecutiva del
gobierno municipal.
De esta forma, la legislación venezolana contempla que la denominación
oficial del órgano ejecutivo del municipio será la alcaldía, más el nombre del
municipio autónomo que se haya aprobado. En el caso en estudio, se denomina
Alcaldía del Municipio Iribarren.
Así por cada Municipio Autónomo, Distrito Municipal o Distrito
Metropolitano (en el caso de la Gran Caracas), elegirá un Alcalde por votación
universal y directa, quien puede ser reelecto en la misma jurisdicción sólo para el
período inmediato siguiente.
Estructura Organizativa de la Alcaldía del Municipio Iribarren
La estructura organizativa en los actuales momentos es dinámica, ya que en
la medida que el gobierno nacional hace propuestas, algunos municipios deben crear
dependencia y/o comisiones que se instalan para dar cumplimiento a los lineamientos
señalados por la máxima autoridad del Poder Ejecutivo. Hasta marzo de 2005, la
estructura organizativa de la Alcaldía es la presentada en el siguiente esquema:
Estructura Alcaldía del Municipio Iribarren Nombre Cargo Dirección
Abogado Henri Falcón Fuentes
Alcalde Palacio Municipal, Carrera 17 entre Calles 25 y 26, Piso 3
Prof. Amalia Sáez Asesora General Palacio Municipal, Piso 3,
Carr 17 entre Calles 25 y 26
Prof. Aurora Saldivia Secretaria Privada del Alcalde
Palacio Muncipal, Piso 3, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Abog. Angel Colmenárez Contralor Municipal Torre Municipal, Piso 4, Carr 17 entre Calle 25 y 26
34
Abog. José Emilio Jiménez Síndico Municipal Torre Municipal, Piso 2, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Lic. Zoa Torrealba Director Secretaría
del Despacho Palacio Municipal, PB,
Carrera 17 entre Calles 25 y 26
Lic. Nelly Gimón Unidad
de Auditoria Interna Torre Municipal, Piso 8,
Carr 17 entre Calles 25 y 26
Lic. Desiree Rojas Control de Gestión Palacio Municipal, piso 3, Carr 17 ente Calles 25 y 26
Abog. Ana Luisa Angulo Consultor Jurídico Palacio Municipal, Piso 3,
Carr 17 entre 25 y 26
Lic. Luis Gómez Carrera Dirección de Comunicación y Relaciones Interinstitucionales
Torre Municipal, Mezzanina, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Ing. Patricia Piña Dirección de Informática Torre Municipal, Piso 7, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Ing. Migdalia Barreto Dirección de Catastro Torre Municipal, Piso 1 y 1-E, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Abog. Isabel Lameda Dirección de Hacienda Torre David, Nivel Planta Mezzanina,
Calle 26 entre Car 15 y 16
Lic. Rafael Mata Tesorería Torre Municipal, Nivel Mezzanina,
Carr 17 entre 25 y 26
Abog. Isabel Lameda Jefe (E) de Recaudación del SEMAT
Torre David, Nivel Sotano, Calle 26 entre Carr 15 y 16
Lic. Erick Pérez Dirección de Presupuesto Torre Municipal, Planta Baja, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Lic. Jenny Torres Dirección de Administración y Finanzas
Torre Municipal. Piso 6, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Ing. Luis Torres Recaudación del SEMAT Torre David, Nivel Sotano, Calle 26 entre Carr 15 y 16
Lic. Carolina Rivero División Compras y Suministros Torre Municipal, Piso 6,
Carr 17 entre Calles 25 y 26
Ing. Adelis Gómez camacaro Oficina Servicios Generales Torre Municipal, Piso 8,
Carr 17 entre Calles 25 y 26
Arq. Carlos Cárdenas Dirección de
Planificación y Control Urbano Torre Municipal, Piso 3,
Carr 17 entre Calles 25 y 26
Abog. Grace Lucena Oficina de Recursos Humanos
Torre Municipal, Piso 9, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Abos. Elizabeth González Dirección de Inquilinato Torre Ejecutiva, Piso 11,
Calle 26 entre Carr 16 y 17
Dra. Gisela de Velásquez Dirección de Desarrollo Social
y Servicios Comunitarios Av. Fuerzas Armadas
entre Calles 61 y 62
Prof. Altemio Sequera Dirección de Cultura Torre Municipal, Piso 7, Carr 17 entre Calles 25 y 26
TSU Elizabeth Cadevilla Biblioteca Torre Municipal, Planta Baja, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Vigilancia Sede Cuartel Jacinto Lara, Carr 15 con Calle 26
Prof. Argenis Orellana Mercados Municipales y Abastecimiento Calle 30 con Carr. 15
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TSU Julia Marcano Contabilidad Fiscal Torre Municipal, Piso 6,
Carr 17 entre Calles 25 y 26
Cámara Municipal de Iribarren Edif Concejo Municipal, Carr 24 esq Calle 17
Paramunicipales Cargo Dirección
TSU Marielba de Falcón Presidenta Fundación
del Niño Municipal Av Venezuela con Calle 30
Ing Nancy Henriquez Emica Urb Nueva Segovia, Carr 1 entre 6 y 7
Ing Oswaldo Rojas Imaubar Zona Industrial I, Carrera 4 con Calle 17
Arq Alcibiades Vásquez IMVI Av Libertador, C.C. El Recreo, Piso 1
Gral Rafael Medina Abarca Comdibar Zona Industrial II, Carr 5 esq Calle 4
Ing Morella Moya AMTT Zona Industrial I, Calle 25
entre Carr 3 y 4, Sede Metrobus Lara
Prof Nancy González Instituto Municipal de Educación
Casa Eustoquio Gómez, Carr 25 con esquina Calle 25
Ing. José Luis Coello Fundación Bosque Macuto Vía rio Claro, El Roble
Comisario Luis Alfonzo Leal Funfetur Av Libertador con Av Bracamonte
Crnel (B) Marcial Salas Comandante del Cuerpo de Bomberos Av Carabobo con Calle 30
Ing José O. Morales Administrador
del Terminal de Pasajeros Av Romulo çgallegos con Carr 24
Jesús Alvarez Estacionamiento Municipal Zona Industrial I, Calle 16 con Carr 4
Tte Crnel (E) Jesús E. Barrios Policia Muncipal Av negro Primero con Av. La Feria,
detrás de Funfetur, Complejo
Ing. José Luis Coello Fundación Economía Social Av Fuerzas Armadas entre 61 y 62
Lic. Virgilio Arrieta Instituto Municipal de Cultura y Arte Torre Municipal, Piso 7, Carr 17 entre Calles 25 y 26
Ing Oswaldo Rojas Transbarca Zona Industrial II, Carr 5 esq Calle 4, sede de Comdibar
Fuente: Secretaría de Información de la Alcaldía del Municipio Iribarren, Marzo 2004
36
Organigrama de la Alcaldía del Municipio Iribarren
Fuente: Secretaría de Información de la Alcaldía del Municipio Iribarren, Marzo 2005
Despacho del Alcalde Abog. Henri Falcón
Alcalde
Secretaría del Despacho Prof Dilcia Mendoza
Directora Inquilinato
Abog. Elizabeth González Directora
Comunicaciones y Relac Interinstitucionales
Lic. Llerena Castejón Diretora
Monitoreo y Atención al Ciudadano
Lic. Descree Rojas Directora
Consultoría Jurídica Abog. Moisés Rosales
Consultor Jurídico
Dirección General Secretario Ejecutivo General
Vacante
Planificación y Presupuesto
Lic Erick Pérez
Informática Ing Patricia Piña
Directora
Recursos Humanos Abog Grace Lucena
Directora
Consejo de Protección del
Niño y Adolescente
Consejeros
Auditoria Interna Lic Nelly Gimón
Directora
Servicios Generales Ing Adeliz Gómez
Director
Vigilancia Municipal y Transmisiones
Vicente Lombardo Jefe de Vigilancia
Administ y Finanzas Lic Jenny
Torres Directora
Hacienda Municipal
Abog Isabel
Lameda Directora
Gerencia General
del SEMAT
Catastro Ing Migdalia Barreto Directora
Planif y Control Urbano
Arq Carlos Cárdenas
Director
Cultura Prof
Artemio Sequera
Director
Desarr Social y
Serv Comunit
Dra Gisela de
Velásquez
Juntas Parroquiales Cuerpo de Bomberos
Comandante General Carrasco Segundo
FUNDEMI IMVI
Mercabar Comdibar Imaubar Funfetur IME AMTT
Fund Bosque Macuto
EMICA Policia Municipal
Fundación del Niño
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Misión de la Alcaldía: Ser el mejor aliado del ciudadano y la ciudad, facilitando la
interacción del Alcalde a través de las diferentes audiencias internas y externas de la
Alcaldía, promoviendo la participación ciudadana, optimizando la efectividad de su
gestión y localidad de sus relaciones públicas, garantizando a todos los habitantes la
satisfacción de sus necesidades, aspiraciones comunes, excelencia en la prestación de
los servicios públicos y transparencia en la gestión financiera
Misión de la Oficina de Recursos Humanos de la Alcaldía: Ser el mejor aliado del
ciudadano, garantizando a los demás dependencias de la Alcaldía la dotación
oportuna de trabajadores competentes, comprometidos y motivados, mediante la
aplicación de técnicas, criterios, tecnologías modernas y profesionales idóneos que
realicen su trabajo orientados en los principios y valores éticos de transparencia,
excelencia y confidencialidad.
División de Contabilidad de la Alcaldía: Esta oficina técnica tiene como objetivo
preparar, analizar y presentar la situación financiera del fisco Municipal, mediante el
balance general de la Hacienda Pública Municipal; asegurando que todas las
operaciones financieras y presupuestarias se encuentran registradas y documentadas
en forma correcta y oportuna.
Funciones de la División de Contabilidad: Entre las más destacadas están:
1. Clasifica, registra y revisa toda la documentación contable de las diferentes
dependencias de la Alcaldía que representen operaciones del Fisco Municipal y que
sean objeto de registros contables.
2. Concilia, analiza y evalúa las diferentes cuentas del Balance General y produce
los informes necesarios para los ajustes, modificaciones y recomendaciones que
resulten de los análisis realizados.
3. Realiza las conciliaciones de las cuentas bancarias y solicita la documentación
necesaria a la Gerencia encargada de remitirlas.
4. Prepara los asientos mensuales en los libros diario y mayor.
5. Elabora los respectivos expedientes por cada compra de bienes inmuebles
efectuada por la Alcaldía.
38
6. Coordina lo concerniente a la toma de inventarios e identifica con sus respectivas
placas cada uno de los bienes muebles.
7. Desarrolla y participa en la implementación de sistemas contables, ajustándolos a
la normativa legal vigente.
8. Supervisa el archivo y la formación de expedientes que demuestran las operaciones
financieras y presupuestarias presentadas.
9. Emite el Balance General de la Hacienda Pública Municipal, el cual comprende
cuentas del tesoro, de la hacienda y del presupuesto y de orden.
Bases Legales
La Alcaldía, los organismos municipales y otras entidades regionales o
locales se rigen por la Ley Orgánica de Régimen Municipal, el cual en su capítulo IV
establece los lineamientos para el manejo del presupuesto y la forma en que debe ser
llevada la contabilidad gubernamental, partiendo de un Presupuesto de Ingresos y
Gastos aprobados con las formalidades de las ordenanzas y que debe corresponder
con el ejercicio fiscal anual del Presupuesto Nacional contemplado en la Ley
Orgánica de régimen Presupuestario.
En cuanto al Presupuesto de Gastos, éste estará discriminado por sectores,
programas, subprogramas, proyectos y demás categorías presupuestarias equivalentes
bajo responsabilidad directa de la entidad, así como los aportes que pueden acordarse,
con los organismos del nivel central.
En el manejo del presupuesto de Gastos de la Alcaldía existe cierta
flexibilidad, ya que el mismo artículo 137, contempla se incorpore una partida
denominada Rectificaciones al presupuesto de hasta un 3% para modificaciones y
traslados de partidas para cubrir cualquier insuficiencia que pueda ocurrir durante el
año. A esto se agrega que el alcalde podrá solicitar la aprobación de créditos
adicionales al Presupuesto de Gastos para cubrir gastos necesarios no previstos en la
Ordenanza de Presupuesto o créditos presupuestarios insuficientes.
39
En cuanto a los aspectos contables, el Artículo 147 de la Ley Orgánica de
Régimen Municipal, establece que estará constituida por las cuentas del Municipio o
Distrito, y en la misma se permitirán “la anotación de las operaciones y la
demostración de los saldos, en resumen y detalle, para lo cual se llevaran los registro
necesarios” (p. 28).
De esto se deduce que la contabilidad gubernamental de los Municipios y
Alcaldías, utilizan los mismos procedimientos auxiliares que están prescritos por la
Contraloría General de la República, por lo que guardarán relación con el Sistema
Unificado de Contabilidad Nacional; y este sistema estará bajo la fiscalización de la
Contraloría Regional del Estado.
Sistema de Variables
Presupuesto de Recursos Humanos
Definición Conceptual: Comprende el conjunto de partidas de ingresos y
gastos previsibles dedicados a cubrir las necesidades originadas para sostener la
prestación de los servicios ejecutados por el personal regular y contratado de una
organización durante un período concreto, y asignados para ejecutar actividades
organizadas y planificadas en un programa de gobierno.
Costos de los Servicios en la Alcaldía
Definición Conceptual: Es el valor monetario y/o económico que una
Alcaldía incurre para poder prestar los servicios básicos y sociales en la atención a la
ciudadanía de una localidad, así como el desarrollo de los proyectos y obras que
impulsen un desarrollo sostenido de la comunidad y de su aparato productivo.
40
Glosario de Términos
Asignación Presupuestaria: Son los recursos con que cuenta una entidad,
para lograr sus objetivos y para ser utilizados deben figurar en la Ley Anual.
Carga Fiscal: Es la parte del producto social generado que toma el estado,
mediante los impuestos federales, estatales y municipales, así como los derechos,
productos y aprovechamientos para cumplir con sus funciones. Se mide comparando
el total de ingresos fiscales (1F) con el valor del producto interno bruto (PIB), de
donde Carga Fiscal = 1F / PIB.
Ciclo Presupuestario: Conjunto de fases o etapas (elaboración, discusión y
aprobación, ejecución, control y evaluación) por las que discurre el presupuesto.
Proceso continuo, dinámico y flexible mediante el cual se programa, ejecuta, controla
y evalúa la actividad financiera y presupuestaria del Sector Público.
Ciclo de Gasto: Período donde se realiza el flujo de egresos
presupuestarios.
Cierre Presupuestario: Conjunto de acciones orientadas a conciliar y
completar los registro presupuestarios de ingresos y gastos (período de
regularización).
Costos Fijos: Son los que permanecen constantes, durante cierto periodo,
independientemente de los cambios presentados en el volumen de producción, como
costos de arrendamiento y primas de seguros.
Costos Variables: Son los que oscilan proporcionalmente durante cierto
periodo frente a los cambios presentados en el nivel de actividad, como los costos de
materia prima, de combustible, y otros.
Ejercicio Presupuestario: Es el comprendido desde el 1 de enero al 31 de
diciembre de cada año, y su período de regularización desde el 1 de enero al 31 de
marzo del año siguiente.
Ejecución Financiera: Se divide en Ingresos (registro de lo devengado,
girado y pago de los compromisos realizados).
41
Ejecución Presupuestaria: Comprende los ingresos captados, recaudados y
obtenidos durante el año fiscal y los egresos comprende los compromisos realizados
durante el año fiscal.
Presupuesto Ins titucional: Es la previsión de ingresos y gastos, que las
entidades aprueban para un determinado ejercicio. El debe cumplir con los objetivos
y metas trazados los que se consideran en las actividades y proyectos.
Recursos Públicos : Son todos los recursos que administran las entidades
del Sector Público.
Unidad Ejecutora: Instancia orgánica con capacidad para desarrollar
funciones administrativas y contables.
Programa: Es el agregado de la función que refleja acciones
interdependientes con la finalidad de alcanzar objetivos y metas especificas.
Sub-programa: Es la división del programa, que muestra metas parciales,
cuya finalidad es identificar la ejecución de las metas del programa.
42
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Naturaleza del Estudio
La investigación se enmarcó dentro de la modalidad de Investigación
Documental de tipo Descriptiva – Analítica de Campo, la cual tiene como propósito
el estudio de la incidencia y el uso y aprovechamiento de la mano de obra, recursos
humanos, en la determinación del costo de los servicios prestados por la Alcaldía de
Iribarren del Estado Lara, con la intención de ver si realmente es posible encontrar un
mecanismo que permita efectuar tales cálculos y ver en que proporción participa en
las distribuciones de los diferentes elementos del costo a través de los registros
históricos como el sistema de contabilidad gubernamental que lleva este organismo.
Con respecto a las investigaciones documentales, Ramírez (1999), señala:
Así, cuando la fuente principal de información son documentos y cuando el interés del investigador es analizarlos como hechos en sí mismos o como documentos que nos brindan información sobre otros hechos, estamos en presencia de una investigación que podríamos tipificar como documental (p. 75).
En este sentido, la presente investigación se basará en los documentos
escritos que para tal fin son contemplados en el manejo del Presupuesto Programa
que es aprobado a finales de cada año por la Cámara Municipal en pleno, y que rige
las partidas de erogación de ingresos y gastos en el año venidero. Por otro lado, se
acudirá a la fuente primaria de información documental, ya que a través de los
registros en la Oficina de Presupuesto, se obtuvo la data de distribución de gastos por
cada unidad administrativa dependiente de la Alcaldía y de algunas dependencia
autónomas que funcionan como entidades de apoyo, y encargadas de prestar algunos
43
servicios que le atañen al ente rector pero que funcionan como empresas
paramunicipales adscritas a la alcaldía.
Por otro lado, Hernández y otros (2003), sostienen que la “Investigación
descriptiva: busca especificar propiedades, características y rasgos importante de
cualquier fenómeno que se analice” (p. 119). Por ello, la presente investigación tiene
entre sus objetivos la descripción detallada de cómo la Alcaldía efectúa el desglose
del monto total del presupuesto de ingresos hacia las diferentes unidades, proyectos,
programas y servicios que son responsabilidad de la Alcaldía y manejados por
algunas dependencia del Concejo Municipal y otros organismos afiliados.
Igualmente se señala que es una investigación analítica, ya que pretende
descomponer cada uno de los elementos que intervienen en el costo de los servicios
que presta la Alcaldía (insumos, materiales, recursos humanos, financieros y de apoyo
tecnológico) y valorar su proporción que tiene cada uno de ellos como la incidencia
en el incremento de los servicios que recibe la ciudadanía, para la conformación de
criterios que justifiquen los incrementos de fuentes de recolección de impuestos
municipales.
En materia de investigación analítica, Hurtado (1999) sostiene lo
siguiente:
La investigación analítica incluye (...) desintegrar o descomponer una totalidad en sus partes, para estudiar en forma intensiva cada uno de sus elementos y las relaciones de estos elementos entre si y con la totalidad, a fin de comprender la naturaleza del evento (...) además percibir los componentes en la interacción que les permita formar la totalidad (p. 255).
Paralelamente, se tratará de analizar la posibilidad de utilizar alguna
unidad de medida que permita determinar el rendimiento de las erogaciones
efectuadas por concepto de pago de la nómina de los recursos humanos y el
cumplimiento o alcance de las metas por programa, dependencia, servicios prestados
o proyectos ejecutados en la prestación de los servicios básicos para la comunidad del
Municipio Iribarren.
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Población y Unidades de Estudio
Debido a la naturaleza de la investigación, se puede señalar que se
concreta en un caso de estudio, por lo que su población unívoca, es decir, es un solo
presupuesto público, para una sola institución (Alcaldía) y que corresponde a un solo
año fiscal (2004); por ello, la Unidad de estudio o investigación está conformada por
el “Presupuesto aprobado por la Ordenanza vigente de la Gaceta Municipal”, la cual
describe en detalle los respectivos montos de ingresos y egresos para ese año fiscal.
Tal como lo señala Seijas (1999), la unidad de investigación se “...refiere a la que
contiene las partes que se van a analizar” (p. 77), en otras palabras al “Presupuesto de
Ingresos y Gastos”. La Unidad de análisis se refiere en este caso al presupuesto de
egresos desglosados. Este mismo autor la describe: “Corresponde a la unidad que se
examina, vale decir, de la que se busca la información y su naturaleza depende de los
objetivos del estudio” (p. 77).
En cuanto a la Unidad de observación corresponden a toda la
documentación que suministre información sobre lo planificado, lo ejecutado y lo
registrado en los libros contables de la administración pública, haciéndose extensivo
también a cualquier informe producto de una fiscalización o auditoria que se haya
efectuado durante ese año, o en los primeros meses del año 2005, para Seijas (1999)
es la unidad a través de la cual se obtiene la información, ésta puede o no coincidir
con el elemento” (p.78).
Por ello, se aplicarán dos tipos de instrumentos, el primero aplicado a los
responsables de las unidades técnico-administrativa y el segundo a los trabajadores,
se revisará la totalidad del presupuesto, sin descartar ningún dato particular. Al
respecto, Seijas (1999) señala que los estudios cuyas variables intervienen directa e
indirectamente en un asunto o aspecto y se requiere no descartar ningún elemento,
“constituye una población que viene dada por el conjunto de valores que ella toma en
las unidades que conforman el universo” (p. 76).
En lo que se refiere a las fuentes de obtención de información, se puede
considerar como estudio de campo, porque se realizará en una empresa pública donde
45
se recabará y analizará la información y documentación financiera-administrativa
correspondiente. En la recolección de los datos se consultará directamente a las
fuentes primarias de información , por lo que la estrategia se fundamentará en la
observación directa, se aplicarán entrevistas a diferentes funcionarios que son
responsables de las unidades técnico-administrativas, a quienes les corresponde
preparar los reportes donde se presente la información de costo y los registros
estadísticos.
Universo
En el presente trabajo de investigación se escogió el universo de las
Alcaldías del Estado Lara.
Población
La unidad de análisis, representado por el sujeto a quien se le aplicará el
estudio, comprende el nivel estratégico y operativo, en este caso la Alcaldía del
Municipio Iribarren. Así mismo se agrupará de acuerdo a los tipos de programas que
se implementarán (dimensión de análisis): material utilizado, planificación,
programas y metas alcanzadas, según se obtenga de los indicadores tales como:
actividades que realizan, tiempo y frecuencia de ejecución, confiabilidad,
disponibilidad, recursos empleados y finalmente determinar el costo total. De esta
forma se evaluará la gestión realizada.
Muestra
La muestra que se va a tomar en esta empresa pública son las unidades en
la Alcaldía del Municipio Iribarren, en la Ciudad de Barquisimeto, en donde se
encuentra el recurso humano, con quienes se realizará el análisis del presente trabajo
de investigación.
46
Fuentes de Consultas
El servicio prestado por una empresa pública está basado en la parte legal,
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Ley Orgánica de Régimen
Municipal que son la base para el funcionamiento de la Alcaldía del Municipio
Iribarren, con sede en Barquisimeto; la totalidad de esta empresa pública constituye el
universo y población de esta investigación
La unidad de observación de donde se extrajeron los datos (fuentes), lo
conforman los responsables y funcionarios de las unidades técnico-administrativas de
la Alcaldía del Municipio Iribarren. Así mismo, se tomó información de carácter
documental de los siguientes soportes:
Organigrama, donde se determinó el nivel jerárquico que tienen las
diferentes unidades de la Alcaldía del Municipio Iribarren.
Manual de cargos y funciones, donde se estudió las atribuciones,
actividades y tareas que tienen asignadas los responsables y funcionarios de unidades,
así como el grado de responsabilidad en el cumplimiento de las mismas.
Manual de procedimiento, donde se revisó y analizó los tipos de
programas que emplea la Alcaldía del Municipio Iribarren, la forma de hacerlo,
cumplimiento de las especificaciones técnicas.
Plan de presupuesto, donde se observó las políticas empleadas para la
asignación de recursos a la Alcaldía del Municipio Iribarren así como el desglose de
cada una de las partidas presupuestarias (ingresos y gastos).
Reporte de nómina, para saber cómo se determinaron los importes por
concepto de sueldos y salarios del recurso humano incurridos en esta empresa pública
municipal área para el año 2003, relacionado con la gestión.
Reporte de actividades, donde se examinaron las características y
contenidos de los distintos reportes que se generaron, grado de cumplimiento de los
planes, frecuencia de ejecución de las actividades programadas, indicadores de
gestión para medir el desempeño, tiempo de ejecución de las actividades realizadas
por el recurso humano.
47
Reporte de inventario de bienes muebles, donde se estudió la cantidad
de mobiliario y equipo que dispuso el área de estudio, así como la codificación de los
mismos.
Reporte de contabilidad, donde se conoció cuales fueron los importes de
diferentes partidas que se utilizaron para el año 2004, relacionados con los costos.
Reporte de estadística, donde se conoció los registros estadísticos de las
actividades ejecutadas, duración, costos y tiempo empleado por el recurso humano.
Técnicas de Recolección de Datos
En cuanto a las técnicas y métodos a ser aplicados, se seleccionaron los
materiales bibliográficos disponibles y ubicables acerca del tema del presupuesto
partiendo en primer término con los basamentos teóricos que se desarrollaron en el
capítulo anterior; en segundo lugar, las Normas Internacionales de Contabilidad
aplicables al sector de la administración pública, que dio los lineamientos de cómo
registraron los ingresos percibidos y las erogaciones del gasto del presupuesto, en
particular al concerniente a los pagos de mano de obra, en este caso del recurso
humano, según corresponda a los diversos programas, planes y partidas
presupuestaria; en tercer término, se revisó el contenido y los anexos de la Gaceta
Municipal extraordinaria Número 1838, de fecha 22 de diciembre de 2003, que señala
y detalla el presupuesto de ingresos y gastos para el ejercicio fiscal 2004.
A continuación se señalan las estrategias de observación que se
seleccionaron a objeto de poder efectuar el levantamiento de la información:
Observación directa. Esta etapa se llevó a efecto a través de visitas a las
unidades técnico-administrativas de la Alcaldía del Municipio Iribarren, sus unidades
entes municipales, donde se observó la realidad de la situación planteada: tipos de
programas, actividades que ejecutan, frecuencia y tiempo de ejecución, costos que
originaron estas actividades, ubicación de la unidad orgánica en la empresa pública.
También se determinó la realización de las actividades y cuantificación el tiempo de
ejecución de las mismas.
48
Entrevistas personales. Referente a las entrevistas informales dirigidas al
personal subordinado. Tuvo como finalidad corroborar la información suministrada
en las técnicas anteriores y complementar todo lo posible la información.
Observación indirecta. Se aplicó al recurso humano que labora en cada
unidad técnico-administrativa, con la finalidad de recabar información en relación a
las funciones que cumplen, que actividades ejecutan, el cargo inmediato superior y
sus subordinados.
Cuestionarios. Estos se dirigieron a los responsables de las direcciones y
oficinas de la Alcaldía del Municipio Iribarren y también a sus subordinados; para
recabar esta información se empleó como instrumento la entrevista estructurada y el
cuestionario, según la información requerida, posibilidad de acceso y cargo del
entrevistado.
La información obtenida se cotejó y complementó con la revisión y
análisis de los soportes emitidos como: organigrama, manuales, presupuestos y
reportes; de igual forma se revisaron procedimientos, funciones y actividades que se
realizan en estas unidades organizacionales.
Diseño de los Instrumentos
Cuestionario. El instrumento utilizado para esta investigación, persigue
recabar la información que permita explicar las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son las actividades que se implementan en la Alcaldía del
Municipio Iribarren para lograr el aprovechamiento eficiente de la mano de obra,
recurso humano?
¿Qué tipo de registro lleva esta empresa pública municipal en el uso y
aprovechamiento del recurso humano?
¿Cuál fue la incidencia en la ejecución del prepuesto del recurso humano
en el costo de los servicios en la Alcaldía del Municipio Iribarren?
El instrumento que se realizó es un cuestionario con ítems de respuestas
abiertas y cerradas, se hizo una parte en donde se solicitó información general en el
49
trabajo de campo que solo requerirá ser llenado en forma concreta. Se solicitará
información sobre la situación de los responsables y funcionarios de las unidades
técnico-administrativas. La confiabilidad y validez del instrumento se logró mediante
la aplicación a un grupo de expertos y posteriormente se efectuaron las correcciones
realizadas. (Anexo C).
Los resultados del cuestionario conformado por las variables que
identifican las unidades de análisis de la muestra responsables y funcionarios de las
unidades, se organizaron a través de una lista de cotejos mediante la cual se contaron
las respuestas de cada ítems establecidas en cada variable del instrumento de acuerdo
a la categoría de respuesta planteada.
Revisión Documental. Se elaborarán varios cuadros para distribuir los
datos obtenidos de presupuestos, gastos de personal, materiales y suministros,
servicios no personales y activos reales. Anexo E.
Organización y Tabulación de Datos
Una vez obtenida la información, se procedió a comparar lo contemplado
en el presupuesto de ingresos y gastos aprobados en diciembre de 2003 y los registros
consultados en la Dirección de Presupuesto y la Oficina Técnica de Contabilidad
Fiscal, a fin de chequear lo planificado con la ejecutado, y analizar las diferencias por
transferencias de partidas, créditos adicionales, convenios interinstitucionales y
nuevos aportes del Ejecutivo Nacional, a objeto de trabajar con los datos más reales
del movimiento de partida y poder considerar los valores monetarios producto de los
cambios habituales en el manejo de la administración pública municipal.
Como técnica de análisis se consideró adecuada, en función de los
objetivos y alcance de la investigación, el tipo cuantitativo, se aplicó una visión desde
adentro con datos reales y una realidad dinámica, se analizó en forma comparativa el
deber ser con la realidad.
Los datos analizados se agruparon y organizaron en tablas y cuadros
estadísticos que permitieron determinar la distribución de frecuencia, anteriormente
50
mencionados, para apoyar el análisis del diagnóstico de la situación actual en la
empresa pública municipal seleccionada, en cuanto al uso y aprovechamiento del
recurso humano.
También se elaboraron matrices de los ingresos y gastos presupuestarios,
haciendo énfasis en el desglose de los ingresos propios y otras fuentes de
financiamiento de la Alcaldía del Municipio Iribarren, y el desglose de la partida 400
de Gastos, contemplada en la Distribución Institucional del Presupuesto de Gastos
para el ejercicio Fiscal 2004.
La recolección de los datos se realizó de acuerdo a unos cuadros
previamente diseñados, que contienen la siguiente información:
• Partidas de ingresos
• Monto en bolívares de los ingresos
• Fuentes de financiamiento
• Comparación monto del presupuesto para el año 2003, 2004 y
2005 asignado por partidas
• Representación de las variaciones porcentuales
• Desglose de cada subpartida de la partida 400 de Egresos
• Distribución de las partidas de transferencias
• Distribución a los entes descentralizados
51
A continuación se presentan los modelos de cuadros de recolección de
datos a utilizar dentro de las estrategias en las técnicas de recolección de la
información:
Cuadro 01
Ingresos Propios Estimados para el año 2004
Ingresos Ordinarios Monto en Bs Porcentaje
Cuadro 02
Ingresos Estimados a través de otras fuentes de ingresos para el año 2004
Fuentes Monto en Bs Porcentaje
Cuadro 03
Comparación de Ingresos de las diferentes de financiamiento en bolívares para los
años 2003, 2004 y 2005
Fuentes Año 2003 Año 2004 Año 2005
52
Cuadro 4
Comparación de ingresos de las fuentes de financiamiento con las variaciones en
forma porcentual
Fuente Año 2003 Año 2004 Año 2005
Cuadro 05
Resumen del Presupuesto de Ingresos para el año 2004
Fuentes Monto en Bs Porcentaje
Cuadro 06
Distribución de las Partidas del Presupuesto de Gastos para el año 2004
Partida Monto en Bs Porcentaje
Cuadro 07
Distribución de la Partida 407 de Transferencias
Partidas Monto en Bs Porcentaje
53
Cuadro 8
Distribución a Entes Descentralizados
Partida Monto en Bs Porcentaje
Técnicas de Análisis e Interpretación de la Información Recolectada
En función de que toda investigación documental-descriptiva-analítica,
requiere la presentación de un aporte significativo, el metodólogo Balestrini (2001),
plantea que: “la introducción de cierto tipo de operaciones ordenadas, estrechamente
relacionadas entre ellas, facilitarán realizar las interpretaciones significativas de los
datos que se recolectaron, en función de las bases teóricas que orientaron el sentido del
estudio y del problema investigado” (p. 169), es una de las técnicas de análisis e
interpretación más adecuada a este modelo de estudio, pues puede tomar todos los
aspectos informativos que maneja quien administra el presupuesto de gastos y el
criterio aplicado para su registro contable dentro de un sistema de costo gubernamental.
El presente estudio contempla efectuar un análisis individual y comparativo
de cada uno de los diferentes renglones que conforman la ordenanza de presupuesto de
ingresos y gastos para el ejercicio fiscal 2004, incluyendo el desglose por sector,
programa, actividad, denominación, unidad ejecutora y funcionario responsable de la
aprobación y control del mismo.
Igualmente, se trabajó directamente con la información obtenida por la
Oficina de Planificación, Administración y Presupuesto, en lo concerniente a los
créditos presupuestarios a nivel de sectores y partidas, con especial atención a los
rubros de gasto de personal, sueldos básicos de personal fijo a tiempo completo,
sueldos obreros, compensaciones previstas (prima de transporte, aguinaldo, caja de
54
ahorro y similares) que tienen incidencia en el incremento de los costos tanto para el
año en estudio como en proyecciones futuras de obligaciones para la Alcaldía.
Con el apoyo de la Dirección de Presupuesto, la Dirección de Recursos
Humanos y el Departamento de Contabilidad Fiscal se hizo la revisión de los ingresos y
gastos de inversión previstos para el ejercicio, en donde aparezca cualquier incidencia
en erogaciones por concepto de pago de mano de obra, a nivel de partidas, subpartidas
genéricas, específicas o subespecíficas, con la respectiva asignación presupuestaria en
bolívares, lo cual facilitará el análisis y comprensión en la conformación del costo total
de los servicios prestados por este organismo.
Por último se puede señalar que los datos se estudiaron a través del método
de análisis y de síntesis, es decir, se descompuso e identificó el todo, en sus diferentes
partes a fin de lograr, comprender la interrelación de los componentes estudiados y el
conocimiento de la realidad.
55
CAPITULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Los resultados obtenidos por la aplicación de los formularios para la
recolección de los datos se muestran en cuadros resumidos por categorías, indicando
la frecuencia según cada situación y la presentación en gráficos de barra según el caso
estudiado.
En los cuadros presentados con sus gráficos, se presentan los resultados
obtenidos de la aplicación de los formularios para la recolección de los datos en las
unidades técnico-administrativas de los costos manejados así como de la toma de
decisiones en la Alcaldía del Municipio Iribarren del Estado Lara, ordenadas de
acuerdo a su complejidad y considerando su situación en el presupuesto destinado a la
mano de obra, recursos humanos, y al sistema de contabilidad; en este contexto los
sistemas de costos son procedimientos que van a permitir la recolección y registro de
la actividad desempeñada por la mano de obra, en este caso, por el recurso humano en
la realización de sus actividades, procedimientos y funciones requeridas para
satisfacer las necesidades de información de las empresas para realizar el
aprovechamiento efectivo en el proceso de producción de los servicios.
Una vez realizado todo el análisis, clasificación e interpretación de los
resultados apoyados en los basamentos teóricos, esto va a permitir explicar las
relaciones entre las diferentes variables de investigación y así dar respuesta a las
interrogantes de la investigación y como consecuencia alcanzar los objetivo que se
han propuesto.
Seguidamente se comienza el análisis de los cuadros correspondientes a los
ingresos propios y otras fuentes de financiamiento y de los gastos presupuestario de la
Alcaldía del Municipio Iribarren, para el ejercicio Fiscal 2004:
56
Cuadro 9
Ingresos Propios Estimados para el año 2004
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
Gráfico 1
Ingresos Propios Estimados para el Año 2004
7,48
76,65
0,97 1,69 0,76 0,62 4,09 10,74
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Inmuebles
Urbanos
Actividad
Económica
Patente de
Vehículos
Propaganmda
Comercial
Espectáculos
Públicos
Apuestas
Lícitas
Deuda Morosa Otros Ingresos
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
En la cuadro 1 se puede observar el monto de los ingresos propios que
recibió la Alcaldía del Municipio Iribarren, de acuerdo a lo contemplado en el
Artículo 180 de la Constitución Bolivariana de Venezuela, que trata sobre la
competencia y la potestad tributaria que corresponde a los municipios para procurarse
sus propios ingresos. La partida de Inmuebles Urbanos va a aportar al municipio 3,8
Ingresos Ordinarios Monto en Bs Porcentaje Inmuebles Urbanos 3.814.967.544,59 7,48
Actividad Económica 37.563.610.238,25 73,65 Patente de Vehículos 492.940.544,49 0,97 Propaganda Comercial 860.989.888,16 1,69 Espectáculos Públicos 389.189.969,91 0,76
Apuestas Lícitas 316.805.242,25 0,62 Deuda Morosa 2.084.101.385,34 4,09 Otros Ingresos 5.477.418.620,01 10,74
Total 51.000.023.433,00 100
57
millardos lo cual representa de la totalidad un 7.48%. La partida Actividad
Económica es la que aporta el monto más significativo por el orden de 37,5 millardos
que representa un 73,65% del total; Patente de Vehículos es lo que percibe el
municipio por concepto de los trimestres de los vehículos automotores el cual
representa un 0,97%; la partida Propaganda Comercial tiene un monto 860 millones
que representa un 1,69% del total; Espectáculos Públicos tiene 389 millones que
representa un 0,76% que ingresará al municipio; La partida Apuestas Lícitas, ingresos
a percibir por las loterías del municipio tiene 316 millones o sea 0,62%; la partida
Deuda Morosa tiene un monto de 2 millardos para un 4,09% y la partida Otros
ingresos representa un 5,4 millardos para un total de 51 millardos, que es la totalidad
de Ingresos Propios. Se puede observar que en total los ingresos propios que se
percibió fue por el orden de 51 millardos aproximadamente para el Ejercicio Fiscal
2004.
Cuadro 10
Ingresos Estimados a través de otras Fuentes de
Financiamiento para el año 2004
Fuente Monto en Bs Porcentaje
Situado Municipal 24.026.854.326,00 62,23
Ley de Asignaciones Económicas Especiales
4.597.442.812,00 12,48
Fondo Interinstitucional de Desarrollo
8.209.394.010,51 22,29
Total 36.833.691.148,51 100
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
58
Gráfico 2 Ingresos Estimados a través de otras Fuentes de
Financiamiento para el año 2004
62,23
12,48
22,29
0
10
20
30
40
50
60
70
Situado Municipal Ley de Asignaciones Económicas
Especiales
Fondo Interinstitucional de Desarrollo
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal
2004 En el cuadro 2 se presentan la partida otras Fuentes de Financiamiento que
aportó recursos al municipio; el situado municipal aportó 24 millardos que representa
un 62,23%; la Ley de Asignaciones Económicas Especiales aportó 4,5 millardos que
representa un 12,48% y la partida del Fondo Interinstitucional de Desarrollo 8,2
millardos que tiene un 22,29%, para un total de recursos percibidos por otras fuentes
de financiamiento por el orden de 36,8 millardos que percibió la Alcaldía del
Municipio Iribarren para el Ejercicio Económico 2004.
Cuadro 11
Comparación de Ingresos de las diferentes Fuentes de Financiamiento para los
años 2003, 2004 y 2005 (en bolívares)
Fuente Año 2003 Año 2004 Año 2005
Situado Municipal 21.968.574.078,00 24.026.854.326,00 42.229.701.581,00
Ley de Asignaciones Económicas Especiales 4.803.224.293,00 4.597.442.812,00 6.044.865.265,00
Fondo Interinstitucional de Desarrollo 6.568.833.831,12 8.209.394.010,51 13.938.931.091,66
Total 33.340.632.202,12 36.833.691.148,51 62.213.497.937,66
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
59
Cuadro 12
Comparación de Ingresos de las diferentes Fuentes de Financiamiento para los
años 2003, 2004 y 2005 (en porcentajes)
Fuente Año 2003 Año 2004 Año 2005
Situado Municipal 65.89% 65.23% 67.88%
Ley de Asignaciones Económicas Especiales 14.41% 12,48% 9.72%
Fondo Interinstitucional de Desarrollo 19.70% 22.29% 22.40%
Total 100% 100% 100%
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
En los cuadros 3 y 4 se hace un análisis comparativo de los recursos
recibidos por el municipio de las diferentes Fuentes de Financiamiento entre lo años
2003, 2004 y 2005; el Situado Municipal presenta un pequeño incremento del año
2003 de 21,9 millardos que representa un 65,89% con respecto al año 2004 que tiene
24 millardos que representa un 65,23%, pero relativamente se duplica con respecto al
año 2005 a 42,2 millardos para un 67,88% de la totalidad en ese año. La LAEE
presenta 4,8 millardos para el 2003 con 14,41%; el 2004 tiene 4,5 millardos para un
12,48% y el año 2005 es de 6 millardos que representa un 9.72%, esta partida
virtualmente mantiene el mismo monto. El FIDES en el 2003 tiene 33,33 millardos
para un 19,70%, en el 2004 cuenta con 36,8 millardos que representa 22,29% y para
el año 2005 presenta 62.2 millardos que representa un 22,4º%; esta partida si tiene un
incremento significativo.
60
Cuadro 13
Resumen del Presupuesto de Ingresos totales para el año 2004
Fuente Monto en bs Porcentaje Recaudación Propia 51.000.023.433,00 58,06 Situado Municipal 24.026.854.326,00 27,35
LAEE 4.597.442.812,00 5,23 FIDES 8.209.394.010,51 9,35 Total 87.833.714.581,51 100
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal. 2004
Gráfico 3
Resumen del Presupuesto de Ingresos totales para el año 2004
58,06
27,35
5,239,35
0
10
20
30
40
50
60
Recaudación Propia Situado Municipal LAEE FIDES
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
En este cuadro está representado el total de recursos percibidos por el
municipio; la recaudación propia tiene 51 millardos que representa el 58,06% del
total de los recursos, es decir más de la mitad. El Situado Municipal tiene 24
millardos para un 27,35%; estas partidas es de donde se reciben los mayores recursos
para la Alcaldía del Municipio Iribarren. La partida de LAEE tiene 4,5 millardos para
el 5,23% y del FIDES se recibirán 8,2 millardos que representa 9,35%, para un gran
total de 87, 8 millardos a percibir en el ejercicio económico 2004.
61
Cuadro 14
Distribución por Partidas del Presupuesto de Gastos para el año 2004
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
Gráfico 4
Distribución por Partidas del Presupuesto de Gastos para el año 2004
25,52
1,48
8,24
1,282,39
59,89
1,2
0
10
20
30
40
50
60
Gastos de
Persona l
Serv ic ios no
Personales
Serv ic ios de l a
Deuda Públ ica y
Disminuciones
R e c t i f i c a c i o n e s
a l Presupuesto
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
Partida Ordinario Porcentaje 401 Gastos de Personal 21.339.757.843,70 25,52 402 Materiales y Suministros 1.235.176.741,12 1,48 403 Servicios No Personales 6.887.496.984,36 8,24 404 Activos Reales 1.069.880.838,08 1,28
406 Servicios de la Deuda Pública y
Disminuciones 2.002.000.000,00 2,39
407 Transferencias 50.075.572.271,53 59,89 408 Rectificaciones al Presupuesto 1.000.000.000,00 1,2 400 Total Egresos 83.609.884.678,79 100
62
En la partida 400 de Egresos, se detallan las subpartidas las cuales están
relacionadas con los costos de funcionamiento de la Alcaldía del Municipio Iribarren;
la 401 Gastos de Personal que tiene 21.3 millardos para el pago de sueldos, primas,
bonificaciones, aguinaldos de los trabajadores del municipio y representa el 25.52%.
La 402 Materiales y Suministros tiene 1.2 millardos y representa el 1.48% de la
totalidad, para gastos de papelería y artículos de escritorio, materiales y útiles de
limpieza. La partida 403 Servicios No Personales tiene 6.8 millardos y tiene el 8.24%
para gastos por alquiler, fletes, viáticos y pasajes. La 404 Activos Reales tiene 1
millardo que representa el 1,28% para compra de maquinaria, equipo y mobiliario; la
406 Servicios de la Deuda Pública y Disminuciones esta por 2 millardos y tiene el
2.39 de la totalidad; la 407 Transferencias, tiene 50 millardos y representa el 59,89%
del gasto total y la 408 Rectificaciones al Presupuesto tiene un millardo para 1,20%;
la sumatoria total en la partida Egresos es por 83,6 millardos que son los gastos en
que incurrió el municipio en el período fiscal 2004.
Las subpartidas de la partida 400 de Egresos se discriminarán en el anexo D.
Cuadro 15
Distribución de la Partida 407 Transferencias año 2004
Partida Monto en Bs Porcentaje Entes Descentralizados 40.033.709.476,53 79,95 Donaciones, Jubilados y
Pensionados 9.516.543.795,00 19 Subsidios y Aportes 525.319.000,00 1,05
Total Transferencias 50.075.572.271,53 100 Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal. 2004
63
Gráfico 5
Distribución de la Partida 407 Transferencias año 2004
7 9 , 6 5
19
1,05
0
10
2 0
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
Entes Descentralizados, Donaciones, Jubilados
y Pensionados
Pensionados Subsidios y Aportes
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
En el cuadro 7 está la Distribución de la partida 407 Transferencias en
donde transfirió a los Entes Descentralizados 40 millardos con un 79,95%; a
Donaciones, Jubilados y Pensionados está 9.5 millardos con 19% y Subsidios y
Aportes 525 millones para 1.05% del total de las transferencias.
Cuadro 16
Distribución en Entes Municipales año 2004
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
Partida Monto en Bs Porcentaje Funcionamiento 13.422.909.476,53 33,53
Inversión 26.610.800.000,00 66,47 Total 40.033.709.476,53 100
64
Gráfico 6
Distribución en Entes Municipales año 2004
33,53
66,47
0
10
20
30
40
50
60
70
Funcionamiento Inversión
Fuente: Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004
En el cuadro 8 se observa la Distribución en los Entes Descentralizados
como Emica, Funfetur, Invi, Ime, Amtt, entre otros, donde para Gastos de
Funcionamiento están 13.4 millardos para 33.53% e Inversión que representa
un66.47% del total.
65
Seguidamente se presenta el análisis e interpretación de los resultados
obtenidos de la aplicación de los cuestionarios. El cuestionario I se aplicó a los
responsables de las unidades técnico-administrativas (Anexo A), ubicadas en la Torre
Municipal, el Palacio Municipal, la Casa de Eustaquio Gómez, la Torre Ejecutiva, la
Torre David donde existen cerca de 28 unidades; se tomaron 10 unidades que se
puede considerar una muestra representativa y el cuestionario II se aplicó a los
funcionarios que laboran en dichas unidades, en el municipio trabajan alrededor de
1113 empleados y 294 obreros, se aplicaron 17 cuestionarios lo cual se considera
también una muestra representativa para el presente trabajo de investigación.
La información recabada en los cuestionarios fue vaciada en una matriz
donde se colocaron cada uno de los ítems para cruzarlo con la respuesta de los
entrevistados y así poder realizar el análisis e interpretación correspondiente; se
totalizó los ítems y se determinó el valor porcentual de cada uno. A continuación se
desarrolla análisis e interpretación. (Anexo E).
El cuestionario I, aplicado a los responsables de las unidades técnico-
administrativas, se desarrollo con diez preguntas. La primera pregunta quedó
formulada de la siguiente manera:
66
1. La unidad a su cargo lleva un inventario del mobiliario y equipo de oficina
¿Cómo se recopila esa información?
Gráfico 7
Pregunta 1 CI
10
00
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
a. Mediante SistemaContable
b. A través de uninforme
c. Otro
Fuente Figueroa, 2004.
De las diez personas entrevistadas, respondieron la opción “a” 10, la opción
“b” y “c” cero, que significa que el 100% de la muestra de las unidades lleva un
sistema contable para el control de todo el mobiliario y equipo.
67
En la segunda pregunta los resultados fueron:
2. La unidad a su cargo lleva un control de los materiales y suministros ¿Cómo se
lleva el control del consumo de los mismos?
Gráfico 8
Pregunta 2 CI
0 0
10
0
2
4
6
8
10
a. MedianteSistema Contable
b. A través de uninforme
c. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
Se obtuvieron como respuesta opción “a” y “b” cero y “c” 10, Otro, es decir
el 100%; se observó que en las unidades no llevan ningún tipo de registro o control de
materiales y suministros, situación que permitirá realizar otro trabajo de
investigación.
68
La tercera pregunta entra en el tema propiamente dicho, que es evaluar
cómo es el uso y aprovechamiento del segundo elemento del costo, la mano de obra,
denominado en este trabajo de investigación mano de obra; se obtuvo la siguiente
situación:
3. La unidad a su cargo lleva un control de tareas y funciones del personal a su
cargo ¿Cómo se recopila esa información?
Gráfico 9
Pregunta 3 CI
50
40
10
0
10
20
30
40
50
a. Mediante unformato
b. A través de uninforme
c. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
Las respuestas obtenidas para la opción “a” 5, la opción “b” 4 y la “c” 1;
esto significa que el 50% de las unidades técnico-administrativas lleva un control, un
registro de las tareas y funciones de los funcionarios subordinados de manera formal
a través de informes, el 40% lo lleva a través de oficios y el 10% tiene otra forma de
control.
69
Respecto a la cuarta pregunta, se tiene:
4. ¿Se algún tipo de evaluación sobre el rendimiento del personal a su cargo?
Gráfico 10
Pregunta 4 CI
70
30
0
1020
304050
6070
a. Si b. No
Fuente: Figueroa, 2004.
Para la opción “a” 7 y la “b” 3, lo que significa que el 70% de los
entrevistados dijeron que si realizan evaluación sobre el rendimiento del personal a su
cargo y un 30% dijo que no. Sin embargo está situación no representa la realidad,
donde el investigador a observado que en muchas unidades técnico-administrativas
que no se evalúa el aprovechamiento del recurso humano.
70
En la quinta pregunta los resultados fueron los siguientes:
5. ¿Considera usted, que el personal a su cargo se siente identificado con la
Alcaldía? ¿Qué se siente parte de ella?
Gráfico 11
Pregunta 5 CI
6 0
4 0
0
10
20
30
40
50
60
a. Si b. No
Fuente: Figueroa, 2004.
La respuesta obtenidas para la opción “a” 6 y la “b” 4; El 60% de los
entrevistados consideran que el personal a su cargo se siente identificado con la
organización, sienten un sentido de pertenencia, mientras que el 40% manifestaron
que no.
71
6. ¿Utiliza algún sistema que sirva para motivar a los empleados a su cargo?
Gráfico 12
Pregunta 6 CI
50
30
10 10
0
10
20
30
40
50
a. Siempre b. Algunasveces
c. Nunca d. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
En las opciones de esta pregunta las respuestas fueron: “a” 5, “b” 3, “c” 1 y
“d” 1; es decir, el 50% de los entrevistados consideran que sus empleados “siempre”
están motivados al trabajo; 30% consideran que “algunas veces” se motivas; 10%
considera que “nunca” se motivan y 10% eligieron la opción “otro”. Esta respuesta
es sesgada porque muchos funcionarios realizan su trabajo como medio de
subsistencia económica pero se observa que no tienen motivación en sus tareas y
funciones; esta situación se origina porque tienen mucho tiempo haciendo lo mismo
al igual que muchos años de servicios.
72
7. Indique el número de funcionarios por años de servicios
Gráfico 13
Pregunta 7 CI
30
10
20
40
0
5
10
15
20
25
30
35
40
a. 0 a 5 años b. 6 a 12 años c. 13 a 21años
d. Más de 22años
Fuente: Figueroa, 2004.
Para estos ítems las respuestas fueron: “a” 3, “b” 1, “c” 2 y “d” 4; un 30%
de los entrevistados respondió que en su unidad tiene funcionarios que tienen de 0 a 5
años de servicios; un 10% tiene funcionarios de 6 a 12 años; el 20% de 13 a 21 años y
un 40% tiene en su unidad funcionarios con más de 22 años de servicios. El
investigador ha observado en las unidades técnico-administrativas que se encuentran
en el Palacio Municipal, en los entes municipales, en las juntas parroquiales, que hay
muchos trabajadores que esperan la jubilación, este es un sector que representa un
alto porcentaje en la partida de gastos del municipio.
73
8. ¿Examina el rendimiento del personal para ascenderlo de cargo?
Gráfico 14
Pregunta 8 CI
60
30
0
10
20
30
40
50
60
a. Si b. No
Fuente: Figueroa, 2004.
En esta pregunta las respuestas son para la opción “Si” 6 y “No” 4; el 60%
de los entrevistados manifestó que si evalúan al personal a su cargo para poder
ascenderlo de cargo y el 40% considera que no los evalúan.
74
9. ¿Se aplican cursos de capacitación y actualización a los funcionarios?
Gráfico 15
Pregunta 9 CI
50
40
0
10
05
101520253035404550
a. Siempre b. Algunasveces
c. Nunca d. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
Las respuestas dadas a esta preguntas son: “a” 5, “b” 4, “c” cero y “d” 1; el
50% de los entrevistados dijo que se aplican cursos de capacitación y actualización a
los funcionarios de su unidad; el 40% manifestó que algunas veces; 0% corresponde a
nunca y el 10% respondió con la opción otro. En las observaciones realizadas por el
investigador ha notado que se realizan cursos pero que benefician a pocos
trabajadores.
75
10. ¿Considera usted que un funcionario puede hacer carrera en la alcaldía?
Gráfico 16
Pregunta 10 CI
50 50
0 0
0
10
20
30
40
50
a. Siempre b. Algunasveces
c. Nunca d. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
La pregunta 10 presento las siguientes respuestas: “a” 5, “b” 5, “c” y “d”
cero; el 50% de los entrevistados consideró que en una institución del estado es
posible que un funcionario haga carrera en sus años de servicio; el otro 50%
manifestó que un funcionario trabajando muchos años, siempre permanecerá en un
mismo cargo y que es muy difícil hacer una carrera de trabajo.
76
A continuación se presenta el análisis e interpretación de los resultados
obtenidos de la aplicación del cuestionario II aplicado a los funcionarios (Anexo B)
que laboran en las unidades técnico-administrativas del municipio; se realizaron 17
entrevistas que significa una muestra representativa.
La información levantada fue vaciada en una matriz donde se colocaron
cada uno de los ítems que se cruzaron con las respuestas obtenidas y así realizar el
análisis e interpretación respectiva; se totalizó cada ítem y se determinó su valor en
términos porcentuales. Seguidamente se desarrolla el análisis e interpretación.
1. Presenta usted a su superior inmediato algún informe sobre las funciones y
tareas que realiza?
Gráfico 17
Pregunta 1 CII
64,71
35,29
0
10
20
30
40
50
60
70
a. Si b. No
Fuente: Figueroa, 2004.
En esta primera pregunta el ítem “Si” tiene 11 y el “b” 6; significa que un
65% de los funcionarios entrevistados rinde informe a su superior inmediato, de las
tareas y funciones que realiza en la unidad técnico-administrativa; un 35% dijo que
no presentaba informe de sus actividades.
77
2. ¿Cada cuánto tiempo presenta el informe?
Gráfico 18
Pregunta 2 CII
58,8
23,5
5,911,8
0
10
20
30
40
50
60
a. Al concluirel trabajo
b. Al mes c. Cada dosmeses
d. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
Respecto a la pregunta 2 los resultados fueron los siguientes: ítem “a” 10,
“b” 4, “c” 1 y “d” 2; los entrevistados manifestaron en un 59% que al terminar el
trabajo encomendado presentan el informe correspondiente; 24% respondieron que lo
presentan mensualmente; 6% presentan el informe cada dos meses y 11% contestó la
opción “Otro”.
78
3. ¿Si tiene usted alguna sugerencia a mejora en el trabajo que realiza, al plantearlo a
su superior inmediato, se le tome en cuenta su propuesta?
Gráfico 19
Pregunta 3 CII
35,3
29,429,4
5,9
0
5
10
15
20
25
30
35
40
a. Siempre b. Algunasveces
c. Nunca d. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
En estas preguntas se obtuvo la siguiente contestación: ítem “a” 6, “b” 5, “c”
5 y “d” 1; el 35% respondió que cuando hacen alguna sugerencia para mejorar el
trabajo a su superior inmediato, siempre la toman en cuenta; en el segundo ítem 29%
dijo que algunas veces aceptan sus sugerencias; el tercer ítem también tiene el 29% y
manifestó que nunca toman en cuenta sus sugerencias y un 7% respondió la opción
otro. Hay unidades técnico administrativas donde el encargado de la misma es quien
toma todas las decisiones y no consulta con su personal; muchos funcionarios son
profesionales y están capacitados para proponer alguna sugerencia que vaya en pro de
mejorar el trabajo.
79
4. ¿Cuánto tiempo tiene usted laborando en la alcaldía?
Gráfico 20
Pregunta 4 CII
29,4
23,5
17,6
29,4
0
5
10
15
20
25
30
a. De 0 a 5 años b. De 6 a 12 años c. De 13 a 21 años d. Más de 22 años
Fuente: Figueroa, 2004.
En esta pregunta los entrevistados dieron las siguientes respuestas: para el
ítem “a” 5, “b” 4, “c” 3 y “d” 5; el 29% respondió que trabajándole al municipio
tiene entre uno a cinco años; 24% tiene trabajando entre 6 a 12 años; 18% de 13 a 21
años y 29% tiene más de 22 años prestando sus servicios en esta empresa pública.
Efectivamente, en la población de trabajadores se observa que hay muchos
funcionarios con mucho tiempo de servicio pero también hay muchos trabajadores
nuevos, más jóvenes.
80
5. ¿Siente que usted pertenece a la organización y se identifica con el trabajo que
realiza?
Gráfico 21
Pregunta 5 CII
52,94
23,53 17,65
5,88
0
10
20
30
40
50
60
a. Siempre b. Algunasveces
c. Nunca d. Otros
Fuente: Figueroa, 2004.
Se obtuvo de los entrevistados las siguientes respuestas: “a” 9, “b” 4, “c” 3 y
“d” 1; el 53% respondió que ellos se sienten parte de esta empresa y se identifican
con el trabajo que realizan; el 24% dijo que algunas veces; 18% dijo nunca se han
sentido parte de la empresa y 5% escogió la opción otro. Esta pregunta permitió
determinar que muchos trabajadores no se familiarizan con el municipio, no tienen
sentido de pertenencia.
81
6. ¿Ha recibido cursos para mejorar y actualizarse en el trabajo que realiza por
parte de la oficina de Recursos Humanos?
Gráfico 22
Pregunta 6 CII
35,29
64,71
0
10
20
30
40
50
60
70
a. Si b. No
Fuente: Figueroa, 2004.
Las respuestas fueron: “Si” 11 y “No” 6; en esta pregunta se pretende
conocer la opinión de los entrevistados en lo referente a si han recibido cursos para
mejorar y actualizarse en el trabajo que desempeñan, sólo el 25% respondió en forma
afirmativa y la gran mayoría que representa un 65%, manifestaron que no se le ha
dictado ningún tipo de curso. La Oficina de Recursos Humanos debe hacer un
sondeo de opinión para canalizar esta inquietud que tiene los trabajadores.
82
7. En el tiempo que tiene trabajando en la Alcaldía ¿Cada cuánto tiempo
considera usted que se le ha ascendido?
Gráfico 23
Pregunta 7 CII
29,4
41,2
17,6
11,8
0
510
15
20
2530
3540
45
a. A los dosaños
b. A los 5años
c. Nunca d. Otro
Fuente: Figueroa, 2004.
Esta pregunta tiene para “a” 2, que representa un 29% de los entrevistados
que manifestaron que fueron ascendidos de cargo a los 2 años; el ítem “b” tiene un
41% que corresponde a los que han ascendido a los 5 años; la opción “c” con 3
equivale al 29% de los trabajadores que dicen que nunca han ascendido y 35%
respondieron la opción otro. De acuerdo a estas respuestas se puede observar que
los trabajadores tienen posibilidad de ascenso cada cinco años en promedio.
83
8. ¿Se siente usted, motivado en la realización de las funciones y tareas que
efectúa en la unidad?
Gráfico 24
Pregunta 8 CII
29,4
58,8
5,9 5,9
0
10
20
30
40
50
60
a. A los 2años
b. A loscinco años
c. Nunca d. Otros
Fuente: Figueroa, 2004.
En la pregunta 8 se obtuvieron los siguientes resultados: el ítem “a” tiene 5
y “b” 10%, que representa un 29% y un 59% de los funcionarios que respondieron
que han recibido algún reconocimientos por años de servicios, por participar en las
actividades que realiza el municipio; la opción “c” con 1 y “d” 1 corresponden al 6%
cada uno de las opciones nunca y otro.
84
9. ¿Se siente usted motivado en la realización de las funciones y tareas que
efectúa en la unidad donde trabaja?
Gráfico 25
Pregunta 9 CII
23,53
35,2929,41
11,76
0
5
10
15
20
25
30
35
40
a. Siempre b. Algunasveces
c. Nunca d. Otros
Fuente: Figueroa, 2004.
En esta pregunta la opción “a” con 4 respuestas, representa un 23% de los
funcionarios que contestaron que si se sentían motivados en la realización de las
funciones y tareas que cumplen en la Unidad Técnico-Administrativa; la opción “b”
con 6 respuestas corresponde al 35% de los funcionarios que algunas veces están
motivados en la realización de su trabajo; en el ítem “c” un 29% respondió que nunca
se sentía motivado y la “d” que equivale a un 11% respondió a la opción otro. El
investigador ha observado en diferentes unidades que hay trabajadores que ocupan un
cargo desde hace mucho tiempo, situación que puede ser el motivo de la falta de
ánimo por lo repetitivo de la actividad que ejecuta.
85
10. ¿Cree usted que un trabajador puede hacer carrera en una empresa pública?
Gráfico 26
Pregunta 10 CII
41,18
58,82
0
10
20
30
40
50
60
a. Si b. No
Fuente: Figueroa, 2004.
El ítem “si” obtuvo 7 respuestas que equivalen al 41% de la muestra que
piensa que un funcionario público puede hacer carrera en una empresa del estado; la
opción “no” obtuvo que equivale a un 59% que cree que un funcionario no se le hace
fácil hacer carrera. Se denota que existen trabajadores en el Municipio que han hecho
esfuerzos personales por prepararse, inclusive a nivel profesional, pero en las
Unidades Técnico-Administrativas no han logrado desempeñar adecuadamente su
potencial y capacidad.
Este trabajo de investigación está dirigido a la evaluación del uso y
aprovechamiento del recurso humano. La Alcaldía del Municipio Iribarren es una
empresa del estado que cuenta con una infraestructura propia con tecnología
actualizada, para lograr su misión en la prestación de servicios y ejecución de obras y
proyectos que benefician a las diferentes parroquias que conforman el Municipio
86
Iribarren, debe aprovechar el potencial más importante con que cuenta, el recurso
humano.
Cuando se habla de un sistema de costo se piensa en cifras que son
representativas del valor de los servicios prestados; pero también es importante que
este sistema controle los sistemas de costo en el proceso de producción de los
servicios. Así como se controla el material directo, la cantidad utilizada, disminución
de desperdicios, precio, calidad, también se puede aplicar el mismo sistema para el
segundo elemento del costo, es decir la mano de obra, en este caso representado por
el recurso humano.
Como el investigador es funcionario de la Alcaldía, en su condición de
Auditor, tiene la oportunidad de dirigirse a las diferentes Unidades Técnico-
Administrativas del Municipio, en donde aplicó la observación directa del uso y
desenvolvimiento del recurso humano; aprovechando de aplicar entrevistas
personales, tanto a los responsables de las unidades como a sus subordinados;
igualmente aplicó la observación directa del desenvolvimiento de los trabajadores,
observando su motivación, rendimiento en el trabajo . Es difícil recabar esta
información porque los funcionarios son recelosos en suministrar la información, lo
que dificultó aplicar los instrumentos de recolección de datos.
Un sistema de costo es muy amplio, en el cual se pueden establecer
diferentes métodos de control para el aprovechamiento del recurso humano, implica
elaborar diferentes formularios, uso de técnicas de contabilidad y de costo que
permitan aprovechar al máximo el potencial de los trabajadores. No obstante, el
recurso humano, no es un simple elemento que está presente en el proceso de
producción de los servicios, sino considerarlo en su exacta dimensión humana.
87
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Esta investigación tuvo como objetivo, realizar la evaluación del presupuesto
destinado al aprovechamiento del Recurso Humano y cual fue su incidencia en el
costo de producción de los servicios en las alcaldías del Estado Lara, caso específico:
Evaluación del Presupuesto en el aprovechamiento del Recurso Humano y su
incidencia en el costo de producción de los servicios y la ejecución de obras y
proyectos en la Alcaldía del Municipio Iribarren para el Ejercicio Fiscal 2004.
Este trabajo de investigación dio respuestas a tres aspectos fundamentales: La
primera fue determinar la factibilidad de establecer un sistema de costos para el
aprovechamiento del recurso humano al momento de suceder la producción de los
servicios; el segundo fue el análisis e interpretación de los recursos percibidos por los
ingresos propios y de otras fuentes de financiamiento, al igual que la partida de gastos
efectuados en el presupuesto 2004 y el tercero el análisis del entorno donde se
desenvuelve el recurso humano (responsables y funcionarios de unidades), aspectos
que quedaron determinados en los objetivos específicos.
Conclusiones
- Se determinó que si es factible diseñar y establecer un sistema de costo para el
aprovechamiento del Recurso Humano en el momento que ocurre la producción de
los Servicios y la Ejecución de Obras o Proyectos en la Alcaldía del Municipio
Iribarren. Este sistema de costo tendrá aplicabilidad en todas las alcaldías del Estado
Lara; el diseño y aplicación de este sistema, sería objeto de otro trabajo de
investigación.
- Se analizó e interpretó los ingresos propios y los recibidos por otras fuentes de
financiamiento percibidos por la Alcaldía del Municipio Iribarren durante el año 2004
88
al igual que los gastos que se efectuaron de acuerdo a los establecido en el
presupuesto 2004.
- Se analizó la información obtenida mediante la aplicación de los instrumentos
a los responsables y funcionarios de las unidades, en el entorno de trabajo, donde se
determinó:
- Se observó que existen manuales de cargos, funciones y
procedimientos, los cuales no se aplican en su totalidad.
- Se determinó que muchos responsables no llevan un control efectivo
de las tareas y funciones de los funcionarios de la unidad.
- Se observó que muchos responsables de unidades no llevan un registro
donde se evalúe el desempeño del Recurso Humano al momento de producirse
el servicio.
- Se observó que en varias unidades funcionarios que no se identifican
con las tareas y funciones que realizan, no están motivados; no tienen sentido
de pertenencia con la Alcaldía.
- Se determinó que muchos responsables de unidades manifestaron que
si tomaban en cuenta las propuestas y sugerencias de sus subordinados, pero
algunos funcionarios dijeron lo contrario.
- Se determinó que no se aplicaron muchos cursos de mejoramiento ni
de actualización que favorecieran a los funcionarios.
- Se observó que existen varios funcionarios que les cuesta adaptarse a
los mismos sistemas tecnológicos, que tienen resistencia a los cambios.
- Se determinó que muchos funcionarios consideran que el sistema de
reclasificación de cargos (ascensos) no los beneficia.
89
Recomendaciones
- Estudiar, diseñar y aplicar un sistema de costo para el aprovechamiento del
Recurso Humano cuando se suceden la producción de los servicios y la ejecución de
obras y proyectos
- Establecer el costo de proceso de producción de los servicios en las unidades
y empresas de la Alcaldía del Municipio iribarren.
- Elaborar formularios a objeto de evaluar el desempeño del Recurso Humano
al momento de realizar las tareas y funciones en la unidad.
- Elaborar y dictar talleres la Oficina de Recursos Humanos conjuntamente con
los responsables de las unidades, a objeto de despertar en los funcionarios la
motivación al logro en sus actividades y que se identifiquen con la Alcaldía, .
- Escuchar, evaluar y aplicar las propuestas y recomendaciones por parte de los
responsables de unidades, las cuales presenten los funcionarios, que pueden
contribuir a mejorar el trabajo de la misma.
- Enviar a un funcionario a realizar algún curso y este al culminar el mismo,
podrá retribuirlo a la Alcaldía dictando dicho curso a los funcionarios de la unidad.
- Crear un programa de incentivos donde se pueda motivar al funcionario para
que haga un trabajo de calidad.
- Hacer un estudio y buscar los recursos a objetos de que puedan ser jubilados
muchos funcionarios que tienen más de 25 años de servicio.
Aunque las Alcaldías no fábrica ningún producto, sin embargo existe un
proceso de producción en la prestación de los servicios y en la ejecución de obras y
proyectos. El Recurso Humano (mano de obra) no puede considerarse como un
elemento más en ese proceso; se tiene que tener presente el aspecto humano de los
funcionarios; induciéndolos a entender esta situación, es posible que los mismos se
involucren e identifiquen con la Alcaldía, desarrollen un sentido de pertenencia lo
cual traerá como consecuencia el mejoramiento de las funciones y tareas y la
prestación de un servicio de calidad en la Alcaldía del Muncipio Iribarren.
90
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Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004,
Gaceta Municipal Extraordinaria del 22 de Diciembre de 2003, Número 1838. Distribución Institucional del Presupuesto de Gastos para el Ejercicio Fiscal 2004,
Alcaldía del Municipio Iribarren, Decreto Número 40/2003.
92
RESUMEN DE VIDA
Nombre: Nelson Ivan Figueroa, Cédula de Identidad Nro 4.576.397,
aspirante a optar al grado Maestría en Contaduría, Mención Costos. Primaria:
Colegio San Francisco Javier, Caracas. Bachillerato: Liceo Juan Vicente González,
Caracas. Superior: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, titulo obtenido:
Licenciado en Contaduría Pública.
93
94
Nota: Debido al volumen de copias de las fuentes
consultadas, no se incluyeron los anexos en este archivo; los
mismos reposan en la tesis impresa.