EVALUACIÓN DE EVENTOS

Zoraya Carolina Celi.

Admón. Turística y Hotelera..Organización de Eventos.

• Para tener la certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario hacer una evaluación determinando

correctamente los parámetros y demás criterios que

prevalecerán para estimar los porcentajes en cuento al

rendimiento de lo planeado.

Conocer las oportunidades y los

puntos fuertes del comité organizador y de la

organización en general, y detectar las debilidades

que se deben corregir Identificar en forma especifica aquellas áreas

de la organización que presentan niveles críticos y que seguramente están afectando directamente

la consecución de los objetivos generales

marcados por el comité organizador

Proyectar una revisión general de todas las

actividades y sus interrelaciones, lo que

permite definir las áreas criticas que afectan el

desarrollo exitosos de los eventos.

• Si se alcanzo el objetivo general del evento.

• Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron

• Si los programas se cumplieron en su totalidad y con que nivel de calidad.

• Si los resultados obtenidos eran los esperados.

Los factores principalesPara evaluar.

Que se evalúa???

• Cantidad de participantes.• Satisfacción de los participantes

• Participantes vs Asistencia real• Expositores esperados vs Expositores

Inscritos• Cuotas presupuestadas vs cuotas cobradas• Iniciación en horario programado vs retrasos• Gastos esperados vs gastos reales.• Ingresos presupuestados vs ingresos reales• Utilidades presupuestadas vs utilidades

reales• Participantes satisfechos vs particip.

insatisfechos

Indicadores

Es conveniente durante el evento aplicar a

los participantes cuestionarios Para conocer su sentir sobre la

organización en general

Coordinación Previa

Calidad técnicaCalidad en org.

Calidad en sonido

Hospitalidad en los org.

Claridad de los ponentesCalidad de la inf.

Alimentación

Hospedaje

• Cual fue el mejor ponente?• Cual fue la actividad mas importante

del evento• Como sintió la atención y trato durante

el evento• Considera que el evento se realizo en

fecha adecuada• Recomendarías este evento• Volvería usted a participar• Comentarios y sugerencias

EVALUACION PERSONAL

• Tambien se deben evaluar el coordinador general y sus colaboradores:

• He sido un buen coordinador?• Estoy satisfecho con los logros alcanzados• Trabaje organizadamente y utilice

correctamente los papeles de trabajo?• Las actividades se iniciaron en los horarios

previstos

• Que es lo que mas me gusto del evento• Que es lo que mas me gusto del evento• Mis colaboradores fueron eficientes y

entregados• Con que me gustaria volver a realizar un

evento y con quien no• Me gustaria volver a coordinar otro evento.

• Como ya se dijo participar en una exposicion o feria es una actividad costosa, de ahí que es necesario estudiar y justificar plenamente los gastos a realizar.

• La evaluacion se efectua desde el primer dia de la exhibicion y continua aun despues de finalizada.

• La evaluacion debe ser un proceso a corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficion de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la participacion en diferentes tiempos

• Un aspecto importante en la evaluacion sera el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten lo mas redituables

• Las personas mas indicadas para evaluar la participacion en una exposicion o feria son.

• El director del modulo que conoce los problemas, avances y resultados

• El encargado de mercadotecnia de la empresa que conoce los resultados por clientes y productos

• Estado de animo y el ambiente en general de los expositores, clientes, visitantes e integrantes del comité org. Durante la exposición

• Resultados obtenidos en cuanto a la generacion de oportunidades de negocio en relacion a los gastos relacionados para participar en esta expisicion.

• Que tipo de asistentes participaron• Si tiene la impresión de éxito o de fracaso

• Calidad en la atencion en modulos y org.• Calidad y funcionalidad del montaje de los

salones y de los modulos• Logros alcanzados en relacion a los objetivos

inicialmente planteados.

Desde el punto de vista del area de ventas

• Cantidad y calidad de los contactos logrados• Clientes potenciales• Ventas concretadas• Ventas inmediatas• Ventas y mercado a largo plazo

• Muchas veces los resultados de una exposicion o feria comercial no son faciles de cuantificar y no por eso se deja de tener éxito

• Hay una forma mejor de determinar cuales son los beneficios obtenidos durante una exposicin y el la utilidad obtenida.