evaluaciÓn de las cuentas por cobrar nÓmina del …
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACÍN
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR NÓMINA DEL
MAYOR FINANCIERO DEL SISTEMA SAP DE PDVSA
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA
PRESENTADO POR: Br. ALARCÓN, ADRIANA Br. CHÁVEZ, ANNELIS
ASESORADO POR:
TUTOR ACADÉMICO: Econ: WILLIAM, CASTILLO TUTOR METODOLÓGICO: Lic: YANDIRA NEGRETTI
MARACAIBO, ENERO DEL 2002
iii
DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen por brindarme el apoyo espiritual que necesite para
poder culminar este trabajo y mi carrera con éxito.
A mis padres y a mi hermano por ser las personas que siempre me brindaron
ayuda, comprensión y paciencia en los mejores y peores momentos del
desarrollo de este proyecto de grado y de mi carrera Universitaria.
A toda mi familia, que a pesar de encontrarnos separados por la distancia
siempre me ofrecieron apoyo durante el desarrollo de mi carrera y de mi
proyecto de grado.
A mi compañera de Tesis y amiga Annelis por tener paciencia y compresión
en los momentos más difíciles de mi carrera y de mi vida.
A toda la Familia Chávez por su gran apoyo y paciencia en los momentos
más agradables y difíciles de mi carrera.
A todas aquellas personas que colaboraron y me apoyaron durante mi
carrera profesional y en la culminación exitosa de este proyecto.
Adriana Alarcón
iv
DEDICATORIA
A Dios por impulsarme y guiarme por el camino correcto y por ayudarme a
lograr mis objetivos y metas.
A mi Mami y hermano que siempre guían mis pasos en todo momento,
gracias porque día a día me levantan con un suspiro y un amanecer nuevo,
siempre los tengo presentes en mi mente, corazón, sentimientos, despertares
y sueños, todo este esfuerzo es para ti Mami y para ti Leandro como se los
prometí. Los Quiero Mucho.
A mi Papi, por todos sus consejos, orientaciones y apoyo incondicional que
siempre me brindas.
A mi Hermana que sin ella no sería posible este éxito de mi vida.
A mis Hermanos por estar conmigo siempre apoyándome y guiándome por el
camino del bien.
A mi amiga, compañera, hermana Adriana, que juntas construimos este
proyecto y alcanzamos muchas metas juntas, gracias por tu apoyo en los
momentos más duros y bonitos de mi vida, felicitaciones por nuestro trabajo
y que tengas mucho éxito.
A mis sobrinos, cuñadas y amigos por haberme dado siempre palabras de
aliento, consejos, fe y fortaleza para lograr mis metas.
A Ayeza por todos los consejos y comprensión en todo momentos.
Annelis Chávez
v
AGRADECIMIENTO
Ante todo a Dios y a la Virgen Milagrosa por concederme paciencia y fuerza
para terminar con éxito todo lo planificado durante el desarrollo de mi carrera
profesional.
A mis padres y a mi hermano Alex, por darme apoyo y cariño durante esta
difícil fase de mi vida.
A mi familia por ser uno de los principales pilares de apoyo en mi vida.
A Annelis y a toda su familia por apoyarnos y ayudarnos con el desarrollo de
nuestro proyecto y el cumplimiento de nuestras metas.
A todo el personal de PDVSA que colaboro amablemente en el desarrollo
de nuestro proyecto de grado.
Al Profesor William Castillo por ser compresivo y paciente, además por
ofrecernos su ayuda cuando más la necesitamos.
A la Profesora Yandira Negretti por ofrecernos todo su apoyo y ayuda
durante el desarrollo de este trabajo.
A todos aquellos que directa e indirectamente intervinieron en este trabajo
de grado. Muchas Gracias………..
Adriana Alarcón
vi
AGRADECIMIENTO A Dios por impulsarme a lograr mis objetivos y metas por guiarme en todo
momento. Te Quiero Mucho.
A mis Hermanos por estar conmigo siempre apoyándome y guiándome por el
camino del bien.
A mi Hermana Male por acompañarme en las buenas y malas, gracias por
ser tan especial. Te Quiero Mucho.
A mi amiga y compañera Adriana por estar en los momentos más duros y
más bonitos de mi vida, que sin ella no hubiese sido posible la culminación
de mi carrera. Gracias por tus consejos y apoyo.
A mis sobrinos, cuñadas y amigos por darme palabras de aliento cuando
más las necesite.
Al Profesor William Castillo por ser tan lindo y apoyarnos y brindarnos su
ayuda en el desarrollo de nuestra tesis.
A la Profesora Yandira Negretti por ser comprensiva, ofrecernos su ayuda y
ser muy comunicativa en todo momento.
A todas las personas de PDVSA que siempre nos brindaron su ayuda y
apoyo para terminar con éxito nuestro trabajo de grado.
Annelis Chávez
vii
ALARCÓN, Adriana, CHÁVEZ, Annelis. EVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR NOMINA DEL MAYOR FINANCIERO DEL SISTEMA SAP DE PDVSA. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, Facultad de Ciencias Administrativas, Escuela de Contaduría Pública. Trabajo Especial de Grado. Para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. Maracaibo 2002.
RESUMEN La presente investigación tuvo como propósito evaluar las cuentas por cobrar nómina del mayor financiero del sistema SAP de PDVSA. El mayor financiero es el encargado de actuar como fuente básica de datos para los informes financieros y las otras áreas de contabilidad de la empresa, de igual forma el mismo comparte información con otros sistemas tales como el auxiliar de cuentas por cobrar nómina y el sistema integral nómina de pago. La metodología utilizada fue de tipo descriptiva, aplicada y de campo, calificándose el diseño de la investigación como no experimental, transeccional descriptivo. La población estuvo conformada por cuatro (4) sujetos pertenecientes al ámbito de operación de la Unidad de Nómina y de Análisis de Cuentas. Se utilizó como instrumentos de recolección de datos la observación directa y una entrevista estructurada compuesta por 51 ítems, cuya validez fue aprobada por siete (7) expertos en el área. Con ésta evaluación se logro determinar la presencia de información inconsistente tanto en el mayor financiero del sistema SAP como en él auxiliar de cuentas por cobrar nómina, debido a que éste último entro en funcionamiento dos años después del sistema SAP y el Sistema Integral Nómina de Pago (SINP), además de que la información que fue cargada en él no se encontraba depurada, generando así retraso a los usuarios al momento de la realización del proceso de análisis de cuentas. En consecuencia se recomendó la realización de análisis previos por parte de los analistas de sistemas, en conjunto con los usuarios, para determinar las necesidades y objetivos que debe cumplir todo sistema antes de realizar cambios en los mismos o al momento de la implantación de uno nuevo. Palabras Claves: Sistema SAP, Información, Cuentas por Cobrar Nómina y Sistema Integral Nómina de Pago.
viii
ÍNDICE GENERAL
Páginas
VEREDICTO ………………………………………………………… ii
DEDICATORIA……………………………………………………… iii
AGRADECIMIENTO……………………………………………….. v
RESUMEN……….………………………………………………… vii
ÍNDICE GENERAL………………………………………………… viii
ÍNDICE DE FIGURAS……………………………………………. xii
ÍNDICE DE CUADROS…………………………………………… xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS………………………………………….. xiv
ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………… xv
INTRODUCCIÓN………………………………………………….. 1
CAPITULO I. EL PROBLEMA…………………………………… 5
A. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………. 6
1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA…………………………. 10
B. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN……………………… 10
1. OBJETIVO GENERAL……………………………………….. 10
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS………………………………... 11
C. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN……………….. 11
D. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN………………… 13
CAPITULO II MARCO TEÓRICO……………………………... 14
A. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN……………… 12
ix
B. BASES TEÓRICAS………………………………………….. 22
1. CUENTAS POR COBRAR………………………………….. 22
1.1. DEFINICIÓN…………………………………………….. 22
1.2. VALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR…. 25
1.3. PRESENTACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 26
2. LIBRO MAYOR………………………………………………… 30
3. NÓMINA……………………………………………………….. 32
4. SISTEMAS……………………………………………………. 34
4.1. DEFINICIÓN DE SISTEMA……………………………. 34
4.2. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS…………………. 35
5. SISTEMA AUXILIAR CUENTAS POR COBRAR NÓMINA 36
5.1. DEFINICIÓN DEL SISTEMA AUXILIAR DE CUENTAS
POR COBRAR NÓMINA…………………………………….. 36
5.2. ALCANCE DEL SISTEMA AUXILIAR DE CUENTAS
POR COBRAR NÓMINA……………………………………. 37
5.3. PROCESO DE CARGA DEL AUXILIAR CONTABLE 38
5.4. FUNCIONES DEL SISTEMA AUXILIAR DE CUENTAS
POR COBRAR NÓMINA……………………………………. 39
6. SISTEMA INTEGRAL DE NÓMINA DE PAGO(SINP)…… 47
6.1. ORIGEN DEL SINP…………………………………….. 47
6.2. DEFINICIÓN DEL SINP………………………………… 52
6.3. OBJETIVOS DEL SINP………………………………… 53
6.4 .ALCANCE DEL SINP…………………………………... 54
x
6.5. CARACTERÍSTICAS DEL SINP………………………. 54
7. SISTEMA SAP………………………………………………... 55
7.1. ORIGEN DEL SAP……………………………………… 55
7.2. DEFINICIÓN DE SAP…………………………………... 56
7.3. CARACTERÍSTICAS DEL SAP……………………….. 59
7.4. ESTRUCTURA DEL SAP………………………………. 61
7.5. VENTAJAS DEL SISTEMA SAP………………………. 72
7.6. BENEFICIOS DEL SAP PARA PDVSA………………. 74
7.7. ALCANCE E IMPLANTACIÓN DEL SAP EN PDVSA 74
C. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS…………………… 76
D. SISTEMAS DE VARIABLES………………………………… 81
1. DEFINICIÓN CONCEPTUAL……………………………….. 81
2. DEFINICIÓN OPERACIONAL………………………………. 82
CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO……………………. 85
A. TIPO DE INVESTIGACIÓN………………………………….. 86
B. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN………………………….. 87
C. POBLACIÓN…………………………………………………... 88
D. INSTRUMENTO Y TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE
DATOS…………………………………………………………….. 89
E. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO……………………………… 90
F. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN…………………… 91
xi
CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN……. 93
A. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS…………………………. 94
B. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS……………… 132
CONCLUSIONES…………………………………………………. 150
RECOMENDACIONES…………………………………………… 153
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………….. 156
ANEXOS…………………………………………………………… 161
1. ARQUITECTURA ÚNICA DE SISTEMAS………….. 162
2. MANTENIMIENTO DE DATOS MAESTROS………. 163
3. INGRESO DE REGISTROS CONTABLES………… 164
4. ANÁLISIS DE CUENTAS…………………………….. 165
5. CIERRES……………………………………………… 166
6. INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS. 167
7. VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO………………. 173
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
FIGURA Páginas
1 Proceso de Carga del Auxiliar Contable……………………….39
2 Sistema Auxiliar Contable (z-fan)………………………………42
3 Sistema Auxiliar Contable (z-fan)………………………………43
4 Sistema Auxiliar Contable (z-fan)………………………………44
5 Sistema Auxiliar Contable (z-fan)………………………………45
6 Sistema Auxiliar Contable (z-fan)………………………………46
xiii
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO Páginas
1 Mapa de Variables…… ……………………………………. 83
2 Características de la Población…………………………… 89
xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO Páginas
1 Comportamiento del concepto de plan de vivienda para
el período de Enero – Diciembre 2000…………………….. 96
2 Participación de los saldos deudores y acreedores del
concepto de plan de vivienda Enero-Diciembre 2000……. 98
3 Saldos al 31/10/2001 por nómina para el concepto de
plan de vivienda……………………………………………… 100
4 Saldos al 31/10/2001 por nómina para el concepto de
plan de vivienda……………………………………………… 100
xv
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA Páginas
1 Reporte del Mayor Financiero…………………………. 96
2 Reporte del Auxiliar Cuentas por Cobrar Nómina…... 99
3 Adecuación de las cuentas……………………………. 102
4 Frecuencia en las actualizaciones…………………….103
5 Utilización de las cuentas………………………………104
6 Validación de datos……………………………………. 104
7 Existencia de autorización……………………………. 105
8 Realización de observaciones……………………….. 106
9 Modificación del documento…………………………. 106
10 Registros contables…………………………………… 107
11 Modificación de los registros………………………… 107
12 Proceso de análisis de partidas…………………….. 108
13 Frecuencia en el análisis de partidas……………… 108
14 Seguimiento de las partidas contables……………. 109
15 Creación de informenes contables………………… 110
16 Modificación de informenes contables……………. 110
17 Realización de control y seguimiento……………... 111
18 Conciliación de cuentas……………………………. 112
19 Realización de observaciones……………………. 112
xvi
20 Puntualidad en el cierre mensual………………… 113
21 Puntualidad en el cierre anual…………………… 113
22 Verificación de contabilizaciones……………….. 114
23 Verificación y revisión de la información………. 115
24 Traspaso de saldos………………………………. 115
25 Información proveniente de otros sistemas……. 116
26 Modificación de la información que recibe el
auxiliar contable de otros sistemas…………….. 117
27 Observación de inconsistencias en los estados
de cuenta integrados……………………………… 118
28 Manejo y control de las obligaciones……………. 118
29 Visualización del total de las obligaciones por
concepto……………………………………………. 119
30 Visualización del detalle de las obligaciones
asociadas a cada trabajador…………………….. 120
31 Detalle de las amortizaciones asociadas a las
obligaciones del trabajador………………………. 120
32 Observación de inconsistencias en los estados
de cuenta empleado……………………………… 121
33 Información de las obligaciones contraídas en
el estado de cuenta empleado………………….. 121
34 Detalle de las amortizaciones en el estado de
cuenta empleado…………………………………. 122
xvii
35 Registro del monto del préstamo en el mayor
financiero……………………………………………. 122
36 Visualización del monto del préstamo…………… 123
37 Registro del préstamo en el mayor financiero al
momento de ser otorgado………………………… 123
38 Registro de las amortizaciones en el mayor
financiero…………………………………………… 124
39 Saldo actual del préstamo en el mayor financiero. 125
40 Carga en el auxiliar contable en forma oportuna... 125
41 Visualización del concepto de los préstamos en
el auxiliar contable………………………………….. 126
42 Registro de todas las amortizaciones en el
auxiliar contable……………………………………. 127
43 Saldo actual del préstamo en el auxiliar contable.127
44 Realización de ajustes en el auxiliar contable……128
45 Registro del préstamo en SINP…………………….129
46 Registro de las amortizaciones en SINP………….130
47 Modificaciones a los registros contables en SINP.130
48 Verificación y revisión de los préstamos………….131
INTRODUCCIÓN
1
INTRODUCCIÓN
Las empresas modernas actualmente requieren de herramientas y
recursos que coadyuden a la mejor combinación de esfuerzos y elementos
organizacionales para lograr que los procesos administrativos-contables
alcancen su óptima productividad, para ello deben poseer una visión con
miras a las innovaciones tecnológicas.
El concepto de tecnología de la información se fundamenta en la idea
de ofrecer la información correcta a las personas adecuadas en el momento
preciso, ya que constituye un factor clave para el éxito de la empresa y para
estar al día con las mejores prácticas gerenciales en el manejo de la
información que abarcan las empresas no sólo en aspectos internos sino
también, en asuntos externos que puedan determinar el ritmo y dirección de
sus actividades.
En la actualidad, las empresas necesitan saber que sus decisiones
financieras están basadas en datos actuales disponibles y no en datos de
hace meses o incluso de semanas anteriores. Por ello necesitan saber con
seguridad que los datos de hoy representan cada segmento de las
actividades de la organización, esto es esencial, puesto que la forma más
INTRODUCCIÓN
2
eficaz para llevar a la empresa hacia donde quiere que esté en un mañana
es conocer exactamente donde está hoy.
En tal sentido el contador, debe manejar diversidad de criterios
gerenciales y enfoques sistemáticos para procurar formular normas cónsonas
con la realidad operativa de su área laboral, así como procedimientos a
través de los cuáles se eviten desperdicios innecesarios de tiempo, dinero,
personal y el entorpecimiento en el logro de los objetivos de la organización.
Cada día la industria petrolera se ve en la necesidad de buscar
mejores herramientas que le ayuden a obtener la información financiera con
rapidez, precisión y eficiencia, con el fin de tener las bases suficientes para la
toma de decisión. Por está razón en los últimos años PDVSA ha venido
implantando el Sistema SAP para llevar a cabo la ejecución de la mayoría de
los procesos empresariales, simplificar las tareas del negocio y lograr el
mejor manejo de la información de forma rápida y eficiente.
Por tal motivo, se plantea en la presente investigación la necesidad de
Evaluar las Cuentas por Cobrar Nómina del Mayor Financiero del Sistema
SAP, por ser el mayor financiero el principal encargado de actuar como
fuente básica de datos para los informenes financieros y las otras áreas de
contabilidad de la empresa, de igual forma el mismo comparte información
con otros sistemas como el Sistema Auxiliar de Cuentas por Cobrar Nómina
INTRODUCCIÓN
3
y el Sistema Integral Nómina de Pago (SINP). Por ello, la presente
investigación tiene como objetivo conocer los posibles problemas existentes
en la información contable de las cuentas por cobrar nómina del mayor
financiero del sistema SAP, debido a que el Jefe de la Unidad de Análisis de
Cuentas de la empresa PDVSA, ha detectado debilidades, tanto en el mayor
financiero como en el auxiliar de cuentas por cobrar nómina, ya que el mayor
financiero recibe la información de manera global del sistema SINP, y no
existe una información detallada en los saldos del mayor financiero.
Tomando en consideración lo planteado anteriormente, la
investigación se estructuró en los siguientes cuatro capítulos:
CAPÍTULO I: EL PROBLEMA. En donde se plantea la situación
problemática, la formulación del problema. el objetivo general y objetivos
específicos que se persiguen en el presente trabajo, la justificación e
importancia y delimitación de la investigación.
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO. Se presentan los antecedentes de
la investigación, las bases teóricas sobre las cuáles se va a trabajar,
definición de términos básicos y el sistema de variables.
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO. Hace referencia al tipo de
investigación, diseño, población, técnicas de recolección de datos y la validez
del instrumento de recolección de datos y tratamiento de la información.
INTRODUCCIÓN
4
CAPÍTULO IV: RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN. Se plasma
el análisis e interpretación de los resultados, obtenidos concernientes a la
evaluación de las cuentas por cobrar nomina del mayor financiero del
sistema SAP de PDVSA.
Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones.