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141El profesional de la información, vol. 11, nº 2, marzo-abril 2002
Evaluación de la calidad enla automatización de bibliotecas
Por Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez
Introducción
LA PREOCUPACIÓN PORLA CALIDAD en los procesos deautomatización de bibliotecas esun tema de creciente interés paralos profesionales de la informa-ción. En este texto analizaremosla evaluación de la calidad en laautomatización de bibliotecas en
cuanto a tareas de catalogaciónde fondos bibliográficos, desde elpunto de vista de una empresaespecializada que, como AbanaSistemas de Información, cuentacon una amplia experiencia eneste tipo de servicios.
Hace unos años primaban losvolcados de información a las ba-
ses de datos sin ningún criterio,con el único objetivo de alimentarcuantitativamente el catálogo de labiblioteca. Actualmente, inmersosen los principios de la sociedad delconocimiento, se piensa que el ma-yor valor reside en la calidad de losdatos registrados en la base de da-tos bibliográfica, que permita ofre-cer un mejor servicio al usuario co-
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mo fin primordial de cualquier sis-tema de información.
La automatización, por su con-sumo de esfuerzos y la falta de per-sonal en las bibliotecas, suele dele-garse sobre compañías externas alpropio centro que forman equiposespecializados para la puesta enmarcha de proyectos. Es aquí don-de juegan un papel importante losresponsables bibliotecarios encuanto a la elección y control dedichas empresas.
Causas de baja calidaden las bases de datos
Son productos vivos que exi-gen un esfuerzo continuo para po-der mantener su plena actualiza-ción y depuración de errores, cau-sados en su mayoría por:
—Las nuevas tecnologías quepermiten el volcado de grandescantidades de información con unescaso proceso de elaboración,conformando bases de datos biblio-gráficas que pretenden poner en en-tredicho la necesidad y la validezde los sistemas tradicionales de in-formación, basados en un costosoproceso de análisis documental.
—Los cambios en el softwaredocumental que derivan en trasva-ses de información, con las consi-guientes pérdidas de datos y erró-nea distribución de información enlos campos marc.
—La inexistencia de un ma-nual de procedimiento común deintroducción de datos en los cen-tros de información que permita re-coger toda la casuística surgida pa-ra obtener la uniformidad en elproceso.
—Los numerosos cambios enlos métodos de trabajo, que dificul-tan la homogeneización en los re-gistros.
—La inexperiencia de algunoscentros así como la escasa prepara-ción de su personal en procesos deautomatización de fondos biblio-gráficos.
Indicadores de calidad
Es preciso aplicar los princi-pios de la gestión de calidad en laadministración de bibliotecas, tan-to en el diseño y puesta en marchade nuevos productos documenta-les, como en la readaptación de losya existentes a las mejoras queofrecen las nuevas tecnologías. Yen ambos casos se hace necesarioque previamente tengamos clarocuáles son los criterios de calidadque deben perseguirse.
«Hace unos años pri-maban los volcadosde información a lasbases de datos sinningún criterio, conel único objetivo dealimentar cuantitati-vamente el catálogo
de la biblioteca»
La evaluación de los productosdocumentales incluye también ladel análisis documental que los hacreado. No debe ser una tarea quese ejecute al final de la producción,sino que debe integrarse en ella.Ha de servir para prever y evitarlos errores, incluso mediante la re-alización de mejoras en los siste-mas de trabajo: racionalización deprocesos y servicios concretos delcentro, disminución de costes o
adaptación a cambios sociales otecnológicos.
Una fase fundamental es la se-lección de indicadores que seanpertinentes y significativos, espe-cialmente en aquellos aspectos quesean evaluables y al mismo tiempocon alta incidencia sobre la calidadde las bases de datos. Se podríanesquematizar en los siguientes:
1. Registros bibliográficos.
a. Evitar la duplicación de re-gistros en la base de datos.
b. Verificar indicadores de co-dificación de la información.
c. Completar y elegir correcta-mente los campos marc.
d. Asignar correctamente lostérminos de acceso:
—autores y entidades,
—títulos,
—series,
—materias que merecen unanálisis exhaustivo, utilizando unabuena clasificación jerárquica quesea conocida y fácil de consultarpara conceptos genéricos. Cuandose trata de temas específicos, esmuy importante la existencia desuficientes y diferentes puntos deacceso. Una indización inteligentedebe reflejar tanto la información
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explícita contenida en el título deun documento como la implícita;que siempre ha de aportar máspuntos de acceso que una indiza-ción automática simplemente me-cánica,
—control de clasificación, y
—homogeneización entre cla-sificación y materia.
e. Correcciones ortográficas ygramaticales.
f. Cumplimiento de las reglasde catalogación del Ministerio deCultura y del formato ibermarc,dependiendo del material a tratar.
g. Coherencia en el análisis do-cumental para el tratamiento quereciben distintos documentos. Uni-formidad de criterios: con la bi-blioteca y entre el equipo de traba-jo de la empresa de servicios.
h. Errores de omisión, que sonlos más difíciles de comprobar, pe-ro pueden ser los más graves.
2. Registros de autoridad.
El objetivo de buscar la máxi-ma calidad en este punto es norma-lizar la forma de redacción de de-terminados puntos de acceso, pueses un proceso que aporta informa-ción sobre el término y las relacio-nes existentes. La calidad abarcados niveles, uno inicial básico en elque estaría:
—Evitar la duplicación.
—Verificar indicadores de co-dificación de la información.
—Completar y elegir correcta-mente los campos marc.
—Correcciones ortográficas ygramaticales.
—Cumplir las reglas de catalo-gación, las de encabezamiento deautoridades Gare (Guidelines forauthority and reference entries) yel formato marc.
—Asignación correcta de rela-ciones.
Un segundo nivel, cuyo objeti-vo sería completar con otras fuen-tes de información el registro deautoridad:
—Buscando en recursos ade-cuados.
—Incluyendo información so-bre la propia autoridad en el re-gistro.
3. Control de fondos.
El objetivo que se pretendeconseguir es registrar la informa-ción de cada ejemplar físicoexistente en la biblioteca. Para ob-tener una calidad total en esta ta-rea, que beneficiaría a los procesosde gestión del fondo documental,sería necesario:
—Evitar la duplicación de sig-naturas topográficas.
—Completar y elegir correcta-mente los campos marc.
—Uniformizar criterios.
—Asociar correctamente el re-gistro bibliográfico.
—Identificación que permita lalocalización correcta de los fondos.
—Control físico del fondo: te-juelos, bandas magnéticas, códi-gos de barras, ordenación, etique-tas identificativas del registro bi-bliográfico y del fondo al que per-tenecen.
La corrección de erratas puedeconvertirse en una auténtica obse-sión en el trabajo diario del docu-mentalista, pero no garantiza por sísola una auténtica calidad de unproducto bibliográfico. Es tan sólouno de los aspectos a tener encuenta, importante, pero en ningúncaso exclusivo.
No todos los errores tienen lamisma trascendencia y tenemosque centrarnos en aquellos que novan a permitir recuperar el docu-mento: signatura correcta, encabe-zamiento y materia. Principalmen-te pensando en el usuario final que
es quien intentará encontrar esa in-formación.
Todos estos datos reflejan lafiabilidad que podemos otorgar alcentro productor, si cuenta con per-sonal especializado y con expe-riencia, si realiza o no correccionessistemáticas y si invierte en unamejora continua del servicio.
Métodos de análisisde calidad
Se debe establecer un sistemade gestión de calidad a través delestudio de satisfacción de los usua-rios finales así como la aplicación,en su caso, de medidas correctivasy preventivas. El análisis de los da-tos proporciona información sobreel nivel de satisfacción del cliente-usuario, la conformidad con los re-quisitos del servicio prestado y lascaracterísticas y evolución de losprocesos.
«La corrección deerratas puede conver-tirse en una obsesiónen el trabajo del do-
cumentalista, pero nogarantiza una auténti-ca calidad de un pro-ducto bibliográfico»
Los criterios e indicadores decalidad sólo resultarán de utilidadsi pueden ser cuantificables a tra-vés de métodos de fácil ejecución.En su mayoría se basan en recuen-tos estadísticos, según consultassobre los catálogos. Dependiendode la capacidad de recuperacióndel sistema informático así podre-mos controlar su calidad. Se pue-den realizar búsquedas de todo tipoy entre ellas las más utilizadas son:
—Que contrasten campos dife-rentes.
—Que pongan en relación ma-terias y clasificación.
—Sobre un catalogador enconcreto.
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—Cronológicas basándose enmuestreos.
—Localizando erratas tipográ-ficas.
—Comparación de los resulta-dos de una búsqueda con la res-puesta obtenida por otros sistemas.
—Prueba de consistencia entrecatalogadores.
Requisitos de unproyecto de
automatización llevado acabo por una empresaexterna de servicios
documentalesEn general, cualquier plan de
automatización debe acometersecon una serie de condiciones parael aseguramiento de un nivel ópti-mo de calidad como:
—Evaluación del trabajo a rea-lizar (necesidades, prioridades aacometer, plazos, presupuesto, lu-gar de trabajo, recursos disponi-bles, personal requerido).
—Asesoría técnica en el proce-so de automatización. La empresade servicios no debe limitarse a cu-brir las necesidades que el clienteexpone. Basándose en su experien-cia y especialización debe detectarnecesidades, proponer soluciones einnovar servicios.
—Elaboración de un manualde procedimiento que sea referentecomún, ahorre esfuerzos y unifiquecriterios.
—Comunicación con los res-ponsables técnicos de la biblioteca,que les mantengan informados dela marcha del proyecto.
—Gestión integral de todo elproceso. Dado que una de las razo-nes de contratación de una empre-sa externa de servicios para el de-sarrollo de la automatización es lafalta de tiempo y de personal de loscentros, se hace necesario el fun-cionamiento autónomo y responsa-ble del equipo que lo lleve a cabo.
—Controles de calidad. La em-presa externa de servicios debe im-plantar en sus métodos y filosofíade trabajo la gestión de la calidad.Será recomendable exigir su certi-ficación en la normativa de calidadcorrespondiente.
—Adaptación de la compañíaexterna y de su personal asignadoen cuanto a material bibliográfico atratar, sistemas informáticos y degestión documental, recursos dis-ponibles, instalaciones y otros as-pectos que incidan en el desarrollodel proyecto.
Concepto de calidad y suimportancia
Tanto si decidimos automatizarnuestra biblioteca con recursospropios, como si contratamos unaempresa especializada externa, elobjetivo de calidad debe ser priori-tario. Ésta se consigue conociendonuestras necesidades y perfeccio-nando continuamente los serviciosque ofrecemos a los usuarios me-diante el compromiso responsablede todos los profesionales implica-dos en el desarrollo de los proce-sos, y a todos los niveles, empe-zando por la dirección del centro.
La formación continua de laspersonas encargadas de la automa-tización, y en consecuencia su ni-vel de capacitación real, está direc-tamente relacionada con el éxitodel propio proyecto. Se debe esta-blecer un procedimiento documen-tado para la identificación de las
necesidades de formación del per-sonal para llevarlo a su consecu-ción a través de un plan de forma-ción. Conviene también asegurarsede que los profesionales recibaninstrucciones acerca de la impor-tancia de la calidad en los serviciosque presta la biblioteca, y que co-nocen el sistema de calidad que seaplica. Un equipo de profesionalescon buena formación y comprome-tido con el resultado final es la me-jor garantía de calidad.
ConclusionesLa calidad en las bases de da-
tos implica la calidad total de todoslos procesos implicados y en ellodebemos centrar todos nuestros es-fuerzos para conseguir mejoresservicios día a día. La calidad deun sistema es el resultado del tra-bajo responsable y metódico, y nohay que perder de vista que tam-bién en el proceso de automatiza-ción de una biblioteca las personasson lo más importante del sistema.
«La formación conti-nua de las personasencargadas de la au-tomatización está di-rectamente relaciona-
da con el éxito delpropio proyecto»
La atención e identificaciónpermanente de las necesidades denuestro personal en un entornocambiante, así como la búsquedaclara de su compromiso con los ob-jetivos de calidad que se persiguecon la automatización, son aspec-tos tan esenciales como la planifi-cación de objetivos y el seguimien-to de sus resultados.
Si optamos por delegar esteproceso total o parcialmente en unaempresa especializada externa lasventajas son evidentes: optimiza-ción de recursos propios, mejorade la organización y gestión de losfondos, enriquecimiento de las ba-ses de datos bibliográficas, docu-
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mentación de los procesos, reduc-ción de la burocracia interna, in-corporación de nuevas tecnologíasen los procesos de gestión y de téc-nicas de gestión del conocimiento,puntualidad en las entregas, au-mento de la productividad y reduc-ción de costes en todo el proceso.Claro, todo eso siempre que la em-presa externa implante en sus mé-
todos y filosofía de trabajo la ges-tión de la calidad.
En definitiva, todos los esfuer-zos de mejora en los catálogos re-dundan en una mayor calidad en elacceso a la información y en unmejor servicio al usuario final, quees el objetivo primordial de cual-quier biblioteca y empresa de ser-
vicios externos dedicada al sectorde la documentación.
Eva María Cerezo López; BeatrizAlonso Cervero; Ana María GómezPérez.Abana Sistemas de Información. San-ta Saturnina, 8, bajo B,28019 Madrid.
Tel.: +915 602 088; fax: 914 695 996