automatización de la gestión de calidad

Gestión de la Calidad con AuraPortal

www.auraportal.com

Gestión de Calidad Con AuraPortal

Daniel Cruz

más info en México:treesolutions.mx


La Excelencia Empresarial solo es posible si el concepto de la Calidad impregna todas las acciones que se realizan en una organización. Con AuraPortal la Excelencia Empresarial puede alcanzarse mediante:

1. Una Herramienta

2. Una Metodología

Este sistema de trabajo es aplicable también al resto de normativas, internas y externas, que se aplican en la entidad (Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Información, etc.), con las que quedará

totalmente integrada.


La Gestión por Procesos (BPM) es la piedra angular tanto de las normas ISO como del Modelo EFQM de Excelencia. Asegura:

o El estricto cumplimiento de las Normas

o Reduce los costes de gestión

o Reducción drástica del riesgo, trabajo (coste) y tiempos de respuesta.

o Cumplimiento integrado de la calidad (los externos participan en los procesos de la empresa)


Elementos estructurales de AuraPortal

AuraPortal es el único BPMS que cuenta ya con los elementos de gestión básicos que conforman la columna vertebral de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos y Áreas de la entidad. Pero, además, permite la creación ágil (y sin programación) por la propia entidad de otras gestiones según sus necesidades. Por ejemplo para No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, Auditorías, etc.

De esta forma se obtiene una información de la Calidad sin precedentes. Así, por ejemplo, desde el Área de Calidad

podrá accederse a todas las acciones (Tareas) sobre la calidad que se han realizado en la empresa, así como la gestión de las No Conformidades, Acciones Preventivas y Correctivas, etc. De la misma manera, las fichas de Clientes o Proveedores, los Proyectos, etc., guardarán la información de todas las acciones de calidad en las que se hayan visto envueltos.

Toda esta información proviene simplemente de la actividad diaria reflejada en las tareas de los Procesos.


Inclusión en los Procesos Operativos de la entidad

Se trata de incluir la normativa en los procesos generales de la gestión de la empresa. El Área de Calidad intervendrá en el diseño de los diferentes Procesos de trabajo de la entidad para asegurarse de que se tengan en cuenta las Normativas (incluyendo las tareas a realizar para su cumplimiento), y que contarán con sus correspondientes Reglas de Negocio, tanto Textuales (instrucciones en las tareas que realizan las personas) como Automáticas (que ejecuta el sistema sin la intervención de personas). Con la automatización, las instrucciones técnicas y administrativas y las especificaciones de Calidad no dependerán de la memoria del que tiene que aplicarlas, ni estarán solo en un papel para su consulta, sino que formarán parte de los

Procesos que ejecutarán cada una de las tareas en la entidad. Las actividades de la empresa quedan pues “ligadas” y los requerimientos de la norma se cumplen por necesidad.

La Gestión de la Calidad por Procesos


No se trata solo de diseñar los procesos teniendo en cuenta las Normativas sino que, además, se incluyan los Controles

de aseguramiento de la calidad y las Acciones (muchas de ellas automáticas) que deben realizarse en los pocos casos de incumplimiento que puedan darse. En la práctica, la necesidad de modificación de la Documentación, los Registros, las No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas, etc., surgen de la actividad diaria de la empresa (los procesos de negocio) y, con AuraPortal, en ese mismo momento se solucionan. Por ejemplo, si Calidad considera que ante una Reclamación de un determinado tipo debe generarse una No Conformidad, en el diseño del proceso “Atención al Cliente” se configurará que, al darse este caso, se genere automáticamente el registro de la No Conformidad, que es incluida, también de forma automática, en la Gestión de No Conformidades del Área de Calidad, además de otras acciones que se haya considerado que deben realizarse en este caso (Notificación al Cliente, Acción Correctiva, Preventiva, etc.). De esta manera se asegura el estricto cumplimiento de la norma y, al mismo tiempo, se reduce drásticamente el riesgo, trabajo (coste) y tiempos de respuesta.

El cumplimiento de la calidad no supone un trabajo adicional al que se realiza en la función diaria en la empresa




Toda la gestión del Sistema de Gestión de Calidad se optimiza mediante las funcionalidades de AuraPortal. 1. Mediante procesos específicos se ejecutan las acciones propias de la gestión y control de la Calidad:

o Ciclo documental para crear, revisar, aprobar y notificar documentos.

o Gestión de No Conformidades con aprobación y seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas.

o Auditorías internas, gestión de las reuniones, cursos y charlas de formación, etc.

2. Al ejecutarse, estos Procesos van nutriendo de información y generando los Registros, KPI (Key Performance Indicators), Mediciones y Verificaciones de forma automática. De esta forma:

o Desde el Área de Calidad de AuraPortal se accede a todas las acciones (Tareas) sobre la Calidad realizadas en la empresa,

así como la gestión de las No Conformidades, Acciones Preventivas y Correctivas, etc.

o Las Familias de Empleados, Clientes o Proveedores, los Proyectos, etc., guardarán la información de todas las

acciones

de calidad en las que se hayan visto envueltos.

El cumplimiento de la calidad no supone un trabajo adicional al que se realiza en la función diaria en la empresa


Control y Análisis

Al trabajar con AuraPortal en el día a día: o Cada proceso que se ejecuta registra toda la información ocurrida a lo

largo de su flujo, tanto la que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamente por el sistema o por la integración con las aplicaciones externas, sensores y otros dispositivos, etc.

o Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators) registran determinados

valores con el fin de analizar el rendimiento de los procesos para la toma de decisiones.

De esta forma, toda esta información queda automáticamente registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la suite: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), Reportes, etc., automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización, sin esperar a auditorias posteriores.


Observación, control, análisis de los resultados de la ejecución BI (Business Intelligence) + Cuadro de Mandos + BAM (Business Activity Monitoring) + KPI´s (Key Performance Indicators)


Observación, control, análisis de los resultados de la ejecución Información obtenida a través de los procesos


Diagrama de Procesos específicos de Calidad

Ejemplo de diagrama de proceso de No Conformidades para

ser ejecutado de la forma tradicional, esto es,

independientemente de los procesos productivos y

administrativos de la entidad.


Diagrama de Procesos específicos de Calidad

Ejemplo de diagrama de proceso de Creación, Modificación y

Eliminación de Documentos de Calidad para ser ejecutado

de la forma tradicional, esto es, independientemente de los

procesos productivos y administrativos de la entidad.


Ejemplo de Calidad de Envasado

Muestra un proceso auxiliar dentro del proceso de envasado de Productos Alimenticios. El proceso se inicia periódicamente, de forma automática, para comprobar que un lote fabricado cumple las especificaciones.


La Monitorización de AuraPortal permite: 1. Por un lado, conocer lo que realmente está pasando en cada

momento y en cualquier Proceso vivo durante la actividad empresarial con información sobre métricas de tiempos y costes y con la opción de intervenir para corregir desviaciones, etc.

2. Y por otro, la posibilidad de analizar con el máximo detalle lo que ha

sucedido en el pasado en Procesos ya terminados también con métricas de tiempos y costes.

Por ejemplo, los datos generados al ejecutar el proceso que han podido ser registrados en la Gestión Documental, en el Área de Gestión de la

Calidad y en las Fichas de los Productos analizados.

Ejemplo de Inspección de Envasado Información, análisis y estadística


Guarda y gestiona los Procedimientos de Calidad. Tiene tres vistas: Vigentes, En Preparación y Versiones anteriores.

Ejemplo de Inspección de Envasado Biblioteca de Procedimientos


Registra, controla y analiza las Acciones

Preventivas, Correctivas, No

Conformidades, etc., que se producen.

Ejemplo de Inspección de Envasado

Gestión del Área de Calidad


Registra, controla y analiza los valores de los análisis realizados a cada producto.

o Desde la ventana general de Productos se accede a la estadística de todos los productos. o Desde la ficha de cada producto solo se accede a la estadística de ese producto.

Ejemplo de Inspección de Envasado Gestión de Criterios, aplicación de lote


El Registro de la No Conformidad no depende de la memoria o predisposición de las personas. Ha sido activada de forma automática por el propio sistema en el momento que se ha producido. De esta forma, los preceptos de la Calidad se cumplen por

necesidad. Su creación ha sido automática. Si se compara con un Diagrama de No Conformidades anterior, se aprecia claramente que se han ahorrado múltiples tareas (trabajo que debe realizar el personal de la empresa) y se han minimizado los tiempos de respuesta. Que a la vista de la obtención de unos valores incorrectos, si se decide modificar el Procedimiento, realizar Acciones Correctivas, etc., todos estos procesos se reducen a una sola tarea (trabajo inapreciable si se compara con los ejemplos anteriores). Así, el Responsable de Calidad, tras el estudio de la situación, ha podido realizar todo su trabajo:

o Correctamente (siguiendo las Instrucciones de la propia tarea). o Eficazmente (se ha encontrado ya introducidos los datos que ya tenía el sistema). o Y Eficientemente (ha dispuesto en la misma tarea todos los elementos que necesitaba: Procedimiento, la Agenda

del Comité, el acceso a las consultas de No Conformidades y Acciones Correctivas y Preventivas, etc.).

Ejemplo de Inspección de Envasado Resumen / Conclusiones


Ejemplo Diagrama Proceso Fabricación Aceite


Gestión de Calidad

Clientes AuraPortal


La aplicación GEA-TOYOTA (ISO 14001), desarrollada mediante la Suite BPM de AuraPortal, permite

asegurar el cumplimiento de obligaciones legales ambientales, utilizando los recursos humanos

estrictamente necesarios.

Procesos automatizados a través de GEA-TOYOTA: o Requisitos Legales o Aspectos Ambientales o Incumplimientos o Emergencias o Revisión por Dirección o Comunicaciones o Documentación y Registros-Eventos o Auditoría Interna o Objetivos y Metas o Seguimiento y Medición de

indicadores Ambientales o Responsabilidad Ambiental y Formación

La utilización de AuraPortal BPMS ha hecho factible y eficaz la gestión ambiental de un elevado número de centros facilitando el análisis de mejoras y la obtención de ratios e indicadores.


Sodexo gestiona la Prevención de Riesgos Laborales de sus empleados sobre la Suite BPM de AuraPortal.

Sodexo España dispone ahora de la tecnología más avanzada para gestionar la salud de los empleados de la entidad, tanto desde el

punto de vista de la prevención como del control de enfermedades y accidentes en sus más de 300 centros de trabajo, con un equipo

reducido de Técnicos de Prevención.

Los procesos que Sodexo ha automatizado en esta fase: o Identificación y evaluación de cumplimiento legal

en PRL de los centros o Evaluación de riesgos Laborales de los puestos

de Trabajo o Planificación y seguimiento de las

actividades preventivas o Investigación de Accidentes o Gestión de la dotación de Equipos de

Protección Individual o Planificación y gestión del equipo de técnicos

en PRL


Se han puesto en marcha varios procesos relacionados directamente con

la Gestión de la Calidad (ISO 9001), como: Gestión de No Conformidades

y Acciones Correctoras, Alta y Homologación de Proveedores, Solicitud

de Soporte Informático y Calibración de Aparatos de Medición.

Procesos Clave implementados:

o Proceso de Extracción

o Proceso de Mantenimiento en Granja y Alimentación

o Proceso de Procesado Industrial

o Proceso de Comercialización

Balfegó es una empresa fuertemente comprometida con sus clientes y la sociedad en general

a satisfacer sus expectativas de forma sostenible más allá del escrupuloso cumplimiento de

las Leyes y Normativas.

Algunos beneficios de la implementación de

AuraPortal:

o Reducción de tiempos al realizar tareas (En algunos casos, procesos de más de 5 horas diarias ahora cuestan 20’)

o Se obtiene información detallada sobre los tiempos de procesos y más información de análisis


El proyecto está siendo un éxito, cubriéndose hasta la fecha los objetivos

previstos. En concreto:

1. La necesidad de explicitar completamente los procesos evita "zonas grises" o indefinidas, fuente habitual de problemas.

2. La completa definición de los procesos permite su fácil evaluación, corrección y mejora.

3. Ayuda a los usuarios a desarrollar sus tareas rutinarias sin olvidos ni retrasos, y sin que necesiten estar mirando a todas horas su agenda.

4. La posibilidad de crear procesos previamente a su puesta en marcha evita posteriores improvisaciones, urgencias y errores.

5. Facilitar la explicación de los procesos a terceras personas o a personal que deba aprender su funcionamiento.

La implantación de la Plataforma de Gestión por Procesos de AuraPortal está permitiendo a la

UNIVERSIDAD DE DEUSTO implantar con éxito su SGIC (Sistemas de Garantía Interna de

Calidad), de obligado cumplimiento en Europa.


Los elementos del Sistema de Gestión AUDIT son: o Política y objetivos de calidad. o Diseño de la oferta formativa. o Desarrollo de la enseñanza y otras actuaciones orientadas a

los estudiantes. o Personal académico y de soporte a la docencia. o Servicios y recursos materiales. o Resultados de la formación. o Información pública.

La implementación del Sistema de Gestión de la Calidad AUDIT es uno de los requisitos del

Plan Bolonia para la convergencia universitaria en Europa y ha sido desarrollado para las

Facultades integradas en Blanquerna Universidad Ramón Llull.

AuraPortal garantiza la plena confidencialidad en la recogida y proceso de los datos, tema que siempre ha preocupado a la dirección de

la facultad, tanto por el cumplimiento de la ley de protección de datos como por la confianza de alumnos y profesores en el sistema.


Procesos Implantados relacionados con la Gestión de la Calidad (ISO 9001): o No conformidades o Evaluación Continua de Proveedores o Control de Equipos de Medición o Auditorías Internas

La implantación de AuraPortal permite convertir Planes Estratégicos en Planes Operativos ya en

funcionamiento.

Éstos guían y optimizan las actividades a realizar mediante Procesos BPM y Reglas de Negocio, controlando en todo momento su

Cumplimiento, creando las Alertas y Alarmas sobre las desviacio-nes a distintos niveles jerárquicos y permitiendo su corrección dentro

de una estrategia de Mejora Continua.

Beneficios obtenidos:

o Mejora la eficiencia al sistematizar los procesos realizados en COPRUSA. o Permite conocer en todo momento los parámetros principales de la

empresa. o Informa del rendimiento real de los empleados, lo que conlleva una

mejora en la productividad. o Facilita el feedback de los clientes y en sí la mejora de la calidad, por

medio de su interacción a través de los Portales Externos.


Arram Consultores ha conseguido, con la puesta en marcha de la Plataforma de Gestión de AuraPortal,

optimizar sus procesos llegando a un alto nivel de automatización. Se ha conseguido también un muy alto

grado en el cumplimiento de las normativas internas y externas (ISO 9001) reduciendo drásticamente el

tiempo dedicado a su control, ya que es el propio sistema el que induce a su cumplimiento.

Entre otros, se han alcanzado los siguientes resultados, que han producido mejoras medibles:

1. Información fiel y en línea que permite realizar análisis de mercado y sectores en tiempo real.

2. Reducción de tiempos en la obtención de los datos anteriores.

3. Mejora de los procedimientos de su Sistema de Calidad, una vez desarrollado en el Portal.

4. Integración de sus técnicos y personal de administración en los procesos de forma adecuada y gestionando la información en el momento que se

produce el evento, ya que al ser una cadena de acontecimientos, el siguiente hito no se produce si no se termina el anterior.

5. Control de versiones de los documentos que se crean en los procesos.

6. Los registros son parte del proceso, con lo cual se cumplimentan al ir avanzando en el tiempo y pueden imprimirse en cualquier momento.

7. Se han corregido “defectos o vicios” a la hora de trabajar. El sistema es para todos igual.


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GRACIAS POR SU ATENCIÓN