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. 1

EVALUACIÓN

INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE

POPAYAN - FEBRERO 2019



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. 2

TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVO 3 3. ALCANCE 3 4.- ARTICULACION CON EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACION

Y DE GESTION. 3

5. CRITERIOS DE AUDITORIA 4 6. EQUIPO AUDITOR 4 7. DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN 5 VALORACIÓN CUALITATIVA 17 FORTALEZAS 18 DEBILIDADES 18 AVANCES Y MEJORAS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO

CONTABLE 19

RECOMENDACIONES 19 CONCLUSIONES 20



Pág

. 3

1.-INTRODUCCIÓN

El presente informe se elabora cumpliendo con lo dispuesto en la Resolución

193 del 5 de mayo de 2016 de la Contaduría General de la Nación, “Por la

cual incorpora en los Procedimientos Transversales del Régimen de

Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno

contable”, que en su Artículo 3° establece, “El jefe de la oficina de control

interno, o quien haga sus veces, tendrá la responsabilidad de evaluar la

efectividad del control interno contable necesario para generar la

información financiera de la entidad, con las características fundamentales

de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual del

marco normativo que le sea aplicable a la entidad. De igual modo, producto

de la aplicación del instrumento de la evaluación, deberá reportar a la

Contaduría General de la Nación el Informe Anual de evaluación del control

interno contable, en la fecha y condiciones que defina este organismo de

regulación contable”.

2. OBJETIVO

Realizar el Informe anual de Control Interno Contable de acuerdo con lo

establecido en la Resolución 193 de 2016 y presentar el resultado a la

Contaduría General de la Nación a través del aplicativo CHIP, con el fin de

identificar las fortalezas y debilidades del Control Interno Contable para dar

recomendaciones que contribuyan a la generación de información contable

confiable, relevante y comprensible.

3. ALCANCE

El Informe de Control Interno Contable se realiza con la información financiera

de la vigencia 2018.

Para lo anterior, el seguimiento se centrará en la revisión de la gestión de la

Primera Línea de Defensa de la Entidad, conformada por la gerencia y líderes

del proceso y de la segunda Línea de Defensa conformada por trabajadores

responsables de monitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo (

supervisores e interventores de contratos).

4. ARTICULACION CON EL MODELO

El Informe de Control Interno Contable, es una evaluación realizada, bajo la

7ª Dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, denominada

“Control Interno”, que se realiza de conformidad con la actualización MIPG

verificando los componentes de “Ambiente de control”, “Evaluación del

Riesgo”, “Actividades de control”, “Información y Comunicación” y

“Actividades de monitoreo” para el proceso contable, este reporte se ubica



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. 4

en el informe pormenorizado de Control Interno que se presentara en la

oportunidad legal establecida

5. CRITERIOS DE AUDITORIA

Resolución 193 de 2016 CGN "Por la cual se incorpora, en los

Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el

procedimiento para la evaluación del control interno contable"

Resolución 533 de 2015 CGN "Por la cual se incorpora, en el Régimen de

Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de

gobierno y se dictan otras disposiciones"

Resolución 484 de 2017 CGN "Por la cual se modifican el anexo de la

Resolución 533 de 2015 en lo relacionado con las Normas para el

Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos

económicos del marco normativo para entidades de gobierno y el artículo

4° de la Resolución 533 de 2015, y se dictan otras disposiciones".

Resolución 525 de 2016 CGN "Por la cual se incorpora, en el Régimen de

Contabilidad Pública, la Norma de Proceso Contable y Sistema

Documental Contable"

Demás normas e instructivos vigentes, expedidos por la Contaduría

General de la Nación.

6. EQUIPO AUDITOR

Juan Francisco Mora Obando - Jefe Oficina de Control Interno

Apoyo: Sandra Patricia Muñoz Dorado – Profesional Universitaria

7. DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN

La evaluación al control interno contable se realizó teniendo en cuenta las

auditorías y seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno, que se

fundamentaron en las muestras evaluadas por el auditor y adicionalmente en

el seguimiento al cumplimiento de las acciones formuladas a los hallazgos de

la CGR, relacionados con el proceso contable.

De acuerdo con el formulario para la evaluación del Control Interno Contable,

se respondieron las siguientes preguntas, cuyo aplicativo se ubica en el

Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)

EVALUACION RESPUESTA Eval- áreas

Total

1.- ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO 4.81

1.1 ...A. POLÍTICAS CONTABLES



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. 5

1.1.1. LA ENTIDAD HA DEFINIDO LAS POLÍTICAS CONTABLES QUE DEBE APLICAR PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DE ACUERDO CON EL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE APLICAR?

Se cuenta con Manual de Políticas Contables aprobado por Junta Directiva, el cual es permanentemente consultado y se sigue sus derroteros

1.00

1.1.2 . SE SOCIALIZAN LAS POLÍTICAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

En reuniones de equipo de trabajo

1.1.3. LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS SON APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE?

Son permanentemente consultadas para determinar aplicación en casos específicos

1.1.4. LAS POLÍTICAS CONTABLES RESPONDEN A LA NATURALEZA Y A LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD?

Consagran el modelo de negocio en el cual se desenvuelve la empresa y la forma como debe incorporar activos en manos del gestor.

1.1.5. LAS POLÍTICAS CONTABLES PROPENDEN POR LA REPRESENTACIÓN FIEL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

Están regladas y son se obligatoria consulta y cumplimiento

1.1.6. SE ESTABLECEN INSTRUMENTOS (PLANES, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, REGLAS DE NEGOCIO, GUÍAS, ETC) PARA EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DERIVADOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA O EXTERNA?

Se señalan metas y avances en reuniones de trabajo.

1.00

1.1.7. SE SOCIALIZAN ESTOS INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO CON LOS RESPONSABLES?

Se retoman aspectos en reuniones internas

1.1.8. SE HACE SEGUIMIENTO O MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO?

Se efectúa reporte de avances con corte a fecha señalada

1.1.9. LA ENTIDAD CUENTA CON UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (PROCEDIMIENTO, MANUAL, REGLA DE NEGOCIO, GUÍA, INSTRUCTIVO, ETC.) TENDIENTE A FACILITAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN RELATIVO A LOS HECHOS ECONÓMICOS ORIGINADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA?

Manual de procesos y procedimientos revisado y ajustado en 2018

1.00

1.1.10. SE SOCIALIZAN ESTAS HERRAMIENTAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

Se evidencia con manual procesos y procedimientos del área financiera

1.1.11 SE TIENEN IDENTIFICADOS LOS DOCUMENTOS IDÓNEOS MEDIANTE LOS CUALES SE INFORMA AL ÁREA CONTABLE?

Se cuenta con documentos aprobados , numerados, fechados y visados por quien los produce, revisa y avala



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. 6

1.1.12. EXISTEN PROCEDIMIENTOS INTERNOS DOCUMENTADOS QUE FACILITEN LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA?

Se cuenta con Manual de procesos y procedimiento

1.1.13 . SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO) SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS EN FORMA INDIVIDUALIZADA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

Procedimiento para valoración de activos incorporados, se trabaja por unidades constructivas

1.00

1.1.14 ,-SE HA SOCIALIZADO ESTE INSTRUMENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

En reuniones de trabajo del equipo financiero

1.1.15. SE VERIFICA LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS?

Se clasifican por unidades constructivas

1.1.16. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA O PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES DE LAS PARTIDAS MÁS RELEVANTES, A FIN DE LOGRAR UNA ADECUADA IDENTIFICACIÓN Y MEDICIÓN?

Manual de procesos contiene aspectos de conciliaciones

1.00

1.1.17. SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

En reuniones de trabajo del equipo financiero

1.1.18. SE VERIFICA LA APLICACIÓN DE ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS?

Con realización de auditorías y revisiones a cuentas

1.1.19. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN EN QUE SE DEFINA LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES (AUTORIZACIONES, REGISTROS Y MANEJOS) DENTRO DE LOS PROCESOS CONTABLES?

Se tiene manual de funciones y señalamiento de funciones en cada contrato de trabajo

1.00

1.1.20. SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

Cada funcionario al firmar el contrato es enterada de sus funciones y actividades

1.1.21 SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DE ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?

Queda evidenciado con la firma del contrato.

1.1.22. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA, LINEAMIENTO O INSTRUCCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

Se envían correos electrónicos previamente

0.86

1.1.23. SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

Se envían correos electrónicos a todos los que integran el equipo financiero

1.1.24 .SE CUMPLE CON LA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?

Lo tiempos señalados no se cumplen, debe prorrogarse

1.1.25. EXISTE UN PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO, EN FORMA ADECUADA, EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN

Se cuenta con manual de procesos y procedimientos revisado y aprobado julio de 2018

1.00



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. 7

LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS ECONÓMICOS?

1.1.26. SE SOCIALIZA ESTE PROCEDIMIENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

Se efectúan reuniones de trabajo para abordar el cierre

1.1.27. SE CUMPLE CON EL PROCEDIMIENTO?

se realiza Reuniones de trabajo señalada y los acuerdos a que se lleguen en las reuniones preparatorias

1.1.28. LA ENTIDAD TIENE IMPLEMENTADAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE INVENTARIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN, QUE LE PERMITAN VERIFICAR LA EXISTENCIA DE ACTIVOS Y PASIVOS?

Verificables a través de informes de interventoría, revisados por supervisión de contratos de Gestión y Operación. se evidencia en informes

0.86

1.1.29 SE SOCIALIZAN LAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?


1.1.30. SE CUMPLE CON ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS?

Los tiempos establecidos no se cumplen

1.1.31. SE TIENEN ESTABLECIDAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS SOBRE ANÁLISIS, DEPURACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CUENTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

Se cuenta con procesos y procedimientos

1.00

1.1.32. SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?


1.1.33 EXISTEN MECANISMOS PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS?

Se revisan compromisos adquiridos y se hace nuevos requerimientos.

1.1.34. EL ANÁLISIS, LA DEPURACION Y EL SEGUIMIENTO DE CUENTAS SE REALIZA PERMANENTEMENTE O POR LO MENOS PERIÓDICAMENTE?

Permanentemente por revisión de órdenes de pago y comprobantes de egreso

2. B. ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE

B.1. RECONOCIMIENTO

1.1. IDENTIFICACIÓN

1.1.1. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN HACIA EL ÁREA CONTABLE?

Se cuenta con flujograma para cada proceso, determinado en 2013, revisado y actualizados en 2018 con base en las situaciones que se derivan de la NIIF, para dar una mayor amplitud y fidelidad de la información

1.00



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. 8

1.1.1.2 LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?

Se cuenta con la identificación de los proveedores de información contable, que se encuentran en las siguientes áreas: Gerencia, Subgerencia Técnica, Oficina Juridica, Unidad de apoyo de personal, Presupuesto, tesorería, almacén, e informática y tecnología.

1.1.1.3 LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS RECEPTORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?

Se tienen identificados, y corresponden a Presupuesto, tesorería, contabilidad, subgerencia financiera.

1.1.1.4 LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE, O BIEN POR OTRAS DEPENDENCIAS?

Cada dependencia cuenta con funciones propias, delimitadas y un funcionario responsable en cada cambio de actividad.

1.00

1. 1.1.5. LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE MIDEN A PARTIR DE SU INDIVIDUALIZACIÓN?

Cada derecho y obligación está debidamente individualizado, el mayor impacto lo generan las provisiones contables producto de los procesos arbitrales y judiciales en que transita la empresa, no obstante cada uno de ellos se puede identificar contablemente.

1. 1.1.6. LA BAJA EN CUENTAS ES FACTIBLE A PARTIR DE LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES?

Aunque no se han practicado bajas en el periodo, es viable la identificación de cada cuenta y sus valores

1.1.1.7 PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE TOMA COMO BASE EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

Se cuenta con Manual de Políticas Contables aprobado por Junta Directiva, el cual es permanentemente consultado y se sigue sus derroteros

1.00

1.1.1.8 EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN SE TIENEN EN CUENTA LOS CRITERIOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEFINIDOS EN LAS NORMAS?

Ley 1314 de 2009, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades responsables de vigilar su cumplimiento Resolución 354 de 2007 de la CGN Resolución 355 de 2007de la CGN, Resolución 357 de 2008 de CGN y Resolución 414 de 2014 de la CGN

1.2 CLASIFICACIÓN



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. 9

1.2. 1 SE UTILIZA LA VERSIÓN ACTUALIZADA DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CORRESPONDIENTE AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

Se cuenta base de datos e internet para efectuar consultas

1.00

1.2. 2. SE REALIZAN REVISIONES PERMANENTES SOBRE LA VIGENCIA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS?

Se actualizan con información de terceros. Interesados asisten a capacitaciones

1.2. 3. SE LLEVAN REGISTROS INDIVIDUALIZADOS DE LOS HECHOS ECONÓMICOS OCURRIDOS EN LA ENTIDAD?

Se tiene cuentas según catalogo 1.00

1.2.4 EN EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN SE CONSIDERAN LOS CRITERIOS DEFINIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

Son seguidos literalmente

1.3. REGISTRO

1. 3.1 LOS HECHOS ECONÓMICOS SE CONTABILIZAN CRONOLÓGICAMENTE?

Se registran posteriormente por efectos del contrato de gestión y ausencia de autocontrol

0.88

1.3.2 SE VERIFICA EL REGISTRO CONTABLE CRONOLÓGICO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS?

Se establece mediante numeración del sistema contable

1.3.3 SE VERIFICA EL REGISTRO CONSECUTIVO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

Se encuentran debidamente soportados

1.3.4 LOS HECHOS ECONÓMICOS REGISTRADOS ESTÁN RESPALDADOS EN DOCUMENTOS SOPORTE IDÓNEOS?

Se evidencian soportes 1.00

1.3.5. SE VERIFICA QUE LOS REGISTROS CONTABLES CUENTEN CON LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO O EXTERNO QUE LOS SOPORTEN?

se verifican soportes y visan por quien tramita, revisa y aprueba

1. 3.6 SE CONSERVAN Y CUSTODIAN LOS DOCUMENTOS SOPORTE?

Se conservan adecuadamente en carpetas AZ debidamente numeradas y rotuladas

1. 3.7. PARA EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

Se produce factura, comprobantes de egreso, ingreso, de pago

1.00

1. 3.8 LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE REALIZAN CRONOLÓGICAMENTE?

Son numerados y fechados a través del sistema Synersis

1. 3.9. LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE ENUMERAN CONSECUTIVAMENTE?

Son numerados a través del sistema synersis

1.3.10 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

Se imprime libro mayor y los otros se llevan en libros digital software synersis, se pueden reproducir

1.00

1. 3.11. LA INFORMACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD COINCIDE CON LA REGISTRADA EN LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

Hay coincidencia

1. 3.12. EN CASO DE HABER DIFERENCIAS ENTRE LOS REGISTROS EN LOS LIBROS Y LOS

Se realizan conciliaciones



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. 10

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD, ¿SE REALIZAN LAS CONCILIACIONES Y AJUSTES NECESARIOS?

1.3.13. EXISTE ALGÚN MECANISMO A TRAVÉS DEL CUAL SE VERIFIQUE LA COMPLETITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES?

Revisión física de soportes y cuentas

1.00

1. 3.14. DICHO MECANISMO SE APLICA DE MANERA PERMANENTE O PERIÓDICA?

Permanente a través de política de autocontrol

1.3.15 LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS Y SUS SALDOS ESTÁN DE ACUERDO CON EL ÚLTIMO INFORME TRIMESTRAL TRANSMITIDO A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?

Se mantiene una actualización según se procese la información

1.4 MEDICIÓN INICIAL

1.4.1. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN INICIAL DE LOS HECHOS ECONÓMICOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD CORRESPONDEN AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

Se sigue el marco normativo contable

1.00

1.4.2 LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS CONTENIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD, SON DE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

En aplicación de este principio se realizan permanentes reuniones, discusiones y análisis para su aplicabilidad, lo anterior permite conocer las políticas y su modo de aplicación.

1.4.3 LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS SE APLICAN CONFORME AL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE A LA ENTIDAD?

Marco de empresas que no cotizan en bolsa

B.2. MEDICIÓN POSTERIOR

2.1. SE CALCULAN, DE MANERA ADECUADA, LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, AGOTAMIENTO Y DETERIORO, SEGÚN APLIQUE?

Existen criterios diferentes para la aplicación de los sistemas de

0.69

2.2 LOS CÁLCULOS DE DEPRECIACIÓN SE REALIZAN CON BASE EN LO ESTABLECIDO EN LA POLÍTICA?

En la Política Financiera se detallan POLÍTICAS RELATIVAS A PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, el cálculo adecuado de los valores correspondientes al proceso de depreciación, amortización, agotamiento y deterioro, según el caso.

2.3 LA VIDA ÚTIL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, Y LA DEPRECIACIÓN SON OBJETO DE REVISIÓN PERIÓDICA?

Se detalla en las POLÍTICAS RELATIVAS A PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, (Reconocimiento, Medición Inicial, Medición posterior) el cálculo de depreciación. No obstante el proceso resitra debilidad, en razón



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. 11

a que el encargado utiliza archivo plano en excel, existiendo un software que dispone de modulo de activos que permite tener actualizada la información, más sin embargo se sigue bajo archivos planos en excel.

2.4. SE VERIFICAN LOS INDICIOS DE DETERIORO DE LOS ACTIVOS POR LO MENOS AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE?

Se está a lo que se obtenga de parte de los informes de interventoría, tanto del Gestor como del Operador. Los términos para reporte de la información esta atados a acuerdos contractuales que resulta difícil de desconocer, ello retrasa la información de activos ya que debe surtir varios filtros y cada unidad tiene contractualmente definido un plazo

2.5. SE ENCUENTRAN PLENAMENTE ESTABLECIDOS LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN POSTERIOR PARA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

En las Políticas contables, se evidencia, para cada uno de los elementos de los estados financieros el objetivo, Reconocimiento, Medición inicial, Medición posterior, Presentación.

0.94

2.6. LOS CRITERIOS SE ESTABLECEN CON BASE EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

Las Políticas Contables responden a la naturaleza y actividad de CEDELCA. Igualmente la Política Financiera contempla que la empresa, fue clasificada como una entidad bajo el ámbito del Marco normativo para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público, el cual se hizo exigible a través de la resolución No. 414 de septiembre de 2014 y sus modificaciones, expedida por el Contador General de la Nación

2.7 SE IDENTIFICAN LOS HECHOS ECONÓMICOS QUE DEBEN SER OBJETO DE ACTUALIZACIÓN POSTERIOR?

Aunque tardíamente y particularmente si existe una identificación de hechos económicos objeto de actualización posterior. Situación que se origina por los plazos señalados en el contrato de gestión y la ausencia de inversión en el contrato de operación.



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. 12

Adicionalmente coadyuvado por errores, omisiones y/o tardanzas del responsable de procesar la información

2.8 SE VERIFICA QUE LA MEDICIÓN POSTERIOR SE EFECTÚA CON BASE EN LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

se presenta verificación interna y con apoyo de la Revisoría fiscal

2.9. LA ACTUALIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS SE REALIZA DE MANERA OPORTUNA?

Se registra demora en la actualización de hechos económicos, la información no es procesada en el periodo que corresponde, Ver oficio 12022019 sobre incorporación de inversiones primer cuatrimestre. La información que se procesa no está completa y carece de algunos hechos económicos que se remiten en periodos posteriores.

2.10. SE SOPORTAN LAS MEDICIONES FUNDAMENTADAS EN ESTIMACIONES O JUICIOS DE PROFESIONALES EXPERTOS AJENOS AL PROCESO CONTABLE?

Para el año 2018 no se aplicaron mediciones fundamentadas en estimaciones o juicios de profesionales expertos ajenos al proceso contable. Se retomas aspectos de mediciones efectuadas por LEGALMETRICA EN AÑO 2017, las que han servido de apoyo para decisiones administrativas y contables.

B.3. REVELACIÓN

3.1. PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

3.1.1. SE ELABORAN Y PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

La presentación de manera oportuna de los estados financieros NO SE CUMPLE en la fechas internas establecidas, esto ha generado retrasos en la toma de decisiones y en la presentación oportuna a los usuarios (Junta Directiva, Participaciones estatales, CGR y dependencia internas que requieren este insumo.) Las diferencia de criterios entre la Revisoría Fiscal, Contador, asesores externos, y personal de financiera agravan más este aspecto..

0.88



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. 13

3.1.2. SE CUENTA CON UNA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Manual de Políticas contables de enero de 2015, Manual de políticas contables principios y postulados aprobado en febrero de 2018 y Manual de Políticas contables, base, acuerdos y convenciones ( grupo 2 CGN)

3.1.3. SE CUMPLE LA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO ESTABLECIDA PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

Manual de Políticas contables, base, acuerdos y convenciones ( grupo 2 CGN)

3.1.4. SE TIENEN EN CUENTA LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD?

La Junta Directiva, participaciones estatales y la gerencia de la empresa se apoyan en el resultado del ejercicio para señalar el derrotero a seguir y para la toma de decisiones

3.1.5. SE ELABORA EL JUEGO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS, CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE?

Establecido en Manual de Políticas contables de enero de 2015, Manual de políticas contables principios y postulados aprobado en febrero de 2018 y se aplican los siguientes. a) Un estado de situación financiera al final del periodo contable; b) un estado del resultado integral del periodo contable; c) un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable; d) un estado de flujos de efectivo del periodo contable; e) las notas a los estados financieros

3.1.6 LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

Se realizó una selectiva de cifras contenidas en los estados financieros de los trimestres de 2018, evidenciando coincidencias de las mismas Vs saldos de los libros de contabilidad.

1.00

3.1.7 SE REALIZAN VERIFICACIONES DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PREVIO A LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

El profesional de Contabilidad realiza las verificaciones de los saldos de las partidas de los estados financieros en forma mensual - comparativa con la vigencia 2017 y previas a las presentaciones ante Gerente General, Junta Directiva, Participaciones Estatales, CGR, de los estados financieros, para su



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. 14

correspondiente aprobación y firma.

3.1.8 SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD?

Se tienen indicadores 1.00

3.1.9 LOS INDICADORES SE AJUSTAN A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y DEL PROCESO CONTABLE?

Los objetivos de los indicadores se ajustan a las necesidades de CEDELCA y del proceso contable por cuanto se pueden tomar decisiones para realizar inversiones que garanticen una máxima rentabilidad de los recursos financieros de la entidad, se puede evidenciar el estado real de la ejecución de ingresos y de los gastos, gestionar el recaudo correspondiente de acuerdo con las condiciones establecidas en las formas de pago de cada negociación, permite apreciar la participación de los acreedores sobre el total de los activos de la empresa, lo cual establece que tanto puede responder la compañía por la perdida en su operatividad en caso que se presenten cambios en variables exógenas que le puedan afectar de manera significativa y permite tomar decisiones de inversión temporal, teniendo en cuenta el pago efectivo de sus obligaciones a corto plazo o largo plazo. (caso del laudo)

3.1.10 SE VERIFICA LA FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN UTILIZADA COMO INSUMO PARA LA ELABORACIÓN DEL INDICADOR?

El profesional de Contabilidad precisa que se verificada la fiabilidad de la información utilizada como insumo para la elaboración de los indicadores, son elaborados por el Subgerente Financiero .



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. 15

3.1.11. LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTA LA SUFICIENTE ILUSTRACIÓN PARA SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

a) Un estado de situación financiera al final del periodo contable; b) un estado del resultado integral del periodo contable; c) un estado de cambios en el patrimonio del periodo contable; d) un estado de flujos de efectivo del periodo contable; y e) las notas a los estados financieros, son de suficiente ilustración para su adecuada comprensión por parte de los usuarios.

1.00

3.1.12. LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS CUMPLEN CON LAS REVELACIONES REQUERIDAS EN LAS NORMAS PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEL MARCO NORMATIVO APLICABLE?

Las notas a los estados financieros cumplen con las revelación requeridas (medición, revelación y presentación), toda vez que refleja los movimientos y variaciones que se presentaron al cierre de la vigencia 2018 , igualmente lo que es relevante para la entidad fue plasmado dentro de lo que se quiere revelar en las notas con cuadros ilustrativos y con sus variaciones porcentuales, (aumento o disminución) y su respectiva justificación

3.1.13. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO PARA QUE SEA ÚTIL AL USUARIO?

Se reflejan en las notas a los estados financieros la información cualitativa y cuantitativa explicando en palabras para una mejor compresión para los usuarios de información.

3.1.14 EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS, SE HACE REFERENCIA A LAS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS QUE SE PRESENTAN DE UN PERIODO A OTRO?

Se realiza la comparación de las variaciones significativas de manera cualitativa y cuantitativa, entre un año (2017) y otro (2018) con sus variaciones porcentuales (%), ya sea por aumento o disminución con su respectiva justificación.

3.1.15 LAS NOTAS EXPLICAN LA APLICACIÓN DE METODOLOGÍAS O LA APLICACIÓN DE JUICIOS PROFESIONALES EN LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN, CUANDO A ELLO HAY LUGAR?

Si se evidencia la explicación de metodologías y la aplicación de juicios profesionales en la preparación de la información, entre ella los Ingresos, costos y Gastos.



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. 16

3.1.16. SE CORROBORA QUE LA INFORMACIÓN PRESENTADA A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN SEA CONSISTENTE?

La Subgerencia Financiera y el profesional de contabilidad realiza la comprobación de la información presentada a los usuarios con el fin de prevenir posibles inconsistencias

C. RENDICIÓN DE CUENTAS E INFORMACIÓN A PARTES INTERESADAS

1. PARA LAS ENTIDADES OBLIGADAS A REALIZAR RENDICIÓN DE CUENTAS SE PRESENTAN LOS ESTADOS FROS EN LA MISMA? SI NO ESTÁ OBLIGADA A RENDICIÓN DE CUENTAS ¿SE PREPARA INFORMACIÓN FRA CON PROPÓSITOS ESPECÍFICOS QUE PROPENDAN POR LA TRANSPARENCIA?

Una vez aprobados en Asamblea general de Accionistas se publican en la página web de la entidad y se fijan en cartelera de la empresa.

1.00

2. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA DE LAS CIFRAS PRESENTADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LAS PRESENTADAS EN LA RENDICIÓN DE UENTAS O LA PRESENTADA PARA PROPÓSITOS ESPECÍFICOS?

Se verifica por parte de la Subdirección Financiera y la Oficina de Control Interno la consistencia de las cifras presentadas en los estados financieros con las presentadas a la Junta Directiva.

3. SE PRESENTAN EXPLICACIONES QUE FACILITEN A LOS DIFERENTES USUARIOS LA COMPRENSIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTADA?

En el momento de ser solicitada una explicación por parte de algún usuario relacionada con la compresión de la información financiera, el Subgerente Financiero o Profesional de Contabilidad está en disposición de realizar. Durante la vigencia 2018 no se presentó dicha situación.

D.GESTIÓN DEL RIESGO CONTABLE

1 .EXISTEN MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

Existe un mecanismo de identificación y monitoreo de los riesgos , el mismo se encuentra documentado en la Matriz de riesgos del proceso - Gestión Financiera , la cual se encuentra vigente y fue construido y revisado en el año 2017

1.00

2. SE DEJA EVIDENCIA DE LA APLICACIÓN DE ESTOS MECANISMOS?

En la auditorias practicadas al área financiera se consigan los riesgos que se evidencian en cada proceso

3. SE HA ESTABLECIDO LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y EL IMPACTO QUE PUEDE TENER, EN LA ENTIDAD, LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

El documento Matriz de riesgos del proceso - Gestión Financiera se evidencia la probabilidad de ocurrencia de riesgos, su bajo tres aspectos, 1.- determinación del riesgo, 2).- análisis del riesgo, y 3.-)

0.72



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Administración del riesgo, de igual forma se establece el impacto del riego atendiendo a la probabilidad de ocurrencia.

4. SE ANALIZAN Y SE DA UN TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE EN FORMA PERMANENTE?

El retraso de la información contable no permite el ejercicio normal de un análisis de los riegos, toda vez que su materialización y administración se producen mucho tiempo posterior a la ocurrencia del hecho contable, lo que hace que el tratamiento del riesgo no produzca buenos resultados.

5. LOS RIESGOS IDENTIFICADOS SE REVISAN Y ACTUALIZAN PERIÓDICAMENTE?

Se establecen en matriz de riesgos

6. SE HAN ESTABLECIDO CONTROLES QUE PERMITAN MITIGAR O NEUTRALIZAR LA OCURRENCIA DE CADA RIESGO IDENTIFICADO?

Se establecen en matriz de riesgos

7. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFICACIA DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

Las autoevaluación en materia contable no tiene buen resultado, toda vez que los resultados de no disponer de una información oportuna son muestra que este sistema de control no opera.

8. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE POSEEN LAS HABILIDADES Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN?

La planta de personal en el área financiera y contable está altamente capacitada, la mayoría son profesionales con especialización y más de 5 años de experiencia

1.00

9. LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO CONTABLE ESTÁN CAPACITADAS PARA IDENTIFICAR LOS HECHOS ECONÓMICOS PROPIOS DE LA ENTIDAD QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE?

El área financiera y contable está altamente capacitada, la mayoría son profesionales con especialización y más de 5 años de experiencia, además la entidad facilita, ofrece y concede capacitaciones.

10. DENTRO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN SE CONSIDERA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

El área de talento humano dispone de un plan de capacitaciones

1.00

11. SE VERIFICA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN?

Mediante auditoria interna en la ejecución de presupuesto y en personal.



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. 18

12. SE VERIFICA QUE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN DESARROLLADOS APUNTAN AL MEJORAMIENTO DE COMPETENCIAS Y HABILIDADES?

De conformidad con el programa de capacitación desarrollados para la oficina de talento humano, durante la vigencia 2018, se evidencia que las mismas apuntan al mejoramiento de competencias y habilidades.

2.- VALORACIÓN CUALITATIVA

2.1 FORTALEZAS

1.- Se cuenta con manuales de procesos y procedimientos Manual de Políticas contables de enero de 2015, Manual de políticas contables principios y postulados aprobado en febrero de 2018 y Manual de Políticas contables, base, acuerdos y convenciones ( grupo 2 CGN), que han sido actualizadas. 2.- Se cuanta con un sistema integrado de contabilidad soportado en un programa contable que permite atender la necesidades tecnológicas para el manejo y procesamiento de información contable. 3.- Los Manuales y Procedimientos de la Subdirección Financiera se encuentran documentados. 4.- CEDELCA cuenta con libros de contabilidad cumpliendo con el Régimen de Contabilidad Publica numeral 9.2 Normas Relativas a los Soportes, Comprobantes y Libros de Contabilidad. 5.- CEDELCA, presenta en la forma determinada y en el tiempo establecido los informes de Ley a los entes de control, bajo los parámetros establecidos en la normatividad vigente, permitiendo la transmisión oportunamente de la información, en el Consolidador



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. 19

2.2 DEBILIDADES

1.-Se evidencian retrasos en la preparación de los Estados financieros de la empresa. 2.-) Se evidencia debilidad para ejercer el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento derivados de los hallazgos de auditoría interna o por cuanto se evidencia que no es eficiente del todo el efectuar el autocontrol por parte del personal involucrado en el proceso contable. 3.- )A pesar de existir una política de administración del riesgo, esta no es seguida de manera oportuna por el equipo financiero, o en su defecto que se revise el sistema de riegos establecido para el área financiera y con base en ello se estructure una metodología que permite el seguimiento minimización de dichos riesgos

2.3 AVANCES Y MEJORAS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO CONTABLE

1.-Se establecieron en el año 2018 procesos y procedimientos en el área financiera, mediante resolución 014 de 23 de julio de 2018. 2.-Se desarrollarlo el Manual de políticas contables principios y postulados aprobado en febrero de 2018 3.-) Manual de Políticas contables, base, acuerdos y convenciones (grupo 2 CGN), que han sido actualizadas.

1.-Disponer de la información para efectuar cierre oportunos 2.- Efectuar reportes de información estandarizados 3.- Los tiempos de contratación de la revisoría fiscal deben revisarse



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2.4 RECOMENDACIONES

4.- Establecer metodología en la construcción de cuadro contingencias y de provisiones. 5.- Disponer de asesores contables para apoyar proceso en forma oportuna, se contrataron al finalizar el periodo, no existió acompañamiento permanente 6.- Si las observaciones de la Revisoría Fiscal, se tornan imperativas, en tal sentido debe buscarse su rápida aceptación y aplicabilidad 6.- Debilidades en el uso de herramientas Tecnológica.- 7.- Alimentar el módulo de activos, debe hacerse manualmente, se requiere desarrollo que permita importar información hacia el Synersis 8.- Trabajar e implementar la utilización de herramientas informáticas, que pueden superarse con capacitación o de manera autodidacta. 9.- Generar cultura de cumplimiento en compromisos y metas internas. 10.- Reglamentar los periodos de disfrute de vacaciones, dando prioridad a las necesidades de la empresa.

TOTAL DE LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE 4,81

8. CONCLUSIONES

El formulario de la Evaluación del Control Interno Contable se transmitió a la

Contaduría General de la Nación por medio del CHIP el día 28 de febrero. La

calificación final del control interno contable es de 4.81



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Atentamente;

JUAN FRANCISCO MORA OBANDO

Jefe Oficina de Control Interno

evaluaciÓn - cedelca control... · 2019. 9. 24. · centrales electricas del cauca s.a. e.s.p....

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